Microsoft Project - UTCC Graduate Schoolgs.utcc.ac.th/mk/000 CEO Sep60/c08/x1 MS Project 2007-.pdf · สารบัญ. ความสามารถของ Project

��

��

��Microsoft Project

��

��

��

��

เ อ ก ส า ร ป ร ะ ก อ บ ก า ร อ บ ร ม

Training Service ICT Center

สารบัญ

ความสามารถของ Project .......................................................................................................................... 1

หลักการออกแบบโครงการ ........................................................................................................................ 2

องค์ประกอบของโครงการ ......................................................................................................................... 2

ขั้นตอนการออกแบบโครงการ .................................................................................................................. 2

ส่วนประกอบส าคัญในการจัดการโครงการ .......................................................................................... 3

ส่วนประกอบของเครื่องมือใน Project 2007 ............................................................................................ 4

เริ่มต้นโปรแกรมด้วยการเลือก ค าสั่ง File->New .................................................................................... 6

รูปแบบการสร้างโครงการใหม่ .................................................................................................................. 7

การเลือกปฏิทิน (Calendar) การท างานของโครงการ ............................................................................ 7

รู้จักมุมมองของใน Project 2007 ................................................................................................................. 9

ฟิลด์ข้อมูล ................................................................................................................................................... 12

การแสดงฟิลด์เพิ่มในตารางและการซอ่นฟิลด์ที่ไมต่้องการ ............................................................ 13

การป้อนชื่องาน (Task Name) ................................................................................................................... 14

การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ ............................................................................................................ 14

ข้อมูลเกี่ยวกบัการวางแผน ...................................................................................................................... 16

การเชื่อมต่องาน (Link) .............................................................................................................................. 16

การสร้างความสัมพันธ์ด้วยการ Link Task ............................................................................................. 18

การใช้งาน Lead และ Lag Time ................................................................................................................ 18

การยกเลิกความสัมพันธ ์.......................................................................................................................... 20

งานหลัก (Summary Task) และ งานย่อย (Subtask) ................................................................................ 20

การติดตามความคืบหนา้ของงาน โดยใช้ Task ................................................................................. 21

การก าหนดค่าความคืบหน้าของงานท้ังโครงการ ............................................................................ 23

การจดัสรรทรัพยากรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานในโครงการ ........................................................... 25

การออกแบบและการพิมพ์งาน .............................................................................................................. 30

การสั่งพิมพ์งาน ......................................................................................................................................... 30

เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Project 2007 หน้าที่ 1

Training Service (ICT Center)

เรื่องทัว่ไปเกีย่วกับ ไมโครซอฟต์โปรเจ็ค

โปรแกรม Microsoft Project นี้เป็นโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพสูงมาก สามารถจัดการโครงการได้ตั้งแต่ระดับธรรมดาจนถึงขั้นหลายโครงการพร้อมกัน คุณสามารถรู้ได้ทันทีว่าแผนงานต่างๆ นั้นจะเสร็จเมื่อใด หรือต้องการเทียบระหว่างแผนงานที่วางแผนไว้กับที่เกิดขั้นจริงว่าแตกต่างกันอย่างไร และสามารถที่จะดูรายงานของค่าใช้จ่ายเท่าใดที่เกิดขึ้นได้เพื่อดูว่าเกินกับงบประมาณที่วางแผนไว้หรือไม่ อีกทั้งยังสามารถรู้ได้อย่างทันทีว่างานใดเป็นงานที่วิกฤตที่จะมีผลกระทบต่อวันเสร็จของโครงการ ฯลฯ

หลายคนอาจจะเคยใช้ Microsoft Project แค่เพียงการสร้าง Gantt Chart เพื่อให้โปรแกรมแสดงว่างานนั้นจะเสร็จแค่วันไหนเท่านั้น ซึ่งถือว่าเป็นการใช้ความสามารถของโปรแกรมแบบพื้นฐานเท่านั้นเอง ในการใช้โปรแกรม Microsoft Project นั้นหากคุณไม่มีความเข้าใจการท างานของโปรแกรมอย่างถูกต้องแล้ว คุณจะรู้สึกว่าโปรแกรมนี้ใช้งานยากแต่ในความเป็นจริงแล้วใช้ไม่ยากอย่างที่คิด ส าหรับการอบรมโปรแกรม Microsoft Project 2007 นี้ ผู้เข้าอบรมสามารถเข้าใจหลักการท างาน การสร้างโครงการ การก าหนดทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับโครงการ การติดตามความก้าวหน้าของโครงการ และการสั่งพิมพ์แผนการด าเนินการในโครงการหนึ่งๆ ได ้

ความสามารถของ Project มีความสามารถในการจัดการบริหารโครงการต่างๆ ตั้งแต่การจัดการขั้นตอนล าดับการท างาน เวลาท างาน ทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับงาน รวมไปถึงการเงินต่างๆ ท าให้การจัดการบริหารโครงการขนาดเล็กไปจนถึงโครงการใหญ่โดยพิจารณาในด้านต่างๆดังต่อไปนี ้

ความสามารถในการจัดการเวลาในโครงการ สามารถค านวณระยะเวลาที่สัมพันธ์กันทั้งโครงการตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนถึงวันสิ้นสุดโครงการ

ความสามารถในการจัดการทรัพยากร อาจเป็นทรัพยากรแรงงาน (คน) หรือ สิ่งของ โดยที่เราสามารถทราบว่าทรัพยากรมีผลกับเวลา หรือค่าใช้จ่ายอย่างไร เพื่อเราสามารถบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

