Microsoft 365 - Hướng dẫn áp dụng dành cho người dùng cuối · Hãy nhớ rằng mỗi vai trò trong số này đều là các hướng dẫn. Tùy thuộc vào quy

Microsoft 365 - Hướng dẫn áp dụng dành cho người dùng cuối

2

Nội dungBên liên quan

Nhận thức

Đào tạo

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý

7. Tuyển dụng người bảo trợ cấp cao

9. Chọn chủ sở hữu thành công

10. Trao quyền cho người tiên phong

Kịch bản15. Xác định kịch bản

20. Ưu tiên kịch bản của bạn

22. Xác định tiêu chí thành công

26. Chia sẻ thành công

29. Xây dựng kế hoạch truyền thông của bạn

35. Khuyến khích tương tác liên tục

38. Tạo kế hoạch đào tạo của bạn

40. Truy cập tài nguyên đào tạo

43. Lên kế hoạch hoạt động áp dụng của bạn

46. Khởi động chương trình áp dụng sớm

51. Tạo kế hoạch thành công

53. Lặp lại để duy trì thành công

54. Quản lý và chuẩn bị cho sự thay đổi

Lời nói đầuKhi môi trường kinh doanh thay đổi, kỳ vọng của nhân viên cũng như khách hàng sẽ phát triển và một nền văn hóa mới về cách chúng ta làm việc sẽ xuất hiện. Nhân viên sẽ tìm kiếm nhiều mục đích hơn trong công việc của họ, còn người sử dụng lao động sẽ tìm cách khai thác sự sáng tạo của nhân viên. Lần đầu tiên trong lịch sử nhân loại, một lực lượng lao động đa dạng đang hình thành dưới dạng 5 thế hệ tạo nên lực lượng lao động toàn cầu.

Cộng tác và làm việc theo nhóm với đồng nghiệp là một phần trong các hoạt động hằng ngày của chúng ta, đồng thời khả năng làm việc tại nhiều địa điểm và trên nhiều thiết bị là rất cần thiết. Người sử dụng lao động không còn bị ràng buộc bởi ranh giới vật lý hoặc địa lý và có thể tận dụng kiến thức chuyên môn từ khắp nơi trên thế giới.

Khi văn hóa về cách chúng ta làm việc phát triển thì các công cụ mà chúng ta sử dụng để làm việc cũng sẽ phát triển theo. Microsoft 365 giúp tổ chức của bạn triển khai văn hóa làm việc mới này bằng cách giúp nhân viên trở nên sáng tạo và cùng làm việc một cách bảo mật. Microsoft 365 là một giải pháp toàn diện, thông minh và bảo mật, kết hợp giữa Office 365, Windows 10 và Enterprise Mobility + Security với nhau.

Hướng dẫn áp dụng dành cho người dùng cuối này đã được tạo cho các tổ chức đang tìm cách hiệu quả nhất để tối đa hóa khoản đầu tư của họ trong Microsoft 365. Bạn có thể sử dụng hướng dẫn này dưới dạng hướng dẫn từng bước để đảm bảo rằng trước tiên tổ chức của mình có thể xác định, sau đó thực hiện các công việc cụ thể giúp tổ chức áp dụng văn hóa làm việc mới này.

Các phương pháp hay nhất trong hướng dẫn này dựa trên trải nghiệm từ những khách hàng thành công nhất của chúng tôi, những người đã áp dụng các công nghệ khác nhau hiện đang là một phần của Microsoft 365 - Office 365, Windows 10 và Enterprise Mobility + Security trong nhiều năm qua.

Chúng tôi hy vọng điều đó sẽ giúp bạn thực hiện những điều khả thi và bạn sẽ sử dụng cũng như chia sẻ sản phẩm này với mọi người trong tổ chức của mình. Chúng tôi rất mong có được phản hồi của bạn về sản phẩm này qua Cộng đồng Thúc đẩy Áp dụng tại:

http://aka.ms/driveadoption

Và nên nhớ rằng bạn không bao giờ đơn độc cả. Có rất nhiều tổ chức hiện đang khởi chạy các công nghệ của Microsoft 365 và bạn có thể kết nối với họ trong cộng đồng này.

Chúng ta đang làm việc theo cách ngày càng kết nối hơn, hãy kết nối theo cách mà chúng ta làm việc.

Microsoft 365 giúp tổ chức của bạn triển khai văn hóa làm việc mới này bằng cách giúp nhân viên trở nên sáng tạo và cùng làm việc một cách bảo mật.

3

4

Việc đạt được thành công bằng Microsoft 365 có nghĩa là đảm bảo rằng Microsoft 365 sẽ giúp mọi người trong tổ chức của bạn đạt hiệu quả làm việc cao hơn.

Trước khi giới thiệu Microsoft 365, hãy tạm dừng và nghĩ xem lý do tại sao ngay từ đầu tổ chức của bạn lại mua sản phẩm này. Có phải là do các yêu cầu kỹ thuật cụ thể, một phần của chu trình nâng cấp CNTT hay do bạn khám phá ra các nhu cầu cụ thể trong doanh nghiệp?

Thúc đẩy áp dụng xuất phát từ việc hiểu được những thách thức trong kinh doanh và giải quyết những thách thức đó bằng các giải pháp Microsoft 365. Đó là để đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức hiểu được những lợi ích và áp dụng các giải pháp bạn cung cấp. Mọi người thường miễn cưỡng với sự thay đổi do đó họ cần biết mình sẽ được lợi gì.

Tại Microsoft, chúng tôi mong muốn bạn khai thác tối đa khoản đầu tư của mình vào Microsoft 365 và lập kế hoạch chính là yếu tố then chốt để đạt được mục tiêu này. Mục đích duy nhất của Hướng dẫn áp dụng dành cho người dùng cuối này là nhằm hỗ trợ bạn trong quá trình áp dụng.

Thông qua những trải nghiệm của khách hàng đi trước, chúng tôi nhận thấy rằng để áp dụng thành công Microsoft 365, điều quan trọng là phải tập trung vào 4 Yếu tố thành công sau: Bên liên quan, Kịch bản, Nhận thức và Đào tạo.

Tìm hiểu thêm về các yếu tố thành công quan trọng ảnh hưởng đến quá trình áp dụng Microsoft 365:

https://aka.ms/successfactors

HỌC HỎI VÀ CỦNG CỐ

Bên liên quan

Tuyển dụng người bảo trợ cấp cao

Trao quyền cho người tiên phong

Nhận thức

Triển khai chiến dịch truyền thông

Thực thi sự kiện khởi chạy

Đào tạo

Đào tạo người dùng cuối

Chuẩn bị sẵn sàng cho bộ phận trợ giúp

Kịch bản

Ưu tiên kịch bản của bạn

Xác định tiêu chí thành công

Các yếu tố thành công cần áp dụng dành cho người dùng cuối Microsoft 365

Tham gia Cộng đồng thúc đẩy áp dụng


5

Bên liên quanQuy tắc đầu tiên của việc áp dụng thành công Microsoft 365 là tạo nhóm năng động gồm các bên liên quan chính và người thích hợp có thể thúc đẩy và ảnh hưởng sự thay đổi đến người khác.

Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu những vai trò khác nhau trong tổ chức trong quá trình giới thiệu và các vai trò của các bên liên quan chính nào cần tập trung nhiều hơn.

Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách lựa chọn đúng người trong tổ chức để làm Người bảo trợ cấp cao, Chủ sở hữu thành công và Người tiên phong trong quá trình triển khai cũng như cách trao quyền cho Người tiên phong thông qua Chương trình người tiên phong.

SƠ LƯỢC

• Người bảo trợ cấp cao, Chủ sở hữu thành công và Người tiên phong là gì và tại sao họ lại quan trọng?

• Vai trò của Bảo trợ cấp cao là gì?

• Chương trình người tiên phong là gì và làm cách nào để sử dụng một chương trình để giúp trao quyền cho người tiên phong của tôi?

Vai trò Trách nhiệm Bộ phận

Người bảo trợ cấp cao Truyền đạt tầm nhìn cấp cao và các giá trị của Microsoft 365 cho công ty Lãnh đạo cấp cao

Chủ sở hữu thành công Đảm bảo thực hiện các mục tiêu kinh doanh cho lần giới thiệu Microsoft 365 Bộ phận bất kỳ

Người tiên phong Giúp phổ biến Microsoft 365 và giải quyết những phản đối của người dùng cuối Bộ phận bất kỳ (Nhân viên)

Người quản lý dự án Giám sát toàn bộ quá trình giới thiệu và thực thi khởi chạy Microsoft 365 Quản lý dự án

Trưởng nhóm đào tạo Quản lý chương trình đào tạo và/hoặc tài nguyên cho đợt giới thiệu Microsoft 365 của bạn CNTT và/hoặc Nhân sự

Trưởng bộ phận Xác định cách sử dụng Microsoft 365 của từng bộ phận và khuyến khích tương tác Bộ phận bất kỳ (Quản lý)

Chuyên gia CNTT Giám sát tất cả khía cạnh kỹ thuật trong quá trình giới thiệu CNTT

Người quản lý nhân sự Tích hợp Microsoft 365 vào quy trình nhân sự và quản lý nội dung về nhân sự trên Microsoft 365 Nhân sự (Quản lý)

Trưởng nhóm truyền thông Giám sát hoạt động truyền thông toàn công ty về Microsoft 365 CNTT và/hoặc Truyền thông trong

doanh nghiệp

Người quản lý cộng đồng

Quản lý hoạt động hàng ngày trên mạng Yammer; cung cấp hướng dẫn và các phương pháp hay nhất

CNTT và/hoặc Truyền thông trong Doanh nghiệp

Người quản lý Trang web SharePoint

Giúp quản lý chiến lược trang web SharePoint cho tổ chức, đóng vai trò cầu nối giữa phía doanh nghiệp và CNTT CNTT và/hoặc Nhân viên

Vai t

rò c

hính

Vai trò của bên liên quan

Chiến lược áp dụng thành công sẽ bắt đầu bằng việc một nhóm gồm các cá nhân nhiệt tình, đại diện cho toàn bộ tổ chức. Sử dụng bảng để hiểu các bên liên quan khác nhau, vai trò và trách nhiệm của họ đối với việc triển khai thành công Microsoft 365. Các vai trò chính mà bạn muốn tập trung nhiều hơn là Người bảo trợ cấp cao, Chủ sở hữu thành công và Người tiên phong.

6Bên liên quan: Vai trò của bên liên quan

Cảnh báo

Hãy nhớ rằng mỗi vai trò trong số này đều là các hướng dẫn. Tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu của tổ chức mà các vai trò này

có thể bị chồng chéo hoặc không cần thiết.

Để tìm hiểu về các vai trò chính, yêu cầu của đối với nhóm của bạn và lý do cần có các yêu cầu đó, hãy truy cập vào:

http://aka.ms/stakeholders

7

Tuyển dụng người bảo trợ cấp cao

Người bảo trợ cấp cao là lãnh đạo chủ chốt trong tổ chức và sự tham gia của họ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc khuyến khích nhân viên áp dụng. Họ có tầm ảnh hưởng lớn nhất đối với văn hóa công ty, đồng thời có thể tích cực truyền đạt giá trị và lợi ích của công nghệ mới và cách làm việc trong tổ chức. Họ cũng có thể cung cấp kiến thức quan trọng về các mục tiêu kinh doanh chính và thách thức thường gặp cần vượt qua - đó là nơi Microsoft 365 sẽ xuất hiện.

Người bảo trợ cấp cao đặt ra các mục tiêu kinh doanh chung.

Mẹo và thủ thuật

Khi xác định người bảo trợ của bạn, hãy cân nhắc cả những bên liên quan chính thuộc các bộ phận kinh doanh

khác nhau chịu ảnh hưởng bởi sự thay đổi.

Tháng 7 năm 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Bản quyền © 2017 McKinsey & Công ty. Bảo lưu mọi quyền. Được phép in lại.

