MICROSOFT OFFICE 365 ES LA SOLUCIÓN SAAS MÁS ESTA …...• No dibujar líneas claras entre las versiones basadas en dispositivo y las de Office 365. Por ejemplo, si se accede a

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MICROSOFT OFFICE 365 ES LA SOLUCIÓN SAAS MÁS AMPLIAMENTE ADOPTADA DEL MUNDO... y con razón. Los responsables de TI valoran su accesibilidad desde cualquier lugar y en cualquier momento, su seguridad reforzada y la fácil actualización de sus productos.

Desde el punto de vista del usuario final, Office 365 es versátil, fácil de utilizar y mejora la productividad, la eficiencia y la colaboración. No obstante, sin una planificación y un mantenimiento metódicos, uno puede terminar gastándose muchísimo más de lo previsto en gastos de administración y suscripción a Office 365.

ESTA GUÍA LE MOSTRARÁ CÓMO:

• Ahorrar dinero en la migración y las renovaciones

• Evitar el derroche que suponen las licencias duplicadas e innecesarias

• Elegir el nivel de suscripción adecuado en función de las necesidades específicas de cada usuario

• Introducir la automatización en el proceso de gestión

Gartner, Guía de supervivencia de Microsoft Office 365 para responsables de aplicaciones, Joe Mariano, 24 de febrero de 2017

EN 2022, MÁS DEL 70 % DE LAS EMPRESAS ESTARÁN UTILIZANDO HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS EN LA NUBE.

INTRODUCCIÓN


Existen muchos y valiosos artículos y libros blancos sobre la planificación de la migración a Office 365, la mayoría de ellos centrados en cuestiones técnicas. Estas son las principales complicaciones a las que suele hacerse referencia:

• Entornos Exchange híbridos con retos de compatibilidad y funcionamiento, como la migración de grandes conjuntos de datos expuestos a complicaciones técnicas y de ancho de banda, así como archivos heredados no reconocidos.

• Las diferencias entre AD y Azure AD, que hacen necesaria la sincronización de contraseñas o de SSO federado.

• Las diferencias de la característica de SharePoint entre las versiones local y de Office 365, los problemas de permiso con los subsitios y los problemas de seguridad con usuarios externos y vínculos de invitados anónimos que pueden acceder al contenido.

Una cuestión que este tipo de guías suele olvidar es la importancia de determinar cuántas suscripciones adquirir y de qué tipo. Sabiendo que el nivel de suscripción implica un compromiso de al menos 1 año (3 años en lo referente al número de licencias), adquirir el número correcto de suscripciones es crucial, ya que todo error puede resultar exponencialmente costoso. Es algo difícil de planificar, sobre todo cuando incluso autores respetados en el ámbito de las tecnologías recomiendan «contar simplemente el número de puestos y multiplicar por el coste anual». Ojalá todo fuera tan sencillo... Antes de firmar cualquier contrato de Office 365, las organizaciones deben realizar una evaluación detallada de lo que están utilizando en la actualidad, llegando hasta el nivel de usuario y de componente. Esta evaluación exhaustiva del uso es necesaria para lograr una buena relación coste-eficacia en las decisiones referentes al número de licencias y al nivel de suscripción.

TRAMPA 1AUSENCIA DE PLANIFICACIÓN: DINERO DESPERDICIADO EN LA MIGRACIÓN

MICROSOFT OFRECE UN 15 % DE DESCUENTO AL REALIZAR LA CONVERSIÓN DE LICENCIAS SA OFFICE/CAL A OFFICE365 Y, A MENUDO, DESCUENTOS ADICIONALES EN E5 Y E3.


RECOMENDACIONES #1DETERMINE SUS NECESIDADES DE OFFICE 365 MEDIANTE HERRAMIENTAS AUTOMATIZADAS QUE DETERMINEN QUÉ APLICACIONES SE UTILIZAN ACTUALMENTE Y POR QUÉ USUARIOS, EN TODOS LOS DISPOSITIVOS.

APROVECHE LAS ESTADÍSTICAS DE USO EN EL NIVEL DE COMPONENTE PARA SELECCIONAR EL NIVEL ADECUADO DE OFFICE 365 PARA CADA USUARIO.

LA RENOVACIÓN PUEDE SER UN BUEN MOMENTO PARA MIGRAR: ¡APROVECHE!

