MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD INFORME … · En relación al tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica, de este Ministerio, en la norma 15.-Respaldos

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD

INFORME DE CONTROL INTERNO N° AI-015-2014

ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA Y DEL

FONDO EN EFECTIVO A CARGO DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen y Antecedentes

El presente estudio, a cargo de la Licda. Milena Calderón Durán, se realizó al

Fondo General de Caja Chica, el cual es administrado bajo la responsabilidad

del Departamento Financiero Contable de este Ministerio, y se efectuó de

conformidad con lo establecido en el artículo 22, inciso a), de la Ley General

de Control Interno, el artículo Nº 39 del Reglamento General del Fondo de

Cajas Chicas (Decreto Ejecutivo 32874-h, publicado en la Gaceta Nº 22 del 31/01/2006),

así como en la Norma 36, del Manual Institucional de Operación del Fondo

Fijo-Caja Chica del Ministerio de Cultura y Juventud, que establece incluir en

el plan de trabajo de la Auditoría Interna un estudio del Fondo General de

Caja Chica y en cumplimiento al Plan de trabajo para el año 2014 de de ésta

Auditoría Interna.

1.2 Objetivo General

Velar por el cumplimiento de la normativa vigente y aplicable en el

funcionamiento de la Caja General y Cajas Chicas a cargo del Departamento

Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud.

1.3 Alcance

El estudio comprende la verificación de la documentación relacionada con

los trámites efectuados con cargo al fondo fijo-caja chica, mediante la

aplicación de técnicas de muestreo aleatorio, a las operaciones, registros y

controles correspondientes, en el período comprendido entre setiembre del

2013 al mes de setiembre del 2014.

Se aplicaron en su ejecución las Normas Generales de Auditoría del Sector

Público, las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público,

así como las directrices, lineamientos y regulaciones atinentes.


AUDITORÍA INTERNA Informe de Control Interno N° AI-015-2014

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1.4 Disposiciones sobre la Ley General de Control Interno

De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República y con

el fin de prevenir al Jerarca o a los titulares subordinados (según corresponda)

de sus deberes en el trámite de informes y en especial de los plazos que deben

observarse, así como advertir sobre posibles responsabilidades en que pueden

incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de la Ley General de

Control Interno, se incorporan en este informe las transcripciones de los

artículos de dicha ley, que se detallan a continuación:

“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de

auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se

procederá de la siguiente manera:

a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a

partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las

recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe

de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones

por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas

para los hallazgos detectados.

b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles

contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular

subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la

auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de

su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de

ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para

pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que

el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría

interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.

c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado

correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté

dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un

plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el

informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones,

dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente

disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al

titular subordinado correspondiente.”



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“Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la

República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las

recomendadas por la Auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles,

contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su

inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse

a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes,

salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.

La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a

solicitud del jerarca, de la Auditoría Interna o de ambos, en un plazo de treinta días

hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no

ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la

aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994”.

“Artículo 39. — Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares

subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda,

si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras

causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.

El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en

responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control

interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo,

perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.

Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que

injustificadamente no asigne los recursos a la Auditoría Interna en los términos del

artículo 27 de esta Ley.

Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que

injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control

interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar

las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, sin perjuicio de las

responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.

El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también

incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por

obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el Subauditor y los

demás funcionarios de la Auditoría Interna, establecidas en esta Ley.

Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será

atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo”.

1.5 Antecedentes



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El Departamento Financiero Contable del Ministerio de Cultura y Juventud

forma parte de la Administración Central y tiene como misión velar porque la

distribución y uso racional de los recursos públicos se realicen según los

principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia mediante la

aplicación de un sistema de supervisión y control financiero-contable, acorde

con los programas y proyectos que desarrolle el Ministerio a través de sus

diversas instituciones.

1.6 Limitantes

El presente estudio sufrió retrasos, principalmente en cuanto a la entrega de

información que se solicitó al Departamento Financiero Contable respecto a

los documentos de respaldo de los reintegros de cada chica, situación que

provocó no poder concluir el presente estudio en el tiempo establecido.

1.7 Marco Jurídico

El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la siguiente

normativa:

Ley General de Control Interno N° 8292.

Reglamento de Garantías que deben rendir los funcionarios del Ministerio

de Cultura y Juventud que recauden, custodien o administren fondos y

valores públicos (Decreto Nº 34110-C).

Normas de Control Interno para el Sector Público (Aprobado mediante

resolución de la Contraloría General de la República, publicado en la

Gaceta Nº 26 del 06 de febrero del 2009).

Reglamento general del fondo cajas chicas, del Ministerio de Hacienda

(decreto 32874-H).

Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica del Ministerio

de Cultura y Juventud.

Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público

(Resolución R-DC-119-2009).

1.8 Comunicación de Resultados



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En cumplimiento de la Norma No. 2.5.4 “Difusión de resultados” del Manual de

Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público”, emitido

por la Contraloría General de la República, así como el artículo 37 y siguientes

de la Ley General de Control Interno, el día 16 de diciembre del 2014, a las

9.30 a.m., se realizó la comunicación de los resultados del presente informe.

La reunión contó con la presencia del señor Luis Carlos Amador Brenes,

Viceministro Administrativo; de la señora Guadalupe Gutiérrez, Jefa del

Departamento Financiero Contable; del señor Freddy González Soro,

Coordinador de Tesorería del Departamento Financiero Contable, de la

señora Yislen Delgado Hernández, Coordinadora de Presupuesto; así como del

señor William Kelly Picado, Auditor Interno y la funcionaria Milena Calderón

Durán, encargada del presente estudio.

