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Gerencia Pública Activa

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Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público

PROCEDIMIENTO No. 4 Página 1 de 58

Creación terceros y vinculación cuentas bancarias

Código: 33.2.PF- MDSGDF-M002-02

Vigente a partir de: 29 JUN 2011

OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Creación Terceros y Vinculación Cuentas Bancarias en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II.

ALCANCE: Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, Establecimientos Públicos del Sector Defensa y la Policía Nacional cuando así lo requieran.

Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:

29 JUN 2011

Directora Financiera

Ruta: Suite Visión Empresarial > Manuales. Página Web Ruta: www.mindefensa.gov.co/ Ministerio/ Finanzas / Manuales Financieros/ Manual SIIF Nación II.

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

01 22 DIC 2009 Emisión inicial. Se elaboró el procedimiento teniendo en cuenta la nueva funcionalidad del Sistema SIIF Nación II dándose a conocer con la Circular No. 774-MDSGDFGAD-13.3 del 22 de Diciembre de 2009.

02 29 JUN 2011 Se actualizó mediante Circular No. 247 MDSGDFGAD-13.3 del 29 de junio/11.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

Dirección Finanzas

Elaborado por: Edilse Martínez Castillo

Revisado por: Alexander Romero C.

Revisado por: Clara Inés Chiquillo Díaz

Aprobado por: Yaneth Giha Tovar

Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Cargo: Analista Financiero

Cargo: Directora Financiera

Cargo: Viceministra para la Estrategia y la Planeación

Fecha: 17 MAYO 2011 Fecha: 24 JUN 2011 Fecha: 29 JUN 2011 Fecha: 29 JUN 2011

Firma:

Firma:

Firma: Firma: No aplica

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia










MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

TABLA DE CONTENIDO

PROCEDIMIENTO No. 4 Pág.

CREACION TERCEROS Y VINCULACION CUENTAS BANCARIAS

A. GENERALIDADES 3

B. FLUJOGRAMA 5

1. CREACIÓN PERSONA JURÍDICA NACIONAL QUE IDENTIFICA LAS ASIGNACIONES INTERNAS (SUBUNIDADES) CUANDO TIENEN NIT PROPIO.

5

2. CREACION DE UNA PERSONA JURIDICA NACIONAL O EXTRANJERA COMO TERCERO EN EL SISTEMA SIIF Nación II.

11

2.1 Que el tercero Jurídico se encuentre creado en el Sistema SIIF-Nación II.

12

2.2 Que el tercero Jurídico no se encuentre creado en el Sistema SIIF-Nación II. 13

2.3 Modificación Información de una Persona Jurídica Creada Como Tercero en el Sistema SIIF Nación II.

18

3. CREACION PERSONA NATURAL NACIONAL O EXTRANJERA COMO TERCERO EN EL SISTEMA SIIF Nación II.

20

3.1 Que el tercero Natural Nacional o Extranjero se encuentre creado en el Sistema SIIF Nación II.

21

3.2 Que el tercero Natural Nacional o Extranjero no se encuentre creado en el Sistema SIIF Nación II.

22

3.3 Modificación Información de una Persona Natural Nacional o Extranjera creada como Tercero en el Sistema SIIF Nación II.

28

4. CREACION DE UN CONSORCIO O UNA UNION TEMPORAL COMO TERCERO EN EL SISTEMA SIIF NACION II

29

4.1 Que el tercero Consorcio o Unión Temporal se encuentre creado en el Sistema SIIF Nación II.

30

4.2 Que el tercero Consorcio o Unión Temporal no se encuentre creado en el Sistema SIIF Nación II

32

4.3 Modificación de un Consorcio o Unión Temporal creado como tercero en el Sistema SIIF Nación II.

36

5. CREACION TERCERO LIGERO 37

6. CREACION TERCERO JURIDICO EXTRANJERO 39

7. CREACION TERCERO JURIDICO EXTRANJERO COMO ENTIDAD FINANCIERA (BANCOS)

41

7.1 Que el tercero Jurídico Extranjero – Entidad Financiera se encuentre creado en el 42










Sistema SIIF Nación II.

7.2 Que el tercero Jurídico Extranjero –Entidad Financiera no se encuentre creado en el Sistema SIIF Nación II.

42

7.3 Beneficiarios con los cuales se contrató con el programa USSAP 46

8. CREACION Y VINCULACION DE CUENTAS BANCARIAS A TERCEROS 47

8.1 Proceso Cuenta Bancaria creada por otro Usuario 51

8.2 Vinculación Cuentas de Tesorería 52

9. CONFIRMACION DE CUENTAS BANCARIAS 53

10. MODIFICACION CUENTAS BANCARIAS 54

11. CAMBIO MANUAL DE ESTADO A CUENTAS BANCARIAS 55

12. REPORTES TERCEROS Y CUENTAS BANCARIAS 57

13. ASPECTOS A TENER EN CUENTA 57

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA 58

PROCEDIMIENTO No. 4

CREACION TERCEROS Y VINCULACION CUENTAS BANCARIAS

A. GENERALIDADES El Perfil Gestión Presupuesto de Gastos o el Perfil Administrador Gestión Presupuestal de las Unidades y Subunidades Ejecutoras, son los autorizados para crear en el Sistema SIlF Nación los diferentes terceros tales como: Persona Natural Nacional o Extranjera, Persona Jurídica Nacional o Extranjera y Consorcios o Uniones Temporales. Con fundamento en el Acto Administrativo (Resolución, Contrato, Planilla, entre otros) el Área Administrativa creará el tercero y la asociación de la cuenta bancaria del mismo. El Ordenador del Gasto debe solicitar a los diferentes Contratistas-Proveedores se allegue los documentos que más adelante se indican de acuerdo con la naturaleza del tercero. Así mismo, que se diligencie el formato identificado como Anexo No. 1 Datos Básicos Creación Terceros Sistema SIIF-Nación II. En consideración a la información requerida por el nuevo Sistema SIIF-Nación II para el registro de los terceros Persona Natural Nacional o Extranjera, Persona Jurídica y Consorcios o Uniones Temporales, se recomienda que el registro en el Sistema SIIF Nación II lo adelanten las Oficinas que tienen permanente contacto con los proveedores como lo son las áreas Administrativas; Contratos; Prestaciones Sociales; Oficinas de Personal o quien haga sus veces, entre otras. Es decir, las áreas donde nazcan los diferentes actos administrativos son las responsables del registro inicial en el Sistema SIIF Nación II. Prestaciones Sociales en los casos de sentencias y conciliaciones, pago de gastos funerarios, Acreedores varios según corresponda, libranzas Oficinas de Personal y/o Talento Humano, en lo correspondiente al pago de parafiscales, viáticos, apoyos entre otras aéreas.










Los documentos requeridos para efectuar el registro en el Sistema SIIF-Nación II de los Terceros Naturales Nacionales o Extranjeros, Persona Jurídica Nacional o Extranjera o Consorcios o Uniones Temporales son los siguientes: PERSONA JURIDICA NACIONAL O EXTRANJERA - Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal - Fotocopia del Certificado de Cámara de Comercio - Fotocopia Registro Único Tributario (RUT). - Certificación Bancaria. - Formato diligenciado (Ver Anexo No. 1 Datos Básicos Creación Terceros Sistema SIIF Nación II). PERSONA NATURAL NACIONAL O EXTRANJERA - Fotocopia del Documento de identidad que corresponda el cual puede ser Cédula de Ciudadanía,

Pasaporte, Registro Civil o Tarjeta de Identidad, según el caso. - Persona natural extranjera fotocopia de la Cédula de Extranjería, licencia u otro documento. - Certificación Bancaria. - Si la persona Natural es un Contratista debe adjuntar Copia Legible del Registro Único Tributario (RUT). - Formato diligenciado (Ver Anexo No. 1 Datos Básicos Creación Terceros Sistema SIIF Nación II).

CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES

Los documentos indicados a continuación aplican tanto a los participantes de las Uniones Temporales o Consorcios como a los Representantes Legales.

- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía - Fotocopia del Certificado de Cámara de Comercio - Fotocopia Registro Único Tributario (RUT). - Certificación Bancaria. - Formulario diligenciado (Ver Anexo No. 1 Datos Básicos Creación Terceros Sistema SIIF Nación II). - Documento de constitución de Consorcios o Uniones Temporales. El Original de la certificación bancaria aplica para todos los terceros que van a ser creados en el Sistema SIIF Nación II, la cual debe ser expedida por la entidad financiera, e indicar que la cuenta está activa y su expedición no sea mayor a 30 días. Es importante precisar, que la certificación bancaria debe hacer parte integral del acto administrativo que compromete el presupuesto. En dicha certificación se debe especificar nombre y número de identificación del titular de la cuenta, número de la cuenta, tipo de cuenta corriente o de ahorros y estado de la misma como ya se indicó, con el fin de que no se presente ningún inconveniente técnico ni jurídico.










B. FLUJOGRAMA (No aplica).

1. CREACIÓN PERSONA JURÍDICA NACIONAL QUE IDENTIFICA LAS ASIGNACIONES INTERNAS (SUBUNIDADES) CUANDO TIENEN NIT PROPIO.

El nivel central de las Unidades Ejecutoras y los Establecimientos Públicos deberán identificar las Asignaciones Internas (Subunidades) que tienen NIT propio, con el fin de crear a dichas instancias en el Sistema SIIF-Nación II como Terceros, actividad que se hace por una sola vez por parte de la Unidad Ejecutoras o Establecimiento Público del Nivel Central, Ejemplos: 15-01-01; 15-01-02; 15-20-00. Para lo cual el perfil “Parametrizador Gestión Entidad“ procede a crear el tercero ingresando por la RUTA: ADM-Terceros y Cuentas/ Persona Jurídica UE AF y dando clic en el botón “Adicionar Tercero”, tal y como observa en la siguiente pantalla:

El sistema trae diferentes campos, los marcados con asterisco (*) son de obligatorio diligenciamiento, no obstante lo anterior, se recomienda registrar todos los campos, con el fin de contar con información estadística a futuro. Para el efecto, el Perfil Gestión Presupuesto de Gastos o Administrador Gestión Presupuestal, adelantará a través de la RUTA: ADM-Terceros y Cuentas/ Persona Jurídica UE AF, donde el sistema traerá la siguiente pantalla:










Con fundamento en la anterior pantalla, se diligencia lo siguiente:

CARPETA INFORMACION BASICA: Naturaleza Jurídica*: Seleccione Persona Jurídica Nacional. Tipo de documento de identidad: Seleccione el tipo de documento que para el caso corresponde a NIT. Número del documento de identificación*: Digite el número del documento de identidad (NIT) de la Subunidad Ejecutora, según corresponda. Razón Social*: El Sistema trae automáticamente este campo, después de haber digitado el número de documento de identificación. Cámara de Comercio: Se debe tener en cuenta que para el caso del Ministerio de Defensa Nacional No aplica, pero para los Establecimientos Públicos Si procede por cuanto ejercen actividades comerciales. Número de Matrícula Mercantil: Si corresponde a un Establecimiento Público ingrese el número de matrícula mercantil. En caso de no ser un Establecimiento Público No Aplica. Estado: El sistema trae automáticamente el estado del tercero dejándolo como “activo”. CARPETA INFORMACION GENERAL: Tipo de Organización Empresarial*: Seleccione Entidad Pública.










