Microsoft Word - Evrak Takip

T.C.MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI

MEGEP(MESLEKİ EĞİTİM VE ÖĞRETİM SİSTEMİNİNGÜÇLENDİRİLMESİ

PROJESİ)

MUHASEBE VE FİNANSMAN

EVRAK TAKİBİ

ANKARA 2008

Milli Eğitim Bakanlığı tarafından geliştirilen modüller;

Talim ve Terbiye Kurulu Başkanlığının 02.06.2006 tarih ve 269sayılı Kararı ile onaylanan, Mesleki ve Teknik Eğitim Okul veKurumlarında kademeli olarak yaygınlaştırılan 42 alan ve 192 dalaait çerçeve öğretim programlarında amaçlanan mesleki yeterliklerikazandırmaya yönelik geliştirilmiş öğretim materyalleridir (DersNotlarıdır).

Modüller, bireylere mesleki yeterlik kazandırmak ve bireyselöğrenmeye rehberlik etmek amacıyla öğrenme materyali olarakhazırlanmış, denenmek ve geliştirilmek üzere Mesleki ve TeknikEğitim Okul ve Kurumlarında uygulanmaya başlanmıştır.

Modüller teknolojik gelişmelere paralel olarak, amaçlanan yeterliğikazandırmak koşulu ile eğitim öğretim sırasında geliştirilebilir veyapılan değişiklikler Bakanlıkta ilgili birime bildirilir.

Örgün ve yaygın eğitim kurumları, işletmeler ve kendi kendinemesleki yeterlik kazanmak isteyen bireyler modüllere internetüzerinden ulaşılabilirler.

Basılmış modüller, eğitim kurumlarında öğrencilere ücretsiz olarakdağıtılır.

Modüller hiçbir şekilde ticari amaçla kullanılamaz ve ücretkarşılığında satılamaz.

i

AÇIKLAMALAR ...................................................................................................................iiiGİRİŞ .......................................................................................................................................1ÖĞRENME FAALİYETİ–1 ....................................................................................................31. EVRAKIN KAYDI VE POSTALANMASI ........................................................................3

1.1. Evrak Türleri ................................................................................................................. 31.1.1. Gelen Evrak Kaydı ................................................................................................ 41.1.2. Giden Evrak Kaydı ................................................................................................ 5

1.2. Postalama ...................................................................................................................... 61.2.1. Normal ................................................................................................................... 71.2.2. Taahhütlü ...............................................................................................................71.2.3. İadeli Taahhütlü .....................................................................................................81.2.4. Özel Ulak (Ekspres)............................................................................................... 81.2.5. Postrestant..............................................................................................................91.2.6. APS (Acele Posta Servisi) ..................................................................................... 91.2.7. Basılı Kâğıt Gönderme ........................................................................................ 101.2.8. Değer Konulmuş Mektupları Gönderme ............................................................. 111.2.9. E-Posta................................................................................................................. 11

UYGULAMA FAALİYETİ .............................................................................................. 13ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME .................................................................................... 14

ÖĞRENME FAALİYETİ– 2 .................................................................................................172. DOSYALAMA .................................................................................................................. 17

2.1. Dosyalamanın Anlamı ve Amacı ................................................................................172.2. Dosyalamanın Kurum Açısından Önemi ....................................................................182.3. Dosyalanacak Belgeler................................................................................................ 18

2.3.1. Kuruma Dışardan Gelen Belgeler........................................................................192.3.2. Kurumun Dışarıya Gönderdiği Belgeler.............................................................. 192.3.3. Kurumun Faaliyetleri Sonucu Ortaya Çıkan Belgeler .........................................19

2.4. Dosyalama Süreci .......................................................................................................192.4.1. Dosya Açmak ......................................................................................................202.4.2. Fihrist (İndeks) Oluşturmak................................................................................. 242.4.3. Kodlama ve Kod Sistemi Oluşturma ...................................................................252.4.4. Çapraz Başvuru Sistemi....................................................................................... 262.4.5. Evrakın Gruplandırılması ve Sıralanması............................................................ 272.4.6. Dosyalama Sistemini Saptama ............................................................................30

2.5. Dosyalama Türleri.......................................................................................................302.5.1. Alfabetik ..............................................................................................................302.5.2. Sayısal.................................................................................................................. 312.5.3. Coğrafi ................................................................................................................. 332.5.4. Kronolojik (Zaman) ............................................................................................. 342.5.5. Karma .................................................................................................................. 342.5.6. Konularına Göre Dosyalama ...............................................................................352.5.7. Sanal .................................................................................................................... 36

UYGULAMA FAALİYETİ .............................................................................................. 38ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME .................................................................................... 39

ÖĞRENME FAALİYETİ– 3 .................................................................................................413. ARŞİVLEME YAPMAK...................................................................................................41

İÇİNDEKİLER

ii

3.1. Arşiv Tanımı ve Çeşitleri............................................................................................ 413.1.1. Arşivin Tanımı.....................................................................................................413.1.2. Arşiv Çeşitleri......................................................................................................44

3.2. Arşivin ve Arşivistin Görevleri................................................................................... 453.3. Sektör Tanımları ve Sınıflandırma..............................................................................463.4. Örgüt Yapısı................................................................................................................463.5. Belge Türleri ...............................................................................................................47

3.5.1. Resmi Belgeler ....................................................................................................473.5.2. Ticari Belgeler .....................................................................................................473.5.3. Gizli Belgeler.......................................................................................................473.5.4. Kıymetli Belgeler ................................................................................................ 47

3.6. Dosya ve Çekmece Etiketleri ...................................................................................... 483.7. İndeks (Fihrist) Tanımı ve Türleri ..............................................................................51

3.7.1. Şahıs İsimleri .......................................................................................................523.7.2. Alfabetik Sıra.......................................................................................................533.7.3. İsmin İlk Harfi ve Soyadı veya Yalnız Soyadı .................................................... 543.7.4. Birleşik İsimler ....................................................................................................543.7.5. Yabancı İsimler İndeksi ....................................................................................... 553.7.6. Şirket İsimleri ......................................................................................................55

3.8. Ödünç Verme Sistemleri ............................................................................................. 563.9. Arşivin Korunması......................................................................................................57UYGULAMA FAALİYETİ .............................................................................................. 59ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME .................................................................................... 60

MODÜL DEĞERLENDİRME .............................................................................................. 62CEVAP ANAHTARLARI .....................................................................................................67KAYNAKÇA......................................................................................................................... 70

iii

AÇIKLAMALARKOD 347CH0010

ALAN Muhasebe ve finansman

DAL/MESLEK Alan ortak

MODÜLÜN ADI Evrak takibi

MODÜLÜN TANIMI Modülün içeriği ve kapsamı hakkında bilgiler içerecek şekildeyazılmalıdır Modül bilgi sayfasından faydalanılacaktır.

SÜRE 40/16

ÖN KOŞUL

YETERLİK Evrakları takip etmek

MODÜLÜN AMACI

Genel AmaçÖğrenci, işletmedeki evrakı dosyalayarak takip edebilecektir.AmaçlarÖğrenci dosyalama ve arşivleme sistemlerinin kurallarınauyarak;

1. Evrak türlerini tanıyacak ve evrakların postalanması ileilgili işlemleri yapabileceksiniz.

2. Dosyalama işlemlerini yapabileceksiniz.3. Dosyaları arşivleme işlemlerini yapabileceksiniz.

EĞİTİM ÖĞRETİMORTAMLARI VEDONANIMLARI

Bilgisayar, yazıcı, sarf malzemeleri, gelen ve giden evrakdefterleri, internet, telefon, faks ve fotokopi makinesi.

ÖLÇME VEDEĞERLENDİRME

Her faaliyet sonrasında o faliyetle ilgili değerlendirmesoruları ile kendi kendinizi değerlendireceksiniz.Öğretmen, modül sonunda size ölçme aracı (uygulama, soru-cevap)uygulayarak modül uygulamaları ile kazandığınız bilgive becerileri ölçerek değerlendirecektir.

AÇIKLAMALAR

iv

1

GİRİŞ

Sevgili Öğrenciler,

Kişi ve kurumların birbirleri ile olan iletişimlerinde kullandıkları bilgi ve belgelerintakip edilmesi, sınıflandırılması ve arşivlenmesi için ne gibi işlemlerin yapılması gerektiğihakkında bilgi sahibi olabileceksiniz. Belgeler isteğe bağlı olabileceği gibi yasalyükümlülüklerin yerine getirilmesi amacı ile de düzenlenebilmektedir.

Evrak çeşitlerini ve evrakın ilgili defterlere kaydedilmesini ve posta göndermeyöntemlerini öğrenecek, gerekli işlemleri yapabileceksiniz. Kendinize ait bir iş yerinde veyaçalıştığınız bir kurumdaki evrak trafiği hakkında genel bir bilgi sahibi olacak bilgi akışınırahat bir şekilde takip edebileceksiniz.

Belgelerin dosyalama sürecini aşama aşama görecek ve dosyalama türleriizleyebileceksiniz. İş yerinizdeki belgelerdeki karışıklığın ortadan kaldırılması ve istenilenbilgiye zamanında ulaşılması açısından dosyalama süreci ve teknikleri önemlidir.

Dosyaların kurum veya kuruluşun özelliğine göre uygun arşivleme yöntemlerinikullanarak saklanması işlemlerini yapabileceksiniz. Kurum veya kuruluşun yönetimselkararların alınmasında, geçmişe ait bilgi ve belgelere ulaşması hayati öneme sahiptir. İleriyeyönelik hedeflerinizi gerçekleştirmede arşivleme yöntemlerini kullanabilme becerisine siz desahip olabileceksiniz.

GİRİŞ

2

3

ÖĞRENME FAALİYETİ–1

Bu öğrenme faaliyeti ile evrak türlerini tanıyacak ve evrakların postalanması ile ilgiliişlemleri yapabileceksiniz.

Bu faaliyet öncesinde yapmanız gereken öncelikli araştırmalar şunlardır:

Çevrenizde herhangi bir resmi veya özel kurama gidip kullandıkları evrakı hangidefterlere kayıt ettiklerini araştırınız.

Çevrenizdeki resmi veya özel kuruluşların, kaç çeşit evrak postalama işlemiyaptıklarını ve nasıl postaladıklarını araştırınız.

1. EVRAKIN KAYDI VE POSTALANMASI

Resmi veya özel kuruluşlar, faaliyetlerini çeşitli evraklar üzerinden yürütürler.Kullanılan bu evraklar işlemlerin isbatını sağladığından önemlidir. Büro veya işletmeninuğraş alanına göre söz konusu evraklar çeşitlilik göstermektedir. Şimdi iş hayatındakullanılan evrakların neler olduğuna ve karşılıklı yazışmalarda nasıl bir yol izlendiğinebakacağız.

1.1. Evrak Türleri

Ticari hayatta yapılan işin özelliğine göre birçok evrak gerek zorunlu gerekse isteğebağlı olarak düzenlenir. Örneğin fatura, irsaliye, gider pusulası vs. bunlar arasındasayılabilir. Bilgi teknolojilerinin yaygınlaştığı günümüz şartlarında bilgiye hızlı, güvenilir veekonomik bir şekilde ulaşma zorunlu olmuştur. Bu zorunluluk mevcut evrakın bir sistemdâhilinde kayıt edilmesini de beraberinde getirmektedir. Evraklar izlenme bakımından ikigrupta toplanmıştır.

ÖĞRENME FAALİYETİ–1

AMAÇ

ARAŞTIRMA

4

1.1.1. Gelen Evrak Kaydı

Resim 1.2: Evrak kayıt

Büroya veya kuruma dışardan gelen evraklar olarak isimlendirilir. Gelen evraklar bellibir düzen içinde kaydedilmelidir. Gelen evrak üzerinde bir inceleme yapıldıktan sonra“Gelen Evrak Kayıt Defteri”ne evraka ilişkin özet bilgi deftere kaydedilir. Sayı, tarih, konu,ek, geldiği yer, kime havale edildiği, havale tarihi, düşünceler, evrak türü gibi sabit bir takımbilgilerden oluşmaktadır.

EVRAK KAYIT DEFTERİ - GELEN

GELEN EVRAKIN

GE

LİŞ

SIR

AN

U.

TARİHİ SAYISI CİNSİ EKİ GELDİĞİYER

KO

NU

SUİLGİLİ

YAZININ

TARİHİ :SAYISI :DOSYA NO :







5

Deftere kayıt işleminde her yıl mali takvim başı olan 1 Ocak’tan itibaren kayıt nu’da 1(bir)’den başlatılarak kayıt yapılır. Kayıt numarası verilirken atlama yapılmaz. 31 Aralık’tada defter kapatılır. Ertesi yıl için yeniden bir defter açılır.

Kayıt işlemi, sıra numarası dikkate alınarak yapılmaktadır. Sıralamada atlamayapılamayacağı gibi satırlar arasında da boşluk bırakılamaz. Her bir evrak için ayrı satırkullanılmalıdır.

Kurumlar bünyelerinde haberleşme, evrak kayıt bölümü gibi birimler oluşturur.Birimlerin amacı gelen ve giden evrakın takibini yapmaktır. Bir kurumda sadece bir “GelenEvrak Kayıt Defteri” bulunur. Örneğin bir okul idaresinde sadece bir “Gelen Evrak KayıtDefteri” ne evrak işlenir. Uygulamada bu durumu bilmeyenler birden fazla kayıt defteritutmaktadırlar. Ancak ikinci tutulan defter bilgi mahiyetindedir ve yasal niteliği yoktur.

İşlemlerin takip edilmesinde bu defterdeki tarih ve sayı, iş takibi yapan muhasebeci,avukat, şikâyetçi veya herhangi bir talepte bulunan kişi tarafından not edilir. Herhangi birolumsuz durumda bu tarih ve sayıdan evrakın akibeti hakkında bilgi alınabilmektedir.İşlemlerin sağlıklı ve problemsiz hâlledilmesini için mutlaka bu duruma özen göstermelidir..

Gelen evrak defterindeki kayıtlardan, hangi evrağın hangi tarihte ve kimden geldiği,nereye sevk edildiği gibi bilgilere ulaşılabilir..

1.1.2. Giden Evrak Kaydı

Resim 1.3: Giden evrak

Kurum içinden başka kuruluşlara veya kişilere gönderilecek her türlü yazı “gidenevrak kayıt defteri” ne işlenir. Giden evrak kayıt defteri’nde de gönderilen belgeye ilişkinbilgiler yer alır. Gidiş sıra no, gönderildiği yer, tarih, ekler, konu, hangi evrağa cevap olarakgönderilmişse ilgili evrak sıra no ve tarihi bu verileri oluşturur.

Giden evrak kayıt defteri’nde sıra numaraları birbirini takip eder. Bu defterekaydedilmeyen herhangi bir evrak kurum dışına gönderilmez. Mutlaka sayı ve tarih alınmakzorundadır.

6

EVRAK KAYIT DEFTERİ - GİDEN

GİDEN EVRAKIN

GİDİŞ

SIR

AN

U.

TARİHİ

SAYISI

CİNSİ

EKİ

GİTTİĞİYER

KO

NU

SU

İLGİLİYAZININ







Deftere ilk kayıt 1 Ocak itibariyle yapılır ve sıra numarası 1 (bir) verilir. Son kayıt ise31 Aralık mesai bitimine kadardır. Ertesi mali yıl için tekrar bu işleme devam edilir.Dönemsellik ilkesi gereğince her yıl bir diğerinden bağımsız olarak işlem görür.

Her takvim yılının birbirinden bağımsız olması ve ayrı ayrı defterlerekaydedilmesinde, arşivlemede, evrak takibinde işletmeye veya kuruma fayda sağlamaktadır.Ayrıca yasal zorunluluk gerektiren hâllerde her yılın defterinin saklama süresi hesabının daayrı olması gerekmektedir.

Yazışmalara cevap verip vermediğinizi, sizden istenilen bir belgeyi gönderipgöndermediğinizi veya hangi tarihte gönderdiğiniz gibi akla gelebilecek sorulara “gidenevrak kayıt defterİ” ni kontrol ederek görebilirsiniz.

