Microsoft Project 2013 Tieng Viet (Chuong V)

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Phân công tài nguyên tới nhiệm vụ

Trong chương 3 và chương 4, bạn đã tạo ra các nhiệm vụ và các tài nguyên. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để phân công các tài nguyên tới các nhiệm vụ. Mỗi một phân công là một sự gán

Chương V 65

Chương V:Chương V:


ghép của một tài nguyên vào một nhiệm vụ để làm việc. Từ góc nhìn của một nhiệm vụ, bạn có thể gọi quá trình của sự phân công một tài nguyên là một sự phân công nhiệm vụ; dưới góc nhìn của một tài nguyên, bạn có thể gọi đó là một sự phân công tài nguyên. Trong cả hai trường hợp thì đều có một điều tương tự nhau là: một nhiệm vụ cộng với một tài nguyên bằng một sự phân công.

Quan trọng: Trong toàn bộ chương này, khi chúng ta nói về các tài nguyên tức là chúng ta đang nói đến tài nguyên làm việc ( gồm người và thiết bị ) trừ khi chúng tôi chỉ rõ đó là tài nguyên nguyên vật liệu hoặc tài nguyên chi phí.

Bạn vẫn có thể làm việc chỉ với các nhiệm vụ mà không cần phải phân công các tài nguyên tới các nhiệm vụ trong Microsoft Project 2013. Tuy nhiên, có một số lý do chính đáng cho việc phân công các tài nguyên trong kế hoạch của bạn. Khi bạn phân công các tài nguyên tới các nhiệm vụ, bạn có thể trả lời những câu hỏi như:

- Ai nên làm việc trong nhiệm vụ nào và khi nào?

- Bạn có đủ số lượng các tài nguyên để thực hiện phạm vi công việc mà dự án của bạn yêu cầu không?

- Bạn có mong đợi một tài nguyên làm việc trong một nhiệm vụ tại một thời điểm mà tài nguyên đó sẽ không sẵn sàng để làm việc ( ví dụ, thời điểm khi một người nào đó đang trong kỳ nghỉ của họ) không ?

- Đã bao giờ bạn phân công một tài nguyên tới rất nhiều nhiệm vụ nên dẫn đến việc vượt quá công suất làm việc của tài nguyên đó? hay nói cách khác là đã bao giờ bạn phân bổ vượt mức tài nguyên chưa?

Trong chương này, bạn phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ, và bạn sẽ quyết định khi nào thì sự phân công tài nguyên nên ảnh hưởng đến thời hạn thực hiện nhiệm vụ và khi nào thì không nên. Sau đó bạn sẽ phân công một tài nguyên chi phí và xem nó có ảnh hưởng gì tới một nhiệm vụ.

5.1. Phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ

Bằng cách phân công một tài nguyên tới một nhiệm vụ, bạn có thể theo dõi tiến trình làm việc của tài nguyên trong nhiệm vụ. Nếu bạn nhập vào các mức lương của tài nguyền, Project cũng tính toán các chi phí của tài nguyên và chi phí của nhiệm vụ cho bạn.

Phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ cho phép công cụ lên tiến độ của Project tính toán với cả ba biến số của cái gọi là công thức tiến độ-Scheduling formular: thời gian làm việc, thời hạn thực hiện và sự phân công. Trong thực tế, khi bạn phân công một tài nguyên làm việc tới một nhiệm vụ có giá trị thời hạn thực hiện lớn hơn không, Project sẽ tính toán giá trị thời gian làm việc kết quả theo công thức tiến độ. Công thức tiến độ sẽ được mô tả chi tiết hơn ở phần sau của chương này.

Bạn có thể nhớ lại ở chương 4, rằng khả năng làm việc của một tài nguyên được đo lường bằng đơn vị ( đo lường về mức độ nỗ lực ) và được ghi lại trong trường dữ liệu Max.Units. Sự phân công cụ thể một tài nguyên làm việc tới một nhiệm vụ liên quan đến một giá trị lượng phân công gọi là Units và nó thường được thể hiện là một tỷ lệ phần trăm. Trừ khi bạn có chỉ định khác, còn không Project phân công 100 phần trăm lượng phân công của tài nguyên tới nhiệm vụ. Điều đó nghĩa là, Project giả định rằng tất cả thời gian làm việc của tài nguyên có thể được phân phối hết tới nhiệm vụ. Nếu tài nguyên có ít hơn 100 phần trăm đơn vị tối đa, Project sẽ phân công lượng phân công là giá trị Max.Units của tài nguyên đó.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã sẵn sàng để thực hiện các phân công tài nguyên ban đầu trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Bởi vì trước đó bạn đã kê khai các mức lương của các tài nguyên làm việc nên bạn cũng muốn xem các tính toán ban đầu về chi phí và thời hạn thực hiện của kế hoạch để so sánh đối chiếu sau này.

Trong ví dụ này, bạn sẽ phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ.Chương V 66


Bạn cần các tập tin Simple Assignments_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 5 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Assignments_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Simple Assignments.

