Embed Size (px)
Citation preview
1
MEMPROSES SURAT/DOKUMEN KANTOR
RANCANGAN PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Media Pengajaran ADP Berbasis TIK
Yang dibina oleh Bapak Drs. Moh. Arief M.Si.
Oleh
Purwati NIM 120412402994
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
April 2014
2
3
KATA PENGANTAR
Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-
Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan rancangan perangkat pembelajaran
ini. Rancangan perangkat ini dibuat dengan maksud untuk digunakan sebagai
bahan untuk merencanakan pembelajaran mata pelajaran menangani
surat/dokumen kantor.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat
RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keteram-
pilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan
perilaku berkarakter.
Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LK dan Kunci LK , LP-1:
Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor,
LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan
Keterampilan Sosial.
Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi kami
dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas
bagi peserta didik untuk mengembangkan keterampilan berpikir,
keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku
berkarakter.
Malang, 30 April 2014
Penulis
4
Daftar Isi
Halaman
Halaman Depan .................................................................................................1
Halaman Sampul ................................................................................................2
Kata Pengantar ...................................................................................................3
Daftar Isi ...................................................................................................4
Silabus ...................................................................................................5
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran ...................................................................10
LK-1: Deskripsi Surat Masuk, Sistem Buku Agenda dan Kartu Kendali ............17
LK-2: Penanganan Surat Masuk Dengan Menggunakan Sistem Buku Agenda ...22
LK-3: Penanganan Surat Masuk Dengan Menggunakan Sistem Kartu Kendali ...30
P-1: Penilaian Produk ........................................................................................36
LP-2: Asesmen Kinerja Proses ...........................................................................40
LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor ...................................................................42
LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter .............................................................44
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial .............................................................45
Modul Siswa
5
SILABUS
Nama Sekolah : SMK Ulil Albab
Mata Pelajaran : Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kelas/Semester : XI / I (Satu)
Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran
Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kode kompetensi : 118
Alokasi Waktu : 1 x Pertemuan (2 x 45 menit)
6
MATERI
PEMBELAJA
RAN
KEGIATAN
PEMBELAJARAN
INDIKATOR
PENCAPAIAN
KOMPETENSI
PENILAIAN
ALOKASI
WAKTU
SUMBER
BELAJAR Teknik Bentuk
Instrumen
Contoh
Instrumen
- Penanganan
surat masuk:
sistem buku
agenda dan
kartu kendali
1. Mempraktikkan
cara menangani
Surat Masuk
dengan Sistem
Buku Agenda dan
Karu Kendali
2. Mempraktikkan
Cara menangani
Surat Keluar
dengaan Sistem
Buku Agenda dan
Kartu Kendali
Produk
1. Pengenalan dan
pemahaman
pengertian surat
masuk, Buku
Agenda, dan
Kartu Kendali
2. Prosedur
Penaganan Surat
Masuk
menggunkaan
Sistem Buku
Agenda dan
Kartu Kendali
Tes
Tes Tulis
LP-1:
Produk
1. LK 1 :
Pengertian
Surat Masuk,
buku Agenda
dan Kartu
Kendali.
