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Documento reservado Informe técnico RP/1984-85/VI 1.2.1 MEXICO
Programa para la Gestión de Documentos y Archivos (RAMP) y desarrollo de las infraestructuras de archivos correspondientes
Modernización y automatización del archivo general de la nación
por Jacques d'Orléans
N° de serie : F M R / P G I / P P S / 8 6 / 1 5 9
Organización de las Naciones Unidas | [ J f | para la Educación = la Ciencia y la Cultura
París, 1986
M E X I C O
MODERNIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
por J. d'Orléans
Informe preparado para el Gobierno de la República de los Estados Unidos de México por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco)
U N E S C O
Informe técnico RP/1984-85/VII.2.1 FMR/PGI/PPS/86/I59
9 de octubre de I986 © Unesco 1986
Printed in France
INDICE
Páginas
PREFACIO (i)
INTRODUCCIÓN 1
I. METAS DEL PROYECTO 1
II. SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ARCHIVOS 2
A. El archivo general de la Nación de México 2
B. Los archivos administrativos del Gobierno federal 6
C. Los factores reunidos para una futura informatización . . . 9
III. APORTE DEL COMPUTO A LA ARCHIVOLOGÍA 9
IV. PERFIL DEL PROYECTO 10
A. Acciones 11
B. Procedimientos institucionales 12
C. Procedimientos de sistematización documental 12
D. Recursos humanos 13
Conclusiones 13
Recomendaciones 13
Anexos
1. Organigrama del Archivo general de la Nación de México (AGNM)>
2. Datos estadísticos sobre el AGNM
3. Sistema nacional de archivos administrativos e históricos
4. Características generales del sistema red de archivos
5. Bibliografía
6. Lista de las personalidades que se visitaron en el Archivo general de la Nación de México
PREFACIO
La misión del consultor se realizó en el marco del Programa Ordinario de la Unesco para 1984-1985 del 16 al 30 de noviembre de 1985. Los términos de referencia de la misión, en estrecha cooperación con las autoridades de México eran :
1. proceder a una estimación global de la situación actual de los servicios del Archivo General de la Nación de México;
2. estudiar las posibilidades de tratamiento automatizado de datos (ADP) que podrían aplicarse a algunos servicios que deberían ser determinados;
3. al final de la misión, hacer una exposición sobre la experiencia de los métodos de automatización que fueron aplicados en el Archivo nacional de Francia, dando una idea de las posibilidades y dificultades que podrían surgir para una realización de este tipo en los servicios del Archivo General de la Nación de México.
INTRODUCCIÓN
1. La duración de la misión fué de dos semanas, que representaron 9 días de trabajo efectivo. El consultor pudo tener extensas conversaciones con varios responsables del Archivo General de la Nación de México (cuya lista figura en el Anexo 6). Se organizaron visitas a varias administraciones, donde pudo examinar algunas unidades de correspondencia y archivo. Finalmente, tuvo una última sesión de trabajo muy provechosa el día 29 de noviembre con la Lie. Leonor Ortíz Monasterio, directora general del Archivo de la Nación de México.
2. La misión benefició de una serie de circunstancias muy favorables; la principal, fue la gran amabilidad, disponibilidad y eficacia de los colegas del Archivo General de la Nación de México.
3. Cabe señalar que la misión tuvo lugar poco tiempo después del terremoto, que afectó a 52 unidades de archivos, o sea 208.898 metros lineales, en el distrito federal. Sin embargoy la catástrofe fue la ocasión de un reconocimiento público de la importancia imprescindible de los archivos; y en muchas Secretarías, las primeras medidas que se tomaron fueron a favor de sus archivos.
4. Dado que la visita fue breve, se trató de examinar, de manera necesariamente global y preliminar, la situación en la que se había tomado la decisión de desarrollar un proyecto de automatización del Gobierno federal mexicano.
5. Son 4 los aspectos prioritarios que fueron examinados por el consultor:
I. Metas del proyecto
II. Situación actual de los archivos
III. Aporte del computo a la archivología
IV. Perfil del proyecto
6. Esos cuatro puntos se desarrollarán sucesivamente en el plan del informe.
7. En las recomendaciones finales, se hará particular atención:
- a los factores que, en la situación actual, parecen indicados para una futura automatización del Archivo General de la Nación de México;
- a las prioridades quel el proyecto de automatización tendrá que respetar.
I. METAS DEL PROYECTO
8. Se examina aqui en que medida la automatización de los archivos puede ayudar a la administración.
9. Al iniciar la misión, quedó claro que el proyecto trataría de los archivos administrativos, y no históricos. Es decir,que el proyecto considera en prioridad los siguientes problemas, que son específicos a los archivos administrativos: volumen importante, prescripción determinada por ¡-.'consideraciones legales, manejo frecuente por parte de la administración que los produjo.
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10. La índole administrativa de los archivos considerados hace que el proyecto de automatización se determine en gran parte de acuerdo con la situación de la propia administración federal.
11. Cabe señalar inmediatamente que muchos sectores de la administración federal ya han sido automatizados. Es simplemente lógico que la producción documental de esos sectores siga el mismo camino. De tal forma, que la automatización de los archivos viene a responder a una preocupación legitima por parte de los archiveros : y es que los archivos se modernicen al mismo ritmo que el Gobierno federal mexicano.
12. Por consiguiente, el proyecto consiste en definir concretamente cómo la automatización puede simplificar, aliviar y mejorar la tarea administrativa del Gobierno federal. El buen proyecto será el que pueda proporcionar soluciones en los tres aspectos que diferencian los archivos administrativos, de los históricos: un volumen en constante aumento, conservación o depuración sometida a prescripciones legales, utilización frecuente por los administradores.
II. SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ARCHIVOS
13. Se considerará aquí:
a) Cual es la competencia del Archivo de la Nación de México (AGNM) en materia de archivos administrativos y de normas documentales, y cual es la labor que ha venido realizando en ese campo.
b) Cual es la situación de los archivos administrativos, tal como apareció en el curso de visitas a algunas unidades de correspondencia y archivo, en varias administraciones del Gobierno federal.
c) Cuales son las condiciones que, estando ya reunidas, constituyen factores positivos para pensar en una futura automatización de los archivos, que vendrá a ser una implantación piloto, en el mundo archivístico mexicano.