Trước khi thực hiện bất kỳ sự phân công tài nguyên nào đó, bạn sẽ kiểm tra các giá trị hiện tại của thời hạn thực hiện và chi phí của kế hoạch để so sánh đối chiếu sau này .

Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information, và sau đó kích vào nút Stalistics.

Lưu ý thời hạn thực hiện hiện tại là 41 ngày và chi phí bằng không. Sau khi phân công tài nguyên làm việc và tài nguyên chi phí, bạn sẽ kiểm tra các giá trị này một lần nữa.

Bước 2: Nhấn Close.

Tiếp theo, bạn sẽ thực hiện sự phân công tài nguyên đầu tiêu của bạn.

Bước 3: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Resources Assign.

Hộp thoại Assign Resources xuất hiện, trong hộp thoại này bạn nhìn thấy tên các tài nguyên mà bạn đã nhập trong Chương 4 và được bổ sung thêm một số tài nguyên khác.

Ngoại trừ các tài nguyên đã được phân công là luôn luôn xuất hiện ở trên cùng của danh sách, các tài nguyên còn lại đều được sắp xếp theo thứ tự abc trong hộp thoại Assign Resources.

Bước 4: Trong cột Task Name trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ 2, Assign launch team members.

Bước 5: Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Carole Poland và sau đó bấm vào nút Assign.

Chương V 67

Tài nguyên đã phân công tới nhiệm vụ được chọn có một dấu kiểm (check) bên cạnh tên của nó trong hộp thoại Assign Resources

Tên của tài nguyên được phân công tới xuất hiện bên cạnh thanh bar Gantt.


Một giá trị chi phí và một dấu kiểm xuất hiện bên cạnh tên của Carole Poland trong hộp thoại Assign Resources, biểu thị rằng bạn đã phân công cô ấy tới nhiệm vụ. Tên của Carole cũng xuất hiện bên cạnh thanh bar Gantt của nhiệm vụ 2. Bởi vì Carole đã có một mức lương trung bình được ghi lại nên Project tính toán chi phí của sự phân công này (mức lương trung bình theo giờ của Carole nhân với số giờ làm việc được lên tiến độ của cô ấy trong nhiệm vụ này) và hiển thị giá trị đó là $ 420 trong trường dữ liệu Cost trong hộp thoại Assign Resources.

Bước 6: Trong cột Task Name trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ 3, Complete author questionnaire.

Bước 7: Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Toni Poe và sau đó bấm vào nút Assign.

Lưu ý: Để gỡ bỏ hoặc hủy sự phân công của một tài nguyên khỏi một nhiệm vụ được chọn, trong hộp thoại Assign Resources kích vào tên tài nguyên muốn gỡ bỏ và sau đó bấm vào nút Remove.

Tiếp theo bạn sẽ có một cái nhìn kỹ hơn về các chi tiết của nhiệm vụ 3. Bạn sẽ sử dụng một khung nhìn tiện dụng gọi là Task Form.

Bước 8: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn hộp kiểm có nhãn Details.

Chương V 68


Project chia tách cửa sổ thành hai khung nhìn. Khung nhìn bên trên là Gantt Chart và bên dưới là khung nhìn Task Form.

Nếu bạn đã đọc xong chương 4, bạn có thể nhận ra rằng khung nhìn Task Form cũng tương tự như khung nhìn Resource Form nhưng hiển thị các chi tiết khác. Trong cái kiểu phân chia khung nhìn dạng này, các chi tiết về mục dữ liệu được chọn trong khung nhìn ở phía trên (trong trường hợp này là một nhiệm vụ) xuất hiện trong khung nhìn bên đưới. Khung nhìn Task Form hiển thị một trong số các loại chi tiết. Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi các chi tiết được hiển thị.

Bước 9: Kích vào bất cứ nơi đâu trong khung nhìn Task Form và sau đó ở trên tab Format, trong nhóm lệnh Details kích lệnh Work .

Các chi tiết về Work-Thời gian làm việc xuất hiện trong khung nhìn Task Form.

Bây giờ ở trong khung nhìn Task Form, bạn có thể thấy các giá trị thiết yếu về việc lên tiến độ đối với nhiệm vụ này: Thời hạn thực hiện 1 tuần, giờ làm việc là 40 tiếng và 100 % lượng phân công. Bởi vì khung nhìn Task Form là một cách thức tiện dụng để xem thời hạn thực hiện nhiệm vụ, lượng phân công và thời gian làm việc nên bây giờ cứ để nó hiển thị như vậy.

Bước 10: Sử dụng hộp thoại Assign Resources, phân công các tài nguyên sau đây tới các nhiệm vụ. Khi bạn thực hiện điều đó, lưu ý tới các giá trị trong các cột Duration, Units và Work trong khung nhìn Task Form.

ID Tên nhiệm vụ Phân phối cho tài nguyên4 Schedule author interviews Jun Cao5 Design and order marketing material Toby Nixon

Khi bạn đã hoàn thành, màn hình của bạn cũng sẽ trông tương tự như hình minh họa sau đây:

Chương V 69


Lưu ý: Nếu bạn vô tình phân công sai tài nguyên, bạn có thể nhanh chóng hoàn tác bằng cách kích Undo trên thanh công cụ Quick Access Toolbar hoặc nhấn Ctrl+Z.

