C-Uppsats i Informatik

Min digitala arbetsplats En studie om attityd och beteende gällande användning av informationssystem inom offentlig sektor

Författare: Alicia Nilsson och Emma Wasseng Handledare: Jeff Winter Termin: Vårterminen 2017 Kursnamn: Examensarbete inom informatik, interaktionsdesign

Innehåll 1 Introduktion 2

1. Inledning/bakgrund 2 1.2 Tidigare forskning 3 1.3 Problemformulering 3 1.4 Syfte och frågeställning/hypotes 4 1.5 Avgränsning/Begränsning 4 1.6 Målgrupp 5 1.7 Disposition 5

2 Bakgrund/Teori 6

3 Metod 7 3.1 Vetenskaplig ansats 8 3.2 Datainsamling 8

3.2.1 Urval 8 3.2.2 Genomförande 9

3.3 Analys 9 3.4 Tillförlitlighet 9 3.5 Etiska överväganden 9

4 Resultat/Empiri 10

5 Analys 11

6 Diskussion 11 6.1 Problemlösning/resultat 11 6.2 Metodreflektion 12

7 Avslutning 12 7.1 Slutsats 12 7.2 Förslag till fortsatt forskning 12

Referenser 13

1

Bilagor Här kan du skriva in bilagornas titlar om det bara är några få. Om det är många bilagor kan det vara bättre att göra en särskild innehållsförteckning för bilagorna.

2

Abstrakt

Förord Förslag på nyckelord: It-identitet, TPB, self-efficacy, flockbeteende, Participatory design, e-förvaltning, e-government

3

1 Introduktion Detta kapitel skall beskriva vad uppsatsarbetet kommer att handla om och kan delas upp i olika underrubriker. Nedan finns ett förslag, men vilka man använder beror lite på vilken typ av uppsats man skriver och vilken typ av undersökning man gör. Det är också möjligt att ha rubrikerna i en annan ordning om man så önskar. Introduktionen skall väcka läsarens intresse för uppsatsen och återge tillräckligt mycket bakgrundsfakta för att läsaren skall kunna förstå problemformuleringen. Introduktionen bör inte bli för lång, då är det lätt att man redan här tappar läsarens intresse. Därför skall den enbart innehålla sådana beskrivningar som är relevanta. Introduktionen skrivs med en blandning av presens, imperfekt och futurum. Exempelvis presens för vad man själv och andra tycker och hur olika saker förhåller sig och sådant som gäller just nu i skrivandets stund. Imperfekt för vad andra forskare har gjort och kommit fram till. Futurum för vad man i sin undersökning avser att göra och vad man i uppsatsen kommer att beskriva. Man kan skriva en första version av introduktionen som första steg i uppsatsarbetet. Under arbetets gång får man kanske ändra lite på den. När uppsatsen börjar bli klar går man sedan tillbaka och justerar introduktionen slutligt. Det händer att syfte och frågeställningar ändras under arbetets gång. Det kan också tillkomma ny tidigare forskning. Slutligen vill man också gärna finslipa lite till på sin inledning när man har resultatet, diskussionen och slutsatsen klar, så att dessa blir samstämmiga. I oktober 2015 lanserade Sveriges regering tillsammans med rådet för digitalisering av det offentliga sverige, satsningen “Digitalt först” (regeringen.se 2015). Regeringens mål för digitalisering av Sveriges offentliga sektor är att, förutom att skapa en enklare vardag för medborgare, möjliggöra en öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet samt säkerställer högre kvalitet och effektivitet i verksamheten (regeringen.se 2016). Digitalt först sägs vara ett sätt att prioritera den digitala förnyelsen, tänka digitalt först (Sveriges regering 2016) och skapa en samverkande och innovativ offentlig förvaltning. Detta sägs i sin tur ge chans till digitala lösningar som tar bort viss onödig administration som därmed frigör mer tid och resurser i verksamheterna (regeringen.se 2016). I e-delegationens “Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning” (2009), handlar fas två i utvecklingsarbetet om en intern nytta i form av

4

produktivitet och effektivitet och minskad administrativ börda. Vilket behöver fungera för att helhetligt kunna gå vidare till vad man anser vara fas tre, i form av att fokus också inkluderar den samlade nyttan för samhället som en enhetlig verksamhet. Vidare sattes målet för it-politiken i Sverige i mars 2017 av digitalförvaltningen.nu (2017) som “att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.” där “... elektroniska kommunikationer ska vara effektiva, säkra och robusta samt tillgodose användarnas behov”. Oxelösunds kommun är en sådan förvaltning som genom de senaste åren satsat mer och mer på den digitala förnyelsen. Inte minst av allt via sina digitala fokusveckor “Digit” som ämnar sprida förståelse och inspiration för digitalisering av arbetssätt. I Oxelösunds kommun arbetar 824 medarbetare (siffrorna hämtade 29 mars 2017, timvikarier exkluderade) uppdelade inom 75 olika verksamheter vilka i sin tur delas upp mellan fem förvaltningar; Vård och omsorg, Utbildning, Kommunstyrelsen, Kultur och fritid samt Miljö och samhällsbyggnad. Efter att ha haft det interna intranätet Oxman mellan 1998 och 2015, valde kommunen att byta sitt interna intranät mot den digitala arbetsplatsen Origo. Den inofficiella visionen med Origo sägs vara att verka som en digital arbetsplats där allt digitalt som behövs finns samlat och tillgänglig oavsett var de anställda jobbar i organisationen eller i vilken roll. Samt en plats där allas idéer får utrymme och möjlighet till att inspirera och informera andra. På Origo idag delas bland annat information och uppdateringar inom verksamheten/arbetsgruppen i den specifika grupp som finns för förvaltningen. Via Origo når du även alla tänkbara dokument du kan behöva använda i ditt arbete som kommunanställd, samt snabblänkar till lönehantering, mail, personalhandbok och bokning av IT-resurser. Sammanställning av enkäter från tidigare Oxman och nuvarande Origo visar en höjning från Oxmans 277 svar år 2015, till Origos 470 svar år 2016, 1 år efter Origo började användas. Trots den tydliga höjningen i användning av informationssystemet som ett redskap upplever kommunikationsansvariga i Kommunen att Origo inte används fullt ut i kommunens alla verksamheter, utan att man istället hittar andra vägar att dela och inhämta information. (Fråga om vid intervju) Mars 2017 genomfördes (förtydliga vem som genomfört WS) workshopen

5

“Digit 2017” med IT-ansvariga (se bilaga X) från kommunens olika verksamheter, där resultatet pekar mot svårigheter att konkretisera en faktiskt handlingsplan för att uppnå de digitaliseringsmål som kommunen har, inom exempelvis användning och utformning av e-tjänster. I direktiven för kommunikation inom Oxelösunds kommun står att var och en av kommunens anställda har ett eget ansvar att se till att ta del av den information de berörs av och behöver. Kommunikationsansvariga inom Oxelösunds kommun ser att en fungerande intern kommunikation där alla ser till att ta del av den information de bör, skapar en god grund för positiv attityd gentemot arbetet och därmed goda förutsättningar för ett effektivt arbetssätt. Vilket menas kunna uppnås genom digitaliseringen av informationsvägar och arbetsplatsen i form av Origo och liknande informationssystem. Nya system finns överallt runt oss, det är en tid där teknologi hela tiden ändras och utvecklas. Där IT- företag kan erbjuda nya möjligheter med komplexa system för verksamheter. Dessa system behöver ta hänsyn till, samt ha en förstahands förståelse för hur verksamheten fungerar samt de kompetenser och kunskaper som arbetarna besitter. Detta för att framgångsrikt kunna utveckla och implementera informationssystem för förändring i organisationen (Bødker et al., 2004). Samtidigt får interaktionen mellan människa och teknologi i dagens samhälle en mer otydlig gräns som skiljer dem åt, så pass att individer ser IT som en integrerad del av dem själva (Carter & Grover, 2015). Genom participatory design erbjuds möjligheten att tillsammans med de kommunanställda undersöka problemsituationen och erhålla gemensam förståelse för hur systemet används samt dess kontext i verksamheten. Forskningen i arbetet riktar sig därmed mot att bättre förstå hur och varför individer använder informationssystem på arbetsplatsen, i form av en digital arbetsplats. Genom att utforska sammanflätningen mellan IT och individen skapas ytterligare förståelse för beteende och betydelsen av uppmärksammade mönster och identiteter i IT-användning (Stein, Galliers & Markus, 2013). Vilka möjligen kan användas för att förstå och utveckla organisationer och arbetsplatser för att fungera för en större mängd individer. I detta fall Oxelösund med sitt informationssystem Origo.

6

1.2 Tidigare forskning Här beskriver man kortfattat vad andra har gjort inom det område som uppsatsen skall beröra eller hur andra har försökt belysa eller lösa det problem som man avser att studera. Detta avsnitt skall bara innehålla korta och relevanta referat. Den litteratur man främst baserar sig på är uppsatser, vetenskapliga artiklar och böcker. Hänvisning till de referenser som man har använt skall göras löpande. Se i teorikapitlet i detta dokument hur dessa referenser skall göras. Avsnittet kan också innehålla beskrivning av sådan teoretisk bakgrund som behövs för att beskriva problemet. Då gör man oftast en sammanfattning här och utvecklar sedan beskrivningarna mer i teorikapitlet. I detta kapitel redogörs i korthet den vetenskapliga forskning arbetets teoretiska ramverk bygger på. I nästa kapitel kommer forskningen som nämns här, presenteras ytterligare för att ge en djupare förståelse för arbetets teoretiska grund. Genom den teoretiska modellen Theory of planned behavior (TPB) föreslår Ajzen (1985; 1991) ett förhållande mellan människans avsiktliga beteendet och det faktiska beteendet. Där avsikten består av en individs attityd till ett agerande, samt den subjektiva normen, de vill säga den sociala pressen på hur individen tror andra personer vill hen ska bete sig. I en situation där beteendet är helt viljestyrt räcker avsikten för att förutse ett beteende enligt Ajzen och Fishbein (1973) i sin teori Theory of Reasoned Action. Dock i TPB menar författarna att en ytterligare faktor i modellen behövs, i form av personens upplevda kontroll över ett beteende (Ajzen, 1985; Ajzen, 1991). Tillsammans med kommande teoretiska delar verkar Theory of planned behavior som en grund för att förstå och tolka resultaten från kommande fallstudie. Likt Ajzen (1985; 1991)’s definition av TPB föreslår Jensen (2015) ett förhållande mellan olika typer av mål och motivation, för vägledning i alla våra kommunikationsmässiga beslut, samt den egna tron på sin förmåga att uppnå ett givet mål (eng. self-efficacy) som grundläggande individuella faktorer i våra beslut. Samtidigt menar Stein, Galliers och Markus (2013) att mönster i It-användningen inte enbart uppstår när individer delar motivation och

