MICROSOFT EXCEL 2010 · chuỗi, địa chỉ ô, hàm, … −Kết quả của công thức là một giá trị số, chuỗi, giá trị logic, … •Copy công thức: −Khi

CHƯƠNG 5: MICROSOFT EXCEL 2010

25/05/13 NHẬP MÔN TIN HỌC 1

Tổng quan về MS Excel

• Excel 2010 là một ứng dụng bảng tính cho phép lưu trữ, thao tác và phân tích dữ liệu trong kế toán, thống kê …

• Cách sử dụng MS Excel

− Khởi động và thoát khỏi Excel

• Double click biểu tượng Excel trên Desktop

• Hoặc chọn Start All Programs MS Office 2010 MS Excel

• Tập tin Excel 2010 có phần mở rộng .XLSX





• Các thành phần trong cửa sổ Excel

− Ribbon:



− Quick Access:

− Formula bar: nhập công thức

− Sheet tab:


Cấu trúc tập tin Excel

• Một tập tin Excel là một Workbook

− Một Workbook có nhiều Worksheet, khi tạo một tập tin Excel thì mặc định hiển thị 3 Sheet

− Có thể chèn thêm Sheet: Click nút New Sheet trên Sheet tab.



• Cấu trúc của một Sheet

− Một Sheet là một bảng tính, gồm các dòng và các cột.

• Dòng có chỉ số từ 1 trở đi, một sheet trong Excel 2010 có 1048579=220dòng

• Cột có tên từ ký tự A trở đi A, B, C,…Z, AA, AB …IV, một sheet trong Excel 2010 có tối đa 16384=214 cột.



• Giao của 1 dòng và 1 cột là 1 Cell (ô), mỗi cell có một địa chỉ xác định trong ô name box.

• Địa chỉ của cell gồm

<tên cột><chỉ số dòng>

Ví dụ: C4


Các thao tác cơ bản

• Thay đổi độ rộng của cột

− Đưa trỏ đến đường phân cách giữa 2 cột

− Khi trỏ có dạng mũi tên 2 chiều , drag chuột để thay đổi độ rộng của cột.



− Hoặc có thể thiết lệp độ rộng của cột bằng cách nhập giá trị xác định

• Click nút Format trong tab Home

• Chọn Column Width.



• Thay đổi chiều cao của dòng

− Đưa trỏ đến đường phân cách giữa 2 dòng

− Khi trỏ có dạng mũi tên 2 chiều Drag chuột để thay đổi.



− Hoặc thiết lập chiều cao của dòng với một kích thước xác định:

• Chọn lệnh Format trong tab Home

• Chọn Row Height.



• Chèn thêm cột

− Chọn 1 cột làm chuẩn

− Click phải chọn Insert cột mới được chèn vào trước cột làm chuẩn.

− Hoặc click nút Insert trong tab Home



• Chèn thêm dòng

− Chọn 1 dòng làm chuẩn

− Click phải chọn Insert dòng mới được chèn trên dòng làm chuẩn.

− Hoặc click nút Insert trong tab Home



• Xóa dòng/cột/ô:

− Chọn dòng/cột muốn xóa

− Click nút Delete trong tab Home



− Đối với ô hoặc vùng dữ liệu:

• Chọn ô hoặc vùng cần xóa

• Click Delete trong tab home

• Xuất hiện cửa sổ DeleteChọn kiểu xóa



• Wrapping Text

− Chọn các ô cần thao tác

• Click nút Wrap Text: Văn bản tự động xuống dòng khi gặp lề phải của ô



• Trộn ô (Merging Cells)

− Chọn các ô cần trộn

− Click mũi tên trên nút Merge and Center

− Chọn các kiểu trộn



• Cố định dòng/cột tiêu đề khi cuộn bảng tính:

− Chọn dòng/cột tiêu đề cần cố định

− Chọn tab View Freeze Panes

• Bỏ cố định dòng/cột tiêu đề khi cuộn bảng tính:

− Chọn tab View UnFreeze Panes



• Đặt tên cho vùng dữ liệu

− Chọn vùng dữ liệu, Click phải, chọn Define name.

