Microsoft Project 2007cna.mamk.fi/Public/KosonenH/projekti_aikuis_2013/Ornanet... · 2013-09-01 · Microsoft Project 2007 KJK Johdanto Edessäsi on Microsoft Project-koulutuksen

Microsoft Project 2007

KÄYTÖN PERUSTEET

© Kari J Keinonen 2008

Koulutus

Microsoft Project 2007 KJK

© Kari Keinonen

Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeu-det omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannat-taa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muu-tokset ja lisäykset. Käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan opintomateriaalit yh-teisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saa-taville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden pii-riin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoi-keuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisesti kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökoh-taiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright © Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus.

ISBN 978-952-5753-08-0

Ornanet Koulutus - sähköiset opintomateriaalit Olemme tuottaneet sähköisiä, PDF-muotoisia materiaaleja seuraavista ohjelmista:

Windows Vista - Käytön perusteet Microsoft Access - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft Excel - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft PowerPoint - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft Word - Edistynyt käyttö (versio 2007) Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1)

Microsoft Project - Käytön perusteet (Project versio 2000) Microsoft Project 2003 - Käytön perusteet (Project versio 2003)

Tutustu materiaalien sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Tilaa materiaalit e-mail-osoitteesta [email protected].

Harjoitus- ja ratkaisutiedostot Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta: http://ornanet-koulutus.fi/secure/Aputiedostot.zipKäyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli

http://ornanet-koulutus.fi/opintomateriaalit.htm

mailto:[email protected]

http://ornanet-koulutus.fi/secure/Aputiedostot.zip


© Kari Keinonen

Sisällysluettelo Johdanto ..................................................................................................1

Miksi projektinhallintaa tarvitaan? .........................................................................................................................2 Mitä on projektisuunnittelu?...................................................................................................................................2 Projektin eri osien määrittely ..................................................................................................................................3

Projektitehtävien määritteleminen......................................................................................................................................3 Resurssien arvioiminen.........................................................................................................................................................3

Microsoft Project suunnitteluvälineenä ..........................................................4 Ohjelman aikataulutyypit.........................................................................................................................................4 Ohjelman avaaminen ...............................................................................................................................................5 Ikkuna ........................................................................................................................................................................6

Projektisuunnitelman luominen ohjatusti..........................................................................................................................7 Näkymät ....................................................................................................................................................................8

Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä .................................................................................................................................8 Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymä.....................................................................................................................9 Kalenteri (Calendar) -näkymä..............................................................................................................................................9 Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymä.....................................................................................................................9 Gantt-kaavion seuranta (Tracking Gantt) -näkymä .........................................................................................................9 Muita ohjelman näkymiä ......................................................................................................................................................9

Suunnittelutyövaiheet .............................................................................. 10 Projektin määrittely ................................................................................................................................................10

Perustiedot............................................................................................................................................................................10 Ohjelman alkuasetukset ja perustiedot................................................................................................................12

Projektin perustietojen syöttäminen.................................................................................................................................12 Peruskalenterin sovitus.......................................................................................................................................................13 Valuutta-asetus.....................................................................................................................................................................17 Projektin yhteenvetotiedot.................................................................................................................................................18 Projektin yhteenvetotehtävän asetus ................................................................................................................................19

Projektiaikataulun luominen .................................................................................................................................20 Tehtävien syöttäminen .......................................................................................................................................................20 Tehtävien linkitys ................................................................................................................................................................22 Aikatauluongelmien ratkaiseminen...................................................................................................................................25 Resurssien syöttäminen ......................................................................................................................................................28 Resurssien kiinnittäminen tehtäviin..................................................................................................................................29 Työmääräarviointi ...............................................................................................................................................................30 Kiinteät kustannukset .........................................................................................................................................................35

Projektiaikataulun viimeistely ...............................................................................................................................38 Resurssien ylikäyttö.............................................................................................................................................................38 Resurssien vajaakäyttö ........................................................................................................................................................39 Kalenteri (Calendar) -näkymä............................................................................................................................................41 Tehtävien paloittelu Gantt-kaaviossa (Gantt Chart)......................................................................................................42

Kriittinen polku ......................................................................................................................................................43 Runkosuunnitelman tallentaminen ......................................................................................................................45

Runkosuunnitelman muuttaminen ...................................................................................................................................46


© Kari Keinonen

Projektin seuraaminen ja raportointi........................................................... 50 Projektin etenemisen kirjaaminen........................................................................................................................50

Ensimmäinen viikko - perjantaina ....................................................................................................................................51 Seuranta työkalut .................................................................................................................................................................52 Toinen viikko - perjantaina................................................................................................................................................54 Kolmas viikko - perjantai ...................................................................................................................................................54 Viimeinen viikko - perjantaina ..........................................................................................................................................55 Kassavirta .............................................................................................................................................................................57

Projektin päättäminen .............................................................................. 58 Testaus .....................................................................................................................................................................58 Lopettaminen..........................................................................................................................................................58 Projektin lopputuotteen käyttöönotto.................................................................................................................58

Hakemisto .............................................................................................. 59 Viitteet................................................................................................... 60


Johdanto Edessäsi on Microsoft Project -koulutuksen opintomateriaali. Materiaali on luotu käyttäen Microsoft Office Project Professional 2007 -ohjelman suomenkielistä versiota. Komennoista on esitetty suluissa myös englannin-kielisessä ohjelmassa käytetyt vastineet. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Microsoft Project käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä monistetta. Moniste on suunniteltu 24 - 40 oppitunnin koulutukseen ope-tuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta. Punaisella väkäsellä (kuva vasemmalla) on monisteessa merkitty kaikki to-della tärkeät asiat, jotka sinun on syytä omaksua. Ennen Microsoft Project -ohjelman opiskelua sinun on syytä perehtyä Windows-perusteisiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on järkevää. Kun opiskelet Projectin käyttöä, etsi teks-tistä keskeisiä asioita ja merkitse ne muistiin. Tämä sähköinen moniste on tehty kulumaan käytössä. Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Projectia pyri siihen että opit niin projektinhallinnan kuin Project-ohjelman perusteet. Pyri saamaan kunnollinen kokonaiskuva ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä, jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaa-liin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin. Project-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Oppimisesi riippuu koulu-tuksen lisäksi myös sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Project-ohjelmaa, työsken-tele sen avulla niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Microsoft Office Project on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa.

Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari Keinonen

KJK © Kari Keinonen Sivu 1


Miksi projektinhallintaa tarvitaan? Hallittu projektijohtaminen, -suunnittelu ja -työskentely tuottaa tavoitteiden mukaisen ja käyttökelpoisen tuotteen aikataulullisesti oikeaan aikaan ja en-nalta budjetoiduilla kustannuksilla - jopa alle niiden. Tämä tapahtuu pienen-tämällä laatua heikentävää vaihtelua sekä määrittely-, suunnittelu-, toteutus-, viestintä-, palvelu että valvontavaiheessa ja lisäksi itsearvioinnissa. Projektityöskentelyn hallinta ja ohjaus perustuvatkin suunnitteluun ja ihmis-ten kouluttamiseen (perehdyttäminen ja opettaminen) ryhmätyötaidoissa, suunnittelutaidoissa ja johtamistaidoissa.

Mitä on projektisuunnittelu? Projektisuunnittelu on yhden kokonaisen projektin onnistuneeseen toteut-tamiseen tähtäävää suunnitelmallista toimintaa. Suunnittelu sisältää useita vaiheita. Laadimme projektisuunnitelman jolla kuvaamme kaikkien projek-tin resurssien käytön (aika, henkilöt, raha, tilat, laitteet ja kalusto). ”Projektisuunnitelma on toimintasuunnitelma, joka kertoo miten projektille asetetut tavoitteet on tarkoitus saavuttaa.i” Projektin toteuttamisen eri vaiheet on asetettavaii tärkeysjärjestykseen, en-sin suunnitellaan ja vasta sitten aloitetaan tuotannollinen toteutus. Projektia tulee aina seurata ja sen seurannan pohjalta on syytä tehdä arviointia.

Projektisuunnittelussa tärkeimmät suunniteltavat asiat Projektin kaikki tavoitteet Työn osittaminen hierarkkisesti (Work Breakdown Structure eli WBS) Työn aikataulutus Suoritusorganisaatio (projektin johtoryhmä, projektiryhmä ja seurantaor-ganisaatio) Rahoitus ja kustannusseuranta (määrä- ja kustannuslaskenta, resurssien hin-noittelu sekä maksupostiaikataulu ja kustannusten seuraaminen) Työtehtävät (tekninen ja laadullinen) Laatu (laadun tuottamistavoitteet ja -tavat) Dokumentointi (myös arkistointi ja vastuut) Seurantatavat (tavoitteet, laatu, aikataulu, kustannukset) Arvioinnin toteuttaminen (tavoitteet, laatu, aikataulu, kustannukset) Projektin lopettaminen

Projektisuunnitelma ei kuitenkaan saa olla este toimia projektissa innovatii-visesti. Kuten Hietalaiii toteaa, elämme epätäydellisen tiedon keskellä. Pro-jektin aikana tapahtuu paljon itseoppimista, siksi projektisuunnitelmaa ei tu-le lukea kirjaimellisesti. Hietalaiv pitää hyvänä suunnittelumallina tarkentu-vaa (iteroiva) projektiohjausmallia, jossa suunnitellaan tarkasti vain lähim-mät toimintavaiheet.



Projektin eri osien määrittely Projektisuunnittelussa on huomioitava kolme keskeistä tekijää:

Tavoitteet ja välitavoitteet (virstanpylväät) Projektin tehtävät ja ajoitus Resurssit

Projektitehtävien määritteleminen Projektille asetetaan aluksi tavoite. Projekti tulee seuraavaksi jakaa hierark-kiseksi tehtävälistaksi osittamalla työ (Work Breakdown Structure eli WBS) ensin yleisiksi päävaiheiksi, työtehtäviksi (task). Päätehtävät tulee vielä jakaa pienempiin osiin eli alitehtäviin (subtask). Tehtävälista on eräänlainen ”askelpolku” työn loppuun suorittamiseksi.

