Microsoft Access 2007 - EstudiantesUD · 2020. 4. 20. · Uno de los modos de entrar en Access es pulsar el botón Inicio en la Barra de Tareas, y dentro del grupo Programas buscar

Microsoft Access 2007

Pág. I

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 1 ENTRAR EN ACCESS ................................................................................................... 2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA .................................................................................. 3 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO ................................................. 4 BARRA DE ESTADO .................................................................................................... 4 PANEL DE EXPLORACIÓN .......................................................................................... 4 AYUDA ....................................................................................................................... 5 EL MENÚ CONTEXTUAL ............................................................................................. 5 SALIR DE ACCESS ....................................................................................................... 6 OBJETOS DE LA BASE DE DATOS DE ACCESS ............................................................. 6 2. CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS ........................................................................ 7 PLANIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS ................................................................... 7 CLAVES ...................................................................................................................... 8 RELACIÓN DE TABLAS ............................................................................................... 8 PRECISAR EL DISEÑO ................................................................................................. 8 CREAR UNA BASE DE DATOS ..................................................................................... 8 TRABAJAR CON UNA BASE DE DATOS....................................................................... 9 ABRIR UNA BASE DE DATOS ...................................................................................... 9 CERRAR UNA BASE DE DATOS................................................................................... 9 INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS ..................................................................... 9 PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS ....................................................................... 9 DOCUMENTADOR DE LA BASE DE DATOS .............................................................. 10 ELIMINAR UNA BASE DE DATOS ............................................................................. 10 3. TABLAS ............................................................................................................. 11 MÉTODOS PARA CREAR UNA TABLA ...................................................................... 11 CREAR UNA TABLA COMO UNA HOJA DE DATOS CON EL BOTÓN DE TABLA ....................................................................................... 11 CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO ..................................................................... 12 INTRODUCCIÓN DE LOS CAMPOS ........................................................................... 13 NOMBRE DE CAMPO ............................................................................................... 14 TIPOS DE DATOS ..................................................................................................... 15 DEFINIR UN CAMPO DEL TIPO ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS ............................... 17 PROPIEDADES DE UN CAMPO ................................................................................. 19 TAMAÑO DEL CAMPO ............................................................................................. 19 FORMATOS ............................................................................................................. 20 FORMATOS PERSONALIZADOS PARA CUALQUIER TIPO DE DATOS .......................................................................... 20 FORMATOS NUMÉRICO Y MONEDA ....................................................................... 20 FORMATOS DE TEXTO Y MEMO .............................................................................. 22 FORMATOS DE FECHA Y HORA ............................................................................... 23 FORMATO PARA EL TIPO DE DATOS SÍ/NO ............................................................. 25


Pág. II

MÁSCARA DE ENTRADA .......................................................................................... 25 TÍTULO .................................................................................................................... 27 VALOR PREDETERMINADO ..................................................................................... 28 REGLA DE VALIDACIÓN ........................................................................................... 28 REQUERIDO ............................................................................................................. 30 PERMITIR LONGITUD CERO..................................................................................... 30 INDEXADO ............................................................................................................... 31 COMPRESIÓN UNICODE .......................................................................................... 33 ETIQUETAS INTELIGENTES ...................................................................................... 33 ÍNDICES Y CLAVES ................................................................................................... 33 CREACIÓN DE UNA CLAVE PRINCIPAL ..................................................................... 34 ELIMINACIÓN DE UNA CLAVE PRINCIPAL ............................................................... 34 CREACIÓN DE ÍNDICES ............................................................................................ 35 CREACIÓN DE ÍNDICES COMPUESTOS .................................................................... 35 ELIMINACIÓN DE ÍNDICES ....................................................................................... 36 MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE UNA TABLA ......................................................... 36 DESPLAZAMIENTO POR LA VENTANA DISEÑO DE LA TABLA .................................. 36 ELIMINAR UN CAMPO ............................................................................................. 37 INSERTAR UN CAMPO ............................................................................................. 37 MOVER UN CAMPO ................................................................................................ 37 COPIAR UN CAMPO ................................................................................................ 37 CAMBIAR EL NOMBRE A UN CAMPO ...................................................................... 37 CAMBIAR EL TIPO DE DATOS DE UN CAMPO .......................................................... 38 4. TRABAJAR CON LOS OBJETOS DE LA BASE DE DATOS ......................................... 39 ABRIR UN OBJETO.CAMBIAR ENTRE LAS VISTAS DE UN OBJETO ........................... 39 CERRAR UN OBJETO ................................................................................................ 40 COPIAR OBJETOS ..................................................................................................... 40 CAMBIAR EL NOMBRE DE UN OBJETO .................................................................... 42 ELIMINAR UN OBJETO ............................................................................................. 42 IMPRIMIR EL CONTENIDO DE UN OBJETO .............................................................. 42 VISTA PRELIMINAR DE LA IMPRESIÓN .................................................................... 42 CONFIGURAR LAS PÁGINAS DE IMPRESIÓN ........................................................... 43 5. RELACIONES ENTRE TABLAS .............................................................................. 45 TIPOS DE RELACIONES ............................................................................................ 45 CÓMO CREAR RELACIONES ..................................................................................... 46 INTEGRIDAD REFERENCIAL ..................................................................................... 49 TIPOS DE COMBINACIÓN ........................................................................................ 51 MODIFICAR UNA RELACIÓN .................................................................................... 53 ELIMINAR UNA RELACIÓN....................................................................................... 53 AGREGAR O ELIMINAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES ............................... 53 VER LAS RELACIONES EXISTENTES .......................................................................... 54 GUARDAR EL DISEÑO DE LAS RELACIONES ............................................................. 54


Pág. III

IMPRIMIR RELACIONES .......................................................................................... 54 HOJAS DE DATOS SECUNDARIAS ............................................................................ 55 6. INTRODUCCIÓN, VISUALIZACIÓN Y BÚSQUEDA DE DATOS ................................. 56 INTRODUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN ................................................................... 56 BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA HOJA DE DATOS DE LA TABLA .......................... 58 GRUPO FUENTE ....................................................................................................... 58 GRUPO REGISTROS ................................................................................................. 58 GRUPO ORDENAR Y FILTRAR .................................................................................. 59 TIPOS DE FILTROS ................................................................................................... 60 GRUPO BUSCAR ...................................................................................................... 62 SELECCIONAR DATOS, CAMPOS Y REGISTROS ....................................................... 65 ORTOGRAFÍA ........................................................................................................... 65 MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN .................................................................... 67 OPERACIONES CON DATOS, CAMPOS Y REGISTROS ............................................... 68 COPIAR O MOVER INFORMACIÓN .......................................................................... 68 ELIMINAR INFORMACIÓN ....................................................................................... 69 AÑADIR REGISTROS................................................................................................. 69 MOVER CAMPOS ..................................................................................................... 69 7. CONSULTAS ...................................................................................................... 70 CONSULTAS DE SELECCIÓN ..................................................................................... 72 CREACIÓN DE UNA CONSULTA MEDIANTE EL ASISTENTE ...................................... 72 CREACIÓN DE UNA CONSULTA MEDIANTE LA VISTA DISEÑO ................................ 74 SELECCIÓN DE TABLAS/CONSULTAS Y ELEMENTOS DE LA CONSULTA ............................................................................. 74 INDICAR LOS CAMPOS ............................................................................................ 77 GUARDAR Y CERRAR UNA CONSULTA .................................................................... 79 EJECUTAR UNA CONSULTA ..................................................................................... 81 OPERACIONES CON CONSULTAS ............................................................................ 81 ABRIR UNA CONSULTA ............................................................................................ 81 ELIMINAR UNA CONSULTA ..................................................................................... 82 COPIAR UNA CONSULTA ......................................................................................... 82 IMPRIMIR UNA CONSULTA ..................................................................................... 83 MODIFICAR UNA CONSULTA .................................................................................. 83 CAMBIAR LAS TABLAS O CONSULTAS A UTILIZAR .................................................. 84 AÑADIR O ELIMINAR CAMPOS ................................................................................ 84 CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS .................................................................... 85 MOSTRAR SÓLO LOS VALORES MÁS ALTOS O MÁS BAJOS EN LOS RESULTADOS DE LA CONSULTA .............................................. 85 CONDICIONES PARA SELECCIONAR REGISTROS ..................................................... 87 INTRODUCIR CONDICIONES .................................................................................... 87 ELIMINAR CONDICIONES ........................................................................................ 88 CONSULTAS CON VARIOS CRITERIOS ...................................................................... 88


