MICROSOFT WORD ผศ.บรรพต พจตรก ำเนด

มหำวทยำลยสวนดสต

Microsoft Word โปรแกรม Microsoft Word เปนโปรแกรมส ำหรบสรำงเอกสำร ทงทเปนเอกสำรทวไป จดหมำย ซองจดหมำย หรอเอกสำรใด ๆ กสำมำรถสรำงไดดวยโปรแกรม Microsoft Word

สวนประกอบของ Microsoft Word เมอเขำสโปรแกรม Microsoft Word จะเหนวำโดยทวไปจะประกอบไปดวย 3 สวนกำรท ำงำน (ดงภำพท 1) ไดแก

ภาพท 1 หนาจอโปรแกรม Microsoft Word หมำยเลข เปนสวนตดตอกบผใชหรอทรวบรวมเครองมอตำง ๆ ทใชในกำรท ำงำน เรยกวำ รบบอน Ribbon โดยรบบอนนจะม 2 ลกษณะ คอ 1) รบบอนปกต เปนรบบอนทมอยแลวเปนพนฐำนเมอเปดโปรแกรมขนมำเพอใชงำน ไดแก File, Home, Insert, Design, Page layout, Reference, Mailing, Review และ View 2) รบบอนเฉพำะงำน เปนรบบอนทรวบรวมเครองมอยอย ๆ ทจ ำเปน ซงจะปรำกฎขนเมอมกำรท ำงำนในบำงสวนงำน เชน รปภำพ ตำรำง กลองขอควำม เปนตน

หมำยเลข เปนฟงคชนหนงทเพมเขำมำใน Microsoft Word เพอควำมสะดวกสบำยในกำรท ำงำน โดยจะเปนแทบมมมองทท ำใหผใชเหนสงทก ำลงท ำงำนอยใน 3 ลกษณะ คอ มมมองหวเรอง มมมองหนำกระดำษ และมมมองผลลพธกำรคนหำ หมำยเลข เปนพนททผใชใชสรำงงำนเอกสำรตำง ๆ อยำงไรกตำมสวนประกอบของ Microsoft Word ไมไดมเพยง 3 สวนหลกนเทำนน ยงมกำรท ำงำนอน ๆ อกมำกมำยทจะปรำกฎใหเหนเมอไดมกำรท ำงำนเกยวของในสวนงำนนน ๆ

รบบอนตาง ๆ ทควรรจก หลงจำกทเรำทรำบวำโปรแกรม Microsoft Word อำศยรบบอนตำง ๆ ในกำรรวบรวมเครองมอทใชในกำรท ำงำน ในสวนนจะพำไปรจกกบรบบอนตำง ๆ ดงรำยละเอยดตอไปน 1. รบบอน File เปนเครองมอทใชในกำรสรำงเอกสำรใหม กำรเปดเอกสำร กำรบนทก กำรพมพ กำรแบงปน และกำรตงคำตำง ๆ

ภาพท 2 รบบอน File 2. รบบอน Home เปนเครองมอเกยวกบ คลปบอรด (clipboard) ตวอกษร (font) กำรยอหนำ (paragraph) รปแบบตวอกษร (style) และกำรแกไข (editing)

ภาพท 3 รบบอน Home 3. รบบอน Insert เปนเครองมอเกยวกบกำรแทรกหนำ (pages) ตำรำง (tables) ภำพประกอบ ( illustrations) สอออนไลน (Online media) กำรเชอมโยง ( links) ควำมคดเหน (comments) หวและทำยกระดำษ (header & footer) ตวอกษรพเศษ (text) และสญลกษณ (symbols)

ภาพท 4 รบบอน Insert 4. รบบอน Design เปนเครองมอเกยวกบกำรออกแบบรปบบของเอกสำร (document formatting) แบลคกรำวน (background)

ภาพท 5 รบบอน Design 5. รบบอน Page layout เปนเครองมอเกยวกบกำรจดโครงรำงหนำกระดำษ (page setup) ยอหนำ (paragraph) และกำรล ำดบเอกสำร (arrange)

ภาพท 6 รบบอน Page layout 6. รบบอน Reference เปนเครองมอเกยวกบกำรท ำสำรบญ (table of contents) กำรท ำอำงองทำยหนำ (footnotes) กำรอำงองและบรรณำนกรม (citations & bibliography) กำรบรรยำยภำพ (captions) และกำรท ำดรรชน (index)

ภาพท 7 รบบอน Reference 7. รบบอน Mailing เปนเครองมอเกยวกบกำรสรำงจดหมำย (create) กำรสรำงจดหมำยเวยน (start mail merge) กำรเพมเขตขอมล (write & insert fields) กำรดผลลพธ (preview results) และกำรรวมจดหมำย (finish & merge)