7

uppfattning, utan även av den identitet individen upplever sig ha i användning av digitala artefakter. Författarna menar vidare att de individer som delar upplevelsen av att ha en viss identitet i förhållande till tekniken, också delar förhållnings- och tillvägagångssätt gentemot IT. Varav man på en arbetsplats kan finna olika typer av IT-identitetsmönster. Forskare (Banarjee 1992; Heshan 2013; Morone & Samanidou 2007) menar även att gruppen, i form av exempelvis kollegor och arbetsgrupp, har en viss inverkan på våra beslut och huruvida informationssystem används i arbetet eller inte, liksom attityden gentemot systemet. Detta i form av exempelvis flockbeteende (eng. herd behavior). Utifrån sin undersökning gällande flockbeteende i användning av teknik, menar Banerjee (1992) att beteendet kan ligga bakom det sätt vi anammar och använder ny teknologi. Heshan (2013) menar att denna typ av beteende tyder på att människan har förmågan att bortse från sina egna övertygelser och kunskap för att istället imitera och följa någon annans beslutsprocess. Morone och Samanidou (2007) menar att det finns två olika typer av flockbeteende; ett flockbeteende som följer felaktig information är vändningsbar, på det sätt att individer slutar följa beteendet, medan ett flockbeteende som vilar på korrekt information inte går att vända eller bryta upp. När det gäller gruppens användning av system menar forskare (Bannon & Schmidt, 1989; Ackerman et al, 2007) att systemet ska fungera som en långsiktig resurs för gruppen. Teorier kring utformning av CSCW och vad det tänks möjliggöra för grupper är därav intressant för arbetet. Då informationssystem på en arbetsplats får svårt att verka som långsiktig resurs om det inte används. Vilket går hand i hand med metodteori inom Participatory design, där användare uppmanas att aktivt delta i processen (Simonsen & Robertson, 2012), för att få den förstahandsförståelse som krävs för att förstå vad som utgör principerna för ett CSCW-system i en specifik kontext ( Hartswood et al, 2007). I linje med principer inom PD utformas fallstudiens metoder i stort med hjälp av Bødker et al. (2004), Goodwin (2009) samt Simonsen Robertson (2012).

8

Övriga källor Vetenskapsboken (Johansson, 2011), skriva rapport, om personas och scenarios, forskningsetik (CODEX, 2016; Johansson, 2011)... Dorst (2015) samt Nelson och Stolterman (2012) används för att fördjupa förståelsen för gemensamt lärande och gruppaktiviteter i IT, design och utvecklingsarbeten. Brand, Binder, och B.-N. Sanders (2013) kapitel i Routledge handbook of participatory design samt Wujecs (2013) inspelade föreläsning används för utökad kunskap inom hur och varför man engagerar individer i aktiviteter om gemensamt lärande och innovativa skapandeprocesser.

1.3 Problemformulering Här beskriver man det problem som man i uppsatsen avser att undersöka. För att arbetet skall räknas som en uppsats skall detta vara ett vetenskapligt problem. Inom den forskning som bedrivs inom Informatik finns dock möjligheten att också arbeta med ett praktiskt problem, men detta skall ändå vara kopplat till ett vetenskapligt problem. I så fall beskriver man här först det praktiska problemet och sedan det vetenskapliga problemet. Man kan tänka sig problemet som en slags kunskapslucka som man vill göra ett kunskapsbidrag till. Exempel på problem kan vara att man inte vet vad människor tycker i en viss fråga, att man inte vet hur något fungerar, att man inte vet vad ett visst problem beror på eller att det saknas metoder.

+ Syfte och frågeställning/hypotes Syfte beskriver vad man avser att göra för att undersöka problemet och fylla kunskapsluckan. Man kan säga att det är en slags sammanfattning av genomförandet. Syftet bör även innehålla en precisering av vilken typ av kunskap man avser att producera. Exempelvis beskrivande kunskap, förklarande kunskap och normativ kunskap (vilket innebär metoder). Beroende på om man arbetar deduktivt eller induktivt bör man sedan precisera sitt syfte i en eller flera hypoteser eller frågeställningar. En hypotes är ett antagande om hur något förhåller sig, som man avser att undersöka om det stämmer eller inte. Exempelvis att man utgår från att alla systemutvecklingsföretag följer en systemutvecklingsmetod, som man avser att undersöka om det stämmer eller inte. Hypotesen grundar sig alltid i teori eller tidigare forskning. Man måste alltså veta något innan man kan formulera en hypotes. Detta innebär att arbeta deduktivt. Om man inte vet något (inte du personligen utan vetenskapssamhället) så får man istället

9

arbeta induktivt. Då formulerar men en eller flera forskningsfrågor. Dessa frågor skall man besvara genom den undersökning man gör. Uppsatsens slutsats är därmed ett direkt svar på forskningsfrågorna. En forskningsfråga kan exempelvis vara vilka systemutvecklingsmetoder som används av systemutvecklingsföretag. Forskningsfrågorna är en tydligare precisering av den inledande undran som man kanske hade. Med ett teoretiskt ramverk som fokuserar på människans grundliga avsikter och beteende i förhållande till individuell attityd, subjektiv norm och upplevd kontroll i samband med IT användning, ämnar uppsatsen undersöka förhållandet mellan den individuella påverkan och gruppens påverkan i användning av digitala informationssystem. I detta fall de kommunalt anställda vid Oxelösunds Kommun och den digitala informationsplattformen Origo, som kommunledningen önskar göra till den primära informationskällan. Studien kommer baseras på kvantitativa samt kvalitativa metoder som möjliggör inhämtande av statistik och information direkt från kommunanställda, därmed få en förståelse för hur situationen verkligen ser ut istället för att anta existerande argument för problemområdets uppkomst. Syftet med arbetet är därmed att undersöka IT-identiteten/ identiteterna på arbetsplatsen och vad som påverkar användarna i beslut om användning av informationssystem som en digital arbetsplats. Där individen ämnar söka, ta till sig och dela digitalt lagrad information i gemenskap med andra. Frågeställningen undersökningen ämnar besvara är därmed: Hur påverkar faktorer hos individen och gruppen de individuella avsikterna och beteende gällande användning av samverkande informationssystem på arbetsplatsen?

1.5 Avgränsning/Begränsning Detta avsnitt är inte obligatoriskt att ha i en uppsats. Här tar man upp vad man inte avser att göra i sin undersökning. Det är viktigt att inte blanda ihop detta med det urval man beskriver i metodkapitlet. Man skall alltså inte här beskriva att man kommer att intervjua X och Y, men inte Z. Det är också avgränsning som är relevant för syftet i fråga. Man skall alltså inte precisera att man valt bort att studera resten av världen. En del avgränsningar känner man kanske till från början, medan andra naturligen tillkommer under arbetets gång. Motivera också varför detta inte kommer att studeras. Tid är ett vanligt motiv till varför aspekter måste väljas bort. Tänk dock på att beskriva det på ett professionellt sätt och man skall inte ursäkta sig.

10

Följande arbete ämnar presentera en tillförlitlig studie, där analysering och reflektion av resultatet utgår ifrån forskningens teoretiska ramverk. Som tidigare statuerat ämnar problemområdets bakgrund enbart belysa synen idag utifrån uppdragsgivare och ligger inte till grund för hur undersökningen genomförs. Från arbetet kommer ingen generalisering göras utan resultatet är särskild inriktning till uppdragsgivaren Oxelösunds kommun, dess kommunanställda samt informationssystemet Origo. Problemområdet som behandlas med målgruppen, kan leda till många olika önskemål angående digitaliseringen av informationshantering i Kommunen samt Origo. Där uppdragsgivaren i förväg ser en önskan om verktyg mot förbättrad användning av informationssystemet Origo. Med det sagt kommer det här projektarbetet begränsas till medarbetarnas upplevelse av situationen och vad projektmedlemmarna i rollen som Interaktionsdesigners kan möjliggöra för att bidra till situationen utifrån eventuella undersökningsresultat.

2 Teori I detta avsnitt kommer den tidigare forskningen som kort nämndes tidigare, presenteras som arbetets teoretiska ramverk med valda fördjupningsområden. Detta är grunden till hur arbetet analyseras och diskuteras. Först presenteras det teoretiska områden Theory of planned behavior som ligger till grund för de fördjupningsområden som följer. Därefter delas fördjupningsområdena upp mellanmål, motivation och self-efficacy samt gruppens påverkan på individuellt handlande. Första fördjupningsområdet behandlar teori om mål, motivation och self-efficacy vilka kognitions- och kommunikationsmässigt förklaras som anledningar till det egna handlandet. Vartefter fördjupningsområdet om gruppens påverkan förklaras utifrån subjektiv norm samt flockbeteende (eng. herd behavior) och vad dessa kan ha för inverkan på det individuella handlandet. Kapitlet avslutas med att föra samman de teoretiska områdena till en tydliggörande ram för fortsatt arbete.

11

2.1 Theory of planned behavior För att förklara hur Theory of Planned Behavior (TPB) kom till och hur det är relevant till studien, så förklaras även teorin Theory of Reasoned Action (TRA). TPB modellen behandlar förståelsen av beteendet genom attityd, subjektiv norm och upplevd kontroll över beteendet, som därefter analyseras och kan argumentera för avsikter och det slutliga agerandet. Teorin menar att beteendet är ett resultat av den viktigaste information och kunskap vi besitter i relation till beteendet själv. Människor kan ha en hel del viktig information som är aktuell till situationen, men vi kan bara använda ett begränsat antal i varje situation (Ajzen, 1991). Många beteenden i vårt vardagliga liv är under vår viljas kontroll, de vill säga människan kan enkelt utföra dessa beteenden om de vill göra dem. Theory of Reasoned Action (TRA) är skapad för att förutse dessa sorters beteenden och dess psykologiska variabler som leder dit. Ajzen och Fishbein (1973) argumenterar att människors avsiktliga beteende och det synliga beteendet har en stark koppling. De menar att personens avsikter kan förutse det faktiska beteendet med hög riktighet. TRA förutsätter att människor agerar i ett, enligt författarna, förnuftigt sätt; att de tänker på de olika faktorer som finns i den specifika situationen och tänker moraliskt på konsekvenserna av deras beteende (Ajzen, 1985). TPB och TRA menar att den avsikt människan har att utföra eller inte utföra ett beteende, är den avgörande faktorn till agerandet i fråga om motivation och villighet att försöka (Ajzen, 1991). Människor förväntas alltså agera utefter sina avsikter, men avsikterna kan ändras och anpassas till nya situationer, speciellt om det går långt tid mellan avsikten och att beteendet faktiskt sker (Ajzen, 1985). För att inte bara förutse beteende men också förstå det, måste de avgörande faktorerna identifieras. Så enligt TRA är avsikten och individens motivation summan av två faktorer: Attityden till beteendet, som är personligt till varje individ, de vill säga om användaren ser en positiv eller negativ resultat av beteendet; samt subjektiv norm, som är den påverkan på beteendet som kommer från andra människor, den sociala pressen när en person tror hen borde eller inte borde agera på ett visst sätt (Ajzen, 1985). Ett exempel på vad Ajzen (1985) menar med modellen, är att en person avser att utföra ett

12

beteende om hen personligen värderar det till något positivt, samt om hen tror att andra nära människor anser att hen borde göra det.

