Podgorica, 2009

CRNA GORAUPRAVA ZA KADROVE

METODOLOGIJA ZA IZRADUAKATA O UNUTRAŠNJOJ ORGANIZACIJII SISTEMATIZACIJI DRŽAVNIH ORGANA

KRALJEVINANORVEŠKA

IzdavačCrna GoraUprava za kadrove

UrednikSvetlana Vuković

AutoriSvetlana VukovićStana PajovićIvan KrkeljićDragana RanitovićĐuro NikačAlma ĐurbuzovićZenajda Deloik

Tehnička pripremaSektor za oglašavanje i praćenje sprovođenja propisa

LektoriHelena ĐuranovićAnka Janković

Dizajn i priprema za štampuStudio “KNB”, PodgoricaLidija Savković

ŠtampaMEDEON, Podgorica

Tiraž1500 primjeraka

METODOLOGIJA ZA IZRADU AKATAO UNUTRAŠNJOJ ORGANIZACIJII SISTEMATIZACIJI DRŽAVNIH ORGANA

Štampanje ove publikacije stručno i finansijski je podržaoDSSR projekat - UZK, koji finansira Vlada Kraljevine Norveške

SADRŽAJ

UVODNA RIJEČ

OSNOVNE ODREDBE

I. POSTUPAK PRIPREME AKTA1. Obaveze organa2. Struktura i sadržaj akta

2.1 Preambula sadrži 2.2 Unutrašnja organizacija2.3 Sistematizacija2.4 Pripravnici2.5 Obavezna sadržina akta

3. Naziv radnog mjesta i opis poslova4. Prelazne i završne odredbe5. Obrazloženje6. Šematski prikaz7. Prilozi

II. MIŠLJENJE ORGANA

III. UTVRĐIVANJE AKTA1. Utvrdjivanje akta2. Tehnika izrade akta

PRAVILNIK O UNUTRAŠNJOJ ORGANIZACIJI I SISTEMATIZACIJI OBRAZAC ZA PREGLED PROPISA KOJIMA SE UTVRĐUJE DJELOKRUG POSLOVA I NADLEŽNOSTI ORGANA

4

6

78889910101011111111

13

151616

17

27

UVODNA RIJEČ

Metodologija za izradu akta o organizaciji i sistematizaciji već duži period predstavlja realnu potrebu , prije svega sa stanovišta pomoći našim saradnicima u izradi akata o oraganizaciji i sistema-tizaciji. Zbog toga se pristupilo izradi pomenute Metodologije i ona je prema našem mišljenju, simbioza propisa, kada je u pitanju ova oblast, i određenih formulacija koje su rezultat iskustva zaposlenih u Upravi za kadrove kroz dosadašnji rad vezan za ovu problema-tiku.

Nova rješenja koja su uključena u ovu Metodologiju rezultat su preporuka, ali i sugestija relevantnih medjunarodnih institucija i organizacija i ista su u primjeni u zemaljama Zapadnog Balkana.

Navedenom Metodologijom detaljno se opisuje postupak izrade akta o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji državnih organa i odredjuju nosioci obaveza i način njihovog postupanja , a sa ciljem da se obezbijedi kako u sadržinskom, tako i u formalnom smislu jedinstvena primjena propisa u dijelu izrade unutrašnje organiza-cije i sistematizacije državnih organa.

Sigurna sam da će Metodologija naći svoju primjenu i biti od ogromne koristi kako starješinama državnih organa, tako i službe-nicima i namještenicima koji su neposredno uključeni u pripremu akta o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji.

Cilj nam je da na ovaj način pomognemo podizanju kvalite-ta akta o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji kroz pravilno utvrdjivanje, delegiranje i uspješno i efikasno vršenje poslova i za-dataka.

Na kraju, ovim putem želim da izrazim zahvalnost timu koji je učestvovao u izradi Metodologije i svoje znanje i iskustvo ugradio u ovaj dokument, a posebnu zahvalnost izražavam Vladi Kraljevine Norveške koja je kroz projekat DSSR – reforma sistema odbrane i bezbjednosti – pomogla izradu i štampanje ove publikacije.