Luego de haber transcurrido el plazo de dos días hábiles otorgados por la

Auditoría Interna, no se recibió por parte de la señora Guadalupe Gutiérrez

Aragón ningún comentario, por lo que se procede a la comunicación oficial

del presente informe.

2 RESULTADOS

2.1 Revisión de documentación de respaldo a los pagos efectuados por Caja

Chica

En el presente estudio se revisó una muestra aleatoria del 78,54%, de los

comprobantes del periodo indicado por un total de ¢11.451.138,76 (once

millones cuatrocientos cincuenta y un mil ciento treinta y ocho colones con

76/100). El total de gastos girados en el periodo comprendido entre setiembre

2013 y setiembre 2014, fue por la suma total de ¢14.579.479,75 (catorce

millones quinientos setenta y nueve mil cuatrocientos setenta y nueve colones

con 75/100), según se detalla en anexo 1.

En la muestra revisada se verificó que los documentos de respaldo de los

reintegros de caja chica, contienen las siguientes deficiencias de control (Ver

anexo 2):

a) Para los casos específicos de las facturas SIGAF No. 19-2824, 19-2910, 19-

3201, 19-3393, 19-1051 y 19-1951, no se encuentra incluida la respectiva

orden de compra por caja chica.



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Considerando la situación expuesta, se procedió a consultar a la señora

Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable

mediante oficio AI-335-2014 del 20 de noviembre del presente año cuándo se

debe de emitir una orden de compra, respondiendo según oficio MCJ-DFC-

3126-2014, lo siguiente: “Cuando el pago se va realizar por medio de cheque,

siempre se debe emitir la orden de compra respectiva, salvo que sea cuando

por urgencia se deba comprar y pagar de inmediato el bien y/o servicio, en

cuyo caso lo que se solicita es el reintegro del dinero”.

En relación al tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja

Chica, de este Ministerio, en la norma 15.-Respaldos de las compras de bienes

o servicios realizadas por medio de Fondo Fijo – Caja Chica y pago de los

mismos, inciso a), señala:

“Toda compra quedará respaldada por: una reserva de recursos por caja

chica, la factura comercial debidamente emitida por el proveedor

respectivo, las facturas proformas, la solicitud de pedido de compra por

caja chica, el pedido de compra, la copia del cheque o copia del

comprobante de pago si se ha usado una transferencia o cancelado en

efectivo. Estos documentos son responsabilidad del Departamento

Financiero Contable en cuanto a recibo, emisión, registro, según

corresponda”

Por lo anterior, se hace necesario reforzar las medidas de control

correspondientes con el fin de que en los documentos de respaldo de cada

uno de los trámites de caja chica se encuentre toda la información que dicta

la normativa vigente y aplicable y así fortalecer el sistema de control interno

del Departamento Financiero Contable.

b) En las facturas Sigaf No. 19-2735, 19-2910, 19-3201, 19-3222, 19-3223, 19-

3423, 19-3749, 19-3750, 19-3881, 19-3932, 19-1051, 19-1587 y 19-2701, se

presentan inconsistencias en cuanto al recibido conforme, existen casos

en que no se utiliza el sello respectivo, información incompleta, reciben

funcionarios que no se encuentran autorizados o no se encuentra el

recibido.

Para el caso específico de las facturas SIGAF 19-3201, 19-3222 (recibido

Jimmy Castillo), 19-3223(Recibido Berny Aguilar) y 19-3750 (recibido

Jimmy Castillo), que pertenecen a trámites elaborados por necesidades



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que le surgieron al Departamento Financiero Contable, se le solicitó al

señor Freddy González Soro, Coordinador de Tesorería de dicho

Departamento, mediante correo electrónico indicara quienes son los

funcionarios autorizados a firmar el recibido conforme en las facturas

comerciales por caja chica, respondiendo que para el periodo 2013-

2014 solo Guadalupe Gutiérrez y Elizabeth Matarrita como jefe y sub jefe

respectivamente son las que pueden firmar dichas facturas. Lo anterior,

deja en evidencia el incumplimiento por parte del Departamento

Financiero Contable sobre las directrices que ellos mismos han emitido

al respecto.

Sobre el tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo – Caja

Chica, en la norma 17 punto h), indica:

“La recepción de conformidad de los bienes o servicios, se efectuará

expresa del nombre, la firma, y el número de cédula de la persona

autorizada que los recibió a satisfacción”

La norma 13.- Es obligación del encargado del fondo de la Caja Chica, inciso

e), señala: “Tener el recibido conforme de quien solicitó y recibió el bien o

servicio”.

Para el año 2013, la señora Gutiérrez, emite circular MCJ-DFC-188-2013, del 01

de marzo del 2013, dirigida a los Directores de Programa y Jefes de

Departamento, en la cual sobre el tema dice: “…Toda factura que respalda

un gasto por caja chica debe presentar al reverso el sello del Departamento

respectivo y las firmas autorizadas que aprueben y reciben de conformidad el

bien o servicio”.

De conformidad con lo anterior, es criterio de ésta Auditoría Interna que se

deben reforzar los controles a lo interno del Departamento, con el fin de

determinar en el momento en que se recibe la factura respectiva que cuente

con la información requerida, sin omitir que el recibido conforme sea de la

persona debidamente autorizada para hacerlo.

c) Facturas Sigaf No. 19-0196, 19-1051, 19-1233, 19-1518, 19-1587, 19-1951 y

19-2701, no cuentan con la copia del cheque respectivo.