Tiếp theo, bạn sẽ phân công hai tài nguyên tới cùng một nhiệm vụ.

Bước 11: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 8, Kickoff book launch meeting.

Bước 12: Trong hộp thoại Assign Resources, chọn tên của Sharon Salavaria và Toby Nixon, và sau đó bấm vào nút Assign.

Lưu ý: Để chọn nhiều tên tài nguyên không nằm liền kề nhau, chọn tên đầu tiên, nhấn và giữ phím Ctrl, và sau đó chọn thêm các tên khác. Kỹ thuật này cũng được dùng để chọn các nhiệm vụ và các mục dữ liệu khác trong các danh sách liệt kê.

Sharon và Toby đã được phân công tới nhiệm vụ. Bạn cũng có thể nhìn thấy tên của họ bên cạnh thanh bar Gantt của nhiệm vụ 8.

Bước 13: Trong hộp thoại Assign Resources, nhấn nút Close.

Nhớ lại rằng ở trong chương 4, tài nguyên Sharon Salavaria có giá trị Max.Units là 50% để kê khai sự sẵn sàng làm việc bán thời gian của cô ấy. Kết quả là Project đã phân công lượng phân công cho cô ấy 50%.

Để kết thúc ví dụ này , bạn sẽ sử dụng một phương pháp phân công tài nguyên khác.

Bước 14: Nếu cột Resource Names đang không được nhìn thấy trong khung nhìn Gantt Chart, kéo thanh chia đứng ( chia khung nhìn thành hai phần) sang bên phải.

Bước 15: Kích vào trong vào cột Resource Names của nhiệm vụ 9, Plan author’s travel itinerary, và sau đó kích vào đầu mũi tên xuất hiện.

Một danh sách liệt kê tên các tài nguyên xuất hiện.

Chương V 70


Bước 16: Trong danh sách liệt kê tên các tài nguyên, tích vào hộp kiểm ở trước tên Jane Dow và Zac Woodall, và sau đó bấm phím Enter.

Jane Dow và Zac Woodall được phân công tới nhiệm vụ 9.

Bước 17: Kích vào trong cột Resource Names của nhiệm vụ 10, Channel Sales prep, và sau đó nhấp vào đầu mũi tên xuất hiện. Trong danh sách liệt kê tên các tài nguyên xuất hiện, chọn Zac Woodall và sau đó nhấn phím Enter.

Zac Woodall đã được phân công tới công việc 10 .

Bước 18: Kéo thanh chia đứng về sát bên cạnh bên phải của cột Finish.

Trong ví dụ này, bạn đã phân công các tài nguyên bằng cách sử dụng hộp thoại Assign Resources và cột Resource Names trong khung nhìn Gantt Chart. Ngoài ra, bạn cũng có thể phân công các tài nguyên trong khung nhìn Form Task và trong tab Resource thuộc hộp thoại Task Inforrmation và một số nơi khác.

* Công thức tiến độ.

Sau khi bạn tạo ra một nhiệm vụ và trước khi bạn phân công một tài nguyên tới nó, nhiệm vụ đó có thời hạn thực hiện nhưng không có thời gian làm việc gắn kết với nó. Tại sao lại không có thời gian làm việc? Thời gian làm việc ( là giá trị thuộc cột Work) đại diện cho những nỗ lực mà một tài nguyên hoặc nhiều tài nguyên sẽ bỏ ra để hoàn thành một nhiệm vụ. Ví dụ, nếu bạn có một người làm việc toàn thời gian (full time) thì số lượng thời gian đo bằng thời gian làm việc (Work) là tương tự như số lượng thời gian đo bằng thời hạn thực hiện (Duration) của nhiệm vụ. Nhìn chung, số lượng thời gian làm việc sẽ tương xứng với thời hạn thực hiện của Chương V 71


nhiệm vụ, trừ khi bạn phân công nhiều hơn một tài nguyên tới một nhiệm vụ hoặc một tài nguyên mà bạn phân công không làm việc toàn thời gian.

Project tính toán thời gian làm việc ( hay còn gọi là công) bằng cách sử dụng một cái gì đó đôi khi được gọi là công thức tiến độ:

Thời hạn thực hiện (Duration) × lượng phân công (Units) = Thời gian làm việc.

Hãy xem xét một ví dụ cụ thể và nhìn thấy những giá trị này trong khung nhìn Task Form. Thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 3 là một tuần hoặc là năm ngày làm việc. Đối với các dự án ra mắt cuốn sách mới, năm ngày làm việc tương đương với 40 giờ. Khi bạn phân công Toni Poe tới nhiệm vụ 3, Project áp dụng 100 phần trăm thời gian làm việc của Toni tới nhiệm vụ này. Công thức tiến độ cho nhiệm vụ 3 sẽ trông như thế này :

Thời hạn thực hiện 40 giờ ( tương đương với một tuần làm việc ) × Lượng phân công 100% = 40 giờ làm việc.

Nói cách khác, với việc Toni được phân công tới nhiệm vụ 3 với lượng phân công là 100% thì nhiệm vụ này yêu cầu cần 40 giờ làm việc.