Podgorica, 11.01.2010.godine DIREKTORICA Svetlana Vuković

6

OSNOVNE ODREDBE

1. Metodologijom se utvrdjuje postupak izrade akta o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji državnih organa (u daljem tekstu: akt) i odredjuju nosioci obaveza i sadržaj njihovog postupanja, kako bi se obezbijedila, i u sadržinskom i u formalnom smislu, jedinstvena primjena propisa u dijelu unutrašnje organizacije i sistematizacije dr-žavnih organa (u daljem tekstu: organ). Metodologija se odnosi na izradu akata organa državne upra-ve, drugih državnih organa i službi, na koje mišljenje daje Uprava za kadrove (u daljem tekstu: Uprava), pri čemu se uzimaju u obzir propisima utvrdjena drugačija rješenja za njihovu organizaciju i siste-matizaciju (posebna zvanja, uslovi, ispit i dr.), kao i osnov za njihovo donošenje. Metodologija se odnosi i na izradu akta o izmjenama i dopuna-ma.

2. Unutrašnja organizacija i sistematizacija treba da bude u funkciji ostvarivanja osnovnih načela i obaveza organa i treba da obezbijedi prije svega zakonit i pravilan rad; efektivnost i ekonomičnost postu-panja; javnost i transparentnost rada; zaštitu prava i na zakonu za-snovanih interesa stranaka; efikasnu kontrolu i odgovornost za rad i postupanje; jednostavne procedure rada; i optimalno korišćenje ljud-skih, finansijskih, materijalnih, tehničkih i drugih resursa organa.

3. U pripremi akta obavezno se koristi rodno senzibilan jezik.

4. Metodologija u prilogu sadrži: Opšti obrazac akta i Obrazac za pregled propisa kojima se utvrdjuje djelokrug poslova i nadležnosti organa, koji čine njen sastavni dio.

POSTUPAK PRIPREME AKTA

I

8

1. OBAVEZE ORGANA

Formiranje stručnog tima sa zadatkom da isti izradi analizu potreba unutrašnje organizacije i sistematizacije organa koja sadrži:

� presjek stanja u primjeni postojećeg akta kako funkcioniše po-stojeća unutrašnja organizacija;

� koliko je raspoloživi kadar odgovarajuće radno angažovan; � ima li unutrašnjih rezervi; � da li je moguće unutrašnje procedure pojednostaviti; � postoji li dupliranje struktura i poslova u organizacionim cjeli-

nama i izmedju njih; � da li je ljudski potencijal adekvatan složenosti poslova koji su u

nadležnosti organa i sa stanovišta potrebnih uslova i sa stanovi-šta kompetencija;

� utvrditi koncept promjena koje se projektuju i pri tome ukazati na posledice takve projekcije;

� na predlog projektovanih promjena mišljenje daje starješina or-gana;

� rad na pripremi predloga akta.

2. STRUKTURA I SADRŽAJ AKTA

1. Preambula2. Unutrašnja organizacija3. Sistematizacija4. Prelazne i završne odredbe5. Obrazloženje6. Šematski prikaz

2.1 Preambula sadrži

Preambula akta sadrži osnov za njegovo donošenje, naznaku člana, pun naziv propisa kojim su uredjena ova pitanja i lice koje ga predlaže (starješina organa).

9

2.2 Unutrašnja organizacija

Unutrašnja organizacija sadrži:

� ukupan broj i strukturu organizacionih jedinica (organ ima uku-pno 10 organizacionih jedinica, od čega 2 sektora, 3 odjeljenja, 5 odsjeka);

� strukturu osnovnih organizacionih jedinica i unutrašnjih or-ganizacionih jedinica u okviru osnovnih (na primjer: osnovne jedinice su sektor za javno oglašavanje i praćenje sprovođenja propisa, a unutrašnja organizaciona jedinica je odsjek za javno oglašavanje i odsjek za praćenje sprovodjenja propisa);

� djelokrug osnovnih i unutrašnjih organizacionih jedinica; � ukoliko se pojedini poslovi vrše izvan organizacionih jedinica

to treba označiti sa poslovima, brojem izvršioca, i kome su od-govorni;

� ako se poslovi vrše preko područnih jedinica utvrditi njihov broj, poslove i sjedište.

