Modul Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis Mira Veranita Effendy| 1

Mira Veranita Effendy

Untuk dipergunakan di internal

Politeknik Piksi Ganesha Bandung

M o d u l


BAGIAN PERTAMA

K O M U N I K A S I

Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan

berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu

sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah

tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat

atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang

tidak akan

terlibat dalam

konunikasi.

Pentingnya

komunikasi bagi

manusia tidaklah

dapat dipungkiri

begitu juga

halnya bagi

suatu organisasi.

Dengan adanya

komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan

dengan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya,

kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat

macet dan berantakan. Oleh karena itu, para pemimpin

organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu

memahami dan menyempurnakan kemampuan

komunikasi mereka (Kohler 1981). Untuk memahami

komunikasi ini dengan mudah, perlu terlebih dahulu

mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi.


1. Definisi Komunikasi

Bermacam-macam definisi komunikasi yang

dikemukakan orang untukk memberikan batasan terhadap

apa yang dimaksud dengan komunikasi, sesuai dari sudut

mana mereka memandangnya. Tentu saja masing-masing

definisi tersebut ada benarnya dan tidak salah karena

disesuaikan dengan bidang dan tujuan mereka masing-

masing. Berikut ini disajikan beberapa dari definisi

tersebut untuk melihat keanekaragaman yang berguna

untuk menarik pengertian yang umum dari komunikasi.

a. Definisi Hovland, Janis dan Kelley

Hovland, Janis dan Kalley seperti yang dikemukakan

oleh Forsdale (1981) adalah sosiologi Amerika,

mengatakan bahwa, communication is the process by

which an individual transmits stimuli (usually verbal)

to modify the behavior of other individual.

(komunikasi adalah proses individu mengirim

stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk

mengubah tingkah laku orang lain.)

b. Definisi Forsdale

Menurut Louis Forsdale (1981), ahli komunikasi dan

pendidikan, communication is the process by which a

system is estabilished, maintained and altered by

means of shared signals that operate according to

rules. (Komunikasi adalah suatu proses memberikan

signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara

ini suatu system dapat didirikan, dipelihara dan

diubah.) Selanjutnya Forsdale mengatakan, bahwa

pemberian signal dalam komunikasi dapat dilakukan

dengan maksud tertentu atau denganm disadari dan

dapat juga terjaditanpa disadari. Kalau kita


bandingkan dengan definisi pertama, definisi

Forsdale ini kelihatannya lebih umum dari definisi

pertama yang mengatakan komunikasi hanya terjadi

dengan penuh kesadaran sedangkan pada Forsdale

dapat dalam kondisi sadar dan tidak sadar. Begitu juga

dalam ruang lingkupnya, kalau definisi pertama lebih

menekankan komunikasi hanya di antara manusia,

sedangkan pada definisi kedua komunikasi baik di

antara manusia maupun komunikasi dalam sistem

kehidupan binatang.

c. Definisi Brent D. Rubben

Brent D. Rubben memberikan definisi mengenai

komunikasi manusia yang lebih komprehensif

sebagai berikut : Komunikasi manusia adalah suatu

proses melalui mana individu dalam hubungannya,

dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam

masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan

menggunakan informasi untuk mengkoordinasi

lingkungannya dan orang lain.

d. Definisi William J. Seller

Seiler (1998) memberikan definisi komunikasi lebih

bersifat universal. Dia mengatakan komunikasi

adalah proses dengan mana symbol verbal dan

nonverbal dikirimkan, diterima, dan diberi arti.

e. Pengertian lain

Komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun nonverbal antara si pengirim dengan si penerima

pesan untuk mengubah tingkah laku.

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim)


baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku

atau tindakan

2. Model Komunikasi

Yang dimaksudkan dengan model komunikasi adalah

gambaran yang sederhana dari proses yang

memperlihatkan kaitan antara satu komponen komunikasi

dengan komponen lainnya. Model komunikasi dibuat untuk

membantu dalam memberi pengertian tentang komunikasi

dan juga untuk menspesifikasi bentuk- bentuk komunikasi

yang ada dalam hubungan antar manusia. Model komunikasi

yang dikenal adalah : Model SMCR (Model Berlo), Model

Leary, Model Keyakinan Kesehatan, Model Komunikasi

King, Model Schraumn, Model Laswell, Model Shanon,

dan sebagainya.

Berikut ini akan dijelaskan dua Model di antaranya, yaitu

Model lasell danModel Shannnon.

a. Model Lasswell

Dikemukakan oleh Harold Laswell sebagai salah satu

model komunikasi tertua namun masih digunakan.

Laswell menggunakan ilmu pertanyaan yang perlu

ditanyakan dan dijawab dalam proses komunikasi, yaitu

who (siapa), says what (mengatakan apa), in which

medium atau dalam media apa, to whom atau kepada siapa,

dan dengan what effect atau apa efeknya.


Gambar 1 : Model Komunikasi Laswell

b. Model Shannon

Diuraikan oleh Claude Shannon dengan menggunakan

istilah-istilah : Information Source, transmiter,

encoding, decoding, destination, dan noise. Berikut

penjelasannya :

a) Sumber Informasi (Information Source)

Dalam komunikasi manusia yang menjadi sumber

informasi adalah otak. Pada otak ini terdapat

kemungkinan message/pesan yang tidak terbatas

jumlahnya. Tugas utama dari otak adalah menghasilkan

suatu pesan atau suatu set kecil pesan dari berjuta-juta

pesan yang ada. Seringkali dalam kehidupan sehari-

hari pesan itu merupakan tugas yang sederhana bagi

otak seperti bila kita berjumpa dengan teman

mengucapkan selamat pagi, selamat sore, mau ke mana

dan sebagainya. Tetapi dalam keadaan pesan yang

kompleks menghendaki otak untuk lebih memikirkan

dan mempertimbangkan pesan yang akan dikirimkan

seperti menerangkan sesuatu pemacahan masalah

kepada orang lain. Dalam setiap kejadian, otak harus

memilih pesan yang tepat atau cocok dengan situasi.

Proses pemilihan ini seringkali merupakan perbuatan

yang tidak disadari manusia.


b) Transmitter

Langkah kedua dari model Shannon adalah memilih

transmitter. Pemilihan transmitter ini tergantung pada

jenis komunikasi yang digunakan. Kita dapat

membedakan dua macam komunikasi yaitu komunikasi

tatap muka dan komunikasi menggunakan mesin.

Pada komunikasi tatapmuka yang menjadi

transmitternya adalah alat-alat pembentuk suara dan

dihubungkan dengan otot-otot serta organ tubuh

lainnya yang terlibat dalam penggunaan bahasa

nonverbal. Sedangkan pada komunikasi yang

menggunakan mesin-mesin alat-alat komunikasi yang

berfungsi sebagai transmitter adalah alat itu sendiri

seperti telepon, radio, televisi, foto dan film.

c) Penyandian (Enconding) Pesan

Penyandian (enconding) pesan doperlukan untuk

mengubah ide dalam otak ke dalam suat sandi yang

cocok dengan transmitter. Dalam komunikasi tatap

muka signal yang cocok dengan alat-alat suara adalah

berbicara. Signal yang cocok dengan otot-otot tubuh

dan indera adalah anggukan kepala, sentuhan dan

kontak mata.

Pada komunikasi yang menggunakan mesin, dimana

alat-alat yang digunakan sebagai perluasan dari indera,

penyandian pesan juga berasal dari tubuh tetapi

diperluas melalui jarak jauh dengan transmitter.

Misalnya radio adalah perluasan dari suara manusia,

televisi perluasan dari mata dan begitu juga dengan alat

komunikasi lainnya.


d) Penerima dan Decoding

Istilah Shannon mengenai penerima dan decoding atau

penginterpretasian pesan seperti berlawanan dengan

istilah penyandian pesan. Pada komunikasi tatap muka

kemungkinan transmitter menyandikan pesan dengan

menggunakan alat-alat suara dan otot-otot tubuh.

Penerimaan dalam hal ini adalah alat-alat tubuh yang

sederhana yang sanggup mengamati signal. Misalnya

telinga menerima dan menguraikan sandi pembicaraan,

mata menerima dan menguraikan sandi gerakan badan

dan kepala, kilatan mata dan signal lainnya yang dapat

dilihat mata. Jelaslah jika seorang individu pada

komunikasi tatap muka kekurangan satu atau lebih

organ tubuh maka penerimaan pesan akan menjadi

macet.

e) Tujuan (Destination)

Komponen terakhir dari Shannon adalah destination

(tujuan) yang dimaksud oleh si komunikator.

Destination ini adalah otak manusia yang menerima

pesan yang berisi bermacam-macam hal, ingatan atau

pemikiran mengenai kemungkinan dari arti pesan.

Penerima pesan telah menerima signal mungkin

melalui pendengaran, penglihatan,penciuman dan

sebagainya kemudian signal itu diuraikan dan

diinterpretasikan dalam otak.


f) Sumber Gangguan (Noise)

Dalam model komunikasi Shannon ini terlihat adanya

faktor sumber gangguan pada waktu memindahkan

signal dari transmitter kepada si penerima, gangguan

ini dinamakan noise.

Gambar 2 : Model Komunikasi Shannon


3. Komponen Dasar Komunikasi

Dari bermacam-macam

model komunikasi yang

telah dikemukakan di atas

nampak bahwa ada

bermacam-macam

komponen atau elemen

dalam proses komunikasi.

