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DEROULEMENT D’UNE MISSION D’AUDIT INTERNE

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DEROULEMENT D’UNE MISSION D’AUDIT

QUATRE PHASES

1. Déclenchement de la mission

2. Phase « ETUDE »

3. Phase « VERIFICATION »

4. Phase « CONCLUSION »

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DÉCLENCHEMENT DE LA MISSION

Lettre de mission

Présente et accrédite l’équipe des auditeurs

Informe les audités sur l’étendue et les objectifs de la mission

Précise les modalités d’intervention (où, qui, quand, comment, …)

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Exemple de lettre de mission1. Origine et circonstances de la mission

La mission d’audit interne de la DRE ou DPE: XX entre dans le cadre du plan annuel de l’exercice 2001 qui découle du plan pluriannuel 2001-2004.

Le choix de cette direction ainsi que celui des domaines à auditer, est le résultat de tout un processus de planification des missions d’audit interne au sein du Ministère selon une démarche participative.

2. Champ d’investigations

La mission concerne un audit de conformité, de régularité et d’efficacité.

Il portera sur les processus «Dépenses par marchés», «Dépenses par BC» et «Recettes du DP». Il couvrira notamment les volets et domaines suivants:

• l’organisation mise en place et les procédures pratiquées pour: le lancement, la passation, la gestion et le suivi des marchés; la passation et la gestion des dépenses par BC; la gestion du DP;

• les moyens et outils disponibles et utilisés pour l’accomplissement des tâches correspondant à ces différents domaines.

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Exemple de lettre de mission (fin)3. Objectifs de la mission

Les objectifs de la mission sont les suivants: déterminer les écarts entre les procédures existantes et pratiquées et celles formalisées dans le référentiel des procédures du Ministère; évaluer les risques inhérents à ces écarts; analyser le dispositif de contrôle interne mis en œuvre et dégager les contraintes ou les dysfonctionnements éventuels de ce dispositif; évaluer le système ou les outils d’information disponibles proposer les actions nécessaires à mettre en œuvre par la DRE(ou la DPE) pour réduire les écarts sus-visés et améliorer le dispositif de contrôle interne.

4. Calendrier de la missionLa mission (phase intervention sur le terrain) se déroulera du 19 au 30 mars 2004. Le DRE (ou le DPE) et ses collaborateurs sont invités à apporter toute l’aide nécessaire et indispensable pour son bon déroulement.

5. Responsabilité de la missionCette mission sera réalisée par MM. X et Y sous la supervision de l’UCA.

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PHASE D’ÉTUDE

Prise de connaissances du domaine à auditer (collecte de données, entretiens préliminaires…)

Analyse des risques inhérents au domaine

Identification des forces et faiblesses apparentes

Choix des objectifs d’audit

Établissement du programme de vérification

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PHASE DE VÉRIFICATION

Réunion d’ouverture

Présenter les auditeurs, se faire présenter les audités

Exposer, rappeler l’objet et les objectifs de la mission

Discuter le déroulement de la mission Timing, Logistique, RdV, …

Répondre aux différentes interrogations de l’entité auditée

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PHASE DE VÉRIFICATION

Vérifier la réalité des forces et évaluer l’incidence des faiblesses

Relever les principaux dysfonctionnements et les formaliser sous forme de FRAP

Valider au fur et à mesure les constats relevés et les recommandations correspondantes

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FRAPFeuille de Révélation et d’Analyse de

Problème

Le problème résumant le dysfonctionnement

Les faits qui le prouvent

Les causes qui l’expliquent

Les conséquences qu’il entraîne ou risque d’entraîner

Les recommandations qui le résolvent

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Exemple de FRAP

Retard au niveau de la liquidation des marchés malgré les relances effectuées par les Directions Centrales.

PROBLEME

FAITS

66% du nombre de marchés non liquidés à ce jour (sur une population globale de 300) sont antérieurs à l’exercice 1998/99 (dont 86 % sont d’un montant inférieur à 5 MDH et d’une durée de réalisation théorique de 6 à 12 mois).

Des marchés non liquidés pour un reliquat minime ne sont pas encore soldés. :

• Marché n° 26/98-99 avec une durée de réalisation de 2 mois et un reliquat de 100 litres de carburant ;

• Marché n°14/98-99 avec une durée de réalisation de 2 mois et quelques dirhams à solder.CAUSES

   Faillite ou désistement du contractant ;   Litige concernant la qualité de la prestation ;     ...

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Exemple de FRAP (fin)

   Situations conflictuelles avec les entreprises ou les bureaux concernés ;   Des programmes inachevés et des crédits inutilement bloqués.   Surcharge des services  …

CONSEQUENCES

RECOMMANDATIONS

Répertorier les marchés à liquider par nature de problème ou des problèmes à l'origine de la situation actuelle et par prestataire ;

Désigner les responsables à impliquer dans la liquidation en fonction de la nature des problèmes ainsi dégagés ;

Définir un échéancier précis des actions à engager par chacun de ces responsables ;

Inviter les entreprises défaillantes à régulariser leur situation sous peine de les écarter provisoirement de la participation aux nouveaux marchés à passer par le ministère.

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Réunion de Clôture

Restitution des résultats aux audités

Corrections éventuelles et tenir compte des réserves des audités

Explication des écarts

Échange sur les recommandations

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PHASE CONCLUSION

Rédaction du projet de rapport de la mission

Revue du projet de rapport par l’UCA Reprise du projet de rapport en tenant compte des

éventuelles observations de l’UCA

Validation du projet de rapport par les responsables de l’entité auditée

Rédaction du rapport définitif et sa diffusion (commanditaire, entité auditée)

Suivi de la mise en oeuvre des recommandations

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DIFFUSION DES RESULTATS ET SUIVI DES

RECOMMANDATIONS

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Les destinataires des résultats de l’AI

Le rapport final d’auditEn application des principes énoncés dans la charte du Ministère, le rapport est communiqué uniquement aux responsables de l’entité auditée et aux commanditaires (Ministre, SG).

Le rapport de synthèse des missions réalisées

la hiérarchie supérieure du département : à titre de compte

rendu;

l’ensembles des directions centrales et territoriales:

• les informer des dysfonctionnements majeurs relevés;

• les inciter à enclencher un processus d’amélioration continu des pratiques au sein de leurs directions.

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« Un rapport d’audit interne sans suivi des recommandations constitue une action inachevée, sans grand impact et conduisant ainsi à l’inutilité et l’inefficacité de l’audit interne.

...Afin que ce suivi soit convenablement assuré, les entités auditées sont tenues de transmettre à l’UCA un état d’avancement de la mise en oeuvre de leur plan d’action deux fois par an.

...Ces mises au point sont l’occasion pour ces entités de faire remonter les éventuelles difficultés rencontrées lors de la mise en place des actions d’améliorations recommandées. »

(Note de synthèse page 26)

SUIVI DES RECOMMANDATIONS

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SUIVI DES RECOMMANDATIONS« Cahier des recommandations »

RecommandationsActions ou

commentaires de la DPEFRAP

Veiller à la mise en œuvre de la procédure de lancement des BC conformément au Référentiel de Procédures notamment en ce qui concerne: le nombre de fournisseurs consultés; la traçabilité de la mise en compétition et du jugement des offres (lettres de consultations et cadres devis / réunion d’une commission d’ouverture des plis sanctionnée par un PV gardé dans le dossier….)

Cette recommandation a été appliquée immédiatement après la réunion de synthèse

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… … …