Metodología Para La Administración Efectiva de Proyectos 2.0

Luis Daniel Oidor Jurez

Vera Alba Morales Torres

Alejandro Trejo Almontes

Manuel Alejandro Delgadillo Velzquez

Esteban Tlatelpa Calixto

Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos

2

Contenido

Introduccin ........................................................................................................................................................................................ 4

I. Antecedentes ............................................................................................................................................................................... 4

II. Contexto .................................................................................................................................................................................... 4

III. Estructura de la metodologa ................................................................................................................................................ 5

IV. Escenarios ................................................................................................................................................................................ 6

V. Roles y funciones ...................................................................................................................................................................... 8

0. Anteproyecto .................................................................................................................................................................................. 9

0.1. Definicin de la iniciativa y sus objetivos ......................................................................................................................... 10

0.2. Evaluacin estratgica de la iniciativa ............................................................................................................................... 12

0.3. Obtencin de la aprobacin ............................................................................................................................................... 14

1. Definicin del Proyecto ............................................................................................................................................................. 16

1.1. Identificacin de los involucrados ..................................................................................................................................... 17

1.3. Definicin de alcance del proyecto.................................................................................................................................... 19

1.4. Definicin de recursos requeridos ..................................................................................................................................... 21

2. Conocimiento del entorno ......................................................................................................................................................... 23

2.1. Diseo de la propuesta de solucin ................................................................................................................................... 24

2.2. Estimacin de costos del proyecto .................................................................................................................................... 26

2.3. Estimacin de beneficios del proyecto ............................................................................................................................. 28

2.4. Identificacin de riesgos ...................................................................................................................................................... 30

2.5. Identificacin de mtricas ................................................................................................................................................... 32

3. Planificacin ................................................................................................................................................................................. 34

3.1. Diseo del plan de ejecucin .............................................................................................................................................. 35

3.2. Diseo del plan de pruebas ................................................................................................................................................. 37

3.3. Diseo del plan de comunicacin ...................................................................................................................................... 39

3.4. Diseo del plan de capacitacin ......................................................................................................................................... 41

3.5. Seleccin de proveedores de servicios .............................................................................................................................. 43

3.6. Establecimiento del equipo de proyecto ........................................................................................................................... 45

4. Ejecucin ...................................................................................................................................................................................... 47

4.1. Ejecucin del proyecto ........................................................................................................................................................ 48

4.2. Administracin de cambios ................................................................................................................................................ 51

4.3. Administracin de riesgos ................................................................................................................................................... 53

4.4. Ejecucin del Plan de Pruebas ........................................................................................................................................... 55

4.5. Ejecucin del plan de capacitacin .................................................................................................................................... 57

5. Conclusin y Evaluacin ............................................................................................................................................................ 59

5.1. Evaluacin del proyecto ...................................................................................................................................................... 60


3

5.2. Evaluacin del equipo de proyecto ................................................................................................................................... 62

5.3. Cierre de proyecto ................................................................................................................................................................ 64

Apndice A. Mapa de la metodologa. ......................................................................................................................................... 66

Apndice B. Instrumentos y Entregables. ................................................................................................................................... 67

Apndice C. Participantes. ............................................................................................................................................................. 70

Apndice D. Glosario. .................................................................................................................................................................... 71


4

Introduccin

I. Antecedentes

La Metodologa para la Administracin Efectiva de Proyectos (MAEP) surge a partir de la necesidad de

administrar los proyectos de tecnologas de la informacin de la Secretara de Finanzas y Administracin (SFA) del

Gobierno del Estado de Puebla. Con fundamento en el Reglamento Interior de la Secretara, esta administracin

debe realizarse mediante el uso de metodologas y mejores prcticas con apego a las normas y estndares

internacionales.

Esta metodologa se compone de un conjunto de reglas, herramientas y recomendaciones cuya aplicacin en

proyectos estratgicos permitir administrar efectivamente el desarrollo de los mismos contribuyendo de esta forma a

su conclusin exitosa. MAEP se basa en los siguientes principios:

Orientacin a resultados. El xito de un proyecto est determinado por la obtencin de los resultados que

fueron identificados como esperados, y de una medicin de la calidad de los mismos. De esta forma, la

metodologa est enfocada a facilitar la obtencin, medicin y evaluacin de estos resultados, dirigiendo las

actividades de cada fase del desarrollo de los proyectos hacia los objetivos fijados.

Practicidad. Sobre este principio, la metodologa busca contribuir al desarrollo de los proyectos optimizando

el uso de los recursos materiales, humanos y financieros, promoviendo el uso de herramientas que generen

valor para el equipo de proyecto y sus beneficiarios.

Alineacin a las necesidades de la SFA. En la actualidad existe una gran variedad de metodologas para la

administracin de proyectos, sin embargo, la presente metodologa fue alineada a las necesidades

organizacionales y tecnolgicas de la SFA y con apego al Manual Administrativo de Aplicacin General

en Materia de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones y de Seguridad de la Informacin

(MAAGTIC SI).

II. Contexto

El sustento sobre el que se desarrolla MAEP consta de tres dimensiones, que conforman una base confiable para la

aplicacin de la misma en los proyectos tecnolgicos de la SFA.

Fases. MAEP se compone de seis fases principales, constituidas a su vez por etapas que son unidades que

engloban tareas especficas. Ests fases se muestran en la Figura 1.

Figura 1. Fases de MAEP.

Enfoque. MAEP est completamente enfocada a los procesos, de modo que los proyectos sean alineados a

objetivos organizacionales especficos con colaboracin de todas las reas involucradas. De esta forma, una

caracterstica primordial del equipo de un proyecto es que sea interdisciplinario, lo que garantiza el

aprovechamiento del capital humano.

Flexibilidad. La principal diferencia entre las tareas operativas y los proyectos es que estos ltimos son

nicos y finitos, se inician y ejecutan para alcanzar objetivos bien definidos que una vez alcanzados, dan lugar

a la conclusin del proyecto. Esta propiedad de unicidad hace necesario el uso de una metodologa flexible

que permita administrar y controlar la ejecucin de los proyectos sin restricciones rgidas. MAEP incluye

0 Anteproyecto

1 Definicin

2 Conocimiento del

entorno

3 Planificacin

4 Ejecucin

5 Conclusin y Evaluacin


5

etapas, instrumentos y controles indispensables y opcionales, de modo que la administracin de cada proyecto

se adapte a ste. Incluso, cada una de las fases y etapas puede abordarse en un orden diferente.

III. Estructura de la metodologa

MAEP est conformada por cinco fases, que estn a su vez constituidas por etapas y se estructura a partir de los

entregables generados en cada una de ellas. Esta estructura est conformada por:

Identificador y nombre de la etapa. Cada etapa tiene asignados un identificador y un nombre nicos

dentro de la metodologa. El identificador consta de dos nmeros, mediante los que es posible identificar la

fase a la que pertenece y la secuencia que sigue dentro de la misma con respecto a otras etapas.

Objetivo. Proporciona informacin a alto nivel sobre el propsito y los resultados esperados de la etapa.

Visin general del proceso. Describe de forma general el proceso que debe seguirse para completar la

etapa, haciendo referencia a sus entregables y/o instrumentos requeridos para generar los entregables.

Diagrama del proceso. Describe de forma grfica el proceso de la etapa, y se corresponde con la

descripcin textual.

Instrumentos requeridos. Contiene el nombre de los instrumentos que sern necesarios para generar los

entregables indicados.

Entregables. Indica los entregables que se generarn como resultado de la etapa.

Participantes. Es una lista de los roles de las personas involucradas en la etapa.

Tiempo requerido. Contiene la informacin relacionada con los requerimientos de tiempo para la etapa,

variaciones y/o periodicidad.

Correspondencias. Relaciona la etapa con procesos de algunas de las metodologas ms relevantes en el

mbito de la administracin de proyectos, tales como:

o CobiT (Control Objectives for Information and Related Technology).

o PRINCE2 (Projects in Controlled Environments).

o PMBoK (Project Management Body of Knowledge).

As mismo, se indica la relacin de cada etapa con el Manual Administrativo de Aplicacin General en

Materia de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones y de Seguridad de la Informacin

(MAAGTIC SI) y la Norma Internacional ISO 21500.


