Microsoft Project – alat za upravljanje projektom Sadržaj:

1.1 OSNOVE MICROSOFT PROJECTA 1.1.1 Pokretanje programa 1.1.2 Gantov dijagram – podaci o zadacima

1.1.2.1 Prikaz tabela u Gantovom dijagramu. 1.1.2.2 Unos sadržaja u tabele. 1.1.2.3 Prikaz vremena u Gantovom dijagramu. 1.1.2.4 Kombinovani izgled

1.1.3 Resource Sheet - podaci o resursima 1.1.3.1 Prikaz tabela u Resource Sheetu. 1.1.3.2 Kombinovani izgled

1.1.4 Podaci o dodelama 1.1.4.1 Task Usage, Dodele zadacima 1.1.4.2 Resource Usage, Dodele resursima

1.1.5 Podaci o troškovima 1.1.6 Kratak pregled Menu Bar.

1.1.6.1 Meni File 1.1.6.2 Meni Edit 1.1.6.3 Meni View 1.1.6.4 Meni Insert

1.1.6.5 Meni Format 1.2 KORIŠĆENJE ŠABLONA ZA OBUKU I POČETAK RADA NA PLANU. 1.2.1 Pokretanje šablona.

1.2.1.1 Informacije o projektu. 1.2.1.2 Informacije o datoteci projekta.

1.2.1.2.1 Summary kartica 1.2.1.2.2 General kartica 1.2.1.2.3 Statistics kartica 1.2.1.2.4 Contents kartica 1.2.1.2.5 Custom kartica

1.2.2 Opšti izgled Plana Projekta Reskonst. 1.2.2.1 Lista zadataka

1.2.2.1.1 Struktura zadataka 1.2.2.1.1.1 Strukturni nivo, Outline Level 1.2.2.1.1.2 Strukturni broj, Outline Number

1.2.2.2 Vremenski plan projekta 1.2.2.3 Lista resursa 1.2.2.4 Podaci o dodelama,

1.2.2.4.1 Task Usage, 1.2.2.4.2 Resource Usage

1.2.2.5 Razrešenje prezauzetosti resursa. 1.2.2.6 Nivelacija koju vrši Ms Project

1.2.3 Kako je napravljen ovaj Plan Projekta? 1.2.3.1 Početni plan

1.2.3.1.1 Izrada Liste zadataka 1.2.3.1.1.1 Formiranje Liste zadataka metodom „odozdo na gore“. 1.2.3.1.1.2 Formiranje Liste zadataka metodom „odozgo na dole“.

1.2.3.1.2 Vremenski plan, Određivanje trajanja zadataka. 1.2.3.1.2.1 Određivanje veza i rasporeda zadataka.

1.2.3.1.3 Lista resursa 1.2.3.1.3.1 Lista dodela

1.2.3.1.4 Dodele 1.2.3.1.5 Promena uređene strukture

1.2.3.1.5.1 Prikaz sumarnog zadatka 1.2.4 Snimanje šablona

Za rad na ovom poglavlju i kasnijim vežbama koriste se datoteke sa kompakt diska.

Ove datoteke sadrže pripremljen materijal, ili urađen deo plana, koji preuzimate i nastavljate sa radom. To će omogućiti da na poglavlju radite parcijalno, ili samo na delu koji vas interesuje.

Datoteku završnog snimka predmetne sekvence možete da koristite za proveru ispravnosti rada koji ste učinili u predhodnim koracima.

Vizuelno obeležje datoteka je slično i stoga treba da se obrati pažnja kod izbora.

Preporučujemo da sadržaj kompakt diska iskopirate u pripremljenu omotnicu u računaru.

Omotnica Datoteke

U ovom poglavlju U okviru rada na odeljku „Osnove Microsoft Projecta“ savladali ste osnovni rad sa Ms Projektom 2003 profesional.

U mnoštvu novih pojmova i prikaza se izdvajaju:

⎯ Gantov dijagram – podaci o zadacima i vremenskom planu

⎯ Resource Sheet - podaci o resursima

⎯ Task i Resource Usage - Podaci o dodelama i troškovima

Sve se to može da se kombinuje sa brojnim tabelama i izveštajima.

