MÓDULO AFILIACIÓN Y VALIDACIÓN DE DERECHOS · 3.8.3 Generar rótulos y label .....132 3.9 Actualizaciones especiales..... 134 3.9.1 Cambio de beneficiario a titular .....134

MANUAL DE USUARIO AFI

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MÓDULO AFILIACIÓN Y VALIDACIÓN DE DERECHOS

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1.0 2015.12.04 Documento nuevo


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Contenido

Contenido .................................................................................................................... 1

Índice de tablas ............................................................................................................ 3

1. Introducción ............................................................................................................. 5 1.1 Alcance ...................................................................................................................................... 5 1.2 Audiencia objetivo .................................................................................................................... 5

2. Información de uso del manual ................................................................................. 7 2.1 Organización del manual .......................................................................................................... 7 2.2 Convenciones ............................................................................................................................ 8

3. Procedimientos ......................................................................................................... 9 3.1 Validación de derechos ............................................................................................................. 9

3.1.1 Consultar afiliados ............................................................................................................................. 9 3.1.2 Ver detalle de afiliado ...................................................................................................................... 11 3.1.3 Registrar afiliado titular ................................................................................................................... 13 3.1.4 Registrar afiliado beneficiario .......................................................................................................... 16 3.1.5 Actualizar documentos soporte ....................................................................................................... 20 3.1.6 Actualizar información del afiliado .................................................................................................. 26 3.1.7 Capturar foto del afiliado ................................................................................................................ 29 3.1.8 Cargar foto del afiliado .................................................................................................................... 32 3.1.9 Capturar huella del afiliado ............................................................................................................. 35 3.1.10 Validar huella del afiliado .............................................................................................................. 38 3.1.11 Generar certificaciones .................................................................................................................. 40 3.1.12 Ver expediente digitalizado ........................................................................................................... 43 3.1.13 Consultar histórico de procesos del afiliado .................................................................................. 48 3.1.14 Ver detalle de entidad aportante ................................................................................................... 49 3.1.15 Registrar nueva entidad aportante ............................................................................................... 52 3.1.16 Editar entidad aportante ............................................................................................................... 55 3.1.17 Registrar solicitud de carné ........................................................................................................... 57 3.1.18 Generar reportes de formatos del afiliado .................................................................................... 61

3.2 Configuración .......................................................................................................................... 67 3.2.1 Configurar documentos requeridos para afiliación ......................................................................... 67 3.2.2 Configurar documentos de soporte ................................................................................................. 70 3.2.3 Configurar estados de afiliación ...................................................................................................... 75 3.2.4 Configurar grupos etarios ................................................................................................................ 76 3.2.5 Configurar planilla certificación ....................................................................................................... 82 3.2.6 Configurar parentesco ..................................................................................................................... 85 3.2.7 Configurar plan de afiliación ............................................................................................................ 86 3.2.8 Configuración del porcentaje de PPCD ............................................................................................ 87 3.2.9 Configurar tipo de afiliaciones ......................................................................................................... 90 3.2.10 Configurar tipo de vinculaciones.................................................................................................... 91 3.2.11 Configurar tipos de solicitudes de carnés ...................................................................................... 93 3.2.12 Configurar valor del carné ............................................................................................................. 97

3.3 Gestión de impresiones ........................................................................................................ 100 3.3.1 Gestión de impresión de carné ......................................................................................................100

3.4 Reportes ................................................................................................................................ 102 3.4.1 Generar censos poblacionales .......................................................................................................102


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3.4.2 Generar reportes ............................................................................................................................105 3.5 Extinción de derechos ........................................................................................................... 106

3.5.1 Cargar archivo Minsalud etapa 2 nuevos registros .......................................................................106 3.5.2 Cargar archivo Minsalud etapa 2 novedades ................................................................................108 3.5.3 Cargar archivo Minsalud etapa 3 ..................................................................................................110 3.5.4 Cargar archivo Fe de vida ..............................................................................................................111 3.5.5 Cargar archivo entes territoriales ..................................................................................................113 3.5.6 Configurar extinción de derechos ..................................................................................................115

3.6 Novedades ............................................................................................................................ 121 3.6.1 Resolver novedad de inconsistencia de datos básicos ...................................................................121

3.7 Preliquidación ....................................................................................................................... 125 3.7.1 Generar preliquidación de carné ...................................................................................................125 3.7.2 Generar preliquidación PPCD .........................................................................................................125