6

IV. Escenarios

La Direccin General de Tecnologas de la Informacin (DGTI) est conformada por tres direcciones. Para cada una

de ellas, existen escenarios bien definidos en los que se pueden englobar los proyectos tecnolgicos a su cargo. La

aplicacin de las etapas de la metodologa, incluyendo sus instrumentos, es variable para cada escenario definido.

i. Direccin de Infraestructura y Soporte Tcnico.

a. Nueva Infraestructura (IN). Son proyectos generalmente grandes relacionados con el diseo e

implementacin de nueva base material para los servicios en materia de tecnologas de la informacin

que proporciona la Direccin General de Tecnologas de la Informacin.

b. Reestructuracin (IR). Se refiere a los proyectos que se llevan a cabo sobre la infraestructura existente

y comprende acondicionamientos, cambios y nuevas configuraciones. Tpicamente son proyectos con

mediano impacto, aunque algunos casos especiales pueden tener un impacto mayor.

c. Mejoras y Adecuaciones (IM). Comprende mejoras a la infraestructura existente y adecuaciones

menores, generalmente con un bajo impacto a la operacin de los servicios que se encuentran

funcionando sobre ella.

d. Proveedor Externo (IP). Se refiere a los proyectos en los que participa de forma directa un proveedor

externo para la implementacin de nueva infraestructura o la reestructuracin de la ya existente, con

participacin de la Direccin de Infraestructura y Soporte Tcnico en la supervisin y validacin del

trabajo. En este escenario se excluyen los proyectos con participacin de proveedores externos

exclusivamente para el aprovisionamiento de equipos y materiales.

ii. Direccin de Desarrollo de Sistemas.

a. Nuevo Sistema (DN). Se trata de proyectos relacionados con el diseo, desarrollo e implementacin

de nuevos sistemas de informacin. Estos proyectos pueden tener diversos niveles de alcance, de

acuerdo a las caractersticas especficas de los requerimientos de cada desarrollo.

b. Adecuaciones a Sistemas (DA). Comprende adecuaciones y cambios sobre sistemas ya existentes y

que se encuentren operativos, y que se originen a partir de nuevas necesidades funcionales o como

respuesta a fallos. Se excluyen las adecuaciones a los requerimientos de nuevos sistemas por estar ya

contemplados en el escenario de Nuevo Sistema.

c. Mejoras Funcionales (DM). Son proyectos relacionados con mejoras sobre las funciones que un

sistema existente realiza de forma correcta y tienen por objeto optimizar el uso de las tecnologas de

la informacin y/o mejorar la usabilidad del sistema.

d. Proveedor Externo (DP). Se refiere a los proyectos en los que participa de forma directa un

proveedor externo para el desarrollo de nuevos sistemas o las adecuaciones de sistemas existentes.

iii. Direccin de Apoyo y Evaluacin Tecnolgica.

a. Nueva iniciativa (AN). Comprende la evaluacin e implementacin de nuevas normativas, polticas,

estndares y mejores prcticas.

b. Mejoras y actualizaciones (AM). Se refiere a proyectos relacionados a mejoras y actualizaciones sobre

normativas, polticas, estndares y mejores prcticas ya implementadas.


7

En la siguiente tabla se especifican las etapas de la metodologa indicadas como indispensables, opcionales y no

aplicables a cada uno de los escenarios definidos.

Direcciones

Direccin de Apoyo y Evaluacin Tecnolgica

AN AM

Direccin de Desarrollo de Sistemas DN DA DM DP

Direccin de Infraestructura y Soporte Tcnico

IN IR IM IP

0 Anteproyecto

0.1 Definicin de la iniciativa y sus objetivos 0.2 Evaluacin estratgica de la iniciativa 0.3 Obtencin de la aprobacin

1 Definicin

1.1 Identificacin de los involucrados 1.2 Definicin de alcance del proyecto 1.3 Definicin de recursos requeridos

2 Conocimiento

del entorno

2.1 Diseo de la propuesta de solucin 2.2 Estimacin de costos del proyecto 2.3 Estimacin de beneficios del proyecto 2.4 Identificacin de riesgos 2.5 Identificacin de mtricas

3 Planificacin

3.1 Diseo del plan de ejecucin 3.2 Diseo del plan de pruebas 3.3 Diseo del plan de comunicacin 3.4 Diseo del plan de capacitacin 3.5 Seleccin de proveedores de servicio 3.6 Establecimiento del equipo de proyecto

4 Ejecucin

4.1 Ejecucin del proyecto 4.2 Administracin de cambios 4.3 Administracin de riesgos 4.4 Ejecucin del plan de pruebas 4.5 Ejecucin del plan de capacitacin

5 Conclusin y

evaluacin

5.1 Evaluacin del proyecto 5.2 Evaluacin del equipo del proyecto 5.3 Cierre del proyecto

Tabla 1. Escenarios de Proyectos

= Indispensable

= Opcional

= No aplicable


8

V. Roles y funciones

A continuacin se definen y especifican las responsabilidades de cada uno de los participantes del proyecto a lo largo

de las fases y etapas que componen la metodologa.

Administrador de Proyecto. El Administrador de Proyecto es la persona que administra y coordina los esfuerzos de

un Equipo de Proyecto con la finalidad de llevarlo a alcanzar los objetivos establecidos. Las funciones de un

Administrador de Proyecto incluyen la calendarizacin de reuniones, definicin de necesidades de informacin,

desarrollo de presentaciones y control del cronograma del proyecto. Adicionalmente, el Administrador de Proyecto

participa activamente de todas las etapas de la iniciativa, informando a los involucrados de los avances y las

necesidades actuales.

Patrocinador. Es la persona que representa a la unidad administrativa que promueve la iniciativa y tiene la

responsabilidad de dar y mantener la identidad institucional del proyecto, as como proveer la informacin necesaria

para la documentacin de las etapas del proyecto. En ocasiones, un proyecto puede tener ms de un Patrocinador,

pueden ser de la misma unidad administrativa o de unidades diferentes.

Lder de TIC. Es la persona que representa a la direccin encargada de llevar a cabo el desarrollo tecnolgico del

proyecto (Direccin de Infraestructura y Soporte Tcnico, Direccin de Desarrollo de Sistemas o Direccin de Apoyo

y Evaluacin Tecnolgica), frente a la unidad administrativa que promueve la iniciativa. El Lder de TIC es el principal

responsable de la estrategia de implementacin del producto o servicio que se obtendr como resultado del proyecto

asegurndose de que contribuye a alcanzar los objetivos institucionales.

Equipo de Proyecto. Se conforma por las personas que tienen relacin directa con la ejecucin del proyecto,

generalmente en dos niveles de influencia, el Equipo Principal y el Equipo Extendido. Adicionalmente, pueden

definirse equipos especiales enfocados a determinadas tareas o segmentos del proyecto.

Involucrados. Son aquellas personas o grupos, dentro y fuera del rea de TIC que participarn en el proyecto y de los

cuales se requiere su participacin. Su participacin activa a lo largo del ciclo de vida del proyecto es fundamental para

el xito del mismo.

Usuarios Clave. Pertenecen al grupo de usuarios finales que utilizarn el producto o servicio que se obtendr como

resultado del proyecto, pero con un nivel de conocimiento relevante sobre su operacin y funciones de modo que

sean capaces de sugerir cambios o mejorar y proporcionar puntos de vista valiosos para el desarrollo del proyecto.

Departamento Financiero. Es el rea responsable de gestionar los recursos financieros para el proyecto,

generalmente por solicitud de un rea solicitante. Debido a que la naturaleza de los proyectos es diversa, los recursos

financieros pueden originarse en diferentes Departamentos Financieros.

Departamento de Normatividad Tecnolgica. Es el departamento encargado de vigilar la aplicacin de la

normatividad vigente al interior de la Direccin General de Tecnologas de la Informacin, as como la adopcin de

estndares tecnolgicos.

Comit del Portafolio de Proyectos. Es el equipo encargado de la priorizacin y toma de decisiones relacionadas

con la realizacin de los proyectos tecnolgicos en los que participe la Direccin General de Tecnologas de la

Informacin. Est conformado por el Director General de Tecnologas de la Informacin, los Directores y Lderes de

TIC de la Direccin de Infraestructura y Soporte Tcnico y la Direccin de Desarrollo de Sistemas, el Director de

Apoyo y Evaluacin Tecnolgica y el Jefe del Departamento de Proyectos Tecnolgicos.

Equipo de Operacin. Es el equipo encargado de operar, administrar y dar soporte al producto o servicio resultado

de la ejecucin del proyecto.


9

0. Anteproyecto


10

0.1. Definicin de la iniciativa y sus objetivos

Objetivo

Definir los objetivos y alcance de la iniciativa, una aproximacin a la propuesta de solucin y los resultados esperados

una vez ejecutado el proyecto al que dar origen la iniciativa.

Visin general del proceso

La Direccin General de Tecnologas de la Informacin recibe de la unidad administrativa que impulsa la iniciativa la

solicitud para llevar a cabo el proyecto. El Departamento de Proyectos Tecnolgicos utiliza la Plantilla de Anteproyecto

(Instrumento 0.1PL) y solicita una reunin con el representante designado por la unidad administrativa, mediante la

que identifica y documenta cualquier esfuerzo previo por cubrir la necesidad que da origen a la iniciativa en el

Anteproyecto, esto permitir comprender potenciales rutas de fallo, la necesidad del proyecto y su relacin con otras

iniciativas planeadas y en ejecucin.

En coordinacin con el representante de la unidad administrativa, el Departamento de Proyectos Tecnolgicos

documenta los objetivos de alto nivel de la iniciativa y los resultados que se alcanzarn. Tambin debe incluir las tareas

en el mbito de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones (TIC) necesarias para alcanzar los resultados

establecidos.