Figur 3.1: Modell av TRA, fritt från Ajzen, 1985.

I TPB ses inte avsikten som den enda avgörande faktorn i förutseende av ett beteende, utan ses istället som avsikt till att försöka utföra beteendet eftersom det finns faktorer som är utanför individens kontroll som kan stoppa det avsedda beteendet. Avsikterna kan då endast förutse eller förstå personens försök till att utföra ett beteende men inte nödvändigtvis det faktiska beteendet (Ajzen, 1985). Genom att undersöka varför personer har de attityder till beteendet samt den subjektiva normen kan modellen förstå avsikten. En individs attityd till ett beteende är direkt kopplat till den framträdande tron om beteendet: En persons antagande om ett beteende kopplas direkt till ett värderat resultat av det beteendet. Ett Exempel: Att börja träna mer (beteende) leder till att hen blir starkare och hälsosam (resultat). Så attityden till ett beteende är helt beroende på hur starkt tron är på att ett specifikt resultat kan ske och den sannolikheten till det (Ajzen, 1985). Subjektiva normer är en annan sorts tro; en individs tro att en specifik person (eller personer) tycker hen borde eller inte borde utföra beteendet. Så om flera personer, som individen vill imponera på och/eller lyder, anser att hen borde utföra ett beteende, så kommer beteendet ha en subjektiv norm som

13

sätter press på att individen ska göra det (Ajzen, 1985). I TPB så finns det tre faktorer som kopplas till avsikten till ett beteende; det är attityden till beteendet, subjektiv norm samt upplevd kontroll över beteendet. Upplev kontroll över ett beteende syftar till upplevd lätthet eller svårighet att utföra ett beteende (Ajzen, 1991).

Så för att kunna studera och förstå beteende behöver även hänsyn tas till interna samt externa faktorer. Det vill säga faktorer som individer själva inte nödvändigtvis har kontroll över, som kan påverka om ett agerande kan ske eller inte. Interna faktor kan vara brist på kunskap, skicklighet eller känslor. Externa faktorer som är situationsbaserade kan vara tidsbrist, möjlighet eller att individen är beroende av andra för att kunna utföra ett önskat beteende (Ajzen, 1985).

Figur 3.2: Modell över TPB som är en förlängd version av TRA. Fritt från Ajzen, 1985.

Enligt TPB utförs resultatrikt beteende beroende på hur mycket kontroll personen tror sig ha samt faktiskt har över de interna och externa faktorerna som kan komma i vägen för att utföra beteendet. Dessa faktorer kan också variera beroende på situation och beteende ifråga (Ajzen, 1985). Den kontroll som personen tror sig ha kan hypotetiskt förutse det faktiskt beteende ytterligare av två anledningar. Om avsikten är konstant kan den upplevda

14

kontrollen påverka om beteendet sker eller inte: Ett exempel är om två personer ska lära sig att använda Office word på datorn och har samma avsikt till att göra det, men personen som har störst självförtroende i att faktiskt bemästra dataprogrammet, har större chans att göra det än hen som tvivlar på sin egna förmåga (Ajzen, 1991).

2.2 Mål, motivation och self-efficacy

Kommunikationsforskare har upptäckt att människor i regel alltid har något typ av mål, ibland flera samtidigt, och syfte med vår kommunikation (Jensen 2015); våra mål svarar på frågan om vad och hur, medan våra syften svarar på frågan varför vi gör något. Jensen (2015) argumenterar att mål finns i allt vi gör och vägleder vår kommunikation, samt kan ha olika tidsomfång likväl som olika abstraktionsnivåer. Ibland är de väldigt långsiktiga och har då ganska abstrakt karaktär, medan andra mål är mer kortsiktiga och mer konkreta i frågan om att via handling leda till de långsiktiga målen. Målen existerar i form av en mental bild över ett önskat tillstånd och är alltså inget som existerar nu för stunden men som skulle kunna uppnås. Även om vi inte tänker på dem, finns de där och styr vårt handlande som en stadig punkt i mitten av vår kommunikation. Varav Jensen (2015) argumenterar att den kommunikation vi för därmed sker avsiktligt, om än undermedvetet, och inte genom slumpmässigt handlande. Våra mål leder oss därmed mot att uppnå något, där benämningen ‘något’ talar för att det kan vara en mängd olika saker, varav det även finns olika typer av mål: Resultatmål/produktmål Enligt Jensen (2015) sägs resultat eller produktmål vara det är det riktiga målet och att alla andra mål egentligen bara är sekundära. Målet står för det vi eftersträvar att skapa eller nå. Resursmål Ett resursmål är ett mål som redan existerar när vi försöker uppnå ett annat mål. Det är helt enkelt vägen till ett mål. Om vårt huvudmål är att måla om en

15

vägg är vårt resursmål att köpa färg. Efter att ha köpt färgen, som är vårt resursmål, kan vi uppnå vårt huvudmål vilket var att måla om väggen. Processmål Ett processmål är ett mål man sätter upp för hur något ska gå till, exempelvis sättet jag tar mig från en punkt till en annan. Prestationsmål Ett prestationsmål är riktat mot att prestera på en nivå som man själv känner sig nöjd över, eller en nivå som skulle få andra att reagera positivt över prestationen. Relationsmål Vi har relationsmål till varje individ i vår omgivning, det är målet för hur man vill att relationen ska se ut. Värdighetsmål/identitetsmål Handlar om att presentera en värdig bild av sig själv till andra, att få andra att se ens rätta identitet. Det vi kommunicerar är vår identitet, om denna ifrågasätts är det vår värdighet som skadas. Instrumentella mål Instrumentella mål innefattar två olika sorters mål; första har att göra med att övertyga andra om att ändra uppfattning, åsikt, attityd eller känslotillstånd. Det andra att använda en individ som ett medel eller instrument för att uppnå ett personligt mål. (Jensen 2015) Likt mål spelar också motivation en del i vår kommunikation, främst huruvida vi engagerar oss i den kommunikationssituation vi står inför (Jensen 2015). Inom vilken vi utan motivation ställer oss likgiltigt eller undvikande gentemot. Vår motivation är det som driver oss mot ett specifikt mål vi vill uppnå och är beredda att anstränga oss för att nå. På samma sätt fungerar motivationen som ett sätt att välja riktning för att undvika situationer med negativa konsekvenser. Vår motivation kan både vara direkt kopplat till vår kommunikation och indirekt kopplat till kommunikationen. Motivation med direkt koppling till kommunikation betyder att vi kommunicerar om eller

16

med något/någon specifikt, medan indirekt koppling handlar om att vi behöver kommunikationen för att nå ett visst mål. Vidare delas motivationen upp i olika grupper. Den inre/intrinsikala motivationen handlar om en önskan att nå ett specifikt mål som rör individens egna intressen och nyfikenhet (Jensen 2015). Den yttre/extrinsikala motivationen gäller istället när en faktor utifrån får oss att göra något, vilket Jensen (2015) menar ofta händer i utbyte mot en belöning. Jensen (2015) argumenterar även för social motivation och prestationsmotivation, där den sociala motivationen handlar om sociala sammanhang och relationer och den prestationsbaserade motivationen om att prestera på en så hög nivå man kan. Samtidigt får mål och motivation stor roll i individens användning av digitala artefakter. Stein, Galliers och Markus (2013) menar att mönster i It-användningen inte bara uppstår på grund av att individer delar motivation och uppfattning, utan också för att de influeras av den identitet de upplever sig ha i användning digitala artefakter; individer som delar upplevelsen av en viss typ av identitet delar också liknande tillvägagångssätt och förhållningssätt gentemot IT. Författarna föreslår två distinkta typer av användare. Den ena gruppen ser sig som en medlare mellan teknologin och andra människor, system ses som något flexibelt och öppet och individen utforskar gärna dessa. Den andra gruppen är inte lika benägen att undersöka system själva, utan förlitar sig hellre på att fråga en kollega då detta bättre stämmer överens med dennes tro på sig själv och sin användning av IT. Variationen av IT-identiteter likt de ovan, menar författarna (Stein, Galliers & Markus 2013) skapar möjlig problematik för företag i fråga om att få alla att använda teknik på samma sätt. Företagen måste inte bara stå stadigt när det gäller möjlig negativ reaktion från anställda som inte är vana vid arbetssättet och/eller inte anser att det ligger i deras roll att vara vana vid arbetssättet. Utan måste samtidigt försöka hitta sätt att förändra synsättet hos anställda och hur de ser sig själva i förhållande till teknik för att det digitala i fråga verkligen ska upplevas som en resurs.

2.2.2 Self- efficacy

I vår kommunikation kan vi ibland stöta på situationer där det krävs en starkare motivation, uthållighet och långsiktighet vilket hänger ihop med vår self-efficacy. Jensen (2015) definierar self-efficacy som “... en individs tilltro

17

till sin egen förmåga att uppnå ett givet mål”. Self-efficacy karaktäriseras av tydliga mål, motivation, uthållighet samt feedback om hur väl målet uppfyllts. Det beaktas som ett fenomen (Jensen 2015) och har stor betydelse för vår förmåga till kommunikativ utveckling och hänger ihop med våra mål och motivation. Tilltron till min egen förmåga för ett mål hänger samman med min kompetens inför målet och dess karaktär. Genom att vara tätt kopplat till utvecklingen av kommunikativ kompetens, krävs en förmåga att bedöma vad vi kan åstadkomma och hur svårt det är att uppnå denna högre grad av kompetens (Jensen 2015). Jensen (2015) exemplifierar detta genom att argumentera för att en individ motiveras av ett behov, som kan bli svårt eller ta längre tid att uppfylla om individen inte besitter den erfarenhet som krävs. Här kan individen göra en bedömning huruvida viktigt målet är och om den egna kompetensen är tillräcklig för att nå det. Self-efficacy karaktäriseras alltså även av förmågan att bedöma om målet och den egna förmågan matchar (Jensen 2015) och om målet därmed är värt att gå efter. Om individen i fallet går efter målet och lyckas nå det, får denne bekräftelse av sin self-efficacy och verktygen för att utvecklas för framtiden.

