Minist ério P úblico do Estado de São Paulo GESTÃO ... · Eliminação segura de documentos desprovidos de valor Racionalização da produção documental –análise quantitativa

GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DOCUMENTAL

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS PREPARATÓRIOS PARA

SUA ELIMINAÇÃO

MinistMinistéério Prio Púúblico do Estado de São Pauloblico do Estado de São Paulo

CICLO DE VIDA

LOCAL DE GUARDA

VALOR DO DOCUMENTO

PRAZO DE GUARDA

USUÁRIO

1ª idade UNIDADE PRODUTORA Administrativo

Legal

Fiscal

TEMPORÁRIA

O documento pode ser eliminado após cumprir

seu prazo de guarda

Público interno

2ª idade ARQUIVO CENTRAL


Histórico

Probatório

Informativo

PERMANENTE

O documento deve ser

preservado definitivamente

Público interno e/ou

Público externo

DOCUMENTO DE ARQUIVODOCUMENTO DE ARQUIVO

CICLO DE VIDA

LOCAL DE GUARDA

VALOR DO DOCUMENTO

PRAZO DE GUARDA

USUÁRIO

1ª idade UNIDADE PRODUTORA Administrativo

Legal

Fiscal

TEMPORÁRIA

O documento pode ser eliminado após cumprir

seu prazo de guarda

Público interno



Histórico

Probatório

Informativo

PERMANENTE

O documento deve ser

preservado definitivamente

Público interno e/ou

Público externo



� Possui valor de prova�Reconstitui fatos� Autoriza, inicia ou regulamenta ações� Protege propriedades e direitos individuais e

coletivos� Permite planejar, relatar e avaliar situações

O QUE O QUE ÉÉ GESTÃO DOCUMENTAL?GESTÃO DOCUMENTAL?

�Produção

�Classificação

�Avaliação

�Tramitação

�Uso

�Arquivamento

�Reprodução


�Produção

��ClassificaClassificaççãoão

��AvaliaAvaliaççãoão

�Tramitação

�Uso

�Arquivamento

�Reprodução

Plano de Classificação

CLASSIFICAÇÃO

Tabela de Temporalidade

AVALIAÇÃO

GESTÃO DOCUMENTAL

Agilidade na recuperação de documentos e informações Otimização na ocupação de espaços físicos e redução de custos

Eliminação segura de documentos desprovidos de valorRacionalização da produção documental – análise quantitativa e qualitativaPreservação adequada de documentos de guarda obrigatória e/ou históricos

Atendimento aos dispositivos legais que protegem o patrimônio documental público

Plano de Classificação

CLASSIFICAÇÃO

Tabela de Temporalidade

AVALIAÇÃO

GESTÃO DOCUMENTAL

ATO NORMATIVO NATO NORMATIVO Nºº 428/2006 PGJ428/2006 PGJ--CGMPCGMPDOE 1.02.2006

Ato Normativo nAto Normativo nºº 428/2006 PGJ428/2006 PGJ--CGMPCGMP

� Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dá outras providências.

� Anexo I – Plano de Classificação� Anexo II – Tabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras� Anexo IV – Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal� Anexo V – Índice� Anexo VI – Relação de eliminação� Anexo VII – Edital de ciência de eliminação� Anexo VIII – Termo de eliminação



�� Anexo I Anexo I –– Plano de ClassificaPlano de Classificaççãoão� Anexo II – Tabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras

�� Anexo IV Anexo IV –– CCóódigo das Matdigo das Matéérias de Atuarias de Atuaçção Cão Cíível e Criminalvel e Criminal� Anexo V – Índice� Anexo VI – Relação de eliminação� Anexo VII – Edital de ciência de eliminação� Anexo VIII – Termo de eliminação

Operação que consiste em classificar todo e qualquer documento no momento de sua produção, atribuindo um

código de classificação de acordo com a natureza do documento

CLASSIFICACLASSIFICA ÇÇÃOÃO

PLANO DE CLASSIFICAPLANO DE CLASSIFICA ÇÇÃOÃO

Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo

(processo, expediente, documento avulso)

Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

Subfunção: 04.01 Controle de compras, serviços e obras

Atividade: 04.01.01 Licitação e administração de contratos

Documentos:04.01.01.01 Contratos

04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos

04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos04.01.01.04 Processo relativo aos trabalhos de Comissão