El Anteproyecto tambin requiere una descripcin del concepto de negocio y un resumen de las propuestas de solucin,

si se cuenta con ellas. El concepto de negocio debe estar enfocado en describir la iniciativa en trminos de procesos

institucionales. Finalmente, se debe incluir una posible solucin, la cual debe ser proporcionada por el Departamento

de Proyectos Tecnolgicos.

Diagrama del proceso

Involucrados

Plantilla de

Anteproyecto

(Instrumento 0.1PL)

Repositorio Central

de Proyectos

guardar

Anteproyecto

generar

entregable

Departamento de

Proyectos Tecnolgicos

generar

reunin utilizar


11

Instrumentos requeridos

Plantilla de Anteproyecto (Instrumento 0.1PL). Documenta los antecedentes de la iniciativa, sus objetivos, requerimientos

de alto nivel y la posible solucin o soluciones.

Entregables

Anteproyecto.

Participantes

Departamento de Proyectos Tecnolgicos

Involucrados

Tiempo requerido

Mximo un da, en conjunto con la evaluacin estratgica de la iniciativa (etapa 0.2).

Correspondencias

MAAGTIC SI CobiT PRINCE2 PMBoK ISO 21500

APTI-1

Iniciar el proyecto

PO10.4

Compromiso de los

interesados

SU4

Preparar el informe

preliminar del

proyecto

4.1

Desarrollo de la carta

del proyecto

4.3.2

Desarrollar la carta

del proyecto


12

0.2. Evaluacin estratgica de la iniciativa

Objetivo

Evaluar y documentar la alineacin de la iniciativa con el Plan Estatal de Desarrollo 2011-2017 del Gobierno del

Estado de Puebla.


El Departamento de Proyectos Tecnolgicos documenta la contribucin de la iniciativa al Plan Estatal de Desarrollo

en la Evaluacin Estratgica de la Iniciativa usando el Evaluador Estratgico de Iniciativas (Instrumento 0.2VA). Al realizar esta

actividad se puede prevenir la ejecucin de esfuerzos redundantes y la inclusin de complejidad innecesaria. Estos

criterios sern utilizados por el Comit del Portafolio de Proyectos para determinar la prioridad del proyecto.


Evaluador Estratgico

de Iniciativas

(Instrumento 0.2VA)

utilizar

Repositorio Central

de Proyectos

guardar

Evaluacin Estratgico de

IniciativasDepartamento de Proyectos

Tecnolgicos

generar

entregable


13


Evaluador Estratgico de Iniciativas (Instrumento 0.2VA). Documenta el apego de la iniciativa a los ejes estratgicos del

Plan Estatal de Desarrollo 2011-2017.

Entregables

Evaluacin Estratgica de la Iniciativa.

Participantes


Tiempo requerido

Mximo un da, en conjunto con la definicin de la iniciativa y sus objetivos (etapa 0.1).

Correspondencias


APTI-1

Iniciar el proyecto

PO10.3

Enfoque de

Administracin de

Proyectos

SU5

Definir una

Aproximacin al

Proyecto

n/a n/a


14

0.3. Obtencin de la aprobacin

Objetivo

Obtener la aprobacin para ejecutar el proyecto por parte de la Direccin General de Tecnologas de la Informacin y

determinar su prioridad con relacin al resto de proyectos planeados y en curso.


El Departamento de Proyectos Tecnolgicos presenta el Anteproyecto (etapa 0.1) y la Evaluacin Estratgica de la Iniciativa

(etapa 0.2) al Comit del Portafolio de Proyectos. El Comit del Portafolio de Proyectos utilizar esta informacin

como apoyo para evaluar la iniciativa y as determinar la viabilidad del proyecto y aprobar su ejecucin, as como

asignar una prioridad con relacin al resto de proyectos planeados y en curso. El resultado de esta evaluacin deber

ser incluido en el Acta de Resolucin correspondiente a la sesin en que se lleve a cabo, a partir de la Plantilla de Acta de

Resolucin (Instrumento 0.3OF).

En caso de que la iniciativa no sea aprobada, el Acta de Resolucin enunciar los motivos por los que el Comit del

Portafolio decidi no aprobar dicha iniciativa.


Repositorio Central

de Proyectos

Departamento de Proyectos

Tecnolgicos

guardar

Anteproyecto

(Etapa 0.1)

Comit del Portafolio

de Proyectos

presentar

Plantilla de Acta

de Resolucin

(Instrumento 0.3OF)

Acta de Resolucin

utilizar

Evaluacin Estratgica de

la Iniciativa

(Etapa 0.2)

generar


15


Plantilla de Acta de Resolucin (Instrumento 0.3OF). Enuncia las resoluciones y acuerdos del Comit del Portafolio de

Proyectos, junto con un rea de firmas de compromiso por parte de sus miembros.

Entregables

Acta de Resolucin.

Participantes


Comit del Portafolio de Proyectos

Tiempo requerido

Hasta la siguiente sesin ordinaria del Comit del Portafolio de Proyectos o, en aquellos casos en que exista una

urgencia justificada, en una sesin extraordinaria.

Correspondencias


APP-4

Priorizar, equilibrar y

autorizar el

portafolio de

proyectos de TIC

PO1.2

Plan de largo alcance

DP2

Autorizar un

proyecto

n/a n/a


16

1. Definicin del Proyecto


17

1.1. Identificacin de los involucrados

Objetivo

Identificar a las personas involucradas en el proyecto, quienes influenciarn directamente su xito, sus roles y el

tiempo requerido de cada uno, as como las contribuciones de su experiencia al proyecto.


Una vez que la iniciativa ha sido aprobada, el Departamento de Proyectos Tecnolgicos procede a asignar un

Administrador de Proyecto.

Para asegurar que la unidad administrativa que promueve la iniciativa y el personal del rea de TIC, estn involucrados

en la ejecucin, comunicacin y financiamiento del proyecto, el Administrador de Proyecto debe identificar a

involucrados potenciales en esta primera fase mediante la creacin de un Mapa de Involucrados. El Mapa de Involucrados

identifica a aquellas personas o grupos, dentro y fuera del rea de TIC que participarn en el proyecto, presenta sus

posibles roles y documenta el tiempo total estimado que se requiere para su participacin. Los resultados de esta etapa

servirn a su vez para la planeacin, financiamiento y comunicaciones en torno a los recursos del proyecto.

El Administrador de Proyecto debe identificar a los involucrados en coordinacin con el Lder de TIC y el

Patrocinador utilizando la Plantilla de Mapa de Involucrados (Instrumento 1.1PL).


Administrador de Proyecto

Patrocinador

Mapa de InvolucradosRepositorio Central

de Proyectos

guardar

generar

entregable

Plantilla de Mapa de Involucrados

(Instrumento 1.1PL)

coordinar utilizar

Lder de TIC


18


Plantilla de Mapa de Involucrados (Instrumento 1.1PL). Analiza personas o grupos que pueden estar interesados o que

influyen en el proyecto y sus recursos.

Entregables

Mapa de Involucrados.

Participantes


Patrocinador

Lder de TIC

Tiempo requerido

De una a dos horas.

Correspondencias


APTI-1

Iniciar el proyecto

PO10.4

Compromiso de los

interesados

SU2

Disear un equipo de

gestin del proyecto

10.1

Identificacin de

involucrados

4.3.9

Identificar a los

involucrados


19

1.2. Definicin de alcance del proyecto

Objetivo

Documentar, en conjunto con el Patrocinador y los Usuarios Clave, los requerimientos validados de acuerdo con los

objetivos del proyecto.


Los objetivos y resultados documentados en el Anteproyecto (etapa 0.1) y el anlisis de los involucrados documentado

en el Mapa de Involucrados (etapa 1.1) son entradas de informacin para la evaluacin de requerimientos. En esta etapa,

el Administrador de Proyecto y/o el Lder de TIC debern trabajar con los Usuarios Clave para solicitar las

caractersticas requeridas por los Involucrados usando el Cuestionario de Requerimientos (Instrumento 1.2CU), analizar las

solicitudes con base en su factibilidad, costo y riesgo; y validar los requerimientos finales.

La Plantilla de Requerimientos del Proyecto (Instrumento 1.2PL) puede ser usada para capturar y validar detalles de los

requerimientos funcionales y tcnicos, as como los relacionados con los niveles de servicio y la calidad. Para verificar

la claridad de los requerimientos documentados, el Administrador de Proyectos y/o el Lder de TIC pueden usar un

conjunto de Criterios de Evaluacin de Requerimientos (Instrumento 1.2CO). De esta forma ser generado el documento de

Requerimientos del Proyecto, que debe ser aprobado por el Administrador de Proyecto, el Patrocinador y todos los

Involucrados antes de iniciar las siguientes etapas del proyecto.