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CREACIÓN DE EXPRESIONES ................................................................................... 91 FUNCIONES ............................................................................................................. 96 EL GENERADOR DE EXPRESIONES ........................................................................... 98 CREAR UNA EXPRESIÓN UTILIZANDO EL GENERADOR DE EXPRESIONES ............................................................................. 100 CREAR CONSULTAS EN VARIAS TABLAS ................................................................ 101 OTROS TIPOS DE CONSULTAS ............................................................................... 102 CONSULTAS DE PARÁMETROS .............................................................................. 102 CONSULTAS CON CAMPOS CALCULADOS ............................................................. 103 CONSULTAS DE RESUMEN .................................................................................... 105 CREAR CONSULTAS DE RESUMEN MEDIANTE EL ASISTENTE ............................... 108 CONSULTAS DE ACCIÓN ........................................................................................ 110 CREAR UNA CONSULTA DE ACCIÓN ...................................................................... 110 EJECUTAR UNA CONSULTA DE ACCIÓN ................................................................ 111 CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLAS ................................................................. 112 CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS ...................................................................... 114 CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN .......................................................................... 115 CONSULTAS DE ELIMINACIÓN .............................................................................. 116 CONSULTAS DE TABLAS DE REFERENCIAS CRUZADAS .......................................... 117 CREAR UNA CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS MEDIANTE EL ASISTENTE ...................................................................................... 119 CONSULTAS QUE BUSCAN DUPLICADOS Y NO COINCIDENTES MEDIANTE EL ASISTENTE ...................................................................................... 122 ASISTENTE PARA BÚSQUEDA DE DUPLICADOS .................................................... 122 ASISTENTE PARA BÚSQUEDA DE NO COINCIDENTES ........................................... 125 8. FORMULARIOS................................................................................................ 128 CREAR UN FORMULARIO ...................................................................................... 128 A PARTIR DE UNA TABLA O CONSULTA SELECCIONADA PREVIAMENTE ....................................................................................................... 130 CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE ....................................................... 130 CREAR UN AUTOFORMULARIO EN COLUMNAS CON EL BOTÓN FORMULARIO .............................................................................. 134 CREAR UN FORMULARIO DIVIDIDO ...................................................................... 135 CREAR UN FORMULARIO DE VARIOS ELEMENTOS ............................................... 136 CREAR UN FORMULARIO DE GRÁFICO DINÁMICO ............................................... 137 FORMULARIO EN BLANCO .................................................................................... 139 CREAR FORMULARIOS CON EL BOTÓN MÁS FORMULARIOS .............................................................................................. 140 MODIFICAR UN FORMULARIO. VISTA PRESENTACIÓN Y VISTA DEL FORMULARIO................................................ 140 VISTA PRESENTACIÓN DE UN FORMULARIO ........................................................ 141


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VISTA FORMULARIO .............................................................................................. 143 VISTA DISEÑO DE UN FORMULARIO ..................................................................... 144 LOS CONTROLES .................................................................................................... 146 SELECCIONAR CONTROLES, SECCIONES DEL FORMULARIO Y EL FORMULARIO................................................................................................. 148 MOVER CONTROLES ............................................................................................. 149 CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN CONTROL .............................................................. 149 CAMBIAR EL TIPO DE UN CONTROL ...................................................................... 150 ALINEAR CONTROLES ............................................................................................ 150 AÑADIR CONTROLES ............................................................................................. 150 AGREGAR OTROS CAMPOS DEL ORIGEN DE REGISTROS DEL FORMULARIO ......................................................................... 151 AÑADIR UN CONTROL ETIQUETA .......................................................................... 151 AÑADIR UN CONTROL BOTÓN DE COMANDO ...................................................... 151 AÑADIR UN CONTROL GRUPO DE OPCIONES ....................................................... 153 AÑADIR UNA IMAGEN DE FONDO A UN FORMULARIO ........................................ 156 ELIMINAR CONTROLES .......................................................................................... 156 OBTENER INFORMACIÓN SOBRE CONTROLES ...................................................... 156 PROPIEDADES DE LOS CONTROLES, DE LAS SECCIONES DE UN FORMULARIO, Y DEL FORMULARIO .......................................................... 157 MODIFICAR EL TEXTO O EL DATO DE UN CONTROL ............................................. 160 MODIFICAR EL ESTILO DE UN FORMULARIO ........................................................ 160 MODIFICAR EL TAMAÑO DE UNA SECCIÓN DEL FORMULARIO ................................................................................................. 161 GUARDAR Y CERRAR FORMULARIOS .................................................................... 161 UTILIZAR FORMULARIOS ....................................................................................... 162 VISTAS DE UN FORMULARIO ................................................................................ 162 DESPLAZAMIENTO EN UN FORMULARIO .............................................................. 163 AÑADIR UN REGISTRO .......................................................................................... 165 ELIMINAR UN REGISTRO ....................................................................................... 165 MODIFICAR UN REGISTRO .................................................................................... 165 FORMULARIOS CON SUBFORMULARIOS .............................................................. 165 CREACIÓN CON EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS............................................ 166 FORMULARIOS VINCULADOS ................................................................................ 169 AGREGAR UN SUBFORMULARIO A UN FORMULARIO EXISTENTE............................................................................. 172 9. INFORMES Y ETIQUETAS ................................................................................. 175 CREAR UN INFORME ............................................................................................. 175 CREAR UN INFORME AUTOMÁTICO ..................................................................... 176 GUARDAR UN INFORME ....................................................................................... 176 ABRIR UN INFORME .............................................................................................. 177 CERRAR UN INFORME ........................................................................................... 177


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CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE .............................................................. 177 VISTA PRESENTACIÓN DEL INFORME ................................................................... 183 INSERTAR LÍNEAS, CONTROLES Y AUTOFORMATO A UN INFORME ...................................................................... 184 VISTA DISEÑO DEL INFORME ................................................................................ 185 INTRODUCIR SALTOS DE PÁGINA .......................................................................... 187 CAMBIAR LA ORDENACIÓN, EL ORDEN DE AGRUPAMIENTO Y CALCULAR TOTALES EN UN INFORME .............................. 187 CONFIGURAR LA PÁGINA ...................................................................................... 189 IMPRIMIR UN INFORME ........................................................................................ 190 CREAR ETIQUETAS ................................................................................................ 190 CREAR UN INFORME CON DATOS DE VARIAS TABLAS.......................................... 195 DISEÑO DE UN INFORME: INFORME EN BLANCO ................................................. 200 10. MACROS ......................................................................................................... 202 CREAR UNA MACRO .............................................................................................. 202 ACCIONES DE UNA MACRO................................................................................... 204 MACROS CONDICIONALES .................................................................................... 206 MODIFICAR UNA MACRO ..................................................................................... 207 EJECUTAR UNA MACRO ........................................................................................ 208 11. PERSONALIZACIÓN DE ACCESS ........................................................................ 209 OPCIONES DE ENTORNO ....................................................................................... 209 PERSONALIZACIÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO .............................................................. 210 12. TRABAJO CON OTRAS APLICACIONES: DATOS EXTERNOS ................................. 212 IMPORTAR DATOS A ACCESS ................................................................................ 212 IMPORTAR DATOS DE OTRA BASE DE DATOS DE MICROSOFT ACCESS ........................................................................................ 213 IMPORTAR DATOS DE MICROSOFT EXCEL ............................................................ 213 IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO, UN ARCHIVO DE XML ARCHIVOS DE HTML Y OTROS ARCHIVOS DE BASE DE DATOS ............................. 216 EXPORTAR DATOS ................................................................................................. 217 EXPORTAR A MICROSOFT EXCEL ........................................................................... 217 EXPORTAR A MICROSOFT WORD .......................................................................... 219 EXPORTAR A OTRAS APLICACIONES ..................................................................... 219 COMBINAR CORRESPONDENCIA CON MS. WORD ............................................... 219 CREAR CORREO ELECTRÓNICO PARA RECOGER INFORMACIÓN EN UN FORMULARIO ............................................................................................ 220 HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS .................................................................... 224 DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS ................................................................. 224 ANALIZAR RENDIMIENTO...................................................................................... 225 ANALIZAR TABLA ................................................................................................... 226 COMPLEMENTOS .................................................................................................. 226 ANEXO ................................................................................................................... 227


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1. INTRODUCCIÓN

Una Base de Datos es un conjunto finito de información organizada en tablas (la información de cada tema se almacena en una tabla), que están relacionadas entre sí.