Permanente ou Especial de Licitação

PLANO DE CLASSIFICAPLANO DE CLASSIFICAÇÇÃOÃO

CLASSIFICACLASSIFICAÇÇÃO DE MATÃO DE MATÉÉRIASRIAS

2000 2000 ÁÁREA FIMREA FIM

2100 CÍVEL2101 MATÉRIA DE ACIDENTE DO TRABALHO E PREVIDENCIÁRIA2102 MATÉRIA DE CIDADANIA 2103 MATÉRIA DE CONSUMIDOR 2104 MATÉRIA DE FALÊNCIA E CONCORDATA 2105 MATÉRIA DE FAMÍLIA E SUCESSÕES 2106 MATÉRIA DE FUNDAÇÕES2107 MATÉRIA DE HABITAÇÃO E URBANISMO2108 MATÉRIA DE IDOSOS E SAÚDE PÚBLICA2109 MATÉRIA DE INFÂNCIA E JUVENTUDE2110 MATÉRIA DE MANDADO DE SEGURANÇA2111 MATÉRIA DE MEIO AMBIENTE2112 MATÉRIA DE MENORES E INCAPAZES2113 MATÉRIA DE PESSOAS PORTADORAS DE DEFICIÊNCIAS 2114 MATÉRIA DE REGISTROS PÚBLICOS2115 MATÉRIAS POSSESSÓRIA E FUNDIÁRIA 2200 CRIMINAL2201 CRIMES DE COMPETÊNCIA DO JUÍZO COMUM 2202 CRIMES DE COMPETÊNCIA DO JUIZADO ESPECIAL CRIMINAL 2203 CRIMES DE COMPETÊNCIA DO TRIBUNAL DO JÚRI 2204 CRIMES DE COMPETÊNCIA DAS AUDITORIAS MILITARES 2205 CRIMES DE COMPETÊNCIA ORGINÁRIA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA2300 ELEITORAL

62000039.2111/13.01.04.02

FunçãoSubfunção

AtividadeSérie documental

Unidade produtora

CCÓÓDIGO DE CLASSIFICADIGO DE CLASSIFICA ÇÇÃOÃO

Matéria

PJ Brotas PJ Brotas �� MatMatééria de Meio Ambienteria de Meio AmbientePPIC/IC com TACPPIC/IC com TAC

Contas da EletropauloContas da Eletropaulo

Contas da EmbratelContas da Embratel

Conta de Conta de ááguagua

USE USE

Processo de pProcesso de pagamento de agamento de contas de utilidade pcontas de utilidade púúblicablica

Folha de remessaFolha de remessaRemessa de papRemessa de papééisisRemessa de autosRemessa de autosGuia de remessaGuia de remessa

USEUSE

RelaRelaçção de remessa de ão de remessa de documentosdocumentos

FAVORECE A PADRONIZAFAVORECE A PADRONIZA ÇÇÃOÃO



� Anexo I – Plano de Classificação� Anexo II – Tabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras� Anexo IV – Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal� Anexo V – Índice� Anexo VI – Relação de eliminação� Anexo VII – Edital de ciência de eliminação� Anexo VIII – Termo de eliminação



� Anexo I – Plano de Classificação

�� Anexo II Anexo II –– Tabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras� Anexo IV – Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal� Anexo V – Índice

�� Anexo VI Anexo VI –– RelaRelaçção de eliminaão de eliminaççãoão� Anexo VII – Edital de ciência de eliminação� Anexo VIII – Termo de eliminação

Processo de análise criteriosa que permite a identificaidentificaçção ão do valor dos documentosdo valor dos documentos, para efeito de definição dos

prazos de sua guarda e de sua destinação final

AVALIAAVALIA ÇÇÃOÃO

TABELA DE TEMPORALIDADETABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda prazos de guarda e a destinadestinaçção final ão final de cada série

documental

DESTINADESTINAÇÇÃO FINALÃO FINAL

ELIMINAÇÃO

GUARDA PERMANENTE

DESTINADESTINAÇÇÃO FINALÃO FINAL

ELIMINAELIMINAÇÇÃOÃO

GUARDA PERMANENTE



� Anexo I – Plano de Classificação

�� Anexo II Anexo II –– Tabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras� Anexo IV – Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal� Anexo V – Índice


TABELA DE TEMPORALIDADETABELA DE TEMPORALIDADE


O que fazer?

Como fazer

Quem fará?

Quando fazer?

Onde fazer?

�� O QUE FAZER?O QUE FAZER?� Selecionar os documentos que já

cumpriram prazos na unidade produtora de acordo com definição da tabela de temporalidade


O que fazer?

Como fazer?

Quem fará?

Quando fazer?

Onde fazer?

�� COMO FAZER?COMO FAZER?� Identificar� Mensurar � Relacionar os documentos

identificados para descarte anotando:� Série documental

�Quantidade

� Data-limite

� Elaborar a relação de eliminação conforme Anexo VI (AN 428/06)

� Encaminhar documentos para a Área de Gestão Documental para posterior fragmentação

COMO COMO MENSURARMENSURAR

Roteiro para Roteiro para mensuramensuraçção de ão de documentos textuaisdocumentos textuais

Pequeno texto elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) para auxiliar na quantificação de documentos existentes nos arquivos institucionais.