Plantilla de

Requerimientos del Proyecto

(Instrumento 1.2PL)

Repositorio Central

de Proyectos

Administrador de

ProyectosUsuarios Clave

Involucrados Patrocinador

responder

Cuestionario de

Requerimientos

(Instrumento 1.2CU)

Criterios de Evaluacin

de Requerimientos

(Instrumento 1.2CO)

Requerimientos

del Proyecto

Anteproyecto

(Etapa 0.1)

Mapa

de Involucrados

(Etapa 1.1)

generar

generar

entregableguardar

coordinar

evaluar

validar

Cuestionario Contestado

de Requerimientos

(Opcional)

generar

entregable


20


Cuestionario de Requerimientos (Instrumento 1.2CU). Cuestionario de obtencin de requerimientos para Patrocinadores e

involucrados.

Plantilla de Requerimientos del Proyecto (Instrumento 1.2PL). Documenta detalladamente los requerimientos funcionales y

tcnicos, as como los relacionados con los niveles de servicio y la calidad.

Criterios de Evaluacin de Requerimientos (Instrumento 1.2CO). Criterios para evaluar cada requerimiento.

Entregables

Cuestionario Contestado de Requerimientos (Opcional).

Requerimientos del Proyecto.

Participantes


Patrocinador

Lder de TIC

Involucrados

Usuarios Clave

Tiempo requerido

Variable, segn la complejidad del proyecto, el tamao y la cantidad de los Involucrados.

Correspondencias


APTI-3

Detallar el alcance

del proyecto

PO10.5

Declaracin de

alcance del proyecto

SU5

Definir la

aproximacin al

proyecto

5.1

Recoleccin de

requerimientos

4.3.11

Definir el alcance


21

1.3. Definicin de recursos requeridos

Objetivo

Determinar las habilidades y la cantidad de recursos materiales y humanos, internos o externos, que son necesarios

para la ejecucin del proyecto.


Una vez que los requerimientos del proyecto han sido documentados, el Administrador de Proyecto y el Lder de TIC

pueden usar los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2) para identificar a un alto nivel las habilidades y los recursos

necesarios para la ejecucin del proyecto. La Plantilla de Estimacin de Recursos Requeridos (Instrumento 1.3PL) se utiliza

para documentar todos los roles requeridos y el tiempo estimado de participacin durante la ejecucin del proyecto y a

su vez generar la Estimacin de Recursos Requeridos. Adicionalmente, el Administrador de Proyecto y el Departamento de

Normatividad Tecnolgica deben considerar los recursos necesarios para el liderazgo del proyecto, la capacitacin y la

absorcin del conocimiento por parte de los usuarios.

La Estimacin de Recursos Requeridos para el proyecto es la base para la seleccin de proveedores de servicio (etapa

3.5) y el establecimiento del equipo de proyecto (etapa 3.6).


Administrador

de Proyecto

Estimacin de Recursos

RequeridosRepositorio Central

de Proyectos

guardar

Requerimientos del

Proyecto

(Etapa 1.3)

Plantilla de Estimacin de

Recursos Requeridos

(Instrumento 1.3PL)

generar

entregable

Lder de TIC

utilizar

utilizar

Departamento de

Normatividad

Tecnolgica

coordinar


22


Plantilla de Estimacin de Recursos Requeridos (Instrumento 1.3PL). Documenta los roles y el tiempo estimado de

participacin necesario para la ejecucin del proyecto.

Entregables

Estimacin de Recursos Requeridos.

Participantes


Lder de TIC

Departamento de Normatividad Tecnolgica

Tiempo requerido

Variable, segn el proyecto.

Correspondencias


APTI-3

Detallar el alcance

del proyecto

PO10.8

Recursos del

proyecto

SU5

Definir la

aproximacin al

proyecto

6.3

Estimacin de

recursos para la

actividad

4.3.16

Estimar los recursos


23

2. Conocimiento del entorno


24

2.1. Diseo de la propuesta de solucin

Objetivo

Disear, desde el punto de vista tecnolgico, la solucin que se adoptar como respuesta a la necesidad que da origen

al proyecto.


El Administrador de Proyecto y Lder de TIC utilizan la Plantilla de Propuesta de Solucin (Instrumento 2.1PL) para

generar la Propuesta de Solucin, mediante la que documentan las posibles soluciones que se proponen como respuesta a

la necesidad que da origen al proyecto, as como la justificacin de la eleccin de la solucin final. Adems, deber

incluirse una descripcin de la arquitectura y los requerimientos tcnicos de la solucin. El Administrador de Proyecto

deber apoyarse del Anteproyecto (etapa 0.1) y de los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2) para realizar el diseo de dicha

propuesta.

En aquellos proyectos donde el Equipo de Operacin est plenamente identificado, ste podr ser consultado por el

Administrador de Proyecto para el diseo de la Propuesta de Solucin.


Repositorio Central

de Proyectos

generar

Plantilla de Propuesta

de Solucin

(Instrumento 2.1PL)

guardar

Propuesta de

solucin

Lder de TIC

Administrador de

Proyecto

Anteproyecto

(Etapa 0.1)

Requerimientos

del Proyecto

(Etapa 1.2)

utilizar

Equipo de

Operacin

(Opcional)

consultar


25


Plantilla de Propuesta de Solucin (Instrumento 2.1PL). Documenta la solucin que se adoptar como respuesta a la

necesidad que da origen al proyecto, desde el punto de vista tecnolgico.

Entregables

Propuesta de Solucin.

Participantes


Lder de TIC

Equipo de Operacin

Tiempo requerido


Correspondencias


APTI-3

Detallar el alcance

del proyecto

PO10.5

Declaracin de

alcance del proyecto

IP3

Refinar el caso de

negocio y los riesgos

5.2

Definicin del

alcance

4.3.12

Crear la estructura de

trabajo


26

2.2. Estimacin de costos del proyecto

Objetivo

Estimar los costos para la entrega y mantenimiento del proyecto mediante un anlisis considerando el ciclo de vida del

mismo.


Usando los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2) aprobados y la Estimacin de Recursos Requeridos (etapa 1.3), el

Administrador de Proyecto y/o el Lder de TIC deben reunirse con el Patrocinador y el Departamento Financiero

para determinar el costo total del proyecto. Para estimar con mayor exactitud los costos es muy til analizar el

proyecto utilizando el Estimador de Costos del Proyecto (Instrumento 2.2PL) a partir de las fases de planificacin y

ejecucin del proyecto, adems de considerar los costos de mantenimiento de la solucin o producto. A cada una de

estas fases corresponde un conjunto de costos que contribuir a una estimacin ms cercana a la realidad para generar

la Estimacin de Costos del Proyecto.

Adems de los costos por infraestructura, herramientas de software y mano de obra, la estimacin de costos debe

incluir los gastos administrativos, de capacitacin y transportacin. Si existen costos pre establecidos para el proyecto

(por ejemplo, monto de viticos diarios por persona o salario base para determinado puesto), estos montos deben ser

la base para la estimacin de costos. En caso contrario, se puede usar como base un monto promedio para los salarios

de roles especficos, con la finalidad de estimar los costos de la mano de obra.


Administrador

de ProyectoDepartamento

Financiero

Repositorio Central

de Proyectos

Estimacin de Costos

del Proyecto

utilizar

Estimador de Costos

del Proyecto

(Instrumento 2.2PL)

generar

entregable

Requerimientos

del Proyecto

(Etapa 1.2)

Estimacin de

Recursos Requeridos

(Etapa 1.3)

guardar

coordinar

Patrocinador

reunir


27


Estimador de Costos del Proyecto (Instrumento 2.2PL). Herramienta para estimar todos los costos asociados con la

planeacin y ejecucin del proyecto, adems del mantenimiento de la solucin o producto.

Entregables

Estimacin de Costos del Proyecto.

Participantes


Patrocinador

Lder de TIC

Departamento Financiero

Tiempo requerido


Correspondencias


APTI-4

Elaborar el

documento de

planeacin del

proyecto

n/a

IP3

Refinar el caso de


7.1

Estimacin de costos

4.3.25

Estimar los costos


28

2.3. Estimacin de beneficios del proyecto

Objetivo

Estimar los beneficios financieros y operativos a corto, mediano y largo plazo, que se espera sean generados por el

proyecto.


El Administrador de Proyecto puede utilizar la Plantilla de Diagnstico del Proyecto (Instrumento 2.3VA-A) para

documentar y comunicar los beneficios cualitativos del proyecto y el Tabulador de Valor del Proyecto (Instrumento

2.3VA-B) para asignar los proyectos a una categora de portafolio especfica. Con lo anterior se generan los

entregables Diagnstico del Proyecto y Tablero de Valor del Proyecto. El Administrador de Proyecto y/o Lder de TIC,

Patrocinador y Usuarios Clave completarn el Estimador de Beneficios del Proyecto (Instrumento 2.3PL) para cuantificar los

beneficios que se obtendrn con la ejecucin del proyecto y as generar la Estimacin de Beneficios del Proyecto. Por lo

general, los beneficios se agrupan en categoras como disminucin de costos, mitigacin de riesgos, reduccin en

la duracin de las tareas y actividades, u otros beneficios cuantitativos.