1.2. Postalama

İşletme veya kurum dışına gönderilecek evrak, ilgili yerlere ulaştırılmak üzere çeşitlişekillerde gönderilmektedir. Normal posta, taahhütlü, iadeli taahhütlü, özel ulak (ekspres),postrestant, APS, basılı kâğıt gönderme, değer konulmuş mektuplar gönderme ve e-posta herbiri birer posta gönderme tipidir.

7

1.2.1. Normal

Ağzı kapalı zarf içerisinde verilen gönderiler ile üzerlerinde haberleşme niteliğindeyazılar bulunan zarfa konulmadan veya ağzı açık zarfla verilen kâğıt veya kartlarınpostalanmasıdır. Mektup niteliğindeki bu tip postalar ağırlığı 2 kilogramı geçmemektedir.

Boyutlar: En çok, en büyük boyu 60 cm’yi geçmemek üzere uzunluğu, genişliği vekalınlığı toplanınca 90 cm. Tomar hâlinde en büyük boyu 90 cm’yi geçmemek üzereuzunluğu ve iki defa çapı toplamı104 cm. En az: Boyutları 2 mm.lik toleransla 14x9 cm’denaşağı olamaz. Tomar hâlinde en büyük boyu 10 cm.den aşağı olmamak üzere uzunluğu ve ikidefa çapı toplamı 17 cm

Yurt içinde resmi daireler tarafından verilen mektuplar 5 kilograma kadar kabul edilir.

Şekil 1.1: Normal posta (mektup)

1.2.2. Taahhütlü

Taahhütlü mektup postası gönderisi, posta ve telgraf ücret tarifesinde belirtilenkayıtsız posta ücreti yanı sıra, ayrıca taahhüt ücreti ödenmek kaydıyla kabul edilen,kabulünden alıcısına teslimine kadar kayda tabi tutulan ve kaybı hâlinde posta kanunundabelirtilen miktar kadar hak sahibine tazminat ödenmesini gerektiren bir gönderi türüdür.

Resim 1.4: Posta gönderisi

8

Posta kanunun, 50. maddesi taahhütlü mektubun kaybı hâlinde ödenmesi gerekentazminat tutarını belirler. Taahhütlü olarak gönderilen bir maddenin kaybı hâlinde PTTidaresince taahhüt ücretinin 50 katı tutarında tazminat verilir.

Tazminat verildikten sonra bulunan maddeler, verilen tazminat geri alınarak sahibineteslim olunur. Eksiklik, bozukluk hâllerinde geri alınacak tazminat bu eksiklik ve bozukluknispetlerinde azaltılır. Maddenin bulunduğu, yazı ile haber verildiği tarihten başlayarak üç ayiçinde ilgili gelip bunu almazsa bütün hakları PTT İdaresine geçer. Şu kadar ki, bulunanmaddede bir eksiklik veya bozukluk bulunmaz ve buna değerinden fazla tazminat verilmişbulunduğu anlaşılırsa PTT İdaresi genel hükümlere dayanarak bu fazlanın geri verilmesiniilgiliden isteyebilir.

Taahhütlü gönderiler, önemli evrak açısından tercih edilmektedir. Muhasebeciler,beyannameleri posta yöntemiyle göndermek istediklerinde taahhütlü postayı tercihetmektedir. Posta idaresi de sorumluluk altına girmektedir.

Mektuplar, kartlar, gazeteler, dergiler, kitaplar, basılmış kâğıtlar ve küçük paketlertaahhütlü olarak da gönderilebilir.

1.2.3. İadeli Taahhütlü

Resim 1.5: İadeli taahhütlü

Postaya kayıtlı olarak verilen gönderiye iliştirilen alma haberi kartının, gönderininteslimi sırasında alıcısına imzalattırılarak göndericisine iade edilmesi suretiyle gönderininkime teslim edildiğinin bildirilmesi hizmetidir.

1.2.4. Özel Ulak (Ekspres)

Gönderenler tarafından ayrıca ücreti verilirse değerli mektuplar ve kutular, değerli vedeğersiz posta kolileri ve havaleler şehrin dağıtma çevresi içindeki alıcılarına konutlarındaverilir. Alıcıların istekleri hâlinde de ücreti bunlar tarafından verilmek şartıyla sözü geçenmaddelerle havaleler yine konutta verilir.

9

1.2.5. Postrestant

Açık alıcı adresinin gönderici tarafından bilinmemesi sebebiyle yahut başka birnedenle havaleler, üzerlerine sadece alıcı adı soyadı ve "Postrestant" ibaresi yazılarakalıcıların ancak varış merkezi gişesine müracaatlarında ödenmek üzere gönderilebilir.

Havaleler için geçerli olan bu yöntem, alıcının havaleyi gönderilen noktada almasınıifade eder.

Posta Kanunu 31. maddeye göre:

Postrestant olarak gönderilen maddelerin postrestant ücreti çıkış yerindeödenmemiş ise gerek ilk gelişinde ve gerek tekrar gönderilişinde varışpostanesince alıcıdan ve çıkış yerine geri çevrilmesi hâlinde göndericidenalınır.

Adlarına gelecek olan maddelerin sonradan kendi taraflarından alınmak üzerepostanelerde tutulmalarını yazı ile isteyenler postrestant ücretini vermeyemecburdurlar.

PTT İdaresince çıkarılacak (postrestant abonman kartları) nın yıllık abonmanbedelini ödeyenlerin adlarına bir yıl içinde gelecek postrestant maddelerden -bunların sayısı ne olursa olsun - ayrıca postrestant ücreti alınmaz.

(Değişik: 27/4/1976-1986/6 md.) Tebliğ kâğıtları postrestant olarakgönderilemez.

Alıcının adı yerine ilk harfleri, rakamları, takma adları ve sözleşilmiş işaretleritaşıyan maddeler postrestant olarak kabul edilmez.

Reşit olmayanların adlarına gelecek maddeler ancak veli veya vasilerinin buyolda verecekleri yazılı izin üzerine kendilerine verilir.

Postrestant işaretiyle gelen veya saklanmaları alıcıları tarafından yazı ile istenilen adive taahhütlü haberleşme maddeleriyle değerli mektuplar, kutular ve havaleler sahipleritarafından alınmak üzere iki ay bekletilir. Bu süre geçtikten sonra çıkış yerlerine gerigönderilir.

1.2.6. APS (Acele Posta Servisi)

Resim 1.6: APS

10

Acele Posta Servisi, alıcısına en çabuk teslim edilmesini istediğiniz gönderiler içinkurulmuş, özel ücrete tabi bir posta servisi olup bu servisten yararlanılarak gönderilenmaddelere de Acele Posta Gönderisi kısaca “APG” denilmektedir. Yurdumuzda bu günitibariyle 81 il ve 770 ilçede olmak üzere toplam 851 adet APS hizmeti noktası vardır. AcelePosta Servisi ek ücret alınmaksızın taahhütlü, özel ulak, konutta teslim ve uçak ile yollamahizmetlerinden yararlanmakta, yurt içinde 20 kg ağırlığa kadar mektup ve koli olarakgönderilebilen her türlü hediyelik eşyayı kapsamaktadır. Boyutları ise; en az 14x9 cm, ençok 100x50x50 cm’dir. Acele posta gönderilerinin yürürlükteki posta telgraf ücret tarifesindeöngörülen ek ücretleri ödenmek şartıyla alma haberli, ödeme şartlı olarak da kabul edilebilir.

1.2.7. Basılı Kâğıt Gönderme

Klişe, kalıp veya negatif kullanılarak baskı bir makine, bilgisayar veya fotoğraf usulüile kâğıt, karton veya basımda kullanılan diğer bir madde üzerine basılmak, çekilmek veyakopyalanmak suretiyle birbirinin aynı olarak çok sayıda elde edilen baskılara ait mektuppostası gönderisi.

Tam ücrete tabi basılmış kâğıtlar:

Son ağırlık:Yurt içi 3 kg.Gazete, süreli yayın, kitap paket ve tomarları 5 kgGazete dergi idarehaneleriyle bayi ve başbayilerden gönderilen gazete ve süreli yayın

paket ve tomarları 10 kg yurtdışı 2 kg

Resim 1.7: Basılı evrak

Boyutları: En çok, en büyük boyu 60 cm’yi geçmemek üzere uzunluğu, genişliği vekalınlığı toplanınca 90 cm Tomar hâlinde en büyük boyu 90 cm’yi geçmemek üzereuzunluğu ve iki defa çapı toplamı 104 cm. en az: Boyutları 2mm’lik toleransla 14x9 cm denaşağı olamaz. Tomar hâlinde en büyük boyu 10 cm’den aşağı olmamak üzere uzunluğu veiki defa çapı toplamı 17 cm

11

İndirilmiş Ücrete Tabi Basılmış Kâğıt:

Yurt içinde çıkan gazeteler, en çok üç ayda bir çıkan ve 5680 sayılı basın kanunun 3.maddesinde belirtilen süreli yayınlar, haber ajansları yayınları, okullarda okutulması kabuledilip listesi o ders yılı başında Milli Eğitim Bakanlığı’nca yayınlanan Tebliğler Dergisindegösterilen ders ve yardımcı ders kitapları.

Sağlık Bakanlığı, Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğünceyayınlanan kitap, broşür ve diğer yayınlar.

1.2.8. Değer Konulmuş Mektupları Gönderme

Koli, APG ve Mektup Postası gönderilerinin kapsamında:

Altın, gümüş, platin gibi değerli madenler, Elinde bulunduranın yaralanacağı (tahvil, senet, kâğıt para, bono, pul vb.)

değerli kâğıtlar, Geçerli olan vapur, uçak, tren, otobüs biletleri ve milli piyango biletleri gibi

maddeler, bulunuyorsa postaya değer konulmuş (sigortalı) olarak verilmesizorunludur.

Göndericiler, isterse yukarıda belirtilenlerin dışında kalan ve ekonomik değeri olanher türlü maddeyi veya eşyayı sigortalı olarak postaya verebilir.

Sigortalama bedelinin üst sınırı bugün itibariyle 5.000.-YTL’dir.

Gerçek değer veya gerçek değerin altında da sigortalama yapılabilir.

Sigortalı gönderinin kaybı veya hasara uğradığı hâllerde konulan değer nispetindePTT idaresi sorumluluk üstlenir. Hak sahibine sigorta bedeli kadar tazminat ödenir.

Gönderinin tamamen kaybı ya da hasarı hâlinde ise sigortalama ve kesin ücretdışındaki kabulde alınan diğer ücretler de iade edileceğinden göndericilerin zararı da sözkonusu olamaz.

1.2.9. E-Posta

Resim 1.8: E-posta

12

Internet ortamında gönderilen elektronik postalardır. E-posta hesaplarından e-postahesaplarına bilgi transferi yapılır. Beyannameler, slaytlar, metinler, resimler, dosyalar vs buyolla bilgisayar ortamında internet ağı ile transfer edilmektedir.

En hızlı bilgi aktarımı e-posta vasıtasıyla yapılmaktadır. Günümüzde artık, şirketler,resmi kurumlar ve gerçek kişiler haberleşmeyi kendi aralarında e-posta ile sağlamaktadır. E-postanın yaygınlaşması ile posta idaresinin yükü hafiflemiştir. E-posta adreslerine örnekolarak, [email protected], [email protected],[email protected], rı[email protected], [email protected] gibi değişikposta adresleri(mailler) mevcuttur.

E-postayı evinizden, iş yerinizden veya herhangi bir internet kafeden sevdiklerinizeveya arkadaşlarınıza gönderebilirsiniz. Önemli olan göndereceğiniz bilgisayarın internetbağlantısının olmasıdır.

13

UYGULAMA FAALİYETİ

İşlem Basamakları Öneriler

Evrak türlerini ayırt ediniz. Gelen ve giden evrak olup olmadığınabakınız.

Gelen evrakı ayırıp deftere işleyiniz.

Giden evrakı ayırıp deftere kaydediniz.

Evrakı ayırırken tarih, sayı ve konu gibikıstasları göz önünde bulundurunuz.

İşlediğiniz evrakları dosyalarına takınız.

Gidecek evrakı postaya veriniz. Gönderilecek evrağın önem derecesinegöre postalama yöntemlerinden biriniseçiniz.

Yetkiliye hangi yolla postalanmasınıistediğini sorunuz.


14

ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

A. OBJEKTİF TESTLER (ÖLÇME SORULARI)

Aşağıdaki soruların cevaplarını doğru (D) ve yanlış (Y) olarak değerlendiriniz.

1. Bilgiye hızlı ve ekonomik ulaşma isteği, günümüz şartlarında çok önemli bir yeresahiptir. ( )

2. Büroya veya kuruma dışardan gönderilen evrak, “giden evrak kayıt defterine”kaydedilir. ( )

3. Gelen ve giden evrak defterlerine ilk kayıt 1 Ocak itibariyle yapılır ve sıra numarası 1(bir) verilir. Son kayıt ise 31 Aralık mesai bitimine kadardır. Ertesi mali yıl için tekrarbu işleme devam edilir. ( )

4. Normal posta yöntemi, ağzı kapalı zarf içerisinde verilen gönderiler ile üzerlerindehaberleşme niteliğinde yazılar bulunan zarfa konulmadan veya ağzı açık zarfla verilenkâğıt veya kartların postalanmasıdır. ( )

5. Taahhütlü mektup posta gönderisinde, gönderinin kaybı hâlinde gönderene herhangibir ödeme yapılmaz. ( )

6. İadeli taahhütlü, postaya kayıtlı olarak verilen gönderiye iliştirilen alma haberikartının, gönderinin teslimi sırasında alıcısına imzalattırılarak, göndericisine iadeedilmesi suretiyle gönderinin kime teslim edildiğinin bildirilmesi hizmetidir. ( )

7. Özel ulak (ekspres) , gönderenler tarafından ayrıca ücreti verilirse değerli mektuplarve kutular, değerli ve değersiz posta kolileri ve havaleler şehrin dağıtma çevresiiçindeki alıcılarına konutlarında verilmez. ( )

8. Postrestant, havaleler için geçerli olan bu yöntem, alıcının havaleyi evinde almasınıifade eder. ( )

9. Acele Posta Servisi, alıcısına en çabuk teslim edilmesini istediğiniz gönderiler içinkurulmuş, özel ücrete tabi bir posta servisi olup, bu servisten yararlanılarak gönderilenmaddelere de Acele Posta Gönderisi kısaca “APG” denilmektedir. ( )

10. Değer konulmuş mektupları gönderme, klişe, kalıp veya negatif kullanılarak baskı birmakine, bilgisayar veya fotoğraf usulü ile kâğıt, karton veya basımda kullanılan diğerbir madde üzerine basılmak, çekilmek veya kopyalanmak suretiyle birbirinin aynıolarak çok sayıda elde edilen baskılara ait mektup postası gönderisidir. ( )

11. APS’ye örnek olarak [email protected], [email protected],[email protected], rı[email protected], [email protected]. ( )

Objektif testlere ilişkin cevap anahtarları, modülün sonunda yer almaktadır.Cevaplarınızı kontrol etmek için cevap anahtarının yer aldığı kısmı açınız.


15

DEĞERLENDİRME

Cevaplarınızı cevap anahtarı ile karşılaştırınız. Doğru cevap sayınızı belirleyerekkendinizi değerlendiriniz. Yanlış cevap verdiğiniz ya da cevap verirken tereddüt yaşadığınızsorularla ilgili konuları faaliyete geri dönerek tekrar inceleyiniz.

Tüm sorulara doğru cevap verdiyseniz diğer faaliyete geçiniz.

16

B. UYGULAMALI TEST

Değerlendirme Ölçütleri Evet Hayır

1Evrakın KaydıGelen evrakın hangi deftere, nasıl kaydedildiğini kavradınız mı?

2 Giden evrakın hangi deftere, nasıl kaydedildiğini kavradınız mı?

3Evrakın PostalanmasıNormal postalama yöntemi hangi hâllerde uygulanır kavradınız mı?