ภาพท 8 รบบอน Mailing 8. รบบอน Review เปนเครองมอเกยวกบกำรพสจนอกษร (proofing) กำรเปลยนภำษำ (language) ควำมคดเหน (comments) กำรตดตำมกำรแกไข (changes) กำรเปรยบเทยบ (compare) กำรปองกนเอกสำร (protect) กำรเขยนเหมอนปำกกำ (ink) และกำรเชอมโยงไปยงโปรแกรม OneNote

ภาพท 9 รบบอน Review 9. รบบอน View เปนเครองมอเกยวกบมมมองเอกสำร (views) กำรแสดงเครองมอ (show) กำรขยำย (zoom) กำรสลบหนำตำงกำรท ำงำน (windows) และกำรเขยนโปรแกรมเสรม (macros)

ภาพท 10 รบบอน View โปรแกรม Microsoft Word มรบบอนเปนทเกบรวบรวมเครองมอชวยกำรท ำงำนตำง ๆ ซงมกำรจดกลมใหใชงำนไดสะดวก หำกเรยนรและสำมำรถเรยกใชเครองมอตำง ๆ จำกรบบอนทมอยไดนน

กจะท ำใหกำรสรำงงำนเอกสำรสำมำรถท ำงำนไดอยำงรวดเรว ประหยดเวลำ และสำมำรถดงศกยภำพของโปรแกรม Microsoft Word ออกมำไดอยำงมำกมำย

การสรางงานเอกสาร กำรสรำงงำนเอกสำรใน Microsoft Word มเทคนคตำง ๆ มำกมำย ซงสำมำรถน ำมำประยกตสรำงงำนเอกสำรทมคณภำพได โดยเฉพำะงำนวชำกำรทมขอก ำหนดในรำยละเอยดมำกมำย นกศกษำควรทรำบเปนเบองตน ดงตอไปน 1. การก าหนดคาไมบรรทด ไมบรรทดเปนอปกรณอยำงหนงทมควำมจ ำเปนในกำรสรำงงำนเอกสำร เพรำะมนชวยใหกำรจดต ำแหนงตำง ๆ ของเอกสำรใหสวยงำม อกทงยงใชในกำรท ำงำนรวมกบแทบดวย วธกำรก ำหนดคำไมบรรทด มดงน 1.1 กรณเปดโปรแกรมขนมำแลวไมมไมบรรทด ใหไปทรบบอน View - ท ำเครองหมำยถกทชอง Ruler 1.2 กรณมไมบรรทดแตหนวยวดไมตรงตำมควำมตองกำร มวธกำรเปลยนดงน 1) ไปทรบบอน File - Options - Advance - Display 2) เลอกหนวยวดทตองกำร คลก OK

ภาพท 11 หนาตางการก าหนดหนวยวดไมบรรทด

2. การก าหนดคาหนาเอกสาร (Margins) งำนเอกสำรทสรำงขนของแตละองคกำร หนวยงำน มกมขอก ำหนดในกำรจดกำรเอกสำร เพอใหเกดควำมสวยงำม เปนระเบยบแบบแผน ซงขนตอนแรกเรมท ำงำนเอกสำร จ ำเปนตอ งก ำหนดคำหนำเอกสำรเสยกอน โดยมขนตอนตอไปน 1) คลกรบบอน Page layout - Margins - Custom margin

ภาพท 12 ค าสงการก าหนดคาหนากระดาษ 2) ระบขนำดของหนำเอกสำรทตองกำร อำท ขอบบน (top) ขอบซำย (left) ขอบลำง (bottom) และ ขอบขวำ (right) เมอก ำหนดเสรจแลว คลก OK

ภาพท 13 หนาตางก าหนดคาหนาเอกสาร

3. การสรางรปแบบตวอกษร รปแบบตวอกษรเปนเครองมอทชวยใหสำมำรถปรบเปลยนตวอกษรตำมทเรำก ำหนดไดอยำงรวดเรว ชวยเพมประสทธภำพในกำรสรำงงำนเอกสำร มขนตอนดงน 1) ไปทรบบอน Home - Style

ภาพท 14 ค าสงสรางรปแบบตวอกษร

2) คลกสวนขยำย เลอก Create a style เลอก Modify 3) ก ำหนดรปแบบตวอกษรตำมตองกำร คลก OK

ภาพท 15 หนาตางการก าหนดรปแบบตวอกษร 4) ถำตองกำรใหขอมลใดเปนหวขอในสำรบญใหก ำหนดในสวนของ Style based on เปน Heading 1, 2, 3 … ตำมล ำดบ 4. การแทรกการอางอง กำรอำงองเปนสงบงบอกทมำของเนอหำทน ำมำจำกแนวคดหรอหลกกำรของผอน โดยปกตสำขำวชำทำงมนษยศำสตรและสงคมศำสตร จะเลอกใชรปแบบกำรอำงองแบบ APA (American Psychological Association) แตสำมำรถเลอกใชรปแบบกำรอำงองอนไดเชนเดยวกน ขนตอนกำรใสอำงอง มดงน