Una tabla es un conjunto de datos organizado en una matriz bidimensional. Cada fila de

esta matriz, es un registro, y este registro contiene información sobre un elemento de la tabla, y le asigna un número único para poder tratarlo. Cada columna contiene los diferentes campos de ese registro, los valores que contiene cada una deben ser homogéneos, deben tener las mismas propiedades y formatos.

Ejemplo: en una tabla de Empleados (ver figura 1-1), cada registro (fila) contendrá la información de una persona, y estará dividida en campos (columnas) que contendrán el nombre, el apellido, la dirección, etc.

El cruce de una fila con una columna es una celda de la tabla en la que se almacenará un dato, que es la información de un registro en un campo determinado. (Ejemplo: el 1 de mayo de 1992 es la fecha de contratación de la empleada Nancy Davolio).

Figura 1-1. Ejemplo de una tabla de trabajadores.

Toda base de datos tiene un carácter dinámico, es decir, en cualquier momento se puede

añadir, eliminar, modificar o presentar información. Access es una base de datos relacional, relaciona fácilmente la información almacenada,

evitando la duplicación de datos, lo cual permite reducir la información y ahorrar espacio en disco.

Estos son los pasos básicos para diseñar una base de datos:

1º) Determinar la finalidad de la base de datos. 2º) Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos. 3º) Definir los campos que se necesitan en las tablas. 4º) Seleccionar la clave principal de las tablas. 5º) Definir las relaciones entre las tablas. 6º) Precisar el diseño.

Una vez diseñada, sólo falta agregar los datos y crear otros objetos de la base de datos

(formularios, informes, consultas...).


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ENTRAR EN ACCESS

Uno de los modos de entrar en Access es pulsar el botón Inicio en la Barra de Tareas, y

dentro del grupo Programas buscar Microsoft Office Access 2007 y hacer clic sobre él. Otro modo es elegir en el botón Inicio:

- Para crear una base de datos: Nuevo documento de Office, y a continuación seleccionar Base de datos en blanco en la ficha General (o alguno de los iconos de la ficha Base de datos).., o

- Para abrir una base de datos ya existente: Abrir documento de Office, y seleccionar el fichero a abrir indicándole la carpeta donde se encuentra así como el nombre del fichero.

Al iniciar la aplicación de Microsoft Access 2007, vemos una pantalla de bienvenida con

distintas categorías de plantillas y un servicio Online para desarrollar distintas bases de datos. Para empezar con una base de datos en blanco, escribir su nombre de archivo y pulsar en el

botón para indicar la unidad y/o carpeta que contendrá la base de datos. Posteriormente pulsar en el botón Crear.

Pantalla de Inicio en Access 2007


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ELEMENTOS DE LA PANTALLA

Los elementos de la pantalla que encontramos al entrar en Access 2007 son los siguientes: • Botón del Menú de control de la aplicación Access.

Permite restaurar, maximizar, minimizar, mover, cambiar el tamaño y cerrar la ventana de la aplicación de Access.

• Barra de título.

Muestra el nombre de la aplicación y el nombre de la base de datos con la que trabajamos.

• Fichas.

Se encuentran en la parte superior de la ventana de Microsoft Access y presentan las distintas opciones del programa. Inicialmente se muestran las fichas Inicio, Crear, Datos externos, Herramientas de base de datos. Algunas de las opciones de las fichas permiten desplegar un menú con más opciones, se muestran con un icono de flecha

• Botón Office , contiene las herramientas principales para trabajar en Access, entre otras: empezar una nueva base de datos en blanco, abrir, guardar, imprimir y cerrar, además de poder personalizar los botones que deseamos incluir en la barra de herramientas de acceso rápido, que se sitúa encima o debajo de las fichas.

Barra de título B. Herramientas acceso rápido opciones

Ayuda

Fichas Botones de comando

Objetos de la base de datos


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LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Está situada encima o debajo de las fichas y presenta en pantalla una serie de iconos que

permiten realizar diversas operaciones. Para personalizar la barra de herramientas de acceso rápido:

1. Pulsar el botón de office , botón Opciones de Access, pestaña Personalizar. 2. En el botón desplegable Comandos más utilizados, (podemos seleccionar otras

herramientas), por defecto activar Comandos más utilizados y seleccionar el icono de comando deseado, seguidamente pulsar el botón Agregar>>, para incluirlo dentro de la barra de herramientas de acceso rápido.

3. Repetir el paso -2- para cada nuevo comando y al finalizar pulsar Aceptar. También se pueden agregar botones a la barra de herramientas de acceso rápido pulsando con el botón derecho del ratón en la barra y seleccionar Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido o pinchando en el desplegable, la herramientas Más

comandos… Si deseamos eliminar cualquier comando correspondiente a la barra de herramientas, sólo

tenemos que hacer clic en el botón derecho del ratón sobre el icono que representa el comando y elegir Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

BARRA DE ESTADO Es la barra situada en la parte inferior de la ventana de la aplicación y presenta información

acerca del objeto seleccionado y el estado del trabajo. En función del objeto o del elemento con el que trabajemos se visualizan determinados iconos.

PANEL DE EXPLORACIÓN

Muestra la información de los objetos de la base de datos, y permite personalizar las vistas, para ello, pulsar en la flecha Todos los objetos de Access para: • Tipo de objeto, Visualizar todos los objetos. • Tablas, Consultas, Formularios o Informes. • Fecha de creación. • Fecha de modificación. • Personalizado, permite crear grupos con los objetos que

indiquemos. • Tablas y vistas personalizadas, muestra los objetos de nuestra

base de datos que están relacionados.

Para ocultar el panel de exploración, pulsar en el botón


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AYUDA

El botón de ayuda se encuentra en el extremo derecho de las fichas con un icono de interrogación.

Si pulsamos la tecla , o hacemos clic en el icono de interrogación (?), obtenemos la pantalla principal (ver figura 1-2) de la Ayuda que nos muestra un índice de apartados generales con la posibilidad de conectarnos Online a otros servicios de Microsoft así como a los cursos de formación en ciertos módulos.

También podemos escribir en el cuadro de texto Buscar el término(s) para que discrimine las búsquedas. Se pueden imprimir las búsquedas

Para obtener ayuda por temas se puede seleccionar el comando Tabla de contenido

. Automáticamente aparece la ventana con ayuda sobre los diferentes apartados que se muestran mediante enlaces.

Sólo tenemos que seleccionar con el ratón

el apartado o ficha en el que deseemos obtener información.

Figura 1-2

Los botones permiten ver, respectivamente los temas anterior y posterior

consultados. Y el botón imprime el contenido de la ventana de ayuda activa.

EL MENÚ CONTEXTUAL

El menú contextual muestra una relación de los mandatos que suelen emplearse con el objeto seleccionado.

Las opciones que muestre el menú contextual dependerán de la selección que hayamos

efectuado en cada momento, es decir, dependiendo del lugar donde hagamos clic con el botón derecho del ratón, el menú contextual mostrará diferentes opciones.

Para utilizar un menú contextual debemos pulsar el botón derecho del ratón sobre un

objeto, y una vez situado sobre la opción que deseemos ejecutar, pulsar el botón izquierdo del ratón.


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SALIR DE ACCESS

Para ello, tenemos varias alternativas:

• seleccionar el botón de office y botón Salir de Access. • seleccionar Cerrar o doble clic en el menú de control de la ventana de la

aplicación de Access .