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Sobre el tema, mediante cuestionario de control interno se le consultó al señor

Freddy González Soro, Coordinador del Área de Tesorería del Departamento

Financiero Contable, si se adjunta copia del cheque con que se realizó el

pago en cada una de las compras realizadas por caja chica, expresando lo

siguiente: “Toda factura de reintegro como también los documentos adjuntos

y la factura del bien o servicio lleva impreso con que Nº de Cheque y fecha

de pago. No se adjunta copia con la finalidad de ahorrar papel y tintas. Para

lo cual se cuenta con un Ampo en donde se puede verificar la copia del

cheque”.

Debido a lo anterior, y considerando el Manual Institucional de Operación del

Fondo Fijo-Caja Chica, así como la recomendación dada por ésta Auditoria

Interna en estudios anteriores con el objetivo de que se adjunte a los reintegros

de caja chica la copia del cheque con que se realizó el pago, se procedió

según oficio AI-314-2014, del 13 de noviembre del 2014 a solicitarle a la señora

Elizabeth Matarrita Saborío, Subjefa del Departamento Financiero Contable,

corroborara la información brindada por el señor González, contestando de

acuerdo con el oficio MCJ-DFC-3188-2014 del 20 de noviembre del 2014, entre

otras cosas lo siguiente: “…se debe aclarar que cuando el pago del monto

solicitado de Caja Chica se paga por medio de cheque, si se adjunta una

copia del mismo en el reintegro respectivo, tal y como lo establece la norma

15 inciso a). Cuando el monto para pagar la caja chica es por medio de

efectivo, lo que se hace es colocar un sello en la parte posterior de la Solicitud

de Pedido donde se anota el nombre, número de cédula y monto entregado

al funcionario que realizó la solicitud…” Continúa diciendo: “…Cabe aclarar

que donde no se está adjuntando copia del cheque es en los documentos de

reintegro al fondo general de Caja Chica, pues habría que sacar una copia y

adjuntarla por cada factura pagada en efectivo que se haya pagado y que

esté incluida en ese reintegro”.

El Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica, en la norma

15.-Respaldos de las compras de bienes o servicios realizadas por medio de

Fondo Fijo – Caja Chica y pago de los mismos, inciso a), ya transcrito en el

punto a) del presente resultado, es claro en indicar que dentro de los

documentos de respaldo se debe incluir la copia del cheque o copia del

comprobante de pago, si se ha usado una transferencia o cancelado en

efectivo.

Cabe agregar que ésta Auditoría Interna, recomendó en el informe de control

interno anual de Caja Chica para el periodo 2012, adjuntar a los reintegros de

caja chica la copia del cheque con que se realizó el pago, mediante oficio

MCJ-DFC-649-2012, de fecha 28 de noviembre del 2012, la señora Guadalupe



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Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable, entre otras

cosas, informa: “…Se tomará en cuenta y se girará instrucciones para que en

toda factura se adjunte copia del cheque respectivo de pago, como también

que se aporte el sello y las firmas autorizadas…” . Como parte del debido

seguimiento a dicho informe, se consultó a la señora Gutiérrez, mediante oficio

AI-215-2013, sobre las gestiones efectuadas en relación al tema, respondiendo

con su oficio MCJ-DFC-1577-2013, lo siguiente: “…se le dio instrucciones al

encargado del Fondo de Caja Chica para que en lo sucesivo se adjunte a los

reintegros de caja chica una copia del cheque…”.

Así las cosas, se hace necesario insistir con lo señalado antes, con el fin de

cumplir con lo que se encuentra establecido en la normativa vigente y

aplicable, siendo criterio de ésta Auditoría Interna dejar constancia mediante

copia del cheque o copia del comprobante de pago si se ha usado una

transferencia o cancelado en efectivo dentro de los documentos de respaldo

al reintegro de caja chica. En todo caso, si el Departamento Financiero

Contable considera necesario modificar el procedimiento, se deben de

realizar los ajusten necesarios al Manual Institucional de Operación del Fondo

Fijo-Caja Chica que rige al Ministerio de Cultura y Juventud, teniendo en

cuenta además que en este momento el pago por concepto de viáticos ya

no se efectúa mediante caja chica, por lo que es una situación que debe de

actualizarse en dicho Manual.

d) De los 29 tramites analizados, 17 de ellos no cuentan con la firma de la

persona solicitante en el formulario de Solicitud de Pedido, además

solamente en 5 casos se encuentran las firmas completas en la boleta

“Reintegro Caja Chica”.

Al respecto, se realizó consulta mediante oficio AI-335-2014 a la señora

Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento Financiero Contable

solicitándole indicara si se ha realizado alguna modificación al formulario de

Solicitud de Pedido por Caja Chica, en el cual se haya indicado que debe de

omitirse la firma de la persona que solicita el bien o servicio, anotando

mediante oficio MCJ-DFC-3126-2014 del 02 de diciembre del 2014, que no

existe ninguna modificación.

El Manual de normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la

Contraloría General de la República, en el capítulo II: Normas sobre ambiente

de control, norma 2.5.2: Autorización y aprobación, dice:



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“La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales

debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los

funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de

los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones

institucionales”.

Además, el capítulo IV: Normas sobre actividades de control, norma 4.5.1:

Supervisión constante, señala: “El jerarca y los titulares subordinados, según

sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo

de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI,

así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los

objetivos”. También la norma 4.4.2: Formularios uniformes, establece: “El

jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer

lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los

medios atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el

procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la

institución. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar

razonablemente el uso correcto de tales formularios”.