Nghiên cứu chỉ ra rằng các dự án chuyển đổi thành công hơn khi có Người bảo trợ cấp cao sẵn lòng. Hơn 85% số người trả lời chỉ ra rằng khi Giám đốc điều hành công bằng hoặc rất sẵn lòng thì dự án chuyển đổi rất thành công hoặc cực kỳ thành công.

Người bảo trợ cấp cao nên:

Giúp nhóm dự án xác định và ưu tiên những kịch bản nên được sử dụng

Góp phần truyền đạt về cách tổ chức lên kế hoạch sử dụng Microsoft 365 để đạt được các mục tiêu kinh doanh cho các lãnh đạo khác trên toàn tổ chức

Tích cực tham gia và sử dụng các chức năng của Microsoft 365 để khuyến khích áp dụng từ phía người dùng cuối và củng cố hành vi mong muốn.

Để biết thêm thông tin về cách người bảo trợ cấp cao có thể đóng góp vào quá trình triển khai thành công dự án Microsoft 365 của bạn, hãy xem https://aka.ms/execsponsor

Bên liên quan: Tuyển dụng người bảo trợ cấp cao

8

Đảm bảo người bảo trợ cấp cao của bạn hiểu về các vai trò

Tham gia tích cực và trực tiếp

Xây dựng mối liên hệ với các lãnh đạo cấp cao khác

Trao đổi trực tiếp với nhân viên

Bản quyền Prosci®. Bảo lưu mọi quyền.

Bên liên quan: Hiểu về vai trò của bạn

9

Chọn chủ sở hữu thành côngViệc chọn Chủ sở hữu thành công trong tổ chức của bạn có ý nghĩa quan trọng nhằm đảm bảo có thể thực hiện các mục tiêu kinh doanh đã đặt ra cho Microsoft 365. Họ sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo mọi người sử dụng dịch vụ cũng như nhận được giá trị từ dịch vụ đó.

Chủ sở hữu thành công nên:

Đảm bảo mọi người sử dụng và có được giá trị từ Microsoft 365

Giúp đảm bảo bên liên quan thích hợp được tham gia

Chuyển các mục tiêu kinh doanh mà tổ chức của bạn đã đặt ra cho Microsoft 365 thành các kịch bản Microsoft 365

Đảm bảo hoạt động trao đổi và đào tạo được triển khai thành công

Bên liên quan: Chọn chủ sở hữu thành công

10

Trao quyền cho người tiên phong Việc tạo và tận dụng Người tiên phong dùng Microsoft 365 trong tổ chức của bạn là việc của một nhóm bên liên quan quan trọng khác có nhiệm vụ thúc đẩy việc áp dụng Microsoft 365.

Việc nhận hỗ trợ từ mọi người dùng trong tổ chức là một thách thức. Người tiên phong có thể giúp giảm bớt thách thức này và đóng vai trò quan trọng. Họ là người am hiểu, cam kết nâng cao kiến thức chuyên môn cũng như sẵn sàng cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ đồng nghiệp. Họ sẽ giúp bộ phận hoặc nhóm của mình triển khai Microsoft 365.

Người tiên phong nên:

Xây dựng Chương trình người tiên phong của bạn

Để biết thêm tài nguyên và tài liệu giúp bạn xây dựng chương trình Người tiên phong dùng Microsoft 365 của riêng bạn,

hãy tải xuống hướng dẫn sau:

https://aka.ms/office365champions

Phổ biến về Microsoft 365 và giá trị cho các nhóm

Giúp mọi người trong nhóm của bạn hiểu rõ nội dung dành cho họ

Nâng cao nhận thức về Microsoft 365 các kênh giao tiếp thân mật

Hỗ trợ chào đón với người dùng mới, hướng dẫn và chia sẻ các phương pháp hay nhất

Cung cấp phản hồi cho nhóm dự án liên quan đến việc áp dụng và mức độ tương tác của người dùng

Bên liên quan: Trao quyền cho người tiên phong

11

Xây dựng Chương trình người tiên phongNhững người tiên phong rất tâm huyết và sẵn lòng phổ biến kiến thức cũng như giúp đồng nghiệp tìm hiểu các giải pháp có hiệu quả hơn. Người tiên phong có thể giúp bạn tránh được tình trạng dàn trải nguồn lực của nhóm dự án quan trọng, đồng thời còn thúc đẩy các hoạt động tương tác trong cộng đồng.

Họ tạo ra làn sóng lan truyền và tinh thần nhiệt tình giúp đẩy mạnh quá trình áp dụng cách thức làm việc cải tiến

Họ tạo lập vòng ảnh hưởng giữa các nhóm

Họ thực sự triển khai các phương thức làm việc mới trong các nhóm

Họ xác định các thách thức trong kinh doanh và giải pháp khả thi

Họ cung cấp phản hồi cho nhóm dự án và người bảo trợ

Tôi là người dùng thành thạo. Tôi cố gắng duy trì việc này để người khác sẽ làm theo. Điểm cốt lõi là chia sẻ ý tưởng.– Paul

Vấn đề ở đây là tìm ra những người có ý quan tâm đến việc đó. Tôi coi đây là một cơ hội. Một phần công việc của tôi là khuyến khích cộng đồng và chia sẻ kiến thức.– Darren

Tại sao Người tiên phong lại quan trọng như vậy?

Bên liên quan: Xây dựng Chương trình người tiên phong

Chúng tôi kết nối với người tiên phong áp dụng trong từng đơn vị kinh doanh sẽ gửi email hàng tuần về Office 365. Từng công cụ Office 365 có các lợi ích chính cũng như bằng cách đưa người dùng theo hành trình trơn tru qua đó, chúng tôi có thể mở khóa giá trị trong từng đơn vị kinh doanh.– Nick Lamshed, Người quản lý Thay đổi, Qantas

12

Xây dựng Cộng đồng người tiên phong

Tìm kiếm những người tiên phong tận tâm, sẵn sàng bỏ thời gian và công sức

Xây dựng nhóm Yammer để những người tiên phong chia sẻ thành công và thông tin cập nhật

Cung cấp hướng dẫn nhanh gọn về các yếu tố cốt lõi của Microsoft 365

Cung cấp các tư liệu hỗ trợ cho họ khi làm việc trực tiếp với các nhóm và cá nhân (ví dụ: các buổi đào tạo vào bữa trưa)

Đảm bảo lịch trình thảo luận thường xuyên với Người tiên phong về những biện pháp có và không có hiệu quả

Thiết kế chương trình để tương tác và ghi nhận công sức của họ, như cung cấp đặc quyền tham gia những sự kiện phù hợp hoặc nói về cam kết

Trao đổi với mọi người về vai trò của người tiên phong và cách thức liên hệ với họ – hãy nhớ rằng họ không phải là người hỗ trợ về CNTT nhưng là đại diện doanh nghiệp

Mẹo và Thủ thuậtGiúp chương trình Người tiên phong trở thành chương trình không thể thiếu trong kế hoạch áp dụng của bạn. Chúng tôi thấy rằng giải pháp phổ biến và hiệu quả nhất để giúp mọi người tìm hiểu là thông qua đồng nghiệp của họ. Xác định và tiếp cận những người có tố chất của người lãnh đạo hoặc giáo viên trong tổ chức của bạn, đồng thời sử dụng họ làm cơ sở để phát triển cộng đồng.

http://aka.ms/championsguide

Bên liên quan: Xây dựng Cộng đồng người tiên phong

13

Tìm hiểu về các vai trò và trách nhiệm khác nhau trong tổ chức của bạn và cách các vai trò và trách nhiệm đó đóng góp vào việc khởi chạy Microsoft 365.

Tìm hiểu điều gì tạo nên một Người bảo trợ cấp cao thành công

Xây dựng Chương trình người tiên phong của bạn

Giới thiệu cho nhóm dự án của bạn và làm cho họ cảm thấy phấn khích khi giúp các đồng nghiệp làm việc năng suất hơn với Microsoft 365

Danh sách kiểm tra các bên liên quan

Danh sách kiểm tra các bên liên quan

14

Kịch bảnViệc xác định và định nghĩa các kịch bản là một bước quan trọng để đảm bảo tổ chức của bạn áp dụng trơn tru cũng như thu được toàn bộ giá trị của việc đầu tư vào Microsoft 365. Các kịch bản mô tả cách mọi người sẽ sử dụng Microsoft 365 để giải quyết những thách thức kinh doanh hoặc đạt được các mục tiêu đã xác định.

Với các kịch bản và tiêu chí thành công rõ ràng, bạn có thể đánh giá hiệu quả thành tựu và đạt được các kết quả hữu hình sau khi giới thiệu. Kịch bản giúp các nhóm hiểu cách Microsoft 365 có thể giúp họ đạt được nhiều thành tựu hơn trong các hoạt động hàng ngày bằng cách đặt sản phẩm vào đúng ngữ cảnh, đảm bảo mọi người biết thời điểm cũng như cách sử dụng các kịch bản đó.

SƠ LƯỢC

• Làm cách nào để xác định và ưu tiên kịch bản?

• Làm cách nào để xác định Tiêu chí thành công để giúp tôi đánh giá các kết quả hữu hình?

• Làm cách nào để giám sát việc áp dụng trong tổ chức của tôi?

15

Xác định kịch bản

Để xác định đúng kịch bản, cách tốt nhất là huy động những người sẽ khuyến khích và hỗ trợ sự thay đổi trong toàn tổ chức. Bạn sẽ muốn tổ chức một vài hội thảo để mời các trưởng bộ phận, người quản lý dự án, chuyên gia CNTT và các bên liên quan khác có thể suy nghĩ về cách sử dụng Microsoft 365 trong tổ chức của bạn. Các câu hỏi sau là điểm bắt đầu tuyệt vời để xác định kịch bản của bạn:

Tổ chức gặp những thách thức nào về hoạt động truyền thông và cộng tác?

Tổ chức của bạn muốn nhìn thấy tiến triển trong những lĩnh vực nào?

Sáng kiến chiến lược hoặc dự án chuyển đổi hiện tại của tổ chức mà Microsoft 365 có thể hỗ trợ là gì?

Tổ chức của bạn thường dễ tiếp nhận phương pháp truyền thông và cộng tác nào hơn?

Quy trình phác thảo, lan truyền và chia sẻ thông tin là gì?

Kịch bản: Xác định kịch bản

Office 365 mang đến công nghệ nâng cao khả năng trao đổi và cộng tác quốc tế. Chúng tôi sử dụng hội nghị qua video, bài thuyết trình và chia sẻ màn hình nền để làm việc cùng các đối tác của mình.– Klaus Huelsewiesche, Giám đốc Hệ thống CNTT cho Nghiên

cứu và phát triển, Giặt là và chăm sóc gia đình tại Henkel

16

Tìm kịch bản của bạn bằng Thư viện năng suất

Chúng tôi đã biên soạn nhiều kịch bản trong Thư viện năng suất của mình nhằm giúp bạn khám phá các cách sử dụng

Microsoft 365 có thể có tác động đến tổ chức của bạn.

http://aka.ms/productivitylibrary

Kịch bản: Tìm các kịch bản bằng Thư viện năng suất

17

Để giúp người dùng Microsoft 365 bắt đầu, chúng tôi đã đề xuất 6 kịch bản chính phù hợp chung với các loại công việc mà nhân viên cần thực hiện hàng ngày. Điều này bao gồm các công việc từ việc trao đổi qua email và lịch, lưu trữ và chia sẻ tệp, cho đến tổ chức các cuộc họp ảo và cộng tác trong thời gian thực.

Xem 6 kịch bản chính bên dưới:

6 kịch bản chính

Cộng tác bằng email, một mình hoặc như một nhómMicrosoft Exchange Online là phần quan trọng của lịch và email, giúp bạn cộng tác thông qua cùng một môi trường Outlook quen thuộc. Exchange Online cho phép bạn hoàn thành nhiều công việc và làm việc hiệu quả bằng trải nghiệm Outlook phong phú, đồng nhất, bất kể bạn đang sử dụng thiết bị gì.

