Modul Pelatihan Ms Office

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 1

POKOK BAHASAN

Ms. Excel 2007

Pengertian Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika).

Ms. Word adalah perangkat lunak Pengolah kata / pembuat dokumen dalam bentuk text

tertulis (word processor)

Cara memulai Ms. Excel 1. Klik menu start pada bagian paling bawah pojok kiri layar/monitor 2. Pilih Allprogram>Microsoft Office>Microsoft Excel 2007

KOLOM

BARIS

SHEET

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 2 Langsung menuju praktek

1. Operator dasar excel + => tambah - => kurang * => kali / => bagi Bekerja dengan Excel 2007 Buka Ms. Excel 2007 sesuai dengan cara diatas, kemudian akan ada tampilan seperti di bawah ini

Ini adalah tampilan utama dari Ms. Excel 2007 1. Merubah nama Sheet dengan cara kelik kanan pada sheet yang akan dig anti kemudian pilih rename lalu

masukan nama sheet yang baru, contoh

Maka nama sheet akan berubah menjadi hitam selanjut nya tinggal diketik nama sheet tersebut

Nama sheet yang sedang aktif


Kemudian ganti dengan nama DATA SATU, maka tampilan nama sheet akan berubah seperti gambar di bawah

Membuat dan menyimpan dokumen

Masih bekerja dengan sheet yang bernama data satu tadi sekarang kita akan melakukan penginputan data dan menjumlahkan serta memformat data tersebut

Nama sheet berubah menjadi hitam menandakan sheet tersebut siap untuk

dirubah nama

Nama sheet telah berubah

Menandakan bahwa kita masih bekerja di sheet yang bernama DATA SATU

Berada dikolom B Dibaris yang kedua

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 4 Langkah selanjutnya supaya cepat dalam pengerjaan

Untuk mengisi kolom jabatan dan jika jabatan masing masing karyawan adalah admin dengan cara mengcopy data tersebut

Caranya adalah

Klik kanan kolom jabatan pada nama admin kemudian klik kanan dan pilih copy

Selanjutnya blok dari D4:D5 (D4 sampai dengan D8) kemudian klik paste

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 5 Maka hasilnya akan seperti

Kemudian Isi gaji pokok sesuai gambar dibawah

Hasil Copy data

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 6 Kemudian gulung layar ke arah kanan dengan cara klik segitiga hitam di bawah

Selanjutnya kita akan menggunakan operator matematika / operator untuk penjumlahan

Masih menggunakan sheet DATA SATU selanjutnya insert kolom diantara kolom Jabatan dengan Gaji Pokok

Dengan cara : klik kanan pada kolom E tepat di huruf E kemudian pilih insert

Segitiga hitam untuk menggulung layar ke atas

Menggulung layar ke bawah

Menggulung layar ke Kanan

Memperkecil tampilan layar

Menggulung layar ke kiri

Memperbesar tampilan layar

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 7 Maka kolom baru disisipkan atau di insert antara kolom jabatan dengan kolom gaji pokok seperti gambar di bawah

Kemudian kolom E yang masih kosong isi data disejajar dengan JABATAN dengan data MASUK KERJA (hari)

Sehingga menjadi seperti gambar dibawah

Kolom hasil sisipan

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 8 Kita simpan dulu hasil kerja kita dengan cara : lihat gambar

Yang pertama klik tombol OFFICE BOTTON kemudian Pilih TOMBOL SIMPAN maka akan ada tampilan seperti gambar di bawah .

Office Botton

Tombol Simpan (save)

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 9 Secara DEFAULT ketika kita membuat suatu dokumen akan tersimpan ke dalam MYDOCUMNETS tapi kita akan merubah Loakasi penyimpanan Docment Kita dengan cara :

1 klik MyComputer kemudian double klik (klik dua kali) pada partisi D (DATA (D : ))

2. Buat Folder Baru dengan cara Klik New Folder Masukan Nama Folder Latihan1 klik OK

3. Masukan Nama File nya GAJI KARYAWAN Klik SAVE

Maka data kita sudah tersimpan pada alamat D:\Latihan1\GAJI KARYAWAN.xls

Klik MyComputer

Double Klik Partisi D

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 10 Untuk membuka file yang baru kita simpan dengan cara :

1. Klik tombol OFFICE klik tombol open

Maka akan tampil seperti gambar berikut

1. Klik My Computer yang ada di sebelah kiri 2. Klik 2 kali cepat pada drive D atau DATA(D :) 3. Pilih Folder tempat kita menyimpan document yaitu LATIHAN 1 4. Lihat gambar dibawah kemudian klik dua kali dengan cepat

Office Botton

Tombol OPEN

Klik MyComputer

Klik dua kali Drive D


Maka akan tampil seperti berikut

Selanjutnya klik document atau file yang akan kita buka kemudian klik open maka file kita akan terbuka.