2. LK 2 :
Prosedur
penanganan
surat masuk
menggunakan
buku agenda
3. LK-3 : Proedur
menangani
surat masuk
menggunakan
7
Proses
1. Melaksanakan
praktik
penanganan
surat masuk
dengan
menggunakan
sistem buku
agenda dan kartu
kendali
Psikomotor
Menangani surat
masuk
menggunakan
sistem buku
Tes
Tes
Assesmen
Kinerja
Proses
Assesmen
Kinerja
Psikomotor
LP-2:
Proses
LP-3:
Psikomotor
sistem Kartu
Kendali
4. LP-1: Produk
5. LP-2: Proses
6. LP-3:
Psikomotor
7. LP-4:
Pengamatan
perilaku
berkarakter
8. LP-5:
Pengamatan
Keterampilan
Sosial
9. Silabus
10. Modul
8
Agenda dan Kartu
Kendali
Afektif:
Karakter
1. Jujur
2. Kompak
3. Tanggung jawab
Keterampilan
Sosial
Bertanya,
menyumbangkan
ide atau
berpendapat,
menjadi pendengar
yang baik,
berkomunikasi
Pengam
atan
Pengam
atan
Pengamatan
Perilaku
Berkarakter
Pengamatan
Keterampila
n Sosial
LP-4:
Pengamatan
perilaku
berkarakter
LP-5:
Pengamatan
Keterampila
n Sosial
9
dalam pembelajaran
penanganan Surat
Masuk
menggunakan
sistem Buku
Agenda dan Kartu
kendali
Mengetahui,
Kepala SMK ULIL ALBAB
Hj. SRI RAHAYU, M.Pd
Depok, 30 April 2014
Guru Mata Pelajaran
PURWATI
8
RANCANGAN PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Satuan Pendidikan : SMK Ulil Albab
Mata Pelajaran : Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kelas/Semester : Kels XI /Semester I (Satu)
Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran
Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor
Kode kompetensi : 118
Alokasi Waktu : 1 x pertemuan (2 x 45 menit)
I. Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor
II. Kompetensi Dasar : Memproses surat/dokumen kantor
III. Indikator
1. Kognitif
a. Produk:
a) Pengenalan dan pemahaman pengertian surat masuk, Agenda, dan
Kartu Kendali
b) Prosedur Penaganan Surat Masuk menggunkaan Sistem Agenda dan
Kartu Kendali
b. Proses:
a) Siswa memperhatikan secara seksama materi yang disampaikan guru,
yang meliputi:
- Pengertian surat masuk, buku agenda dan kartu kendali
- Prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem buku
agenda dan kartu kendali
2. Psikomotor:
a) mempraktikkan penanganan surat masuk dan surat keluar dengan
sistem buku agenda dan kartu kendali
3. Afektif
a. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi:
a) Jujur
b) Kompak
11
c) Tanggung jawab
b. Mengembangkan keterampilan sosial, meliputi:
a) berkomunikasi
b) bertanya,
c) menyumbang ide atau berpendapat,
d) menjadi pendengar yang baik,
IV. Tujuan Pembelajaran:
A. Kognitif
1. Produk:
a) Secara mandiri dan tanpa membuka buku bahan ajar, siswa mampu
mendeskripsikan surat masuk, buku agenda, dan kartu kendali dengan
mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.
b) Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa mampu
menangani surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda
dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai dengan kunci
jawaban.
c) Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa mampu
menangani suratmasuk menggunakan sistem kartu kendali dengan
mengerjakan soal terkait LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.
2. Proses:
Disediakan seperangkat alat tulis, 30 lembar format buku agenda dan
kartu kendali, siswa dapat melakukan prosedur penanganan surat masuk
menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali, sesuai dengan
rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2: Proses, meliputi :
identifikasi surat, mengisi dengan baik lembar format buku agenda,
lembar disposisi, routing slip, dan lembar ekspedisi, Mengetahui
langkah-langkah penanganan surat, dan kemampuan memahami isi surat
B. Psikomotor:
1. disediakan alat tulis, beberapa lembar surat masuk, buku agenda, dan
kartu kendali, siswa dapat mempraktikkan penanganan surat masuk
12
dengan menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali sesuai
dengan tugas kinerja yang ditentukan di LP 3 : Psikomotorik.
C. Afektif
1. Karakter
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak
siswa dinilai pengamat Membuat kemajuan dalam menunjukkan
perilaku berkarakter meliputi: kejujuran, kompak dan tanggung jawab
sesuai dengan LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
2. Keterampilan sosial:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak
siswa dinilai pengamat Membuat kemajuan dalam menunjukkan
keterampilan sosial, bertanya, menyumbang ide atau berpendapat,
menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi, sesuai denagna LP 5 :
Keterampilan Sosial.
IV. Model dan Metode Pembelajaran :
Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif
Metode Pembelajaran : Tugas Proyek berupa simulasi penanganan
surat masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali dan
pemberian tugas
V. Bahan :
- Lembar Kerja 1, 2, dan 3
- Lembaran-lembaran surat
- Lembar format buku agenda
- Lembar format kartu kendali
VI. Alat :
Laptop dan LCD untuk menampilkan materi, disiapkan 30 lembar surat,
30 lembar format buku agenda, dan 30 lembar format kendali. Lembar
surat dan format ini dibagikan kepada setiap siswa dan sehingga siwa
13
dapat mengisi kolom yang telah ada di lembar format sesuai denagan
prosedur.