Disponível em www.mp.sp.gov.br em Gestão Documental


O que fazer?

Como fazer?

Quem fará?

Quando fazer?

Onde fazer?

�� QUEM FARQUEM FARÁÁ??� Oficial de promotoria �Orientação técnica da Área de Gestão

Documental


O que fazer?

Como fazer?

Quem fará?

Quando fazer?

Onde fazer?

�� QUANDO FAZER?QUANDO FAZER?� A seleção poderá ser realizada ao

longo do ano� Deverá ser observado o calendário

anual de eliminação definido pela Área de Gestão Documental e disponibilizado no Portal MP


O que fazer?

Como fazer?

Quem fará?

Quando fazer?

Onde fazer?

�� ONDE FAZER?ONDE FAZER?� A seleção será na própria unidade

produtora para posterior encaminhamento para a Área de Gestão Documental



� Anexo I – Plano de Classificação� Anexo II – Tabela de Temporalidade� Anexo III – Código de Unidades Produtoras� Anexo IV – Código das Matérias de Atuação Cível e Criminal� Anexo V – Índice


MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULOProcuradoria Geral de Justiça

Comissão de Avaliação de Documentos

RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº ___/___

De acordo com o artigo _____ do Ato Normativo nº ____ - PGJ-CGMP, publicado no DOE em ___ de _____ de ______, após avaliação documental prévia e em conformidade com os prazos de guarda definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério Público do Estado de São Paulo, aprovada pelo Ato Normativo nº _____ -PGJ, publicado no DOE em _____ de _____ de _____, encaminhamos à Comissão de Avaliação de Documentos, para análise e aprovação, a relação abaixo:

Série documental: Datas-limite:Quantidade (em nº de caixas):Observações:

Série documental: Datas-limite:Quantidade (em nº de caixas):Observações:

Total (em nº de caixas):

(Local, data, nome do responsável pela Unidade Produtora e assinatura)

A importância do procedimento adequadoA importância do procedimento adequado

quarta-feira, 20 de fevereiro de 2008 - 08h13PolíciaPolícia prende mais um homem acusado de estelionatoA polícia prendeu na última terça-feira (19), um homem que aplicava vários golpes usando informações de documentos que ele encontrava no lixo. Depois que achava os documentos, o desempregado Glaybson Ricardo Gomes de Lima, de 31 anos, ligava para as operadoras como se fosse o titular e solicitava a inclusão de um novo dependente. Posteriormente, os cartões eram entregues na casa dele.

O acusado usava o nome, endereço, identidade e CPF das vítimas. Todas as informações, Glaybson conseguia no lixo: extratos de contas, contratos antigos, xerox de documentos que as próprias vítimas jogavam no lixo.

Disponível em http://pe360graus.globo.com/noticias360/matler.asp?newsId=119444. Acesso em 21/02/2008.

http://www.mundorecord.com.br/play/ed1383d8-ad28-4d4d-884f-9204d495a4cd vídeo do golpista


�Produção

�Classificação

�Avaliação

�Tramitação

�Uso

�Arquivamento

�Reprodução

GESTÃO GESTÃO DOCUMENTALDOCUMENTAL

�� OBJETIVOSOBJETIVOS

� Implantar política arquivística� Elaborar normas e procedimentos

técnicos-administrativos� Racionalizar a produção documental� Eliminar documentos desprovidos de

valor� Preservar adequadamente os

documentos importantes para a Instituição e sociedade


�� BENEFBENEFÍÍCIOSCIOS� Agiliza a recuperação de documentos e

informações� Padroniza a rotina administrativa� Otimiza o uso do espaço físico

� Racionaliza a guarda de documentos� Confere qualidade aos serviços� Contribui com a preservação do patrimônio

documental e a memória institucional

� Centraliza a fragmentação e destinação dos resíduos gerados

� Favorece a segurança da informação

� Auxilia na redação de documentos oficiais� Estimular o reaproveitamento de insumos� Reduz o consumo de papéis

� Contribui com o Programa de Gestão Ambiental� Programa Reduso

LEGISLALEGISLA ÇÇÃOÃOFEDERALFEDERAL

Constituição 1988 “Cabem à Administração Pública, na forma da lei, a gestão da documentagestão da documentaçção ão governamental governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.”

§ 2º, Art. 216

“É deverdever do Poder Público a gestão documental gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à Administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de provaprova e informainformaççãoão.”

Artigo 1º, Lei nº 8.159/91.

