Upload
nabela-sinkuan
View
185
Download
6
Embed Size (px)
DESCRIPTION
bab 1 making a new file in myob program
Citation preview
Bab I. Mengenal Myob accounting
1.1 Pengertian Myob accounting
Myob accounting adalah software akuntansi yang digunakan untuk membantu bagian
akuntansi menyusun laporan keuangan lengkap dengan pengendalian inventory, penjualan,
pembelian asset perusahaan, bahkan tersedia lebih dari 150 jenis laporan keuangan yang
tersimpan secara otomatis dan mendetail.
Myob didirikan MYOB memproduksi software accounting bernama MYOB accounting
yang merupakan program computer akuntansi (accounting software), MYOB dimulai di
Australia pada tahun 1991 dan merupakan salah satu perusahaan yang sukses mengenali
kebutuhan yang unik dari perusahaan kecil-menengah sampai perusahaan menengah-besar
akan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful, mudah dan
terjangkau.
Myob accounting mempunyai berbagai keunggulan dibandingkan dengan software sejenis
lainnya, diantaranya:
1. Mudah digunakan (user friendly), mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak
mempunyai pengetahuan yang mendalam tentang computer dan akuntansi serta
sangat mudah dioperasikan dan dapat diterapkan pada berbagai jenis usaha.
2. Mampu menampilkan data secara cepat dan mudah, dilengkapi dengan fasilitas audit
trail maupun transaction trail untuk menampilkan data secara cepat dan mudah pada
layar computer atau dicetak ke printer.
3. Mampu menyajikan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat kapanpun
diperlukan, terdiri dari berbagai jenis laporan keuangan yang dibuat secara otomatis,
meliputi neraca saldo, neraca, laporan rugi lab, laporan pembelian dan penjualan,
daftar umur piutang, jurnal transaksi, sediaan barang dan sebagainya sesuai dengan
standart akuntansi keuangan.
4. Tersedia system keamanan yang handal, dilengkapi dengan system akses memadai
berupa password yang dapat ditentukan dalam beberapa level.
5. Mampu menampilkan laporan keuangan komparasi, menyajikan laporan keuangan
komparasi baik neraca, laporan laba rugi, maupun penjualan dengan data historis
bulan lalu atau tahun sebelumnya.
6. Laporan keuangan dapat diaktifkan dengan Microsoft excel dan Microsoft word
bahkan di simpan dalam bentuk PDF maupun text file.
Peranan myob dalam siklus akuntansi perusahaan
Sebagai alat komunikasi untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan dalam proses
implimentasi dalam pengoperasian MYOB
Sebagai alat untuk mempermudahkan kita untuk mencatat transaksi dalam perusahaan
jasa
Sistem kerja MYOB dalam menyelesaikan pekerjaan akuntansi sesuai dengan siklus
akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut:
1.2 Fungsi & fasilitas MYOB
Dalam aplikasinya (Applied) MYOB mempunyai berbagai fungsi dan fasilitas-fasilitas (fitur). Seperti
dalam baris menu yang terdiri dari delapan kelompok menu pilihan untuk mengakses perintah,
sub menu dan kotak dialog: File, Edit, Lists, Command Centres, Setup, Reports, Window, dan Help.
Sedangkan pada Modul Command Centre terdiri dari delapan modul, yang merupakan
pembagian dari kegiatan akuntansi, meliputi: Accounts, Banking, Sales, Time Billing,
Purchases, Payroll, Inventory, dan Card File.
1. Accounts, adalah komponen utama dari sistem akuntansi perusahan, yang merupakan
ringkasan dariseluruh aktivitas perusahaan tersebut, berfungsi untuk memodifikasi
bagan akun, memasukan saldo awal akun-akun, dan proses penjurnalan transaksi
umum, seperti biaya-biaya dan pembelian/penjualan barang yang dikapitalisasi.
2. Banking, untuk mencatat transaksi-transaksi pengeluaran dan penerimaan kas, seperti
tagihan-tagihan dan beban-beban sewa, listrik dan telepon, pemakaian dan pengeluaran
kartu kredit, pinjaman dari bank, rekonsiliasi rekening koran bank dengan akun-akun
bank, mencetak cek-cek yang Anda bayarkan, dan melakukan pembayaran elektronik.
3. Sales, untuk mencatat transaksi-transaksi penjualan (tunai/kredit), penerimaan
pembayaranpiutang dari pelanggan, mencatat retur penjualan sekaligus penyerahan
uang kas kepadapelanggan.
4. Time Billing, dipakai untuk menghitung penjualan.pembelian yang menggunakan
perhitungan persatuan waktu. Misalnya biaya konsultasi manajemen per jam.