Tipo de Capital*: Seleccione Privado, Público o Mixto según corresponda. (Este último caso aplica cuando se cuente con capital tanto público como privado). Entidad Proceso Liquidatorio*: Seleccionar “NO”, es de aclarar que el sistema trae automáticamente la opción NO cuando se selecciona la opción capital público. Porcentaje de participación de Capital: Sólo se diligencia para los casos en que el tipo de capital es “Mixto” y se ingresan los porcentajes correspondientes a “Público” y “Privado”. Público Privado Total : Aplica cuando el tipo de capital es “Mixto” y en consecuencia, se debe ingresar los porcentajes de participación. Dependencia Organizacional: Corresponde a la información de la Unidad Ejecutora de la que depende la Subunidad a crear (nivel central Unidad o Establecimiento Público a seis dígitos). Tipo de Dependencia Organizacional: Seleccione la Unidad Ejecutora según corresponda. Descripción: Digite el nombre de la Unidad Ejecutora según corresponda. Tercero del que Depende: Seleccione el tercero del cual depende la persona jurídica para que el sistema traiga el Nit que corresponda. Ejemplo: Ministerio de Defensa-Ejército Nacional, debe corresponder a la Unidad de seis dígitos. Tipo de Entidad Pública: Seleccione Economía Mixta, Entidades ACN (Administración Central Nacional) o Estapúblicos, según corresponda. Orden de la Entidad Pública: Seleccione Nacional. Tipo de Administración: Seleccione Central para las Unidades Ejecutoras o Administración Descentralizada para los Establecimientos Públicos, según corresponda. Código de Consolidación: Este campo se habilita sólo si el tercero corresponde a un entidad Pública, si es así, seleccione el código de consolidación definido para la persona jurídica. Para lo cual se hace clic en el botón de búsqueda (…) en donde el sitema trae una pantalla en la que en el campo “Descripción” se ingresa el nombre de la Entidad y el sistema presenta el código de consolidación correspondiente. Este Código es utilizado con el fin de identificar las operaciones recíprocas que se adelantan entre Entidades Públicas. Código Interno de la Organización: Corresponde al código que se le va a asignar a la Subunidad Ejecutora. Relación Catálogo de Bienes y Servicios: No aplica.










CARPETA INFORMACION TRIBUTARIA: Actividad Económica CIIU Código: Este campo lo trae automáticamente el sistema con el registro previo del Número de Identificación Tributaria. Es de aclarar, que dicha sigla (CIIU) corresponde al código Industrial Internacional Uniforme de las actividades económicas por procesos productivos. Descripción: El sistema trae automáticamente la información de este campo una vez seleccionado el código anterior, si se tiene habilitado el servicio de la DIAN. Entidad de Vigilancia y Control que Supervisa: No Aplica. Entidades Disponibles Vinculadas: No Aplica. Entidades Disponibles No Vinculadas: No Aplica. NOTA : En el momento no se encuentran parametrizadas por parte de la Administración SIIF-Nación II del Ministerio de Hacienda y Crédito Público las entidades encargadas de vigilar las actividades CIIU, sin embargo, una vez se efectúe dicho proceso se procederá a vincular las entidades correspondientes, o en caso contrario, desvincular las mismas, si no aplican para la Unidad o Subunidad Ejecutora o Establecimiento Público según corresponda. Tipo de Responsabilidad Tributaria: El sistema trae la información automáticamente de este campo. Régimen Tributario: El sistema trae automáticamente la información de este campo. Autorretenedor: El sistema trae automáticamente la información de este campo. De requerirse incluir más de una Responsabilidad Tributaria se registra a través del botón “Agregar” de esta forma el sistema automáticamente traslada la información tributaria a la parte inferior de la carpeta reflejando el Tipo Responsabilidad Tributaria, Regimen Tributario y si es o no Autorretenedor de cada responsabilidad tributaria previamente seleccionada. CARPETA UBICACIÓN: Localización*: Seleccione Nacional. Si se tiene habilitado el servicio de la DIAN y fue consignada la información en la misma, los siguientes datos de la Localización se obtienen automáticamente, en caso contrario deben ser ingresados, así:










Página Web: Ingrese la página web de la Unidad o Subunidad Ejecutora. E-mail: Ingrese el E-mail de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Contacto: Ingrese el nombre del contacto de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Designación: Ingrese el cargo o la designación del Contacto según corresponda. E-mail Contacto: Ingrese el E-mail del contacto de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Apartado Aéreo: Ingrese el Apartado Aéreo de la Unidad o Subunidad Ejecutora. País: Ingrese el País de ubicación del contacto de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Región: Ingrese la Región donde está ubicado el Tercero Jurídico (Unidad o Subunidad Ejecutora). Ciudad: Ingrese la Ciudad donde está ubicado el Tercero Jurídico (Unidad o Subunidad Ejecutora). DIRECCIONES Si se tiene habilitado el servicio de la DIAN y fue registrada la información los datos correspondientes a “DIRECCIONES” se obtienen automáticamente. Si este es el caso, para efecto de modificación se hace a través del botón “Modificar” y posteriormente, mediante el botón “Limpiar”. De lo contrario se ingresa la información así: Tipo de Dirección*: Ingrese el tipo de dirección según corresponda, ésta puede ser Dirección Procesal, Domicilio Civil, Domicilio Contractual, Domicilio Fiscal o Residencia, según corresponda. Dirección*: Digite la Dirección de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Teléfono: Ingrese el teléfono del contacto de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Fax: Digite el número de fax de la Unidad o Subunidad Ejecutora. País*: Registre el País de ubicación del contacto de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Región*: Digite la región de ubicación del contacto de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Ciudad*: Registre la Ciudad del contacto de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Una vez digitada la información correspondiente a “direcciones”, se da clic en el Botón “Agregar” para vincular la información al sistema.










CARPETA REPRESENTANTE LEGAL Tipo de Representante Legal*: Seleccionar “Representante Legal personas Jurídicas”. Cargo: Digite el cargo del Representante Legal de la Subunidad Ejecutora. Una vez seleccionado el cargo se procede a dar clic en el “botón de búsqueda”, para consultar y seleccionar el tercero que actúa como representante legal de la Persona Jurídica Nacional correspondiente a la Subunidad Ejecutora. De no haberse creado con anterioridad el tercero, se procede a registrarlo como un tercero ligero persona natural, mediante la opción “adicionar tercero”. siguiendo los pasos indicados en el Numeral “CREACION TERCERO LIGERO” del presente procedimiento. Una vez seleccionado y/o creado el tercero ligero, se da clic en el botón “Agregar” y posteriormente “Guardar” para que el registro de la creación del tercero (Representante Legal) que identifica las asignaciones internas (Subunidades) cuando tienen NIT propio quede grabado exitosamente. CARPETA DEPENDENCIA ORGANIZACIONAL Para el caso no aplica la información contenida en la carpeta “Dependencia Organizacional”. NOTA : Para adelantar el proceso de agregar una Subunidad como Dependencia Organizacional del Tercero Jurídico que identifica la Unidad Ejecutora cuando la Subunidad no tiene NIT propio, se recomienda consultar el Procedimiento No. 2 “Parametrización de Subunidades y Dependencias de Afectación de Saldos” Numeral 1.2 deL Manual de Políticas y Procedimientos Financieros SIIF Nación II. CARPETA DATOS ADMINISTRATIVOS: A pesar que los datos contemplados en la Carpeta “Datos Administrativos” no se encuentran parametrizados por parte de la Administración SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como obligatorios, se recomienda a las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos el registro de la misma, conforme a los documentos soportes. Fecha*: Digite la fecha en que se está efectuando el registro de la transacción. Tipo de documento soporte*: Seleccione el tipo de documento que soporta la creación del tercero jurídico como Unidad o Subunidad Ejecutora. Número de documento soporte: Digite el número del documento que soporta la creación del tercero jurídico como Unidad o Subunidad Ejecutora. Nombre funcionario: Ingrese el nombre del funcionario que está encargado de la creación del tercero jurídico como Unidad o Subunidad Ejecutora.










Cargo funcionario: Ingrese el cargo del funcionario encargado de efectuar el registro del tercero como Unidad o Subunidad Ejecutora en el sistema. Expeditor*: Seleccione Organo Rector. Notas: Texto libre que el usuario puede utilizar para dar mayor claridad. DOCUMENTOS DIGITALIZADOS Ubicación*: Este campo permite incluir una Página web en la cual se encuentre posicionado el documento soporte para la creación del tercero como Unidad o Subunidad Ejecutora, a través del link seleccionado el sistema válida la ubicación del documento. Descripción: Registre el número, la sigla y fecha del documento digitalizado. Una vez grabada la transacción el sistema deja el tercero activo para todas las Entidades (Unidades Ejecutoras, Subunidades, Establecimientos Públicos, etc), asignando un código interno de identificación del tercero. 2. CREACION DE UNA PERSONA JURIDICA NACIONAL O EXTRANJERA COMO TERCERO EN EL

SISTEMA SIIF NACION. A través de esta funcionalidad la Unidad Ejecutora, Subunidad Ejecutora o Establecimiento Público, puede crear una Persona Jurídica Nacional o Extranjera como “Tercero en el Sistema SIIF-Nación II”, utilizando la información suministrada por la “Fuente Externa” DIAN. Si está habilitado el servicio de la DIAN, el sistema verifica que exista el tercero y carga ciertos datos básicos de dicha Base. Es pertinente aclarar, que si no existe el tercero, el sistema no lo permite crear. El sistema busca el tercero en la Base de Datos de la DIAN por tipo y número de documento de identidad + dígito de verificación. Así mismo, verifica que el dígito de verificación sea consistente con el número del documento de identidad. De igual manera, el sistema valida que no exista ningún tercero con este tipo y número de documento de identidad. Para el efecto, el Perfil Gestión Presupuesto de Gastos o Administrador Gestión Presupuestal, adelantará a través de la RUTA: ADM- Terceros y Cuentas/ Persona Jurídica UE AF, donde el sistema traerá la siguiente pantalla:










Con fundamento en los documentos soportes los funcionarios encargados de la creación de los terceros en el sistema SIIF-Nación II, proceden a utilizar los filtros de búsqueda ofrecidos por el sistema, con el fin de constatar si el tercero ya fue creado previamente, para dicho efecto, el proceso de búsqueda se puede adelantar diligenciando la Naturaleza Jurídica, Tipo de Documento de Identidad, Número de documento, código interno, razón social o registrando algunos de los nombres y/o apellidos según corresponda. Al efectuar esta operación se pueden presentar dos situaciones: 2.1 Que el tercero jurídico ya exista en el Sistema SIIF Nación II. Si producto del proceso de búsqueda el sistema arrojó la información del tercero Persona Jurídica Nacional o Extranjera, quiere decir, que el tercero ya fue creado en el sistema por otro usuario, por tal motivo el paso a seguir es dar clic en el botón “Modificar” tal y como se observa en la siguiente pantalla.