Cung cấp không gian làm việc dựa trên đối thoạiMicrosoft Teams giúp tập hợp thông tin mà các nhóm cần để làm việc hiệu quả và thể hiện hết khả năng của mình. Không gian làm việc dựa trên trò chuyện thân thiện với thiết bị di động này kết hợp trò chuyện, tài liệu, mọi người và công cụ tại một nơi bảo mật.

Kết nối tổ chức của bạnYammer cho phép kết nối liền mạch với mọi người cũng như thông tin từ trong tổ chức mà bạn chưa bao giờ biết đã tồn tại. Thảo luận ý tưởng, chia sẻ cập nhật và thu thập câu trả lời từ đồng nghiệp ở mọi nơi.

Gặp gỡ và cộng tác một cách dễ dàngKhả năng kết nối theo thời gian thực giúp bạn hoàn thành công việc của mình. Từ việc nhận câu trả lời nhanh cho tới việc theo dõi dự án, Skype for Business cung cấp một giải pháp hội họp hoàn chỉnh với một nền tảng nhắn tin tức thì, cuộc gọi thoại và video, hội nghị và chia sẻ trực tiếp.

Chia sẻ trang web và nội dungSharePoint cho phép chia sẻ và cộng tác trên mạng nội bộ. Tạo trang web và cổng thông tin để tương tác với mọi người, kết nối họ với kiến thức chuyên môn, nội dung, thông tin chi tiết hữu dụng và kiến thức chung.

Kịch bản: 6 kịch bản chính

Cùng tạo nội dung có tác động mạnh mẽVới Office, bạn có thể hoàn thành công việc từ bất kỳ nơi nào, nhanh hơn. Bạn có thể tận dụng khả năng tích hợp của Office với OneDrive và SharePoint để truy cập, chia sẻ và tạo tài liệu đồng tác giả.

Khi người nào đó trong...

[Nhóm]

Tôi muốn…[Mô tả việc

cần làm]

Sử dụng[Ứng dụng cụ thể của công nghệ]

Tôi biết điều này sẽ thành công khi...

[Đánh giá mức độ thành công của giải pháp]

18

Khi người nào đó trong bộ phận Quản lý bán

hàng

Tôi muốn có phiên bản duy nhất

của đề xuất mà mọi người có thể truy cập và chỉnh sửa chứ không phải gửi

các phiên bản khác nhau qua email trong nhóm

Sử dụng trang web SharePoint để

lưu trữ và chia sẻ một phiên bản của đề xuất bán hàng một cách tập trung mà nhóm của tôi có thể

cùng nhau chỉnh sửa bằng tính năng đồng tác giả

trong Word và PowerPoint

Tôi biết điều này sẽ thành công khi

đội ngũ bán hàng của tôi có thể tạo đề xuất dễ dàng hơn và do đó có nhiều thời gian hơn để đạt được thỏa thuận

Để bắt đầu hình thành kịch bản của riêng bạn, hãy xem xét việc sử dụng khung sau đây:

Khi người nào đó trong [NHÓM]

Tôi muốn [MÔ TẢ VIỆC MUỐN LÀM]

Sử dụng [ỨNG DỤNG CỤ THỂ CỦA CÔNG NGHỆ ĐÓ]

Tôi biết điều này sẽ thành công khi [ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN]

Bạn không biết nên bắt đầu từ đâu?

Kịch bản: Bạn không biết nên bắt đầu từ đâu?

Dựa vào trải nghiệm của người khác. Tham gia cộng đồng! Là một thành viên của Cộng đồng thúc đẩy áp dụng trong Cộng đồng công nghệ của Microsoft, bạn có thể trò chuyện với

hàng ngàn khách hàng khác của Microsoft và tìm hiểu xem kịch bản nào phù hợp với họ.

Điều đó có ích gì cho tôi?

Cập nhật Sản phẩm

Kết nối với Bộ phận kỹ thuật

Cộng tác với Đồng nghiệp

Bắt đầu trò chuyện với các đồng nghiệp ngay hôm nay – Tham gia Cộng đồng thúc đẩy áp dụng


Xây dựng Mối quan hệ

Tài nguyên Khác dành cho Người dùng

Dựa vào Trải nghiệm của Người khác

19

Trang Cộng đồng Thúc đẩy Áp dụng

Hỗ trợ thảo luận và chia sẻ các phương pháp hay nhất

Xem cuộc hội thoại mới nhất

Xem nội dung cộng đồng đang thảo luận

Tham gia các không gian

Cuộc thảo luận tập trung về chủ đề cộng đồng cụ thể

Thông báo thúc đẩy áp dụng Xem thông báo mới nhất

Cộng đồngXem những người là thành viên

của cộng đồng

Kịch bản: Dựa vào trải nghiệm của người khác. Tham gia cộng đồng!

20

Ưu tiên kịch bản của bạnDo Microsoft 365 có thể tạo tác động tích cực ngay trong doanh nghiệp nên điều quan trọng là bạn phải ưu tiên các kịch bản của mình để đảm bảo bạn biết đặt trọng tâm vào đâu trước tiên.

Hãy nhớ rằng, các kịch bản mà bạn xác định và ưu tiên bây giờ sẽ giúp thông báo kế hoạch truyền thông của bạn trong quá trình khởi chạy. Hãy nhớ kiểm tra lại các kịch bản trong khi xây dựng kế hoạch truyền thông của bạn.

Kịch bản: Ưu tiên kịch bản của bạn

Thấp

Trung bình

Cao

Tác

động

Độ khó

Thấp Trung bình Cao

Cộng tác với đồng nghiệp trong không gian làm việc dựa trên đối thoại

Thay thế hệ thống điện thoại truyền thống bằng Cloud PBX

Hỗ trợ và tương tác với nhân viên thông qua mạng xã hội

Tiến hành đào tạo cho nhân viên trên khắp thế giới

Giúp nhân viên làm việc thông minh hơn, từ bất cứ đâu, với email được lưu trữ trên máy chủ

Hỗ trợ nhân viên mới tích hợp nhanh hơn

Triển khai đăng nhập một lần an toàn với Azure Active Directory

Triển khai bảo vệ và phân loại dữ liệu với Azure Information Protection

21

Cách ưu tiên các kịch bản của bạn

Tham khảo biểu đồ bên dưới và vẽ kịch bản của bạn trên biểu đồ theo mức độ tác động mong đợi trong tổ chức và mức độ khó khăn để đạt được. Tại đây, bạn có thể hiểu rõ kịch bản nào sẽ mang đến mức độ ảnh hưởng cao nhất nhanh nhất cũng như giúp xác định các dự án khó khăn hơn có thể có ý nghĩa quan trọng nhưng sẽ cần lập kế hoạch thêm.

Mẹo và Thủ thuật

Sẽ rất hữu ích nếu coi những việc sẽ mang tới nhiều giá trị nhất cho mọi người trước tiên. Một số việc bạn có thể nghĩ làm

luôn (ví dụ: di chuyển thư), không thể mang lại giá trị hữu hình ngay lập tức. Có thể đáng tập trung vào những thành công

nhanh chóng, hữu hình trước tiên (ví dụ: giúp mọi người truy cập vào tính năng nhắn tin tức thì).

Kịch bản: Cách ưu tiên các kịch bản của bạn

22

Xác định tiêu chí thành côngKhi bạn phát triển các kịch bản lý tưởng, việc đưa ra một bộ tiêu chí thành công chính thức để đánh giá tác động của việc giới thiệu Microsoft 365 có ý nghĩa rất quan trọng. Bạn sẽ phải xác định nội dung cần đánh giá và cách thu thập cả dữ liệu định lượng và định tính. Sử dụng các bước bên dưới để xác định tiêu chí thành công của bạn:

Xác định Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) trong kinh doanh có thể cải thiện dựa vào các kịch bản khác nhau mà tổ chức của bạn đang áp dụng (ví dụ: cắt giảm chi phí, tăng mức độ hài lòng của khách hàng, nâng cao độ tương tác của nhân viên, giảm thời gian xử lý đơn hàng)

Đánh giá vị trí của bạn trước khi triển khai Microsoft 365. Thiết lập tiêu chuẩn KPI và tạo cơ sở kiến thức hiện tại của người dùng của bạn về Microsoft 365

Chọn tiêu chí sẽ giúp bạn thể hiện tác động hiện có của Microsoft 365 đối với tổ chức của bạn cho nhóm lãnh đạo

Kịch bản: Xác định tiêu chí thành công

Mẫu khảo sát người dùng cuối

Sử dụng mẫu khảo sát để đánh giá mức độ hài lòng và tiến độ so với tiêu chuẩn của bạn.

http://aka.ms/usersurveys


Sử dụng Hướng dẫn đánh giá thành công để đánh giá mức độ hiệu quả của việc khởi chạy Microsoft 365 và ghi lại thành công của bạn.

http://aka.ms/measuringsuccess

23

Sử dụng gợi ý SMART làm hướng dẫn

Khi bạn vạch ra tiêu chí thành công, hãy sử dụng gợi ý SMART làm hướng dẫn trong việc đặt các mục tiêu có tác động:

Rõ ràng và dễ hiểu; trả lời cho các câu hỏi "Cái gì, vì sao, ai và ở đâu?"

Specific (Cụ thể):

Cụ thể; thể hiện tiến độ rõ ràng.

Measurable (Đánh giá được):

Thực tế; không viển vông.

Attainable (Thực hiện được):

Quan trọng với các bên liên quan.

Relevant (Thích hợp):

Gắn với ngày mục tiêu cụ thể, trả lời cho câu hỏi, "Khi nào?"

Timely (Kịp thời):

Kịch bản: Sử dụng gợi ý SMART làm hướng dẫn

Tiêu chí thành công Phương thức/Nguồn Số liệu Mục tiêu Mẫu

Tăng cường áp dụngMức sử dụng tăng tương ứng với việc áp dụng công nghệ của người dùng

Định lượngBáo cáo mức độ sử dụng Office 365

Mức độ sử dụng hộp thưMức độ sử dụng SharePointSkype for Business IM và hội thảoSố phút gọi thoại qua Skype for Business được sử dụng

So sánh báo cáo về mức sử dụng trước và sau khi giới thiệu sẽ cho biết việc áp dụng gia tăng 10% mỗi tháng

Hiệu quả đào tạoMức sử dụng tăng tương ứng với hiệu quả đào tạo

Định lượngBáo cáo mức độ sử dụng Office 365

Định tínhKhảo sát người dùng cuốiNhóm Yammer và phản hồi Đào tạo về tuân thủ trực tuyến

Mức độ sử dụng hộp thưMức độ sử dụng SharePointSkype for Business IM và hội thảoSố phút gọi thoại qua Skype for Business được sử dụngMức độ hài lòng của nhân viênTỷ lệ hoàn thành đào tạo

So sánh báo cáo sử dụng trước và sau khi đào tạo sẽ cho biết việc áp dụng gia tăng mỗi tháng.Điểm hài lòng của người dùng mạng của nhân viên là 130+ dựa vào khảo sát đào tạo cuối cùngHoàn thành đào tạo trực tuyến 100% đối với tuân thủ bảo mật của công ty

Giảm chi phí hoạt độngMức áp dụng tăng tương ứng với mức giảm sử dụng chức năng họp hội nghị của bên thứ ba, giảm thời gian di chuyển và phân bổ tài nguyên

Định lượngBáo cáo về mức độ sử dụng Office 365 Báo cáo tài chính/kế toánBáo cáo của bộ phận trợ giúpBáo cáo chi phí di chuyển và điện thoạiĐánh giá đầu ra

Mức độ sử dụng hộp thưMức độ sử dụng SharePointMức sử dụng và hóa đơn họp hội nghị thoạiChi phí di chuyển và điện thoạiCuộc gọi đến bộ phận trợ giúp