A. El Archivo General de la Nación de México
14. México es una nación federal, cuya administración pública se divide en tres niveles: federal, estatal y municipal. Al nivel federal, corresponde el Archivo general de la Nación (AGNM). Es el AGNM quien solicitó un consultor, acerca de los archivos federales.
15. Con respecto a esta antigua institución que tiene su origen en el archivo de la Secretaría del Virreinato, en la época de la colonización española, sólo consideramos aquí su función como órgano descentralizado de la Secretaría de Gobernación. Es la entidad central y de consulta del Ejecutivo federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la administración pública federal, para lograr una mejor coordinación, eficencia y uniformidad en esta materia.
16. Según el Acuerdo de la Presidencia de la República de 1980, el AGNM tiene una responsabilidad normativa en materia de administración de documentos, hasta de los más recientes. Al AGNM le corresponde además vigilar el cumplimiento de las normas expedidas para regular el manejo, transferencia, conservación o destrucción de los documentos que integren los archivos, con motivo de la gestión administrativa.
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17. Por otro lado, y según el mismo Acuerdo, el AGNM tiene posibilidades de intervención dentro de la administración pública federal, en cada momento de la vida administrativa de los documentos, desde su creación, hasta su eliminación, o transferencia al AGNM como archivos históricos.
18. El artículo 3 del Acuerdo mencionado precisa que para el mejor desarrollo de las funciones que en este Acuerdo se asignan al Archivo General de la Nación, se asesorará de un Comité que se integrará con los representantes de las dependencias de la Administración Pública Centralizada.
19. El Archivo General de la Nación podrá invitar a las sesiones del Comité a representantes (...) de los otros Poderes federales, Estados y Municipios, (...) cuando así lo considere conveniente.
20. En efecto, el AGNM hace el mejor uso de dicha facultad, pues desde 1969 ya existe un Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo de la Administración Pública Federal; reunido una vez por mes, cuenta 22 miembros, uno por Secretaría (que corresponde a Ministerio), Así fue creado implícitamente lo que hoy se denomina Sistema Nacional de Archivos, mientras que el Archivo general de la Nación recibía el carácter autónomo. Esa estrategia de intervención en la administración pública, toca lógicamente a archivos administrativos (algunos muy recientes). Puede decirse que se ha concebido como una acción de modernización archivística dentro del Gobierno federal.
21. El aspecto más importante de esa estrategia ha sido una labor normativa en los campos siguientes;
Normalización institucional
22. En cada institución, a nivel de la Secretaría general, ha sido creada una unidad central de administración de documentos (UCAD) conforme al Sistema. Red de Archivos (véase el organigrama, Anexo 1), y ha sido establecido un plan modular de capacitación de personal.
Normalización documental
23. Aunque en la mayoría de las Secretarías existía ya un cuadro de clasificación, estos cuadros eran muchas veces incompatibles entre sí, y carecían de rigor técnico.
24. El AGNM ha establecido un cuadro clasificador único de la documentación administrativa general, que debe observarse en todas las Secretarías, y en todas las dependencias de cada Secretaría. Además, el AGNM pretende que la clasificación establezca una relación entre series homogéneas de archivos que corresponden a una función administrativa común. Así, por ejemplo, la función "explotación forestal", que es común a la Secretaría de Agricultura y a la de la Reforma Agraria, genera una serie en ambos archivos.
25. Se trabaja actualmente en ambos instrumentos -cuadro de clasificación y cuadro de disposición-, de manera que avancen paralelamente con miras a la automatización de registros.
26. La planeación tiende a invertir el peso de las responsabilidades archivísticas, como también la pirámide del volumen de expedientes recibidos en el AGNM.
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Normalización jurídica
27. Aunque no exista hoy en día, una reglamentación completa de la administración de documentos, la acción de la AGNM tiende a conseguirlo, incluso hasta una ley general, cuando el caso lo requiriera.
28. Con el fin de promover la aplicación y la homogenización de esas normas, se crearon una serie de comités en las dependencias del Gobierno federal :
- El Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondia y Archivo (COTECUCA) del sector piíblico federal. Es un órgano consultor que reúne mensualmente representantes de las 22 Secretarías del Gobierno federal.
- El Comité Interno de Administración de Documentos (COTECIAD). Es un órgano operativo, ejecutivo, formado por los jefes de los archivos de las unidades administrativas del ministerio correspondiente.
29. Cabe subrayar que el apoyo y la coordinación existen entre ambos comités.
30. De las 6 direcciones que cuenta el AGNM (véase el organigrama en Anexo 1) , es la Dirección de Administración de Documentos del Gobierno federal quien desarrolla esa tarea normativa hacia las dependencias del Gobierno federal. Entre los departamentos que cuenta esa Dirección, mencionemos:
- El Departamento de Extensión e Información Técnica
31. Este departamento obra en tres campos de actividad:
a) constitución y gestión del archivo técnico de la Dirección general del AGNM totalmente distinto del departamento de bibliotecas (véase el organigrama, Anexo 1). Compuesto de 1.000 documentos, sirve para todos los programas anuales de trabajo y proyectos generales elaborados por la dirección o con la dirección del AGNM. Organizado según un cuadro de clasificación en 14 puntos, comprende un pequeño fondo de la Unesco (Programa RAMP) y también fotocopias de capítulos de libros importantes, fichas y un catálogo.
