Microsoft Outlook

Microsoft Outlook (též psaný jako Outlook či Microsoft Office Outlook) je e-mailový a groupwarový klient od společnosti Microsoft, který je standardně součástí Microsoft Office. Obsahuje klienta elektronické pošty, vedení kontaktů, organizaci času, úkolů, poznámek a deník. Produkt je k dispozici i jako samostatná aplikace a často je nasazován ve spolupráci s Microsoft Exchange pro firmy vyžadující sdílení pošty a organizaci schůzek.

PRÁCE S KALENDÁŘEMMicrosoft Outlook

Kalendář aplikace Microsoft Outlook je komponenta umožňující používání kalendáře a plánování, která je plně integrována s e-maily, kontakty a ostatními funkcemi. Můžete současně zobrazit den, týden i měsíc. Pomocí Kalendáře můžete provádět následující akce:

Vytvoření událostí a zvláštních událostí Organizování schůzek Zobrazení kalendářů skupin Zobrazení kalendářů vedle sebe Propojení s kalendáři na webech služby Windows SharePoint

Services Spravování kalendáře jiného uživatele

KALENDÁŘ

Vytvoření událostí a zvláštních událostí

V podokně Kalendář aplikace Outlook můžete klepnout na libovolné časové pole a začít psát stejným způsobem, jako kdybyste záznamy zapisovali do diáře. Nové přechodové barvy usnadňují rychlé zobrazení aktuálního data a času. Aktuální čas je barevně zvýrazněn pouze v zobrazeních Den a Pracovní dny. Můžete zvolit upozornění na události, schůzky a zvláštní události pomocí zvukového znamení nebo zprávy. Rychlou identifikaci položek lze zajistit jejich barevným odlišením.

V kalendáři jednoduše vyberte čas, vytvořte žádost o schůzku a vyberte osoby, které chcete pozvat. Pomocí aplikace Outlook zjistíte nejbližší termín, kdy budou všechny osoby k dispozici. Po odeslání oznámení o schůzce pozvaným účastníkům pomocí e-mailu se v jejich složce Doručená pošta zobrazí žádost o schůzku. Po otevření mohou schůzku přijmout, nezávazně přijmout nebo odmítnout pouhým kliknutím na tlačítko. Pokud je vaše žádost v konfliktu s jinou položkou v kalendáři pozvané osoby, aplikace Outlook danou osobu na tuto skutečnost upozorní. Pokud jako organizátor schůzky povolíte pozvaným navrhnout jiný čas schůzky, mohou tak pozvaní uživatelé učinit. Otevřením žádosti můžete jako organizátor sledovat, kteří z pozvaných účastníků pozvání přijali, odmítli nebo navrhli jiný čas.

Organizování schůzek

Zobrazení kalendářů skupin    Můžete vytvořit kalendáře, které budou zobrazovat plány

skupiny osob nebo zdrojů současně. Za účelem rychlejšího plánování schůzek můžete například zobrazit kalendáře všech osob ve vašem oddělení nebo všech zdrojů, například konferenčních místností, v budově.

Zobrazení kalendářů vedle sebe    Vedle sebe můžete zobrazit několik kalendářů, které jste

vytvořili, i sdílených kalendářů jiných uživatelů aplikace Outlook. Pokud jste například vytvořili samostatný kalendář pro osobní události, můžete vedle sebe zobrazit pracovní i osobní kalendář.

V překryvném zobrazení můžete zobrazit několik

kalendářů, které jste vytvořili, i sdílených kalendářů jiných uživatelů aplikace Outlook. Chcete-li rychle zjistit, zda dochází ke konfliktům, nebo kdy máte volno, můžete například vytvořit samostatný kalendář pro osobní události a překrýt pracovní a osobní kalendář.

Zobrazení kalendářů nad sebou v překryvném zobrazení 

Mezi zobrazenými kalendáři můžete také kopírovat nebo přesouvat události. K rychlému sdílení vlastního kalendáře a otevření jiných sdílených kalendářů slouží navigační podokno. V závislosti na oprávněních udělených vlastníkem kalendáře můžete ve sdílených kalendářích vytvářet nebo upravovat události.

Pokud máte přístup k webu služby SharePoint, můžete v kalendáři aplikace Outlook zobrazit seznamy událostí z tohoto webu. Seznam můžete v aplikaci Outlook měnit i v případě, že pracujete v offline režimu. Změny budou automaticky synchronizovány při příštím připojení k Internetu. Můžete také zobrazit kalendáře webu služby SharePoint vedle jiných osobních nebo sdílených kalendářů.

Odkaz na kalendáře na webech služby Microsoft SharePoint 

Kalendář můžete poslat příjemci pošty jako internetový kalendář a přitom si zachovat kontrolu nad množstvím sdílených informací. Informace o kalendáři se zobrazí v textu e-mailové zprávy jako příloha internetového kalendáře, kterou může příjemce otevřít v aplikaci Outlook.

Odeslání kalendářů jiným uživatelům v e-mailu   

Pomocí funkce Přístup delegáta může jeden uživatel pomocí své aplikace Outlook snadno spravovat kalendář jiného uživatele. Asistent může například spravovat kalendář svého nadřízeného. Pokud nadřízený manažer asistentovi přidělí přístup delegáta, může asistent vytvářet, přesouvat nebo odstraňovat události a organizovat schůzky v zastoupení manažera.