Mức sử dụng chức năng họp hội nghị qua điện thoại của bên thứ ba sau khi giới thiệu cho thấy mức sử dụng giảm 10% mỗi tháng

Bảo mật được cải thiệnMức độ áp dụng tăng tương ứng với mức độ tuân thủ và bảo mật được cải thiện

Định tínhKhảo sát người dùng cuối Khả năng phục hồi/trợ năng của người dùng cuối

Mức độ hài lòng của nhân viên Cuộc gọi đến bộ phận trợ giúp

So sánh mức độ hài lòng của người dùng trước và sau khi áp dụng

Giảm số lượng cuộc gọi đến bộ phận trợ giúp, giảm thời gian dành cho việc phục hồi dữ liệu

Tăng năng suấtMức áp dụng tăng tương ứng với việc tăng tốc độ trao đổi thông tin và đưa ra quyết định, giảm thời gian hoàn thành công việc

Định tínhKhảo sát người dùng cuối Mức sử dụng phân loại dữ liệu

Thời gian cần thiết để hoàn thành dự án

Số lượng tài liệu được gắn nhãn

Thời gian hoàn thành yêu cầu của khách hàng giảm 15% trong vòng 6 tháng

Cải thiện cộng tácTăng cường trao đổi thông tin giữa nhiều nhóm và tại nhiều địa điểm

Định tínhKhảo sát người dùng cuốiNhóm Yammer và phản hồi

Mức độ hài lòng của nhân viênThời gian tiết kiệm được

Nhóm làm việc từ nhiều địa điểm sẽ báo cáo khả năng kết nối với các thành viên trong nhóm được cải thiện trong vòng 3 tháng sử dụng Skype for Business

Cải thiện mức độ hài lòng của nhân viênCác lựa chọn làm việc linh hoạt giúp cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên thông qua việc tăng mức tương tác, giảm căng thẳng, cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Định tínhKhảo sát người dùng cuốiNhóm Yammer và phản hồi

Mức độ hài lòng của nhân viên Mức độ hài lòng của nhân viên tăng 15% trong vòng 6 tháng

24

Ví dụ về tiêu chí thành công

Để giúp bạn đặt tiêu chí thành công, hãy xem xét một số ví dụ bên dưới:

Kịch bản: Ví dụ về tiêu chí thành công

Skype for Business khách hàng đã sử dụngBáo cáo Người dùng Hiện hoạt

Hoạt động Nhóm Office 365 Gói nội dung áp dụng Office 365

https://aka.ms/o365adoptioncontentpack

25

Giám sát quá trình áp dụng Office 365 của tổ chức bạn

Trong Cổng thông tin quản trị Office 365, bạn sẽ tìm thấy các báo cáo sẵn có cho biết các cấp độ tương tác người dùng hiện tại cho các khối lượng công việc khác nhau.

Ghi lại số liệu sử dụng trước khi bạn khởi chạy. Bằng cách đó, bạn có thể thấy được tính hiệu quả của các hoạt động áp dụng.

Hãy tham khảo lại những báo cáo này để đánh giá các tiêu chí thành công của bạn, đồng thời xác định các lĩnh vực cần cải thiện việc áp dụng.

Kịch bản: Giám sát quá trình áp dụng Office 365 của tổ chức bạn

26

Câu chuyện thành công thường mang lại lợi ích như phương pháp định lượng trong việc thể hiện sự thành công của Microsoft 365. Trong quá trình giới thiệu, hãy yêu cầu thành viên nhóm dự án và người tiên phong xác định các ví dụ minh họa về tinh thần cộng tác và làm việc nhóm ở nhiều bộ phận và chia sẻ bằng cách sử dụng Yammer.

Khi chia sẻ câu chuyện về trải nghiệm của bạn với Microsoft 365, hãy nhớ bao gồm các chi tiết sau:

Bạn có thể dễ dàng chia sẻ các câu chuyện về giá trị kinh doanh trong nội bộ qua nhóm Câu chuyện thành công về Microsoft 365 trong mạng Yammer. Bạn cũng có thể chia sẻ câu chuyện thành công ra ngoài với cộng đồng Microsoft 365 rộng hơn qua Cộng đồng thúc đẩy áp dụng.



Chúc vui vẻ! Việc tạo cuộc thi và tỏ thái độ dứt khoát về Microsoft 365 phải thú vị và thu hút.

Hãy thử tạo như sau.

Thời gian. Câu chuyện phải bắt đầu bằng một mốc thời gian để khán giả biết thời điểm câu chuyện diễn ra.

Nhân vật. Nhân vật trong câu chuyện phải có tên, để khán giả biết đối tượng nào tham gia vào câu chuyện.

Sự kiện. Câu chuyện phải kể lại sự kiện đã diễn ra.

Hình ảnh. Khán giả phải mường tượng được câu chuyện đã diễn ra.

Chia sẻ thành công

Kịch bản: Chia sẻ thành công

27

Danh sách kiểm tra kịch bản

Xác định kịch bản để đảm bảo doanh nghiệp của bạn thu được toàn bộ giá trị của Microsoft 365

Sử dụng 6 kịch bản chính làm hướng dẫn xác định các kịch bản trong doanh nghiệp của bạn

Ưu tiên kịch bản của bạn và tìm hiểu điểm cần tập trung trước tiên

Xác định các tiêu chí thành công của bạn để đánh giá tác động của quá trình giới thiệu Microsoft 365

Tìm hiểu cách giám sát việc áp dụng của tổ chức bạn bằng cách sử dụng công cụ phân tích Office 365

Khuyến khích nhóm của bạn thu thập các câu chuyện thành công trong quá trình giới thiệu

Danh sách kiểm tra kịch bản

28

Nhận thứcĐiều quan trọng là cần phải lập kế hoạch truyền thông trước, trong và sau khi giới thiệu Microsoft 365 để duy trì không khí phấn khích và tương tác trong tổ chức của bạn.

Tạo sự nhận thức thông qua sự kết hợp giữa email, áp phích, cuộc thi và sự kiện mà bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với văn hóa của công ty mình. Sự nhận thức trên toàn tổ chức sẽ giúp bạn thúc đẩy sự tương tác và áp dụng dài hạn Microsoft 365.

SƠ LƯỢC

• Tôi nên đưa những nội dung gì vào kế hoạch truyền thông Microsoft 365 của mình?

• Kịch bản có vai trò như thế nào trong kế hoạch truyền thông của tôi?

• Làm cách để có thể thúc đẩy sự tương tác và áp dụng dài hạn Microsoft 365?

29

Sử dụng chiến lược truyền thông để tạo nhận thức và sự hứng khởi. Trước khi dịch vụ được cung cấp, bạn muốn mọi người hào hứng bởi sự thật sắp diễn ra rồi làm cho họ quan tâm đến việc sử dụng dịch vụ đó trước khi bạn khởi chạy.

Đảm bảo bạn quan tâm đến nhân viên khi đặt theo thông điệp khi bạn cần họ xác định "Điều đó có ích gì cho tôi?"

Chọn kết hợp các hoạt động bao gồm email, áp phích và sự kiện thực (thậm chí có thể là sự kiện nhỏ!) và vạch ra các hoạt động đó cùng với lịch trình của dự án của bạn

Lên lịch các sự kiện mà mọi người có thể cảm nhận về các sản phẩm và đặt ra các câu hỏi

Điều chỉnh các hoạt động thúc đẩy nhận thức đối với công ty và văn hóa

Giúp lãnh đạo truyền đi thông điệp khi công bố Microsoft 365, khởi động sự kiện khởi chạy hoặc chia sẻ lợi ích trong cuộc họp toàn công ty sẽ có tác dụng trong việc xác thực tầm quan trọng và làm cho mọi người quan tâm đến việc sử dụng công nghệ mới

Xây dựng kế hoạch truyền thông của bạn

Chúng tôi không cần đổi mới theo Office 365. Chúng tôi sẽ dành việc đó cho Microsoft. Việc của chúng tôi là áp dụng công nghệ càng nhanh càng tốt cũng như tập trung vào việc sử dụng công nghệ đó để mang giá trị cho các khách hàng của mình.– Darren Russell, Giám đốc bộ phận chuyển

đổi kỹ thuật số Mott MacDonald

Tìm hiểu thêm:http://aka.ms/officeblogs/adoption

Nhận thức: Xây dựng kế hoạch truyền thông của bạn

30

Sử dụng các kịch bản chính làm điểm bắt đầu để tạo chiến lược truyền thông và đào tạo của bạn.

Chuyển các kịch bản chính thành những giải pháp giải quyết các vấn đề thực sự của doanh nghiệp

Quyết định kịch bản nào có ý nghĩa với công ty của bạn để giới thiệu kịch bản này trong hoạt động khởi chạy Microsoft 365

Sử dụng các tài nguyên được liên kết với từng kịch bản để thực hiện các hoạt động đào tạo và thông báo qua email

Dành thời gian để xem lại các kịch bản và xác định kịch bản nào có thể được sử dụng tốt nhất cho lần khởi chạy của tổ chức bạn. Kịch bản sẽ giúp thông báo về kế hoạch truyền thông của bạn.

Xem lại kịch bản của bạn

Nhận thức: Xem lại kịch bản của bạn

http://aka.ms/FastTrackProductivityLibrary

Tìm tài nguyên dựa trên kịch bản

31

Mỗi kịch bản chính trên trang web FastTrack đều bao gồm các mẫu cho email, áp phích và tờ bướm, cũng như video và tài nguyên đào tạo. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu cho kế hoạch truyền thông của mình.

Nhận thức: Tìm tài nguyên dựa trên kịch bản

32

Mỗi kịch bản gồm có mẫu email tùy chỉnh dành cho các công việc truyền thông điển hình trong từng giai đoạn khởi chạy và áp dụng Microsoft 365. Email bao gồm các liên kết trực tiếp đến chương trình đào tạo và tài nguyên để giúp người dùng tìm hiểu về các tính năng của Microsoft 365. Các liên kết này được sắp xếp cho từng kịch bản. Mẫu email sẵn có bao gồm:

Mẫu email

Những email này có sẵn dưới dạng tài liệu Word (.docx) và mẫu Outlook. Bạn có thể chọn các mẫu mình muốn dùng, sau đó thoải mái tùy chỉnh các mẫu đó cho phù hợp với mục đích trao đổi thông tin bằng cách điều chỉnh bản sao theo phong cách công ty, cũng như điền nội dung. Đảm bảo gửi email từ tài khoản người gửi được xác định trước (ví dụ: nhà tài trợ quản trị) tới đối tượng mục tiêu cụ thể.

Mẹo và Thủ thuật

Hãy thể hiện theo các cách khác chứ không chỉ là email!

Bạn có thể làm người dùng mong đợi việc triển khai Microsoft 365 qua việc sử dụng video giới thiệu ngắn và

áp phích in sẵn như một phần của chiến dịch nâng cao nhận thức trong môi trường văn phòng thực tế.

http://aka.ms/drivevalue

Loại email Giai đoạn Chức năng

"Đếm ngược" Trước khi khởi chạy Sử dụng thư này để tạo sự hứng khởi và thông báo cho nhân viên về những việc họ sẽ có thể thực hiện với Microsoft 365. Sử dụng một email cho mỗi kịch bản.

"Thông báo" Khởi chạy Sử dụng thư này để khởi động quá trình khởi chạy và hướng dẫn người dùng mới bắt đầu với Microsoft 365. Sử dụng một email cho mỗi kịch bản.

"Mẹo và thủ thuật"

Sau khi khởi chạy Sử dụng các "Mẹo và thủ thuật" này để giới thiệu thêm các tính năng của Microsoft 365 và giúp người dùng làm việc năng suất hơn. Sử dụng 3 email cho mỗi kịch bản.