Kadang-kadang untuk

komponen yang sama

digunakan istilah yang

berbeda seperti halnya ada

yang menggunakan istilah

informasi dan pesan untuk

menyatakan komponen pesan yang dikirimkan dan begitu

juga ada yang memakai istilah sender dan source untuk

menyatakan orang yang mengirimkan pesan. Walaupun

demikian dapat disimpulkan mana diantara bermacam-

macam komponen itu yang merupakan komponen dasar

komunikasi. Dalam hal ini ada empat komponen yang

cenderung sama yaitu : orang yangmengirimkan pesan,

pesan yang akan dikirimkan, saluran atau jalan yang

dilalui pesan dari si pengirim kepada si penerima, dan si

penerima pesan. Karena komunikasi merupakan proses

dua arah atau timbal balik maka komponen balikan perlu

ada dalam proses komunikasi. Dengan demikian,

komponen dasar komunikasi ada lima, yaitu : pengirim

pesan, pesan, saluran, penerima pesan dan balikan.

Masing-masing komponen tersebut akan dijelaskan

kembali secara ringkas.


a. Pengirim Pesan Pengirim pesan adalah individu atau orang yang

mengirim pesan. Pesan atau informasi yang

akan dikirimkan berasal dari otak si pengirim

pesan. Oleh sebab itu sebelum pengirim

mengirimkan pesan, si pengirim harus

menciptakan dulu pesan yang akan

dikirimkannya. Menciptakan pesan adalah

menentukan arti apa yang akan dikirimkan

kemudian menyandikan/encode arti tersebut ke

dalam suatu pesan. Sesudah itu baru dikirim

melalui saluran.

b. Pesan Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan

kepada si penerima. Pesan ini dapat berupa

verbal maupun nonverbal. Pesan secara verbal

dapat secara tertulis seperti surat, buku,

majalah, memo, sedangkan pesan yang secara


lisan dapat berupa percakapan tatap muka,

percakapan melalui telepon, radio dan

sebagainya. Pesan yang nonverbal dapat berupa

isyarat gerakan badan, ekspresi muka, dan nada

suara.

c. Saluran /media Saluran adalah jalan yang dilalui pesan dari si

pengirim dengan si penerima. Channel yang

biasa dalam komunikasi adalah gelombang

cahaya dan suara yang dapat kita lihat dan

dengar. Akan tetapi alat dengan apa cahaya atau

suara itu berpindah mungkin berbeda-beda.

Misalnya bila dua orang berbicara tatap muka

gelombang suara dan cahaya di udara berfungsi

sebagai saluran. Tetapi jika pembicaraan itu

melalui surat yang dikirimkan, maka

gelombang cahaya sebagai saluran yang

memungkinkan kita dapat melihat huruf pada

surat tersebut. Kertas dan tulisan itu sendiri

adalah sebagai alat untuk menyampaikan pesan.

Kita dapat menggunakan bermacam-macam

alat untuk menyampaikan pesan seperti buku,

radio, film, televisi, surat kabar tetapi saluran

pokoknya adalah gelombang suara dan cahaya.

Di samping itu kita juga dapat menerima pesan

melalui lat indera penciuman, alat pengecap dan

peraba.

d. Penerima Pesan Penerima pesan adalah yang menganalisis dan

menginterpretasikan isi pesan yang

diterimanya.


e. Balikan /respons/feed Back Balikan adalah respons terhadap suatu pesan

yang diterima yang dikirimkan kepada si

pengirim pesan. Dengan diberikannya reaksi ini

kepada si pengirim, pengirim akan dapat

mengetahui apakah pesan yang dikirimkan

tersebut diinterpretasikan sama dengan apa

yang dimaksudkan oleh si pengirim. Bila arti

pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim

diinterpretasikan sama oleh si penerima berarti

komunikasi tersebut efektif.

Seringkali respons yang diberikan tidak seperti yang

diharapkan oleh si pengirim karena si penerima pesan

kurang tepat dalam menginterpretasikan pesan. Hal ini

disebabkan oleh adanya faktor-faktor dalam diri si

penerima yang mempengaruhi dalam pemberian arti pesan

seperti telah disebutkan dalam model Berlo.

4. Prinsip Komunikasi

Untuk dapat memahami hakikat suatu komunikasi perlu

diketahui prinsip dari komunikasi tersebut. Menurut Seiler

(1988), ada empat prinsip dasar dalam komunikasi yaitu :

suatu proses, suatu sistemik, interaksi dan transaksi,

dimaksudkan atau tidak dimaksudkan. Masing-masing

dasri prinsip ini akan dijelaskan berikut ini :

a. Komunikasi adalah Suatu Proses Komunikasi adalah suatu proses karena

merupakan suatu seri kehidupan yang terus-

menerus, yang tidak mempunyai permulaan atau

akhir dan selalu berubah-ubah. Komunikasi juga

bukanlah suatu barang yang dapat ditangkap

dengan tangan untuk diteliti. Komunikasi menurut


Seiler (1988) lebih merupakan cuaca yang terjadi

dari bermacam-macam variabel yang kompleks

dan terus berubah. Kadang-kadang cuaca hangat,

matahari bersinar, pada waktu yang lain cuaca

dingin, berawan dan lembab. Keadaan cuaca

mereflesikan satu variasi saling berhubungan yang

kompleks yang tidak ada pernah duplikatnya.

b. Komunikasi adalah Sistem Seperti telah bahwa komunikasi terdiri dari

beberapa komponen dan masing-masing

komponen tersebut mempunyai tugasnya masing-

masing. Tugas dari masing komonen itu

berhubungan satu sama lain untuk menghasilkan

suatu komunikasi. Misalnya pengirim mempunyai

peranan untuk menentukan apa informasi atau arti

apa yang akan dikomunikasikan. Setelah tahu apa

arti atau informasi apa yang akan dikirimkan,

informasi tersebut perlu diubah ke dalam kode atau

sandi-sandi tertentu sesuai dengan aturannya

sehingga berupa suatu pesan. Jadi komponen pesan

ada kaitannya dengan komponen pengirim. Bila

pengirim tidak benar menyandikan arti yang akan

dikirim maka terjadilah pesan tersebut kurang

tepat. Kurang tepatnya pesan yang dikirimkan

akan mempengaruhi komponen penerima dalam

menginterpretasikan isi pesan sehingga si

penerima mungkin juga akan salah dalam

menginterpretasikannya. Kaitan komponen pesan

dengan saluran misalnya bila pesan disampaikan

dengan lisan maka gelombang suara adalah

sebagai saluran dan ini juga akan berkaitan dengan

si penerima dalam mengikuti pesan yang harus

menggunakan pendengarannya dalam menerima


pesan tersebut. Begitulah, antara satu komponen

dengan komponen yang lain saling berkaitan dan

bila terdapat gangguan pada satu komponen akan

berpengaruh pada proses komunikasi secara

keseluruhan.

c. Komunikasi Bersifat Interaksi dan Transaksi Yang dimaksud dengan istilah interaksi adalah

saling bertukar komunikasi. Misalnya seseorang

berbicara kepada temannya mengenai sesuatu,

kemudian temannya yang mendengar memberikan

reaksi atau komentar terhadap apa yang sedang

dibicarakannya itu. Begitu selanjutnya

berlangsung secara teratur ibarat orang yang

bermain lempar bola. Seorang melemparkan yang

lainnya menagkap kemudian yang menangkap

melemparkan kembali kepada si pelempar

pertama.

Dalam

kehidupan

sehari-hari

komunikasi

yang kita

lakukan tidak

seteratur itu

prosesnya.

Banyak dalam

percakapan

tatap muka kita

terlibat dalam proses pengiriman pesan simultan

tidak terpisah seperti contoh di atas. Dalam

keadaan demikian komunikasi tersebut bersifat


transaksi. Sambil menyandikan pesan kita juga

menginterpretasikan pesan yang kita terima.

Misalnya dalam situasi pengajaran di kelas antara

guru dan murud seringkali memperlihatkan

komunikasi nteraksi ini. Sambil guru

menyampaikan informasi kepada murid atau

sedang menjelaskan pengajran, muridpun

menyampaikan pesan kepada guru dalam

bermacam-macam bentuk. Jadi komunikasi yang

terjadi antara manusia dapat berupa interaksi dan

transaksi.

d. Komunikasi dapat terjadi disengaja maupun tidak disengaja

Komunikasi yang disengaja terjadi apabila pesan

yang mempunyai maksud tertentu dikirimkan

kepada penerima yang dimaksudkan. Misalnya

seorang pimpinan bermaksud mengadakan rapat

dengan kepala-kepala bagiannya. Apabila

pimpinan tersebut mengirimkan pesan yang berisi

undangan rapat kepada kepala-kepala bagiannya,

maka itu dinamakan komunikasi yang disengaja.

Tetapi apabila pesan yang tidak sengaja

dikirimkan atau tidak dimaksudkan untuk orang

tertentu untuk menerimanya maka itu dinamakan

komunikasi tidak disengaja. Misalnya sesearang

memakai warna pakaian yang agak terang yang

tidak mempunyai maksud untuk mengirimkan

pesan tertentu, kadang-kadang diterima secara

tidak sengaja sebagai pesan oleh orang lain, karena

tanpa disadari orang lain melihat warna pakaian

yang dipakainya.


Komunikasi yang ideal terjadi apabila seseorang

bermaksud mengirim pesan tertentu terhadap

orang lain yang ia inginkan untuk menerimanya.

Gambar 3 : Bagan Poses Komunikasi

Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat

mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi.

Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak

dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima

pesan atau receiver.

Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-

hambatan yang menyebabkankomunikasi tidak

efektif yaitu adalah (1992:0-11) :

a. Status effect Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang

dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan

dengan status sosial yang lebih rendah harus

tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan

atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau


takut mengemukakan aspirasinya atau

pendapatnya.

b. Semantic Problems Faktor semantik menyangkut bahasa yang

dipergunakan komunikator sebagai alat untuk

menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada

komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang

komunikator harus benar-benar memperhatikan

gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan

atau kesalahan dalam penulisan dapat

menimbulkan salah pengertian

(misunderstanding) atau penafsiran

(misinterpretation) yang pada gilirannya bisa

menimbulkan salah komunikasi

(miscommunication).

c. Perceptual distorsion Perceptual distorsion dapat disebabkan karena

perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri

sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara

mengerti yang sempit terhadap orang lain.

Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan

persepsi dan wawasan atau cara pandang antara

satu dengan yang lainnya.

d. Cultural Differences Hambatan yang terjadi karena disebabkan

adanya perbedaan kebudayaan, agama dan

lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat

beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda.

Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki

arti berbeda di tiap suku.


e. Physical Distractions Hambatan ini disebabkan oleh gangguan

lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya

komunikasi.

f. Poor choice of communication channels Adalah gangguan yang disebabkan pada media

yang dipergunakan dalam melancarkan

komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari

misalnya sambungan telephone yang terputus-

putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar

yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan

yang buram pada surat sehingga informasi tidak

dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.

g. No Feed back Hambatan tersebut adalah seorang sender

mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak

adanya respon dan tanggapan dari receiver maka

yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-

sia.

5. Tipe Komunikasi

a. Komunikasi dengan Diri Sendiri (intrapersonal Communication)

Yaitu proses komunikasi yang terjadi di dalam

individu, atau dengan kata lain proses

berkomunikasi dengan diri sendiri.

Terjadinya proses komunikasi karena adanya

seseorang yang memberi arti terhadap sesuatu

obyek yang diamatinya atau terbetik dalam

pikirannya.


Dalam proses pengambilan keputusan, seringkali

seseorang dihadapkan pada pilihan Ya atau Tidak.

Keadaan semacam ini membawa seseorang pada

situasi berkomunikasi dengan diri sendiri, terutama

untuk mempertimbangkan untung-ruginya suatu

keputusan yang diambil.

Beberapa kalangan menilai bahwa proses

pemberian arti terhadap sesuatu yang terjadi dalam

diri individu belum dapat dinilai sebagai proses

komunikasi, melainkan suatu aktivitas internal

monolog.

b. Komunikasi antar Pribadi (Interpersonal Communication)

Komunikasi antarpribadi yang dimaksud di sini

ialah proses komunikasi yang berlangsung antara

dua orang atau lebih secara tatap muka.

Menurut sifatnya, komunikasi antar pribadi dapat

dibedakan menjadi :

o komunikasi diadik (dyadic communications), ialah proses komunikasi

yang berlangsung antara dua orang dalam

situasi tatap muka, baik itu percakapan,

dialog maupun wawancara.

o komunikasi kelompok kecil (small group communications), ialah proses komunikasi

yang berlangsung antara tiga orang atau

lebih secara tatap muka, dimana anggota-

anggotanya saling berinteraksi satu sama

lainnya.

c. Komunikasi Publik (Public Communications)


Biasa disebut komunikasi pidato, komunikasi

kolektif, komunikasi retorika, public speaking dan

komunikasi khalayak (audience communications),

yaitu suatu proses komunikasi dimana pesan-pesan

disampaikan oleh pembicara dalam situasi tatap

muka di depan khalayak yang lebih besar.

Komunikasi publik memiliki ciri komunikasi

interpersonal (pribadi), karena berlangsung secara

tatap muka, tetapi pada komunikasi ini sumber dan

penerima dapat teridentifikasi dengan jelas.

Komunikasi publik biasanya ditemui dalam

berbagai aktivitas seperti kuliah umum, khotbah,

rapat akbar, pengarahan, ceramah dan

semacamnya.

d. Komunikasi Massa (Mass Communications) Komunikasi massa adalah proses komunikasi yang

berlangsung dimana pesannya dikirim dari sumber

yang melembaga kepada khalayak yang sifatnya

massal melalui alat-alat yang bersifat mekanis

seperti radio, televisi, surat kabar dan film.

Komunikasi massa memiliki ciri : sifat pesannya

terbuka dengan khalayak yang variatif, sumber dan

penerima dihubungkan oleh saluran yang telah

diproses secara mekanik, sumber juga merupakan

suatu lembaga atau institusi yang terdiri dari

banyak orang, misalnya reporter, penyiar, editor,

teknisi dan sebagainya, ciri lainnya adalah pesan

komunikasi massa berlangsung satu arah dan

tanggapan baliknya lambat (tertunda) dan sangat

terbatas dan cirri terakhir adalah penyebaran pesan

melalui media massa berlangsung begitu cepat,

serempak dan luas.


Komunikasi dapat berlangsung setiap saat, dimana saja,

kapan saja, oleh siapa saja dan dengan siapa saja.

Komunikasi sangat penting bagi manusia dalam

kehidupan sosial, terutama dalam kegiatan perkantoran.

Paling tidak ada tiga aspek yang perlu diperhatikan dalam

komunikasi:

Komunikasi harus dipandang sebagai suatu proses, hal ini berarti bahwa komunikasi

merupakan aliran informasi, melalui

serangkaian kegiatan (tahap-tahap, langkah-

langkah) yang harus dilalui dalam

penyampaian informasi.

Aspek manusia dan bukan manusia.

Aspek informasi, ialah segala sesuatu yang mempunyai arti dan mempunyai kegunaan.

Informasi dapat terdiri atas berbagai bentuk,

misalnya dalam bentuk kata-kata, tanda-tanda,

gambar, kode dan lain-lain.

6. Media Komunikasi

Media Komunikasi adalah : alat / sarana yang digunakan

dalam menyampaikan pesan/ informasi.

Macam-macam Media Komunikasi :

a) Media Audio :

Sarana atau alat komunikasi yang hanya

mengaktifkan indera pendengaran saja (hanya

dapat di dengar). Misalnya : Radio, Telepon, dan

sebagainya.

b) Media Visual :


Sarana atau alat komunikasi yang dapat

mengaktifkan indera penglihatan, misalnya : Surat,

Buku Pelajaran, komik, dan sejenisnya.

c) Media Audio Visual :

Sarana atau alat komunikasi yang dapat

mengaktifkan indera penglihatan dan sekaligus

indera pendengaran, misalnya : Televisi,

Wawancara, Seminar, dan sebagainya.


BAGIAN KEDUA

KOMUNIKASI

VERBAL &

NON VERBAL

Pengalaman komunikasi dapat membantu

mengungkapkan kepribadian dan membangun hubungan

yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku.

Komunikasi dilakukan untuk memahami sikap dan prilaku

manusia.

Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan

yang membutuhkan interaksi diantara orang-orang yang

ada didalamnya seperti :

1. Bekerja sama menentukan tujuan yang ingin dicapai, 2. Menyusun rencana kerja, 3. Mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya.

4. Pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan dengan berbagai

pihak di luar organisasi.

Komunikasi biasanya dilakukan tidak hanya secara

individu namun juga dapat dilakukan secara team atau

kelompok. Komunikasi yang dilakukan secara individu

memerlukan keterampilan tersendiri bagi individu yang

bersangkutan.


Hal-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu

dapat berjalan secara efektif antar lain :

a. Terbuka (transparan), setiap pesan atau informasi harus disampaikan secara apa adanya atau objektif

sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hindari

usaha menutup-nutupi pesan atau informasi,

hendaknya pesan atauinformasi disampaikan

salam kondisi apapun walau terkadang akibat yang

ditimbulkannya dirasakan kurang baik.

b. Tidak arogan, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya sikap sombong dan merasa

bahwa dirinya adalah yang paling benar perlu

dihindari.

c. Adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi bisnis,

dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam

memahami setiap perubahan yang terjadi di

sekeliling dan yang menyangkut perubahan

terhadap informasi.

d. Kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib dimiliki oleh individu, terlebij

jika menyampaikan informasi di depan khalayak

ramai.

e. Antusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah khasanah pengetahuan dan

keterampilan dalam berkomunikasi, juga selalu

mencari hal-hal yang belum pernah dijumpai.


f. Penuh perhatian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu dituntut pula

memiliki keahlian dalam mendengar atau

menyimak. Juga selalu concern terhadap apa yang

ia sampaikan.

g. Cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang perlu

dikemukakan selama komunikasi.

h. Sabar dan penuh pengertian ; bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang perangainya

tidak terpuji sekalipun.

i. Jujur, mempunyai integritas yang tinggi

j. Menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi

k. Memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan

menerima pesan secara efektif.

1. Komunikasi Verbal Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk

percakapan atau tertulis. Setiap orang dalam suatu

komunitas berkomunikasi secara verbal dalam

menyampaikan pesan atau informasi. Komunikasi

dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk

menyatakan ide. Gaya dalam berlomunikasi disesuaikan

dengan situasi, dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya


bicara sangat berpengaruh terhadap minat lawan

komunikasi. Mengungkapkan pesan verbal diperlukan

keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat

dipahami oleh lawan komunikasi.

Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk

komunikasi yang paling sering dilakukan. Hal ini

menjadikan orang lebih memilih berbicara daripada

menulis dalam berkomunikasi. Dengan komunikasi lisan

orang dapat langsungmendapat umpan balik, sedangkan

pada komunikasi tertulis orang harus menyusun pesan,

menulis , mengirim, dan menunggu tanggapan sebagai

umpan balik.

Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau

komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain seperti

dibawah ini :

1. Membuat dan mengirim surat klaim 2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga

kepada pihak lain

3. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain

4. Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan

5. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain

6. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru

7. Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work) 8. Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar

kerja di suatu perusahaan

9. Mengadakan briefing dengan staf karyawan 10 Mengadakan pelatihan manajemen kepada para

manajer operasional/lini bawah


11. Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji

12. Melakukan teleconference dengan pihak lain. 13. Melalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan

orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh

pengirim pesan dengan baik.

2. Peran Komunikasi Non Verbal Dalam Dunia Bisnis Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang

menggunakan pesan-pesan nonverbal. Istilah nonverbal

biasanya digunakan untuk melukiskan semua peristiwa

komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis. Secara

teoritis komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal

dapat dipisahkan. Namun dalam kenyataannya, kedua

jenis komunikasi ini saling jalin menjalin, saling

melengkapi dalam komunikasi yang kita lakukan sehari-

hari.

3. Klasifiasi Pesan Nonverbal Klasifikasi pesan nonverbal.

Jalaludin Rakhmat (1994)

mengelompokkan pesan-

pesan nonverbal sebagai

berikut:

a. Pesan kinetik. Pesan nonverbal yang

menggunakan gerakan

tubuh yang berarti,

terdiri dari tiga

komponen utama: pesan

fasial, pesan gestural, dan

pesan postural.

Pesan fasial menggunakan air muka untuk menyampaikan


makna tertentu. Berbagai penelitian

menunjukkan bahwa wajah dapat

menyampaikan paling sedikit sepuluh

kelompok makna: kebagiaan, rasa terkejut,

ketakutan, kemarahan, kesedihan,

kemuakan, pengecaman, minat,

ketakjuban, dan tekad. Leathers (1976)

menyimpulkan penelitian-penelitian

tentang wajah sebagai berikut: a. Wajah

mengkomunikasikan penilaian dengan

ekspresi senang dan taksenang, yang

menunjukkan apakah komunikator

memandang objek penelitiannya baik atau

buruk; b. Wajah mengkomunikasikan

berminat atau tak berminat pada orang lain

atau lingkungan; c. Wajah

mengkomunikasikan intensitas

keterlibatan dalam situasi situasi; d. Wajah

mengkomunikasikan tingkat pengendalian

individu terhadap pernyataan sendiri; dan

wajah barangkali mengkomunikasikan

adanya atau kurang pengertian.

Pesan gestural menunjukkan gerakan

sebagian anggota badan seperti mata dan

tangan untuk mengkomunikasi berbagai

makna.

Pesan postural berkenaan dengan

keseluruhan anggota badan, makna yang

dapat disampaikan adalah: a. Immediacy

yaitu ungkapan kesukaan dan ketidak

sukaan terhadap individu yang lain. Postur

yang condong ke arah yang diajak bicara

menunjukkan kesukaan dan penilaian

positif; b. Power mengungkapkan status


yang tinggi pada diri komunikator. Anda

dapat membayangkan postur orang yang

tinggi hati di depan anda, dan postur orang

yang merendah; c. Responsiveness,

individu dapat bereaksi secara emosional

pada lingkungan secara positif dan negatif.

Bila postur anda tidak berubah, anda

mengungkapkan sikap yang tidak

responsif.

b. Pesan proksemik disampaikan

melalui

pengaturan jarak

dan ruang.

Umumnya dengan

mengatur jarak

kita

mengungkapkan

keakraban kita

dengan orang lain.

c. Pesan artifaktual diungkapkan melalui penampilan tubuh, pakaian,

dan kosmetik. Walaupun bentuk tubuh relatif

menetap, orang sering berperilaku dalam

hubungan dengan orang lain sesuai dengan

persepsinya tentang tubuhnya (body image). Erat

kaitannya dengan tubuh ialah upaya kita

membentuk citra tubuh dengan pakaian, dan

kosmetik.

d. Pesan paralinguistik adalah pesan nonverbal yang berhubungan dengan dengan cara mengucapkan


pesan verbal. Satu pesan verbal yang sama dapat

menyampaikan arti yang berbeda bila diucapkan

secara berbeda. Pesan ini oleh Dedy Mulyana

(2005) disebutnya sebagai parabahasa.

e. Pesan sentuhan dan bau-bauan. Alat penerima sentuhan adalah kulit, yang mampu

menerima dan membedakan emosi yang

disampaikan orang melalui sentuhan. Sentuhan

dengan emosi tertentu dapat mengkomunikasikan:

kasih sayang, takut, marah, bercanda, dan tanpa

perhatian.

Bau-bauan, terutama yang menyenangkan

(wewangian) telah berabad-abad digunakan orang,

juga untuk menyampaikan pesan menandai wilayah mereka, mengidentifikasikan keadaan

emosional, pencitraan, dan menarik lawan jenis.

4. Fungsi Pesan Non Verbal Mark L. Knapp (dalam Jalaludin, 1994), menyebut lima

fungsi pesan nonverbal yang dihubungkan dengan pesan

verbal:

a. Repetisi, yaitu mengulang kembali gagasan yang sudah disajikan secara verbal. Misalnya setelah mengatakan

penolakan saya, saya menggelengkan kepala.

b. Substitusi, yaitu menggantikan lambang-lambang verbal. Misalnya tanpa sepatah katapun kita berkata,

kita menunjukkan persetujuan dengan mengangguk-

anggukkan kepala.

c. Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yang lain terhadap pesan verbal. Misalnya anda

memuji prestasi teman dengan mencibirkan bibir, seraya berkata Hebat, kau memang hebat.


d. Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan nonverbal. Misalnya, air muka anda

menunjukkan tingkat penderitaan yang tidak terungkap

dengan kata-kata.

e. Aksentuasi, yaitu menegaskan pesan verbal atau menggarisbawahinya. Misalnya, anda mengungkapkan

betapa jengkelnya anda dengan memukul meja.

Sementara itu, Dale G. Leathers (1976) dalam Nonverbal

Communication Systems, menyebutkan enam alasan

mengapa pesan verbal sangat signifikan. Yaitu:

a. Faktor-faktor nonverbal sangat menentukan makna

dalam komunikasi interpersonal. Ketika kita

mengobrol atau berkomunikasi tatamuka, kita

banyak menyampaikan gagasan dan pikiran kita

lewat pesan-pesan nonverbal. Pada gilirannya orang

lainpun lebih banya membaca pikiran kita lewat petunjuk-petunjuk nonverbal.

b. Perasaan dan emosi lebih cermat disampaikan lewat

pesan noverbal ketimbang pesan verbal.

c. Pesan nonverbal menyampaikan makna dan maksud

yang relatif bebas dari penipuan, distorsi, dan

kerancuan. Pesan nonverbal jarang dapat diatur oleh

komunikator secara sadar.

d. Pesan nonverbal mempunyai fungsi

metakomunikatif yang sangat diperlukan untuk

mencapai komunikasi yang berkualitas tinggi.

Fungsi metakomunikatif artinya memberikan

informasi tambahan yang memeperjelas maksud dan

makna pesan. Diatas telah kita paparkan pesan

verbal mempunyai fungsi repetisi, substitusi,

kontradiksi, komplemen, dan aksentuasi.


e. Pesan nonverbal merupakan cara komunikasi yang

lebih efisien dibandingkan dengan pesan verbal.

Dari segi waktu, pesan verbal sangat tidak efisien.

Dalam paparan verbal selalu terdapat redundansi,

repetisi, ambiguity, dan abtraksi. Diperlukan lebih

banyak waktu untuk mengungkapkan pikiran kita

secara verbal.

f. Pesan nonverbal merupakan sarana sugesti yang

paling tepat. Ada situasi komunikasi yang menuntut

kita untuk mengungkapkan gagasan dan emosi

secara tidak langsung. Sugesti ini dimaksudkan

menyarankan sesuatu kepada orang lain secara

implisit (tersirat).

Gambar 5 : Peran komunikasi non verbal

KOMUNIKASI NON VERBAL

POTENSI KREDIBILITAS

KEPEMIMPINAN SESEORANG

KOMUNIKATOR

YANG BAIK

PENGELOLAAN PESAN BISNIS


Dari gambar tersebut terlihat bahwasannya selain

kemampuan verbal seseorang juga harus memiliki

kemampuan nonverbal dalam melakukan komunikasi.

Ternyata kemampuan nonverbal seseorang akan

berdampak pada kredibilitas dan potensi seseorang.

Seseorang akan dianggap mampu dalam menyampaikan

pesan dan informasi kepada khalayak jika ditunjang

dengan kemampuan diri yang memadai dalam

menafsirkan pesan nonverbal.

Hal ini juga akan menjadi barometer seseorang dalam

mengukur potensi dirinya, apakah ia mampu untuk

menyampakan pesan atau informasi secara baik dan benar,

tidah hanya terlihat dari isi materi pesan yang disampaikan

tetapi juga teknik atua metode cara penyampaian pesan

tersebut.

Apabila hal ini dapat dilakukan maka ia akan termasuk

dalam komunikator yang baik yang mampu

menyampaikan dan mengelola pesan atau informasi secara

efektif, terlebih dalam menyampaikan pesan bisnis.


BAGIAN KETIGA

KOMUNIKASI

ORGANISASIONAL

Komunikasi dalam hampir semua organisasi secara jelas

merupakan suatu proses dinamik. Penyampaian informasi

yang akurat dan pemahaman atas informasi dari satu unit

(pengirim) ke unit lain (penerima) tidak hanya vital dalam

perumusan dan implementasi tujuan-tujuan organisasional

tetapi juga merupakan peralatan dan sarana penting

melalui mana kegiatan-kegiatan oraganisasional lainya di

laksanakan.