Como ayuda para cuantificar los beneficios, el Administrador de Proyecto y el Patrocinador deben hacer referencia a

los objetivos plasmados en el Anteproyecto (etapa 0.1) y los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2) para establecer las metas

cualitativas y cuantitativas relacionadas con los beneficios del proyecto. El Departamento Financiero participa en el

caso de beneficios relacionados con la disminucin de costos, para lo cual debe llevarse a cabo un anlisis que incluya

la informacin financiera necesaria y crear un modelo financiero de beneficios del proyecto.


Administrador

de Proyecto

Repositorio Central

de Proyectos

Patrocinador

Plantilla de Diagnstico

del Proyecto

(Instrumento 2.3VA-A)

Tabulador de Valor

del Proyecto

(Instrumento 2.3VA-B)

Estimador de Beneficios

del Proyecto

(Instrumento 2.3PL)

Estimacin de Beneficios

del Proyecto

Anteproyecto

(Etapa 0.1)

Requerimientos

del Proyecto

(Etapa 1.2)

utilizar

generar

entregable

Tablero de Valor

del Proyecto

Diagnstico del

Proyecto

guardar

utilizar

generar

entregable

generar

entregable

coordinar

Lder de TIC

Usuarios Clave


29


Plantilla de Diagnstico del Proyecto (Instrumento 2.3VA-A). Lista de verificacin de los beneficios del proyecto.

Tabulador de Valor del Proyecto (Instrumento 2.3VA-B). Herramienta para estimar los beneficios del proyecto.

Estimacin de Beneficios del Proyecto (Instrumento 2.3PL). Estima los beneficios cualitativos y cuantitativos que sern

alcanzados por el proyecto.

Entregables

Diagnstico del Proyecto.

Tabulador de Valor del Proyecto.

Estimacin de Beneficios del Proyecto.

Participantes


Patrocinador

Lder de TIC

Usuarios Clave

Departamento Financiero

Tiempo requerido


Correspondencias


n/a n/a

IP3

Refinar el caso de


n/a n/a


30

2.4. Identificacin de riesgos

Objetivo

Identificar y evaluar los riesgos que pudieran afectar el xito del proyecto y desarrollar un plan de mitigacin para los

riesgos ms significativos.


El Administrador de Proyecto, Patrocinador, Lder de TIC y Equipo de Proyecto identifican y documentan los riegos

tcnicos y operativos mediante el Cuestionario de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4CU). Posteriormente, usando la

Plantilla de Inventario de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4PL) y el Tabulador de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4CO),

evalan la probabilidad y la magnitud de cada riesgo para establecer la prioridad de mitigacin de los riesgos con base

en su probabilidad y el costo de mitigacin de cada uno, creando el Inventario de Riesgos del Proyecto y el Tablero de Riesgos

del Proyecto.


Repositorio Central

de Proyectos

Administrador de

Proyectos

Plantilla de Inventario

de Riesgos del Proyecto

(Instrumento 2.4PL)

Patrocinador

Tabulador de Riesgos

del Proyecto

(Instrumento 2.4CO)

Inventario de Riesgos

del Proyecto

Tablero de Riesgos

del Proyecto

Lder de TIC

Cuestionario de

Riesgos del Proyecto

(Instrumento 2.4CU)

generar

entregable

generar

entregable

utilizarguardar

Equipo de Proyecto

responder


31


Cuestionario de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4CU). Evala los riesgos potenciales que pudieran afectar el xito del

proyecto.

Plantilla de Inventario de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4PL). Inventario de potenciales riesgos tcnicos y operativos.

Tabulador de Riesgos del Proyecto (Instrumento 2.4CO). Tabulador de riesgos del proyecto.

Entregables

Inventario de Riesgos del Proyecto.

Tablero de Riesgos del Proyecto.

Participantes


Patrocinador

Lder de TIC

Equipo de Proyecto

Tiempo requerido


Correspondencias


APTI-5

Administrar los

riesgos del proyecto

PO10.9

Administracin de


PL6

Analizar los riesgos

11.2

Identificacin de

riesgos

4.3.28

Identificar riesgos


32

2.5. Identificacin de mtricas

Objetivo

Crear un conjunto de mtricas para la evaluacin durante la vida del proyecto y al finalizar el mismo en conjunto con

el Patrocinador.


Con la finalidad de monitorear el desempeo del proyecto durante la fase de Ejecucin y medir la obtencin de sus

objetivos y resultados, el Administrador del Proyecto, en conjunto con el Patrocinador y los Involucrados,

identificarn los indicadores de gestin y ejecucin en trminos de eficacia y eficiencia en el Inventario de Mtricas del

Proyecto. Para llevar a cabo esta identificacin podrn tomar como base la Estimacin de Costos del Proyecto (etapa 2.2), la

Estimacin de Beneficios del Proyecto (etapa 2.3) y la Evaluacin Estratgica de la Iniciativa (etapa 0.2).

Para verificar la claridad de las mtricas documentadas, el Administrador de Proyectos y/o el Patrocinador pueden

usar la Plantilla de Inventario de Mtricas del Proyecto (Instrumento 2.5PL) y un conjunto de Criterios de Validacin de

Indicadores (Instrumento 2.5CO).


Repositorio Central

de Proyectos

Administrador de

Proyectos

Patrocinador

guardar

Inventario de

Mtricas del Proyecto

Plantilla de Inventario

de Mtricas del Proyecto

(Instrumento 2.5PL)

Estimacin de Costos

del Proyecto

(Etapa 2.2)

Estimacin de Beneficios

del Proyecto

(Etapa 2.3)

Evaluacin Estratgica

De la Iniciativa

(Etapa 0.2)

Criterios de Validacin

de Indicadores

(Instrumento 2.5CO)

generar

entregable

Involucrados


33


Plantilla de Inventario de Mtricas del Proyecto (Instrumento 2.5PL). Conjunto de mtricas que pueden ser utilizadas para

monitorear el desempeo del proyecto y la obtencin de sus objetivos y resultados.

Criterios de Validacin de Indicadores (Instrumento 2.5CO). Criterios para validar cada mtrica.

Entregables

Inventario de Mtricas del Proyecto.

Participantes


Patrocinador

Involucrados

Tiempo requerido


Correspondencias


APTI-7

Supervisar el trabajo

y mantener

controlado el

proyecto

PO10.13

Medicin del

desempeo, reporte y

monitoreo del

proyecto

n/a

4.4

Monitoreo y control

del trabajo del

proyecto

4.3.5

Controlar el trabajo

del proyecto


34

3. Planificacin


35

3.1. Diseo del plan de ejecucin

Objetivo

Crear el plan de ejecucin del proyecto, define los plazos de ejecucin de actividades y las fechas de los entregables.


El Administrador de Proyecto, Lder de TIC y el Equipo del Proyecto (Principal), con ayuda de la Plantilla del Proceso de

Ejecucin del Proyecto (Instrumento 3.1PL-A), construyen el Proceso de Ejecucin del Proyecto para proporcionar a los

Involucrados una visin total de las actividades planeadas y el tipo de trabajo que implican, as como permitir el

monitoreo del progreso del proyecto. Para crear el Plan de Ejecucin del Proyecto, el Administrador de Proyecto debe

definir un cronograma de alto nivel y las etapas clave, para identificar los entregables de mayor importancia en cada

etapa, utilizando la Plantilla del Plan de Ejecucin del Proyecto (Instrumento 3.1PL-B). El cronograma debe indicar

claramente las etapas y los entregables relacionados.

El Plan de Ejecucin del Proyecto, tambin debe separar el proyecto en unidades lgicas ms pequeas de trabajo y

actividades (hitos) y proveer un plan detallado, semana a semana, para completar el proyecto conforme al cronograma

establecido.


Administrador

de Proyecto

Repositorio Central

de Proyectos

Plantilla del Proceso de

Ejecucin del Proyecto

(Instrumento 3.1PL-A)

Plan de Ejecucin del

Proyecto

guardar

Plantilla del Plan de

Ejecucin del Proyecto

(Instrumento 3.1PL-B)

utilizar

Lder de TIC

Equipo del Proyecto

(Principal)

generar

entregable


36


Plantilla del Proceso de Ejecucin del Proyecto (Instrumento 3.1PL-A). Cronograma para la ejecucin del proyecto que

incluye las etapas que conforman el proyecto.

Plantilla del Plan de Ejecucin del Proyecto (Instrumento 3.1PL-B). Cronograma de alto nivel y plan detallado de ejecucin

del proyecto.

Entregables

Plan de Ejecucin del Proyecto.