2.3 Gruppens betydelse för individuellt handlande och beteende

Det finns många situationer i vilka våra beslut baseras eller influeras av de beslut som tas av individerna omkring oss. Banerjee (1992) menar att beteendet inte bara sträcker sig till att välja restaurang baserat på popularitet eller att influeras av opinionsundersökningar och basera sin egen röst på detta, utan också hur vi anammar och använder ny teknologi. Att på det sätt rationalisera vad andra gör och tänka sig att andras handlingar speglar sådan information de har men vi inte har, och att sedan agera på denna information kallar Banarjee (1992) för flockbeteende (eng. Herd behavior). Vilket går ut på att en individ gör vad alla andra gör även om den information man själv besitter säger att man borde göra något annat. Banerjees (1992) teori kring flockbeteende föreslår således att intentionen att basera sina beslut utifrån andras gör en mindre benägen att basera valet på

18

den egna informationen. Varav den information man själv sänder ut till omvärlden blir av samma karaktär som den man försöker efterlikna. För att förklara beteende mer ingående föreslår Banarjee (ibid) ett scenario om två okända restauranger, A och B, och 100 individer som ska välja mellan dessa två; om 99 av dessa 100 individer får magkänslan av att välja restaurang B och en individ (som också är den som väljer först) har magkänslan att välja restaurang A, och efterföljande individ ignorerar sin egen magkänsla för att följa individ ett kommer det rationella valet för individ tre att instinktivt vara att följa de två tidigare och välja A oavsett vad hens magkänsla säger; dennes val skapar därför ingen ny information för nästkommande person i kön varav dennes situation blir exakt densamma som personen innan då det inte finns något annat att gå på. Oavsett vilken restaurang som egentligen är bäst kommer samtliga 100 individer på detta sätt att hamna på restaurang A. Banerjee (1992) beskriver att valet från person nummer två i kön, att ignorera sin egen information och gå med i flocken, resulterar i en negativ spiral för resten av flocken; om hen istället valt att gå efter sin egen magkänsla i beslutet hade denne därmed sänt ut ny information till resten av individerna, vilket hade kunnat få dem att på samma sätt använda sin egen information och gå på sin magkänsla. På det sättet hade möjligen beslutet blivit individuellt och inte baserat på föregående individ/individer. Det bör dock såsom Banarjee (1992) skriver, noteras att ett flockbeteende inte är ett direkt resultat från att observera andra utan beror på situation och kontext. Likt Banerjees (1992) tidiga studie kring flockbeteende menar andra (Heshan 2013) att flockbeteende tyder på att människan har förmågan att imitera individerna omkring denne och det är i detta hen bortser från sina egna övertygelser och kunskap för att istället följa någon annans beslutsprocess. På grund av det menar Heshan (2013) att besluten blir ömtåliga och lätt vändas under eller efter beslutssteget och argumenterar för att den tidigare kunskapen om flockbeteende kan förklara varför anammande av ny teknologi följer liknande mönster som modetrender - inledande massförvärv följt av massnedläggning. Utifrån det menar man också på att flockbeteende är viktigt att förstå som fenomen då det är starkt relaterat till huruvida länge teknik används eller inte (Heshan 2013).

19

Vidare menar Morone och Samanidou (2008) att det finns två olika typer av flockbeteende; ett flockbeteende som följer felaktig information är vändningsbar, på det sätt att individer slutar följa beteendet, medan ett flockbeteende som vilar på korrekt information inte går att vända eller bryta upp. Författarna ser likt Heshan (2013) problematik i den nedåtgående spiralen, då så snart de två föregående individerna följer samma beslut kommer också alla efterföljande individer, oavsett den egna känslan, att följa detta. Morone och Samanidou (2008) argumenterar att beteenden som baseras på informationen i andras val möjligen resulterar i en “lock-in” med en icke-optimal jämvikt då det imiterade beteendet kan vara mindre bra.

2.4 Sammanfattning Arbetets syfte ligger i att undersöka individen och gruppens påverkan på det egna beteendet och beslutsfattande gällande användning av informationssystem på arbetsplatsen. Det teoretiska ramverket sammanställs utifrån ovan delar om kognitionsvetenskaplig och kommunikativ förståelse kring it-identitet och vad som ligger bakom individers beslutsfattande och beteende. Samt gruppens påverkan på individens beslutsfattande och beteende. De olika teoretiska ingångarna ligger inom ramen för den teoretiska modellen theory of planned behavior där “Attityd mot beteende eller agerande” i modellen i detta arbete blir översatt till individens mål och motivation, “Subjektiv norm” översätts till gruppens inverkan på individens beteende och “Upplevd kontroll att utföra arbetet” översätts till individens förmåga till self-efficacy och vad detta har för inverkan på beteendet. På detta sätt ämnar den teoretiska ramen lägga en grund för undersökning över hur individer beter sig och tar beslut i användning av informationssystem. Modell över översättningen Kombinationen av individen och gruppen innebär en teoretisk grund som både tar hänsyn till de individuella faktorerna inom människans beteende och beslutsfattning i förhållande till IT. Samt betydelsen av gruppen som en möjlig påverkan och dess förhållande till den kooperativa användningen av

20

informationssystem. Detta tillsammans med metodteorier inom PD och CSCW, som beskrivs i följande kapitel, vilka kommer användas för förståelse av vad som kan göra att ett informationssystem uppfattas som en resurs i användarnas arbetsliv och därmed används länge.

3 Metod I metodkapitlet beskriver man sitt vetenskapliga tillvägagångssätt. Det vill säga hur man har gjort sin undersökning och hur man har kommit fram till sina resultat. Ett metodkapitel kan delas in i olika avsnitt. Nedan ges ett förslag till indelning. Metodkapitlet kan också läggas som kapitel 2, före teorikapitlet. I en forskningsplan beskriver man kanske hur man planerar att gå tillväga i sinm undersökning, alltså i tempusformen futurum. Metodkapitlet skall däremot vara skriver i imperfekt. Man kan skriva en version av metodkapitlet före genomförandet och sedan uppdaterar man och ändrar denna efter genomförandet. Var dock noga med att denna uppdatering verkligen görs! I metodkapitlet är det viktigt att lägga fokus på den eller de metoder man har använt sig av. Man skall dock visa att man gjort ett medvetet och relevant val av metod. Man kan därför mycket kort nämna vilka metoder som finns som alternativ. Det skall finnas en tydlig motivering till det val av metod som man har gjort. Metodbegreppet kan vara lite förvirrande ibland. Ett annat begrepp som ligger näre metod är teknik. Ibland talar man om exempelvis datainsamlingstekniker (en del kallar också detta för metoder, vilket gör det lite förvirrande). En metod är dock oftast en samling av flera olika tekniker som föreskriver ett visst tillvägagångssätt för att både samla in och analysera data. Då är det som beskrivs i en bok en metod. Om det inte finns väljer man kanske själv att kombinera en eller flera datainsamlingstekniker och analystekniker till en metod. Även om man använder en metod så som den står i en bok, så gör man alltid en anpassning av den. En metod är också det specifika tillvägagångssätt som man har haft vid en viss undersökning. Metod kan alltså vara både typen och instansen. Metoder och tekniker beskrivs i litteratur. Det viktigaste är att i metodkapitlet beskriva hur man själv har gjort och sedan tar man stöd i litteraturen för att motivera detta. Man kan alltså mycket kort återge vad som står i litteraturen, men det är viktigt att metodkapitlet inte skall bli en metodlärobok.

3.1 Vetenskaplig ansats I detta avsnitt kan man inledningsvis beskriva om man valt en induktiv eller deduktiv ansats.

21

Man kan också beskriva om man kommer att göra en kvalitatativ eller kvantitativ undersökning. Naturligtvis skall alla val motiveras. Arbetet kommer utföras genom en induktiv ansats, där resultatet från kvalitativa Sam kvantitativa metoder kan vägleda forskningen och det teoretiska ramverket fungerar som stöd för analys och slutsatser (Johansson, 2011). Detta istället för att helt utgå ifrån en deduktiv ansats för att utgå från och testa den tidigare forskningen i fallstudien. Kvalitativa metoder som är typiskt induktiva, används i arbetet då problemområdet och forskningsfrågan är av kvalitativ karaktär. Fågan är: Vad för beteenden och avsikter ligger till grund för informationshantering på en arbetsplats? Det är en fråga om den underliggande anledningen och om vad för sorts agerande samt motivation som i sin natur är unika per person (Johansson, 2011). Resultatet kan då analyseras genom kategorier och mönster för att dra en generell slutsats utifrån den data som samlats specifikt i den empiriska undersökningen (Johansson, 2011). Till skillnad mot kvalitativ data, kan kvantitativ data mätas och jämföras. I frågan om hur mycket? Ger kvantitativa metoder statiska resultat som inte talar för det bakomliggande beteendet men kan ge insikt om hur IT användningen ser ut i nummer (Johansson, 2011). Även då forskningsfrågan är som sagt kvalitativ, så kan kvantitativa metoder ge projektet insikt i till vilken längd den kvalitativa data sträcker sig och därmed resultatets trovärdighet. Eftersom projektet har begränsningar, där kvalitativa metoder tar längre tid att utföra så kan kvantitativ mätbardata komplettera den kvalitativa data. För att enklare dra tillförlitliga slutsatser utifrån teorin. Fallstudien är situationsbaserad, i detta fall till Oxelösund kommun och är därmed svår att generalisera. Kvantitativa studier kan dock förse gynnsam data för fortsatt forskning, i syfte att generalisera resultatet (Johansson, 2011).

3.1.1 CSCW och Participatory Design

Computer-Supported Cooperative Work (CSCW) är ett område som arbetar

22

för att stödja flera individer som arbetar tillsammans med ett datasystem (Bannon och Schmidt, 1989). Forskare inom CSCW ämnar förstå vad användare vill ha och behöver, för att skapa informationssystem som är användbara och nödvändiga för gruppen. Detta är ett aktuellt ämne då många företag har gamla informationssystem omkring sig som inte är användbara, inte behövs och som därmed ingen vill ha. Forskare inom CSCW studerar vad för typer av funktioner och krav som gör upp ett användbart och nödvändigt system för en grupp användare. Det är när systemet används över en längre tid som det blir en resurs i användarens liv, vilket CSCW strävar skapa (Ackerman et al., 2007). I utveckling av CSCW är det viktigt att försöka förstå och undersöka verkligheten i rätt kontext. Att identifikation och studie av användarkrav endast kan ske i den situation ett system ska skapas för (Hartswood et al., 2007). Participatory Design (PD) handlar om att direkt involvera berörda personer, såsom användare av ett system, i designprocessen för att få en förståelse för situationen ur deras vinkel och den situation artefakten används i (Simonsen & Robertson, 2012). Därmed kommer PD tekniker användas som metodteori för fallstudien där processen handlar om att undersöka, förstå, reflektera, utveckla och stödja gemensamt handlande och lärande. I arbetets fall möjliggör arbetssättet underlättad förståelse mellan Kommunens ledning och de anställda som nyttjar/är tänkt att nyttja informationssystemet i sitt arbete. Den här sortens process är driven av principer snarare än regler då alla situationer är olika. Designers i PD ser användarna som experter på deras område, på samma sätt som designers är experter på sitt område (Simonsen & Robertson, 2012). PD förlitar sig på social interaktion mellan parterna. Där designers, användare, stakeholders och andra tänkbara involverade grupper lär sig, utvecklar och reflekterar visioner tillsammans. PD tekniker kommer användas för att sträva mot genuin involvering av användare samt observationer i fallstudien. För att få en bra förstahands förståelse av, samt i, rätt kontext. Med det sagt är det viktigt att skapa ett gemensamt lärande och att ha en gemensam tillit mellan projektgruppen och användare.