สามารถจัดการค่าใช้จ่าย การจัดท าโครงการขึ้นมานั้นย่อมต้องมีค่าใช้จ่ายมาเกี่ยวข้อง และถ้าเป็นโครงการขนาดใหญ่ ย่อมต้องเกิดความซับซ้อนมาก ไมโครซอฟต์โปรเจ็ค ก็สามารถช่วยค านวณค่าใช้จ่ายในโครงการได้ โดยเราสามารถรู้ถึงค่าใช้จ่ายในเวลานั้น หรือ ค่าใช้จ่ายรวม ซึ่งท าให้เรารู้ว่าในขั้นตอนนั้นๆ ใช้เงินไปเท่าไหร่แล้ว และควรบริหารการเงินต่อไปอย่างไร

การติดตาม และการตรวจสอบความก้าวหน้าของงาน ในการบริหารโครงการนั้น ต้องมีการก าหนดเวลาว่าโครงการจะเสร็จเมื่อไหร่ เราสามารถเปรียบเทียบ (Milestone) เพื่อใช้วัดความคืบหน้าของโครงการได ้



การท างานร่วมกันของโครงการ บางครั้งเราต้องบริหารโครงการพร้อมกัน และมีการใช้ทรัพยากรร่วมกันในโปรแกรม ไมโครซอฟต์โปรเจ็ค ก็สามารถรองรับการท างานได ้

การพิมพ์รายงานโครงการ ข้อมูลต่างๆที่เราได้มานั้น เราสามารถน าเสนอให้กับสมาชิกโครงการ หรือ ผู้ที่เกี่ยวข้องต่างๆ โดยท าออกมาในลักษณะสิ่งพิมพ์ เลือกได้ว่ารูปแบบใด ลักษณะใด

หลักการออกแบบโครงการ

โครงการที่จะประสบความส าเร็จนั้น จะเริ่มต้นตั้งแต่การออกแบบโครงการถ้าโครงการออกแบบอย่างดี การบริหารโครงการก็ส าเร็จได้

องค์ประกอบของโครงการ ก่อนการบริหารโครงการจ าเป็นต้องวางแผนสิ่งเหล่านี้

1. งานในโครงการมีทั้งงานหนัก และงานย่อย ซึ่งเราต้องวางรายละเอียดของงาน เหล่านี้ให้ถูกต้อง

2. ทรัพยากร คือสิ่งที่มีผลกับการปฎิบัติงาน เช่น แรงงาน สิ่งของ 3. ค่าใช้จ่าย คือ ค่าใช้จ่ายต่างๆในการด าเนินงาน เช่น ค่าใช้จ่ายที่มาจากการสั่งซื้อวัสดุ หรือ

ค่าใช้จ่ายที่เป็นส่วนค่าจ้างพนักงาน 4. เวลา คือระยะเวลาในส่วนต่างๆของโครงการ ซึ่งแต่ละขั้นตอนอาจมีระยะเวลาในการท างาน

ไม่เท่ากัน

ขั้นตอนการออกแบบโครงการ ในการเริ่มต้นบริหารจัดการโครงการ เราต้องมีการวางแผนโครงการมาอย่างดี ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลาและความคิดไม่น้อย เราต้องลงรายละเอียดให้รอบคอบก่อนน าไปใช้ในโปรแกรม ไมโครซอฟต์โปรเจ็ค แบ่งการออกแบบและขั้นตอนจากเริ่มต้นจนถึงขั้นบริหารได้ 7 ขั้นตอน

1. ก าหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายโครงการ 2. หาผู้สนับสนุนโครงการ และมีสัญญาที่ชัดเจน 3. ศึกษาขั้นตอนและท าเป็นเอกสาร 4. เขียนแผนงานที่ปฏิบัติได้จริง 5. ก าหนดทีมงาน 6. ประเมินปัจจัยเสี่ยง 7. ลงมือปฎิบัติ



ส่วนประกอบส าคัญในการจัดการโครงการ ในการบริหารโครงการด้วย Project 2007 มีส่วนต่างๆที่ต้องพิจารณาดังนี ้ งาน (Task) ในโปรแกรม Project 2007 ให้เราระบุงานและก าหนดรายละเอียดของงานที่ท าในโครงการ นอกจากนั้นยังจัดล าดับของงาน ก าหนดระยะเวลาของแต่ละงาน รวมทั้งการจัดสรรทรัพยากรและค่าใช้จ่ายให้กับงานได ้ ทรัพยากร (Resource)

เราสามารถก าหนดทรัพยากรที่เราต้องการได้โดย Project 2007 จะเก็บข้อมูลของทรัพยากรแยกออกจากงาน และสามารถเชื่อมโยงเพื่อท างานร่วมกันได้ ค่าใช้จ่าย (Cost)

ในโปรแกรม Project 2007 สามารถจัดการค่าใช้จ่ายโดยให้เราก าหนดรายละเอียดต่างๆและช่วยค านวณค่าใช้จ่ายแต่ละส่วนได้ เวลา (Time) เนื่องจากงานต่างๆ ในโครงการนั้น มีความสัมพันธ์กัน ดังนั้นการควบคุมเวลาในแต่ละงานจึงเป็นเรื่องส าคัญ เพื่อให้โครงการเสร็จในเวลาที่ก าหนด ซึ่งโปรแกรม Project 2007 สามารถช่วยค านวณเวลา และให้ความสะดวกในการจัดการเกี่ยวกับเวลาในรางการได้เป็นอย่างดี