Nhận thức: Mẫu email

Bộ công cụ giới thiệu về Windows 10 Business

https://aka.ms/win10businesskit

Email đếm ngược và thông báo


Áp phích, sách quảng cáo và tài liệu in


Tài nguyên bổ sung cho kế hoạch truyền thông của bạn

Loạt email về Mẹo và thủ thuật


33Nhận thức: Tài nguyên bổ sung cho kế hoạch truyền thông của bạn

34

Sự kiện khởi chạy

Xem xét các mục tiêu của bạn khi sử dụng Microsoft 365. Sự kiện khởi chạy của bạn có thể hỗ trợ những mục tiêu này cũng như những phòng ban cụ thể của doanh nghiệp ra sao?

Xem xét văn hóa công ty. Loại hoạt động nào sẽ cộng hưởng với lãnh đạo và nhân viên của bạn?

Xem xét thời gian và tài nguyên của bạn. Bạn có thể kết hợp và đối sánh các hoạt động sự kiện khác nhau nhằm lên kế hoạch nội dung nào đó phù hợp với yêu cầu và khớp với lịch biểu không?

Xem xét sự kiện hiện có trong công ty. Có sự kiện sắp diễn ra nào trong công ty gần giai đoạn giới thiệu Microsoft 365 có thể kết hợp chặt chẽ với quá trình khởi chạy của bạn không?

Cách chọn sự kiện khởi chạy của bạn

Tài nguyên và chiến thuật để có lần khởi chạy hiệu quả

Chúng tôi cũng cung cấp một số tài nguyên, ý tưởng và chiến thuật giúp bạn tạo lần khởi chạy Microsoft 365 hiệu quả bên dưới.

Lên kế hoạch cho nhóm và người tiên phong mặc áo phông Office 365, đặt hàng tại https://www.co-store.com/iw (Chỉ dành cho khách hàng tại Hoa Kỳ)

Biểu ngữ, áp phích và tờ rơi có mặt tại các văn phòng

Không gian trình diễn tại quán ăn tự phục vụ/phòng nghỉ giải lao để trình bày các tính năng và công cụ khác nhau của Microsoft 365 nhằm mang đến trải nghiệm thực tế

Tổ chức các sự kiện tương tác trực tuyến bằng cách sử dụng tính năng Truyền phát cuộc họp qua Skype cho các thành viên trong nhóm tại các văn phòng từ xa

Đảm bảo bạn bao gồm Sự kiện khởi chạy trong kế hoạch truyền thông để làm cho tổ chức của bạn hứng khởi về Microsoft 365.

Nhận thức: Sự kiện khởi chạy

35

Khuyến khích tương tác liên tục

Bạn có thể giúp tăng khả năng áp dụng Microsoft 365 theo thời gian bằng hoạt động đào tạo và nâng cao nhận thức liên tục.

Tận dụng các email về mẹo và thủ thuật để củng cố lại sự phát triển các kỹ năng: https://productivitylibrary.fasttrack.microsoft.com

Tạo nhóm Yammer để tiếp tục trò chuyện về các phương pháp hay nhất và các tính năng mới

Chia sẻ các câu chuyện thành công về cách mọi người đang sử dụng Microsoft 365 theo các cách thức đổi mới và có tác dụng

Định kỳ tổ chức các sự kiện tương tác bổ sung, chẳng hạn như cuộc họp trong phòng lớn và buổi tìm hiểu để thúc đẩy sự tương tác của người dùng cuối.

Đặt ra các thách thức cho mọi người và tiến hành những hoạt động cạnh tranh nhằm lĩnh hội các cách thức hay nhất mà họ đã sử dụng Microsoft 365 để làm việc một cách khác biệt


Một cách tuyệt vời để khuyến khích sự tương tác liên tục là chia sẻ những câu chuyện thành công do nhóm dự án của bạn

thực hiện trong suốt quá trình giới thiệu. Quay lại trang 26 trong phần Kịch bản để xem những nội dung cần đưa vào Câu

chuyện thành công của bạn.

Nhận thức: Khuyến khích tương tác liên tục

Phát video giới thiệu về Office 365 tại sự kiện khởi chạy hoặc trên cơ sở định kỳ trong quán ăn tự phục vụ hoặc gần thang máy.

http://aka.ms/teaservideo

Video giới thiệu ngắn về Office 365

Tìm video khác tại http://aka.ms/officevideo

36

Xây dựng kế hoạch truyền thông với sự kết hợp giữa email, áp phích và sự kiện để kích thích sự hứng khởi về lần khởi chạy của bạn

Xem lại các kịch bản trong khi tạo kế hoạch truyền thông của bạn

Tùy chỉnh mẫu và tài nguyên sẵn có một cách phù hợp để hỗ trợ lần khởi chạy của bạn

Bao gồm các hoạt động trong kế hoạch truyền thông sau khi khởi chạy để khuyến khích sự tương tác liên tục

Danh sách kiểm tra nhận thức

Danh sách kiểm tra nhận thức

37

Đào tạoChương trình đào tạo có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đảm bảo rằng người dùng mới có kiến thức và thông tin cần thiết để khai thác tối đa Microsoft 365. Phát triển một Chương trình đào tạo toàn diện trước khi khởi chạy là một phần thiết yếu của việc đạt được thành công.

Chương trình đào tạo của bạn không chỉ có nhiệm vụ đơn thuần là giới thiệu các thông tin về "cách thức" thực hiện công việc theo quy trình. Hãy cho người dùng cuối biết lý do dẫn đến sự thay đổi này và họ được lợi gì từ việc đó. Cung cấp thông tin này cho người dùng cuối sẽ giúp thúc đẩy việc áp dụng dài hạn Microsoft 365.

SƠ LƯỢC

• Tôi cần phải cân nhắc gì về tổ chức của mình khi chuẩn bị Chương trình đào tạo của tôi?

• Tôi nên đưa những mốc chính nào vào Chương trình đào tạo của mình?

• Có những tài nguyên đào tạo nào khi tôi khởi chạy Microsoft 365?

Đào tạo: Tạo kế hoạch đào tạo của bạn 38

Tạo kế hoạch đào tạo của bạn

Khi tạo kế hoạch đào tạo của mình, bạn sẽ cần xem xét:

Hệ thống năng suất bạn hiện đang chạy Nếu đang chạy một hệ thống năng suất, bạn có thể cần phải nỗ lực thêm trong giai đoạn đào tạo do cần sự thay đổi trong hành vi

Khả năng lĩnh hội công nghệ của nhân viên Bạn cần tìm cách giúp nhân viên của mình am hiểu công nghệ khi lên kế hoạch cho chương trình đào tạo. Điều này sẽ giúp xác định mức độ dễ dàng họ sẽ chọn các cách mới để làm việc

Các sáng kiến khác hiện đang chạy đồng thời trong doanh nghiệp Việc hiểu rõ những chương trình khác hiện đang chạy trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng nhằm đảm bảo rằng bạn sẽ không làm choáng ngợp cho nhân viên của mình và không có bất kỳ nhầm lẫn nào khi tìm hiểu các cách làm việc mới

Cách cung cấp tốt nhất Điều quan trọng là phải hiểu rõ cách nào là cách tốt nhất khi cung cấp chương trình đào tạo cụ thể cho tổ chức của bạn cho dù là qua chương trình học tập nhỏ có thể lĩnh hội, trực tiếp hoặc qua hướng dẫn trực tiếp có hoặc không có hỗ trợ

Hãy ghi nhớ văn hóa của tổ chức bạn Mọi doanh nghiệp sẽ khác nhau và cách tổ chức của bạn tương tác có thể giúp thông báo về chương trình đào tạo của bạn

Đào tạo: Các mốc chính trong chương trình đào tạo 39

Lịch đào tạo thường xuyên cho các phiên dành cho người dùng mới

Các phiên phòng ban để chia sẻ về những người đang thu nhận được giá trị

Trung tâm khắc phục sự cố dành cho những người đang gặp phải sự cố

Đảm bảo bộ phận trợ giúp của bạn có thể trả lời câu hỏi loại ‘làm cách nào?’

Kế hoạch đào tạo phù hợp có ý nghĩa rất quan trọng vì việc nhân viên hiểu rõ về Microsoft 365 sẽ nâng cao các tốc độ khác nhau cho từng cá nhân hoặc nhóm. Cân nhắc bao gồm các mốc này trong Kế hoạch đào tạo của bạn:

Tính sẵn sàng của Bộ phận trợ giúpĐảm bảo rằng bộ phận trợ giúp được trang bị thông tin cần thiết để hỗ trợ chương trình đào tạo của bạn.

Sử dụng hướng dẫn sau để giúp bộ phận trợ giúp của bạn sẵn sàng gỡ rối mọi sự cố về Office 365 hoặc các câu hỏi mà người dùng của bạn có thể đặt ra.

http://aka.ms/helpdeskready

Các mốc chính trong chương trình đào tạo

Đào tạo sản phẩm

Chương trình đào tạo dựa vào sản phẩm sẽ giúp mọi người sẵn sàng sử dụng các dịch vụ và ứng dụng một các hiệu quả.

Sẵn có trực tuyến

Kiểu bài viết

http://aka.ms/o365producttraining

Kích thước phù hợp

Phương pháp chi tiết

Hướng dẫn bắt đầu nhanh về Windows 10Tìm các hướng dẫn để giúp bạn hỗ trợ người dùng cuối làm quen với các chức năng cũng như tính năng cơ bản và nâng cao của Windows 10 trong môi trường kinh doanh.

https://aka.ms/win10quickstartguides

Cách thực hiện trên Windows 10: 5 mẹo để tăng năng suấtTùy chỉnh trải nghiệm Windows 10 của bạn bằng cách sử dụng các ứng dụng, menu Bắt đầu, v.v. Hãy làm theo 5 mẹo sau để thực hiện nhiều việc hơn với Windows 10.

https://aka.ms/windows10productivitytips

Đào tạo năng suất

Chương trình đào tạo dựa vào kịch bản giúp mọi người sẵn sàng tối đa hóa năng suất của họ bằng Microsoft 365.

Đào tạo qua video

Dựa vào kịch bản

http://aka.ms/productivitytraining

Đơn giản

Sử dụng ngôn ngữ thuần túy

Đào tạo: Truy cập tài nguyên đào tạo 40

Truy cập tài nguyên đào tạo

Truy cập vào tài nguyên đào tạo trực tuyến miễn phí để giúp bạn khởi chạy Microsoft 365. Bạn thậm chí có thể kết hợp tài nguyên đào tạo của Microsoft 365 vào trang web đào tạo nội bộ của riêng mình.

Xem xét văn hóa công ty, khả năng lĩnh hội công nghệ, hệ thống hiện tại và các sáng kiến khác của tổ chức khi bạn tạo Chương trình đào tạo

Đưa những mốc chính vào Chương trình đào tạo của bạn

Đảm bảo bộ phận trợ giúp của bạn sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi của người dùng cuối trước, sau và trong khi khởi chạy

Khám phá các tài nguyên có sẵn để giúp tổ chức của bạn triển khai và hoạt động nhanh chóng

Danh sách kiểm tra đào tạo

Danh sách kiểm tra đào tạo 41

42

Lên kế hoạch, triển khai và quản lýPhần này sẽ hướng dẫn bạn thực hiện kế hoạch tiếp theo trong các hoạt động áp dụng, Chương trình áp dụng sớm, thực hiện Kế hoạch thành công của bạn, và thực hiện lại quá trình để liên tục đạt được thành công trong kinh doanh. Bao gồm các khoảng thời gian để giúp bạn luôn theo sát quá trình trước khi khởi chạy, khởi chạy và sau khi khởi chạy Microsoft 365.

Hãy nhớ rằng quá trình triển khai công nghệ thành công nhất tập trung 80% vào nỗ lực của con người và chỉ 20% vào công nghệ. Luôn ưu tiên quan tâm đến người dùng cuối và hành vi của họ để đảm bảo quá trình giới thiệu diễn ra suôn sẻ.