23

3.2 Datainsamling Här beskriver man vilka datainsamlingstekniker som man har använt sig av. Man bör kortfattat ta upp alternativ och diskutera varför dessa tekniker inte har valts. De vanligaste datainsamlingsteknikerna är:

· Enkäter · Intervjuer · Dokumentstudier · Observationer

I detta kapitel behandlas och beskrivs de datainsamlingstekniker som använts i arbetet för att samla data kring gällande forskningsområde och praktiskt problem. Enkät Fallstudien påbörjas med utskick av en enkät till samtliga kommunanställda i Oxelösunds kommun. Detta för att identifiera möjliga attityder och relationer (Goodwin, 2009) mellan användare och IT för en första förståelse för hur de kommunanställda ställer sig gentemot IT i arbetslivet. En andra enkät kommer att skickas ut senare i arbetet och utgår från den analyserade datan i första enkäten. Liksom i första enkäten ger detta studien möjlighet att insamla kvantitativ data kring de anställdas attityder och relationer (Goodwin, 2009). I detta fall gäller det attityd och relation till Origo, vilket bygger på tidigare insyn i de anställdas användning av IT och teknik. Dataanalys av användarlistor Genom dokumentanalys kan projektgruppen genom relevanta dokument angående kommunanställdas användarstatistik för Origo, få ytterligare inblick i situationen samt hur mycket och av vem informationssystemet används av i dagsläget (Bødker et al., 2004). Analysen genomförs även för att skapa ett bra urval av deltagare som representerar användarna så ansenlig som möjligt i de fortsatt kvalitativa metoderna. Dataanalys av material från Oxelösunds kommun → Digit 2017 Ws

24

Workshops För att få information och insikter på arbetsplatsen önskas två workshops genomföras med deltagare utifrån ovan nämnda listor för användningsfrekvens i Origo. Extremgrupper (eng. extreme-user approach) i form av “frekvent användare” och “icke-frekvent användare” står för grupper med specifika krav och attityder kring ett specifikt ämne (A. Likkanen 2009). Vidare skapar dessa former av användargrupper större chans att utmana ämnesområdet, föra koncepten längre än annars möjligt och föra in nya vinklar. Holmquist (2004) argumenterar även att detta skapar möjlighet att generera idéer som kan generaliseras för en större grupp individer. Vidare får vi i gemenskap med andra ta del av flera olika vinklar, utvidga vår ram och tillsammans kunna sätta ihop våra tolkade bilder av verkligheten till en helhet som kapslar in ämnet från flera olika vinklar (Nelson & Stolterman 2012). Då likt alla människor likt Nelson och Stolterman (2012)’s argument, har en ram utifrån vilken man tolkar och förstår verkligheten. Workshopsen ämnar låta deltagarna måla upp sin dagliga användning av Origo, peka ut brister och möjliga lösningar samt sådant som de i dagsläget tycker är bra med Origo. Detta görs genom ritande och skrivande på post-it’s med olika färger beroende på moment (måla upp dagen, negativa saker, positiva saker, lösningar). Genom gruppaktiviteter där deltagarna tillsammans målar upp en vanlig dag i arbetet i förhållande till hur hen erhåller viktig information under arbetsdagen, tas nivån ner till ett vardaglig plan som möjliggör skapande av en gemensam plattform (Brandt, Binder & Sanders 2013) och minskande kunskapsklyftorna för en tryggare och mer inbjudande diskussion. Liksom förflyttande av skrivna och/eller illustrerade tankar och idéer genom exempelvis post-its, såsom argumenterat av Wujec (2013), underlättar gemensam förståelse och reflektion kring de egna mentala modellerna. Men även hur de gemensamt kan hänga ihop för att skapa en kombinerad mental modell som representerar alla deltagare. Likt visioner inom CSCW (REF) ämnar därmed resultatet från dessa metoder att spegla många olika människors tankar och åsikter, samt skapa mer informationsrik data än om individen varit ensam och målat upp samma process. Enskilda intervjuer och intervjuer i samband med Workshop Även intervjuer är aktuellt för att fånga de individuella aspekterna av

25

beteendet bakom informationsanskaffning och användning av informationssystem, såsom mål, motivation och individens tilltro till den egna förmågan (self-efficacy). För att framgångsrikt samla den data som är av intresse för beteende gällande användning av informationssystem på arbetsplatsen, behöver projektgruppen uppmuntra deltagarna vid intervjuerna till att känna sig säkra och bekväma i att beskriva sin vardag och individuella relation till informationsanskaffning och informationssystemet Origo. Deltagare för enskilda intervjuer inkluderar systemansvarig för Origo, samt genom urval utifrån de inledande dataanalysen. Bortvalda tekniker Tekniker som valts bort för denna studie innefattar observationer och andra intervjuformer än semi-strukturerade intervjuer. Andra intervjuformer ansågs för strikta eller för lösa för att både få en riktning i samtalet och samtidigt låta deltagaren styra riktningen. Observationer fanns som en möjlighet i början av studien, som ett bra sätt att få en förstahandsinsyn i de anställdas arbetsliv i en naturlig miljö. Detta valdes dock bort då det ansågs kräva minst 1 dags observationer per individ för att inhämta en helhetlig syn på hur och varför informationssystem används eller väljs bort. För att få en insyn i de anställdas arbetsliv och då studien sker verksamhetsövergripande och inte inriktad till en specifik verksamhet, ansågs andra tekniker lättare inhämta den typ av information som önskades. Andra tekniker såsom enkäter och kombinerade workshops och intervjuer upplevs hämta in likvärdig information från flera håll samtidigt, därav möjlighet att erhålla mer mättad data.

3.2.1 Urval När man samlar in data har man sällan möjlighet att göra det från alla inom det studerade området (populationen), vilket kallas att göra en totalundersökning. Oftast behöver man göra någon form av urval. Personer som tillfrågas i intervjuer och som observeras kallas informanter och personer som svarar på enkäter kallas respondenter. Det finns olika typer av urval som kan göras, exempelvis bekvämlighetsurval, strategiskt urval, kvoturval, representativt urval. Se i metodlitteraturen för närmare beskrivningar av dessa. I detta avsnitt beskriver man det urval som man har tillämpat och varför. Inför arbetet har uppdragsgivaren Oxelösunds Kommun gett studien alla förutsättningar för att skapa ett betydelsefullt urval av medarbetare i syfte att erhålla ett mättat resultat. Målgrupperna baseras på statistiska utdrag om

26

medarbetares användningsfrekvens av Kommunens interna informationssystem Origo. Målgrupperna som valts ut är baserade på frekvent, medel och icke-frekvent användning av Origo, med syfte att samla in information från de statistiskt olika typerna av användare för att sedan möjliggöra jämförelse och kunna se målgrupperna i förhållande till varandra. Genom detta kan arbetet uppnå ett mer mättat resultat som speglar förståelse av organisationens statistiskt sett olika typer av användare. Detta innebär eventuell förståelse för de olika grupperna och hur de ter sig gentemot varandra. Mätningen hämtades tisdagen den 25 april, varav urvalet baseras på mätningen från den 24 april och bakåt i tiden. I enhet med riktlinjer i Oxelösunds kommuns personalhandbok om det egna ansvaret att se över Origodagligen, har den frekventa användningen baserats på huruvida kommunanställda varit inne på Origo under dagen (den 24 april), medel huruvida anställda varit inne mellan 2-3 dagar från första dagen (24 april) och den icke-frekventa användningen om anställda varit inne mellan 3 dagar och längre tillbaka från mätningstillfället. Utifrån detta valdes 6 slumpvisa individer för vardera workshop, 6 ur gruppen med frekventa användare och 6 användare ur gruppen icke-frekventa användare. Användare ur gruppen “medel” bortsågs, i enhet med tidigare argument (A. Liikkanen 2004), utifrån att de utmanande åsikterna från extremgrupperna skapar möjlighet för generalisering för en större grupp individer.

3.2.2 Genomförande I detta avsnitt beskriver man genomförandet av datainsamlingen. Man beskriver exempelvis hur man gått tillväga för att utforma frågor till intervjuer eller enkäter. Själva intervjufrågorna och enkätformulären kan man gärna lägga i en bilaga, som man hänvisar till härifrån. Man beskriver hur intervjuer gjorts eller när enkäter skickats ut och hur, hur intervjuer dokumenterats och hur enkäter samlats in. Oftast får man inte svar på alla enkäter som man skickat ut. Här kan man också ange och diskutera den svarsfrekvens man haft. Det är viktigt att vara tydlig med hur man gått tillväga, men inte gå till överdrift med detaljer. Det är också viktigt att vara ärlig och inte mörka exempelvis ett bortfall av respondenter I detta avsnitt redogörs för varje aktivitet som varit en del av arbetets fallstudie. De olika aktiviteterna delas in under separata rubriker för att

27

tydligt kunna följa deras genomförande. Dataanalys av användarstatistik Inför urval till de kombinerade workshops och intervjuerna, skickade uppdragsgivaren användarlistor för de Kommunanställdas användningsstatistik av Origo. Förutom urvalet vilket beskrivs ovan, användes listorna till att genomföra en dataanalys av användarstatisitiken inom Oxelösund kommun och hur denna förklarar hur användarna rent statistiskt sett använder Origo. I enhet med urvalet grupperades användarna baseras på mätningen från den 24 april och bakåt i tiden. I samklang med visionen av Origo som en digital arbetsplats baserades grupp 1 (frekvent användning) på huruvida individer varit inne under mätningsdagen, grupp 2 (medel användning) baserades på om man som anställd varit inne mellan 2-3 dagar från mätningsdagen. Slutligen mättes grupp 3 (icke-frekvent användning) om anställda varit inne mellan 3 dagar och längre tillbaka från mätningstillfället. Utifrån detta kunde en statistisk bild av användande målas upp, utifrån grupperingarna. Samt gav möjlighet att mer i detalj undersöka vilka verksamheter som tycktes dominera de olika kategorierna. Detta för att få en första förståelse om användning är begränsad till enskilda verksamheter eller mer spritt mellan Kommunens olika verksamheter. Enkät - It-använding För enkäterna beslutades först vilket område frågorna skulle behandla och utifrån detta skapades specifika frågor kring IT i hemmet och på arbetet för att få så raka svar som möjligt. Vilket argumenteras av Goodwin (2009) som en god idé för att få tydliga och mätbara svar som rör det område som undersöks och når ut till de individer som berörs. Enkäten gjordes kort och koncist och började med generella frågor om IT användning utanför arbetsplatsen som följdes av frågor om IT användning på arbetsplatsen, för att få en översikt av IT användning hos användarna som individer. Med det kom även en fråga angående vilka IT system, applikationer och plattformar som används under arbetsdagen. Följt av frågor om specifik användning av intranätet Origo. Frågan “vilken/vilka dagar använder du Origo?” är baserad på analysen av användarstatistiken som skrivits ut på en tisdag, där många anställda senast använt Origo på måndagen, och syftade till att ta reda på om

