Upload
trancong
View
229
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
Disusun oleh
PE
NG
AN
TA
R A
DM
INIST
RA
SI
PE
RK
AN
TO
RA
N
Nama : Kiki Fatmala
NIM : 120412403010
Prodi : S1 Pend. Administrasi
Perkantoran
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan Puji Syukur Alhamdulilah ke hadirat Allah SWT,
atas perkenan-Nya, penulis dapat menyajikan modul berjudul “Pengantar
Administrasi Perkantoran” tentang memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang
kantor. Modul ini dibuat dengan harapan dapat meningkatkan kualitas pemahaman
peserta didik terhadap materi azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor.
Selain itu modul “Pengantar Administrasi Perkantoran” ini disajikan
sebagai alternatif sumber referensi bagi para peserta didik yang menekuni
matapelajaran atau sedang menyelesaikan tugas akhir yang berkaitan dengan ilmu
Administrasi Perkantoran. Demikian pula, modul ini kiranya bermanfaat bagi
semua kalangan yang menaruh atensi di bidang administrasi perkantoran.
Modul ini diharapkan mampu memberikan wawasan pengetahuan dan
pemahaman bagi para pembaca dalang ruang lingkup mengolah sebuah organisasi,
perusahaan, atau instansi pemerintah, dengan merujuk pada kaidah-kaidah fungsi
administrasi perkantoran secara efektif dan dinamis. Berbagai sumber referensi
dasar dan esensial yang relevan dari buku pengantar administrasi perkantoran
lainnya sengaja dipilih dan digunakan untuk memperkuat landasan teori dan
membangun kerangka penyajian yang komperehensif, agar lebih mudah dipahami
dan dapat memenuhi harapan pembaca.
Pada akhirnya, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua
pihak yang telah membantu dalam penyelesaian dan penyempurnaan modul ini.
Malang, November 2014
Penulis
i
Daftar Isi
Cover
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
Deskripsi Singkat iv
A. Petunjuk Belajar
A.1 Petunjuk Belajar Untuk Pendidik .................................................. 1
A.2 Petunjuk Belajar Untuk Peserta Didik .......................................... 1
B. Kompetensi Inti, Kompetensi Dasar, Dan Indikator
B.1 Kompetensi Inti ............................................................................. 2
B.2 Kompetensi Dasar .......................................................................... 2
B.3 Indikator ......................................................................................... 2
C. Materi Pembelajaran
C.1 Pengertian Tata Ruang Kantor ...................................................... 3
C.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang .......................... 3
C.3 Merancang Tata Ruang Kantor ..................................................... 4
C.4 Bentuk Tata Ruang Kantor ............................................................ 4
C.5 Azas Pokok Dan Prinsip Tata Ruang Kantor ................................ 5
C.6 Tujuan Tata Ruang Kantor ........................................................... 5
D. Informasi Pendukung
E. Paparan Isi Materi
E.1 Pengertian Tata Ruang Kantor ...................................................... 6
E.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang .......................... 7
E.3 Merancang Tata Ruang Kantor ...................................................... 9
E.4 Bentuk Tata Ruang Kantor ............................................................ 10
E.5 Azas Pokok Dan Prinsip Tata Ruang Kantor ................................ 12
E.6 Tujuan Tata Ruang Kantor ............................................................ 14
F. Rangkuman
F.1 Rangkuman Isi Modul ................................................................... 16
G. Latihan
G.1 Pilihan Ganda ................................................................................ 18
ii
H. Tugas
H.1 Kasus Tata Ruang Kantor ............................................................ 22
I. Penilaian
I.1 Kunci Jawaban .............................................................................. 23
Glosarium 24
Daftar Pustaka 26
iiii
MEMAHAMI AZAS, TUJUAN, DAN JENIS TATA RUANG
KANTOR
Deskripsi Singkat
Kantor merupakan tempat atau suatu lingkungan yang menjadi tempat
organisasi untuk beraktivitas dalam mencapai tujuanya. Suatu gedung atau
bangunan yang disebut kantor sangat identik dengan yang namanya ruang kerja atau
ruang perkantoran karena di area itulah segala kegiatan administrasi perkantoran
diadakan. Kantor dapat diartikan sebagai ruangan yang didalamnya digunakan
untuk aktivitas-aktivitas organisasi, tidak mengherankan bawasanya setiap kator
mempunyai tata ruangan yang berbeda antara satu dengan yang lain.
Produktivitas suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung akan
dipengaruhi oleh penataan ruang kerja, baik dalam arti positif maupun negatif. Oleh
karena itu, pemilihan ruang kerja harus menjadi salah satu agenda dari pihak
manajemen, karena akan mempengaruhi produktivitas sebuah organisasi.
