Menyusun Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa · PDF filepermintaan dan ketersediaan barang /jasa, juga akan dibahas mengenai elemen kontrak, hukum kontrak, ... Kontrak Desain,

Menyusun Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

Sumber : Unit Kompetensi 09

PENDAHULUAN

M e n y u s u n R a n c a n g a n K o n t r a k P B J

Menyusun rancangan kontrak pengadaan barang/jasa sektor organisasi dengan isi/materi pokok kontrak dan jenis kontrak yang sesuai dengan paket pengadaan barang/jasa


Tujuan Umum

Gambaran Umum

Pengadaan adalah suatu proses resmi untuk

mendapatkan barang/jasa

Dikarenakan organisasi pemerintah melakukan

pembelanjaan dengan uang negara, maka dalam

melakukan pengadaaan mengacu dan taat kepada hukum, undang-undang,

peraturan dan regulasi yang berlaku.

Rancangan pengelolaan pengadaan

Pernyataan lingkup

pekerjaan/suplai barang/jasa,

Kontrak

Dokumen- dokumen kontrak

pengadaan

Pengaturan perubahan kontrak,

Dokumen pendukung kontrak dan


Pembelajaran dari seluruh kegiatan PBJ

Hasil dari proses pengelolaan pengadaan adalah:

permintaa n barang

/jasa

mengkaji permintaan

dipenuhi oleh organisasi

internal atau eksternal

merencanakan proses

pengadaan dan menyusun rancangan

kontrak.

Menentukan tipe kontrak

dan dokumen

pengadaan

penelaahan kelengkapan

terhadap lingkup

pekerjaan /jasa

kajian terhadap

unsur teknis dan komersial

Menelaahan dokumen

pengadaan dari pembeli

mengajukan klarifikasi

dan pertanyaan jika perlu

memasukkan penawaran

kontrak ditandatangi oleh pembeli

dan penyedia.

PENYEDIA

Proses Pembuatan Kontrak

Dalam Fungsi Pengadaan

PEMBELI (Proses Pemilik Pekerjaan)


Bab 4 Bab 3 Bab 2

Mengidentifikasi Isi/Materi Pokok Kontrak PBJ yang meliputi

pemahaman terhadap permintaan dan ketersediaan

barang /jasa, juga akan dibahas mengenai elemen kontrak, hukum kontrak, struktur/hirarki kontrak

dan dokumen pendukung.

Cakupan Materi

Menentukan Jenis Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi penentuan Syarat-

Syarat Umum Kontrak (SSUK), Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK), Perumusan SSUK dan SSKK serta Jenis-jenis Kontrak

Pengadaan barang/jasa

Membuat Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang

meliputi, tahapan penyusunan kontrak, rumusan klausul

kontrak, ketentuan penyusunan kontrak, peran dan tanggung jawab, prosedur penyusunan kontrak, format dokumentasi

rancangan kontrak dan prosedur dokumentasi

rancangan kontrak


MENGIDENTIFIKASI ISI/MATERI POKOK

KONTRAK PBJ


Mengidentifikasi isi/materi Pokok Kontrak PBJ

Apa pengertian

Kontrak


penerimaan (Offer and

acceptance)

Pertimbangan (Consideration)

(Competent parties)

Legality Purpose


“Kontrak adalah sebuah perjanjian hukum antara dua pihak atau lebih yang bermaksud untuk membuat

suatu hubungan resmi yang berlaku menurut hukum”

International Trade Center (2010),

Kontrak mempunyai empat unsur dasar yaitu:

Penawaran dan



• Menyerahkan barang atau jasa

• Menyerahkan dokumen yang terkait dengan barang atau jasa

• Memindahkan title kepemilikan barang/jasa

• Meyakinkan bahwa barang/jasa dalam keadaan baik

• Secara umum, bertindak baik dan transaksi dengan wajar/adil

• Bertanggung jawab

Tanggung jawab penjual



• Menerima barang/jasa

• Membayar sesuai dengan harga yang disepakati

• bertindak dengan baik dan transaksi dengan wajar/adil

• Bertanggung jawab

Tanggung jawab pembeli


Asas Kebebasan Berkontrak

(freedom of contract

Asas konsensualisme (concsensualism)

Asas kepastian hukum (pacta sunt servanda )

Asas itikad baik (good faith)

Asas kepribadian (personality):



Di dalam suatu kontrak terdapat 5 (lima) asas yang dikenal menurut ilmu hukum perdata:

Pasal 1337 KUH Perdata disebutkan causa yang terlarang. Suatu sebab adalah terlarang apabila bertentangan dengan undang-undang, kesusilaan, dan ketertiban umum.