28

användarstatistiken skulle se annorlunda ut beroende på vilken dag den redovisas. Se bilaga X för fullständig enkät. Enkäten lades upp på detta sätt för att minska risken att de kommunanställda fann enkäten för lång för att kunna lägga undan sitt arbete under den stund enkäten tog att genomföra, på så sätt öka chansen att få fler svarande. Genom att göra språket direkt och enkelt bjuds alla in till att svara ovsett tidigare kunskap om teknologi, en icke-förståelse för dessa frågor kan även ge indikation på att personen ifråga inte är van vid teknologin snarare än att enkäten skrivits med svår teknisk terminologi. Enkäten skapades genom Googles webbverktyg för enkäter och skickades därefter ut i form av en länk tillsammans med en kort beskrivning kring projektet i sig och vad enkäten handlade om. Utskicket skedde via uppdragsgivaren som mailade denna till samtliga kommunanställda med uppmaning till svarande. På så sätt ansågs enkäten nå ut hela Oxelösunds Kommun som arbetsplats på ett effektivt och lättillgängligt sätt. Av 824 medarbetare (siffrorna hämtade 29 mars 2017, timvikarier exkluderade) deltog 222 individer i enkäten, vilket utgör ungefär ¼ av kommunens anställda. Dataanalys av workshop från Oxelösunds kommun Den xxx i år (2017) bjöd Oxelösunds kommun in anställda till workshopen “Digit 2017” gällande digitaliseringen i kommunen och hur implementeringen av digitalisering kan förbättras i kommunen. Genom analys av resultatet från workshopen kunde projektgruppen få en bättre förståelse för vad anställda vill och vad de upplever kring situationen redan innan fallstudien utförs. Analysen ämnar ge en inblick i hur informationssystem och digitaliseringen i kommunen diskuteras bland anställda. Workshopens resultat om 12 tematiseringar: Enheter till alla; kommunikation; digital strateg; Utbildning medborgare; WiFi; Digitalisering viktigt; system; support; utbilda anställda; kund-undersöka behov; medarbetare- undersöka behov; utrustning till anställda. Se bilaga X för alla bilder. För att på ett effektivt sätt analysera informationen och få en bild av vad workshopen kommit fram till, användes affinitetsdiagram. Genom

29

affinitetsdiagram kan data analyseras och sorteras ytterligare (Arvola, 2014). Med nyckelord och mönster sedan skapa temantiseringar som är relevanta till den här studien. Enkät - Min relation till Origo “Min relation till Origo” skapades på samma sätt som arbetets tidigare enkät, “It-användning”, med hjälp av Googles webbverktyg för enkäter. Frågorna i enkäten baserades på analys av tidigare enkätutiskick, i förhållande till teori, vilket möjliggjorde mer ingående frågor om specifika områden som tycktes intressanta utifrån första enkätutskicket. Frågorna behandlade Enkäten skickades denna gång ut av arbetsgruppen själv, till samma mailgrupp och därmed samma antal personer som den tidigare enkäten. Enkäten nådde på så sätt återigen hela Oxelösunds Kommun på ett effektivt och tillgängligt sätt. Av 824 medarbetare (siffrorna hämtade 29 mars 2017, timvikarier exkluderade) deltog... Skriva in antal svar Kombinerade mini-workshops och intervjuer Aktiviteterna startade med förklaring kring varför undersökningen genomförs, deltagarens rätt att när som helst avbryta aktiviteten, dennes anonymitet i arbetet, huruvida eventuell citatanvändning i arbetet ansågs bekvämt och om det var ok att spela in sessionen. Inspelning av respektive aktivitet ansågs fånga in dess hela natur och skrift användes enbart som ett komplement för att fånga upp särskilda observationer under sessionens gång. Miniworkshopen inleddes med… För att sedan gå över i Intervjun som... Enskilda intervjuer Intervjufrågorna baserades på den tidigare forskningen för att förhålla undersökningen inom de ramar som den valda teorin utgör. För att möjliggöra att deltagaren kände sig bekväm genomfördes intervjun på hens arbetsplats - undersökningen ansågs genom det få större genomslag då deltagaren kunde känna sig bekväm i sin egen miljö. Frågorna ställdes på ett semistrukurerat sätt med möjlighet till följdfrågor, varav varje intervju kunde

30

ta något olika riktningar beroende på deltagaren, samtidigt som intervjun förhöll sig inom ramen för undersökningen.

3.3 Analys Här beskriver man den eller de tekniker som man har använt för att analysera sitt resultat. Exempel på kvantitativa analyser är olika statistiska tester. Exempel på kvalitativa analyser är innehållsanalys och kodning. Teorin används i analysen för att beskriva och förklara. Exempelvis kan en teoretisk modell användas med vilken man beskriver det som man har studerat. Även om man inte använt någon särskild teknik är det viktigt att beskriva hur man har gått tillväga i analysen. Detta är något som både uppsatsskrivare och forskare missar. Enkäter Använt googles statistiska verktyg för att få fram statistiskt mätbar data. Färgkodat textfrågor, hämtat ut citat Dataanalys av användarlistor Färgkodning och enligt de grupperingar som gjordes i urvalet. Dataanalys av workshop från Oxelösunds kommun Tematisering av redan existerande grupperingar för tydligare mönster Kombinerade mini-workshops och intervjuer Transkribering, sortering och tematisering

3.4 Tillförlitlighet En uppsats skall hålla god vetenskaplig kvalitet. Den kunskap som man producerar skall vara trovärdig och tillförlitlig. Två begrepp används för att diskutera den vetenskapliga kvaliteten – reliabilitet och validitet. I detta avsnitt kan man diskutera reliabiliteten och validiteten i den undersökning man har gjort. Denna diskussion kan också läggas i diskussionen. → Viktigt för vår kvalitativa studie!

3.5 Etiska överväganden Detta avsnitt är inte obligatoriskt men kan vara lämpligt att lägga till vid vissa typer av undersökningar. Undersökningar där etiska överväganden bör beaktas är sådana som inkräktar på människors integritet. Exempel på undersökningar där etiska överväganden bör göras är deltagande observationer på arbetsplatser, djupa personliga intervjuer samt

31

intervjuer och enkäter med frågor som berör människors privatliv. Undersökningar med koppling till patienter inom hälso- och sjukvård skall alltid genomgå etisk prövning för att kunna genomföras. Hit räknas också undersökningar om IT-system och informationshantering i vård och omsorg. Prövning görs av Etikkommittén Sydost, (http://www.bth.se/hal/eksydost. nsf/sidor/etikkommitten-sydost), men först ska man göra deras självvärdering. → Tillit → Workshops → Intervjuer osv Tydlig info om rättigheter och eventuell citatanvändning

4 Empiri Vad man beskriver i detta kapitel beror väldigt mycket på den studie som man har gjort. Indelningen i underrubriker bygger därmed också på det. I denna del skall det redovisas rena resultat, utan analyser och diskussioner. Det är en slags sammanfattning av de data som man har samlat in. Man skall göra en rak och mer eller mindre objektiv beskrivning. Bara relevant material skall tas med. Kapitlet skrivs företrädesvis i presens. Om man gjort en enkätundersökning presenterar man här svaren fråga för fråga gärna i tabeller och diagram med kommenterande text till. Man bör inte presentera samma data i både tabell och diagram, utan välj det som passar bäst. Man behöver inte återge hela innehållet i en tabell eller diagram i text, men man bör kommentera på något sätt. Alla tabeller och diagram skall också omnämnas i text. Om man gjort intervjuer kan man här återge någon slags sammanfattning eller sammanställning av dem. Man kan gärna ta med specifika citat från intervjuer, men man återger aldrig hela intervjuer, inte ens heller i bilagor. Om man gjort experiment återger man olika utfall här. Har man gjort fallstudier av verksamheter eller processer beskriver man dessa här. I detta avsnitt redogörs resultatet för de aktiviteter som genomförts under arbetets fallstudie. Resultatet för var och en av aktiviteterna delas upp under respektive aktivitets rubrik för att tydligt kunna följa resultat inom en specifik aktivitet.

32

4.1 Dataanalys av användarlistor Senaste dagen (24/4) 505 ca 46 % 2-3 arbetsdagar 302 ca 28% 3< arbetsdagar 269, 25% Utifrån dataanalys av användarstatisitk kan vi se att ca 46% brukar det dagligen, ca 28% inom 2-3 arbetsdagar och 25% har inte använt Origo på 3 dagar eller mer. Verksamhetsmässigt talar dataanalysen för att … brukar Origo mest, följt av … . Åt andra hållet tycks … följt av … bruka systemet mindre frekvent. I detta resultat kan viss felmarginal förekomma i och med att användarlistan inte tydliggör individens fullständiga anställningsform och huruvida denna arbetar skift, är sjukskriven eller inte arbetar kvar. Jämfört med uppdragsgivarens tidigare siffra om 800 bekräftade anställda får dataanalysen en direkt felmarginal på drygt … individer som eventuellt inte arbetar kvar, vilka med störst sannolikhet fallen inom den kategori som inte brukat Origo under längre tid. Sjukskrivna och skiftarbetare lämnas dock som en felmarginal som inte går att undersöka utan att gå in och undersöka varje enskild individs anställningsform.

4.2 Enkät - It-användning Nedan sammanställs de resultat som kommit in under enkätundersökningen kring kommunanställdas IT-vanor och användning av informationssystemet Origo. Enkäten skickades ut den 25:e april 2017 och avslutades den 4:e maj 2017. Totalt deltog 222 stycken individer av de 800 anställda vid Oxelösunds Kommun. Statistiskt sett har enkäten därmed fångat in svar från lite mer än ¼ av de anställda.

33

Vilken/vilka av följande enheter använder du till vardags utanför ditt arbete?

Smarttelefon följt av dator och sist surfplatta används alla flitigt i vardagslivet. Hur ofta använder du den/dem? 0 = Aldrig, 10 = Hela tiden

Majoriteten av svarande uppger en frekvent användning av föregående enheter, där 22% uppger att de använder enheterna hela tiden. Endast totalt 4,6% uppger sig använda dem mindre regelbundet än medel. Vilken/vilka av följande enheter använder du på din arbetsplats?

34

Både dator och smarttelefon används på arbetsplatsen, surfplattan hamnar något efter i användning och uppges av 14,9% som en resurs på arbetsplatsen. Hur ofta använder du dessa enheter som resurs för ditt arbete? 0 = Aldrig, 10 = Hela tiden

42,1% och därmed majoriteten av svarande uppger att resurserna används ofta i arbetet, endast 8,2% indikerar på lägre användning än medel. Vilka system (applikationer/program, platform etc.) använder du på din arbetsplats? Frågan var en textfråga och som kategoriserats till de tre mest använda systemen. Främsta system som används för arbetet (utöver browsers, windows, mail, office paketet och liknande), är Origo med 109 svarande, treserva med 55 svarande (speciellt system för omsorg) och hr-portalen med 37 svarande (personaladministration samt lönehantering) vilken hittas genom Origo. Hur ofta använder du dessa resurser i ditt arbete?

35

0 = Aldrig, 10 = Hela tiden

Majoriteten av deltagarna, 41,6%, uppger att resurserna används flitigt i arbetet, följt av 36% som inte är många steg efter att hålla med. 6,8% uppger att det används sådär. Hur ofta använder du Origo?