Participantes


Lder de TIC

Equipo de Proyecto

Tiempo requerido


Correspondencias


APTI-4

Elaborar el

documento de

planeacin del

proyecto

PO10.7

Plan integrado del

proyecto

PL5

Planificar

4.2

Desarrollo del plan

de administracin del

proyecto

4.3.21

Secuenciar

actividades

4.3.22

Estimar la duracin

de las actividades

4.3.23

Desarrollar el plan


37

Administrador

de Proyecto

Repositorio Central

de Proyectos

Plan de Pruebas

guardar

Criterios para la

Ejecucin de Pruebas

(Instrumento 3.2CO)

Lder TIC

Equipo del Proyecto

(Principal)

Requerimientos del

Proyecto

(Etapa 1.2)

utilizar generar

Mapa de

Involucrados

(Etapa 1.1)utilizar

Plantilla del Plan

de Pruebas

(Instrumento 3.2PL)

generar

3.2. Diseo del plan de pruebas

Objetivo

Disear un plan de pruebas, que incluya a los usuarios clave, las fases, los tipos de prueba y los aspectos a evaluar del

producto o servicio que se obtendr como resultado del proyecto.


El Administrador de Proyecto en conjunto con el Lder Tcnico y el Equipo del Proyecto (Principal) deben crear un

plan de pruebas en donde se consideren a los potenciales Usuarios Clave con el objetivo de detectar cualquier

incidencia mediante la ejecucin de diferentes tipos de prueba realizadas en distintos ambientes de trabajo. En el plan

de pruebas se debern considerar a los Usuarios Clave que cuentan con el conocimiento necesario para poder evaluar

el desempeo del proyecto, el Administrador de Proyecto utilizar la Plantilla del Plan de Pruebas (Instrumento 3.2PL) y

un conjunto de Criterios para la Ejecucin de Pruebas (Instrumento 3.2CO) para generar el Plan de Pruebas con base en el

Mapa de Involucrados (etapa 1.1) y los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2). En el Plan de Pruebas se debern incluir los

nombres de las personas que participarn en el desarrollo de las mismas, los aspectos a evaluar, el lugar en que se

llevarn a cabo las sesiones y los prerrequisitos necesarios para que el proyecto pueda entrar a una fase de pruebas.



38


Plantilla del Plan de Pruebas (Instrumento 3.2PL). Detalla la estrategia a seguir para programar sesiones de pruebas.

Criterios para la Ejecucin de Pruebas (Instrumento 3.2CO). Herramienta que contiene elementos a considerar en el diseo

del Plan de Pruebas.

Entregables

Plan de Pruebas.

Participantes


Lder de TIC

Equipo de Proyecto (Principal)

Usuarios Clave

Tiempo requerido

Variable, dependiendo de la dimensin del proyecto y de los elementos a evaluar.

Correspondencias


n/a

PO10.12

Planeacin del

proyecto y mtodos

de aseguramiento

MP1

Aceptando un

paquete de trabajo

8.1

Plan de calidad

4.3.32

Plan de calidad


39

Administrador

de Proyecto

Repositorio Central

de Proyectos

Plan de Comunicacin

del Proyecto

Criterios para la

Comunicacin

(Instrumento 3.3CO)

Plantilla del

Plan de Comunicacin

del Proyecto

(Instrumento 3.3PL)

guardar

Involucrados

Usuarios Clave

generar

entregable

utilizar

3.3. Diseo del plan de comunicacin

Objetivo

Disear el plan de comunicacin completo, incluyendo la audiencia, formatos y frecuencia para comunicar

informacin del proyecto.


Para comunicar el progreso del proyecto y los asuntos relacionados durante la fase de ejecucin, el Administrador de

Proyecto debe asegurarse de crear un plan de comunicacin formal en el que debe considerar a todos los potenciales

Involucrados y Usuarios Clave para documentar las metas en trminos de comunicacin que deben cumplirse. El plan

incluir una variedad de formatos para la comunicacin, incluyendo el Reporte de Estado del Proyecto (etapa 4.1),

reuniones formales de trabajo y juntas rpidas. En el Plan de Comunicacin del Proyecto se debe especificar la frecuencia y

el mtodo de entrega de cada acuerdo, as como el responsable de cada comunicado. El Administrador de Proyecto,

los Involucrados y los Usuarios Clave debern usar los Criterios para la Comunicacin (Instrumento 3.3CO) y la Plantilla

del Plan de Comunicacin del Proyecto (Instrumento 3.3PL) para determinar el grado de comunicacin necesario para el

proyecto.



40


Criterios para la Comunicacin (Instrumento 3.3CO). Herramienta para determinar las necesidades de comunicacin de

acuerdo al tamao y complejidad del proyecto.

Plantilla del Plan de Comunicacin del Proyecto (Instrumento 3.3PL). Detalla los acuerdos relacionados con la planificacin

de la comunicacin entre los miembros del equipo de proyecto.

Entregables

Plan de Comunicacin del Proyecto.

Participantes


Involucrados

Usuarios Clave

Tiempo requerido

Variable, segn el proyecto, pero generalmente de dos a tres horas.

Correspondencias


APTI-4

Elaborar el

documento de

planeacin del

proyecto

n/a

IP4

Estableciendo

controles para el

proyecto

10.2

Plan de

comunicacin

4.3.38

Plan de

comunicaciones


41

Administrador

de Proyecto

Repositorio Central

de Proyectos

Lder TIC

actualizar

Plantilla del

Plan de Capacitacin


Mapa de Influencia

del Proyecto


Plan de Comunicacin

del Proyecto

(Etapa 3.3)

guardar

Plan de Capacitacin

Mapa de

Involucrados

(Etapa 1.1) Equipo de Proyecto

generar

entregable

utilizar utilizar

3.4. Diseo del plan de capacitacin

Objetivo

Crear un plan de capacitacin para que el producto o servicio resultado del proyecto sea adoptado por parte de las

personas y grupos de usuarios involucrados en el proyecto.


Para asegurar la absorcin del conocimiento sobre el producto o servicio resultado del proyecto, el Equipo de

Proyecto deber realizar el Plan de Capacitacin. El Administrador de Proyecto, en conjunto con el Lder de TIC, crea el

Mapa de Influencia del Proyecto (Instrumento 3.4PL-A) para identificar a los potenciales usuarios finales, posibles reas de

resistencia al cambio y las necesidades de soporte tcnico para el nuevo producto o servicio. Adems, documentarn

las necesidades puntuales de capacitacin utilizando la Plantilla del Plan de Capacitacin (Instrumento 3.4PL-B). Con base

en dicho plan, deben incluirse en el Plan de Comunicacin del Proyecto (etapa 3.3), a las personas o grupos que no hayan

sido contempladas con anterioridad en los comunicados relacionados con la capacitacin.

En esta etapa puede ser de utilidad el Mapa de Involucrados (etapa 1.1) con la finalidad de evaluar la inclusin de cada

uno de ellos en el Plan de Capacitacin.



42


Mapa de Influencia del Proyecto (Instrumento 3.4PL-A). Identifica a los potenciales usuarios finales, posibles reas de

resistencia al cambio y las necesidades de soporte tcnico para el nuevo producto o servicio.

Plantilla del Plan de Capacitacin (Instrumento 3.4PL-B). Detalla el nivel de capacitacin que recibirn los usuarios finales

y tcnicos y las caractersticas de sta, con la finalidad de asegurar la absorcin del conocimiento sobre el producto o

servicio resultado del proyecto.

Entregables

Plan de Capacitacin.

Participantes


Lder de TIC

Equipo de Proyecto

Tiempo requerido


Correspondencias


n/a

PO10.12

Planeacin del

proyecto y mtodos

de aseguramiento

n/a n/a n/a


43

exponer

Administrador

de Proyecto

Repositorio Central

de Proyectos

Lder de TIC

Seleccin de Proveedores

de Servicios

Departamento de

Normatividad Tecnolgica

generar

entregable

Requerimientos del

Proyecto

(Etapa 1.2)

Estimacin de Recursos

Requeridos

(Etapa 1.3)

guardar

Plantilla de Seleccin de

Proveedores de Servicios


Patrocinador

utilizar

Plan de Ejecucin

del Proyecto

(Etapa 3.1)

Plan de Capacitacin

(Etapa 3.4)

Plantilla de Matriz

de Cumplimiento


utilizar

Matriz de Cumplimiento

generar

entregable

guardar

Anteproyecto

(Etapa 0.1)

3.5. Seleccin de proveedores de servicios

Objetivo

Seleccionar y aprobar los contratos con proveedores y prestadores de servicios que sern necesarios para el proyecto.


Con ayuda de los Requerimientos del Proyecto (etapa 1.2) y la Estimacin de Recursos Requeridos (etapa 1.3) el Administrador

de Proyecto y el Lder de TIC determinan la necesidad de proveedores externos de productos o servicios. Si para la

ejecucin del proyecto son necesarios recursos externos, el Administrador de Proyecto y/o el Patrocinador debe

obtener la aprobacin y financiamiento de acuerdo al proceso establecido por su dependencia para tal efecto.