Správa kalendáře jiného uživatele   

Počet uložených položek lze zmenšit dvěma způsoby archivací nebo odstraněním.

  Archivace:     Položky datového souboru budou odstraněny,

ale nejprve vznikne v jiném datovém souboru aplikace Outlook jejich záložní kopie. Aplikaci Outlook je možné nakonfigurovat tak, aby v určených intervalech spouštěla automatickou archivaci. Položky lze také archivovat ručně.

  Odstranění:     Položky budou z datového souboru

odstraněny bez vytvoření záložní kopie.

ODEBRÁNÍ POLOŽEK Z KALENDÁŘE

Microsoft Office Outlook 2007/2010 – Práce s úkoly

Úkoly a přidělení úkolů Úkol je osobní nebo pracovní zadání, u kterého

chcete sledovat proces zpracování. Úkol může být jednorázový nebo opakovaný (Opakované: Položky, ke kterým dochází opakovaně. Jako opakovaná může být například označena pravidelně se opakující schůzka nebo úkol. Opakovaný úkol se může opakovat v pravidelných intervalech nebo na základě data dokončení předchozího úkolu řady.

Odstranění dokončených úkolů Používáte-li doma nebo v zaměstnání úkoly (Úkol:

Osobní nebo pracovní povinnost či záležitost, jejíž dokončení chcete sledovat) aplikace Outlook jako seznam úkolů online, pravděpodobně každý úkol po jeho dokončení označíte jako dokončený. Protože platnost dokončených úkolů nevyprší a nejsou automaticky odstraněny nebo skryty, je třeba najít způsob, jak se v seznamu úkolů zbavit překážejících dokončených úkolů a získat tak přehled o úkolech, které je třeba ještě dokončit.

V seznamu úkolů je zaškrtnuto políčko ve sloupci Dokončeno a předmět úkolu je zobrazen jako přeškrtnutý text.

Vytvoření nového úkolu - návod

V nabídce Soubor přejděte na příkaz Nový a potom klepněte na příkaz Úkol.

Do pole Předmět zadejte název úkolu (Úkol: Osobní nebo pracovní povinnost či záležitost, jejíž dokončení chcete sledovat).

Na kartách Úkol a Podrobnosti zadejte do příslušných polí veškeré informace, které chcete pro úkol zaznamenat.

Pokud chcete, aby se daný úkol opakoval, klepněte na tlačítko Opakování, klepněte na přepínač odpovídající požadovanému intervalu opakování (Denně, Týdně, Měsíčně nebo Ročně) a proveďte jeden z následujících kroků:

Opakování úkolu v pravidelných intervalech Vyberte možnosti pro požadovaný interval. Neklepejte na přepínač

Obnovit úkol po; úkol by se opakoval v nepravidelných intervalech. Opakování úkolu na základě data dokončení Klepněte na přepínač Obnovit úkol po a do pole zadejte časový interval. V případě potřeby nastavte data začátku a konce úkolu. Klepněte na tlačítko OK a potom na tlačítko Uložit a zavřít.

Využití nástroje MS Outlook Express Aplikace Microsoft Outlook nabízí

nadstandardní nástroje pro správu firemních i soukromých e-mailů

S novými nástroji pro správu konverzací a zdokonaleným zobrazením konverzací se mohou desítky zpráv změnit na několik položek

Kombinuje více e-mailových účtů, kalendářů a adresářů a snadno je spravuje z jednoho centralizovaného umístění

Můžeme pohodlně a efektivně plánovat události, sdílet s ostatními informace o dostupném čase v kalendáři a spravovat svůj pracovní plán. Pomocí funkce kalendáře v e-mailu můžeme odeslat svůj rozvrh ostatním uživatelům, kteří tak mohou rychle najít čas pro příští událost. Zobrazení časového plánu poskytuje vodorovné uspořádání více kalendářů. Nové nástroje pro správu kalendářů umožňují uložit často používané skupiny kalendářů tak, aby je bylo možné v případě potřeby rychle opět zobrazit.

Vytváření e-mailových zpráv, které zaujmou

Dynamické grafické nástroje a nástroje na úpravu obrázků už nejsou jen v aplikacích Word a PowerPoint. Aplikace Outlook 2010 umožňuje zaujmout čtenáře působivými vizuálními prvky, jako jsou předem připravené obrázky SmartArt™, motivy systému Office a styly. V aplikaci Outlook nyní také můžete své nápady snadněji sdělit čtenářům vložením a formátováním snímků obrazovky.

Práce se složkami

Panel se složkami se dělá na několik základních částí:

1) Oblíbené položky2) Pošta3) ostatní

Ke každé složce můžeme vytvořit podložku která se dá používat pro třídění manuální a nebo i automatické.

I každá složka může mít několik podložek a můžou být různého typu.

Libovolnou vytvořenou složku můžeme:

-Přejmenovat

-Zkopírovat (udělat kopii)

-Přesunout pod jinou složku

-Odstranit

-Označit jako přečtené – označí všechnu obsahující poštu za přečtenou

-Vyčistit složku – podle zvolených pravidel archivuje a nebo smaže staré nebo jinak nevyhovující emaily

-Zobrazit v Oblíbených

Díky automatické archivaci můžeme automaticky čistit složku s Doručenou poštou do jiného souboru případně zálohovat na externí úložiště

Nastavení čištění konverzací