Cdigo de Conducta Milpo

ndice

Relacin con Pblicos de Inters

Colaboradores

Conflicto de intereses

Informaciones privilegiadas

Conducta fuera de la empresa

Prejuicios

Trabajo Infantil o esclavo

Postura de la gestin

Acoso y abuso de poder

Uso de bebidas alcohlicas, drogas, portacin de armas y

comercializacin de mercancas

Participacin poltica

Sindicato

Patrimonio de la empresa

Uso de los sistemas electrnicos de informacin

Relacin con asociados comerciales y competidores

Venta de productos de la empresa a colaboradores

Accionistas

Clientes

Comunidades

Proveedores

Gobierno

Mercado publicitario

Prensa

Temas de Inters General

Imagen y reputacin

Contratos y Registros Contables

Gestin Financiera

Propiedad Intelectual

Charlas y Presentaciones externas

Salud, Seguridad y Medio Ambiente

Obsequios e invitaciones

Aclaraciones y Denuncias

Comits de Conducta

Auditora

Medidas disciplinarias

Gestin del Cdigo de Conducta

Lnea tica

Acuerdo de Compromiso

Relacin con Pblicos de Inters

1.-COLABORADORES

Milpo trata con dignidad a sus colaboradores y propicia un ambiente de trabajo con

oportunidades iguales de crecimiento profesional y personal y de respeto a la libertad

Individual.

Conflicto de intereses

El conflicto de Intereses en la relacin colaborador-empresa se da cuando el colaborador

usa su Influencia o acta con el propsito de beneficiar Intereses particulares y que se

contrapongan al Inters de la empresa o que le puedan causar daos o perjuicios.

El colaborador no podr realizar actividades externas, como prestar consultora u ocupar

cargo, en organizaciones con Intereses conflictivos o que hagan negocios con Milpo.

Tampoco se aceptan vnculos societarios, propios o por Intermedio de cnyuge o

familiares, con proveedores o competidores de las empresas del Grupo, si el cargo que el

colaborador ocupa le confiere el poder de Influenciar transacciones o permitir acceso a

Informaciones privilegiadas.

El colaborador que ocupe posiciones en entidades externas o tenga cnyuge o familiares

que tambin trabajen en las empresas de Milpo, en competidores, en proveedoras o en

clientes debe comunicar el hecho por escrito, lo ms rpido posible, a su lder Inmediato,

que evaluar eventuales conflictos de Inters y la confluencia con el horario de trabajo.

La organizacin no permite mantener o contratar parientes de primer o segundo grado

(padre, madre, hijos, hermanos y tos) y cnyuges en funciones en que haya una relacin

jerrquica, directa o Indirecta, o que estn subordinados al mismo superior Inmediato.

Se consideran familiares los miembros de la familia de hasta tercer grado: padre, madre,

hijo(a), hermano(a), abuelo(a), bisabuelo(a), nieto(a), bisnieto(a), to(a) y sobrino(a). Para

los efectos de este Cdigo, tambin se considerarn los parientes por afinidad, a saber:

cnyuge, compaero(a), yerno, nuera, suegro(a), padrastro, madrastra, hijastro (a) y

cuado (a).

Situaciones no especificadas en este Cdigo y que puedan acarrear conflicto de

intereses, deben ser informadas a los lderes inmediatos para su debida orientacin.

Informaciones privilegiadas

El colaborador que, por fuerza de su cargo o de sus responsabilidades, tiene acceso a

informaciones estratgicas o confidenciales - sobre Milpo, empresas asociadas o

subsidiarias -, an no difundidas pblicamente, no puede pasrselas a terceros ni hacer

transacciones de ttulos o acciones de esas empresas durante el perodo de

confidencialidad.

En ese caso, es deber del colaborador impedir el acceso de cualquier persona a tales

informaciones, redoblando el cuidado con documentos e incluso con materiales dejados

sobre las mesas o en cajones y armarios.

Informaciones estratgicas o confidenciales son aquellas no conocidas por el mercado y

cuya difusin podr afectar las operaciones de la empresa. Ejemplos de estas

informaciones son: resultados financieros, grandes adquisiciones o ventas, secreto

industrial, inversiones y asuntos adyacentes.

Conducta fuera de la empresa

Como integrante del Grupo Milpo, el colaborador tiene que tener criterio con su conducta

en ambientes pblicos, ya sea en circunstancias de su actividad profesional, o en

situaciones de su vida privada, actuando con prudencia y cuidado, no poniendo en riesgo

ni a la empresa ni a la propia carrera.