Al dar la instrucción de modificar, se procede a revisar la información registrada en cada uno de los campos y en cada carpeta. De requerirse modificar o complementar o incluir nueva información se adelantará de acuerdo con lo indicado en el Numeral 2.3 del presente procedimiento. 2.2 Que el tercero jurídico no exista en el Sistema SIIF Nación II. Si efectuado el proceso de búsqueda y el sistema indica que no se encontraron resultados, el paso siguiente es proceder a crear el tercero ingresando por la RUTA: ADM- Terceros y Cuentas/ Persona Jurídica UE AF y dando clic en el botón “Adicionar Tercero”, tal y como observa en la siguiente pantalla:










El sistema trae diferentes campos, los marcados con asterisco (*) son de obligatorio diligenciamiento como ya se indicó, no obstante lo anterior, se recomienda diligenciar todos los campos, con el fin de contar con información estadística a futuro. CARPETA INFORMACION BASICA: Naturaleza Jurídica*: Seleccione Persona Jurídica Nacional o Extranjera según corresponda. Tipo de documento de identidad: Seleccione el tipo de documento del tercero que para el caso aplica “NIT”. Número del documento de identificación*: Digite el número del documento del tercero el cual corresponde al NIT. Razón Social*: El Sistema trae automáticamente la información de este campo. Cámara de Comercio: Seleccione el código de la Cámara de Comercio según la ciudad de conformidad con lo indicado en el Certificado de Cámara de Comercio. Número de Matrícula Mercantil: El sistema activa este campo una vez seleccionado el código de la Cámara de Comercio, por lo tanto ingrese el Número de Matrícula indicado en el Certificado de Cámara de Comercio. Estado: El sistema trae automáticamente el estado del tercero dejándolo como “activo”. CARPETA INFORMACION GENERAL:










Tipo de Organización Empresarial*: Seleccione el Tipo de Organización Empresarial de conformidad con lo indicado en el Certificado de Cámara y Comercio dentro de las opciones presentadas por el sistema como son Sociedad Anónima, Sociedad Colectiva, Sociedad de Economía Mixta, entre otras. Tipo de Capital*: Seleccione Privado, Mixto y / o Público según corresponda. Entidad Proceso Liquidatorio*: Este campo se registra únicamente si el tipo de capital es público o mixto. Si el tipo de capital es Privado el Sistema automáticamente coloca NO. Dependiendo del atributo “Si” o No” el sistema ejecuta y afecta cuentas contables diferentes en “procesos especiales” de contabilidad y en los cierres contables. Porcentaje de participación de Capital Público Privado Total : Este campo se diligencia sólo si el Capital es de tipo Mixto. Dependencia Organizacional Para el caso No aplica el registro de la información “Dependencia Organizacional”. CARPETA INFORMACION TRIBUTARIA: Actividad Económica CIIU Código: El sistema trae autómaticamente la información de este campo. Descripción: sistema trae automáticamente la información de este campo una vez seleccionado el código anterior. Entidad de Vigilancia y Control que Supervisa: No aplica. Entidades Disponibles Vinculadas: No aplica. Entidades Disponibles No Vinculadas: No aplica. NOTA : En el momento no se encuentran parametrizadas por parte de la Administración SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público las entidades encargadas de vigilar las actividades CIIU, sin embargo, una vez se efectúe dicho proceso se procederá a vincular las entidades correspondientes, o en caso contrario, desvincular las mismas, si no aplican para la Unidad o Subunidad Ejecutora. Tipo de Responsabilidad Tributaria: El sistema trae automáticamente las Responsabilidades Tributarias.










Régimen Tributario: El sistema trae automáticamente las Responsabilidades Tributarias. Autorretenedor: El sistema trae automáticamente la información. De requerirse incluir más de una Responsabilidad Tributaria se registra a través del botón “Agregar” de esta forma el sistema automáticamente traslada la información tributaria a la parte inferior de la carpeta reflejando el Tipo Responsabilidad Tributaria, Regimen Tributario y si es o no Autorretenedor de cada responsabilidad tributaria previamente seleccionada. Estos datos son utilizados en la liquidación de deducciones de una obligación de gasto, por cuanto este conjunto de atributos del tercero al que se reconoce la obligación, determina la obligatoriedad o no de aplicar retención en la fuente que cada tipo de responsabilidad representa. CARPETA UBICACIÓN: Localización*: Seleccione Nacional o Extranjero según corresponda. Si se tiene habilitado el servicio de la DIAN y fue consignada la información en la misma, los siguientes datos de la Localización se obtienen automáticamente, en caso contrario deben ser ingresados, así: Página Web: Ingrese la página web del tercero jurídico que se está creando. E-mail: Ingrese el E-mail indicado por el tercero Jurídico nacional o extranjero. Contacto: Ingrese el nombre del contacto suministrado por el tercero. Designación: Ingrese el cargo o la designación del Contacto según corresponda. E-mail Contacto: Ingrese el E-mail del contacto. Apartado Aéreo: Ingrese el Apartado Aéreo reportado por el tercero. País: Ingrese el País de ubicación del tercero. Región: Ingrese la Región donde está ubicado el Tercero. Ciudad: Ingrese la Ciudad donde está ubicado el Tercero. DIRECCIONES Si se tiene habilitado el servicio de la DIAN y fue registrada la información los datos correspondientes a “DIRECCIONES” se obtienen automáticamente. Si este es el caso, para efecto de modificación se hace a través del botón Modificar y posteriormente, mediante el botón “Limpiar”.










En caso contrario, es decir, que no traiga ningún tipo información, se procede a diligenciarla de la siguiente manera: Tipo de Dirección*: Ingrese el tipo de dirección según corresponda, ésta puede ser Dirección Procesal, Domicilio Civil, Domicilio Contractual, Domicilio Fiscal o Residencia según corresponda. Dirección*: Digite la Dirección suministrada por el tercero. Teléfono: Ingrese el teléfono suministrado por el tercero. Fax: Digite el número de fax indicado por el tercero. País*: Registre el País suministrado por el tercero. Región*: Digite la región indicada por el tercero. Ciudad*: Registre la Ciudad suministrada por el tercero. Una vez digitada la información correspondiente a “direcciones”, se da clic en el Botón “Agregar” para que el sistema la reconozca. CARPETA REPRESENTANTE LEGAL Tipo de Representante Legal*: Seleccione la denominación del cargo de Representantes Legales o Financieros de una persona jurídica o de una Dependencia Organizacional. Si no se encuentra textualmente seleccione “Otros”. Cargo: Digite el cargo del Representante Legal. Una vez seleccionado el cargo se procede a dar clic en el “botón de búsqueda”, para consultar y seleccionar el tercero que actúa como representante legal de la Persona Jurídica Nacional o Extranjera, el cual pudo haberse creado previamente como persona natural, para lo cual una vez seleccionado el sistema trae automáticamente la información del tercero correspondiente al: Nombre o Razón Social, Número de Documento y Tipo de Documento de Identidad. De no haberse creado con anterioridad el tercero, se procede a registrarlo como un tercero ligero persona natural, mediante la opción “adicionar tercero” de conformidad como se indica en el Numeral 5 “CREACION TERCERO LIGERO” del presente procedimiento. Una vez seleccionado y/o creado el tercero ligero, se da clic en el botón “Agregar” y posteriormente “Guardar” para que el registro de la creación del tercero (Representante Legal) de la Persona Jurídica Nacional o Extranjera quede grabado exitosamente.










CARPETA DEPENDENCIA ORGANIZACIONAL Para el caso no aplica el registro de la información de la carpeta “Dependencia Organizacional”. CARPETA DATOS ADMINISTRATIVOS: A pesar que los datos contemplados en la Carpeta “Datos Administrativos” no se encuentran parametrizados por parte de la Administración SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como obligatorios, se recomienda a las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos el registro de la misma, conforme a los documentos soportes. Fecha*: Seleccione la fecha en que se está efectuando el registro de la transacción. Tipo de documento soporte*: Seleccione el tipo de documento que soporta la creación del tercero. Número de documento soporte: Digite el número del documento que soporta la creación del tercero jurídico nacional o extranjero. Nombre funcionario: Ingrese el nombre del funcionario que está encargado de la creación del tercero. Cargo funcionario: Ingrese el cargo del funcionario encargado de efectuar el registro del tercero en el sistema. Expeditor*: Seleccione Organo Rector. Notas: Texto libre que el usuario puede utilizar para dar mayor claridad. DOCUMENTOS DIGITALIZADOS Ubicación*: Este campo permite incluir una Página web en la cual se encuentre posicionado el documento soporte para la creación del tercero, a través del link seleccionado el sistema válida la ubicación del documento. Descripción: Registre el número, la sigla y fecha del documento digitalizado. Al guardar se obtiene como resultado una Persona Jurídica Nacional o Extranjera creada como tercero en el Sistema SIIF Nación II. Una vez grabada la transacción el sistema deja el tercero activo para todas las Entidades (Unidades Ejecutoras, Subunidades y Establecimientos Públicos), asignando un código interno de identificación del tercero.

2.3 Modificación Información de una Persona Jurídica Nacional o Extranjera creada como tercero

en el Sistema SIIF Nación II.










Las modificaciones que permite el sistema efectuar son las siguientes: En la Carpeta “Información Básica”: Se puede modificar únicamente el “Estado del Tercero en la Entidad”. De “Activo” a “Inactivo” o de “Inactivo” a “Activo”. Se debe tener presente que si se inactiva el tercero, significa que la Unidad, Subunidad o Establecimiento Público que inactivó el tercero no lo puede utilizar para ninguna gestión.

