Microsoft Office Live Meeting (Public Beta) Getting ...€¦ · Web viewPublicerad: september 2007 Informationen i detta dokument, inklusive URL-adresser och andra hänvisningar till

Publicerad: september 2007

Komma igång med Microsoft Office Live Meeting

Informationen i detta dokument, inklusive URL-adresser och andra hänvisningar till webbplatser på Internet, kan ändras utan föregående

meddelande. Om inget annat anges är samtliga de företag, organisationer, produkter, domännamn, e-postadresser, logotyper, personer,

platser och händelser som avbildas i exempel i detta dokument fiktiva. Inga samband finns, varken avsiktliga eller underförstådda, med

verkliga företag, organisationer, produkter, domännamn, e-postadresser, logotyper, personer, platser eller händelser. Ansvaret för att

upphovsrättslagar följs ligger på användaren. Inga delar av dokumentet får kopieras, lagras eller placeras i ett system för hämtning eller

återges i någon form, på något sätt (elektroniskt, mekaniskt eller genom kopiering, inspelning eller annat) eller för något ändamål utan

skriftligt tillstånd från Microsoft Corporation. Detta är ingen begränsning av copyright.

För innehållet i detta dokument kan Microsoft inneha patent, patentansökningar, varumärken, copyright eller andra rättigheter som

regleras av upphovsrättslagar. Innehav av detta dokument innebär inga rättigheter till patent, varumärken, copyright eller andra

upphovsrättsskyddade produkter utöver vad som uttryckligen anges i ett skriftligt licensavtal med Microsoft.

© 2007 Microsoft Corporation. Med ensamrätt.

Microsoft, MS-DOS, Windows, Windows Mobile, Windows Server, Windows Vista, Excel, PowerPoint och RoundTable är antingen

registrerade varumärken eller varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och i andra länder.

Alla övriga varumärken tillhör respektive ägare.

InnehållInledning...........................................................................................1

Vem har nytta av handboken?.....................................................1Vanliga frågor och svar................................................................1Vad är nytt i Microsoft Office Live Meeting?.................................2

Delta i ett möte.................................................................................3Ansluta till ett möte.....................................................................3Starta ljud och video....................................................................4Använda Microsoft Office Live Meeting-klienten...........................6Interagera med andra mötesdeltagare........................................8

Skapa ett möte.................................................................................9Schemalägga ett möte i förväg....................................................9

Presentera ett möte........................................................................12Presentera innehåll under mötet................................................12Använda Delade anteckningar...................................................13Distribuera åhörarkopior............................................................14Hantera frågor och svar.............................................................15Använda grupprum....................................................................16Starta ett snabbmöte via Möte nu..............................................17

Spela in ett möte.............................................................................18Bilaga A. Funktioner som inte finns tillgängliga i den webbaserade klienten...........................................................................................20Bilaga B. Programvarukrav för Microsoft Office Live Meeting Web Access........................................................................................................21Bilaga C. Ansluta datorljud och telefonkonferens............................22

InledningDen här handboken är avsedd för dig som använder Microsoft® Office Live Meeting 2007-tjänsten. Handboken innehåller information om hur du snabbt ansluter till möten samt instruktioner för hur du schemalägger möten, presenterar möten och delar presentationer och annan information. Du får även en introduktion till nya funktioner och förbättringar i Live Meeting-klienten, t.ex. grupprum och förbättringar för ljud och video.

Vem har nytta av handboken?Handboken är avsedd för dem som inte tidigare har använt Live Meeting och för dem som har använt en tidigare version av programmet. Handboken hjälper dig att komma igång med Microsoft Office Live Meeting 2007. Via direkthjälpen, som nås via Microsoft Office Live Meeting-klienten, kan du få detaljerad information om programmets olika funktioner.

Vanliga frågor och svarOm du inte tidigare har använt Live Meeting, eller om du har använt en äldre version av programmet, vill du troligen ha svar på ett antal vanliga frågor.

Vad är Microsoft Office Live Meeting?

Microsoft Office Live Meeting är en mötesplats online som din organisation prenumererar på. Microsoft Office Live Meeting gör det möjligt för dig att möta dina kollegor online och samarbeta med dem i realtid även över stora avstånd.

Vad behöver jag veta innan jag börjar?

Om du bara vill ansluta till ett möte som någon annan har schemalagt kan du klicka på länken Anslut till möte i den inbjudan du fick via e-post. Live Meeting meddelar om du behöver installera någon programvara. Om du vill schemalägga möten eller starta ett möte via Möte nu måste du först konfigurera din kontoinformation. Se förfarandet under ”Så här konfigurerar du ditt konto:” i ”Starta ett snabbmöte via Möte nu” längre fram i handboken.

Varför visas avsnittet Server i dialogrutan för kontokonfiguration?

Vissa organisationer står som värdar via egna interna servrar och andra prenumererar på Office Live Meeting-tjänsten. Du får all den information som behövs för att kunna konfigurera Live Meeting för tjänsten av din administratör. Du kan lämna avsnittet Server tomt om det inte gäller dig.

Hur vet jag om Live Meeting-klienten är installerad på min dator?

Du kontrollerar om Microsoft Office Live Meeting-klienten finns installerad på din dator genom att klicka på Start, Alla Program och se efter om Microsoft Office Live Meeting 2007 finns med bland de program som visas.

Vad gör jag om det inte går att installera klienten?

Med Microsoft Office Live Meeting-tjänsten kan du ansluta till ett möte även om du inte kan installera mötesklienten på datorn. Om du inte har mötesklienten installerad och försöker ansluta till mötet visas ett alternativ för att ansluta till mötet via en webbläsare. Att ansluta sig till ett möte på detta sätt medför vissa begränsningar (se Bilaga A), men de flesta mötesfunktionerna kan trots allt användas.