Ya sea en ambiente interno o externo, como participacin en entrenamientos o eventos,

utilizando el auto de la empresa u otras situaciones que permitan la identificacin del

empleador, la conducta del colaborador en situaciones de trabajo debe ser compatible

con los valores de Milpo, contribuyendo as, al reconocimiento de su buena imagen

corporativa.

Se espera del colaborador comportamiento coherente con las conductas descritas en este

Cdigo.

Prejuicios

Milpo valora la diversidad en las relaciones de trabajo. Por lo tanto, se les debe dar a

todos un tratamiento respetuoso, cordial y justo, independientemente del cargo o funcin

que ocupen.

La empresa no admite discriminacin o prejuicio de ninguna naturaleza, ya sea de raza,

religin, edad, sexo, conviccin poltica, nacionalidad, estado civil, orientacin sexual,

condicin fsica u otro cualquiera.

En los procesos de reclutamiento, seleccin y promocin, nicamente se debe evaluar a

los candidatos por sus condiciones de atender y de adecuarse a las expectativas del

cargo.

Trabajo infantil o esclavo

Milpo no acepta, tanto dentro de sus empresas como con sus proveedores y aliados de

negocios, el trabajo esclavo o en condiciones anlogas, ni tampoco el uso de mano de

obra infantil.

En caso de que se contrate algn menor de edad de entre 16 y 18 aos, en la

condicin de aprendiz cumpliendo las leyes vigentes en el Pas, la Empresa asegura

que dicho trabajo no impedir que este prosiga sus estudios.

Postura de la gestin

La demostracin de inters de un subordinado en participar en un proceso de

reclutamiento interno, debe ser entendida por su lder como una alternativa natural de

progreso en la carrera, no dando oportunidad a ningn tipo de represalia.

Los lderes debern sealar eventuales errores cometidos por colaboradores, siendo tales

eventos acompaados de las informaciones y directrices necesarias para evitar su

reincidencia. Repeticin de errores provenientes de descuido, negligencia o falta de

inters, deben merecer rigurosa correccin.

La conducta que todos esperan es or y considerar nuevas ideas, opiniones distintas,

propuestas y argumentos que representen una forma de aprendizaje y mejora de los

procesos.

Milpo valora la sinergia entre las reas, la cooperacin entre los colaboradores de todas

las unidades y que se compartan los conocimientos como forma de aprendizaje y de

diseminar las mejores prcticas, resguardando los criterios de confidencialidad expuestos

en el tem Informaciones privilegiadas.

Acoso y abuso de poder

Milpo no admite acosos, tales como: sexual, econmico, moral, o de cualquier otra

naturaleza, como tampoco situaciones que configuren falta de respeto, intimidacin o

amenaza en la relacin entre colaboradores, independientemente de su grado jerrquico.

El colaborador que se considere discriminado, humillado o blanco de prejuicios, presin,

prcticas abusivas o en situacin de falta de respeto y que se sienta inhibido para tratar el

tema con su superior jerrquico, debe comunicar el hecho al Comit de Conducta,

valindose de los canales ofrecidos a travs de la Lnea tica que estn a su disposicin.

Se caracteriza acoso cuando alguien en posicin privilegiada usa esta ventaja para

humillar, faltar el respeto, o cohibir a alguien. El acoso moral es cuando se expone a

alguien a situaciones de humillacin durante la jornada de trabajo. El acoso sexual tiene

por objeto obtener ventaja o favor sexual.

Uso de bebidas alcohlicas, drogas, portacin de armas y comercializacin

de mercancas

Est prohibida la ingestin de bebidas alcohlicas en el horario de trabajo, as como el

ejercicio de la funcin profesional en estado de embriaguez. Tambin estn prohibidos el

uso y la tenencia de drogas y la permanencia en el ambiente de trabajo en estado

alterado por el uso de estas sustancias, lo que puede afectar la seguridad y el desempeo

tanto del colaborador como de sus compaeros de trabajo.

No se permiten armas de ninguna especie en las dependencias de la empresa, salvo para

profesionales especficamente autorizados para esto.

Estn prohibidas la comercializacin y la permuta de mercancas de inters particular en

las dependencias de la empresa.

Participacin poltica

Est prohibido al colaborador realizar, en nombre de Milpo, cualquier contribucin en

valor, bienes o servicios para campaas o causas polticas.