Ms Project je moćan program koji se dalje razvija i čiji limiti nisu još omeđeni.

U odeljku „Korišćenje šablona za obuku i početak rada na Planu” se efektno koristi šablon za dalje upoznavanje mogućnosti i rada sa Ms Projectom.

Detaljno se sagledava kako se fomiraju zadaci i organizuje struktura Projekta. Razume se u sklopu zadate tehnologije realizacije koju je zadao autor šablona.

Prikazano je i kako Ms Project radi nivelaciju i rešava prezauzetost resursa.

Prikazano je kako za tipske projekte možete da napravite šablon sa kojim posle unošenja samo potrebnih izmena brzo dobijate potreban Plan xx.

Kada imate vremena pogledajte i druge šablone koje je kreirao Ms Project.

Izvodi iz poglavlja:   2.1 OSNOVE MICROSOFT PROJECTA 2.1.1 Pokretanje programa 2.1.2 Gantov dijagram – podaci o zadacima

2.1.2.1 Prikaz tabela u Gantovom dijagramu. 2.1.2.2 Unos sadržaja u tabele. 2.1.2.3 Prikaz vremena u Gantovom dijagramu. 2.1.2.4 Kombinovani izgled

2.1 Osnove Microsoft Projecta U procesu Planiranja i Upravljanja radi se sa velikim brojem zadataka, koji imaju svoje uslovljenosti, vremena, resurse, troškove i tome slično. Bilo kakva promena, i u bilo kom delu ovog složenog dinamičkog skupa, izaziva lančane promene u celini. Sve to treba proračunati, a rezultate složiti kao tekući, ili trajan podatak i dati informaciju o tome. Da bi se sve te informacije i proračuni uradili, razvijeni su računarski, informatički sistemi i programi kakav je i Ms Project.

U poglavlju se govori o Ms Projektu , njegovom pokretanju i glavnim osobinama.

Izlaganje je usredsređeno na potreban optimum za shvatanje mogućnosti programa, kako bi se stekli uslovi za izradu prvog Plana.

Za one koji se prvi put sreću sa Ms Projectom će biti sve novo. Novi program, nove komande i novi pojmovi. Slobodno istražujte mogućnosti programa i mimo onog koji je dat u knjizi. Ako ste se u tom istraživanu udaljili od izgleda prikazanog u knjizi, na isti se vraćate primenom jasnih, navedenih komandi. Te komande su opisane preko uobičajenih skračenica koje se nalaze na paletama. Nazivi prikazivani kao sličice, što treba da doprinese lakšem snalašenju i sprečavanju nepotrebnog lutanja.

Pogledajmo kako to izgleda na jednom primeru.

, , , , .

Gore dat primer u klasičnom opisu bi glasio:

− U aktivnom Microsoft Projectu sa linije menia aktivirajte komantu File.

− Iz padajućeg menija aktivirajte komandu New.

− Iz dijaloga ili maske koja se pojavi pronađite i odaberite obeleživač „On my comuter...“ i aktivirajte ga.

− U dijalogu, koji se je otvorio kao rezultat predhodne komande, odaberite i aktivirajte „Project Templates“.

− Iz ponuđenog izbora pronađite i aktivirajte dadoteku „Rezidential Construction“.

Bez obzira na brzinu prelaženja ovog poglavlja, na njega ćete se vraćati više puta u toku rada na ovoj knjizi.

Sve one koji žele da se upoznaju sa ukupnim mogućnostima Ms Projekta upućujemo na upotrebu Helpa i sopstveno istraživanje. Takođe su na raspolaganju i knjige koje se bave promovisanjem ovog Programa.

2.1.1 Pokretanje programa

Odaberite: , ,

Kada se Project startuje, otvara se novi datoteka sa imenom Project 1

Otsečak 0.1 Prikaz na ekranu posle pokretanja Ms Projecta

Microsoft Project iz opšteg šablona pokreče praznu datoteku pod nazivom Project1, koja je na raspolaganju da u njoj obrađujete vaš Projekt. Ukoliko zatražite novu datoteku ona će nositi naziv Project2 i tako dalje. Posle rada na Projektu sačuvaćete rad pod nazivom koji sami odredite.