UTILICE LOS INFORMES DE USO PARA ADQUIRIR SOLO LAS SUSCRIPCIONES QUE NECESITE, Y NO EL VOLUMEN DE LICENCIAS QUE TUVIERA PREVIAMENTE.


TRAMPA 2COMPRAR DOS VECES: LAS LICENCIAS DUPLICADAS DISPARAN EL SOBREGASTO

¿Qué pasa si ya ha comenzado la migración sin una visión precisa de sus actuales instalaciones basadas en dispositivos? Muchas organizaciones incurren en gastos excesivos al adquirir licencias duplicadas para la misma persona, una basada en el dispositivo y otra para Office 365.

• Suscripciones duplicadas adquiridas por las unidades de negocio y por los departamentos de TI centralizados.

• Duplicación de licencias después de una fusión. La empresa adquirida puede no tener unos registros exactos de las cuentas de Microsoft locales. Sin una visibilidad precisa, es fácil continuar pagando una licencia basada en el dispositivo a la vez que se paga también para Office 365.

• No dibujar líneas claras entre las versiones basadas en dispositivo y las de Office 365. Por ejemplo, si se accede a un archivo de Visio en un equipo de escritorio y no se ha desinstalado la aplicación Visio basada en el dispositivo, esto puede «reactivar» la licencia basada en el dispositivo.

FedTech Magazine

LA NASA AHORRÓ MÁS DE 100 MILLONES DE DÓLARES, EN PARTE POR LA ELIMINACIÓN DE LICENCIAS DUPLICADAS.

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ESCENARIOS HABITUALES QUE LLEVAN A LA DUPLICACIÓN:


RECOMENDACIONES #2ASEGÚRESE DE DESACTIVAR O REASIGNAR LAS LICENCIAS BASADAS EN EL DISPOSITIVO TRAS LA MIGRACIÓN A OFFICE 365.

ADQUIERA UNA VISIÓN COMPLETA Y PRECISA DEL USO ACTUAL DE TODOS LOS USUARIOS Y DISPOSITIVOS

UTILICE HERRAMIENTAS DE INVENTARIO AUTOMATIZADAS PARA CREAR VISTAS CONSOLIDADAS DE OFFICE 365 EN TODA LA EMPRESA, INDEPENDIENTEMENTE DE CUÁL SEA EL GRUPO QUE ADQUIRIÓ LA LICENCIA.


TRAMPA 3TODO EL MUNDO TIENE TODO: ADQUIRIR UN NIVEL DE SUSCRIPCIÓN DEMASIADO ELEVADO

Un paso clave en la adopción de Office 365 es la selección de un nivel de suscripción. Pero, ¿cómo identificar con exactitud el nivel de suscripción que necesita cada empleado? Basándose en los niveles de licencia anteriores, se da por sentado que todas las aplicaciones instaladas se utilizan realmente, pero el hecho de haber utilizado Visio o Project el año pasado no significa que se necesite ahora. Confiar en los usuarios para que comuniquen ellos mismos sus necesidades es avanzar por una pendiente resbaladiza: nadie quiere "no tener" algo que un compañero tiene.

Youlnc.com

3 DE LAS PRINCIPALES RAZONES POR LAS QUE LAS EMPRESAS GASTAN DEMASIADO: FALTA DE PLANIFICACIÓN, FALTA DE ANÁLISIS, PAGO EXCESIVO A LOS PROVEEDORES

«…ya hemos visto que una buena parte del software de Microsoft no es utilizado, especialmente Microsoft Project y Microsoft Visio. En algunos paquetes, hemos observado incluso que quedaba sin utilizarse nada menos que el 50 %.

Con una diferencia de entre 8 y 35 $/mes según el precio de catálogo, las consecuencias financieras de adquirir un nivel de suscripción demasiado alto pueden ser considerables. Es importante recordar que, dentro de un año de contrato de suscripción, se puede actualizar, pero no degradar.

Jefe de Estrategia de TI de una empresa gasística y petrolera


RECOMENDACIONES #3DETERMINE EL USO ACTUAL DE LOS NIVELES DE SUSCRIPCIÓN USUARIO POR USUARIO: UNA PLANIFICACIÓN PRECISA PUEDE PERMITIRLE UN AHORRO MENSUAL CONSIDERABLE.