Milpo respeta el derecho individual del colaborador de que se involucre en asuntos cvicos

y participe en el proceso poltico. Sin embargo, tal participacin debe hacerla en su tiempo

libre y con sus propios medios. En esta situacin, el colaborador debe dejar claro que las

manifestaciones son suyas y no de la empresa.

Recursos, espacio e imagen de Milpo no se pueden usar para atender intereses polticos

personales o partidarios.

Sindicato

Milpo respeta la libre asociacin, reconoce las entidades sindicales como representantes

legales de los colaboradores y busca el dilogo constante.

Las negociaciones y el dilogo con estos asociados slo las deben hacer las personas

oficialmente autorizadas.

Patrimonio de la empresa

Los bienes, equipos e instalaciones de la empresa se destinan exclusivamente al uso en

sus operaciones y no se los puede utilizar para fines particulares, salvo en situaciones

especficas definidas por la empresa.

Es de responsabilidad del colaborador velar por el buen uso y por la conservacin del

patrimonio de la empresa colocado bajo su guardia.

Asuntos relativos a donacin, venta y cesin de uso de inmuebles, se deben someter a la

evaluacin del Departamento Jurdico.

Uso de los sistemas electrnicos de informacin

Los sistemas electrnicos y recursos de informtica estn a disposicin de los

colaboradores para el buen desempeo de sus funciones.

Se permite su uso para asuntos personales, siempre que no contradigan normas y

orientaciones internas, ni perjudique el desarrollo del trabajo. Estn prohibidos el

intercambio, el rescate, el almacenamiento o el uso de contenido obsceno, pornogrfico,

violento, discriminatorio, racista, difamatorio, que le falte el respeto a cualquier individuo o

entidad, y contrarios a las polticas y a los intereses de Milpo. Tampoco se permiten

juegos o cadenas de mensajes.

Los usuarios en general no deben tener expectativa de privacidad en la utilizacin de

estos sistemas y recursos. Por este motivo, Milpo podr, a su criterio, usar y hacer

seguimiento de cualquier informacin transmitida o residente en estos medios. Esta regla

abarca la informacin escrita o almacenada en sistemas electrnicos y cualquier otro

medio similar. Tambin incluye las informaciones desarrolladas tcnicamente, adquiridas

por asociaciones, adquisicin, licencia, compra o confiadas a la empresa.

Todos los archivos e informaciones referentes a la actividad profesional creados,

recibidos o almacenados en los sistemas electrnicos son de propiedad de Milpo y

constituyen bienes comerciales y legales. De esta manera, en caso de cambio o

desvinculacin de un colaborador, estas informaciones que el mismo mantuvo, debern

ser encaminadas al lder inmediato para su almacenamiento o eliminacin.

La clave de acceso a los sistemas es de uso personal exclusivo, no siendo permitida su

concesin a terceros, aunque sea a un compaero de trabajo.

No se deben copiar o instalar ningn tipo de software o programas en las computadoras

de la empresa sin la previa autorizacin del rea de tecnologa de informacin de la

unidad.

El uso adecuado de los sistemas electrnicos de informacin en las empresas del Grupo,

est especificado en las Polticas Corporativas de Tecnologa de la Informacin,

disponibles en la Portada Milpo.

Relacin con asociados comerciales y competidores

Milpo se conduce por el principio de la libre competencia.

Todas las informaciones del mercado y de competidores, legtimas y necesarias al

negocio, se deben obtener mediante prcticas transparentes e idneas. No se admite su

obtencin por medios ilcitos.

Aqu, medios ilcitos son formas ilegales y moralmente inaceptables de acceso a

informaciones confidenciales.

Est prohibido que el colaborador adopte cualquier actitud que difame la imagen de

competidores o asociados comerciales de la empresa.

Los negocios de Milpo se deben pautar observando las leyes, los valores del Grupo y del

Cdigo de Conducta, y es responsabilidad de todos los colaboradores asegurar su

cumplimiento.

No se deben fomentar entendimientos con los competidores con el objetivo de abuso de

poder econmico o de prcticas comerciales arbitrarias.

Venta de productos de la empresa a colaboradores

La venta de productos de la empresa a colaboradores se deber realizar dentro de las

reglas previstas en poltica especfica.

2.- ACCIONISTAS

Relaciones de negocio entre accionistas y familiares

Y empresas del grupo

Los accionistas y sus familiares deben seguir las mismas reglas vlidas para los

colaboradores en la compra de productos o servicios de las empresas del Grupo.

Se permiten las relaciones comerciales entre accionistas y sus familiares y empresas del

Grupo, ya sea en calidad de personas fsicas, o por medio de empresas de las cuales

formen parte directa o indirectamente.