U okviru prikaza predodređeno se otvaraju i smeštaju u gornjem delu radnog prostora palete: , , .

U zavisnosti od operativnog sistema i varijante Ms Projekta možda palete i , koji se odmah transvormiše u , treba da otvorite naknadno.

Paleta sadrži sve komande, grupisane po funkcionalnim grupama, sa kojima program Ms project radi.

Na paleti alatki i se nalaze brojna dugmad sa sličicama, ikonama. One predstavljaju prečice za izvršavanje komandi programa.

Microsoft je standardizovao palete sa alatkama za svoje programe, tako da komande koji su opste za sve programe ostaju istog izgleda. To je razlog što su vam mnoge ikone poznate.

Sa značenjem ostalih ćete se upoznati kasnije. Informacija o nameni ikone se ispisuje kada pokazivač miša postavite iznad nje.

Palete mogu da budu plivajuće i onda izgledaju kao dole.

Pored ove postoji još niz namenskih paleta koje se u toku rada pozivaju i po završetku rada sa alatima koji su smešteni na njoj zatvaraju.

Desnim klikom miša na paletu menija otvara se popis svih paleta.

STANDARD obezbeđuje pristup do glavnih karakteristika Microsoft Projecta.

FORMATTING obezbeđuje formatiranje teksta i izgleda Projekta.

COLLABORATE obezbeđuje komunikaciju radnih grupa.

CUSTOM FORMS obezbeđuje potrebna podešavanja.

DRAWING obezbeđuje pristup do alata za crtanje.

RESOURCE MANAGEMENT obezbeđuje pristup do alata za razrešenje prekoračenja u koriščenju resursa.

TASK PANE prikazuje dijalog na ekranu koji sadrži prečice do opštih operacija i sličan je sa drugim programima Microsofta.

TRACKING obezbeđuje praćenje progresa i ažuriranje zadataka.

VISUAL BASIC obezbeđuje snimanje, pokretanje i menjanje makroa.

WEB aktivira web pretraživac i pomaže Vam u kretanju kroz web stranice.

ANALYSIS obezbeđuje pristup do instaliranih dodatnih programa

COMPARE PROJECT VERSIONS poredi dve Projectobe datoteke i daje informacije o tome u izveštaju.

NETWORK DIAGRAM prikazuje alate za analizu, pregled i raspored koji se koriste sa Network Diagramom.

PERT ANALYSIS obezbeđuje pristup do PERT alata za procenu, raspoloživih u Projectu.

PROJECT GUIDE obezbeđuje pomoć čarobnjaka iz novog interfejsa Ms P 2002, a obuhvata: zadatke, resurse, praćenje i izveštavanje.

Postoji još jedna paleta koja se poziva: , i smešta se uz bočnu ivicu. Na njoj su smeštene ikone glavnih prikaza.

U zavisnosti od operativnog sistema, programa koji ste instalirali i predhodnog rada u Programu, slika na ekranu može biti i drukčija.

U svakom slučaju se potrudite da palete Standard, Formating, Task Pane i Project Guide budu aktivne. To se postiže tako što ih klikom miša obeležite. Prozvane palete se smeštaju ispod linije menia i vidljive su.

Pred sobom imate prazan Project 1, u pogledu Gantt Shart, spreman za rad. Upoznajmo se prvo sa okruženjem.

Microsoft Projekt pripada familiji Office. Linija menija, alata, padajućih menija, statusna linija, skrolovanje i svi opšti principi su isti kao kod Office i dobro poznati pa ih nećemo dalje spominjati.

Sa leve strane na ekranu se nalazi maska Getting Started. Ona omogućava da direktno komunicirate sa Microsoft Office ili da pretražujete po helpu.

Na izvorni izgled maske se vraćate klikom na kućicu .

U donjem delu se nalazi deo iz kojeg se mogu otvoriti predhodno korišćeni datoteke.

Klikom na otvara se nova maska koja je zasnovana na radu sa šablonima (Templates).