• Pulsar con la ventana de la aplicación activa. Al intentar salir de Access, si el programa detecta que no se han guardado los cambios

realizados en la base de datos, preguntará en un cuadro de diálogo si deseamos guardarlos. Para cerrar la base de datos sin abandonar el programa, pulsar en el botón de office y hacer

clic en Cerrar base de datos.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS DE ACCESS

Existen siete tipos de objetos que facilitan la gestión de la información (ver figura 1-3): • Tablas: es un conjunto de datos sobre un determinado tema, y se presentan

estructurados en filas (registros) y columnas (campos). • Consultas: obtiene los datos solicitados de una o más tablas. El resultado se

puede ver y editar en un formulario o imprimir en un informe. • Formularios: presenta los datos de tablas o consultas para poder introducir, ver o

editar datos. • Informes: presenta los datos de tablas o consultas para poder imprimirlos. • Páginas web: son documentos HTML en los que se ha publicado información de la

base de datos. Permiten ver los datos, e incluso manipularlos. • Macros: automatizan la base de datos realizando las acciones especificadas

(sin programar). • Módulos: en código de Access Basic, personalizan la base de datos.

Figura 1-3


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2. CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS

PLANIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS. DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS. DEFINIR LAS TABLAS CON SUS CAMPOS.

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar la finalidad de la base de

datos, debemos saber qué información deseamos obtener de la base de datos. A partir de ahí, se puede determinar sobre qué asuntos (las tablas) necesitamos almacenar

hechos, y qué hechos (los campos de las tablas) necesitamos almacenar sobre cada asunto. Cada tema debe ser objeto de una tabla (de forma que la información no se duplique y

evitaremos errores al eliminar o modificar información). Al diseñar una tabla, conviene tener en cuenta algunos puntos: • Respecto a los campos, no es conveniente repetir la misma información en distintas

tablas. • Los campos de una tabla deben estar relacionados con el tema de la tabla, y no deben

ser muchos. Si se necesitan almacenar muchos datos de un solo elemento, se pueden crear varias tablas distintas de menor tamaño, en vez de una única tabla de mayor tamaño. En ese caso, deberá haber un campo repetido en ambas tablas, con el mismo dato en cada registro, para poder relacionar posteriormente dichas tablas.

• Si la base de datos va a contener tablas con información diferente (de distintos temas) pero con relación entre ellas, hay que tener previstos los campos necesarios para crear dicha relación. Por ejemplo, los empleados (almacenados en una tabla) estarán relacionados con los pedidos que gestionan (almacenados en la tabla de pedidos).

• Tener en cuenta el modo en que se van a gestionar los datos para almacenarlos de la mejor forma. Normalmente, cuanto más desglosada esté la información, mejor. Por ejemplo, será mejor introducir el nombre y el apellido separados en dos campos distintos que en un solo campo el nombre y apellido juntos. De esta forma nos permitirá ordenar por apellido, cosa que no podríamos hacer si hubiéramos introducido el nombre y apellido juntos.

• No se deben almacenar datos que se puedan calcular a partir de otros ya guardados. Access es capaz de calcularlos.

• Los datos con los que podamos realizar operaciones matemáticas debemos declararlos numéricos.


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CLAVES

Cada una de las tablas que forman una base de datos relacional debe contener una clave

principal. Clave en una tabla es el campo o campos cuyos valores no pueden repetirse en dos o más

registros de la tabla. Por tanto, cada registro tiene valores únicos en esos campos que forman la clave, es decir, a cada valor de la clave le corresponde un sólo registro.

Entre las distintas claves de una tabla, la clave principal se utiliza como identificador principal de la tabla. Sólo puede existir una clave principal por tabla, y la clave principal jamás puede tener valores nulos (sin información). (Por tanto, no definir nunca la clave principal en campos que puedan repetirse, como: cargo, apellido, nombre....)

Las demás claves se denominan claves alternativas. Clave ajena o externa la forman uno o más campos de una tabla que hacen referencia a la clave principal de otra tabla con la que está relacionada.

Integridad referencial es una característica de las bases de datos que garantiza que

cualquier clave externa se corresponde con una clave principal.

RELACIONAR TABLAS

Una vez definidas las tablas que van a formar la base de datos y sus claves, se deben

determinar las relaciones entre las tablas. Existen tres tipos de relaciones: • Relación de uno a varios • Relación de varios a varios • Relación de uno a uno

Es importante seleccionar correctamente el tipo de relación, pues cada tipo tiene sus

características y condicionará el comportamiento final de la base de datos.

PRECISAR EL DISEÑO

Una vez diseñadas las tablas de la base de datos y sus relaciones, comprobar dichas tablas

para corregir posibles fallos o mejorarlas en lo posible. Y crear los demás objetos de la base de datos que podamos necesitar: las consultas, formularios, informes y macros.

CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una base de datos al arrancar el programa Access, se puede seleccionar en el botón de office, el comando Nuevo, Crear base de datos en blanco. Asignar un nombre e indicar pulsando en el icono de la carpeta, la unidad y/o directorio deseado.

Por defecto, crea un archivo con la extensión .accdb , en la unidad y carpeta seleccionado.


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TRABAJAR CON UNA BASE DE DATOS

ABRIR UNA BASE DE DATOS

Para abrir una base de datos creada con anterioridad, seleccionar en el botón de office la opción Abrir..., e indicar la unidad y/o carpeta donde se encuentra la base de datos y pulsar el botón Abrir.

CERRAR UNA BASE DE DATOS

Para cerrar una base de datos:

Seleccionar el botón de office y pulsar el botón Cerrar base de datos.

Si el programa detecta que no se han guardado los cambios realizados en la base de datos, preguntará en un cuadro de diálogo si deseamos guardarlos.

INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS

PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS

Proporcionan información adicional sobre la base de datos activa. Seleccionar el objeto de la base de datos y pulsar en la ficha Herramientas de base de datos,

opción Propiedades de la base de datos (ver figura 2-1). También se puede elegir dicha opción al seleccionar un objeto en el menú contextual. Se muestra la fecha de creación y modificación del objeto seleccionado. Introducir o modificar las propiedades en la solapa Descripción, activar o desactivar la propiedad de oculto.

Figura 2-1


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DOCUMENTADOR DE LA BASE DE DATOS

Puede interesarnos tener impresa información sobre la estructura de los objetos de la base

de datos, principalmente la de las tablas, para poder consultarla sin necesidad de abrir la base de datos.

En ese caso, seleccionar Documentador de base de datos, en la ficha Herramientas de base de datos.

Access examinará la base de datos y mostrará un cuadro de diálogo como el de la figura 2-2.

Figura 2-2

Seleccionar los objetos que nos interesen en las correspondientes fichas del cuadro de

diálogo, y pulsar el botón Aceptar para que Access genere las páginas del informe y active su presentación preliminar.

Se puede imprimir el informe y seguidamente, cerrar la vista preliminar. Si queremos cerrar el cuadro de diálogo sin generar el informe, pulsar el botón Cancelar.

ELIMINAR UNA BASE DE DATOS

Para eliminar una base de datos ésta debe estar cerrada. Acceder a Mi PC o en el

Explorador de Windows buscar el archivo de la base de datos (tiene extensión .accdb), seleccionarlo y pulsar la tecla .

Para recuperarlo, se puede buscar en la Papelera de reciclaje. (Permanecerá allí hasta que

ésta se vacíe). Nota: Cuando se crea una base de datos, todos los objetos con los que se trabaja se guardan

bajo un nombre de archivo. No ocurre como en otras aplicaciones que es preciso ir almacenando la información de vez en cuando.


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3. TABLAS

MÉTODOS PARA CREAR UNA TABLA

Una vez creada la base de datos, el primer paso es crear las tablas que van a formarla. La creación consiste en introducir los campos que componen la tabla, con su tipo de dato y propiedades. Existen distintas opciones para crear una tabla.

Para ello, en la ficha Crear, podemos seleccionar cualquiera de los métodos siguientes:

A. El botón de comando Tabla .

B. El botón de comando Diseño de la tabla (opción recomendada).

CREAR UNA TABLA COMO UNA HOJA DE DATOS CON EL BOTÓN TABLA

Al seleccionar el botón Tabla, se crea una tabla llamada inicialmente Tabla1 con dos columnas; Id y Agregar nuevo campo, que permite crear una tabla como una hoja de cálculo Excel. Pulsar el botón Insertar , de la ficha Hoja de datos para crear nuevos campos (campo1, campo2, campo3,….). Este método se conoce como Hoja de datos(ver figura 3-1) Introduciremos los datos en una tabla vacía, sin tener definidos los nombres de los campos. Y posteriormente, para asignar los nombres a los campos, seguir uno de estos pasos:

• En la ficha Hoja de datos, dentro del grupo Campos y columnas, pulsar el botón Cambiar nombre (también se puede seleccionar este comando en el menú contextual al colocar la barra de inserción en el campo) y escribir el nombre del campo.

