Menuju Good Buku 3 : Lampiran Governance · Kartu kendali putih 1 Hari Surat tersortir 6. Menerima, memaraf dan mengembalikan kartu 10 Menit Paraf pada . 31 kendali kartu kendali

1

Menuju Good

Governance

SOP KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA

Kementeraian Agama Sumbawa

Buku 3 : Lampiran

2

Lampiran – Lampiran

SOP KEGIATAN

3

SOP ( Standar Operasional Procedure)

PENGELOLAAN BMN

4

SOP ( Standar Operasional Procedure) PENGELOLAAN BMN

5

SOP ( Standar Operasional Procedure) PELAPORAN KEUANGAN

6

SOP ( Standar Operasional Procedure) PENGELOLAAN BARANG PERSEDIAAN

7

8

9

SOP ( Standar Operasional Procedure) PENGELOLAAN BELANJA BARANG/MODAL

10

11

12

SOP Perencanaan Anggaran

No Uraian Prosedur

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan SEKRETARIS STAF TIM

PERENCANAAN

Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Melakukan Rapat dalam

rangka sinkronisasi dan

kemantapan penyusunan

RKA-KL dengan masing-

masing bagian.

Rencana

Stratejik &

Program Kerja

3 Hari Usulan

Rencana

Anggaran

Dilaksanakan

pada Bulan

Januari

2. Pengiriman Hasil Usulan

Kegiatan Rencana

Anggaran

Usulan

Rencana

Kegiatan

1 Hari RKA-KL SATKER

3. Penyusunan Rencana

Kerja dan Anggaran

Kementerian

Negara/Lembaga (RKA-

KL) Pagu Sementara

SATKER 3 Hari RKA-KL Pagu

Sementara

Dilaksanakan

pada bulan Maret

4. Pembahasan dan

Penelahaan RKA-KL

berdasarkan Pagu

Sementara

RKA-KL Pagu

Sementara

2 Hari Persetujuan

SATKER atas

RKA-KL Pagu

Sementara

Keterangan : Tim Perencanaan terdiri atas : Kasi/ staf pengelola

13

1. SOP Penyusunan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)

No Uraian Prosedur

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan SEKRETARIS

STAF

TIM

PERENCANAAN

KUASA

PENGGUNA

ANGGARAN

KETUA Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Penyusunan kembali

RKA-KL untuk

disesuaikan dengan

pagu definitif

Pagu Definitif

dari SATKER

3 Hari RKA-KL

Pagu

Definitif

Dilaksanakan

pada Bulan Juli

2. Pembahasan dan

penelahaan RKA-KL

berdasarkan pagu

definitif

RKA-KL Pagu

Definitif

2 Hari Persetujua

n Dirjen

Anggaran

Kementeria

n

Keuangan

atas RKA-

KL Pagu

Sementara

3. Penyusunan data

pendukung RKA-KL

RKA-KL yang

telah

disetujui oleh

SATKER

1 Bulan Data

Pendukung

RKA-KL

Dilaksanakan

pada bulan

Oktober

14

4. Pengiriman dan

Pengecekan data

pendukung

RKA-KL yang

telah

disetujui oleh

SATKER

1 Hari RKA-KL

disetujui

untuk

dijadikan

DIPA


No Uraian Prosedur

PELAKSANA MUTU BAKU

Keterangan /

SEKRETARIS STAF

TIM

PERENCANAAN

KUASA

PENGGUNA

ANGGARAN

KETUA Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

5. Pengumpulan data

RKA-KL kedalam

aplikasi DIPA

BackUp

(software)

aplikasi RKA-

KL

2 Hari Aplikasi

DIPA

6. Melakukan

pembahasan dan

penelahaan konsep

DIPA dengan Kantor

Wilayah

Perbendaharaan

Konsep DIPA 3 Hari Konsep

DIPA

yang

telah

disetujui

7. Penandatanganan Konsep DIPA 1 Hari DIPA

15

dan penertiban

DIPA

yang telah

disetujui

8. Penyerahan DIPA

secara simbolis

DIPA 1 Hari DIPA Diserahkan

oleh Gubernur

Prov.


2. SOP Pengajuan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)

No Uraian Prosedur

PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan

KUASA BIRO

PERENCANAAN

DIRJEN

PERBENDAHARAAN KUASA

PENGGUNA

KPP

N


16

PENGGUNA

ANGGARAN

MARI ANGGARAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Konsep revisi

DIPA dan Arsip

Data Komputer

(ADK)

Konsep revisi

DIPA

1 Hari Konsep

revisi

DIPA

2. Persetujuan

revisi DIPA

Persetujuan revisi

DIPA

3 Hari Persetuj

uan

revisi

DIPA

3. Pengesahan

revisi DIPA

Revisi DIPA 1 Hari Revisi

DIPA

yang

telah

disetujui

4. Penyampaian

Revisi DIPA

( Hard Copy dan

ADK)

Kelengkapan

revisi DIPA yang

telah disetujui

dan ADK

1 Hari Revisi

DIPA

5. Tembusan Revisi DIPA yang

telah disetujui

dan ADK

1 Hari Revisi

DIPA

Tembusan juga di

serahkan kepada :

1. Ketua BPK 2. Menteri/Ketua

Lembaga 3. Gubernur Provinsi

17

4. DJA 5. Dir. PA, Beserta

ADK 6. Dir APK

SOP Pelaporan Keuangan Unit Akuntansi Pengguna Anggaran (UAKPA)

18

PENGUMPULAN

DOKUMEN

(30 MENIT)

REKONSILIASI KPPN

(1-2 HARI)

MELAPORKAN KE

UAKPA-W

(1 JAM)

PEMBUATAN

LAPORAN

PENDUKUNG

(1 HARI)

DATA SIMAK

BMN

INPUT DATA DI

APLIKASI SAKPA

(1 HARI

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

KEMENTERIAN AGAMA

KABUPATEN

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan oleh

SOP PERSURATAN DINAS

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana

1. Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Agama

1. Jenis Surat 2. Distribusi Surat 3. Otorisasi penerimaan dan pengiriman surat 4. Dokumen yang digunakan

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan

1. Bagian Tata Usaha 2. Arsiparis 3. Unit yang terlibat

Panduan tata persuratan, komputer, mesin ketik, kertas

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika tidak dilaksanankan maka dokumen tidak terkelola dengan baik

Definisi: Persuratan adalah kegiatan dokumentasi surat masuk dan keluar pada tingkat Madrasah dan pendistribusiannya pada orang/unit yang berkepentingan

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Kepala TU pelaksa

na Persyaratan/ Perlengkapan

Waktu Output

A.

1. Meneriman surat masuk

10 Menit Diterimanya surat

2. Menyerahkan surat kepada Tata Usaha

10 Menit Kaur TU menerima surat

3. Menyerahkan surat untuk dipilih dan diberi kode surat (penting dan biasa) dilampiri blangko disposisi

10 Menit Kodefikasi surat

4. Mencatat Hal surat dalam lembar disposisi dan meneruskannya kepada Kepala

10 Menit Terlaksananya pencatatan hal surat

5.

Menyortir, memilah, dan mencatat surat sesuai kode dari disposisi

Kartu kendali putih

1 Hari Surat tersortir

6. Menerima, memaraf dan mengembalikan kartu

10 Menit Paraf pada

31

kendali

kartu kendali

7. Menyimpan kartu kendali putih

10 Menit Tersimpannya kartu kendali

8. Mengantar surat kepada Kepala

10 Menit Kamad menerima surat

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Kepala TU pelaksa

na

Persyaratan/ Perlengkapan

Waktu Output

9. Membaca dan memahami maksud isi surat

1 Hari Terbacanya surat

10. Merespon/mengambil keputusan/tindak lanjut

1 Hari Kamad memberi respon

11. Membuat disposisi langsung kepada yang berkepentingan

1 Hari Disposisi kamad

12. Mendistribusikan surat sesuai lembar disposisi

1 Hari Surat terdistribusi

13. Mengarsipkan surat dan menyimpan kartu kendali kuning

10 Menit Terarsipnya surat dan kartu kendali

14. Mengembalikan surat yang tidak jelas/salah alamat

Kondisional Surat salah/ alamat tidak jelas terkirim kembali

B.

1. Menerima dan menindaklanjuti memo/nota/disposisi

Disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan

10 Menit Diterimanya disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan

2. Meneruskan kepada Kaur TU/pelaksana untuk

1 Hari Konsep surat

32

mengkonsep surat keluar

keluar

3. Memproses Penerbitan Surat sesuai petunjuk Kepala

1 Hari Surat

4. Memberi paraf

10 Menit Paraf

5. Memeriksa dan menandatangani surat

1 Hari Surat ditanda-tangani

6. Mencatat dan melakukan penomoran surat

Buku agenda keluar atau kartu kendali

10 Menit Pencatatan dan penomoran surat

7. Memasukan surat ke amplop

Amplop surat

5 Menit Surat siap dikirim

8. Mengirim surat ke alamat tujuan surat langsung / via pos

Perangko

Kondisional Surat terkirim

9. Menyimpan copy surat sebagai arsip

10 Menit Tersimpannya arsip surat surat keluar

33

FLOWCHART SOP PERSURATAN DINAS A. SURAT MASUK

MULAI

SELESAI

MENERIMA DAN MENYERAHKAN SURAT KEPADA TU

MEMILAH DAN MEMBERI KODE SURAT DAN MELAMPIRI BLANGKO DISPOSISI

MENCATAT DALAM LEMBAR DISPOSISI DAN MENERUSKAN KEPADA KEPALA

MERESPON/MENGAMBIL KEPUTUSAN/ TINDAK LANJUT/DISPOSISI

MENYORTIR, MEMILAH, DAN MENCATAT SESUAI KODE DAN DISPOSISI KEPALA

MENGARSIPKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT DAN MENYIMPAN KARTU KENDALI

MENGEMBALIKAN SURAT YANG TIDAK JELAS/SALAH ALAMAT

34

A. SURAT KELUAR

MULAI

SELESAI

MENERIMA DAN MENINDAKLANJUTI MEMO/NOTA DISPOSISI

KONSEP SURAT KELUAR

MEMPROSES PENERBITAN SURAT KELUAR

MEMERIKSA DAN MENANDATANGANI SURAT

MENCATAT DAN PENOMORAN SURAT

MEMASUKAN SURAT KEDALAM AMPLOP

MENGIRIMKAN SURAT KE ALAMAT TUJUAN SURAT LANGSUNG/VIA POS

MENYIMPAN COPY SURAT SEBAGAI ARSIP

35

KEMENTERIAN AGAMA

KABUPATEN SUMBAWA BESAR

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PEMBUATAN SURAT DINAS

Dasar Hukum Seksilifikasi Pelaksana

1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan

2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama;

3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;

4. PMA Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Persuratan Dinas;

5. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama.