Dưới đây là một ví dụ phức tạp hơn. Bạn đã phân công hai tài nguyên là Jane Dow và Zac Woodall tới nhiệm vụ 9, mỗi tài nguyên có lượng phân công là 100%. Công thức tiến cho nhiệm vụ 9 trông như thế này :

Thời hạn thực hiện 24 giờ ( tương đương với ba ngày làm việc ) × Lượng phân công 200% = 48 giờ làm việc.

48 giờ làm việc là tổng thời gian làm việc của Jane (24 giờ) và Zac (24 giờ). Nói cách khác, như tiến độ dự kiến hiện tại thì cả hai tài nguyên sẽ phải cùng nhau làm việc toàn thời gian trong thời gian ba ngày để hoàn thành nhiệm vụ.

5.2. Kiểm soát thời gian làm việc khi thêm hoặc bớt các sự phân công tài nguyên

Như bạn đã thấy ở phần trước, bạn định rõ thời gian làm việc mà một nhiệm vụ cần vào lúc ban đầu bạn phân công một tài nguyên hoặc nhiều tài nguyên tới nó. Khi các nhiệm vụ có chế độ tiến độ là tự động, Project cung cấp cho bạn một tính năng để kiểm soát cách thức nó nên tính toán thời gian làm việc trong một nhiệm vụ như thế nào khi bạn phân công thêm các tài nguyên tới nhiệm vụ đó hoặc gỡ bỏ các tài nguyên đã được phân công khỏi nhiệm vụ. Tính năng này được gọi là sự nỗ lực định hướng tiến độ-Effort driven và nó hoạt động như thế này: Thời gian làm việc của một nhiệm vụ giữ nguyên không đổi khi bạn phân công thêm hoặc gỡ bỏ các tài nguyên khỏi nó. Khi có thêm các tài nguyên được phân công tới nhiệm vụ thì thời hạn thực hiện nhiệm vụ sẽ giảm, nhưng tổng số thời gian làm việc vẫn giữ nguyên và được phân chia cho các tài nguyên được phân công tới. Bạn có thể linh hoạt trong cách thức bạn áp dụng nỗ lực định hướng tiến độ.

Theo mặc định, tính năng nỗ lực định hướng tiến độ-Effort driven bị vô hiệu hóa đối với tất cả các nhiệm vụ mà bạn tạo ra trong Project. Bạn có thể bật tính năng nỗ lực định hướng tiến độ cho toàn bộ kế hoạch hoặc chỉ với những nhiệm cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn trong một danh sách các hành động để kiểm soát cách thức mà Project nên tính toán lại thời gian làm việc của một nhiệm vụ ngay lập tức sau khi bạn thực hiện một sự phân công tài nguyên. ( Bạn sẽ làm điều này ở phần dưới đây). Tính năng nỗ lực định hướng áp dụng chỉ khi bạn phân công thêm các tài nguyên hoặc gỡ bỏ các tài nguyển ra khỏi các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một khoảng thời gian đã trôi qua kể từ khi bạn thực hiện các phân công ban đầu về tài nguyên trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Bạn đã nhận được một số phản hồi từ các tài nguyên đã được phân công rằng cần có một số điều chỉnh tới các sự phân công đó. Khi bạn thực hiện những điều chỉnh này, bạn sẽ kiểm soát cách thức mà các sự phân công được sửa đổi nên ảnh hưởng như thế nào đến các nhiệm vụ.

Chương V 72


Trong ví dụ này, bạn thêm và gỡ bỏ các sự phân công của tài nguyên trong nhiệm vụ và chỉ cho Project nên điều chỉnh các nhiệm vụ này như thế nào.

Bước 1: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ 5, Design and order marketing material.

Hiện tại, Toby Nixon đang được phân công tới nhiệm vụ này. Một sự kiểm tra nhanh bằng công thức tiến độ như sau :

Thời hạn thực hiện là 80 giờ ( tương đương 10 ngày hoặc hai tuần làm việc ) × Lượng phân phối của Toby là 100% = 80 giờ làm việc.

Toby cần một ai đó trợ giúp trong nhiệm vụ này, do đó bạn sẽ thêm một tài nguyên.

Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resource.

Bước3: Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Zac Woodall và sau đó bấm vào nút Assign.

Zac đã được thêm vào nhiệm vụ này và Project cập nhật các giá trị của công thức tiến độ:

Thời hạn thực hiện là 80 giờ ( tương đương 10 ngày hoặc hai tuần làm việc ) × Lượng phân phối là 200% (là tổng cộng lượng phân phối của Toby và Zac) = 160 giờ làm việc.

Tiếp theo, bạn sẽ sử dụng một tính năng gọi là danh sách các hoạt động (Action) để kiểm soát cách thức mà Project lên tiến độ thời gian làm việc trong nhiệm vụ khi thêm hoặc bớt các tài nguyên. Lưu ý tới biểu tượng tam giác nhỏ màu xanh lá cây nằm ở góc phải phía trên cùng của trường dữ liệu có chứa tên của nhiệm vụ 5. Đây là một chỉ thị bằng hình ảnh rằng một lựa chọn hiện đang có sẵn. Trước khi bạn thực hiện các hoạt động khác, bạn có thể sử dụng danh sách các hành động để chọn cách thức mà bạn muốn Project xử lý sự phân công thêm tài nguyên.