4 Taahhütlü postalama yöntemini öğrendiniz mi?5 İadeli taahhütlü ile taahhütlü posta yöntemlerinin farkını algıladınız

mı?6 Özel ulak (ekspres) yöntemini kullanabilir misiniz?

7 Postrestant havale gönderisini yapabilir misiniz?8 APS’nin hangi hâllerde uygulandığını anladınız mı?

9 Basılı kâğıt gönderme, işlemini kavradınız mı?10 Değer konulmuş mektupları gönderme yöntemini uygulayabilir

misiniz?11 E-Posta yöntemiyle posta gönderebilir misiniz?

DEĞERLENDİRME

Yapılan değerlendirme sonunda “Hayır” şeklindeki cevaplarınızı bir daha gözdengeçiriniz. Kendinizi yeterli görmüyorsanız öğrenme faaliyetini tekrar ediniz. Cevaplarınızıntamamı “Evet” ise bir sonraki faaliyete geçiniz.

17

ÖĞRENME FAALİYETİ– 2

Bu öğrenme faaliyeti ile dosyalama işlemlerini yapabileceksiniz.


1. Çevrenizde herhangi bir resmi veya özel kurama gidip evrakı nasıldosyaladıkları hakkında bilgi alınız.

2. Dosyalanan evrakın hangi kıstaslara göre birbirinden ayrıldıklarını araştırınız.

2. DOSYALAMAİş hayatında belge ve bilgilerin düzenli sistemli saklanması her zaman için kolaylık

sağlayacaktır. Bir karar aşamasında ihtiyaç duyduğumuz bilgiyi hafızamızdan değilbelgelerden temin ederiz. İşletmeler de karar aşamasında ihtiyaç duydukları bilgilere düzgünbir dosyalama sistemi ile ulaşabilir.

2.1. Dosyalamanın Anlamı ve Amacı

Resim 2.1: Dosyalama

İşletmelerin kuruluş amaçlarını gerçekleştirmeleri için sürekli yazışmalar yapmalarıgerekir. Gelen ve giden evrak trafiğinin yoğunluğu, eldeki evrakın bir sistem içerisindesınıflandırılması, saklanması ve arandığında hemen bulunması ve iş bitiminde yerinekaldırılmasına dosyalama denir.

Anlaşmazlık söz konusu olduğunda ilgili gerçek veya tüzel kişilikle yazışmalarınkontrolünde, vergi gibi resmi sorumlulukların yerine getirilmesinde vs.amaçlarıngerçekleştirilmesinde evrakın dosya düzeni son derece önemlidir.


AMAÇ

ARAŞTIRMA

18

Dosyalama sistemindeki başarı, dolaylı yoldan müşteri memnuniyetini desağlayacaktır. Müşterinin istediği bilgiyi zamanında ve sağlıklı alabilmesi, o işletmeninitibarını artıracaktır. Örneğin bir muhasebe bürosunun mükelleflerinin istedikleri evrakızamanında ve istedikleri tarza hazırlayıp verebilmesi gibi.

Resmi veya özel kurumlar tüm yazışmaların birer kopyasını kendi bünyelerindeoluşturdukları dosyalama sistemi ile saklarlar. Birer hafıza niteliği taşıyan ve delil olan budosya ve içindeki belgeler, ilerde herhangi bir işlem için tekrar bakılabilir. Bu durumdadosya bulunup istenilen bilgi ve belgelere rahatlıkla ulaşılabilir.

2.2. Dosyalamanın Kurum Açısından Önemi

Genel olarak dosyalama; tüm işletme kayıt ve belgelerinin önceden belirlenmiş sistemgereğince tutulması, sınıflandırılması, düzenlenmesi ve korunmasıdır. Büro sisteminde gerekiletişim gerekse bilgi işleme alt sistemi açısından çok önemli olan dosyalama, bürosisteminin fonksiyonunu yerine getirmesini ifade eder.

Dosyalama işleminin düzenli yapıldığı işletmelerde evrak, gelişi güzel ortalıktaolmayacak ve işlemi biten belge dosyaya kaldırılacaktır. İş yerinde tertip ve düzen havasıolacak ve çalışma masalarında lüzumsuz evrak kalmayacaktır.

Birimler arası gönderilen evrak, istenildiği an dosyadan kontrol edilip tekrar işlemyapma imkânı sunar. Çalışma düzeni daha da iyileşir. Belgeleri aramak gibi zaman kaybıolmaz. Aranan belge hangi tarihli olursa olsun kolaylıkla ulaşılabilir.

Evrakın yasal düzenlemeden doğan belli bir süre saklanma zorunluluğu dosyalamasistemi ile daha da kolaylaşmaktadır.

Her şeyin yerli yerinde olması, işletme yönetimi değişse dahi ihtiyaç duyulanbelgelere ulaşmada kolaylık sağlayacaktır.

Bilgi edinme yasası ile kurumların kendilerinden istenmesi hâlinde 15 gün içindecevap verme zorunluluğu dosyalama sistemi ile daha çabuk olacaktır.

Bilindiği gibi yöneticiler planlama, örgütleme, yöneltme, kontrol etme ve karar vermedurumunda oldukları zaman çeşitli bilgilere ihtiyaç duyarlar. Sözkonusu bilgiler geçmişgünlerle, haftalarla, aylarla ya da yıllarla ilgili olabilir.

Sonuç olarak iyi bir dosyalama sistemi, işletmelerin kuruluş amaçlarınıgerçekleştirmesi açısından zorunludur.

2.3. Dosyalanacak Belgeler

İşletmeler açısından önem arzeden, gerek kendi bünyelerinde hazırladıkları gereksedışardan işletmeye gelen belgelerden oluşur.

19

2.3.1. Kuruma Dışardan Gelen Belgeler

Resim 2.2: Gelen belgeler

İşletme ile alakalı gerçek ve tüzel kişiliklerin, işletmeye gönderdikleri ticari belgeler(fatura, irsaliyeli fatura, bono, çek, poliçe vb.), dilekçeler, resmi talimatlar, raporlar,makbuzlar, dekontlar, kuruma verilen teklifler vb. belgeleri içerir.

2.3.2. Kurumun Dışarıya Gönderdiği Belgeler

Kurumun faaliyetlerine devam ederken göndermekle yükümlü olduğu olağanevrakdan oluşur. Ticari belgeler, resmi yazışmalar, müşteri dilekçe cevapları, kurumraporları, ihâle alma teklifleri vb. bu belgelerdendir. Bu belgeler kurumdan kurumadeğişiklik göstermektedir. Örneğin bir banka müşterilerine hesap özetleri (ekstre) gönderir.Bir kargo şirketi ise müşterilerine, kargo gönderisine ilişkin belge verir. Okullar, öğrencileremezuniyeti gösteren belge olarak diploma verir. Askerliğini yapmış bir askere ise tezkerebelgesi verilir.

2.3.3. Kurumun Faaliyetleri Sonucu Ortaya Çıkan Belgeler

Özel işletmeler; bir yıllık (1 Ocak-31 Aralık) yani mali yılda elde ettikleri kazançlarınıve giderlerini gösterir mali tabloları hazırlamakla yükümlüdür. Bu bilgi ve belgeleristenildiğinde ilgili kurum ve şahıslara gösterilmek zorundadır.

Şirket ortakları, şirketin faaliyet konuları ile ilgili olarak faaliyet raporunu incelemekister. Yıl sonunda bir yıllık icraatı gösteren bu raporun ilgili 3’üncü kişilere de gösterilmesiiçin düzenlenmelidir.

2.4. Dosyalama Süreci

Dosya açma aşamasında, hangi dosyalama sisteminin kullanılacağına kadar geçensüreci kapsamaktadır. Gelen veya giden evrak defterine kaydedilen belgeler üzerinedosyanabilir işareti vurulmalıdır. Bu işaretleme; kayıt yapıldığını artık dosyalama safhasınaevrakın hazır olduğunu gösterir.

20

2.4.1. Dosya Açmak

Dosyalara yanlış evrak konulmaması, dosyanın tasnifinde hata yapılmaması, arananyazı veya dosyanın kolayca bulunabilmesi için dosya başlıkları kullanılır. Dosya başlıklarıkısa ve dosyanın içinde bulunan evrakı simgeleyecek açıklıkta ve tınımın dışındakileridışarıda bırakacak biçimde olmalıdır.

Örneğin öğrencilerle ilgili bir dosyaya, “disiplin işleri” yerine “öğrenci disiplin işleri”adı verilmelidir.

Yeni dosya açılması önemli bir konudur. Zira dosya adeti çoğaldıkça, “dosyayönetimi” de güçleşecek ve hatalar artacaktır. Bu nedenle herkesin yeni dosya açmasıönlenmelidir. Yeni dosya açma yetkisi belli kişilerde olmalıdır. Bunlar dosya görevlileridir.

Dosya açılması

Bir dosya yaklaşık 80-100 evrak almaktadır ve bir dosya dolmadan yenisi açılmaz.Bunun nedeni, dosya sayısının artamasını önlemek ve mümkün olduğu kadar ilgili belgeyibir arada tutmaktır.

Genellikle belge adeti beş adeti bulunduğunda dosya açılmaya karar verilir. Belgeadeti beşten azsa “0” (sıfır) ile numaralandırılmış genel dosyasına konulur.

Dosyalama işleminin etkin bir şekilde yürütülebilmesi, söz konusu etkinliğe katkıdabulunacak dosya türlerinin oluşturulmasına bağlıdır.

Dosyalar kullanım biçimleri, yerleri ve amaçları bakımından çeşitli gruplaraayrılabilir.

Daimi dosyalar: Üzerinde yapılması gereken tüm işlemlerintamamlandığı evrakın konulacağı dosyalardır. Bu dosyalar arşivleme içinhazır olan dosyalardır.

Bekleme dosyaları: İşlem yapılmak üzere gelen evrakların konulduğudosyalardır. Yazılar ya belli şahısların görmesi için bekletilir ya da ilgiliçalışmaların yapılması için bekleyen yazıların konulması maksadıylakullanılan dosyalardır. Bekleme dosyası hiçbir zaman atılacak, havaleedilecek ya da dosyalanacak evrakın bulunduğu bir yer olmamalıdır.

Geçici dosyalar: İşlemi bitmiş evrakın son kontrolleri için bekletilendosyalardır. Bu dosyalardaki yazılar daha çok uzman kişilerin görmesi içinbekletilirler. Geçici dosyalar özellikle sekreterler için gereklidir. Diğerkişilerde işlem sonucu bitmemiş işler için geçici dosya tutmaları gerekir.Yazışmaların bilgisayarla yapıldığı durumda bilgisayar belleği harika biraraçtır.

21

Kapsadığı evrakın özelliği nedeniyle bölümlenen dosyalar:Bunlar aynıevrakla ilgili diğer evrakların da bir arada bulunması amacıyla hazırlanandosyalardır. Bu dosyalar çapraz başvuru sistemine duyulan ihtiyaçtantutulur.

Karma ve iş dosyaları: Daha çok gündelik faaliyetlerin sürdürülmesisırasında kullanılan ve içersinde çeşitli evrakların bulunduğu dosyalardır.

Dosyalamada ilk hazırlık safhası aşağıdaki şemada da görüldüğü gibi şöyleözetlenebilir:

1. Gelen evrakın açılması; alındı tarihinin evrakın üst kısmına, elyazısı veya damga ileyazılması, basılması.

Bu kutuda biriken evrak görevli tarafından alınarak gerekli işlem basamaklarını takipettikten sonra esas dosyasına konulur. İşlem basamakları da şunlardır:

Resim 2.1: Gelen evrak dosyası açma

a) Kontrolb) Fihristlemec) Kodlama ve varsa (ÇBF) hazırlamad) Gruplamae)Dosya dolabındaki dosyasına yerleştirme

22

2. İlgili kişinin masasına gelen evrak kutusuna konulması; ilgilice tetkik edilerekcevaplanması.

Her dosya görevlinin dosyasına kaldıracağı evrak üzerinde “Dosyalanabilir”işaretinin bulunup bulunmadığını kontrol etmesi şarttır. Üzerinde böyle bir işaret taşımayanher yazı ilgili şahsa iade edilmelidir; henüz yapılması gereken işlem bitmemiş demektir.

(2) (3) (4)

İlgili tetkik eder Dosyalanabilir Dosyalamak için

Gereği yapılır Parafını koyar Giden evrak kutusunakoyar

GELEN GİDEN

H.Aç25/10Dosya

GELEN GİDEN

(2)

G E L E N

Gelen evrak açılır - Tarihle damgalanır – Kutusuna konur

ATLAS Ş. ATLAS Ş.25 Ekim 20005

Saat:10:00Alındı

Resim 2.2: Giden evrak dosyası açma

23

3. Sol üst köşeye dosyalanabilir parafının konulması. Bu işaret, o şahsın sadece parafı,“Dosya” yazısı veya tarihle beraber parafı şeklinde de olabilir. İşlemi tamamlanmıştır.

4. Evrakın, dosyasına gönderilmek üzere giden evrak sepetine konulması

ATLAS

A

ATLAS

A-B

5. Giden evrak kutusunda toplanan yazıların, bu işle görevli kimse tarafından alınarak,dosyalamada ilk hazırlık işlemlerinin yapılması için dosya görevlinin masasına konulması.

Yazışma daima zamanında yapılmalı, uzun süre bekletilmeden dosyasına konulmalı vebu süre normal olmalıdır. Derhal cevaplandırılarak yerine kaldırılan evrak hem emniyettedir,hem de yersiz yığılma, karışıklık ve gecikmeler de önlenmiş olur. Kopyaların saklanmasıgerektiğinde, bu kopyalar üzerinde de dosyalanabilir işaretinin bulunması şart değildir.

Sınıflandırılmış belgeler, birimin özelliğine göre dosyalar oluşturularak, ilgili dosyayatakılması işlemidir. Ancak belirli bir âdete ulaşmadan dosya açmak, hem zaman hem deişgücü kaybı olacağından “genel dosya” adı altında geçici bir dosya açılmalı ve evrak bellibir sayıya ulaşıncaya kadar buraya takılmalıdır.

Birbirine benzer gereksiz dosyaların açılması, evrak takibini zorlaştıracağından bu tipdurumlardan kaçınılmalıdır.

Yeni bir dosya açılması gerekiyor ise birim sorumlusu tarafından bu karar verilmeli vedosya üzerine etiketleme yapılarak dosyanın içeriği hakkında bilgi yazılmalıdır. Etiketlemeişlemi, bize dosyanın içini açmadan hangi konu ve iş ile ilgili olduğunu kısaca bilmemizaçısından yarar sağlar.

Örneğin muhasebe bürolarında dosyaların üzerine kodlar yazılır ve her bir kodunfihristte ne anlama geldiği; yani hangi firmaya ait olduğu yer almaktadır. Dosyalama işleminiyapacak eleman, bu kodla ilgili evrakı yerlerine takabilir. Avantajı, daha seri bir şekildeistenilen dosya bulunmaktadır.

24

2.4.2. Fihrist (İndeks) Oluşturmak

Resim 2.3: Bilgisayarda indeks oluşturma

Dosyalamada isimlerin önceden yerlerinin bilinmesi amacıyla düzenlenen listelerdir.Yeni veya eski her dosyanın muhakkak bu fihrist (indeks) de olmalıdır. indeks’e bakarakilgili ismin hangi dosya da olduğunu bulmak mümkündür.

Fihristleme işlemi artık yandaki resimde de görüldüğü gibi bilgisayar ortamındayürütülmektedir.

Resim 2.4: Bir devlet kurumunun oluşturdğu fihrist

25

Bir evrakın hangi başlık (isim veya konu ya da numara) altında dosyalanacağınıntespit edilmesi işidir. Gelen mektuplar beş şekilde; giden mektupların kopyalarının da üçşekilde fihristlenmesi mümkündür.