Lei nº 8.159/91Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados

LEGISLALEGISLA ÇÇÃOÃOFEDERAL FEDERAL

“Considera-se gestão de gestão de documentosdocumentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Artigo 3º, Lei nº 8.159/91.

Lei nº 8.159/91Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados

LEGISLALEGISLA ÇÇÃOÃOFEDERAL FEDERAL

Decreto nº 4.073/02Regulamenta a Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados

LEGISLALEGISLA ÇÇÃOÃOFEDERAL FEDERAL Responsabiliza pela Responsabiliza pela

preservapreservaçção adequada ão adequada de documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas os órgãos e entidades do Poder Público bem como os agentes pagentes púúblicos no blicos no exercexercíício de seu cargo ou cio de seu cargo ou funfunççãoão

ATOS NORMATIVOSATOS NORMATIVOS

� Ato Normativo nº 428/2006 – PGJ-CGMP� Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de

Documentos adotados pelo Ministério Público de São Paulo, e dáoutras providências.

� Ato Normativo nº 429/2006 – PGJ� Institui as Normas de Serviço do Ministério Público de São Paulo,

dispõe sobre a organização das Secretarias das Promotorias de Justiça e dá outras providências.

� Ato Normativo nº 500/2007 – PGJ-CGMP� Revoga o Ato Normativo nº. 188-PGJ-CGMP, institui e consolida a

relação de livros e pastas obrigatórias e define a responsabilidade pela guarda e conservação dos livros e pastas.

LEMBRELEMBRE--SESE� Livros e documentos em

andamento ou findos deverão ser BEM CONSERVADOS pelo oficial de promotoria, e quando for o caso, encadernados, classificados ou catalogados� Utilizar impresso segundo modelo

oficial do MP� Utilizar caligrafia legível, com tinta

escura nos livros, assentamentos e autos de procedimentos

LEMBRELEMBRE--SESE� IMPEDIR O ACESSO dos autos a

terceiros, sem expressa autorização do Promotor de Justiça

� NÃO REVELAR qualquer fato de que tenha ciência em razão do cargo e que deva permanecer em segredo, ou facilitar-lhe a revelação

Referente: Processo Administrativo Disciplinar nº xx/200x

Acusado: xxxxxx (Área Regional de xxxxxxxxx)

Advogado: Drs.: xxxxxxxxxxxxxxx, OAB/SP nº xxxxxxxxx

Decisão do Procurador-Geral de Justiça de xx-xx-200x

"Em face do exposto, acolho integralmente o relatório final da Comissão Processante Permanente e julgo procedentes as imputações contidas na portaria inicial. Em conseqüência, aplico ao Oficial de Promotoria do SQC-III-QMP, designado na Promotoria de Justiça de xxxxxxxx, nome xxxx, RG. nº xxxxx, a Pena de Demissão, a Bem do Serviço Público, com fundamento no art. 251, inciso V, c.c. o art. 257, inciso III, ambos da Lei Estadual nº 10.261/68, por haver descumprido o dever funcional descumprido o dever funcional preconizado no art. 241, inciso IV (guardar sigilo sobre assuntos da guardar sigilo sobre assuntos da repartirepartiçção e, especialmente, sobre despachos, decisões ou providênciasão e, especialmente, sobre despachos, decisões ou providências) todos da Lei Estadual nº 10.261/68. Perderá, ainda, o acusado, todas as vantagens e direitos decorrentes doexercício do cargo, devidos como prêmio de assiduidade, tudo conforme dispõe o art. 254, § 1º, da Lei Estadual nº 10.261/68."

Quaisquer ações que impliquem em destruição, inutilização ou deterioração do patrimônio documental público é considerada crime contra o patrimônio cultural, com penas previstas na legislação

� Lei federal n.º 9.605/98, art. 62

� Decreto federal n.º 3.179/99, art. 49

� Código Penal, no art. 305

DOCUMENTO = PATRIMÔNIO CULTURALDOCUMENTO = PATRIMÔNIO CULTURAL

CONCLUSÕESCONCLUSÕES

POLPOLÍÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTALTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL

� Responsabilidade compartilhada pela gestão e preservação adequada de documentos� Poder público� Agente público� Cidadão� Democratiza o acesso à informação

� Cidadão� Favorece a cultura preservacionista sem perder de

vista a racionalização administrativa� Poder Público e Cidadão� O Meio Ambiente Cultural agradece!

Legislação federal

Atos normativos

Calendário

Modelos de formulários

Comunicados

� Disponível em www.mp.sp.gov.br

� Programa de Gestão Documental


Contato

�(11) 3119-9510

� [email protected]

MUITO OBRIGADA!

PELA ATENPELA ATENÇÇÃOÃO

Documents

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