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MICROSOFT EXCEL 2011 Intermedio
1
Tabla de contenido
.................................................................................................................................................... 6
Rellenar datos automticamente en celdas de hojas de clculo ................................. 7
Escribir rpidamente elementos de columna repetidos en una celda __________ 8
Escribir rpidamente elementos de columna repetidos en varias celdas a la vez 8
Escribir rpidamente una serie de nmeros o combinaciones de texto y nmero 9
Escribir rpidamente una serie de fechas, horas, das de la semana, meses o aos 10
Rellenar datos mediante una serie de relleno personalizada _________________ 11 Crear una lista personalizada con la que ordenar ..................................................................................... 11 Modificar o eliminar una serie de relleno personalizada........................................................................... 12
Mover o copiar celdas, filas o columnas .......................................................................... 14
Mover o copiar celdas ___________________________________________________ 14
Mover o copiar filas o columnas __________________________________________ 14
Convertir columnas a filas, o filas a columnas ______________________________ 15
Cmo ingresar frmulas en Excel....................................................................................... 17
Introducir una frmula____________________________________________________ 17
Introducir una frmula que hace referencia a valores de otras celdas ________ 18
Introducir una frmula que contiene una funcin ___________________________ 19
Crear diferentes tipos de frmulas ..................................................................................... 19
Crear una frmula sencilla mediante constantes y operadores de clculo ____ 20
Crear una frmula mediante referencias de celdas y nombres _______________ 20
Crear una frmula mediante una funcin __________________________________ 21
Crear una frmula de matriz que calcula un solo resultado __________________ 22
Crear una frmula de matriz que calcula varios resultados __________________ 23
Trucos y sugerencias para crear frmulas __________________________________ 24 Cambiar fcilmente el tipo de referencia .................................................................................................... 24 Usar Autocompletar frmula ............................................................................................................................. 25 Copiar rpidamente frmulas........................................................................................................................... 25 Usar la ayuda incorporada de funciones y argumentos .......................................................................... 25
Evitar errores comunes al crear frmulas ___________________________________ 25
Las Funciones Lgicas .......................................................................................................... 28 FALSO........................................................................................................................................................................ 28 VERDADERO............................................................................................................................................................ 29 NO ............................................................................................................................................................................. 29
2
Y ................................................................................................................................................................................. 30 O ................................................................................................................................................................................ 31 Si ................................................................................................................................................................................. 32 SI.ERROR ................................................................................................................................................................... 35
Formatos de nmero............................................................................................................. 39
Aplicar formato a los nmeros de una hoja de clculo ______________________ 41 Seleccionar un formato de nmero ................................................................................................................ 41 Mostrar u ocultar el separador de miles ......................................................................................................... 41 Cambiar la presentacin de nmeros negativos........................................................................................ 41 Controlar la presentacin de dgitos despus del separador decimal en un nmero .................... 42
Crear y aplicar un formato de nmero personalizado _______________________ 43 Crear un formato de nmero personalizado ................................................................................................ 43 Aplicar un formato de nmero personalizado ............................................................................................. 44 Eliminar un formato de nmero personalizado ............................................................................................ 44
Cdigos de formato de nmero ___________________________________________ 44 Texto y espaciado ................................................................................................................................................ 45 Posiciones decimales, espacios, colores y condiciones............................................................................ 46 Moneda, porcentajes y notacin cientfica ................................................................................................. 48 Fecha y horas ......................................................................................................................................................... 49
Aplicar formato condicional ............................................................................................... 52
Aplicar formato a celdas mediante barras de datos ________________________ 52
Aplicar formato a las celdas mediante escalas de color ____________________ 53
Aplicar formato a las celdas mediante conjuntos de iconos _________________ 53
Resaltar patrones y tendencias con el formato condicional __________________ 54 Aplicar formato condicional ............................................................................................................................. 54 Aplicar formato condicional al texto .............................................................................................................. 55 Crear una regla de formato condicional personalizada .......................................................................... 55 Aplicar formato slo a celdas nicas o duplicadas ................................................................................... 56 Copiar un formato condicional en celdas adicionales............................................................................. 56 Encontrar celdas con formato condicional .................................................................................................. 56 Borrar formato condicional de una seleccin ............................................................................................. 57 Cambiar una regla de formato ........................................................................................................................ 57 Eliminar una regla de formato condicional .................................................................................................. 57
Aplicar o quitar bordes de celda en una hoja de clculo ............................................ 60
Agregar un borde de celda predefinido ___________________________________ 60
Quitar un borde de celda ________________________________________________ 60
Crear un borde personalizado ____________________________________________ 60
Modos de visualizacin:....................................................................................................... 63
Ver varios paneles, hojas o libros __________________________________________ 63
3
Dividir una hoja en paneles ............................................................................................................................... 63 Ver varias hojas de un libro ................................................................................................................................ 63 Ver varios libros ...................................................................................................................................................... 64
Insertar o eliminar celdas, filas o columnas ..................................................................... 65
Insertar celdas __________________________________________________________ 65
Eliminar celdas __________________________________________________________ 65
Insertar filas o columnas __________________________________________________ 66
Eliminar filas o columnas _________________________________________________ 66
Insertar o eliminar hojas de clculo................................................................................... 68
Insertar una hoja en blanco ______________________________________________ 68
Eliminar una hoja ________________________________________________________ 68
Eliminar varias hojas _____________________________________________________ 68
Mostrar u ocultar filas o columnas...................................................................................... 69
Ocultar filas y columnas __________________________________________________ 69
Mostrar filas y columnas ocultas___________________________________________ 69
Ocultar o mostrar hojas de clculo o libros...................................................................... 70
Ocultar hojas ____________________________________________________________ 70
Mostrar hojas ____________________________________________________________ 70
Mostrar hojas con el teclado______________________________________________ 71
Inmovilizar o bloquear filas y columnas ............................................................................ 71
Inmovilizar o dividir filas y columnas _______________________________________ 72
Buscar y reemplazar texto o nmeros ............................................................................... 75
Buscar texto o nmeros __________________________________________________ 75
Reemplazar texto o nmeros _____________________________________________ 76
Buscar celdas con caractersticas determinadas ........................................................... 77
Configurar Pgina ................................................................................................................. 81
Establecer mrgenes de pgina __________________________________________ 81
Insertar, mover o eliminar saltos de pgina manuales en una hoja de clculo _ 81 Ver saltos de pgina ............................................................................................................................................ 82 Insertar un salto de pgina manual horizontal o vertical .......................................................................... 82 Mover un salto de pgina .................................................................................................................................. 83 Quitar un salto de pgina manual .................................................................................................................. 83 Quitar todos los saltos de pgina manuales ................................................................................................. 83
4
Ajustar el tamao de la hoja para la impresin _____________________________ 84 Imprimir una hoja que se ajuste al ancho de pgina ................................................................................ 84 Imprimir una hoja en un nmero de pginas especificado ..................................................................... 84 Reducir o ampliar una hoja para que se ajuste a la pgina ................................................................... 84
Imprimir encabezados o ttulos en cada pgina ____________________________ 85
Imprimir encabezados de fila y columna ...................................................................................................... 85 Imprimir los ttulos de fila en cada pgina ..................................................................................................... 86 Imprimir los ttulos de columna en cada pgina ......................................................................................... 86
Imprimir con orientacin horizontal ________________________________________ 87
Imprimir una hoja o un libro _______________________________________________ 87 Imprimir parte de una hoja, una hoja entera o un libro entero .............................................................. 87 Imprimir varias hojas a la vez ............................................................................................................................. 88 Imprimir selecciones de varias hojas a la vez ............................................................................................... 88 Imprimir varios libros a la vez .............................................................................................................................. 88 Imprimir una tabla de Excel ............................................................................................................................... 89