La información restante de la carpeta “Información Básica” sólo la puede modificar el Administrador Funcional del Sistema, es decir, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Carpeta “Información General”: Cambiar o excluir el porcentaje de distribución del capital público, si el tercero tiene vinculado el “tipo de capital “Mixto”. Cambiar o excluir el porcentaje de distribución del capital privado si el tercero tiene vinculado el “tipo de capital “Mixto”. Cambiar o Excluir el “código interno de la Organización”. Cambiar el “código de consolidación”. Cambiar o excluir la relación entre catálogos de “Bienes y Servicios” con diferente tipo de uso (saldo o equivalencia). Carpeta “Información Tributaria”:

El sistema permite vincular, excluir o modificar las responsabilidades tributarias del tercero. Cambiar el régimen tributario determinado para la responsabilidad tributaria. Modificar el atributo que identifica al tercero como “autoretenedor” de “Si” a “No” o de “No” a “Si”.

Carpeta “Ubicación”:

El sistema permite agregar información correspondiente a los campos e-mail, contacto, e-mail contacto.

El sistema permite modificar o definir la información de una nueva dirección de la persona Jurídica Nacional o Extranjera (tipo de dirección, teléfono, fax, país, región, ciudad). Carpeta Representante Legal:










Permite cambiar o determinar la información sobre una nueva Representación Legal del tercero. Carpeta Dependencia Organizacional: No aplica. NOTA 1: Una Unidad Ejecutora, Subunidad o Establecimiento Público no puede modificar la información de una persona jurídica que haya sido registrada por otra Entidad, Unidad Ejecutora, Subunidad, Establecimiento Público o por la Administración Funcional del Sistema. NOTA 2: Los campos relacionados con los atributos únicos del tercero tales como: Código Interno del Tercero, Naturaleza Jurídica, Tipo y Número de Documento de Identidad, Razón Social, Cámara de Comercio, Número de Matrícula Mercantil, CIIU, son inmodificables por parte de las Unidades Ejecutoras, Subunidades o Establecimientos Públicos. 3. CREACION PERSONA NATURAL NACIONAL O EXTRANJERA COMO TERCERO EN EL SISTEMA

SIIF NACION A través de esta funcionalidad la Unidad Ejecutora, Subunidad Ejecutora o Establecimiento Público, puede crear una Persona Natural Nacional o Extranjera como “Tercero en el Sistema” utilizando la información suministrada por la “Fuente Externa” (Bonos Pensiónales, DIAN). Si está habilitado el servicio de Bonos Pensiónales el sistema verifica que exista el tercero y carga ciertos datos básicos de la Base de datos de Bonos Pensiónales, sino existe, el sistema no deja crear el tercero. El sistema busca el tercero en la Base de Datos de Bonos Pensiónales por el tipo y número de documento de identidad. El sistema verifica que no exista ningún tercero con este tipo y número de documento de identidad. Para el efecto, el Perfil Gestión Presupuesto de Gastos o Administrador Gestión Presupuestal, adelantará esta actividad a través de la RUTA: ADM- Terceros y Cuentas/ Persona Natural UE, donde el sistema traerá la siguiente pantalla:










Con fundamento en los documentos soportes los funcionarios encargados de la creación de los terceros en el sistema SIIF-Nación II, proceden a utilizar los filtros de búsqueda ofrecidos por el sistema, con el fin de constatar si el tercero ya fue creado previamente, para dicho efecto, el proceso de búsqueda se puede adelantar diligenciando la Naturaleza Jurídica, Tipo de Documento de Identidad, Número de documento, código interno, o registrando algunos de los nombres y/o apellidos según corresponda. Al efectuar esta operación se pueden presentar dos situaciones: 3.1 Que el tercero Natural Nacional o Extranjero se encuentre creado en el Sistema SIIF Nación II. Si producto del proceso de búsqueda el sistema arrojó la información de la Persona Natural quiere decir que ésta ya fue creada en el sistema por otro usuario, por tal motivo el paso a seguir es dar clic en el botón “Modificar” tal y como se observa en la siguiente pantalla.










Al dar la instrucción de modificar el sistema trae los siguientes datos:

Para lo cual se debe proceder a revisar la información registrada en cada uno de los campos y en cada carpeta y de requerirse complementar o modificar la información registrada, se efectuará de acuerdo con lo permitido por el sistema. 3.2 Que el tercero Natural Nacional o Extranjero no se encuentre creado en el Sistema SIIF Nación II.










Si efectuado el proceso de búsqueda y el sistema indica que no se encontraron resultados, el paso siguiente es proceder a crear el Tercero como Persona Natural ingresando por la RUTA: ADM- Terceros y Cuentas/ Persona Natural UE mediante el botón “Adicionar Tercero”, tal y como observa en la siguiente pantalla:

El sistema trae diferentes campos, los marcados con asterisco (*) como ya se indicó son de obligatorio diligenciamiento, no obstante lo anterior, se recomienda diligenciar todos los campos, con el fin de contar con información estadística a futuro. CARPETA INFORMACION BASICA: Naturaleza Jurídica*: Seleccione Persona Natural Nacional o Persona Natural Extranjera según corresponda. Tipo de documento de identidad: Seleccione el tipo de documento del tercero que corresponda, así: Persona Natural Nacional: Cédula, Pasaporte, Registro Civil o tarjeta de identidad, Persona Natural Extrajera: Cédula de Extranjería, Pasaporte u Otro. Número del documento de identificación*: Digite el número del documento del tercero, según corresponda. Primer Apellido*: Digite el Primer Apellido del Tercero. Segundo Apellido: Digite el Segundo Apellido del Tercero. Primer Nombre*: Digite el Primer Nombre del Tercero. Segundo Nombre: Digite el Segundo Nombre del Tercero.










Estado: El sistema trae autómaticamente el estado en que se encuentra el tercero. CARPETA INFORMACION GENERAL: Fecha de Expedición del Documento de Identificación*: Ingresar la fecha de expedición del documento de identificación del tercero. Profesión: Digite la Profesión del tercero. Número de la Matrícula: Ingrese el Número de Matrícula del tercero (si aplica).

Con fundamento en esta pantalla se diligenciarán los siguientes campos: CARPETA INFORMACION TRIBUTARIA: De conformidad con lo indicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la información correspondiente a la Carpeta “InformaciónTributaria” No tiene aplicabilidad para el registro de una “Persona Natural Nacional”. No obstante lo anterior, cuando una persona natural está actuando como contratista y por lo mismo la administración ha suscrito un contrato de prestación de servicios con dicho funcionario, en este caso SI procede el diligenciamiento de la carpeta “Información Tributaria”, y para lo cual se debe anexar la fotocopia del RUT.










En la carpeta Información Tributaria se debe registrar los siguientes campos:

No. de Identificación tributaria: Digite el número de identificación tributaria que corresponda. Una vez ingresado el No. de Identificación Tributaria, el sistema automáticamente trae los campos de la actividad económica CIIU del tercero: código y descripción. De igual forma, automáticamente trae la información relacionada con la parte tributaria como: Tipo Responsabilidad Tributaria, Regimen Tributario e identifica si es Autorretenedor para cada responsabilidad tributaria. Estos datos son utilizados en la liquidación de deducciones de una obligación de gasto, este conjunto de atributos del tercero al que se reconoce la obligación, determina la obligatoriedad o no de aplicar retención en la fuente que cada tipo de responsabilidad representa. CARPETA UBICACIÓN: En la presente carpeta se deben diligenciar los siguientes campos:










Localización*: Seleccione Nacional o Extranjero según corresponda. Si se tiene habilitado el servicio de la DIAN y fue consignada la información en la misma, los siguientes datos de la Localización se obtienen automáticamente, en caso contrario deben ser ingresados, así Página Web: Ingrese la página web del tercero objeto de creación. E-mail: Ingrese el E-mail del indicado por el tercero. Contacto: Ingrese el nombre del contacto suministrado por el tercero. Designación: Ingrese el cargo o la designación del Contacto según corresponda. E-mail Contacto: Ingresar el E-mail del contacto. Apartado Aéreo: Ingrese el Apartado Aéreo del tercero. País: Ingrese el país del tercero. Región: Ingrese la Región del Tercero. Ciudad: Ingrese la Ciudad del Tercero. CARPETA DIRECCIONES Si se tiene habilitado el servicio de la DIAN y fue registrada la información los datos correspondientes a “DIRECCIONES” se obtienen automáticamente. Si este es el caso, para efecto de modificación se hace a










través del botón “Modificar” y posteriormente, mediante el botón “Limpiar”. En caso contrario de no traer información se ingresa de la siguiente manera: Tipo de Dirección*: Ingrese el tipo de dirección según corresponda, ésta puede ser Dirección Procesal, Domicilio Civil, Domicilio Contractual, Domicilio Fiscal o Residencia: Dirección*: Digite la Dirección suministrada por el tercero. Teléfono: Ingrese el teléfono suministrado por el tercero. Fax: Digite el número de fax indicado por el tercero. País*: Registre el País suministrado por el tercero. Región*: Digite la región indicada por el tercero. Ciudad*: Registre la Ciudad suministrada por el tercero. Una vez digitada la información correspondiente a direcciones, se da clic en el Botón “Agregar” para que el sistema la reconozca. CARPETA DATOS ADMINISTRATIVOS: A pesar que los datos contemplados en la Carpeta “Datos Administrativos” no se encuentran parametrizados por parte de la Administración SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como obligatorios, se recomienda a las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos el registro de la misma, conforme a los documentos soportes como se observa a continuación:

Con fundamento en la anterior pantalla se diligenciarán los siguientes campos:










Fecha*: Seleccione la fecha en que se está efectuando el registro de la transacción. Tipo de documento soporte*: Seleccione el tipo de documento que soporta la creación del tercero. Número de documento soporte: Digite el número del documento que soporta la creación del tercero. Nombre funcionario: Ingrese el nombre del funcionario que está encargado de la creación del tercero. Cargo funcionario: Ingrese el cargo del funcionario encargado de efectuar el registro del tercero en el sistema. Expeditor*: Seleccione Organo Rector. Notas: Texto libre que el usuario puede utilizar para dar mayor claridad. DOCUMENTOS DIGITALIZADOS Ubicación*: Este campo permite incluir una Página web en la cual se encuentre posicionado el documento soporte para la creación del tercero, a través del link seleccionado el sistema válida la ubicación del documento. Descripción: Registre el número, la sigla y fecha del documento digitalizado. Al guardar se obtiene como resultado una Persona Natural Nacional ó Extranjera creada en el Sistema SIIF Nación II. Una vez grabada la transacción el sistema deja el tercero activo para todas las Entidades (Unidades Ejecutoras, Subunidades y Establecimientos Públicos), asignando un código interno de identificación del tercero. 3.3 Modificación Información de una Persona Natural Nacional o Extranjera creada como tercero

en el Sistema SIIF Nación II.