3.8 Carga documental ................................................................................................................. 127 3.8.1 Digitalizar lotes de documentos ....................................................................................................127 3.8.2 Consultar documentos indexados ..................................................................................................130 3.8.3 Generar rótulos y label ..................................................................................................................132

3.9 Actualizaciones especiales .................................................................................................... 134 3.9.1 Cambio de beneficiario a titular ....................................................................................................134 3.9.2 Cambio de titular a beneficiario ....................................................................................................137 3.9.3 Cambio del titular de un beneficiario .............................................................................................141 3.9.4 Cambio de plan de afiliación de un beneficiario ............................................................................146 3.9.5 Cambio de plan de afiliación de un titular .....................................................................................148

3.10 Lista de fallecidos ................................................................................................................ 152 3.10.1 Consultar lista de fallecidos .........................................................................................................152

3.11 Consolidado de estado de salud ......................................................................................... 153 3.11.1 Generar reporte consolidado estado de salud .............................................................................153

3.12 Carga masiva de afiliaciones ............................................................................................... 155 3.12.1 Cargar afiliados no cotizantes .....................................................................................................155

3.13 Log de auditoría .................................................................................................................. 157 3.13.1 Descargar log de auditoría ..........................................................................................................157


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Índice de tablas

Tabla 1. Convenciones ........................................................................................................... 8


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1. Introducción

1.1 Alcance La finalidad de este manual es servir como guía para el uso del sistema SALUD.SIS en Afiliación y validación de derechos y demás funcionalidades asociadas a la atención. La guía que ofrece este documento explica cómo se usa el sistema SALUD.SIS para realizar una tarea en particular siguiendo un procedimiento presentado en pasos numerados.

1.2 Audiencia objetivo La publicación actual de este manual está dirigida a: Los usuarios de la aplicación, encargados de llevar a cabo actividades para el buen funcionamiento del proceso de atención en afiliación y validación de derechos.


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2. Información de uso del manual

2.1 Organización del manual El presente documento sigue las recomendaciones descritas en el estándar internacional IEEE 1063-2001 para documentación del usuario de software y la norma NTC 1486 que establece las reglas para la presentación de un documento escrito. El manual de usuario está compuesto por tres capítulos:

1. Introducción 2. Información de uso del manual 3. Procedimientos

El capítulo 1 “Introducción”, presenta el alcance y audiencia objetivo del manual de usuario. El capítulo 2 “Información de uso del manual”, brinda una síntesis de cada capítulo y define las convenciones usadas en ésta publicación. El capítulo 3 “Procedimientos”, constituyen la parte central del manual de usuario. En general, los contenidos explican cómo se usa la aplicación para realizar una tarea en particular.


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2.2 Convenciones La Tabla 1 describe las convenciones usadas en el presente manual de usuario. Tabla 1. Convenciones

Descripción Representa Ejemplo

Inicial en mayúscula Una vista de usuario Un menú de selección

La vista Pacientes admitidos… Seleccione Tipos de afiliación…

Todo en mayúsculas Acrónimos Abreviaturas

ESM, MDN, FOSYGA etc (Etcétera)

Cursiva con corchete angular derecho

Ruta de un menú Pacientes > Pacientes admitidos

Cursiva Conceptos de importancia Referencia a nombres de secciones del manual

Módulo de Afiliación serán… Refiérase al capítulo 1, Introducción para…

Negrita Objetos de una vista de usuario Títulos

Clic en el botón Actualizar… 3. Procedimientos

Íconos de mensajes

Información sumamente importante acerca de un tema particular


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3. Procedimientos

3.1 Validación de derechos Esta sección describe los procedimientos para realizar la consulta de afiliados para la validación de derechos, ver detalle de la información del afiliado y acceder al panel de control del afiliado y está compuesto por las siguientes funcionalidades: Registrar afiliado titular, Registrar afiliado beneficiario, Actualizar información del afiliado, Actualizar documentos de soporte, Ver expediente digitalizado, Captura huella, Registrar solicitud de carné, Capturar foto del afiliado, Cargar foto del afiliado, Generar certificaciones, Validar huella del afiliado, Registrar nueva entidad aportante, Editar entidad aportante, Ver detalle de entidad aportante, Consultar histórico de procesos del afiliado, Generar reportes de formatos del afiliado, y Ver detalle del afiliado, estas estarán habilitadas según el rol.