5. Purchase, untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian (tunai/kredit), pembayaran
hutang kepada pemasok, mencatat retur pembelian sekaligus penerimaan uang kas dari
pemasok.
6. Payroll, dipakai untuk penggajian karyawan menggunakan sistem payroll, bisa dipakai
untuk berbagai macam cara penggajian, seperti jam, harian, mingguan atau bulanan.
7. Inventory, mencatat aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pemeliharaan persediaan
barang dagangan, seperti mencatat, mengubah, menghapus, menetapkan dan
menyesuaikan harga, memasukkan hasil perhitungan fisik persediaan barang dagangan,
dan penerbitan laporan yang terkait.
8. Card File, untuk membuat, mencari, menampilkan, mengubah, menghapus, dan
mengelompokkan catatan individu, perusahaan, dan lembaga tersebut. Anda dapat
mencatat seluruh informasi mengenai pelanggan dan Pemasok Anda, mencatat historis
penjualan, menetapkan pajak dan termin pembayaran dari pelanggan dan pemasok,
membuat catatan kontak, membuat label surat, dan membuat surat-surat untuk mereka.
1.3 Membuka Myob Accounting
Membuka Myob Accounting bisa dengan 2 cara yaitu melalui:
Shourcut
Pilih dan klik ganda aplikasi Myob Accounting yang ada pada desktop.
Start menu
1. Klik tombol start
2. Pilih dan klik Myob Accounting
1.4 Format tanggal dan symbol mata uang
Format tampilan tanggal dan symbol mata uang (currency) seperti $ dan Rp mengikuti
setting Windows yang digunakan. Misalkan saat ini tanggal 22 April 2011, format yang
akan dipilih adalah 22/04/11, 22/04/2011 atau 04/22/2011.
Default symbol mata uang pada Myob Accounting adalah $ (dollar), misalkan kamu
menuliskan angka 1000, maka tampilan pada saat dicetak adalah $1,000. Format tanggal
dan satuan mata uang dapat diubah sesuai dengan setting yang diinginkan melalui:
1. Klik Start Menu
2. Pilih control panel
3. Klik Region and language
4. Klik additional setting dan sesuaikan isi tampilan yang muncul dengan gambar di
bawah ini:
5. Kemudian klik tab date. Apabila tampilan yang muncul sudah sama dengan gambar
dibawah ini kemudian klik ok atau apply.
nama menu
nama sub menu
kegunaan menu
account (buku besar)
Account list digunakan untuk fasilitas mencatat nama perkiraan pada buku besar
record journal entry
digunakan untuk mencatat transaksi ijurnal umum, seperti transaksi:1. jurnal penyesuaian pemakaian perlengkapan 2. jurnal penyesuaian pembayaran dimuka 3. jurnal penyesuaian biaya yang harus dibayar 4. pencatatan dan taksiran penyisihan piutang tak tertagih 5. pengkreditan PPN masukan (pembelian) ke PPN keluaran (penjualan) 6. pencatatan dan perhitungan gaji (upah) ke personalia dan PPh pasal 21
Catatan: dalam kasus latihan, dimana tanggal computer dan tanggal transaksi kasus latihan biasanya berbeda. Untuk itu, sebelum kamu membuka program Myob, ubahlah terlebih dahulu setting date & time sesuai dengan tanggal transaksi dalam kasus latihan.
7. pengambilan dan penyetoran simpanan uang di bank kecuali dari transaksi banking
transaksi journal digunakan untuk melihat hasil transaksi jurnal umum
Banking (jurnal khusus
penerimaan dan
pengeluaran kas)
spend money
digunakan untuk mencatat transaksi mengeluarkan uang dari bank guna keperluan usaha selain untuk transaksi hutang dagang, seperti transaksi:1. membeli perlengkapan alat tulis kantor (ATK)2. membayar biaya (bebann) usaha3. menyetorkan uang tunai ke bank atau mengeluarkan cek dari bank untuk keperluan intern maupun untuk ekstern
receive money
digunakan untuk mencatat transaksi menerima uang selain dari pelanggan, seperti transaksi: 1. penerimaan pinjaman uang 2. pendapatan bunga dari bank 3. pengembalian pinjaman dari pelanggan 4. penjualan aktiva selain persediaan barang dagang
prepare bank deposit
digunakan untuk mencatat proses pencairan cek/giro yang diterima pelanggan atau card lainnya.