Kütüphane ortamındaki kitapların, okurlara hizmet vermesi amacıyla katologlardasistematik bir şekilde kitap bilgileri yer almaktadır. Örneğin Sadrettin ÇAPRAK’a ait“Anonim Şirketlerin Hâlka Açılması ve Avantajları” adlı bir teze ulaşmak için öncelikletezler bölümüne bakılmalı, ardından konu veya isim sıralaması baz alınarak katologlartaranmalıdır. Tez numarasını ve salonunu tespit ettikten sonra ilgili görevliye bilgilerivererek ulaşılabilir.

Fihrist oluştururken değişik ölçütler göz önünde tutulur. Kişilerin isimleri, alfabetiksıralama, şirket isimleri, yer isimleri, adresler vb. ölçütlere göre indeks oluşturalabilir.

Ancak, fihrist basamağı seçileceği zaman veya hangi dosyada aranmasının en uygunolacağını titizlikle, tam olarak seçmesi gereklidir. Bu işi seçim hem karışıklıkları önler, hemde emek ve zaman kazancı sağlar.

Değişik yerlere konulması mümkün olan evrak ise; fihristlenen en önemli başlıkaltında dosyalanır; ikinci derecede ilgili diğer isim veya konulara da çapraz başvuru fişleriyerleştirilir.

Kişilerin isimleri, soyadı ardından isim gelmektedir. Aynı soyadına ve aynı isme sahipşahısları birbirinden ayırt etmek için üçüncü bir üniteye yer verilir. Alfabetik sıralamada iseA harfinden Z harfine kadar geçen isimler sıra sıra yazılır ve listelenir. Karışıklığı önlemekiçin üçüncü bir ünite kullanılmalıdır. Örneğin İsmail Hakkı Sayın ile İsmail Hakkı Tuncer,isimlerinde ayırt edici üçüncü ünite Sayın ve Tuncer kelimeleridir.

2.4.3. Kodlama ve Kod Sistemi Oluşturma

Resim 2.5: Ürün kodlama

26

Dosyaların alfabetik veya sayısal kodla takib edilmesini ve bu koda göre raflarayerleştirilmesini ifade eder. Kodlama sistemi, dosyalara rahat bir şekilde ulaşmayısağlamaktadır.

Alfabetik kodlama sistemi, A’dan Z’ye kadar kodlar verilerek belge ve dosyalarsıralamaya tabi tutulur. Uygulamada pratikliği açısından %90’ı bu sistemi kullanmaktadır.Sistemin tasarlanması ve kurulması kolaydır. Kullanımı basittir. Kısa zamanda dosyalaraulaşmayı sağlar. Hata yapma oranı azdır. Birbiri ile ilişkili bilgilerin bir arada olmasınaimkân sağlar.

Numaralı dosyalama sistemi, her bir dosya için bir kod verilir. Dosyalar raflarakodlara göre yerleştirilir. İstenilen dosyaya ulaşmak için ilgili dosyanın kodunu bilmekgerekmektedir. Örneğin 100 Parasal işlemler gibi.

Fihristleme esnasında seçilen isim, konu veya başlığın “KOD” olarak ifadeedilmektedir. Kod’lar sayesinde dosyasından çıkartılmış bir yazı, kolaylıkla ve çok çabukyine eski yerine konulur. Çapraz başvurularda yardımcı kodlardır; kodlama bittikten sonraçapraz başvuru fişleri düzenlenerek ilgili dosyalara yerleştirilir ve evrakın aslının hangidosyada aranacağı belirtilmiş olur.

2.4.4. Çapraz Başvuru Sistemi

Birden çok dosyayı ilgilendiren belgeler, her bir dosyaya ayrı ayrı fotokopileri veyaçapraz başvuru belgesi yerleştirmek suretiyle dosyalama işlemidir. Çapraz başvurunun asılamacı, buna bakan kimsenin, aradığı evrakın nerede olduğunu ve gerekli bilgiyi almasınıtemin eder. Genellikle ÇBF’leri (veya BAK: ) sarı, ya da kabul edilmiş diğer bir renktedir.

Çapraz başvuru sisteminde, her bir dosyaya bir suret yerleştirilmesi zaman kaybınıönleyecektir. Çapraz başvuru formu düzenlenmesi hâlinde zaman kaybı olacaktır. Geneldebu yöntemde, belgenin aslı en çok irtibat hâlinde olan dosyaya konur; diğer dosyalara iseçapraz başvuru formu yerleştirilir. Araştırma esnasında bu form görülürse diğer dosyalaraatıf yapmaktadır.

Çapraz başvuru fişinde, yazının geldiği yer, konusu, dosya numarası, tarihi, yazınınaslının konulduğu dosya ve not kısımları yer alır. Bak kısmında belgenin aslının bulunduğudosya işaret edilir.

27

ÇAPRAZ BAŞVURU FİŞİ

İsim : Kırıkkale Eşya Taşıma Ş. Dosya No: 132Konu : Nakliye Acil ServisTarih : 11 Ocak 2006

BAK : Hamit Temiz Müessesi Dosya No: 225Tarih : 17 Ocak 2006Hazırlayanın Adı-Soyadı : Ö.Abbas ÇELİKHazırlayanın Sicil No : 254789 İmzası:

NOT: “Evrakın Aslı” “BAK” işaretinin karşısında adı yazılı dosyadabulunmaktadır.

Resim 2.6: Çapraz başvuru fişi

2.4.5. Evrakın Gruplandırılması ve Sıralanması

Gelen ve giden evrak defterine kaydedilen belgeler, dosyalanmak üzere kendi arasındasınıflandırılma işlemine tabi tutulur. Sınıflandırma yapmadan rastgele evrakın takılması,aranılan evrağın hangi dosya olduğunu bulmak için tüm dosyaları teker teker incelemekgerekir. Bu ise zaman ve iş gücü kaybıdır.

Gruplandırma evrakın üzerine yazılmış Kod’lar veya altı çizilmiş işaretlerin ilk defaalfabetik sıraya konulmasıdır. Bu iş, evrakın esas yerine konulmasından önce tabi tutulacağıson işlemdir.

Bu işlem yapılmadığında her biri için ayrı bir gidiş dönüşle dolap ve çekmece,dosyalar defalarca açılıp kapanacak; çok miktarda emek, zaman ve malzeme harcanmışolacaktı. Halbuki, gruplama sayesinde ilgili yerin bir defa açılması ile hepsi birden yerliyerine konulacaktır.

Evrakın gruplanmasında dört hususun dikkate alınmasında fayda vardır:

1. Evrakı, A-C, Ç-D, E-M, N-R, S-Z gibi uygun görülecek bir seçime tabi tutarakkodlarına göre küçük gruplara ayırmak.

2. Her bir grubu da yine alfabe sırası ile kendi arasında dizmek. Örneğin, A-C grubuiçin A-B-C ile başlayanları ayrı ayrı ayırmak; sonra da A ile başlayanları kendi aralarındaAb, Ac-Ar, As-Az şeklinde ayırarak diyerleri için de benzeri bir sıra takip etmek.

3. Her bir kümeyi de yine kendi aralarında alfabetik olarak sıralamak, kelime içindekiharflerin de alfabetik sırasına dikkat etmek; örnek olarak Akın ismini alırsak, Akkan,Akmansoy ve Akmozayık isimlerinin arka arkaya sıralanması gereklidir.

28

4. Alfabetik olarak sıralanan kümeleri birleştirerek, eldeki bütün evrakı tam dosyalanırbir hale getirmek.

Evrakın gruplandırılmasında bazı yardımcı araçlar kullanılmaktadır. Asgari kolaylıksağlayan bu araçlardan hangisinin nerede kullanılacağı aşağıdaki faktörlere bağlıdır.

a) Yerb) Evrakın hacmi; tek sayfalar, bağlanmış kağıtlar, dosyalar veya büyük hacimli oluşuc) Çalışma durumu; oturarak veya ayakta.

Hiçbir aracın kullanılması uygun görülmediği taktirde evrak masaya konularak ayrımyapılabilir; hareket soldan sağa doğru devam etmelidir. Genel olarak sayısı 500’e kadar olanevrakın ayırım için masa üstü ayırım araçları; 500-3.000, evrak için de ayırım sehpalarınınkullanıldığı görülmektedir. Aşağıdaki şema gruplandırmayı açıklamaktadır;

1.KONTROLEvrak üzerinde dosyalanabilir işareti var mı?2.FİHRİSTLEEMEEvrakın hangi isim altında dosyalanacağının tesbiti. Bumektup TEMİZ, HAMİT İŞLETMESİ dosyasına girecektir.3.KODLAMABaşlığın altını çizerek “KOD” un tespiti; çapraz başvuruvarsa altını çizerek satır sonuna (X) koymak4.GRUPLAMADosyalanacak evrakı altı çizilmiş başlıklara göre alfabe sırasına

dizme

5.YERLEŞTİRMEGruplanan evrakı dosya dolabındaki esas yerineyerletirme

HAMİT TEMİZ İŞLETMESİ

Sic.No: 19 Sermayesi:5.000.000 YTLAtatürk Bul.109 Kars

Telefon :2146978Kars, 12 Şubat 2006

Bahçe Mamulleri Ş.Şen Sokak, 11Kızılcıklı, ANKARA

Sayın Bay,2 Şubat tarihli siparişiniz derhal yükselttirildi.

Yeni, Ekspres yükleme servisimizden memnunkalacağınızı ümit ederiz.

Bu servisimizi tekrar kullanmay ı arzuederseniz, Kırılacak Eşya Taıma Ş.’nin Ulus (X)İşhanında bulunan bürosu ile görüşünüz. Onlarbizden aldıklarınızı öncelik ve emniyetlenakledecek ve sizi memnun bırakacaklardır.

(İmza)

N.TemizHAMİT TEMİZ İŞLETMESİ

MüdürNT: HAÇ

Z

Y

V

Ü

U

T

TEMİZ

Resim 2.7: Dosyalama aşamaları

29

Yerleştirme

Evrakın dikey olarak yerleştirilmesinde son basamak yerleştirme işidir. Önce seçilerekkabul edilmiş bir plan dahilinde, herkesin kendi yerine kaldırılarak yerleştirilmesi işidir.Evrakın dikey olarak yerleştirilmesinde dikkat edilecek hususlar şunlardır:

1. Evrakın konulacağı dosyayı, çekme-cesinden 5-6 cm kadar çıkarmak. Bu hareketdosyanın doğru seçilmesini ve yeni konulan kağıdın düzgün olarak yerleştirilmesini sağlar.

2. Yeni konulacak evrak ile dosya içinde bulunan evrakın altı çizili başlıklarını kontroletmek. Böylece göz bu altı çizili başlıkları hemen görür ve yanlışlıkları önlenir.

3. Dosyaya konulacak evrakın üst kısmı solda olmak üzere, yüzünün dosya memurunabakmasını sağlamak. Bu hareket kontrolde kolaylık imkanı verir.

4. Büyüklüğü standart boyu geçen kağıtları standart boya göre uygun yerlerindenkatlamak; daha küçük ise, standart bir tabaka kağıt üzerine yapıştırarak dosyasınayerleştirmek

5. Eskimiş, yıpranmış veya yırtılmış kağıtları onararak yerine koymak.

6. Birbiriyle ilgili evrakı, eklerini kağıt maşası ile veya toplu iğne ile değil de tel klipletutturmak.

7.Kişisel bir dosyaya konulacak evrakın daima en yeni tarihli olanını en üste koymak.Çünkü en çok müracaat edilecek yazı, en son tarihli olanıdır.

8. Henüz kişisel dosyası bulunmayan evrakı (değişik konulara veya şahıslara, işlereait), alfabetik olarak ayırmak ve her birine ait olanlarını kendi aralarında en yenisi en üstteolacak şekilde sıralamak.

9. Mesai bitiminde büro terk edilmeden önce, kıymetli evrakın meraklı gözlerden uzakolup olmadığını kontrol etmek; emin bir yere kaldırmak ve böylece yangın vb. afetlerden dekorunmuş olmak.

10.Dosyaları hiçbir zaman taşırmamak, standart bir dosyanın alabileceği 100 sayfaaşıldığı zaman, evrakın artan kısmını ayrı bir dosyaya aktarmak ve kısımlara ayrılmışdosyalar ille de, fazla doldurulmadan meydana gelen başlık düşmesi, evrakın bükülmesi veevrakla başlıkların düzeninin bozulması gibi sakıncaları yok etmek.

11. Numaralı evrakı dosyalarken en büyük numaralıyı en üste koymak; böyleceyerleştirme ve bulmayı kolaylaştırmak.

30

2.4.6. Dosyalama Sistemini Saptama

Dosyalama işleminde; neyin kim tarafından, ne zaman, nasıl, hangi imkânlarla, neredeve niçin yapılacağı belirlenir. Planlamada, planlama aşamasındaki herkesin ihtiyaçlarıdikkate alınmalıdır. Bilgiyi üretenlerin, görüşlerinin alınması sistemin başarısı açısındanönemlidir.

Resim 2.8: Dosya çeşitleri

2.5. Dosyalama Türleri

Dosyaları alfabetik, sayısal, coğrafi, kronolojik, karma, sanal ve konularına göresınıflandırılmasıdır. Bilinen ve uygulanmakta olan dosya tasnif sistemleri şunlardır.

Alfabetik Dosyalama Sistemi

Kronolojik Dosyalama Sistemi

Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi

Konularına göre dosyalama sistemi

Karma Dosyalama Sistemi

2.5.1. Alfabetik

Dosya ve içindeki evrakın, A’dan Z’ye gruplandırılarak sıraya konulmasıdır. Telefonrehberlerindeki gibi alfabetik sıralama dikkate alınıp bir sonraki harfe geçişte aralarındaayraç yerleştirilir.

Sistemde, dosya isimleri esas alınarak, dosyalar alfabetik harf sırasına göredizilmektedir. Bu sistemde kişi isimleri yerine soy isimlerinin esas alınması kullanımaçısından daha uygundur. Alfabetik sistemlerde evrakın kodlanmasında üç yöntemkullanılmaktadır:

31

Fihrist basamağı olarak seçilen ismin altı genel olarak kırmızı kalemle çizilir.Birden fazla bölümü bulunan örgütlerde her bölüm, kodlama için ayrı bir renkkullanır, karışıklık da olmaz.

Evrakın hangi isim altında dosyalanacağı (kod) evrak üzerinde gözükmediği içinaltı çizilemiyorsa, karar verilen kod isim (numara da olabilir) sağ üst köşeyerenkli kalemle kaydedilir ve altı da çizilir.

Çapraz başvuru olarak kabul edilen isimlerin de altı kırmızı kalemle çizilir; buçizgiye ilaveten ismin bulunduğu satırın sonuna ve mektubun sınır boşluğuna bir(X) işareti konulur. Bu suretle, o isim için ÇBF’i hazırlandığı anlaşılır.

Kodlama yalnız evrakın ayırımında değil, gruplandırılmasında ve yerleştirilmesindede zaman kazandıran önemli bir faaliyettir.

Resim 2.9: Alfabetik sıraya göre oluşturulmuş dosyalar

Kolaylığı ve kullanışlığı nedeniyle tercih edilmektedir. Ancak, bazı harflerde yığılmaolur. Bu nedenle, bu harflere ilişkin dosyaların birden fazla olması normaldir.

2.5.2. Sayısal

Rakam esasına dayalı bu sistem, serial ve desimal (ondalık) olmak üzere iki ayrısistem halinde uygulanmaktadır. Bu sistemlerin birbirine olan benzerliği yalnızca dosyalarınalmış olduğu sayılara göre arşivlenmesi ile sınırlıdır.

Desimal Sistem

Sıralı sayılarda, birbirini takip eden rakamlar her biri bir konu için kodlanır vedosyalar bu sıra numarasına göre raflara kaldırılır.

Desimal (ondalık) sistemi, kuruma ait işler en çok 10 ana gruba ayrılır ve her birgrubun bir alt grubu yer alır.

