MERKI NA ZAŠTITA NA ARHIVSKA GRA ĐA VO DEPOATA NA

G. Stojanov, S. Todorovska: Merki na zaštita na arhivska građa a vo depoata na državniot arhiv na Republika Makedonija

15

MERKI NA ZAŠTITA NA ARHIVSKA GRAĐA VO DEPOATA NA DRŽAVNIOT ARHIV NA REPUBLIKA MAKEDONIJA

Gace Stojanov *, Stanojka Todorovska **

UDK: 930.253(497.17)

Gace Stojanov, Stanojka Todorovska: Merki na zaštita na arhivska građa vo depoata na državniot arhiv na Republika Makedonija. Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja, št. 1, Maribor 2002, str. 15 – 26.

Izvirnik v makedonščini, izvleček v makedonščini in angleščini, povzetek v angleščini

Zaštitata na arhivskata građa e edna od osnovnite zadači na Državniot arhiv na Republika

Makedonija i opfaća 3 heterogeni podračja i toa: administrativna zaštita (zaštita po pat na

evidentirawe), preventivna zaštita i zaštita po pat na konzervacija i restavracija.

UDC: 930.253(497.17)

Gace Stojanov, Stanojka Todorovska: Measures for the Protection of Archives in Repositories of the State Archives of Macedonia. Technical and Field Related Problems of Traditional and Electronic Archiving. Conference Proceedings, Maribor 1/2002, No. 1, pp. 15 – 26.

Original in Macedonian, abstract in Macedonian and English, summary in English.

The protection of the archive records is one of the basic tasks of the State Archives of the Republic of Macedonia and includes 3 heterogeneous fields: 1) the protection by keeping a file on archive records according to the instruction for a unique and compulsory keeping of a file of the archive records and archive groups in the State Archives of the Republic of Macedonia, 2) the preventive protection of the archive records and technical equipment in order to acquire the best protection of archive records in the repositories.

Državniot arhiv na Republika Makedonija kako edinstvena specijalizirana ustanova od

nacionalen karakter ima zadača da pribira, čuva i vrši zaštita so primena na sovremena tehničko-

tehnološka zaštita, prisposobena na site promeni vo političkiot, opštestveniot i stopanskiot život

vo državata1.

Edinstveniot sistem na zaštita na arhivskata građa vo Državniot arhiv na Makeodnija

(Centralen del so 9-te PO na Arhivot) se temeli vrz edinstvena stručna metodologija na rabotni

zadači so soodvetno izgotveni normativni akti za rabota kako: Pravilnik za zaštita na arhivskata

građa vo Arhivot; Upatstvo za edinstveno i zadolžitelno evidentirawe na arhivskata građa i

fondovite; Pravilnik i Upatstvo za valorizacija, kategorizacija, mikrofilmuvawe i kopirawe na

arhivskata građa; Upatstvo za mikrofilmuvawe na tehnička dokumentacija i sl.

* Gace Stojanov, rakovoditel na Oddelenie za evidencija i zaštita na arhivska građa vo Državniot arhiv na Republika

Makedonija.

** M-r Stanojka Todorovska, rakovoditel na Sektor za zaštita na arhivskata građa vo Državniot arhiv na Republika Makedonija.

1 Čl. 35 od Zakonot za arhivska građa (Sl. vesnik na RM br. 36/90 i 36/95).

Iz arhivske prakse

16

Vakviot pristap vo rabotata ovozmoži pogolema racionalizacija i postigawe zgolemeni

efekti so edinstven način na pratewe na rezultatite od stručnata rabota, što pretstavuva interes i

na rabotata i na državata.

Državniot arhiv na Republika Makeodnija kako edinstvena upravna republička institucija

od poseben državen interes vo svoite depoa (Centralen del so 9-te PO)2 čuva i zaštituva 6705

fondovi i zbirki vo vkupna količina na originalna arhivska građa od 56.484.000 dokumenti od

koi vo Centralniot del na Arhivot 1.243 fonda ili 3.940 m1, a vo PO na Arhivot se čuvaat 5.462

fonda i zbirki ili 7.356 m1 ili vkupno 11.296 m

1.