Tal y como se desprende de la revisión efectuada, fueron encontradas

deficiencias de control interno, por cuanto en la mayoría de documentos de

respaldo a los reintegros de caja chica, se han omitido firmas en los formularios

oficiales que han sido autorizados por el Departamento Financiero Contable.

Por lo anterior, se hace necesario que se mantenga la debida supervisión por

parte de la Jefatura y el coordinador de Tesorería, con el objetivo de que todo

trámite de reintegro de caja chica que se vaya a archivar, cuente con toda

la documentación que indica la normativa vigente, así como también con la

firmas necesarias según se requiera y se encuentre establecido en los

diferentes formularios diseñados para tal fin, los cuales deben de mantener un

formato uniforme tanto para los Departamentos como para los Programas

Presupuestarios que necesiten realizar una compra mediante caja chica.

e) Facturas Sigaf Nº 19-3222, 19-3223, 19-3423, 19-3750 y 19-2266, siendo

capacitaciones en el exterior, no se encuentra el acuerdo de viaje

respectivo, además en las primeras tres facturas anotadas que

corresponde a la capacitación a la que asistieron los funcionarios del

Departamento Financiero Contable Jimmy Castillo, Berny Aguilar y

Guadalupe Gutiérrez en Uruguay, la factura comercial únicamente se



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encuentra a nombre de cada uno de los funcionarios y el trámite fue

pagado mediante una única tarjeta de crédito a nombre del señor

Castillo (Información conocida según oficio MCJ-DFC-3126-2014 de la

señora Gutiérrez).

En relación al tema, se le consultó a la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón,

Jefa del Departamento Financiero Contable, mediante oficio AI-335-2014 del

20 de noviembre del 2014, cuáles son los trámites por caja chica en los cuales

debe de adjuntarse copia del acuerdo de viaje firmado, señalando mediante

oficio MCJ-DFC-3126-2014 del 02 de diciembre del 2014 lo siguiente: “Todos los

pagos que se realicen que tengan que ver con los viajes al exterior, como por

ejemplo inscripciones a seminarios, etc. Sin embargo, en algunos casos se

hace con el visto bueno del Ministro (a), debido a los plazos que se establecen

en algunos casos para pagar la inscripción y todavía no se ha confeccionado

el acuerdo de viaje”.

Cabe agregar que la excepción anotada por la señora Gutiérrez, no aplica

para los casos presentados en éste resultado, o al menos no hay indicación

alguna para conocer que la omisión del acuerdo de viaje se dio por el motivo

indicado en el párrafo anterior, además no existe visto bueno en relación al

tema por parte del Ministro (a).

Por otra parte, fue consultada a la señora Guadalupe Gutiérrez que para el

caso de capacitaciones en el exterior, a nombre de quién debe de venir la

factura comercial, señalando según oficio MCJ-DFC-3126-2014: “Debe venir a

nombre del Ministerio, haciendo referencia a la persona que se capacitó”.

En relación con las situaciones presentadas, es importante indicar lo que se

encuentra establecido en el Manual de Procedimientos del Departamento

Financiero Contable, en cuanto al procedimiento 4.1.2.7.1 Facturas de caja

chica, inciso i) dice: “Es terminantemente prohibido pagar con tarjetas de

crédito las compras sobre las cuales se ha girado un adelanto en efectivo por

parte del Ministerio”.

Por su parte, el inciso k), establece: “Toda factura además de cumplir con

todos los requisitos de: fecha actual, timbrada o dispensada, detalle de

artículos (no varios) a nombre del Ministerio, sello de cancelado, Nº de factura,

debe contar al dorso con el refrendo del Director de Programa o del

funcionario que previamente haya autorizado”.



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El Manual de normas de Control Interno para el Sector Público, emitido por la

Contraloría General de la República, en el capítulo IV: Normas sobre

Actividades de control, norma 4.4: Exigencia de confiabilidad y oportunidad

de la información, dice:”El jerarca y los titulares subordinados, según sus

competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las

actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se

recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el

funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa

información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas

y externas respectivas…”.

Así las cosas, y como ha reiterado ésta Auditoría Interna en el desarrollo del

presente resultado, así como en anteriores estudios del Fondo General y Fondo

de Efectivo, es necesario que el Departamento Financiero Contable elabore

mecanismos de control eficaces con los cuales se evite la omisión de

documentación de respaldo en los reintegros de caja chica. Por otra parte,

llama la atención el incumplimiento que se ha presentado por dicho

Departamento en cuanto a procedimientos diseñados por ellos mismos y

normativa que debe de ser de total conocimiento, siendo necesario evitar se

presenten este tipo de inconsistencias.

f) Otras deficiencias encontradas:

- Facturas Sigaf Nº 19-3750, 19-3932, 19-1951 y 19-2266 no hay

información alguna del curso al que asistió el funcionario respectivo.

- Factura Sigaf No. 19-1051: no hay factura proforma de la empresa

que dio el servicio.

- Factura Sigaf No. 19-3853: Se pagan facturas con impuesto de

ventas.

- Se continúan realizando trámites por concepto de actividades

protocolarias y sociales, sin el Reglamento respectivo que la regule.

Considerando lo anterior, se debe recordar que el Manual de Normas de

Control Interno para el Sector Público, de la Contraloría General de la

República, capítulo V: Normas sobre sistema de información, norma 5.6.1:

Confiabilidad, dice: “La información debe poseer las cualidades necesarias

que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores,



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defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la

instancia competente”.