Mengingat hal tersebut, desain kantor yang efektif sekaligus efisien mutlak
diperlukan, yang semuanya tergantung pada tiga hal, yaitu peralatan, arus kerja, dan
pegawai.
Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut
menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja atau tata ruang dengan
sebaik-baiknya. Tata ruang sendiri merupakan penentuan mengenai kebutuhan
ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menciptakan susunan
yang praktis dari faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang layak. Karena dengan adanya tata ruang kantor
dapat menjadikan pekerjaan di kantor menjadi lebih efektif dan efeisen yang mana
dapat memberikan kenyamanan bagi para pegawai yang bekerja di ruang kantor
sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Oleh karena itu pada modul ini akan
dibahas lebih lanjut lagi mengenai azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor.
iv
A. PETUNJUK BELAJAR
A.1 Petunjuk Belajar untuk Pendidik (Guru)
1) Menyediakan bahan-bahan bacaan pada berbagai tingkat kesukaran.
2) Menyediakan bermacam-macam topik untuk dipelajari oleh peserta
didik.
3) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk mempelajari topik-
topik yang akan dibahas.
4) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk menyusun tujuan
pembelajaran.
5) Memberi kesempatan kepada peserta didik untuk belajar dengan
menggunakan atau sesuai dengan kebiasaan belajarnya.
6) Mendorong peserta didik untuk mencari dan menemukan sumber-
sumber informasi.
7) Membantu peserta didik dalam merencanakan proses belajar.
8) Merencanakan dan melaksanakan pre-tes diagnostik untuk menentukan
apa yang telah diketahui oleh peserta didik.
9) Jika peserta didik ternyata telah menguasai suatu topik dalam
pembelajaran, maka selanjutnya berikan alternatif topik lain untuk
dipelajarinya.
10) Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan .
11) Mendorong peserta didik yang mengalami kesulitan belajar untuk
berlatih dengan menggunakan metode-metode lainnya sehingga
mereka dapat menemukan cara kerja yang sesuai dengan
kemampuannya.
12) Memberikan tugas untuk dikerjakan secara berkelompok.
13) Memberikan tes akhir (post-test) untuk mengukur keberhasilan peserta
didik.
A.2 Petunjuk Belajar untuk Peserta didik (Siswa)
1) Mempelajari materi memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor
dengan seksama, sehingga isi materi ini dapat dipahami dengan baik.
1
2) Membuat rencana pembelajaran yang terdapat dalam modul dan
mengkonsultasikannya jika mendapatkan kesulitan.
3) Mengerjakan latihan-latihan yang ada dengan tepat. Agar tercapai hasil
yang maksimal.
4) Jika belum menguasai level materi yang diharapkan, ulangi lagi pada
kegiatan belajar sebelumnya atau bertanyalah kepada guru yang
mendampingi kegiatan pembelajaran yang bersangkutan.
B. KOMPETENSI INTI, KOMPETENSI DASAR, DAN INDIKATOR
B.1 Kompetensi Inti Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan
prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban
terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik
untuk memecahkan masalah.
B.2 Kompetensi Dasar
Memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor.
B.3 Indikator
1) Peserta didik dapat menjelaskan dan memahami tentang tata ruang
kantor dan keuntungan-keuntungan dari tata ruang kantor yang baik.
2) Peserta didik dapat menjelaskan dan menyebutkan faktor-faktor yang
mempengaruhi tata ruang.
3) Peserta didik dapat menjelaskan tata cara penyusunan ruang kantor
(merancang tata ruang kantor).
4) Peserta didik dapat menjelaskan dan menyebutkan bentuk-bentuk tata
ruang kantor.
5) Peserta didik dapat menjelaskan azas-azas pokok dan prinsip-prinsip
tata ruang kantor.
6) Peserta didik dapat menjelaskan tujuan tata ruang kantor.
2
C. MATERI PEMBELAJARAN
C.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office
Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah
pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
C.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang (Cahaya, Warna, Udara, Suara)
1. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan
menambah efisiensi kerja para pegawai. Karena mereka dapat bekerja
dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak
lekas menjadi lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan tata usaha
disebabkan oleh penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau
gelap atau pegawai-pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang
menyilaukan.
2. Warna
Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting
untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna
akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna
yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainya, kegembiraan dan
ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna
yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena
cahaya yang berlebihan.
3. Udara
Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan
banyaknya uap air pada udara itu. Udara di Indonesia terlampau panas
dan lembab, sehingga orang tidak dapat memancarkan panas dari
tubuhnya dengan sebaik-baiknya. Udara yang panas membuat orang
mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang bersemangat.