Los negocios anteriormente mencionados debern respetar, rigurosamente, los principios

de imparcialidad y transparencia, tica, competitividad e inexistencia de conflictos de

inters, razn por la cual los accionistas y sus familiares no deben realizar negocios o

actividades cuya viabilidad dependa exclusivamente del Grupo o de sus empresas.

Las empresas del Grupo deben adoptar con los miembros de la familia de los accionistas

controladores, las mismas reglas (difusin, precio, forma de pago, plazos contractuales,

calidad, etc.) que se adoptan en el tratamiento con terceros.

Cabe a las personas o empresas interesadas explayar las relaciones de orden comercial

con Milpo, informar cuando haya tal incidencia, la existencia de vnculos familiares

previstos arriba.

Todas las transacciones previstas en este captulo necesitarn la aprobacin previa del

Directorio de Milpo. El principal ejecutivo del rea deber informar estas propuestas,

presentando sus consideraciones, cuando entienda que se atendieron las premisas

contenidas en los prrafos citados arriba.

Relaciones con empresas en que Milpo tiene participacin

En las empresas en que Milpo participa en el bloque de control, la relacin con los dems

asociados, slo la debern conducir los representantes legales indicados por el Directorio

Milpo. Siempre se debe observar la confidencialidad sobre los temas tratados.

El contacto con los inversionistas externos de las empresas de Milpo, nicamente lo

deber hacer el rea definida como responsable por la funcin y segn las normas

especficas a ella atribuidas.

3.- CLIENTES

Es compromiso de Milpo contribuir con el proceso de creacin de valor de sus clientes,

mediante el cumplimiento de sus expectativas y del desarrollo de soluciones innovadoras.

Se deben considerar los requisitos y las expectativas de los clientes, y cumplir

rigurosamente todos aqullos que hayan sido acordados.

Milpo no discrimina clientes, ya sea por origen, factor econmico o ubicacin. Sin

embargo, se reserva el derecho de terminar cualquier relacin comercial siempre que sus

intereses no se estn cumpliendo o, aun cuando la relacin represente riesgo legal, social

o ambiental.

Las informaciones sobre nuestros productos y servicios siempre deben ser claras y

verdaderas. Datos tcnicos, en especial requisitos de seguridad, salud y medio ambiente,

obligatoriamente debern ser suministrados a los clientes.

Cada producto debe seguir rigurosamente las exigencias legales del mercado al cual se

destina.

Est prohibido efectuar pagos indebidos a cualquier persona con el propsito de facilitar

la venta de nuestros productos o servicios, aunque nos cueste perder oportunidades de

negocio.

Es de nuestra responsabilidad la confidencialidad en el manejo de las informaciones

reservadas que nos pasen nuestros clientes y asociados.

4.- COMUNIDADES

Milpo est comprometida con el desarrollo econmico y social de las comunidades en que

acta.

Es compromiso en las que acta de todos los colaboradores actuar de acuerdo con los

valores de Milpo y mantener canales de dilogo permanentemente abiertos con todas las

comunidades en las que est presente.

La inversin en proyectos sociales, culturales y ambientales debe ser orientada por las

demandas reales de las comunidades, adems de estar alineada a las directrices del

Instituto Milpo, de manera que cumpla los proyectos efectivamente comprometidos en

fomentar la transformacin social.

El Grupo Milpo incentiva la participacin de sus colaboradores en programas de

voluntariado.

5.- PROVEEDORES

La relacin con nuestros proveedores debe estar pautada por el respeto y por la

bsqueda permanente del desarrollo de productos y servicios que agreguen valor a Milpo

y fortalezcan la posicin competitiva de los proveedores.

Se debe evaluar a los proveedores de Milpo por medio de criterios claros y sin

discriminacin. Toda decisin debe estar sustentada tcnica y econmicamente, no

permitiendo favoritismos de ninguna naturaleza.

Los proveedores de Milpo debern conocer los valores del Grupo y tener una actuacin

compatible con los principios de este Cdigo de Conducta.

Para ser aceptada como proveedora de Milpo, la empresa deber declarar que no har

uso de trabajo infantil.

La contratacin de empresas pertenecientes o dirigidas por ex-colaboradores, se debe

administrar con los cuidados necesarios para no exponer a Milpo a riesgos laborales.

Milpo espera de sus proveedores claridad en la caracterizacin de los productos y

servicios, as como en los cuidados a ser tomados en relacin a la salud, seguridad y

medio ambiente.