3.1.1 Consultar afiliados La funcionalidad consultar afiliados le permite realizar la búsqueda de un afiliado por número de documento o por los nombres para poder acceder al detalle de la información del afiliado o para acceder al panel de control del afiliado.

1. Seleccione el menú Consultar afiliados > Consulta afiliado. Se presenta la vista Consulta de afiliados.

2. Para buscar un afiliado:

a. Seleccione el tipo de búsqueda.

El sistema le permite consultar pacientes por: Nombre y Documento, dependido de la selección se presentan distintos campos para diligenciar.

b. Diligencie la información solicitada. c. Haga clic en el botón Buscar.

Se actualiza el panel Resultados de búsqueda.


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El sistema presenta el listado de afiliados con las coincidencias encontradas. Si no se encontraron coincidencias el sistema presenta el siguiente mensaje "No hay coincidencias en la búsqueda". Intente de nuevo seleccionando otro tipo de afiliado.


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3.1.2 Ver detalle de afiliado La funcionalidad ver detalle de afiliado le permite consultar la información del afiliado, esta información es de solo lectura. Para ver detalle de afiliado








3. Para ver detalle de afiliado: a. Identifique el paciente. b. Haga clic en el botón Ver detalle.

Se presenta la vista Información del afiliado.


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La información presentada es de solo lectura.


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3.1.3 Registrar afiliado titular La funcionalidad registrar afiliado titular le permite realizar el registro de la información de un afiliado como titular y sus condiciones de afiliación. Para registrar afiliado titular...

1. Seleccione el menú Registro de afiliado titular. Se presenta la vista Registro de información del titular.


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2. Para registrar un afiliado titular: a. Seleccione el tipo de afiliación del titular.

Dependiendo de la selección del tipo de afiliación, se presentan distintos campos para diligenciar.

b. Diligencie la información del panel Información personal. c. Seleccione los tipos de autorización del panel Autorizaciones.

Dependiendo del tipo de selección, el usuario autoriza al SSFM la divulgación, disposición y manejo de la información personal del cotizante y sus beneficiarios.

Si no diligencia todos los campos, el sistema no le permite continuar con el registro del afiliado titular.

d. Haga clic en el botón Siguiente.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “Los datos básicos se han registrado satisfactoriamente”.

e. Haga clic en el botón Aceptar. Se presenta la vista Registro entidad aportante, afiliado titular.

3. Para registrar la entidad aportante del titular:

a. Diligencie la información del panel Entidad aportante. b. Haga clic en el botón Siguiente.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “El registro de la entidad aportante se realizó satisfactoriamente”.

c. Haga clic en el botón Aceptar. Se presenta la vista Registro de afiliado.


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4. Para registrar la encuesta de salud:

Si selecciona la opción No, el sistema presenta el siguiente mensaje: "El afiliado se ha registrado satisfactoriamente", haga clic en el botón Aceptar.

a. Haga clic en el botón Si. b. Diligencie la encuesta del panel Encuesta de salud. c. Haga clic en el botón Registrar.

El listado de preguntas de la encuesta de salud depende de cuales son registradas en el sistema.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “El estado de salud se ha registrado satisfactoriamente”.


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3.1.4 Registrar afiliado beneficiario La funcionalidad registrar afiliado beneficiario permite realizar el registro del afiliado beneficiario por medio un afiliado titular, dependiendo del tipo de afiliación requerida para el beneficiario y si el plan de afiliación del titular le permite registrar beneficiarios, por lo cual se debe realizar la búsqueda del afiliado titular y verificar si su plan de afiliación activo le tiene permito afiliar beneficiarios. Para registrar afiliado beneficiario...

1. Seleccione el menú Consultar afiliados. Se presenta la vista Consulta de afiliados.

2. Para buscar un afiliado titular:


El sistema le permite consultar afiliados por: Nombre y Documento, dependido de la selección se presentan distintos campos para diligenciar.


Se actualiza la vista Consulta de afiliados.


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Si no hay coincidencias encontradas, el sistema no presenta ningún listado en el panel Resultados de búsqueda, lo que indica que el afiliado no tiene registro histórico de afiliación en el sistema y se debe realizar la búsqueda del afiliado titular.

3. Para registrar un afiliado beneficiario: a. Identifique el afiliado titular. b. Haga clic en el botón Seleccionar.

Se presenta la vista Panel de control del afiliado.

c. Haga clic en el botón Gestión de beneficiarios.