En coordinacin con el Patrocinador y el Departamento de Normatividad Tecnolgica, el Administrador de Proyecto

completa la Seleccin de Proveedores de Servicios, para lo que puede ayudarse del Anteproyecto (etapa 0.1), el Plan de Ejecucin

del Proyecto (etapa 3.1) y el Plan de Capacitacin (etapa 3.4) generados en etapas anteriores, as como los entregables de la

fase de Conocimiento del Entorno. Para realizar esta solicitud se podr utilizar la Plantilla de Seleccin de Proveedores de

Servicios (Instrumento 3.5PL-A) o el formato que la dependencia haya establecido para tal efecto. Una vez seleccionado

el Proveedor de Servicios se generar la Matriz de Cumplimiento, con base en la Plantilla de Matriz de Cumplimiento

(Instrumento 3.5PL-B) y el contrato celebrado entre el Proveedor seleccionado y el rea contratante. La Matriz de

Cumplimiento enlistar los parmetros que el Proveedor de Servicios debe cumplir durante el desarrollo del proyecto.



44


Plantilla de Seleccin de Proveedores de Servicios (Instrumento 3.5PL-A). Plantilla para solicitar y justificar la contratacin de

proveedores y prestadores de servicios.

Plantilla de Matriz de Cumplimiento (Instrumento 3.5PL-B) Plantilla para medir el progreso de las actividades que el

proveedor de servicios est comprometido a realizar.

Entregables

Seleccin de Proveedores de Servicios.

Matriz de Cumplimiento.

Participantes


Patrocinador

Lder de TIC


Tiempo requerido

Variable, segn la cantidad de proveedores o prestadores necesarios y la cantidad de prospectos.

Correspondencias


n/a n/a n/a

12.1

Plan de

aprovisionamiento

4.3.36

Seleccionar

proveedores


45

Administrador de

Proyecto

Repositorio Central

de ProyectosRegistro del

Equipo de Proyecto

generar entregable

Estimacin de

Recursos Requeridos

(Etapa 1.3)

Matriz de Roles

y Responsabilidades

Plantilla de Matriz de Roles

y Responsabilidades


Plantilla de Registro del

Equipo de Proyecto


Lder de TIC Patrocinador Equipo de Proyecto

utilizar

generar entregable

guardarincluir

3.6. Establecimiento del equipo de proyecto

Objetivo

Establecer el equipo de proyecto y generar conciencia de los roles y responsabilidades individuales de los miembros

del equipo de proyecto.


Con base en la informacin obtenida en la Estimacin de Recursos Requeridos (etapa 1.3), el Administrador de Proyecto

utiliza la Plantilla de Registro del Equipo de Proyecto (Instrumento 3.6PL-A) para identificar el personal especfico para los

equipos principal y extendido de proyecto y documentar los roles y responsabilidades de cada miembro en el Registro

del Equipo de Proyecto. Dado que la experiencia en proyectos de los miembros del equipo puede variar, el Administrador

de Proyecto, el Patrocinador y el Lder de TIC deben evaluar las habilidades individuales de los participantes en el

proyecto, con la finalidad de asignar las tareas para potenciar esas habilidades, as como realizar una estimacin y

planificacin realista de las mismas.

Dependiendo del tamao y complejidad del proyecto, es posible establecer equipos especiales enfocados a

determinadas tareas o segmentos del proyecto. En este caso puede ser de utilidad crear un organigrama del equipo.

Usando la Plantilla de Matriz de Roles y Responsabilidades (Instrumento 3.6PL-B), el Administrador de Proyecto puede

generar un documento ms formal que especifique los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, creando

la Matriz de Roles y Responsabilidades, con la finalidad de evitar confusiones entre el equipo de proyecto sobre sus

responsabilidades.



46


Plantilla de Registro del Equipo de Proyecto (Instrumento 3.6PL-A). Registro de todos los miembros del equipo de

proyecto, sus roles y responsabilidades.

Plantilla de Matriz de Roles y Responsabilidades (Instrumento 3.6PL-B). Asignacin formal de roles a cada miembro del

equipo de proyecto.

Entregables

Registro del Equipo de Proyecto.

Matriz de Roles y Responsabilidades.

Participantes


Patrocinador

Lder de TIC

Equipo de Proyecto

Tiempo requerido


Correspondencias


APTI-2

Definir el ciclo de

vida del proyecto y

registrarlo

PO10.3

Enfoque de

administracin de

proyectos

SU2

Diseando el equipo

de administracin de

proyecto

SU3

Consolidando el

equipo de

administracin de

proyecto

9.3

Desarrollo del

equipo de proyecto

4.3.17

Definir la

organizacin del

proyecto


47

4. Ejecucin


48

4.1. Ejecucin del proyecto

Objetivo

Ejecutar el proyecto con base en el Plan de Ejecucin y el Plan de Comunicacin desarrollados en la fase de Planificacin,

as como entregar reportes regulares y comprensivos del avance del proyecto a Patrocinadores, Involucrados y el rea

de Normatividad.


Para mantener informados a todos los Involucrados sobre el progreso del proyecto, el Administrador de Proyecto

ejecuta las actividades documentadas en el Plan de Comunicacin del Proyecto (etapa 3.3). El instrumento central de la

estrategia de comunicacin es el Reporte de Estado del Proyecto, que documenta el progreso del mismo basado en la

Plantilla de Reporte de Estado del Proyecto (Instrumento 4.1OF). Para proyectos cuya ejecucin se estima en ms de tres

meses, el Reporte de Estado del Proyecto debe actualizarse y entregarse a los involucrados de forma mensual.

Para incluir la ejecucin detallada de las actividades en el Reporte de Estado del Proyecto, se recomienda hacer uso de una

escala de semforo (verde/amarillo/rojo) que permita al Patrocinador, Lder de TIC e Involucrados, tener una mejor

visin del avance real del proyecto e identificar de manera clara las desviaciones al plan original. Para ayudar a

determinar el estado del proyecto se debe generar la Matriz de Indicadores de Desempeo. El Administrador de Proyecto

puede utilizar la Plantilla de Matriz de Indicadores de Desempeo (Instrumento 4.1PL-A), que proporciona un conjunto de

criterios para medir el desempeo de las actividades relacionadas con el proyecto. Estos indicadores deben construirse

con base en la identificacin de mtricas (etapa 2.5).

Si el proyecto pertenece a un programa o si es relevante agrupar varios proyectos para obtener una visin general, el

Administrador de Proyecto puede auxiliarse del Tablero de Desempeo, que se generar utilizando la Plantilla de Tablero de

Desempeo (Instrumento 4.1PL-B).

El Reporte de Estado del Proyecto, la Matriz de Indicadores de Desempeo y el Tablero de Desempeo deben ser archivados por el

Departamento de Proyectos Tecnolgicos, con la finalidad de generar las memorias tcnicas del proyecto.


49

utilizar

Administrador

de Proyecto

Plan de Comunicacin

del Proyecto

(Etapa 3.3)

Reporte de Estado

del Proyecto

Matriz de Indicadores

de Desempeo

Tablero de Rendimiento

(opcional)

Plantilla de Reporte

de Estado del Proyecto

(Instrumento 4.1OF)

Plantilla de Matriz

de Indicadores de Desempeo


Plantilla de Tablero

de Desempeo


Identificacin de

Mtricas

(Etapa 2.5)

Involucrados

Equipo de Proyecto y

Usuarios Clave

Lider de TIC

Patrocinador

coordinarutilizar

Repositorio Central

de Proyectos

generarguardar



Plantilla de Reporte de Estado del Proyecto (Instrumento 4.1OF). Reporte que se entrega peridicamente a los Involucrados

para informar el estado actual del proyecto.

Plantilla de Matriz de Indicadores de Desempeo (Instrumento 4.1PL-A). Proporciona un conjunto de criterios para medir el

desempeo de las actividades relacionadas con el proyecto.

Plantilla de Tablero de Desempeo (Instrumento 4.1PL-B). Permite conocer la existencia y ltima actualizacin de la

informacin relacionada con el proyecto.


50

Entregables

Reporte de Estado del Proyecto.

Matriz de Indicadores de Desempeo.

Tablero de Desempeo (opcional).

Participantes


Patrocinador

Lder de TIC

Equipo de Proyecto

Involucrados

Usuarios Clave


Tiempo requerido

Variable, con base en la frecuencia y detalle de la informacin reportada.

Correspondencias


APTI-6

Dirigir y realizar el

trabajo del proyecto

PO10.13

Medicin del

desempeo, reporte y

monitoreo del

proyecto

CS6

Reportando eventos

del proyecto

4

Gestin de la

integracin del

proyecto

10

Gestin de la

comunicacin del

proyecto

4.3.5

Controlar el trabajo

del proyecto

4.3.40

Gestin de las

comunicaciones


51

generar

entregable

Administrador

de Proyecto

Definicin de

Requerimientos

(Etapa 1.2)

Plantilla de

Solicitud de Cambio

(Instrumento 4.2OF)

Involucrados

Patrocinador

evaluar

Repositorio Central

de Proyectos

Reporte de Estado

del Proyecto(Etapa 4.1)

Registro de Cambios

del Proyecto

guardar

Solicitud de Cambio

Lder de TIC

Equipo de Proyecto

Plantilla de Registros

de Cambios del Proyecto

(Instrumento 4.2PL)

entregar

utilizar

registrar

actualizar

4.2. Administracin de cambios

Objetivo

Evaluar y registrar cambios al alcance, requerimientos y planificacin del proyecto, as como a los recursos requeridos.