b) este departamento asegura también la ejecución del programa editorial de la Dirección de Administración de Documentos del Gobierno federal. Las publicaciones de la dirección son:
- el Boletín del Sistema Nacional de Archivos (BSNA), comenzado en octubre 1973, forma una serie de 11 números, que terminó en 1985, publicados a 2.500 ejemplares, y trata de asuntos comunes. Cada volumen fué consagrado a un solo objeto, por ejemplo: control; tratamiento del documento... En 1985 apareció una nueva política editorial, otro programa de publicaciones de la Dirección de administración de documentos del Gobierno federal con cuatro colecciones :
- Cambio archivístico, publicación mensual tirada a 4.000 ejemplares; el >¡ '< número 12 acaba de publicarse a comienzos de 1986;
- Normas técnicas: los sistemas Red, publicación trimestral, tiraje: 2.000 ejemplares;
- Cuadernos de formación archivística, publicación trimestral; el número ls ha sido publicado y está consagrado a Los archivos administrativos;
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- Reediciones en traducción de varias obras archivísticas extranjeras de Schellenberg, Delmas, Rousseau, Beneton-•• Tres libros aparecen cada año, con un tiraje de 2.500 ejemplares,
c) Un Plan general de publicidad sobre modernización archivística y administración de documentación en el Gobierno federal apareció en junio 1985, definiendo los cuatro niveles donde debe intervenir el AGNM:
- oficiales mayores ) ,. , ^ . , ,_ coordinadores generales
- secretarios y subsecretarios ) - directores y - archivistas
y los medios que deben utilizarse para sensibilizar los ingenieros a la memoria de la gestión:
- medios impresos: carteles, folletos volantes
- medios audiovisuales: radio, TV, etc.
- exposiciones o muestras, conferencias, seminarios profesionales (dos al año)
- El departamento de inspección y asesorías
a)1 Inspección
32. La base legal de la inspección de archivos por el AGNM en el ámbito del Gobierno federal es el artículo 32bis, de la Ley Orgánica de Administración Pública, a la vez que el texto titulado Bases generales del programa de auditoria:
33. La auditoría es una autoridad presupuestal, contable y administrativa. Es este concepto básico de control de las operaciones administrativas, el que también permite al AGNM la inspección de los archivos del Gobierno federal. Para esa inspección, se utiliza la unidad central de administración de documentos (UCAD), que existe desde mucho tiempo, aunque anteriormente bajo otra denominación.
34. Este órgano normativo no se ocupa directamente de la gestión de los expedientes de archivos, pero si del control de las operaciones, a dos niveles:
- en las unidades de documentación en trámite (UDT);
- en las unidades regionales de correspondencia y archivo (URCA), fuera de la capital.
35. Es una inspección de índole técnica, para averiguar si las unidades operan conforme a las normas establecidas.
b) Asesorías
36. En caso que la inspección haya detectado irregularidades, fallos o anomalías, las asesorías intervienen para su rectificación, en diversos campos:
- organización de archivos;
- microfiImación;
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- legislación archivística;
- computación aplicada a los archivos ;
- edificios para archivos.
B. Los archivos administrativos del Gobierno federal
3 7. Cada Secretaría tiene aproximadamente la misma organización del punto de vista de sus archivos. Ba'jo la dependencia de un oficial mayor, existe un órgano central de administración de documentos, que se compone de:
- una unidad central de correspondencia;
- varias unidades de documentación en trámite;
- un archivo de concentración (o prearchivo).
38. Este órgano central de administración de documentos mantiene relaciones en particular con:
- la unidad central de microfiImación, donde existe;
- las unidades regionales de correspondencia y archivo.
39. Existe un sistema único de clasificación documental que abarca el total de 641 unidades administrativas. Para todas las dependencias del Gobierno federal, existen ya 50.000 fichas correspondiendo a los grupos documentales que han sido inventariados.
40. Acompañado por archivistas del AGNM, el consultor tuvo la oportunidad de visitar varios servicios documentales en las administraciones siguientes:
- La Secretaría de Salud-; acompañado del C. Lie. Enrique Ampudia Mello, director del departamento de Administración de Documentos del Gobierno federal;
- La Secretaría de Hacienda y Crédito Público, acompañado del C. Lie. José Antonio Ramirez Deleón, jefe del departamento de Planeación y Promoción Normativa ;
- La Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, acompañado del C. Lie. Leonardo Gonzalez Rodriguez, jefe del departamento de Inspección de Archivos y Asesorías.
41. También fueron visitados los servicios siguientes:
- Salud, Subsecretaría de Planeación:
. la oficialidad mayor;
. la unidad central de correspondencia;
. la unidad de documentación en trámite;
. el archivo del personal.
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- Hacienda y Crédito Público:
. la Unidad Central de Correspondencia y Archivo;
. la Dirección General de Aduanas.
- Comercio y Fomento Industrial:
. el departamento central de archivo de la Dirección General de Administración y Desarrollo de Personal (DGADP) ;
. La Subdirección de Inspección a Servicios Públicos y Especiales;
. El archivo de la Subdirección de Patentes y Marcas.
42. Los archivos de estos servicios muestran rasgos comunes que vale la pena analizar a partir de ejemplos:
- Son producidos en serie, y de tipo uniforme
. En la unidad de correspondencia de la Secretaría de Salud, se trata de facturas.
- Observando una circulación repetitiva en los servicios
. En la misma unidad de la Secretaría de Salud, entran 700 documentos y salen 1.000 por día.
- Se producen en gran volumen
. Son de 17.000 a 19.000 los expedientes de miembros del personal que se tratan en el archivo de la DGADP;
. En la Dirección de Aduanas, los expedientes de aduanas ocupan 28,000 metros lineales;
. El archivo del personal de la Secretaría de Salud conserva 260.000 expedientes;
. La Subdirección de Patentes conserva 400.000 expedientes de patentes.
- Sometidos a prescripciones legales
. Los archivos del personal en la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial tienen una vida administrativa de unos 30 años;
. Las facturas en la Secretaría de Salud deben ser conservadas a plazo determinado.