4. Suara
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja
para pegawai, hendaklah diperhatikan letak alat-alat gaduh. Usaha-
3
usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat-alat
gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan-lapisan
penyerap suara.
C.3 Merancang Tata Ruang Kantor
Untuk merancang tata ruang kantor dibutuhkan Space planning atau
perencanaan penyusunan letak ruangan-ruangan atau unit-unit tempat kerja
suatu kantor dengan setepat-tepatnya demi memperlancar komunikasi kerja
pegawai serta mempermudah koordinasi dan pengawasan.
Adapun langkah – langkah dalam merancang tata ruang kantor adalah
sebagai berikut.
1. Mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruangan
itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut.
2. Membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala
tertentu.
3. Membuat guntingan-guntingan kertas/karton dengan skala tertentu yang
menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya.
4. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntingan-
guntingan kertas tersebut pada denah ruangan.
5. Menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya dengan
berpedoman kepada rancangan atau pola yang sudah dibuat.
C.4 Bentuk Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor terbuka, menurut susunan Ruangan kerja, tata ruang
kantor ini dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu
ruang besar terbuka.Tata ruang kantor tertutup adalah tata ruang kantor
untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar – kamar. Sedangkan Tata
ruang kantor gabungan merupakan kombinasi antara tata ruang terbuka dan
tertutup.
4
C.5 Azas Pokok dan Prinsip Tata Ruang kantor
1. Asas mengenai jarak terpendek. Suatu tata ruang yang baik adalah yang
memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang
sependek mungkin.
2. Asas mengenai rangkaian kerja. Menempatkan para pegawai dan alat
– alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan
peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang. Mempergunakan
sepenuhnya semua ruang yang ada.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Ruangan dapat
diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak
memakan biaya yang besar.
Prinsip Tata Ruang Kantor meliputi pekerjaan harus mengalir terus
menerus sedapat mungkin dalam garis lurus, meletakkan perlengkapan
kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya, menyusun meja
harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa
menghadap pada sumber cahaya, kesatuan yang banyak berhubungan
dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan, dan sebagainya.
C.6 Tujuan Tata Ruang kantor
Tujuan pokok menata ruang kantor ialah untuk menciptakan
penyempurnaan kemampuan atau daya menghasilkan atau juga kemampuan
memberi keuntungan, pengendalian tata laksana dan pemeliharaan ruangan, di
samping sekaligus mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja
para pegawai.
D. INFORMASI PENDUKUNG
Kesulitan penataan ruang kantor sering dialami oleh beberapa
organisasi. Hal ini biasanya disebabkan oleh langkanya pegawai yang
mempunyai keterampilan dan keahlian di bidang merancang tata ruang kantor.
Menata ruuangan perkantoran tidaklah mudah dan murah, oleh karena itu
dibutuhkan pertimbangan yang seksama terhadap bagaimana pemanfaatannya
5
dalam hubungannya dengan penempatan perlengkapan dan menentukan serta
membagi ruangan kerja bagi para pegawai, sehingga tercipta tata ruang yang
berdaya guna dan berhasil guna.
E. PAPARAN ISI MATERI
E.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office
Layout atau sering disebut juga Layout . Tata ruang kantor adalah
pengaturan office furniture, office machine, dan sebaginya didalam ruangan
yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor
diantaranya, sebagai berikut :
Menurut George Terry menyatakan “Tata ruang kantor adalah
penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara
terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran
dengan biaya yang layak” (1988:200).
Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor
dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan
pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).
Sedangkan menurut Soedjadi (1990) mengatakan bahwa yang
dimaksud dengan layout ialah pengaturan dan penataan yang setepat-
tepatnya letak mesin, perlengkapan, dan perabotan kantor di mana ruang
dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya tempat dan
keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya.
Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan
bahwa tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci
terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik
selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah
keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan
untuk di tempati. Maka dari itu, adanya layout yang secara tepat adalah
penting untuk dilaksanakan. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang
baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
6
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena
berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu
luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang
sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang
akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
E.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang (Cahaya, Warna, Udara,
Suara)
1. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan
menambah efisiensi kerja para pegawai. Karena mereka dapat bekerja
dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan matanya
tidak cepat menjadi lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan tata usaha
disebabkan oleh penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau
gelap atau pegawai-pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang
menyilaukan. Cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan
menjadi 4 :
Cahaya langsung
Cahaya ini memancar lansung dari sumbernya ke permukaan
meja. Bila menggunakan lampu biasa (pijar), cahaya bersifat
tajam. Bayangan yang ditimbulakannya sangat jelas. Cahaya ini
menimbulkan kelelahan pada mata. Jadi penerangan lampu
cahaya langsung sebetulnya tidak baik untuk digunakan.