SƠ LƯỢC

• Tại sao tôi cần dành thời gian lên kế hoạch cho các hoạt động áp dụng?

• Chương trình áp dụng sớm là gì và làm cách nào để chương trình của tôi thành công?

• Làm cách nào để lặp lại quá trình áp dụng Microsoft 365 để đạt được nhiều thành công hơn?

Phương pháp tiếp cận phổ biếnTập trung vào người dùng cuối là cách giải quyết đến sau. Ví dụ: 'email chứa liên kết đến đào tạo'

Phương pháp tiếp cận lý tưởngQuá trình áp dụng của người dùng cuối là luồng công việc được tích hợp, song song với việc triển khai

Lịch trình giới thiệu Lịch trình giới thiệu

Tài n

guyê

n gi

ới th

iệu

Tài n

guyê

n gi

ới th

iệu

Hoạt động và lập kế hoạch tập trung vào người dùng

Lộ trình Áp dụngLập kế hoạch và thực hiện triển khai kỹ thuật

43

Lên kế hoạch hoạt động áp dụng của bạn Khi lên kế hoạch cho nỗ lực áp dụng, điều quan trọng là phải có tầm nhìn mở rộng lần khởi chạy ban đầu của bạn. Nhiều tổ chức coi việc áp dụng đối với người dùng cuối là cách giải quyết đến sau do quan niệm thường gặp rằng công nghệ mới sẽ dễ sử dụng khi sẵn có. Tuy vậy, cần phải nghĩ đến nền tảng mà bạn có thể dựa vào. Mọi người có thể miễn cưỡng khi tiếp nhận sự thay đổi. Điều này làm cho bước lập kế hoạch bắt đầu song song với việc lập kế hoạch triển khai công nghệ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng – do đó hãy thực hiện!

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Lên kế hoạch hoạt động áp dụng của bạn

44

Sử dụng Nhóm Office 365 để lập kế hoạch dự án và cộng tác trên các tài liệu liên quan đến việc triển khai Microsoft 365 của bạn

Sử dụng Microsoft Planner để quản lý công việc hàng ngày trong dự án triển khai Microsoft 365 của bạn

Sử dụng Yammer để tạo và hỗ trợ cộng đồng Người tiên phong dùng Microsoft 365

Sử dụng Skype for Business để tổ chức cuộc họp trực tuyến với nhóm dự án của bạn, ghi lại biên bản cuộc họp trong Microsoft OneNote

Sử dụng nhiều ứng dụng và dịch vụ trên Microsoft 365 thông qua việc lập kế hoạch và thực hiện giới thiệu có thể góp phần vào sự thành công. Bạn nên cân nhắc thực hiện việc này để giúp nhóm làm quen với các dịch vụ, nhờ đó, họ có thể phổ biến hiệu quả của Microsoft 365 cho các đồng nghiệp. Một số ví dụ bao gồm:

Tôi mãn nguyện nhất là cách toàn bộ tổ chức cùng nhau đoàn kết để đạt được sự chuyển đổi trên toàn cầu này.

Chúng tôi đã có những nhóm tận tụy tập trung vào việc hoạch định ngay từ đầu. Và Yammer đã chứng minh mình là tác nhân thay đổi quần chúng tuyệt vời; nhóm được hình thành một cách năng động và làm việc cùng nhóm triển khai tại từng quốc gia. Các cuộc hội thoại được bắt đầu ở mọi nơi và chuyển thành một kênh tuyệt vời hỗ trợ người dùng cuối.

Cho tới khi quá trình triển khai Office 365 được hoàn thành, tôi không biết mình có thể tiến xa ra sao nếu không có công cụ này.– Andy Tidd, Giám đốc CNTT, ABB

Sử dụng Microsoft 365 để lập kế hoạch và thực thi quá trình giới thiệu của bạn

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Sử dụng Microsoft 365 cho quá trình giới thiệu của bạn

45

Trước khi khởi chạyTrong vòng 5 tuần trước khi khởi chạy, hãy dành thời gian tập hợp tổ chức của bạn để thảo luận về lần giới thiệu Microsoft 365 bằng cách phát triển kế hoạch truyền thông, tổ chức khâu chuẩn bị đào tạo và chạy Chương trình áp dụng sớm. Xem lịch trình bên dưới sẽ hướng dẫn bạn qua các tuần Trước khi khởi chạy. Phần dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chạy Chương trình áp dụng sớm.

Lịch trình Luồng công việc Mô tả

Tuần 1Truyền thông Phát triển chiến lược sự kiện và lập kế hoạch truyền thông. Chuẩn bị tài liệu.

Đào tạo Lập kế hoạch cho chương trình đào tạo người dùng cuối.

Tuần 2

Truyền thông Gửi "Email đếm ngược" để cho người xem của bạn biết điều gì sắp diễn ra, đặt ra kỳ vọng và khơi dậy sự quan tâm bằng cách tập trung trả lời cho câu hỏi "Điều đó có ích gì cho tôi?"

Chương trình áp dụng sớm Bắt đầu chương trình áp dụng sớm của bạn bằng cách tuyển dụng và đào tạo người tham gia chương trình cũng như thiết lập nhóm Yammer về chương trình áp dụng sớm. Tìm hiểu thêm về Hướng dẫn cho Chương trình áp dụng sớm: https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Để thu thập dữ liệu về kiến thức của họ về Microsoft 365, hãy truyền nhanh khảo sát đường cơ sở trước khi người dùng tham gia lần thử nghiệm nhận các thiết bị và tài khoản đã kích hoạt.

Hỗ trợ Chuẩn bị sẵn sàng bộ phận trợ giúp để hỗ trợ người dùng cuối và bảo đảm họ biết về Hướng dẫn khắc phục sự cố từ bộ phận trợ giúp. http://aka.ms/helpdeskready

Tuần 3

Truyền thông Bảo đảm Microsoft 365 hiện diện ở mọi văn phòng của công ty thông qua áp phích, tờ bướm và video giới thiệu ngắn.

Đào tạo Thiết lập trang web nhóm nội bộ để lưu trữ các tài nguyên đào tạo, như hướng dẫn bắt đầu, cũng như mẹo và lời khuyên. Bạn cũng có thể chuyển hướng người dùng đến trung tâm học tập công khai của Microsoft. Tìm hiểu Trung tâm học tập Office 365 trên http://aka.ms/O365learning

Chương trình áp dụng sớm Trao đổi với người tham gia Chương trình áp dụng sớm của bạn để nhận được phản hồi.

Tiến hành khảo sát giữa chừng trong lần thử nghiệm của bạn để thu thập dữ liệu về các trải nghiệm của người dùng với Microsoft 365, sau đó sử dụng kết quả để thực hiện mọi điều chỉnh trước lần giới thiệu chung.

Tuần 4-5

Truyền thông Làm việc với bộ phận truyền thông nội bộ để đưa ra thông báo qua cổng thông tin của công ty, cổng CNTT và các trang web nội bộ khác khi cần.

Giống như với nhóm thử nghiệm của bạn, hãy sớm tiến hành khảo sát cho toàn bộ tổ chức trước khi họ nhận được tài khoản và thiết bị. Chuẩn bị cho sự kiện tương tác khởi chạy.

Chương trình áp dụng sớm Sử dụng khảo sát cuối cùng ngay sau khoảng thời gian thử nghiệm để xác định xem bạn có cần thực hiện điều chỉnh thêm cho các tài liệu đào tạo và nhận thức chung hay không.

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Trước khi khởi chạy

TRƯỚC KHI KHỞI CHẠY KHỞI CHẠY SAU KHI KHỞI CHẠY

46

Khởi động Chương trình áp dụng sớm

Để khởi chạy thành công, hãy bắt đầu giới thiệu Microsoft 365 bằng Chương trình áp dụng sớm để nhận được một số phản hồi ban đầu, rồi tiếp tục đà đó khi giới thiệu chương trình trong toàn bộ tổ chức.

Trong khi hoàn thành quá trình tích hợp kỹ thuật vào Microsoft 365, điều quan trọng là phải xem xét chạy Chương trình áp dụng sớm với các nhóm người dùng là doanh nghiệp chính cũng như các thành viên của nhóm CNTT sẽ hỗ trợ người dùng. Việc chạy chương trình này sẽ cho phép bạn thu thập phản hồi về trải nghiệm khởi chạy của người dùng và nhận các câu chuyện thành công sớm có thể sử dụng khi khởi chạy Microsoft 365 trong tổ chức của bạn.

Chương trình áp dụng sớm cũng sẽ phát triển nhóm người dùng đầu tiên trở thành Người tiên phong và hỗ trợ khởi chạy sâu rộng hơn. Chương trình sẽ mang đến cho bạn cơ hội kiểm tra dịch vụ được nhúng với nhóm đáng tin cậy, nhóm này sẽ linh hoạt hơn nếu xảy ra sự cố.


Hơn hết, khi chọn người tham gia Chương trình áp dụng sớm, hãy chọn những người mong dự án sẽ thành công.

Người tham gia chương trình của bạn là người có tầm ảnh hưởng quan trọng và họ sẽ chia sẻ với các đồng nghiệp của mình

trải nghiệm mà họ có với lần giới thiệu.

Sử dụng Chương trình áp dụng sớm để giải quyết những vấn đề thực sự, chứ không phải chỉ là vấn đề áp dụng công nghệ.

Khuyến khích người tham gia chương trình của bạn sử dụng Microsoft 365 cho các kịch bản mà bạn đã đặt ưu tiên. Tìm kiếm

mọi thay đổi bạn cần cho kịch bản để hiện thực hóa kết quả kinh doanh bạn đã xác định là quan trọng cho quá trình áp

dụng Microsoft 365 trong tổ chức của mình.

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Khởi động chương trình áp dụng sớm

47

Người dùng từ các bộ phận và lĩnh vực kinh doanh khác nhau, tốt nhất là những người cùng làm việc trong dự án hoặc quy trình kinh doanh

Có thể người tiên phong hoặc lãnh đạo sẽ trở thành người tán thành trong lần khởi chạy rộng rãi đến toàn bộ tổ chức

Người dùng thường khó khăn khi tiếp nhận công nghệ. Điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ nhu cầu của họ và xử lý nhu cầu đó trong lần giới thiệu

Các thành viên của nhóm bộ phận hỗ trợ/CNTT sẽ là người dùng hỗ trợ trong quá trình khởi chạy

Bỏ qua Tổng Giám đốc và Quản lý Cấp cao. Trong khi có thể lôi kéo sự tham gia của Giám đốc điều hành, việc đưa họ ra khỏi Chương trình áp dụng sớm sẽ mang đến cho bạn cơ hội vượt qua mọi sự cố trước khi các sự cố đó xảy ra trong quá trình giới thiệu

Bao gồm các bên liên quan phù hợp trong Chương trình áp dụng sớm của bạn

Việc chọn đúng người tham gia Nhóm thí điểm cho Chương trình áp dụng sớm là chìa khóa để thu được những thông tin có giá trị mà bạn có thể sử dụng trong quá trình khởi chạy. Danh sách dưới đây có thể giúp bạn quyết định xem nên đưa ai vào chương trình của mình:

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Bao gồm các bên liên quan phù hợp trong Chương trình áp dụng sớm (EAP) của bạn


Xem lại trang 10 trong phần Bên liên quan để đánh giá

những phẩm chất cần có cho người tiên phong.