1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang Tata Persuratan;

2. Memiliki kemampuan mengoperasikan Komputer


SOP Penomoran Surat Meja, Kursi, Pensil, Pena, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Surat Keluar


1. Konsep surat diteliti kemudian diparaf oleh pejabat terkait sebelum ditandatangani oleh pejabat berwenang guna pertanggungjawaban surat

2. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlaSeksin surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama

3. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah 1 rangkap untuk arsip Administrasi Umum (Adm. Surat Menyurat)

Buku Surat Keluar

No. Aktifitas

PELAKSANA MUTU BAKU Ket.

1 2 3 Persyaratan/

Perlengkapan Output Waktu

1. Pembuatan konsep surat biasa Pelaksana

Adm. Surat-

Menyurat

Dasar Konsep Surat,

Surat dinas masuk yang

hendak ditanggapi

Terkonsepnya surat 30 menit

2. Penelitian dan pemberian paraf

pada konsep surat

Pejabat

terkait

(beru-rutan

secara

hirarkis)

Konsep Surat Terciptanya konsep

surat yang dapat

dipertanggung

jawabkan

15 menit

3. Penandatangan Surat Pejabat yang

berwe-nang

Konsep surat yang telah

diparaf

Tersedianya surat

keluar yang telah

ditandatanga-ni

10 menit

36

pejabat






5. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;

6. Keputusan Menteri Agama Nomor 517 Tahun 2001 tentang Penataan Organisasi Kantor Urusan Agama Kecamatan




1. SOP Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 2. SOP Penerimaan Surat 3. SOP Pengiriman Surat Khusus dan Biasa (umum)

1. Komputer, Printer, dan ATK 2. Tata Persuratan Dinas 3. Buku Pencatatan Surat


1. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlaSeksin surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama

2. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah 1 (satu) rangkap untuk arsip.

1. Buku Kendali Surat Keluar 2. Buku Ekspedisi Surat 3. Agenda Arsip Surat Keluar

No. Aktifitas


1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Output Waktu

1. Pengajuan penomoran surat Pelaksana Adm. Surat-Menyurat

Surat Keluar yang telah ditandatangani oleh pimpinan

Tersusunnya secara sistematis surat-surat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali

10 menit

2. Pemilahan surat atas jenis penomoran surat (Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas

Pelaksana Adm. Surat-Menyurat

Surat Keluar yang telah ditandatangani oleh pimpinan

Terklasifikasi-kannya surat hingga penomoran.

10 menit

3. Penomoran Surat Pelaksana Adm. Surat-Menyurat

Buku Kendali Surat keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas

Terciptanya surat keluar yang ditandata-ngani dan memiliki tanggal dan nomor surat

5 menit

4. Penggandaan surat guna pengarsipan


Pelak-sana Doktik

Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan

Tersedianya arsip surat menyurat

10 menit

KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENOMORAN SURAT

37

nomor surat

KEMENTERIAN AGAMA


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan oleh

SOP PERSURATAN DINAS


2. Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Agama

5. Jenis Surat 6. Distribusi Surat 7. Otorisasi penerimaan dan pengiriman surat 8. Dokumen yang digunakan


4. Bagian Tata Usaha 5. Arsiparis 6. Unit yang terlibat

Panduan tata persuratan, komputer, mesin ketik, kertas


Jika tidak dilaksanankan maka dokumen tidak terkelola dengan baik

Definisi: Persuratan adalah kegiatan dokumentasi surat masuk dan keluar pada tingkat Madrasah dan pendistribusiannya pada orang/unit yang berkepentingan

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket Kepala TU

pelaksana

Persyaratan/

Perlengkapan

Waktu Output

A. Surat Masuk

1. Meneriman surat masuk

10 Menit

Diterimanya surat

2. Menyerahkan surat kepada Tata Usaha

10 Menit

Kaur TU menerima surat

3. Menyerahkan surat untuk dipilih dan diberi kode surat (penting dan biasa) dilampiri blangko disposisi

10 Menit

Kodefikasi surat

4. Mencatat Hal surat dalam lembar disposisi dan meneruskannya kepada Kepala

10 Menit

Terlaksananya pencatatan hal surat

38

5.

Menyortir, memilah, dan mencatat surat sesuai kode dari disposisi

Kartu kendali putih

1 Hari Surat tersortir

6. Menerima, memaraf dan mengembalikan kartu kendali

10 Menit

Paraf pada kartu kendali

7. Menyimpan kartu kendali putih

10 Menit

Tersimpannya kartu kendali

8. Mengantar surat kepada Kepala

10 Menit

Kamad menerima surat

9. Membaca dan memahami

maksud isi surat

1 Hari Terbacanya surat

10. Merespon/mengambil keputusan/tindak lanjut

1 Hari Kamad memberi respon

11. Membuat disposisi langsung kepada yang berkepentingan

1 Hari Disposisi kamad

12. Mendistribusikan surat sesuai lembar disposisi

1 Hari Surat terdistribusi

13. Mengarsipkan surat dan menyimpan kartu kendali kuning

10 Menit

Terarsipnya surat dan kartu kendali

14. Mengembalikan surat yang tidak jelas/salah alamat

Kondisional

Surat salah/ alamat tidak jelas terkirim kembali

B. Surat Keluar

1. Menerima dan menindaklanjuti memo/nota/disposisi

Disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan

10 Menit

Diterimanya disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan

2. Meneruskan kepada Kaur TU/pelaksana untuk mengkonsep surat keluar

1 Hari Konsep surat keluar

3. Memproses Penerbitan Surat sesuai petunjuk

1 Hari Surat

39

Kepala Madrasah

4. Memberi paraf

10 Menit

Paraf

5. Memeriksa dan menandatangani surat

1 Hari Surat ditanda-tangani

6. Mencatat dan melakukan penomoran surat

Buku agenda keluar atau kartu kendali

10 Menit

Pencatatan dan penomoran surat

7. Memasukan surat ke amplop

Amplop surat

5 Menit Surat siap dikirim

8. Mengirim surat ke alamat tujuan surat langsung / via pos

Perangko Kondisional

Surat terkirim

9. Menyimpan copy surat sebagai arsip

10 Menit

Tersimpannya arsip surat surat keluar

40

FLOWCHART SOP PERSURATAN DINAS A. SURAT MASUK

MULAI

SELESAI

MENERIMA DAN MENYERAHKAN SURAT KEPADA TU

MEMILAH DAN MEMBERI KODE SURAT DAN MELAMPIRI BLANGKO DISPOSISI

MENCATAT DALAM LEMBAR DISPOSISI DAN MENERUSKAN KEPADA KEPALA

MERESPON/MENGAMBIL KEPUTUSAN/ TINDAK LANJUT/DISPOSISI

MENYORTIR, MEMILAH, DAN MENCATAT SESUAI KODE DAN DISPOSISI KEPALA

MENGARSIPKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT DAN MENYIMPAN KARTU KENDALI

MENGEMBALIKAN SURAT YANG TIDAK JELAS/SALAH ALAMAT

41

A. SURAT KELUAR

MULAI

SELESAI

MENERIMA DAN MENINDAKLANJUTI MEMO/NOTA DISPOSISI

KONSEP SURAT KELUAR

MEMPROSES PENERBITAN SURAT KELUAR

MEMERIKSA DAN MENANDATANGANI SURAT

MENCATAT DAN PENOMORAN SURAT

MEMASUKAN SURAT KEDALAM AMPLOP

MENGIRIMKAN SURAT KE ALAMAT TUJUAN SURAT LANGSUNG/VIA POS

MENYIMPAN COPY SURAT SEBAGAI ARSIP

42


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENERIMAAN SURAT DISPOSISI










1. SOP Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 2. SOP Penomoran Surat 3. SOP Pengiriman Surat Khusus dan Biasa (umum)

Buku Kendali Surat Masuk, Meja, Kursi, Pensil, Agenda Surat, Komputer, ATK, Lembar Disposisi Surat


1. Keterlambatan surat atau paket oleh pihak pos atau ekspedisi mengakibatkan keterlambatan pengolahan surat

2. Surat Pribadi cukup dicatat asal surat, tujuan surat, tanpa pemberian nomor surat masuk

3. Seluruh surat dinas selain surat dinas yang bersifat rahasia diperkenankan dibuka dan ditelaah isinya oleh pimpinan.

1. Pengagendaan Surat Masuk 2. Arsip Surat Masuk

No. Aktifitas



Output Waktu

1. Menerima Surat Disposisi Pelaksa-na Adm. Surat-Menyu-rat

Daftar Surat Masuk Adanya penanggung-jawab pene-rima surat masuk

10 menit

2. Mengarahkan Surat disposisi Kepada Kepala Seksi

Staf Penamas

3. Pemilahan surat dan pengagendaan surat disposisi

Staf Penamas

Surat Masuk, Daftar Klasifikasi Surat Masuk

- Surat Masuk terklarifikasi atas Surat Dinas

15 menit

4. Memenuhi perihal Surat disposisi

Kasi Penamas

5. PengarsipanSurat Disposisi Staf Penamas

Surat Dinas Masuk, Daftar Klasifikasi Surat Masuk

1. Terdatanya

surat dinas dalam Agenda Surat Dinas

10 menit

43

Masuk

4. Pemilahan Surat Dinas Masuk berdasarkan tujuan surat

Pelaksa-na Adm. Surat-Menyu-rat

Surat Dinas Masuk, Daftar Klasifikasi Surat

Surat Dinas Masuk terklasifikasi atas surat khusus dari Kantor Kemenag dan surat biasa dari instansi diluar instansi Kemenag.