- Clasificados por expedientes, cada uno recibiendo un número compuesto de varios elementos
. En la Secretaría de Salud, la correspondencia recibe un número compuesto de tres elementos: estructural, temático y numéfcico;
. En la oficialía mayor de la misma Secretaría, se utilizan tres catálogos;
. En el archivo de la DGADP los expedientes del personal también llevan un número compuesto de tres elementos:
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- Transferencias t depuraciones y catalogación se efectúan con regularidad, debido a la coordinación entre las unidades correspondientes
. Cada 6 meses la dirección de administración del personnal, en la Secretaría de Salud, envía los expedientes personales al archivo, después de las depuraciones; allí se elaboran varias tarjetas correspondiendo a cada expediente. Dicha Secretaría ha publicado en 1983 un Catálogo de vigencias de conservación de documentos en los archivos de trámite y de transferencia.
. La Subdirección de Inspección de Servicios Públicos y Especiales ha establecido un calendario para la depuración de documentos o para su transferencia a un archivo de concentración.
- Normatividad documental realizada para toda una Secretaría
. Las llaves del cuadro clasificador son comunes a todos los archivos de la Secretaría de Salud.
- Reproducidos por medios tecnológicos: microfilma, fotocopia
. En el archivo del personal de la Secretaría de Salud, 222.000 expedientes ya han sido microfilmados por razones de seguridad.
. Toda la correspondencia que llega a la unidad de correspondencia de la Secretaría de Hacienda y Crédito público es microfilmada y duplicada inmediatamente, antes de ser tratada en las dependencias; diez personas trabajan a esa mierofilmación.
. Los expedientes de la Subdirección de Patentes y Marcas conservan sus 400.000 expedientes en forma microfilmada.
. En la Dirección de Aduanas, fueron microfilmados los minutarios de salida desde 1965 hasta 1984, a la vez que los 3.500.000 expedientes del Registro federal de los vehículos.
- Sometidos a frecuentes comunicaciones internas, pero también externas
. El DGADP de la Secretaría de Comercio y Fomento registró en un año 90.000 acciones administrativas (359 por día), y el archivo comunicó 4.000 expedientes al exterior (16 por día). Se usan cédulas de préstamo.
. La Subdirección de Patentes y Marcas utiliza 70 empleados para satisfacer a las numerosas consultas internas y externas,
- Los servicios muestran un marcado interés para las posibilidades que proporciona la tecnología, y forman sus empleados para utilizarlas
. La Subdirección de inspección a servicios públicos y especiales acababa de adquirir, en el momento de la visita, una máquina Burroughs, que guarda en memoria aperturas, clausuras, cierres y multas correspondiendo a establecimientos industriales que se inspectan, de acuerdo con un programa establecido en 1984.
. En la Unidad Central de Correspondencia y Archivo de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, existe una unidad de capacitación donde se forman 250 empleados.
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C. Los factores reunidos para una futura informatización
43. Cuando se trata de un proyecto piloto y de mayor envergadura, no se puede improvisar. Por consiguiente, es importante subrayar la situación en que hemos examinado los factores que parecen favorecer una futura implantación de la informática.
- Avance técnico realizado por el AGNM, quien ha demostrado su capacidad para saber equiparse con las técnicas más modernas en otros campos de la archivología: servicios de microfilms, servicios de restauración.
- Determinación, por parte del Gobierno federal, de apoyar el esfuerzo de modernización de los archivos. Así, la Secretaría de modernización para la Administración Pública tiene particular interés en apoyar proyectos de automatización en los archivos; parece dispuesta a financiar más microprocesores que serían conectados con los que ya existen en su equipo central.
- Realización del Sistema Red de Archivos, dotado de estructuras eficaces de coordinación entre la unidad central de Administración de Documentos y los comités correspondientes, en las Secretarías.
- Política de normalización desarrollada por el AGNM en los archivos del Gobierno federal, promoviendo sistemas uniformes de clasificación.
- Racionalidad en la organización de las distintas tareas, distribuidas entre las diversas unidades.
- Familiaridad de muchos sectores con medios tecnológicos de conservación, y capacitación sistemática del personal.
III. APORTE DEL COMPUTO A LA ARCHIVOLOGÍA
44. Para tener éxito, el proyecto de informatización debe responder a las exigencias imprescindibles de la conservación de los archivos. Se trata, en otras palabras, de buscar una articulation adecuada entre cómputo y archivología. Consideremos ahora lo que eso supone:
Articulación, y no oposición entre cómputo y archivología
45. Es importante considerar la informática como un nuevo medio que se puede usar para la conservación de los archivos, que es el fin perseguido. Es importante ver en la informática la fase más reciente de un proceso continuo de modernización de la técnica. Siempre han tenido, tienen, y tendrán, que renovarse las técnicas utilizadas en los archivos, a medida que avanza la tecnología nacional.
Los principios archivísticos que la informática debe respetar
46. Lejos de eliminarlas, la informatización necesita una observancia más rigorosa de ciertas reglas. Mencionemos, en particular:
- Definir el ciclo de vida documental, y asignar plazos determinados para cada etapa, hasta depuración o conservación histórica.
- Definir las condiciones de comunicación, o de confidencialidad.
- Definir la unidad documental que se considera: legajo, expediente, pieza, etc.
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- Definir la utilización, y la circulación de cada unidad documental.
- Respectar la organicidad de cada grupo documental, sea cual fuere el sistema de acceso a la información contenida.
- Concebir una estrategia documental global asegurando la transición, de ser necesario, entre medios manuales (registros, ficheros, etc.) y medios informáticos de conservación.
- Integrar la informatización de ciertos sectores documentales en una política global de archivos, en la que deben coexistir fondos tratados manualmente y fondos informatizados.
Importancia de la actitud de los archivistas frente a los administradores
47. Su actitud es un factor clave para lanzar el proyecto. Dejando de lado por un momento la finalidad histórica de los archivos y los requerimientos de la investigación, ya debieron empezar a pensar como administradores, para considerar los problemas y el valor específico que tiene la documentación administrativa. Desean concebir un proyecto cuya primera finalidad viene a ser la comunicación fácil y frecuente de la documentación a los que la han producido.
4S. En otras palabras, el éxito de la automatización de los archivos presentará una oportunidad única a los archiveros para convencer los administradores de que la memoria administrativa es una realidad en sí misma, algo útil y respetable.