En cuanto al tema del impuesto de ventas, el Manual Institucional de

Operación del Fondo Fijo-Caja Chica del Ministerio de Cultura y Juventud,

norma 14.-Requisitos para la adquisición de Bienes y Servicios, inciso K), señala:

“Todas las compras que se realicen deberán estar exentas del Impuesto

General de ventas…”.

Sobre el tema, la señora Guadalupe Gutiérrez Aragón, Jefa del Departamento

Financiero Contable, mediante circular No. 188-2013 del 04 de marzo del 2013,

entre otras cosas expresa lo siguiente: “…se aclara que a partir de la fecha, sin

excepción alguna no se reconocerá el impuesto de ventas a aquellos

funcionarios que solicitan el reintegro de un gasto por caja chica”.

En cuanto a las actividades protocolarias y sociales, de acuerdo a la consulta

que realizó ésta Auditoría Interna según oficio AI-290-2014 del 03 de noviembre

de los corrientes, con el objetivo de conocer el estado en que se encuentra el

Reglamento para dichos gastos, la señora Elizabeth Matarrita Saborío, Subjefa

del Departamento Financiero Contable, de acuerdo con el oficio MCJ-DFC-

3049-2014, detalla: “El Reglamento para gastos de actividades protocolarias

fue enviado a legal, pero a la fecha no ha sido aprobado en el Ministerio”.

Las situaciones anteriormente citadas, demuestran deficiencias en el sistema

de control interno del Departamento Financiero Contable que atentan en

contra del cumplimiento de los objetivos de dicho Departamento y que deben

de solventarse en el menor tiempo posible y con esto lograr el cumplimiento

de los objetivos del Departamento así como del Ministerio de Cultura y

Juventud.

Por otra parte, es necesario que se regulen las actividades protocolarias y

sociales en cumplimiento con los criterios que ha emitido la Contraloría

General de la República, así como con las recomendaciones que ha girado

la Auditoría Interna en reiteradas ocasiones.

2.2. Arqueo del Fondo General de Caja Chica

El fondo de Caja Chica autorizado para el Ministerio de Cultura y Juventud es

por la suma de ¢2.200.000,00 (Dos millones doscientos mil colones exactos), el

cual se encuentra depositado en la cuenta bancaria Nº 001-0188250-3 del

Banco de Costa Rica.



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El arqueo realizado en dicho Fondo, reveló que no existen sobrantes ni

faltantes, y por tanto se obtuvo un resultado satisfactorio.

Como parte de los mecanismos de control interno que se realizan están los

arqueos sorpresivos, los cuales se llevan a cabo una o dos veces al mes los

cuales constan en los informes realizados trimestralmente por el Departamento

Financiero Contable y dirigidos a la señora Martha Cubillo, Tesorera Nacional,

mismos que se envían con copia a esta Auditoría Interna.

Asimismo, mediante entrevista aplicada a la señora Elizabeth Matarrita, Sub

Jefa del Departamento Financiero Contable, le consultamos si existe un

sistema de control y supervisión que asegure la adecuada aplicación de la

normativa existente en el subproceso de Caja Chica, a lo que respondió: “Los

procedimientos establecidos para el funcionamiento de pagos por medio de

caja chica, establecidos a la fecha, permiten contar con “puntos” de control

para determinar que los pagos se realicen de acuerdo con lo establecido en

el Manual de Caja Chica. En primera instancia el Director del Programa

autoriza el trámite. La solicitud previa a cualquier procedimiento, debe ser

autorizado por la Jefe del Departamento Financiero, luego de la valoración de

la urgencia y la necesidad. Presupuesto, verifica y da contenido al gasto,

Proveeduría manifiesta que no hay en existencia en el Almacén”.

Por otra parte, es importante indicar que el Fondo General de Caja Chica

actualmente se encuentra compuesto por los siguientes rubros:

a) Saldo en libros según bancos

b) Fondo de caja chica auxiliar

c) Facturas para reintegro

d) Intereses generados en la cuenta bancaria por ¢0,25

Monto de cada uno de los rubros citados:

Detalle Monto

Saldo en libros según bancos ¢1.700.000,25

Efectivo en caja 500.000,00

Facturas para reintegro periodo 2014 --

Menos:



15

Intereses ganados al 20 de noviembre del 2014 0,25

TOTAL FONDO GENERAL CAJA CHICA 2.200.000,00

2.3. Arqueo del Fondo de Efectivo

La Caja Chica auxiliar del Departamento Financiero Contable, cuenta con un

fondo fijo de efectivo por un monto de ¢500.000,00 (quinientos mil colones

exactos).

La funcionaria encargada de dicho Fondo es la señora Olga Gómez Quirós,

que a la fecha cuenta con la respectiva póliza de fidelidad, por un monto de

¢700.000,00 (Setecientos mil colones exactos) y con una fecha de vence al 26

de febrero del año 2015.

A continuación se presentan los resultados del Arqueo de Efectivo y el detalle

respectivo:

TOTAL FONDO DE CAJA AUXILIAR:

Rubros que componen la caja auxiliar Monto

Total efectivo en caja ¢457.700,00

Total solicitudes pendientes de liquidar y facturas

pendientes de reintegro

¢ 42.300,00

Menos:

Diferencia en arqueo al 20 de noviembre del 2014 ¢0,00

Total fondo de caja auxiliar ¢500.000,00

a) Arqueo en efectivo

Arqueo de efectivo

Saldo al 20 de noviembre del 2014

Billetes: Cantidad Monto en ¢

De ¢20.000,00 10 200.000,00



16

De ¢10.000,00 19 190.000,00

De ¢ 5.000,00 13 65.000,00

De ¢ 2.000,00 -- --

De ¢ 1.000,00 -- --

Total de Billetes ¢455.000,00

Monedas:

De ¢500,00 -- --

De ¢100,00 11 1.100,00

De ¢ 50,00 4 200,00

De ¢ 25,00 35 875,00

De ¢ 10,00 2 20,00

De ¢ 5,00 101 505,00

Total de monedas ¢ 2.700,00

Total efectivo ¢457.700,00

b) Solicitudes pendientes de liquidar y facturas pendientes de reintegro:

Fecha Nº de

documento

Detalle Monto

07/11/14 3759, 3762 y

464916

Pago de especies fiscales y

papel de seguridad ¢ 7.800,00

26/08/14 1263 Pago de certificaciones

literales y de plano

catastrado

¢ 9.500,00

24/10/14 1889 Cambio de llavines ¢ 25.000,00

Total ¢42.300,00

Como resultado del arqueo realizado el 20 de noviembre anterior al fondo

auxiliar de caja chica, se comprobó que los resultados fueron satisfactorios.

2.4 Garantías que deben rendir los funcionarios del Departamento Financiero

Contable del Ministerio de Cultura y Juventud.

En relación con el tema de la garantía que deben de rendir los funcionarios

del Ministerio de Cultura y Juventud que recauden, custodien o administren

fondos y valores públicos, la señora Elizabeth Matarrita Saborío, Subjefa del

Departamento Financiero Contable, mediante oficio MCJ-DFC-3049-2014, de



17

fecha 06 de noviembre del 2014, adjunta copia de las garantías respectivas,

verificando esta Auditoría Interna que se encuentran vigentes:

Nombre Monto de garantía* Fecha de vencimiento

Guadalupe Gutiérrez Aragón ¢1.350.000,00 12 de febrero, 2015

Elizabeth Matarrita Saborío ¢1.250.000,00 25 de mayo, 2015

Freddy González Soro ¢1.100.000,00 27 de setiembre, 2015

Olga Gómez Quirós ¢ 700.000,00 26 de febrero, 2015 Nota: *Información suministrada por el señor Freddy González Soro, Coordinador del Área de

Tesorería del Departamento Financiero Contable – M.C.J.

Lo anterior, se sustenta con el Reglamento de garantías que deben rendir los

funcionarios del Ministerio de Cultura y Juventud, específicamente con el

Artículo 10.—Sujetos obligados a rendir caución, el cual establece: “Se

entenderán como sujetos obligados a rendir la caución en el Ministerio y en

sus órganos desconcentrados, los siguientes caucionantes: Ministra(o),

Viceministros, Directores Administrativos, Jefes de Programa, Administradores

de Programas, encargados de Presupuesto, Directores de Recursos Humanos,

Directores Financieros, Jefe Servicios Generales, Coordinadores de Áreas

Financiero Contable, quienes confeccionan y custodian cheques, encargados

de cajas chicas, Proveedores Institucionales, encargados de custodiar las

garantías rendidas por los oferentes en concursos de contratación

administrativa, los coordinadores de los analistas de los procesos de

contratación administrativa, los miembros de las Comisiones de

Recomendación de Adjudicaciones, los encargados de los almacenes de

bienes y los miembros de los Órganos Colegiados que dirigen los órganos

desconcentrados del Ministerio de Cultura y Juventud”.

Considerando que la normativa anteriormente expuesta establece que entre

los caucionantes se encuentran los coordinadores de áreas financiero

contables y quienes confeccionan y custodian cheques., Ésta Auditoría

procedió a consultarle a la señora Elizabeth Matarrita Saborío, Subjefa del

Departamento Financiero Contable mediante oficio AI-311-2014 de fecha 12

de noviembre de los corrientes, justificara la razón del por qué solo el

coordinador de Tesorería rinde dicha garantía, respondiendo mediante oficio

MCJ-DFC-3126-2014 del 12 de noviembre del 2014, lo siguiente; “…únicamente

cauciona el coordinador de Tesorería, porque los demás coordinadores no

custodian o manejan valores, solo tramitan documentos incluyendo

facturas…”, continúa diciendo: “…Con respecto a la confección de cheques,

la persona encargada de solicitar la confección del cheque y de adjuntar

todos los respaldos del mismo es la señora Olga Gómez Quirós, la custodia de

los cheques está a cargo del señor Freddy González Soro, el cual cuando hay



18

que emitir un cheque se lo entrega al señor Álvaro Rojas, para que la revisión

final por parte del señor González y finalmente la gestión de las firmas

respectivas”.

Así las cosas, la Auditoría Interna, mediante correo electrónico procedió a

consultarle a la señora Matarrita, si se ha realizado alguna modificación al

Reglamento de Garantías que deben rendir los funcionarios del Ministerio de

Cultura y Juventud, respondiendo lo siguiente: “No se ha hecho ninguna

modificación, pero el compañero Álvaro lo único que hace es la confección

del mismo, ya que la custodia de los documentos la ejerce Olga y la custodia

del cheque la ejerce Freddy González. Los demás coordinadores no tienen

injerencia en lo que respecta a pago en el Sistema, en por esa razón que a

ellos no se les obliga la caución”.

Cabe anotar lo que establece el Reglamento en mención en el capítulo VII,

artículo 26.-Responsabilidad por la no presentación de la caución: “Los

caucionantes nombrados en puestos cuyas funciones se encuentran en los

supuestos que hacen necesaria la presentación de garantía y que omitan este

requisito o la rindan en forma insuficiente, no realicen su actualización en el

plazo establecido, incurrirán en incumplimiento de deberes atinentes al cargo,

por tanto se deberá iniciar el procedimiento conforme lo establecido al efecto

en la Ley General de la Administración Pública, Ley de Administración

Financiera y Presupuestos Públicos, Reglamento Autónomo de Servicios del

Ministerio de Cultura y Juventud. Lo anterior, sin perjuicio de las

responsabilidades civiles y penales que en derecho correspondan”.