5 menit Surat-surat khusus dimasukkan dalam bundel surat khusus

5. Pemilahan Surat Dinas Masuk berdasarkan urgensi surat


Surat Dinas Masuk yang telah terklasi-fikasi, Buku Agenda Surat Dinas Masuk

Terklasifikasi-nya surat sesuai urgensi surat

5 menit Urgensi su-rat:

- Rahasia - Penting - Biasa

Pelak-sana Doktik

Surat Dinas Masuk Penting, scanner, mesin fotocopy

Adanya arsip/ copy arsip atas surat masuk penting/khu-sus.

10 menit Untuk surat penting dan mendesak segera dikonsultasikan kepada pimpinan

6. Serahterima Surat ke unit tujuan surat


Surat masuk, buku kendali surat masuk

Surat masuk telah terserah terimakan ke unit tujuan surat

10 menit


Buku kendali surat masuk

Surat masuk terserahkan terimakan kepada pejabat tujuan surat dengan melampirkan lembar dispo-sisi

5 menit Surat dinas yang tidak didisposisi-kan lebih lanjut oleh pimpinan selanjutnya disimpan sebagai arsip

7. Serah terima disposisi surat ke unit pengolah surat


Surat Masuk dan Buku Kendali Surat Masuk

Surat masuk telah terserah terimakanke unit (staf) pengolah surat

10 menit


Buku kendali surat masuk

Surat masuk terserah terimakan dari pejabat tujuan surat ke pengolah surat untuk ditindak lanjuti

10 menit

44


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA





4. PMA Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Persuratan Dinas; 5. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja

Instansi Vertikal Kementerian Agama.

1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan

2. Caraka / Kurir


1. SOP Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 2. SOP Penomoran Surat 3. SOP Penerimaan Surat

Sarana transportasi, faksimili, agenda surat keluar, buku kendali surat keluar


1. Keterlambatan atau penundaan pengiriman surat akan berakibat pada keterlambatan penyampaian surat;

2. Surat khusus dalam lingkungan Kantor Kementerian Agama dibawa oleh petugas yang ditunjuk untuk menyelesaikan persoalan dalam surat tersebut, apabila : Surat tersebut sangat rahasia, Dikehendaki tanggapan segera, Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat.

1. Agenda Surat Keluar 2. Buku Kendali Surat Keluar

No. Aktifitas



Output Waktu

1. Mencatat surat keluar siap kirim dalam buku agenda surat keluar dan mengarsipkannya


Daftar Surat Keluar Terdatanya surat keluar dengan Tujuan surat, Hal surat, Tanggal dan Nomor surat keluar

10 menit

Pelak-sana Doktik

Daftar Arsip Surat Keluar

Adanya arsip surat keluar

10 menit

2. Pengiriman Surat Khusus di dalam kota (lingkup Kabupaten Dompu)

Caraka/Kurir

Surat Keluar, Agenda Surat Keluar

Terkirimnya Surat

80 menit

Benda-hara Kantor

Kuitansi Terbayarkan biaya pengiriman Surat

10 menit

3. Pengiriman surat khusus dan biasa di luar kota/Kab. Dompu

Caraka/Kurir/ Staf

Surat Keluar, Agenda Surat Keluar, Bukti Pengiriman Surat

30 menit

Surat luar kota di-kirim dengan

45

Benda-hara Kantor

Kuitansi, Bukti pengiriman melalui jasa pos

Terbayarkannya biaya pos dan pengiriman surat

15 menit

jasa pos/te-legram/faks./


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOKOPI/RISOGRAPH)

Dasar Hukum Seksilifikasi Pelaksana 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 3. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan

Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 4. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang

Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 Tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip

Dinamis.

1. Mampu mengoperasikan mesin fotocopy;

2. Mampu mengoperasikan Risograph

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP Pengadaan Barang 2. SOP Permintaan Barang Persediaan

Mesin fotocopy, Risograph, Kertas, Agenda penggandaan dokumen, Formulir penggandaan dokumen, meja, kursi, pensil, ATK


Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi kertas habis, dapat menghambat penggandaan dokumen

1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip

No. Aktifitas



Output Waktu

1. Mengajukan penggandaan dokumen

Pemo-hon

Pelak-sana Doktik

Formulir penggandaan dokumen yang ditandatangani oleh Kepala SEKSI

Adanya tanda bukti permohonan penggandaan dokumen

10 menit

2. Memverifikasi permohonan penggandaan dokumen

Kepala SEKSI

Formulir permohonan penggandaan ditandatangi oleh Kepala SEKSI

Tertandata-ngani formulir pengandaan dokumen

5 menit

3. Mencatat permohonan penggandaan dokumen

Pelak-sana Doktik

Formulir penggandaan dokumen, Agenda penggandaan dokumen

Terdatanya informasi pemohon penggandaan dokumen

10 menit

4. Menggandakan dokumen Pelak-sana Doktik

Dokumen yang akan digandakan

Terlaksananya permohonan penggandaan dokumen

20 menit

5. Menghitung jumlah dokumen yang digandakan

Pelak-sana Doktik

Dokumen yang akan digandakan

Pastinya jumlah dokumen yang akan digandakan

10 menit

Benda- Kuitansi Terbayarnya biaya 30 Fasilitas

46

hara fasilitas penggandaan dokumen

menit pengganda-an belum tersedia pada SEKSI Kec. Pajo

6. Mencatat Jumlah dokumen yang digandakan

Pelak-sana Doktik

Terkendalinya biaya penggandaan dokumen

5 menit

7. Menyerahkan dokumen yang telah digandakan kepada pemohon

Pelak-sana Doktik

Terlaksananya permohonan penggandaan dokumen

2 menit

47


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

Dasar Hukum Seksilifikasi Pelaksana 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan

Arsip Statis; 3. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan

Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah;

4. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;

5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan;

6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 Tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip;

7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis.

Memiliki pengetahuan tentang arsiparis

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan SOP Retensi Arsip Daftar Klasifikasi Arsip, Agenda Arsip, Rak Arsip,

Folder, Kartu Kendali Arsip, Doos/Boks Arsip

Peringatan Pencatatan dan Pendataan Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat yang berisikan pengelompokan berdasarkan rincian masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan

1. Daftar Arsip 2. Daftar klasifikasi arsip

No. Aktifitas



Output Wakt

u

1. Penerimaan arsip masuk Pelak-sana Doktik

Arsip, Daftar klasifikasi arsip

Terkumpulnya arsip statis dari unit pengolahan surat ke unit arsiparis

15 menit

2. Mengklasifikasi arsip Pelak-sana Doktik

Arsip, Daftar klasifikasi arsip

Terklasifikasi-nya arsip ber-dasarkan klasifikasi arsip fasilitatif

10 menit

3. Mengindeks arsip Pelak-sana Doktik

Arsip, Lembar indeks arsip

Terbedakan-nya arsip/surat dengan yang lainnya dalam satu berkas

10 menit

4. Menentukan Indeks Berkas n(titel)

Pelak-sana Doktik

Berkas arsip, Daftar Indeks Arsip

Adanya tanda pengenal berkas yang tersesuaikan apakah dalam bentuk dossier, rub-rik, atau seri

15 menit

5. Penataan arsip dalam doos/boks arsip serta penyusunannya pada rak arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip

Pelak-sana Doktik

Berkas arsip, Boks arsip, Rak Arsip

Tersusunnya penataan arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip

30 menit

6. Penyusunan kartu kendali Pelak- Daftar arsip, kode Terwujudnya kartu 15

48

arsip sana Doktik

klasifikasi arsip kendali arsip guna mempermu-dah pencarian arsip

menit


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP KALENDER KEGIATAN

Dasar Hukum lifikasi Pelaksana

1. UU Nomor 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;

2. PP Nomor 20 Tahun 2004 Tentang Rencana Kerja Pemerintah;

3. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama

1. Memiliki kemampuan menyusun kalender kegiatan.

2. Mempunyai Kopetensi dalam mengoperasikan Komputer


1. Alat Tulis Kantor (ATK), Komputer, laptop, printer, dan kertas

2. Buku Rencana Kerja 3. Naskah Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Operasional


Jika tidak disusun, maka akan terjadi benturan penjadwalan kegiatan dalam waktu 1 tahun

No.

Aktifitas

PELAKSANA MUTU BAKU Ket

.