Tehtävien ajoitus Tehtäville määritellään seuraavaksi kesto (Duration). Kesto on se aika, joka tehtävän suorittamiseen kuluu. Paras tapa arvioida tehtävään käytettävä aika on aiempiin kokemuksiin perustuva tutkimustieto (rakentamisessa esim. Aikataulukirja 2004) tai projektipäällikön aiemmat vastaavat kokemukset. Lopullinen aikataulu muodostuu tehtävien ja osatehtävien kestosta sekä niiden aloitus- (start) ja lopetusajasta (finish). Projektiaikatauluun kannattaa merkitä myös erilaiset välitavoitteet eli virs-tanpylväät (milestone). Välitavoitteet helpottavat projektin jakamista mie-lekkäisiin osakokonaisuuksiin. Välitavoite kuvaa jotain hetkeä, jolloin annet-tu tehtäväkokonaisuus on suoritettu, joten kyseisen tehtävän kesto merki-tään usein nollaksi. Jos jokin tehtävä päättyy tarkastukseen, voidaan välita-voitteelle antaa muukin aika-arvo kuin nolla.

Resurssien arvioiminen Tehtävien suorittamiseksi tarvitaan resursseja (resource). Projektissa käytet-täviä resursseja voivat olla:

Ihmiset (eri alojen ammattilaisten osaaminen ja työpanos) Raaka-aineet, materiaalit ja tarvikkeet Tilat, koneet, laitteet ja kalusto Aika Raha

Samalla kun mietitään resursseja, tulee miettiä niiden käytettävyyttä. Resurs-sit eivät ole käytettävissä joka päivä tai kokopäiväisesti. Resursseja arvioidessa kannattaa kiinnittää nimetty resurssi tehtävään aikai-sintaan, kun koko aikataulu on resursoitu yleisellä tasolla. Nimettyjen re-surssien merkitseminen aikatauluun ja niiden käyttö voidaan jättää projektin toteutusvaiheeseen tai jopa kokonaan tekemättä.




Microsoft Project suunnitteluvälineenä Microsoft Projectv on projektihallintatyökalu, jonka avulla voit laatia pro-jektisuunnitelmia, seurata niiden ajallista etenemistä ja arvioida toteutumaa asetetun tavoitteen suhteen. Ohjelman avulla voit tehdä myös kustannusten arviointia ja seurantaa. Ohjelma laskee puolestasi projektin toteutusasteen tai merkitsee tehtävien kriittisen polun.

Ohjelman aikataulutyypit Microsoft Project -ohjelmassa tallennat projektista kolmenlaista aikataulua.

Aluksi tuotat suunnitelma-aikataulua (scheduled) Sitten tallennat valmiin suunnitelma-aikataulun perusaikatauluksi (baseline - johon vertaamme toteutuma-aikataulua) Toteutuneet tehtävät syötät toteutuma-aikatauluun (actual)



Ohjelman avaaminen Microsoft Project -ohjelma avataan kuten muutkin Windows-ohjelmat. Napsauta Käynnistä-painiketta ja avaa esiin tulevasta valikosta Kaikki oh-jelmat -alivalikko. Napsauta Microsoft Office -ryhmän nimeä ja sieltä Microsoft Office Project 2007 -ohjelmaa.

Kuva 1 Avaa Käynnistä-valikosta Microsoft Office Project 2007 -ohjelma.

Käyttäjän omat tiedostot

Ohjauspanee-lin - painike

Kaikki ohjel-mat / Takai-sin -painike

Hakuruutu

Valikko, jossa on Sammuta

-komento



Ikkuna Ohjelman avauduttua näet kuvaruudulla alla kuvatun tilanteen.

Kuva 2 Ikkunan yläosassa näet tutut valikot, joissa on kaikki ohjelman ko-

mennot. Seuraavaksi alempana ovat Painikepalkit eli Työkalurivit. Varsinainen suunnitteluosa pitää sisällään kaksi ikkunan osaa, Teh-tävälistan ja oikealla Gantt-kaavion.

Tehtävälista Gantt-kaavio

Hakuruutu Adobe Acro-bat työkalurivi

Vakio ja Muotoi-lu työkalurivit

Tilarivi Rullausjanat

Ruudun jako-viiva



Projektisuunnitelman luominen ohjatusti Aloittaessasi uuden projektin voit suunnitella projektin joko ohjatusti Teh-tävät (Tasks) ruudun avulla tai ns. ”käsityönä”.

Näkymäpalkki Tehtävät-ruutu

Projektioppaan suoritus-lista, suorita järjestyksessä

Lisää näkymiä -painike

Kuva 3 Avattuasi ohjelman avaa kuvaruudun vasempaan reunaan Näkymä-palkki (View Bar) napsauttamalla Näytä (View) -valikon Näkymä-palkki (View Bar) -komentoa. Ohjatun toiminnon Tehtävät (Tasks) -ruudun saat esiin Näytä (View) -valikon Ota projektiopas käyt-töön (Turn On Project Guide) -komennolla.

Joissakin tilanteissa ohjatun toiminnon Tehtävät (Tasks) -ruutu on oiva apuväline, siitä näet projektin oikean suunnittelujärjestyksen. Tässä materi-aalissa opettelemme suunnittelemaan projektin kuitenkin räätälöidysti ja omin avuin. Napsauta Tehtävät (Tasks) -ruudun Sulje-painiketta mutta jä-tä Näkymäpalkki (View Bar) näytölle.



Näkymät Microsoft Project -ohjelmassa on paljon erilaisia näkymiä projektin tarkas-telemiseksi. Ellei näytölläsi näy vielä Näkymäpalkkia (View Bar) (edellisen sivun kuvassa), saat sen esiin napsauttamalla Näytä (View) -valikon Nä-kymäpalkki (View Bar) -komentoa. Näkymäpalkissa näet tärkeimmät pro-jektisuunnitelman tarkastelemiseen tarkoitetut näkymät.

Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä Gantt-kaavio (Gantt Chart) on tunnetuin projektiaikataulu, työkulun ku-vaamistapa. Gantt-kaavio -näkymä onkin ohjelman oletusnäkymä ja avau-tuu kuvaruudulle kun käynnistät ohjelman.

Kuva 4 Gantt-kaavio (Gantt Chart) aikataulussa vaakajanoilla kuvataan teh-

tävien (task) kestoa (duration) suhteessa aika-akseliin (timescale). Tehtävät esitetään pystysuuntaan. Usein ensin suoritettava tehtävä on ylempänä ja sen alla seuraavaksi suoritettava. Tehtävien väliin syntyneet viivat kuvaavat tehtävien keskinäisiä riippuvuussuhteita. Tehtävälistan tehtäväjärjestyksen ja viivojen avulla voidaan päätellä mitkä tehtävät tulee suorittaa ennen kuin jokin myöhempi tehtävä voidaan suorittaa.

Kriittiset tehtävät ja kriittinen polku Gantt-kaaviossa ja projektinhallinnassa kutsutaan erityisen tärkeitä tehtäviä kriittisiksi. Kriittisiä tehtäviä ovat sellaiset työvaiheet, joiden viivästyminen aiheuttaisi koko toteutusaikataulun myöhästymisen. Kriittisistä tehtävistä muodostuu projektin kriittinen polku. Microsoftin Project -ohjelma osaa laskea tuon kriittisen polun ja merkitsee siihen liittyvät tehtävät sekä suhteet Gantt-aikataulussa punaisella palkilla.



Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymä Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymä soveltuu erityisen hyvin aika-taulun tarkasteluun silloin, kun halutaan nähdä eri tehtävien väliset suhteet ja riippuvuudet. Microsoft Project 98 ja sitä vanhemmissa ohjelmissa Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymästä käytettiin nimeä PERT-kaavio.

Kalenteri (Calendar) -näkymä Kalenteri (Calendar) -näkymä on perinteinen kalenterinäkymä, jossa tehtä-vien nimet ja kesto näkyvät tekstinä ja palkkina.

Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymä Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymässä syötetään resurssilistaan kaikki työhön sidotut resurssit tai näkymässä myös tarvittaessa muokataan näitä tietoja.

Gantt-kaavion seuranta (Tracking Gantt) -näkymä Gantt-kaavion seuranta (Tracking Gantt) -näkymässä verrataan perusai-kataulun (baseline) ja toteutuneen aikataulun välisiä eroja aikajanoilla.

Muita ohjelman näkymiä Microsoft Project ohjelmassa on paljon erilaisia ja käyttökelpoisia näkymiä suunnitelman tarkastelemisen avuksi. Napsauttamalla Lisää näkymiä (Mo-re Views) -painiketta saat esiin luettelon kaikista ohjelman näkymistä.

Kuva 5 Napsautettuasi Lisää näkymiä (More Views) -painiketta näet Nä-

kymät: (Views) -luettelon. Halutessasi siirtyä johonkin näkymään kaksoisnapsauta näkymän nimiriviä.

Aktiivinen, valit-tu näkymä



Suunnittelutyövaiheet Teemme esimerkkinä projektisuunnitelman insinööri Kalle Kujan autotallin rakentamisesta. Tavoite on rakentaa kuuden auton kylmä autotalli kesällä - elokuun aikana.

Projektin määrittely Aluksi työkokonaisuus kannattaa määritellä kynällä paperille. Määrittelyvai-heessa selvitetään karkeasti kustannusarvio, resurssit, alustava aikataulu ja tehtävälista. Tämä suunnittelu on tehty parilla seuraavalla sivulla.

Perustiedot Autotalli on kooltaan 125 m2 ja sen rakentaminen aloitetaan elokuun alussa (maanantai). Projektin pituudeksi sovitaan 4 viikkoa.

Autotalli suunnitellaan omana projektina. Suunnittelusta vastaa rakennusin-sinööri Aito Unho. Autotallin arkkitehti- ja rakennepiirustukset tulee teh-dyksi ja hyväksytyksi rakennusvalvonnassa kuukautta ennen projektin to-teuttamista. Suunnittelun jälkeen voidaan laskea lopulliset materiaalikustan-nukset. Alustavista laskelmista saadaan seuraavat karkeat kustannukset.

Kustannuslaji Euroa Lopulliset materiaalikustannukset ovat noin 8 500 € Työkustannukset ovat noin 11 500 € Kokonaiskustannukset ovat yhteensä siis noin 21 000 €

Kalle Kuja tekee pääosin materiaalihankinnat jo ennen rakentamisen aloit-tamista. Näin materiaalitoimitukset eivät viivästytä koko projektia. Materi-aalien toimittaminen työmaalle ei myöskään aiheuta kuluja, koska Kuja te-kee kuljetukset omana työnä. Materiaalien hinnat sinun on kuitenkin huo-mioitava projektikustannuksissa projektin alkaessa.

Kustannukset Euroa Alussa huomioitavat materiaalikustannukset ovat 7 500 €

Seuraavat resurssit mainituin laskutusperiaattein kiinnitetään projektiin.