ส่วนประกอบของเครื่องมือใน Project 2007

Standard Toolbar

ส าหรับสั่งเปิดไฟล์ใหม ่

ส าหรับสั่งเปิดไฟล์ที่เคยบันทึกไว้

ส าหรับสั่งบันทึกไฟล์

ส าหรับสั่งค้นหาไฟล์

ส าหรับพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์

ส าหรบัสั่งขอดูงานก่อนพิมพ ์

ส าหรับตัดข้อมูล

ส าหรับสั่งท าส าเนาเฉพาะรูปภาพ

ส าหรับวางส าเนาข้อมูล

ส าหรับสั่งท าส าเนาเฉพาะรูปแบบ

ส าหรับสั่งยกเลิกค าสั่งล่าสุด

ส าหรับสั่งให้ท าซ้ าค าสั่งที่ได้ยกเลิกไปด้วยค าสั่ง Undo

ส าหรับสร้างความสัมพันธ์แบบ Finish to Start

ส าหรับยกเลิกความสัมพันธ์

ส าหรับแบ่งงานออกเป็นส่วนๆ

ส าหรับเปิดไดอะล็อกบ๊อกซ์ รายละเอียดของงาน

ส าหรับเปิดไดอะล็อกบ๊อกซ์ รายละเอียดของงานเพื่อเขียนบันทึก

ส าหรับเปิดไดอะล็อกบ๊อกซ์ Assign Resource

ส าหรับจัดกลุ่มข้อมูล

ส าหรับเปลี่ยนหน่วยของเวลาในมุมมองละเอียดยิ่งขึ้น

ส าหรับเปลี่ยนหน่วยของเวลาในมุมมองหยาบยิ่งขึ้น

ส าหรับเปลี่ยนช่วงเวลาใน Gantt Chart ด้านขวาให้พอดีกับงานที่เลือกไว้



Formatting Toolbar

ส าหรับยกเลิกการย่อชื่องาน

ส าหรับย่อชื่องาน

ส าหรับแสดงงานย่อย

ส าหรับซ่อนงานย่อย

ส าหรับซ่อนรายชื่อของ Assignment

ส าหรับให้แสดงข้อมูลกี่ระดับแรก

ส าหรับเลือกชื่อฟอนต์อักษร

ส าหรับก าหนดขนาดฟอนต์อักษร

ส าหรับท าตัวอักษรเป็นตัวเข้มหรือตัวหนา

ส าหรับท าอักษรเป็นตัวเอน

ส าหรับท าตัวอักษรให้มีขีดเส้นใต้

ส าหรับก าหนดข้อมูลให้ชิดซ้ายของเซลล์

ส าหรับก าหนดข้อมูลให้อยู่ตรงกลางเซลล์

ส าหรับก าหนดข้อมูลให้ชิดขวาของเซลล์

ส าหรับเลือกชื่อฟิลเตอร์เพื่อคัดกลองข้อมูล

ส าหรับเรียกการคัดกรองข้อมูลอัตโนมัติ

ส าหรับเยกค าสั่ง Gantt Chart Wizard

Tracking Toolbar

ส าหรับแสดงค่าข้อมูลสถิติทั่วไปของโครงการ

ส าหรับอัปเดตงานตามแผน

ส าหรับสั่งให้วางแผนใหม่

ส าหรับใส่เส้นบอกความก้าวหน้าของงาน

ส าหรับอัพเดตความก้าวหน้าของงานเป็น0%







ส าหรับแสดงไดอะลอกบ๊อกซ์การอัพเดตข้อมูลของงาน

PERT Analysis Toolbar

ส าหรับแสดง Gantt Chart ของระยะเวลาที่เร็วที่สุด

ส าหรับแสดง Gantt Chart ของระยะเวลาปานกลาง

ส าหรับแสดง Gantt Chart ของระยะเวลาที่ช้าที่สุด

ส าหรับค าสั่งให้มีการค านวนระยะเวลาที่เหมาะสม

ส าหรับแสดงฟอร์มเพื่อป้อนข้อมูล

ส าหรับเปลี่ยนน้ าหนักการค านวณ

ส าหรับแสดงมุมมอง PA_PERT Entry Sheet

เริ่มต้นโปรแกรมด้วยการเลือก ค าสั่ง File->New



รูปแบบการสร้างโครงการใหม่ สามารถก าหนดได้ 2 รูปแบบ คือ

1. การก าหนดโดยดูจากวันท่ีเร่ิมตน้โครงการ (Project Start Date) 2. การก าหนดโดยดูจากวันท่ีสิน้สุดโครงการ (Project Finish Date)

ในการสร้างโปรเจ็คนั้น เราจะต้องท าการเลือกปฏิทินให้เหมาะสมกับโปรเจ็คของเราโดยเลือก

Project > Project Information จากนั้นจะได้ตารางที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับวันและเวลา จากนั้นจึงท าการเลือกลักษณะปฏิทินให้เหมาะสมกับโปรเจคของเรา

การเลือกปฏิทิน (Calendar) การท างานของโครงการ ต้องมีการก าหนดว่าโครงการของเรามีปฏิทินการท างานแบบไหน โดยก าหนดชั่วโมงในการท างานของแต่ละวัน ซึ่งมีให้เลือก 3 แบบ

1. แบบมาตรฐาน (standard) โดยเริ่มต้นแล้วโปรแกรมจะตั้งค่าให้ ซึ่งหมายถึงการท างานตามมาตรฐานสากล คือ ท างานตั้งแต่วันจันทร์ ถึงวันศุกร์ เวลา 08.00-12.00 และ 13.00-17.00

2. แบบ 24 ชั่วโมง คือ การก าหนดให้ท างานวันละ 24 ช.ม. ทุกวันจันทร์ ถึง วันอาทิตย์ โดยไม่มีการหยุดพัก

3. แบบการท างานกลางคืน คือการท างานเป็นกะเวลาโดยอยู่บนพื้นฐานของการท างานแบบ 40 ช.ม. /อาทิตย์





รู้จักมุมมองของใน Project 2007

มุมมอง (View) ช่วยให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นโครงการจากด้านหรือมุมมองต่างๆ ที่หลากหลาย