Ver la vista previa de las pginas antes de imprimirlas ______________________ 89 Ver la vista previa de una hoja de un libro ................................................................................................... 89 Ver la vista previa de todas las hojas de un libro ........................................................................................ 89
Ordenar datos en un rango o tabla ................................................................................... 92
Acerca de la ordenacin ________________________________________________ 92
Ordenar una lista de datos _______________________________________________ 92 Ordenar una columna ........................................................................................................................................ 93 Ordenar una lista por dos o tres columnas .................................................................................................... 93 Ordenar una lista por filas ................................................................................................................................... 94 Ordenar por una lista personalizada ............................................................................................................... 95 Ordenar fechas y horas....................................................................................................................................... 95 Ordenar por color de celda, color de fuente o icono .............................................................................. 96 Ordenar una columna de un rango de celdas sin afectar a otras columnas.................................... 96
Filtrar datos de un rango o una tabla ................................................................................ 99
Acerca del filtrado _______________________________________________________ 99
Filtrar una lista de datos _________________________________________________ 100 Filtrar por el conjunto superior o inferior de valores................................................................................... 100 Filtrar por un nmero determinado o por un rango de nmeros .......................................................... 101 Filtrar por color de fuente, color de celda o conjuntos de iconos ....................................................... 102 Filtrar celdas vacas ............................................................................................................................................ 102 Filtrar por un texto especfico .......................................................................................................................... 103 Filtrar por el principio o final de una lnea de texto................................................................................... 103 Utilizar carcter comodn para filtrar............................................................................................................. 104 Quitar o volver a aplicar un filtro .................................................................................................................... 105
Grficos ................................................................................................................................. 107
Tipos de grficos disponibles ____________________________________________ 108
5
Grficos de columnas ....................................................................................................................................... 108 Grficos de lneas ............................................................................................................................................... 111 Grficos circulares .............................................................................................................................................. 113 Grficos de barras .............................................................................................................................................. 114 Grficos de rea ................................................................................................................................................. 116 Grficos de tipo XY (Dispersin) ...................................................................................................................... 117 Grficos de cotizaciones .................................................................................................................................. 119 Grficos de superficie ........................................................................................................................................ 121 Grficos de anillos .............................................................................................................................................. 123 Grficos de burbujas.......................................................................................................................................... 124 Grficos radiales ................................................................................................................................................. 125
Crear un grfico ________________________________________________________ 126 Informacin sobre los elementos de un grfico ........................................................................................ 127 Crear un grfico .................................................................................................................................................. 127 Cambiar el eje del grfico que se resalta ................................................................................................... 130 Aplicar un diseo de grfico predefinido.................................................................................................... 131 Aplicar un estilo de grfico predefinido....................................................................................................... 131 Agregar un ttulo al grfico .............................................................................................................................. 132
Modificar los datos en un grfico _________________________________________ 132 Modificar los datos incluidos en un grfico ................................................................................................. 132 Cambiar el orden de la serie de datos ........................................................................................................ 133 Quitar o agregar una serie de datos ............................................................................................................ 134 Cambiar el color de relleno de la serie de datos ...................................................................................... 134 Agregar etiquetas de datos ............................................................................................................................ 135 Agregar una tabla de datos ........................................................................................................................... 135 Mostrar fechas en un eje horizontal............................................................................................................... 135
Agregar, cambiar o eliminar WordArt ............................................................................. 138
Agregar WordArt _______________________________________________________ 138 Insertar WordArt ................................................................................................................................................... 139 Revertir texto para crear imagen reflejada ................................................................................................ 139 Agregar una reflexin ........................................................................................................................................ 139 Agregar otros efectos ........................................................................................................................................ 140 Aplicar un estilo ................................................................................................................................................... 140 Quitar un estilo ..................................................................................................................................................... 140 Aplicar un efecto ................................................................................................................................................ 141 Quitar un efecto .................................................................................................................................................. 141
6
Rellenar Datos
7
Rellenar datos automticamente en celdas de hojas de clculo
En vez de escribir datos manualmente en una hoja de clculo, puede usar la caracterstica
Autorrelleno para rellenar celdas con datos que siguen un patrn o que se basan en datos de otras
celdas.
1. Escriba el primer elemento en la serie; por ejemplo, enero.
2. Arrastre el asa de relleno por las celdas que desee rellenar.
3. Para cambiar la manera en que se rellenan las celdas, haga clic en Opciones de autorrelleno.
8
SUGERENCIA Para repetir la palabra enero en las celdas, haga clic en Opciones de
autorrelleno >Copiar celdas.
Escribir rpidamente elementos de columna repetidos en una
celda
1. En la columna, escriba los primeros caracteres de la entrada.
Si los caracteres que escribe coinciden con una entrada existente de esa columna, Excel
presenta un men con una lista de entradas ya usadas en la columna.
2. Presione la tecla FLECHA ABAJO para seleccionar la entrada correspondiente y, a continuacin,
presione RETORNO.
NOTAS
Excel completa automticamente slo las entradas que contienen texto o una combinacin de
texto y nmeros. No se completan las entradas que slo contienen nmeros, fechas u horas.
Las entradas que se repiten en una fila no estn incluidas en la lista de entradas coincidentes.
Si no desea que las entradas que escriba se coincidan automticamente con otras entradas,
puede desactivar esta opcin. En el men Excel, haga clic en Preferencias. En Frmulas y
listas, haga clic en Autocompletar , y, a continuacin, desactive la casilla Activar
Autocompletar para valores de celda.
Escribir rpidamente elementos de columna repetidos en varias
celdas a la vez
9
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desee repetir en celdas adyacentes.
2. Arrastre el asa de relleno sobre las celdas que desee rellenar.
NOTA Al seleccionar un intervalo de celdas que desea repetir en celdas adyacentes, puede
arrastrar el asa de relleno hacia abajo una sola columna o una sola fila, pero no podr hacerlo varias
columnas o varias filas hacia abajo.
3. Haga clic en Opciones de autorrelleno y, a continuacin, siga uno de estos
procedimientos:
PARA HAGA LO SIGUIENTE
Copiar el contenido completo de la celda, incluido
el formato
Haga clic en Copiar celdas.
Copiar slo el formato de celda Haga clic en Rellenar formatos
slo.
Copiar el contenido de la celda, pero no el formato Haga clic en Rellenar sin
formato.
NOTAS
Para escribir rpidamente la misma informacin en varias celdas a la vez, seleccione todas las
celdas, escriba la informacin que desee y, a continuacin, presione CONTROL + RETORNO.
Este mtodo funciona en cualquier seleccin de celdas.
Si no desea que el botn inteligente Opciones de autorrelleno se muestre al arrastrar el
asa de relleno, puede desactivarlo. En el men Excel, haga clic en Preferencias. En Creacin,
haga clic en Editar y, a continuacin, desactive la casilla Mostrar botones inteligentes
de opciones de insercin.
Escribir rpidamente una serie de nmeros o combinaciones de
texto y nmero
Excel puede continuar una serie de nmeros, combinaciones de texto y nmero o frmulas
segn un modelo que establezca. Por ejemplo, puede escribir Elemento1 en una celda y, a
continuacin, rellenar las celdas situadas debajo o a la derecha con Elemento2, Elemento3, Elemento4,
etc.
1. Seleccione la celda que contiene el nmero o la combinacin de texto y nmero inicial.
10
2. Arrastre el asa de relleno sobre las celdas que desee rellenar.
NOTA Al seleccionar un intervalo de celdas que desea repetir en celdas adyacentes, puede
arrastrar el asa de relleno hacia abajo una sola columna o una sola fila, pero no podr hacerlo varias
columnas o varias filas hacia abajo.
3. Haga clic en Opciones de autorrelleno y, a continuacin, siga uno de estos
procedimientos:
PARA HAGA LO SIGUIENTE
Copiar el contenido completo de la celda, incluidas las
frmulas y el formato
Haga clic en Copiar celdas.
Copiar slo el formato de celda Haga clic en Rellenar formatos
slo.
Copiar el contenido de la celda, incluidas las frmulas pero no
el formato
Haga clic en Rellenar sin formato.
NOTA Puede cambiar la trama de relleno si selecciona dos o ms celdas iniciales antes de arrastrar
el asa de relleno. Por ejemplo, si desea rellenar las celdas con una serie de nmeros, como 2, 4, 6, 8...,
escriba 2 y 4 en las dos celdas iniciales y, a continuacin, arrastre el asa de relleno.
Escribir rpidamente una serie de fechas, horas, das de la
semana, meses o aos
Puede llenar rpidamente las celdas con una serie de fechas, horas, das de la semana, meses
o aos. Por ejemplo, puede escribir lunes en una celda y, a continuacin, rellenar las celdas situadas
debajo o a la derecha con martes, mircoles, jueves, etc.
1. Seleccione la celda que contiene la fecha, hora, da de la semana, mes o ao inicial.
2. Arrastre el asa de relleno sobre las celdas que desee rellenar.
NOTA Al seleccionar un intervalo de celdas que desea repetir en celdas adyacentes, puede arrastrar
el asa de relleno hacia abajo una sola columna o una sola fila, pero no podr hacerlo varias columnas
o varias filas hacia abajo.
3. Haga clic en Opciones de autorrelleno y, a continuacin, siga uno de estos
procedimientos:
PARA HAGA LO SIGUIENTE
11
Copiar el contenido completo de la celda, incluidas las frmulas y el
formato, sin repetir la serie
Haga clic en Copiar celdas.
Rellenar las celdas segn la informacin inicial de la primera celda Haga clic en Rellenar
serie.
Copiar slo el formato de celda Haga clic en Rellenar
formatos slo.
Copiar el contenido de la celda, incluidas las frmulas pero no el
formato
Haga clic en Rellenar sin
formato.