Arhivot poseduva i mikrofilmuvana arhivska građa vo vkupna količina od 11.208.450

snimki i toa od zaštitno mikrofilmmuvawe i istražuvawa vo stranskite arhivi.

Arhivskata građa što se čuva i zaštituva vo Državniot arhiv na Republika Makedonija se

odnesuva na raritetni staroslovenski rakopisi od XII-XV vek, osmanliskoto vladeewe vo

Makedonija od XV vek do početokot na HH vek, od periodot na prerodbata i nacionalno-

osloboditelnoto dvižewe vo XIX i početokot na HH vek, periodot među balkanskite vojni,

Prvata i Vtorata svetska vojna, NOV, semejni i lični fondovi na istaknati revolucioneri, kulturni,

prosvetni i politički rabotnici, značajni trgovski familii i od povoeniot period (organi na

upravata i vlasta, pravosudni organi, prosvetni, kulturni, naučni, zdravstveni ustanovi, fondovi

od stopanstvoto i bankarstvoto, opštestveno-politički organizacii, društva i združenija).

Zaštitata na arhivskata građa e edna od osnovnite zadači na Državniot arhiv na Republika

Makedonija i opfaća tri heterogeni podračja i toa: administrativna (zaštita po pat na

evidentirawe), preventivna i konzervacija i restavracija.

Zaštitata po pat na evidentirawe započnuva so samoto sozdavawe na dokumentite kaj

imatelite na dokumentaren materijal i prodolžuva po prezemaweto vo arhivite kade se vrši

nejzino evidentirawe soglasno Upatstvoto za edinstveno i zadolžitelno evidentirawe na

arhivskata građa.3 So primenata na ova Upatstvo se izvrši usoglasuvawe na osnovnite evidencii

koi gi reguliraat prašawata vo vrska so edinstvenite metodi na evidentiraweto, stručnata rabota

vo depoata i načinot na negovata primena. Upatstvoto gi opfaća slednive evidencii: Zapisnik za

primo-predavawe na arhivskata građa, Kniga za prezemena arhivska građa, Kniga na

mikrofilmuvana arhivska građa; Kniga na otkupena i podarena arhivska građa; Kniga na

deponirana arhivska građa; Registar na arhivski fondovi i zbirki; Dosie na arhivski fond ili

zbirka; Raboten karton, Topografski vodič ili kartoteka vo arhivsko depo vo Arhivot na

Makedonija. Izrabotena e topografska kartoteka na fondovite i zbirkite koi se predadeni vo

depoata kako definitivno sredeni-obraboteni.

Evidentiraweto se vrši na celokupnata arhivska građa što se naođa vo Državniot arhiv na

Republika Makedonija, a osnovna edinica na evidentiraweto e arhivski fond ili zbirka.

1. Zapisnikot za primopredavawe na arhivskata građa se izgotvuva među Državniot arhiv na

Republika Makedonija i imatelite na arhivska građa i dokumentaren materijal so

primopredavawe na arhivskata građa po istekot na zakonskiot rok na čuvawe (Zakon za

arhivska građa), prestanok so rabota na imatelot na arhivskata građa, po pat na podarok,

otkup, depozit i sl.

Pri prezemawe na arhivskata građa vo Državniot arhiv na Republika Makedonija pokraj

zapisnikot se izgotvuvaat i slednive akti:

2 Čl. 12 od Zakonot za organizacija i rabota na organite na državnata uprava (Sl. vesnik na RM br. 58/2000).

3 “Makedonski arhivist”, godina XV do XVI, Skopje 1987, 91.