32

Resim 2.10: Dosyalama

Sisteme uygun olarak hazırlanan dosyaların, dosya planına göre almış olduğu numaradikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

Resim 2.11: Desimal sisteme göre oluşturulmuş dosyalar

Desimal dosyalama tasnif sisteminde belirlenmiş konu numaraları işletmenin tümbirimlerinde aynı şekilde kullanılmalıdır.

Serial(Numaralı) Dosyalama Sistemi

Bu sistemde dosyalar 1'den başlayarak sonsuza kadar müteselsil numara alır. Busistemin uygulanabilmesi için oluşan dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler ihtivaetmesi gerekmektedir.

Belgelerin, ihtiva ettiği özel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalanması ve bu sayılardoğrultusunda arşivlenmesi prensibine dayalı son derece basit ve kolay bir sistemdir.

Personel dosyaları, hasta dosyaları, emekli sicil dosyaları, karar dosyaları vb. gibibelgelerin dosyalanması için rahatlıkla kullanılabilmektedir.

33

Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb.) ihtiyaçduymaktadır. Bu araştırma vasıtası olmaksızın aranılan bilgi ve belgelere erişim imkansızdır.

Resim 2.12: Desimal (Numaralı) sisteme göre oluşturulmuş dosyalar

2.5.3. Coğrafi

İşletme faaliyetleri, ülkenin değişik coğrafi bölgelerine dağılması durumunda şehir,ilçe ve belde ayrımı yerine, bulundukları cografi bölgelere göre dosyaları tasnif edilmelidir.Örneğin İç Anadolu Bölgesi, Marmara Bölgesi vs.

Dosyalar önce ana bölgelere, bölgeler de kendi arasında alt bölgelere ayrılmalıdır.Örneğin; ülkelere göre açılması gereken dosyalar için ana bölünme olarak öncelikle kıtalara,kıtalar içinde ülkelere göre alt bölünmelere gidilebilir. Veya illere göre açılması gerekendosyalar için iller ana bölünme, illere bağlı ilçeler ise alt bölünmeleri oluşturabilir.

Resim 2.13: Coğrafi sisteme göre oluşturulmuş dosyalar

34

2.5.4. Kronolojik (Zaman)

Dosyalar tarih sırasına göre dizilir. Bu tür dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir.Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir vearşivlenirler. Kullanım ihtiyacına göre dosyalar, yüzyıllar, yıllar ve aylar şeklinde anabölümlemeye tabi tutulabilirler. Ana bölümlerin alt bölümleri ise, haftalar ve günlerdir.Belgenin konusu, nereden geldiği veya nereye gittiği önemli değildir.

Resim 2.14: Kronolojik sisteme göre oluşturulmuş dosyalar

Senetler ve çekler gibi önemli evrakda tarih son derece önemlidir. Zamanında tahsiledilemeyen bir senet, en geç takip eden iki iş günü içinde noterden protesto ettirlemelidir.Çeklerde de benzer bir yapılanma vardır. Özün önceliği kavramı gereğince çek, bir ödemearacıdır ancak uygulamada vade de konduğundan senetler gibi işlem görmektedir.

Banka işlemleri, muhasebe işlemleri gibi mali konularda oluşan belgelerindosyalanmasında rahatlıkla uygulanabilmektedir. Bankalarda borçlu cari hesap işlemlerindesenetler portföy adı verilen bir çantaya vade sıralamasına göre yerleştirilir. Bundaki amaç,zamanı gelen senedin ihbarnamesinin karşı tarafa yani borçlusuna yazılması ve alacağın biran önce takip edilmesidir.

Bu sistem güvenilir ve basit bir sistemdir. Belgelerin kolay ve düzenli bir şekildedosyalanmasına imkân verir. Ancak uygulanabilmesi için dosyaların aranması veya talepedilme esasının tarihe dayalı olması önemli bir önkoşuldur.

2.5.5. Karma

İşletmelerin faaliyet konusuna ve işlerin yoğunluğuna göre dosyalama sistemininbirden fazla olması, tabiki kendi içinde uyumlu olmak şartıyla işletme amaçlarına ulaşmadafaydalı bir yöntemdir.

35

Örneğin ABC şirketinin bölgeler itibariyle takip yani cografi dosyalama sistemini bazalmasının yanında aynı bölgelerin kronolojik dosyalama sistemini de yapabilir. Bu işlemhem bölge hem de bölgenin yıllara göre evrakının takip işlemini sağlar.

Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;

Halkla İlişkiler

622 01 Vatandaşların Talep ve Şikayetleri

622 01 01 Talepler

622 01 02 Şikayetler

622 01 03 Görüş ve Teklifler

Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili belgelerin az olmasıdurumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasınısağlar.

Karma sistemin, işletme yönetiminin eline birden fazla veri girişi sağlayacaktır. ABCişletmesi örneğindeki bilgiler. Coğrafi bölgelerin birbirleriyle yıllara sari şekildekarşılaştırmasını da yapabilecektir. Bu işletmeye artı bir bilgi geterecek, yönetim kararaşamasında bu bilgileri verimlilik adına rahat bir şekilde kullanabilecektir.

2.5.6. Konularına Göre Dosyalama

Tek Konu-Tek Dosya Sistemi şeklinde de adlandırılan bu sistem belgelerin konubazında ayrılmasını hedeflemesi açısından desimal sisteme benzemektedir. Ancak belirlenenkonuların numaralandırılmasında ana konular ve alt konular onlu sıralamaya tabi değildir.

Bu sistemde konular üçlü bölünmeye tabi tutulur. Bunlar;

1) Ana Konular2) Alt Konular3) Tek Konulardır.

Ana konular konunun ilk yada ilk iki harfi ile, alt ve tek konular rakamla gösterilir.Sistem, ihtiyaç ölçüsünde dikey ve yatay bölünmeye açıktır. Faaliyetlerin belirlenmesi veplan haline getirilmesi zorunludur. Örnek dosya planı;

36

ANA KONULAR

1. ANA KONULAR

ME MevzuatAP Araştırma, Planlama, Koordinasyon,PE Personel, EğitimBT Bütçe ve Tahakkuk İşlemleriİM İdari, Mali, Yapı İşleriKÜ Kültür FaaliyetleriKİ Kamu İlişkileri, Haberleşme

2. ALT KONULAR

PE-3 Personel Özlük İşleriPE-3-1 Tezkiye İşlemleriPE-3-2 Terfi İşlemleri,PE-3-3 İntibak İşlemleriPE-3-5 Nakiller

Böyle dosya planı tüm birimlerde kullanılır. Bu sisteme uygun olarak hazırlanandosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

Resim 2.15: Coğrafi sisteme göre oluşturulmuş dosyalar

2.5.7. Sanal

Bilgisayar ortamında verilerin saklanmasını ifade etmektedir. Bilgisayar depolamabirimleri olan harddisk, cd, flash bellek, disket gibi aygıtlarda depolama işlemi gerçekleşir.Bu şekilde dosyaların saklanması ve üzerinde işlem yapılması diğer türlere göre dahabasittir. Bilgisayarda bilgiler gerektiği şekilde işlenebilmektedir.

37

Resim 2.16: Sanal dosya

38



Gelen evrak üzerine alındı tarihini vekaşenizi basınız.

Gelen evrak üzerine yazı yazdığınızkalem farklı olsun.

Gelen yazıyı kontrol ediniz. Yazının acil mi, yoksa ne kadarbeklemede kalabileceğini üzerine notdüşünüz.

Evrakı gelen evrak kutusuna yerleştiriniz. Gidecek evrak üzerine dosyalanabilir

parafını atınız. Evrakın yetkili tarafından kontrol edilip

edilmediğini sorunuz. Evrakı giden evrak kutusuna

yerleştiriniz. Kurumun dosya fihristini oluşturunuz. Yazıları, geldiği kuruma göre, konularına

göre, önemine göre veya kurumunihtiyacına göre konu başlıklarınılisteleyniz.

Örnek kurumun ne olduğunuöğretmeninizden yardım alarakbelirleyiniz.

Sadece yazılar değil değişik işlemler içinde fihrist oluşturmanız mümkündür.

Kurumun kod sistemini oluşturunuz. Konu başlıklarına göre yaptığınız listeyikodlayınız.

Kodlar 2,3,4 vb. başlıklar altındaalınabilir.

Çapraz başvuru sistemine göre bir yazıyıbirkaç dosyaya yerleştiriniz.

Çapraz başvuru fişini belgenin takılacağıdiğer dosyalara takınız.

Dosyalanacak belgeleri başlıklara görealfabetik sıraya diziniz.

Harflerin sırasına dikkat ediniz. Altı çizilmiş başlıklara göre belgeleri

sıralayınız. Bu sıraya göre kodlanmış dosyalara

yerleştiriniz. Kodlarına göre her belgeyi ve malzemeyi

dosyasına yerleştiriniz. Her iş yerinin kodlama sistemine göre

yazılarınızı yerleştirmeniz gerekir.Yerine göre kodlama sistemini siz debelirleyebileceksiniz.


39




1. Dosyalama sistemindeki başarı dolaylı yoldan müşteri memnuniyetini desağlayacaktır. ( )

2. Her şeyin yerli yerinde olması, işletme yönetimi değişse dahi ihtiyaç duyulan belgelereulaşmada kolaylık sağlamaz. ( )

3. Dosyalama süreci, dosya açma aşamasında hangi dosyalama sisteminin kullanılacağınakadar geçen süreci kapsamaktadır. ( )

4. Sınıflandırılmış belgeler; birimin özelliğine göre dosyalar oluşturularak, ilgili dosyayatakılması işlemine dosya açmak denir. ( )

5. Fihrist istenildiği gibi oluşturulabilir, belli bir kuralı yoktur. ( )6. Kodlama sistemi, dosyaların alfabetik veya sayısal kodla takib edilmesini ve bu koda

göre raflara yerleştirilmesini ifade eder. Dosyalara rahat bir şekilde ulaşmayısağlamaktadır. ( )

7. Gün, ay ve yıl gibi zaman dilimleri ölçü alınarak aynı gün, ay ve yıla ait olanlar birarada dosyalanır. ( )

8. Karma sistemi, işletme yönetiminin eline birden fazla veri girişi sağlayacaktır. ABCişletmesi örneğindeki bilgiler. ( )

9. Konularına göre dosyalama, bilgisayar ortamında verilerin saklanmasını ifadeetmektedir.( )

10. 1Sanal dosyalama işlemi, konu adları baz alınarak oluşturulması işlemidir. ( )


DEĞERLENDİRME

Cevaplarınızı cevap anahtarı ile karşılaştırınız. Doğru cevap sayınızı belirleyerekkendinizi değerlendiriniz. Yanlış cevap verdiğiniz ya da cevap verirken tereddüt yaşadığınızsorularla ilgili konuları faaliyete geri dönerek tekrar inceleyiniz. Tüm sorulara doğru cevapverdiyseniz diğer faaliyete geçiniz.


40

B. UYGULAMALI TEST


1DosyalamaDosyalamanın anlamı ve amacını kavradınız mı?

2 Dosyalamanın kurum açısından önemini kavradınız mı?

3 Dosyalanacak belgelerin neler olduğunu anladınız mı?Kuruma dışardan gelen belgeleri öğrendiniz mi?

4 Kurumun dışarıya gönderdiği belgeleri algıladınız mı?5 Kurumun faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan belgeleri kavradınız

mı?

6Dosyalama SüreciDosya açma işlemini anladınız mı?

7 Fihrist (İndeks) oluşturma işlemini kavradınız mı?

8 Kodlama ve kod sistemi oluşturma işlemini öğrendiniz mi?9 Çapraz başvuru sisteminin ne işe yaradığını anladınız mı?10 Evrak gruplandırma ve sınıflandırma işlemini kavradınız mı?

11 Dosyalama sistemini saptama işlemini kavradınız mı?

12Dosyalama TürleriAlfabetik dosyalama işlemini öğrendiniz mi?

13 Sayısal dosyalama çeşidini kavradınız mı?

14 Coğrafi dosyalama çeşidi hakkında bilgilendiniz mi?

15 Kronolojik dosyalama işlemini kavradınız mı?16 Karma dosyalamayı öğrendiniz mi?

17 Sanal dosyalama işlemini kavradınız mı?18 Konularına göre dosyalama işlemini öğrendiniz mi?

DEĞERLENDİRME

Yapılan değerlendirme sonunda “Hayır”şeklindeki cevaplarınızı bir daha gözdengeçiriniz. Kendinizi yeterli görmüyorsanız öğrenme faaliyetini tekrar ediniz. Cevaplarınızıntamamı “Evet” ise bir sonraki faaliyete geçiniz

41


Bu öğrenme faaliyeti ile dosyaları arşivleme işlemlerini yapabileceksiniz.


Arşivleme işlemi yapan bir işletme tespit ediniz. Tespit ettiğiniz işletmenin nasıl arşivleme yaptığı hakkında bilgi edininiz ve ders

defterinize not alınız.

3. ARŞİVLEME YAPMAK

Muhafazası zorunlu olan evrak ve belgelerin bir düzen içerisinde korunup saklanmasıişlemidir. İstenildiğinde belge ve belgelere ulaşmada arşivleme önemli bir yer tutmaktadır.

3.1. Arşiv Tanımı ve Çeşitleri

Muhafazası zorunlu olan evrak ve belgelerin bir düzen içerisinde korunup saklanmasıişlemidir. İstenildiğinde belge ve belgelere ulaşmada arşivleme önemli bir yer tutmaktadır.

Arşiv, insan için hafıza ne derece önemli ise devlet için de o denli önemlidir. İnsanınbütün geçmişi, alışkanlıkları, neyi nasıl yaptığı, başından geçenler vb. belleğinde kayıtlıdır.Devletin haklarını bilmesi, bir konu hakkında bilgi sahibi olma ve düzenlemeler yapmayı,örf ve adetleri, ahlak ve sosyal normlar hakkında bilgilenmeyi de sağlayan arşivler, devletidevlet yapan olmazsa olmazlar arasındadır.

3.1.1. Arşivin Tanımı

Arşiv; kurum ve şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli amaçlarlasaklanan yazılı, sesli ve görüntülü belge anlamına geldiği gibi, bu belgelerin belli bir düzenegöre saklandığı yere de arşiv denir.

Arşiv hizmetleri farklı kurum ve kuruluşlarda farklı yöntemlerle takip edilir.Organizasyonun yaptığı iş tutulacak arşiv sistemini de ortaya koyar. Arşivleme faaliyetleriniyürüten kişilere arşivist denir.


AMAÇ

ARAŞTIRMA

42

Resim 3.1: Dosyaların saklanması

Arşivleme geleneksel metotlarla yapılabileceği gibi, bilgisayarlı otomasyon sistemleriile de yapılabilir. Arşivlemede kullanılan bazı deyimleri tanıyalım;

Arşiv fonuBir kurum ya da önemli bir kişinin çalışmaları sonucunda oluşan dokümanların

tümüne Arşiv Fonu denmektedir. Kurum, aile ya da bir kişinin arşivlerinin oluşturduğu küme“Arşiv Fonu” dur.

Örnek olarak Atatürk’ün arşivi ya da İçişleri Bakanlığının, DSİ Genel Müdürlüğü’nünya da Üniversitemizin arşivleri birer arşiv fonudur.

Arşiv malzemesiTürk devlet ve millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl

geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, mükelleflerinişlemleri sonucunda meydana gelen ve onlar tarafından saklanması gereken, Türk milletiningeleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesigereken belgeler ve devlet hakları ile milletler arası hakları belgelemeye, korumaya,bunlarla dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik(soyağacı bilmi) ve teknikherhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrinahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter,resim, plan, harita, proje, damga, fotoğraf, film, plak, ses ve görüntü bandı vb. malzeme vebelgelerdir.

Arşivlik MalzemeZaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi

üzerinden 101 yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, devletin gerçek ve tüzel kişilerle veyayabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarasıantlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden aitoldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları gibibelgelerdir.

43

AyıklamaArşiv malzemesi ile işlem gördüğü devrede bir değere sahip olduğu halde, hukukikıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına vemuhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileridearşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemidir.