Usar la fecha inicial de la primera celda para rellenar las celdas con las
fechas posteriores
Haga clic en Rellenar das.
Usar el nombre de da de semana inicial de la primera celda para
rellenar las celdas con los das de la semana posteriores (omitir sbado
y domingo)
Haga clic en Rellenar das
de la semana.
Usar el nombre de mes inicial de la primera celda para rellenar las
celdas con los meses posteriores del ao
Haga clic en Rellenar
meses.
Usar la fecha inicial de la primera celda para llenar las celdas con la
fecha en incrementos anuales posteriores
Haga clic en Rellenar
aos.
NOTA Puede cambiar la trama de relleno si selecciona dos o ms celdas iniciales antes de arrastrar
el asa de relleno. Por ejemplo, si desea rellenar las celdas con una serie que vaya cada dos das, como
lunes, mircoles, viernes, etc., escriba lunes y mircoles en las dos celdas iniciales y, a continuacin,
arrastre el asa de relleno.
Rellenar datos mediante una serie de relleno personalizada
Para facilitar la especificacin de una secuencia determinada de datos (como una lista de
nombres o zonas de venta), puede crear una serie de relleno personalizada. Las series de relleno
personalizadas pueden basarse en una lista de elementos existentes en una hoja de clculo o puede
crearse la lista desde cero. No es posible modificar ni eliminar una serie de relleno integrada (como
una serie de relleno para meses y das), pero se puede modificar o eliminar una serie de relleno
personalizada.
Crear una lista personalizada con la que ordenar
Excel incluye listas personalizadas que puede ordenar por: das de la semana y meses del ao.
Adems, puede crear sus propias listas personalizadas, por ejemplo, una lista de niveles de curso
podra incluir Primer ao, Segundo curso, Tercer ao y ltimo curso.
12
1. En el men Excel, haga clic en Preferencias y, a continuacin, en Frmulas y listas, haga clic
en Listas personalizadas .
2. Haga clic en Agregar.
3. Escriba las entradas de la lista en el orden en que desea clasificarlas. Cuando haya terminado,
haga clic en Aceptar.
NOTA Una lista personalizada slo puede contener texto o texto combinado con nmeros. Para crear
una lista personalizada que contenga slo nmeros, por ejemplo de 0 a 100, deber crear en primer
lugar una lista de nmeros con formato de texto.
Modificar o eliminar una serie de relleno personalizada
1. En el men Excel, haga clic en Preferencias y, a continuacin, en Frmulas y listas, haga clic en Listas
personalizadas .
2. Haga clic en Modificar listas personalizadas.
3. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que va a modificar o eliminar y siga uno de los
procedimientos siguientes:
Para modificar la serie de relleno, realice los cambios que considere oportunos en el cuadro Entradas
de lista y, a continuacin, haga clic en Agregar.
Para eliminar la serie de relleno, haga clic en Eliminar.
13
Mover Datos
14
Mover o copiar celdas, filas o columnas
Cuando mueve o copia una celda en Excel, el contenido de la celda movida o copiada
sobrescribe los datos de la celda de destino. De igual forma, el formato aplicado a la celda
(incluso formato condicional y validacin de datos) sobrescribe cualquier formato existente en la celda
de destino.
Si la celda contiene una frmula, no se ajustan las referencias de celda. Por consiguiente, el
contenido de la celda desplazada o copiada, as como el de cualquier celda que las seale, puede
mostrar el valor de error #REF!. En tal caso, tendr que ajustar manualmente las referencias.
Mover o copiar celdas
1. Seleccione las celdas o el intervalo de celdas que desea mover o copiar.
2. Seleccione el borde de la celda o intervalo que haya seleccionado.
3. Cuando el puntero se convierta en , realice lo siguiente:
PARA HAGA LO SIGUIENTE
Mover celdas Arrastre las celdas a otra ubicacin.
Copiar celdas Mantenga presionada la tecla OPCIN y arrastre las celdas a otra ubicacin.
NOTA Cuando arrastre o pegue celdas a una nueva ubicacin, si hay datos existentes en dicha
ubicacin, Excel sobrescribir los datos originales.
Mover o copiar filas o columnas
1. Seleccione las filas o columnas que desea mover o copiar.
2. Seleccione el borde de la celda o intervalo que haya seleccionado.
3. Cuando el puntero se convierta en , realice lo siguiente:
PARA HAGA LO SIGUIENTE
Mover filas o columnas Arrastre las filas o columnas a otra ubicacin.
Copiar filas o columnas Mantenga presionada la tecla OPCIN y arrastre las filas o
columnas a otra ubicacin.
15
Mover o copiar datos entre
filas o columnas existentes
Mantenga presionada la tecla MAYS y arrastre la fila o columna
entre filas o columnas existentes. Excel deja espacio para la nueva
fila o columna.
Convertir columnas a filas, o filas a columnas
1. Copie las filas o columnas que desee transponer.
2. Seleccione la celda de destino (la primera celda de la columna en la que desea pegar los datos)
para las filas o columnas que est transponiendo.
3. En la pestaa Inicio, en Edicin, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Pegar y, a
continuacin, haga clic en Transponer.
NOTA Las filas y columnas no se pueden solapar. Por ejemplo, si selecciona valores de la columna C
e intenta pegarlos en una fila que se solapa con la columna C, Excel muestra un mensaje de error. El
rea de destino de una columna o fila pegada debe estar fuera de los valores originales.
16
Tcnicas de Frmulas
17
Cmo ingresar frmulas en Excel
Para ingresar una frmula ser suficiente con introducir el smbolo igual (=) en la barra de frmulas
y Excel sabr que hemos comenzado a introducir una frmula. Para aquellas frmulas en Excel que
contienen referencias de celda existen tres maneras de indicar dichas referencias: de forma manual,
con el teclado o con el ratn.
Introducir una frmula
Las frmulas son ecuaciones que realizan clculos con los valores de una hoja. Todas las frmulas
comienzan con un signo igual (=). Puede crear una frmula sencilla utilizando constante y operador.
Por ejemplo, la frmula =5+2*3, multiplica dos nmeros y suma un nmero al resultado.
Si desea hacer referencia a variables en lugar de a constantes, puede utilizar valores de celda, por
ejemplo, =A1+A2. Si va a trabajar con columnas de datos largas, o datos que estn situados en
diferentes partes de la hoja o en otra hoja, puede utilizar un intervalo, por
ejemplo,=SUMA(A1:A100)/SUMA(B1:B100), que representa la divisin de la suma de los primeros
cien nmeros de la columna A entre la suma de esos nmeros en la columna B. Cuando la frmula
hace referencia a otras celdas, cada vez que cambie los datos de cualquiera de las celdas Excel
recalcular los resultados automticamente.
Tambin puede crear una frmula usando una funcin, una frmula predefinida que simplifica la
entrada de clculos.
Signos igual: as comienza todas las frmulas.
Constantes: como nmeros o valores de texto; se pueden introducir directamente en una
frmula.
Operadores: especifican el tipo de clculo que realiza la frmula. Por ejemplo, el operador ^
(punto de insercin) eleva un nmero a una potencia y el operador * (asterisco) multiplica los nmeros.
Funciones: son frmulas predefinidas que se pueden usar solas o como parte de una frmula
ms larga. Cada funcin tiene una sintaxis de argumentos especfica.
18
Valores de celda: permiten hacer referencia a una celda de Excel , en lugar de al valor
especfico de la celda de modo que el contenido de la celda puede cambiar sin la funcin que hacer
referencia a la celda que tiene que cambiar.
Introducir una frmula que hace referencia a valores de otras
celdas
1. En una hoja que contenga columnas de nmeros, haga clic en la celda en la que desea que
aparezcan los resultados de la frmula.
2. Introduzca un signo igual =.
3. Haga clic en la primera celda que desee incluir en el clculo.
4. Introduzca un operador, por ejemplo, /.
5. Haga clic en la siguiente celda que desee incluir en el clculo.
6. Presione la tecla RETORNO.
El resultado del clculo aparece en la celda.
19
SUGERENCIA Para aplicar rpidamente una frmula a las siguientes celdas hacia abajo de la columna,
haga doble clic en el asa de relleno de la primera celda que contiene la frmula. Excel
calcula los resultados en cada celda de la columna de forma automtica.
Introducir una frmula que contiene una funcin
Las funciones son frmulas predefinidas que simplifican la introduccin manual y permiten realizar
operaciones complejas. Por ejemplo, puede utilizar una funcin como SUMA para sumar todos los
valores de una columna o MIN para hallar el nmero ms pequeo de un intervalo de celdas.
1. En una hoja que contiene un intervalo de nmeros, haga clic en la celda vaca en la que desee
que aparezcan los resultados de la frmula.