En la Carpeta “Información Básica” únicamente se puede modificar el “Estado del Tercero en la Entidad”. Si se inactiva el tercero significa que la Unidad o Subunidad que inactivó el tercero no lo puede utilizar para ninguna gestión.

La información restante de la carpeta “Información Básica” sólo la puede modificar el Administrador Funcional del Sistema, es decir, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Carpeta “Información General”:










La información contenida en esta carpeta, no puede ser modificada por ninguna Entidad únicamente por el Administrador Funcional del Sistema.

Carpeta “Información Tributaria”:

El sistema permite ingresar el número de la matrícula, ingresar el número de identificación tributaria, cuando la misma no fue registrada con anterioridad.


El sistema permite modificar el tipo de dirección, teléfono, fax, país, región, ciudad. NOTA : Una Unidad, Subunidad o Establecimiento Público NO puede modificar la información de una persona natural que haya sido registrada por otra entidad o por la “Administración Funcional del Sistema” o que sean atri butos únicos del tercero (código interno del tercero, fecha de expedición del documento de identificación, profesión, número de matrícula, número de identificación tributaria, Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU), Localización), pero si puede adicionarle información que no tenga registrada o vincularle por ejemplo nuevas responsabilidades tributarias y /o direcciones como ya se mencionó. 4 . CREACION DE UN CONSORCIO O UNA UNION TEMPORAL COMO TERCERO EN EL SISTEMA

SIIF NACION. A través de esta funcionalidad la Unidad Ejecutora, Subunidad Ejecutora o Establecimiento Público, puede crear un Consorcio o Unión Temporal como “Tercero en el Sistema” utilizando la información suministrada por la Base de datos de la DIAN. El sistema verifica que el dígito de verificación sea consistente con el número de identidad. De igual manera el sistema valida que no exista ningún tercero con este tipo y número de documento de identidad. Si está habilitado el servicio de la DIAN el sistema verifica que exista y carga ciertos datos básicos del tercero de la Base de datos de la DIAN. Si no existe, el sistema no permite crear el tercero. Para el efecto, el Perfil Gestión Presupuesto de Gastos o Administrador Gestión Presupuestal, adelantará esta actividad a través de la RUTA: ADM- Terceros y Cuentas/ Consorcios AF, donde el sistema traerá la siguiente pantalla:










Con fundamento en los documentos soportes los funcionarios encargados de la creación de los terceros en el sistema SIIF-Nación II , proceden a utilizar los filtros de búsqueda ofrecidos por el sistema, con el fin de constatar si el tercero ya fue creado previamente, para dicho efecto, el proceso de búsqueda se puede adelantar diligenciando la Naturaleza Jurídica, Tipo de Documento de Identidad, Número de documento, código interno, razón social o registrando algunos de los nombres y/o apellidos según corresponda. Al efectuar esta operación se pueden presentar dos situaciones: 4.1 Que el tercero Consorcio o Unión Temporal se encuentre creado en el Sistema SIIF II. Si producto del proceso de búsqueda el sistema arrojó la información del Consorcio o Unión Temporal, quiere decir, que éste ya fue creado en el sistema por otro usuario, por tal motivo el paso a seguir es dar clic en el botón “Modificar” tal y como se observa en la siguiente pantalla.










Al dar la instrucción de modificar el sistema trae los siguientes datos:

Para lo cual se debe proceder a revisar la información registrada en cada uno de los campos y en cada carpeta. De requerirse modificar o complementar la información se adelantará de acuerdo con lo permitido por el sistema. En el Numeral 4.3 del presente procedimiento se detalla sobre este aspecto.










4.2 Que el tercero Consorcio o Unión Temporal no se encuentre creado en el Sistema SIIF Nación II. Si efectuado el proceso de búsqueda y el sistema indica que no se encontraron resultados, el paso siguiente es proceder a crear el tercero ingresando por la RUTA: ADM- Terceros y Cuentas/ Consorcios AF mediante el botón “Adicionar Tercero”, tal y como observa en la siguiente pantalla:

El sistema trae diferentes campos, los marcados con asterisco (*) son de obligatorio diligenciamiento como es de conocimiento, no obstante lo anterior, se recomienda tramitar todos los campos, con el fin de contar con información estadística a futuro. CARPETA INFORMACION BASICA: Naturaleza Jurídica*: Seleccione Consorcio o Unión Temporal según corresponda. Tipo de documento de identidad: Seleccione el tipo de documento del tercero que para el caso aplica “NIT”. Número del documento de identificación*: Digite el número del documento del tercero el cual corresponde al NIT más el Dígito de Verificación. Razón Social*: Ingrese la razón social del tercero. Cámara de Comercio: No. Aplica. Número de Matrícula Mercantil: No aplica. Estado: El sistema trae automáticamente asigna el estado del tercero como “activo”.










CARPETA PARTICIPANTES: Objeto de la Unión de los terceros: Ingrese el Objeto del Consorcio o Unión Temporal indicado en el documento de constitución de los mismos. Código Interno (Botón de Búsqueda): Para asociar los terceros que conforman el Consorcio o la Unión Temporal. Los terceros asociados a un Consorcio ó Unión Temporal se puede dar entre dos o más Personas Naturales o Jurídicas o Consorcios ó Uniones Temporales. Una vez efectuado lo anterior, el sistema presenta la pantalla de búsqueda de “Terceros en el Sistema” con el fin de constatar si el tercero ya fue creado previamente por otro usuario, para dicho efecto, el proceso de búsqueda se puede adelantar diligenciando la Naturaleza Jurídica, Tipo de Documento de Identidad, Número de documento, código interno, o registrando algunos de los nombre y/o apellidos según corresponda. Si como resultado de esta búsqueda el sistema trae información del tercero requerido, se procede a dar “Aceptar” y posteriormente “Agregar” para que el sistema reconozca dicha información y a su vez diligencie automáticamente los campos: Código Interno, tipo de documento de identidad, número de documento, nombre o razón social. Porcentaje de Participación: Digite el porcentaje de participación de conformidad con lo indicado en el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, una vez incluido dicho registro se da clic en el botón “Agregar” para que el sitema reconozca la información. Este proceso se adelanta por cada uno de los participantes del Consorcio o Unión Temporal hasta que la suma del porcentaje de participación sea el cien (100) por ciento. En el evento de no encontrarse creado el tercero que conforma el Consorcio o Unión Temporal, se procede a crearlo mediante la opción de “tercero ligero” de conformidad como se indica en el Numeral 5 “CREACION TERCERO LIGERO” del presente procedimiento. CARPETA INFORMACION TRIBUTARIA: Actividad Económica CIIU Código: El sistema trae autómaticamente este campo. Descripción: sistema trae automáticamente la información de este campo una vez seleccionado el código anterior.










Entidad de Vigilancia y Control que Supervisa: No aplica. Entidades Disponibles Vinculadas: No aplica. Entidades Disponibles No Vinculadas: No aplica. NOTA : En el momento no se encuentran parametrizadas por parte de la Administración SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público las entidades encargadas de vigilar las actividades CIIU, sin embargo, una vez se efectúe dicho proceso se procederá a vincular las entidades correspondientes, o en caso contrario desvincular las mismas, si no aplican para la Unidad o Subunidad Ejecutora. Tipo de Responsabilidad Tributaria: El sistema trae automáticamente las Responsabilidades tributarias. Régimen Tributario: El sistema trae automáticamente el régimen tributario del tercero objeto de creación. Autorretenedor: El sistema trae automáticamente la información de este campo. De requerirse incluir más de una Responsabilidad Tributaria se registra a través del botón “Agregar” de esta forma el sistema automáticamente traslada la información tributaria a la parte inferior de la carpeta reflejando el Tipo Responsabilidad Tributaria, Regimen Tributario y si es o no Autorretenedor de cada responsabilidad tributaria previamente seleccionada. Estos datos son utilizados en la liquidación de deducciones de una obligación de gasto, por cuanto este conjunto de atributos del tercero al que se reconoce la obligación, determina la obligatoriedad o no de aplicar retención en la fuente que cada tipo de responsabilidad representa. CARPETA UBICACIÓN: Localización*: Seleccione Consorcio o Unión Temporal según corresponda. Si se tiene habilitado el servicio de la DIAN y fue consignada la información en la misma, los siguientes datos de la Localización se obtienen automáticamente, en caso contrario deben ser ingresados, así: Página Web: Ingrese la página web del Consorcio o Unión Temporal que se está creando. E-mail: Ingrese el E-mail indicado por el Consorcio o Unión Temporal. Contacto: Ingrese el nombre del contacto suministrado por el Consorcio o Unión Temporal. Designación: Ingrese el cargo o la designación del Contacto según corresponda.










E-mail Contacto: Ingrese el E-mail del contacto. Apartado Aéreo: Ingrese el Apartado Aéreo reportado por el Consorcio o Unión Temporal. País: Ingrese el País de ubicación del Consorcio o Unión Temporal. Región: Ingrese la Región donde está ubicado el Consorcio o Unión Temporal. Ciudad: Ingrese la Ciudad donde está ubicado el Consorcio o Unión Temporal. DIRECCIONES Si se tiene habilitado el servicio de la DIAN y fue registrada la información los datos correspondientes a “DIRECCIONES” se obtienen automáticamente. Si este es el caso, para efecto de modificación se hace a través del botón “Modificar” y posteriormente, mediante el botón “Limpiar”. En caso contrario, es decir que no traiga ningún tipo información, se procede a diligenciarla de la siguiente manera: Tipo de Dirección*: Ingrese el tipo de dirección según corresponda, ésta puede ser Dirección Procesal, Domicilio Civil, Domicilio Contractual, Domicilio Fiscal o Residencia según corresponda. Dirección*: Digite la Dirección suministrada por el Consorcio o Unión Temporal. Teléfono: Ingrese el teléfono suministrado por el Consorcio o Unión Temporal. Fax: Digite el número de fax indicado por el Consorcio o Unión Temporal. País*: Registre el País suministrado por el Consorcio o Unión Temporal. Región*: Digite la región indicada por el Consorcio o Unión Temporal. Ciudad*: Registre la Ciudad suministrada por el Consorcio o Unión Temporal. Una vez digitada la información correspondiente a “direcciones”, se da clic en el Botón “Agregar” para que el sistema la reconozca. CARPETA REPRESENTANTE LEGAL Tipo de Representante Legal*: Seleccione la denominación del cargo de Representantes Legales. Si no se encuentra textualmente seleccione “Otros”. Cargo: Digite el cargo del Representante Legal.