Nuevas posibilidades ofrecidas a la archivología por la informática
49. Cabe subrayar, aunque sea brevemente, algunas de las inmensas posibilidades que ofrece la informática para el tratamiento de los archivos.
- la posibilidad de coordinar los archivos producidos y conservados en distintas administraciones. Esa coordinación debería mejorar la información obtenida por los que toman decisiones al más alto nivel, que siempre tuvieron que luchar contra la fragmentación de la información. Ese avance es el más espectacular que se puede esperar de la informática en materia de normalización documental ;
- la posibilidad de simplificar y aliviar el trabajo del personal de ejecución, gracias a la informática de gestión;
- la posibilidad de controlar la circulación de un documento, y de ubicarlo con la mayor precisión, en cada fase de su ciclo de vida administrativa;
- la posibilidad de consultar una mayor cantidad de documentos, y con más rapidez, cuando a la gestión informatizada de los fondos, se añade la automatización del contenido del documento (indexación);
- la posibilidad de proteger más eficazmente la confidencialidad de ciertos documentos.
IV. PERFIL DEL PROYECTO
50. El propósito es aqui el de considerar el conjunto de acciones, procedimientos y recursos que debe cubrir el proyecto, para que su diseño sea relevante y viable desde un punto de vista archivístico.
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A. Acciones
51. Las acciones son las siguientes:
a')1 Plantear de manera global y a largo plazo el proyecto: no puede reducirse la modernización de la memoria administrativa a medidas parciales o circunstanciales. El paso tecnológico que se da, debe ser flexible, pero será ireversible.
b) Plantear con claridad las opciones posibles, antes que los factores políticos, presupuestarios, etc., los cuales intervendrán en la toma de decisiones. Son dos opciones esenciales:
- El tipo de informática: de gestión (incluyendo, o no, la gestión de los almacenes), o bien de documentación (con énfasis sobre el acceso al contenido de los documentos).
- El ritmo de implantación de la informática: una fase piloto precediendo una extensión general del sistema, o un programa sistemático, pero progresivo, de implantación del sistema.
c) Definir los criterios del sistema informático:
- Un sistema simple, y no rígido, del tipo del sistema TEXTO, utilizado en Francia/ permitiendo clasificar e indexar a la vez. Es importante constatar que son instituciones humanas las que generan la materia para ser informatizada. Por lo tanto, la informática debe de integrar cambios continuos que afectan a esas instituciones, los cuales se reflejan en los archivos que generan.
- Un sistema que vincula los diversos sectores informatizados, y puede en el futuro, conectarse con bancos de datos de documentación.
- Un sistema capaz de integrar a largo plazo los propios "archivos informáticos" que entregaran al AGNM sectores de la administración ya enteramente automatizados.
- Un sistema que combine la concentración técnica con una utilización descentralizada: con microcomputadores que puedan trabajar independente-mente en las unidades, a la vez que conectarse con un equipo central.
- Un sistema capaz de integrar retroactivamente a archivos manuales anteriores a los informáticos, dentro de un mismo grupo documental.
d) Definir los criterios que justifican la implantación de la informática en sectores determinados, sabiendo que la informática no soluciona la situación de los archivos, pero que su implantación requiere más bien condiciones previas:
- Calidad del servicio aportado a los administradores (y a los administrados). Ese criterio hace considerar en prioridad sectores como los que el consultor ha podido visitar: los de la Salud, de la gestion de vehículos, etc., al igual que los archivos del personal en cada administración.
- Relación positiva entre el costo de implantación y el ahorro realizado por la informática, en comparación con el costo de la gestión previa manual.
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- Experiencia adquirida y cualidad de gestión demostrada por algunos sectores, en el manejo de sus archivos. Es sumamente importante poder contar con el fruto de un proceso de modernización iniciado anteriormente, que permita pasar sin transición de la gestión manual a la automatizada.
B. Procedimientos institucionales
52. Consideramos aquí los aspectos del proyecto de automatización que incluyen factores externos al AGNM, dependiendo del Gobierno federal.
- Establecer una programación del proyecto, según las decisiones que se habrán tomado sobre el tipo de informática (fase piloto o implementación progresiva).
- Redactar un convenio, o un contrato, entre el AGNM y cada Secretaría que entra en el plan de automatización, y dentro del marco ya existente de intervención y cooperación, entre el AGNM y el Gobierno federal.
- Elaborar un programa de equipo correspondiendo al programa de implantación, vinculando incidencias técnicas y presupuestarias. Es ahí, donde una buena política de archivos (una cuestión que no entra propiamente en el marco de este informe) depende de la coyuntura política general.
- Prever la integración de la informática en todas las disposiciones legislativas y reglamentarias que existen en materia de archivos, completándolas en este sentido.
C. Procedimientos de sistematización documental
53. Consideramos aquí tres tipos de operaciones:
- Identificar, analizar y clasificar exhaustivamente el conjunto de las operaciones correspondiendo a las unidades de archivo para automatizarse:
- producción;
- circulación;
- utilización de los documentos.
- Identificar y analizar exhaustivamente las prescripciones que deben observarse en materia de :
- transferencias (al archivo de trámite, al archivo de concentración, al archivo histórico);
- depuraciones con sus plazos correspondientes.
- Integrar sistemáticamente el análisis y clasificación, que acabamos de describir, de las operaciones y prescripciones documentales en un documento pormenorizado, que describa todas las fases de la gestión informática. Este "pliego de condiciones" resultará de una estrecha colaboración entre archiveros e ingenieros informáticos y concretizará verdaderamente la articulación entre archivología e informática, al que referimos al principio de este informe.
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D. Recursos humanos
54. Son los que condicionan los demás (presupuestarios, técnicos, etc.), y se refuerzan mutuamente. Tres aspectos parecen importantes:
- favorecer el interés y motivación hacia la informática, por parte del personal tanto de dirección como de ejecución;
- intensificar la formación de archiveros especializados en informática,-
- estimular el diálogo entre los personales especializados en informática del Gobierno federal y del AGNM.