U delu ponuda je da otvorite novi Blank Project.

Klikom se otvara novi Project 2 u pogledu Gantt Shart, spreman za rad. Vratite se pozivanjem alata Task Pane na raniji izgled maske New Project.

Klikom na možete da iz arhive pozovete neki projekt koji će vam služiti u daljem radu. Izvorna datoteka neće time biti izmenjena.

Možete da pretražujete kako bi pronašli deo koji vas interesuje.

Takođe možete da pozivate šablone ili .

Mesto gde će te odmah naći šablone je: . Klikom se otvara dijalog Templates. Na kartici Project Templates se nalaze šabloni koje je napravio MS Project. Kasnije kada ovladate potrebnim saznanjima o MS Projectu dobro ih pregledajte.

Vratite se na Task Pane. Pređite još jednom kroz sadržaj klikom na . Isključite ga klikom na .

Sa leve strane se sada nalazi prikaz Project Guide sa otvorenom karticom Tasks.

Project Guide je značajna novost u MS Projectu 2002 i dobar vodič kroz sve faze planiranja, praćenja i izveštavanja o projektu.

Da nam ne odvlači pažnju, u ovoj fazi, isključite ga klikom na ili .

2.1.2 Gantov dijagram – podaci o zadacima Prikaz na ekranu se naziva Gantov dijagram, kako je i napisano na vertikalnoj plavoj traci .

Radni prostor se satoji od dva dela.

U levom se nalazi tabela koja opisuje zadatke.

U desnom se prikazuje vreme. Trajanje zadataka je prikazano linijama. Mesto linije je određeno početnim i krajnnjim datumom zadatka.

Ta dva dela su odvojena pokretnom razdvojnicom prikazanom desno.

Gantov dijagram je osnovni dijagram u Ms Projektu. U njemu se nalaze podaci o zadacima.

Podaci o obimu i Lista zadataka se prikazuju u poljima Task Name.

Zadaci u okviru polja Task Name mogu da se strukturno prikažu kao podzadaci, zadaci, sumarni zadaci i tako dalje.

Vreme realizacije se prikazuje u vremenskom delu radnog prostora u kome vremenska razmera može da se podešava.

2.1.2.1 Prikaz tabela u Gantovom dijagramu. Pređite mišem preko razdelnice i izaberite je.

Povucite mišem dovoljno u desno kako bi cela tabela bila vidljiva.

Otsečak 0.2 Otkriva se ce sadržaj levog dela izgleda Gantt Shart sa ulaznom tabelom Entry

Ovo je osnovna tabela za unos ili prikaz informacija o zadacima.

U prvoj levoj koloni Projekt sam ispisuje redni broj zadatka.

U drugoj koloni sa zaglavljem nalaze se informacije u vezi aktivnosti (zadataka). Ms Projekt u to isto polje objavljuje i svoje informacije kad ih ima. Kada pokazivač miša postavite iznad informacije na ekranu se pojavljuje njen sadržaj.

U koloni nalaze se nazivi zadataka i sumarnih zadataka. Unose se ukucavanjem ili kopiranjem.

U koloni nalaze se trajanja zadataka. Trajanje se unosi ukucavanjem ili kopiranjem samo za zadatke. Za složene zadatke Ms Project sam izračunava trajanje a u saglasnosti sa načinom kako su njihovi podzadaci međusobno povezani.

U koloni nalaze se vreme početka zadataka i sumarnih zadataka. Ms Project sam upisuje datume počevši od datuma početka Projekta, kojeg prvo treba da naznačite.

U koloni nalaze se vreme završetka zadataka i sumarnih zadataka. Ms Project sam upisuje datume uzevši u obzir trajanja i kalendar projekta.

U koloni nalaze se predhodnici zadataka sa naznačenom vezom. Unose se direktno ukucavanjem ili kopiranjem. Zapravo u dijalogu se definišu sve zavisnosti i veze a Ms Project to prebaci u polje

.

U koloni nalaze se nazivi resursa. Unose se indirektno od strane Ms Projecta a posle izvršene dodele.