Cahaya setengah langsung
Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung
lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti
susu. Cahaya tersebar keseluruh ruangan sehingga tidak begitu
tajam tetapi cahaya tetap langsung jatuh ke permukaan meja
sehingga memantul kearah mata pekerja. Hal ini kurang
memuaskan tetapi lebih baik dari pada cahaya langsung. 7
Cahaya setengah tak langsung
Cahaya ini terjadi akibat pantulan dari langit-langit dan dinding
ruangan sebagian lagi dari tudung kaca. Cahaya ini sudah cukup
baik dari pada cahaya setengah langsung. Sifat bayang-
banyangnya sudah tidak begitu tajam.
Cahaya tak langsung
Penerangan lampu terbaik adalah cahaya tak langsung. Sifat
cahaya ini sudah lunak dan tidak akan menimbulkan kelelahan
pada mata. Karena cahaya ini tersebar keseluruh ruangan dan
tidak menimbulkan bayangan .
2. Warna
Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting
untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna
akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna
yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainya, kegembiraan dan
ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna
yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena
cahaya yang berlebihan. Para ahli membedakan 3 warna pokok yaitu :
Merah : warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan
kegiatan bekerja.
Kuning : warna yang menggambarkan kehangatan matahari,
merangsang mata dan saraf, perasaan riang gembira dengan
melenyapkan perasaan tertekan.
Biru : warna adem yang menggambarkan keluasan dan
ketentraman.
3. Udara
Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan
banyaknya uap air pada udara itu. Tubuh manusia secara terus menerus
mengeluarkan panas agar dapat hidup terus, untuk dapat memancarkan
panas perlulah udara disekelilingnya mempunyai suhu yang lebih
rendah dari pada suhu badan manusia. Udara di Indonesia terlampau
panas dan lembab, sehingga orang tidak dapat memancarkan panas dari
8
tubuhnya dengan sebaik-baiknya. Udara yang panas membuat orang
mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang bersemangat. Di Indonesia
nilai kelembapan udaranya rata-rata lebih daripada 70%. Mengenai
besarnya suhu udara, hal ini berbeda dari satu tepat ketempat lain .
Adapun untuk mengatasi suhu udara dapat dilakukan dengan :
Memasang AC (AirConditioning)
Membuat ventilasi udara
Pakaian kerja dari bahan dingin dan mudah menyerap keringat.
4. Suara
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja
para pegawai, hendaklah diperhatikan letak alat-alat gaduh. Usaha-
usaha lain yang dapat dijalankan dalam ruangan yang memakai alat-
alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan-
lapisan penyerap suara. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan
misalnya pada mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa
tipis. Untuk pesawat telepon ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil
yang dapat ditutup rapat. Dengan demikian suara-suara dari mesin-
mesin yang gaduh tidak mengganggu suasana ruangan kerja yang aman
atau hening.
E.3 Merancang Tata Ruang Kantor
Tentang efisiensi pemanfaatan ruang dan lantai tempat kerja
sebenarnya tidak dapat dipisahkan penentuannya dari letak susunan
ruanngan-ruangan atau unit-unit kerja lainnya dari seluruh instansi. Untuk
merancang tata ruang kantor dibutuhkan Space planning atau perencanaan
penyusunan letak ruangan-ruangan atau unit-unit tempat kerja suatu kantor
dengan setepat-tepatnya demi memperlancar komunikasi kerja pegawai
serta mempermudah koordinasi dan pengawasan.
Adapun langkah – langkah dalam merancang tata ruang kantor
adalah sebagai berikut.
1. Langkah pertama adalah mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan
dilakukan dalam ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut.
9
Dengan cara ini akan dapat diketahui urutan – urutan pelaksanaan
pekerjaan mulai langkah pertama pekerjaan itu dilakukan sampai
pekerjaan itu selesai. Dari urutan-urutan pelaksanaan pekerjaan itu
dapat diketahui juga jumlah pegawai yang diperlukan dan sekaligus
dapat diketahui jumlah meja kerja yang diperlukan.
2. Bedasarkan hasil kajian tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka
langkah selanjutnya yaitu membuat denah ruangan yang akan ditata
sekaligus ditata dengan skala tertentu. Pada denah ini harus
dicantumkan juga dimana letak pintu, jendela, tiang, tangga,
penerangan, air conditioning (AC), dan sebagainya.
3. Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja dan
peralatan lainya secara baik, terlebih dahulu harus dibuat guntingan-
guntingan kertas/karton dengan skala tertentu yang menggambarkan
luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya.
4. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntingan-
guntingan kertas tersebut pada denah ruangan. Guntingan-guntingan
kertas/karton itu sedemikian rupa hingga menggambarkan susunan
yang paling baik yaitu semua syarat-syarat dalam teknik tata ruang
seperti diuraikan diatas sudah dipenuhi, dan disesuaikan dengan arus
pekerjaan yang harus dilaksanakan. Setelah susunan terbaik dapat
diketahui, kemudian gunting-gunting kertas itu di rekatkan kepada
denah ruangan. Rancangan ini merupakan pola bagi langkah berikutnya.
5. Terakhir menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal
menempatkan peralatan tersebut dengan berpedoman kepada
rancangan atau pola yang sudah dibuat.
E.4 Bentuk Tata Ruang Kantor
Menurut Harry L. Wylie dalam bukunya Office Manajement Handbook
(1958), membedakan tata ruang menjadi dua macam yaitu tata ruang yang
terpisah-pisah dan tata ruang yang terbuka. Sedangkan menurut para ahli yang
lain tata ruang dibedakan menjadi tiga yaitu tata ruang kantor terbuka, tata
ruang kantor tertutup, dan tatar uang kantor gabungan.
10
1. Tata Ruang Kantor Terbuka
Menurut susunan ruangan kerja, tata ruang kantor ini dipisah-pisahkan
tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.
Konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan
pada konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai
dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu
memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas
yang harus dilakukan, alat, dan peralatan yang diperlukan dengan
lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone (2002)
menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antar pegawai
dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi
terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat.
Wah (1998) juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong
proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan
hal-hal yang bersifat kreatif. Tata ruang terbuka mempunyai beberapa
keuntungan diantaranya :
Memungkinkan pengawasan lebih efektif terhadap pelaksanaan
kerja pegawai.
Lebih memudahkan hubugan antar pegawai karena tidak
adanya sekat – sekat yang membatasi.
Lebih memudahkan penyebaran cahaya dan sirkulasi udara.
Memudahkan penyesuaian bila terjadi perubahan seperti
penambahan dan pengurangan pegawai atau penambahan dan
pengurangan perabotan kantor.
Relatif lebih murah dari segi biaya dan lebih mudah didalam
pembuatannya.
Tata ruang terbuka juga mempunyai beberapa kelemahan diantaranya:
Sulitnya privasi atau menjaga hak pribadi karyawan.
Seringnya timbul gangguan dari aktivitas lebih yang dilakukan
oleh salah satu karyawan.
Sulitnya menjaga kerahasiaan pekerjaan, bila pekerjaan bersifat
rahasia.
11
2. Tata Ruang Kantor Tertutup
Tata ruang kantor tertutup adalah tata ruang kantor untuk bekerja yang
dipisah atau dibagi dalam kamar – kamar. Banyak keuntungan dari
tata ruang kantor tertutup diantaranya sebagai berikut :
Terjaganya rahasia kerja pegawai karena ia berada di ruangan
tersendiri.
Tidak terganggunya aktivitas pegawai dan aktivitas lebih
karyawan lain.
Menimbulkan kesan positif pada relasi karena perusahaan
dianggap lebih menghargai pegawai.
Memudahkan pemeliharaan peralatan dan perabotan kantor
Adapun kelemahan dari tata ruang tertutup adalah sebagai berikut :
Biaya tata ruang menjadi relatif mahal.
Ruangan yang tersedia hanya dapat dimanfaatkan untuk sedikit
pegawai saja.
Hubungan pribadi antar pegawai menjadi kurang erat karena
masing - masing dibatasi oleh ruang – ruang sehingga
menyulitkan pegawai mengadakan komunikasi langsung.
Pengawasan kerja pegawai relatif lebih sulit dilakukan.
3. Tata Ruang Kantor Gabungan
Kombinasi antara tata ruang terbuka dan tertutup. Untuk tetap menjaga
wibawa pimpinan maka dibuatlah satu ruang kerja untuk seorang
pimpinan. Adapun para pegawai ditempatkan dalam satu ruang kerja
sehingga sistem pengawasan lebih mudah untuk dilakukan.
E.5 Azas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor
1. Azas Pokok Tata Ruang Kantor
Ada 4 asas pokok tata ruang kantor:
a. Asas mengenai jarak terpendek.
Dengan tidak mengabaikan hal – hal khusus, suatu tata ruang
yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian
suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin.
12
Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak yang
terpendek dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat
– alat.
b. Asas mengenai rangkaian kerja.
Tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai
dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan
urutan – urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas
ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek.
c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang.
Tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan sepenuhnya
semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas
lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke
atas maupun ke bawah. Jadi, sedapat mungkin tidak ada ruang
yang dibiarkan tidak terpakai.
d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.
Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun
kembali dengan tidak terlampau sulit atau tidak memakan biaya
yang besar.