2. Introduzca un signo igual y una funcin, por ejemplo =MIN.
3. Introduzca un parntesis de apertura, seleccione el intervalo de celdas que desee incluir en la
frmula y, a continuacin, introduzca un parntesis de cierre.
4. Presione la tecla RETORNO.
En nuestro ejemplo, la funcin MIN devuelve 11, el nmero ms pequeo de las celdas A1 a C5.
Crear diferentes tipos de frmulas
20
Excel admite muchos tipos de frmula sencillas y complejas para ayudarle a obtener el resultado
de clculo deseado. Segn el tipo de frmula que cree, una frmula puede contener
funciones, referencia de celda, constante y operador. Puede usar una sola funcin, funciones anidadas
o matriz que calculan uno o varios resultados.
Crear una frmula sencilla mediante constantes y operadores
de clculo
1. Haga clic en la celda en la que desea escribir la frmula.
2. Escriba = (signo igual).
3. Para escribir la frmula, realice uno de los siguientes procedimientos:
Escriba las constantes y los operadores que desea usar en el clculo.
FRMULA DESCRIPCIN
=5+2 Suma 5 y 2
=5-2 Resta 2 de 5
=5/2 Divide 5 entre 2
=5*2 Multiplica 5 veces 2
=5^2 Eleva 5 a la segunda potencia
Haga clic en la celda que contenga el valor que desea usar en la frmula, escriba el operador
que desea usar y, a continuacin, haga clic en otra celda que contenga un valor.
FRMULA DESCRIPCIN
=A1+A2 Suma los valores de las celdas A1 y A2
=A1-A2 Resta el valor de la celda A2 del valor de la celda A1
=A1/A2 Divide el valor de la celda A1 entre el valor de la celda A2
=A1*A2 Multiplica el valor de la celda A1 el nmero de veces el valor de la celda A2
=A1^A2 Eleva el valor de la celda A1 al valor exponencial especificado en A2
SUGERENCIA Puede escribir todas las constantes y todos los operadores que necesite en una
frmula, hasta 8192 caracteres, para obtener el resultado de clculo deseado.
4. Presione RETORNO.
Crear una frmula mediante referencias de celdas y nombres
Las frmulas de ejemplo al final de esta seccin contienen referencias relativas de otras celdas o
referencia de celda relativa. La celda que contiene la frmula se conoce como dependiente cuando su
21
valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo, la celda B2 es una celda dependiente si
contiene la frmula =C2.
1. Haga clic en la celda en la que desea escribir la frmula.
2. En la barra de frmulas, escriba = (signo igual).
3. Siga uno de estos procedimientos:
Para crear una referencia, seleccione una celda, un rango de celdas, una ubicacin en
otra hoja o una ubicacin en otro libro. Puede arrastrar el borde de la seleccin de
celdas para mover la seleccin o arrastrar la esquina del borde para expandir la
seleccin.
Para escribir la referencia a un rango nombre, en el men Insertar,
seleccione Nombre y, a continuacin, haga clic en Pegar. En el cuadro Pegar nombre,
seleccione el nombre que desee y haga clic en Aceptar.
FRMULA DESCRIPCIN
=C2 Usa el valor de la celda C2
=Hoja2!B2 Usa el valor de la celda B2 en la Hoja2
=Activos-Pasivos Resta el valor de la celda llamada Pasivos del valor de la celda llamada Activos
4. Presione RETORNO.
Crear una frmula mediante una funcin
1. Haga clic en la celda en la que desea escribir la frmula.
2. Para iniciar la frmula con la, en la pestaa Formulas, en Funcin, haga clic en Insertar y, a
continuacin, seleccione la funcin que desee usar.
NOTA Si no est seguro de la funcin que debe usar, en la pestaa Frmulas, en Funcin, haga clic
en Referencia para examinar las frmulas disponibles.
3. Escriba los argumentos.
SUGERENCIA Para escribir referencias de celdas como argumentos, seleccione las celdas de la hoja.
FRMULA DESCRIPCIN
=SUMA(A:A) Suma todos los nmeros de la columna A
=PROMEDIO(A1:B4) Calcula el valor medio de todos los nmeros del rango
4. Despus de completar la frmula, presione RETORNO.
22
Crear una frmula mediante funciones anidadas
Las funciones anidadas emplean una funcin como uno de los argumentos de otra funcin. Puede
anidar hasta 64 niveles de funciones. La siguiente frmula suma un conjunto de nmeros (G2:G5) solo
si el valor medio de otro conjunto de nmeros (F2:F5) es mayor que 50. En caso contrario, devuelve 0.
1. Haga clic en la celda en la que desea escribir la frmula.
2. Para iniciar la frmula con la funcin, en la pestaa Frmulas, en Funcin, haga clic en
Insertar y, a continuacin, seleccione la funcin que desee usar.
NOTA Si no est seguro de la funcin que debe usar, en la pestaa Frmulas, en Funcin, haga clic
en Referencia para examinar las frmulas disponibles.
3. Para escribir los argumentos, realice uno de los siguientes procedimientos:
Para escribir referencias de celdas como argumento, seleccione las celdas de la hoja.
Para escribir otra funcin como argumento, escriba la funcin en el cuadro de
argumento que desee. Por ejemplo, puede sumar SUMA(G2:G5) en el cuadro de
edicin valor_si_verdadero de la funcin SI
Las partes de la frmula que se muestran en Argumentos reflejan la funcin que ha
seleccionado en el paso anterior. Por ejemplo, si hizo clic en SI, la seccin Argumentos
muestra los argumentos de la funcin SI.
4. Una vez completada la frmula, presione RETORNO.
Crear una frmula de matriz que calcula un solo resultado
Puede usar una frmula de matriz para realizar varios clculos con el fin de generar un nico
resultado. Las frmulas de matriz utilizan sintaxis de frmula estndar. Todas ellas comienzan con un
signo igual (=), y puede usar cualquiera de las funciones predefinidas de Excel en las frmulas de
matriz. Este tipo de frmula de matriz puede simplificar un modelo de hoja al sustituir varias frmulas
diferentes por una sola frmula de matriz.
1. Haga clic en la celda en la que desea escribir la frmula.
2. Escriba la frmula que desea utilizar.
Por ejemplo, la siguiente frmula calcula el valor total de un conjunto de precios de acciones y
participaciones, sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores totales de cada accin.
23
Cuando escribe la frmula {=SUMA(B2:C2*B3:C3)} como una frmula de matriz, Excel multiplica
el nmero de participaciones por el precio de cada accin (500*10 y 300*15), y luego suma los
resultados de esos clculos para obtener un valor total de 9500.
3. Presione + RETORNO para escribir la frmula como una frmula de matriz.
Excel inserta automticamente la frmula entre { } (un par de llaves de apertura y cierre).
NOTAS
El hecho de escribir manualmente llaves en torno a una frmula no la convierte en una frmula
de matriz; debe presionar + RETORNO para crear una.
Cada vez que edita la frmula de matriz, las llaves ({ }) desaparecen de ella, y debe presionar
de nuevo + RETORNO para incorporar los cambios y agregar las llaves.
Crear una frmula de matriz que calcula varios resultados
Algunas funciones de hoja devuelven conjuntos de valores o requieren un conjunto de valores
como argumento. Para calcular varios resultados con una frmula de matriz, debe escribir la matriz en
un rango de celdas que tenga el mismo nmero de filas y columnas que los argumentos de la matriz.
1. Seleccione el rango de celdas en las que desea escribir la frmula de matriz.
2. Escriba la frmula que desea usar.
Por ejemplo, dada una serie de tres cifras de venta (columna B) para una serie de tres meses
(columna A), la funcin TENDENCIA determina los valores en lnea recta de las cifras de venta. Para
mostrar todos los resultados de la frmula, esta se escribe en tres celdas de la columna C (C1:C3).
Cuando escribe la frmula =TENDENCIA(B1:B3,A1:A3) como una frmula de matriz, se producen
tres resultados distintos (22196, 17079 y 11962), segn las tres cifras de ventas y los tres meses.
3. Presione + RETORNO para escribir la frmula como una frmula de matriz.
Excel inserta automticamente la frmula entre { } (un par de llaves de apertura y cierre).
NOTAS
El hecho de escribir manualmente llaves en torno a una frmula no la convierte en una frmula
de matriz; debe presionar + RETORNO para crear una.
24
Cada vez que edita la frmula de matriz, las llaves ({ }) desaparecen de ella, y debe presionar
de nuevo + RETORNO para incorporar los cambios y agregar las llaves.