Komunikasi juga berfungsi juga sebagai peralatan-

peralatan utama dengan mana suatu organisasi secara

sukses atau tidak sukses berhubungan dengan lingkungan

tugasnya. Sistem komunikasi yang dikembangkan secara

baik adalah mekanisme utama yang tersedia bagi orang

organisasi untuk memonitor kondisi-kondisi lingkungan

eksternal dan kemudian menyesuaikan atau merubah

operasi-operasinya.

Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain

menginterpretasikan pendapat seperti apa yang

dikehendaki oleh orang yang mempunyai pendapat

tersebut.

1. Komunikasi Organisasi Organisasi jelas memerlukan informasi. Dengan

berkembangnya organisasi kebutuhan informasi juga


bertambah. Perkembangan komunikasi biasanya mulai

dengan fase ekstensif di mana terjadi perkembangan cepat

informasi secara kuantitatif. Kemudian baru tercapai fase

intensif. Yaitu perkembangan cepat secara kualitatif.

a. Komunikasi internal. Komunikasi internal organisasi adalah proses

penyampaian pesan antara anggota-

anggota organisasi yang terjadi

untuk kepentingan organisasi,

seperti komunikasi antara

pimpinan dengan bawahan,

antara sesama bawahan,

dsb. Proses komunikasi

internal ini bisa berujud

komunikasi antarpribadi

ataupun komunikasi

kelompok. Juga

komunikasi bisa

merupakan proses

komunikasi primer

maupun sekunder (menggunakan media nirmassa).

Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua,

yaitu:

Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.

Komunikasi dari pimpinan kepada

bawahan dan dari bawahan kepada

pimpinan. Dalam komunikasi vertikal,

pimpinan memberikan instruksi-instruksi,

petunjuk-petunjuk, informasi-informasi,

dll kepada bawahannya. Sedangkan

bawahan memberikan laporan-laporan,


saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb.

kepada pimpinan.

Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari

karyawan kepada karyawan, manajer

kepada manajer. Pesan dalam komunikasi

ini bisa mengalir di bagian yang sama di

dalam organisasi atau mengalir

antarbagian. Komunikasi lateral ini

memperlancar pertukaran pengetahuan,

pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini

membantu organisasi untuk menghindari

beberapa masalah dan memecahkan yang

lainnya, serta membangun semangat kerja

dan kepuasan kerja. b. Komunikasi eksternal.


Komunikasi eksternal organisasi adalah

komunikasi antara pimpinan organisasi dengan

khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar,

komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala

hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri.

Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah

terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting

saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara

timbal balik:

Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan

umumnya bersifat informatif, yang

dilakukan sedemikian rupa sehingga

khalayak merasa memiliki keterlibatan,

setidaknya ada hubungan batin.

Komunikasi ini dapat melalui berbagai

bentuk, seperti: majalah organisasi; press

release; artikel surat kabar atau majalah;

pidato radio; film dokumenter;

brosur; leaflet; poster; konferensi pers.

Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak

kepada organisasi merupakan umpan balik

sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi

yang dilakukan oleh organisasi.

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan

penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok

formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto,

2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang

disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya

berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara

kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai


pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi.

Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan

surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah

komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya

bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya

secara individual.

Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005)

mengidentifikasikan tiga komunikasi organisasi sebagai

berikut: fungsi perintah; fungsi relasional; fungsi

manajemen ambigu. a. Fungsi perintah berkenaan dengan angota-

anggota organisasi mempunyai hak dan

kewajiban membicarakan, menerima,

menafsirkan dan bertindak atas suatu

perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah

koordinasi diantara sejumlah anggota yang

bergantung dalam organisasi tersebut. b. Fungsi relasional berkenaan dengan

komunikasi memperbolehkan anggota-

anggota menciptakan dan mempertahankan

bisnis produktif hubungan personal dengan

anggota organisasi lain. Hubungan dalam

pekerjaan mempengaruhi kenirja pekerjaan

(job performance) dalam berbagai

cara. Misal: kepuasan kerja; aliran

komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam

hirarkhi organisasional, dan tingkat

pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam

hubungan antarpersona yang baik lebih

terasa dalam pekerjaan ketika anda merasa

bahwa banyak hubungan yang perlu

dlakukan tidak anda pilih, tetapi diharuskan

oleh lingkungan organisasi, sehingga


hubungan menjadi kurang stabil, lebih

memacu konflik, kurang ditaati, dsb. c. Fungsi manajemen ambigu berkenaan

dengan pilihan dalam situasi organisasi

sering dibuat dalam keadaan yang sangat

ambigu. Misal: motivasi berganda muncul

karena pilihan yang diambil akan

mempengaruhi rekan kerja dan organisasi,

demikian juga diri sendiri; tujuan organisasi

tidak jelas dan konteks yang mengharuskan

adanya pilihan tersebut adanya pilihan

tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi

adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi

ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat

dalam organisasi. Anggota berbicara satu

dengan lainnya untuk membangun

lingkungan dan memahami situasi baru,

yang membutuhkan perolehan informasi

bersama.

2. Pengaruh Komunikasi dalam Organisasi Sebagai komunikator, seorang pemimpin organisasi,

manajer, atau para pelaku bisnis harus memilih salah satu

dari berbagai metode dan

teknik komunikasi yang

disesuaikan dengan situasi

pada waktu komunikasi

dilancarkan.

Sebagai komunikator, seorang

manajer harus menyesuaikan

penyampaian pesannya kepada

peranannya yang sedang

dilakukannya.


Dalam hubungan ini, Henry Mintzberg menyatakan

wewenang formal seorang manajer menyebabkan

timbulnya tiga peranan: peranan antarpersona; peranan

informasi; dan peranan memutuskan.

1. Peranan antarpersona seorang manajer meliputi tiga hal:

a. Peranan tokoh. Kedudukan sebagai kepala suatu unit organisasi, membuat seorang manajer melakuan

tugas yang bersifat keupacaraan. Karena ia

merupakan seorang tokoh, maka selain memimpim

berbagai upacara di kantornya, ia juga diundang oleh

pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara.

Dalam peranan ini seorang manajer berkesempatan

untuk memberikan penerangan, penjelasan,

imbauan, ajakan, dan lain-lain.

b. Peranan pemimpin. Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar-tidaknya

pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Beberapa

kegiatan bersangkutan langsung dengan

kepemimpinannya pada semua tahap manajemen:

penentuan kebijaksanaan, perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan

penilaian. Ada juga kegiatan-kegiatan yang tidak

langsung berkaitan dengan kepemimpinannya,

antara lain memotivasi para karyawan agar giat

bekerja. Untuk melaksanakan kepemimpinannya

secara efektif, maka ia harus mampu melaksanakan

komunikasi secara efektif. Dalam konteks

kepemimpinan, seorang manajer berkomunikasi

efektif bila ia mampu membuat para karyawan

melakukan kegiatan tertentu dengan kesadaran,


kegairahan, dan kegembiraan. Dengan suasana kerja

seperti itu akan dapat diharapkan hasil yang

memuaskan. c. Peranan penghubung. Dalam peranan sebaga

penghubung, seorang manajer melakukan

komunikasi dengan orang-orang di luar jalur

komando vertikal, baik secara formal maupun secara

tidak formal.

2. Peranan informasi. Dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi. Ia

mengembangkan pusat informasi bagi kepentingan

organisasinya. Peranan informasional meliputi peranan-

peranan sebagai berikut: a. Peranan monitor. Dalam melakukan peranannya

sebagai monitor, manajer memandang lingkungan

sebagai sumber informasi. Ia mengajukan berbagai

ertanyaan kepada rekan-rekannya atau kepada

bawahannya, dan ia menerima informasi pula dari

mereka tanpa diminta berkat kontak pribadinya yang

selalu dibinanya. b. Peranan penyebar. Dalam peranannya sebagai

penyebar ia menerima dan menghimpun informasi

dari luar yang penting artinya dan bermanfaat bagi

organisasi, untuk kemuian disebarkan kepada

bawahannya c. Peranan juru bicara. Peranan ini memiliki kesamaan

dengan peranan penghubung, yakni dalam hal

mengkomunikasikan informasi kepada khalayak

luar. Perbedaannya ialah dalam hal caranya: jika

dalam peranannya sebagai penghubung ia

menyampaikan informasi secara antarpribadi dan

tidak selalu resmi, namun dalam perananya sebagai

juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi,


tetapi selalu resmi. Dalam peranannya sebagai juru

bicara itu ia juga harus mengkomunikasikan

informasi kepada orang-orang yang berpengaruh

yang melakukan pengawasan terhadap

organisasinya. Kepada khalayak di luar

organisasinya ia memberikan informasi dalam

rangka pengembangan organisasinya. Ia

meyakinkan khalayak bahwa organisasi yang

dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial

sebagaimana mestinya. Ia meyakinkan pula para

pejabat pemerintah bahwa organisasinya berjalan

sesuai dengan peratruran sebagaimana harusnya.

