I. PENDAHULUAN Persediaan (inventory) adalah salah satu aset
yang sangat mahal dalam suatu perusahaan. Pada satu sisi, manajemen
perusahaan menghendaki biaya yang tertanam pada persediaan itu
minimum, namun di lain pihak manajemen juga harus menjaga agar
persediaan tidak habis dan mengganggu proses produksi yang
berjalan. Persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat
diartikan sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber
daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih
lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat
berupa kegiatan produksi seperti dijumpai pada sistem manufaktur,
kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistem distribusi ataupun
kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga. Keberadaan
persediaan atau sumber daya menganggur ini dalam suatu sistem
mempunyai suatu tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena
sumber daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika sumber daya
tersebut dibutuhkan. Sehingga, untuk menjamin tersedianya sumber
daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika
dibutuhkan. Adanya persediaan menimbulkan konsekuensi berupa
resiko-resiko tertentu yang harus ditanggung perusahaan akibat
adanya persediaan tersebut. Persediaan yang disimpan perusahaan
bisa saja rusak sebelum digunakan. Selain itu perusahaan juga harus
menanggung biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan
tersebut. Manajemen harus mengatur agar perusahaan berada pada
suatu kondisi yang dapat memenuhi kedua kepentingan tersebut. Yang
dikategorikan sebagai persediaan adalahraw materials, work in
process dan finished goods. Setiap perusahaan memiliki jenis,
perencanaan dan sistem pengendalian peersediaan yang spesifik.
Persoalan utama dalam pengelolaan persediaan ini terkandung dalam
dua pertanyaan utama, yaitu: berapa banyak harus disediakan dan
kapan penyediaan itu dilakukan. II. PEMBAHASAN Reviews periodik
atau PR adalah proses penilaian, pemantauan dan pelaporan pada
kebutuhan. Tujuan dari tinjauan ini adalah untuk menyediakan data
yang obyektif dan kredibel yang dapat digunakan untuk menargetkan
bantuan dan menginformasikan penilaian masa depan. Ini berusaha
untuk menginformasikan strategi bantuan kemanusiaan dan perubahan
program untuk kepentingan rakyat. Ini pada dasarnya merupakan
penyedia data yang relevan pada situasi dan kebutuhan masyarakat
yang terkena dampak, koordinasi dapat diperkuat di seluruh sektor
dan antara aktor-aktor internasional dan domestik dengan demikian
membantu meringankan penderitaan dan mempercepat proses pemulihan.
Peninjauan berkala (periodic review) merupakan evaluasi secara
berkala pada setiap periode tertentu terhadap seluruh dokumen
validasi yang telah disusun, meliputi peninjauan Rencana Induk
Validasi (Validation Master Plan), review terhadap protokol
dan laporan validasi serta review terhadap seluruh rekomendasi
yang dihasilkan pada saat pelaksanaan validasi. Jangka waktu
peninjauan kembali ditetapkan oleh Komite Validasi atau oleh QA
Manager melalui Prosedur Tetap (protap) Peninjauan Berkala Dokumen
Validasi. Sebagaimana dalam sistem dokumentasi lainnya, peninjauan
berkala dilakukan oleh QA Manager dengan cara membandingkan kondisi
dinamis objek validasi dengan kondisi terkini. Apabila diperlukan,
misalnya adanya kegagalan produksi yang berulang-ulang pada produk
tertentu, maka perlu dilakukan validasi ulang (revalidasi).