Tabelarni deo Gantovog dijagrama je promenljiv.

Izbor tabele je u zavisnosti od toga šta želimo da radimo.

Do prikaza željenog tabelarnog dela u sklopu Gantovog dijagrama se dolazi pozivom na:

, .

Izlistavaju se tabele iz kaskadnog prikaza desno Otsečak 0.3 Kaskada tabela

Naziv tabele Preporučena upotreba

Cost, Troškovi Pokazuje raspored i variranje troškova u odnosu na planirane.

Entry, Ulaz To je podrazumevana tabela kod prikaza Gantovog dijagrama.

Hyperlink, Veze, Kreira veze prema drugim datotekama

Schedule, Raspored Obezbeđuje proračunavanje vrednosti slobodnog i ukupnog zazora.

Summary, Sumarna Obezbeđuje sumarne informacije o osnovnom rasporedu i

napretku projekta.

Tracking, Izveštavanje

Obezbeđuje da vidite ili unesete aktuelne informacije o napredovanju zadataka.

Usage, korišćeno. Obezbeđuje informacije o radnim satima za svaki zadatak. To je podrazumevana tabela za prikaz zadatak / iskorišćenost.

Variance, Odstupanja.

Obezbeđuje informacije o vremenskim ostupanjima zadatka.

Work, rad Korisna za identifikaciju zadataka za čije je izvršenje potreban različit napor od planiranog.

More Tables... Dodatne tabele iz dijaloga More Tables...

Ako, naprimer, otvorite Gantov dijagram sa tabelom Tracking (Izveštavanje) :

, ,

Gantov dijagram je sad sa drugom tabelom dok je izgled vremenskog dela dijagrama ostao isti. Ovaj sadržaj tabelarnog dela odgovara fazi praćenja realizacije..

U koloni nalaze se datumi ubeleženog početka zadataka i sumarnih zadataka.

U koloni nalaze se datumi ubeleženog završetka zadataka i sumarnih zadataka.

U koloni nalaze se % kompletnosti zadataka i sumarnih zadataka na bazi vremena.

U koloni nalaze se % kompletnosti zadataka i na bazi rada.

U koloni nalaze se proteklo vreme trajanja zadataka i sumarnih zadataka.

U koloni nalaze se preostalo vreme trajanja zadataka i sumarnih zadataka.

U koloni nalaze se dosadašnji trošak zadataka i sumarnih zadataka.

U koloni nalaze se dosadašnji izvršeni rad zadataka i sumarnih zadataka.

Sve tabele u Ms Projektu su interaktivne. Vrednost unešena u polje jedne tabele se automatski ažurira u sve tabele koje imaju, sadrže, polje sa istom adresom, a zavisne vrednosti se odmah izračunavaju u svim relevantnim poljima. Ovo omogućava da se razmatranje nekog uticaja može vršiti i na više mesta, po izboru.

2.1.2.2 Unos sadržaja u tabele. Pristup polju, ćeliji, tabele se vrši preko tastature ili izborom mišem.

Pristupite polju, ćeliji u bilo kojoj tabeli Gantovog dijagrama.

Polje je jasno uokvireno crnim ramom.

Unošenje sadržaja se vrši preko polja za unos po strogo unapred definisanim uslovima.

Otsečak 0.4 Iznad tabelarnog i dela za prikaz vremena nalazi se polje za unos.

U polja za datume mogu se unositi samo datumi, u polja za procente samo procenti, u polja za brojeve samo brojevi i tome slično. Postoje polja sa ograničenim i zabranjenim pristupom.

Bilo koja napravljena greška pri unosu će biti objavljena upozorenjem od Ms Projecta i dok ne uklonite grešku ne možete da nastavite sa daljim radom.

Project radi sa imenovanim poljima (ćelijama). Jednom unet unos u imenovanu ćeliju ce automatski prenosi u sve ostale ćelije koje treba da sadrže ili koriste taj unos.

Da bi se izbegla nepotrebna kucanja Project je omogučio da se jednom definisan unos kasnije može izabrati sa liste umesto ponovnog unošenja.