Por lo anterior, es criterio de ésta Auditoría Interna, que debe de revisarse el

Reglamento de garantías que deben rendir los funcionarios del Ministerio de

Cultura y Juventud y si corresponde, realizar las excepciones necesarias para

que lo indicado en el Reglamento se encuentre de acuerdo a lo indicado por

el Departamento Financiero Contable y los funcionarios que caucionan de

dicho Departamento.

2.5 Cheques emitidos no retirados y cheques no cambiados

Como parte del estudio realizado, se verificó en la conciliación bancaria

elaborada por el Departamento Financiero-Contable, correspondiente al 30

de octubre de los corrientes, que a la fecha únicamente existen cheques

pendientes por cobrar en el banco, a saber:



19

Fecha emisión A nombre de: Nº de

cheque

Monto

23-07-2007 El Mana S.A. 11162 ¢ 23.000,00

13-12-2007 Hannia Ugalde V. 11390 ¢ 1.500,00

07-04-2008 William Villalobos R. 11440 ¢ 640,00

04-08-2008 Leonardo Araya Alfaro 11542 ¢ 2.500,00

10-10-2008 Ligia Varela Gómez 11566 ¢ 200,00

12-11-2009 Ivannia Montoya Arias 11673 ¢104.554,59

17-12-2012 Sefuisa S.A. 16177039 ¢105.961,00

Cabe destacar que al cierre del presente informe no se encontraron cheques

pendientes de retiro.

2.6. Valoración del Riesgo en el Sub Proceso Caja Chica

Mediante entrevista aplicada a la funcionaria Elizabeth Matarrita Saborío,

Subjefa del Departamento Financiero Contable, y la cual adjuntó mediante

oficio MCJ-DFC-3049-2014 del 06 de noviembre de los corrientes, entre otras

cosas se le consultó, si se ha realizado la valoración del riesgo en el sub

proceso caja chica, respondiendo lo siguiente: “Mediante solicitud de la

Auditoría Interna, se procedió junto con las otras áreas del Departamento, a

establecer parámetros para la medición del riesgo los cuales se enviaron a

ese Departamento”.

Sin embargo, la señora Matarrita se refiere a la solicitud realizada por ésta

Auditoría Interna y dirigida tanto a los Directores de Órganos

Desconcentrados, como a los Directores de Programas y Jefes de

Departamentos y de Unidad de la Administración Central con el objetivo de

actualizar la valoración de riesgos institucional, esto con el fin de utilizarlo

como insumo para la elaboración del Plan Anual para el periodo 2015 de la

Auditoría, por lo que no tiene ninguna relación con la Valoración de Riesgos

del sub proceso caja chica.

Respecto al tema, la Ley General de Control Interno, en su artículo 2, inciso f)

valoración del riesgo nos dice:

“Valoración del riesgo: identificación y análisis de los riesgos que

enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas

relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados



20

por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar

cómo se deben administrar dichos riesgos”

Asimismo, el Manual de Normas Generales de Control Interno para la

Contraloría General de la República y las entidades y Órganos sujetos a su

fiscalización, en su capítulo III, Normas Generales Relativas a la Evaluación de

Riesgos, específicamente en la norma 3.1, Identificación y evaluación de

riesgos, indica: “La administración deberá identificar y evaluar los riesgos

derivados de los factores ambientales que afectan a la institución, así como

emprender las medidas pertinentes para que ésta sea capaz de afrontar

exitosamente tales riesgos”

Por lo anterior, y teniendo en cuenta la importancia de realizar una valoración

de riesgos dentro del sub proceso de caja chica, del Departamento Financiero

Contable, con el objetivo de fortalecer el sistema de control interno, es

necesario se realicen las gestiones correspondientes a fin de que dicha

valoración sea aplicada como lo establece la normativa vigente.

3. CONCLUSIONES

Luego de proceder con el estudio sobre el Fondo General de Caja Chica y

del Fondo de Efectivo a cargo del Departamento Financiero Contable del

Ministerio de Cultura y Juventud, correspondiente al año 2014, se determinan

las siguientes conclusiones:



21

Se hace necesario continuar reforzando las medidas de control implantadas

por el Departamento Financiero Contable, con el objetivo de evitar las

deficiencias que fueron detectadas al momento de realizar la revisión de la

muestra analizada por la Auditoría Interna.

En relación al arqueo realizado, tanto al Fondo General de Caja Chica, como

al Fondo de Efectivo, ambos tuvieron resultados satisfactorios.

En cuanto a las garantías que deben de rendir los funcionarios del

Departamento Financiero Contable que son caucionantes, se detectó que se

encuentran al día y su vigencia expira en el año 2015, sin embargo se hace

necesario revisar el Reglamento de Garantías que deben rendir los

funcionarios del Ministerio de Cultura y Juventud que recauden, custodien o

administren fondos y valores públicos, específicamente en cuanto a los

funcionarios caucionantes, ya que es distinto lo que se establece en dicho

Reglamento y quienes caucionan por parte de dicho Departamento.

En cuanto a los cheques no retirados, no existe ninguno al cierre del presente

informe.

Además, no se ha aplicado la valoración de riesgos en el sub proceso caja

chica, valoración que es importante para fortalecer el sistema de control

interno del Departamento Financiero Contable.