Milpo podr acabar una relacin de negocio con un proveedor siempre que haya perjuicio

de sus intereses o desconsideracin de puntos legales, tributarios, de medio ambiente y

de salud y seguridad en el trabajo.

Es nuestra responsabilidad resguardar las informaciones confidenciales, que nos brinden

nuestros proveedores.

6.- GOBIERNO

Milpo respeta la legislacin y a las autoridades de todas las instancias de gobierno.

Las informaciones dadas a todas las esferas de gobierno, incluyendo rganos pblicos

municipales, estatales y federales, siempre se deben hacer por escrito, mediante

protocolo y con la debida orientacin del Departamento Jurdico o de Relaciones

Institucionales, dependiendo del tema involucrado.

Siempre que un representante del gobierno presente una demanda, incluyendo procesos

de fiscalizacin, el colaborador debe entregrsela al Departamento Jurdico antes de

enviarla a cualquier otro lugar. Si un "mandato de bsqueda" se le presenta a un

colaborador, ste debe cooperar, pero contactando inmediatamente al Departamento

Jurdico para orientacin previa de cmo proceder y para la debida asistencia.

El envo de informaciones se debe dar de forma completa, exacta y suficiente para aclarar

el tema, de manera que cumpla rigurosamente las normas que se apliquen. El

colaborador debe analizar si la informacin dada tiene la indicacin "confidencial" y si se

tomaron medidas adecuadas para proteger su confidencialidad. Se debe consultar al

Departamento Jurdico de la empresa para que ofrezca la asistencia necesaria.

Milpo prohbe realizar pagos, a ttulo de gratificacin, o que se ofrezca cualquier ventaja o

a autoridades gubernamentales para agilizar los servicios de rutina o acciones

administrativas.

La empresa se reserva el derecho de manifestarse pblicamente sobre polticas y

decisiones gubernamentales que puedan afectar la marcha de los negocios y la relacin

con los colaboradores, consumidores o accionistas. Este acto, sin embargo, slo lo podr

ejercer o autorizar el Directorio Milpo.

El colaborador no puede usar el nombre de las empresas de Milpo cuando trate asuntos

personales de cualquier naturaleza en su relacin con el gobierno.

7.- MERCADO PUBLICITARIO

Cualquier difusin publicitaria de Milpo debe ser verdadera y evitar que se exagere; no se

tolera la arrogancia, la prepotencia y la discriminacin.

La publicidad institucional Milpo debe ser adecuada al posicionamiento del Grupo y seguir

orientacin de la Gerencia Corporativa respectiva.

La empresa condena la publicidad engaosa. Las iniciativas de marketing de productos

de Milpo, se caracterizan por respetar la legislacin vigente, la tica y las normas de

referencia locales e internacionales.

8.- PRENSA

Milpo adopta una posicin objetiva y clara en la difusin de las informaciones y trata de

satisfacer los intereses de las partes involucradas.

Los contactos con la prensa los realizarn, exclusivamente los voceros designados por la

empresa, con orientacin de la Gerencia Corporativa respectiva. Y, por lo tanto, est

prohibido a personas no autorizadas realizar contacto con la prensa en nombre de Milpo.

El colaborador no debe hacer la difusin de informaciones confidenciales o no verdicas a

la prensa.

El contacto con profesionales de la prensa no debe ser tratado, bajo ninguna hiptesis,

como una relacin comercial. De esta manera, no implica favores o pagos de ningn tipo.

La relacin con la prensa debe privilegiar la difusin de hechos relevantes y el fomento de

los negocios de la empresa, buscando en lo posible destacar las actividades del Grupo

Milpo. El Manual de Relaciones con la prensa establece las directrices para el correcto

contacto de nuestros voceros con la prensa.

Temas de Inters General

Imagen y reputacin

La construccin y el fortalecimiento de la imagen y reputacin del Grupo tambin se dan a

travs de nuestro dilogo y comportamiento con los pblicos con los que nos relacionamos.

Con este fin, nuestra manera de actuar, dentro y fuera del Grupo, debe estar siempre en

consonancia con los principios y los Valores de Milpo, as como con los manuales de marca

disponibles en el Portal Milpo.

En cuanto al uso de los medios sociales, solo las reas autorizadas y cuya funcin sea

pertinente a esa actividad, pueden hablar acerca de la Empresa en la Web, conforme a la

Poltica de Uso Profesional de los Medios Sociales, tambin disponible en el Portal Milpo.