Output Waktu

1. Menganalisa hasil pembahasan Rapat Kerja Tahunan (RKT)

- Buku Rencana Kerja - Naskah RAB

Tersusunnya analisa program kegiatan

1 hari

2. Merekap program hasil pembahasan RKT sesuai bagian


Tersusunnya rekap program kegiatan

1 hari

3. Menyusun draft kalender kegiatan


Tersusunnya draft jadwal

1 hari

4. Mengoreksi draft kalender kegiatan


Terkoreksinya draft kalender kegiatan

40 menit

5. Mengajukan kepada pimpinan - Draft Kalender yang terkoreksi

Draft disetujui 2,5 jam

6. Mencetak kalender kegiatan Tercetaknya kalender kegiatan

1 jam

49

KEMENTERIAN AGAMA


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP NOTULEN RAPAT


1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan

Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan

Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;

2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengawasan

3. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata

Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama.

1. Memiliki kemampuan mengoperasikan

komputer dengan baik.

2. Mampu mengetik dengan cepat

3. Mampu menyimpulkan pendapat dan usulan

dengan baik


SOP Pelaksanaan Rapat Komputer, Printer, ATK, dan lain-lain


Tidak terlaksananya notulen rapat

1. Usulan dan masukan dari para peserta

2. Hasil akhir rapat

3. Pendokumentasian hasil rapat

No. Aktifitas

PELAKSANA MUTU BAKU

K

et

.

1 2 3 Persyaratan/

Perlengkapan Output Waktu

1. Meminta agenda rapat dari

pimpinan rapat

Notulen Diterimanya agenda

yang akan dibahas

dalam rapat

5 menit

2. Mencatat semua usulan dari

peserta rapat

Notulen Komputer atau

Laptop

Tercatat semua

usulan dan

pendapat dari para

peserta

Selama

rapat

berlang-

sung

3. Mencatat hasil-hasil akhir

keputusan rapat


Laptop

Tercatatnya hasil

keputusan rapat

Selama

rapat

berlang-

sung

4. Menyerahkan hasil akhir

keputusan rapat kepada

pimpinan rapat untuk

dibacakan sebelum rapat

ditutup


Laptop

Dibacakan hasil

akhir keputusan

rapat

5 menit

5. Menggandakan hasil akhir

keputusan rapat

Notulen Mesin Fotocopy Tergandakan nya

hasil rapat

10 menit

6. Mendistribusikan hasil

keputusan rapat

Notulen Hasil keputusan

Rapat yang sudah

digandakan

Terdistribusikannya

hasil keputusan

kepada peserta

rapat

10 menit

50

7. Mengarsipkan hasil

keputusan rapat

Notulen Diarsipkan-nya hasil

keputusan rapat

2 menit

KEMENTERIAN AGAMA


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PELAKSANAAN RAPAT

Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat

Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas,

Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian

Negara Republik Indonesia;

2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman Pelaksanaan

Pengawasan

3. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja

Instansi Vertikal Kementerian Agama.

1. Memiliki kewenangan dalam menetapkan

peraturan dan kebijakan.

2. Memiliki kemampuan memahami masalah yang

akan dibahas dalam rapat

3. Mampu mengoperasikan laptop dan LCD

4. Mampu mencatat hasil-hasil rapat dengan cepat

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan SOP Notulen Rapat Kursi, Meja, Komputer, Printer, ATK, LCD, layar, Sound

System

Peringatan Pencatatan dan Pendataan 1. Tidak tersedianya konsumsi rapat

2. Tidak tersedianya ruang untuk rapat

3. Tidak tersedianya sarana untuk rapat

4. Tidak tercatatnya hasil rapat

1. Daftar Hadir (Absensi)

2. Bahan Rapat

No. Aktifitas


1 2 3 Persyaratan/

Perlengkapan Output

Wakt

u

1. Menyiapkan surat

undangan dan absen

Pelaksana Laptop, Printer,

Kertas, Mesin

Fotocopy, Stempel

Undangan siap

untuk

didistribusikan

30

menit

2. Mendistribusikan surat

undangan

Pelaksana Surat undangan

yang sudah

digandakan

Surat undangan

diterima seluruh

peserta

20

menit

3. Menyiapkan tempat rapat Pelaksana Komputer atau

Laptop, LCD, Layar,

Sound System,

Daftar Absen

Tempat rapat siap

untuk digunakan

30

menit

4. Membuka rapat Pimpinan

Rapat

Para peserta telah

hadir

Dimulainya rapat 5

menit

5. Pelaksanaan Rapat Pimpinan

Rapat

Peser-ta

Rapat

Notu-

len

Diikuti para peserta

rapat

Terlaksananya

rapat

Kondi

sio-

nal

tergan

-tung

agend

a

rapat

6. Pembacaan hasil-hasil

rapat

Pimpinan

Rapat

Notulen Rapat Kesimpulan rapat

dapat diketahui

10

menit

51

selu-ruh peserta

7. Menutup rapat Pimpinan

rapat

Agenda rapat telah

selesai dibicarakan

Rapat selesai 5

menit

KEMENTERIAN AGAMA


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan oleh

SOP PENYUSUNAN ANGGARAN (APBN)


3. Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan kementerian agama

9. Jenis anggaran 10. Waktu penyusunan anggaran 11. Proses penyusunan anggaran 12. Unit yang terlibat 13. Reancana Anggaran Madrasah


7. Kepala Seksi 8. Bendahara Rutin 9. Staf Pembantu Bendahara

Media, alat dan sumber dokumen


1. Formulir usulan program dan pendanaan 2. Dokumen tahun lalu

Definisi: Penyusunan anggaran non APBN adalah rangkaian kegiatan perencanaan pembiayaan kegiatan dalam kaitan yang dikuantifikasikan dalam bentuk rupiah yang bersumber dari APBN

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket PPK

Benda-hara

Staf Bend-ahara

Persyaratan/

Perlengkapan

Waktu

Output

1. Menyusun usulan program beserta rencana anggaran sesuai dengan formulir yang telah ditetapkan.

Formulir usulan program dan rencana anggara.

7 Hari Tersusunnya usulan program dan rencana anggaran

2. Mengajukan pembahasan program dan rencana anggaran

Daftar kegiatan dan rencana Program

1 Hari Terlaksananya pembahasan

3. Mengkompilasi seluruh rencana anggaran menjadi anggaran

Hasil Pembahasan

3 hari Terkumpulnya seluruh usulan program rencana anggaran

4. Memperbaiki program Hasil 3 Hari Terlaksanany

52

dan rencana anggaran sesuai dengan hasil usulan review

pembahasan

a pengembalian draft program dan rencana anggaran

5. Mengajukan draft perbaikan anggaran ke Kamad melalui Bendahara

Daftar revisi kegiatan dan anggaran

1 Hari Terlaksananya pengajuan program dan rencana anggaran

6. Menyempurnakan RAB

1 Hari Terlaksananya penyempurnaan RAB

7. Mengajukan usulan atau

RAB kepada Pejabat yang berwenang

Daftar usulan RAB

1 Hari Terlaksananya pengajuan

53

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN ANGGARAN (APBN)

MULAI

SELESAI

MENYUSUN USULAN PROGRAM DAN RENCANA ANGGARAN

PEMBAHASAN PROGRAM DAN RENCANA ANGGARAN

MENGKOMPILASI USULAN ANGGARAN DAN MEREVIEW KELAYAKAN NILAI ANGGARAN

MENGEMBALIKAN HASIL KOMPILASI DRAFT ANGGARAN LENGKAP

MEMPERBAIKI PROGRAM DAN RENCANA ANGGARAN SESUAI REVIEW

MENGAJUKAN DRAFT PERBAIKAN ANGGARAN

MENYEMPURNAKAN RAB

MENGAJUKAN USULAN ATAU Rab KEPADA PEJABAT YANG BERWENANG

54

KEMENTERIAN AGAMA


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan oleh

SOP ANALISIS REALISASI ANGGARAN


Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Agama.

14. Definisi dan Jenis Analisis Anggaran 15. Waktu dan Proses Analisis Anggaran 16. Proses Penyusunan Anggaran 17. Bagian/fungsi yang terlibat 18. Analisis Realisasi Anggaran Seksi


1. Kepala Seksi 2. Kepala Urusan Tata Usaha 3. Komite Seksi


Ketidaksesuaian pengeluaran dengan bukti atau sebaliknya merupakan suatu bentuk penyimpangan

Definisi : Analisis Realisasi Anggaran Komite adalah kegiatan menelaah anggran komite dengan cara membandingkan antara realisasi dengan perencanaan yang dilakukan secara periodik

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket Staf Pengelola

Persyaratan/

Perlengkapan

Waktu Output

1. Menerima bukti pengluaran anggaran

Kuitansi, nota dll

1 Hari Terkumpulnya bukti pengeluaran

2. Memilah-milah bukti pengeluaran anggaran tersebut berdasarkan unit kegiatan

1 Hari Terpilahnya bukti penge-luaran sesu-ai unit kegiatan

3. Mencocokkan kegiatan, bagian/fungsi, jumlah rupiah dari penerimaan atau pengeluaran dengan daftar

Buku Petunjuk operasio

3 Hari Kesesuaian antara kegiatan bagian/

55

anggaran tahunan

nal kegiatan / RAPBM

fungsi dan pengeluaran

4. Memberi catatan atas selisih anggaran

1 Hari Catatan atas selisih anggaran

5. Melaporkan selisih tersebut kepada Kepala madrasah dan bagian/fungsi yang terlibat

1 Hari Laporan selisih anggaran

6. Meminta klarifikasi dari bagian/fungsi yang melaksanakan anggaran Terkait.

Form berita acara klarifikasi

2 Hari Berita acara klarifikasi

7. Laporan yang telah

diklarifikasi dijadikan laporan analisis bulanan

3 Hari Tersusunnya laporan bulanan

8. Menggabungkan laporan analisis bulanan menjadi laporan analisis triwulan

2 Hari Tersusunnya laporan triwulan

9. Laporan analisis triwulan digabungkan menjadi laporan analisis semester

2 Hari Tersusunnya laporan semester

10. Mengelola keuangan dan menyiapkan laporan analisis akhir tahun yang merupakan gabungan laporan analisis tengah tahun perbagian