50,7% och därmed majoriteten av deltagarna använder Origo varje dag, medan 25,3% uppger att de inte använder Origo mer än 3-5 dagar i veckan. Brukar du använda Origo på specifika dagar, om ja, vilka?

36

Måndagar följt av fredagar är de mest besökta dagarna, med 68,4% respektive 48% närvaro. Helger är det färre besökare med söndag och sina 13,1% som den helgdag flest är inne på Origo. Hur länge brukar du använda Origo varje gång?

54% av svarande uppger att de inte använder Origo mer än max 10 minuter åt gången, medan 36% uppger att de använder Origo mellan 10 och 30 minuter åt gången. Av vilken anledning använder du Origo? Frågan var en textfråga och svaren summerades till de huvudsakligen förekomna. Origo uppges främst användas för att “se information från kollegor och det senaste som gäller på arbetsplatsen”, söka efter information samt dela med sig av information. Anställda kan alltså med Origo hålla sig uppdaterade på vad som pågår internt i kommunen, få den hjälp och de svar som krävs i arbetsrollen och vissa även “för att visa vad som händer på våra äldreboenden”. Medan andra endast menar att Origo är en “startsida” och att “vi ska det” (syftar till att använda Origo).

Hur viktigt är Origo för ditt arbete? 0 = Inte alls, 8 = Jätteviktigt

37

23,5% av svarande uppger att Origo som informationssystem är viktigt för deras arbete, medan 6,8% uppger att det inte är viktigt alls.

4.3 Dataanalys av workshop från Oxelösunds kommun Anteckningar från workshopen “Digit 2017” visade på genomgående mönster, som har tolkats till nya tematiseringar vilka sedan sorterats upp för att möta arbetets ramar. Tematiseringar som rör medborgare har därmed sorterats bort. Deltagarna vid workshopen anser att för att digitalisera Oxelösund kommun behöver anställda få en bättre förståelse för varför digitaliseringen är viktig. De vill ta del samt förstå hur och varför beslut tas runt digitaliseringen och vad som förväntas av dem som kommunanställda i och med detta. De föreslår att anställa personer för att specifikt arbeta med digitaliseringen på heltid. Vilka kan hålla koll på de resurser som behövs och vad som krävs från personalen för att genomföra aktiviteter. Samt möjlighet att skapa någon form av hjälp och support till de kommunanställda Affinitetsdiagram gällande digitaliseringen.

4.4 Enkät 2 - Min relation till Origo

38

4.5 Kombinerade mini-workshops och intervjuer

5 Analys I detta kapitel beskriver man analysen. Hur detta görs beror helt på vilken typ av analys man gör. I en kvantitativ studie redovisas resultaten av olika statistiska analyser och jämförelser mellan olika frågor här. Det är också möjligt att lägga ihop resultat och analyskapitlet till ett kapitel. I en kvalitativ undersökning kan man redovisa de mönster man kan påvisa utifrån sitt material. Det kan också vara så att man applicerar någon teoretisk modell på sitt empiriska material eller på annat sätt gör kopplingar mellan teorin och empirin för att beskriva, förklara eller peka på samband. Analysen skall vara mer ren och hållas utan diskussion. I kvalitativa studier är det dock vanligt att man lägger ihop analys- och diskussionskapitlet. I detta kapitel analyseras ovan resultat utifrån det teoretiska ramverk som ligger till grund för arbetet. Resultatet tematiseras kring, för ramverket, relevanta områdena för att tydligare finna kopplingar mellan de olika aktiviteternas resultat. → tidigare WS Främst interna faktorer, kan kopplas till de olika målen som individen har, otydligt resultatmål, saknar resursmål, otydligt relationsmål då de inte verkar sakna koll på varandra eller medborgarna. Vill ha CSCW som kan föra dem samman i en tydlig miljö där digitaliseringen förtydligas och finns som resurs och support.

- Mycket prat om “digitalisering” vilket kan tyda på att personerna inte är helt säkra på vad detta innebär eftersom digitalisering är ett så brett ord och inte definieras.

- Workshopens resultat visar på ett intresse att vilja förstå digitaliseringen i kommunen men vet inte vad detta innebär, vad syftet är och vem det påverkar? Vad som förväntas från de anställda.

- Anställda menar att de vill lära och hjälpa medborgare men de måste först få hjälp själva. De saknar något greppbart.

- Inga konkreta idéer vilket gör det svårt för dem att ta sig framåt, dock kreativt och det finns mycket som kan göras, dock behöver någon som kan lära anställda mer hjälpa till att göra dem till konkreta förslag.

- Behöver svar på alla “varför?” → Analysera allt tillsammans - tematiseringar? • Analysera resultat i enlighet med individuell attityd olika mål för att klarlägga motivation och anledning till att individen vill

39

Mål, motivation, self-efficacy • Analysera resultat i enlighet med subjektiv norm Hur mycket de påverkas av varandra, av ledningen och hur långt de går för att göra andra glada Gruppens påverkan på beteende och handlande • Analysera utefter den upplevda och faktiska kontrollen Känner de att de har kunskap att göra detta, har de tid, varför händer saker generellt! Allt övrigt kommer in här. Varför anser ledningen att det är ett problem Upplevd kontroll och situation Analysen leder till: → IT-identiteter på arbetsplatsen i form av personas Genom skapande av personas kring de vanligaste förekommande it-identiteterna rörande informationsanskaffning kan gemensamma mål sättas upp för verksamhetsöverskridande satsningar mot digital samverkan. Samt generell förståelse för attityden bakom digitaliseringen i kommunen.

6 Diskussion I detta kapitel diskuterar man resultatet och genomförandet av undersökningen. Nedan följer ett förslag på avsnitt som kan användas i kapitlet, men uppdelningen i lämpliga underrubriker är valfri och bör väljas utifrån vad som passar den specifika undersökningen. Kapitlet skrivs företrädelsevis i presens.

6.1 Problemlösning/resultat Här kan man göra en återkoppling mellan det kunskapsbidrag som man har kommit fram till och det problem och kunskapslucka som man beskrev i introduktionen. Detta är det kapitel där man får komma med egna tankar och reflektioner. Beskriv vad resultaten kan användas till och hur de kan bidra, gärna till samhället i stort. Koppla tillbaka till det du skrivit i inledningen. Koppla också tillbaka till tidigare forskning och diskutera vad som gjorts bättre i denna undersökning eller bara jämför med vad andra har kommit fram till. Tänk dock på att

40

inget nytt får tillföras i diskussionen, exempelvis får man inte här plötsligt ta in nya referenser. Enkäten gjordes för att få en överblick på hur väl de anställda förstår IT system, hur de används samt hur inkluderat Origo är i deras arbetsliv. Diverse system, program och applikationer presenterades i enkäten av de anställda, med detta sagt kom det även fram ett mindre mönster på att informanterna var osäkra på frågor om IT; de kunde inte komma på vad ”system” eller ”program” syftade till och kunde svara med frågetecken eller uttrycka att de inte visste vad vi frågade efter. Detta kan kopplas tillbaka till workshopen som kommunen haft om digitaliseringen 2017 innan vi startade detta projekt. Där uttryckte sig många på ett sätt som tydde på att de inte visste hur de skulle formulera sig när det kom till IT och system. De tog upp support, hjälp guider och andra personer som kan ansvara för all teknologi som då kan ge ett stöd för verksamheterna, någon som kan lära dem. Det var även en önskan om en tydligare förståelse för varför digitaliseringen är viktigt, vad som förväntas av användarna och en transparens i hur informationssystemen fungerar. Detta kan syfta till att även då de förstår vad informationssystem är i det stora hela, kanske inte förstår vad det syftar till i deras situation och hur de ska applicera ”digitaliseringen” till deras nuvarande situation. Studien visade brist på konkret information om hur IT och vad digitaliseringen för Oxelösund kommun, dess anställda och medborgare egentligen är. Även då vi inte fått tillräckligt med information för att dra en slutsats kom det även upp att det är svårt då det finns många av den äldre generationen som arbetar i kommunen som inte anser att ett digitalt arbetssätt och användning av teknologi kommer naturligt. Vilket är något som bör undersökas vidare på arbetsplatsen då om det är sant kan en PD metodik användas för att arbeta med användarna för att framgångsrikt implementera nya digitala arbetssätt. Detta då vår studie visar att engagemanget och viljan finns hos användarna för att få digitaliseringen 2017 att fungera och utvecklas, men att majoriteten av de anställda oberoende på ålder har svårt att konkret säga hur ett digitalt arbetssätt ska införas eller vad det ens innebär för dem. → Vi trodde vi startade ett projekt med forskning runt det bakomliggande beteendet mot ny teknologi, kopplat till det praktiska problemet om

41

motvillighet och brist på engagemang i det digitala arbetssättet. Specifikt det digitala intranätet Origo, där användarna ska ta del av all information inom verksamheterna i Oxelösund kommun. Efter de inledande metoderna så ändrades denna bild snabbt då vårt inledande resultat visade på att det faktiskt fanns en stor vilja att delta och engagemang runt att skapa en digital arbetsplats och att använda Origo. De visade sig även att de flesta använde Origo i sitt arbete för att hitta och dela information. Problem kom istället upp när det kom frågor om varför Origo var en viktigt del av arbetet och varför digitaliseringen skulle ske. Det fanns inga tydliga och konkreta svar på dessa frågor och resultat från tidigare workshop som gjordes i kommunen följde ett tydligt mönster där användarna frågade om syftet och om hjälp. De ville få mer information om varför är det viktigt att arbetsplatsen digitaliseras? Varför ska Origo användas så flitigt i arbetet? Om “alla” ska förstå programmen som implementeras, varför är terminologin så komplicerad? Varför finns det inte anställda som arbetar med detta? Varför finns det inte hjälp-guider när anställda inte förstår tekniken? Frågorna handlar om att anställda inte förstår grundmotiveringen i varför origo och ett digitalt arbetssätt är viktigt, vad som förväntas av dem som anställda att använda tillfället för att implementera ett innovativt digitalt arbetssätt. De uttryckte även ett intresse och ett behov till att ta in utomstående personer som faktiskt är duktiga på teknik och kan komma på innovativa idéer och implementerings tekniker för att göra Oxelösund bättre för kommunanställda men också för medborgarna. Lågt antal deltagare och uteblivna svar Mail om Workshoptillfällen under v. 19 skickades ut 2 veckor i förhand genom Kanslichefen till de berörda anställdas chefer, där inbjudan vädjade om deltagande för att utveckla Kommunens informationsysstem. Med Origo som den primära digitala arbetsplatsen och informationsystemet, berörs i praktiken alla av dess utveckling och hantering. Det låga antalet deltagare och de uteblivna svaren skulle kunna vittna om viss ofärmåga att förstå hur ämnet rör en själv och det egna arbetet. Att använda sig av tidigare genomförda studier I mitten av arbetet tillkom analysen av Kommunens egna Workshop, vilken kunde berika med information som annars hade varit önskvärt att ha tagit reda på genom egna genomförda workshops. Arbetet kunde därmed erhålla

42

en mättnad utan att förlita sig på det deltagande som verkade svårt att komma över, gällande de egna teknikerna. Detta visar tydligt på vikten av att utforska och ta del av de aktiviteter och liknande som redan genomförts på, exempelvis, en arbetsplats och vilka skulle kunna visa sig värdefulla för den nya studien.