Syarat Sah Suatu Kontrak (Pasal 1320 KUHPerdata)

1. Sepakat mereka yang

mengikatkan diri

2. Kecakapan

untuk membuat suatu perikatan

Syarat Subyektif

1. Suatu hal tertentu

2. Suatu sebab yang

halal

Syarat Objektif

“Suatu hal tertentu” dalam Rumusan Pasal 1320 ayat (3) KUH Perdata adalah harus adanya objek perjanjian yg jelas.


a. Syarat - Syarat Umum Kontrak (SSUK),

b. Syarat - Syarat Khusus Kontrak (SSKK),

c. Spesifikasi teknis, KAK dan/atau gambar,

d. Daftar kuantitas dan harga; dan

e. Dokumen lainnya.


Dokumen Kontrak


JUDUL PERJANJIAN

I Bagian Pendahuluan • Pembuka • Identitas pihak-pihak • Penjelasan/ latar belakang kontrak (premis)

II Bagian Isi • Klausul Definisi • Klausul Transaksi • Klausul ketentuan yang sifatnya spesifik • Klausul ketentuan yang sifatnya umum

III Bagian Penutup • Kata Penutup • Tanda tangan

Lampiran • Dokumen Permintaan/Penawaran/ • Spesifikasi teknis • Dll

Skema bagian isi kontrak



Dispute Resolution Method

Melalui Jalur Peradilan

•Litigasi

(Litigation) •Arbitase

(Arbitration)

Melalui Jalur Non-Peradilan

•Pendapat Ahli

(Expertise) •Mediasi dan Konsiliasi (Mediation and Conciliation)

•Negosiasi

Metode Penyelesaian Perselisihan



MENENTUKAN JENIS KONTRAK PENGADAAN

BARANG/JASA


1. Kontrak Berdasarkan Pembayaran

Kontrak lump sum (fixed price)

Kontrak biaya yang dittagihkan

(cost reibursable)

Kontrak waktu dan biaya

(time and material)

2. Kontrak berdasarkan Metode Penyerahan

Proyek

Kontrak Desain dan Bangun

(Design & Build)

Kontrak Desain, Bangun dan Operasi (Design,

Build & Operate)

Kontrak Desain,Bangun, Operasi dan Perawatan

(Design, Build, Operate & Maintenance)

Kontrak Penyerahan terintegrasi

3. Kontrak di Organisasi Pemerintah

Kontrak berdasarkan cara pembayaran

Kontrak berdasarkan pembebanan Tahun

Anggaran

Kontrak berdasarkan sumber pendanaan

Kontrak berdasarkan jenis pekerjaan

3 Jenis Kontrak PBJ


Matriks Jenis Kontrak dan Hubungan diantaranya

Merupakan bagian integral dari suatu kontrak yang memuat syarat dan kondisi secara umum

(tidak dikhususkan untuk satu transaksi). SSUK merupakan standar organisasi dalam

melaksanakan pengadaan.

1. Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)

Sumb er : Civil Engineerin


• Untuk menghindari perbedaan interpretasi 1. DEFINISI

• Lingkup, batasan & ketentuan penerapan terhadap urutan hierarki dokumen kontrak

2. PENERAPAN

• Jika pembeli memiliki preferensi barang domestik 3. ASAL MATERIAL

• Proteksi penyalahgunaan informasi dan kebocoran rahasia dokumen

• Paten, hak cipta, merek dagang, merek layanan.

4.PENGGUNAAN DOKUMEN-DOKUMEN KONTRAK DAN INFORMASI

5.HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL

• Menjamin kewajiban penyedia dapat terlaksana untuk pihak terjamin

6. JAMINAN

• Siapa yang menanggung biaya asuransi 7. ASURANSI

Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)

• Bagaimana pengguna melakukan pembayaran 8. PEMBAYARAN

• Jumlah yang harus dibayar pembeli, harga satuan, pajak, dll

9. HARGA

• Tenaga kerja yang disediakan pengguna 10. PERSONIL

• Progress report/ laporan kemajuan pekerjaan 11. PENILAIAN PEKERJAAN SEMENTARA

• Kewajiban kedua belak pihak 12. KEWAJIBAN PARA PIHAK

• Lingkup penyelesaian pekerjaan

• Memahami kemungkinan potensi masalah yang bisa terjadi

13.JADWAL PELAKSANAAN PEKERJAAN

14.KLAUSUL-KLAUSUL LAIN

Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)