Bước 5: Kích chọn tên của nhiệm vụ 5, và sau đó kích vào biểu tượng xuất hiện bên trái tên của nhiệm vụ.

Nhìn qua các tùy chọn trên danh sách liệt kê hiện ra.

Chương V 73


Bạn có thể sử dụng các tùy chọn này để lựa chọn kết quả lên tiến độ mà bạn muốn. Bạn có thể điều chỉnh thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, thời gian làm việc của các tài nguyên hoặc lượng phân công.

Lưu ý: Bạn sẽ thấy các chỉ thị hoạt động (Action) khác trong quá trình sử dụng Project. Chúng thường xuất hiện khi bạn có thể đang tự hỏi bản thân mình “ Tại sao Project chỉ làm như thế” ( Chẳng hạn như khi thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ thay đổi sau khi bạn phân công thêm một tài nguyên). Danh sách các hành động đó đưa cho bạn cơ hội để thay đổi cách thức mà Project phản ứng lại các hành đồng của bạn.

Đối với nhiệm vụ này, bạn chỉ muốn thêm sự phân công, nghĩa là thêm thời gian làm việc trong thời hạn thực hiện ban đầu. Đây là thiết lập mặc định nên bạn sẽ đóng danh sách liệt kê các hành động mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Bước 5: Kích vào biểu tượng một lần nữa để đóng danh sách liệt kê.

Tiếp theo, bạn sẽ gỡ bỏ một tài nguyên ra khỏi một nhiệm vụ và sau đó hướng dẫn Project cách thức lên tiến độ đối với các sự phân công tài nguyên giữ lại trong nhiệm vụ.

Bước 6: Kích vào tên của nhiệm vụ 9, Plan author’s travel itinerary.

Hiện nay, cả Jane và Zac đều đang được phân công tới nhiệm vụ này. Jane đã nói với bạn rằng cô ấy cần hoàn thành công việc này một mình, nhưng với một thời gian làm việc dài hơn. Điều này là chấp nhận được với bạn, vì vậy bạn sẽ gỡ bỏ sự phân công của Zac.

Bước 7: Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Zac Woodall và sau đó bấm nút Remove.

Project gỡ bỏ sự phân công Zac ra khỏi nhiệm vụ.

Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh cách thức mà Project nên giải quyết sự thay đổi này trong các sự phân công.

Bước 8: Kích vào biểu tượng xuất hiện ở bên trái tên của nhiệm vụ.

Bước 9: Kích chọn Increase duration, but keep the same amount of work.

Project tăng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ từ ba lên sáu ngày, và nó cũng tăng thời gian làm việc của Jane từ 24 lên 48 giờ. 48 giờ này bằng tổng thời gian làm việc trong nhiệm vụ khi cả Jane và Zac cùng được phân công, nhưng bây giờ tất cả thời gian làm việc này đều thuộc về Jane.

Chương V 74


Cho đến giờ, bạn đã điều chỉnh được giá trị thời hạn thực hiện và thời gian làm việc khi bạn thêm vào hoặc gỡ bỏ các tài nguyên trong các nhiệm vụ. Bạn cũng có thể thay đổi thiết lập mặc định cho một nhiệm vụ như trên khi bạn thêm các tài nguyên tới nhiệm vụ nhưng thời hạn thực hiện của nó sẽ giảm. Bạn sẽ làm như vậy ở bước tiếp theo.

Bước 10: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích vào tên của nhiệm vụ 10, Channel Sales prep.

Hiện tại, chỉ có Zac được phân công tới nhiệm vụ này, và nó có thời hạn thực hiện là hai tuần.

Bước 11: Trong khung nhìn Task Form kích chọn vào hộp kiểm có nhãn Effort driven và sau đó nhấp vào nút OK ở góc trên bên phải của khung nhìn Task Form.

Không có sự thay đổi nào đối tới giá trị của thời hạn thực hiện, lượng phân công hoặc thời gian làm việc của nhiệm vụ này, nhưng hãy xem điều gì sẽ xảy ra khi bạn phân công thêm một tài nguyên.

Bước 12: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ 10, và sau đó, trong hộp thoại Assign Resource kích chọn Hany Morcos, và sau đó nhấn nút Assign.

Thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 10 đã giảm từ hai tuần xuống còn một tuần. Tổng thời gian làm việc trong nhiệm vụ vẫn giữ nguyên 80 giờ, nhưng bây giờ thì nó được chia đều cho Zac và Hany. Đây là kết quả lên tiến độ mà bạn muốn. Nếu không muốn như vậy, bạn có thể sử dụng danh sách các hành động để thay đổi cách thức mà Project phản ứng lại sự phân công thêm tài nguyên.