Se presenta la vista Gestión de beneficiarios.

El sistema presenta el listado de beneficiarios en el panel Listado de beneficiarios. Si requiere acceder al panel de afiliado del beneficiario, haga clic en el botón Seleccionar.

d. Haga clic en el botón Registrar nuevo beneficiario. Se presenta la vista Registro de información del beneficiario.


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e. Diligencie la siguiente información:

Tipo de afiliación.

Dependido de la selección, se presentan distintos campos para diligenciar.

El sistema solicita registrar el pago PPCD de acuerdo al tipo de afiliación del beneficiario PPCD.

Parentesco.

Fecha de nacimiento.


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Género. f. Diligencie la información del panel Información personal.

Si no diligencia todos los campos, el sistema no le permite continuar con el registro del afiliado beneficiario.

g. Haga clic en el botón Siguiente.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “El beneficiario se ha registrado satisfactoriamente”.

h. Haga clic en el botón Aceptar. Se presenta la vista Registro de estado de salud.

4. Para registrar la encuesta de salud:

Si selecciona la opción No, el sistema presenta el siguiente mensaje: "El afiliado se ha registrado satisfactoriamente", haga clic en el botón Aceptar.

a. Haga clic en el botón Si. b. Diligencie la encuesta del panel Encuesta de salud. c. Haga clic en el botón Registrar.


El sistema presenta el siguiente mensaje: “El estado de salud se ha registrado satisfactoriamente”.


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3.1.5 Actualizar documentos soporte La funcionalidad actualizar documentos de soporte le permite actualizar la información relacionada a los documentos de soporte de la afiliación, su fecha de recepción, vigencia, estado y notas referente al mismo. Para actualizar documentos soporte...








3. Para registrar un nuevo documento de soporte: a. Identifique el paciente. b. Haga clic en el botón Seleccionar.

Se presenta la vista Panel de control afiliado.


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El sistema presenta diferentes opciones en el panel de control dependiendo del tipo de afiliado.

c. Haga clic en el botón Actualizar documentos soporte. Se presenta la vista principal Actualización de documentos de soporte.

Si el usuario no tiene registrado los documentos de soporte, el sistema presenta el siguiente mensaje: "El usuario no cuenta con todos los documentos de soporte obligatorios".

d. Haga clic en el botón Nuevo documento de soporte. Se presenta el cuadro de diálogo Nuevo documento de soporte de afiliado.


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El sistema solicita la vigencia del documento dependiendo el tipo de documento a actualizar.

e. Diligencie la siguiente información:

Documento.

Fecha de recepción.

Vigencia.

Estado.

Nota.

Para anular la operación, haga clic en el botón Cancelar.

f. Haga clic en el botón Registrar.

El sistema agrega el nuevo documento de soporte al listado de documentos de soporte de la afiliación y presenta el siguiente mensaje: “El documento de soporte ha sido registrado satisfactoriamente".

Cuando el afiliado ya ha registrado los documentos de soporte, el sistema presenta el siguiente mensaje: "El usuario cuenta con todos los documentos de soporte requeridos."

Para editar un documento de soporte...

1. Repita los pasos a al c del numeral 3 de la sección Para actualizar documento de soporte. 2. Identifique el documento soporte. 3. Haga clic en el botón Editar.

Se presenta el cuadro de diálogo Editar documento de soporte de afiliado.


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4. Diligencie la información a editar.


5. Haga clic en el botón Guardar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “La actualización del documento de soporte se realizó satisfactoriamente.”.

Para enviar documento de soporte...

1. Repita los pasos a al c del numeral 3 de la sección Para actualizar documento de soporte. 2. Identifique el documento soporte. 3. Haga clic en el botón Enviar documento.

Se presenta el cuadro de diálogo Editar documento de soporte de afiliado.

4. Diligencie la información la siguiente información:

Correo electrónico.

Mensaje.


5. Haga clic en el botón Enviar.


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El sistema presenta el siguiente mensaje: “El correo se envió satisfactoriamente”.

Para actualizar indexación del documento de soporte...

1. Repita los pasos a al c del numeral 3 de la sección Para actualizar documento de soporte. 2. Identifique el documento soporte. 3. Haga clic en el botón Ver documento.

Se presenta el cuadro de diálogo Indexar lote.

El sistema presenta la información de indexación del documento del afiliado. Si requiere aumentar o disminuir el tamaño de las imágenes, haga clic en los botones Zoom + y Zoom -.