2.3 Sistematizacija

Sistematizacijom se određuje:

� ukupan broj i struktura sistematizovanih radnih mjesta (na pri-mjer: sistematizovano 50 radnih mjesta, od toga 40 službenič-kih i 10 namješteničkih);

� ukupan broj zaposlenih (70); � strukturu zaposlenih po zvanjima i njihov raspored po organi-

zacionim jedinicama i broj i sistematizaciju službenika i namje-štenika u okviru unutrašnjih organizacionih jedinica, odnosno izvan organizacionih jedinica;

� uslove utvrdjene zakonom, odnosno drugim propisom za obav-ljanje poslova odnosno za sticanje zvanja (vrsta i stepen školske spreme, radno iskustvo, položen stručni ispit za rad u državnim organima ili drugi odgovarajući stručni ispit, posebna znanja i vještine – strani jezik, poznavanje rada na računaru i druge

10

stručne osposobljenosti i vještine); � probni rad i njegovo trajanje, kao poseban uslov, pojedinačno za

radna mjesta, sa tačno utvrđenim trajanjem.

2.4 Pripravnici

Aktom se utvrdjuje mogućnost zapošljavanja pripravnika sa odgovarajućom stručnom spremom radi stručnog osposobljavanja za rad.

2.5 Obavezna sadržina akta

Unutrašnja organizacija i sistematizacija obavezno odredjuje sadržinu i način vršenja poslova koji se odnose na:

� internu reviziju; � medjunarodnu saradnju i evropske integracije; � slobodan pristup informacijama; � jedinicu za ljudske resurse; � i za druge poslove za koje je to propisima odredjeno.

3. NAZIV RADNOG MJESTA I OPIS POSLOVA

� Naziv radnog mjesta utvrdjuje se saglasno propisima, s tim što je, kada za to postoji poseban razlog, moguće odrediti odgo-varajući stručni ili profesionalni naziv i obavezno ga upodobiti zvanju, saglasno nomenklaturi zvanja državnih službenika, od-nosno namještenika;

� Opis poslova odredjuje se za pojedina radna mjesta ili za grupu poslova, odnosno za više izvršilaca;

� Opis poslova mora da bude precizan, jasan i cjelovit, ravnomjer-no odredjen po izvršiocima i utvrđen na način koji obezbjedjuje efikasno vršenje poslova i kontrolu rada i postupanja.

11

4. PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Prelaznim i završnim odredbama utvrdjuje se rok za raspored državnih službenika i namještenika, odredjuje prestanak važenja ra-nijeg i stupanje na snagu novog akta (u roku od osam dana od dana objavljivanja na oglasnoj tabli državnog organa, a nakon utvrdjivanja od strane Vlade).

5. OBRAZLOŽENJE

Obrazloženje obavezno sadrži:

� rezultate izvršene analize (šta su nedostaci u postojećoj organi-zaciji i sistematizaciji, ocjenu kadrovskog stanja, postoje li unu-trašnje kadrovske rezerve, i dr.);

� razlozi promjena u unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji (tačno naznačiti promjenu u djelokrugu, odnosno nadležnosti-ma organa);

� šta se projektovanim promjenama želi postići; � potpune, jasne i decidne iskaze o promjenama broja i strukture

zaposlenih.

6. ŠEMATSKI PRIKAZ

Šema prikazuje aktom utvrđenu unutrašnju organizaciju i si-stematizaciju organa i čini njegov sastavni dio.

7. PRILOZI

Uz predlog akta obavezno se dostavljaju:

� izvještaj o izvršenoj analizi postojeće unutrašnje organizacije i sistematizacije;

12

� prikaz djelokruga odnosno nadležnosti sa naznakom propisa kojima su utvrdjene (puni naziv propisa, službeni list- broj i go-dina).