CONCLUSIONES
55. Durante la última década, el Gobierno federal Mexicano ha desplegado y puesto en obra esfuerzos sumamente importantes en materia de archivos. Ha modernizado la infraestructura de su legislación y reglamentación, de sus edificios y equipos. Ha normalizado sus métodos de trabajo archivístico y elaborado manuales de procedimientos; ha formado y capacitado su personal. El esfuerzo ha sido particularmente impresionante en el campo de los archivos administrativos. El Archivo de la Nación de México se ha vinculado sistemáticamente con las administraciones, y ha recibido los medios legales de intervención en la gestión de archivos administrativos. Ha usado de esos medios en una forma que le ha merecido la estima y el respecto general por parte del Gobierno federal.
56. Indudablemente, esa labor ha aportado su fruto. Con dinamismo, ánimo y perseverancia, a pesar de medios necesariamente limitados, se ejecuta una obra importante, cuyos efectos se difunden más allá del ámbito del AGNM. La reunión del Sistema nacional de Archivos, en Puebla, los 28 y 29 de noviembre, brindó al consultor una excelente oportunidad para constatar la importancia de esas realizaciones.
57. En esta tarea de modernización de los archivos, un notable impulso se ha dado en el campo tecnológico: en restauración y microfiImación de documentos, en equipo de los almacenes con todos los medios de seguridad modernos. Y el AGNM cuenta con archiveros teniendo una doble formación, en archivología y en informática.
58. Son esos esfuerzos, en el campo tecnológico, que merecen ser ampliados. El paso tecnológico que el AGNM quiere dar más adelante, consiste en la automatización de los archivos administrativos. La automatización de un cierto número de sus tareas burocráticas puede desembocar en una implantación informática, que vendría a ser una operación verdaderamente piloto en el mundo archivístico. Al ubicarse dentro de una política de arahivos que ha demostrado ser a la vez metódica y audaz el cómputo puede decididamente apoyar los esfuerzos de los archiveros mexicanos para guardar la memoria administrativa de su país. Este proyecto merece todo el apoyo de la Unesco en su fase ulterior. El AGNM ha manifestado su determinación de emprender las gestiones necesarias, con el fin de que la automatización de sus archivos administrativos constituya un- proyecto piloto de la Unesco.
RECOMENDACIONES
59. La situación y los planes del AGNM, tales como hemos podido examinarlos, en el curso de nuestra misión, nos permiten hacer las recomendaciones siguientes:
a) Que con la mayor brevedad se organice en contrapartida de nuestra visita, la visita de un consultor para evaluar la viabilidad del proyecto desde el punto de vista informático.
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b) Que la implantación de la informática se efectué por medio de dos documentos fundamentales :
- una descripción de las tareas informáticas correspondiendo a la vida de los archivos (el "pliego de condiciones");
- un convenio firmado por el ACNM y cada Secretaría cuyos archivos han de informatizarse, describiendo las obligaciones respectivas.
c) Que se prosiga con el esfuerzo de capacitación del personal federal de unidades de correspondencia y archivo, integrando en el curriculum una formación en informática.
d) Que se cree un cuerpo especializado, dentro de los archiveros mismos, de archiveros-ingenieros en informática.
e) Que los órganos consultivos y operativos en materia de archivos que se han establecido en las Secretarías y sus dependencias, sean involucrados en la elaboración del proyecto de automatización, por lo que toca a sus archivos. En particular, deben participar a la elaboración del programa de implantación.
fj Que se analice, siempre con mayor claridad, el ciclo de vida documental, y las prescripciones y plazos que le condicionan, considerándolo como una etapa preliminar e indispensable a la elaboración del proyecto de automatización, en cualquier sector documental para automatizarse.
g) Que se prepare una ley general de administración de documentos. Esa ley integrará las incidencias de la automatización. Debe vincular la memoria histórica con la memoria administrativa. Por añadidura, debe valorizar la memoria administrativa, como un bien patrimonial de la Nación, esencial para el funcionamiento de su gobierno, y que merece, como tal, el esfuerzo de modernización que se está emprendiendo.
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ANEXO 2
DATOS ESTADÍSTICOS SOBRE EL AGNM
8.1 Instituciones de archivos : fondos y colecciones, ingresos, servicio de informaciones, personal y gastos corrientes
CATEGORÍA DE DATOS (UNIDADES DE MEDIDA)
MEXICOS (1982)
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1. NUMERO DE INSTITUCIONES
FONDOS Y COLECCIONES
2. DOCUMENTOS CONVENCIONALES (METROS) 3. DE LOS CUALES : DOCUMENTOS CONTEMPORÁNEOS 4. DOCUMENTOS CARTOGRÁFICOS (ARTÍCULOS) 5. DOCUMENTOS AUDIOVISUALES (ARTÍCULOS) 6. MICROCOPIAS (ARTÍCULOS) 7. OTROS DOCUMENTOS (METROS) 8. OTROS DOCUMENTOS (ARTÍCULOS)
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5 022 123 4 10
333 170
740 066 449 000
INGRESOS
9. DOCUMENTOS CONVENCIONALES (METROS) 10. DE LOS CUALES : DOCUMENTOS CONTEMPORÁNEOS 11. DOCUMENTOS CARTOGRÁFICOS (ARTÍCULOS) 12. DOCUMENTOS AUDIOVISUALES (ARTÍCULOS) 13. MICROCOPIAS (ARTÍCULOS) 14. OTROS DOCUMENTOS (METROS) 15. OTROS DOCUMENTOS (ARTÍCULOS)*
436 431
10 000 000 000 120 000 1 332
ELABORACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE BÚSQUEDA
16. DOCUMENTOS CONVENCIONALES (METROS) 17. OTROS DOCUMENTOS (ARTÍCULOS)
8 158 14 460
SERVICIO DE INFORMACIONES
18. NUMERO DE INVESTIGADORES 19. NUMERO DE VISITAS EN LAS SALAS DE LECTURA
Y DE INVESTIGACIÓN 20. NUMERO DE ARTÍCULOS CONSULTADOS 21. NUMERO DE SOLICITUDES
2 333 10 000
EQUIPO
22. CAPACIDAD TOTAL DE LAS ESTANTERÍAS (METROS) 23. DE LA CUALE : ESTANTERÍAS OCUPADAS
PERSONAL
24. NUMERO DE PERSONAL PERMANENTE 25. DEL CUAL : PROFESIONAL 26. TÉCNICO Y OTRO
27. GASTOS CORRIENTES (000)
340 152 188
123 000
* La cifra de la linea 15 se refiere solamente a los dibujos y estampas.