Para cada cambio solicitado existe una Solicitud de Cambio que se entrega al Equipo del Proyecto. Para elaborar dicha

solicitud, el Administrador de Proyecto utiliza una Plantilla de Solicitud de Cambio (Instrumento 4.2OF), donde

documenta los cambios al alcance, el impacto del cambio solicitado, los requerimientos y planificacin del proyecto,

adems de proveer una seccin de aprobacin por parte de los Involucrados.

El Administrador de Proyecto o Lder de TIC deben mantener un registro centralizado de todos los cambios al

alcance, requerimientos y planificacin, as como a los recursos requeridos a lo largo del ciclo de vida del proyecto en

el Registro de Cambios del Proyecto. En este registro se incluyen tanto los cambios solicitados como los aprobados.

La Plantilla de Registro de Cambios del Proyecto (Instrumento 4.2PL) sirve para documentar las caractersticas, estado y

prioridad de los cambios solicitados, as como las condiciones que deben cumplirse para llevar a cabo un cambio en la

planificacin y el financiamiento del proyecto.

Cada cambio solicitado debe ser evaluado con base en los requerimientos aprobados en la definicin de alcance del

proyecto (etapa 1.2) para determinar qu cambios deben ser aprobados por parte del Patrocinador y los Involucrados.

Una vez que los cambios han sido aprobados, se deben incluir en el Registro de Cambios del Proyecto los impactos al

calendario, el costo y la planificacin que tendrn lugar como resultado de dichos cambios. El Registro de Cambios del

Proyecto tambin se incluye como parte del Reporte de Estado del Proyecto (etapa 4.1).



52


Plantilla de Solicitud de Cambio (Instrumento 4.2OF). Solicitud para llevar cabo cambios al alcance, requerimientos y

planificacin del proyecto.

Plantilla de Registro de Cambios del Proyecto (Instrumento 4.2PL). Registro de todos los cambios al alcance, requerimientos

y planificacin, as como a los recursos requeridos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Entregables

Solicitud de Cambio.

Registro de Cambios del Proyecto.

Participantes


Patrocinador

Lder de TIC

Equipo de Proyecto

Involucrados

Tiempo requerido

Variable, con base en la cantidad de cambios solicitados y la frecuencia de las revisiones realizadas.

Correspondencias


APTI-7


y mantener

controlado el

proyecto

PO10.11

Control de cambios

del proyecto

CS3

Capturando cambios

del proyecto

CS4

Examinando

cambios del proyecto

CS8

Escalando cambios

del proyecto

5.4

Verificacin del

alcance

4.3.6

Controlar los

cambios


53

4.3. Administracin de riesgos

Objetivo

Evaluar peridicamente los riesgos del proyecto y ejecutar los planes de mitigacin necesarios a lo largo del ciclo de

vida del proyecto.


Con la finalidad de proporcionar un mecanismo para identificar y mitigar riesgos del proyecto, el Administrador de

Proyecto, el Lder de TIC y el Equipo del Proyecto deben evaluar los riesgos de cada hito de la fase de Ejecucin del

proyecto.

Con ayuda de los riesgos identificados en el Inventario de Riesgos del Proyecto (etapa 2.4), el Administrador de Proyecto

debe realizar el Plan de Mitigacin de Riesgos utilizando la Plantilla de Plan de Mitigacin de Riesgos (Instrumento 4.3PL),

donde se documentan las acciones que se llevarn cabo con la finalidad de eliminar o mitigar los riesgos. No todos los

riesgos sern eliminados o mitigados, algunos pueden ser aceptados, dada la complejidad de su mitigacin, la poca

probabilidad de su ocurrencia o el bajo impacto del mismo.


Administrador

de Proyecto

Repositorio Central

de ProyectosPlan de Mitigacin

de Riesgos

generar

entregable

Plantilla de

Plan de Mitigacin

de Riesgos

(Instrumento 4.3PL)

utilizar

Lder de TIC

guardar

Equipo de Proyecto

Inventario de Riesgos

del Proyecto

(Etapa 2.4)


54


Plantilla de Plan de Mitigacin de Riesgos (Instrumento 4.3PL). Documenta las acciones que se llevarn cabo con la

finalidad de eliminar o mitigar los riesgos identificados.

Entregables

Plan de Mitigacin de Riesgos.

Participantes


Lder de TIC

Equipo de Proyecto

Tiempo requerido


Correspondencias


APTI-7


y mantener

controlado el

proyecto

PO10.9

Administracin de


SB4

Actualizando el

registro de riesgos

11.6

Monitoreo y control

de riesgos

4.3.31

Controlar los riesgos


55

Administrador

de Proyecto

Repositorio Central

de Proyectos

Bitcora de

Incidencias

generar

entregable

Plantilla de Bitcora

de Incidencias

(Instrumento 4.4PL)

utilizar

Usuarios Clave

Lder de TIC

convocar

guardar

Plan de Pruebas

(Etapa 3.2)

4.4. Ejecucin del plan de pruebas

Objetivo

Ejecutar el Plan de Pruebas (etapa 3.2) para llevar a cabo un perodo de pruebas en donde se evaluar el

comportamiento del proyecto en un ambiente real y con los Usuarios Clave del proyecto para identificar debilidades

en el desarrollo o la ejecucin del mismo.


El Administrador de Proyecto en conjunto con el Lder de TIC y con base en el Plan de Pruebas (etapa 3.2) convocarn

a los Usuarios Clave que sean necesarios para realizar una serie de evaluaciones en el funcionamiento del proyecto en

un ambiente lo ms cercano posible al real con el fin de identificar posibles inconsistencias en el producto o servicio

resultado del proyecto que hayan pasado desapercibidos.

En caso de haber detectado inconsistencias en el funcionamiento del producto o servicio, stas sern registradas con

ayuda de la Plantilla de Bitcora de Incidencias (Instrumento 4.4PL) mediante la que se indicar de manera puntual la

incidencia detectada as como tambin la propuesta de solucin de la misma o el resultado esperado, generando as la

Bitcora de Incidencias.

Cuando las incidencias sean corregidas, el producto o servicio deber ser sometido a un nuevo perodo de evaluacin

en donde se volvern a replicar los mismos casos de prueba revisando que los cambios no hayan afectado la

funcionalidad que ya se tena previamente validada, adems de que se haya corregido la incidencia inicial. En caso de

encontrar nuevas incidencias o persistencia de las ya identificadas, se deber realizar de nueva cuenta el proceso de

correccin y pruebas, posteriormente se proceder a actualizar la Bitcora de Incidencias o se crear una nueva con la

fecha correspondiente.



56


Plantilla de Bitcora de Incidencias (Instrumento 4.4PL). Herramienta que sirve pare registrar las incidencias detectadas en

las sesiones de pruebas.

Entregables

Bitcora de Incidencias.

Participantes

Administrador del Proyecto

Lder Tcnico

Usuarios Clave

Tiempo requerido

Variable, con base en los resultados de las pruebas y el tamao del proyecto.

Correspondencias


n/a n/a

CS5

Revisando el Estatus

del Proyecto

4.0

Informe de

Performance del

Trabajo

4.3.33

Asegurar la calidad


57

Administrador

de Proyecto

Repositorio Central

de Proyectos

Registro de Estado

de la Capacitacin

generar

entregable

enviar

Plantilla de Registro de

Estado de la Capacitacin

(Instrumento 4.5PL)

Plantilla de

Certificado de Capacitacin

(Instrumento 4.5OF)

capacitar

Usuarios Clave

Lder de TIC

Departamento de Normatividad

Tecnolgica

Certificado de Capacitacin

utilizar

generar

entregable

utilizar

guardar guardar

4.5. Ejecucin del plan de capacitacin

Objetivo

Ejecutar las acciones necesarias para la absorcin del conocimiento sobre el producto o servicio resultado del proyecto

por parte de los usuarios finales, contribuyendo a contrarrestar la resistencia al cambio.


Antes de concluir el proyecto, el Administrador de Proyecto y el Lder de TIC deben conducir la capacitacin de los

Usuarios Clave con la finalidad de adoptar el producto o servicio resultado del proyecto. El proceso de capacitacin

debe incluir instrumentos de evaluacin, que sern aplicados a los usuarios finales con el objetivo de asegurar que la

absorcin del conocimiento es adecuada y determinar si existen otras necesidades de capacitacin. La Plantilla de

Registro de Estado de la Capacitacin (Instrumento 4.5PL) contien

Documents

Metodología Para La Administración Efectiva de Proyectos 2.0