Nhớ lại rằng tính năng nỗ lực định hướng tiến độ được mặc định là bị vô hiệu hóa. Để thay đổi thiết lập mặc định này cho tất cả các nhiệm vụ mới trong một kế hoạch thì làm như sau: Trên tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Options, kích tab Schedule và sau đó bên dưới khu vực có nhãn là Scheduling options for this project, tích chọn vòa hộp kiểm có nhãn New tasks are effort. Để kiểm soát tính năng nỗ lực định hướng tiến độ cho một nhiệm vụ hoặc hoặc nhiều nhiệm vụ cụ thể, đầu tiên chọn những nhiệm vụ đó, sau đó, trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Information, và trên tab Advanced của hộp thoại Task Information tích chọn hoặc bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm Effort Driven.

Chương V 75


Thứ tự của các hành động của bạn rất quan trọng khi tính năng nỗ lực định hướng tiến độ Effort Driven được kích hoạt. Nếu ban đầu bạn phân công hai tài nguyên tới một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện là ba ngày ( tương đương với 24 giờ ), Project lên tiến độ mỗi tài nguyên làm việc 24 giờ và tổng thời gian làm việc trong nhiệm vụ sẽ là 48 giờ. Tuy nhiên, lúc đầu bạn cũng có thể phân công một tài nguyên cho một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện là 24 giờ và sau đó thêm tài nguyên thứ hai. Trong trường hợp thứ hai thì khi tính năng Effort Driven đã được kích hoạt, tính năng này sẽ buộc Project lên tiến độ cho mỗi tài nguyên là đều làm việc 12 giờ, và giữ nguyên tổng số thời gian làm việc của nhiệm vụ là 24 giờ. Hãy nhớ rằng khi nó được kích hoạt, tính năng nỗ lực định hướng tiến độ điều chỉnh thời hạn thực hiện nhiệm vụ chỉ khi bạn thêm vào hoặc gỡ bỏ các tài nguyên ra khỏi nhiệm vụ.

* Nghiệp vụ quản lý dự án: Khi nào thì tính năng định hướng tiến độ nên áp dụng.

Bạn nên xem xét mức độ mà nỗ lực định hướng tiến độ nên áp dụng cho các nhiệm vụ trong các dự án của bạn. Ví dụ, nếu một tài nguyên cần mất 10 giờ để hoàn thành một nhiệm vụ, vậy thì 10 tài nguyên có thể hoàn thành nhiệm vụ đó trong 1 giờ? Hoặc 20 tài nguyên hoàn thành trong 30 phút? Có lẽ là không, các tài nguyên có khả năng biết khi nào thì cần thêm và yêu cầu sự phối hợp thêm để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu nhiệm vụ rất phức tạp, nó có thể yêu cầu thời gian tăng lên đáng kể trước khi một tài nguyên có thể đóng góp đầy đủ sự làm việc. Năng suất tổng thể thậm chí có thể giảm nếu bạn phân công thêm các tài nguyên tới nhiệm vụ.

Không có quy tắc duy nhất hiện hữu nào về việc khi nào thì bạn nên áp dụng nỗ lực định hướng tiến độ và khi bạn không nên. Là một người quản lý của dự án, bạn nên phân tích bản chất của công việc cần thiết đối với từng nhiệm vụ trong dự án của bạn và sử dụng sự phán đoán tốt nhất của bạn.

5.3. Phân công tài nguyên chi phí tới các nhiệm vụ

Hãy nhớ lại từ Chương 4 rằng các tài nguyên chi phí được sử dụng để đại diện cho một chi phí tài chính liên quan đến một nhiệm vụ trong một dự án. Các tài nguyên chi phí không gánh chịu lượng phân công, vì thế chúng không làm việc và không có ảnh hưởng tới việc lên tiến độ của nhiệm vụ. Các tài nguyên chi phí có thể bao gồm các khoản chi phí bạn muốn dự thảo ngân sách và theo dõi cho mục đích kế toán hoặc báo cáo tài chính.

Nói chung, các chi phí mà các nhiệm vụ có thể phải gánh chịu có thể bao gồm:

- Các chi phí của tài nguyên làm việc, chẳng hạn như mức lương trung bình của một người nhân với số lượng thời gian làm việc mà người đó thực hiện trong nhiệm vụ này.

- Các chi phí của tài nguyên chi phí, đó là một số tiền nhất định mà bạn nhập khi phân công tài nguyên chi phí tới một nhiệm vụ. Số tiền này không bị ảnh hưởng bởi các thay đổi trong thời hạn thực hiện hoặc bất kỳ sự thay đổi về việc lên tiến độ nào khác tới nhiệm vụ, mặc dù là bạn có thể chỉnh sửa số tiền này bất cứ lúc nào. Bạn cũng có thể thấy các chi phí tích lũy là kết quả của việc phân công một tài nguyên chi phí tới nhiều nhiệm vụ.

Các chi phí có nguồn gốc từ sự phân công tài nguyên chi phí được coi là các chi phí dự kiến. (Thật vậy, bạn nên coi như tất cả các chi phí mà Project đã tính toán đến thời điểm này là chi phí dự kiến, chẳng hạn như những chi phí là kết quả của các sự phân công tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ). Sau này thì bạn có thể nhập các chi phí thực tế nếu bạn muốn so sánh chúng với ngân sách.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn nhập các chi phí đi lại dự kiến cho các nhiệm vụ chắc chắn xảy ra việc đó trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới.