Selanjutnya kita teruskan latihan penggajian karyawan masih menggunakan File GAJI KARYAWAN dan di sheet DATA SATU

Folder tempat menyimpan Dokument

Pilih file yang akan di buka

Lik open untuk membuka file

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 12 Masih melanjutkan file awal.

Selanjutnya disamping kolom GAJI POKO tambahkan data sejajar dengan Gaji POKOK dengan nama TOTAL GAJI

Sehingga menjadi seperti gambar di bawah:

Kemudian kita akan menghitung TOTAL GAJI menggunakan rumus:

TOTAL GAJI (G3)=MASUK KERJA (E3) *GAJI POKO(F) atau total gaji (=E3*F3)

INGAT..!!!!! bahwa setiap rumus selalu di awali dengan tanda SAMA DENGAN (=)

Caranya adalah klik dikolom G3 masukan tanda (=) klik dikolom E3 masukan tanda * klik dikolo F3 kemudian tekan Enter. Begitupun juga data yang ada dibawahnya pengerjaannya sama. Jika sudah kemudian dikolom GAJIPOKO paling bawah tambahkan tulisan TOTAL , RATA-RATA, GAJI TERKECIL, GAJI TERBESAR hingga seperti gambar dibawah


Jika sudah selesai sisipkan satu baris antara baris 5 dan baris 6 dengan cara insert caranya klik tepat di baris angka 6 kemudian klik kanan dan pilih insert maka baris baru ditambahkan

Hasilnya akan seperti gambar di bawah


Maka akan ada baris kosong hasil insert atau hasil sisipan tadi. kemudian masukan kembali data Karyawan

nama karyawan= yudi, departemen= peleburan, jabatan =admin, masuk kerja =19 gaji pokok =1500000 kemudian hitung total gaji menggunakan rumus sehingga menjadi seperti gambar di bawah

Baris kosong hasil insert/ sisipan baris

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 15 Kemudian data tersebut kita urut kan berdasarkan nama karyawan dengan cara:

Blok dari cell B3:G9 atau lihat gambar di bawah

Setelah di Blok PilihHome Sort & Filter Custom Sort

Maka aka nada tampillan seperti gambar berikut

Pilih Sort berdasakan Nama Karyawan dan Klik OK

Pilih Home Pilih sort&filter

Pilih custom Sort

Pilih Nama Karyawan

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 16 Maka data nama karyawan akan berurut dari A ke Z seperti gambar berikut

Selanjutnya kita akan menghitung kembali Total gaji, Rata rata gaji, gaji terkecil dan gaji terbesar degan rumus.

1. Hitung total : Total gaji di peroleh dari keseluruhan gaji karyawan Total gaji : =sum(G3:G9) kemudian Enter, klik di cell G10 kemudian beritanda (=) kemudian ketik Sum beritanda buka kurung kemudian Blok dari cell G3 samapai dengan G9 kemudian tutup kurung dan ENTER

2. Hitung rata rata gaji menggunakan (AVERAGE) cara nya sama dengan TOTAL GAJI Yaitu =AVERAGE(G3:G9)

3. Hitung Gaji terkecil dengan menggunakan rumus (MIN) caranya sama dengan menghitung TOTAL GAJI Yaitu =MIN(G3:G9)

4. Gaji Terbesar menggunakan fungsi (MAX) Yaitu =MAX(G3:G9) Maka akan di peroleh data seperti gambar berikut

Data Terurut dari huruf A-Z


RUMUS DASAR EXCEL

Beberapa operasi dasar dari formula di antaranya penjumlahan (SUM), rata-rata (AVERAGE), menentukan nilai terbesar (MAX), dan menentukan nilai terkecil (MIN).

a. Fungsi SUM Excel 2007

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekelompok nilai, dalam hal ini adalah kumpulan sel-sel yang membentuk range. Dalam Excel, range digambarkan dengan bentuk sebagai berikut. SelAwal:SelAkhir, contohnya B4:C4. Secara formula, penggunaannya seperti berikut.