Ketentuan-ketentuan khusus yang terdapat pada suatu kontrak. (tata cara dan syarat perubahan kontrak, syarat pembayaran,

perbedaan harga, penalti dan lain lain)

2. Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)

1. Ketentuan perubahan

• Tambahan (addendum), penghapusan (deletion), koreksi atau perubahan yang sejenis

2. Tambahan dan/ atau penjelasan syarat-syarat umum kontrak

• harus dibaca sebagai suatu bagian yang tak terpisahkan dengan ssu kontrak


Sesuai dengan spesifikasi barang/jasa pada paket pengadaan/KAK

“Proses perumusan ssu dan sskk yang sesuai dengan spesifikasi barang/jasa”

•identifikasi dan daftar dari seluruh pihak dan pengguna

•dokumen permintaan

Alat atau metode:

•kuisioner •survey

•diskusi kelompok •workshop

•wawancara

•observasi

ssu dan sskk yang sesuai

dengan spesifikasi

produk/barang, lingkup

pekerjaan

Hasil (Output) Masukan (Input)

Proses Perumusan ssu dan sskk

•produk kriteria

•lingkup pengadaan barang/jasa •waktu penyelesaian pekerjaan/

penyerahan barang •kriteria penerimaan

•kualitas barang/jasa •apa yang termasuk dan tidak termasuk dari bagian pengadaan

3. Perumusan SSUK dan SSKK


Identifikasi

risiko-risiko

Menganalisa

risiko-risiko

secara kualitatif

dan kuantitatif

Membuat rencana

tindak lanjut

terhadap daftar

risiko-risiko :

•Menghindar/

Mengekplotasi

•Mitigasi/Meningk atkan

•Memindahkan/M

embagi

•Menerima

Risiko-risiko

dikelola oleh

organisasi

sendiri

Risiko –risiko

dipindahkan

atau dibagi

dengan

penyedia

Merumuskan ssu

dan sskk dengan

mengakomodasi

risiko risiko yang

dibagikan atau

dipindahkan

Dokumen kontrak

dengan risiko

risiko yang

terakmodasi dalam

ssu dan sskk

Pengawasan dan pengendalian risiko-risiko

2 3

4

Membuat keputusan

siapa dan

bagaimana

mengendalikan dan

mengawasi risiko-

risiko

5.a

5.b

1

6

7

Memperbaharui rencana pengadaan

dan dokumen pengadaan

Mempertimbangkan resiko pengadaan yang dituangkan dalam SSU dan atau SSKK

3. Perumusan

SSUK dan SSKK

Bagan alur perumusan ssu dan sskk dengan mempertimbangkan risiko-risiko

Risiko-risiko negatif

Kesempatan Positif

(kebalikan risiko-risiko negatif)

1.Menghindar (Avoid) 1.Mengekpoitasi (Exploit)

2.Mengurangi

(Mereduce/Mitigasi)

2.Meningkatkan (Enhance)

3. Memindahkan (transfer) 3. Membagi (share)

4. Menerima (Accept) 4. Menerima (Accept)

Teknik dalam menangani risiko yang biasa dipakai dalam pengelolaan risiko sebagai berikut:


3. Kontrak berdasarkan ketersediaan penyedia dan

posisi pengadaan di Supplier Positioning Model

4. Jenis Kontrak PBJ (lanjutan)

Bottleneck items - Pasar pasok yang sangat

cenderung termonopoli

- Siapkan rencana kontegensi

- Kembangkan alternative

pasokan secara internal - Jenis kontrak jangka panjang

Strategic items - Pasokan pasar yang sangat

sedikit dan susah untuk diganti

- Hubungan kerjasama dengan

penyedia

- Kembangkan alternatif

penyedia dari eksternal - Jenis kontrak jangka menengah

/jan gka panjang

Routine items - Banyak penyedia

- Prosedur pengadaan yang tepat

- Otomatisasi/delegasi

- Jenis kontrak dengan sistem

Leveragietems - Cukup banyak penyedia

- Sistem pemilihan kompetisi

- Pencarian yang aktif

- Jenis kontrak jangka pendek

Nilai Pengadaan


Hubungan dengan penyedia

Ris

iko S

upply

Kom

ple

ksi

tas

Tinggi

Tinggi Rendah

Rendah

MEMBUAT RANCANGAN

KONTRAK PENGADAAN

BARANG/JASA


Membuat Rancangan Kontrak PBJ

Tahapan pembuatan dokumen kontrak secara bertahap:

Munculnya kesepakatan dasar di antara para pihak untuk membuat perjanjian

Negosiasi atas rancangan perjanjian

Penandatanganan perjanjian

Penerapan perjanjian


Tahapan Pembuatan Dokumen Kontrak pada

proses pengadaan

Membuat

Rancangan

Kontrak PBJ

a n g a n K o n t r a k P B J M e n y u s u n R a n c

Tahap Awal Pengadaan

Pembuatan Permintaan (PR/CR)

Penentuan Tipe Dokumen Pemilihan

(RFQ/ITB/RFP)

Penentuan Tipe Dokumen Kontrak (Spot/Frame Agreemen/Fixed

Price/JV)

RFQ/ITB/RFP dikirim ke penyedia

Penyedia meresponse dengan penawaran

Evaluasi penawaran

Negosiasi

Pembuatan Draft Dokumen Kontrak

Penunjukan Pemenang (Contract Award)

Penandatanganan Dokumen Kontkra (Contract Sign)

Tahap Perencanaan

Pemilihan

Tahap

Pelaksanaan Pemilihan

Pelaksanaan Kontrak

Pengendalian dan Pengawasan Kualitas

Penjaminan Kualitas

Penerimaan hasil pengadaan barang/jasa

Penutupan Kontrak

Tahap Pelaksanaan Pengadaan

Tahap Penutupan Pengadaan

Proses penandatangan dokumen kontrak

Membuat

Rancangan

Kontrak PBJ


Rancangan Kontrak Rancangan Kontrak

Sepakat terhadap Rancanang Kontrak

Pengesahan Rancan gan Kontrak

Pengesahan Rancan gan Kontrak

M endapat pengesahan dari autoritas



Penandatangan dokumen kontrak

Level Pengesah

Level Operasional

Pembeli Penyedia

Level Kuasa penandatanganan

No Aspek dalam membuat rancangan kontrak pengadaan barang/jasa Keterangan

1 Dokumen pendukung informasi yang dilampirkan pada kontrak untuk menjadi referensi yang telah disetujui

2 Ketentuan Dokumen Pendukung Mudah diakses untuk identifikasi, Lengkap, akurat dan sistematik dalam susunannya, tersedia untuk audit, mempunyai hierarki yang jelas sebagai kesatuan dari dokumen kontrak

3 Rumusan Klausul Kontrak prinsip umum dan saran khusus

4 Ketentuan Penyusunan Kontrak perlu diperhatikan keselarasan dari setiap bagian kontrak , urutan yang berkesinambungan, kemudahan dalam pengidentifikasian sehingga mudah dipahami oleh semua pihak yang berkepentingan

5 Peran dan Tanggung Jawab Pihak yang bertanggung jawab adalah pengguna anggaran, pejabat pembuat komitmen, pejabat pengadaan, ahli hukum kontrak

6 Prosedur Penyusunan Kontrak Persiapan perumusan kesepakatan

7 Format Dokumentasi Rancangan Kontrak Memudahkan pelaksanaan kontrak termasuk pengawasan, pengendalian serta penerimaan hasil kontrak

8 Prosedur Dokumentasi Rancangan Kontrak Rencana menyusun program pelaksanaan evaluasi

Membuat Rancangan Kontrak PBJ


Detil kontrak aktifitas Komentar

Pertimbangan-pertimba ngan awal yang menjadi landasan kontrak

- [tambahkan poin-poin yg menjadi pertimbangan atau alasan dimulainya kontrak,

seperti keperluan pekerjaan/kebutuhan barang dll]

-

Penyaringan dan Pemilihan penyedia

- [tambahkan poin-poin dalam proses seleksi dan pemilihan penyedia]

Pengelolaan risiko-risiko

- [tambahkan poin-poin yang dilakukan dalam pengelolaan risiko]

-

Klausul-klaus ul kontrak

- [tambahkan poin-poin klausul yang perlu mendapatkan perhatian khusus]

Pelaksanaan(pengenda lian dan pengawasan kontrak)

[tambahkan poin-poin yang perlu diperhatikan dalam rangka pengawasan dan

pengendalian kontrak]

Tindak lanjut setelah penyelesaian kontrak

[tambahkan poin-poin tindak lanjut yang perlu dilakukan setelah perhatian khusus]

Contoh Dokumentasi Rancangan Kontrak Kontrak No. : Nama Penyedia: Nama PPK :

Membuat

Rancangan

Kontrak PBJ


Direktorat Penanganan Permasalahan Hukum


Sari Melani

081280434464

Documents

Menyusun Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa · PDF filepermintaan dan ketersediaan barang /jasa, juga akan dibahas mengenai elemen kontrak, hukum kontrak, ... Kontrak Desain,