Jag vill schemalägga ett möte med Live Meeting där vissa av deltagarna inte har åtkomst till datorer. Kan dessa deltagare ändå delta i mötet?

Även om personer som saknar dator inte kan se mötet kan de ändå delta via mötets ljudfunktion. Med Microsoft Office Live Meeting-tjänsten kan du ange att både datorljud och telefonkonferens ska användas i mötet. Mötesorganisatören måste i så fall markera båda dessa ljudalternativ när han/hon schemalägger mötet. När mötet har startat kan presentatörer ansluta ljudet så att datoranvändarna och telefonkonferensanvändarna kan höra varandra. Mer information finns under ”Skapa ett möte” längre fram i handboken.

Vad är nytt i Microsoft Office Live Meeting?Om du har använt Microsoft Office Live Meeting tidigare kommer du att märka att det finns både nya och förbättrade funktioner:

Start-menyn. Du kan öppna Live Meeting-klienten i ett passivt läge via Start-menyn, för att sedan påbörja ett möte via Möte nu, göra ändringar i mötesalternativen för Möte nu, eller ansluta dig till ett schemalagt möte.

Alternativ för ljud och video. De förbättringar som har gjorts för både datorljud och för telefonkonferenser gör det möjligt för dig att använda endast det ena eller båda alternativen under ett möte. Du kan använda webbkameror för att visa en eller flera presentatörer. Vid möten där datorljud används, växlar videovisningen automatiskt till att visa den aktive talaren. Du kan dessutom använda dig av Microsoft RoundTable™-systemet för kommunikation och arkivering för att visa fjärrdeltagare en panoramavideo från konferensrummet, eller för att koppla samman två konferensrum och skapa möten mellan arbetsgrupper på skilda platser.

Åhörarkopior. Som presentatör kan du distribuera innehåll som deltagarna kan hämta innan eller under mötet. Filer viruskontrolleras automatiskt när de läggs till i mötet.

Grupprum. Grupprum är en funktion i Microsoft Office Live Meeting-tjänsten. Du kan skapa grupprum där olika undergrupper kan mötas separat.

Delade anteckningar. Du kan skapa och spara anteckningar som visas för samtliga mötesdeltagare.

Spela in på din dator. Mötesorganisatörer och presentatörer kan aktivera inspelning av sina möten och tillåta dig att spara inspelningen på din dator.

Komma igång med Microsoft Office Live Meeting 3

Delta i ett möteNär du via ett e-postmeddelande får en inbjudan till Microsoft Office Live Meeting, kan du enkelt ansluta dig till mötet genom att klicka på den länk som finns i din inbjudan. I den e-postinbjudan som du har fått finns även information om hur du installerar mötesklienten på din dator.

När du har anslutit dig till ett möte finns det flera olika sätt att både se på och delta i mötet. I det här avsnittet får du lära dig följande:

Ansluta till ett möte

Starta ljud och video

Använda Microsoft Office Live Meeting-klienten

Ansluta till ett möteVia en e-postinbjudan kan du ansluta dig direkt till ett möte. Inbjudan innehåller länken Anslut till mötet som automatiskt startar Microsoft Office Live Meeting-klienten och ansluter dig till mötet. Om du inte tidigare har deltagit i något möte kanske Microsoft Office Live Meeting-klienten måste installeras innan du kan delta för första gången.

Om det av någon anledning inte går att installera Microsoft Office Live Meeting-klienten på din dator, kan du trots allt ansluta till mötet om länken Använd webb-konsolen visas på installationssidan för Live Meeting-klienten. Med Live Meetings webbaserade klient ansluts du via länken till mötet i datorns webbläsare. Du kan alltså ansluta dig till mötet men med vissa begränsningar (se Bilaga A). Alternativet Använd webb-konsolen finns endast tillgängligt för möten som har schemalagts med Microsoft Office Live Meeting-tjänsten.

Så här ansluter du till ett möte Gör något av följande:

Öppna mötesinbjudan i inkorgen för e-post.

Öppna det möte som visas i din kalender.

I e-postinbjudan eller kalenderobjektet klickar du på länken Anslut till möte, som visas i Figur 1 nedan. Microsoft Office Live Meeting öppnas automatiskt och du ansluts till mötet. Om klienten inte finns installerad på din dator får du instruktioner i inbjudan om hur du installerar klienten på din dator.

Obs!Office Live Meeting avgör automatiskt om du behöver installera mötesklienten och visar i så fall de installationslänkar som behövs.

Tips!Innan du för första gången ansluter till ett möte kan du kontrollera om Microsoft Office Live Meeting-klienten finns installerad på din dator genom att klicka på Start, Alla Program och se efter om Microsoft Office Live Meeting 2007 finns med bland de program som visas. Om du kan se programmets namn är Live Meeting-klienten installerad på datorn. Om du inte kan se programmets namn kan du använda dig av de länkar som finns under Förstagångsanvändare i e-postinbjudan för att installera Live Meeting-klienten.

4 Komma igång med Microsoft Office Live Meeting

Figur 1. Länk för anslutning till ett möte

Om det inte går att ansluta till mötet startar du Microsoft Office Live Meeting-klienten genom att klicka på Start, Alla program, sedan på Microsoft Office Live Meeting 2007 och därefter på Microsoft Office Live Meeting 2007. Ange den information för Mötes-ID, Anmälningskod (om angiven) och Plats som anges i e-postinbjudan eller kalenderobjektet.

Starta ljud och videoBeroende på vilka val som mötesorganisatören har gjort vid skapandet av mötet, kan mötesdeltagarna kommunicera med varandra via antingen sina datorer eller konferenssamtal via telefon. Du kan också ansluta en webbkamera till datorn så att andra deltagare kan se dig. I avsnittet Ljudinformation i den inbjudan du får via e-post anges om datorljud eller telefonkonferens används i mötet.