Kiinnitettävät resurssit Laskutusperiaate Projektipäällikkönä toimit sinä Vastaavamestari - tuntityötä Kalle Kuja, jonkin avustavia töitä Ei aiheuta kustannuksia Kaivinkone Kuljetus rakennuspaikalle ja työtunnit Kaksi kirvesmiestä Tuntityötä Apumies Tuntityötä Raudoittaja Urakka - ei sisällä tarvikkeita Sähkömies Sähköurakka - sisältää tarvikkeet Maalari Maalausurakka - sisältää tarvikkeet Rakennustarvikkeet Ilman kuljetuskustannuksia

Työajaksi on sovittu korkeintaan neljä viikkoa ja työpäivien pituudeksi 7,5 h. Näin viikkotyöajaksi tulee 37,5 tuntia.



Päivittäinen työaika on 7:00 - 11:00 ja 11:30 - 15:00. Laadimme ensin alustavan tehtävälistan rakentamiseen liittyvistä tehtävistä. Samassa listassa voidaan jo ottaa alustavasti kantaa siihen, kuka kyseisen tehtävän tulee tekemään. Käytä esimerkkiprojektin aikataulua suunnitellessasi seuraavaa tehtävälistaa.

Tehtävä Suorittaja ja sidottu aikaRakennuspaikan merkitseminen ja mittaukset 2 KM ja Apu Perustusten kaivu Kaivinkone Valurungon laudoitus 2 KM ja Apu 50 % Raudoitustyö Raudoittaja ja Apu 50 % Perustusten valu (kuivumisaika 2 pv) 2 KM ja Apu Valurungon purkaminen 2 KM ja Apu Sadevesiviemärien asennus 1 KM ja Apu 50 % Maatyöt, viimeistellään piha-alue Kone ja Apu 50 % Kantavan rungon pystytys 1 KM ja Apu 50 % Kattotuolien asennus 2 KM ja Apu Aluskatteen asennus ja rimoitus 1 KM ja Apu 50 % Kattotiilien asennus 1 KM ja Apu 50 % Ulkovuorauksen tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sisäverhouksen tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sisäkaton tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sadevesikourujen asentaminen 1 KM ja Apu 50 % Sähkötöiden tekeminen SM Valaisimien asennus SM Maalaustyöt M

Mietimme vielä, että mitä välitavoitteita projektille kannattaa asettaa.

Välitavoitteet Työt kannattaa aloittaa elokuun ensimmäisenä maanantaina. Valutöitä ennen on pidettävä raudoitustarkastus. Valuu on saatava tehtyä ensimmäisen viikon perjantaina, jotta betoni ehtii kui-vua kunnolla ennen rungon rakentamista. Valurungon purkaminen tulee aloittaa toisen viikon maanantaina. Rungon on oltava valmiina toisen viikon lopussa Materiaalien tilaamisen ja kuljettamisen hoitaa lomansa aikana Kalle Kuja (omana työnä). Kuja on myös lupautunut apumieheksi, jos tarve vaatii Lopputarkastus pidetään neljännen viikon perjantaina. Sinä tarkastat työmaan kolmesti viikossa Tilaat rakennustarkastuksen tarkastuskäynnit ja osallistut projektipäällikkönä rakennustarkastuksen suorittamiin tarkastuskäynteihin

Kun projekti on alustavasti luonnosteltu paperille, avataan Microsoft Pro-ject-ohjelma. Luotaessa aikataulusuunnitelmaa, kannattaa Microsoft Project -ohjelmalla suunniteltaessa edetä seuraavissa vaiheissa.



Ohjelman alkuasetukset ja perustiedot Projektin perustietojen syöttäminen

Aluksi syötetään projektin perustiedot. Projektin aikataulu laaditaan joko aloitus- tai lopetuspäivän mukaan. Yleisin tapa on asettaa aikataulutus pro-jektin alusta alkavaksi asetuksella Projektin alkamispäivämäärä (Project Start date). Mikäli lopetuspäivä halutaan lukita, asetetaan se Ajoitusperuste (Schedule from) -pudotusvalikon asetuksella Projektin päättymispäivä-määrä (Project Finish date). Tällöin Microsoft Project suorittaa projektin tehtävien ja kriittisen polun laskennan lopusta alkuun.

Kuva 6 Valitse Projekti (Project) -valikosta Tietoja projektista… (Project

Information) -komento. Aseta valintaikkunaan voimaan kuvassa ke-hystetyt arvot. Napsauta lopuksi OK-painiketta.

Kuluva päivämäärä (Current Date) -kohdassa oleva arvo aiheuttaa sen, et-tä Gantt-janakaavio näkyy näytöllä asetetusta päivämäärästä alkaen. Näin kuvaa ei tarvitse jokaisella avauskerralla rullata kohdalle.



Peruskalenterin sovitus Viikoittainen työaika

Seuraava tehtävä on sovittaa peruskalenteri projektiin sovittujen työaikojen mukaiseksi. Peruskalenteri on kaikille projektissa käytettäville resursseille yhteinen. Siihen merkitään projektin normaalit työajat ja yleiset vapaapäivät. Valitse Työkalu (Tools) -valikosta Muuta työaikaa (Change Working Ti-me) -komento. Tarkasta esiin tulevasta ikkunasta (Kuva 8) Kohde: (For) -ruudusta, että käytössä on Vakio (projektin kalenteri) (Standard (Project Calender)) -kalenteri. Napsauta Asetukset… (Options) -painiketta.

Kuva 7 Kirjoita Kalenteri (Calender) -välilehden kenttiin oikeat työajat.

Napsauta sitten Aseta oletukseksi (Set as Default) -painiketta, niin syöttämäsi arvot vaikuttavat kaikkiin uusiinkin projekteihisi. Nap-sauta seuraavaksi OK-painiketta.



Päivittäinen työaika

Kuva 8 Korjaa peruskalenterin työvuoroarvot valitsemalla ensin Työviikot

(Work Weeks) -välilehti. Napsauta Tiedot (Details) -painiketta.

Valitse vapaapäivälle

Kuva 9 Valitse Vaihto-valinnalla päivät maanantaista perjantaihin. Napsauta voimaan valinta Määritä päiviksi seuraavat työajat (Set day(s) to these specific working times). Kirjoita Mistä (From) ja Mihin (To) kenttiin työajat ja huomaa. se on hankalaa mutta kärsivällisyys palki-taan. Napsauta OK-painiketta.



Vapaa-aika Merkitse kalenteriin yleiset vapaapäivät (21.3.2008 on pitkäperjantai, 24.3. pääsiäismaanantai ja 1.5. Vappu).

Kuva 10 Valitse ensin arkipyhä (esimerkissä 21.3.) ja valitse sitten Poikkeuk-

set (Exceptions) -välilehti. Kirjoita vapaapäivälle nimi ja napsauta Päättyy (Finish) -ruutua. Tässä vaiheessa aktivoituu Tiedot (Details) -painike, napsauta sitä.

Tämä peruskalenteri on aluksi sama kaikille resursseille. Myöhemmin jokai-sen työntekijän henkilökohtaiset vapaapäivät, esimerkiksi lomat, voidaan merkitä heidän omaan uutena perustettavaan kalenteriinsa.



Kuva 11 Esiin tulevassa valintaikkunassa näet, että päivä merkitään oletusar-

voisesti Vapaa-aika (Nonworking) -valinnalla. Jos jokin vapaapäivä toistuu aina samassa kohdassa vuotta, se kannattaa merkitä usealle vuodelle kerralla. Esimerkiksi Vappu on joka vuosi 1.5.

Tehtävä Merkitse kalenteriin kaikki muutkin allakan mukaiset vapaapäivät jotka vai-kuttavat projektiimme.

Kuva 12 Kuvassa näet esimerkin eri arkipyhien merkitsemiseksi.

Tallenna projekti tässä vaiheessa nimellä Kalle Kuja - autotalli. Tallentaminen kannattaa tehdä usein, näin ei aiheudu suuria menetyksiä jos ohjelma kaatuu.



Valuutta-asetus Ohjelmassa oletuksena olevat valuutta-asetukset saattavat olla väärät. Va-luutta-asetus riippuu esimerkiksi käyttöjärjestelmän ja ohjelman maa-ase-tuksista sekä ohjelmaversiosta.

Kuva 13 Korjataksesi valuutta-asetuksen, valitse Työkalut (Tools) -valikosta

Asetukset (Options) -komento ja esiin tulevasta valintaikkunasta Näkymä (View) -välilehti. Kirjoita euron valuuttasymboli kohtaan Symboli: (Symbol). Valitse pudotusvalikosta Asettelu (Placement) -kohtaan kuvassa näkyvä asetus.

Tallenna projekti uudelleen tässä vaiheessa.



Projektin yhteenvetotiedot Tiedostoille annetaan niin sanottuja metatietoja erilaisten levy- ja Internet-hakujen helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi. Kirjaa yhteenveto- eli metatie-dot Tiedosto (File) -valikon Ominaisuudet (Properties) -komennolla esiin tulevaan valintaikkunaan.

Kuva 14 Kirjaa Yhteenveto (Summary) -välilehdelle oman projektisi kaikki

perustiedot, myös avainsanat.

Tallenna projekti uudelleen tässä vaiheessa.

Otsikko

Aihe

Avainsanat



Projektin yhteenvetotehtävän asetus Koko projektin kattava yhteenvetotehtävä voidaan asettaa voimaan Työka-lut (Tools) -valikon Asetukset (Options…) -valintaikkunan Näkymä (View) -välilehdellä.

Kuva 15 Valitse (älä tee tätä) valintaikkunassa Näkymä (View) -välilehdeltä

asetus Näytä projektiyhteenvetotehtävä (Show project summary task). Napsauta lopuksi OK-painiketta.

Sarakeotsikot

Kuva 16 Summatehtävän asettamisen jälkeen aikataulu näyttäisi tältä.

Huomaa Tällainen yhteenvetotehtävä voidaan toteuttaa toisellakin tavalla ilman ky-seistä asetusta. Se tapahtuu tekemällä projektitaulukkoon ensimmäiseksi ky-seinen tehtävä ja jäsentämällä kaikki muut uudet tehtävät kyseisen tehtävän alitehtäviksi, me teemme näin. Tämä tapa mahdollistaa erään mieluisan lisäominaisuuden. Voimme linkit-tää päätehtävän ja PROJEKTI VALMIS -tehtävän keskenään niin, että linkki automaattisesti päivittää PROJEKTI VALMIS -tehtävän päättymis-päivän. Tästä syystä käytämme kyseistä toimintatapaa.