Validasi ulang merupakan suatu pengulangan dari validasi sebelumnya
untuk memperoleh kepastian bahwa perubahan dalam proses atau
lingkungan yang sengaja atau tidak disengaja yang tidak
mengakibatkan dampak yang merugikan terhadap karakteristik proses
dan mutu produk. Revalidasi dapat pula diartikan sebagai peninjauan
kembali terhadap dokumen validasi yang telah disusun (protokol dan
laporan validasi) dan selanjutnya dibandingkan dengan kondisi
terkini (current situation). Demikian pula untuk produk-produk yang
jarang diproduksi (untuk validasi proses produksi), perlu dilakukan
revalidasi setelah 1-2 tahun meskipun tidak ada perubahan. Adanya
penolakan produk (rejected product), baik internal rejection maupun
eksternal rejection, juga memerlukan kajian mendalam serta
peninjauan menyeluruh terhadap seluruh fasilitas produksi, termasuk
sarana atau prasarana produksi, sarana penunjang, kualitas dan atau
spesifikasi bahan awal, proses produksi, mesin atau peralatan
produksi, prosedur pengujian dan lain-lain. Peninjauan berkala yang
dilakukan selanjutnya dilakukan dalam laporan Peninjauan Berkala
(Periodic Review Report) sebagai bahan kajian untuk melakukan
berbagai perubahan, sehingga kualitas produk dapat dijada secara
konsisten. Tujuan Peiodic Review adalah : Menjaga agar proses tetap
up-to-date/ relevandate/ relevan Menjamin terselesaikannya
permasalahan yang tidak terselesaikan pada tingkat yang rendah
Menjamin semua permasalahan terevaluasi
Pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko
dan proses sangat penting untuk memastikan efektivitas, efisiensi,
dan relevansi dalam mendukung kinerja organisasi secara
keseluruhan. Mereka juga memberikan umpan balik kepada manajemen
dan pihak berkepentingan lainnya, baik dalam organisasi dan
pemerintah secara luas. Umpan balik, observasi, dan rekomendasi
yang dikumpulkan selama kegiatan pemantauan dan meninjau membantu
organisasi menentukan ada atau tidak
pendekatan manajemen risiko dan proses yang mencapai hasil yang
diharapkan dan membantu mengidentifikasi potensi kesenjangan,
inefisiensi, dan kesempatan untuk perbaikan. Dalam menentukan
strategi untuk pemantauan dan review periodik dari pendekatan
manajemen risiko dan proses, organisasi mungkin ingin
mempertimbangkan:
peran dan tanggung jawab, termasuk memastikan bahwa manajemen
senior yang terlibat dalam pemantauan dan peninjauan kinerja
pendekatan manajemen risiko dan proses;
penggunaan fungsi pengawasan yang ada seperti audit internal,
evaluasi dan fungsi jaminan kualitas;
waktu review; mekanisme pelaporan untuk berkomunikasi pelajaran,
yang sesuai, dari pemantauan dan peninjauan pendekatan manajemen
risiko organisasi dan proses untuk stakeholder internal dan
eksternal, dan
keterlibatan dengan anggota. mendukung kegiatan pemantauan dan
review, organisasi harus
Untuk
mempertimbangkan memiliki di tempat:
didokumentasikan hasil yang diharapkan terkait dengan
pengelolaan risiko, apakah meminimalkan kejadian negatif atau
memanfaatkan kesempatan, dan
indikator untuk mengukur kinerja yang selaras dengan kinerja
keseluruhan kerangka organisasi manajemen dan yang terakhir secara
periodik untuk kesesuaian.
Dalam
melakukan
pemantauan
dan
review
periodik,
beberapa
kegiatan
mempertimbangkan untuk melakukan mencakup:
mengukur dan melaporkan kemajuan dari pendekatan manajemen
risiko dan proses terhadap strategi implementasi keseluruhan;
pengukuran dan pelaporan kinerja dari pendekatan manajemen
risiko dan proses untuk:
o
mengkonfirmasi bahwa manajemen risiko adalah menambahkan nilai
sebagai komponen kunci dari pengambilan keputusan, perencanaan
bisnis, alokasi sumber daya, manajemen dan operasional yang
diberikan lingkungan internal dan eksternal;
o
memvalidasi bahwa manajemen risiko organisasi pendekatan dan
proses yang sesuai dengan kebutuhan manajemen risiko dan tetap
responsif terhadap konteks eksternal dan internal termasuk
mandatnya, prioritas, budaya risiko organisasi, kapasitas manajemen
risiko, dan partner dan kepentingan stakeholder, dan
o
memastikan relevansi berkelanjutan, efektivitas dan efisiensi
dari pendekatan manajemen risiko dan proses, dalam hubungannya
dengan mandat dan hasil kunci dan prinsip-prinsip manajemen risiko
berkembang (termasuk kebijakan yang relevan dan alat pendukung)
menilai mana departemen terletak pada model kemampuan manajemen
risiko, yang didasarkan pada upaya pelaksanaan dan kemajuan sampai
saat ini;
melakukan scan lingkungan periodik untuk pendekatan baru,
alat-alat dan ideide, dan menilai kepatuhan terhadap hukum,
peraturan dan kebijakan. (Anonim, 2009)
Fungsi pengendalian persediaan pada suatu perusahaan antara lain
adalah: a. Menghindari keterlambatan pengiriman b. Menghindari ada
material/part yang rusak c. Menghindari kenaikan harga d.