Trucos y sugerencias para crear frmulas
Cambiar fcilmente el tipo de referencia
Para cambiar entre referencias relativas, absolutas y mixtas:
1. Seleccione la celda que contenga la frmula.
2. En la barra de frmulas, seleccione la referencia que desea cambiar.
3. En la barra Frmulas, en Funcin, haga clic en Referencia Cambiar.
Cuando crea una frmula que hace referencia a otra celda o intervalo de celdas, esa referencia de
celda puede ser absoluta o relativa. Una referencia de celda relativa se ajusta a su nueva ubicacin
cuando se copia o se mueve la frmula. Una referencia de celda absoluta no cambia cuando se mueve
la frmula.
1. Seleccione la celda que contiene la referencia de celda que desea cambiar.
2. En la barra de frmulas, haga clic en la referencia de celda que desea cambiar.
3. Presione + T para desplazarse por las combinaciones.
En la tabla siguiente, la columna Cambia a refleja cmo un tipo de referencia se actualiza si una
frmula que contiene la referencia se copia dos celdas hacia abajo y dos celdas a la derecha.
REFERENCIA ACTUAL (DESCRIPCIN): CAMBIA A:
$A$1 (columna referencia de celda absoluta y fila absoluta) $A$1
A$1 (columna referencia de celda relativa y fila absoluta) C$1
$A1 (columna absoluta y fila relativa) $A3
A1 (columna y fila relativas) C3
25
Usar Autocompletar frmula
Para simplificar la creacin y la edicin de frmulas y reducir los errores de escritura y sintaxis,
utilice Autocompletar frmula. Despus de escribir un signo igual (=) y las letras de comienzo (las
letras de comienzo actan como un desencadenador de visualizacin), Excel muestra una lista
dinmica de funciones vlidas y sus nombres debajo de la celda. Tras insertar la funcin o el nombre
en la frmula mediante un desencadenador de insercin (presionando TAB o o haciendo doble clic en
un elemento de la lista), Excel muestra los argumentos apropiados. A medida que rellena la frmula,
el hecho de escribir una coma (,) tambin acta como desencadenador de visualizacin (Excel puede
mostrar argumentos adicionales. Puede insertar ms funciones o nombres en la frmula y, a medida
que escribe las primeras letras, Excel muestra de nuevo una lista dinmica de la que puede elegir.
Copiar rpidamente frmulas
Puede escribir rpidamente la misma frmula en un rango de celdas. Seleccione el rango donde
desea que aparezcan los resultados calculados, copie la frmula en la barra de frmulas y, a
continuacin, presione CONTROL + RETORNO. Por ejemplo, si escribe =SUMA(A1:B1) en el rango
C1:C15 y luego presiona CONTROL + RETORNO , Excel actualiza la frmula copiada en cada celda del
rango, usando A1 como referencia relativa.
Usar la ayuda incorporada de funciones y argumentos
Si no est familiarizado con los argumentos de una funcin, puede usar la Ayuda de la funcin que
aparece despus de escribir un signo igual (=), el nombre de la funcin y un parntesis de apertura.
Haga clic en el nombre de la funcin para ver el tema de Ayuda acerca de la funcin. Tambin puede
hacer clic en el nombre de un argumento de la frmula para seleccionar el argumento correspondiente
de la hoja.
Evitar errores comunes al crear frmulas
En la siguiente tabla se resumen algunos de los errores ms comunes que puede cometer al
escribir una frmula y cmo corregirlos:
ASEGRESE DE QUE MS INFORMACIN
Todos los parntesis de
apertura y cierre coincidan
Todos los parntesis sean parte de un par coincidente. Cuando crea
una frmula, Excel muestra los parntesis en color cuando se escriben.
26
Usar dos puntos para
indicar un rango
Cuando haga referencia a un rango de celdas, use dos puntos (:) para
separar la referencia a la primera celda del rango y la referencia a la
ltima celda del rango. Por ejemplo, A1:A5.
Escribir todos los
argumentos necesarios
Algunas funciones tienen argumentos necesarios. Adems, asegrese
de no escribir demasiados argumentos.
No anidar ms de 64
funciones
No puede escribir, o anidar, ms de 64 niveles de funciones dentro de
una funcin.
Incluir otros nombres de
hojas entre comillas simples
Si la frmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas o libros,
y el nombre de las otras hojas o libros contiene un carcter no
alfanumrico, debe incluir su nombre entre comillas simples ( ' ).
Incluir la ruta de acceso a
libros externos
Asegrese de que cada referencia externa contenga el nombre de un
libro y la ruta de acceso a ese libro.
Escribir nmeros sin
formato
No formatee los nmeros mientras los inserta en frmulas. Por
ejemplo, aunque el valor que desee escribir sea $1.000,
escriba 1000 en la frmula.
27
Funciones Lgicas
28
Las Funciones Lgicas
Las funciones lgicas sirven para realizar la comparacin lgica entre valores o
referencias de celdas. Excel tiene varias funciones lgicas que permiten evaluar datos. La
mayora de las funciones lgicas retornan como resultado VERDADERO o FALSO.
Las funciones lgicas de Excel pueden ser utilizados para realizar operaciones que
permitan la toma de decisiones dentro de una hoja de clculo.
Por ejemplo la funcin SI compara dos argumentos, realiza una operacin si el resultado es
verdadero y otra operacin si el resultado es falso.
Las principales funciones Lgicas comnmente utilizadas en Excel son: Y, O y SI
El siguiente resumen muestra la lista de cules son las funciones Lgicas predefinidas en
Excel.
FUNCIN DESCRIPCIN
FALSO Devuelve el valor lgico FALSO
NO Invierte el valor lgico del argumento
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO
SI Especifica una prueba lgica que realizar
SI.ERROR Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error; de lo
contrario, devuelve el resultado de la frmula
VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO
FALSO
Devuelve el valor lgico FALSO.
Sintaxis
FALSO()
La sintaxis de la funcin FALSO no tiene argumentos.
Observacin
29
Tambin puede escribir la palabra FALSO directamente en la hoja de clculo o en la frmula y
Microsoft Excel la interpreta como el valor lgico FALSO. La funcin FALSO se proporciona
principalmente para establecer la compatibilidad con otros programas de hoja de clculo.
VERDADERO
Devuelve el valor lgico VERDADERO.
Sintaxis
VERDADERO()
La sintaxis de la funcin VERDADERO no tiene argumentos.
Observacin
El valor VERDADERO puede especificarse directamente en las celdas y frmulas sin necesidad
de usar esta funcin. La funcin VERDADERO se proporciona principalmente por su
compatibilidad con otros programas para hojas de clculo.
NO
Invierte el valor lgico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no
sea igual a otro valor especfico.
Sintaxis
NO(valor_lgico)
La sintaxis de la funcin NO tiene los siguientes argumentos:
Valor_lgico Obligatorio. Un valor o una expresin que puede evaluarse como
VERDADERO o FALSO.
Observacin
Si valor_lgico es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si valor_lgico es VERDADERO, NO
devuelve FALSO.
Ejemplo
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
1
A B
30
2
3
Frmula Descripcin (resultado)
=NO(FALSO) Invierte FALSO (VERDADERO)
=NO(1+1=2) Invierte una ecuacin que se evala como VERDADERO
(FALSO)
Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o
ms argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y
que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO o FALSO,
o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos
valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor
de error #VALOR!
Ejemplo 1
1
2
3
4
A B
Frmula Descripcin (Resultado)
=Y(VERDADERO;VERDADERO) Todos los argumentos son VERDADERO (VERDADERO)
=Y(VERDADERO;FALSO) Un argumento es FALSO (FALSO)
=Y(2+2=4;2+3=5) Todos los argumentos se evalan como VERDADERO
(VERDADERO)
Ejemplo 2
31
1
2
3
A
Datos
50
104
Frmula Descripcin (Resultado)
=Y(1
32
Ejemplo
1
2
3
4
A B
Frmula Descripcin (Resultado)
=O(VERDADERO) Un argumento es VERDADERO (VERDADERO)
=O(1+1=1;2+2=5) Todos los argumentos se evalan como FALSO
(FALSO).
=O(VERDADERO;FALSO;VERDADERO) Al menos un argumento es VERDADERO
(VERDADERO).
Si
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a
100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto"
y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto
"Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento
valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la
palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento.
Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por
ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento
prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido".
Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de
valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si
prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de
33
valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor
0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos
siguientes.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI
devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz
se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI.