• En la ficha Hoja de datos, dentro del grupo Campos y columnas, pulsar el botón Nuevo campo, veremos las Plantillas de campos, buscar el campo que necesitemos y hacer doble clic para insertarlo.

Para eliminar un campo, pulsar en la ficha Hoja de datos, dentro del grupo Campos y

columnas, el botón Eliminar .


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Figura 3-1 Una vez que hemos introducido los nombres de campo, se pueden insertar las propiedades

para ese campo en el grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos. Para pasar del modo hoja de datos al modo diseño de la tabla, pulsar el botón Ver y

seleccionar Vista diseño.

CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO Vista Diseño: es la forma clásica de crear tablas. Permite definir los campos y sus

características (el nombre, el tipo de dato, y las propiedades como el tamaño, el formato, etc). (ver figura 3-2)

Se crea inicialmente la solapa Tabla1 (si la tabla carece de nombre). La ventana está

dividida en dos partes. La parte superior está organizada en filas, a cada fila le corresponde la definición de un campo. Cada fila está dividida en tres columnas: Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción.


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Figura 3-2 La parte inferior es para las propiedades del campo. Variarán en función del campo que

esté activo en el panel superior. Tiene dos solapas: • General: permite seleccionar características especiales del tipo de campo seleccionado. • Búsqueda: permite seleccionar el tipo de campo a utilizar cuando se crea un formulario. A la derecha de las solapas muestra un pequeño texto explicativo que varía según se

seleccionan las diferentes opciones.

INTRODUCCIÓN DE LOS CAMPOS

Para que un campo quede bien definido hay que ir introduciendo en cada fila:

• el nombre del campo, • su tipo de dato, • y en descripción escribiremos opcionalmente un texto libre que describa la

información que va a almacenar el campo.

Una vez realizado esto, Access le otorga automáticamente una serie de propiedades que podemos modificar en propiedades del campo, en la parte inferior de la ventana. Esto se debe hacer para todos y cada uno de los campos de la tabla.


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Para guardar la tabla, seleccionar la solapa Tabla1 con el botón derecho del ratón (menú

contextual), la opción Guardar y asignarle un nombre a la tabla (por defecto, Access le asigna el nombre “Tabla1”).

El menú contextual de la solapa de tablas presenta las opciones:

Los nombres de las tablas (o de cualquier otro objeto de la base de datos) deben cumplir las

mismas normas que los nombres de campos: • No pueden comenzar con un espacio en blanco, ni pueden contener: puntos (.), signos

de admiración (!), acentos graves (‘), ni corchetes ([ ]). • Pueden contener cualquier otro carácter, como números, letras o símbolos. • Pueden tener hasta 64 caracteres como máximo. • En una misma base de datos, no pueden existir dos tablas con el mismo nombre. • Es recomendable dar a las tablas un nombre que tenga lógica. Y no conviene asignar

caracteres o símbolos. Una vez que se han creado todos los campos necesarios, cerrar la tabla (en el menú

contextual seleccionar la opción Cerrar). Si no hemos definido un campo clave en la tabla, Access nos permite crearla. Si la crea

Access, genera un campo llamado “Id” de tipo autonumérico como clave de la tabla. Si no queremos que la cree Access, se cerrará la tabla, pudiendo el campo clave más adelante.

NOMBRE DE CAMPO

El nombre del campo puede ser cualquiera, siempre que se respeten las siguientes normas: • No puede comenzar con un espacio en blanco, ni puede contener: puntos (.), signos de

admiración (!), acentos graves (‘), ni corchetes ([ ]). • Puede contener cualquier otro carácter, como números, letras o símbolos. • Puede tener hasta 64 caracteres como máximo. • En una misma tabla, no pueden existir dos campos con el mismo nombre. • Es recomendable dar a los campos un nombre que tenga lógica. Y no conviene asignar

caracteres o símbolos.

Guarda la tabla

Cierra la tabla actual. Si no están guardados los datos pedirá confirmación. Cerrar todo, cierra todas las tablas

Pasa al modo diseño de tabla

Pasa al modo Hoja de datos

Crea una tabla dinámica

Crea un gráfico dinámico con los datos de una tabla


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Figura 3-3

TIPOS DE DATOS

Se debe asignar el tipo de dato en función de la información que vayamos a almacenar en

cada campo (ver figura 3-3). Cada campo dispone de una lista desplegable que contiene todos los tipos de datos

disponibles. • Texto: Para texto o combinaciones de texto y números, así

como números que no requieran cálculos (como los números de teléfono). Es el valor predeterminado. Su tamaño puede ser de hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores).

• Memo: Permite almacenar una gran cantidad de texto. (Ejemplo: un campo de comentarios). Su tamaño puede ser de hasta 65.535 caracteres, está limitado por el de la base de datos.

• Numérico: Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Su tamaño dependerá de la propiedad tamaño del campo.

• Fecha/Hora: Permite valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.

• Moneda: Para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos que contengan entre uno y cuatro decimales.

Tipos de datos


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(La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 a la derecha del mismo).

• Autonumérico: Número secuencial (incrementado uno a uno) único. Se asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos de este tipo no se pueden actualizar.

• Sí/No: Para campos que sólo pueden tomar uno de entre dos valores: Sí/No, Verdadero/Falso, o Activado/Desactivado.

• Objeto OLE: Objetos, datos de diferente naturaleza. Puede ser una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios, vinculado o incrustado en una tabla de Access. Su tamaño puede ser de hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco).

• Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Los hipervínculos pueden ser: rutas de acceso a ficheros almacenados en el ordenador o servidores de una red local, o direcciones URL (propias en Internet). Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: texto: el texto que aparece en el campo o control. dirección: ruta de acceso de un archivo (ruta UNC) o página (dirección URL). subdirección: posición dentro del archivo o página. sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas. Una forma de insertar una dirección de hipervínculo en un campo o control es hacer clic en el comando Hipervínculo del menú Insertar. Cada una de las tres partes de este tipo de dato puede contener hasta 2048 caracteres.

• Asistente para búsqueda: Crea otro campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al salir del Asistente ha creado un campo de búsqueda, y Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él. Su tamaño puede ser igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda.


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DEFINIR UN CAMPO DEL TIPO “ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS”

Mediante el Asistente para búsquedas, podemos crear un campo que muestre uno de los

dos siguientes tipos de listas para facilitar la introducción de datos: • Una lista de búsqueda que muestra valores buscados en una tabla o consulta

existente. • Una lista de valores que muestra un conjunto fijo de valores introducidos al crear el

campo. Pasos para crear un campo de búsquedas:

1º) Abrir en la vista Diseño la tabla a la que deseemos agregar el campo de búsqueda. 2º) Realizar una de las siguientes operaciones:

a. Si el campo que deseamos utilizar como clave externa para el campo de búsqueda no existe, para insertar un campo nuevo dentro de la tabla, hacer clic en la fila situada bajo el lugar en que deseamos agregar el campo y, a continuación, hacer clic en el botón Insertar filas del grupo Herramientas en la ficha Diseño o bien, para agregar un campo nuevo al final de la tabla, hacer clic en la primera fila en blanco. Escribir el nombre del campo en la columna Nombre del campo siguiendo las reglas para nombrar objetos de Access.

b. Si el campo que deseamos utilizar como clave externa para el campo de búsqueda ya existe, hacer clic en la fila de ese campo. Por ejemplo, si tenemos una tabla Productos con un campo Id. de proveedor ya definido y queremos cambiarlo a un campo de búsqueda para que muestre los nombres de proveedor de la tabla Proveedores, hacer clic en la fila del campo Id. de proveedor.

3º) En la columna Tipo de datos, hacer clic en el desplegable y seleccionar Asistente

para búsquedas o bien, el botón , de la ficha Diseño. Aparecerá el primer cuadro de diálogo del asistente (ver figura 3-4):

Figura 3-4


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4º) Ahora, dependiendo la opción que necesitemos:

a. Para crear un campo que busque datos de otra tabla: Hacer clic en la opción Deseo que la consulta de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta.

b. Para crear un campo de lista de valores: Hacer clic en la opción que indica que Escribiré los valores que desee.