− Name: Nhập tên

− Scope: chọn phạm vi

− Comment: chú thích



• Cách tạo cột số thứ tự tự động

− Cách 1: Nhập 1, 2

− Cách 2: Nhập 1


Drag chuột

Nhấn Ctrl+Drag chuột

Định dạng bảng tính

• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

• Click nút Format trong tab Home

• Hoặc sử dụng các lệnh trên thanh Ribbon





• Tab Number: chọn kiểu dữ liệu cần định dạng trong khung category

− General: Dữ liệu không có định dạng

− Number: Định dạng dữ liệu kiểu số

− Currency/Accounting: Định dạng đơn vị tiền tệ

− Date/Time: Định dạng dữ liệu ngày/giờ

− Percentage: Định dạng dữ liệu kiểu %

− Text: Định dạng dữ liệu kiểu văn bản

− Custom: Định dạng do người dùng định nghĩa





• Tab Alignment: Canh lề dữ liệu trong ô

− Text Alignment: canh lề

• Horizontal/Vertical

− Text control: điều khiển văn trong ô

• Wrap text

• Shrink to fit

• Merge cells

− Orientation: Xoay chữ





• Tab Font: Định dạng Font chữ cho bảng tính.

• Cách thiết lập Font mặc định:

− Chuyển sang Bacstage view chọn Option

− Chọn General Chọn Font mặc định





• Tab border: đóng khung bảng tính

− Presets: chọn loại khung

• Outline

• Inside

− Border: Chọn cạnh

− Line: chọn kiểu đường border



• Tab Fill: tô màu cho bảng tính



• Ngoài ra, có thể sử dụng các lệnh trên thanh Ribbon thay vì dùng Format Cells



• Tab Protection: Khóa bảng tính

− Để khóa bảng tính check ô Locked



− Chọn Review Protect Sheet…

− Nhập password bảo vệ 2 lần OK



− Để bỏ khóa, chọn ReviewUnprotect sheet

• Nhập password để bỏ khóa.


Các kiểu dữ liệu trong excel

• Kiểu dữ liệu số: dữ liệu dùng để tính toán

− Dữ liệu kiểu số gồm:

• Số : 0 …9

• Date /Time

• Currency

− Khi nhập, mặc định canh lề phải

− Cách thay đổi định dạng dữ liệu kiểu số:

• Chọn Start Control Panel Regional and Language Additional Settings



• Tab Number: − Decimal symbol: chọn

dấu phân cách phần thập phân

− Digit grouping symbol: chọn dấu phân cách hàng nghìn



• Tab currency − Currency symbol:

Nhập kiểu đơn vị tiền tệ.

− Positive currency format: chọn vị trí đặt đơn vị tiền tệ

Ví dụ: VNĐ



• Tab Date:

− Date formats: Nhập định dạng ngày

Ví dụ: dd/mm/yy



• Định dạng dữ liệu số trong Excel:

− Sau khi thiết lập các định dạng mặc định trong Control Panel, sử dụng nút lệnh Number Format để định dạng dữ liệu số.



• Kiểu dữ liệu text: không dùng để tính toán

− Dữ liệu text bao gồm

• Ký tự a…z, A…Z

• Ký số 0…9

− Mặc định khi nhập sẽ canh lề trái của ô



• Kiểu dữ liệu công thức:

− Khi nhập luôn bắt đầu bằng dấu = (hoặc +)

− Một công thức có thể bao gồm hằng số, hằng chuỗi, địa chỉ ô, hàm, …

− Kết quả của công thức là một giá trị số, chuỗi, giá trị logic, …

• Copy công thức:

− Khi các ô có công thức giống nhau thì chỉ cần nhập công thức 1 lần và copy cho các ô còn lại.