Kad pristupite nekom praznom polju tipa ili ono vas upučuje na vrstu unosa stavljajući vam na raspolaganje, kalendar ili listu ,kao pomoć, iz koje vršite izbor.

Ako pristupite nekom polju koje vas ne upućuje na način unosa onda je to polje:

- Slobodno za unos ako možete da aktivirate polje unosa ili

- Nedostupno za unos ako ne možete da aktivirate polje unosa .

Sadržaj nedostupnih polja uređuje Ms Projekt u skladu sa svojim procedurama.

Suština Ms Projekta je da sa minimalno potrebnim unosima možemo da razmatramo brojne varijante i situacije.

Unos podataka se vrši preko ulaznih tabela .

2.1.2.3 Prikaz vremena u Gantovom dijagramu. Pređite mišem preko razdelnice i izaberite je.

Vratite razdelnicu na sredinu.

Desna strana izgleda slično kao dole:

Otsečak 0.5 Vremenska skala se može menjati klikom na što dovodi do povećanja ili smanenja vremenskog opsega.

Tekuće datum je označen vertikalnom sivom linijom koja ostaje vidljiva bez obzira na vremensku razmeru.

Neradni dani su prikazani sivim poljima koja su vidljiva u saglasnosti od vremenske skale.

Najkraće vremensko trajanje koje se označuje u okviru jednog vremenskog segmenta je jedan minut a najduže je jedna godina.

Vremenski opseg u kome se trenutno mogu vršiti razmatranja su od 1984 do 2049godine.

Podešavanje se vrši u koja se poziva duplim klikom na vremensku skalu.

Otsečak 0.6 Na slici je namešten troslojni vremenski segment.

Top Tier, gornji sloj, je namešten da pokazuje godinu sa mesecom.

Middle Tier, srednji red, je namešten da pokazuje broj nedelje u godini.

Bottom Tier, donjii red, je namešten da pokazuje dane u nedelji.

Non-working time je postavljen da se crta iza linije zadadtka,

kako je ne bi prekidao.

Trajanje zadatkai je prikazano linijama u vremenskoj skali. Mesto i dužina linije je određeno početnim i krajnjim datumom zadatka.

Desnim klikom miša u delu vremenskog dijagrama se poziva alat za uređenje izgleda.

Izborom se uređuju linije redova i kolona.

Izborom se uređuje izgled linija zadataka.

Izborom se uređuje širina i izgled povezivanja linija zadataka.

Izborom možete da unesete liniju napretka realizacije za obeleženi dan.

Izborom možete da birate iz ponuđenih varijanti uređen izgled linija zadataka.

2.1.2.4 Kombinovani izgled

Izborom , dobija se kombinovani izgled koji se sastoji od Gantt Shart i Task Form.

Otsečak 0.7 Kombinovani izgled se koristi za dobijanje ili unošenje potpunih informacija o zadatku.

Koji će deo kombimovanog izgleda prikazanog na slici biti aktivan, da li ili , izabira se klikom miša na plavu bočnu liniju. Aktiviranjem bočna linija postaje istaknutija. Na prikazanoj slici aktivan je deo

.

Aktivni deo kombinovanog izgleda, čija je bočna linija istaknuta, može da se menja izborom drugog izgleda iz menija ili dvostrukim desnim klikom. Ovim se dobija drugi kombinovani izgled koji sadrži željene detalje.

Pored osnovnog izglede Gantov dijagram se koristi još u izgledima kao:

koristi se kao što mu i naziv kaže kod praćenja. Prikazuje kritični put Projekta, Baznu liniju ako je snimljena i procenat gotovosti ako se projekat prati.

koristi se kao što mu i naziv kaže za prikazivanje detalja. Prikazuje kritični put Projekta i zazore među zadacima.

koristi se za nivelisanje Projekta.

Svi ovi izgledi mogu da se dodatno kombinuju sa tabelama i prikazima kao kombinovani izgled.

Sadržaj možete da birate desnim klikom miša u desni prazan prostor radne površine. Mi smo izabrali

.

Za sada smo dovoljno razmatrali Gantov dijagram njegovu praktičnu primenu ćemo videti u narednim poglavljima.