İmhaİleride kullanılmasına ve saklanmasına lüzum görülmeyen arşiv malzemesi vearşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmişmalzemenin ayrılarak, ait olduğu kurumun yönetmeliğinde belirtilecek usul veesaslara göre yok edilmesi işlemidir. İmha yöntemleri;

Resim 3.2: Belge imha işlemi

Kurum veya kuruşlar, yasal saklanma süresini doldurmuş belge ve dosyalarıarşivlerinde bulundurmak istemezler. Atık malzemelerin değerlendirilmesi ve geridönüşümünün sağlanması amacıyla çeşitli düzenlemeler yer almaktadır. Özellikle arşivioluşturan belgelerin kâğıt ağırlıklı olması, tekrar ülke ekonomisine kazandırılması için ÇevreBakanlığı’ndan izin alan atık malzeme toplayan kuruluşlara teslim edilmelidir.

Arşiv Malzemesinin GizliliğiMükellefler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli olarak kabul edilmiş ve

halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’negeçtikten sonra da gizli kalır.

Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması, mükelleflerin görüşü alındıktansonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün teklifi üzerine Başbakanlıkça kararlaştırılır.

44

Mülkiyet3473 sayılı Kanunun kapsamına giren ve elinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme

bulunduran kurum ve kuruluşlar, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlikmalzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, asli düzenlerine göre tasnif edipsaklamakla ve Devlet Arşivleri Yönetmeliğinde belirtilen bekleme ve saklama sürelerisonunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne teslim ve muhafazasına lüzum kalmayanevrak ve malzemeyi yok etmekle mükelleftirler.

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme tasarruf amacıyla kullanılamaz, üzerindedeğişiklik yapılamaz, yok edilemez ve yurt dışına çıkartılamazlar.

MükelleflerGenel ve katma bütçeli dairelerle (saklama, ayıklama ve imha işlemleri kendi

mevzuatına tabi olmak kaydıyla Cumhurbaşkanlığı, TBMM, Genel Kurmay Başkanlığı,Milli Savunma Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı ve Milli İstihbarat Teşkilatı hariç) yerelyönetimler, üniversiteler ve bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşlar, kamu iktisaditeşebbüsleri, özel kanunlarla kurulan kamu bankaları ve teşekküllerdir.

3.1.2. Arşiv Çeşitleri

Birim Arşivleri

Günlük iş akışı içerisinde birimlerde malzemelerin geçici bir süre saklanmasıdır.Yapılan işlerin özelliğine göre birimde gün gün biriken bilgelerden oluşan birim arşivleri,birimin ihtiyaç anında elinin altında hazır bulunması birim çalışmaları açısından önemlidir.

Kurum Arşivleri

Merkez arşivleri, birim arşivlerinden farklı olarak merkez kurum veya kuruluştaoluşturulur. Belgelerin saklanma süresi, birim arşivlerine göre daha uzundur. Bu nedenlebirim arşivlerinde bulunmayan bilgilere merkez arşivden ulaşmak mümkündür.

Özel Arşivler

Kamu kurum ve kuruluşlarının haricindeki gerçek veya tüzel kişilerin kendibünyelerinde oluşturdukları arşivlerdir. İhtiyaç anında, Devlet Arşivleri GenelMüdürlüğü’nün belirleyeceği rayiç bedel üzerinden satın alınabilir.

45

Resim 3.3: Mikrofilm

Mikrofilm

Proje ve evrak arşivlerindeki bilgilerin güvenle saklanması, bozulmadan gelecekkuşaklara aktarılması sağlamaktadır.

Mikrofilm, bozulma olayı daha azdır. Az yer kaplar. Taşınması kolaydır.Kopyalanması basittir. Kopyalarının aslı ile aynı olması gibi özellikleri nedeniyle mikrofilmarşivleme için çok uygun bir araçtır.

Bilgisayar Arşivleri

Bilgisayar ortamında bilgilerin saklanması ve takip edilmesidir. Farklı teknolojikgelişmelerin takip edilmesi, arşivleme yöntemine katkıda bulunacaktır. Günümüzdekiverilerin çoğu bilgisayar ortamında saklanmakta ve arşivlenmektedir. Yedekleme ile buverilerin saklanma işlemi yerine getirilir. Örnek olarak bir muhasebe bölümünün tümverilerinin cd ortamına veya başka bir harddiske kopyalanması verilebilir.

3.2. Arşivin ve Arşivistin Görevleri

Arşivin görevleri;

Arşiv malzemesini belirlemek ve ayırmak, Arşiv malzemesini kayba uğramadan korumak, Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak, Arşiv malzemesini faydalanmaya sunmak.

Arşivistin görevlerini, genel olarak dört başlık halinde sınıflandırmak mümkündür: Arşiv dokümanını toplamak, Arşiv dokümanını korumak, Arşiv dokümanını tasnif etmek, Arşiv dokümanını değerlendirmek.

46

Arşivleme kurum ve kuruluşların faaliyetlerini sürdürürlerken ortaya çıkmış ve işlemsürecini tamamlamış her türlü evrak, bilgi, belge, resim, fotoğraf gibi dokümanlarınöngörülen yasal sürenin sonuna kadar uygun ortamlarda güvenle ve bozulmadan saklanmasısürecidir.

Bu nedenle arşivleme sürecinin geçtiği sektörleri tanımakta yarar vardır.

3.3. Sektör Tanımları ve Sınıflandırma

Özel ve kamu sektörüne ilişkin faaliyet konularına göre arşivleme işlemininyapılmasını ifade eder. Kamu sektörünün, kamusal amaçları gerçekleştirmek için DevletArşivleri Genel Müdürlüğü’nün öncülüğünde belirlenen mevzuata uygun bir şekildesınıflandırma işlemi gerçekleştirilir ve arşivlenir.

3.4. Örgüt Yapısı

Kamu ve özel kuruluşların teşkilat yapısını içerir. Hiyararşik yapılmasının esas olduğukamu sektöründe dikey yapılanma söz konusudur. Örneğin, Milli Eğitimin teşkilat yapısışekil 3.1’de yer almaktadır.

Arşivlemede belge akışı, üst makamlardan alt makamlara olduğu gibi tersi deolmaktadır. Dolayısıyla işletmenin yapısına göre her birim kendi faaliyet konusuna ilişkinbilgi ve belgeleri ister yasal süreç isterse ilerdeki işletme amaçlarında veri olarakkullanılmak üzere arşivlemelidir.

Şekil 3.3: Milli Eğitim Bakanlığı teşkilat şeması

47

3.5. Belge Türleri

Belge; bir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da bir olayın varlığını kanıtlayan yazı,fotograf, resim, grafik, harita, film, disk, disket, manyetik bant vb. hertürlü bilgi kaynağıdır.

Belge çeşitleri; hazırlanma yerleri, bilgi sunuş şekli, nitelikleri ve kullanım sıklığı gibiunsurlar baz alınarak sınıflandırılabilir. Ancak alanın muhasebe ve finansman olmasınedeniyle nitelikleri bakımından belgeleri çeşitlere ayıracağız.

3.5.1. Resmi Belgeler

Resim 3.4:Ticari belgeler

Resmi kurum ve kuruluşlara gönderilen veya bu kuruşlardan gelen belgeleri içerir.Örneğin SSK beyannamesi, mahkeme kararları, dava dilekçeleri bunlardan bazılarıdır.

3.5.2. Ticari Belgeler

Ticari faaliyetlerin bir sonucu olarak hazırlanan belgelerdir. Örneğin faturalar,muhasebe kayıtları, dekontlar, makbuzlar sayılabilir.

3.5.3. Gizli Belgeler

Belgelerin önem derecesine göre “gizli” veya “çok gizli” ibareleri üzerinde yazılır.Amaç, bu belgelerin sadece ilgili kişi ya da kişilerin eline geçmesini sağlamaktır. Gerek özelsektörde gerekse kamu sektöründe bu belgeler yer almaktadır.

3.5.4. Kıymetli Belgeler

T.T.K.’ne göre kıymetli evrak niteliğine haiz belgelerdir. Bono, çek, poliçe gibikambiyo senetlerinin yanında Sermaye Piyasası Kanunu’nda yer alan hisse senedi, tahvil,hazine bonosu vb. belgeler de bu kapsama girer. Ticari ilişkilerdeki önemi dolayısıylakıymetli olan evrak, kıymetli belge niteliğindedir.

Önemli belge olmaları nedeniyle özenle saklanması ve muhafaza edilmesi gerekir.

48

3.6. Dosya ve Çekmece Etiketleri

Dosyaların kutulara yerleştirilmesinde etiketleme yapılır. Dosya kuruluş içinhazırlandığında, sol üst kısmına etiket çizgileri basılır. Dosyaların üzerinde muhakkak kağıtetiketler bulunmalıdır. Etiketin en üst kısmına kod numarası konmadan dosyalama işlemiolmaz.

Dosyaların bulunmasında etiketin ilk satırındaki bilgiler önem arz eder.

Etiket başlıkları aynı yerden başlamalı, birinci kelimeler aynı hizada olmalıdır. Budurum başlıkların kolay bulunmasını sağlar.

Başlık üzerine, isim kelime veya konuları, fihristlenmiş sırasına göre yazılır. Yazınıntamamı aynı şekilde yazılır. Noktalama işaretleri normal şekli ile yazılır (A.Ş.) gibi ya da (AŞ) gibi.

Bir başlıktan birden fazla isim bulunduğu zaman genellikle blok şekli ile yazılır. İkisatırlı başlıklar tek satır aralığı ile birinci satırın üç vuruş içinden başlamalıdır.

Etiketler yazı makinesinde yada bilgisayarda yazılırken zımbalı yerinden çıkarmadanmakineye takmak gerekir. Gereği kadar hazırladıktan sonra ilgili yerinden kopartılır vebaşlık çıkıntısı üzerine yapıştırılır.

Çekmece etiketleri hazırlanırken içindekini tam olarak gösterecek şekilde olmalıdır.Her çekmece gözü üzerinde mutlaka başlık olmalıdır. Çekmece etiketinde bir isim, rakam,sayı veya yılı gösteren sayılar bulunabilir.

Dubleks başlıklı çekmece etiketleri son dosyanın ya da son kartın adını değil, orayakadar olan son kısmın başlığını taşır. Dubleks başlıklı etiketler çekmecelerde dosyalama vebulmayı kolaylaştırır, zaman kaybını önler.

Etiketin hazırlanmasında dikkate edilecek noktalar

a) Dosya çekmece üzerinde çok geniş yer kapla-mamalıb) Etiket çok kalabalık olmamalı, gözler arasında eşit olarak çalışabilme

düşünülmemelic) Dosya başlıkları görünebilecek şekilde yerleştiril-melid) Başlıklar dosyalar üzerinde fazla yükseltilmemelie) Etiketlerin yazılışında standart kurallar kullanıl-malı

Her dosya çekmecesinin alfabetik veya nümerik kısım etiketine o kısımla ilgili dosyakonulmalıdır.

Aramada kolaylık sağlamak için en alt çekmeceleri pasif dosyalara ayırmalıdır

49

6. Kartlar ve kartların kullanımı

Kartlar üzerine basit bilgiler kurum isimleri üretim fiyatları, adresler, kişi isimleri gibikayıtlar bulunur. Genel olarak bankalarda, okullarda, hastanelerde, doktormuayenehanelerinde, kütüphanelerde ve özel sektörde kartlar üzerine kayıt yapılabilir.

Sekreter kartlar üzerine kayıtlar yaparak bunları masalarında ve el altındabulundururlar. Kartlar müşteri bilgileri gibi yeni kayıtlarda ve referans için hazırlanır.

Bilgilerin kartlara işlenmesirin faydaları

a. Her kart üzerinde bir not olacağından bunları az yere sıkıştırmak imkandahilindedir.

b. Eski bilgileri yenileriyle değiştirmek kolaydır.c. Kart bilgilerini müşterinin adına ya da hesap numarasına göre değiştirebilirizd. Kartlar üzerine özel makinelerle yeni bilgiler eklemek ve düzeltme yapmak

mümkündür.

Kartlar kullanıldıkları yerlere göre isim alırlar. Buna göre kartlar;

a. Adres kartlarıb. Bilgi kartlarıc. Bibliyografya kartlarıd. Hesap raporu veya özetie. Kurumlarda çalışanlara düzenlenen sicil kartları

Kartlara kolay ulaşmak için kartların belli bir düzene göre sıralanması gerekir.Bunlardan biri dikey dosyalamadır. Dikey dosyalamada müşteri isimlerini kartlara yazılmasıpratik bir işlemdir. Bu yöntemde kartlar bir kenarı üzerine dikey sıralanırlar. Kartlar açıkkutulara aralarına rehber konarak sıralanırlar.

Kullanılan kartların standart boyu 12,5x7,5 cm ebatlı küçük kartlar yanında,kullanılacakları yer ve bilgiye göre farklı boyutlarda olabilirler.

Konu kartlarına verilecek bir örnekte stok kartlarıdır. Burada her kart bir konununşahsi dosyası yerindedir ve adını taşıdığı başlıkla ilgili bütün bilgiler üzerindedir. Kartlarınstok konularına göre tasnifi gayet kolaydır.

Değişik tipte bilgi ve özetleri içine alan kartların dikey dosyalanmasından her birindeaşağıdaki sinyallerden bir veya daha fazlasını görmek mümkündür.

a. Rehber başlıkları boş ise, başlık kayıtları farklı renklerde kaydedilerek farklı bilgigrupları rahatlıkla fark edilebilir.

b. Değişik renklerde kartlar kullanılabilir.c. Bazı kartlarda önceden basılmış semboller olabilir. Dosya memuru bunlardan

dosyalayacağı materyale en uygun olanını seçer diğerlerini keser.

50

Diğer bir kart dosyalama sistemi de Görünür Kart Dosyalama sistemidir. Bu sistemdekartlar kenarlarında bulunan yerlere göre tespit edilmişlerdir. Üzerindeki isimler yerlerindençıkarılmadığı için de görünür ismi almışlardır. Bu sistemin çoğunda ayrı rehberlere ihtiyaçyoktur. Çünkü her kartın kısmen görülen yerleri de onlara rehberlik yapmaktadır.

Kartların kullanıldığı alanların başında dosya isteme ve dosya transferidir. Dosyaİsteme-Dosya Transferi ve Hatırlatma Kartı, bir dosyayı görmek ve üzerinde işlem yapmakisteyenler 7,5 x 10 cm boyutlarındaki “Dosya İsteme Fişi”ni doldurarak dosya memurunaverir.

Dosya memuru bu fişe dayanarak dosyayı ilgiliye verir. Dosya geri geldiğinde fişilgiliye iade edilir. Böylece zimmet işi pratik olarak yapılır. Dosya geri geldiğinde dosyamemuru her dosya verilişiyle ilgili birimler için ayrı ayrı tutacağı bir “Dosya İzlemeListesi”ne işler. Bu durumda yapılması gereken diğer bir iş bir hatırlatma kartı doldurmaktır.

DOSYADOSYA İİZLEME LZLEME LİİSTESSTESİİDosyanın Verildiği Ünitenin Adı: …………………………………………..

Konusu

(Özeti)

Dosyanın İşlem İçin Verildiği

Personelin Adı ve Soyadı

Dosya

No.

Verildiği

Tarih

Resim 3.5:Dosya izleme listesi

Dosya etiketi ile kutu etiketi üzerindeki bilgi, karta geçirilir. Kartlar masada veyaçekmecede bulunur. Dosya izleme listesi birimler esas alınarak düzenlenir. Hatırlatma kartıise, boyu dosyanın boyundan yüksek olduğu için bir bakışta aranan dosyanın yerinde olupolmadığını gösterir.

Bir dosyanın incelenmesi bitirildiğinde, bir başkasına transfer edilebilir. Bu durumdakime havale edileceğinin dosya memuruna bildirilmesi gerekir. Böylece dosyanın zimmetitransfer edilene geçmiş olur. Bu amaçla “Dosya Transfer Fişi” kullanılır.