Opcionalmente el sistema le permite ver el histórico de documentos recibidos del afiliado, para esto haga clic en el botón Ver documentos recibidos.


Tipo de documento.

Documento.

Documento recibido. 5. Haga clic en el botón Buscar.

El sistema presenta la información de los datos del afiliado. Si el afiliado no tiene asignada una caja y posición de indexación, el sistema presenta el botón Asignar caja y posición. Si el afiliado tiene documentos previamente indexados, el sistema presenta el botón Actualizar.

6. Haga clic en el botón Actualizar.


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Para notificar errores en datos básicos...

1. Repita los pasos del numeral 1 al 3 de la sección Para actualizar indexación del documento de soporte.

2. Identifique el documento soporte. 3. Haga clic en el botón Notificar error en datos básicos.

Se presenta el cuadro de diálogo Notificar errores en datos básicos.


Para anular la operación haga clic en el botón Cancelar.

5. Haga clic en el botón Notificar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: "Transacción realizada satisfactoriamente".

6. Haga clic en el botón Aceptar.


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3.1.6 Actualizar información del afiliado La funcionalidad actualizar información del afiliado le permite modificar la información básica de los afiliados titulares y beneficiarios, cambiar sus estados de afiliación. Para actualizar información del afiliado...







3. Para actualizar la información del afiliado:

a. Identifique el afiliado titular. b. Haga clic en el botón Seleccionar.


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Se presenta la vista Panel de control del afiliado.

c. Haga clic en el botón Actualizar datos básicos.

Se presenta la vista Actualización información básica afiliado.


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d. Diligencie la información del panel Información personal. e. Seleccione los tipos de autorización del panel Autorizaciones.

Dependiendo del tipo de selección, el usuario autoriza al SSFM la divulgación, disposición y manejo de la información personal del cotizante y sus beneficiarios.

Si no diligencia todos los campos, el sistema no le permite continuar con la actualización del afiliado titular.

f. Haga clic en el botón Actualizar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “Se actualizaron los datos básicos satisfactoriamente".

g. Haga clic en el botón Aceptar.

3.1.7 Capturar foto del afiliado La funcionalidad capturar foto del afiliado le permite capturar la foto, almacenarla en el sistema esto con el fin de identificar al afiliado y realizar la impresión del carné. Para capturar foto del afiliado...








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3. Para capturar foto por cámara: a. Identifique el paciente. b. Haga clic en el botón Seleccionar.


c. Haga clic en el botón Capturar foto del afiliado.

Se presenta la vista Captura de foto.

d. Seleccione la opción Captura por cámara.


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Se actualiza la vista Captura de foto.

De no tener un dispositivo conectado al computador o el navegador no tiene activo el permiso para acceder a la cámara, el sistema presenta el siguiente mensaje: “No fue posible obtener acceso a la cámara.”.

El sistema reconoce la cámara conectada y la activa para capturar la foto.

e. Ubique el afiliado frente al rango de captura de la cámara. f. Haga clic en el botón Capturar foto.

El sistema captura la foto del afiliado y la presenta para editarla.

g. Haga clic en el botón Editar.

El sistema presenta un margen para recortar la imagen al tamaño adecuado.

h. Haga clic en la imagen sobre el área de recorte seleccionada. i. Haga clic en el botón Finalizar.

El sistema recorta la imagen de acuerdo al área seleccionada.

j. Haga clic en el botón Guardar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “Transacción realizada satisfactoriamente.”.

k. Haga clic en el botón Aceptar.


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3.1.8 Cargar foto del afiliado La funcionalidad capturar foto del afiliado le permite subir y almacenar en el sistema la imagen con la foto del afiliado, esto con el fin de identificar al afiliado y realizar la impresión del carné. Para subir foto del afiliado...








3. Para subir foto: a. Identifique el paciente. b. Haga clic en el botón Seleccionar.



Versión: 1.0

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c. Haga clic en el botón Capturar foto del afiliado.

Se presenta la vista Captura de foto.

d. Seleccione la opción Subir foto.

Se actualiza la vista Captura de foto.

e. Haga clic en el botón Seleccione (se presenta un cuadro de diálogo para buscar el archivo). f. Seleccione el archivo. g. Haga clic en el botón Abrir.

El sistema carga la foto seleccionada y la presenta en la pantalla para editarla.

h. Haga clic en el botón Editar.