Por otra, hasta la fecha no existe regulación para el gasto por concepto de

actividades protocolarias y sociales a pesar de la jurisprudencia emitida por la

Contraloría General de la República y las recomendaciones efectuadas por

la Auditoría Interna.

Por último, y considerando el histórico de movimientos para compras por caja

chica del año 2010 al año 2014, en el cual para la mayoría de los casos el

mayor porcentaje de compras lo obtiene la Administración Central. Es

importante recordar que para las compras de bienes y servicios por medio del

fondo de caja chica, se deberá considerar que sea un gasto menor,

imprevisto, indispensable y urgente, no debiéndose desnaturalizar el régimen

de urgencia apremiante o de emergencia, por muy necesarios e importantes

que resulten las compras para la satisfacción de un servicio público que no fue

atendido, por una falta de planificación o de un inadecuado control sobre

existencias.



22

4.- RECOMENDACIONES

En razón de las situaciones señaladas por esta Auditoría en el presente estudio,

y con la finalidad de que las mismas sean consideradas, se emiten las

siguientes recomendaciones:



23

4.1 Al Viceministerio Administrativo

4.1.1 Continuar con las gestiones necesarias para que en el corto plazo de

oficialice el Reglamento para gastos protocolarios y sociales del

Ministerio de Cultura y Juventud a más tardar en el próximo mes y se

comunique a la Auditoría Interna (Ver resultado 2.1)

4.1.2 Informar en un plazo de diez días hábiles, posterior a recibir este informe,

de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de

Control Interno, las acciones ejecutadas por ese Departamento en

atención de las anteriores recomendaciones, aportando

documentación que evidencia lo actuado al respecto, así como remitir

un cronograma de actividades y personas designadas como

responsables del cumplimiento de las mismas. Todo lo anterior de

acuerdo con lo dispuesto en los artículos 17 inciso c), 36, 37, 38 y 39 de

la Ley General de Control Interno.

4.2 Al Departamento Financiero Contable

4.2.1 Fortalecer los controles que se encuentran establecidos, con el fin de

lograr que todos los documentos de respaldo a los reintegros de caja

chica, cuenten con la información completa y firmada según los

requerimientos de cada uno de los formularios que se utilizan (ver

resultado 2.1 y 2.6).

4.2.2 Girar instrucciones a quien corresponda, para que sea verificado al

momento del recibo de la factura comercial, que además de que

cuente con el sello elaborado para dicho fin, que se encuentren los

datos de la persona autorizada para hacerlo (Ver resultado 2.1).

4.2.3 Revisar los formularios que utilizan los Departamento y Programas

Presupuestarios para solicitar trámites por caja chica, con el objetivo de

definir un formato uniforme en los mismos y proceder a comunicar a las

partes involucradas (Ver resultado 2.1).

4.2.4 Elaborar un mecanismo de control mediante el cual el formulario

“Reintegro Caja Chica”, contenga todas las firmas que se indican en el

citado documento (Ver resultado 2.1)



24

4.2.5 Valorar si es necesario modificar el Manual Institucional de Operación

del Fondo Fijo Caja Chica de este Ministerio, considerando aclarar la

condición para las ordenes de compras, así como por el cambio en el

procedimiento para el pago de viáticos (Ver resultado 2.1).

4.2.6 Girar instrucciones a los funcionarios responsables del Departamento

Financiero Contable, con el objetivo de evitar se presenten situaciones

como el recibo de facturas a nombre de un funcionario, pagos con

tarjetas de crédito, así como pagos incluyendo el impuesto general de

ventas (Ver resultado 2.1).

4.2.7 Revisar y de ser necesario modificar el Reglamento de garantías que

deben rendir los funcionarios del Ministerio de Cultura y Juventud, con el

objetivo de que los caucionantes del Departamento Financiero

Contable sean los que se encuentran definidos en dicho Reglamento

(Ver resultado 2.4).

4.2.8 Realizar la valoración del riesgo al sub proceso caja chica, con el

propósito de fortalecer el Sistema de Control Interno del Departamento

Financiero Contable (Ver resultado 2.6)

4.2.9 Informar en un plazo de diez días hábiles, posterior a recibir este informe,

de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de

Control Interno, las acciones ejecutadas por ese Departamento en

atención de las anteriores recomendaciones, aportando

documentación que evidencia lo actuado al respecto, así como remitir

un cronograma de actividades y personas designadas como

responsables del cumplimiento de las mismas. Todo lo anterior de

acuerdo con lo dispuesto en los artículos 17 inciso c), 36, 37, 38 y 39 de

la Ley General de Control Interno.



25

ANEXO Nº 1

DETALLE DE LAS COMPRAS EFECTUADAS

POR CAJA CHICA DURANTE EL PERIODO



26

SETIEMBRE 2013 A SETIEMBRE 2014

PERIODO PROGRAMA MONTO PORCENTAJE

2013

749 7.460.045,32 89.00%

751 104.280,00 1.24%

753 56.265,00 0.67%

755 231.514,00 2.76%

758 530.092,69 6.32%

TOTAL 2013 8.382.197,01 100%

2014

749 2.476.584,83 39,96%

751 71.085,50 1.15%

753 160.000,00 2.58%

755 3.399.907,41 54.86%

758 89.705,00 1.45%

TOTAL 2014 6.197.282,74 100%

TOTAL 2013-

2014 14.579.479,75

Documents

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD INFORME … · En relación al tema, el Manual Institucional de Operación del Fondo Fijo-Caja Chica, de este Ministerio, en la norma 15.-Respaldos