Om Datorljud används kan du ansluta till mötet och använda datorhögtalarna och en mikrofon, eller ett headset med en mikrofon.

Om Telefonkonferens används kan du låta konferenstjänsten ringa upp dig, eller så kan du själv ringa upp konferenstjänsten via telefon.

Gör något av följande beroende på vilken typ av ljud som används i mötet.

Så här ansluter du datorljud:1. Anslut högtalarna i datorn så att du kan lyssna på mötet. Anslut en mikrofon om du tänker

tala under mötet. Ett alternativ är att använda ett headset, som är en kombination av hörlurar och en mikrofon.

Tips!När du har anslutit till mötet kan du kontrollera att högtalarna och webbkameran fungerar som de ska med hjälp av Konfigurera ljud och video. Tryck på CTRL + T. (Du kan även komma åt konfigurationsalternativen från fönstret Röstfunktioner och video genom att klicka på Alternativ och sedan på Konfigurera ljud och video.) Guiden hjälper dig att göra inställningar för, och testa datorns högtalare, mikrofon och webbkamera.


2. Ljudet är normalt aktiverat som standard. Om inget ljud hörs klickar du på Röstfunktioner och video för att öppna fönstret Röstfunktioner och video och därefter på Anslut ljud.

Så här ansluter du till en telefonkonferens genom att låta konferenstjänsten ringa upp dig:1. Öppna fönstret Röstfunktioner och video genom att klicka på Röstfunktioner

och video.

2. Om du inte är ansluten till ljud klickar du på nedpilen bredvid knappen Anslut ljud och sedan på Ring mig.

3. Om det är första gången du ansluter till en telefonkonferens visas dialogrutan Nytt telefonnummer. Ange ditt riktnummer och telefonnummer och klicka sedan på OK.

4. Om du är en deltagare klickar du på Anslut i dialogrutan Aktivera samtalskontroller. Om du är konferensledare markerar du alternativknappen Ledare, anger ledar- eller PIN-koden och klickar sedan på Anslut.

Så här ansluter du till en telefonkonferens genom att ringa upp tjänsten:1. Öppna fönstret Röstfunktioner och video genom att klicka på Röstfunktioner och

video.

2. Klicka på nedpilen bredvid Anslut ljud.

3. Klicka på Visa uppringningsinformation och använd sedan din telefon för att ringa sedan upp numret som visas.

Så här visar du video från mötet1. Om ingen video visas klickar du på Röstfunktioner och video (fönstret

Röstfunktioner och video öppnas), därefter på nedpilen bredvid webbkameraikonen och slutligen på Visa huvudvideo.

2. Om Microsoft RoundTable för panoramavideo används vid mötet klickar du på nedpilen bredvid webbkameraikonen i fönstret Röstfunktioner och video och sedan på Visa videopanorama.

Obs!När du ansluter dig till ett möte hör du mötesljudet men din mikrofon är avstängd. Om du vill tala under mötet måste du börja med att slå på mikrofonen.

Obs!Första gången du ansluter till ett möte med endast telefonkonferens visas en dialogruta där du får ange vilket telefonnummer konferenstjänsten ska ringa upp dig på.


Så här skickar du video Om du vill använda en webbkamera och skicka video ansluter du webbkameran till

datorn med hjälp av instruktionerna som medföljer kameran och installerar drivrutinerna. Klicka sedan på Röstfunktioner och video. Klicka på webbkameraikonen i fönstret Röstfunktioner och video och sedan på Starta min video.

Använda Microsoft Office Live Meeting-klientenUnder mötet kan du justera volymen för datorns högtalare och mikrofon. Du kan också kommunicera med andra via chatt, eller ställa en fråga till mötets presentatör.

Den översta delen av fönstret för Office Live Meeting-klienten utgörs av menyraden, där det finns ett antal olika menyobjekt. Menyobjekten i Live Meeting-klienten är flyttbara fönster. Du kan klicka på ett menyobjekt och sedan dra och placera namnlisten var som helst på bildskärmen. Om du t.ex. vill öppna fönstret Röstfunktioner och video klickar du på Röstfunktioner och video och drar sedan namnlisten till mitten av Live Meeting-klientfönstret enligt exemplet i figur 2 nedan. Du kan också ändra storleken på ett fönster eller docka fönstret mot bildskärmens vänstra, högra eller nedre kant.

Figur 2. Microsoft Office Live Meeting-klienten

Obs!Aktiv talare visas automatiskt under mötet. När du själv talar kan övriga deltagare se dig men du kan inte se dig själv.


I figur 3 nedan visas de olika menyobjekt och ikoner som finns på menyraden.

A Menyknapp. Här kan du konfigurera din kontoinformation och ange alternativ för dina kontaktkort.

B Innehåll. Via den här menyn kan en presentatör dela dokument, program eller sitt skrivbord med mötesdeltagarna.

C Deltagare. Här visas deltagaröversikten eller en lista över deltagarna. En presentatör kan bjuda in fler deltagare, stänga av volymen för deltagarna, eller ange deltagarbehörigheter.

D Röstfunktioner och video. Här kan du aktivera och inaktivera ljud och video via din dator samt justera eller stänga av volymen för datorns högtalare och/eller mikrofon.

E Frågor och svar. Här kan mötesdeltagare skriva in frågor och presentatörer kan svara på frågor.

F Möte. Här visas mötesdetaljer som mötes-ID och anmälningskod.G Inspelning. Här kan en presentatör starta, pausa eller stoppa en

inspelning av mötet, även vad gäller ljud. H Ikon för avstängning av mikrofon. Klicka på ikonen för att

omväxlande slå på och stänga av datorns mikrofon.I Ikon för avstängning av högtalare. Klicka på ikonen för att

omväxlande slå på och stänga av datorns högtalare.J Ikon för webbkamera. Klicka på ikonen om du vill starta eller stoppa

den video som sänds från din webbkamera. K Åhörarkopior. Här kan du hämta de åhörarkopior som presentatören

har bifogat till det aktuella mötet. L Delade anteckningar. Här kan du skapa och spara anteckningar som

visas för samtliga mötesdeltagare.