5 hari Tersusunnya laporan tahunan

56

FLOWCHART SOP ANALISIS REALISASI ANGGARAN

MULAI

MENERIMA BUKTI PENGELUARAN ANGGARAN

MEMILAH-MILAH BUKTI PENGELUARAN ANGGARAN

MENCOCOKKAN PENERIMAAN/PENGELUARAN DENGAN DAFTAR ANGGARAN

TAHUNAN

MEMBERI CATATAN ATAS SELISIH ANGGARAN

MELAPORKAN SELISIH KEPADA KEPALA MADRASAH DAN BAGIAN/FUNGSI TERLIBAT

KLARIFIKASI DARI BAGIAN/FUNGSI YANG MELAKSANAKAN ANGGARAN TERKAIT

MEMBUAT LAPORAN BULANAN

MENYUSUN LAPORAN TRIWULANAN

MENYUSUN LAPORAN SEMESTERAN

TIDAK COCOK

COCOK

SELISIH

TIDAK ADA SELISIH

57

Dasar Hukum: Kualifikasi:

1. KMA 373 Tahun 2002 2. PMA Nomor 13 Tahun 2012

Memiliki kemampuan Ilmu & Manajemen

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Tentang Peraturan Menteri Agama

Komputer, Meja Kursi, Buku PMA dll

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan

Apabila PMA ini tidak dilakukan sosialisasi maka perubahan pedoman dan kebijakan tidak akan berjalan

Buku Notulen rapat dan Absensi dll

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Kankemenag

Kasubbag TU

Kasi2,Ka.KUA,Ka.Madrasah

Staf Pelaksana

Kepeg


1

Kankemenag memerintahkan Kasubbag TU untuk menyiapkan bahan Rapat

2 Kasubbag mengeluarkan undangan rapat kepada Kasi,penyelenggara,Ka.Kua dan Ka.Madrasah

Undangan 1 hari Terkirimnya seluruh undangan

3 Kasi,Penyelenggara,Ka.KUA,Ka.Madrasah menerima undangan dan menghadiri rapat tsb

Buku notulen & Absensi

1 hari Terlaksananya sosialisasi

4 Kepala Kemenag menyerahkan seluruh hasil rapat pd Kasubbag utk diperiksa dan dilaksanakan

tdk ya Buku notulen & Absensi serta PMA

5 menit Terlaksannya sosialisasi

5

Kasubbag TU Menyerahkan ke Urs.Kepeg untuk dilaksanakan

notulen & Absensi serta PMA

1 Jam Terpenuhinya penggandaan

KEMENTERIAN AGAMA

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP SOSIALISASI TENTANG PMA NO.13 THN 2012

SELESAI

MENYUSUN LAPORAN TAHUNAN

58

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Kankemenag

Kasubbag TU

Kasi2,Ka.KUA,Ka.Madrasah

Staf Pelaksana

Kepeg


penggandaan PMA

PMA

6 Membagikan kepada seluruh Satker

Foto Copy PMA

1 Jam Terbaginya PMA

KEMENTERIAN AGAMA SUMBAWA

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP PEMBUATAN SK GAJI BERKALA


1. Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 2. PMA Nomor 13 Tahun 2012 tentang

Memiliki keahlian dibidang kepegawaian Memiliki Pengetahuan Tentang KGB


1. SOP Tentang Penyelesaian Kenaikan Gaji

Berkala

Komputer, Meja Kursi, Printer, Daftar/Tabel Gaji Baru, SK P Terakhir DP. 3 2 Tahun Terakhir SK Berkala Terakhir


Apabila Pembuatan SK KGB Tidak dilakukan, maka kenaikan Gaji Berkala Pegawai pada Bulan bersangkutan tertunda

Buku Kendali KGB Pengarsipan pada Arsip Kepegawaian

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pemohon Kasubbag

TU STAF UP

Kepala Kantor


1

Mengusulkan KGB

2 memerintahkan Staf Kepegawaian untuk Verifikasi Berkas KGB

Komputer,meja,kursi,printer,tabel gaji,SK,DP3 & Berkala

1 Hari Lembar Pengumuman

3

Kepegawaian melakukan verifikasi Berkas KGB

SK P Terakhir SK KGB DP.3 Terakhir

20 Menit per orang

Terpenuhinya administrasi

4

Membuat Form SK KGB dan menyampaikan kepada Kasubbag untuk di teliti dan di paraf

Berkas /

bahan 20 Menit per orang

Format SK KGB

5 Memerikasa Format SK KGB

tdk ya Berkas & Form SK KGB

20 Menit Perorang

SK KGB

6

Menandatngani SK KGB dan mengembalikan kembali kepada Kasubbag TU Untuk di Dokumentasikan dan di berikan kepada yang bersangkutan

SK KGB & Berkas

20 Menit Perorang

SK KGB

59


Nomor SOP

Tanggal

Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP PEMBUATAN PERENCANAAN PROGRAM


1. PMA Nomor 13 Tahun 2012 2. KMA Nomor 373 Tahun 2002

3. PMA Nomor 10 Thn 2010

Memiliki keahlian dibidang Perencanaan Program Memiliki Pengetahuan Tentang perencanaan program


1.SOP Tentang Penyelesaian kegiatan perencanaan

program

Komputer, Meja Kursi, Printer, Data,peserta rapat dll


Apabila Penyelesaian kegiaatan perencanaan Program Tidak dilakukan, maka seluruh kegiatan yang berkaitan perencanaan program akan tertunda

Buku Agenda kegiatan perencanaan program

7 Menyerahkan kepada Staf Kepegawaian Untuk di dokumentasikan dan diberikan kepada yang bersangkutan

SK KGB & Berkas

20 Menit Telah selesainya SK KGB

8 Menyerahkan pada yang bersangkutan

SK KGB 5 Menit Menyerahkan pada yang ybs

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Kasubbag TU

Staf Perencanaan/Umum

Kankemenag

Staf peksana umum


1

Melakukan kegiatan perencanaan program

2 memerintahkan Staf Perencanaan/Umum untuk persiapan perencanaan program

Perintah Lisan & undangan

1 Hari Lembar undangan

3

melakukan verifikasi Berkas persiapan perencanaan

tdk ya Berkas persiapan Perencanaan

20 Menit Terpenuhinya persiapan

4

Menyampaikan laporan tentang persiapan kegiatan perencanaan kepada Kankemenag

Berkas telah

siap 15 Menit Terpen

uhinya persiapan

5 Melaksanakan perintah Kankemenag utk melaksanakan keg.Perencanaan

Persiapan berkas

20 Menit Perorang

Telah siap utk dilaksanakan

60


Nomor SOP

Tanggal

Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP PELAYANAN SURAT MASUK


1.PMA Nomor 13 Tahun 2012 2.KMA Nomor 373 Tahun 2002 3.Undang-Undang Nomor 20 Thn 2003

Memiliki keahlian Administrasi surat masuk Bidang Kependidikan (Madrasah)


1. SOP Tentang surat masuk

Buku Agenda tanda terima,Bolpoin dll


Apabila Penyelesaian surat masuk Tidak dilakukan, maka pelayanan surat akan tertunda

Buku Agenda surat masuk

6 Menyerahkan kepada Staf perencanaan Untuk di selesaikan

Berkas data persipan perencanaan program

20 Menit Perorang

Terpenuhinya seluruh ekegiatan

7 Laporan akhir kegiatan kepada Staf Urs.Umum

Berkas lap.perencanaan program

30 Menit Terpenuhinya laporan kegiatan

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Penerima Kep.TU Staf

pelak.TU Kepala

Sekolah Kelengkapan Waktu Output

1

Mengagenda Surat masuk

2 Mengajukan kepada Kep.TU utk memeriksa dan memohon Disposi

Buku Agenda,Bopoin dll

15 menit Sesuai prosedur

3

Kepala Sekolah melakukan pemeriksaan & menyerahkan hasil Pertimbangan kepada Kep.TU utk dilaksanakan

tdk ya Surat masuk 10 menit Telah jelas untuk diproses

4

Melaksanakan dan menyerahkan surat masuk pada staf pelaksana TU

Surat masuk 5 Menit Untuk diselesaikan

5 Menyimpan & Mengelompokan arsip surat masuk

Surat masuk 10 Menit Telah dikelompokan dgn benar

61


Nomor SOP

Tanggal

Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP PENGADMINISTRASI PERENCANAAN


1.PMA Nomor 13 Tahun 2012 2.KMA Nomor 373 Tahun 2002 3.PMA No.10 Thn 2010

Memiliki keahlian dlm pengadministrasi perencanaan


1. SOP Tentang pengadministrasi perencanaan

Komputer,Printer,Buku pedoman,bahan dll


Apabila pendaministarasi perencanaan Tidak dilakukan, maka seluruh kegiatan yang berkaitan dengan adm.perencanaan akan tertunda

Peralatan dan pedoman,bahan dll

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pelaksana Umum

Kasubbag TU

Kankemenag

Kakanwil


1

Menghimpun,menelaah,mempelajari bahan data utk RKA-KL

Surat usulan

3 menit Diterimanya surat usulan

2 Merekam data perencanaan dari masing2 Satker

Formulir,Renja,Buku kendali ATK

5 Menit Tercatatnya usulan dlm buku kendali

3 Menyampaikan dan memeriksa konsep RKA-KL pd Subbag TU

tdk ya ATK 180 menit

Tersusunnya usulan perencanaan

4

Menyampaikan usulan ke Kemenag untuk disahkan

Usulan ATK 60 menit

Terlk.usulan perencanaan

5 Mengirim dan menyampaikan RKA-KL ke Kanwil

Penyampaian seluruh berkas RKA-KL

60 menit

Telah terkirimnya surat usulan RKA-KL

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PEMBUKAAN KEGIATAN PEMBINAAN GURU NGAJI TPQ/TPA

Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat Atas

Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;

2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan



1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.