=SUM(SelAwal:SelAkhir)

b. Fungsi AVERAGE Excel 2007

Fungsi AVERAGE digunakan untuk menghitung rata-rata dari sekelompok nilai. Secara formula, penggunaannya seperti berikut.

=AVERAGE(SelAwal:SelAkhir)

c. Fungsi MAX Excel 2007

Fungsi MAX digunakan untuk mencari nilai terbesar dari sekelompok data. Secara formula, penggunaannya seperti berikut.

=MAX(SelAwal:SelAkhir)

d. Fungsi MIN Excel

Fungsi MIN digunakan untuk mencari nilai terkecil dari sekelompok data. Secara formula, penggunaannya seperti berikut.

=MIN(SelAwal:SelAkhir)

Design / Format

Setelah selesai mengerjakan semuanya selanjutnya kita akan mendesign hasil kerja kita

1. Membuat table

Blok semua data yang akan kita beri garis

Klik kanan, Pilih Format Cell

Pilih Tab Border

Klik Inside Kemudian Outline

Lebih Jelas Lihat Gambar


Maka tampilan setelah diberikan border outline akan terbentuk garis garis jelas sebagai pembatas

Kemudian setelah kita buat garis selanjutnya

Merapihkan baris Total gaji, rata – rata , gaji terkecil, gaji terbesar dengan cara menggunakan perintah Merger Cell

Borderr

Outline

Outline

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 19 Blok Baris untuk total

Klik Kanan, Pilih Tab Aligment

kemudian centang Merger Cell dan Klik OK, seperti gambar di bawah

Atau Bisa langsung dengan memilih icon merger cell di menu bar

Maka hasilnya akan seperti gambar berikut

Kemudian buat rata kanan supaya tulisan total berada tepat sebelah kanan samping kolom total gaji

Dengan cara

Klik pada baris total, Klik Menu Home, kemudian klik Align Text Right Seperti gambar di bawah dan

Icon Merger Cell

Tab Alignment

Merger Cell

Hasil Merger Cell


Lakukan cara yang sama pada baris Rata – Rata , Gaji Terbesar, dan Gaji terkecil

Sehingga menjadi seperti berikut

Maka pembuatan table dasar gaji karyawan selesai

Align Text Right Home

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 21 Cara Print Documen / Lembar kerja yang telah di buat

Masih di lebar kerja gaji karyawan

Pilih Office Botton Pilih Print Print Preview

Tujuannya supaya document yang kita print benar benar sesuai dengan keinginan kita tidak asal print

Maka aka nada tampilan seperti berikut, centang Show margin

Show Margin

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 22 Sehingga tampilan akan berubah seperti gambar

Perhatikan:

Apakah kolom hasil kerja kita tidak ada yang terpotong?

Tata letak sudah sesuai?

Jika kurang sesuai bisa merubah dengan cara menarik garis garis yang berada di sebelah kanan – kiri atas – bawah atau dengan cara :

Klik Tombol PAGE SETUP

Maka aka nada tampilan untuk mengatur lembar kerja yang akan kita print seperti gambar di bawah

Page Setup

Potrait Lanscape

Adjust To

Paper Size

Print

AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 23 Fungsi masing – masing fungsi

1. Potrait : Print document secara Vertical atau Tegak Keatas 2. Landscap :Untuk Print document secara horizontal atau tertidur 3. Adjust To : Untuk Memperbeas atau memperkecil tampilan document 4. Paper Size : Untk Meilih ukuran kertas dari lembar kerja kita

Jika lembar kerja yang akan di print sudah benar benar sesuai dengan yang kita harap kan selanjutnya klik tombol Print , maka akan tampil option kembali seperti berikut

Keterangan Gambar

1. Untuk memlilih Nama Printer yang akan digunakan 2. - All : untuk mencetak semua document yang terdapat pada document tersebut

- Page(s): untuk mencetak dokumen berdasarkan halaman

Contoh From 1 To 1 mencetak halaman satu sampai halaman satu

3. Number Of copies : menentukan berapa banyak document akan dicopy atau berapa banya print document yang sama Jika semua pengaturan sudah selesai dilakukan selantnya KLIK OK

1

3

2

Documents

Modul Pelatihan Ms Office