MIŠLJENJA ORGANA

II

14

MIŠLJENJA ORGANA

1. Na predlog akta mišljenje daje ministarstvo koje vrši nad-zor nad njegovim radom, odnosno organ čija je nadležnost utvrdjena posebnim propisom. 2. Mišljenje Uprave za kadrove sadrži ocjenu o usaglašenosti akta sa relevantnim propisima i posebno da li je postupak razvrsta-vanja poslova u grupe pravilno izvršen, da li su opisi poslova radnog mjesta u pogledu sadržaja, obima i složenosti poslova adekvatni, od-nosno saglasni sa propisima. Uprava za kadrove obezbjeđuje jednoobraznost pravilnika, kao i da se cjelokupan proces pripreme i izrade akta sprovede u skladu sa propisima i utvrđenim procedurama. 2.1. U slučajevima kada tekst Predloga akta nije pripremljen u skladu sa propisima koji uređuju unutrašnju organizaciju i siste-matizaciju, kao i na način utvrdjen ovom metodologijom ili je zbog drugih razloga nepodoban za razmatranje i davanje mišljenja Uprava tekst Predloga akta vraća organu na odgovarajuću doradu i ostavlja primjeren rok za postupanje. Ukoliko u ostavljenom roku organ ne postupi smatraće se da je odustao od predloga akta. 2.2. Primjedbe, predlozi i mišljenja Uprave obaveznog su ka-raktera. Za drugačije predloge organ je dužan Upravi da pruži dodat-ne i valjane razloge i objašnjenja. 3. Nakon pribavljanja mišljenja nadzornog organa i Uprave, organ tekst Predloga akta dostavlja na mišljenje Ministarstvu finan-sija. Nadležni organi mišljenje daju u primjerenom roku.

UTVRĐIVANJE AKTA

III

16

1. UTVRĐIVANJE AKTA

1. Vladi Crne Gore odnosno drugom državnom organu nadležnom za utvrdjivanje akta odnosno davanja saglasnosti, dostavlja se:

� predlog autentičnog teksta akta sa potpunim i jasnim obrazlo-ženjem i odgovarajućim šematskim prikazom;

� mišljenja relevantnih organa koja su data u postupku pripreme akta.

2. Ukoliko mišljenje nadležnog organa nije prihvaćeno o razlozima neprihvatanja odgovarajuće radno tijelo Vlade zauzima stav. Sjednici radnog tijela Vlade obavezno prisustvuje predstavnik Uprave. 3. Organ je dužan da, nakon utvrdjivanja akta isti, u tekstu koji Vlada utvrdi, dostavi Upravi.

2. TEHNIKA IZRADE AKTA

U pripremi akta potrebno je:

� koristiti font „Arial“ i veličina slova „11“; � opis poslova treba da sadrži najviše do 1000 znakova; � dostava predloga akta o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji

vrši se u pisanoj i elektronskoj formi.

PRAVILNIK O UNUTRAŠNJOJ ORGANIZACIJI I SISTEMATIZACIJI

Opšti obrazac akta – uzk-02-p2

Podgorica, 2009. godine

18

Na osnovu člana 37 stav 2 Zakona o državnoj upravi (“Sl. list RCG”, br. 38/03; “Sl. list CG 22/08), na predlog __________________, Vlada Crne Gore, na sjednici od ___________ godine, utvrdila je

P R A V I L N I KO UNUTRAŠNJOJ ORGANIZACIJI I SISTEMATIZACIJI

MINISTARSTVA ZA _________________

Član 1

Ovim Pravilnikom uredjuje se unutrašnja organizacija i siste-matizacija _____________(u daljem tekstu:________) i utvrdjuju organizacione jedinice i njihov djelokrug, radna mjesta, probni rad i zapošljavanje pripravnika.

I. ORGANIZACIONE JEDINICE I NJIHOV DJELOKRUG

Član 2

1. Sektor za _________________ 1.1. Odsjek za______________ 1.2. Odsjek za______________

2. Sektor za _________________

3. Odjeljenje za ______________

4. Odjeljenje za unutrašnju reviziju

5. Kabinet ( samo u Ministarstvu)6. Služba za opšte poslove i finansije

19

6.1.Biro za ___________________ 6.2. Kancelarija za____________

7. Područna jedinice 7.1. Područna jedinica Podgorica 7.2. Područna jedinica Cetinje Van organizacionih jedinica obavljaju se poslovi ______________________________________