2. Mampu melaksanakan suatu kegiatan 3. Mampu menjadi MC

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP Pelaksanaan Kegiatan Komputer, Printer, dan ATK

Peringatan Pencatatan dan Pendataan 1. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 2. Kegiatan tidak optimal

1. Jadwal Acara 2. Absensi Peserta

No. Aktifitas


.


Output Waktu

1. Pembacaan Susunan Acara Pembukaan

Panitia Susunan Acara dan Sound System

Informasi susunan Acara Pembukaan

5 menit

2. Pembacaan Ayat Suci Panitia Al-Qur’an dan sound system

Lantunan ayat suci sesuai kegiatan

5 menit

3. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya

Panitia Sound system lantunan lagu Indonesia Raya

5 menit

4. Laporan Panitia Ketua Panitia Naskah laporan dan sound system

Informasi tentang kegiatan

10 Menit

5. Arahan Pimpinan Pimpinan Naskah Arahan, Sound System

30 Menit Arahan Pimpinan Terhadap Kegiatan

6. Do’a Panitia 5 menit Do’a

KEMENTERIAN AGAMA Nomor SOP

82

KABUPATEN SUMBAWA BESAR Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBINAAN GURU NGAJI TPQ/TPA

Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan

Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;




2. Mampu menganasilis materi-materi kegiatan 3. Memehami tugas dan fungsinya

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP TOR kegiatan dalam kalender kegiatan 2. SOP Pembukaan Kegiatan 3. SOP Pencairan Anggaran 4. SOP Permintaan Barang 5. SOP Peminjaman kendaraan

Komputer, Printer, mesin tik, ATK, mesin fotocopy, LCD, layar, tabel tag, white board, sound system, spanduk, kendaraan roda empat.


1. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui

2. Kegiatan tidak optimal

3. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan

4. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan

5. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan

1. Daftar Hadir (Absensi Peserta) 2. Rincian keuangan

No. Aktifitas



Output Wakt

u

1. Penyiapan tempat acara Panitia Layar, LCD, Laptop, Spanduk, Sound System, dan Tabe Tag

Tempat acara siap digunakan

1 jam

2. Acara pembukaan Panitia/MC Pim-pinan

Pembacaan ayat suci al-Qur’an, Lagu Indonesia Raya, Laporan Panitia, Arahan Pimpinan, dan Do’a

Terseleng-garanya acara pembuka-an

1 jam

3. Pelaksanaan Acara Narasum-ber Mode-rator

Paparan dari Narasumber

Terseleng-garanya acara kegiatan

2 hari

4. Acara Penutupan Panitia Pelaksana Kegiatan

Pim-pinan

Laporan panitia dan arahan, penutup

Terseleng-garanya a-cara penu-tupan

1 jam

83


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PEMBUKAAN KEGIATAN PEMBINAAN GURU NGAJI TPQ/TPA











No. Aktifitas



Output Waktu




5 menit



5 menit



10 Menit




84


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBINAAN GURU NGAJI TPQ/TPA





4. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer. 5. Mampu menganasilis materi-materi kegiatan 6. Memehami tugas dan fungsinya




6. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui

7. Kegiatan tidak optimal

8. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan

9. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan

10. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan


No. Aktifitas



Output Waktu



1 jam




1 jam




2 hari


Pim-pinan



1 jam

85


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PEMBUKAAN KEGIATAN PEMBINAAN PENYULUH AGAMA APBN

Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan

Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;







1.Jadwal Acara 2.Absensi Peserta

No. Aktifitas



Output Waktu




5 menit



5 menit



10 Menit




86


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBINAAN PENYULUH AGAMA APBN









Peringatan Pencatatan dan Pendataan 1. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 2. Kegiatan tidak optimal 3. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan 4. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan 5. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan


No. Aktifitas



Output Waktu



1 jam




1 jam




2 hari


Pim-pinan



1 jam

87


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENARIMAAN LAPORAN TPQ

Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata

Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;





Peringatan Pencatatan dan Pendataan 1. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 2. Kegiatan tidak optimal 3. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan 4. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan 5. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan


No. Aktifitas


.


Output Waktu

1. Menerima Laporan TPQ Staf Penamas Ustaz / Ustadzah Tempat Pembelajaran

2. Penelitia dan Mengoreksi Laporan TPQ

Kasi Penamas

Santri

3. Mengagendakan Laporan TPQ

Staf Penamas

4. Mengarsipkan Laporan TPQ Staf Penamas

88


Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENARIMAAN LAPORAN PENYULUH ABPBN


1. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan

Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;

1. Mampu menganasilis materi-materi kegiatan

2. Memehami tugas dan fungsinya


1. SOP TOR kegiatan dalam kalender kegiatan 2. SOP Pembukaan Kegiatan 3. SOP Pencairan Anggaran 4. SOP Permintaan Barang 5. SOP Peminjaman kendaraan



Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui Kegiatan tidak optimal Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan


No. Aktifitas



Output Waktu

1. Menerima Laporan Penyuluh APBN

Staf Penamas

Mubalik / Mubaligoh

Wilayah Penyuluhan

5 menit

2. Penelitia dan Mengoreksi Laporan Penyuluh APBN

Kasi Penamas

Jama’ah / MT Tempat Kegiatan

5 menit

3. Mengagendakan Laporan Penyuluh APBN

Staf Penamas

5 menit

4. Mengarsipkan Laporan Penyuluh APBN

Staf Penamas

5 menit

89


PENYELENGGARA ZAKAT WAKAF

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENERIMAAN SURAT DISPOSISI










2. SOP Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 4. SOP Penomoran Surat 5. SOP Pengiriman Surat Khusus dan Biasa (umum)

Buku Kendali Surat Masuk, Meja, Kursi, Pensil, Agenda Surat, Komputer, ATK, Lembar Disposisi Surat


4. Keterlambatan surat atau paket oleh pihak pos atau ekspedisi mengakibatkan keterlambatan pengolahan surat

5. Surat Pribadi cukup dicatat asal surat, tujuan surat, tanpa pemberian nomor surat masuk

6. Seluruh surat dinas selain surat dinas yang bersifat rahasia diperkenankan dibuka dan ditelaah isinya oleh pimpinan.

3. Pengagendaan Surat Masuk 4. Arsip Surat Masuk

No. Aktifitas



Output Waktu

1. Menerima Surat Disposisi


Daftar Surat Masuk

Adanya penanggung-jawab pene-rima surat masuk

10 menit

2. Mengarahkan Surat disposisi Kepada Kepala PZW

Staf Penamas

3. Pemilahan surat dan pengagendaan surat disposisi

Staf Penamas

Surat Masuk, Daftar Klasifikasi Surat Masuk

- Surat Masuk terklarifikasi atas Surat Dinas

15 menit

90

4. Memenuhi perihal Surat disposisi

Kasi Penamas

5. PengarsipanSurat Disposisi

Staf Penamas

Surat Dinas Masuk, Daftar Klasifikasi Surat Masuk

2. Terdatanya

surat dinas dalam Agenda Surat Dinas Masuk

10 menit

91



Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PEMBUKAAN KEGIATAN SOSIALISASI UU No 23 THN 2011 TENTANG ZAKAT


5. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;







2. SOP Pelaksanaan Kegiatan Komputer, Printer, dan ATK


5. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 6. Kegiatan tidak optimal


No. Aktifitas


.


Output Waktu




5 menit



5 menit



5 menit

4. Laporan Panitia Ketua Panitia

Naskah laporan dan sound system


10 Menit




92



Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PELAKSANAAN KEGIATAN SOSIALISASI UU NO 23 THN 2011 TENTANG ZAKAT











11. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 12. Kegiatan tidak optimal 13. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan 14. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan 15. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan


No. Aktifitas


.


Output Waktu

1. Penyiapan tempat acara

Panitia Layar, LCD, Laptop, Spanduk, Sound System, dan Tabe Tag


1 jam




1 jam

3. Pelaksanaan Acara Narasum-ber

Mode-rator



2 hari


Pim-pinan



1 jam

93



Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR



1. Memiliki kemampuan mengadministrasi-kan surat;

2. Memiliki kecermatan dan ketelitian


1. SOP Penomoran Surat 3. SOP Penerimaan Surat 4. SOP Pengiriman Surat Khusus dan Biasa (umum)

1. Komputer, Printer, dan ATK 2. Tata Persuratan Dinas 3. Buku Pencatatan Surat


Jika tidak disusun, maka akan kesulitan melacak surat yang sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pimpinan.