Mendapatkan diskon bila membeli dalam jumlah tertentu e. Menjamin
kelangsungan produksi Salah satu tujuan dari pengendalian
persediaan adalah meminimalkan biaya-biaya yang timbul akibat dari
adanya persediaan tersebut. Adapun biaya-biaya tersebut adalah: a.
Holding cost Holding cost adalah biaya yang ditimbulkan oleh
penyimpanan persediaan dalam gudang pada periode waktu tertentu,
termasuk pula di dalamnya biaya asuransi, penyusutan, bunga dan
lain-lainnya. b. Ordering/Setup cost. Ordering cost adalah biaya
yang ditimbulkan oleh adanya kegiatan pemesanan persediaan dalam
sekali pesan, misal: formulir, supplies, proses pemesanan dan
administrasi; selama bahan/barang belum tersedia untuk diproses
lebih lanjut. Sementara setup cost adalah biaya untuk mempersiapkan
mesin atau proses
produksi untuk membuat suatu pesanan atau biaya-biaya yang
dibutuhkan untuk melakukan penyesuaian pada saat bahan/barang
diproses. Secara prinsip, setup cost adalah order cost pada saat
bahan telah/sedang diproses. Pada banyak kasus, setup cost sangat
berkorelasi dengan setup time(setup time dapat dieliminasi dengan
inovasi mesin dan perbaikan standard bahan baku). c. Stock out
cost, Stock out cost adalah kerugian akibat demand tidak terpenuhi
pada periode tertentu seperti: kehilangan penjualan, kehilangan
pelanggan, biaya pemesan-an khusus, adanya selisih harga,
terganggunya operasi, dan tambahan pengeluaran kegiatan manajerial.
Metode yang digunakan untuk pengendalian persedian probalistik
adalah: 1. Sistem Q (Continuous Review Method) Metode Q, yaitu
menganut aturan bahwa jumlah ukuran pemesanan (kuantitas pemesanan)
selalu tetap untuk setiap kali pesan, sehingga saat pemesanan
dilakukan akan bervariasi. Sistem Q memecahkan persoalan persediaan
probabilistik dengan memandang bahwa posisi barang yang tersedia di
gudang sama dengan posisi persediaan barang pada sistem determistik
dengan menambahkan cadangan pengaman (Safety Stock). Pada
prinsipnya sistem ini adalah hampir sama dengan model inventory
probabilistik sederhana kecuali pada tingkat pelayanannya. Kalau
pada modelinventory probabilistik sederhana tingkat pelayanan
ditetapkan sedangkan dalam Sistem Q tingkat pelayanan akan dicari
optimalisasinya. Pada sistem Q ini setiap kali pemesanan dilakukan
dalam jumlah lot pesanan yang sama (karena itu disebut metode Q).
Untuk memudahkan implementasinya, sering digunakan visual review
system dengan metode yang disebutTwo Bin System: Dibuat dua bin
(tempat) penyimpanan; Bin I berisi persediaan sebesar tingkat
reorder point; Bin II berisi sisanya. Penggunaan stock dilakukan
dengan mengambil isi Bin II; jika sudah habis artinya pemesanan
harus dilakukan kembali; sementara menunggu pesanan datang, stock
pada Bin I digunakan Asumsi yang perlu dperhatikan pengendalian
Sistem Q ini adalah: Biaya simpan per unit tetap Biaya setiap kali
dilakukan pemesanan ulang adalah tetap Waktu tunggu tetap (dalam
keadaan normal), sehingga keterlambatan bahan baku tidak ada pada
saat menggunakan metode
Permintaan bahan baku bervariasi Setiap jenis item diperoleh
dari penjualan yang berlainan Pembelian tidak mendapat potongan
harga Kedatangan bahan yang tidak sekaligus akan menimbulkan biaya
tambahan 2. Sistem P (Periodic Review Method) Metode P, yaitu
menganut aturan bahwa saat pemesanan bersifat reguler mengikuti
suatu periode yang tetap (mingguan, bulanan, dsb), sedangkan
kuatititas pemesanan akan berulang ulang. Sistem pengendalian
dengan sistem P adalah suatu sistem pengendalian persediaan yang
jarak waktu antar dua pesanan adalah tetap. Persediaan pengaman
dalam sistem ini tidak hanya dibutuhkan untuk meredam fluktuasi
permintaan selama lead time, tetapi juga untuk seluruh konsumsi
persediaan. Pada sistem P ini setiap kali pesan jumlah yang dipesan
sangat bergantung pada sisa persediaan pada saat periode pemesanan
tercapai; sehingga setiap kali pemesanan dilakukan, ukuran lot
pesanan tidak sama. Permasalahan pada sistem P ini adalah terdapat
kemungkinan persediaan sudah habis sebelum periode pemesanan
kembali belum tercapai. Akibatnya, safety stock yang diperlukan
relatif lebih besar. Metode P relatif tidak memerlukan proses
administrasi yang banyak, karena periode pemesanan sudah dilakukan
secara periodik. Untuk memudahkan implementasinya, digunakan visual
review system dengan metode yang disebutOne Bin System: Dibuat Bin
yang berisikan jumlah inventory maksimum. Setiap kali periode
pemesanan sampai tinggal dilihat berapastock tersisa dan pemesanan
dilakukan untuk mengisi Bin penuh.