5º) Hacer clic en Siguiente y seguir las instrucciones de los restantes cuadros de diálogo del Asistente para búsquedas. En el caso de crear un campo que busque datos de otra tabla tendremos que indicar de qué tabla o consulta, y dentro de ella de qué campo queremos los datos. Y en caso de crear un campo de lista de valores, escribir los valores uno debajo de otro, en la columna 1. A continuación, modificar la anchura de la columna de datos, de forma que puedan verse correctamente.

6º) Al hacer clic en el botón Finalizar, el programa indicará que se debe guardar la tabla (para crear la relación entre ambas tablas). Access crea el campo de búsqueda y establece determinadas propiedades del campo según las selecciones realizadas en el asistente.

También es posible agregar a una tabla un campo de búsqueda que muestre valores de la misma tabla que contiene el campo de búsqueda.

Una vez creado un campo de lista de búsqueda, si agregas el campo a un formulario, Access

copia su definición al formulario. El cuadro combinado o el cuadro de lista se crean automáticamente para el formulario. No obstante, si cambiamos la definición de un campo de lista de valores o de búsqueda en la tabla después de agregarlo a un formulario, esos cambios no se reflejarán en el formulario. Para corregir esta situación, elimina el campo del formulario y agrégalo de nuevo.

La ventaja de utilizar este tipo de campo es que evita tener que escribir datos extensos y

elimina los errores de escritura (ver figura 3-5). Además, bastará con introducir nuevos registros en la tabla donde se toman los datos, para que éstos estén disponibles en el campo destino; y si se eliminan registros de la tabla, ya no aparecerán en la lista del campo destino.

Figura 3-5 Ejemplo: campo de tipo Asistente para búsquedas en el campo Idioma de la tabla Libros.


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DESCRIPCIÓN

Permite al usuario introducir un texto libre para aclarar la función del campo. Este texto

aparecerá en la barra de estado, cuando este campo se utilice.

PROPIEDADES DE UN CAMPO

Las propiedades permiten profundizar en el diseño de los campos de una tabla. Varían

según el tipo de campo que se seleccione en cada momento. Estas propiedades se pueden modificar en cualquier momento, incluso si la tabla ya tiene

datos, aunque esto es peligroso, debido a que se pueden perder datos ya almacenados. Para determinar las propiedades, una vez definido el nombre, el tipo de dato y la posible

descripción, hacer clic en la solapa General. (La solapa Búsqueda permite determinar el tipo de campo, por si se crea un formulario a partir de esa tabla).

TAMAÑO DEL CAMPO

Esta propiedad está disponible en los campos de tipo texto y tipo numérico. • Tipo texto: determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir

en el campo (hasta 255 caracteres). Por defecto, permite 50 caracteres.

• Tipo numérico: determina el valor máximo que se puede introducir, así como si el número tendrá o no decimales. Por omisión, es el tipo Entero largo. El tipo Doble permite introducir cualquier número.

Valor Descripción Precisión decimal

Tamaño de almacenamiento

Byte Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).

Ninguna 1 byte

Decimal Almacena números entre -10^38 -1 y 10^38 -1 (.ADP) Almacena números entre -10^28 -1 y 10^28 -1 (.MDB)

28 12 bytes

Entero Almacena números entre –32.768 y 32.767 (no admite fracciones).

Ninguna 2 bytes

Entero largo (Predeterminado) Almacena números entre –2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).

Ninguna 4 bytes

Simple Almacena números entre –3,402823E38 y –1,401298E–45 para valores negativos, y entre 1,401298E–45 y 3,402823E38 para valores positivos.

7 4 bytes

Doble Almacena números entre –1,79769313486231E308 y –4,94065645841247E–324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E–324 para valores positivos.

15 8 bytes


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FORMATO

Se puede definir para todos los tipos de campos, excepto para los del tipo OLE. Sólo afecta

a la forma en que se presentan e imprimen los datos (ya sea en formularios, informes, consultas y tablas), no a la forma de almacenamiento ni a la introducción de datos.

Dependiendo del tipo de dato existen formatos diferentes. Los formatos predefinidos

Fecha/Hora, Numérico y Moneda, Texto y Memo, y Sí/No dependen del país especificado en Configuración regional en el Panel de control.

FORMATOS PERSONALIZADOS PARA CUALQUIER TIPO DE DATOS Podemos utilizar los siguientes símbolos en formatos personalizados para cualquier tipo de

datos:

Símbolo Significado (espacio) Muestra espacios como caracteres literales. "ABC" Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres

literales. ! Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha. * Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter. \ Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar

caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas. [color] Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores

disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco. No se puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los tipos de datos

Numérico y Moneda con los símbolos de formato de los campos Fecha/Hora, Sí/No, o Texto y Memo.

FORMATOS PARA TIPO NUMÉRICO Y MONEDA Existen cinco formatos predefinidos:

Valor Descripción Ejemplo

Número general (Predeterminado) Muestra el número tal como se introduce.

Moneda Usa el separador de miles y aplica la configuración especificada en el Panel de control de Windows, Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales.

10.300 €

Euro Utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro (€), sin tener en cuenta el símbolo de moneda especificado en Configuración regional, en el Panel de control de

10.300 €


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Windows.

Fijo Muestra al menos un dígito; aplica la configuración especificada en el Panel de control de Windows, en Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales.

10300,15

Estándar Utiliza el separador de miles; aplica la configuración especificada en el Panel de control de Windows, Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales.

10.300,15

Porcentaje Multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje (%); aplica la configuración especificada en el Panel de control de Windows, Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales.

10,35%

Científico Utiliza la notación científica estándar. 123,45 E+05

Formatos numéricos personalizados: Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con

signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente.

Sección Descripción Primera El formato para los números positivos. Segunda El formato para los números negativos. Tercera El formato para los valores cero. Cuarta El formato para los valores Null (nulos). Si utilizamos varias secciones pero no se especifica un formato para cada sección, las

entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección.

Podemos crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos siguientes:

Símbolo Descripción , (coma) Separador decimal. Los separadores se establecen haciendo doble clic en

Configuración regional en el Panel de control de Windows. . (punto) Separador de miles. 0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0. # Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada. $ Muestra el carácter literal "$". % Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje. E– o e– Notación científica con un signo menos (–) junto a los exponentes negativos y

nada junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros


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símbolos, como en el ejemplo 0,00E–00 o 0,00E00. E+ o e+ Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un

signo más (+) junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.

Se puede utilizar la propiedad Lugares Decimales para anular el número predeterminado

de lugares decimales del formato predefinido especificado para la propiedad Formato.

Los formatos predefinidos de Moneda y del Euro siguen la configuración del Panel de control, en Configuración regional. Podemos omitirla especificando nuestro propio formato de moneda.

Ejemplo, se puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:

$#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];"Cero";"Null" Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por

signos de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección.

FORMATOS DE TEXTO Y MEMO No existen formatos predefinidos para este tipo de datos. Puedes crear formatos de Texto

y Memo personalizados mediante los siguientes símbolos:

Símbolo Descripción @ Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio). & No se necesita un carácter de texto. < Convertir todos los caracteres a minúsculas. > Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos

secciones. Cada sección contiene la especificación de formato para diferentes datos de un campo.

Sección Descripción Primera Formato para los campos con texto. Segunda Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores Nulos.

Por ejemplo, si tenemos un control de cuadro de texto en el que deseamos que aparezca la palabra "Ninguno" cuando no exista ninguna cadena en el campo, podemos introducir el formato personalizado @;"Ninguno" como el valor de la propiedad Formato del control. El símbolo @ hace que se muestre el texto del campo;


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la segunda sección hace que aparezca la palabra "Ninguno" cuando haya una cadena de longitud cero1 o un valor Nulo2 en el campo.

FORMATOS DE FECHA Y HORA Podemos utilizar formatos predefinidos o personalizados para el tipo de datos Fecha/Hora. La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato para el tipo de

datos Fecha/Hora:

Valor Descripción Fecha general (Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si

el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Sábado, 3 de Abril de 1993.

Fecha mediana

Ejemplo: 3-Abr-93.

Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 3/4/93. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del siglo XXI (es decir, que los años están entre el 2000 y el 2029). Las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 se asume que son fechas del siglo XX (es decir, que los años están entre 1930 y 1999).

Hora larga Igual que el valor de la ficha Hora del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 5:34:23 PM.

Hora mediana Ejemplo: 5:34 PM. Hora corta Ejemplo: 17:34.

1 Cadena de longitud cero: Cadena que no contiene caracteres. Se puede utilizar una cadena de longitud cero para indicar que sabemos que no hay un valor para un campo. Se puede especificar una cadena de longitud cero escribiendo dos dobles comillas sin espacio entre ellas (""). En una base de datos de Microsoft Access, se pueden especificar cadenas de longitud cero en campos de tipo Texto, Memo o Hipervínculo si se establece la propiedad Permitir Longitud Cero para el campo como Sí. 2 Nulo: Valor que indica que en un campo faltan datos o son desconocidos. Se pueden utilizar valores Nulo en expresiones. Los valores Nulo se pueden especificar en campos cuya información se desconoce, así como en expresiones y consultas. Algunos campos como, por ejemplo, los definidos como clave principal, no pueden contener un valor Nulo.


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Podemos crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos siguientes:

Símbolo Descripción : (dos puntos) Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de diálogo

Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. / Separador de fecha. c Igual que el formato predefinido Fecha general. d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31). dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31). ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom) dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Dom). ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta. dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga. s Día de la semana (1 a 7). ss Semana del año (1 a 53). m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 12). mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12). mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4). a Número de día del año (1 a 366). aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99). aaaa Año completo (0100 a 9999). h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23). hh Hora en dos dígitos (00 a 23). n Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). nn Minuto en dos dígitos (00 a 59). s Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). ss Segundo en dos dígitos (00 a 59). ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga. AM/PM Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según sea apropiado. am/pm Reloj de doce horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea

apropiado. A/P Reloj de doce horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea apropiado. a/p Reloj de doce horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea apropiado. AMPM Reloj de doce horas con el designador de mañana/tarde apropiado establecido

en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows.

Los formatos personalizados se muestran según el valor especificado en el cuadro de

diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Los formatos personalizados incoherentes con los valores especificados en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional se ignoran.

Si deseamos agregar una coma u otro separador al formato personalizado, incluir el

separador entre comillas de la forma siguiente: d mmm", "aaaa.


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FORMATO PARA EL TIPO DE DATOS SÍ/NO Se puede establecer la propiedad Formato a los formatos predefinidos Sí/No,

Verdadero/Falso o Activado/Desactivado o un formato personalizado. Microsoft Access utiliza un control de casilla de verificación como control predeterminado

para el tipo de datos Sí/No. Los formatos predefinidos y personalizados se ignoran cuando se utiliza un control de casilla de verificación. Por tanto, estos formatos se aplican sólo a los datos mostrados en un control de cuadro de texto.

La propiedad Formato dispone de los formatos predefinidos: Sí/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Si especificamos un formato predefinido y, a continuación, introducimos un valor equivalente, se mostrará el formato predefinido del valor equivalente.

Por ejemplo, si introducimos Verdadero o Activado en un control

de cuadro de texto con su propiedad Formato establecida a Sí/No, el valor se convierte automáticamente a Sí.

Formatos personalizados El tipo de datos Sí/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres

secciones.

Sección Descripción Primera Esta sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos Sí/No. No obstante, se

requiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posición. Segunda El texto para mostrar en lugar de los valores Sí, Verdadero o Activado. Tercera El texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.

Ejemplo: ;”Siempre”[azul];”Nunca”[rojo] muestra la palabra “Siempre” en azul para Sí, Activado o

Verdadero y “Nunca” en rojo para No, Desactivado o Falso.

MÁSCARA DE ENTRADA

Una máscara de entrada permite asegurar que todos los datos que se introducen en un

campo determinado, se ajusten a un formato definido previamente. Una máscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y

cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algún control sobre qué valores pueden introducirse. Una máscara de entrada está formada por caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y paréntesis) que separan los espacios en blanco para rellenar, junto con caracteres especiales que determinan el tipo de valor que puede introducirse en un espacio en blanco en esa posición.


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Las máscaras de entrada se utilizan principalmente en campos de Texto y de Fecha/Hora,

pero también pueden utilizarse en campos Numéricos o de Moneda.

La definición de máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma:

Sección Significado

Primera La máscara de entrada en sí.

Segunda Define si deben almacenarse los caracteres literales mostrados: 0 = almacenar los caracteres literales con el valor introducido. 1 o espacio en blanco = almacenar únicamente los caracteres introducidos en los espacios en blanco.

Tercera Carácter que se muestra para los espacios en blanco en la máscara de entrada. Puede utilizarse cualquier carácter; escriba " " (dobles comillas, espacio, dobles comillas) para mostrar un espacio. Si se deja esta sección en blanco, se utiliza el subrayado (_).

Ejemplo: (999) 000-0000!;0;" "

Access interpreta los caracteres de la primera sección de la definición de la propiedad

Máscara de entrada (InputMask) tal como se muestra en la tabla siguiente. Para definir un carácter literal deberá introducirse cualquier otro carácter no incluido en la tabla, incluidos espacios y símbolos. Para definir uno de los siguientes caracteres como un carácter literal, deberá anteponerse a dicho carácter una barra diagonal inversa (\).

Carácter Descripción 0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria; signos más [+] y menos [-] no permitidos). 9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria; signos más y menos no permitidos). # Dígito o espacio (entrada no obligatoria; las posiciones en blanco se convierten en

espacios; se permiten los signos más y menos). L Letra (A-Z, entrada obligatoria). ? Letra (A-Z, entrada opcional). A Letra o dígito (entrada obligatoria). a Letra o dígito (entrada opcional). & Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional). . , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de millares, fecha y hora. (El carácter

utilizado dependerá de lo establecido al hacer doble clic en Configuración regional en el Panel de control de Windows).

< Convierte a minúsculas todos los caracteres que siguen. > Convierte a mayúsculas todos los caracteres que siguen. ! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de hacerlo

de izquierda a derecha. Los caracteres escritos en la máscara siempre la rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.

\ Hace que el carácter que viene a continuación se muestre como carácter literal. Se utiliza para presentar cualquiera de los caracteres detallados en esta tabla como caracteres


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literales ( por ejemplo, \A se muestra sencillamente como A). Contraseña Al establecer la propiedad Máscara de entrada (InputMask) a la palabra Contraseña, se

crea un cuadro de texto de entrada de contraseña. Cualquier carácter escrito en este cuadro de texto se almacena como tal, pero se muestra como un asterisco (*).

Ejemplos: La tabla siguiente muestra algunas definiciones de máscara de entrada útiles y ejemplos de

valores que pueden introducirse en ellos.

Máscara de entrada: Ejemplos de valores: (000) 000-0000 (206) 555-0248 (999) 999-9999! (206) 555-0248

( ) 555-0248 (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE #999 -20

2000 >L????L?000L0 GREENGR339M3

MAY R 452B7 >L0L 0L0 T2F 8M4 00000-9999 98115-

98115-3007 >L


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• Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la

vista Formulario. • Los títulos de informes especifican el título del informe en la Vista preliminar. • Los títulos de botones y etiquetas especifican el texto que aparece en el control. Si no especificamos un título para un campo de una tabla, se usará el valor de la propiedad

Nombre del campo de ese campo como título de una etiqueta adjunta a un control o como encabezado de columna en la vista Hoja de datos. Si no especificamos el título de un campo de una consulta, se usará el del campo de la tabla base. Y si no establecemos el título de un formulario, botón o etiqueta, Access le asignará un nombre único basándose en el tipo de objeto, como por ejemplo "Formulario1".

VALOR PREDETERMINADO

Permite que Access introduzca un valor determinado en un campo, al crear un registro en

la tabla, lo cual puede ahorrarnos gran cantidad de tiempo al introducir datos en una tabla. Esta propiedad es válida para todos los campos excepto para los campos OLE y

autonumérico.

REGLA DE VALIDACIÓN

Access valida automáticamente valores según el tipo de datos de un campo; por ejemplo, Access no permite texto en un campo numérico. Pero podemos establecer reglas más específicas mediante la propiedad Regla de Validación.