UTILICE HERRAMIENTAS DE INVENTARIO AUTOMATIZADAS PARA TENER UNA VISIÓN DETALLADA DE LAS APLICACIONES INSTALADAS QUE ESTÁN SIENDO UTILIZADAS EN TODOS LOS DISPOSITIVOS DEL USUARIO, Y NO SOLO DE LAS LICENCIAS EXISTENTES.

ADQUIERA UNA COMPRENSIÓN DETALLADA DE LAS LICENCIAS DE MICROSOFT OFFICE 365. PRESTE MUCHA ATENCIÓN A LOS COMPONENTES INCLUIDOS EN CADA NIVEL DE SUSCRIPCIÓN.


TRAMPA 4¿QUIÉN HA PEDIDO ESTO? PAGAR POR LICENCIAS NO UTILIZADAS

Entre junio de 2015 y junio de 2016, el IRS pagó 12 millones de dólares en suscripciones a Microsoft Office 365 y Exchange Online que nunca fueron utilizadas.

ESO SÍ QUE DUELE: Comprar Office 365 pero no desplegarlo ni utilizarlo nunca. Echemos un vistazo a algunos escenarios habituales*:

Usted adquiere las 1800 licencias que necesita, pero el despliegue va muy lento y, al cabo de un año, todavía hay 200 sin asignar.

Tiene 28 000 empleados, pero 1700 trabajan en almacenamiento y nunca utilizan la aplicación.

Licencias para «empleados» que ya no forman parte de la empresa. Una empresa media de Fortune 500 tiene 52 000 empleados. La TI es incapaz de ver ese 1 % que dejaron de ser empleados en las diferentes filiales a causa de una laguna en la transmisión manual de los informes.

Los costes se acumulan rápidamente y empieza el juego de ver quién detecta las suscripciones sin utilizar primero: ¿usted o su director financiero?

* Suponiendo un 50% entre E5/E3 (E5 con un descuento del 25 %, 26,25 dólares, y E3 con un descuento del 15 %, 17 dólares)

51 900 DÓLARES/AÑO

200 SUSCRIPCIONES

4325 DÓLARES/MES

441 150 DÓLARES/AÑO

1700 SUSCRIPCIONES

36 762,5 DÓLARES/MES51 900 DÓLARES/AÑO

520 SUSCRIPCIONES

4325 DÓLARES/MES


RECOMENDACIONES #4SEA REALISTA CON SU PROGRAMA DESPLIEGUE. ADQUIERA SUSCRIPCIONES EN FUNCIÓN DE SUS NECESIDADES A CORTO PLAZO.

RECUPERE LAS LICENCIAS DE SUS EXEMPLEADOS, Y DE AQUELLOS QUE NO NECESITABAN UNA LICENCIA DESDE UN PRIMER MOMENTO. REASIGNE ESAS LICENCIAS A LOS NUEVOS EMPLEADOS.

UTILICE HERRAMIENTAS QUE CONTROLEN EL USO EN EL NIVEL DE COMPONENTE. BUSQUE LAS PERSONAS O LOS GRUPOS QUE NO ESTÉN UTILIZANDO TODAS LAS APLICACIONES.


TRAMPA 5TECNOLOGÍA DEMASIADO ANTICUADA: NO DISPONER DE PROCESOS AUTOMATIZADOS

Muchos responsables de TI esperan de Office 365 que sea una aplicación que se gestione «sola». La experiencia demuestra que esta esperanza es ilusoria. En efecto, un estudio reciente indica que, para las organizaciones pequeñas, los costes de gestión de Office 365 pueden representar el 93 % del coste por puesto de Office 365, duplicando prácticamente el coste total de propiedad. Incluso en las grandes organizaciones, la carga administrativa puede suponer un 24 % del coste de suscripción.

LAS VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN MÁS CITADAS: REDUCCIÓN DE COSTES Y MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD

HelpSystems

Solicitud y aprobación de aplicaciones

Aprovisionamiento y desaprovisionamiento de aplicaciones

Control continuo de las licencias para permitir la recuperación y la reasignación de las suscripciones utilizadas

PRINCIPALES RECURSOS PARA LA ADMINISTRACIÓN:

La creación de una plataforma y unos flujos de trabajo automatizados puede reducir significativamente los costes de recursos y de licencia, así como mejorar la satisfacción del usuario final. Un banco regional, con 870 millones de dólares en activos y 20 000 empleados, tenía dificultades para gestionar 1300 aplicaciones y unas 1000 solicitudes por semana.