Demikian beberapa pedoman yang harus dijadikan pedoman apabila
hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk kerja perkantoran baik
perusahaan maupun lembaga pendidikan.
2. Prinsip Tata Ruang Kantor
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin
dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang
berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk
mengurangi pemborosan waktu.
c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi
hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak
yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai
yang menggunakannya.
13
e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam
sebuah ruangan.
f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada
pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus
ditempatkan dibagian depan.
h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan
dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau
susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
E.6 Tujuan Tata Ruang Kantor
Tujuan pokok menata ruang kantor ialah untuk menciptakan
penyempurnaan kemampuan atau daya menghasilkan atau juga kemampuan
memberi keuntungan, pengendalian tata laksana dan pemeliharaan ruangan, di
samping sekaligus mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja
para pegawai.
Pengaturan tata ruang yang baik, akan mengakibatkan pelaksanaan
pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian,
komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan
pengawasan semakin mudah, serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.
Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah:
1. Menempatkan bersama-sama pegawai atau kelompok pegawai menurut
keeratan hubungan pekerjaan mereka.
2. Menyempurnakan hubungan kerja (komunikasi) dan arus jalannya
pekerjaan;
3. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;
4. Menyempurnakan faktor-faktor lingkungan, ketentraman. keamanan
dan keselamatan ;
5. Menentukan dan membagi ruangan atas dasar keperluan-keperluan
yang wajar sesuai dengan rencana penyusunan staf;
14
6. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena
prosedur kerja dapat dipersingkat;
7. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien;
8. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan
menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya;
9. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung;
10. Mengusahakan adanya keleluasan bagi:
Gerakan pegawai yang sedang bekerja;
Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada
waktu tertentu;
Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di
kemudian hari.
15
F. RANGKUMAN
Tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci
terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain
akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah
keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan
untuk di tempati. Adapun faktor – faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor
antara lain : cahaya, warna, udara, dan suara.
Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor terdiri dari :
Mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam
ruangan itu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut.
Membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan
skala tertentu dan mencantumkan letak pintu, jendela, kursi, meja,
dll.
Membuat guntingan-guntingan kertas/karton dengan skala
tertentu yang menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan
perlengkapan lainnya.
Menjejerkan guntingan-guntingan kertas tersebut pada denah
ruangan. Guntingan-guntingan kertas/karton itu sedemikian rupa
hingga menggambarkan susunan yang paling baik .
Menempatkan meja – meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal
menempatkan peralatan tersebut dengan berpedoman kepada
rancangan atau pola yang sudah dibuat.
Secara umum bentuk tata ruang kantor dibagi menajadi tiga (3). Tata
ruang kantor terbuka merupakan tata ruang kantor yang dipisah-pisahkan
tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka. Tata
ruang kantor tertutup adalah tata ruang kantor untuk bekerja yang dipisah
atau dibagi dalam kamar – kamar. Sedangkan tata ruang kantor gabungan
adalah kombinasi antara tata ruang terbuka dan tertutup.
Ada empat (4) asas pokok tata ruang kantor. Asas mengenai jarak
pendek merupakan asas yang memungkinkan proses penyelesaian suatu
pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin. Asas mengenai
rangkaian kerja merupakan asas yang menempatkan para pegawai dan alat –
16
alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan peyelesaian
pekerjaan yang bersangkutan. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
merupakan asas yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada.
Sedangkan asas mengenai perubahan susunan tempat kerja merupakan
asas yang menerapakan perubahan pada ruang kerja dengan tidak terlampau
sukar atau tidak memakan biaya yang besar.
Beberapa prinsip tata ruang kantor diantaranya pekerjaan harus
mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus, pergunakan meja
dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan, kesatuan yang
banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan,
hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga
yang mudah terjangkau oleh petugas, dan meletakkan perlengkapan kantor
harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
Penataan tata ruang kantor yang baik, semuanya tidak terlepas dari
tujuan pokok menata ruang kantor yaitu untuk menciptakan
penyempurnaan kemampuan atau daya menghasilkan atau juga kemampuan
memberi keuntungan, pengendalian tata laksana dan pemeliharaan ruangan, di
samping sekaligus mengakui perlunya untuk meningkatkan semangat kerja
para pegawai.
17
G. LATIHAN
G.1 Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan menyilang (X) pada
huruf a, b, c, atau d pada lembar jawaban.
1. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan sumber daya manusia untuk mencapai
tujuan adalah .....
a. Admnistrasi
b. Pengorganisasian
c. Manajemen
d. Perencanaan
2. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus
suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi
dari ....
a. Kantor
b. Gedung
c. Kelas
d. Ruang
3. Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan
dalam penggunaan ruang secara terperinci bagi pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang layak adalah pengertian tata ruang
kantor menurut...
a. William Spriegel
b. Ernest Davies
c. George R. Terry
d. Dra. Suparto
4. Yang tidak termasuk kedalam keuntungan-keuntungan pengaturan tata
ruang kantor yang baik adalah...
a. Meningkatkan penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
b. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien
c. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
18
d. Memberikan kenyamanan pada pegawai saat bekerja
5. Berikut faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor, adalah...
a. Cahaya, Udara, Air
b. Warna, Air, Cat tembok
c. Udara, Warna, Air
d. Suara, Udara, Cahaya
6. Warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan
bekerja disimbolkan oleh warna...
a. Kuning
b. Merah
c. Biru
d. Ungu
7. Udara yang panas membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah, dan
kurang bersemangat. Untuk mengatasi suhu udara dapat dilakukan
dengan cara...
a. Memasang AC
b. Menghilangkan ventilasi udara
c. Memakai pakaian yang tebal
d. Menutup jendela dengan rapat
8. Salah satu cara untuk mengurangi suara gaduh di dalam kantor adalah...
a. Menyalakan musik
b. Berbicara dengan nada tinggi
c. Melapisi dinding dengan penyerap suara
d. Mengetik dengan tenaga maksimal
9. Langkah pertama yang harus dilakukan ketika merancang tata ruang
kantor adalah...
a. Membuat denah ruangan
b. Menentukan letak meja
c. Membuat pola susunan ruangan
d. Mempelajari jenis pekerjaan yang akan dilakukan
19
10. Pada saat membuat denah ruangan, perlu dicantumkan letak......pada
denah.
a. Telphone, Meja, Dokumen
b. Pintu, Jendela, Kursi
c. Tangga, ATK, Tiang
d. Penerangan, Lemari, Meja
11. Secara umum tata ruang kantor dibagi menjadi...
a. 3
b. 2
c. 1
d. 4
12. Tata ruang kantor untuk bekerja yang dipisah-pisah dalam kamar-
kamar merupakan susunan dari tata ruang...
a. Tata ruang kantor terbuka
b. Tata ruang kantor semi terbuka
c. Tata ruang kantor tertutup
d. Tata ruang kantor gabungan
13. Keuntungan dari tata ruang kantor terbuka adalah....
a. Terjaganya rahasia kerja pegawai
b. Tidak terganggunya aktivitas pegawai
c. Memudahkan pemeliharaan peralatan kantor
d. Memberikan pengawasan lebih efektif terhadap pelaksanaan kerja
pegawai
14. Kelemahan dari tata ruang kantor tertutup adalah...
a. Sulitnya privacy atau menjaga hak pribadi karyawan
b. Biaya tata ruang relatif mahal
c. Sulitnya menjaga kerahasiaan pekerja
d. Sering timbulnya gangguan
15. Dalam suatu perusahaan untuk tetap menjaga wibawa pimpinan maka
seharusnya menggunakan tata ruang kantor...
a. Terbuka
b. Tertutup
20
c. Gabungan
d. Terpisah
16. Tata ruang kantor yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor
menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian
pekerjaan yang bersangkutan merupakan penerapan dari asas...
a. Asas mengenai rangkaian kerja
b. Asas mengenai jarak pendek
c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
17. Asas pokok tata ruang kantor yang memungkinkan proses penyelesaian
pekerjaan secepat mungkin adalah...
a. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
b. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
c. Asas mengenai rangkaian kerja
d. Asas mengenai jarak pendek
18. Salah satu prinsip dari tata ruang kantor adalah...
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam
garis vertikal
b. Aliran pekerjaan harus kompleks
c. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang besar
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai
yang menggunakannya
19. Berikut yang tidak termasuk dalam tujuan tata ruang kantor adalah...
a. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien
b. Menempatkan bersama-sama pegawai atau kelompok pegawai
menurut keeratan hubungan pertemanan mereka
c. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung
d. Menentukan dan membagi ruangan atas dasar keperluan-keperluan
yang wajar
20. Menciptakan daya menghasilkan, pengendalian tata laksana dan
pemeliharaan ruangan, serta untuk meningkatkan semangat kerja para
pegawai merupakan tujuan pokok dari...