Kuva 17 Luo aluksi tehtävät 1 ja 2. Jäsennä sitten PROJEKTIN ALOITUS

-tehtävä Sisennä (Indent) -painikkeella (kuva vasemmalla) alitehtä-väksi ja kirjoita sen Kesto (Duration) -kohtaan arvoksi nolla.

Tallenna projekti taas tässä vaiheessa.



Projektiaikataulun luominen Tehtävien syöttäminen

Ensimmäisessä aikataulun luontivaiheessa kannattaa tehtävät syöttää kar-kealla tasolla, siis vain tärkeimmät päätehtävät. Alle on listattu projektin päätehtävät, asetetut välitavoitteet ja niiden alustavat kestoarvot:

Kuva 18 Jäsennä PROJEKTI VALMIS -tehtävä tasoa ylemmäs valitsemalla

se hiirellä ja napsauttamalla Ulonna (Outdent) -painiketta. Nyt kuva-ruudullasi näkyy kuvassa esitetyn mukainen tilanne.

Seuraavaksi syötetään päätehtäville tarpeelliset alitehtävät jäsennettynä Si-sennä (Indent) -painikkeella yhtä hierarkiatasoa alemmas. Näille tehtäville syötetään myös niiden kesto. Jos joudutaan palauttamaan jokin tehtävä tasoa ylemmäs, valitaan tehtävä ja napsautetaan Ulonna (Outdent) -painiketta.

Kuva 19 Voit syöttää tehtävälle PERUSTUSTYÖT alitehtävän napsautta-

malla ensin riviotsikkoa (4) hiiren kakkospainikkeella. Valitse esiin ponnahtavasta pikavalikosta Uusi tehtävä (New Task) -komento. Syötä tehtävä ja napsauta lopuksi Sisennä (Indent) -painiketta.

Kaikki projektiin liittyvät tehtävät syötetään alkuperäisten määrittelyarvojen mukaan (sivu 10 - 11). Syötä tehtäville tässä vaiheessa myös kestot (Kuva 20). Tallenna projekti taas tässä vaiheessa.


Kuva 20 Kuvassa on tilanne syöttötyön jälkeen. Syötettyäsi taulukkoon kaikki

tehtävät ja niiden kestoarvot ohjelma laskee aloituspäivän (Alku - Start) mukaan eri tehtävien valmistumispäivän (Loppu - Finish). Aikataulusi alkaa muotoutua. Tehtävien lopullinen ajoitus syntyy kun linkität tehtävät keskenään niiden riippuvuussuhteiden perusteella.


Kuva 21 Kaksoisnapsauta viimeistä tehtäväriviä ja aseta Lisäasetukset (Ad-

vanced) -välilehdellä voimaan valinta Merkitse tehtävä välitavoit-teeksi (Mark task as milestone).



Tehtävien linkitys Seuraavaksi linkitetään tehtävät toisiinsa. Yksinkertaisin tapa tehtäväriippu-vuuksien luontiin on valita ensin tehtävä, josta toinen tehtävä riippuu. Va-litse sitten Ctrl-valinnalla tuo edellisestä riippuva tehtävä. Napsauta Linkitä tehtävät (Link Task) -painiketta. Tällä tavalla saat tehtävien välille luotua oletuslinkin suhteella LA - Lopusta alkuun (FS - Finish-to-Start edelli-sen tehtävän on oltava valmis ennen seuraavan alkamista). Käytä tehtävien linkityksessä seuraava taulukkoa:

Tehtävän rivitunnus Suhde Viive (lag) Tehtävä 1 ja 31 LL (FF) 0

Tehtävä 2 ja 4 LA (FS) 0 Tehtävä 3 ja 10 LL (FF) 0

Tehtävä 4 ja 5 LA (FS) 0 Tehtävä 5 ja 6 LA (FS) 0 Tehtävä 6 ja 7 LA (FS) 0 Tehtävä 7 ja 8 LA (FS) 0 Tehtävä 8 ja 9 LA (FS) 0 Tehtävä 9 ja 10 LA (FS) 0 Tehtävä 9 ja 12 LA (FS) 0 Tehtävä 10 ja 11 LA (FS) 0

Tehtävä 11 ja 16 LL (FF) 0 Tehtävä 12 ja 13 LA (FS) 0 Tehtävä 12 ja 14 LA (FS) 0 Tehtävä 12 ja 15 LA (FS) 0 Tehtävä 15 ja 16 LA (FS) 0 Tehtävä 15 ja 18 LA (FS) 0 Tehtävä 16 ja 17 LA (FS) 0

Tehtävä 17 ja 21 LL (FF) 0 Tehtävä 18 ja 19 LA (FS) 0 Tehtävä 18 ja 23 LA (FS) 0 Tehtävä 19 ja 20 LA (FS) 0 Tehtävä 19 ja 24 LA (FS) 0 Tehtävä 20 ja 21 LA (FS) 0

Tehtävä 22 ja 30 LL (FF) 0 Tehtävä 23 ja 24 LA (FS) 0 Tehtävä 24 ja 25 LA (FS) 0 Tehtävä 23 ja 26 LA (FS) 0 Tehtävä 23 ja 27 LA (FS) 0 Tehtävä 23 ja 29 LA (FS) 0 Tehtävä 24 ja 28 LA (FS) 0 Tehtävä 25 ja 28 LA (FS) 0 Tehtävä 27 ja 25 LA (FS) 0 Tehtävä 29 ja 30 LA (FS) 0 Tehtävä 30 ja 31 LA (FS) 0

LL tarkoittaa tehtävän riippuvuuden suhdetta sen lopusta toisen tehtävän loppuun. Tehtävän on oltava siis valmis ennen kuin toinenkaan tehtävä voi valmistua. AL on alusta loppuun ja AA on alusta alkuun riippuvuus. Lisättyäsi linkin muuta riippuvuuden suhteet taulukossa merkityiksi.




Valitse aluksi rivin 1 tehtävä Kalle Kujan autotalli. Valitse Ctrl-valinnalla viimeinen PROJEKTI VALMIS -tehtävä. Napsauta linkki voimaan Lin-kitä tehtävät (Link Task) -painikkeella. Tehtävien välille syntyy riippuvuu-den suhde LA (FS) joka tulee muuttaa riippuvuudeksi LL (FF).

Kuva 22 Kaksoisnapsauta yhteysviivaa ja valitse esiin tulevaan valintaikkunaan

Lopusta loppuun (LL) (Finish-to-Finish) -tyyppinen riippuvuus.

Tehtävä Tee kaikki sivun 22 taulukkoon merkityt yhteydet.

Viive

Kuva 23 Kuvassa näet tilanteen, kun edellisen sivun taulukon tehtäväriippu-vuudet on luotu. Aikataulu ylittää suunnitellun 4 viikkoa. Perustusten valu on myös viivästynyt tavoiteviikonlopun yli, samoin runkotyöt.



Ellei kuvaruudullasi näy koko aikataulua, voit määrittää aikajanan asteikon itse. Napsauta aikajanaa toisella hiiren painikkeella.

Kuva 24 Valitse pikavalikosta Zoomaa… (Zoom) -komento.

Zoomausasteet

Kuva 25 Määritä Mukautettu: (Custom) -kohtaan zoomausarvoksi 36 päivää.

Huomaa Englanninkielisessä ja suomenkielisessä Microsoft Project 2007 -ohjelmassa voit muuttaa Gantt-kaavion tai muiden taulukkomuotoisten ikkunoiden sa-rakenimet suomenkielisiksi tai englanninkielisiksi.

Kentän (sarakkeen) varsinainen nimi

Kuva 26 Kaksoisnapsauta sarakkeen otsaketta. Korjaa sarakenimet esiin tule-van valintaikkunan Otsikko (Title) -kentässä. Tämä antamasi otsikko näytetään kuvaruudulla.

Sarakeotsikoiden nimet voisivat olla esimerkiksi seuraavat: Task Name ↔ Tehtävän nimi Duration ↔ Kesto Start ↔ AloitusPvm tai Alku Finish ↔ ValmistumisPvm tai Loppu Predecessors ↔ Edeltäjät Resource names ↔ Resurssien nimet




Aikatauluongelmien ratkaiseminen Seuraavaksi mietitään keinoja aikataulun korjaamiseksi. Eräs keino lyhentää rakentamisaikaa on tehdä jotkin työtehtävät samaan aikaan. Rakennuspai-kan merkitseminen ja Perustusten kaivu voidaan suorittaa yhtaikaa.

Viive

Kuva 27 Kaksoisnapsauta yhteysviivaa ja valitse esiin tulevaan valintaikkunaan Lopusta loppuun (LL) (Finish-to-Finish) -tyyppinen riippuvuus.

Valurungon laudoitus tulee olla alkanut ennen kuin raudoitus alkaa, mutta tehtäviä voidaan suorittaa yhtaikaa. Tehtävien Valurungon laudoitus ja Raudoitus väliselle yhteydelle voidaan asettaa viivettä -2 päivää. Viive (lag) voidaan asettaa kaksoisnapsauttamalla riippuvuusviivaa. Yhtaikaiset tehtävät merkitään, viive negatiivisella ja odotusaika positiivisella arvolla.

Viive

Kuva 28 Kirjoita esiin tulevaan valintaikkunaan Viive (Lag) -kenttään -2 p (d).

Raudoittajan tulee olla paikalla raudoitustarkastuksen ajan korjatakseen mahdolliset virheet raudoituksessa.

Viive

Kuva 29 Korjaa Raudoituksen ja Raudoitustarkastuksen riippuvuus aset-tamalla Laji (Type) -arvoksi Lopusta loppuun (LL) (Finish-to-Finish).



Sitten mietitään tehtävien muut rajoitukset, taulukko alla.

Tehtävän rivitunnus

Rajoitus Pvm.

Tehtävä 9 Päättymisajankohta (Must Finish On) 1. viikon perjantai Tehtävä 15 Päättymisajankohta (Must Finish On) 2. viikon perjantai Tehtävä 18 Alkamisajankohta (Must Start On) 3. viikon maanantaina Tehtävä 29 Alkamisajankohta (Must Start On) 4. viikon maanantaina Tehtävä 31 Päättymisajankohta (Must Finish On) 4. viikon perjantai

Rajoitukset tehdään tehtävänimeä kaksoisnapsauttamalla. Valitse esiin il-mestyvästä valintaikkunasta Lisäasetukset (Advanced) -välilehti.

Kuva 30 Valitse Perustusten valu -tehtävälle kuvassa kehyksellä merkittyihin

kohtiin valitut asetukset.