Obs!Vissa menyalternativ kanske inte är tillgängliga beroende på hur mötet har konfigurerats och om du har behörighet att använda funktionerna.


M Feedback. Här kan du ändra din feedbackstatus och därigenom t.ex. meddela presentatören att tempot kan behöva sänkas.

Figur 3. Alternativ och ikoner på menyraden

Så här justerar du volymen för datorns mikrofon eller högtalare Du kan stänga av datorns mikrofon eller högtalare genom att klicka på Mikrofonljud

av eller Högtalarljud av på menyraden.

I fönstret Röstfunktioner och video kan du ändra volymen för datorns mikrofon eller högtalare genom att klicka på nedåtpilen vid sidan av ikonerna för mikrofon eller högtalare och justera volymen med hjälp av det skjutreglage som visas.

Interagera med andra mötesdeltagareI Microsoft Office Live Meeting-klienten kan mötesdeltagarna interagera med varandra på flera olika sätt. Om du vill kommunicera privat med en annan mötesdeltagare kan du använda chattfunktionen, och om du vill ställa en fråga till presentatören kan du använda funktionen Frågor och svar.

Använda chattenUnder ett möte kan du chatta med andra mötesdeltagare eller presentatörer, till exempel då en presentatör föreslår att ni ska upprätta en utbrytningssession, där ni kan diskutera en viss fråga.

Så här chattar du med en mötesdeltagare eller en presentatör1. Högerklicka på namnet för den deltagare eller presentatör som du vill chatta med i

rutan Deltagare och välj sedan Chatta.

2. Skriv din kommentar eller fråga i textrutan och klicka på Skicka. Din och den andra deltagarens chattsession visas i rutan högst upp.

Ställa frågorAnvänd menyn Frågor och svar om du vill kommunicera med presentatören medan presentationen pågår. Du kanske till exempel vill att presentatören ska förtydliga något, eller räcka upp handen för att få presentatörens tillstånd att rikta dig till alla mötesdeltagare.

Så här ställer du en fråga1. Klicka på Frågor och svar-menyn i mötesklienten.

2. Skriv din fråga i textrutan Frågor och svar och klicka sedan på Fråga.

Obs!Menyraden kan även innehålla alternativet Mer om en anpassad ram för direktuppspelade media har konfigurerats för mötet.

Obs!Du kan även stänga av datorns mikrofon eller högtalare genom att klicka på ikonerna för Stäng av mikrofonen eller Stäng av högtalarna i fönstret Röstfunktioner och video.

Obs!Det går inte att chatta om presentatören har inaktiverat eller spärrat chattfunktionen.


3. När du har klickat på Fråga ändras knappens namn till Redigera. När ett svar tas emot visas det i den stora rutan i Frågor och svar.

Så här räcker du upp handen1. Klicka på Frågor och svar-menyn i mötesklienten.

2. Klicka på ikonen Räck upp handen i rutan Frågor och svar.

Skapa ett möteDu kan schemalägga möten på två sätt: med hjälp av tillägget Conferencing för meddelande- och samarbetsklienten Microsoft® Office Outlook® eller online via Microsoft Office Live Meeting Manager. Du kan även omedelbart starta ad-hoc-möten med hjälp av alternativet Möte nu. I det här avsnittet får du lära dig följande:

Schemalägga ett möte i förväg

Starta ett snabbmöte via Möte nu

Schemalägga ett möte i förväg

Om du använder Microsoft Office Live Meeting-tjänsten kan du schemalägga möten med tillägget Conferencing för meddelande- och samarbetsklienten för Microsoft® Office Outlook® eller online via Microsoft Office Live Meeting Manager.

Så här konfigurerar du tillägget Conferencing för Outlook1. Installera tillägget Conferencing för Outlook på din dator enligt de instruktioner som du har

fått från din administratör.

2. Klicka på Conferencing och därefter på Användarkonton i din Outlook-kalender.

Obs!Du måste ha ett konto hos Live Meeting-tjänsten för att kunna skapa möten. Din administratör ger dig den kontoinformation som behövs för att konfigurera Live Meeting.


3. Gör något av följande under Live Meeting-tjänst i dialogrutan Användarkonton:

Skriv in URL:en till din Internetportal i textrutan URL

eller

skriv in URL:en till ditt Live Meeting-konferenscenter i textrutan URL. Markera sedan kryssrutan Jag anger ett användarnamn och lösenord för att komma åt kontot och skriv in din inloggningsinformation i de textrutor som visas.

4. Du kan kontrollera att inloggningsinformationen är korrekt genom att klicka på Testa anslutning.

5. Klicka på OK.

Så här schemalägger du ett möte via tillägget Conferencing för Outlook1. Klicka på Schemalägg ett Live Meeting-möte i din Outlook-kalender.

2. Skriv in en beskrivning av mötet i textrutan Ämne på fliken Avtalad tid. Skriv in e-postadresserna till samtliga inbjudna i textrutan Till och separera adresserna med semikolon.

3. Du anger presentatörer genom att klicka på Deltagare/presentatörer. Klicka på ett namn i listan Deltagare, klicka sedan på Lägg till och slutligen på OK.

4. Du väljer vilken typ av ljud som ska användas för mötet genom att klicka på Mötesalternativ och sedan på Ljud. Gör något av följande:

Klicka på Inkludera datorljudkonferens om deltagarna ska kunna ansluta till mötet med hjälp av en dator med headset eller mikrofon och högtalare.

Klicka på Aktivera envägsljud via VoIP om mötet kommer att innefatta många deltagare och du vill att ljudet ska vara avstängt för alla utom presentatören under mötet.