Bagan Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Perbandingan
antara Sistem Q dan Sistem P adalah sebagai berikut:
Kebijaksanaan Persediaan Secara garis besar kebijaksanaan
persediaan terbagi dua, yaitu Periodic Review (R,r) Policy dan
Continous Review (Q,r) Policy. Untuk Periodic Review (R,r) Policy
persediaan dihitung hanya pada saat periode yang ditentukan, jika
pada saat itu persediaan yang ada berada dibawah titik minimum
persediaan yang ditetapkan (reorder point), maka dilakukan
pemesanan. Sedangkan jika persediaan diatas reorder point, maka
tidak dilakukan pemesanan. Periodic Review (R,r) Policy ini dapat
digambarkan seperti pada gambar berikut :
Pada gambar 11.2, pada saat t1, jumlah persediaan (I1) berada
diatas reorder point (r), sehingga tidak dilakukan pemesanan.
Setelah selang waktu T, yaitu pada saat t2, dilakukan pemesanan
sejumlah Q2=R-I2 unit, karena pada saat itu jumlah persediaan (I2)
berada dibawah reorder point. Perlu dicatat, bahwa pesanan tidak
diterima seketika, sehingga jumlah persediaan berkurang terus
sepanjang leadtime sampai pesanan diterima. Pada gambar, pesanan
yang dibuat pada t3 tidak diterima sampai persediaan habis dan
terjadi kekurangan persediaan. Pada Continous Review (Q,r) Policy,
sisa persediaan diperiksa terus-menerus, setiap ada bahan yang
masuk atau keluar, dilakukan pencatatan. Order akan dilakukan
setiap kali jumlah persediaan mencapai reorder point. Continous
Review (Q,r) Policy ini dapat digambarkan seperti pada gambar
berikut :
Pada gambar diatas, setiap kali jumlah persediaan (I) sampai
pada titik reorder point, maka dilakukan pemesanan. Namun, pesanan
ini tidak akan diterima seketika sesuai leadtime. Sehingga, ketika
penggunaan sepanjang leadtime lebih besar dari reorder point, maka
akan timbul kekurangan. Pada gambar juga terlihat bahwasanya waktu
antara satu order dengan order berikutnya bervariasi, sedangkan
jumlah yang dipesan (Q) tetap.
Reviews periodik atau PR adalah proses penilaian, pemantauan dan
pelaporan pada kebutuhan. Tujuan dari tinjauan ini adalah untuk
menyediakan data yang obyektif dan kredibel yang dapat digunakan
untuk menargetkan bantuan dan menginformasikan penilaian masa
depan. Ini berusaha untuk menginformasikan strategi bantuan
kemanusiaan dan perubahan program untuk kepentingan rakyat. Ini
pada dasarnya merupakan penyedia data yang relevan pada situasi dan
kebutuhan masyarakat yang terkena dampak, koordinasi dapat
diperkuat di seluruh sektor dan antara aktor-aktor internasional
dan domestik dengan demikian membantu meringankan penderitaan dan
mempercepat proses pemulihan.