No. Aktifitas



Output Wakt

u

1. Menerima surat masuk yang didisposisikan pimpinan

Kepala SEKSI


Tata Persuratan Dinas

Tertatanya administrasi surat

5 menit

2. Mencatat surat masuk dan surat keluar

Pelaksa-na Adm. Surat-Menyurat

Buku Pencatatan Surat

Tercatat-nya surat masuk dan surat keluar

10 menit

3. Mengarsipkan surat masuk dan membuat surat keluar sesuai isi disposisi pimpinan

Kepala SEKSI


Tata Persuratan Dinas

Tersusun-nya surat keluar dan terarsipnya surat masuk

30 menit

4. Memberi nomor surat masuk dan surat keluar


Tata persuratan dinas

Adanya nomor surat masuk dan surat keluar

10 menit

5. Merekapitulasi surat masuk dan surat keluar


Tata persuratan dinas

Tersusun rekapitulasi surat masuk dan surat keluar

1 jam

6. Membuat laporan surat masuk dan keluar dalam kurun waktu 1 tahun


Tersusunnya laporan surat masuk dan surat keluar

1 minggu

94

95



Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PEMBUKAAN KEGIATAN SOSIALISASI UU WAKAF









5. SOP Pelaksanaan Kegiatan Komputer, Printer, dan ATK


7. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 8. Kegiatan tidak optimal


No. Aktifitas


1 2 3

Persyaratan/

Perlengkapan

Output Wakt

u




5 menit



5 menit



5 menit

4. Laporan Panitia Ketua Panitia

Naskah laporan dan sound system


10 Menit


30 Menit


96



Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PELAKSANAAN KEGIATAN SOSIALISASI UU WAKAF











16. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 17. Kegiatan tidak optimal 18. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan 19. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan 20. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan


No. Aktifitas


.


Output Wak

tu

1. Penyiapan tempat acara

Panitia Layar, LCD, Laptop, Spanduk, Sound System, dan Tabe Tag


1 jam




1 jam

3. Pelaksanaan Acara Narasum-ber

Mode-rator



2 hari


Pim-pinan



1 jam

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107

SEKSI DINIYAH DAN PONDOKPEANTREN

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA SUMBAWA BESAR

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP IJIN OPERASIONAL PPS

Dasar Hukum: Kualifikasi: ( mengarah kepada pelaksana)

1.Undang- undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional

2.Peraturan Pemerintah RI Nomor 73 tahun 1991 tentang pendidikan Luar Sekolah


Komputer, printer,proposal


Dicatan dalam esxspedi ijin

No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Ket 1 2 3 4 Kelengkapan Waktu Output

1

Terima proposal dari dari staf TU umum dan Mengajukan ke Kasi untuk memberikan disposisi

Staf seksi pekapontren

Akte Notaris, profil pondok,

30 menit /bahan

2 Kasii memberikan disposisi

Kepala seksi Akte Notaris, profil pondok

5 menit /bahan

Disposisi

3

Menerima proposal setelah disposisi dan memeriksa kelengkapannya


Akte Notaris, profil pondok

4 Melakukan survey lokasi ponpes

Staf seksi

pekapontren Kepala seksi Pengawas

Akte Notaris, profil pondok

1 Hari /bahan

Disesuaikan jarak lokasi ponpes

5 Membuat BA Pemeriksaan lokasi ponpes

Staf seksi

pekapontren Kepala seksi Pengawas

Akte Notaris, profil pondok dan

hasil survey

5 menit /bahan

BA Pemeriksaan

6 Penandatangan BAP Lokasi Ponpes


Kepala seksi Pengawas


hasil survey

30 menit /bahan

BA Pemeriksaan

7 Membuat draf SK Ijin Ponpes



hasil survey

40 menit /bahan

SK Ijin Ponpes

8 Menyampaikan draf SK Ijin pada Kasi dan Kasubag TU Untuk Diparaf

Kepala seksi Kasubag TU


hasil survey

20 menit /bahan

SK Ijin Ponpes

9 Penandatangan SK Ijin Ponpes oleh Kakan

Kakan Kemenag


hasil survey

10 menit /bahan

SK Ijin Ponpes

10 Registrasi SK Ijin Ponpes di Tata Usaha dan penyampaian SK



hasil survey

20 menit /bahan

SK Ijin Ponpes

108

SEKSI DINIYAH DAN PONDOKPESANTREN

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR

Nomor SOP

Tanggal

Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP PENDATAAN PPS


1.Undang- undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional

2.Peraturan Pemerintah RI Nomor 73 tahun 1991 tentang pendidikan Luar Sekolah


Komputer, prinr\ter,profil pondok pesantren


Dicatan dalam buku kendali surat keluar pondok pesantren



1 Menyiapkan form yang di isi masing –masing PPS

Staf

2

Membuat SPPD dan Mengajukan SPPD pada Kasi dan Kasubag TU untuk diparaf

Staf Kepala seksi

Kasubag TU

20 menit /bahan

SPPD

3 Penanda tangan SPPD Oleh Kakan

Kakan Kemenag

5 menit /bahan

SPPD

4

Turun Lokasi PPS

Staf Kepala seksi

Buku, Point, data awal pps

1 Hari /bahan

Data PPS Disesuaikan jarak lokasi ponpes

5 Menyusun Laporan SPPD dan penanda tangan laporan

Staf Kepala seksi

30 menit /bahan

Laporan

SPPD

6 Rekapitulasi Data PPS dari hasil pendataan dan surat pengantar

Staf Data PPS dari hasil

PENDATAAN dan surat pengantar

5 menit /bahan

Rekapitulas

i Data PPS

dan surat

pengantar

7 Menyampaikan Rekapiituasi Data PPS untuk Paraf oleh Kasi dan Kasubag TU

Kepala seksi

Kasubag TU

Data PPS dari hasil


20 menit /bahan

Rekapitulas

i Data PPS

dan surat

pengantar

8 Penanda tangan Rekapitusi Data PPS oleh Kakankemenag

Staf Kakankemenag

Data PPS dari hasil


20 menit /bahan

Rekapitulas

i Data PPS

dan surat

pengantar

9 Meregisterasi di Tata Usaha umum dan Menyimpan Dokumentasi Data

Staf Data PPS dari hasil


20 menit /bahan

Rekapitulas

i Data PPS

dan surat

pengantar

109

SEKSI PENMAD DAN DINIAYAH PONDOKPEATREN

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR

Nomor SOP

Tanggal

Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP REKOMENDASI



Komputer, printer


Dicatan dalam buku Rekomendasi Dana Bos



1

Terima proposal dari dari staf TU umum dan Mengajukan ke Kasi untuk memberikan disposisi

Staf Rek. Bansos : Akte Notaris, profil pondok dan Rek. Dana Bos : SPJ, RPU,

30 menit /bahan

2 Kasi memberikan disposisi

Kepala seksi

Rek. Bansos : Akte

Notaris, profil

pondok dan Rek.

Dana Bos : SPJ, RPU,

5 menit /bahan

Disposisi

3

Menerima proposal setelah disposisi dan memeriksa kelengkapannya

Staf Rek. Bansos : Akte

Notaris, profil

pondok dan Rek.


15 menit/bahan

4 Membuat draf Rekomendasi


Notaris, profil

pondok dan Rek.


30 menit /bahan

Rekomen

dasi

5 Menyampaikan draf Rekomendasi pada Kasi dan Kasubag TU Untuk Diparaf

Kepala seksi

Kasubag TU

Rek. Bansos : Akte

Notaris, profil

pondok dan Rek.


5 menit /bahan

Rekomen

dasi

6 Penandatangan an Rekomendasi oleh Kakan

Kakan Kemenag

Rek. Bansos : Akte

Notaris, profil

pondok dan Rek.


10 menit /bahan

Rekomen

dasi

7 Registrasi Rekomendasi di Tata Usaha dan penyampaian Rekomendasi


Notaris, profil

pondok dan Rek.


20 menit /bahan

Rekomen

dasi

110

SEKSI DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN

SUMBAWA BESAR

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP PENDATAAN PESRTA UNPK PAKET A,B DAN C


Keputusan bersama antara Direktur Jendral Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda Departemen Pendidikan Nasional RI dan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama RI Nomor 19 / MS / 2004 dan Nomor DT. II / 166 / 2004 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Kesetaraan pada Pondok Pesantren.

Memiliki keahlian dibidang Pekapontren


SOP Pendataan Peserta UNPK Paket A,B,dan C Komputer, printer,dan Form pendataan


Jika ini tidak dilengkapi maka akan terhambat/tertunda mengikuti ujian


Ket 1 2 3

Kepala Kantor

Kelengkapan

Waktu Output

1 Menyiapkan form yang di isi masing –masing PPS yang menyelenggarakan

Staf 30 menit

2

Melaksanakan sosialisasi unpk pakert A,B dan C pada semua PPS yang menyelanggarakan

Staf Kepala Seksi

Ijasah, Niilai Rapor lima semester ,pas foto

1 jam Surat ket pengganti Izajah

1 PPS

3 Menerima pengembalian Form/ bahan usul UNPK Paket A,B dan C dari PPS

Staf

5 menit /bahan

4 Memeriksa kelengkapan Bahan Usulan calon UNPK Paket A,B dan C

Staf

20 menit/bhn

5 Rekapitulasii Data perserta UNPK Paket A,B dan C dari hasil pendataan

Staf 3o Menit/

1 PPS

6 Menyampaikan Rekapiituasi Data UNPK Paket dan surat pengantar untuk diperiksa oleh Kasi

Staf Kepala Seksi

20 menit /bahan

7 Menyampaikan Rekapiituasi Data UNPK Paket untuk Paraf oleh Kasi dan Kasubag TU

Kepala Seksi

Kasubag Pengantar

15 menit /bahan

8 Menyerahkan Rekapitulasi Data dan surat pengantar Kepada Kakan kemenag untuk di tanda tangan

Kakankemenag

30 menit/bahan

9 Meregistersi Data UNPK di Tata usaha umum dan mengirim kepada Kanwil Kemenag dan Dinas Dikpora

Staf 15 Menit

111


KANTOR KEMENTERIAN AGAMA


Nomor SOP

Tanggal

Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP PENDATAAN PESRTA UN PSS ULA DAN WUSTHA