Oletusvalinta, ellet muuta sitä

Kuva 31 Ohjelma kysyy varmistusta, haluatko todella asettaa näin voimakkaan rajoituksen tehtävälle. Aseta rajoitus voimaan napsauttamalla Jatka. Rajoitus Päättymisajankohta määritetään. (Continue. A Must Finish On constraint will be set) -valintanappia. Napsauta lo-puksi OK-painiketta.


Tehtävä Tee kaikki muutkin ohjeen (sivu 26) mukaiset rajoitukset tehtäville.

Huomaa Jos haluat varmistaa betonille kuivumisajaksi 2 päivää, voit tehdä sen tehtä-vien Perustusten valu ja Valurungon purkaminen välisen yhteyden vii-veenä 2 kp (2ed). Merkinnässä k (e) tarkoittaa kahta keskeytymätöntä ka-lenterivuorokautta - mukaan lukien siis viikonloput ja vapaapäivät.

Kuva 32 Kuvassa näet aikataulun rajoitusten asettamisen jälkeen. Info-

sarakkeeseen on ilmestynyt rajoituksia kuvaavat ikonit. Kursorilla ikonia osoittaessasi näet rajoituksen sanallisena vihjeenä.

Tehtävä Määritä vielä raudoituksen tarkastukselle alkamisajaksi ensimmäisen viikon perjantai kello 9:30. Miten käy, pysyykö perustusten valutyö ensimmäisen viikon perjantaipäivän puolella?





Resurssien syöttäminen Näytä (View) -valikon Näkymäpalkki (View Bar) -komennolla saat kuva-ruudun vasempaan reunaan näkyville painikkeet eri näkymiin. Syötä Re-surssitaulukkoon (Resource Sheet) kaikki resurssit ja käytä kustannuksien valuuttana euroja seuraavan listan mukaan. Työkustannuksissa on huomioi-tu työnantajalle kohdistuvat noin 35 % suuruiset sosiaaliturvamaksut.

Kuva 33 Napsauta Resurssitaulukko (Resource Sheet) -painiketta. Syötä tau-

lukkoon työtehtäviin sidottavat työntekijäresurssit. Resursseista kan-nattaa syöttää nimi (Resource Name), nimikirjaimet (Initials), enim-mäiskäyttöaste (Max. Units), normaali korvaus (Std. Rate), ylityökor-vaus (Ovt. Rate), Kustannus/käyttö (Cost/Use), kertymä (Accrue At). Tarkasta myös, että peruskalenteriksi (Base Calender) on valit-tu Vakio (Standard).

Kertymä (Accrue At) -sarakkeen valinnat voivat olla Jaettu (Prorated), jo-ka tarkoittaa sitä että kustannukset muodostuvat tehtävän etenemisen myö-tä samassa tahdissa. Valinta Alussa (Start) tai Lopussa (End) tarkoittaa et-tä kustannus lasketaan tehtävään mukaan joko työn alettua tai loputtua.

Huomaa Esimerkkiprojektimme kokoisessa projektissa työkustannukset todennäköi-sesti maksettaisiin vasta työn valmistuttua. Näin kirvesmiesten ja apumie-hen palkkakin voitaisiin merkitä Kertymä (Accrue At) -kohdassa Lopussa (End) -valinnalla. Suurissa useita kuukausi kestävissä projekteissa palkat kuitenkin maksetaan 2-4 viikon välein. Niissä tilanteissa valinta Jaettu (Prorated) olisi oikea ja me jätämme sen myös voimaan. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa.



Resurssien kiinnittäminen tehtäviin Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymässä voit lisätä resurssit tehtävään nap-sauttamalla Varaa resurssit (Assign Resources) -painiketta. Voit käyttää ikkunaa avoinna Gantt-kaavion päällä uusia resursseja syöttäessäsi (Ei mo-daalinen -ikkuna). Tässä ikkunassa syöttö onnistuu tehtävän kestoa muut-tamatta (asiasta enemmän kohdassa Työmääräarviointi, sivu 30) vain, jos kaikki resurssit lisätään kerralla oletusyksikkömäärällä (Käyttöaste (Units) = 100 %). Ikkunaa käytetään usein vain, kun tehtävälle asetetaan yksi resurssi. Varaa tehtävälle Rakennuspaikan merkitseminen resursseiksi molemmat kirvesmiehet ja apumies kokoaikaisesti (Käyttöaste (Units) = 100 %). Teh-tävän kesto (Duration) on 1 päivä ja keston tulee säilyä koska työtehtävän työn määrä (Work) on alun alkaen arvioitu kyseiselle työryhmälle. Valitse Gantt-kaaviosta (Gantt Chart) haluamasi tehtävä ja napsauta Varaa re-surssit (Assign Resources) -painiketta.

Kuva 34 Valitse ensin tehtävälle annettavat resurssit Ctrl-valinnalla. Napsauta

Varaa (Assign) -painiketta. Tässä ikkunassa usean resurssin lisäämi-nen kerralla onnistuu tehtävän kestoa (Duration) muuttamatta vain, koska lisättävät käyttöasteiden (Units) arvot ovat kaikki 100 % ja ne asetetaan tehtävälle näin kerralla - oletuksena. Kuvassa näet tilanteen resurssien varaamisen jälkeen.

Projektin resurssit voidaan syöttää myös Projekti (Project) -valikon Tehtävän tiedot (Task Information) -komennolla esiin tulevaan valintaikkunaan Re-surssit (Resources) -välilehdelle. Tehtävän tiedot (Task Information) -ikkuna aukeaa myös tehtävänimeä kaksoisnapsauttamalla.



Työmääräarviointi Kun jonkin tehtävän resurssien kiinnitystä muutetaan, päivittyvät muutok-set aikatauluun heti. Käytetytvi aikataulumenetelmä ja tehtävälaji -ole-tusasetukset määräävät sen, miten tehtävä muuttuu kun resursseja varataan ensimmäistä kertaa, niitä lisätään tai vähennetään.

Ohjelman oletusasetukset Microsoft Project -ohjelmassa oletusarvona käytetään työmäärävetoista (Effort driven) aikataulumenetelmää. Oletustehtävälajina (Default task type) taas on Kiinteät resurssit (Fixed Units). Oletusarvoiset asetukset vaikuttavat kaikkiin uusiin tehtäviin. Oletusarvot on määritetty Työkalut (Tools) -valikon Asetukset (Options) -komennolla esiin tulevan valintaik-kunan Aikataulu (Schedule) -välilehdellä.

Kuva 35 Jätä voimaan Uudet tehtävät ovat työmäärään perustuvia (New

task are Effort driven) ja Kiinteät resurssit (Fixed Units) -oletusase-tukset. Jos haluat muuttaa näitä arvoja, tee se aikataulussa tehtävä-kohtaisesti (sivu 32). Aseta oletukseksi (Set as Defaukt) -painik-keella voit määrätä tehdyt asetukset voimaan uusiinkin projekteihin.

Ohjelma käyttää Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetusta vain, kun tehtävään lisätään tai siitä poistetaan resursseja. Työmäärään perus-tuva (Effort driven) -ajoitusmenetelmä tarkoittaa sitä, että Työn määrä (Work) pysyy vakiona riippumatta lisättävien resurssien määrästä.



Ajoituskaava Microsoft Project -ohjelma laskee jatkuvasti projektiaikataulua. Aikataulua laadittaessa syötät ensin tehtävän ja sille keston (Duration). Tässä vaiheessa tehtävällä ei lasketa vielä työn määrää (Work). Työn määrä (Work) saa arvon vasta kun tehtävälle kiinnitetään resursseja. Ohjelma käyttää työn määrää (Work) laskiessaan seuraavaa kaavaa:

Työn määrä (Work) = Kesto (Duration) * Yksikkömäärä (Units)

Kyseisessä kaavassa Yksikkömäärä (Units) lasketaan re-surssien määrän ja käyttöasteen avulla käyttäen kaavaa:

Yksikkömäärä = resurssien määrä * käyttöaste

Se miten ohjelma laskee työn määrän, riippuu ohjelmassa tai tehtävässä tehdyistä Työmäärään perustuva (Effort driven) ja Oletustehtävälaji (Default task type) -asetuksista. Suosittelen ettet muuta ohjelman oletusase-tuksia. Muuta tarvittaessa asetuksia tehtäväkohtaisesti (sivu 32).

Huomaa Työmäärään perustuva asetus (Effort driven) vaikuttaa vain kun tehtävän olemassa olevia resursseja lisätään tai vähennetään. Vaikutus on seuraava:

Kun Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetus on valittuna ja re-surssin avuksi lisätään myöhemmin toinen resurssi pitää ohjelma työn määrän (Work) samana ja lyhentää kestoa (Duration).

Jos Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetus ei ole valittuna ja re-surssin avuksi lisätään myöhemmin uusi, niin ohjelma pitää keston (Du-ration) samana ja kasvattaa työn määrää (Work).

Varattaessa resursseja tehtävään ensimmäistä kertaa pysyy työn kesto (Duration) ennallaan. Työn määrä (Work) kasvaa eli sen arvo määritetään tässä vaiheessa. Työn määrällä (Work) tarkoitetaan kokonaistuntimäärää jonka resurssit käyttävät suorittaakseen tehtävän. Resursseja (Units) lisättäessä työn määrä (Work) ei enää kasva, vaan teh-tävän kesto (Duration) lyhenee. Kun resursseja syötetään, tulee oletusarvoista muistaa seuraava:

Kun tehtävälle syötetään kesto (Duration) ja varataan resurssit (Units), käytetään työn määrää (Work) laskettaessa kaavaa: Työn määrä (Work) = Kesto (Duration) * Yksikkömäärä (Units)

Jos uuteen tehtävään lisätään ensimmäistä kertaa resurssiksi useampi työntekijä kerralla, säilyy tehtävälle määritetty kesto (Duration) ennallaan mutta työn määrä (Work) lisääntyy ja käytetään kaavaa: Työn määrä (Work) = Kesto (Duration) * Yksikkömäärä (Units)

Jos yhden työntekijän avuksi lisätään myöhemmin toinen työntekijä, ly-henee tehtävän kesto (Duration) puoleen mutta työn määrä (Work) säilyy ennallaan ja käytetään kaavaa: Kesto (Duration) = Työn määrä (Work) / Yksikkömäärä (Units)



Tehtävälaji Myös tehtävälajin (Task type tai Default task type) asetukset vaikuttavat tehtävän aikatauluun. Kiinnitetty arvo ei voi muuttua, mutta toinen tai mo-lemmat kiinnittämättömät arvot voivat muuttua. Tehtävälajeja on kolme:

Kiinteät resurssit (Fixed Units) Muuttua saa ohjelman laskennassa kesto ja työn määrä. Yleensä muuttuu tehtävän kesto, mutta tähän vai-kuttaa se, onko tehtävä määritelty työmäärävetoiseksi.