Các loại địa chỉ trong excel

• Địa chỉ tương đối

− Là loại địa chỉ mà nó sẽ tự động thay đổi theo địa chỉ của ô tham chiếu.

− Ví dụ:


<TÊN CỘT><CHỈ SỐ DÒNG>


• Địa chỉ tuyệt đối

− Là loại địa chỉ mà nó không đổi khi copy công thức.

− Ví dụ:


$<TÊN CỘT>$<CHỈ SỐ DÒNG>


• Địa chỉ hỗn hợp

− Là loại địa chỉ mà chỉ cố định một trong hai thành phần

• Cố định cột:

• Cố định dòng:

• Cách chuyển giữa các loại địa chỉ

− A1 $A$1 A$1 $A1 A1


$<TÊN CỘT><CHỈ SỐ DÒNG>

<TÊN CỘT>$<CHỈ SỐ DÒNG>

F4 F4 F4 F4


• Ví dụ: Sử dụng địa chỉ hỗn hợp


Các thông báo lỗi trong excel

• ##### Lỗi độ rộng

− Khi cột thiếu độ rộng. Dùng chuột kéo độ rộng cột ra cho phù hợp

− Khi bạn nhập giá trị ngày tháng hoặc thời gian là số âm.

• #VALUE! Lỗi giá trị

− Nhập vào công thức một chuỗi trong khi hàm yêu cầu một số hoặc một giá trị logic.



• #DIV/0! Lỗi chia cho 0 − Nhập vào công thức số chia là 0.

Ví dụ = MOD(10,0).

− Số chia trong công thức là một tham chiếu đến ô trống.

• #NAME! Sai tên − Nhập sai tên một hàm số.

− Dùng những ký tự không được phép trong công

thức.



• #N/A Lỗi dữ liệu

• #REF! Sai vùng tham chiếu.

• #NUM! Lỗi dữ liệu kiểu số

• #NULL! Lỗi dữ liệu rỗng

− Dùng một dãy toan tử không phù hợp

− Dùng một mảng không có phân cách.


Cách sử dụng hàm trong excel

• Cách 1:

− Nhập trực tiếp

• Cách 2:

− Dùng chức năng Insert Function Chọn tên hàm


=Tên hàm (Danh sách đối số)


• Cách tìm hàm trong thư viện Excel:

− Chọn tab Formulas Chọn hàm



− Nhập giá trị cho các đối số



− Xem trước kết quả


Các hàm số học

• ABS(<Biểu thức>)

− Trả về giá trị tuyệt đối của <Biểu thức>

− Ví dụ:

=ABS(-125) 125

• INT(Number)

− Lấy phần nguyên <=Number

− Ví dụ:

=INT(45.6)45

=INT(-45.6)-46



• MOD(Number,n)

− Lấy phần dư của phép chia Number /n

− Ví dụ:

MOD(7,2) 1

• SUM(N1, N2, …)

− Tính tổng các số N1, N2, …

− Tính tổng của một khối dữ liệu SUM(A1:A10)



− Chức năng AutoSum: tự động tính tổng các ô liền kề



• AVERAGE(N1, N2, …)

− Tính trung bình cộng của các số N1, N2

− Ví dụ:

• Average (8,6,7) 7 (~ (8+6+7)/3)

• Tính điểm trung bình



• ROUND(<Biểu thức>, n)

− Làm tròn <Biểu thức> đến hàng thứ n

− Nếu n>0: làm tròn đến hàng thứ n sau dấu thập phân.