Versión: 1.0

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El sistema presenta un margen para recortar la imagen al tamaño adecuado.

i. Haga clic en la imagen sobre el área de recorte seleccionada. j. Haga clic en el botón Finalizar.

El sistema recorta la imagen de acuerdo al área seleccionada.

k. Haga clic en el botón Guardar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “Transacción realizada satisfactoriamente.”.


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3.1.9 Capturar huella del afiliado La funcionalidad capturar huella del afiliado le permite enrolar (2) dos huellas del afiliado y hacer la validación de las huellas, en caso de que el afiliado no pueda registrar la huella, se deberá registrar el motivo de la causa no toma de huella. Para capturar huella del afiliado...








3. Para capturar huella del afiliado: a. Identifique el paciente. b. Haga clic en el botón Seleccionar.



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c. Haga clic en el botón Capturar huella.

Se presenta la vista Capturar huella del afiliado.

d. Haga clic en el botón Enrolar. e. Seleccione el dedo a capturar. f. Solicite al afiliado que ubique el dedo seleccionado en el lector biométrico las veces que

le indica el sistema. g. Repita los pasos e y f para enrolar la huella de otro dedo.

4. Para registrar causa de no toma de huella: a. Escriba la causa de no toma. b. Haga clic en el botón Registrar.


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El sistema registra la causa de no toma y presenta el siguiente mensaje: “Se ha registrado la causa satisfactoriamente.”.

Para validar huella...

1. Repita los pasos del a al c del numeral 3 de la sección Para capturar huella del afiliado. 2. Haga clic en el botón Validar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “Proceder a validar huella.”.

3. Haga clic en el botón Aceptar. 4. Solicite al afiliado que ubique el dedo para validar la huella en el lector biométrico.

El sistema valida la huella y presenta el siguiente mensaje: "Validación exitosa".


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3.1.10 Validar huella del afiliado La funcionalidad validar huella del afiliado le permite hacer el proceso de verificación de la huella del afiliado con el fin de identificar al afiliado que requiere acceso a los servicios de atención médica. Para validar huella del afiliado...








3. Para validar huella del afiliado: a. Identifique el paciente. b. Haga clic en el botón Seleccionar.



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c. Haga clic en el botón Validación huella.

Se presenta el cuadro de diálogo Validación de huella.

Si el usuario no tiene almacenadas los registros dactilares, el sistema presenta el siguiente mensaje: "El afiliado no tiene huellas registradas".

d. Haga clic en el botón Validar. e. Seleccione el dedo a validar. f. Solicite al afiliado que ubique el dedo seleccionado en el lector biométrico.

El sistema valida la huella y presenta el siguiente mensaje "Validación exitosa".

Si la validación fue errónea el sistema presenta el siguiente mensaje: "Error en la validación".


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3.1.11 Generar certificaciones La funcionalidad generar certificaciones le permite realizar la generación de certificaciones de los afiliados grupo familiar y semanas cotizadas. Para generar certificaciones de afiliación








3. Para generar una certificación: a. Identifique el paciente. b. Haga clic en el botón Seleccionar.



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c. Haga clic en el botón Certificaciones. Se presenta la vista principal Solicitud de certificaciones

El sistema presenta el listado de histórico de certificaciones en el panel Histórico de certificaciones, permitiendo consultarlos por: consecutivo, Tipo de certificación, Fecha de generación y Fecha de vigencia.

d. Seleccione el tipo de certificación. e. Haga clic en el botón Generar.

Se actualiza la vista Solicitud de certificaciones.


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Dependiendo del tipo de certificación solicitada, el sistema presenta diferentes campos a diligenciar.

El sistema presenta la certificación seleccionada en el panel Certificación generada, opcionalmente usted puede descargar la certificación en diferentes formatos utilizando las opciones del visor de certificaciones.

La solicitud generada se registra en el listado histórico de certificaciones.

Para imprimir certificaciones del historial

1. Repita los pasos del a al c del numeral 3 de la sección Para generar certificaciones de afiliación. 2. Diligencie la siguiente información en el panel Histórico de certificaciones:

Consecutivo.

Tipo de certificación.

Fecha de generación. 3. Identifique la certificación. 4. Haga clic en el botón Imprimir.

El sistema presenta la certificación seleccionada en el panel Certificación generada, opcionalmente usted puede descargar la certificación en diferentes formatos utilizando las opciones del visor de certificaciones.