Kiinteä kesto (Fixed Duration) Muuttua saa ohjelman laskennassa yksikkömäärä ja kokonaistyömäärä.

Kiinteä työmäärä (Fixed Work) Muuttua saa ohjelman laskennassa kesto ja yksikkömäärä.

Tehtävälajien avulla voidaan hallita kutakin seuraavan yhtälön muuttujista:

Työn määrä (Work) = Kesto (Duration) * Yksikkömäärä (Units)

Tehtävälajinvii muuttaminen vaikuttaa vain tehtävään varattuihin resurssei-hin. Alla näet tehtävälajien ja arvojen muutoksen vaikutuksen laskentaan.

Muutat syötettyä arvoa

Kestoa Resursseja Työmäärää

Kiinteä kesto Työn määrä Työn määrä Resurssit

Kiinteät resurssit Työn määrä Kesto Kesto

Teh

tävä

laji

Kiinteä työmäärä Resurssit Kesto Kesto

Tehtäväkohtaiset asetukset Jos haluat vaikuttaa vain yhteen tiettyyn tehtävään (suositukseni), kaksois-napsauta tehtävää ja napsauta esiin tulevassa valintaikkunassa Lisäasetuk-set (Advanced) -välilehden painiketta.

Kuva 36 Napsauta tarvittaessa tehtävän Työmäärään perustuva (Effort

Driven) -asetus pois päältä, näin vaikutat vain kyseiseen tehtävään. Tehtävän laji: (Task type) -asetuksen voit myös muuttaa.



Tehtävä Käytä tehtävässä resurssien syöttämiseen Tehtävän tiedot (Task Informati-on) -ikkunan Resurssit (Resources) -välilehteä. Tämän ikkunan kautta voit lisätä useita resursseja eri käyttöasteella niin, ettei tehtävän kesto muutu (asiasta lisää kohdassa Työmääräarviointi, sivu 30). Syötä resurssit sivulla 10 tehtyjen määrittelyjen mukaan (katso Kuva 39).

Kuva 37 Kaksoisnapsauta Rakennuspaikan merkitseminen -tehtävää. Näet

että Resurssit (Resource) -välilehdellä on edellisellä aiemmin asete-tut resurssit ja niillä käyttöasteena 100 %. Napsauta OK-painiketta.

Kuva 38 Aseta Valurungon laudoitus -tehtävälle resurssit kuvan mukaan.

Aseta kaikille muillekin projektitehtäville tarvittavat resurssit.



Kuva 39 Kuvassa näet tilanteen resurssien syöttämisen jälkeen.

Projektin kustannukset voit tarkastaa Projekti (Project) -valikon Tietoja projektista (Project Information) -komennolla napsauttamalla esiin tulevan ikkunan Tilastot (Statistics) -painiketta.

Kuva 40 Kuvassa näet resurssien aiheuttamat kustannukset projektiisi. Älä

huolestu vaikka omat kustannuksesi eivät olekaan tarkalleen saman-suuruiset. Kustannukset määräytyvät kiinnitettävien resurssien mu-kaan. Olet saattanut laittaa jonkin työtehtävän tekijäksi Kirvesmies 2 kun esimerkissä minä olen käyttänyt Kirvesmies 1. Heidän palkkan-sa eivät ole samansuuruiset.




Kiinteät kustannukset Kiinteitä kustannuksia on kahden tyyppisiä. Toiset kiinteät kustannukset ei-vät johdu muista tehtävän resursseista ja toiset taas johtuvat. Lisätään seu-raavaksi projektiimme molemman tyyppisiä kiinteitä kustannuksia. Harjoi-tuksessa käytettävät tehtäviin liittyvät kiinteät kustannukset ovat:

Tehtävän rivitunnus Tarvike Kustannus Johtuu. Tehtävä 2 Tarvikkeet 7 500 € Ei Rj Tehtävä 7 Teräkset 380 € Rj Tehtävä 9 Betoni 320 € Rj Tehtävä 13 Sadevesiviemärit 90 € Rj Tehtävä 26 Sadevesikourut 220 € Rj

Taulukossa Johtuu-sarakkeessa oleva merkintä ”Ei RJ” tarkoittaa, että teh-tävän kiinteä kustannus ei ole resurssista johtuva. Merkintä ”RJ” tarkoit-taa, että tehtävän kiinteä kustannus on resurssista johtuva, kustannus on siis kiinteä resurssikustannus. Projektissa materiaalikustannus (sivu 10) muodostuu ennen projektia, koska Kalle Kuja toimittaa rakennustarvikkeet työmaalle ennen projektin alkua. Tällaiset muut, kuin resursseista johtuvat kiinteät kustannukset lisätään pro-jektiin esimerkiksi seuraavasti: Napsauta Gantt-kaaviossa (Gantt Chart) Näytä (View) -valikon Taulukko: (Table) -alivalikon Kustannukset (Cost) -komentoa. Esiin tulevassa uudessa taulukossa näet sarakkeen Kiin-teät kustannukset (Fixed Cost), siihen lisätään tähän tehtävään liittyvät kiinteät kustannukset.

Kuva 41 Syötä PROJEKTIN ALOITUS -tehtävälle 7500 euron (resurssista

johtumaton) kiinteä kustannus. Valitse Kiinteiden kustannusten kertymä (Fixed cost Accrual) sarakkeeseen arvo Alussa (Start), kos-ka Kalle Kuja toimittaa tarvikkeet työmaalle ennen projektin alkua.



Muut materiaalikustannukset Muut projektin materiaalikustannukset taas ovat kiinteitä resurssikustan-nuksia. Nämä kiinteät kustannukset voit lisätä seuraavasti: Siirry Resurssi-taulukko (Resource Sheet) -näkymään. Syötä taulukkoon materiaalikus-tannukset merkitsemällä ne Laji (Type) -sarakkeessa Materiaali (Material) -tyyppisiksi.

Kuva 42 Materiaalikustannukset on syötetty taulukkoon.

Liitä materiaalikustannukset tehtäviin seuraavasti: Napsauta Gantt-kaaviossa (Gantt Chart) Näytä (View) -valikon Taulukko: (Table) -alivalikon Syöttö (Entry) -komentoa. Valitse näkymässä Ikkuna (Window) -valikosta Jaa (Split) -komento. Napsauta jaetun ikkunan alaosan tyhjässä kohdassa esiin pikavalikko ja sieltä Resurssin kustannukset (Resource Cost) -komentoa.

Kuva 43 Lisää tehtäville 7, 9. 13 ja 26 kiinteät resurssikustannukset. Valitse en-

sin tehtävä. Valitse ikkunan alaosan Resurssin nimi (Resource Na-me) -pudotusvalikosta resurssi (materiaali). Napsauta jokaisen valin-nan jälkeen heti OK-painiketta, sen jälkeen painikkeen nimi vaihtuu-kin Edellinen (Previous) -nimeksi.



Kun olet syöttänyt kiinteät materiaalikustannukset tehtäville, voit tarkastella niiden vaikutusta projektiin Projekti (Project) -valikon Tietoja projektista (Project Information) -komennolla napsauttamalla esiin tulevan ikkunan Tilastot (Statistics) -painiketta.

Kuva 44 Kuvassa näet kiinteiden kustannusten lisäämisen aiheuttamat koko-

naiskustannukset.

Nyt nuo kokonaiskustannukset ovat 8 510 € suuremmat kuin edellisessä vaiheessa (Kuva 40). Jos aikataulun kestoarvot ovat muuttuneet joidenkin tehtävien osalta, johtuu se siitä, ettei kiinteitä materiaalikustannuksia syötet-täessä ole toimittu annettujen ohjeiden mukaan. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa.



Projektiaikataulun viimeistely Resurssien ylikäyttö

Jos resurssin käyttöaste 100 % on ylitetty tai alitettu (yli- tai vajaa-allokointi) nähdään se Resurssikaavio (Resource Graph) -näkymässä. Sama käyttöas-te nähdään Resurssien käyttö (Resource Usage) -näkymässä lukuarvoina.

Kuva 45 Selailemalla resursseja näet, että apumiehen kyky tehdä työtä, käyttö-

aste, on ylitetty ensimmäisen viikon perjantaina ja toisen viikon tiis-taina. Näin on vain, jos olet syöttänyt resurssit juuri samalla tavalla kuin minä. Yliallokointitilanne korjataan helposti käyttämällä kyseis-ten päivien jossakin tehtävässä aputyössä Kalle Kujaa apumiehen si-jasta.

Kuva 46 Perjantain resurssinkäytön ristiriidan voit korjata muuttamalla Pe-

rustusten valu -tehtävän Apumies-resurssin tilalle Kalle Kuja.

Tehtävä Korjaa kaikki muutkin havaitsemasi yliallokointitilanteet. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa.



Resurssien vajaakäyttö Tarkastellaan vielä vajaa-allokointitilannetta. Apumies on vajaa-allokoitu pro-jektin loppupuolella, hänen käyttöasteensa on vain 50 %.

Kuva 47 Kuvassa näet Apumiehelle aikatauluun merkityt työt. Hänen käyttö-

asteensa on osan työjaksosta vain 50 % eli hän ei ole jatkuvasti täys-työllistetty. Projektipäällikkönä ehdotat Kalle Kujalle, että hän tekee kustannussäästöjen vuoksi apumiehen työt aina tuosta neljännen vii-kon tiistaista lähtien.

Näillä toimilla tarvitsemme apumiestä työmaalla lyhyemmän ajan ja sääs-tämme hieman kustannuksissa.



Tehtävä Kalle Kuja lupautuu tekemään projektissamme aputyöt seuraavasti:

Sisäverhous 4. viikon tiistaista torstaihin 50 %

Tee aikatauluun tarpeelliset korjaukset kyseisen vajaa-allokoinnin osalta. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa.

Kuva 48 Kuvassa näet tilanteen, kun Kalle Kuja on asetettu resurssiksi kysei-

siin tehtäviin apumiehen tilalle.

Kuva 49 Kuvassa näet kokonaiskustannukset resurssimuutosten jälkeen. Kus-

tannussäästöä on syntynyt hieman.