Después de implementar una plataforma de automatización, aseguraban que esta «ayudó al banco a reducir el tiempo necesario para atender las peticiones, y los usuarios están más satisfechos con la TI…» y, además, supuso «…un ahorro significativo, ya que hemos podido reducir el tamaño de los servicios de atención».


RECOMENDACIONES #5AUTOMATICE LA REDISTRIBUCIÓN DE LAS LICENCIAS NO UTILIZADAS

CAMBIE AUTOMÁTICAMENTE A LOS USUARIOS A PLANES DE MENOR COSTE EN FUNCIÓN DE SU USO

OFREZCA DE FORMA AUTOMÁTICA SUSCRIPCIONES POR TIEMPO LIMITADO PARA SERVICIOS CAROS, COMO EL PROJECT 365 O VISIO 365

INVIERTA EN PLATAFORMAS DE AUTOMATIZACIÓN Y FLUJOS DE TRABAJO BASADOS EN APROBACIÓN

CREE PORTALES DE SOLICITUD CON ACCESO EN AUTOSERVICIO


PLANEE CON ANTICIPACIÓN Y ESQUIVE LAS TRAMPAS

ACERCA DE SNOW SOFTWARE

Al gestionar el software utilizado en toda la organización, Snow genera un ahorro tangible y aligera los presupuestos, dando a las empresas de todo el mundo la confianza para invertir en nuevas tecnologías como la virtualización, la nube y la movilidad.

Snow permite a los ejecutivos de nivel C, responsables de software y profesionales de la adquisición inteligencia procesable sobre instalaciones, uso y derechos de software en todas las plataformas, desde móviles hasta equipos de escritorio, pasando por datacenters o la nube, permitiendo un ahorro en software de hasta un 30 % desde el primer año.

Algunos lo llaman gestión de activos de software, gestión unificada dispositivos o simplemente conformidad de licencias.

Nosotros, al igual que miles de organizaciones de todo el mundo, lo llamamos Snow.

NO SE PUEDE GESTIONAR LO QUE NO SE PUEDE MEDIR.

SOLICITE UNA DEMOSTRACIÓN DE SNOW PARA VERLO EN ACCIÓN.

Con más de 100 millones de usuarios individuales y corporativos, los posibles beneficios de Office 365 son evidentes para muchos. Pero las trampas de Office 365 siguen estando ocultas y son poco conocidas. Las organizaciones que deseen disfrutar de las ventajas de una mayor productividad, colaboración y reducción de los costes administrativos deben ser conscientes de los peligros que representa cualquier despliegue de Office 365.

SELECCIÓN DE LAS PRINCIPALES RECOMENDACIONES:

Adquiera una visibilidad consolidada sobre el uso de Microsoft Office en su conjunto: basado en dispositivo, Office 365 y móvil

Asegúrese de planificar todo cuidadosamente antes de la migración, determinando cuáles son sus necesidades reales

Utilice herramientas de inventario automatizadas que recopilen información detallada sobre uso y usuarios en el nivel de componente de la aplicación.

Invierta en plataformas de automatización para gestionar las tareas rutinarias de solicitud de acceso, aprovisionamiento y desaprovisionamiento

Peter Drucker

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Snow integration connectorsIntegre la plataforma SAM de Snow con las soluciones existentes de Inventory, ITAM y Service Management.

Oracle management optionReduzca los costes de gestión de las complejas licencias de Oracle

Snow optimizer for SAP softwareGestione las licencias de SAP para optimizar uno de los mayores costes de software para la empresa.

Software recognition serviceIdentifique las aplicaciones sujetas a licencia comercial en la red.

Virtualization managementIdentifique y gestione activos virtuales en toda la red.

Snow automation platformDefina e implemente procesos automatizados para optimizar su software.

Snow license managerCon millones de licencias vendidas, Snow License Manager es la primera solución SAM a nivel mundial.

Snow inventoryLa auténtica solución de inventario multiplataforma diseñada para detectar todos los dispositivos, descubrir instalaciones de software y medir su uso.

Snow device managerUna solución de gestión de la movilidad empresarial que controla todo el ciclo de vida de los dispositivos móviles

PLATAFORMA SAM DE SNOW

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