3. Peranan memutuskan. Seorang manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan

keputusan dalam organisasinya. Ada empat peranan

yang dicakup pada peranan ini: a. Peranan wiraswasta. Seorang manajer berusaha

memajukan organisasinya dan mengadakan

penyesuaian terhadap perubahan kondisi

lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan

untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah

gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa untuk

mengembangkan sebuah proyek yang iawasinya

sendiri atau didelegasikannya kepad bawahannya. b. Peranan pengendali gangguan. Seorang manajer

berusaha sebaik mungkin menanggapi setiap

tekanan yang menimpa organisasi, seperti buruh

mogok, para pelanggan menghilang, dsb. c. Peranan penentu sumber. Seorang manajer

bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan

apa yang harus dilakukan, siapa yang akan

melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan

dilangsungkan. Manajer juga mempunyai


kewenangan mengenai pengambilan keputusan

penting sebelum implementasi dijalankan. Dengan

kewenangan itu, manajer dapat memastikan bahwa

keputusan-keputusan yang berkaitan semuanya

berjalan melalui pemikran tunggal. d. Peranan perunding. Manajer melakukan peranan

perunding bukan saja mengenai hal-hal yang resmi

dan langsung berhubungan dengan organisasi,

melainkan juga tentang hal-hal yang tidak resmi dan

tidak langsung berkaitan dengan kekaryaan. Bagi

manajer, perundingan merupakan gaya hidup karena

hanya ialah yang mempunyai wewenang untuk

menanggapi sumber-sumber organisasional pada

waktu yang tepat, dan hanya ialah yang merupakan

pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan

bagi perundingan yang penting.


BAGIAN KEEMPAT

KOMUNIKASI BISNIS

1. Pengertian Komunikasi Bisnis Seperti telah dibahas pada bab

sebelumnya, pengertian

komunikasi dapat dilihat dari

berbagai sudut pandang yang pada

dasarnya merupakan bagian yang

tak terpisahkan antara sudut

pandang tertentu dengan sudut

pandang lainnya. Adapun

mengenai pengertian bisnis

dapat diungkapkan sebagai :

segala kegiatan atau upaya yang

bertujuan untuk menciptakan

keuntungan atau laba.

Bisnis merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan

oleh dunia rumah tangga perusahaan yang

mengkombinasikan faktor-faktor produksi dalam rangka

menciptakan produk (barang atau jasa) sehingga dapat

memperoleh keuntungan yang diharapkan. Bisnis juga

berarti pemanfaatan sumber daya baik sumber daya alam,

sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya untuk

dapat mencapai tujuan tertentu yang biasanya berupa laba.

Berdasarkan pengertian komunikasi dan pengertian bisnis

maka dapat dirumuskan mengenai pengertian Komunikasi

Bisnis adalah sebagai berikut:

Komunikasi yang diterapkan pada bidang bisnis.


Proses interaksi sejak didirikannya bisnis hingga perkembangannya yang mencakup segala

permasalahannya.

Proses interaksi antara perusahaan dengan lembaga lain yang terkait seperti konsumen, pemasok, pedagang

perantara, pesaing, lembagai pemerintah, lembaga

keuangan, stock holder dan lingkungannya.

2. Peranan Komunikasi Bisnis Komunikasi bisnis terjadi karena adanya kebutuhan dunia

usaha dalam mewujudkan tujuannya selalu membutuhkan

pihak lain agar tujuan bisnis dapat tercapai secara lebih

efektif dan efisien.

Perbaikan komunikasi bisnis selalu diperlukan karena

masih adanya berbagai

hambatan, kendala atau

masalah dalam

menyelenggarakan

kegiatan bisnis sebagai

akibat kurang baiknya

komunikasi dengan pihak

lain yang terkait.

Komunikasi bisnis

diselenggarakan dalam rangka

memenuhi kebutuhan dunia usaha dalam

rangka mengikuti perkembangan

lingkungan seperti perkembangan

teknologi, perluasan usaha sehingga

perusahaan dapat

menyesuaikan diri yang

pada akhirnya perusahaan dapat merealisir tujuannya

secara lebih efektif dan efisien.


Peranan komunikasi dalam dunis bisnis cukup besar

bahkan dapat merupakan bagian yang dominan dalam

mendukung tercapainya tujuan bisnis, hal itu terlihat pada

berbagai hal sebagai berikut :

a. Untuk memperoleh informasi yang diperlukan oleh manajer dalam mengelola bisnisnya atau

dalam pengambilan keputusan yang berkaitan

dengan bisnisnya.

b. Untuk mendukung terwujudnya terealisasinya tujuan perusahaan baik melalui interaksi intern

(sesama karyawan perusahaan), maupun

interaksi ekstern dengan pihak-pihak lain di luar

perusahaan.

c. Untuk menjalin hubungan antara perusahaan atau dunia usaha dengan para nasabah atau

konsumen, menjalin hubungan dengan para

pemasok, menjalin hubungan dengan para

pedagang perantaranya, bahkan menjalin

kerjasama dengan berbagai pihak seperti

dengan penyandang dana (stock holder),

termasuk hubungan dengan pesaingnya.

d. Untuk menjaga eksistensi perusahaan dengan perubahan lingkungan, karena perusahaan dapat

selau berkomunikasi dengan pihak lain

dilingkungannya dengan demikian dapat secara

cepat pula melakukan perubahan yang

diperlukan.

e. Untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang ada di perusahaan. Ini berarti karena

keputusan yang diambil dapat lebih cepat maka

pelaksanaan bisnis dapat lebih efektif dan

efisien.


f. Untuk menciptakan saling pengertian antar unsur-unsur terkait terutama sumber daya

manusia, baik intern maupun ekstern.

3. Tujuan Komunikasi Bisnis Tujuan komunikasi bisnis dapat dilihat dari tujuan umum

dan tujuan secara khusus.

Tujuan Komunikasi Bisnis secara umum adalah untuk

mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien

dalam rangka memperbaiki pengelolaan bisnis.

Sedangkan secara khusus Tujuan Komunikasi Bisnis

adalah menciptakan interaksi atau hubungan di dalam

perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan

konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah,

sesama dunia usaha, serta dengan lingkungan sehingga

tercipta hubungan yang harmonis yang ditandai oleh

tercapainya tujuan bisnis juga semakin meningkatnya

pertumbuhan bisnis.

4. Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis Ruang lingkup komunikasi bisnis

sedemikian luas dan komplek yang

meliputi komunikasi sejak

berdirinya perusahaan

bahkan sebelumnya

hingga pengelolaan

bahkan

pengembangannya serta

dimungkinkan

komunikasi pada saat

perusahaan di likwidasi

atau dibubarkan.

Berkaitan dengan hal tersebut ruang lingkup komunikasi

bisnis dapat diungkapkan sebagai berikut:


Komunikasi pada saat penentuan jenis bisnis (inovasi untuk menentukan jenis bisnis)

Komunikasi pada saat penentuan badan usaha, atau pada saat perusahaan didirikan sejak

komunikasi dalam memenuhi syarat-syaratnya

hingga komunikasi melalui prosedur tertentu

untiuk memperoleh izin usaha dengan bentuk

badan usaha tertentu.

Komunikasi pada saat penentuan lokasi, baik dalam pemenuhan syarat-saratnya maupun

prosedur untuk memperoleh izin tempat usaha.

Komunikasi pada saat pengadaan prasarana dan sarana yang diperlukan dalam

menyelenggarakian bisnis.

Komunikasi pada saat pembentukan organisasi dan manajemen yang akan mengelola

perusahaan.

Komunikasi pada saat penentuan pengelolaan bisnis yang meliputi berbagai bidang, seperti

pengelolaan produksi, pengelolaan pemasaran,

pengelolaan personalia, dalam pengelolaan

keuangan, pengeloaan kantor atau administrasi,

komunikasi pada bidang-bidang lain baik intern

maupun ekstern, saat pengembangan bisnis atau

ekspansi, saat perusahaan dibubarkan atau

dilikuidasi, dan lain-lain.

Beberapa hal yang membuat komunikasi sangat penting

dalam bisnis yakni dalam hal pelatihan dan rekrutmen

karyawan, hubungan dengan karyawan (employee

relations), penjualan dan promosi, pelaporan pada

manajemen, pelaporan pada pemegang saham dan

sejenisnya.


5. Prinsip-prinsip Komunikasi Bisnis Menurut Murphy dan Hildebrandt, ada 7 prinsip yang

harus dipegang saat melakukan kegiatan komunikasi

bisnis. Ketujuh prinsip tersebut dikenal dengan nama 7C,

yaitu :

a. Completeness, memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan.

Informasi yang lengkap akan memberikan

ketenangan, kepercayaan dan kepastian.

b. Consiceness, komunikasi disampaikan dengan jelas, singkat dan padat.

c. Concreteness, pesan yang dikomunikasikan disusun secara spesifik, dan tidak bersifat abstrak.

d. Consideration, pesan yang disampaikan harus mempertimbangkan situasi penerima/komunikan.

e. Clarity, pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah dipahami komunikan.

f. Courtesy, sopan santun dan tata krama merupakan hal penting dalam berkomunikasi yang merupakan

penghargaan kepada komunikan.

g. Correctness, pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermat. Untuk pesan tertulis misalnya

dibuat dengan memperhatikan tata bahasa dan

untuk pesan lisan disampaikan dengan mengingat

kemampuan berbahasa komunikan.

Menurut Djoko Purwanto, penyebab pesan-pesan bisnis

tak terorganisasi dengan baik sehingga pesan-pesan

tersebut tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai

dengan apa yang dikehendakinya, adalah sebagai berikut :

Bertele-tele Pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca

memerlukan waktu yang cukup lama untuk


memahami maksud pesan-pesan yang

disampaikan.

Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan. Informasi yang tidak relevan, disamping

membuang-buang waktu, juga dapat membuat

pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur,

tidak jelas dan sulit dipahami.