Contratos y Registros contables

Todas las transacciones financieras y comerciales sern inmediata y correctamente

transcriptas en los libros y registros de Milpo.

El colaborador no debe hacer acuerdos financieros irregulares con clientes o proveedores,

tales como sobre o subfacturacin.

Los contratos en los que Milpo toma parte deben ser escritos de la forma ms precisa

posible, no dejando margen para interpretaciones dudosas. Documentos que no se

adjuntaron al texto principal, slo se pueden aceptar o suministrar con la asistencia de los

abogados de Milpo.

Todos los pagos y compromisos asumidos deben estar autorizados por el escaln

jerrquico competente y respaldados por documentacin legal.

Gestin financiera

Milpo no acepta y no apoya ninguna iniciativa relacionada con el "lavado de dinero",

entendida como un proceso realizado para ocultar o legitimar recursos financieros ilcitos.

Es importante que todos estn atentos a las conductas citadas a continuacin:

Formas inusuales o complejos patrones de pago

Transferencias inusuales hacia/desde pases no relacionados con la transaccin

Clientes con operaciones que aparenten tener poca integridad

Clientes que se muestren ansiosos para evitar exigencias de registro de informaciones

Transacciones que involucren lugares anteriormente asociados a "lavado de dinero" o a

evasin fiscal.

Se debe comunicar al gestor directo o al canal de Lnea tica cualquier indicio relacionado

con lo anteriormente citado.

Propiedad intelectual

La propiedad intelectual es un activo estratgico para Milpo. En sta se incluyen patentes,

marcas registradas, know-how, datos tcnicos, informaciones de procesos y de mercado,

entre otros puntos que beneficiaran a un competidor, si fueran de su conocimiento.

El resultado del trabajo de naturaleza intelectual y de informaciones estratgicas generados

en la empresa es de propiedad exclusiva de Milpo.

Informaciones confidenciales en respuesta a pedidos legtimos de autoridades

gubernamentales, slo se pueden dar despus de considerar si sern tratadas

confidencialmente y despus que se tomen las medidas adecuadas a la proteccin de su

confidencialidad, con la ayuda del Departamento Jurdico de la Empresa.

El colaborador es responsable por tratar de forma confidencial las informaciones sobre la

propiedad intelectual a las que tenga acceso proveniente de su trabajo, utilizndolas de

manera cuidadosa. No est permitida la difusin de estas informaciones sin la autorizacin

especfica de la direccin de la empresa.

Charlas y Presentaciones externas

En charlas y participaciones en seminarios y otros eventos pblicos, se debe respetar

rigurosamente el sigilo de informaciones confidenciales sobre la empresa y sus negocios.

Tanto la participacin como expositor en eventos, como los temas a plantear deben ser

previamente aprobados por el lder del colaborador involucrado.

Para presentaciones sobre el Grupo, se debe utilizar el documento oficial disponible.

Salud, Seguridad y Medio Ambiente

La salud, la integridad fsica de los colaboradores y la proteccin del medio ambiente son

prioridades para Milpo, y estn por encima de aspectos econmicos o de produccin.

Milpo trata de forma transparente todas las informaciones relativas a la salud, seguridad y

medio ambiente que puedan tener impacto sobre sus colaboradores, sobre las

comunidades o sobre el propio medio ambiente.

La empresa continuamente les har entrenamientos a los colaboradores para que

conozcan sus rutinas y se responsabilicen por las mismas.

El colaborador debe familiarizarse con las polticas, los procedimientos y las prcticas de

salud, seguridad y medio ambiente y cumplirlos rigurosamente.

Se espera que todos observen atentamente el ambiente de trabajo identificando posibles

situaciones de riesgo. En caso que se identifique algn indicio, se debe informar este hecho

al lder local y se debe alertar a los involucrados. Este comportamiento ser considerado

demostracin de compromiso con los aspectos de seguridad.

Las empresas prestadoras de servicios contratadas por el Grupo deben cumplir todos los

procedimientos de salud, seguridad y medio ambiente definidos en poltica especfica para

sus actividades.

En situaciones de emergencia, como accidentes ambientales o de trabajo, los involucrados

deben seguir los procedimientos previstos para la situacin e informar rpidamente los

hechos a la administracin local. Slo los voceros oficialmente indicados podrn dar

entrevistas o dar comunicados a las autoridades y a la comunidad.

Accidentes ambientales son eventos inesperados e indeseados que pueden causar daos,

directa o indirectamente, al medio ambiente, a la salud y a la vida.