ตารางต่อไปนี้อธิบายถึงมมุมองต่างๆตามลักษณะที่ปรากฏ

ประเภทมุมมอง ค าอธิบาย มุมมองประเภท Gantt Chart

มุมมองทางด้านซ้ายจะเป็นตารางงส าหรับป้อนข้อมูล ส่วนทางด้านขวาจะเป็น Gantt Chart

มุ ม ม อ ง ป ร ะ เ ภ ท Calendar

มุมมองที่แสดงในรูปปฏิทิน และแสดงงานที่ต้องท าในแต่ละวันในรูปของแท่งกราฟบนปฏิทิน

มุ ม ม อ ง ป ร ะ เ ภ ท Diagram

มุมมองที่แสดงงานต่างๆในรูปของกรอบสี่เหลี่ยมและมีเส้นโยงให้เห็นความสัมพันธ์ของงาน ต่างๆ มุมมอง



มุ ม ม อ ง ป ร ะ เ ภ ท Usage

มุมมองที่ด้านซ้ายแสดงรายการชื่องาน หรือ ทรัพยากร พร้อมทั้ง Assignment ส่วนทางขวาเป็นตารางแสดงข้อมูลเกี่ยวกับงาน หรือ ค่าใช้จ่าย

มุ ม ม อ ง ป ร ะ เ ภ ท Sheet

มุมมองที่มีแต่ตารางส าหรับป้อนข้อมูล

มุมมองประเภท Form มุมมองที่มีลักษณะเป็นแบบฟอร์มส าหรับป้อนข้อมูล



มุ ม ม อ ง ป ร ะ เ ภ ท Graph

มุมมองที่เป็นกราฟ มุมมองประเภทนี้ได้แก่ Resource Graph

นอกจากนี้เราสามารถพิจารณามุมมองต่างๆ จากคุณสมบัติต่อไปนี ้ Task แสดงข้อมูลของงานส าคัญ ส่วนใหญ่มักได้แก่ มุมมองที่มีค าว่า Task ประกอบในชื่อของ

มุมมอง เช่น Task Details Form เป็นต้น มุมมองเหล่านี้จึงเหมาะกับการป้อนหรือแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับงาน

Resource แสดงข้อมูลของทรัพยากรเป็นส าคัญ ส่วนใหญ่มักได้แก่ มุมมองที่มีค าว่า Resource ประกอบในชื่อของมุมมอง เช่น Resource Form เป็นต้น มุมมองเหล่านี้เหมาะกับการป้อนหรือ แก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับทรัพยากร

Usage แสดงข้อมูลของ Assignment เป็นส าคัญ มีให้ใช้อยู่สองแบบนั่นคือ Task Usage และ Resource Usage เหมาะส าหรับการป้อน หรือแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับ Assignment

ฟิลด์ข้อมูล ใน Microsoft Project ได้จัดเตรียมฟิลด์ส าหรับเก็บข้อมูลประเภทต่างๆ ที่เป็นรายละเอียดของงาน และของโครงการไว้ให้แล้ว ฟิลด์ในไมโครซอร์ฟโปรเจ็ค มี 3 ประเภท คือ 1. Calculated คือฟิลด์ที่ค านวณข้อมูลในฟิลด์นี้เองโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ไม่ต้องป้อนข้อมูล เช่น ฟิลด์ Critical ซึ่งเก็บข้อมูลว่างานเป็นงานวิกฤตหรือไม่ ถ้างานเป็นงานวิกฤต เก็บค าว่า Yes ถ้างานไม่เป็น เก็บค าว่า No ฟิลด์นี้เราไม่สามารถป้อนข้อมูลลงไปเองได้

2. Entry หมายถึง ฟิลด์ที่ผู้ใช้ต้องป้อนข้อมูลลงไปเองเท่านั้น ไมโครซอร์ฟโปรเจ็คต์จะไม่ป้อนให้ เช่นฟิลด์ Predecessor ที่ผู้ใช้ต้องป้อนหมายเลขของงานที่เป็น Predecessor ลงไปเอง ไมโครซอร์ฟโปรเจ็คต์ ไม่สามารถป้อนให้ได ้

3. Calculate & Entry หมายถึง ฟิลด์ที่ไมโครซอร์ฟโปรเจ็คต์ จะค านวณข้อมูลให้ก่อน แต่หากผู้ใช้เห็นว่าไม่เหมาะสม ก็ยังสามารถป้อนข้อมูลใหม่ลงไปได้เอง เช่น ฟิลด์ Start หรือ ฟิลด์ Finish จะเห็นว่า ทันทีที่เราป้อนชื่องานลงในไมโครซอร์ฟโปรเจ็คต์ เราจะได้ข้อมูลที่เป็นวันเริ่มงานและเสร็จงานมาเองโดยอัตโนมัติ หากต้องการป้อนข้อมูลวันเริ่มและวันเสร็จงานด้วยตนเอง ก็ยังสามารถท าได้ทันที



การแสดงฟิลด์เพิ่มในตารางและการซ่อนฟิลด์ที่ไม่ต้องการ ตามปกติ ฟิลด์ข้อมูลที่ไมโครซอร์ฟโปรเจ็คจัดเตรียมไว้ มีมากว่าที่เรามองเห็น วิธีการแสดงฟิลด์เพิ่มในตารางใดๆท าได้ดังต่อไปนี้

1. ท างานอยู่บนตารางที่ต้องการจะแสดงฟิลด์เพิ่ม 2. เลือกคอลัมน์ซึ่งอยู่บนต าแหน่งที่ต้องการจะแสดงฟิลด์เพิ่ม 3. คลิกขวาเลือกค าสั่ง Insert Column



การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ

ก่อนที่จะเริ่มต้นให้ ไมโครซอฟต์โปรเจ็ควางแผนโครงการให้ เราต้องจัดเตรียมความพร้อมของโปรแกรมให้สอดคล้องกับความเป็นจริงเสียก่อน เพื่อไม่ให้การวางแผนของไมโครซอฟต์โปรเจ็ค ดังนั้น เนื้อหาของบทนี้จะอธิบายถึง การก าหนดรายละเอียดของโครงการ (Project Information) และการก าหนดปฏิทินการท างาน (Change working time) ซึ่งรวมถึงเรื่องของการก าหนดจ านวนชั่วโมงให้กับหน่วยของเวลาที่เป็นวัน (day) และสัปดาห์ (week) งานคือกิจกรรมที่จะต้องถูกกระท า เพื่อให้โครงการบรรลุประสงค์ ส าหรับเนื้อหาจะแนะน าการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับงาน เป็นประเภทๆไป ตามคอลัมน์ที่ปรากฎอยู่ในตาราง Entry ของมุมมอง Gantt Chart ดังต่อไปนี ้

การป้อนชื่องาน (Task Name) สามารถแบ่งเป็นประเภทต่างๆ อันได้แก่ ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่เราสามารถป้อนลงในไมโครซอฟต์โปรเจ็ค ก็คือ ชื่อของงานโดยป้อนลงไปในคอลัมน์ Task Name ในตาราง Entry ของมุมมอง Gantt Chart

1. Task งานในระดับปกติ (Normal) 2. Summary Task งานใหญ่ที่ประกอบไปด้วยงานย่อยๆ ความส าเร็จของงานประเภทนี้ได้มาจาก

ความส าเร็จของงานย่อยๆที่ประกอบกันขึ้นมา 3. Sub Task งานย่อยvหรืองานซึ่งเป็นองค์ประกอบของงานใหญ่ ความส าเร็จของงานเหล่านี้ คือ

ความส าเร็จของงานใหญ ่4. Milestone งานที่ใช้เป็นจุดสังเกตบอกความก้าวหน้าของโครงการ

การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ การวางแผนโครงการจะวางแผนจากวันที่เริ่มโครงการไปหาวันที่เสร็จโครงการ หรือ จะให้วางแผนจากวันสิ้นสุดโครงการย้อนกลับมาหาวันที่เริ่มต้นโครงการ นอกจากนั้น ยังบอกได้ว่า ท างานวันไหน และไม่ท างานวันไหน ไมโครซอฟต์โปรเจ็ค จะวางแผนให้ กล่าวคือ จะท าการก าหนดเวลา ที่งานแต่ละงานจะต้องท า ดังนั้น ไมโครซอฟต์โปรเจ็ค จึงต้องทราบข้อมูลต่างๆเหล่านี้ เพื่อจะได้วางแผนได้อย่างถูกต้อง

1. คลิกที่ค าสั่ง ProjectProject Information 2. ในไดอะล็อกบ๊อก ของ Project Information ให้ป้อนข้อมูลต่างๆ



จากนั้นท าการกรอกรายละเอียดขั้นตอนต่างๆ ของโปรเจ็คในช่อง Task name พร้อมกรอกเวลาที่ ช่อง Duration



ข้อมูลเกี่ยวกับการวางแผน ให้เลือกที่ Schedule from โดยหากต้องการให้ไมโครซอฟต์โปรเจ็ค วางแผนงานจากวันเริ่มต้นโครงการเป็นต้นไป ให้เลือกเป็น Project Start Date แต่หากต้องการให้ ไมโครซอฟต์โปรเจ็ค วางแผนจากวันสิ้นสุดโครงการย้อนกลับเข้ามา ให้เลือกเป็น Project Finish Date การก าหนดวิธีการวางแผนงานเป็น Project Finish Date ใช้ในการวางแผนที่ไม่ทราบวันเริ่มโครงการที่แน่นอน แต่ทราบวันที่สิ้นสุดโครงการ ซึ่งการก าหนดการวางแผนด้วยวิธีนี้จะช่วยให้ทราบได้ว่าโครงการควรจะเริ่มต้นอย่างช้าที่สุดในวันใด

การเชื่อมต่องาน (Link) ในโครงการส่วนใหญ่นั้นงานบางงานสามารถเสร็จได้ด้วยตัวของมันเองแต่ก็มีงานอีกมากมายที่จ าเป็นต้องอาศัยการเกิดตามล าดับขั้นตอนหรือตามล าดับเวลา นั่นคืองานหนึ่งๆ ไม่สามารถเกิดได้เมื่องานก่อนหน้านี้ยังไม่สิ้นสุด เช่น ในการท างานโดยทั่วไปนั้นจ าเป็นต้องอาศัยการวางแผนงานก่อน ล่วงหน้าจึงจะสามารถท างานในขั้นตอนต่างๆ ที่ถัดมาได้ เป็นต้น โดยท าการเชื่อมขั้นตอนต่างๆ ให้ต่อกัน โดยครอบขั้นตอนทั้งหมดแล้วกดที่ Link Tasks แล้ว โปรแกรมจะท าการรวมขั้นตอนต่างๆ แล้วจะแสดงผลทางด้านขวา



การเชื่อมต่องานนั้น เป็นการก าหนดให้งานมีความสัมพันธ์ กันคือ เมื่อสิ้นสุดงานแรกแล้ว จึง

สามารถท างานถัดมาได้ เหมาะส าหรับงานที่ต้องการท าต่อเนื่องกันไป โดย ที่ลักษณะของที่เชื่อมต่องานนั้นสามารถแบ่งการท างานออกเป็นประเภทต่างๆ ดังนี้ ประเภทความสัมพันธ์ของงาน มี 4 ชนิดด้วยกัน คือ