Klicka på Inkludera telefonkonferens om du vill tillåta att deltagarna ansluter till mötet via telefon. Fyll sedan i återstående ljudinformation.

Obs!En del organisationer prenumererar på Live Meeting-tjänsten men står också själva som värd för möten via Office Communications Server. Om ditt konto är konfigurerat för att använda både Live Meeting-tjänsten och Office Communications Server, visas en nedrullningsbar lista där du kan välja Live Meeting-tjänst.

Obs!Om deltagarna ska få välja om de vill delta i mötet via dator eller telefon markerar du både kryssrutan Inkludera datorljudkonferens och Inkludera telefonkonferens. När mötet startar kan en av presentatörerna ansluta datorljudet till telefonkonferensljudet så att alla deltagare kan höra varandra. Instruktioner finns i Bilaga C. ”Ansluta datorljud och telefonkonferens”.


Så här schemalägger du ett möte via Microsoft Office Live Meeting-tjänsten1. Öppna en webbläsare och skriv in URL för din Microsoft Office Live Meeting-tjänst.

2. Ange ditt användar-ID och lösenord om det behövs.

3. Klicka på Logga in på Live Meeting.

4. Klicka på Schemalägg möte under Möte.

5. Skriv in e-postadresserna till samtliga inbjudna i textrutan Deltagare och separera adresserna med semikolon.

6. I textrutan Presentatörer anger du e-postadresserna till dem som du vill ska kunna vara presentatörer under mötet.

7. Skriv in en beskrivning av mötet i textrutan Ämne.

8. Ange tid och datum för mötet vid Starta och Avsluta.

9. I den nedrullningsbara listrutan Ljud väljer du vilken typ av ljud som ska användas vid mötet. Om en telefonkonferenstjänst ska användas vid mötet klickar du på Mötesalternativ, därefter på Ljud och anger sedan informationen om den aktuella telefonkonferenstjänsten. Klicka på OK.

10. Klicka på Mötesalternativ om du vill ange andra mötesalternativ. Du kan se detaljer om de olika inställningarna genom att klicka på Hjälp överst på sidan.

11. När du slutligen har angett alla mötesdetaljer, gör du något av följande:

Klicka på Skicka inbjudningar om du vill spara mötet och skicka inbjudningar till de angivna deltagarna.

Klicka på Spara om du vill spara mötet och kunna skicka inbjudningar vid ett senare tillfälle.

Obs! Du kan antingen välja Skicka inbjudningar med din e-postklient för att kunna kopiera och klistra in mötesinformationen i ditt eget e-postprogram, eller Skicka inbjudningar med Live Meeting för att låta Live Meeting automatiskt skicka e-postmeddelanden till samtliga inbjudna.


Presentera ett möteUtformningen av Microsoft Office Live Meeting-klienten gör att uppmärksamheten fokuseras på det innehåll som du presenterar. Du kan göra en presentation på många olika sätt och kan även anpassa ett möte till dina behov på ett flertal olika sätt. I det här avsnittet får du lära dig följande:

Presentera innehåll under mötet

Distribuera åhörarkopior

Använda grupprum

Presentera innehåll under mötetUnder ett möte kan en presentatör visa en förberedd presentation, eller skapa nya sidor i Microsoft Office Live Meeting-klienten. Du kan importera presentationer från Microsoft Office PowerPoint® (.ppt). Du kan även överföra Microsoft Office-dokument, t.ex. dokument skapade i Microsoft Office Word (.doc, .docx) och Microsoft Office Excel® (.xls, .xlsx).

Så här visar du en presentation eller ett dokument för deltagarna:1. Klicka på Innehåll, Dela och sedan på Överför fil (Visa endast).

2. Navigera till den fil som du vill lägga till.

3. Klicka på Öppna. Dialogrutan Överför fil (Visa endast) visas och du informeras om att filerna kommer att viruskontrolleras. Klicka på Fortsätt.

4. Filen konverteras till Live Meeting-format och läggs till i innehållslistan. Den första filen du överför visas automatiskt för övriga mötesdeltagare.

Figur 4. Pilar för nästa och föregående sida

Obs!När du har lagt till ytterligare filer i innehållslistan kan du visa dem under mötet genom att klicka på Innehåll och sedan på filens namn. Du navigerar i filen med hjälp av de pilar som visas i fönstrets nederkant, enligt figur 4 nedan. Du kan också navigera i filen med hjälp av CTRL + UPPIL och CTRL + NEDPIL.


Så här infogar du en sida i en presentation som redan har lagts till i mötet:1. Klicka på Innehåll, därefter på presentationen du vill lägga till en sida i och

slutligen på Miniatyrer.

2. I fönstret Miniatyrer högerklickar du på miniatyren ovanför den plats där du vill lägga till sidan, klickar på Infoga ny sida och på sidtypen du vill lägga till (whiteboard, webbsida, textsida, omröstning eller skärmbild). Sidan läggs till efter insättningspunkten du valde i den aktuella presentationen.

Så här skapar du en whiteboard 1. Klicka på Innehåll, Dela och sedan på Whiteboard.

2. På den textsida som öppnas skapar du sidans innehåll med hjälp av text- och bildverktygen i fönstrets nederkant.

Så här skapar du en textsida1. Klicka på Innehåll, Dela och sedan på Textsida.

2. Skriv texten i det fönster som öppnas.

Så här skapar du en omröstning1. Klicka på Innehåll, Dela och sedan på Omröstningssida.

2. I dialogrutan Skapa omröstning skriver du en fråga och de olika alternativ som deltagarna har att välja mellan.

3. Klicka på OK.

Så här delar du en webbsida1. Klicka på Innehåll, Dela och sedan på Webbsida.