Trong ví dụ này, bạn phân công một tài nguyên làm việc và một tài nguyên chi phí tới một nhiệm vụ.

Bước 1: Kích chọn tên của nhiệm vụ 17, Author reading and signing at book fair.

Nhiệm vụ này yêu cầu sự đi lại bằng đường hàng không dành cho tác giả cuốn sách, và bạn phân bổ 800 $ trong dự toán của chi phí này.

Chương V 76


Hiện nay, nhiệm vụ 17 không có tài nguyên nào được phân công tới và nó cũng không có chi phí. Đầu tiên, bạn sẽ phân công tác giả tới với nhiệm vụ này.

Bước 2: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Resource Name thuộc hộp thoại Assign Resource, kích Toni Poe và sau đó bấm vào nút Assign.

Project phân công Toni Poe, một tài nguyên làm việc, tới nhiệm vụ này. Như bạn có thể thấy trong trường dữ liệu Cost trong hộp thoại Assign Resources, sự phân công này không có chi phí. Đó là bở do tài nguyên làm việc này, Toni Poe, không có mức lương trung bình hoặc chi phí cho mỗi lần sử dụng. Vì thế, mặc dù sự phân công này có tạo ra thời gian làm việc nhưng lại không có các chi phí liên quan đến nó. Tiếp theo bạn sẽ phân công tài nguyên chi phí.

Bước 3: Trong hộp thoại Assign Resources, chọn trường dữ liệu Cost của tài nguyên chi phí Travel, gõ 800 và sau đó nhấn vào nút Assign.

Project phân công tài nguyên chi phí này tới nhiệm vụ.

Bước 4: Để nhìn thấy cả hai tài nguyên được phân công này, di chuyển thanh cuộn lên trên cùng danh sách các tài nguyên trong hộp thoại Assign Resource.

Bạn có thể thấy các chi phí phải gánh chịu bởi sự phân công này trong cột Cost trong hộp thoại Assign Resource. Giá trị của chi phí đi lại này sẽ vẫn giữ nguyên như cũ mà không quan tâm tới bất kỳ sự thay đổi nào được thực hiện tới việc lên tiến độ của nhiệm vụ, chẳng hạn như các tài nguyên làm việc có thể được phân công thêm hoặc bị gỡ bỏ hoặc sự thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ.

Bước 5: Trong hộp thoại Assign Resources, nhấn nút Close.

Lưu ý là nhiệm vụ này vẫn có thời hạn thực hiện y như cũ là 1 ngày và Toni Poe vẫn có các giá trị lượng phân công (units) và thời gian làm việc (work) y như trước đó. Sự phân công tài nguyên chi phí chỉ ảnh hưởng đến chi phí phải gánh chịu của nhiệm vụ này.

5.4. Kiểm tra thời hạn thực hiện, chi phí và thời gian làm việc của kế hoạch

Sau khi bạn tạo ra một danh sách các nhiệm vụ và phân công các tài nguyên tới các nhiệm vụ, kế hoạch của bạn chứa đựng một lượng lớn các chi tiết. Một số trong các chi tiết này

Chương V 77


sẽ rất quan trọng đối với sự thành công của kế hoạch của bạn, nhưng chúng có thể không được hiển thị trong khung nhìn mà bạn đang theo dõi. Phần này minh họa một vài cách thức xem các chỉ số quan trọng của kế hoạch.

Có rất nhiều cách để bạn có thể thấy các chỉ số quan trọng của một kế hoạch trong Project, bạn sẽ khám phá các chỉ số đó ở phần tiếp theo. Các chỉ số này có thể giúp bạn trả lời các câu hỏi như:

- Ai được phân công để làm công việc gì trong kế hoạch đó?

- Sẽ mất bao nhiêu lâu để hoàn thành dự án?

- Dự án sẽ có chi phí là bao nhiêu ?

Đối với nhiều dự án, các câu trả lời cho những câu hỏi này có khả năng sẽ thay đổi theo thời gian. Vì lý do này mà việc nhanh chóng có thể hiển thị tình trạng hiện tại của dự án là một thói quen tốt. Việc này có thể cho bạn, là người quản lý của dự án, và cũng như các nhà tài trợ của dự án và các bên liên quan khác, biết về các tài nguyên đang thực hiện các công việc.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn lập một báo cáo thực trạng hàng tuần về những người trực tiếp làm việc trong dự án ra mắt cuốn sách mới. Ngoài ra, bạn còn được yêu cầu các cập nhật hàng tháng về một vài chỉ số quan trọng về tình trạng của toàn bộ dự án tới ban giám đốc. Bạn đã sẵn sàng để khám phá một số tính năng báo cáo về tình trạng của dự án trong Project và đánh giá chúng trong báo cáo tình trạng hàng ngày của bạn.

Trong ví dụ này, bạn khám phá các tính năng báo cáo khác nhau về thực trạng của dự án, bao gồm các khung nhìn và các bản báo cáo.

Bước 1: Để bắt đầu, bạn sẽ hiển thị khung nhìn Timeline. Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, kích chọn hộp kiểm Timeline.