51

DOSYA TRANSFER FİŞİDosyanin Adı ve Numarası:Dosyayı Transfer Edenin Birimi Adı veSoyadı:Dosyanın Verildiği Birim ve Alanın AdıSoyadı:Transfer Tarihi veİmza

İmza…./…/……..

Dosya memuru transfer fişini alınca gerek dosya izleme listesini, gerek hatırlatmakartı üzerindeki zimmet kaydını dosyanın transfer edildiği kişinin adına göre değiştirir.

Dosyaların, içindeki evrak arandığı zaman çabucak bulunamaması halinde fazla birdeğer taşımayacağı tabiidir. Bürodaki her kişi hangi isim altında dosyalar açacağınıkararlaştırırsa, ihtiyaç anında kaldırdığı bir yazıyı ancak kendisi bulabilir.

HATIRLATMA KARTIHATIRLATMA KARTI

Verildiği

TarihVerildiği birim ya da kişiAdıNumarası

D O S Y A N I N

Resim 3.6:Dosya hatırlatma kartı

3.7. İndeks (Fihrist) Tanımı ve Türleri

Aranılan bir kelimenin veya konunun dosyalardan daha rahat ve kolay için öncedenhazırlanan bir işlemdir. Oluşturulan dosyalar ile fihrist yani indeks arasında uyum olmalıdır.Fihristte belirtilen bir isim, gösterilen dosya da bulunabilmelidir. Kütüphanelerdekikatologlar, bu sisteme göre hazırlanmıştır.

52

Herkesin evindeki telefon rehberleri de bu kapsamda düşünülebilir. Bazı kitapların sontaraflarında oluşturulan indekslerde, aranılan konunun kitap içerisinde bulunması açısındanönem arzetmektedir. Ancak konumuz gereği dosya takibi ve arşivlemesi için aranılandosyaların bulunması amacıyla indeks oluşumlarına dikkat edeceğiz.

Evrakın aranması, bulunması söz konusu olunca onu arayan bir başka kişinin dabulabilmesi için “Standart Fihristleme Kuralları”na ihtiyaç vardır.

Bu kurallar her gün yüzlerce farklı yolla kullanılmaktadır.

Telefon rehberi veya kütüphanelerdeki fiş katalogu karıştırıldığında; eldeki adresle birbina veya daire arandığı zaman standart fihristleme kurallarından ve buna ait bilgilerdenfaydalanıldığı ve çabucak bulunduğu bir gerçektir.

İş hayatında ise, bu bilgi sadece bir kolaylık değil, mutlak bir zarurettir. İster birmüessesenin organizatörü, bir büronun amiri, bir kitapçı, bir stenograf veya bir memur olsunhepsi hepsi de fihristleme kurallarına günlük hayatta türlü yollarla kullanmaktadırlar.

Standart klavyeyi öğrenmiş bir daktilograf, aynı klavyeyi taşıyan her makinede yazıyazar. Bunun gibi, temel fihristleme kurallarını iyi bilen bir dosya memuru da standartesasları takip ederek, kayıtları kolayca dosyalayabilir veya aradığı evrakı kolayca bulupçıkarabilir.

Dosyalanacak evrakın hangi isim altında saklanacağının tespitine veya başlığınseçilmesine “fihristleme” denir.

Başlık belirlendiği zaman ismin ünitelerinin de belirlenmesi gerekir. Babur Balcı ismifihristlendiği zaman, fihristleme; ismin Balcı adlı dosyaya ait olduğunu ve aynı zamanda budosyanın (B) başlığını taşıyan rehberin arkasında bulunduğunu gösterir.

Diğer taraftan, R.Sami Mert isminin ünitelerine bakarak bunun, Rıza Sami Mertisminden önce yer alacağı da tespit edilir.

Fihristleme, isimlerin dosyalardaki gerçek yerini alması için önceden gösterilen zihnifaaliyet olarak da açıklanabilir.

3.7.1. Şahıs İsimleri

İsim ile soyad bir virgülle ayrılır ve soyad baş tarafa yazılır. Örneğin, Çaprak,Sadrettin; Kutucularoğlu, Sabri; Durmuş, Hilmi; Aydın, Hüseyin vb. Şekil:3.1.’detablolaştıracak olursak,

53

İsim Fihrist Sırası

Hüseyin Aydın Aydın, Hüseyin

Sadrettin Çaprak Çaprak, Sadrettin

Hilmi Durmuş Durmuş, Hilmi

Sabri Kutucularoğlu Kutucularoğlu, SabriŞekil 3.7: Şahıs isimleri fihristi

Bir şahıs isminde birden fazla ad bulunabilir. Ziya Yağmur Torun isminde,sonuncusu (Tosun) soyadı, Ziya öz ad, Yağmur da göbek adı veya küçük ad’dır. Enderolarak ad yanında birden fazla ad’a rastlanır. Şahıslar bazen göbek adlarını öz adlarını yerinede kullanırlar.

3.7.2. Alfabetik Sıra

Fihristleme kuralları geniş olarak isimlerin alfabetik harf sırasına dayanır. Örneğin;Babur, Ayhan, Turhan isimleri alfabetik sıra dizildiğinde; önce İlk harfi (A) ile başlayanAyhan, sonra (B) ile Başlayan Babur, daha sonra (T) ile başlayan Turhan gelecektir. Bualfabetik sırada Baki de Babur’u takip eder.Çünkü (b) harfi (k) harfinden önce gelir.

Adların alfabetik sıralanmasından oluşur. Aynı isme sahip olunması hâlinde üçüncüünite dikkate alınır. Yani üçüncü isim var ise bu baz alınır. Şekil 3.2’de tabloda örnek birfihrist yer almaktadır.

Fihrist Sıralaması

İsim Ünite 1 Ünite 2 Ünite 3

Hüseyin Aydın Aydın Hüseyin

Sadrettin Çaprak Çaprak Sadrettin

Hilmi Durmuş Durmuş Hilmi

Sabri Kutucularoğlu Kutucularoğlu Sabri

İsmail Hakkı Sayın Sayın Hakkı İsmail

İsmail Hikmet Sayın Sayın Hikmet İsmailŞekil 3.8: Alfabetik sıra fihristi

54

Bir şahıs ya da organizasyonun kanuni adının herbir parçası fihristlemede bir üniteveya fihrist bölümü olarak dikkate alınır.

Örneğin;M.Kemal Atatürk üç ünitelidirAkerler Ltd.Ş. Üç üniteli bir ticari isimdir

3.7.3. İsmin İlk Harfi ve Soyadı veya Yalnız Soyadı

Soyad ile kullanılan isim veya ismin ilk harfi baş tarafa yazılır. Fihrist oluşturulurkenŞekil3.3’de olduğu gibi işlem yapılır.

Fihrist Sıralaması


Çaprak Çaprak

A. Çaprak Çaprak A.

Ahmet Çaprak Çaprak Ahmet

K.A. Çaprak Çaprak K. A.Şekil 3.9: İsmin ilk harfi ve soyadı veya yalnız soyadı fihristi

3.7.4. Birleşik İsimler

Birleşik kelimeler indekslemede tek ünite olarak dikkate alınır. Yabancı isimlerde debirleşik isimler tek ünite sayılır. Şekil3.4’te örnek uygulama yer almaktadır.


Mustafa KemalAtatürk

Atatürk Mustafa Kemal

Mehmet Akif Ersoy Ersoy Akif Mehmet

Fatih Sultan Mehmet Mehmet Fatih SultanŞekil 3.10:Birleşik isimler fihristi

55

3.7.5. Yabancı İsimler İndeksi

Yabancı isimlerin önlerinde yer alan çeşitli ekler ismin parçası gibi düşünülür. “Mc,Mac, Des, Del De” gibi ekler isim gibi alfabe sırasına dahil edilir. Şekil3.5’te örnekuygulama yer almaktadır.


George De Lasalle De Lasalle George

Condoleezza Rice Rice Condoleeza

Frank-WalterSteinmeter

Steinmeter Frank-Walter

Jack Straw Straw Jack

Boris S. Tarasyuk Tarasyuk Boris S.

Hans Von Schimmel Von Schimmel HansŞekil 3.11: Yabancı isimler indeks

3.7.6. Şirket İsimleri

Şirketlerin ticaret ünvanlarında yer alan ismin her bir parçası indeksleme de ayrı ayrıele alınır. Örneğin şekil3.6’ta gösterilmektedir.


İsmail Taşçıoğlu Taşçıoğlu İsmail

Hacı BabaBaba

Hacı

İmamoğlu Ltd. Şti.İmamoğlu

Limited Şirketi

K. Çaprak ve Ortakları Çaprak K. Ortakları

Sönmez Üçok Üçok SönmezŞekil 3.12: Şirket isimleri

56

Örnek:Doğru Fihrist Sırası (DFS)

İsimler Ünite1 Ünite2 Ünite3

Aral Şarap Fabrikaları Aral Şarap Fabrikaları

Arat Bakır Ticarethanesi Arat Bakır Ticarethanesi

Arın Büsküvileri Arın Büsküvileri --------

Aykul Kundura Mağzası Aykul Kundura Mağazası

Ege Kollektif Şirketi Ege Kollektif Şirketi

Şekil 3.13: Şirket isimlerinin değişik şekilde fihristlenmesi

Tanınmış isimler, indeks sıralamasında herhangi bir değişiklik yapılmaz. Kısaltılmışsözcüklerdeki her bir harf ayrı birer sözcük olarak düşünülür. Birleşik yazılan yer isimleritek bir ünite olarak düşünülür. Numara ile başlayan isimlerde, numaranın söylenişindekialfabeler dikkate alınarak, alfabetik sıralama esas alınır. Meslek unvanları sıralamada dikkatealınmaz.

3.8. Ödünç Verme Sistemleri

Belirli bir süre sonra geri alınmak üzere bilgelerin veya kitapların verilmesini ifadeeder. Bu tip bir uygulamaya kütüphanelerde rastlamak mümkündür. Üyelerine en güzelşekilde hizmet vermeyi amaçlayan kurum veya kuruluşlar, belirli şartları yerine getirenlereistenilen belgi ve belgeleri verebilmektedir. Ödünç verme işlemi, alan kişi veya kuruluşa daödevler getirmektedir.

İhtiyaç duyulduğunda arşivlenen belge ve dokümanlar arşivden istenebilir.

Arşivlerde saklanan her tür belge ve malzeme prosedüre göre verilir. Arşiv malzemesiistek formları düzenlenerek gerekli belge ve malzeme verilir. Bu formlar daha sonra kayıtdefterine geçirilir. Bu defterlerin yanında arşiv hatırlatma kartları tutulması da yararlıdır.

57

Kartlar Üzerine Fihristlenmiş Şekilde Yazılı DFS ile kartlar

Koç Burroughs Ticaret A.Ş. 6

Kavala, Mehmet 9

Gök, Tahsin (ve) Ort.Ltd.Ş. 3

Gök Koll.Ş. 10

Ayten Kumaş Mağazası 2

Aşır Efendi Lokantası 5

Apaydın Kuru Temizleme 7

AEG Buzdolabı Tamir Servisi 12

AB Dick Ofset Teksir Makineleri 1

AA Oto Radyo 4

Gök Koll.Ş.

Yalı Cad.Eski Han1/5Göktepe, İzmit

Şekil 3.14: Dosya kartlarının fihristlenmiş hali

3.9. Arşivin Korunması

Arşiv malzemelerinin nerede ve hangi şartlarda korunacağı, arşiv ortamının nem vesıcaklığının yanında, yangın ve sel gibi tabi felaketlere karşı korunmasına dikkat edilmelidir.

Arşiv orrtamının genelde işe yaramayan bodrum ve tavan araları gibi yerlerdenseçilmesi doğru değildir.

Arşiv ortamlarının 10-15 derece sıcaklıkta yerler olmasına dikkat edilmelidir. Arşivde korunacak malzemenin tozdan korunma-sına da özel bir önem

verilmelidir. Arşivlerin yangın ve hırsızlık ihtimaline karşı da, çok iyi korunması gerekir.

Çünkü belgeler değerlidir ve değerli oldukları için arşivlenmektedir. Yangına karşı en güvensiz dolaplar ağaç dolaplardır. Çelik dolaplarda yangına

karşı ancak belirli bir süre dayanabilirler. Bu nedenle yangına en dayanıklıdolaplar seçilmelidir.

Dolapların hırsızlığa karşı korunmaları çok zordur.

Bütün bunlar göz önünde bulundurularak, özellikle önemli belgeler çelik kasalariçinde saklanabilir veya birer kopyaları alınıp yedeklenerek ayrı yerlerde korunabilir. Ancak;

Harita, plan ve projeler gibi katlanmadan yatay olarak saklanması gereken arşivmalzemeleri için, özel gözleri olan çelik dolaplar kullanılmalıdır.

58

Fotoğraf, resim, ses bantları, plaklar, damgalar ve mühürler gibi arşivmalzemeleri ise, çeşitli fiziksel faktörlere dayanıklı kasalar içinde korunmalıdır.

İhtiyaç duyulduğunda arşivlenen belge ve dokümanlar arşivden istenebilir.

Arşivlerde saklanan her tür belge ve malzeme prosedüre göre verilmelidir.

Arşiv malzemesi istek formları düzenlenerek gerekli belge ve malzeme verilir.Bu formlar daha sonra kayıt defterine geçirilir. Bu defterlerin yanında arşivhatırlatma kartları tutulması da yararlıdır.

ARŞİV MALZEMESİ İSTEK FORMU

Arşiv Dosya ve Kod Numarası:İsteyenin Bağlı Olduğu Birimin Adı:Arşiv Dosyasının Konusu:İsteyenin Adı, Soyadı ve İmzası:Arşiv Malzemesinin Alındığı Tarih: ……../……../200…

Arşiv Malzemesinin İade Edileceği Tarih: ……../……../200…

59



Şirkette dosyaların saklanacağı yeribelirleyiniz.

Arşivlenecek yerin temiz ve arşivlemeişlemine müsait durumda olmasınadikkat ediniz.

Faaliyetteki kurallara dikkat ediniz. Saklanması gereken diğer malzemeleri

saklayacağınız yeri belirleyiniz. Bilgisayar ve diğer makine çıktıları için

özel bir yer belirlemelisiniz.

Saklanacak belge ve malzemelerikonularına göre ayırınız.

Gizlilik önemine göre sıralamanızıyapınız.

Gizli ve gizli olmayan malzeme vebelgeleri kendi arasında tekrargruplandırınız.

Saklanacak belge ve malzemelerifihristleyiniz.

Ayırdığınız belge ve malzemeler içinliste oluşturunuz.

Saklanacak malzeme ve belgelerietiketleyiniz.

Etiketleriniz sizin rahat şekilde hatırlayıpgörebileceğiniz türden olmalı

Etiket listenizi çekmecenizde saklayınız. Etiketleri malzeme ve dosyalara

yapıştırınız. Etiketlerinizin yapışkanlı olmasına

dikkat ediniz. Dosya ve kolilerinizi kapatarak, ilgili

birime yerleştiriniz. Dosya ve kolilerin etiketlerini

görebileceğiniz şekilde yerleştirmeişlemini yapınız.

Arşivden alınacak malzeme ve dosyaiçin ayrı bir belge dosyası tutunuz.

Dosyaya arşiv istek fişini takınız.

Zaman zaman arşivde saklanma süresigeçmiş malzeme ve dosyaları imhaediniz.

Bilgi ve dökümanları bir dahakullanılamayacak şekilde imha etmenizgerekir.