48

Đào tạo người tham gia Chương trình áp dụng sớm về các kịch bản đã chọn, bao gồm cả các Kịch bản chính. Xem các tài nguyên đào tạo và Nội dung truyền thông về kịch bản sẵn có trên FastTrack tại đây: http://aka.ms/productivitylibrary

Bắt đầu chương trình dành cho Người tiên phong sử dụng Microsoft 365 của bạn. Thông báo cho Người tiên phong được nhắm mục tiêu của bạn biết về chương trình và bắt đầu tuyển dụng cũng như giúp họ sẵn sàng trở thành Người tiên phong

Nhận phản hồi theo thời gian thực từ người tham gia Chương trình áp dụng sớm và điều chỉnh kế hoạch áp dụng của bạn theo phản hồi này. Thử tạo nhóm Yammer cho những người tham gia chương trình của bạn, bằng cách đó thì những người khác trong chương trình sẽ có thể xem mọi phản hồi được đăng cũng như cảm thấy được khuyến khích thêm bất kỳ ý tưởng nào của riêng mình

Sẵn sàng nhận phản hồi bằng cách có mặt trên Skype for Business và Yammer trong giờ làm việc của văn phòng để trả lời mọi câu hỏi cũng như chia sẻ các mẹo

Chủ động liên hệ với người tham gia chương trình của bạn để biết phản hồi. Để lại trên bàn làm việc của họ, gửi tin nhắc tức thì hoặc gọi điện. Xin nhớ rằng nếu không ai để lại phản hồi nào thì chương trình của bạn sẽ không phát huy hết tiềm năng

Xem hướng dẫn về Chương trình áp dụng sớmHướng dẫn về Chương trình áp dụng sớm còn có nhiều mẹo và thủ thuật giúp triển khai một Chương trình áp dụng sớm thành công.

https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Hãy nhớ cảm ơn những người tham gia của bạn và thu thập phản hồi bằng Mẫu cảm ơn qua email.

https://aka.ms/eapthankyouemail

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Những hành động quan trọng để có một EAP thành công

Những hành động quan trọng để có một Chương trình áp dụng sớm thành công

49

Khởi chạyViệc triển khai quá trình khởi chạy Microsoft 365 trong toàn bộ tổ chức của bạn là một thời khắc quan trọng. Giờ đã đến lúc sử dụng mọi nỗ lực và kế hoạch trước đó và thấy nỗ lực của bạn được đền đáp.


Tuần 6

Truyền thông Thực hiện sự kiện khởi chạy Microsoft 365 của bạn để tạo sự hứng khởi cho người dùng cuối. Gửi "Email thông báo" để cho người dùng biết nội dung sẵn có, cách bắt đầu cũng như nơi cần đến để tìm trợ giúp và tài nguyên.

Đào tạo Tiến hành đào tạo người dùng cuối

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Khởi chạy


50

Sau khi khởi chạyGiờ đây, bạn đã khởi chạy thành công Microsoft 365 trong tổ chức của mình. Điều quan trọng là phải tiếp tục tương tác với người dùng về trải nghiệm trên Microsoft 365 của họ. Đảm bảo kiểm tra bằng cách cung cấp thêm Mẹo và thủ thuật cũng như cung cấp chương trình đào tạo liên tục khi cần. Phần này đề cập về cách bạn có thể tiếp tục thúc đẩy việc áp dụng trong tổ chức của mình và luôn cập nhật các tính năng cũng như thông tin cập nhật về dịch vụ.


Tuần 8-12

Truyền thông Định kỳ chia sẻ mẹo với người dùng cuối bằng cách sử dụng "mẫu email Mẹo và thủ thuật" để duy trì động lực và tăng khả năng sử dụng Microsoft 365.

Sau khi giới thiệu trong toàn bộ tổ chức của bạn, hãy lưu hành phần khảo sát cuối cùng để đánh giá kiến thức và trải nghiệm của người dùng cuối về Microsoft 365.

Đào tạo Tiếp tục chuỗi đào tạo người dùng cuối liên tục nếu có

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Sau khi khởi chạy


51

Tạo kế hoạch thành công

Kế hoạch thành công là yếu tố then chốt đối với việc giới thiệu của bạn do kế hoạch đó sẽ cung cấp cho bạn lộ trình hiện thực các mục tiêu bằng Microsoft 365.

Cách tạo Kế hoạch thành công

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Tạo kế hoạch thành công

01. Đăng nhập vào trang web FastTrack bằng ID tổ chức Microsoft 365 của bạn https://www.fasttrack.microsoft.com

02. Bấm vào "Bắt đầu kế hoạch mới"

03. Hoàn tất trình hướng dẫn tạo rồi bấm vào "Hoàn thành"

05. Nhập chi tiết lịch trình cho từng kịch bản và bấm vào Lưu và tiếp tục

04. Chọn các kịch bản trong Kế hoạch thành công và bấm vào Lưu và tiếp tục

06. Nhập bên liên quan vào danh bạ rồi bấm vào Lưu và hoàn thành

Làm quen dần dần với sự thay đổi và không làm gián đoạn việc kinh doanh thực sự có ý nghĩa quan trọng đối với chúng tôi. Quan hệ đối tác của chúng tôi với nhóm FastTrack thật tuyệt vời. Họ đã giúp đỡ chúng tôi vượt qua nhiều thách thức của việc tích hợp cũng như cách thiết lập các quy trình kinh doanh và thay đổi trong kinh doanh của chúng tôi một cách chiến lược.

– Omar Bhatti, Điều hành cấp cao, CSC

52

Chúng tôi sẽ giúp bạn làm điều đó với FastTrackFastTrack bao gồm một nhóm hàng trăm kỹ sư cam kết cung cấp cho các chuyên gia và đối tác CNTT trên toàn thế giới một trải nghiệm Microsoft 365 tốt nhất.

Khách hàng Microsoft FastTrack đủ điều kiện có thể yêu cầu tích hợp để nhận được sự hỗ trợ từ xa và được cá nhân hóa. Các kỹ sư FastTrack của chúng tôi sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho dự án Microsoft 365, đánh giá môi trường kỹ thuật của bạn, cung cấp hướng dẫn khắc phục, di chuyển dữ liệu tới Office 365* và cung cấp hỗ trợ áp dụng cho người dùng.

Bắt đầu ngay hôm nay

http://fasttrack.microsoft.com

Chúng tôi sẽ giúp bạn làm điều đó với FastTrack

* Dịch vụ di chuyển sẵn có cho khách hàng có hơn 500 giấy phép đủ điều kiện

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Chúng tôi sẽ giúp bạn làm điều đó với FastTrack

53

Lặp lại để duy trì thành công

Thúc đẩy áp dụng là một chu trình tiếp diễn và không kết thúc sau ngày khởi chạy hoặc sau khi bạn đã đánh giá tác động của việc khởi chạy. Tiếp tục tìm kiếm những cách mới mà Microsoft 365 có thể tăng giá trị kinh doanh cho tổ chức của bạn, để đáp ứng kịp thời nhu cầu không ngừng thay đổi của người dùng và tổ chức.

Sử dụng thông tin chi tiết từ quá trình đánh giá để mở thêm các khóa đào tạo, qua đó giúp người dùng hiểu về các phương pháp hay nhất và các giải pháp Microsoft 365 có hiệu quả cao

Lên lịch thêm các buổi xây dựng kịch bản và giải pháp kinh doanh với nhiều bộ phận trong tổ chức hơn. Sau đó, tổ chức khóa đào tạo tại các bộ phận mà ở đó, bạn giải thích cách Microsoft 365 có thể thúc đẩy sự thành công cho mỗi lĩnh vực kinh doanh.

Bạn có thể sử dụng Thư viện năng suất nhằm giúp bạn xác định các kịch bản mới để sử dụng tốt hơn Microsoft 365


Đảm bảo khuyến khích người dùng và người tiên phong của bạn phát triển ý tưởng về cách Microsoft 365 có thể nâng cao thực tiễn kinh doanh, đồng thời chia sẻ các thực tiễn đó với những người khác qua sự kiện tương tác, hoạt động cộng đồng và nhóm Yammer. Vận dụng các ý tưởng này để xây dựng thêm giải pháp và mở thêm khóa đào tạo

Chúng tôi muốn họ yêu thích công cụ này và một phần của việc đó là không chỉ lắng nghe nhân viên mà còn nhận phản hồi đó cũng như thực sự cải thiện và thực hiện phản hồi đó.

– Jeff Schuman, Nationwide

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Lặp lại để duy trì thành công

54

Quản lý và chuẩn bị cho sự thay đổi

https://aka.ms/managingchangeO365

Quản lý thay đổi trong Office 365

Doanh nghiệp và đám mây của bạn luôn hoạt động. Mọi người luôn tìm kiếm các cơ hội mới để làm việc hiệu quả hơn và các tính năng được cập nhật liên tục của đám mây sẽ cho phép việc đó trở thành hiện thực.

Cách tốt nhất là theo dõi Lộ trình công khai và blog về để biết các cập nhật và tính năng dịch vụ mới tiềm tàng mà bạn có thể tận dụng.

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Quản lý và chuẩn bị cho sự thay đổi

http://aka.ms/win10roadmap

Lọc các tính năng theo ứng dụng, dịch vụ hoặc nền tảng để xác định tính năng và bản cập nhật nào mà bạn có thể tận dụng tốt nhất.

55

Lộ trình công khai

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Lộ trình công khai

Các tính năng được nhóm lại theo những giai đoạn phát triển để bạn có thể xem các bản cập nhật sắp tới, tính năng hiện đang được giới thiệu và tính năng đã có sẵn cho

khách hàng của bạn.

https://roadmap.office.com

Theo dõi Lộ trình công khai của Windows 10 và Lộ trình của Office 365 để biết các cập nhật dịch vụ mà tổ chức của bạn có thể tận dụng nhằm tiếp tục khai thác tối đa Microsoft 365.

Lộ trình Windows 10

Lộ trình Office 365

http://aka.ms/win10blog

56

Blog

Blog về Windows dành cho doanh nghiệp

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Blog

http://blogs.office.com

Blog về Office

Trở thành người dùng nội bộ để truy cập vào nhiều tài nguyên hơnTham gia Chương trình người dùng nội bộ Windows hoặc Windows IT Pro Insider để nhận quyền truy cập sớm vào các bản dựng mới và cung cấp phản hồi về các tính năng và chức năng mới nhất.

http://aka.ms/windowsinsider

http://aka.ms/windowsitproinsider

Theo dõi Blog về Windows dành cho doanh nghiệp và Blog về Office để luôn cập nhật về các cách giúp tổ chức của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn với các tính năng và cập nhật dịch vụ mới.

57

Quản lý cập nhật của bạn

Khi sử dụng trung tâm quản trị Office 365, bạn có thể đăng ký bản phát hành sớm để tổ chức của bạn nhận nhanh các bản cập nhật. Nếu muốn, bạn cũng có thể chỉ định chỉ những cá nhân nhất định mới nhận được các bản cập nhật hoặc chọn tiếp tục theo lịch biểu phát hành mặc định và nhận các bản cập nhật sau này. Tìm hiểu thêm về các tùy chọn của bạn tại đây:

http://aka.ms/releaseoptions

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Quản lý cập nhật về Office 365 của bạn

Windows 10 cung cấp cho các tổ chức một mô hình mới để triển khai và nâng cấp Windows, bằng cách cung cấp các bản cập nhật cho các tính năng cũng như chức năng thông qua một quy trình liên tục. Mô hình mới này, được gọi là Windows dưới dạng Dịch vụ (WaaS), yêu cầu bạn suy nghĩ lại về cách triển khai và nâng cấp Windows.

Để hỗ trợ các nhu cầu và trường hợp sử dụng khác nhau trong tổ chức của bạn, bạn có thể chọn trong số nhiều chi nhánh dịch vụ khác nhau của Windows:

Cập nhật về Office 365:

Cập nhật Windows 10:

Nhánh hiện tại (CB) dành cho người áp dụng sớm, nhóm CNTT và các nhóm thí điểm lớn hơn. Nhánh này được sử dụng để xác thực thêm khả năng tương thích của ứng dụng và các tính năng mới được phát hành.

Nhánh hiện tại dành cho doanh nghiệp (CBB) dành cho phần lớn mọi người trong một tổ chức. Nhánh này dành cho triển khai theo giai đoạn các tính năng mới trong khoảng thời gian dài hơn.