17

• popis na arhivska građa (opfaća ime i sedište na fondoobrazovatelot, granični godini na

fondoobrazovatelot, sumaren ili analitičen opis na arhivskata građa i količina izrazena vo

arhivski kutii i knigi) i

• kratok istorijat na fondoobrazovatelot na arhivska građa.

2. Knigata za prezemena arhivska građa (Vlezen inventar) e edna od osnovnite i

zadolžitelni evidentni sredstva vo Državniot arhiv na Republika Makedonija, vo

koja se zaveduva celokupnata arhivska građa (osven deponiranata) prezemena na

trajno čuvawe. Redniot broj na VI neprekinato teči od edna do druga godina.

(Obrazec br. 1)

Za polesna manipulacija od Knigata za prezemena arhivska građa se izgotvuvaat 3

vida kartoteki i toa: hronološka, imenska i po dejnosti. (Obrazec br. 1a.)

Obrazec br. 1

Iz arhivske prakse

18

Obrazec br. 1a

3. Kniga na mikrofilmuvana arhivska građa se vodi za site vidovi mikrofilmovi (zaštitno

mikrofilmuvawe, razmena, istražuvawa vo stranstvo) i sl.

Za polesna manipulacija se izgotvuvaat kartoteki hronološka i kartoteki po zemji, gradovi

i arhivi. (Obrazec br. 2 i br. 2a).

Obrazec br. 2 i br. 2a

4. Registar na arhivski fondovi i zbirki se vodi so cel da se utvrdi brojot na fondovite i

zbirkite vo Državniot arhiv na Republika Makedonija. Brojot na fondot, zbirkata,


19

dobien so evidentiraweto vo Registarot e nepromenliv i po toj broj se vodi fondot,

zbirkata vo site drugi evidentni i informativni pomagala (istiot e eden od elementite za

signaturataa na arhivskata građa). (Obrazec br. 5).

Obrazec br. 5

5. Dosie na arhivski fond ili zbirka se formira za sekoj arhivski fond ili zbirka koi se

prezemeni na trajno čuvawe vo Državniot arhiv na Republika Makedonija. Istoto se sostoi

od dva dela:

• dokumentacija što se sozdava do predavaweto na arhivskata građa vo Državniot arhiv na

Republika Makedonija i

• dokumentacija sozdadena pri sreduvawe-obrabotka na fondot i zbirkata vo Državniot

arhiv na Republika Makedonija. (Obrazec br. 6).

6. Raboten karton e evidentnoto sredstvo koe go sledi fondot, zbirkata od prezemaweto vo

Državniot arhiv na Republika Makedonija preku sreduvawe-obrabotka i tehnička zaštita

na arhivskata građa (mikrofilmuvawe, konzervacija, restavracija i ukoričuvawe). Prilog: 6

(Obrazec br. 7).

Za arhivskata građa koja se prezema vo Državniot arhiv na Republika Makedonija po pat

na otkup, podarok ili depozit se evidentiraat vo Kniga za otkupena i podarena arhivska građa i

Kniga na deponirana arhivska građa.

Vo Državniot arhiv na Republika Makedonija se vrši sreduvawe-obrabotka na arhivski

fondovi i zbirki koi vo depoata se primaat komisiski i za niv se vodi Kniga na sredeni fondovi i

zbirki i Kniga na obraboteni fondovi. (Obrazec br. 14)

Iz arhivske prakse

20

Obrazec br. 6


21

Iz arhivske prakse

22

Obrazec br. 7

Po izvršenoto evidentirawe na arhivskite fondovi i zbirki se vrši detalno topografsko

signirawe na depoata po katovi, raftovi i polici, (so rimski i arapski brojki), a potoa istite se

smestuvaat na niv po oblasta na dejnosta na imatelite na fondovite i zbirkite.