Ejemplo 1
1
2
A
Datos
50
Frmula Descripcin (Resultado)
=SI(A2
34
3
4
500 900
500 925
Frmula Descripcin (Resultado)
=SI(A2>B2;"Presupuesto
excedido";"Aceptar")
Comprueba si la primera fila sobrepasa el
presupuesto (Presupuesto excedido)
=SI(A3>B3;"Presupuesto
excedido";"Aceptar")
Comprueba si la segunda fila sobrepasa el
presupuesto (Aceptar)
Ejemplo 3
1
2
3
4
A
Puntuacin
45
90
78
Frmula Descripcin
(Resultado)
=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) Asigna una
puntuacin de una
letra al primer
resultado (F)
=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F")))) Asigna una
puntuacin de una
letra al segundo
resultado (A)
=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F")))) Asigna una
puntuacin de una
letra al tercer
resultado (C)
35
En el ejemplo anterior, la segunda instruccin SI representa tambin el argumento
valor_si_falso de la primera instruccin SI. De manera similar, la tercera instruccin SI es el
argumento valor_si_falso de la segunda instruccin SI. Por ejemplo, si el primer argumento
prueba_lgica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer
argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la segunda instruccin SI y as
sucesivamente.
Las letras de puntuacin se asignan a nmeros utilizando la siguiente clave.
SI LA PUNTUACIN ES LA FUNCIN DEVUELVE
Mayor que 89 A
De 80 a 89 B
De 70 a 79 C
De 60 a 69 D
Menor que 60 F
SI.ERROR
Devuelve un valor que se especifica si una frmula se evala como un error; de lo contrario,
devuelve el resultado de la frmula. Utilice la funcin SI.ERROR para interceptar y controlar
errores en una frmula.
Sintaxis
SI.ERROR(valor; valor_si_error)
La sintaxis de la funcin SI.ERROR tiene los siguientes argumentos:
Valor Obligatorio. El argumento en el que se busca un error.
Valor_si_error Obligatorio. El valor que se devuelve si la frmula se evala como un
error. Se evalan los tipos siguientes de error: #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!,
#NUM!, #NOMBRE? o #NULO!.
Observaciones
Si valor o valor_si_error estn en una celda vaca, SI.ERROR los trata como un valor de
cadena vaca ("").
Si valor es una frmula de matriz, SI.ERROR devuelve una matriz de resultados para
cada celda del rango especificado en el valor. Vea el segundo ejemplo siguiente.
36
Ejemplos
Ejemplo: Interceptar errores de divisin utilizando una frmula regular
1
2
3
4
5
6
7
8
A B
Cuota Unidades vendidas
210 35
55 0
23
Frmula Descripcin (resultado)
=SI.ERROR(A2/B2;
"Error en el clculo")
Comprueba si hay un error en la frmula en el primer
argumento (divide 210 por 35), no encuentra ningn
error y devuelve los resultados de la frmula (6).
=SI.ERROR(A3/B3;
"Error en el clculo")
Comprueba si hay un error en la frmula en el primer
argumento (divide 55 por 0), encuentra un error de
divisin por 0 y devuelve valor_si_error (Error en el
clculo).
=SI.ERROR(A4/B4;
"Error en el clculo")
Comprueba si hay un error en la frmula en el primer
argumento (divide "" por 23), no encuentra ningn error y
devuelve los resultados de la frmula (0).
Ejemplo: Interceptar errores de divisin utilizando una frmula de matriz
1
2
3
4
A B C
Cuota Unidades vendidas Relacin
210 35 =SI.ERROR(A2:A4/B2:B4;
"Error en el clculo")
55 0
23
37
5
6
7
8
Frmula Descripcin (resultado)
=C2 Comprueba si hay un error en la frmula en el primer argumento del
primer elemento de la matriz (A2/B2 o divide 210 por 35), no encuentra
ningn error y devuelve los resultados de la frmula (6).
=C3 Comprueba si hay un error en la frmula en el primer argumento del
segundo elemento de la matriz (A3/B3 o divide 55 por 0), encuentra
un error de divisin por 0 y devuelve valor_si_error (Error en el clculo).
=C4 Comprueba si hay un error en la frmula en el primer argumento del
tercer elemento de la matriz (A4/B4 o divide "" por 23), no encuentra
ningn error y devuelve los resultados de la frmula (0).
NOTA La frmula del ejemplo debe especificarse como frmula de matriz. Despus de
copiar el ejemplo en una hoja de clculo en blanco, seleccione el rango C2:C4, presione
F2 y, a continuacin, presione CTRL+MAYS+ENTRAR.
38
Tcnicas de Formato de
Nmeros
39
Formatos de nmero
Aplicando distintos formatos de nmero, puede cambiar el aspecto de los nmeros sin
cambiar el nmero que aparece bajo la apariencia presentada. El formato de nmero no
afecta al valor real de la celda que utiliza Microsoft Excel para realizar clculos. El valor real
aparece en la barra de frmulas.
A continuacin ofrecemos un resumen de los formatos de nmero disponibles en la
ficha Nmero del cuadro de dilogo Formato de celdas (men Formato, comando Celdas).
Para obtener informacin acerca de cmo mostrar nmeros en estos formatos, haga clic en
los ttulos de los correspondientes temas incluidos en la seccin Vea tambin, que est visible
cuando tiene conexin a Internet.
FORMATO DESCRIPCIN
General ste es el formato de nmero predeterminado que aplica Excel cuando
se escribe un nmero. En la mayora de los casos, los nmeros que tienen
el formato General se muestran tal y como se escriben. Sin embargo, si la
celda no es lo bastante ancha para mostrar todo el nmero, el
formato General redondea los nmeros con decimales. El formato de
nmero General tambin utiliza la notacin cientfica (exponencial) para
nmeros grandes (de 12 o ms dgitos).
Nmero Este formato se utiliza para la presentacin general de nmeros. Puede
especificar el nmero de posiciones decimales que desea usar, si desea
utilizar separadores de miles y cmo desea mostrar los nmeros negativos.
Moneda Este formato se utiliza para los valores monetarios generales y muestra el
smbolo de moneda predeterminado junto a los nmeros. Puede
especificar el nmero de posiciones decimales que desea usar, si desea
utilizar separadores de miles y cmo desea mostrar los nmeros negativos.
Contabilidad Este formato tambin se emplea para valores monetarios, pero alinea los
smbolos de moneda y los separadores decimales de los nmeros de una
columna.
40
Fecha Este formato muestra los nmeros de serie de fecha y hora como valores
de fecha, en funcin del tipo y configuracin regional (ubicacin) que
especifique. Excepto en el caso de los elementos que tienen un asterisco
(*) en la lista Tipo (fichaNmero, cuadro de dilogo Formato de celdas),
los formatos de fecha que aplique no cambian el orden de las fechas con
el sistema operativo.
Hora Este formato muestra los nmeros de serie de fecha y hora como valores
de hora, en funcin del tipo y configuracin regional (ubicacin) que
especifique. Excepto en el caso de los elementos que tienen un asterisco
(*) en la lista Tipo (ficha Nmero, cuadro de dilogo Formato de celdas),
los formatos de hora que aplique no cambian el orden de las horas con
el sistema operativo.
Porcentaje Este formato multiplica por 100 el valor de la celda y muestra el resultado
con un smbolo de porcentaje. Puede especificar el nmero de cifras
decimales que desea utilizar.
Fraccin Este formato presenta los nmeros en forma de fraccin, dependiendo
del tipo de fraccin especificado.
Cientfico Este formato muestra los nmeros siguiendo la notacin exponencial,
reemplazando parte del nmero con E+n, donde E (que significa
Exponente) multiplica el nmero precedente por 10 elevado a la n-sima
potencia. Por ejemplo, un formato Cientfico con dos decimales muestra
12345678901 como 1,23E+10, que es 1,23 por 10 elevado a la dcima
potencia. Se puede especificar el nmero de posiciones decimales que
se desea usar.
Texto Este formato trata el contenido de las celdas como texto y muestra el
contenido exactamente tal y como se escribe, incluso cuando se
escriban nmeros.
Especial Este formato muestra los nmeros como un cdigo postal, nmero de
telfono o nmero de la seguridad social.
Personalizado Este formato permite modificar una copia de un cdigo de formato de
nmero existente. Crea un formato de nmero personalizado que se
agrega a la lista de cdigos de formato de nmero. Se pueden agregar
entre 200 y 250 nmeros de formato personalizados, dependiendo de la
versin de idioma de Excel que se haya instalado.
41
Aplicar formato a los nmeros de una hoja de clculo
Al aplicar distintos formatos de nmero, se pueden mostrar los nmeros como
porcentajes, fechas, monedas, etc. Por ejemplo, si se est trabajando en un presupuesto
trimestral, se puede usar el formato de nmero de moneda para mostrar los valores
monetarios.
Seleccionar un formato de nmero
Puede usar los formatos de nmero para cambiar la apariencia de los nmeros,
incluyendo fechas y horas, sin tener que cambiar el nmero real. El formato de nmero no
afecta al valor de la celda que usa Excel para realizar los clculos. El valor real se muestra
en la barra de frmulas.
1. Seleccione las celdas que desea ajustar.
2. En la pestaa Inicio, en Nmero, seleccione un formato de nmero en el men
emergente Formato de nmero.