VII. Kegiatan pembelajaran
1. Pendahuluan
Kegiatan
Penilaian
oleh
Pengamat
Catatan Pengamat
1 2 3 4
1. Memotivasi siswa dengan menonton
cuplikan video mengenai sistem
penanganan surat di kantor. (Fase 1 MPK)
2. Mengkomunikasikan tujuan
pembelajaran, produk, proses,
psikomotor, ketrampilan sosial, dan
perilaku berkarater. Siswa dapat
mengemukan pengertian surat masuk,
buku agenda, dan kartu kendali.
Guru meminta siswa mengemukakan
pendapatnya, bagaimana prosedur
penanganan surat masuk menggunakan
sistem buku agenda dan kartu kendali.
(Fase 1 MPK)
3. Guru memberi penjelasan bahwa prosedur
14
B. Inti
Kegiatan
Penilaian
oleh
Pengamat
Catatan Pengamat
1 2 3 4
Penggalan 1
a. Siswa mendiskusikan pengertian surat
masuk, buku agenda dan kartu kendali.
(Fasse 2 MPK)
b. Guru memberikan informasi tentang
prosedur penanganan surat masuk
menggunakan sistem buku agenda dan
kartu kendali. Guru membagikan LK,
satu LK untuk tiap kelompok. (Fase 3
MPK)
c. Siswa mendiskusikan kelebihan dan
kekurangan buku agenda dan kartu
kendali. Siswa mengisi LK, melakukan
pengamatan terhadap lembar format
buku agenda dan kartu kendali. (Fase 4
MPK).
d. Guru mendemonstrasikan cara mengisi
format buku agenda dan kartu kendali.
Penggalan 2
a. Mengorganisasikan siswa dalam
kelompok-kelompok kooperatif. Setiap
kelompok teridi dari 3-4 siswa, untuk
mencari informasi dari internet tentang
pengertian surat masuk, buku agenda,
dan kartu kendali serta penanganan surat
15
masuk menggunakan sistem buku
agenda dan kartu kendali. Catatlah
keterangan yang Anda peroleh.
b. Membimbing siswa membuat laporan
tertulis tertulis tentang kelemahan dan
kelebihan sistem buku agenda dan kartu
kendali. (Fase 2 MPK)
c. Guru memberikan kesempatan kepada
siswa untuk bertanya mengenai materi
yang belum dimengerti. (Fase 3 MPK)
d. Kelompok yang kurang mengerti
mengenai materi atau penugasan dapat
mengomunikasikan masalahnya kepada
guru untuk dimintai bimbingan. (Fase 4
MPK)
e. Guru meminta kelompok untuk
mempresentasikan kelemahan dan
kelebihan dari sistem penanganan surat,
yaitu buku agenda dan kartu kendali
(Fase 5 MPK)
C. Penutup
Kegiatan
Penilaian
oleh
Pengamat
Catatan Pengamat
1 2 3 4
1. Dengan melibatkan siswa menutup
pelajaran dengan menyimpulkan ide-
ide penting pelajaran hari ini dan
memberi PR mengerjakan tugas
16
mengenai sistem penanganan surat
pada LKS.
2. Menunjuk seorang siswa untuk
memimpin doa dan mengucapkan
salam
VIII. Sumber Pembelajaran
1. LK 1 : deskripsi surat masuk, buku agenda dan kartu kendali
2. LK 2 : Menangani Surat Masuk dengan Menggunakan Sistem Buku
Agenda
3. LK 3 : Menangani Surat Masuk dengan Menggunakan Sistem Kartu
Kendali
4. Kunci LK 1,2 dan 3
5. LP 1: Produk
6. LP 2: Proses
7. LP 3: Psikomotorik
8. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
9. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
10. Tabel Spesifikasi Penilaian
11. Silabus
12. Modul
Daftar Pustaka
Bhavati,A. 2014. Penanganan Surat Sistem Buku Agenda. (Online)
http://anugerahdino.blogspot.com diakses 20 Maret 2014.