1) ไปทรบบอน References - Insert Citation - Add new source

ภาพท 16 ค าสงแทรกการอางอง

ภาพท 17 หนาตางบนทกขอมลการอางอง 2) เลอกภำษำกำรเสนอขอมลของทรพยำกรสำรสนเทศนน ๆ 3) เลอกรปแบบทรพยำกรสำรสนเทศ 4) บนทกขอมลกำรอำงองใหครบถวน คลก OK หมายเหต หำกมกำรบนทกขอมลกำรอำงองผด ตองท ำกำรปรบแกใหม โดยใชเมำสคลกท

รำยกำรอำงองนน - คลก - เลอก Edit source - ปรบแกขอมลกำรอำงองใหถกตอง

หำกตองกำรเพมขอมลเลขหนำทอำงอง สำมำรถท ำไดโดยใชเมำสคลกทรำยกำร

อำงองนน - คลก - เลอก Edit citation - เพมขอมลเลขหนำทอำงอง - คลก OK

ภาพท 18 ค าสงการปรบแกการอางอง 5. การท าบรรณานกรมอตโนมต บรรณำนกรมเปนสวนประกอบในสวนทำยของเอกสำร ซงมกำรท ำงำนสบเนองมำจำกกำรแทรกกำรอำงอง มวธกำรดงน 1) ไปทรบบอน References - Bibliography - Insert Bibliography

ภาพท 19 ค าสงสรางบรรณานกรมอตโนมต 2) ใชเมำสเลอกขอมลบรรณำนกรมทงหมด เพอปรบเปลยนตวอกษรใหสวยงำม 6. การก าหนดเลขหนา โดยปกตเอกสำรจะมเลขหนำก ำกบ เพอใหผใชเปดใชงำนไดสะดวก ซงเลขหนำในสวนตนของเอกสำร ไดแก ค ำน ำ กตตกรรมประกำศ สำรบญ สำรบญภำพ และสำรบญตำรำง มกใชตวเลข

หรอตวอกษรทตำงไปจำกเลขหนำในสวนของเนอหำ ดงนนเรำจงตองแยกสวนของเอกสำรออกจำกกนโดยใชค ำสง Breaks ดงขนตอนตอไปน 1) ไปทรบบอน Insert - Page number - เลอกรปแบบและต ำแหนงของเลขหนำ 2) ก ำหนดรปแบบของเลขหนำ โดยดบเบลคลกเขำไปในสวน Header - Page number - Format page number

ภาพท 20 ค าสงก าหนดรปแบบเลขหนา 3) ปรบเปลยนรปแบบเลขหนำ - เลอก Start at: - ก ำหนดเลขหนำ เชน เปลยนรปแบบเลขหนำเปนตวอกษรไทย - เลอก Start at: ก - คลก OK

ภาพท 21 หนาตางการก าหนดรปแบบเลขหนา 4) เลอนเมำสคลกใหเคอรเซอรไปอยหนำขอควำมทเรำตองกำร Break 5) ไปทรบบอน Page layout - Breaks - Next pages

ภาพท 22 ค าสง Break 6) ท ำตำมขนตอนท 2 อกครงในหนำทตองกำรเรมตนเลขหนำใหม 7) ปรบเปลยนรปแบบเลขหนำ - เลอก Start at: - ก ำหนดเลขหนำ เชน เปลยนรปแบบเลขหนำเปนตวเลขอำรบค - เลอก Start at: 1 - คลก OK 7. การท าสารบญอตโนมต กำรท ำสำรบญอตโนมต เปนผลตอเนองมำจำกกำรสรำงรปแบบตวอกษร มขนตอนกำรท ำดงน 1) ไปทรบบอน References - Table of contents - Custom Table of Content

ภาพท 23 ค าสงการท าสารบญอตโนมต 2) ปรบแตงกำรตงคำของสำรบญเพอใหกำรแสดงผลตรงตำมควำมตองกำร คลก OK

ภาพท 24 หนาตางปรบแตงการตงคาของสารบญตามความตองการ 3) ใชเมำสเลอกขอมลสำรบญทงหมด เพอปรบเปลยนตวอกษรใหสวยงำม หมายเหต ทกครงทมกำรปรบเปลยนเนอหำใด ๆ ทท ำใหหวขอมกำรเปลยนแปลงไป หรอเลขหนำเปลยนไปจำกเดม ตองท ำกำรอปเดตสำรบญอตโนมตทกครง โดยไปทสำรบญ - คลกขวำ - Update Field กรณมกำรปรบเฉพำะเนอหำท ำใหเลขหนำเปลยนแปลง เลอก Update page number only

สวนกรณมกำรปรบหวขอและเนอหำท ำใหเลขหนำเปลยนแปลง เลอก Update entire table

ภำพท 25 หนำตำงเลอกวธกำรอปเดตสำรบญอตโนมต