Permite determinar las condiciones que deben cumplir los datos a introducir en un campo.

(Dispone de un generador de expresiones que se activa al hacer clic en el botón Generar que está a la derecha.)

La regla o expresión de validación se evalúa al introducir un dato en el campo, aceptándolo

o rechazándolo si cumple o no las condiciones impuestas. Una regla de validación se puede definir sobre datos ya introducidos en la tabla, y si éstos no cumplen la regla son sacados de la tabla.

Para comprobar si los datos de una tabla cumplen las reglas de validación, hacer clic en el

botón Probar reglas de validación en la vista Diseño de la tabla .

La regla de validación utiliza los criterios y expresiones que se introducen en una

consulta.


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Ejemplos de reglas de validación para campos:

Valor de Regla de validación Valor de Texto de validación 0 Introduzca un valor distinto de cero. 0 O >100 El valor debe ser 0 o mayor que 100. Como "K???" El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la

letra K. =#1/1/97# Y


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Las reglas de validación de campo, registro y control se aplican de la forma siguiente:

• Las reglas de validación establecidas para los campos y controles se aplican cuando se editan los datos y el enfoque sale del campo o control.

• Las reglas de validación para los registros se aplican al moverse a otro registro.

REQUERIDO

Puede tomar los valores Sí o No. Si toma el valor Sí, obliga a que el campo deba siempre

contener un dato, y además dicho valor no podrá ser Nulo. Esta propiedad es aplicable para todos los campos menos para los de tipo autonumérico. Es

útil, sobre todo para campos que son clave y por tanto no pueden contener datos en blanco. Cuando queramos permitir el valor Nulo en un campo, no sólo deberemos establecer No

para la propiedad Requerido (Required), sino que, si la propiedad Regla De Validación (Validation Rule) tiene algún valor deberá contener explícitamente "regla de validación O Es Nulo".

PERMITIR LONGITUD CERO

Puede tomar los valores Sí o No. Sólo está disponible para los campos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo.

Por omisión, no permite introducir cadenas de texto de longitud cero.


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Combinaciones de los valores de las propiedades Permitir longitud cero y Requerido:

Podemos usar las propiedades Requerido (Required) y Permitir longitud cero

(AllowZeroLength) para distinguir entre la inexistencia de información (indicada por una cadena de longitud cero (" ") almacenada en el campo) y la información que puede existir, pero que se desconoce (almacenada como un valor Nulo en el campo).

Si establecemos Sí en la propiedad Permitir longitud cero (AllowZeroLength), una cadena de

longitud cero será una entrada válida en el campo, independientemente del valor de la propiedad Requerido (Required). Si establecemos Sí en Requerido (Required) y No en Permitir longitud cero (AllowZeroLength), deberás introducir un valor en el campo, y no será válida una cadena de longitud cero.

Permitir longitud cero

(AllowZeroLength)

Requerido (Required)

Acción del usuario Valor almacenado

No No Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero

Nulo Nulo (no permitido)

Sí No Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero

Nulo Nulo Cadena de longitud cero

No Sí Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero

(no permitido) (no permitido) (no permitido)

Sí Sí Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero

(no permitido) Cadena de longitud cero Cadena de longitud cero

Podemos utilizar la propiedad Formato (Format) cuando introducimos datos en un campo

para distinguir entre la presentación de un valor Nulo y la de una cadena de longitud cero. Por ejemplo, puede mostrarse la cadena "Ninguno" cuando se introduce una cadena de longitud cero.

La propiedad Permitir longitud cero es independiente de la propiedad Requerido, que sólo determina si es válido el valor Nulo para el campo. Si Permitir longitud cero tiene el valor Sí, será válida para el campo una cadena de longitud cero, independientemente del valor de la propiedad Requerido.

INDEXADO

Los registros de una tabla no guardan un orden determinado a menos que esto se

especifique. La indexación es un sistema para hacer clasificaciones en una tabla, es decir, ordenar los datos y presentarlos en orden. Los índices, por defecto, se crean de forma ascendente.


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Podemos usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Los

índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscamos empleados basándonos en un campo llamado Apellidos, podemos crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad se puede definir para todos los tipos de campo excepto para los de tipo OLE,

Memo e Hipervínculo. La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes: Valor Descripción No (Predeterminado) Sin índice. Sí (Con duplicados) El índice admite valores duplicados. Sí (Sin duplicados) El índice no admite valores duplicados.

Podemos usar la propiedad Indexado para buscar y ordenar registros con un solo campo de

una tabla. Este campo puede contener valores únicos o no. Por ejemplo, podemos crear un índice con un campo llamado IdEmpleado para una tabla Empleados en la que cada identificador de empleado sea único, o también un índice con el campo Nombre, en el que algunos nombres pueden estar duplicados.

Podemos crear tantos índices como precisemos. Los índices se crean al guardar la tabla, y

se actualizan automáticamente al modificar o agregar registros. En cualquier momento podemos agregar o eliminar índices en la vista Diseño de la tabla.

Si la clave principal de una tabla es un solo campo, Access establecerá automáticamente la

propiedad Indexado de ese campo a Sí (Sin duplicados). Si deseamos crear índices con múltiples campos, utilizar el botón Índices en la ficha Diseño.

Si agregamos un índice de un solo campo en la ventana Índices, Access establecerá Sí en la

propiedad Indexado de ese campo. También podemos utilizar esta propiedad para impedir que se inserten valores duplicados

en un campo. Una clave principal de un campo único prohíbe la introducción de datos duplicados en ese

campo para asegurarse de que cada registro dispone de un identificador único. No obstante, es posible que también deseemos evitar la presencia de valores duplicados en otros campos.

Para ello, hacer clic en el cuadro de la propiedad Indexado de dicho campo y elegir Sí (Sin

duplicados).


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COMPRESIÓN UNICODE

Microsoft Access 2007 utiliza el esquema de codificación de caracteres Unicode para representar los datos en un campo Texto, Memo o Hipervínculo. En Unicode, cada carácter viene representado por dos bytes en lugar de un único byte. Por ello, los datos de un campo Texto, Memo o Hipervínculo ocupan más espacio que en versiones anteriores de Access.

Podemos compensar este efecto de la representación de caracteres de Unicode y asegurar

un óptimo funcionamiento estableciendo la propiedad Compresión Unicode (Unicode Compresión) del campo a Sí. Esta es la opción predeterminada cuando se crea un nuevo campo Texto, Memo o Hipervínculo.

De esta forma, Access comprime la información al guardarla y la descomprime al

recuperarla.

ETIQUETAS INTELIGENTES

Permiten mostrar calendarios para insertar fechas, teléfonos y datos como nombres o

apellidos que se utilizan para enviar por correo electrónico o agregar a una lista de contactos.

ÍNDICES Y CLAVES

Los campos de índice son los campos que permiten, entre otras cosas, definir claves y

relacionar tablas. En una base de datos relacional, se deben definir claves en todas las tablas que tengan relación con otras.

Para preparar las relaciones entre las tablas de la base de datos, se deben identificar los

campos comunes entre las tablas a relacionar, y convertirlos en índices. Hay tres propiedades para los índices: • Principal: los índices principales garantizan que en un campo sólo se introducen

valores únicos. Determinan el orden en que se procesan los registros. Se puede crear un índice principal para cada tabla de la base de datos. Este tipo de índice es el que define el campo que es clave en la tabla.

• Único: esta propiedad indica si el campo índice permite valores duplicados o no. Si el campo se ha definido como clave nunca podrá admitir valores duplicados.

• Ignorar nulos: los campos que tienen valores nulos no forman parte del índice. Access crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla, y lo

utiliza para buscar registros y crear enlaces entre tablas.


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Las tablas sin clave principal no pueden utilizarse para crear una relación, y en ellas las

búsquedas y ordenaciones pueden ser más lentas. En una tabla se pueden crear tantos índices como sean necesarios, pero sabiendo que

como al introducir datos éstos se tienen que reorganizar, tardará más cuantos más índices tenga definidos la tabl

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Microsoft Access 2007 - EstudiantesUD · 2020. 4. 20. · Uno de los modos de entrar en Access es pulsar el botón Inicio en la Barra de Tareas, y dentro del grupo Programas buscar