Bhavati,A. 2014. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali (Online)
http://anugerahdino.blogspot.com diakses 20 Maret 2014
Pengurus Surat. 2011. (Online) http://mybluebanana.blogspot.com diakses 22
Maret 2014
Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda. 2012. (Online) http://administrasi-
perkantor4n.blogspot.com diakses 22 Maret 2014
Perlengkapan dalam Penanganan Surat/Alat-Alat Penanganan Surat. 2012. (Online)
ginafeb.blogspot.com diakses 20 Maret 2014
17
Nama/Kelompok ___________________ Kelas: ______Tgl: ____________
Lembar Kerja 1 : Mendeskripsikan Surat Masuk, Sistem Buku Agenda dan
Sistem Kartu Kendali
Tujuan :
2. Dapat mengetahui pengertian dari surat masuk, sistem buku agenda dan
sistem kartu kendali ;
3. Dapat mengetahui format buku agenda dan kartu kendali;
Alat :
1. Alat tulis
2. Laptop
3. LCD
4. Buku catatan kecil
Rumusan Masalah : Apakah arti definisi dari surat masuk, sistem buku agenda
dan sistem kartu kendali?
Langkah – langkah :
1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti surat masuk
2. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti buku agenda dan sistem
kartu kendali.
3. Dari segi format lembar 2 sistem tersebut, siswa mencatat beberapa
perbedaan dari kedua sistem penanganan surat masuk tersebut.
18
Pengamatan
No.
Tanggal
Terima Terima
Dari
Tanggal
dan
No. Surat
Perihal Lampiran
Diteruskan
Kepada Ket.
1. 5
Januari
2012
PT.
Sejahtera
Jl. Raya
Bogor,
KM. 29
Jakarta
2 Januari
2012
002/A/1/12
Pesanan 1 Lembar Direktur
Pemasaran
-
2. 10
Januari
2012
Bank
BCA
Jl.
Margonda
Raya,
Depok
9 Januari
2012
12/U/I/12
Penawaran
Layanan
1 Berkas Kepala
Bagian
Keuangan
-
Gambar 1: lembar format buku agenda
19
Gambar 2: lembar format kartu kendali
Perhatikan gambar 1 dan 2, menurut Anda apa perbedaan dari Sistem buku
agenda dan sistem kartu kendali? Perbedaannya adalah pada lembar format
buku agenda tidak tertera kode dan indeks, artinya lembar buku agenda
digunakan untuk mencatat surat yang disimpan dengan menggunakan sistem
abjad, sedangkan format kartu kendali digunakan untuk mencatat surat
masuk yang disimpan dengan sistem penyimpanan surat selain sistem abjad,
yaitu: sistem kronologis, sistem geografis, sistem nomor dan sistem subjek
Analisis :
1. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk, sistem buku
agenda dan sistem kartu kendali?
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
2. Sebutkan ciri-ciri surat penting, biasa dan rahasia?
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
20
Nama/Kelompok _________________Kelas: ______ Tgl: _______________
Kunci Lembar Kerja 1 :
Mendeskripsikan Surat Masuk, Sistem Buku Agenda
dan Sistem Kartu Kendali
1. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk?
a. Surat masuk adalah surat yang diterima suatu organisasi dari organisasi lain
b. Buku agenda adalah lembar isian yang digunakan untuk menangani surat
secara sederhana untuk dapat menemukan surat ditemukan dengan cepat.
c. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan,
penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila
surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pada sistem
kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat
penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3
warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan
Lembar 3 berwarna merah.
2. Apa yang dimaksud dengan surat penting, biasa dan rahasia?
Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan
bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat
tembusannya atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus
dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam
surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau
unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
21
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam
surat lain.
Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
22
Nama/Kelompok __________________Kelas: _______Tgl: _______________
Lembar Kerja 2 :
Menangani Surat Masuk dengan Menggunakan Sistem Buku Agenda
Tujuan
1. Memahami prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sisten
buku agenda dengan baik;
2. Mengetahui kelemahan dan kelebihan dari sistem buku agenda.
Alat :
1. Alat tulis
2. Lembaran surat
3. Lembar format buku agenda
4. Buku catatan kecil
Rumusan Masalah : Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dengan
menggunakan sistem buku agenda.?
Langkah Kerja
1. Mengidentifikasi fungsi sitem buku agenda
2. Memahami prosedur penanganan surta masuk dengan menggunakan sistem
buku agenda
Analisis
1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem
buku agenda?