bank register
digunakan untuk melihat mutasi setiap kas di bank dan dapat menambahkan transaksi perbankan
reconcile account
digunakan untuk melakukan rekonsiliasi bank secara manual, seperti: rekonsiliasi kas/bank, piutang dagang, dan hutang dagang
print cheque digunakan untuk mencetak cek yang telah dibuat transaksi journal digunakan untuk melihat transaksi yang dibuat melalui banking
sales (jurnal khusus
penjualan)
sales register
digunakan melihat transaksi yang telah dibuat dengan status seperti qoute (permohonan), order (pesanan), open invoice (saldo awal), return &debits (retur penjualan), dan sebagainya
enter sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, dengan formulir faktur yang disediakan sebagai berikut: * quote, digunakan untuk mencatat transaksi yang bersifat permohonan dan belum dicatat dalam jurnal transaksi * order, digunakan untuk mencatat transaksi yang bersifat pesanan penjualan dan belum dicatat dalam jurnal penjualan * invoice, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara kredit maupun tunai dan dicatat dalam jurnal penjualan dalam mencatat transaksi penjualan Myob Accounting menyediakan tampilan (lay out) pada faktur penjualan, sebagai berikut: *service, digunakan untuk menampilkan transaksi penjualan jasa dengan keterangan yang panjang *item, digunakan untuk menampilan transaksi penjualan barang dagang
*profesional, digunakan untuk menampilan beberapa transaksi jenis jasa yang disertai beberapa tanggal *miscellaneous, digunakan untuk menampilkan transaksi penjualan lain-lain.
received payment
digunakan untuk mencatat penerimaan uang dari pelanggan sehubungan dengan transaksi penjualan barang dagang
transaction journal digunakan untuk melihat transaksi penjualan yang telah dibuat print invoice digunakan untuk mencetak faktur penjualan yang telah dibuat print statement
digunakan untuk mencetak pernyataan (keterangan) sehubungan dengan transaksi penjualan
time billing
(penjualan jasa)
activities list
digunakan untuk mencatat daftar jasa/ service yang dijual pada customer atau akan dipakai dalam perusahaan itu sendiri
Enter Activity Slip
Digunakan untuk membuat slip transaksi atas penggunaan jasa / service tersebut.
Prepare Time Billing Invoice
Digunakan untuk proses pengambilan data dari activity Slip, dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dilkirimi tagihan (invoice)
Activity Log
Merupakan form kumpulan dari Activity Slip yang menunjukkan suatu yang telah dilakukan dengan tampilan per Diary View atau detail view.
Purchase (jurnal khusus
pembelian)
Purchase Register
Digunakan untuk melihat transaksi yang telah dibuat dengan status Quote (permohonan pembelian), Order (pesanan pembelian), Open Bills (saldo awal pemasok), Return & Debits (retur pembelian), dsb.
Enter Purchase
Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, dengan formulir faktur sebagai berikut :* Quote, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang bersifat permohonan dan belum dicatat dalam transaksi pembelian* Order, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang bersifat pesanan pembelian dan belum dicatat dalam transaksi pembelian.* bill, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang bersifat pembelian secara kredit maupun tunai dan dicatat dalam jurnal transaksi pembelian
Pay billDigunakan untuk mencatat transaksi pembayaran hutang pada pemasok sehubungan dengan transaksi pembelian barang dagang.
Print Cheque Order Digunakan untuk mencetak pesanan pembelian.Print Cheque
Digunakan untuk mencetak cek sehubungan dengan pembayaran hutang pada pemasok.
Prepare Electronic Payment
Digunakan mencairkan cek/giro
Transaction Juornal Digunakan untuk melihat transaksi pembelian yang telah dicatat.
payroll (gaji/upah)
Payroll Categories Digunakan untuk membuat jenis-jenis pembayaran gaji (upah).Pay Employess Digunakan untuk transaksi pembayaran gaji (upah) pada pegawai.Prepare Electronic Payment Digunakan untuk pembayaran gaji (upah) melalui kartu. Print Paycheque Digunakan untuk mencetak cek pembayaran gaji (upah)
Inventory (Buku
Pembantu persediaan
barang dagang)
Journal transaction Digunakan untukmelihat jurnal transaksi yang telah dibuat.
Item ListDigunakan untuk mencatat nama persediaan barang dagang dan harga jual barang dagang
Set Item list
Digunakan untuk mencatat metode penilaian persediaan barang dagang LIFO (MTKP) atau Average (rata-rata).
Count Inventory
Digunakan untuk mencatat saldo awal persediaan barang dagang baik banyaknya (quantity) dan harga beli (cost price)
Tranfer Inventory
Digunakan untuk memindahkan suatu barang dan menjadikannya barang baru dengan Quantitas dan harga baru. Biasanya untuk perusahaan perakitan (build).
Adjust Inventory
Digunakan untuk meyesuaikan barang yang ada digudang baik barang dagang, perlengkapan ATK
Auto Build Inventory
Digunakan mencatat menggabungkan beberapa barang menjadi satu sesuai dengan daftar item build.
Transaction Journal Digunakan untuk melihat transaksi persediaan barang dagang.
