Memoria artdetroya

ASOCIACIÓN CULTURAL ART DE TROYA C/ Isilla nº 3 - C.C. Isilla Planta Baja nº 16

09400 Aranda de Duero (Burgos)

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INTRODUCCIÓN

Se redacta este documento para que sirva de guía en la redacción de un

proyecto, actividad o acción. Es muy importante para el correcto funcionamiento de la

Asociación Cultural Art de Troya, en adelante Art de Troya, que quede

documentación escrita de todo lo que está relacionado con un proyecto, actividad o

acción de la Asociación.

MEMORIA DE UN PROYECTO

El objetivo de una memoria es una descripción completa y lo más minuciosa

posible de todo lo que esté relacionado con un proyecto, idea, actividad o acción que se

proponga o se haya realizado por miembros de la Asociación Cultural Art de Troya.

En la memoria deben quedar claro los siguientes aspectos:

Quien o quienes presentan el proyecto. Se puede dar le caso que el proyecto lo

presente un miembro de la Asociación o varios, en cuyo caso harán constar las

responsabilidades que cada uno asume. Así en proyectos de una dimensión suficiente

puede que uno se ocupe y haga de enlace con el Área de Tesorería y se ocupe de los

pagos e ingresos del proyecto concreto.

Planificación de tareas y fechas. Esto se refiere a enumerar todas las tareas que se

tienen que trabajar desde la aprobación del proyecto hasta su correcta finalización. Al

lado del listado de tareas se pondran también la cantidad de personas, recursos

financieros o recursos de otro tipo que son necesarios.

Necesidades materiales para llevarlo a cabo. Hay que evaluar que necesidades de

materiales tanto de la Asociación, de otras Asociaciones, del ayuntamiento y de

cualquier organismo necesitamos. Además hay que evaluar que necesitamos

comparar y/o alquiler, pedir presupuestos y evaluar así el presupuesto general del

proyecto.

En la memoria del proyecto deben quedar claras las distintas tareas clasificadas en:

Coordinador de Área si es necesario/-a.

Tesorería y Financiación del Proyecto.

Publicidad y Marketing.

Relaciones Externas.

Contrataciones.

TITULO:

Redacción de

memoria y

presupuesto

Redactado: Coordinador de Proyectos Versión 1.0

Fecha: 11-2-04




Otras si son necesarias.

COORDINADOR DE ÁREA

Como está previsto estatutariamente si se requiere por las dimensiones se

formara un nuevo área de trabajo y dentro de ella elegirán un coordinador que será el

enlace con el resto de la organización. Es deseable que este coordinador/-a sea alguien

que este detrás de la idea inicial e incluso quién presente el proyecto.

Hay que buscar en la redacción de la memoria algunas características como son:

Brevedad y simplicidad.

Concreción tanto en personas, como en tareas o en costes.

Para redactar la memoria se seguirá un indice en el que se incluyan por lo menos

los siguientes datos:

Objeto y justificación del proyecto. ¿Qué se va a hacer? y ¿Por qué se va a hacer?

¿Qué antecedentes existen?

Fechas y planificación según tareas. ¿Cuándo se va a hacer? y ¿Cuándo está previsto

hacer cada cosa?

Ubicación física. ¿Dónde se va a hacer?

Quién o quiénes presentan el proyecto. ¿Quién o quienes se responsabilizan?

Listado de tareas.

Publicidad y marquéting. ¿Cómo se dará a conocer la actividad?

Búsqueda de financiación. ¿Cómo se va a pagar?

Contrataciones.

Montaje.

Desmontaje.

Otras.

Es importante el tema de la financiación de cualquier proyecto o actividad y es

interesante que se redacten balances que impliquen un beneficio aunque pequeño para la

organización.




PRESUPUESTO DE UN PROYECTO

Cuanto se elabore la memoria de un proyecto o actividad de la Asociación es

necesario la evaluación de un presupuesto de gastos previstos e ingresos previstos.

Gastos previstos

Se tendrán en cuenta los gastos siempre por exceso, es decir, los máximos gastos

previstos. Se incluirán en un apartado los gastos inherentes al trabajo interno de la

Asociación, es decir los gastos nuestros internos de la Asociación, excepto de momento

el trabajo de los socios y colaboradores que no se computará.

GASTOS

Contrataciones de artistas, viajes de estos y hospedaje si fuera necesario.

Publicidad, cartelería, flyers, anuncios y marketing general.

Viajes.

Administración: teléfono, cartas, envíos, viajes, dietas.

Gastos de taxas, SGAE y otros.

Infraestructura

INGRESOS

Financiación pública: ayuntamiento, junta de Castilla y León, Administración

Central, Unión Europea y cualquier organismo relacionado con los anteriores.

Financiación privada: patrocinio material o monetario.

Venta de entradas.

Venta de camisetas, mecheros, gorros, etc,...

Alquiler de puestos en espectáculos.

Venta de revista.

Venta de tickets para viajes.

Donaciones.

Otros.

Para algunos ingresos en especial aquellos desconocidos a priori se harán

estimaciones lo más realistas posibles.

Para la redacción de las diferentes partidas del presupuesto se utilizarán las hojas

preparadas y que están a disposición de todos en la página web de la Asociación.

Es una hoja Excel llamada PRESUPUESTOS.xls y que estará colgada en la

página de proyectos.

En el presupuesto hay que tener en cuenta las partidas que llevan IVA, las que

no y dentro de las que lleven IVA aquellas que lleven diferentes porcentajes.




Documents

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