Menyajikan ide-ide secara tidak logis. Dapat menyebabkan ketidaklancaran komunikasi

karena audiensi akan sulit memahami poin-poin

penting yang disampaikan.

Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan

Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua

organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya.

Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh

penguasaan komunikasi bisnis para anggota

organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan

dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta

empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa

sebagain besar anggota organisasi melakukan

pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.


Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja

semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai

industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan

aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak

pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan

penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim

kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif.

Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan

menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan

output total yang dikerjakan oleh masing-masing individu.

Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun

unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus

hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa

penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif.

Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan

berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari

seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi

yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan

atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi

pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan

berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian

yang sangat penting.

6. Kendala dalam Komunikasi Bisnis Untuk melakukan praktek bisnis ini para pelaku bisnis

perlu memiliki kemampuan dalam komunikasi bisnis.

Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan

semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk

mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam

lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan

produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan.


Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua

organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya.

Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh

penguasaan komunikasi bisnis para anggota

organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan

dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta

empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa

sebagain besar anggota organisasi melakukan

pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.

Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat

mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :

a. Struktur komunikasi yang buruk Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang

menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis.

Tidak penting apakah audiencenya hanya satu

orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah

bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan

yang disampaikan haruslah terdengar dan

dimengerti.

b. Penyampaian yang lemah Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu

penting atau impresif. Namun apabila

disampaikannya tanpa sentuhan yang kuat, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain

sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah

dilakukan sentuhan yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk

mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan

yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak

lucu. Pesan yang disampaikan haruslah

menyentuh secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.


c. Penggunaan media yang salah Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari

kalangan atau status sosial mana dan karakteristik

unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga

kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan

yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah

ruang agar audience kita dapat mencerna pesan

tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan

mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi,

televisi, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.

d. Pesan yang campur aduk Pesan yang campur aduk, hanya akan

menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan

dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan

hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama

memberikan pengecualian untuk klien-klien baru

atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada

bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien

potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci

secara jelas.

e. Salah Audience Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai

dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh,

misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari

Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam

presentasi disajikan tentang analisis situasi politik

dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha,

sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan

bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit

yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim

usaha yang kondusif.


f. Lingkungan yang mengganggu Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan

kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang

disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara

optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup

terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar

ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau

suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone

dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang

menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya

pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar

audience fokus dengan pesan yang disampaikan.

7. Kaitan antara Komunikasi Bisnis dan Pemasaran

Philip Kotler (1990 : 5) menyebutkan bahwa Pemasaran

adalah proses sosial dimana individu dan kelompok

mendapatkan apa yang mereka butuhkan dengan

menciptakan dan mempertukarkan produk dan nilai

dengan individu dan kelompok lainnya. Definisi tersebut

bertumpu pada konsep pokok : kebutuhan, keinginan dan

permintaan terhadap produk atau nilai, yang tergantung

pada tingkat kepuasan tertentu, kemudian menimbulkan

transaksi. Pelembagaan atas transaksi menimbulkan pasar.

Secara sederhana mekanisme pemasaran digambarkan

oleh Redi Panuju (200:32) sebagai berikut :


Gambar 7 : Mekanisme Pemasaran

Dalam manajemen pemasaran, Komunikasi Pemasaran

(Marketing Communication) menjadi poin yang cukup

penting, sebagai sarana yang digunakan perusahaan

dalam upaya untuk menginformasikan, membujuk dan

meningkatkan konsumen langsung atau tidak langsung

tentang produk dan merk yang mereka jual.

Komunikasi pemasaran dapat diidentifikasikan sebagai

hal berikut:

Mengidentifikasikan pasar dan kebutuhan

konsumen atau persepsi konsumen.

menggambarkan dan mengoperasionalkan gambar

atau persepsi tujuan target group.

Mengevaluasikan sejumlah perilaku

yang tergambar diyakini dapat mencapai tujuan.

PRODUK

KEBUTUHAN

KEINGINAN

PERMINTAAN

PRODUK

SOSIALISASI &

PROMOSI

TRANSAKSI & JUAL BELI NILAI & KEPUASAN

FAKTOR SOSIO-KULTURAL

PASAR & PEMASAR

NILAI & KEPUASAN

FEED BACK


Strategi mempromosikan sebuah produk atau perusahan

merupakan strategi pembangunan atribut yang akan dan

terus dikenal oleh konsumen.

Tujuan Komunikasi Pemasaran adalah untuk

Membangkitkan keinginan akan suatu kategori

produk, Brand Awarness, Intention dan memfasilitasi

pembelian

Fungsi Komunikasi Pemasaran adalah yang pertama,

agar Konsumen dapat diberitahu atau ditunjuk bagaimana

dan mengapa sebuah produk digunakan oleh orang seperti

apa dan bagaimana serta kapan. Fungsi yang kedua adalah

agar Konsumen dapat belajar tentang siapa yang membuat

produk dan apa yang dipertahankan perusahaan dan fungsi

lainnya adalah agar konsumen dapat diberikan suatu

insentif atau imbalan untuk percobaan atau penggunaan.

Komunikasi Pemasaran adalah sarana yang digunakan

perusahaan dalam upaya untuk menginformasikan,

membujuk dan meningkatkan konsumen langsung atau

tidak langsung tentang produk dan merk yang mereka jual.

Kegiatan Komunikasi Pemasaran meliputi

:promosi, Iklan, Pemasaran Langsung, Penjualan Pribadi,

Hubungan Masyarakat dan Pemerintahan, dan Acara

khusus (Special event) dan Pengalaman.

Dari uraian pada bagian ini, jelas nampak bahwa dari

sudut Manajemen Pemasaran (Marketing Management),

Komunikasi memegang peranan yang sangat penting,

Terlebih lagi dengan semakin maraknya persaingan bisnis

di segala sektor usaha. Hal ini membuat setiap perusahaan

wajib membina komunikasi dan hubungan dengan


pelanggannya supaya tetap dapat bertahan. Oleh karena

itu, masalah komunikasi tidak lagi hanya menjadi beban

pemikiran divisi pemasaran saja, melainkan menjadi tugas

dan tanggung jawab seluruh divisi. Bisa dikatakan,

komunikasi pemasaran merupakan bagian dari solusi

bisnis dan bukan hanya solusi pemasaran belaka.


BAGIAN KELIMA

MEDIA KOMUNIKASI

BISNIS

Media komunikasi adalah suatu alat yang dipergunakan

untuk mempermudah penyampaian informasi dari

seseorang kepada orang lain, untuk mencapai tujuan yang

ditentukan. Kecakapan dalam penggunaan media

komunikasi yang ada akan membuat pesan akan lebih

mudah tersampaikan dan dimengerti oleh penerima pesan.

Fungsi media komunikasi diantaranya sebagai berikut :

a. Mempermudah penyampaian pesan b. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi c. Mempersingkat waktu penyampaian informasi d. Membangkitkan daya tarik pesan yang akan

disampaikan

e. Mengkonkretkan isi berita yang bersifat abstrak f. Mempelajari isi dan maksud informasi yang akan

disampaikan

g. Merupakan alat hiburan dan mendidik para komunikan

Untuk memenuhi fungsi media komunikasi, terdapat 5 hal

yang harus diperhatikan dalam memilih dan menggunakan

media komunikasi, yaitu sebagai berikut :

a. Tanda atau lambang yang digunakan Tanda atau lambang yang digunakan mudah untuk

dimengerti

b. Unsur realitas yang digunakan Media tersebut masih digunakan untuk saat ini


c. Indra yang digunakan Penyampaian psan tertentu hendaknya

menggunakan media yang tepat

d. Kemampuan untuk mengontrol media yang digunakan

Ganti media yang digunakan jika memang sudah

tidak tepat lagi

e. Respon di dalam memanfaatkan media Respon dari setiap media yang digunakan berbeda-

beda

1. Jenis-jenis Media Komunikasi Bisnis

Menurut jenisnya, media komunikasi dikelompokkan

menjadi :

a. Media komunikasi audio

Adalah media komunikasi

yang dapat di dengar dan

dipahami dengan

pendengaran. Contohnya:

radio, telepon, tape

recorder, dan lain-lain.

b. Media komunikas visual

Adalah media komunikasi

yang dapat ditangkap

melalui penglihatan.

Contohnya: surat transparasi, chart, koran.

c. Media komunikasi audio visual

Adalah media komunikasi yang dapat dipahami

melalui pendengaran dan penglihatan. Contohnya:

televisi, DVD, VCD, dan lain-lain.

Memilih media komunikasi bisnis sangatlah penting.

Komunikasi yang efektif dan tidak efektif dapat dibedakan

melalui pilihan atas media komunikasi yang dipilih.


Pilihan media komunikasi sangat tergantung pada sifat

pesan, waktu, formalitas dan harapan. Media yang

dimaksud adalah alat atau sarana yang digunakan untuk

memindahkan pesan dari pengirim pesan kepada penerima

pesan.

Dilihat dari cara melaksanakan komunikasi, dibagi

menjadi :

a. Komunikasi lisan ( oral comunnication ) b. Komunikasi tertulis (written

communication )

c. Komunikasi visual

2. Komunikasi Lisan ( Oral Communication ) Dalam dunia bisnis komunikasi lisan (oral

communication) merupakan komunikasi yang paling

banyak digunakan, misalnya melalui telepon, wawancara,

pidato, seminar, presentasi bisnis dan lain-lain.