Tujuan Peiodic Review adalah : Menjaga agar proses tetap
up-to-date/ relevandate/ relevan Menjamin terselesaikannya
permasalahan yang tidak terselesaikan pada tingkat yang rendah
Menjamin semua permasalahan terevaluasi
Pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko
dan proses sangat penting untuk memastikan efektivitas, efisiensi,
dan relevansi dalam mendukung kinerja organisasi secara
keseluruhan. Mereka juga memberikan umpan balik kepada manajemen
dan pihak berkepentingan lainnya, baik dalam organisasi dan
pemerintah secara luas. Umpan balik, observasi, dan rekomendasi
yang dikumpulkan selama kegiatan pemantauan dan meninjau membantu
organisasi menentukan ada atau tidak pendekatan manajemen risiko
dan proses yang mencapai hasil yang diharapkan dan membantu
mengidentifikasi potensi kesenjangan, inefisiensi, dan kesempatan
untuk perbaikan. Dalam menentukan strategi untuk pemantauan dan
review periodik dari pendekatan manajemen risiko dan proses,
organisasi mungkin ingin mempertimbangkan:
peran dan tanggung jawab, termasuk memastikan bahwa manajemen
senior yang terlibat dalam pemantauan dan peninjauan kinerja
pendekatan manajemen risiko dan proses;
penggunaan fungsi pengawasan yang ada seperti audit internal,
evaluasi dan fungsi jaminan kualitas;
waktu review; mekanisme pelaporan untuk berkomunikasi pelajaran,
yang sesuai, dari pemantauan dan peninjauan pendekatan manajemen
risiko organisasi dan proses untuk stakeholder internal dan
eksternal, dan
keterlibatan dengan anggota. mendukung kegiatan pemantauan dan
review, organisasi harus
Untuk
mempertimbangkan memiliki di tempat:
didokumentasikan hasil yang diharapkan terkait dengan
pengelolaan risiko, apakah meminimalkan kejadian negatif atau
memanfaatkan kesempatan, dan
indikator untuk mengukur kinerja yang selaras dengan kinerja
keseluruhan kerangka organisasi manajemen dan yang terakhir secara
periodik untuk kesesuaian.
Dalam
melakukan
pemantauan
dan
review
periodik,
beberapa
kegiatan
mempertimbangkan untuk melakukan mencakup:
mengukur dan melaporkan kemajuan dari pendekatan manajemen
risiko dan proses terhadap strategi implementasi keseluruhan;
pengukuran dan pelaporan kinerja dari pendekatan manajemen
risiko dan proses untuk:o
mengkonfirmasi bahwa manajemen risiko adalah menambahkan nilai
sebagai komponen kunci dari pengambilan keputusan, perencanaan
bisnis, alokasi sumber daya, manajemen dan operasional yang
diberikan lingkungan internal dan eksternal;
o
memvalidasi bahwa manajemen risiko organisasi pendekatan dan
proses yang sesuai dengan kebutuhan manajemen risiko dan tetap
responsif terhadap konteks eksternal dan internal termasuk
mandatnya, prioritas, budaya risiko organisasi, kapasitas manajemen
risiko, dan partner dan kepentingan stakeholder, dan
o
memastikan relevansi berkelanjutan, efektivitas dan efisiensi
dari pendekatan manajemen risiko dan proses, dalam hubungannya
dengan mandat dan hasil kunci dan prinsip-prinsip manajemen risiko
berkembang (termasuk kebijakan yang relevan dan alat pendukung)
menilai mana departemen terletak pada model kemampuan manajemen
risiko, yang didasarkan pada upaya pelaksanaan dan kemajuan sampai
saat ini;
melakukan scan lingkungan periodik untuk pendekatan baru,
alat-alat dan ideide, dan menilai kepatuhan terhadap hukum,
peraturan dan kebijakan. (Anonim, 2009).
DAFTAR PUSTAKA
Anonim,
2009.
http://www.tbs-sct.gc.ca/tbs-sct/rm-gr/guides/girm-ggir04-eng.asp
diakses tanggal 12 Desember 2011 Samayang, Lalu, 2003,
Dasar-Dasar ManajemenProduksi & Operasi, Penerbit PT. Salemba
Empat, Jakarta. Zuliant, Yamit, 1999, Manajemen Produksi dan
Operasi, Penerbit PT. Ekonisia, Yogyakarta. Nasution A.H., 2003,
Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Edisi Satu, Institut
Teknologi Surabaya November, Surabaya. Gasperz, Vincent, 2002,
Produktivity Planning and Inventory Control: Berdasarkan Pendekatan
Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufakturing 21,
Gramedia, Jakarta