Kalenteri (Calendar) -näkymä Kalenteri (Calendar) näkymän painikkeella pääset tarkastelemaan projektin työtehtäviä perinteisessä kalenterissa.

Kuva 50 Kuvassa näet tämän hetkisen tilanteen Kalenteri (Calendar) -näky-

mässä. Tämä näkymä helpottaa joidenkin tehtävien ajoituksen mie-tintää. Näet tehtävän Maalaustyöt loppuvan paljon ennen kuin Si-säverhouksen asentaminen. Verhouksen tekemisen jälkeen sisä-puolikin maalataan, joten tuo 3 päivää kestävä Maalaustyöt-tehtävä tulee katkaista kahteen osaan. Viimeiset kaksi työpäivä siirretään noin vuorokauden tai kaksi myöhemmin alkavaksi.



Tehtävien paloittelu Gantt-kaaviossa (Gantt Chart) Aluksi kannattaa aikajanan zoomaus-arvoksi asettaa 1. viikko (week). Tee sitten tehtävän jako kahteen osaan Jaa tehtävä (Split Task) -painikkeella.

Kuva 51 Kuvassa näet tilanteen zoomauksen ja tehtäväjaon jälkeen.

Siirrä tehtävän loppuosa hiirellä puolitoista päivää eteenpäin, niin maalaustyö tulee oikeaan kohtaan.

Kuva 52 Kuvassa näet tilanteen tehtäväosan siirtämisen jälkeen.

Palauta Gantt-kaavion zoomaus, aseta zoomausarvoksi 36 päivää. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa.



Kriittinen polku Seuraavaksi kannattaa antaa ohjelman laskea projektin kriittinen polku. Käytetään Muotoile (Format) -valikon Ohjattu Gantt-kaavion luominen (GanttChartWizard) -apuohjelmaa. Etene Tervetulotoivotus ikkunasta napsauttamalla Seuraava (Next) -painiketta.

Kuva 53 Etene ohjatussa toiminnossa muuten oletuksilla, mutta tee toisessa

vaiheessa Kriittinen polku (Critical Path) -valinta. Napsauta lopuksi Muotoile (Format it) -painiketta.

Kuva 54 Sulje viimeinen valintaikkuna Lopeta ohjattu toiminto (Finish) -

painikkeella.



Kuva 55 Kuvassa näet punaisella merkityn kriittisen polun. Ellei sinun kuva-

ruudullasi ole sama tilanne kuin yllä olevassa kuvassa, se johtua te-kemistäsi erilaisista suunnitteluratkaisuista aikataulua luodessa.

Kriittisiä tehtäviä ovat sellaiset työvaiheet, joiden viivästyminen aiheuttaisi koko toteutusaikataulun myöhästymisen. Kriittisistä tehtävistä muodostuu projektin kriittinen polku. Kriittisellä polulla olevat tehtävät on suoritettava viimeistään suunniteltuun aikaan. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa.



Runkosuunnitelman tallentaminen Kun projektisuunnitelma on alustavasti kunnossa, kannattaa projektiaika-taulu hyväksyttää projektin eri osapuolilla. Sen jälkeen tallennetaankin sekä projektin aikataulu että runkosuunnitelma. Runkosuunnitelman tallentami-nen tapahtuu Työkalut (Tools) -valikon Seuranta (Tracking) -alivalikon Määritä perusaikataulu (Set Baseline) -komennolla.

Toimenpiteen vaikutusalue

Kuva 56 Tarkasta että valinnat ovat kuten kuvassa ja napsauta OK-painiketta.

Kuva 57 Nyt projektisi tilasto näyttää sekä nykyiset kokonaiskustannukset et-

tä Perusaikataulu-kustannukset (Baseline Cost).

Tallenna projekti varmuudeksi vielä kertaalleen.



Runkosuunnitelman muuttaminen Runkosuunnitelmaa voidaan vielä pakottavissa tilanteissa muuttaa. Runko-suunnitelman muutokset ovat tarpeen, jos on havaittu joidenkin tärkeiden tehtävien puuttuvat alkuperäisestä runkosuunnitelmasta.

Toistuva tehtävä Harjoituksessa on unohdettu työmaatarkastukset, jotka nyt lisätään suunni-telmaan. Teemme projektipäällikölle Toistuvan tehtävän (Recurring Task) joka maanantaille, keskiviikolle ja perjantaille. Toistuva tehtävä tehdään Li-sää (Insert) -valikon Toistuva tehtävä (Recurring Task) -komennolla.

Kuva 58 Napsauta rivin 3 tehtävää. Valitse sitten Lisää (Insert) -valikosta

Toistuva tehtävä (Recurring Task) -komento. Tee toistuvalle tehtä-välle kuvassa näkyvät määritykset ja napsauta OK-painiketta. Lope-tuspäiväksi voit asettaa viimeisen viikon keskiviikon, koska lopputar-kastus on jo asetettu aiemmin.

Kiinnitetään vielä resurssi projektipäällikkö jokaiseen toistuvan tehtävän ali-tehtävään Työmaatarkastus 1 - 11.



Kuva 59 Valitse ensin kaikki alitehtävät ja napsauta sitten Varaa reusrssit

(Assign Resources) -painiketta. Valitse resurssi ja aseta Käyttöaste (Units) -arvoksi 100 % sekä napsauta Varaa (Assign) -painiketta.

Resurssin voit lisätä myös Gantt-kaavioon (Gantt Chart) jakamalla ikkunan Ikkuna (Window) -valikon Jaa (Split) -komennolla kahteen osaan. Nap-sauta jaetun ikkunan alaosaa toisella hiiren painikkeella ja valitse pikavali-kosta Resurssin kustannukset (Resource Cost) -komento. Kun resurssit on syötetty, voit tarkastella projektin kustannuksia Projekti (Project) -valikon Tietoja projektista (Project Information) -ikkunan Ti-lastot (Statistics) -painikkeella.

Kuva 60 Kuvassa näet kustannukset ennen runkosuunnitelman muutoksen

tallentamista. Perusaikataulu (Baseline) ja Nykyinen (Current) ar-vot eroavat toisistaan projektipäällikön palkkion verran.

Tallenna ensin koko aikataulu ja sitten runkosuunnitelma muutoksineen.



Aseta oletuk-seksi -painike

Kuva 61 Runkosuunnitelman tallennat Työkalut (Tools) -valikon Seuranta (Tracking) -alivalikon Tallenna perusaikataulu (Save Baseline) -komennolla. Koko runkosuunnitelman tallentaminen tapahtuu Ko-ko projekti (Entire project) -valinnalla. Jos haluat lisätä vain yhden tehtävän runkosuunnitelmaan, valitse tehtävä ensin. Tee sitten valin-ta Valitut tehtävät (Selected tasks).

Kuva 62 Ohjelma kysyy ”Oletko varma…”, napsauta Kyllä (Yes) -painiketta.

Kuva 63 Kuvassa näet kustannukset runkosuunnitelman tallennuksen jälkeen.

Perusaikataulu (Baseline) -kustannuksiin tullaan seurannassa ver-taamaan toteutumaa eli Todellinen (Actual) rivin kustannusta.


Kuva 64 Kuvassa näet projektisuunnitelman (aikataulun) tallennuksen jälkeen.

Nyt aikataulusi on valmis.





Projektin seuraaminen ja raportointi Kun projekti on aloitettu, tulee sen edistymistä jatkuvasti seurata. Seuranta-prosessissa aikatauluun merkitään tehtävistä joko:

toteutuneet alku- ja päätösajat valmiusaste prosentteina toteutunut ja jäljellä oleva kesto toteutuneet tai jäljellä olevat kustannukset toteutunut tai jäljellä oleva työ

Tarkkuus kirjauksissa on avain onnistuneelle projektiseurannalle ja uusien projektien aikataulusuunnittelulle. Osaaminen projekteissa kehittyy doku-mentoiduista kokemuksista. Kunnollisen seurantatiedon pohjalta on myös helppo analysoida projektia.

Projektin etenemisen kirjaaminen Projektin käynnistyttyä aloitetaan todellisten tapahtumien kirjaaminen eli projektin seuranta. Siirrytään ensin Gantt-kaavion seuranta (Tracking Gantt) -näkymään napsauttamalla kyseistä painiketta.

Kuva 65 Napsauta Gantt-kaavion seuranta (Tracking Gantt) -näkymässä

toisella hiiren näppäimellä Valitse kaikki (Select All) -painiketta ja valitse pikavalikosta Seuranta (Tracking) -komento. Kuvassa näet ti-lanteen, kun Seuranta (Tracking) -komento on suoritettu.



Ensimmäinen viikko - perjantaina Syötä aluksi ensimmäisen työviikon toteutunut tilanne, joka on edennyt tar-kalleen suunnitelmien mukaan. Syötä tarkastukselle arvoksi % valmiina (% Comp.) sarakkeeseen 27 % ja aloitukselle samaan kohtaan 100 %.

Kuva 66 Valitse tehtävät 16 - 22 ja napsauta Tehtävän tiedot (Task Informa-

tion) -painiketta. Kirjoita esiin tulevaan valintaikkunaan Prosenttia valmiina (Percent Complete) -kenttään 100 % ja hyväksy syöttö napsauttamalla OK-painiketta.

Kuva 67 Tilanteen tulisi nyt näyttää suunnilleen kuvan mukaiselta. Ellet näe

kuvaruudulla kaikkia kuvassa näytettyjä sarakkeita, tuo ne esiin vetä-mällä hiirellä ikkunan jakopalkista.



Seuranta työkalut Tutkitaan tilannetta hieman tarkemmin ottamalla käyttöön seurantatyökalut ja edistymispalkki.

Seuranta työkalurivi

Kuva 68 Napsauta hiiren kakkospainiketta työkalurivien päällä ja valitse esiin

ponnahtavasta pikavalikosta Seuranta (Tracking) -komento.

Kuva 69 Vakio (Standard) ja Muotoilu (Formatting) -työkalurivien alle ilmes-

tyy Seuranta (Tracking) -työkalurivi. Napsauta Lisää tilanneviiva (Add Progress Line) -painiketta ja siirrä kursori jana-aikataulun päälle kohtaan, jossa vihjeessä näkyy 1. viikon perjantain päivämäärä. Nap-sauta nyt hiiren painiketta.

Kuva 70 Näytöllesi ilmestyy edistymistä osoittava viiva. Edistymisviivaa kak-

soisnapsauttamalla voit vaikuttaa sen ulkonäköön tai voit Päivämää-rät ja -välit (Dates and Intervals) -välilehdellä poistaa viivan näky-mästä Poista (Delete) -painikkeella.