• Ví dụ: Round(456.789, 1) 456.8

− Nếu n<0: làm tròn đến hàng thứ n trước dấu thập phân

• Ví dụ: Round(12345.6789,-2)12300



• MAX(N1, N2, …)

− Lấy giá trị lớn nhất trong các giá trị N1, N2, …

− Ví dụ: Max(5,8,7) 8

• MIN(N1, N2, …)

− Lấy giá trị nhỏ nhất trong các giá trị N1, N2, …

− Ví dụ: Min(5,8,7) 5



• RANK(ExpN , List, Order)

− Tìm thứ hạng của ExpN trong phạm vi List theo quy định bởi Order

• Nếu Order =0 : xếp thứ hạng theo giá trị giảm dần

• Nếu Order =1 : xếp thứ hạng theo giá trị tăng dần


Hàm logic

• AND (exp1, exp2, …)

− Hàm trả về giá trị là TRUE, nếu tất cả các biểu thức exp1, exp2, … có giá trị là TRUE.

− Ví dụ: AND(5>4, 6>1) TRUE

• OR(exp1, exp2, …)

− Hàm chỉ trả về giá trị là FALSE, nếu tất cả các biểu thức exp1, exp2, … có giá trị là FALSE.

− Ví dụ: OR(5>4, 6>1, 7>8) TRUE


Hàm logic

• IF(Biểu thức điều kiện, giá trị1, giá trị2)

− Hàm trả về <giá trị 1> khi <Biểu thức điều kiện> có giá trị TRUE.

− Ngược lại, hàm trả về <giá trị 2> khi <Biểu thức điều kiện có giá trị FALSE.

− Ví dụ: Nếu Thâm niên >5 thì được phụ cấp 2000000


Hàm logic

• Ví dụ


Hàm xử lý dữ liệu text

• LEFT(<Chuỗi>, n)

− Trích từ bên trái của <Chuỗi> ,n ký tự

− Ví dụ: Left(“Tin học văn phòng”, 7) Tin học

• RIGHT(<Chuỗi>, n)

− Trích từ bên phải của <Chuỗi> ,n ký tự

− Ví dụ: Right(“Tin học văn phòng”, 9) văn phòng


Hàm xử lý dữ liệu text

• MID(<Chuỗi>, m, n)

− Trích tại vị trí thứ m từ <Chuỗi>, n ký tự

− Ví dụ:

Mid(“Tin học văn phòng”, 5, 3)học

• VALUE(Chuỗi số)

− Hàm dùng để chuyển <Chuỗi số> thành một số

− Ví dụ :

123 + value(“456”)=579


Hàm xử lýdữ liệu text

• UPPER(Chuỗi)

− Đổi chuỗi sang chữ in hoa

− Ví dụ:

UPPER(“tin học”) TIN HỌC

• LOWER(Chuỗi)

− Đổi chuỗi sang chữ thường

− Ví dụ:

LOWER(“TIN HỌC”) tin học


Hàm xử lýdữ liệu text

• PROPER(Chuỗi)

− Đổi chuỗi sang dạng chữ hoa đầu mỗi từ

− Ví dụ: PROPER(“tin học”) Tin Học


Các hàm thống kê

• SUMIF(Vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)

− Tính tổng các ô trong <vùng tính tổng> mà có ô tương ứng cùng hàng thuộc <vùng điều kiện> thỏa mãn <điều kiện>



• Ví dụ


Vùng điều kiện Vùng tính tổng

Điều kiện


• COUNT(Vùng dữ liệu)

− Đếm số ô trong <Vùng dữ liệu> có giá trị số

− Ví dụ: Đếm số người có phụ cấp thâm niên



• COUNTIF(Vùng điều kiện, điều kiện)

− Đếm số ô trong <Vùng điều kiện>, thỏa mãn <điều kiện>

− Ví dụ:


Các hàm ngày, giờ (Date & Time)

• NOW()

− Hàm trả về ngày giờ hiện hành của hệ thống

• TODAY()

− Hàm trả về ngày hiện hành của hệ thống


Các hàm tìm kiếm

• VLOOKUP(Giá trị dò tìm, vùng dò tìm, số thứ tự

của cột kết quả, kiểu dò)