23
Kunci Lembar Kerja 2 :
Penanganan surat menggunakan sistem buku agenda
1. Prosedur penanganan surat masuk dengan sistem buku agenda:
a) Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua
surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini
akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam
pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam
memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi
lain dilaksanakan sendiri. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah
sebagai berikut.
Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat
pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada
sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat,
dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos
atau kurir.
b) Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu
surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang
tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap
tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat
rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat
harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau
petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya
dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi
kolom tersebut.
24
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
Mencatat surat penting menggunakan buku agenda, surat biasa dengan
lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar
surat rahasia.
Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada
buku agenda
Contoh buku agenda untuk surta masuk adalah sebagai berikut:
No.
Tanggal
Terima Terima
Dari
Tanggal
dan
No. Surat
Perihal Lampiran
Diteruskan
Kepada Ket.
1. 5
Januari
2012
PT.
Sejahtera
Jl. Raya
Bogor,
KM. 29
Jakarta
2 Januari
2012
002/A/1/12
Pesanan 1 Lembar Direktur
Pmasaran
-
2. 10
Januari
2012
Bank
BCA
Jl.
Margonda
Raya,
Depok
9 Januari
2012
12/U/I/12
Penawaran
Layanan
1 Berkas Kepala
Bagian
Keuangan
-
Buku agenda berpasangan, buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua
surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain
25
No. Tangagal
Terima/Kirim
Tanggal dan
No. Surat M/K Dari/Kepada Perihal Lampiran Ket
1. 5 Januari 2012 2 Januari 2012
002/A/1/12
M PT Sejahtera
Jl. Raya Bogor
KM 29, Jakarta
Pesana
n
1 Lembar -
2. 6 Januari 2012 6 Januari 2012
001/B/I/12
K Kantor Pajak,
Jl. TMP
Kalibata,
Jakarta
NPWP - -
Gambar 3 : buku agenda berpasangan
c) Pengarahan surat
Proses menentukan siapa yang selanjutnya akan memperoses surat berkaitan
dengan permasalahan surat. Pengarahan surat biasanya menggunakan lembar
disposisi.
Contoh Lembar Disposisi
Rahasia Penting Rutin
No. Agenda : ….…………. Tanggal Penyerahan
Tanggal : …………….. …………………...
Perihal : .……………
Tanggal : …………….
Asal : ……………..
Instansi/Informasi Diteruskan :
1. …………………………..
2. …………………………..
3. …………………………..
26
Catatan:
…………………………………………………………………………………
Gambar 4: lembar disposisi
Jika pimpinan menganggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui beberapa
pejabat, maka sekretasris dapat meyertakan suatu lembaran/formulir yang disebut
lembaran beredar (Routing Slip)
ROUTING SLIP
Harap dibaca bahan-bahan yang terlampir dan meneruskan kepada pejabat-pejabat
tersebut dalam daftar ini:
Surat Nomor : 152/OM-P/x/12 Tanggal 11 Jnauari 2012
Dari/bagian : Personalia
Dikirim Kepada Hal Tindakan Tgl.
Terima
Tgl.
Selesai
diteruskan
Paraf Nama Bagian Mengetahui Jawaban/
Laporan
Usulan/
saran
Diana
Anung
Kuangan
Logistic
6-01-
12
9-01-
12
09-01-12
11-01-12
Dikembalikan lagi kebagian personalia 24 Januari 2012
Jakarta, 11 Janauri 2012
Kepala
…………………….
Gambar 5: lembar routing slip
27
d) Penyampain surat
Penyampaian dilakukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern dan buku
ekspedisi ekstern.