23

Obrazec br. 14

Po smestuvaweto na arhivskata građa na raftovite se izgotvuva Topografski vodač i

Topografska kartoteka na fondovite i zbirkite vo depoata. (Obrazec br. 13)

Obrazec br. 13

Preventivnata zaštita se sostoi vo smestuvawe na arhivskata građa vo namenski izgradeni

depoa pri relativna vlažnost od 55-65% i temperatura od 15-18oS. Reguliraweto na vlažnosta i

temperaturata vo depoata na Državniot arhiv na Republika Makedonija se vrši avtomatski so

sistem za regulirawe na temperatura i relativna vlažnost ili so prirodno provetruvawe na

prostoriite.

Iz arhivske prakse

24

Depoata vo Državniot arhiv na Republika Makedonija imaat specijalni stranični prostori

koi se zaštiteni od direktna sončeva svetlina (bidejći samoto prozorsko staklo ja apsorbira

ultravioletovata svetlina do 340 mili mikrona) koja doveduva do teški oštetuvawa i na hartijata i

na mastilata so koi se pišuvani dokumentite.

Važna preventivna merka za zaštita e čuvawe na arhivskata građa vo suvi prostorii kako i

održuvawe na higienata vo depoata i sprečuvawe na štetnoto dejstvo na prašinata i drugite

nečistotii (zagaduvawa od vozduhot, so SO2, YO2) i sl. Arhivskata građa se zaštituva od

oštetuvawe so čuvawe vo specijalni arhivski kutii koi se izrabotuvaat vo Državniot arhiv i se

smestuvaat vo depoata koi se opremeni so metalni polici, metalni sandaci, metalni kasi,

specijalni polici za čuvawe na tehnička dokumentacija otporni na korozija, svetlina, vlaga i sl.

Za zaštita na arhivskata građa od požar depoata se izolirani od administrativniot del na

zgradata so pomoš na metalni vrati, a isto taka i katovite se odvoeni eden od drug so metalni

vrati. Depoata se snabdeni so sistemi za protivpožarna zaštita koi vo slučaj na pojava na požar

vednaš alarmiraat što ovosmožuva prevsemawe na soodvetni merki za negovo sprečuvawe.

Prezemawe na arhivska građa vo Državniot arhiv na Republika Makedonija glavno se

vrši od državnite organi i organizacii kako Sobranie na Republika Makeodnija, Vladata na

Republika Makedonija, ministerstvata na Republika Makedonija kako i drugi poznačajni organi

koi imaat lokalno značewe i toa vo sredena, odbrana i evidentirana sostojba so opis i popis.

Po prezemaweto na arhivskata građa vo Državniot arhiv na Republika Makedonija se

prezemaat merki na zaštita po pat na obesprašuvawe vo specijalno konstruirana komora za

obesprašuvawe. Vo Državniot arhiv na Republika Makedonija e praksa, ednaš do dvapati

godišno, da se vrši dezinfekcija, a po potreba i deratizacija. Po izvršenite zaštitni merki i

smestuvawe vo depoata, Komisijata za valorizacija, kategorizacija, mikrofilmuvawe i kopirawe

na arhivska građa od prezemenite fondovi vrši izbor i dava predlozi za nejzino mikrofilmuvawe,

konzervacija, restavracija i sl.

Za obezbeduvawe na pogolema zaštita na arhivskata građa što se čuva vo depoata na

Državniot arhiv na Republika Makedonija se vgradeni slednite sistemi:

• Sistem za regulirawe na temperaturata i relativnata vlažnost;

• Sistem za provala i kražba;

• Sistem za pristap vo depoata;

• Sistem za video nadzor;

• Sistem za protivpožarna zaštita.

Rabotata na ovie sistemi permanentno se prati preku kompjuteri vo specijalna monitoring

prostorija.


25

LITERATURA:

• Državen arhiv na Republika Makedonija, Aktuelnite zadači na arhivite vo vremeto na tranzicijata (Međunarodna trkalezna

masa), Ohrid, 1996, 194.

• Čučnik-Majcek, N.: Zapis v čas (Osnove varzuvanja in knjižničnega in arhivskega gradiva), Ljubljana, 1996.