Una vez seleccionado el cargo se procede a dar clic en el “botón de búsqueda”, para consultar y seleccionar el tercero que actúa como representante legal del Consorcio o Unión Temporal, el cual pudo haberse creado previamente como persona natural, para lo cual una vez seleccionado el sistema trae automáticamente la información del tercero correspondiente al: Nombre o Razón Social, Número de Documento y Tipo de Documento de Identidad. De no haberse creado con anterioridad el tercero, se procede a registrarlo como un tercero ligero persona natural, mediante la opción “adicionar tercero” siguiendo los pasos indicados en el Numeral 5 “CREACION TERCERO LIGERO” del presente procedimiento. Una vez seleccionado y/o creado el tercero ligero, se da clic en el botón “Agregar” y posteriormente “Guardar” para que el registro de la creación del tercero (Representante Legal) del Consorcio o la Unión Temporal quede grabado exitosamente. 4.3 Modificación de un Consorcio o Unión Temporal creado como tercero en el Sistema SIIF Nación

II. Carpeta “Información Básica: Unicamente se puede modificar el “Estado del Tercero en la Entidad”. De “Activo” a “Inactivo” o de “Inactivo” a “Activo”. Se debe tener presente que si se inactiva el tercero, significa que la Unidad, Subunidad o Establecimiento Público que inactivó el tercero no lo puede utilizar para ninguna gestión.

La información restante de la carpeta “Información Básica” sólo la puede modificar el Administrador Funcional del Sistema, es decir el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Carpeta “Participantes”:

Vincular o excluir “Terceros” que conforman parte del Consorcio ó Unión Temporal. Registrar o modificar el “Porcentaje de participación de los Terceros que componen el Consorcio o Unión Temporal. Carpeta “Información Tributaria”:

El sistema permite vincular o excluir o modificar las “Responsabilidades Tributarias del tercero”; cambiar el régimen tributario determinado para la responsabilidad tributaria o modificar el atributo que identifica al tercero como “autoretenedor”.











El sistema permite modificar o definir la información de una nueva Ubicación del Consorcio o Unión Temporal (tipo de dirección, teléfono, fax, país, región, ciudad). Carpeta Representante Legal: Permite cambiar o determinar la información sobre una nueva Representación Legal del tercero. NOTA 1 : Una Unidad Ejecutora, Subunidad o Establecimiento Público no puede modificar la información de un Consorcio o Unión Temporal que haya sido registrada por otra Entidad, Unidad Ejecutora, Subunidad, Establecimiento Público o por la Administración Funcional del Sistema. NOTA 2 : Los campos relacionados con los atributos únicos del tercero tales como: Código Interno del Tercero, Naturaleza Jurídica, Tipo y Número de Documento de Identidad, Razón Social, Cámara de Comercio, Número de Matrícula Mercantil, Objeto de la Unión Temporal o Consorcio, CIIU, Localización son inmodificables por parte de las Unidades Ejecutoras, Subunidades o Establecimientos Públicos. 5. CREACION TERCERO LIGERO

Considerando que en el manejo de los Macro-procesos de Egresos y de Ingresos se puede presentar la necesidad de registrar en el sistema SIIF-Nación II terceros naturales y jurídicos que no manejan cuentas bancarias por cuanto no van a ser objeto de pago por parte de la administración, pero que deben ser referenciados en el sistema para adelantar algún trámite específico, como es el caso de los Ordenadores del Gasto, Representantes Legales y Terceros que consignan en la cuenta de fondos internos, entre otros, se debe proceder de la siguiente manera: Sólo en el caso en que el tercero bien sea natural o jurídico no manejen cuentas bancarias se puede utilizar la opción de creación de los “terceros ligeros”, esto significa que basta con incluir los datos básicos de los mismos, toda vez, que como ya se indicó, es para tener de referencia únicamente. Para tal efecto, se debe tener en cuenta que si el registro corresponde a información de un Representante Legal bien sea de un Tercero Jurídico o un Consorcio o Unión Temporal, por la misma transacción en la cual se está creando dichos terceros se efectúa su creación mediante el botón “adicionar tercero” siguiendo los pasos indicados más adelante a partir de la selección de dicho campo. Así mismo, si el tercero que se requiere crear corresponde a un tercero natural y/o jurídico para ser utilizado en el Macro-proceso de Ingresos o para el Macro-proceso de Egresos pero en la transacción en la cual se requiere el tercero el sistema no habilita el campo “adicionar tercero”, se procede a ingresar a la transacción de Terceros, por la RUTA: ADM / Terceros y cuentas / Persona Natural o Jurídica según corresponda. Se selecciona la carpeta de “Representante legal”, y se ubica el campo “Nombre o Razón Social”, se da clic sobre el botón con los tres puntos que está frente a ese campo, el sistema presenta la siguiente pantalla. Dar clic en el Botón “Adicionar tercero”.










El sistema presenta la siguiente pantalla, en donde se selecciona el tipo de tercero que se requiere crear.

Una vez seleccionada la opción del tercero a crear se da clic en “Aceptar”, en donde el sistema trae la pantalla que a continuación se presenta:










Sobre la anterior pantalla se debe diligenciar únicamente los campos relacionados en la carpeta “Información Básica” , así:

Naturaleza Jurídica: Seleccione Persona Natural o Jurídica, según corresponda. Tipo de Documento de Identidad: Seleccione “Cédula de Ciudadanía” o “Nit”, según corresponda. Número de documento: Digite el número de identificación que aporta en documentos el tercero natural o jurídico, según el caso. Cámara de Comercio: No aplica. Número de matrícula mercantil: No aplica Estado del tercero: El sistema automáticamente deja el estado en “Activo” Una vez efectuado lo anterior, se da clic en el botón “Guardar”. De esa manera queda creado el tercero natural o jurídico “Ligero” y puede ser utilizado posteriormente. 6. CREACION TERCERO JURIDICO EXTRANJERO

Considerando que para la creación de un tercero Jurídico Extranjero no tiene aplicabilidad el código CIIU (Clasificación Industrial Internacional Uniforme), el Ministerio de Hacienda y Crédito Público indicó que el tercero Jurídico Extranjero diferente a una Entidad Financiera Extranjera debe ser creado como un Tercero ligero, para lo cual se debe ingresar a la transacción de Terceros, por la RUTA: ADM / Terceros y cuentas / Persona Jurídica. Usar el botón “Adicionar tercero” y ubicar la carpeta Representante legal.










En la carpeta de Representante legal, ubicar el campo Nombre o Razón Social y dar clic sobre el botón con los tres puntos que está frente a ese campo, el sistema presenta la siguiente pantalla. Dar clic en el Botón “Adicionar tercero”.

El sistema presente la siguiente pantalla, en donde se selecciona el tipo de tercero que se requiere crear.

Una vez seleccionada la opción del tercero a crear se da clic en “Aceptar”, en donde el sistema trae la pantalla que a continuación se presenta:










Sobre la anterior pantalla se debe diligenciar únicamente los campos relacionados en la carpeta “Información Básica” , así:

Naturaleza Jurídica: Seleccione Persona Jurídica Extranjera. Tipo de Documento de Identidad: Seleccione “Otro”. Número de documento: Digite el número de identificación que aporta en documentos el tercero extranjero. Cámara de Comercio: No aplica. Número de matrícula mercantil: No aplica. Estado del tercero: El sistema automáticamente deja el estado en “Activo”. Una vez efectuado lo anterior de clic en el botón Guardar. De esa manera queda creado el tercero jurídico extranjero “Ligero” y puede ser utilizado posteriormente.

7. CREACION TERCERO JURIDICO EXTRANJERO COMO ENTIDAD FINANCIERA (BANCOS) A través de esta funcionalidad la Unidad Ejecutora, Subunidad Ejecutora o Establecimiento Público, puede crear una persona Jurídica extranjera como entidad “Financiera” en el Sistema SIIF-Nación II”. El sistema trae diferentes campos, los marcados con asterisco (*) son de obligatorio diligenciamiento, no obstante lo anterior, se recomienda registrar todos los campos, con el fin de contar con información estadística a futuro. Para el efecto, el Perfil Gestión Presupuesto de Gastos o Administrador Gestión Presupuestal, adelantará esta actividad a través de la RUTA: ADM- Terceros y Cuentas/ Persona Jurídica UE AF, donde el sistema traerá la siguiente pantalla:










Con fundamento en los documentos soportes los funcionarios encargados de la creación de los terceros en el sistema SIIF-Nación II, proceden a utilizar los filtros de búsqueda ofrecidos por el sistema, con el fin de constatar si el tercero ya fue creado previamente, para dicho efecto, el proceso de búsqueda se puede adelantar diligenciando la Naturaleza Jurídica, Tipo de Documento de Identidad, Número de documento, código interno, razón social o registrando algunos de los nombre y/o apellidos según corresponda. Al efectuar esta operación se puede presentar dos situaciones: 7.1 Que el tercero Jurídico Extranjero-Entidad Financiera se encuentre creado en el Sistema SIIF

Nación II. Si producto del proceso de búsqueda el sistema arrojó la información del tercero Persona Jurídica Extranjera “entidad financiera”, quiere decir, que el tercero ya fue creado en el sistema por otro usuario, por tal motivo el paso a seguir es dar seleccionar la entidad financiera. 7.2 Que el tercero Jurídico Extranjero-Entidad Financiera no se encuentre creado en el Sistema

SIIF Nación II. Si efectuado el proceso de búsqueda y el sistema indica que no se encontraron resultados, el paso siguiente es proceder a crear el tercero ingresando por la RUTA ADM- Terceros y Cuentas/ Persona Jurídica UE AF mediante el botón “Adicionar Tercero”, tal y como observa en la siguiente pantalla:










Con fundamento en la anterior pantalla se diligencian los siguientes campos: CARPETA INFORMACION BASICA:

Naturaleza Jurídica*: Seleccione Persona Jurídica Extranjera. Tipo de documento de identidad: Seleccione “Otro”. Número del documento de identificación*: Digite el número del documento de identificación de la Entidad Financiera. Razón Social*: El Sistema trae automáticamente la información de este campo. Cámara de Comercio: No aplica. Número de Matrícula Mercantil: No aplica.