2. I dialogrutan Ny webbsida anger du URL för den webbsida som du vill visa för deltagarna.

3. Klicka på Verifiera webbsida. Dialogrutan Webbsideskontroll visas. Om webbsidan visas på ett korrekt sätt, klickar du på Skapa webbsida.

Så här delar du en skärmbild från en del av din bildskärm1. Klicka på Innehåll, Dela och sedan på Skärmbild.

2. Placera ramen över den del av bildskärmen som du vill dela med deltagarna och klicka på kameraikonen. Ändra vid behov storleken på ramen.

Använda Delade anteckningarMed hjälp av delade anteckningar kan du göra och spara anteckningar som du också kan dela med deltagarna under ett möte. Du kan även ge deltagarna behörighet att lägga till och spara anteckningar.

Så här lägger du till anteckningar

14 Komma igång med Microsoft Office Live Meeting1. Klicka på ikonen Delade anteckningar i kommandofältet.

2. Skriv anteckningarna i textrutan.

Så här sparar du anteckningar1. Klicka på ikonen Delade anteckningar i kommandofältet.

2. Klicka på ikonen Spara.

3. Välj var du vill spara anteckningarna i dialogrutan Spara som.

4. Klicka på Spara.

Så här visar du delade anteckningar Klicka på ikonen Delade anteckningar i kommandofältet.

Så här ger du en deltagare behörighet att visa, lägga till och spara anteckningar1. Gå till kommandofältet och klicka på Deltagare om du vill visa fönstret Deltagare.

2. Klicka på ikonen Mer i fönstret Deltagare och välj Behörigheter.

3. Välj behörigheter till deltagarna i dialogrutan Deltagarbehörigheter under området Dela anteckningar.

Distribuera åhörarkopiorSom presentatör kan du överföra åhörarkopior som deltagarna kan hämta. Du kan överföra åhörarkopior antingen innan mötet (rekommenderas) eller under själva mötet. Live Meeting viruskontrollerar filen när den överförs.

Så här överför du åhörarkopior vid ett möte1. Klicka på ikonen Åhörarkopior på menyraden.

2. Klicka på Överför. Om den fil du letar efter inte visas väljer du önskad filtyp i listrutan Filformat.

3. Navigera till den fil som ska överföras och klicka sedan på Öppna.

4. Upprepa ovanstående instruktioner för var och en av de filer som ska överföras. När du är klar stänger du dialogrutan Åhörarkopior.

Så här hämtar du åhörarkopior1. Klicka på ikonen för Åhörarkopior.

2. Klicka på den fil som ska hämtas och sedan på Hämta.

3. Navigera till den plats på din dator där du vill spara filen.

4. Klicka på OK.


Hantera frågor och svarPresentatörerna kan i fönstret Frågor och svar läsa och svara på frågor från deltagarna. Fönstret innehåller information om vem som ställde frågan och vid vilken tid frågan publicerades. Du kan visa, skriva ut och spara en loggfil över alla frågor som har ställts under mötet, tillsammans med alla svar som tillhandahållits.

Så här visar du fönstret Frågor och svar Klicka på Frågor och svar i kommandofältet. Fönstret Frågor och svar visas med en lista

över alla frågor från deltagarna.

Så här svarar du på en fråga för alla deltagare1. Klicka på fliken Hantera i fönstret Frågor och svar.

2. Klicka på frågan du vill besvara.

3. Ange ditt svar i svarsrutan och klicka sedan på Svara alla. Frågan och ditt svar visas i fönstret Frågor och svar hos varje mötesdeltagare.

Så här svarar du på en fråga privat1. Klicka på fliken Hantera i fönstret Frågor och svar.


3. Ange ditt svar i svarsrutan och klicka sedan på Svara privat. Frågan och ditt svar visas i fönstret Frågor och svar hos den person som ställde frågan.

Så här lämnar du över ordet till den person som ställde frågan1. Klicka på fliken Hantera i fönstret Frågor och svar.


3. Klicka på Lämna över ordet i menyfältet om du vill lämna över ordet till den person som ställde frågan. Frågorna och svaren visas i fönstret Frågor och svar hos varje mötesdeltagare.

Så här svarar du någon som räcker upp handen1. Klicka på fliken Hantera i fönstret Frågor och svar.

2. Om en handikon visas bredvid personens namn kan du svara den personen antingen genom att chatta med personen eller genom att lämna över ordet till personen.

Obs!Frågan och svaret visas i fönstret Frågor och svar hos mötets övriga presentatörer.


Så här visar du och sparar en loggfil över fråge- och svarsaktivitet1. Klicka på fliken Hantera i fönstret Frågor och svar och sedan på ikonen Visa

logg över frågor och svar.

2. Loggen för mötestexten som innehåller alla frågor och svar visas i ett webbläsarfönster. Med hjälp av kommandona i webbläsaren kan du skriva ut eller spara loggfilen.

Använda grupprumGrupprum är en funktion i Microsoft Office Live Meeting-tjänsten. Under ett möte kan presentatörerna använda sig av grupprum för att skapa enskilda mötesplatser. Du kan fördela deltagare på de olika rummen manuellt eller automatiskt och låta varje grupp mötas separat. När mötena i grupprummen är slutförda kan du återigen hämta tillbaka alla deltagare till huvudmötet.

Så här skapar du grupprum1. Klicka på Deltagare och sedan på Rum under mötets gång.

2. Ange hur många rum du vill skapa.

3. Om du väljer Tilldela manuellt kan du dra deltagare till valfritt rum. Klicka på en deltagares namn i fönstret Deltagare och dra sedan deltagarens namn till ett rum.

4. Aktivera grupprummen genom att klicka på Starta i fönstret Deltagare. En övergångssida visas för alla deltagare och därefter flyttas de till sina tilldelade rum. I grupprummet kan deltagare och presentatör utföra vanliga mötesuppgifter.

5. Om du vill återsamla alla deltagare i huvudrummet måste du först stoppa de grupprum som används. Klicka på Stoppa i fönstret Deltagare.