1. งานที่มีการเชื่อมต่อจากจุดสิ้นสุดไปที่จุดเริ่มต้น (Finish-to-Start) หรือ FS การเชื่อมต่อแบบนี้ เป็นความสัมพันธ์ที่เมื่องานแรกสิ้นสุดลง งานถัดมาจึงจะสามารถท าได้ ซึ่งการเชื่อมต่อแบบนี้เป็นวิธีการที่ค่อนข้างใช้บ่อย อีกทั้งยังเป็นการเชื่อมต่อแบบ

มาตรฐาน (Default) ของ Project 2007 อีกด้วย 2. งานที่มีการเชื่อมต่อจากจุดสิ้นสุดไปยังจุดสิ้นสุด (Finish-to-Finish) หรือ FF

การเชื่อมต่องานแบบนี้โดยทั่วไปจะหมายถึงงานที่แตกต่างกัน 2 งาน แต่จะเสร็จในเวลาเดียวกัน เช่น เราก าลังออกแบบวารสารกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ เมื่อ Layout ของงาน (Predecessor) มีการออกแบบเสร็จแล้ว นั่นหมายถึงการสิ้นสุดการขายโฆษณา (Successor) เนื่องจากในขณะนั้นรูปแบบของวารสารได้มีการออกแบบไว้เสร็จแล้ว

ดังนั้นจึงไม่มีการเพิ่มเติมส่วนที่เป็นโฆษณาอีกแต่อย่างใด 3. งานที่มีการเชื่อมต่อจากจุดเริ่มต้นไปยังจุดเริ่มต้น (Start-to-Start) หรือ SS การ

เชื่อมต่อแบบนี้จะเป็นการเชื่อมต่องาน 2 งานที่มีวันเริ่มเป็นวันเดียวกัน โดย จะมีการเรียกใช้การเชื่อมต่อแบบนี้เมื่อเราเห็นว่า ทรัพยากรที่ท างานทั้ง 2 นี้มีความสัมพันธ์กัน

สามารถท างานควบคู่กันไปได้ 4. งานที่มีการเชื่อมต่อจากจุดเริ่มต้นไปยังจุดสิ้นสุด (Start-to-Finish) หรือ SF การ

เชื่อมต่องานแบบนี้จะมีความซับซ้อนมากกว่าในแบบอื่นๆ ซึ่งจะเป็นวิธีที่มีการใช้น้อยที่สุดอีกด้วย โดยที่วิธีนี้งานที่เป็น Predecessor จะไม่สามารถเสร็จได้จนกระทั่งงานที่

เป็น Successor เริ่มต้น

ลูกศรแสดงงานที่เชื่อมต่อกัน



การสร้างความสัมพันธ์ด้วยการ Link Task 1. เลือกงานคู่ที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์

2. คลิกที่ปุ่ม Link Task บนสแตนดาร์ดทูลบาร์ Project 2007 จะสร้างความสัมพันธ์แบบ FS ให้ โดยสามารถแก้ไขความสัมพันธ์ได้ด้วยการดับเบิ้ลคลิกที่เส้นแสดงความสัมพันธ์ใน Gantt Chart ดังกล่าว Project 2007 จะแสดงไดอะลอกบ็อกของ Task Dependency ให้แก้ไขรายละเอียดของความสัมพันธ์ดังรูป

การใช้งาน Lead และ Lag Time การใช้งาน Lead และ Lag Time ส าหรับงานใดๆ นั้น เป็นการก าหนดระยะเวลาของ

Predecessors โดยจะเริ่มต้นช้า หรือเร็วขึ้นอยู่กับประเภทของความสัมพันธ์ที่ได้ก าหนดไว้ว่าเป็นแบบใด ลักษณะและรูปแบบของการก าหนด Lead และ Lag Time

1. Lead Time : เป็นรูปแบบของงานตาม (Successor) ที่จะมีการเหลื่อมกับงานที่เป็นงานแรก (Predecessor) นั่นคืองานที่เป็นงานตาม จะสามารถเริ่มต้นท าได้โดยที่งานที่เป็นงานแรกยังไม่เสร็จสิ้น ส าหรับในงานที่มีการเชื่อมต่อแบบ Finish-to-Start ดังรูป

2. Lag Time : เป็นรูปแบบของงานที่มีความล่าช้า (Delay) นั่นคืองานตาม (Successor)

จะเริ่มต้นได้ก็ต่อเมื่องานแรกได้สิ้นสุดลง และมีการยืดระยะเวลาออกไปตามที่ก าหนดไว้ ดังรูป

การก าหนด Lead และ Lag Time ในการก าหนด Lead และ Lag Time นั้น เราจ าเป็นจะต้องทราบเกี่ยวกับรายละเอียดของ Task

Dependency ซึ่งไดอะล็อกซ์ของ Task Dependency มักใช้งานในการลบ หรือการเปลี่ยนชนิดของการเชื่อมต่องาน รวมถึงการก าหนด Lead และ Lag Time อธิบายได้ดังนี ้



From : เป็นงานเริ่มต้นที่มีการเชื่อมต่อหรือ Predecessor To : เป็นงานสิ้นสุดที่มีการเชื่อมต่อหรือ Successor Type: แสดงชนิดของการเชื่อมต่อ โดยที่เราสามารถเปลี่ยนชนิดการเชื่อมต่อได้โดย

การคลิกเม้าส์บนปุ่ม Lag: เป็นการก าหนด Lead และ Lag Time ได้ที่นี ่ Delete: เป็นปุ่มที่ใช้ในการลบการเชื่อมต่องาน และในส่วนของ Lead และ Lag Time นั้น จะใช้ไดอะล็อกซ์ Task Dependency ดังกล่าวในการก าหนด ซึ่งเราสามารถท าได้ด้วยวิธีการ ดังต่อไปนี้

1. ดับเบิ้ลคลิกบนแนวการเชื่อมต่อระหว่างงานทั้งสองที่ต้องการท า Lag หรือ Lead Time จากนั้นจะปรากฎ Task Dependency ขึ้น