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(Archivo general de la Nación, Serie: Información de Archivos, 2, 1984)
ANEXO 5
BIBLIOGRAFÍA
AGN. Organización y funcionamiento de los archivos administrativos e históricos de la Nación, México, 1979, 76 págs. Cuarto tiraje, 1984, 39 págs. ISBN 968-805-041-5.
SEGOB. Manual de Organización del Archivo General de la Nación, México, 1985, 54 págs.
AGN. Leyes, Reglamentos y Decretos relacionados con el Archivo de la Nación, 1979, 63 págs.
AGN. Programa a Mediano Plazo, México, 1983, 47 págs.
AGN. (CAÁ). Diagnóstico de las Unidades de Archivo de la Secretaría de Comercio,
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Turismo, México, 1981, 150 págs.
Diagnóstico de las Unidades de Archivo de la Secretaría de Patrimonio y Fomento Industrial, México, 1981, 121 págs.
Diagnóstico de las Unidades de Archivo de la Secretaría de Educación Pública, México, 1981, 138 págs.
Diagnóstico de las Unidades de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, México, 1981, 170 págs.
Diagnóstico de las Unidades de Archivo de la Secretaría de Relaciones Exteriores, México, 1981, 128 págs.
Diagnóstico de las Unidades de la Secretaría de la Defensa Nacional, México, 1981, 128 págs.
Diagnóstico de las Unidades de Archivo de la Secretaría de Salubridad y Asistencia, México, 1981, 143 págs.
Diagnóstico de las Unidades de Archivo del Departamento del Distrito Federal, México, 1981, 149 págs.
Diagnóstico de las Unidades de Archivo de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, México, 1981, 179 págs.
Diagnóstico de las Unidades de Archivo de la Secretaría de Asentamientos Humanos y Obras Públicas, México, 1981, 112 págs.
Anexo 5 - pág. 2
19. AGN. (CAÁ). Diagnóstico de las Unidades de Archivo de la Secretaria de Asentamientos Humanos y Obras Públicas, México, 1981, 112 págs.
20. AGN. (CAÁ). Diagnóstico de las Unidades de Archivo de la Secretaría de Marina, México, 1981, 112 págs.
21. AGN. (CAÁ). Gráficas. Frecuencia de las Unidades y su Sistema de Clasificación de la Secretaría de Marina, México, 1981, 24 págs.
22. AGN. (CAÁ). Diagnóstico de las Unidades de Archivo de Correspondencia y Archivo de la Secretaría de Programación y Presupuesto, México 1981, 232 pags.
23. AGN. (CAÁ). Gráficas. Frecuencia de las Unidades que tienen Manuales de Organización y/o Reglamentos de la Secretaría de Gobernación, México, 1981, 40 págs.
24. AGN. (CAÁ). Gráficas. Porcentaje de las Unidades que poseen Manuales y/o Reglamentos de la Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos, México, 1981, 34 págs.
25. CAÁ. "Programa de trabajo de la Coordinación de Archivos Administrativos", en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, NQ 1 (septiembre-octubre, 1983), pág. 6-10.
26. CAÁ. Los archivos administrativos en México, México, 1982, 174 pags.
27. CAÁ. "Programa de Modernización Archivística del Gobierno Federal", en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, Ns 6 (julio-agosto, 1984), pág. 46-53.
28. CAÁ. "Programa de trabajo para 1985 de la Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal", en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, NQ H (mayo-junio, 1985), pág, 58-75.
29. Boletín del Sistema Nacional de Archivos, Nss 10 y 11 (marzo-abril y mayo-junio, 1985), 75 y 75 págs.
30. CAÁ. Reglamento del Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo del Sector Público federal, México, 1985, 6 págs.
31. CAÁ. Reglamento tipo de los Comités Técnicos Internos de Administración de Documentos de las Dependencias Federales, México, 1984, 6 págs.
32o DADGF. Sistema de Inspección Archivística del Gobierno Federal, (proyecto), México, 1985, 12 págs.
33. DADGF. Lineamientos sobre metodología para la inspección de los servicios del Gobierno Federal, México, 1985, 15 págs.
34. DADGF. Programa de inspección de los servicios archivísticos del Gobierno Federal, México, 1985, 8 págs.
35. CAÁ. Boletín del Sistema Nacional de Archivos, NQ 9 (enero-febrero, 1985, 103 págs,
.36. DADGF. Sistema de Capacitación Archivística del Gobierno Federal, México, 1985, 22 págs.
Anexo 5 - pág. 3
37. DADGF. Plan Global de Capacitación Archivística del Gobierno Federal, México, 57 págs.
38. DÄDGF. Programa de Publicaciones de la Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal, México, 1985, 8 págs.
39. DADGF. Plan General de Publicidad sobre Modernización Archivística y Administración de Documentos del Gobierno Federal, México, 1985, 11 págs.
40. SEGOB/SPP. LOS Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal. Normas para la organización y el funcionamiento de los servicios archivísticos de la Administración Pública Centralizada, México, 1984, 372 págs.
41. DADGF. Programa de trabajo para desarrollar e implantar el Sistema Único de Clasificación y el Catálogo de Disposición Documental del Gobierno Federal, México, 1985, 56 págs.
42. Boletín del Sistema Nacional de Archivos (BSNA) vol. 11
43. Boletín Interamericano de Archivos, vol. VII, 1980, Argentina.
44. Nora, Simon y Mine, Alain, La Informatización de la Sociedad, FCE (Colección popular, ns 204), México, 1981, 244 págs.