Estado: El sistema trae automáticamente el estado del tercero dejándolo como “activo”. CARPETA INFORMACION GENERAL:

Con fundamento en la anterior pantalla se diligencian los siguientes campos: Tipo de Organización empresarial: Seleccione Sucursal de sociedad extranjera. Tipo de capital: Seleccione Privado. Los demás campos indicados en la Carpeta “Información General” No aplican. CARPETA INFORMACION TRIBUTARIA: Actividad Económica CIIU Código: Seleccione el Código “6512” Actividades de los Bancos diferentes del Banco Central. Descripción: El sistema trae automáticamente la información de este campo una vez seleccionado el código anterior. Los demás campos indicados en la Carpeta “Información Tributaria” No aplican. CARPETA UBICACIÓN: Localización*: Seleccione Extranjero. Página Web: Ingrese la página web suministrada por la entidad financiera. E-mail: Ingrese el E-mail indicado por la entidad financiera. Contacto: Ingrese el nombre del contacto de la entidad financiera. Designación: Ingrese el cargo o la designación del Contacto de la entidad financiera.










E-mail Contacto: Ingrese el E-mail del contacto de la entidad financiera. Apartado Aéreo: Ingrese el Apartado Aéreo reportado por la entidad financiera. País: Ingrese el País de ubicación de la entidad financiera. Región: Ingrese la Región donde está ubicada la entidad financiera. Ciudad: Ingrese la Ciudad donde está ubicada la entidad financiera. NOTA: en caso de no estar creada la información correspondiente al país que se requiere, se debe efectuar solicitud de soporte a través del Call Center del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. DIRECCIONES Tipo de Dirección*: Ingrese el tipo de dirección según corresponda, ésta puede ser Dirección Procesal, Domicilio Civil, Domicilio Contractual, Domicilio Fiscal o Residencia según corresponda. Dirección*: Digite la Dirección suministrada por la entidad financiera. Teléfono: Ingrese el teléfono suministrado por la entidad financiera. Fax: Digite el número de fax indicado por la entidad financiera. País*: Registre el País suministrado por la entidad financiera. Región*: Digite la región indicada por la entidad financiera. Ciudad*: Registre la Ciudad suministrada por la entidad financiera. Una vez digitada la información correspondiente a “Direcciones”, se da clic en el Botón “Agregar” para que el sistema la reconozca. CARPETA REPRESENTANTE LEGAL Tipo de Representante Legal*: Seleccione “Otros”. Nombre o Razón Social: Seleccionar el tercero genérico. Los demás campos indicados en la carpeta de “Representante Legal” no aplican. CARPETA DATOS ADMINISTRATIVOS:










A pesar que los datos contemplados en la Carpeta “Datos Administrativos” no se encuentran parametrizados por parte de la Administración SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como obligatorios, se recomienda a las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos el registro de la misma, conforme a los documentos soportes. Para el efecto, se debe diligenciar los campos, así: Fecha*: Seleccione la fecha en que se está efectuando el registro de la transacción. Tipo de documento soporte*: Seleccione el tipo de documento que soporta la creación del tercero. Número de documento soporte: Digite el número del documento que soporta la creación del tercero jurídico extranjero. Nombre funcionario: Ingrese el nombre del funcionario que está designado de la creación de la entidad financiera. Cargo funcionario: Ingrese el cargo del funcionario encargado de efectuar el registro del tercero en el sistema. Expeditor*: Seleccione Organo Rector. Notas: Texto libre que el usuario puede utilizar para dar mayor claridad. DOCUMENTOS DIGITALIZADOS Ubicación*: Este campo permite incluir una Página web en la cual se encuentre posicionado el documento soporte para la creación del tercero, a través del link seleccionado el sistema válida la ubicación del documento. Descripción: Registre el número, la sigla y fecha del documento digitalizado. Al guardar se obtiene como resultado una Persona Jurídica Extranjera creada en el Sistema SIIF Nación II. Grabada la transacción el sistema deja el tercero activo para todas las Entidades (Unidades Ejecutoras, Subunidades y Establecimientos Públicos), asignando un código interno de identificación del tercero.

7.3 Para el caso de contrataciones con el Gobierno de los Estados Unidos a través del programa de Asistencia y Seguridad USSAP, se debe crear el beneficiario con la siguiente información:










Campo Solicitado en SIIF Descripción

TIPO Gobiernos Extranjeros

TIPO DOC. ID. Otro Tipo Documento

No. 00003801

NOMBRE / RAZON SOCIAL Gobierno de los Estados Unidos

PAIS Estados Unidos

CIUDAD Indianapolis, IN

TELEFONO 266 12 24 / 25

DIRECCION DFAS-JAX/IN, 8899 E.56th, Street Indianapolis, IN, 46249-0230

Email: [email protected]

Cabe resaltar, que para el diligenciamiento del Registro Presupuestal del Compromiso en el SIIF Nación II es necesario previa solicitud escrita del respectivo Ordenador del Gasto, contar con la LOA o Enmienda debidamente firmada por el señor Ministro de Defensa Nacional, documentos que contienen la información necesaria en la primera hoja y en el párrafo “Signed Copy Distribution”. 8. CREACION Y VINCULACION DE CUENTAS BANCARIAS A TERCEROS A través de esta funcionalidad la Unidad Ejecutora, Subunidad Ejecutora o Establecimiento Público, puede vincular en el Sistema SIIF Nación II la información relacionada con las cuentas bancarias indicadas por terceros naturales o jurídicos a través de las certificaciones bancarias aportadas por los mismos. El sistema trae diferentes campos, los marcados con asterisco (*) son de obligatorio diligenciamiento como se mencionó anteriormente, no obstante lo anterior, se recomienda registrar todos los campos, con el fin de contar con información estadística a futuro. El registro de creación de las cuentas bancarias, se efectuará según lo indicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, instancia que ha acordado con los bancos la longitud de las cuentas bancarias en el SIIF Nación II, así:

CODIGO DE BANCO

NOMBRE ESTRUCTURA CUENTAS BANCARIAS

CORRIENTES AHORROS

SUC CTA TOT SUC CTA TOTAL

1 Bogotá 3 6 9 3 6 9

2 Popular 3 6 9 3 6 9

6 Santander 3 6 9 3 6 9

7 Bancolombia 3 8 11 3 8 11

8 Tse Royal Bank of 0 10 10 0 10 10

mailto:[email protected]










Scotland Col.

9 Citibank 0 10 10 0 10 10

10 HSBC 0 15 15 0 15 15

12 GNB Sudameris Ver nota (1)

13 BBVA 3 6 9 4 12 16

14 Helm Bank 3 6 9 3 6 9

19 Colpatria 3 7 10 3 7 10

23 Occidente 3 6 9 3 6 9

30 BCSC Ver nota (2)

40 Agrario 5 7 12 5 7 12

39 Davivienda 4 8 12 4 8 12

52 AV Villas 3 6 9 3 6 9

NOTA (1) Para el Banco GNB Sudameris, se debe tener en cuenta lo siguiente:

CODIGO DE BANCO


CORRIENTES AHORROS


12 GNB Sudameris

Nuevas 3 6 9

Antiguas 5 7 12

Nuevas 5 7 12

Antiguas 3 8 11

Antiguas 3 6 9

NOTA (2) Para el Banco BCSC, se debe tener en cuenta lo siguiente:

CODIGO DE BANCO


CORRIENTES AHORROS


12 BCSC

0 11 11

Nuevas 0 11 11

Antiguas 5 8 13










El número de dígitos establecidos para cada banco no debe ser superior o menor en ninguno de los casos, a la anterior lista. De otra parte se informa que para el caso de las cuentas que correspondan al banco denominado DAVIVIENDA – Red BANCAFE, GRANBANCO o GRANBANCO, se debe hacer lo siguiente: 1. Crear las cuentas utilizando el banco DAVIVIENDA 2. El número de dígitos de esta cuenta debe ser de NUEVE (9). Para el caso de las cuentas que correspondan al banco denominado DAVIVIENDA, se debe hacer lo siguiente: 3. Crear las cuentas utilizando el banco DAVIVIENDA 4. el número de dígitos de estas cuentas es DOCE (12). NOTA Tener en cuenta que las longitudes de las cuentas bancarias que se deben utilizar para el registro de la información en el Sistema SIIF-Nación II, son las indicadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Ver Literal C. Normatividad Relacionada). Es pertinente mencionar, que en caso de requerirse la creación de nuevas entidades financieras las Unidades y Subunidades Ejecutoras deben a través del Call Center del Ministerio de Hacienda y Crédito Público solicitar la parametrización de las longitudes de las cuentas bancarias para las mismas.. Conocida la información anterior, el Perfil Gestión Presupuesto de Gastos o Administrador Gestión Presupuestal, adelantará esta actividad a través de la RUTA: ADM- Terceros y Cuentas/ Cuenta Bancaria, donde el sistema traerá la siguiente pantalla:

Con fundamento en ésta se debe dar clic en el botón “Adicionar Cuenta” donde el sistema trae la siguiente pantalla:










Sobre esta pantalla se da clic en el recuadro de los tres (…) puntos que se encuentran al frente del campo del código interno, donde el sistema trae la información relacionada con los datos del tercero. Lo anterior en razón, a que el proceso que se está adelantando es la vinculación de la cuenta bancaria allegada mediante certificación de un tercero Natural Nacional o Extranjero o Jurídico Nacional o Extranjero, Consorcio o Unión Temporal, por tal motivo el primer paso es buscarlo y seleccionarlo, una vez realizado esto, el sistema trae la información del tercero seleccionado y a su vez el sistema habilita la carpeta “Cuenta Bancaria”.

En la carpeta Cuenta bancaria se deben diligenciar los siguientes campos: Fecha creación: El sistema trae automáticamente la información de este campo. Entidad Financiera: El sistema trae automáticamente la información de este campo. Tipo Cuenta Bancaria: Seleccione “ahorros o corriente”, según corresponda.










Número de Cuenta: Digite el número de cuenta indicada en la certificación bancaria aportada por el tercero Natural Nacional o Extranjero o Jurídico Nacional o Extranjero, Consorcio o Unión Temporal. Tipo de moneda: Seleccione “Pesos” y/o “Dólares” si se trata de una cuenta bancaria en el Exterior. Fecha Vigencia: Seleccione una fecha a futuro ya que corresponde a la vigencia de la cuenta. Estado: El sistema trae automáticamente el estado del tercero el cual corresponde a “Registro Previo”. Efectuado lo anterior se da “Guardar”, el sistema emite un mensaje indicando que la cuenta bancaria se creó correctamente indicando el consecutivo, tal y como se observa en la siguiente pantalla.

Para el caso de contrataciones con el Gobierno de los Estados Unidos a través del programa de Asistencia y Seguridad USSAP, se debe crear la cuenta bancaria con la siguiente información:

Cuenta No.