Nếu như bạn có thể nhớ lại từ chương 3 rằng bạn có thể nhìn thấy ngày bắt đầu và kết thúc của kế hoạch tại hai đầu của thời gian biểu-Timeline. Chú ý tới ngày kết thúc hiện nay là 24/2/15.

Khung nhìn Timeline không cho bạn biết thời hạn thực hiện cụ thể của kế hoạch, tuy nhiên nó lại được nhìn thấy được trong nhiệm vụ tổng quát của dự án trong khung nhìn Gantt Chart. Hãy nhớ lại ở chương 3 rằng nhiệm vụ tổng quát của dự án bị ẩn theo mặc định, nhưng do trước đó bạn đã hiển thị nó. Nó được chỉ định là nhiệm vụ có ID là 0 và nằm ở trên cùng của bảng Entry trong khung nhìn Gantt Chart.

Bước 2: Nếu cần thiết, hãy di chuyển thanh cuộn đứng của khung nhìn Gantt Chart lên phía trên cho đến khi nhiệm vụ 0- Simple Plan được nhìn thấy.

Chú ý tới giá trị của thời hạn thực hiện của nhiệm tổng quát của dự án là 36 ngày. Bạn cũng có thể xem ngày bắt đầu và kết thúc của kế hoạch ở đây.

Chương V 78


Tại thời điểm bắt đầu của chương này, thời hạn thực hiện của kế hoạch này là 41 ngày. Thời hạn thực hiện ngắn hơn mà bây giờ bạn nhìn thấy là kết quả của các thay đổi về sự phân công mà bạn đã làm trước đó.

Cả khung nhìn Timeline và lẫn nhiệm vụ tổng quát của dự án trong khung nhìn Gantt Chart là những lựa chọn tốt đối với việc nhanh chóng nhìn thấy thời hạn thực hiện của toàn bộ dự án và ngày kết thúc; bạn có thể kết hợp những khung nhìn này trong các yêu cầu báo cáo về tình trạng dự án của bạn. Tiếp theo, bạn sẽ xem xét các chi phí của dự án.

Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó kích vào Cost.

Bảng chi phí ( Cost) xuất hiện, thay thế các bảng nhập dữ liệu đầu vào (Entry).

Bảng Cost bao gồm các giá trị chi phí khác nhau của từng nhiệm vụ con. Những giá trị về chi phí của nhiệm vụ con này được cuộn lên các nhiệm vụ khái quát của nó, và cuối cùng thì tất cả các giá trị chi phí được cuộn lên nhiệm vụ tổng quát của dự án .

Chú ý tới tổng giá trị chi phí của nhiệm vụ tổng quát của dự án là: $ 19,740. Giá trị chi phí này là tổng cộng của các sự phân công tài nguyên làm việc cùng với một sự phân công tài nguyên chi phí mà bạn đã làm trước đó.

Tiếp theo, bạn sẽ xem xét một số các giá trị về việc phân công thông qua một bản báo cáo.

Bước 4: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Resources và sau đó kích vào Resource Overview.

Báo cáo Resource Overview xuất hiện.

Chương V 79


Trong báo cáo này, bạn có thể thấy hai biểu đồ và một bảng biểu chứa đựng các chi tiết về sự phân công tài nguyên. Bạn có thể cần phải kéo thanh cuộn đứng nằm ở bên phải khung nhìn xuống dưới để xem tất cả các nội dung của báo cáo.

Trong biểu đồ Resource Starts nằm ở phía trên bên trái, chú ý tới các giá trị về thời gian làm việc được phân công cho mỗi tài nguyên. Hiện tại, biểu đồ này chỉ chứa đựng mỗi giá trị về thời gian làm việc còn lại theo kế hoạch ( Remaining Work) bởi vì bạn chưa lưu một đường cơ sở về thời gian làm việc để so sánh ( Baseline Work) hoặc chưa ghi lại bất kỳ thời gian làm việc thực tế nào (Actual Work). Bạn sẽ làm những điều đó trong chương 7.

Bảng Resource Status nằm ở dưới cùng của bản báo cáo này là một bản tóm tắt tuyệt vời của ngày bắt đầu sớm nhất và ngày kết thúc muộn nhất trong các sự phân công của từng tài nguyên, cũng như thời gian làm việc còn lại theo kế hoạch.

Sau này khi bạn bắt đầu theo dõi sự tiến triển trong kế hoạch, báo cáo này sẽ là một phương tiện tuyệt vời cho việc chia sẻ tài nguyên và tình trạng làm việc.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ xem xét lại toàn bộ thời hạn thực hiện và các giá trị chí phí của dự án trong thoại Project Statistics.

Chương V 80


Bước 5: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information, và sau đó kích vào nút Statistics.

Ở đây, một lần nữa thì bạn lại nhìn thấy thời hạn thực hiện ngắn hơn và các giá trị của thời gian làm việc ( Work) và chi phí (Cost) đã thay đổi so với đầu chương.

Bước 6: Kích Close.

Chương V 81

Documents

Microsoft Project 2013 Tieng Viet (Chuong V)