Nhánh dịch vụ dài hạn (LTSB) dành cho các thiết bị quan trọng hoặc chuyên môn. Nhánh này không nhận các tính năng mới, mặc dù vẫn được hỗ trợ bảo mật và các bản cập nhật khác trong thời gian dài.

Sử dụng Chương trình người dùng nội bộ Windows để kiểm tra và triển khai mã tiền sản xuất và có khả năng giới thiệu sớm các tính năng sẽ có ở Windows trong tương lai.

https://insider.windows.com/en-us/

Luồng công việc Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 (khởi chạy mục tiêu)

Tuần 7 Tuần 8 Tuần 9 Tuần 10 Tuần 11 Tuần 12

Xác định Bên liên quan chính và Lập nhóm

Xác định và tuyển dụng Chủ sở hữu thành công và Người quản lý dự án

Xác định và tuyển dụng (các) Nhà tài trợ Quản trị và điền vào các vai trò nhóm còn lại

Xác định và ưu tiên các kịch bản của bạn

Xác định và phát triển các kịch bản của bạn Ưu tiên kịch bản của bạn

Xác định Tiêu chí Thành công

Xác định tiêu chí thành công/chỉ báo hiệu suất then chốt (KPI) và thiết lập tiêu chuẩn KPI

Tạo Kế hoạch Thành công

Bắt đầu ghi lại thông tin chi tiết về dự án của bạn trong Kế hoạch thành công tại http://fasttrack.office.com

Hoàn thành Kế hoạch Thành công của bạn

Xây dựng Chương trình Người tiên phong của bạn

Xác định và tuyển dụng Người tiên phong

Tạo Nhóm Yammer để hỗ trợ Người tiên phong

Đào tạo Người tiên phong và xây dựng hoạt động

Xác định các trách nhiệm liên tục của người tiên phong

Hoàn tất các hoạt động triển khai người tiên phong

Nhận phản hồi và câu chuyện thành công từ Người tiên phong để sử dụng trong quá trình khởi chạy

Nhận phản hồi từ Người tiên phong và lặp lại chương trình nếu cần thiết

Chương trình Áp dụng Sớm

Tuyển dụng người tham gia chương trình. Thiết lập nhóm Yammer để giúp liên lạc và thu thập phản hồi dễ dàng

Phân phát khảo sát đường cơ sở cho người tham gia của bạn. Cung cấp cho người tham gia tài khoản được kích hoạt để chính thức bắt đầu Chương trình áp dụng sớm của bạn.

Kiểm tra với người tham gia chương trình để thu thập phản hồi không chính thức

Gửi phần khảo sát cuối cùng và sử dụng mọi thông tin chi tiết đã thu thập để thực hiện các điều chỉnh đối với quá trình khởi chạy của bạn.

Trao đổi thông tin và Nhận thức

Phát triển chiến lược sự kiện tương tác và lập kế hoạch trao đổi thông tin. Phát triển tài liệu truyền thông bằng các mẫu sẵn có

Gửi 'email đếm ngược' cho nhân viên

Đảm bảo rằng Microsoft 365 hiện diện ở mọi văn phòng của công ty

Thông báo về lần khởi chạy Microsoft 365 sắp tới trên mạng nội bộ của công ty. Chuẩn bị cho sự kiện tương tác khởi chạy.

Tạo nhóm Yammer cho người dùng cuối chia sẻ câu chuyện thành công về Office 365. Thực hiện khảo sát đường cơ sở đối với người dùng cuối

Gửi Email thông báo để cho người dùng biết nội dung sẵn có. Thực hiện sự kiện tương tác khởi chạy.

Gửi email "Mẹo và Thủ thuật" cho người dùng cuối

Gửi email "Mẹo và Thủ thuật" cho người dùng cuối. Thực hiện khảo sát sau khi khởi chạy.


Đào tạoPhát triển kế hoạch đào đạo người dùng cuối

Thiết lập trang web đào tạo nội bộ để lưu trữ các tài nguyên đào tạo



Thiết lập chuỗi đào tạo liên tục

Hỗ trợ Bộ phận trợ giúp sẵn sàng hỗ trợ người dùng cuối

Đẩy mạnh Tương tác Người dùng và Thúc đẩy Áp dụng

Chuẩn bị và chạy cuộc thi để tiếp tục khuyến khích tương tác người dùng

Cập nhật và duy trì trang web đào tạo nội bộ

Chia sẻ câu chuyện thành công

Định kỳ tổ chức sự kiện tương tác khác


Theo dõi Lộ trình công khai và blog

Liên lạc và giúp người dùng sẵn sàng cho bản phát hành tính năng mới

Đánh giá, Chia sẻ Thành công và Lặp lại

Thu thập và báo cáo về tiêu chí thành công trên Microsoft 365 và Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI)

Ghi lại và chia sẻ câu chuyện thành công

Giới thiệu các kịch bản mới

58

Lịch trình giới thiệu Microsoft 365

Luồng công việc Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 (khởi chạy mục tiêu)

Tuần 7 Tuần 8 Tuần 9 Tuần 10 Tuần 11 Tuần 12

Xác định Bên liên quan chính và Lập nhóm

Xác định và tuyển dụng Chủ sở hữu thành công và Người quản lý dự án

Xác định và tuyển dụng (các) Nhà tài trợ Quản trị và điền vào các vai trò nhóm còn lại

Xác định và ưu tiên các kịch bản của bạn

Xác định và phát triển các kịch bản của bạn Ưu tiên kịch bản của bạn

Xác định Tiêu chí Thành công

Xác định tiêu chí thành công/chỉ báo hiệu suất then chốt (KPI) và thiết lập tiêu chuẩn KPI

Tạo Kế hoạch Thành công

Bắt đầu ghi lại thông tin chi tiết về dự án của bạn trong Kế hoạch thành công tại http://fasttrack.office.com

Hoàn thành Kế hoạch Thành công của bạn

Xây dựng Chương trình Người tiên phong của bạn

Xác định và tuyển dụng Người tiên phong

Tạo Nhóm Yammer để hỗ trợ Người tiên phong

Đào tạo Người tiên phong và xây dựng hoạt động

Xác định các trách nhiệm liên tục của người tiên phong

Hoàn tất các hoạt động triển khai người tiên phong

Nhận phản hồi và câu chuyện thành công từ Người tiên phong để sử dụng trong quá trình khởi chạy

Nhận phản hồi từ Người tiên phong và lặp lại chương trình nếu cần thiết

Chương trình Áp dụng Sớm

Tuyển dụng người tham gia chương trình. Thiết lập nhóm Yammer để giúp liên lạc và thu thập phản hồi dễ dàng

Phân phát khảo sát đường cơ sở cho người tham gia của bạn. Cung cấp cho người tham gia tài khoản được kích hoạt để chính thức bắt đầu Chương trình áp dụng sớm của bạn.

Kiểm tra với người tham gia chương trình để thu thập phản hồi không chính thức

Gửi phần khảo sát cuối cùng và sử dụng mọi thông tin chi tiết đã thu thập để thực hiện các điều chỉnh đối với quá trình khởi chạy của bạn.

Trao đổi thông tin và Nhận thức

Phát triển chiến lược sự kiện tương tác và lập kế hoạch trao đổi thông tin. Phát triển tài liệu truyền thông bằng các mẫu sẵn có

Gửi 'email đếm ngược' cho nhân viên

Đảm bảo rằng Microsoft 365 hiện diện ở mọi văn phòng của công ty

Thông báo về lần khởi chạy Microsoft 365 sắp tới trên mạng nội bộ của công ty. Chuẩn bị cho sự kiện tương tác khởi chạy.

Tạo nhóm Yammer cho người dùng cuối chia sẻ câu chuyện thành công về Office 365. Thực hiện khảo sát đường cơ sở đối với người dùng cuối

Gửi Email thông báo để cho người dùng biết nội dung sẵn có. Thực hiện sự kiện tương tác khởi chạy.


Gửi email "Mẹo và Thủ thuật" cho người dùng cuối. Thực hiện khảo sát sau khi khởi chạy.


Đào tạoPhát triển kế hoạch đào đạo người dùng cuối

Thiết lập trang web đào tạo nội bộ để lưu trữ các tài nguyên đào tạo



Thiết lập chuỗi đào tạo liên tục

Hỗ trợ Bộ phận trợ giúp sẵn sàng hỗ trợ người dùng cuối

Đẩy mạnh Tương tác Người dùng và Thúc đẩy Áp dụng

Chuẩn bị và chạy cuộc thi để tiếp tục khuyến khích tương tác người dùng

Cập nhật và duy trì trang web đào tạo nội bộ

Chia sẻ câu chuyện thành công

Định kỳ tổ chức sự kiện tương tác khác


Theo dõi Lộ trình công khai và blog

Liên lạc và giúp người dùng sẵn sàng cho bản phát hành tính năng mới

Đánh giá, Chia sẻ Thành công và Lặp lại

Thu thập và báo cáo về tiêu chí thành công trên Microsoft 365 và Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI)

Ghi lại và chia sẻ câu chuyện thành công

Giới thiệu các kịch bản mới

59Để giúp bạn bắt đầu lên kế hoạch giới thiệu Microsoft 365, hãy xem xét lịch trình bên dưới. Thực hiện các điều chỉnh cần thiết để xây dựng lịch trình phù hợp cho lần giới thiệu của bạn.

Tìm hiểu cách Henkel đã lên kế hoạch cho sự thành công trên Office 365

60

Khi các nhà lãnh đạo của Henkel đánh giá hệ thống CNTT của công ty là đã lỗi thời và lạc hậu, họ đã quyết định "hành động" bằng cách thực hiện một thay đổi lớn. Hãy xem video để tìm hiểu cách Henkel đã lên kế hoạch cho sự khởi chạy thành công của Office 365.

http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: Chuyên gia áp dụng

Câu chuyện về thành công của khách hàng

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý: Câu chuyện về thành công của khách hàng

61

Sử dụng FastTrack để hỗ trợ bạn trong thời gian khởi chạy Microsoft 365

Tạo một Kế hoạch thành công sẽ giúp bạn thực hiện được các mục tiêu của Microsoft 365

Thiết lập Chương trình áp dụng sớm để thu thập thông tin chi tiết mà bạn có thể sử dụng lại trong quá trình khởi chạy

Sử dụng danh sách kiểm tra trước khi khởi chạy, khởi chạy và sau khi khởi chạy để luôn luôn theo dõi quá trình giới thiệu của bạn

Tiếp tục quản lý và chuẩn bị cho sự thay đổi bằng cách theo dõi blog và lộ trình công khai của Microsoft

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý danh sách kiểm tra

Lên kế hoạch, triển khai và quản lý danh sách kiểm tra

http://fasttrack.microsoft.com

Truy cập fasttrack.microsoft.com

http://aka.ms/win10blog


https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility

Theo dõi tin tức mới nhất


https://techcommunity.microsoft.com

Tham gia Cộng đồng công nghệ

© 2017 Microsoft Corporation. Bảo lưu mọi quyền. Tài liệu này được cung cấp "nguyên gốc". Thông tin và quan điểm được trình bày trong tài liệu này, bao gồm URL và các tham chiếu Trang web khác trên Internet, có thể thay đổi mà không cần thông báo. Bạn phải tự chịu rủi ro khi sử dụng tài liệu này.

Tài liệu này không cấp cho bạn bất kỳ quyền pháp lý nào đối với bất kỳ tài sản trí tuệ nào trong bất kỳ sản phẩm nào của Microsoft. Bạn có thể sao chép và sử dụng tài liệu này cho mục đích tham khảo trong nội bộ. Bạn có thể sửa đổi tài liệu này cho mục đích tham khảo trong nội bộ.


https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility/


Documents

Microsoft 365 - Hướng dẫn áp dụng dành cho người dùng cuối · Hãy nhớ rằng mỗi vai trò trong số này đều là các hướng dẫn. Tùy thuộc vào quy