45. Archivum, La législation archivistique. III. Amérique ... Mexique.
46. Archivum, Législation archivistique (1970-1980), México, vol. XXVIII (1978), pág. 259-266.
47. Cortés Alonso, Vicenta. Perú: Sistema Nacional de Archivos y Gestión de Documentos : RAMP Proyecto Piloto (FMR/PGI-81/110). París, Unesco, 1981, 56 págs.
Bibliografía francesa
1. Schéma directeur du développement de l'informatique au ministère de la culture
2. Naud (Gérard et Christiane), L'analyse des archives administratives contemporaines, dans La Gazette des Archives, 115 (mars 1982) , pág. 216-235.
3. Direction des archives de France. - Actes du congrès d.e Montpellier, 28-30 septembre 1981. - Archives nationales, 1982. - 151 págs. Première partie. Informatique, pág. 17-120.
4. /L'Huiliier (Hervé)/, La rédaction des bordereaux de versement, dans La Gazette des Archives, 115 (1982), pág. 203-215.
Direction des archives de France. Service de l'informatique. Notes d'information.
5. NQ 20 Application EGERIE. Indexation de l'Etat général des fonds, Orientation des chercheurs dans les fonds d'archives. Septembre 1-984, 106 págs.
6. NQ 19 "La décision d'informatiser". Un stage de perfectionnement aux Archives nationales. Février 1983, 35 págs.
Anexo 5 - pág. 4
7. NQ 17 Presentation suaointe de quelques systèmes -informatiques utilisés dans les archives étrangères Décembre 1981, 63 págs.
8. Clouclas,\ Ivan. - Organisation d'un stage de conduite de projet informatique aux Archives nationales à Paris dans A D P A , pág. 17-31.
9. Arch. mun. de Grenoble. Rapport annuel pour 1984. Annexes nQ 1 à 7, pág. 16-/23/. *
10. Arch. dé. des Alpes-maritimes. Rapport annuel pour 1984. par. XVIII-informatisation du service, pág. 44-51.
11. Association des archivistes français. Groupe informatique. Sous-groupe ' "applications de gestion", Les archives : quelle informatique ? Paris, octobre 1985, 25 págs.
12. Durand-Evrard (Françoise) et Durand (Claude), Guide pratique à l'usage de l'archiviste-documentaliste. Un exemple concret : les communes. in-8s, 340 págs. Paris, 1985 é. Lavoisier 11 r. Lavoisier F 75384 Paris Cedex 08. Annexe A, Et l'informatique ?, pág. 315-329.
13. Direction des archives de France. Actes du XXVIe congres national des archivistes français. Angers, 5-7 octobre 1983, Bureautique et informatique dans les archives. Paris, Archives nationales, 1985, 11 págs.
14. L'Huillier (Hervé) et Lisette (M'Baîreh)., Archives papier et archives électroniques : étude perspective de la gestion des archives dans un milieu fortement équipé en bureautique, dans La Gazette des Archives, 127 (avril 1985) , pág. 299-341.
^ •
15. Naud (Gérard) et Surcouf (Joël), L'informatique aux archives : faits, tendances, questions. Une enquête de l'association des archivistes français dans La Gazette des archives, 124, pág. 27-45.
16. Labat-Poussin (Brigitte), "Arcade" : traitement par l'informatique d'un fonds des Archives nationales dans La Gazette des Archives, 125-126, pág. 249-256.
17. Archives nationales. Base de donnés Arcade, archives des commandes, acquisitions et attributions d'oeuvres d'art par l'Etat, s.d. (1984), 15 págs.
18. Duncan (Walter), S'informatiser, /-le bon plan dans Mémoire vive, nQ 2 , novembre-décembre 1985, pág. 27-31. • (Le cahier des chargesm ou la certitude de devenir un informatisé heureux).
19. René-Bazin (Paule), Vers une informatique archivistique dans La Gazette des Archives, 129, pág. 114-124.
20. Ministère du redéploiement industriel - Agence de l'informatique, L'état de l'informatisation de la France à paraître en mars 1986).
Bibliografía inglesa
A Model curriculum for the education and training of the archivists in automatisation : a RAMP study / prepared by M.H. Fishbein (for the) General Information Programme and UNISIST. - Paris : Unesco, 1985, - 33 cm. -(PGI-85/WS/27).
ANEXO 6
LISTA DE LAS PERSONALIDADES QUE SE VISITARON EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE MEXICO
C. Lie. Leonor Ortiz Monasterio, Directora General del Archivo General de la Nación de México (AGNM)
C. Mtra. Patricia Rodriguez Ochoa, Directora de Apoyo a Archivos Estatales y Municipales del AGNM
C. Lie. Jorge Belloc V., Director Administrativo del AGNM.
C. Lie. Enrique Ampudia Mello, Director de Administración de Documentos del Gobie rno Federal del AGNM
C. Lie. Doris Perló Cohen, Directora de Extensión y Servicios Técnicos de Apoyo del AGNM
C. C. Sonia Alcalá González, Directora de Publicaciones del AGNM
C. Lie. Victoria San Vicente Tello, Jefa de Control de Acervos del AGNM
C. Prof. Baudelio Sosa Olvera, Jefe del Departamento de Correspondencia y Archivos de la Secretaría de la Reforma Agraria
C. Lie. Juan Manuel Herrera Huerta, Departamento de Investigación sobre Administración de Documentos y Archivos Federales del AGNM
C. Lie. José Antonio Ramirez Deleón, Jefe del Departamento de Planeación y Promoción Normativa del AGNM
C. Lie. Leonardo Gonzalez Rodriguez, Jefe del Departamento de Inspección y Asesoria del AGNM
C. Lie. Marco Antonio Valadez Montes, Departamento de Capacitación y Desarrollo Profesional del AGNM
C. Lie. Ma. Luisa Acuna Braun, Jefe del Departamento de Extensión e Información Técnica del AGNM
C. Lie. José Ricardo Gallardo Taboada, Jefe del Departamento de Investigación en Administración de Documentos y Archivos Federales del AGNM