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3.1.12 Ver expediente digitalizado La funcionalidad ver expediente digitalizado le permite realizar la consulta al históricos de documentos de soporte digitalizados del afiliado y su grupo familiar. Para ver expediente digitalizado








3. Para histórico de documentos de soporte: a. Identifique el afiliado. b. Haga clic en el botón Seleccionar.



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c. Haga clic en el botón Ver expediente digitalizado. Se presenta la vista principal Histórico de documentos de soporte.

El sistema presenta el listado de los documentos de soporte digitalizados del afiliado y su grupo familiar, permitiendo consultarlos por: Documento, Fecha de recepción, Estado, Nombre de afiliado y Tipo de afiliado.

d. Identifique el documento digitalizado. e. Haga clic en el botón Ver documento.



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Para actualizar indexación del documento de soporte...

1. Repita los pasos del numeral 1 al 3 de la sección Para ver expediente digitalizado. 2. Identifique el documento soporte. 3. Haga clic en el botón Ver documento.



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Opcionalmente el sistema le permite ver el histórico de documentos recibidos del afiliado, para esto haga clic en el botón Ver documentos recibidos.


Tipo de documento.

Documento.

Documento recibido. 5. Haga clic en el botón Buscar.

El sistema presenta la información de los datos del afiliado. Si el afiliado no tiene asignada una caja y posición de indexación, el sistema presenta el botón Asignar caja y posición. Si el afiliado tiene documentos previamente indexados, el sistema presenta el botón Actualizar.

6. Haga clic en el botón Actualizar. Para notificar errores en datos básicos...

1. Repita los pasos del numeral 1 al 3 de la sección Para actualizar indexación del documento de soporte.

2. Identifique el documento soporte. 3. Haga clic en el botón Notificar error en datos básicos.

Se presenta el cuadro de diálogo Notificar errores en datos básicos.



5. Haga clic en el botón Notificar.




Versión: 1.0

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Versión: 1.0

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3.1.13 Consultar histórico de procesos del afiliado La funcionalidad consultar histórico de procesos del afiliado le permite consultar el listado histórico de los procesos que se le han realizado al afiliado. Para consultar histórico de procesos del afiliado...








3. Para consultar histórico de procesos: a. Identifique el paciente. b. Haga clic en el botón Seleccionar.



Versión: 1.0

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c. Haga clic en el botón Históricos de procesos. Se presenta la vista principal Histórico de procesos del afiliado.

El sistema presenta el listado de los procesos que se le han realizado al afiliado desde su registro de afiliación, permitiendo consultarlos por: Fecha, Hora, Usuario, Tipo de proceso, Motivo, Tipo de novedad, Campo modificado, Valor anterior y Valor actual.

3.1.14 Ver detalle de entidad aportante La funcionalidad ver detalle de entidad aportante le permite realizar la consulta de la información detallada de la entidad aportante registrada al afiliado titular del listado histórico de entidades aportantes. Para ver detalle de entidad aportante



Versión: 1.0

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3. Para ver detalle de entidad aportante: a. Identifique el afiliado. b. Haga clic en el botón Seleccionar.



Versión: 1.0

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c. Haga clic en el botón Entidad aportante registrada. Se presenta la vista Entidades aportantes registradas.

d. Identifique la entidad aportante. e. Haga clic en el botón Ver detalle.

Se presenta el cuadro de diálogo Información de la entidad aportante.


Versión: 1.0

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3.1.15 Registrar nueva entidad aportante La funcionalidad registrar entidad aportante le permite registrar la información detallada de la entidad aportante registrada al afiliado titular. Para editar de entidad aportante


Versión: 1.0

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3. Para editar información de entidad aportante: a. Identifique el afiliado. b. Haga clic en el botón Seleccionar.



Versión: 1.0

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c. Haga clic en el botón Registrar nueva entidad aportante. Se presenta la vista Registro entidad aportante, afiliado titular.

d. Diligencie la información a editar. e. Haga clic en el botón Siguiente.


Versión: 1.0

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El sistema presenta el siguiente mensaje: “El registro de la entidad aportante se realizó satisfactoriamente".

3.1.16 Editar entidad aportante La funcionalidad editar entidad aportante le permite actualizar la información detallada de la entidad aportante registrada al afiliado titular. Para editar de entidad aportante








3. Para editar información de entidad aportante: a. Identifique el afiliado.


Versión: 1.0

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b. Haga clic en el botón Seleccionar. Se presenta la vista Panel de control afiliado.


c. Haga clic en el botón Entidad aportante registrada. Se presenta la vista principal Entidades aportantes registradas.

d. Identifique la entidad aportante. e. Haga clic en el botón Editar.