Mostrar u ocultar el separador de miles
1. Seleccione las celdas que desea ajustar.
2. En la pestaa Inicio, en Nmero, haga clic en Mostrar el valor de la celda con un
separador de miles .
NOTA Excel usa el separador de Mac OS para los millares. Puede especificar un separador
del sistema diferente si cambia la configuracin regional en las preferencias del sistema
Internacional de Mac OS X.
Cambiar la presentacin de nmeros negativos
Puede dar formato a los nmeros negativos con signos menos, incluirlos entre parntesis o
mostrarlos con un color de fuente rojo entre parntesis de apertura y cierre o sin parntesis.
1. Seleccione las celdas que desea ajustar.
2. En el men Formato, haga clic en Celdas y, a continuacin, en la pestaa Nmero.
3. Realice uno de estos procedimientos:
PARA VER HAGA LO SIGUIENTE
Nmeros simples En la lista Categora, haga clic en Nmero.
Moneda En la lista Categora, haga clic en Moneda.
42
4. En el cuadro Nmeros negativos, seleccione el estilo de presentacin que desea usar
para los nmeros negativos.
Controlar la presentacin de dgitos despus del separador decimal en un nmero
El formato de presentacin de un nmero es diferente del nmero real que se almacena
en una celda. Por ejemplo, un nmero se podra mostrar redondeado si hay demasiados
dgitos despus del separador decimal para que el nmero se muestra por completo en una
columna. Sin embargo, cualquier clculo que incluya a este nmero usar el nmero real
almacenado en la celda, no el formato redondeado que se muestra. Para controlar cmo
Excel muestra dgitos despus del separador decimal, puede ajustar el ancho de columna
para adaptarlo al nmero real de dgitos del nmero o puede especificar la cantidad de
dgitos que se mostrarn para un nmero en una celda.
1. Seleccione las celdas que desea ajustar.
2. En la pestaa Inicio, en Nmero, haga clic en Aumentar el nmero de posiciones
decimales o en Aumentar el nmero de posiciones decimales una vez para
cada posicin decimal que desee agregar o quitar.
Pasos siguientes
Si Microsoft Excel muestra ##### en una celda despus de aplicar formato de
nmero, es probable que la celda no sea lo suficientemente ancha para mostrar los
datos. Para aumentar el ancho de la columna, haga doble clic en el borde derecho
de la columna que contiene las celdas con el error #####. Esto cambiar
automticamente el tamao de la columna para ajustarse al nmero. Tambin
puede arrastrar el borde derecho hasta que las columnas tengan el tamao que
desee.
La mayor parte del tiempo, los nmeros se ven de la manera en que se desea, ya sea
que se escriban en la hoja de clculo o que se importen desde una base de datos u
otro origen externo. Sin embargo, Excel en algunas ocasiones aplica un formato de
43
nmero inesperado y es posible que, a causa de ello, deba ser necesario hacer
algunos ajustes. Por ejemplo, si se escribe un nmero que contiene una barra
diagonal (/) o un guion (-), es posible que Excel lo interprete como una fecha y lo
convierta a formato de fecha. Si desea escribir valores no calculados, como por
ejemplo 10e5, 1 p, o 1-2, y no desea que Excel los convierta a un formato de nmero
integrado, puede aplicar el formato de texto a las celdas y, a continuacin, escribir
el nmero.
Si el formato de nmero integrado no se ajusta a sus necesidades, se puede crear un
formato de nmero personalizado. Como el cdigo que se usa para crear los
formatos de nmero puede ser complicado de entender al principio, lo mejor es usar
los formatos de nmero integrados como punto de partida. A continuacin, puede
cambiar alguna de las secciones de cdigo de este formato para crear su propio
formato de nmero personalizado. Para ver el cdigo de formato de nmero de un
formato de nmero integrado, haga clic en la categora Personalizada y mire en el
cuadro Tipo. Por ejemplo, el cdigo [
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4. En el cuadro Tipo, modifique los cdigos de formato de nmero para crear el formato
exacto que desea. Por ejemplo, 000-000-0000.
Los cambios no modificarn el formato integrado. En su lugar, los cambios crearn un nuevo
formato de nmero personalizado.
5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.
Aplicar un formato de nmero personalizado
1. Seleccione la celda o intervalo de celdas al que desea dar formato.
2. En la pestaa Inicio, en Nmero, en el men emergente Formato de nmero
, haga clic en Personalizado.
3. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, en Categora, haga clic
en Personalizada.
4. En la parte inferior de la lista Tipo, seleccione el formato integrado que acaba de
crear. Por ejemplo, 000-000-0000.
El formato de nmero que selecciona aparece en el cuadro Tipo.
5. Haga clic en Aceptar.
Eliminar un formato de nmero personalizado
1. En la pestaa Inicio, en Nmero, en el men emergente Formato de nmero
, haga clic en Personalizado.
2. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, en Categora, haga clic
en Personalizada.
3. En la lista Tipo, seleccione el formato de nmero personalizado que desea quitar y, a
continuacin, haga clic en Eliminar.
NOTAS
Los formatos de nmero integrados no se pueden eliminar.
Todas las celdas del libro a las que se aplic el formato con el formato personalizado
eliminado se mostrarn en el formato General predeterminado.
Cdigos de formato de nmero
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Puede usar los formatos de nmero para cambiar la apariencia de los nmeros,
incluyendo fechas y horas, sin tener que cambiar el nmero real. El formato de nmero no
afecta al valor de la celda que usa Excel para realizar los clculos. El valor real se muestra
en la barra de frmulas.
Excel proporciona varios formatos de nmero integrados. Puede usar estos formatos
integrados tal cual o puede usarlos como base para crear sus propios formatos de nmero
personalizados. Al crear formatos de nmero personalizados, puede especificar hasta
cuatro secciones de cdigo de formato. Estas secciones de cdigo definen los formatos
para nmeros positivos, nmeros negativos, valores cero y texto, en ese orden. Las secciones
de cdigo debe separarse con puntos y coma (;).
El ejemplo siguiente muestra los cuatro tipos de secciones de cdigo de formato.
Formato para nmeros positivos
Formato para nmeros negativos
Formato para ceros
Formato para texto
Si especifica slo una seccin de cdigo de formato, el cdigo de dicha seccin se
usa para todos los nmeros. Si especifica dos secciones de cdigo de formato, la primera
seccin de cdigo se usa para los nmeros positivos y ceros y la segunda seccin de cdigo
se usa para los nmeros negativos. Si omite secciones de cdigo en el formato de nmero,
debe incluir un punto y coma para cada una de las secciones de cdigo que falte. Puede
usar el texto de y comercial (&) para operador para unir, o concatenar, dos valores.
Texto y espaciado
Para mostrar texto y nmeros en una celda, incluya los caracteres de texto entre
comillas ("") o anteponga una barra diagonal inversa (\) a un carcter individual. Incluya los
caracteres en la seccin adecuada de los cdigos de formato. Por ejemplo, puede escribir
el formato $0,00" Supervit";$-0,00" Dficit" para mostrar una cantidad positiva como "$125,74
Supervit" y una cantidad negativa como "$125.74 Dficit".
No tiene que usar las comillas para mostrar los caracteres que aparecen en la tabla
siguiente:
CARCTER NOMBRE
$ Signo de dlar
+ Signo ms
- Signo menos
/ Barra diagonal
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( Parntesis de apertura
) Parntesis de cierre
: Dos puntos
! Signo de exclamacin
^ Acento circunflejo (smbolo de intercalacin)
& Y comercial
' Apstrofo
~ Tilde
{ Llave de apertura
} Llave de cierre
< Signo menor que
> Signo mayor que
= Signo igual
Carcter de espacio en blanco
Para crear un formato de nmero que incluya el texto que se escribe en una celda,
inserte un signo de arroba (@) en la seccin de texto de la seccin de cdigo del formato
de nmero en el punto donde desea mostrar el texto escrito en la celda. Si el carcter @ no
est incluido en la seccin de texto del formato de nmero, no se muestra el texto que se
escriba en la celda; slo se muestran los nmeros. Tambin puede crear un formato de
nmero que combine caracteres de texto concretos con el texto que se escribe en la celda.
Para ello, escriba los caracteres de texto concretos que desee antes del carcter @,
despus del carcter @ o en ambas posiciones. A continuacin, agregue los caracteres de
texto que escribi entre comillas (""). Por ejemplo, para incluir texto antes del texto que se
escribe en la celda, escriba "ingresos brutos para "@ en la seccin de texto del cdigo de
formato de nmero.
Para crear un espacio que sea el ancho de un carcter en un formato de nmero,
inserte un carcter de subrayado (_) seguido del carcter. Por ejemplo, si desea que los
nmeros positivos se alineen correctamente con los nmeros negativos que estn entre
parntesis, inserte un carcter de subrayado al final del formato de nmero positivo seguido
de un carcter de parntesis de cierre.