Kuva 71 Muuta Viivatyylit (Line Styles) -välilehdellä Muut tilanneviivat (All

other progress lines) kohdassa viivan väriksi punainen. Hyväksy ik-kunan asetukset OK-painikkeella

Koska työt etenevät normaalisti ja ensimmäiset tehtävät ovat kunnossa voit jäsentää tehdyt tehtävät piiloon.

Kuva 72 Tehtävien jäsentämisen jälkeen tilanne näyttää tältä.

Kuva 73 Kun nyt tarkastelet projektin kustannuksia näet, että tähän mennessä

projektiin on sitoutunut noin 11 500 euroa. Kustannuksista on vielä erääntymättä, Jäljellä (Remaining) noin 8 700 euroa.




Toinen viikko - perjantaina Merkitsemme etenemän toisella viikolla seuraavan listan mukaan. Projekti on siis edennyt suunnitelmien mukaan, vain kattotuolien asennus alkoi hieman ennen suunnitelmassa merkittyä päivää.

Kuva 74 Merkitse kattotuolien asennuksen aloitus Tod. alkaminen (Act.

Start) -sarakkeeseen päivämääränä, näin tehtävän suoritus on aloitet-tu kyseisen päivän aamuna. Kuvassa näet tilanteen toisen projektivii-kon jälkeen, kun otat käyttöön edistymisviivan. Tallenna projekti.

Kolmas viikko - perjantai Tilanne on edennyt suunnilleen suunnitelmien mukaan, kirjataankin alla olevat seuranta-arvot aikatauluun.

Kuva 75 Sadevesikourut on saatu valmiiksi suunniteltua nopeammin. Sähkö-

töiden aloittaminen taas on viivästynyt, hommaa siis sähkömies töi-hin heti, mieluummin viikonlopuksi.




Viimeinen viikko - perjantaina

Kuva 76 Sait sähkömiehen työhön maanantaina aamusta. Nyt olet syöttänyt

kaikki toteutuneet arvot aikatauluun.

Työ tuli tehtyä pääosin aikataulun mukaan ja se valmistui tavoitepäivään mennessä. Tutkitaan vielä projektia sen kustannusten osalta.

Kuva 77 Projektin tilastotiedoista näet, että budjetoidut Perusaikataulun

(Baseline) Kustannus (Cost) ja Todellinen (Actual) Työ (Work) määrä toteutuivat (melko) tarkasti.



Kuva 78 Kuvassa näet tilanteen Gantt-kaaviossa (Gantt Chart), kun projekti

on loppuun suoritettu ja seuranta on tehty oikein.

Tehtävä Mitä virheitä tehtiin projektisuunnitelmassa, jäikö jokin huomaamatta?




Kassavirta Seuraavaksi tulostamme viikoittaisen kassavirtaraportti. Napsauta Raportit (Report) -valikon Raportit (Reports) -komentoa.

Kuva 79 Kaksoisnapsauta valintaikkunassa Kustannukset (Costs) -ruutua ja

seuraavassa valintaikkunassa Kassavirta (Cash Flow) -raporttia.

Kuva 80 Kuvassa näet Kassavirta-raportin ennen sen tulostamista.



Projektin päättäminen Projektin lopettamisen tulee olla ennalta suunniteltu tapahtuma, jonka edel-lytykset on dokumentoitava jo suunnitteluvaiheessa. Lopettamistoimiin kuuluu testaustoimia ja varsinainen työn lopettaminen sekä muodollinen tu-losten hyväksyminen.

Testaus Projektissa aikaansaatu tuote, prototyyppi tai 0-sarjan tuote tulee testata riit-tävin testein ja koeajoin. Testaus tulee tehdä testaussuunnitelman ja stan-dardien sekä viranomaismääräysten mukaan. Testauksesta tehdään aina tes-tauspöytäkirjan joka arkistoidaan huolellisesti. Eri osien tekninen testaus on myös tarpeen, mutta nämä testit on suoritet-tava jo työn edetessä. Näin eivät ongelmat osissa aiheuta lopettamisvaihees-sa kustannusten osalta yllätyksiä ja aikatauluviiveitä.

Lopettaminen Projekti lopetetaan määrätietoisesti kun määritelty lopputulos, tavoite on saavutettu ja kaikki tehtävät on suoritettu hyväksyttävällä tavalla. Loppu-tuotteen laadun tulee olla kunnossa. Projekteilla on taipumusta jäädä elä-mään vaikka tavoite olisikin jo saavutettu. Lopettamiseen kuuluu työn tu-losten dokumentointi, arkistointi, raportointi, tiedottaminen ja arviointi. Käyttöönotto varmistetaan ja projektituotteen siirto käyttäjille tulee hoitaa huolella. Hyväkin projektitulos menettää käyttöarvoa, jos käyttöä ei hallita. Esimerkiksi atk-ohjelmalle tehdään käyttöopas, joka sisältää kaiken olennai-sen tuotteen käyttötoimista. Käyttäjät tulee kouluttaa tuotteen käyttöön. Projektin lopettamista ei kannata viivästyttää pienten korjaus- ja muutos-tarpeiden vuoksi. Muutokset voidaan tehdä omina jatko- tai lisäprojekteina ja korjaukset ylläpitoprojekteina tai takuukorjauksina.

Projektin lopputuotteen käyttöönotto Projektityön tuloksen käyttöönotto ei ole enää projektiorganisaation tehtä-vä, vaan vastuu siirtyy asettajan perusorganisaatiolle. Tulosten jatkuva seu-raaminen ja itsearviointi kuuluu kuitenkin projektiorganisaatiolle. Asettajan perusorganisaation tehtäväksi jää:

tulosten käyttöönotto ja hyväksikäytön järjestäminen jatkoprojektien ja toimien käynnistäminen tiedotustoimien organisointi tiedotussuunnitelman mukaisesti

Asettajan tuotetta käyttävälle organisaatiolle olisi myös jätettävä tehtäväksi jatkuva tuotteen ongelmakohtien ja kehitystarpeiden kirjaaminen. Tällaiset kirjaukset antavat parhaat mahdollisuudet korjata tuotetta tarvittaessa ja hoi-taa myös takuuajan loppukorjaukset.



Hakemisto A

Ajoituskaava ....................................................................31 Alitehtävä .........................................................................3 Alkuasetukset ..................................................................13

G

Gantt-kaavio .....................................................................8 Gantt-kaavion seuranta -näkymä ............................ 9, 50

K

Kalenteri...................................................................... 9, 41 Kalenterin asetukset ...................................................13 Kesto ..................................................................................3 Kriittinen polku ...................................................8, 43, 44 Kriittinen tehtävä....................................................... 8, 44 Käyttöoikeudet .................................................................ii

L

Lopettaminen..................................................................58

M

Metatiedot........................................................................18

N

Näkymät Gantt-kaavio....................................................................... 8 Gantt-kaavion seuranta -näkymä......................................... 9 Kalenteri.............................................................................. 9 Muut näkymät ..................................................................... 9 Resurssitaulukko -näkymä .................................................. 9 Verkkokaavio ...................................................................... 9

O

Oletusasetukset ........................................ 13, 15, 17, 30

P

Perusaikataulu ...................................................................4 Peruskalenteri..................................................................13 Perustiedot.......................................................................12 Projektiaikataulu ...............................................................3 Projektin määrittely ........................................................10 Projektin päättäminen....................................................58 Projektin seuranta...........................................................50 Projektinhallinta................................................................2 Projektisuunnitelma .........................................................2 Projektisuunnittelu ...........................................................2 Päätehtävä..........................................................................3

R

Resurssi.............................................................................. 3 Resurssin kiinnittäminen .............................................. 29 Resurssin varaaminen.................................................... 29 Resurssitaulukko -näkymä........................................ 9, 36 Riippuvuus ...................................................................... 22 Runkosuunnitelma......................................................... 45

S

Sarakenimien muuttaminen .................................... 24 Sarakeotsikot .................................................................. 24 Seuranta........................................................................... 52 Suunnitelma-aikataulu ..................................................... 4

T

Tallenna........................................................................... 16 Tavoite............................................................................... 3 Tehtävien linkitys........................................................... 22 Tehtävien syöttö ............................................................ 20 Tehtävälaji ....................................................................... 32 Tehtävälista ..................................................................... 11 Tehtävän jakaminen ...................................................... 42 Tehtävät-ruutu.................................................................. 7 Testaus............................................................................. 58 Toistuva tehtävä............................................................. 46 Toteutuma-aikataulu ....................................................... 4 Tuotteen käyttöönotto.................................................. 58 Työmääräarviointi.......................................................... 30 Työmäärävetoinen ......................................................... 30

V,W

Vajaa-allokointi .............................................................. 39 Valuutta-asetus ............................................................... 17 WBS ................................................................................... 3 Verkkokaavio.................................................................... 9 Virstanpylväs .................................................................. 3 Work Breakdown Structure ........................................... 3 Välitavoitteet ............................................................ 3, 11

Y

Yhteenvetotehtävä......................................................... 19 Yhteenvetotiedot ........................................................... 18 Yhteystyyppi

Alusta alkuun.....................................................................22 Alusta loppuun...................................................................22 Lopusta alkuun ..................................................................22 Lopusta loppuun ................................................................22

Yliallokointi .................................................................. 38



Viitteet

i Sorsa, Mikko ja Venetjoki, Klaus, 2002, Project 2002, Docendo Finland Oy ii Pelin, Risto 1984, Projektin aika- ja resurssisuunnittelumenetelmät, Insi-

nööritieto Oy iii Hietala, Kari 2000, Projekteista menestystä PK-sektorille – Tavoite 4 –

ohjelman arviointi, Oy Edita Ab iv Hietala, Kari 2000, Projekteista menestystä PK-sektorille – Tavoite 4 –

ohjelman arviointi, Oy Edita Ab v Chatfield, Carl S. ja Johnson, Timothy D., 2000, Microsoft Project 2000

Trainer, Oy Edita Ab vi Microsoft Press, 1997 Opeta itsellesi Microsoft Project 98, Suomen atk-

kustannus Oy vii Chatfield, Carl S. ja Johnson, Timothy D., 2000, Microsoft Project 2000

Trainer, Oy Edita Ab

Documents

Microsoft Project 2007cna.mamk.fi/Public/KosonenH/projekti_aikuis_2013/Ornanet... · 2013-09-01 · Microsoft Project 2007 KJK Johdanto Edessäsi on Microsoft Project-koulutuksen