Obs!Du kan behöva klicka på Mer (>>) för att kunna se Rum.Obs!Du kan ta bort grupprummen och det innehåll som har skapats genom att klicka på Alternativ och sedan på Ta bort innehåll i alla grupprum eller Ta bort alla grupprum.


Starta ett snabbmöte via Möte nuDu kan när som helst, utan att behöva göra någon schemaläggning, starta ett möte via alternativet Möte nu. När du har startat mötet kan du bjuda in övriga deltagare.

Du måste ha konfigurerat ditt konto innan du använder Möte nu för första gången. Om du inte redan har konfigurerat ditt konto gör du detta genom att följa nedanstående steg.

Så här konfigurerar du ditt konto1. Klicka på Start.

2. Klicka på Alla program, sedan på Microsoft Office Live Meeting 2007 och därefter på Microsoft Office Live Meeting 2007.

3. Om det är första gången du öppnar Office Live Meeting visas dialogrutan Användarkonton på sidan Välkommen till Microsoft Office Live Meeting.

4. Gör något av följande under Live Meeting-tjänst i dialogrutan Användarkonton:

Skriv in URL:en till din Internetportal i textrutan URL

eller

skriv in URL:en till ditt Live Meeting-konferenscenter i textrutan URL. Markera sedan kryssrutan Jag anger ett användarnamn och lösenord för att komma åt kontot och skriv in din inloggningsinformation i de textrutor som visas.

5. Klicka på Testa anslutning.

6. Klicka på OK.

Så här startar du ett snabbmöte via Möte nu1. Klicka på Start.

2. Klicka på Alla program, sedan på Microsoft Office Live Meeting 2007 och därefter på Microsoft Office Live Meeting 2007.

3. Klicka på Möte nu på sidan Välkommen till Microsoft Office Live Meeting. Mötet startas.

4. Klicka på Deltagare för att bjuda in deltagare till ditt möte via Möte nu.

5. Klicka på Bjud in och därefter på Via e-post i fönstret Deltagare.

6. I textrutan Till på din e-postinbjudan skriver du in deltagarnas e-postadresser separerade med semikolon.

Obs! Om dialogrutan Användarkonton inte visas kan du öppna den genom att klicka på Meny överst till vänster och sedan på Öppna användarkonton.

Obs!I vissa organisationer kan du välja om du vill stå värd för mötet via Office Communications Server 2007 eller Office Live Meeting-tjänsten. Välj inställning genom att klicka på knappen Meny, sedan på Möte nu-konto och därefter på Office Communications Server 2007 eller Office Live Meeting 2007-tjänsten.


7. Klicka på Skicka för att skicka inbjudan.

Spela in ett möteMötesorganisatörer och presentatörer kan aktivera inspelning för sina meddelanden och tillåta dig att spara inspelningen i konferenscentret för Live Meeting-tjänsten eller på datorn.

Så här anger du inspelningsalternativ1. Klicka på Inspelning. Om inspelningsfönstret innehåller både fliken Till min dator

och fliken Till tjänsten klickar du på den flik där du vill spara inspelningen.

2. Klicka på Alternativ.

3. I dialogrutan Alternativ för personlig inspelning markerar du vilka delar av mötet som du vill spela in (t.ex. Data, Röst, Video och Panoramavideo).

4. Om du vill välja en annan plats att spara det inspelade mötet på, klickar du på Ändra bredvid textrutan Spara till. Navigera sedan till den mapp där vill spara inspelningen.

Så här spelar du in ett möte1. Klicka på Spela in i fönstret Inspelning.

2. Om datorljud används under mötet behövs ingen ytterligare konfiguration. Om mötet är en telefonkonferens och du vill spela in ljudet men ännu inte har anslutit dig till konferenssamtalet visas dialogrutan Ljudet har inte konfigurerats. Välj alternativknappen Konfigurera ljud och klicka sedan på OK. Skriv lämplig information i textrutan Uppringningskoder i dialogrutan Konfigurera telefonljudsinspelning och klicka sedan på Konfigurera. Klicka på Klar när meddelandet Mötet är nu klart att spela in ljud från (telefonnummer) visas.

3. Du sparar inspelningen genom att klicka på Stoppa-ikonen, välja Spara inspelning och slutligen klicka på OK.

4. Du kan kontrollera statusen för en inspelning genom att klicka på Start, Alla program, Microsoft Office Live Meeting 2007 och slutligen på Inspelningshanteraren i Microsoft Office Live Meeting.

Obs!När du ansluter till ett konferenssamtal med hjälp av den här metoden tar det ungefär en minut innan mötesljudet ansluts till konferenssamtalet och ljudet börjar spelas in.


Så här visar du en inspelning som du har sparat på datorn1. Klicka på Start-menyn på datorn, sedan på Alla program, därefter på

Microsoft Office Live Meeting 2007 och slutligen på Inspelningshanteraren i Microsoft Office Live Meeting.

2. Högerklicka på inspelningens namn under Senaste inspelningar i dialogrutan Inspelningshanteraren i Live Meeting och välj sedan Spela upp.

Så här visar du en inspelning som du har sparat i konferenscentret för Live Meeting (Till tjänst)1. Logga in på Live Meeting Manager.

2. Klicka på Inspelningar under Visa på sidan Min startsida.

3. Ange inspelnings-ID och inspelningsnyckel i rutorna Inspelningsnyckel och ID under Visa inspelning. Som standard är inspelningsnyckeln identisk med mötesnyckeln. Om mötet inte kräver en mötesnyckel krävs som standard ingen inspelningsnyckel.