Para repetir un carcter en el formato de nmero de modo que el ancho del nmero
rellene la columna, anteponga el carcter con un asterisco (*) en el cdigo de formato. Por
ejemplo, puede escribir 0* para incluir suficiente guiones despus de un nmero para
rellenar la celda o puede escribir *0 antes de cualquier formato para incluir ceros a la
izquierda.
Posiciones decimales, espacios, colores y condiciones
Puede usar cdigos de formato de nmero para controlar la presentacin de dgitos
antes y despus de la posicin decimal. Use el smbolo de almohadilla (#) si slo desea
mostrar los dgitos significativos de un nmero. Este signo no permite que se muestren los
ceros no significativos. Use el carcter numrico para el cero (0) si desea mostrar los ceros
no significativos cuando un nmero pueda tener menos dgitos de los que se ha
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especificado en el cdigo de formato. Use un signo de interrogacin (?) si desea agregar
espacios para los ceros no significativos en cualquier lado del separador decimal para que
los separadores decimales se alineen cuando se da formato con una fuente de ancho fijo,
como Courier New. Tambin puede usar el signo de interrogacin (?) para mostrar
fracciones que tienen nmeros de dgitos variables en el numerador y el denominador.
Si un nmero tiene ms dgitos a la izquierda del separador decimal que marcadores
de posicin en el cdigo de formato, los dgitos adicionales se muestran en la celda. Sin
embargo, si un nmero tiene ms dgitos a la derecha del separador decimal que
marcadores de posicin en el cdigo de formato, el nmero se redondea al mismo nmero
de posiciones decimales que marcadores de posicin. Si el cdigo de formato slo contiene
smbolos de almohadilla (#) a la izquierda del separador decimal, los nmeros con un valor
menor que 1 empiezan por el separador decimal, no por un cero seguido de un separador
decimal.
PARA VER COMO USE ESTE CDIGO
1234,59 1234,6 ####.#
8,9 8,900 #.000
,631 0,6 0.#
12 1234,568
12,0 1234,57
#.0#
Nmero: 44,398
102,65 2,8
Separadores decimales alineados: 44,398
102,65 2,8
???.???
Nmero:
5,25 5,3
Numeradores de fracciones alineados:
5 1/4 5 3/10
# ???/???
Para mostrar una coma como separador de miles o para escalar un nmero por un
mltiplo de 1000, incluya una coma (,) en el cdigo del formato de nmero.
PARA VER COMO USE ESTE CDIGO
12000 12.000 #,###
12000 12 #,
12200000 12,2 0.0,,
Para mostrar ceros a la izquierda y a la derecha despus de un nmero entero, use
los cdigos de la tabla siguiente.
PARA VER COMO USE ESTE CDIGO
12 00012 00000
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123 00123
12
123
00012
000123
"000"#
123 0123 "0"#
Para especificar el color de una seccin en el cdigo de formato, escriba el nombre
de uno de los ocho colores siguientes en el cdigo y agregue como se muestra el nombre
en corchetes. El cdigo en color debe ser el primer tem en la seccin de cdigo.
[Negro] [Azul] [Cian] [Verde] [Magenta] [Rojo] [Blanco] [Amarillo]
Para indicar que se aplicar un formato de nmero slo si el nmero cumple una
condicin especificada, agregue la condicin entre corchetes. La condicin est
compuesta de un operador de comparacin y un valor. Por ejemplo, el formato de nmero
siguiente mostrar los nmeros que sean menores o iguales que 100 en una fuente de color
rojo y los numeran que son mayores que 100 en una fuente de color azul.
[Rojo][100]
Para ocultar los ceros u ocultar todos los valores de las celdas, cree un formato
personalizado con los cdigos siguientes. Los valores ocultos slo aparecen en la barra de
frmulas. No se imprimen al imprimir la hoja. Para mostrar de nuevo los valores ocultos,
cambie el formato al formato de nmero General o a un formato de fecha u hora
adecuado.
PARA OCULTAR USE ESTE CDIGO
Valores cero 0;0;;@
Todos los valores ;;; (tres puntos y coma)
Moneda, porcentajes y notacin cientfica
Use estos mtodos abreviados de teclado para escribir los smbolos de moneda
siguientes en el cuadro Tipo.
PARA ESCRIBIR PRESIONE ESTAS TECLAS
(centavos) OPCIN + 4
(libras) OPCIN + 3
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(yen) OPCIN + 3
(euro) OPCIN + MAYS + 2
La configuracin regional de la moneda determina la posicin del smbolo de
moneda (es decir, si el smbolo aparece antes o despus del nmero y si un espacio separa
el smbolo y el nmero). La configuracin regional tambin determina el smbolo decimal y
el separador de miles. Puede controlar esta configuracin con las preferencias de sistema
Internacional de Mac OS X.
Para mostrar los nmeros como un porcentaje de 100 (por ejemplo, para mostrar 0,08
como 8% o 2,8 como 280%), incluya el signo de porcentaje (%) en el formato de nmero.
Para mostrar nmeros en notacin cientfica, use uno de los cdigos de exponente
en el cdigo de formato de nmero. Por ejemplo, E, E+, e o e+. Si una seccin de cdigo
de formato de nmero contiene un cero (0) o un smbolo de almohadilla (#) a la derecha
de un cdigo de exponente, Excel muestra el nmero en notacin cientfica e inserta "E" o
"e". El nmero de ceros o smbolos de almohadilla a la derecha de un cdigo determina el
nmero de dgitos en el exponente. Los cdigos "E" o "e" colocan un signo menos (-) para
exponentes negativos. Los cdigos "E+" o "e+" colocan un signo menos (-) para exponentes
negativos y un signo ms (+) para exponentes positivos.
Fecha y horas
Para dar formato a las fechas y horas, use los cdigos siguientes.
IMPORTANTE Si usa los cdigos "m" o "mm" inmediatamente despus del cdigo "h" o "hh"
(para las horas) o inmediatamente antes del cdigo "ss (para los segundos)", Excel muestra
los minutos en lugar del mes.
PARA VER COMO USE ESTE CDIGO
Aos 00-99 aa
Aos 1900-9999 aaaa
Meses 1-12 m
Meses 01-12 mm
Meses ene-dic mmm
Meses enero-diciembre mmmm
Meses E-D mmmmm
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Das 1-31 d
Das 01-31 dd
Das dom-sb ddd
Das domingo-sbado dddd
Horas 0-23 h
Horas 00-23 hh
Minutos 0-59 m
Minutos 00-59 mm
Segundos 0-59 s
Segundos 00-59 ss
Hora 4 a.m. h a.m./p.m.
Hora 4:36 p.m. h:mm a.m./p.m.
Hora 4:36:03 p.m. h:mm:ss a/p
Hora 4:36:03.75 p.m. h:mm:ss,00
Tiempo transcurrido (horas y minutos) 1:02 [h]:mm
Tiempo transcurrido (minutos y segundos) 62:16 [mm]:ss
Tiempo transcurrido (segundos y centsimas) 3735.80 [ss],00
NOTA Si el formato contiene a.m. o p.m., la hora est basada en el reloj de 12 horas, donde
"a.m." o "a" indican las horas desde la medianoche hasta el medioda y "p.m." o "p" indican
las horas desde el medioda hasta la medianoche. De lo contrario, la hora se basa en el reloj
de 24 horas.
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Formato Condicional
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Aplicar formato condicional
Mediante la aplicacin de formato condicional a los datos, es posible identificar
rpidamente varianzas en un intervalo de valores con solo echar un vistazo.
Usar barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos para resaltar datos
Las barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos son formatos
condicionales que crean efectos visuales en los datos. Estos formatos condicionales facilitan
la comparacin de valores de un rango de celdas al mismo tiempo.
Barras de dato
Escalas de color
Conjuntos de iconos
Aplicar formato a celdas mediante barras de datos
Las barras de datos pueden ayudarle a detectar las cifras mayores y menores, como
los juguetes de mayor o menor venta en un informe de ventas de temporada. Una barra
ms larga representa un valor mayor, mientras que una barra ms pequea representa uno
menor.
1. Seleccione el intervalo de celdas, la tabla o la hoja entera a los que desea aplicar
formato condicional.
2. En la pestaa Inicio, en Formato, haga clic en Formato condicional.
3. Seleccione Barras de datos y haga clic en un relleno degradado o uno slido.
SUGERENCIA Cuando ampla una columna con barras de datos, las diferencias entre los
valores de las celdas son ms fciles de ver.
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Aplicar formato a las celdas mediante escalas de color
Las escalas de color le ayudan a comprender la distribucin y la variacin de los
datos, como los retornos de inversin a lo largo del tiempo. Las celdas se sombrean c