2. คลิกปุ่ม ขึ้นหรือลง ในส่วนของ Lag เพื่อก าหนดจ านวนวันที่ใช้ในการ Lag หรือ Lead โดยที่

ก าหนดค่าเป็นลบ จะเป็นการก าหนด Lead Time ก าหนดค่าเป็นบวก จะเป็นการก าหนด Lag Time

3. คลิกปุ่ม ในส่วนของ Type เพื่อเลือกชนิดที่ต้องการเชื่อมต่อ ในที่นี้เลือก Finish-to-Start ส าหรับการ Lead Time และ Lag Time

4. คลิกเมาส์ปุ่ม OK เป็นการก าหนด Lead และ Lag Time

แสดง Lead – Time ส าหรับงานทีม่ีการเชื่อมต่อแบบ Finish-to-Start



การยกเลิกความสัมพันธ์ การยกเลิกความสัมพันธ์สามารถท าได้หลายวิธี ดังต่อไปนี ้

1. เลือกงานทั้งหมดที่ต้องการจะยกเลิกความสัมพันธ์ คลิกที่ปุ่ม Unlink Task หรือ 2. ดับเบิ้ลคลิกที่เส้นความสัมพันธ์คู่ที่ต้องการลบ คลิกปุ่ม Delete ในไดอะลอกบ็อกซ์ของ

Task Dependency

งานหลัก (Summary Task) และ งานย่อย (Subtask) ในการวางแผนโครงการของเรานั้น เราต้องระบุว่าแผนของเรานั้นมีงานอะไรบ้าง และใครเป็นผู้ดูรับผิดชอบงานแต่ละชิ้น ถ้าเราแจงงานหลัก (Summary Task) ออกมาเป็นงานย่อย (Subtask) เพราะจะช่วยให้เราติดตามงานได้ง่ายขึ้น

แสดง Lag – Time ส าหรับงานที่มีการเชื่อมต่อแบบ Finish-to-Start



หากต้องการท าให้งานมีงานย่อยสามารถท าได้ดังนี ้1. เลือกชื่องานที่เป็นงานย่อยของงานใหญ่ๆ

2. คลิกปุ่ม เพื่อขยับชื่องานให้เยื้องเข้าไปข้างใน 3. งานที่อยู่เหนือกว่าด้านบนจะกลายเป็นงานใหญ่ทันที

4. การยกเลิก คลิกปุ่ม

การติดตามความคืบหน้าของงาน โดยใช้ Task การก าหนดความคืบหน้าของงานโดยใช้ Task นั้น เป็นการเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้งาน ซึ่ง

ตามปกติแล้ว ผู้ด าเนินโครงการจะทราบถึงความคืบหน้าของงานที่เกิดขึ้น และต้องการที่จะท าการเปลี่ยนแปลงข้อมูลความคืบหน้าของงานให้ตรงกับความเป็นจริง

ก าหนดความคืบหน้าของงานด้วยการใช้ Tracking Toolbar ใน Project 2007 มีเครื่องมือ Tracking Toolbar ไว้ใช้ในการบันทึกความคืบหน้าของโครงการ

ในขณะด าเนินงานได้ โดยเมื่อเลือกค าสั่ง View > Toolbars > Tracking จะปรากฎ Tracking Toolbar ที่ด้านบนของจอภาพ ดังรูป

การก าหนดความคืบหน้าของงาน โดยใช้ Tracking Toolbar เป็นการก าหนดตามอัตราเปอร์เซ็นต์ที่มีอยู่แล้ว โดยมีค่าเปอร์เซ็นต์ของงานที่ส าเร็จ ดังนี้ คือ 0%, 25%, 50%, 75% และ 100% ส าหรับการก าหนดความคืบหน้าของงานโดยใช้ Task มีดังนี้

1. คลิกเมาส์เลือกงานที่ต้องการ 2. คลิกเมาส์เลือกเปอร์เซ็นต์ของงานที่ส าเร็จภายใน Tracking Toolbar

ก าหนดความคืบหน้าด้วยการใช้เมาส์ วิธีนี้ เป็นวิธีที่ค่อนข้างสะดวก รวดเร็ว โดยการใช้เมาส์ก าหนดความคืบหน้าของงานได้เลย 1. วางเมาส์ชี้ที่ด้านซ้ายของแถบ Task ที่ต้องการ Update ใน Gantt Chart ตัวชี้เมาส์จะแสดง

เป็นเปอร์เซ็นต์ (%) 2. คลิกเมาส์ค้างไว้ และลากไปทางด้านขวา จะปรากฎแผนภาพ Progress แสดงความคืบหน้า

ของงาน ซึ่งขณะที่ท าการลากนั้น เปอร์เซ็นต์ของความคืบหน้าของงานจะมีการเปลี่ยนแปลงไปตามระยะที่ได้ลากไป โดยจะแสดงเป็นเส้นด าใน Task



การก าหนดรายละเอียดความคืบหน้า วิธีนี้ จะใช้เวลานานกว่าการใช้เมาส์ แต่จะสามารถก าหนดรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความ

คืบหน้า ของงานได ้1. คลิกเมาส์เลือกงานที่ต้องการก าหนดความคืบหน้า

2. เลือกค าสั่ง Tools > Tracking > Update Tasks > จะปรากฎหน้าส าหรับก าหนดความ

คืบหน้า

3. เราสามารถระบุความคืบหน้าของงานได้ 2 วิธี ดังนี้ 3.1 ใส่เปอร์เซ็นต์ของความส าเร็จของงานในช่อง % Complete 3.2 ใส่จ านวนวันท างานที่ท าไปแล้วในช่อง Actual dur และยังสามารถก าหนดรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ดังนี้ ใส่จ านวนวันที่เหลืออยู่ของงาน หัวข้อ Actual ใส่วันเริ่มต้น และจบ ของงานที่เป็นจริง หัวข้อ Current ใส่วันเริ่มต้น และจบ ของงานที่เราวางแผนไว้ ใส่ Notes เพื่ออธิบายเพิ่มเติมว่า ท าไมงานจึงเสร็จก่อน หรือล่าช้ากว่าก าหนด โดยให้

คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Notes…



การก าหนดค่าความคืบหน้าของงานทั้งโครงการ ในการก าหนดค่าความคืบหน้าของงานนั้น เราสามารถก าหนดได้ทั้งโครงการ โดยระบุวันที่ว่า

งานของเราคืบหน้าไปถึง จากนั้น Project 2007 จะท าการก าหนดทุกงานให้คืบหน้าไปถึงวันที่เราก าหนด

1. ในกรณีที่ต้องการ Update งานให้คลิกเม้าส์เลือกงานในตาราง



2. เลือกค าสั่ง Tools > Tracking > Update Project จะปรากฎหน้าต่าง Update Project

3. ก าหนดหัวข้อในการ Update ข้อมูลต่าง ๆ ดังนี ้ Update word as complete through: ใช้ก าหนดวันที่งานคืบหน้าไปถึง เลือกเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จ โดยที่

Set 0% - 100% Complete จะเป็นการแสดงงานที่เสร็จจริงในช่วง 0% - 100% Set 0% or 100% Only จะเป็นการแสดงงานที่เสร็จจริงเพียง 2 ค่า คือ 0% กับ

100% นั่นคือ ถ้าในวันที่เราก าหนดในหัวข้อ Update work as complete through งานนั้นยังไม่เสร็จจะแสดงค่างานเป็น 0% แต่ถ้างานเสร็จจะแสดงค่างานเป็น 100%

หัวข้อ Entire project เมื่อต้องการ Update งานทั้งหมด



หัวข้อ Selected tasks เพื่อ Update เฉพาะงานที่ได้มีการเลือกไว้แล้ว 4. คลิกเม้าส์ปุ่ม OK เป็นการสิ้นสุดการ Update งานของโครงการ

การจัดสรรทรัพยากรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานในโครงการ

จะต้องเลือกที่ Resource Sheet ตรง View bar ด้านข้างดังรูป

จากนั้นท าการป้อนข้อมูลลงไป ซึ่งมีรายละเอียดที่ส าคัญดังต่อไปนี ้Resource Name > ชื่อของทรัพยากร Type > ประเภทของทรัพยากร Std. Rate > ค่าใช้จ่ายทรัพยากรต่อชั่วโมง



Ovt.Rate> ค่าใช้จ่ายต่อชั่วโมงในกรณีท างานนอกเวลา Cost/Use> ค่าใช้จ่ายที่ใช้ต่อครั้ง เช่น ค่าขนส่งเป็นต้น Accrue At> ช่วงเวลาที่จะต้องจ่ายค่าใช้จ่ายมี 3 แบบ คือ

1. Start- จ่ายค่าใช้จ่ายทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้น หรือจ่ายเงินล่วงหน้าไปก่อน เช่นการสั่งซื้อ วัตถุดิบ

2. Prorated-จ่ายค่าใช้จ่ายตามเปอร์เซ็นที่ท างานได ้หรืองานที่เกิดขึ้นจริง เช่นการจ่าย เงินเดือนพนักงานทุกเดือนตามที่พนักงานท างานจริง

3. End-จ่ายค่าใช้จ่ายทั้งหมดเมื่องานเสร็จเรียบร้อยแล้วตามที่ได้ตกลงกันไว้ เช่นทันทีที่งานเสร็จ “แก้ไข” แล้วจึงจะจ่ายเงินให้ ถ้างานไม่เสร็จก็ไม่จ่าย

Base Calendar >ตารางการท างานของแต่ละทรัพยากร

ในขั้นตอนการป้อนทรัพยากรให้แต่ละงาน วิธีการ คือ เลือกขั้นตอนที่ต้องการจะป้อนแล้วกดที่ Assign Resource ดังรูป



เลือกทรัพยากรที่ต้องการจะใช้ในแต่ละขั้นตอน ดังรูป



เมื่อป้อนทรัพยากรเสร็จแล้ว จะได้ดังรูป

โปรแกรม Microsoft office project สามารถผลิตรายงานเพื่อสรุปผลได้ โดยมีขั้นตอน คือ เลือกที่ Report > Reports ดังรูป



จะมีรูปแบบของการผลิตรายงานให้เลือกหลายประเภท ในที่นี้จะผลิตรายงานเพื่อดูว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เป็นจ านวนเท่าใด

จะได้รายงานตามความต้องการที่แสดงค่าใช้จ่ายขึ้นมา ดังรูป



การออกแบบและการพิมพ์งาน เลือกรายการ Report Reports เลือกรายงานย่อย ตามปกติจะมีรูปแบบส าเร็จรูปให้เลือก

แค่ดับเบิ้ลคลิกหัวข้อของงานที่ต้องการ

การสั่งพิมพ์งาน วิธีการสั่งพิมพ์งานและการตั้งค่าก่อนพิมพ์ ท าได้ดังนี้

1. เลือกค าสั่ง FilePrint 2. เลือกเครื่องพิมพ์ระบุหน้าที่พิมพ์ในหัวข้อ Print Range 3. ระบุหน้าที่ต้องการพิมพ ์4. ใส่จ านวนชุดเอกสาร 5. ดูตัวอย่างก่อนพิมพ ์6. หากต้องการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ให้กดปุ่ม OK

Documents

Microsoft Project - UTCC Graduate Schoolgs.utcc.ac.th/mk/000 CEO Sep60/c08/x1 MS Project 2007-.pdf · สารบัญ. ความสามารถของ Project