• Radosavlević, V.: Zaštita i čuvawe na bibliotečna i arhivska građa, Beograd, 1981, 67.

• Ribkin-Puškadija, T.: Zaštita arhivska grđe od štetnog djelovawa sunčanog svijetla, Arhivski vjesnik, 1963, 268-276.

• Ribkin, T.: Vlaga u arhivskim spremištima, Arhivski vjesnik, 1960; 279-288.

• Bijelić, N.: Faktori koji utiču na postojanost arhivskog materijala i preventivne mere za wegovu zaštitu, Vojno-ekonomski

pregled, 1968; 359-366.

• Ribkin, T.: Čišćewe, dezinfekcija i dezinsekcija arhivske građe i spremišta, Arhivski vjesnik, 1962, 373-395.

• Ribkin, T.: Problemi konzervacije i restavracije arhivskih dokumenata i kniga, Arhivist, 1972, 128-156.

SUMMARY

MEASURES FOR THE PROTECTION OF ARCHIVES IN REPOSITORIES OF THE STATE

ARCHIVES OF MACEDONIA

The protection of the archive records is one of the basic tasks of the State Archives of the Republic of Macedonia and includes 3 heterogeneous fields: 1) the administrative protection (protection by keeping a file on archive records), 2) the preventive protection and protection by means of conservation and restoration.

The protection by keeping a file on archive records is performed according to the instruction for a unique and compulsory keeping of a file of the archive records and archive groups in the State Archives of the Republic of Macedonia, which includes the following notations: the minutes of the transfer of archival records; the book about taking over the archive records (the entry inventory; the book about microfilmed archive records; the book with the purchased and the presented archive records; the book containing the stored archival records; the register and the file of archive groups and collections; the working card; the topographic guideline or the card file of the archive repositories in the State Archives of the Republic of Macedonia).

The preventive protection of the archive records in the State Archives of the Republic of Macedonia is performed in the appropriate repositories where the records are protected from direct sunlight and kept on constant temperature and relative humidity according to the archive standards. In order to acquire the best protection of the storage of archival records in the repositories of the State Archives of the Republic of Macedonia, the following systems are in use:

• The system for controlling temperature and relative humidity; • The system for access to the repositories; • The system against burglary and theft; • The video supervision system and • The fire prevention system.

The function of these systems is permanently supervised by means of computers in a special monitor-room.

POVZETEK

Iz arhivske prakse

26

UKREPI ZA VARSTVO ARHIVSKEGA GRADIVA V SKLADIŠČIH DRŽAVNEGA ARHIVA REPUBLIKE MAKEDONIJE

Varovanje arhivskega gradiva je ena izmed osnovnih nalog Državnega arhiva Makedonije in vključuje tri heterogena področja: administrativno zaščito (vodenje evidenc o gradivu), preventivno zaščito in zaščito s pomočjo konzervacije in restavracije gradiva.

Administrativna zaščita gradiva se izvaja v skladu z navodilom o obveznem vodenju evidenc o arhivskem gradivu in arhivskih fondih v Državnem arhivu Makedonije.

Preventivna zaščita arhivskega gradiva v Državnem arhivu Makedonije se uresničuje v namensko grajenih arhivskih skladiščih, kjer je gradivo zaščiteno pred vplivom sončne svetlobe, pod standardno določeno temperaturo in relativno vlago. Da bi zagotovili najboljšo možno zaščito arhivskega gradiva v skladiščih, so vgrajeni tile sistemi:

• sistem za regulacijo temperature in relativne vlage

• sistem za nadzorovanje dostopa v skladišče

• varnostni sistem

• video nadzorni sistem

• požarnovarnosni sistem.

Funkcije omenjenih sistemov se ves čas strogo nadzorujejo s pomočjo računalniških sistemov v posebnih nadzornih sobah.

Documents

MERKI NA ZAŠTITA NA ARHIVSKA GRA ĐA VO DEPOATA NA