21
a. Tata ruang kantor
b. Prinsip tata ruang kantor
c. Perencanaan tata ruang kantor
d. Asas tata ruang kantor
H. TUGAS
Kasus Tata Ruang Kantor
Di ruang kantor Kecamatan “A” secara umum ruang kerja pegawai
sempit serta penataan perabot-perabot kantor yang belum teratur. Hal ini
mengakibatkan gerak lambat para pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Selain itu, pada kantor ini luas gang atau jarak antar meja sangat dekat, dan
warna pada ruangan terlalu menyilaukan mata. Banyak ruangan, terutama
yang tidak mempunyai sistem pengaliran udara yang cukup, sehingga
suasana di dalam ruangan terasa panas, pengab dan sesak. Hal ini masih
ditambah dengan masalah banyaknya pegawai yang ada dibandingkan
dengan luasnya ruangan itu sendiri ditambah pula dengan banyaknya
berkas-berkas serta peralatan yang tidak tersusun secara teratur, dan
mungkin sudah tidak diperlukan lagi. Hal ini berdampak pada ruang gerak
para pegawai dalam melakukan aktivitas pekerjaannya.
Di satu pihak, kegiatan atau tugas dari kantor “A” terus menerus
berkembang mengakibatkan bertambahanya jumlah pegawai, jumlah dan
jenis perabotan, dokumen-dokumen kantor serta kebutuhan akan luas
ruangan juga bertambah. Unutk perluasan bangunan rasanya sudah
mendekati maksimum, mengingat situasi luas tanah yang tersedia, serta
biaya pemeliharaan kompleks kantor “A” dirasakan berat, dan semakin
berat dari tahun ke tahun, terutama akibat konstruksinya yang berupa
konstruksi kayu serta keadaan tanah yang belum stabil.
Pertanyaan:
1. Bagaimana saran serta pendapat Anda tentang masalah hubungan kerja
di antara pejabat yang satu dan pejabat lain dalam lingkungan kantor
22
“A” tersebut, berhubung dengan letak meja antar pegawai yang terlalu
dekat ? Berikan pula solusi!
2. Jelaskan kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh pegawai-pegawai
dalam mengatur ruangan kerja dan bagaimana pemecahannya.
3. Masalah pokok apakah yang dihadapi kecamatan “A” ?
4. Diskusikan secara berkelompok : apakah tata ruang di Kecamatan “A”
sudah sesuai dengan prinsip tata ruang yang baik? Hasil diskusi
kelompok disajikan di hadapan kelompok lain untuk mendapat
masukan!
I. PENILAIAN
I.1 KUNCI JAWABAN
1. C
2. A
3. C
4. A
5. D
6. B
7. A
8. C
9. D
10. B
11. A
12. D
13. B
14. A
15. C
16. D
17. B
18. C
19. A
20. A
Catatan : Setiap soal memiliki skor 5
Jumlah soal yang benar
Jumlah soal keseluruhan
233
X 100 Nilai =
GLOSARIUM
Air Conditioner : Alat pendingin
Asas : Dasar ( sesuatu yang menjadi tumpuan berpikir atau
berpendapat)
Cahaya : Sinar atau terang (dari sesuatu yang bersinar seperti
matahari, bulan, lampu) yang memungkinkan mata
menangkap bayangan benda-benda disekitarnya
Cahaya Langsung : Cahaya yang memancar langsung dari sumbernya
Efektif : Ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya)
Efisiensi Kerja : Kemampuan menjalankan tugas dengan baik (tidak
membuang waktu, tenaga, dan biaya)
Gaduh : Rusuh, Kekacauan, Keributan
Kesilauan : Perihal Keadaan (cahaya terlampau terang)
Komunikasi : Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua
orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat
dipahami
Layout : Susunan, Tataruang, Rancangan
Office : Kantor
Office Furniture : Benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu
yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha
(meja, kursi, lemari, dan sebagainya)
Office Machine : Alat-alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,
dan mengelolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan
tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan
magnetik
Peralatan Kantor : Alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha (mesin-
mesin kantor, ATK)
Procedur : Tata cara yang tepat
Relatif : Tidak mutlak
Space Planning : Penyusunan perencanaan letak ruangan-ruangan
Suhu : Ukuran kuantitatif terhadap temperatur
24
Udara : Campuran berbagai gas yang tidak berwarna dan tidak
berbau yang memenuhi ruang
Ventilasi : Pertukaran udara, perputaran udara secara bebas di dalam
ruangan
25
Daftar Pustaka
As, Kausar. 2007. Modul 4 Teknik Tata Ruang Kantor. Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara.
Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty
Yogyakarta
Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Erlangga
Tim Pusat Diklat Pegawai. 2008. Pengetahuan Perkantora. Jakarta: Badan
Pendidikan dan Pelatihan Keuangan.
Artaning, Haelevi. 2013. Tata Ruang Kantor. (online:
http://artaning.blogspot.com/2013/06/25/asas-asas-tata-ruang-kantor/, diakses
27 Oktober 2014, pukul 18.37).
http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-tata-ruang-kantor/,
(online: diakses 22 Oktober 2014, pukul 18.06).
26