Obsequios e Invitaciones

Obsequios e invitaciones institucionales son prcticas de gentileza y cordialidad aceptadas

dentro de una relacin comercial.

Los colaboradores pueden aceptar obsequios institucionales que configuren prctica de

gentileza y cordialidad entre las partes de una relacin comercial y que no caractericen la

obtencin de beneficios en ninguna negociacin.

Invitaciones para eventos con los gastos corriendo por cuenta de los clientes, proveedores,

rganos gubernamentales y otros pblicos de inters, slo se pueden aceptar cuando la

oportunidad de desarrollo de contacto comercial sea real, y tambin cuando hayan sido

extendidas a profesionales de otras empresas y mediante autorizacin del lder.

Objetos recibidos a ttulo de premio que representen distincin u homenaje a Milpo y sus

empresas, deben ser enviados al rea de comunicacin de la Unidad de Negocios en

cuestin.

Los colaboradores no pueden aceptar, en su nombre o en el de su familia, regalos o

ventajas que lo comprometan. En estos casos, los obsequios se deben devolver a la

empresa remitente.

Todos deben estar atentos al contexto cuando se reciben obsequios, y no solo a su valor;

en caso de dudas, deben consultar al lder inmediato. Est prohibido recibir ofertas en

dinero por cualquier motivo.

El colaborador debe informar a las entidades con las que se relaciona en nombre de Milpo

cul es la conducta de la empresa en cuanto a obsequios o regalos.

Los mismos principios se deben aplicar cuando Milpo les ofrece obsequios e invitaciones a

sus asociados.

Aclaraciones y Denuncias

Dudas de interpretacin, casos no previstos y denuncias de incumplimiento de este

Cdigo se deben presentar al liderazgo o envalas a la Lnea tica.

En situaciones en las que el tema pueda causar inhibicin, si lo trata con el lder

inmediato, el colaborador podr enviar su problema directamente al Comit de Conducta

de la Unidad, mediante uno de los canales de la Lnea tica. En caso que el problema

sobrepase la responsabilidad de la Unidad, involucre a su direccin o tenga impacto en

las dems reas del Grupo, el colaborador deber enviarlo al Comit de Conducta

Corporativo, tambin va Lnea tica.

Las denuncias de fraude, apropiacin indebida, soborno en actos o transacciones

comerciales que involucren a colaboradores, proveedores, contratistas y asociados del

negocio, siempre que sea posible, las deben acompaar con hechos y datos concretos.

Cada denuncia recibida por Milpo ser tratada con confidencialidad. No se aceptar

ninguna represalia al colaborador, por reportarse de buena fe. En caso que el colaborador

sufra alguna represalia de cualquier naturaleza, debe informrsela inmediatamente al

Comit de Conducta.

Comits de Conducta

Es responsabilidad de los Comits analizar los asuntos referentes al Cdigo de Conducta

enviados a la Lnea tica con imparcialidad y seriedad, buscando soluciones para las

situaciones que le son presentadas y dando respuesta a los solicitantes, en caso que se

identifiquen.

Los Comits de Conducta de la Unidad, formados por miembros de la direccin de la

Unidad, garantizan la uniformidad de los criterios usados en la resolucin de casos

similares, verifican la validez del tema estudiado, toman medidas cuando sea el caso y le

responden al solicitante, cuando ste se identifique.

El Comit de Conducta Corporativo es responsable por tratar los casos que le son

enviados, por establecer criterios para casos no previstos en el Cdigo y por el buen

funcionamiento del sistema de Lnea tica del Grupo. Tambin cabe a este Comit

establecer criterios de tratamiento para casos especiales que le son llevados por los

Comits de las Unidades, creando un banco de datos de las decisiones para todo el

Grupo y ampliando as los criterios y la jurisprudencia para decisiones futuras.

Auditora

La Auditora Corporativa tratar los casos de desvo de recursos y de dao al patrimonio.

En todas las situaciones se garantiza la imparcialidad en la conduccin de los temas y el

resguardo de la identidad de los involucrados.

Medidas disciplinarias

La existencia de normas, polticas y procedimientos es condicin esencial para el xito de

una empresa. Cabe al liderazgo garantizar que se sigan para el funcionamiento

armonioso y eficaz de la organizacin. Desvos o incumplimientos pueden llevar a

medidas disciplinarias que, cuando se apliquen, deben servir como elemento educador y

formador de cultura.

Cabe al liderazgo informar, orientar y preparar a su equipo para la correcta aplicacin de

las polticas y de las normas de la organizacin, siendo un ejemplo a seguir.