6.2 Metodreflektion Här kan man diskutera om valet av metod och genomförandet varit lämpligt. Man kan också ta upp diskussionen om validitet och reliabilitet här om man inte har gjort det i inledningen. → varför PD som metodteori bra/dåligt, hur/varför I forskningsplanen till detta arbetet var det önskvärt att fokusera på PD tekniker i fallstudien. Utefter arbetetsgång visade tidsbegränsningen att det inte var lämpligt att lägga störst vikt på att få information från workshops, eftersom det verkade vara svårt att få tillräckligt med deltagare vid specifika tillfällen under en längre tid. Urvalet av kommunanställda som bjöds in att delta i workshops, arbetar alla inom olika verksamheter i kommunen och befann sig därmed på olika platser. Det visade sig svårt för många att ta sig ifrån arbetet och ordna med vikarie inom några veckor. Vi ändrade därmed upplägget; de som skulle varit med på workshopen var för att få för att verkligen ta vara på tiden, därför ändrade vi dem till gruppintervjuer. Detta kompletterade vi med ytterligare fler enskilda intervjuer där vi tog oss till deltagarnas arbetsplats. Genom att fortfarande inkludera delar av PD tekniker, kunde vi tillsammans med deltagarna gå igenom Origo, visa eventuella problem och rita på lösningar tillsammans. Med det bestämde vi oss även få ytterligare information med kvantitativa metoder. Följt av att vi analyserade användarstatistik från Origo kunde vi genom enkäter fick vi tidigt information om hur situationen ser ut. På så sätt fick vi bättre förståelse om intranätet, men också om digitaliseringen inom Oxelösund kommun i sin helhet. Med origos användarstatistik kunde vi identifiera mönster av att de som använde Origo minst arbetade inom vården. Genom enkäten kunde vi sedan komplettera detta, då ett av de vanligaste programmen som används inom kommunen, efter Origo, visade sig vara ett program specifikt för vård och omsorg. Det betyder alltså att de användarna har ett annat sätt att få information som är relevant till dem. Användning av

43

Origo inom vård och omsorg betyder nödvändigtvis inte att det är brist på engagemang i den digitala arbetsplatsen. Något som vi förmodligen inte hade fått veta genom workshops eller intervjuer då vård och omsorgspersonalen var de som hade generellt svårt att delta i vår studie. I datanalysen valde vi att se huruvida användning var fokuserad till enskilda verksamheter eller inte, medan vi i urvalet till workshops valde att göra detta utifrån de fullständiga urvalsgrupperna om frekvent och icke-frekvent användning. Detta för att i detta steg inte begränsa undersökningen till It-identitet direkt kopplad till enskilda verksamheter, utan undersöka de verksamhetsöverskridande mönstren. I efterföljande intervjuer kunde vi istället välja att gå vidare med enskilda verksamheter som utmärkt sig genom både dataanalysen och workshops. För att möjliggöra förståelse för Oxelösunds kommun som en enhetlig arbetsplats ansågs ett tillvägagångssätt för undersökning enligt ovan, öka chanserna för verktyg mot verksamhetsöverskridande satsningar för främjande av it-användning i det kommunala arbetet. Val att göra om workshops till kombinerade ws’s/intervjuer När det gäller val av tekniker och att göra om de ursprungliga framtidsworkshopsen till mini-workshops och tillhörande intervjuer, upplevdes det som ett bättre val än att enbart genomföra enskilda intervjuer med de deltagare som tackat ja. Att låta medverkande visualisera kring sin situation och möjliga framtida lösningar på problem de upplever existerar på detta sätt, möjliggörs gemensamt lärande för samtliga deltagare. Skapande och kommunikation kring bilder menar Nelson och Stolterman (2012) är något som sker löpande genom hela designprocessen. Där bilder förklaras som ett primärt och fundamentalt kommunikationssätt som går bortom grafiska objekt och något som de flesta är bekanta med genom det universella bildspråket. I användningen av statiska visuella verktyg såsom skisser och bilder, kan vi greppbart förmedla både enkla och komplexa visioner, behov, önskemål och idéer på ett sätt som underlättar den gemensamma förståelsen och kommunikationen kring dessa med andra (Nelson & Stolterman 2012). Att lägga till moment om flyttbara bilder, såsom valet att använda post-it’s för att uttrycka sina tankar öppnar, som Wujec (2013) argumenterar, upp för att gemensam komplettera varandras tankar samt möjligheten att bygga

44

vidare på varandras idéer och utveckla något tillsammans.

7 Avslutning Uppsatsen avslutas med en slutsats och sist förslag på fortsatt forskning. Detta kan ligga i ett eget kapitel eller i slutet av diskussionen. Avslutningen skall kunna läsas fristående och man kan därmed lämpligen inleda med en mycket kort redogörelse för vad man har gjort och upprepa syftet och/eller frågeställningarna. Inget nytt tas upp i avslutningen och normalt behövs inga löpande referenser.

7.1 Slutsats Slutsatsen skall svara på frågeställningarna på ett mycket kortfattat sätt. Alternativt återger man kort om man kunnat verifiera eller falsifiera sin hypotes och vilka argument man har för det. Slutsatsen skall vara mycket kort och kärnfull, helst inte mer än ett stycke lång och skall inte innehålla några figurer.

7.2 Förslag till fortsatt forskning Här ges förslag till fortsatt forskning utifrån vad uppsatsen har handlat om. Det kan vara sådant som man inte hunnit med eller kunnat göra. Titta alltså tillbaka på avsnittet avgränsningar här. Möjligen kan detta avsnitt också uppdateras samtidigt som förslag till fortsatt forskning skrivs. Ett annat avsnitt att titta på är diskussionen om validitet. Det kanske behöver göras mer undersökningar för att verkligen bekräfta resultaten. Dessa förslag kan vara underlag för egen fortsatt forskning på nästa nivå eller för andra studenter som skall skriva uppsats. Vi ska ju inom forskningen sträva efter att arbeta kumulativt, det vill säga att jobba vidare och fördjupa och utveckla det som andra har gjort.

Referenser Artiklar

Ajzen, I., och Fishbein, M. 1973. Attitudinal and normative variables as predictors of specific behavior. Journal of Personality and Social Psychology, 27(1), 41-57.

45

Ajzen, I. 1985. From intentions to actions: A theory of planned behavior. In J. Kuhl, & J. Beckmann (Eds.), Springer series in social psychology (pp. 11-39). Berlin: Springer. Ajzen, I. 1991. The theory of planned behavior. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 50(2), 179-211 Bannon, Liam J. och Schmidt, Kjeld. 1989 CSCW: Four Characters in Search of a Context*. ECSCW ‘89. Proceedings of the First European Conference on Computer Supported Cooperative Work, Gatwick, London, 13-15 September, pp. 358-372 Banerjee, A. V. (1992). A Simple Model of Herd Behavior. Quarterly Journal of Economics (107:3), pp. 797-817. Carter, M., Grover, V. 2015. Me, My Self, and I(T): Conceptualizing Information Technology (IT) Identity and its Implications. MIS Quarterly. Heshan, S. (2013). A longitudinal study of herd behavior in the adoption and continued use of technology. MIS Quarterly, 37(4), 1013-A13. Holmquist, L., E. (2004). User-driven innovation in the future applications lab. In CHI '04 Extended Abstracts on Human Factors in Computing Systems (CHI EA '04). ACM, New York, NY, USA, 1091-1092. doi:10.1145/985921.985995 Koch, M., Schwabe, G. och Briggs, R. 2015. CSCW and Social Computing. Business & Information Systems Engineering, 57(3), 149-153. Liikkanen, L. (2009). Extreme-user approach and the design of energy feedback systems. In International Conference on Energy Efficiency in Domestic Appliances and Lighting, 16-18. Morone, A. och Samanidou, E. (2008). A simple note on herd behaviour. Journal Of Evolutionary Economics, 18(5), 639-646. doi:10.1007/s00191-007-0072-6

46

Stein, M., Galliers, R. och Markus, M. (2013). Towards an understanding of identity and technology in the workplace. Journal Of Information Technology, 28(3), 167-182. doi:10.1057/jit.2012.32

Böcker Ackerman, M., Halverson, C., Erickson, T., Kellogg, W., & SpringerLink. 2007. Resources, Co-evolution and Artifacts Theory in CSCW (Computer Supported Cooperative Work) Dorst, Kees (2015), Frame innovation : create new thinking by design. Cambridge, Mass. : MIT Press. (204 s). Hartswood, M., Procter, R., Slack, R., Voß, A., Büscher, M., Rouncefield, M., och Rouchy, P. 2007. Co-Realization: Toward a Principled Synthesis of Ethnomethodology and Participatory Design. I Ackerman, M., Halverson, C., Erickson, T., Kellogg, W., & SpringerLink. Resources, Co-evolution and Artifacts Theory in CSCW (Computer Supported Cooperative Work). 59-94. Jensen, M. (2015). Interpersonell kommunikation. Studentlitteratur: Lund. Nelson, H. G. och Stolterman, E. (2012), The design way : intentional change in an unpredictable world. 2 uppl. Cambridge, Mass. : MIT Press. (282 s). Simonsen, J. och Robertson, T. 2012. Routledge International Handbooks: Routledge International Handbook of Participatory Design. Routledge, New york.

E-böcker Brand, E., Binder, T. och B.-N. Sanders, E. (2013). Ways to engage telling, making and enacting. I Jesper Simonsen och Toni Robertson (red.). Routledge Handbook of Participatory Design. New york: Routledge, 145-181. Bødker, K., Kensing, F. och Simonsen, J. 2004 Participatory IT Design: Designing for Business and Workplace Realities , Cambridge, MA: MIT Press.

47

Inspelat material Wujec, Tom. (2013). Got a wicked problem? First, tell me how to make toast. [online]. https://www.ted.com/talks/tom_wujec_got_a_wicked_problem_first_tell_me_how_you_make_toast?language=en (Hämtad 2017-04-11). Bilagor Sådant material som är för tungt att lägga i uppsatsens löpande text, men ändå är relevant för uppsatsen kan man lägga i bilagor. Dessa numreras 1, 2, 3 och så vidare eller a, b, c och så vidare. Varje bilaga skall ha en tydlig rubrik. Varje bilaga har sin egen sidnumrering och ligger alltså utanför uppsatsens sidnumrering. Alla bilagor skall också refereras från texten i uppsatsen, annars skall bilagan inte vara med. Exempel på sådant som kan läggas i bilagor är: intervjufrågor, enkätformulär, skärmdumpar på prototyper, processmodeller med mera.

48