Card file (Buku
Pembantu pelanggan
dan pemasok)
Card ListDigunakan untuk mencatat nama pelanggan dan pemasok perusahaan.
Contact log
Digunakan untuk mencatat keterangan dialog kepada pelanggan, pemasok, pegawai.
Print Mailing Labels
Digunakan untuk mencetak nama pelanggan dan pemasok, dan pegawai.
1.5 Tampilan Awal MYOB
Open: digunakan untuk membuka salah satu data yang sudah dibuat atau dimiliki
Create: digunakan untuk membuat data akuntansi yang baru
Explore: digunakan untuk mengexplorasi contoh data akuntansi yang disertakan pada
waktu anda menginstal
What’s New: digunakan untuk mendapatkan berbagai informasi baru yang belum terdapat
pada program Myob versi sebelumnya
Exit: digunakan untuk keluar dari program Myob
1.6 Membuat Data Akuntansi Baru
Proses pembuatan data akuntansi baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Aktifkan Program MYOB Accounting.
2. Klik tombol Create New Company File, kotak dialog New Company File Assistant
ditampilkan:
Gambar 4 - New Company File Assistant, Company Information
3. Pada kotak dialog pertama ditampilkan perkenalan (introduction) Welcome to the
MYOB New Company File Assistant untuk memulai pembuatan data perusahaan PT
DUTA VISION
4. Klik tombol Next>, selanjutnya isi nama dan alamat lengkap perusahaan seperti
tampak pada Gambar 4 di atas.
5. Klik tombol Next>,isikan data tahun dan bulan sebagai dasar untuk pencatatan
transaksi. misalkan periode akuntansi dimulai bulan Januari dan berakhir bulan
Desember. Current Financial Years diisi dengan 2011 dan Last Month of Financial
Years diisi dengan December dan Conversion Month diisi dengan Januari.
Kemudian pilih Twelve untuk periode akuntansi dalam satu tahun
Gambar 5 - New Company File Assistant, Accounting Information
6. Klik tombol Next>, Anda diminta untuk meninjau kembali data yang telah diisi pada
langkah sebelumnya. Edit atau sunting untuk data yang belum sesuai dengan cara klik
< Back.
Gambar 6 - New Company File Assistant, Comfirm Accounting Information
7. Klik tombol Next>, pilih salah satu jenis usaha sesuai dengan aktivitas yang dijalankan.
Dalam kasus ini akan dipakai pilihan I would like to build my own, karena perusahaan
akan membuat bagan akun sendiri.
Gambar 7 - New Company File Assistant, Accounts List
8. Klik tombol Next>, selanjutnya akan ditampilkan sebuah kotak dialog yang
menawarkan lokasi penyimpanan data akuntansi (secara default akan tersimpan di C:\
myob12\namaperusahaan.dat). Apabila Anda hendak menyimpan di tempat lain, maka
klik Change
Keterangan:
I would like start with one of the lists provided bu Myob Accounting : Menampilkan bagan akun
I would like to import a list of accounts provided by my accountant after I’m done creating my company file: mengimpor data
I would like to build my own account list once I begin using Myob : membuat sendiri bagan akun
Gambar8 - New Company File Assistant, Accounts List
9. Klik tombol Next>, untuk create your company file.
10. Klik tombol Setup Assistant untuk membuat data awal perusahaan yang akan dipandu
oleh MYOB.
11. Klik tombol Command Centre untuk menuju ke program menu MYOB/Command
Centre seperti tampak pada Gambar 14.
1.7 Membuka data file MYOB Accounting
Program MYOB Accounting yang telah terpasang dalam komputer Anda dapat diaktifkan
dengan langkah :
1. Klik tombol start, pilih dan klik Program - MYOB Accounting sehingga akan muncul
tampilan berikut:
Gambar 9 - Tampilan Welcome to MYOB Accounting
2. Klik tombol Open your company file sehingga pada layar komputer akan muncul
kotak dialog alamat data yang pernah disimpan sebelumnya kemudian klik ganda file
data PT DUTA VISION.
3. Selanjutnya akan muncul tampilan UserID dan Password, untuk latihan sementara
langsung saja klik OK.
1.8 Menutup program MYOB Accounting
Membuka Myob Accounting bisa dengan 2 cara yaitu melalui:
Klik tombol silang pada bagian paling kanan atas di layar command centre MYOB.
Atau dari menu File, klik Exit.
Akan muncul konfirmasi apakah akan keluar dengan mencetak Session Report atau
tidak (pilih saja Quit No Report)
Selanjutnya akan muncul pertanyaan apakah akan melakukan proses Backup Data
atas data sample tersebut? Untuk kasus ini tidak perlu di Backup, jadi klik saja
pilihan No. Secara otomatis MYOB akan terutup.