Član 3

1. U Sektoru za _________________________________ vrše se poslovi koji se odnose na:

1.1. U Odsjeku za ______________________________ vrše se poslovi koji se odnose na:

1.2. U Odsjeku za ______________________________ vrše se poslovi koji se odnose na:

Član 4

2. U Sektoru za ______________________________ vrše se poslovi koji se odnose na:

Član 5

3. U Odjeljenju za ______________________________ vrše se poslovi koji se odnose na:

Član 6

4. U Odjeljenju za unutrašnju reviziju vrše se poslovi koji se odnose na:

20

Član 7

5. U Kabinetu (samo u Ministarstvima) vrše se poslovi koji se odnose na:

Član 8

6. U Službi za opšte poslove i finansije vrše se poslovi koji se odnose na:

6.1. U Kancelariji za ______________________________ vrše se poslovi koji se odnose na:

6.2. U Birou za ______________________________ vrše se poslovi koji se odnose na:

Član 9

7. U Područnim jedinicama vrše se poslovi koji se odnose na:

7.1. U Područnoj jedinici Podgorica vrše se poslovi koji se odnose na:

7.2. U Područnoj jedinici Cetinje vrše se poslovi koji se odnose na:

II SISTEMATIZACIJA RADNIH MJESTA

Član 10

Za izvršenje poslova iz djelokruga Ministarstva utvrđuju se _______ službenička i namještenička radna mjesta:

21

Redni broj

Naziv radnog mjesta i uslovi za obavljanje poslova

u određenom zvanju

Brojizvršilaca Opis poslova

1. Starješina 1

2. Sekretar/ka(samo u ministarstvu) 1

3. Savjetnik/ca starješine 1

1. SEKTOR ZA __________________________

4. Pomoćnik/ca ministra/ke 1

Odsjek za ________

5. Samostalni/a savjetnik/ca I 1

6.-8. Samostalni/a savjetnik/ca II 3

9.-10. Viši savjetnik/ca III 2

Odsjek za ________

11.12. Samostalni/a savjetnik/ca I 2

13.-15. Samostalni/a savjetnik/ca III 3

16.-18. Viši savjetnik/ca II 3

2. SEKTOR ZA __________________________

19. Pomoćnik/ca ministra/ke 1

20.26. Samostalni/a savjetnik/ca I 7

27.-31. Samostalni/a savjetnik/ca III 5

22

32.-35. Viši savjetnik/ca II 4

3. ODJELJENJE ZA ________________________

36.-38. Samostalni/a savjetnik/ca I 3

39.-42. Samostalni/a savjetnik/ca II 4

43.-45. Viši savjetnik/ca II 3

5. ODJELJENJE ZA UNUTRAŠNJU REVIZIJU

46. Viši unutrašnji revizor 1

47. Mlađi unutrašnji revizor 1

48. Stariji unutrašnji revizor 1

4. KABINET

49. Samostalni/a namještenik/ca I 1

50. Samostalni/a namještenik/ca II 1

51.-52. Namještenik/ca IV 2

6. SLUŽBA ZA OPŠTE POSLOVE I FINANSIJE

Biro za ______________________

53.-55. Samostalni/a namještenik/ca I 3

56.-57. Samostalni/a namještenik/ca III 2

58.-59. Viši namještenik/ca III 2

Kancelarija za ______________________

23

60. Samostalni/a namještenik/ca I 1

61.-62. Samostalni/a namještenik/ca II 2

63. Viši namještenik/ca III 1

7. PODRUČNA JEDINICA PODGORICA

64.-65. Samostalni/a savjetnik/ca I 2

66.-67. Samostalni/a savjetnik /ca II 2

8. PODRUČNA JEDINICA CETINJE

68.-69. Samostalni/a savjetnik/ca I 2

70. Samostalni/a savjetnik /ca III 1

Član 11

U _________se, radi stručnog osposobljavanja, mogu zaposliti jedan ili više pripravnika sa visokom ili srednjom stručnom spremom.

III PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Član 12

Raspored službenika i namještenika Ministarstva __________, saglasno ovom Pravilniku, izvršiće se u roku od __________ dana od dana stupanja na snagu ovog Pravilnika.