U.S. Treasury NYC, Beneficiary (DFAS-JAX/IN Agency)

021030004

NOTA: En el evento en que el sistema no permita la creación de la cuenta que suministró el tercero extranjero por la longitud de la misma, se debe informar de tal situación al Call Center al teléfono del Ministerio de Hacienda y Crédito.

Es importante verificar que se incluya la denominación de la LOA o Enmienda al momento de efectuar el desembolso, con el fin de que el Gobierno de los Estados Unidos identifique plenamente los pagos realizados con cargo a cada LOA o Enmienda.










8.1 Proceso Cuenta Bancaria creada por otro Usuario Si en el momento de haber registrado la totalidad de la información correspondiente a la carpeta “Cuenta Bancaria” y al dar “Guardar” el sistema emite un mensaje que la cuenta bancaria ya existe, que se vinculará a la Unidad o Subunidad Ejecutora, se procede a dar clic en aceptar y el sistema arroja el mensaje que se vinculó exitosamente la PCI con la cuenta bancaria del tercero tal y como se observa en la siguiente pantalla:

De esta forma queda vinculada la cuenta bancaria a la Unidad o Subunidad Ejecutora la cual ya puede ser utilizada en las diferentes instancias del Compromiso. 8.2 Vinculación Cuentas de Tesorería

La vinculación de cuentas de tesorería se presenta cuando dentro del proceso de ejecución del presupuesto dos entidades del Estado son usuarias del SIIF-Nación II y deben efectuarse pagos entre sí y las mismas se identifican con códigos de consolidación diferentes. En este caso, el sistema identifica Ias Posiciones del Catálogo Institucional con diferente código de consolidación e inactiva la carpeta de “Cuenta Bancaria” y habilita la carpeta “Cuenta Bancaria Tesorería” para lo cual la Unidad, Subunidad Ejecutora o Establecimiento Público procede únicamente a vincular dicha cuenta efectuando la selección de la misma, dando la fecha de la vigencia y guardando la información para lo cual el sistema presente un mensaje en el que indica que la cuenta se vinculó exitosamente tal y como se observa en la siguiente pantalla.










9 CONFIRMACION DE CUENTAS BANCARIAS

Una vez creadas y vinculadas las cuentas bancarias el perfil “Beneficiario Cuenta” debe ingresar por la RUTA: REC/Cuentas Bancarias/Administración/Confirmación, para cambiar el estado de las cuentas las cuales quedan inicialmente en estado ”Registro Previo” debiéndose dejar en estado “Registrada”.

Una vez ingresado por la ruta anterior, se da clic en el recuadro de los tres (…) puntos al frente del campo “Buscar cuentas bancarias”, donde el sistema trae la siguiente pantalla:

Se procede a dar clic en el botón “Buscar”, con lo cual el sistema muestra todas las cuentas en estado “Registro Previo”, o si conoce el número de la cuenta bancaria ingresarlo en el campo “Número de cuenta” y dar clic en “Buscar”.










Seleccionar la cuenta bancaria y dar clic en “Aceptar”. Con esta operación el sistema presenta toda la información de la cuenta bancaria, para lo cual se debe verificar que los datos correspondan al tercero. Es pertinente aclarar, que el cambio de estado se debe realizar para toda clase de cuenta que se registre en SIIF NACION, sea una cuenta de Terceros (Jurídicos, Naturales o Consorcios o Uniones Temporales) y de las Tesorerías de las entidades y para ello se debe revisar que en la casilla de verificación “Cambiar el estado a registrada” esté activado √. Posteriormente, se da clic en “Guardar”, como se aprecia a continuación.

Con esta confirmación el sistema le cambia el estado de “Registro Previo” a “Registrada” y deja las cuentas bancarias disponibles para que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional envíe la información a validar al sector financiero. Es importante tener en cuenta los estados que pueden presentar las cuentas bancarias una vez han sido creadas:










Registrada: Es el resultado de la confirmación de la creación de la cuenta bancaria por parte de la Unidad o Subunidad Ejecutora o Establecimiento Público. Activa: Se presenta cuando surte el proceso de validación de cuentas bancarias con las entidades financieras. Inválida: Se presenta como resultado del proceso de validación de cuentas bancarias con las entidades financieras. Sucede cuando los datos registrados en sistema SIIF-Nación II no corresponden a los de la Entidad Financiera. Inactiva: Este estado surge cuando producto del proceso automático de inactivar las cuentas bancarias que no hayan sido vinculadas durante un cierto periodo, en alguna instancia del proceso de ejecución de gastos y/o ingresos y/o pagos no presupuestales. Se inactivan por el cambio manual de estado de la cuenta. 10 MODIFICACION CUENTAS BANCARIAS El sistema permite modificar la información de las cuentas bancarias a través de las opciones de eliminar, desvincular o modificar. Para adelantar alguna de las operaciones indicadas anteriormente, se consulta el tercero que tiene vinculada la cuenta bancaria. Opción Eliminar: Si se requiere eliminar la cuenta se da clic en el botón “eliminar” con esta operación la cuenta bancaria se elimina del sistema, si se necesita nuevamente se tiene que volver a crear. Únicamente las cuentas bancarias que cumplan con las siguientes condiciones se pueden eliminar:

Que el tercero titular no identifique una Unidad o Subunidad Ejecutora.

Que la cuenta bancaria esté en estado invalidado.

Que la cuenta bancaria no esté vinculada a alguna instancia de la cadena presupuestal. Opción desvincular: Con esta operación la Unidad, Subunidad o Establecimiento Público ya no podrá iniciar un nuevo trámite de pago a través de esta cuenta bancaria, si lo requiere tiene que volver a vincular dicha cuenta. Opción modificación: Se puede modificar el tipo de cuenta bancaria: de ahorros a corriente o de corriente a ahorros, únicamente si la cuenta bancaria está en estado diferente al registrado. Igualmente, el tipo de moneda siempre y cuando la cuenta bancaria esté en estado diferente al registrado.










11. CAMBIO MANUAL DE ESTADO A CUENTAS BANCARIAS A través de la transacción “Cambio Manual de Estado a Cuentas Bancarias” el Perfil Pagador Central o Regional puede modificar el estado de las cuentas bancarias cuando se requiera, de los diferentes terceros creados en el sistema, y especialmente permite activar las cuentas bancarias cuyo tipo de moneda sea diferente a pesos. Los estados de las cuentas bancarias se pueden cambiar de acuerdo a las tablas que se indican a continuación: TABLA No. 1 para Moneda diferente a Pesos

Acción

Estado / Acción Cambio manual de estado a

cuentas bancarias

Esta

do

Registro previo. Registrada

Registrada.

Activa

Invalida

Cancelada

Activa.

Inactiva

Invalida

Cancelada

Invalida Registro previo

Cancelada

Inactiva Registro previo

Cancelada

TABLA No. 2 para Moneda en Pesos

Acción










Estado / Acción Cambio manual de estado a

cuentas bancarias

Esta

do

Registro previo.

Registrada

Cancelada

Invalida Registro previo

Cancelada

Activa. Inactiva

Cancelada

Inactiva Registro previo

Cancelada

12. REPORTES TERCEROS Y CUENTAS BANCARIAS

El sistema ofrece la posibilidad de consultar los tipos de terceros de acuerdo a su naturaleza jurídica como lo es Persona Natural, Persona Jurídica, Consorcio o Unión Temporal o Cuentas Bancarias, a través de la RUTA: REPORTES/ ADM/Cuentas Bancarias. En consideración a que el reporte “Cuentas Bancarias es el que trae la información más completa puesto que se puede visualizar el Tipo y número del documento de identidad, Nombre del tercero, Entidad financiera, Tipo cuenta beneficiario, Número de cuenta bancaria, Nombre de la cuenta, Estado de la cuenta y vigencia de la cuenta bancaria, entre otros, se recomienda su consulta permanente para efecto de seguimiento. Es pertinente aclarar, que si se detecta que existen cuentas en estado Inactivas, cuya información está bien, el funcionario que tiene el perfil Pagador Central, debe a través de la RUTA: REC/Cuentas Bancarias/Administración/Cambio de Estado consultar la cuenta bancaria y cambiar el estado de “Inválida” a “Registro Previo”. Posteriormente, el perfil “Beneficiario Cuenta” por la RUTA: REC/Cuentas Bancarias/Administración/Confirmación, confirma nuevamente los datos de la cuenta, para que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional envíe la información a validar al sector financiero. 13. ASPECTOS A TENER EN CUENTA

Si una persona natural con establecimiento de comercio no puede abrir su cuenta con el dígito de verificación, este beneficiario se debe registrar en el Sistema SIIF-Nación II con cédula de ciudadanía










con el fin de culminar el proceso presupuestal, pero únicamente en este caso y previa certificación de la entidad bancaria que no puede abrir la cuenta con el dígito de verificación.

La Unidad Ejecutora, Subunidad o Establecimiento Público que crea el tercero o la cuenta bancaria es la única que puede modificarlos o eliminarlos y la exclusión procederá siempre y cuando no esté vinculada la cuenta y/o el tercero en alguna transacción. En ese orden de ideas, las demás Unidades Ejecutoras, Subunidades o Establecimientos Públicos sólo podrán vincular o desvincular la cuenta bancaria y en cuanto al tercero únicamente lo pueden inactivar.

Los campos relacionados con los atributos únicos del tercero tales como: Código Interno del Tercero, Naturaleza Jurídica, Tipo y Número de Documento de Identidad, Razón Social, Cámara de Comercio, Número de Matrícula Mercantil, CIIU, son inmodificables por parte de las Unidades Ejecutoras, Subunidades o Establecimientos Públicos.

Las Unidades o Subunidades Ejecutoras deben prever la creación del tercero en el aplicativo con fundamento en los documentos soporte (Cédula de ciudadanía, Cédula de Extranjería o Contrato, etc).

Los datos mínimos requeridos para crear el Tercero Natural Nacional y Extranjero son: Naturaleza Jurídica, tipo de documento de identificicación, nombres y apellidos completos, fecha de expedición del documento de identificación, datos de ubicación del tercero: Dirección, País, Región, Ciudad.

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA

Decreto 2789 del 31-ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”.

Decreto 4318 del 30-nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF-Nación”.

Circular Externa No. 010 del 11 de Mayo de 2009, mediante la cual el Ministerio de Hacienda y Crédito Público indica las longitudes de las cuentas bancarias que se deben utilizar para el registro de la información en el Sistema SIIF-Nación II.

Circular Externa No. 008 del 11 de mayo de 2009 “mediante la cual el Ministerio de Hacienda y Crédito Público indica las longitudes de las cuentas bancarias que se deben utilizar para el registro de la información en el Sistema SIIF-Nación II.

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