Komunikasi ini disukai karena sederhana, spontan,

nyaman, praktis, ekonomis dan memilik kemampuan yang

lebih tinggi dalam memberikan feedback.

Komunikasi lisan dapat digunakan sebagai :

a. Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti b. Pesan tidak memerlukan catatan permanen c. Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan

ekonomis

d. Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan dan pengambilan keputusan

e. Diperlukan umpan balik secara lansung dari penerima

Jenis media komunikasi lisan yang digunakan sehari-hari:

a. Telepon


Adalah media komunikasi audio yang

dipergunakan dalam komunikasi antar

individu, telepon banyak digunakan

dilingkungan kantor dan kehidupan sehari-

hari.

b. Pertemuan Adalah jenis media komunikasi audio

dalam komunikasi kelompok yang bersifat

langsung. Pertemuan adalah jenis media

yang sangat pentingdalam organisasi untuk

membentuk saling pengertian antar

anggota organisasi, baik secara vertikal

atau horizontal.

c. Wawancara Adalah media komunikasi audio karena

komunikasi berlangsung dengan tatap

muka dan dua arah. Jenis media ini banyak

digunakan dalam organisasi secara vertikal

yaitu antara atasan dengan bawahan.

d. Kunjungan Adalah media komunikasi audio dalam

suatu kelompok. Bentuk media komunikasi

ini lebih menitikberatkan pada hubungan

antar manusia (human relation ).


3. Komunikasi Tertulis ( Written Communication ) Komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan

informasi yang sifatnya singkat dan jelas, tetapi dipandang

perlu untuk ditulis denganmaksud atau tuuan tertentu.

Komunikasi ini juga digunakan untuk menyampaikan

infromasi yang bersifat kompleks, untuk mengirimkan

gambar dan foto karena tidak dapat dilukiskan dengan

kata-kata serta untuk menyampaikan informasi kepada

banyak orang seperti spanduk dan brosur.

Dalam komunikasi ini perlu ditimbangkan maksud dan

tujuan komunikasi tersebut dilakukan. Perlu diketahui

resiko dari komunikasi tersebut misalnya aman, mudah

dimengerti dan tidak menimbulkan pengertian yang

berbeda dari yang dimaksud. Komunikasi ini dapat dibuat

dalam bentuk surat, faksimile, e-mail, memo, proposal

,laporan. Pilihan kata dilakukan dengan hati-hati untuk

mempertahankan nada sopan dan bersahabat.

Komunikasi tertulis bisa dengan ditulis tangan atau

menggunakan media elektronik seperti telegram, mesin

faks dan e-mail.

Komunikasi tertulis tepat digunakan bila :

Pesan terinci dan kompleks Pesan memerlukan perencanaan yang saksama Pesan melakukan catatan prmanen Penerima dalam jumlah banyak Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara

geografis


Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

Bentuk-bentuk media tertulis yang sering dipakai dalam

dunia bisnis adalah sebagai berikut :

a. Perintah tulis b. Peraturan kerja c. Memorandum d. Buku penuntun e. Laporan kerja f. Buku pegangan g. Formulir h. Catatan i. Kuesioner j. Pengumuman k. Iklan

4. Komunikasi Visual Komunikasi visual adalah komunikasi melalui

penglihatan. Komunikasi ini merupakan sebuah

rangkaian proses penyampaian kehendak atau maksud

tertentu kepada pihak lain dengan penggunaan media

penggambaran yang hanya terbaca oleh indera

penglihatan. Komunikasi ini mengkombinasikan seni,

lambang, tipografi, gambar, desain grafis, ilustrasi, dan

warna dalam penyampaiannya.

Fungsi komunikasi visual :

a. Sarana informasi dan intruksi yang bertujuan menunjukkan hubungan antara suatu hal denga hal

yang lain dalam bentuk petunjuk, posisi dan skala,

misalnya peta, diagram, simbol dan penunjuk arah.


b. Sebagai sarana presentasi dan promosi untuk menyampaikan pesan, mendapatkan perhatian (atensi)

dari mata ( secara visual ) dan membuat pesan tersebut

dapat diingat contohnya poster.

c. Sebagai sarana identifikasi. Identitas seorang dapat menatakan tentang siapa orang itu, dari mana asalnya.

Demikian juga dengan benda, produk ataupun

lembaga, identitas akan dapat mencerminkan kualitas

produk atau jasa tersebut dan mudah dikenali, baik

oleh produsen maupun konsumen.

5. Keuntungan Dan Kekurangan Media Komunikasi Bisnis

Media komunikasi adalah alat atau sarana yang

digunakan unutk berkomunikasi, selain untuk

mempermudah penyampaian informasi dan sebagai alat

motivasi, juga dapat memperjelas isi dan maksud

informasi yang akan disampaikan.

Keuntungan dan kelemaha media komunikasi dilihat dari

efektifitas pemakaiannya :

a. Media audio :

- Keuntungan : Harganya relatif murah Dapat membangkitkan fantasi

pendengaran

Mudah dibuat dan digunakan Alatnya sangat sederhana

- Kelemahan : Sulit di kontrol Kualitas suara cenderung

menurun dan berkurang


Apabila ada kesalahan harus membuat naskah baru

Tidak dapat ditampilkan secara visual

b. Media visual :

- Keuntungan : Informasi yang disampaikan

lebih jelas

Biaya pembuatannya relatif murah

Pelaksanaannya dapat menghemat biaya

Pembuatan dan penggunaannya lebih mudah

- Kelemahan : Perlu waktu untuk menafsirkan

pengertiannya

Menimbulkan rasa bosan atau jenuh

Menimbulkan gangguan-gangguan yang tida diinginkan

c. Media audio visual :

- Keuntungan : Pemakaiannya tidak

membosankan

Hasilnya lebih mudah untuk dimengerti dan dipahami

Informasi yang diterima lebih jelas dan cepat dimengerti

Informasi yang disampaikan dapat diterima sesuai

pemakaian

- Kelemahan : Kualitas suara tidak tetap


Pelaksanaannya perlu waktu cukup lama

Pelaksanaannya memakai tempat yang luas

Biayanya relatif mahal

Media komunikasi adalah suatu alat yang dipergunakan

untuk mempermudah penyampaian informasi dari

seseorang kepada orang lain, untuk mencapai tujuan yang

ditentukan. Kecakapan dalam penggunaan media

komunikasi yang ada akan membuat pesan akan lebih

mudah tersampaikan dan dimengerti oleh penerima pesan.

Keuntungan dan Kerugian relatif atas Media

Iklasn/Karakteristik Media Periklanan

MEDIA KEUNTUNGAN KERUGIAN Surat Kabar 1. Luwes dan berkala

2. Peliputan intensif atas pasar lokal

3. Penerimaan dan penggunaan luas

4. Kata-kata yang terctak sulit terhapus

5. Dapat menjangkau daerah yang luas kepada

penduduk

6. Advertising sangat luas dengan berbagai

kesempatan untuk iklan

mini besar dan berwarna,

jadual yang tepat,

memilih surat kabar dan

halaman.

7. Bisa didokumentasikan

1. Umurnya pendek, cepat basi

2. Tergesa-gesa dibaca 3. Pembaca sambil lalu

sedikit

4. Rata-rata orang baca surat kabar kurang

dari 30 menit

5. Anak remaja kurang berminat

6. Beberapa produk sulit diiklankan

dengan baik atau

yang menuntut

peragaan

Televisi 1. Kombinasi antara penglihatan, suara dan

gerak

2. Merangsang 3. Peliputan penonton 4. Psikologi perhatian

1. Penontonnya tidak selektif

2. Kesan cepat berlalu/selintas

3. Umurnya pendek 4. Mahal/biaya tinggi


5. Sangat kreatif dan luwes 6. Menjangkau audiensi

massa

7. Menawarkan prestise

5. Kontraversial bagi sebagian masyarakat

Radio 1. Penggunaan massal 2. Selektif melalui format

pemancar

3. Biaya relatif rendah (per unit waktu)

4. Keluwesan geografis 5. Segmen audiensi selektif 6. Memberikan suasana

dekat bagi pengiklan

dengan penjualan

1. Hanya penyajian audio saja

2. Tidak ada komponen visual

3. Kurang menarik dibandingkan TV

4. Pembelian yang kacau (struktur tarif

tidak dilakukan)

5. Umurnya pendek 6. Perlu frekuensi

tinggi

7. Penelitian tidak selalu ada

Majalah 1. Selektifitas tinggi secara geografis dan

demografis

2. Psikologi perhatian 3. Kualitas reproduksi 4. Pembaca sambil lalu

banyak

5. Julah kisaran majalah memberian kesempatan

pada pengiklan untuk

menyempitkan sasaran

audiensi

6. Memberi lingkungan yang bergengsi dan

berkualitas bagi

pengiklan

7. Bisa berumur panjang/koleksi

1. Jangka waktu penutupan lama (6-

8minggu ke

publikasi)

2. Punya deadline iklan yang relatif lama

yang menurunkan

keluwesan pengiklan

3. Ada peredaran yang terbuang

4. Tidak ada jaminan posisi (kecuali premi

dibayar)

5. Lebih mahal bisa didasarkan

jangkauan medium

lainnya

6. Kurang menjangkau sebagian besar

segmen pasar/sasaran

Outdoor 1. Luwes 2. Relatif kurang

persaingan iklan

3. Dapat diulang kembali 4. Relatif tidak mahal

1. Pembatasan kreativitas

6. Banyak kekacauan bagi peninjau

7. Kriti masyarakat (implikasi ekologis)

8. Tiada selektivitas peninjau

Documents

Modul Komunikasi Bisnis