24

Član 13

Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje da važi Pravil-nik o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji Ministarstva __________________ br. ___________ od _________.

Član 14

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja na oglasnoj tabli Ministarstva ___________, a nakon utvrđivanja od strane Vlade Crne Gore.

Broj: 01- STARJEŠINA Podgorica,_______2009. godine _____________________

25

OBRAZLOŽENJE

MIN

IST

AR

SEKR

ETA

RM

INIS

TRA

SAVJ

ETN

IKST

ARJ

EŠIN

E

Odj

elje

nje

zaun

utra

šnju

revi

ziju

Viši

unu

traš

nji r

eviz

or(1

izvr

šila

c)

Star

iji u

nutr

ašnj

i rev

izor

(1 iz

vrši

lac)

Mla

đi u

nutr

ašnj

i rev

izor

(1 iz

vrši

lac)

Kabi

net

Sam

osta

lni n

amje

šten

ik(4

izvr

šioc

a)

Sam

osta

lni n

amje

šten

ik II

(1 iz

vrši

lac)

Nam

ješt

enik

IV(2

izvr

šioc

a)

Sekt

or z

aSe

ktor

za

Odj

elje

nje

zaSl

užba

za

opšt

epo

slov

e i fi

nans

ijePo

druč

na je

dini

caPo

dgor

ica

Podr

učna

jedi

nica

Cetin

je

Pret

post

avlje

nisl

užbe

nik

Pret

post

avlje

nisl

užbe

nik

Pret

post

avlje

nisl

užbe

nik

Pret

post

avlje

nisl

užbe

nik

Pom

oćni

km

inis

tra

Pom

oćni

km

inis

tra

Ods

jek

zaO

dsje

k za

Pret

post

avlje

nisl

užbe

nik

Pret

post

avlje

nisl

užbe

nik

Sam

osta

lni

savj

etni

k I

(1 iz

vrši

lac)

Sam

osta

lni

savj

etni

k I

(2 iz

vrši

oca)

Sam

osta

lni

savj

etni

k II

(3 iz

vrši

oca)

Sam

osta

lni

savj

etni

k III

(3 iz

vrši

oca)

Viši

sav

jetn

ik II

I(2

izvr

šioc

a)Vi

ši s

avje

tnik

II(3

izvr

šioc

a)

Sam

osta

lni

savj

etni

k I

(7 iz

vrši

laca

)

Sam

osta

lni

savj

etni

k I

(3 iz

vrši

oca)

Sam

osta

lni

savj

etni

k III

(5 iz

vrši

laca

)

Sam

osta

lni

savj

etni

k II

(4 iz

vrši

oca)

Viši

sav

jetn

ik I

(4 iz

vrši

oca)

Viši

sav

jetn

ik II

(3 iz

vrši

oca)

Biro

za

Kanc

elar

ija z

a

Sam

osta

lni

nam

ješt

enik

I(3

izvr

šioc

a)

Sam

osta

lni

nam

ješt

enik

III

(2 iz

vrši

oca)

Sam

osta

lni

nam

ješt

enik

II(2

izvr

šioc

a)

Sam

osta

lni

nam

ješt

enik

I(1

izvr

šila

c)

Viši

nam

ješt

enik

III

(2 iz

vrši

oca)

Viši

nam

ješt

enik

III

(1 iz

vrši

lac)

Sam

osta

lni

savj

etni

k I

(2 iz

vrši

oca)

Sam

osta

lni

savj

etni

k I

(2 iz

vrši

oca)

Sam

osta

lni

savj

etni

k II

(2 iz

vrši

oca)

Sam

osta

lni

savj

etni

k III

(1 iz

vrši

lac)

Državni organ

Ime i prezime lica koje popunjava obrazac

Tel.

e-mail

UZK-02-P1Obrazac za pregled propisa

CRNA GORAUPRAVA ZA KADROVE

O B R A Z A CZA PREGLED PROPISA KOJIMA SE UTVRĐUJE

DJELOKRUG POSLOVA I NADLEŽNOSTI ORGANA

Naziv akta Službeni list(br – datum)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Udana (M.P.) (potpis odgovornog lica)