Incumplimientos de normas y reglas del Grupo no se pueden tolerar y son pasibles de

penalidad. Reincidencias, incluyendo el incumplimiento de planes de accin trazados por

procesos de auditora, despus de la debida orientacin, tambin estn sujetas a medidas

disciplinarias. Son posibles penalidades:

1. Advertencia verbal

2. Advertencia por escrito

3. Suspensin

4. Despido

La aplicacin de las penalidades se debe hacer, tanto como sea posible, inmediatamente

despus de la falta cometida, bajo pena de caracterizar el perdn tcito. Se admite un

perodo de ms tiempo para la aplicacin de la penalidad, cuando la falta requiere la

investigacin de los hechos y de las debidas responsabilidades. Las sanciones deben ser

justas, razonables y proporcionales a la falta cometida. Faltas semejantes deben recibir

sanciones semejantes.

Cuando un colaborador considere que hay una distorsin en determinada norma, deber

recurrir a su jefe inmediato y solicitar una revisin de la misma. El departamento

competente la reevaluar y se podr revisar.

Casos en los que por falta de infraestructura o recursos adecuados, el colaborador no

consiga cumplir la norma, debe pedirle orientacin a su jefe inmediato. A su vez, ste

deber llevar el caso al escaln adecuado de la organizacin para buscar la solucin

definitiva.

El supervisor inmediato del colaborador que no cumpla una norma o procedimiento de la

Empresa ser notificado por la Auditora Interna. En caso que haya otra infraccin en la

misma rea, el gerente ser notificado y el supervisor y el colaborador involucrados sern

advertidos por escrito.

Si en la misma rea nuevamente hay incumplimiento de la misma norma, el director ser

notificado y deber decidir, con base en las informaciones de la Auditora Interna, qu

actitud se tomar, siendo que la primera accin es advertir al gerente por escrito.

En la persistencia de estos desvos, el Presidente de la Unidad de Negocio deber

involucrarse para obtener la solucin definitiva. Se deber comunicar al Comit de

Conducta Corporativo, para unificar el tratamiento en casos semejantes.

Recursos Humanos siempre debe ser consultado sobre cul es la medida disciplinaria a

ser aplicada y, cuando sea necesario, se deber consultar al Departamento Jurdico, para

la debida orientacin.

Los resultados positivos, debido al cumplimiento de las normas, deben ser tratados por

los sistemas de reconocimiento del Grupo, que acompaados por acciones de

comunicacin, contribuyen a la formacin de una cultura de respeto y disciplina. De la

misma manera, la difusin de medidas disciplinarias aplicadas tienen un efecto positivo,

pues demuestra la seriedad con que Milpo trata tales casos. En cualquiera de estas

situaciones, el respeto al individuo debe ser el elemento orientador de la conducta de los

lderes.

Gestin del Cdigo de Conducta

La aprobacin de este Cdigo y sus actualizaciones son de responsabilidad del Directorio.

Cabe a los lderes, de todos los niveles, garantizar que sus subordinados y contratados

conozcan y apliquen los reglamentos de este Cdigo, que debe ser un ejemplo de

conducta a ser seguido por todos los colaboradores.

Las sugerencias de mejoras se deben enviar al Comit de Conducta por intermedio de

cada lder o por los canales de Lnea tica. Cabe al Comit analizarlas y proponrselas al

Comit de Conducta Corporativo para inclusin en la siguiente edicin, si se consideran

adecuadas.

Lnea tica

Para conocer, analizar y resolver cualquier punto referente al Cdigo de Conducta, Milpo

mantiene una Lnea tica, canal al que puede tener acceso tanto el pblico interno como

externo.

Imparcial y transparente, la Lnea tica garantiza la confidencialidad de las informaciones,

preservando la identidad de las personas involucradas y fomentando un ambiente mejor

para todos. Por su intermedio tambin es posible aclarar dudas de interpretacin y

presentar denuncias de incumplimiento al Cdigo de Conducta, como corrupcin,

soborno, fraude, agresin al medio ambiente, informaciones falsas, registros contables

inadecuados, mal uso de activos de la empresa, discriminacin de raza, religin, sexo,

condicin fsica o social y comportamiento y procedimientos no ticos.

Acuerdo de Compromiso

Declaro haber ledo y comprendido el Cdigo de Conducta de Milpo y asumo el

compromiso de cumplirlo y respetarlo en todas mis actividades en la Empresa,

asegurando su aplicacin.

Unidad

Fecha

Nombre Completo

Firma