60




1. Arşivleme, muhafazası zorunlu olan evrak ve belgelerin bir düzen içerisinde korunupsaklanması işlemidir. ( )

2. Arşivlemede, belge akışı sadece üst makamlardan alt makamlara doğrudur. ( )3. Belge, bir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da bir olayın varlığını kanıtlayan yazı,

fotograf, resim, grafik, harita, film, disk, disket, manyetik bant vb her türlü bilgikaynağıdır. ( )

4. Bono, çek, poliçe gibi kambiyo senetleri “gizli belgeler” sınıflandırması içinde yeralmaktadır. ( )

5. Devletin haklarını bilmesi, bir konu hakkında bilgi sahibi olma ve düzenlemeleryapmayı, örf ve âdetleri, ahlak ve sosyal normlar hakkında bilgilenmeyi de sağlayanarşivler, devleti devlet yapan olmazsa olmazlar arasındadır. ( )

6. Birim arşivleri, merkez arşivlerinden farklı olarak merkez kurum veya kuruluştaoluşturulur. ( )

7. Fihrist oluşturma, aranılan bir kelimenin veya konunun dosyalardan daha rahat vekolay bulabilmek için önceden hazırlanan bir işlemdir. Oluşturulan dosyalar ile fihristyani indeks arasında uyum olmalıdır. ( )

8. Dosyalama sistemi, belirli bir süre sonra geri alınmak üzere bilgelerin veya kitaplarınverilmesini ifade eder. ( )

9. Tanınmış isimler, indeks sıralamasında değişiklik yapılır. ( )10. Yasal süresini dolduran evrak ve belgelerin arşivde bulunması zorunlu değildir.( )


DEĞERLENDİRME

Cevaplarınızı cevap anahtarı ile karşılaştırınız. Doğru cevap sayınızı belirleyerekkendinizi değerlendiriniz. Yanlış cevap verdiğiniz ya da cevap verirken tereddüt yaşadığınızsorularla ilgili konuları faaliyete geri dönerek tekrar inceleyiniz. Tüm sorulara doğru cevapverdiyseniz modül değerlendirmeye geçiniz.


61

B. UYGULAMALI TEST


1Arşivleme YapmakSektör tanımlamaları ve sınıflandırmasını kavradınız mı?

2 Örgüt Yapısını anlayabildiniz mi?

3Belge TürleriResmi belgeleri kavradınız mı?

4 Ticari belgeleri algılayabildiniz mi?5 Gizli belgeleri kavradınız mı?

6 Gizli belgeleri anladınız mı?7 Kıymetli belgeleri kavradınız mı?

8Arşiv Tanımı ve ÇeşitleriArşivlemenin anlamını ve amacını kavradınız mı?

9 Birim arşivlerinin işlevini anladınız mı?

10 Kurum arşivlerinin amaçlarını kavradınız mı?

11 Özel arşivler hakkında bilgi sahibi olabildiniz mi?

12 Mikrofilmler hakkında bilgi edindiniz mi?

13 Bilgisayar arşivlerini kavradınız mı?

14İndeks Tanımı ve TürleriŞahıs isimleri ile indeks oluşturmayı kavradınız mı?

15 Alfabetik sıra ile indeks oluşturmayı anladınız mı?16 İsmin ilk harfi ve soyadı veya yalnız soya da göre indeks

oluşturmayı kavradınız mı?17 Birleşik isimlere göre indeks oluşturmayı kavradınız mı?18 Yabancı isimlere göre indeks oluşturma işlemini algıladınız mı?

19 Şirket isimlerine göre indeks oluşturmayı kavradınız mı?

20Ödünç Verme ve İmha YöntemleriÖdünç verme sistemini anladınız mı?

21 İmha yöntemlerini kavradınız mı?

DEĞERLENDİRME

Yapılan değerlendirme sonunda “Hayır” şeklindeki cevaplarınızı bir daha gözdengeçiriniz. Kendinizi yeterli görmüyorsanız öğrenme faaliyetini tekrar ediniz. Cevaplarınızıntamamı “Evet “ ise bir sonraki faaliyete geçiniz

62

MODÜL DEĞERLENDİRMEA. OBJEKTİF TESTLER (ÖLÇME SORULARI)


1. Gelen ve giden evrak defterlerine ilk kayıt 1 Ocak itibariyle yapılır ve sıra numarası 1(bir) verilir. Son kayıt ise 31 Aralık mesai bitimine kadardır. Ertesi mali yıl için tekrarbu işleme devam edilir. ( )

2. İadeli taahhütlü, postaya kayıtlı olarak verilen gönderiye iliştirilen alma haberikartının, gönderinin teslimi sırasında alıcısına imzalattırılarak, göndericisine iadeedilmesi suretiyle gönderinin kime teslim edildiğinin bildirilmesi hizmetidir. ( )

3. Acele Posta Servisi, alıcısına en çabuk teslim edilmesini istediğiniz gönderiler içinkurulmuş, özel ücrete tabi bir posta servisi olup, bu servisten yararlanılarak gönderilenmaddelere de acele posta gönderisi kısaca “APG” denilmektedir. ( )

4. Her şeyin yerli yerinde olması, işletme yönetimi değişse dahi ihtiyaç duyulan belgelereulaşmada kolaylık sağlamaz. ( )

5. Fihrist oluştururken değişik kıstaslar baz alınabilir. Kişilerin isimleri, alfabetiksıralama, şirket isimleri, yer isimleri, adresler vb. ölçütlere göre indeks oluşturalabilir.( )

6. Gün, ay ve yıl gibi zaman dilimleri ölçü alınarak aynı gün, ay ve yıla ait olanlar birarada dosyalanır. ( )

7. Karma sistemi, işletme yönetiminin eline birden fazla veri girişi sağlayacaktır. ABCişletmesi örneğindeki bilgiler. ( )

8. Sanal dosyalama işlemi, konu adları baz alınarak oluşturulması işlemidir. ( )9. Devletin haklarını bilmesi, bir konu hakkında bilgi sahibi olma ve düzenlemeler

yapmayı, örf ve âdetleri, ahlak ve sosyal normlar hakkında bilgilenmeyi de sağlayanarşivler, devleti devlet yapan olmazsa olmazlar arasındadır. ( )

10. Yasal süresini dolduran evrak ve belgelerin arşivde bulunması zorunlu değildir. ( )


DEĞERLENDİRME

Cevaplarınızı cevap anahtarı ile karşılaştırınız. Doğru cevap sayınızı belirleyerekkendinizi değerlendiriniz. Yanlış cevap verdiğiniz ya da cevap verirken tereddüt yaşadığınızsorularla ilgili konuları faaliyete geri dönerek tekrar inceleyiniz.

MODÜL DEĞERLENDİRME

63

B. EVRAK TAKİP BULMACASI

Soldan Sağa

1. Kurum dışına gönderilen belgelerin kaydedildiği defterin adı; alıcı tarafındanmektup veya gönderinin alındığını gösterir, posta gönderisi 2. Ermiş kişi; Nispet 3. Üretim(Tersi); Ses, savt (tersi); güçlü, kuvvetli 4. Bir uygarlık adı; Arapçada ben; bir Türktopluluğu 5. Kınık, sözcüğünün son iki harfi; bir uygarlık; Salı kelimesinin son iki harfi 6.Belge; sıla sözcüğünün ilk iki harfi; eziyet; isim. 7. Israrla aynı şeyi isteme, direnme; asker,nefer; çocuk doğum hemşiresi. 8. Rehberlik Eğitimi’nin baş harfleri; dosya ve evrakkelimlerinin baş harfleri 9. APS’nin açılımı 10. Mektup, tebrik vb postaları dağıtan resmigörevli memur; bir uygarlık. 11. Sanayi Odası’nın baş harfleri. 12. Medine müslümanlarınaverilen ad; bir cetvel. 13. Lakap 14. Bir posta gönderme yöntemi; bir uzvumuz. 15. Genişlik;Anadolu ajansı; yüce, büyük. 16. Borca konu olan şey; manyetik veri sözcüğünün ilkharfleri; bir azamız. 17. Düzen, nizam; merkez arşivinin baş harfleri. 18. Yemek; ilave. 19.Bir meyve; bir soru; resmi evrak kelimelerinin baş harfleri. 20. Gönderilen evrakınkaydedildiği defter.

Yukardan Aşağıya

A. Gelen belgelerin kaydedildiği defter. B. Gelir; ece kelimesinin ilk iki harfi. C.Anmaktan emir; merkezi işlem kelimelerinin ilk harfleri. Ç. Çayın olduğunu gösterir;Rize’nin ilk iki harfi; internet ortamında gönderilen posta; bir gıda; çalgı aleti. D. Kayıtkelimesinin ilk harfleri; “evrak sistemi” baş hafleri; sahip olma; E. Hatıra; posta işletmesininkısaltması; boy post (tersi). F. Fihrist; “Ofis Arşivleme” kelimelerinin baş harfleri; lezzet;hane, daire. G. Bilgisayarda bir komut; vücut azalarının eklendiği yer. H. Belgeler içinekonulur; “muntazam” ilk harfleri; belgelerin saklandığı yer (tersi). I. Asker; yer bulmak içinverilen tarif (tersi); uzaklık belirtir; ilave. İ. Uzaklık belirtir; sofrada kullanılan bir baharat;duraklama; seçme. J. Başkentimiz; özel posta gönderisi. K. Binek hayvanı; sevgili. L. Paragönderme; bir bağlaç. M. Büyük parça; seçkin, önemli. N. Ekmeğin yapıldığı gıda maddesi;Avrupa birliğinin kısaltması; bir nota. O. Gönderilen postaya verilen ad.

64

A B C Ç D E F G H I İ J K L M N O

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

65

C. MODÜL UYGULAMALI TEST


1Evrakın KaydıGelen evrakın hangi deftere, nasıl kaydedildiğini kavradınız mı?

2 Giden evrakın hangi deftere, nasıl kaydedildiğini kavradınız mı?

3Evrakın PostalanmasıNormal postalama yöntemini hangi hâllerde uygulanır?kavradınız mı?

4 Taahhütlü postalama yöntemi öğrendiniz mi?5 İadeli taahhütlü ile taahhütlü posta yöntemlerinin farkını

algıladınız mı?6 Özel ulak (ekspres) yöntemini kullanabilir misiniz?

7 Postrestant havale gönderisini yapabilir misiniz?8 APS hangi hâllerde uygulanır, anladınız mı?

9 Basılı kâğıt gönderme, işlemini kavradınız mı?10 Değer konulmuş mektupları gönderme, yöntemini uygulayabilir

misiniz?11 E Posta yöntemiyle posta gönderebilir misiniz.

12DosyalamaDosyalamanın anlamı ve amacını kavradınız mı?

13 Dosyalamanın kurum açısından önemini kavradınız mı?

14 Dosyalanacak belgelerin neler olduğunu anladınız mı?Kuruma dışardan gelen belgeleri öğrendiniz mi?

15 Kurumun dışarıya gönderdiği belgeleri algıladınız mı?16 Kurumun faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan belgeleri

kavradınız mı?

17Dosyalama SüreciDosya açma işlemini anladınız mı?

18 Fihrist (indeks) oluşturma işlemini kavradınız mı?

19 Kodlama ve kod sistemi oluşturma işlemini öğrendiniz mi?20 Çapraz başvuru sisteminin ne işe yaradığını anladınız mı?21 Evrak gruplandırma ve sınıflandırma işlemini kavradınız mı?

22 Dosyalama sistemini saptama işlemini kavradınız mı?

23Dosyalama TürleriAlfabetik dosyalama işlemini öğrendiniz mi?

24 Sayısal dosyalama çeşidini kavradınız mı?

66

25 Coğrafi dosyalama çeşidi hakkında bilgilendiniz mi?

26 Kronolojik dosyalama işlemini kavradınız mı?27 Karma dosyalamayı öğrendiniz mi?28 Sanal dosyalama işlemini kavradınız mı?29 Konularına göre dosyalama işlemini öğrendiniz mi?

30Arşivleme YapmakSektör tanımlamaları ve sınıflandırmasını kavradınız mı?

31 Örgüt yapısını anlayabildiniz mi?

32Belge TürleriResmi belgeleri kavradınız mı?

33 Ticari belgeleri algılayabildiniz mi?34 Gizli belgeleri kavradınız mı?

35 Gizli belgeleri anladınız mı?

36 Kıymetli belgeleri kavradınız mı?

37Arşiv Tanımı ve ÇeşitleriArşivlemenin anlamını ve amacını kavradınız mı?

38 Birim arşivlerinin işlevini anladınız mı?39 Kurum arşivlerinin amaçlarını kavradınız mı?40 Özel arşivler hakkında bilgi sahibi olabildiniz mi?41 Mikrofilmler hakkında bilgi edindiniz mi?42 Bilgisayar arşivlerini kavradınız mı?

43İndeks Tanımı ve TürleriŞahıs isimleri ile indeks oluşturmayı kavradınız mı?

44 Alfabetik sıra ile indeks oluşturmayı anladınız mı?45 İsmin ilk harfi ve soyadı veya yalnız soya da göre indeks

oluşturmayı kavradınız mı?46 Birleşik isimlere göre indeks oluşturmayı kavradınız mı?47 Yabancı isimlere göre indeks oluşturma işlemini algıladınız mı?48 Şirket isimlerine göre indeks oluşturmayı kavradınız mı?

49Ödünç Verme ve İmha YöntemleriÖdünç verme sistemini anladınız mı?

50 İmha yöntemlerini kavradınız mı?

DEĞERLENDİRME

Yapılan değerlendirme sonunda “Hayır” cevaplarınızı bir daha gözden geçiriniz.Kendinizi yeterli görmüyorsanız öğrenme faaliyetlerini tekrarlayınız.

Modülü tamamladınız, tebrik ederiz. Öğretmeniniz size çeşitli ölçme araçlarıuygulayacaktır. Öğretmeninizle iletişime geçiniz.

67

CEVAP ANAHTARLARIÖĞRENME FAALİYETİ-1 CEVAP ANAHTARI

Soru Cevap

1 D2 Y3 D4 D5 Y6 D7 D8 D9 D

10 Y11 Y

ÖĞRENME FAALİYETİ-2 CEVAP ANAHTARI

Soru Cevap1 D2 Y3 D4 D5 Y6 D7 D8 D9 Y

10 Y

ÖĞRENME FAALİYETİ-3 CEVAP ANAHTARI

Soru Cevap1 D2 Y3 D4 Y5 D6 Y7 D8 Y9 Y

10 D

CEVAP ANAHTARLARI

68

MODÜL DEĞERLENDİRME CEVAP ANAHTARI

Soru Cevap1 D2 D3 D4 Y5 D6 Y7 D8 Y9 Y

10 D

69

BULMACANIN ÇÖZÜMÜ

A B C Ç D E F G H I İ J K L M N O

1 G İ D E N İ A D E T A A H H Ü T

2 E R E N N O R A N A N

3 L A M İ A D E S K A V İ G

4 E T İ E N E Y T A T A R Ö

5 N K I K A S U R L İ N

6 E V R A K S İ E Z A E A D

7 V İ N A T E R Y E B E

8 R E A E D E A L R

9 A C E L E P O S T A S E R V İ S İ

10 K P O S T A C I E T İ

11 D O T K S Ö

12 E N S A R T E T Z

13 F T T A K M A E

14 T A A H H Ü T L Ü E L

15 E N A A E U L U

16 R E D İ M M V E L

17 İ N T İ Z A M İ M A

18 D A Ş E K

19 M U Z N E R E

20 G İ D E N E V R A K D E F T E R İ

70

KAYNAKÇA A.Fikret AR, “Dosyalama-Arşiv Resmi Yazışma Rapor Yazma Teknikleri”,

İkinci Baskı, TODAİE Yayınları, Ankara, 1989.

Yrd.Doç.Dr. Mehmet ALTINÖZ, “Dosyalama Ve Arşivleme Teknikleri”,Ankara

Öğr.Gör.Kemal ERGÜN, “Ticaret Ve Turizm Eğitim Fakültesi DersNotları”, Ankara 1989-1993

ÇAPRAK Sadrettin, Yayımlanmamış Ders Notları

CAN Ayfer, Yayımlanmamış Ders Notları

YILMAZ Şule, Dosyalama Teknikleri, Hayat Yayınları, İstanbul 2004.

Milli Eğitim Bakanlığı: www.meb.gov.tr

İnternet

Üniversite Kütüphaneleri

KAYNAKÇA

Documents

Microsoft Word - Evrak Takip