Các hàm tìm kiếm

• HLOOKUP(Giá trị dò tìm, vùng dò tìm, số thứ tự của dòng kết quả, kiểu dò)


Thao tác với cơ sở dữ liệu

• Sắp xếp:

− Chọn bảng dữ liệu cần sắp xếp

− Click nút Sort trong tab Data

− Xuất hiện cửa sổ Sort



− Sort by: Chọn field sắp xếp

− Sort on: Chọn giá trị muốn sắp xếp

− Order: chọn kiểu sắp xếp



− Sắp xếp theo nhiều field: click nút Add level



− Chọn field sắp xếp thứ hai…



• Filter: Lọc tự động, kết quả chỉ hiển thị những dòng thỏa điều kiện lọc, những dòng không thỏa bị ẩn.

− Chọn toàn bộ bảng dữ liệu

− Chọn tab Data Filter

− Tại tiêu đề của mỗi cột xuất hiện nút combobox cho phép chọn điều kiện lọc

25/05/13 79 NHẬP MÔN TIN HỌC


• Ví dụ:



• Advanced Filter: Lọc với nhiều điều kiện

− Lập bảng điều kiện: với các điều kiện thỏa mãn đồng thời

Ví dụ: lọc ra những người là nhân viên và ngày công >20



− Lập bảng điều kiện: với các điều kiện không thỏa mãn đồng thời

Ví dụ: lọc ra những người là nhân viên hoặc ngày công >20



− Chọn toàn bộ bảng dữ liệu

− Chọn tab Data Advanced Filter

• List range: Vùng dữ liệu

• Criteria range: Vùng điều kiện

• Copy to: Vùng chứa dữ liệu lọc


Chức năng thống kê dữ liệu

• SubTotal: Thống kê dữ liệu theo vùng điều kiện.

− Sắp xếp dữ liệu theo field cần thống kê

− Chọn bảng dữ liệu

− Chọn Data Subtotal

• At each change in: Chọn field làm điều kiện thống kê

• Use function: Chọn hàm thống kê

• Add subtotal: chọn cột chứa kết quả.



• Ví dụ:



• Chức năng PivotTable: Thống kê dữ liệu dạng bảng nhiều chiều

− Chọn tab Insert, click nút PivotTable.



− Xuất hiện cửa sổ Create PivotTable



− Click chọn vị trí đặt bảng Pivot Table

− Chọn các field làm tiêu đề dòng, tiêu đề cột và filed thống kê

− Drag chuột thả vào vùng tương ứng





• Hiệu chỉnh Pivot Table




− Kết quả

Biểu đồ

• Chức năng:

− Biểu diễn số liệu thống kê dưới dạng trực quan

• Cách tạo:

− Chọn khối dữ liệu nguồn cho biểu đồ

− Insert trong nhóm Chart, chọn kiểu biểu đồ


Biểu đồ


Biểu đồ

• Chart tools: cho phép hiệu chỉnh Chart

− Thay đổi loại biểu đồ: chọn tab Design, click nút Change Chart Type


Biểu đồ


− Chọn kiểu biểu đồ

Biểu đồ

− Chuyển đổi dòng và cột dữ liệu:

• Chọn chart.

• Click tab Design

• Click nút Switch Row/Column.


Printing

• Print Preview: Xem trước khi in

− Click tab File chuyển sang Backstage view.

− Chọn Print, xuất hiện Print pane.

− Pane trái cho phép thiết lập thông số máy in và trang in print settings

− Pane phải hiển thị trang ở chế độ Print Preview


Printing


Printing

− Hiệu chỉnh hướng giấy in


Printing

− Hiệu chỉnh lề trang in

• Hiển thị lề trang

• Drag chuột để hiệu chỉnh


Documents

MICROSOFT EXCEL 2010 · chuỗi, địa chỉ ô, hàm, … −Kết quả của công thức là một giá trị số, chuỗi, giá trị logic, … •Copy công thức: −Khi