Format buku ekspedisi
No Tanggal
Terima
Tanggal dan
No. Surat
Perihal Ditunjukan
Kepada
Nama
Penerima
Tanda
Tangan
1 6 Januari
2012
2 Januari
2012
002/B/I/2012
Pesanan Ardien, SE Mety
Gambar 6: lembar ekspedisi
e) Penyimpanan surat
28
Nama/Kelompok ___________________ Kelas: _________ Tgl: ____________
LK 3 : Menangani Surat Masuk Dengan Menggunakan Sistem Kartu
Kendali
Tujuan :
1. memahami prosedur menangani surat menggunakan sistem kartu kendali
2. memahami kelemahan dan kelebihan dari sistem kartu kendali
Alat
Alat tulis (pulpen, kertas)
Beberapa surat
Lembar format kartu kendali
Buku catatan kecil
Langkah Kerja
1. mengidentifikasi surat masuk
2. Memahami prosedur penanganan surta masuk dengan menggunakan
sistem kartu kendali
3. Mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan dari sistem kartu kendali
Analisis
1. Apa fungsi dari kartu kendali?
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
.........................................................
2. Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan
sistem kartu kendali?
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
.....................................
29
3. Apa saja kelebihan dari sistem kartu kendali?
............................................................................................................................
............................................................................................................................
............................................................................................................................
..........................................................
30
Kunci LK 3 : Menangani surat masuk dengan menggunakan sistem kartu
kendali
1. Apa fungsi kartu kendali?
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.
- Alat pengendali surat masuk dan keluar
- Alat pelacak surat
- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
2. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem
kartu kendali?
Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk
dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang
sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan
surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas
pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting,
rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.
Prosedur surat masuk penting
Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting
menggunakan kartu kendali.
a) Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua
surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini
akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam
pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam
memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi
lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali
diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui
pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat
pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
31
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada
sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat,
dan surat rahasia.
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos
atau kurir.
b) Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu
surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang
tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap
tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat
rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat
harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau
petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya
dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi
kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting
banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa
petugas lain yang juga telah terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan
lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar
surat rahasia.
Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada
kartu kendali.
Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I
diserahkan ke penata arsip.
Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan
mengarahkannya ke pengarah surat.
Berikut contoh kartu kendali
32
Gambar 7: format lembar kartu kendali
3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya:
Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.
Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf
KK III sebagai bukti surat sudah diterima.
Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali
yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.
Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan
menukar KK II dengan KK III
Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis,
dan menukar KK III dengan KK I.
Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.
1) Tata usaha unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut.
33
Menerima surat dan kartu kendali III serta memarafnya sebagai bukti
hahwa surat sudah diterima.
Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut
lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan
unit pengolah.
Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang
telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar
disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli
dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan
salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat
tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama.
Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat
berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan
kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh
penata arsip.
2) Pimpinan unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut.
Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata
usaha unit pengolah
Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II
kepada tata usaha unit pengolah.
3) Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut.
Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit
pengolah.
Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah
jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
34
4) Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.
Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan
disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses
di unit pengolah.
Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan
menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat
dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur
kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat
biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau
2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus
untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan
kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3,
tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat
biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah
saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun
dilakukan di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.
Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat
dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah
bersama lembar pengantarnya.
Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya
lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang
boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada
35
orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat
kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.
Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada
pencatat surat.
Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar
surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan
kepada pimpinan unit pengolah.
Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar
pengantar
3. Apa saja kelebihan dari kartu kendali?:
Kelebihan kartu kendali:
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
36
Nama : NIM : Tanggal :
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK
1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem
buku agenda?
2. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk, sistem buku
agenda dan sistem kartu kendali?
3. Sebutkan ciri-ciri surat penting, biasa dan rahasia?
4. Apa fungsi dari kartu kendali?
5. Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan
sistem kartu kendali?
6. Apa saja kelebihan dari sistem kartu kendali?
37
Kunci LP 1 : Produk
1. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk, sistem buku
agenda dan sistem kartu kendali?
a. Surat masuk adalah surat yang diterima suatu organisasi dari organisasi lain
b. Buku agenda adalah lembar isian yang digunakan untuk menangani surat
secara sederhana untuk dapat menemukan surat ditemukan dengan cepat.
c. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan,
penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat
diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
2. Sebutkan ciri-ciri surat penting, biasa dan rahasia?
Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut
Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan
bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat
tembusannya atau surat lainnya.
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus
dilaksanakan.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam
surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau
unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan
kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam
surat lain.
Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.
Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
38
3. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem
buku agenda?
a. Penerimaan surat
b. Pencatatan surat
c. Pengarahan surat
d. Penyampain surat
e. Penyimpanan surat
3. Apa fungsi dari kartu kendali?
- Alat pengendali surat masuk dan keluar
- Alat pelacak surat
- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
4. Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem
kartu kendali?
a. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada
pencatat surat.
b. Pencatat mencatat surat ke dalam kartu kendali
c. Pengarah surat meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
d. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
e. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar
pengantar
5. Apa saja kelebihan dari sistem kartu kendali?
Kelebihan kartu kendali:
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
39
Daftar Pustaka
Bhavati,A. 2014. Penanganan Surat Sistem Buku Agenda. (Online)
http://anugerahdino.blogspot.com diakses 20 Maret 2014.
Bhavati,A. 2014. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali (Online)
http://anugerahdino.blogspot.com diakses 20 Maret 2014
Pengurus Surat. 2011. (Online) http://mybluebanana.blogspot.com diakses 22
Maret 2014
Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda. 2012. (Online) http://administrasi-
perkantor4n.blogspot.com diakses 22 Maret 2014
Perlengkapan dalam Penanganan Surat/Alat-Alat Penanganan Surat. 2012. (Online)
ginafeb.blogspot.com diakses 20 Maret 2014
40
LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES
Prosedur :
1. Siapkan seperangkat alat tulis, 30 lembar surat dan 30 lembar format buku
agenda.
2. Tugasi siswa untuk menangani surat dengan salah satu sistem penanganan surat.
3. Siswa melakukan penanganan surat dengan salah satu sistem penanganan surat
dengan baik sesuai dengan rincian tugas kinerja.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini
5. erikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format
ini.
Format Asesmen Kinerja Proses
No Rincian Tugas Kinerja Skor
Maksi
mum
Skor Asesmen
Oleh
siswa
sendiri
Oleh
guru
1. Persiapan:
- identifikasi surat
10
2 Dapat mengisi dengan baik lembar
format:
- Buku agenda
- Lembar disposisi
- Routing slip
- Lembar ekspedisi
10
8
5
7
41
3. Mengetahui langkah-langkah
penanganan surat:
- Penerimaan surat
- Pencatatan
- Pengarahan
- Penyampaian
- penyimpanan
5
10
10
10
4 Kemampuan memahami isi surat 15
Jumlah 100
Depok, 30 April 2014
Siswa Guru
(…………………………) Purwati
120412402994
42
LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR
Prosedur :
1. Disediakan peralatn tulis, 30 lembar surat dan 30 lembar format buku
agenda
2. Tugasi siswa melakukan penanganan surat masuk dengan
menggunakan sistem buku agenda
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja
dibawah ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan
menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor
No Rincian Tugas Kinerja Skor
Maksimum
Skor Asesmen
Oleh siswa
sendiri
Oleh guru
1 Menyiapkan alat tulis, surat
dan lembar format buku
agenda
10
2 Mengidentifikasi isi surat
masuk.
10
3 Mengidentifikasi jenis surat 10
4 Menangani surat masuk
dengan mengisi:
- lembar format buku
agenda
- lembar disposisi
- lembar routig slip
- lembar ekspedisi
10
10
10
10
5 Menangani surat dengan cepat 30
43
J u m l a h
100
Depok, 30 April 2014
Siswa Guru,
(.................................) Purwati
120412402994
44
LP 4: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
Siswa: Kelas: Tanggal:
Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku
berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan A = Sangat baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
No
Rincian
Tugas
Kinerja
(RTK)
Memerlukan
perbaikan
(D)
Menunjukkan
kemajuan (C)
Memuaskan
(B)
Sangat
baik (A)
1 Jujur
2 kompak
3 Tanggung
jawab
Depok, 30 April 2014
Pengamat
Purwati
120412402994
45
LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial
Siswa: Kelas: Tanggal:
Petunjuk:
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan
sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan A = Sangat baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
No Rincian
Tugas
Kinerja
(RTK)
Memerlukan
perbaikan
(D)
Menunjukkan
kemajuan (C)
Memuaskan
(B)
Sangat
baik
(A)
1 Bertanya
2 Menyumbang
ide atau
pendapat
3 Menjadi
pendengar
yang baik
4 Komunikasi
Depok, 30 April 2014
Pengamat
Purwati
120412402994