Bilaga A. Funktioner som inte finns tillgängliga i den webbaserade klienten

Vid användning av den webbaserade klienten i Microsoft Office Live Meeting-tjänsten finns vissa begränsningar. Följande funktioner finns tillgängliga i den Windows-baserade klienten men inte i den webbaserade klienten:

Datorljud

Webbkameror och Microsoft RoundTable-video

Möjligheten att se ljudstatus för deltagarna

Dockningsbara menyrader

Kortkommandon och navigering via tangentbordet

Delning av enstaka program

Möjligheten att dela skrivbord och ramar vid användning av Windows® (dessa funktioner finns tillgängliga vid användning av Sun® Solaris™ eller Apple® Macintosh®)

Skapa och dela skärmbilder

Spara delade anteckningar genom att använda ikonen Spara

PowerPoint-återgivning och -bildanimering av hög kvalitet

Kontrollera synkroniserad uppspelning av multimedia

Överföring och radering av åhörarkopior (den webbaserade klienten stöder hämtning av åhörarkopior)

Skapande och hantering av grupprum (funktionen för grupprum stöds, men grupprum kan endast skapas och hanteras via en Windows-baserad klient)

Personlig inspelning

Lokaliserat användargränssnitt (endast på engelska)


Bilaga B. Programvarukrav för Microsoft Office Live Meeting Web Access

För att köra Live Meeting Web Access måste din dator uppfylla minimikraven som anges i tabellen nedan. Detta är minimisystemkrav som har testats och stöds. Live Meeting Web Access kräver att en Java™ Virtual Machine (JVM™) installeras och körs. Live Meeting Web Access kan eventuellt läsas in och köras korrekt i andra operativsystems-, webbläsar- och Java™ Virtual Machine-kombinationer, men andra kombinationer stöds inte.

Även följande programvara krävs:

Grafikpresentationsprogrammet Microsoft Office PowerPoint® 2000 eller senare, eller Microsoft Office Standard Edition eller Professional Edition (som innehåller PowerPoint-programvara) för att överföra presentationer.

Webbläsare Operativsystem Java Virtual Machines

Internet Explorer® 6.0 med SP2

Windows XP SP2 Microsoft Java Virtual Machine (JVM) 1.1, Sun® 1.5.11, 1.6.x

Internet Explorer 7 Windows XP SP2 Sun® 1.5.11, 1.6.xInternet Explorer® 6.0 med SP1

Windows XP SP1a Microsoft® JVM 1.1, Sun® 1.5.11, 1.6.x

Internet Explorer 6.0 med SP1

Windows 2000 SP4 Microsoft JVM 1.1, Sun® 1.5.11, 1.6.x

Internet Explorer 6.0 med SP1

Windows 98 SE Microsoft JVM 1.1, Sun® 1.5.11, 1.6.x

Internet Explorer 7 Windows Vista Sun® 1,6.xFirefox 2.0 Windows XP SP2 Sun® 1.5.11, 1.6.xSafari 2.0™ MAC OS® X V10.4 Apple® Java™

1.4.2Safari 1.3™ MAC OS® X V10.3 Apple® Java™

1.4.2Mozilla 1.7 Solaris 10™ Sun® 1.5.11


Adobe® Flash® Player version 9 eller högre för att visa bilder som innehåller multimediedata.

Om du vill kunna visa bilder med ljud- eller videoinnehåll i mötet:

Windows Media® Player, version 9 eller 10 (versionen kontrolleras när mötesklienten startar) för att visa Windows Media-innehåll i mötet.

Apple® QuickTime®-spelaren samt Windows Media Components for QuickTime by Flip4Mac™ på Apple® Macintosh®-plattformen

Windows Media Player Firefox Plugin när du använder Firefox på Windows XP

Bilaga C. Ansluta datorljud och telefonkonferens

Med Microsoft Office Live Meeting-tjänsten kan mötesorganisatören ange att både datorljud och telefonkonferens ska användas i mötet. Mötesorganisatören måste i så fall markera både Inkludera datorljudkonferens och Inkludera telefonkonferens vid schemaläggningen av mötet. När mötet har startat kan presentatörer ansluta ljudet så att datoranvändarna och telefonkonferensanvändarna kan höra varandra.

När mötet har startat kan presentatörer ansluta ljud på följande sätt.

Så här ansluter du datorljud och telefonkonferens under ett möte:1. Anslut till mötet.

2. Klicka på Röstfunktioner och video om datorljud används automatiskt. Klicka på nedpilen bredvid webbkameraikonen i fönstret Röstfunktioner och video, på Starta min video och sedan på Lägg på och anslut med min telefon.

3. Om du vill aktivera telefonkonferensalternativet markerar du knappen Ledare i dialogrutan Aktivera samtalskontroller och klickar sedan på Anslut. Om telefonkonferens redan har aktiverats markerar du knappen Deltagare och klickar på Anslut. Konferenstjänsten ringer upp dig.

4. I fönstret Röstfunktioner och video klickar du på knappen Mer (>>) (om det behövs), Alternativ och därefter på Anslut telefon- och datorljud.

5. Ange deltagarkoden med nödvändiga pauser och tecken i textrutan Uppringningskoder. Ett ”p” motsvarar en paus på en sekund. Om du t.ex. anger ppppp123456#ppppp# sker följande:

En paus på 5 sekunder läggs till efter att telefonnumret till konferenscentret har slagits.

Deltagarkoden 123456 och ett nummertecken (#) skickas.

Obs!Om det är första gången du ansluter till en telefonkonferens visas dialogrutan Nytt telefonnummer. Ange ditt riktnummer och telefonnummer och klicka sedan på OK.


En paus på ytterligare 5 sekunder läggs till (t.ex. för att en användare ska kunna tala in sitt namn) och sedan skickas ytterligare ett nummertecken (#).

6. Klicka på Anslut.

Documents

Microsoft Office Live Meeting (Public Beta) Getting ...€¦ · Web viewPublicerad: september 2007 Informationen i detta dokument, inklusive URL-adresser och andra hänvisningar till