1.Undang- undang Nomor 20 tahun 2003 tentang

Sistim Pendidikan Nasional 2.Peraturan Pemerintah RI Nomor 73 tahun 1991 tentang

pendidikan Luar Sekolah

Memiliki keahlian dibidang Pekapontren


SOP Pendataan Peserta UNPK PPS Ula dan Wustha

Komputer, printer,dan Form pendataan PPS ula dan Wustha


Jika ini tidak dilengkapi maka akan terhambat/tertunda mengikuti ujian

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku Ket 1 2 3

Kepala Kantor

Staf Umum

Kelengkapan

Waktu Output

1 Menyiapkan Form Pendataan yang di isi oleh masing –masing PPS yang ikut ujian

Staf

Ijasah, Niilai Rapor lima semester, pas foto

30 Menit/ bahan

Surat ket pengganti ijazah

2

Melaksanakan sosialisas unpk pada semua PPS Ula dan Wustha Staf

Kepala Seksi

Ijasah, Niilai Rapor lima semester, pas foto

1 jam Surat ket pengganti Izajah

1 PPS

3 Menerima pengembalian Form/ bahan usulan UNPK dari PPS

Staf

30 menit /bahan

4 Memeriksa kelengkapan Bahan Usulan calon UNPK PPS

Staf

5 Rekapitulasi Data perserta IUNPK PPS Ula dan wustha dari hasil pendataan

Staf

20 menit/ bhn

6 Menyampaikan Rekapiituasi Data UNPK PPS Ula dan Wustha dan surat pengantar untuk diperiksa oleh kasi

Staf

Kepala Seksi

3o Menit/

1 PPS

7 Menyampaikan Rekapiituasi Data UNPK PPS Ula dan Wustha untuk Paraf oleh Kasi dan Kasubag TU

Kepala Seksi

Kasubag 20 menit /bahan

8 Menyerahkan surat pengantar dan rekapitulasi Data UNPK PPS Ula dan Wustha Kepada Kakan kemenag untuk di tanda tangan

Kakankemenag

25 menit/bahan

9 Meregistrasi Data UNPK PPS ula dan Wustha di Tata usaha umum dan mengirim berkas

Adminitrasi umum

112




Nomor SOP

Tanggal

Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP PENDATAAN MADRASYAH DIINIYAH AWALIYAH


Keputusan Presiden RI No 44 thn 1974 Tentang Pokok-pokok Organisasi Departemen


Komputer, printer. Data


Dicatan dalam buku kendali Madrasyah Diniyah


Ket 1 2 3 4

Kelengkapan

Waktu Output

1 Menyiapkan form yang di isi masing –masing Madin

Staf 30 menit

2

Membuat SPPD dan Mengajukan SPPD pada Kasi dan Kasubag TU untuk diparaf

Staf Kepala seksi

Kasubag TU

30 menit /bahan

SPPD

3 Penanda tangan SPPD Oleh Kakankemmenag

Kakan Kemenag

15 menit /bahan

SPPD

4

Turun Lokasi Madin

Staf Kepala seksi

Buku, Point, data awal

Madin

1 Hari /bahan

Data Madin

Disesuaikan jarak lokasi Madin

5 Menyusun Laporan SPPD dan penanda tangan laporan

Staf Kepala seksi

30 menit /bahan

Laporan

SPPD

6 Rekapitulasi Data Madin dari hasil pendataan dan surat pengantar

Staf Data Madin hasil

pendataan dan surat pengantar

30 menit /bahan

Rekapitul

asi Data

Madin

dan surat

pengantar

7 Menyampaikan Rekapiituasi Data Madin untuk Paraf oleh Kasi dan Kasubag TU

Kepala seksi

Kasubag TU

Data Madin dari hasil


20 menit /bahan

Rekapitul

asi Data

Madin

dan surat

pengantar

8 Penanda tanganan Rekapitusi Data Madin oleh Kakankemenag

Staf Kakan kemenag

Data PPS dari hasil


20 menit /bahan

Rekapitul

asi Data

Madin

dan surat

pengantar

9 Meregisterasi di Tata Usaha umum dan Menyimpan Dokumentasi Data Madin

Staf Data Madin dari hasil

Pendataan dan surat pengantar

20 menit /bahan

Rekapitul

asi Data

Madin

dan surat

pengantar

113

SEKSI DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN



Nomor SOP

Tanggal

Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP PELAKSANAAN UAN PONDOK PESANTREN SALAFIYAH


1 .Undang- undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional

2 .Peraturan Pemerintah RI Nomor 73 tahun 1991 tentang pendidikan Luar Sekolah

Mengarah kepada panitia ujian


Komputer, printer,data


Jika ini tidak dilengkapi maka akan terhambat/tertunda ujian

Dicatan dalam buku kendali PPS



1 Panitia menanda tanganani berita Acara serah terima soal ujian,ljk,dan tanda pengenal peserta

Staf Kepala Seksi

Kartu pengenal,pensil 2b, penggaris dll

30 menit

2

Panitia mendistribusikan soal ujian,LJK dan tanda pengenal peserta pada masing-masing PPS

Staf Kartu pengenal,pensil 2b, penggaris dll

30 menit /bahan

1 PPS

3 Panitia turun lokasi untuk monitoring keadaan peserta dan pengawas Ujian

Staf Kepala Seksi

Kakan Kemenag

1 Jam 1PPS

4

Pengawas menyerahkan kembali LJK kepada panitia ujian untuk dikirim kembali

Staf Kepala seksi

20 menit /bahan

5 Panitia menyusun dan merapikan LJK dan membuat surat pengantar untuk diparaf oleh Kasi

Staf Kepala seksi

30 menit /bahan

6 Ketua Panitia menanda tangani surat pengantar dan meregisrtasi di TU umum

Staf Kakankemenag

30 menit /bahan

7 Panitia Kabupaten mengirim kemabali LJK tersebut kepanitia propinsiuntuk diperiksa

Staf 20 menit /bahan

114




Nomor SOP

Tanggal

Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP PELAKSANAAN UNPK A,B,DAN C


Keputusan bersama antara Direktur Jendral Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda Departemen Pendidikan Nasional RI dan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama RI Nomor 19 / MS / 2004 dan Nomor DT. II / 166 / 2004 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Kesetaraan pada Pondok Pesantren.

Mengarah kepada panitia ujian


Komputer, printer,data


Jika ini tidak dilengkapi maka akan terhambat/tertunda ujian

Dicatan dalam buku kendali Paket A,B,dan C


Ket 1 2 3 Kelengkapan Waktu Output

1 Panitia menanda tanganani berita Acara serah terima soal ujian,ljk,dan tanda pengenal peserta

Staf Kepala Seksi

Kartu pengenal,pensil 2b, penggaris dll

30 menit

2

Panitia mendistribusikan soal ujian,LJK dan tanda pengenal peserta pada masing-masing PPS penyelenggara paket

Staf Kartu pengenal,pensil 2b, penggaris dll

30 menit /bahan

1 PPS penyelenggara Paket

3 Panitia turun lokasi untuk monitoring keadaan peserta dan pengawas Ujian

Staf Kepala Seksi

Kakan Kemenag

1 Jam 1PPS penyelenggara Paket

4

Pengawas menyerahkan kembali LJK kepada panitia ujian untuk dikirim

Staf Kepala seksi

20 menit /bahan

5 Panitia menyusun dan merapikan LJK dan membuat surat pengantar untuk diparaf oleh Kasi

Staf Kepala seksi

30 menit /bahan

6 Ketua Panitia menanda tangani surat pengantar dan meregisrtasi di TU umum

Staf Kakankemenag

30 menit /bahan

7 Panitia Kabupaten mengirim kemabali LJK tersebut kepanitia propinsiuntuk diperiksa


115




Nomor SOP

Tanggal

Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

SOP REKOMENDASI PENCAIRAN DAN BOS PPS ULA DAN WUSTHA


Mengarah kepada PPS penerima Dana BOS


Komputer, printer,


Jika ini tidak dilengkapi maka akan terhambat/tertunda pencairan uang di bank.

Dicatan dalam buku kendali Rekomendasi


Ket 1 2 3 4 Kelengkapan Waktu

Output

1 Memeriksa kelengkapan,SPJ,RPU Dana BOS PPS

Staf Kepala Seksi

SPJ, RPU 30 menit

2 Menyuruh pimpinan PPS untuk mengambil rekening koran dibank


1 PPS

3 Menyusun draf untuk membuat rekomendasi

Staf Kepala Seksi

Kakan Kemenag

30 Menit/bahan

1PPS

4 Rekomendasi dilampirkan dengan rekening Koran lalu diparaf oleh kasi dan Kasubag

Staf Kepala seksi

Kasubag 20 menit /bahan

5 Rekomendasi ditanda tangani oleh Kakankemenag

Staf Kepala seksi

30 menit /bahan

6 Diregistrasi di buku kendali Dana BOS dan diberikan kepada pimpinan PPS untuk mengambil uang di Bank

Staf Kakan kemenag

30 menit /bahan

116

117

118

119

120

121

122

123

124

125

126

127

128

129

130

131

132

133

134

135

136

137

138

139

140

Lampiran – Lampiran

FLOW CHART KEGIATAN

141

142

143

144

145

146

147

DENGAN keu

148

Documents

Menuju Good Buku 3 : Lampiran Governance · Kartu kendali putih 1 Hari Surat tersortir 6. Menerima, memaraf dan mengembalikan kartu 10 Menit Paraf pada . 31 kendali kartu kendali