Se presenta la vista Actualiza entidad aportante, afiliado titular.


Versión: 1.0

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f. Diligencie la información a editar. g. Haga clic en el botón Siguiente.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “La actualización de la entidad aportante se realizó satisfactoriamente.".

3.1.17 Registrar solicitud de carné La funcionalidad solicitud de carné le permite realizar la solicitud del carné del afiliado ya sea por primera vez, renovación, deterioro, perdida y registrar la información de la consignación. Para registrar solicitud de carné



Versión: 1.0

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2. Para buscar un afiliado: a. Seleccione el tipo de búsqueda.





3. Para registrar una solicitud de carné: a. Identifique el paciente. b. Haga clic en el botón Seleccionar.




Versión: 1.0

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c. Haga clic en el botón Solicitud de carné. Se presenta la vista principal Solicitud de carné.

d. Seleccione el tipo de solicitud del carné. e. Haga clic en el botón Solicitar impresión.

Si no existe una solicitud activa, el sistema registra la nueva solicitud al listado histórico de solicitudes de carnés y presenta el siguiente mensaje "Se realizó satisfactoriamente.".

Si el usuario no tiene registrada su foto, el sistema presenta el siguiente mensaje "Debe tener una foto para generar solicitud.".

Si existe una solicitud activa, el sistema presenta el siguiente mensaje: "No puede realizar más de una solicitud.".

Si el afiliado ya tiene carné generado por primera vez, el sistema presenta el siguiente mensaje: "Este afiliado ya tiene carnés generados."

Si el tipo de solicitud seleccionada de carné es por perdida en el paso d numeral 3, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón Registrar consignación. Se presenta el cuadro de diálogo Registrar consignación.

2. Diligencie la siguiente información:


Versión: 1.0

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Consignación.

Banco.

Fecha de consignación.

Valor. 3. Haga clic en el botón Agregar. 4. Repita los pasos 2 y 3 para registrar otra consignación.


5. Haga clic en el botón Registrar.

Si no se ha registrado la información de la consignación, el sistema presenta el siguiente mensaje "Para este tipo de solicitud debe ingresar una consignación.".

El sistema presenta el siguiente mensaje "Se realizó satisfactoriamente.".


Versión: 1.0

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3.1.18 Generar reportes de formatos del afiliado La funcionalidad generar reportes de formatos del afiliado le permite generar los reportes de: formato de afiliación, estado de salud, dependencia económica y perdida de carné al SSFM. Para generar reporte de afiliación...







3. Para generar reporte de afiliación:

a. Identifique el afiliado titular.


Versión: 1.0

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b. Haga clic en el botón Seleccionar. Se presenta la vista Panel de control del afiliado.

c. Haga clic en el botón Formatos de afiliado.

Se presenta la vista Generar formatos de afiliado.

d. Seleccione la opción Formato de afiliación. e. Diligencie la siguiente información:

Beneficiarios.

Novedades.

El sistema le permite seleccionar más de una opción en el campo Novedades.

f. Haga clic en el botón Generar. Se actualiza la vista Generar formatos de afiliado.


Versión: 1.0

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El sistema presenta el reporte seleccionado en el panel Formulario_afiliación, opcionalmente el sistema le permite descargar el reporte en diferentes formatos utilizando las opciones del visor de reportes.

Para generar reporte declaratoria de salud...

1. Repita los pasos del numeral 1 al 3c de la sección Para generar reporte de afiliación. 2. Seleccione la opción Estado de salud. 3. Haga clic en el botón Generar.

Se actualiza la vista Generar formatos de afiliado.


Versión: 1.0

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El sistema presenta el reporte seleccionado en el panel EstadoSalud, opcionalmente el sistema le permite descargar el reporte en diferentes formatos utilizando las opciones del visor de reportes.

Para generar reporte dependencia económica...

1. Repita los pasos del numeral 1 al 3c de la sección Para generar reporte de afiliación. 2. Seleccione la opción Dependencia económica. 3. Diligencie la siguiente información:

Beneficiarios.

Departamento de diligenciamiento.

Lugar de diligenciamiento. 4. Haga clic en el botón Generar.



Versión: 1.0

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El sistema presenta el reporte seleccionado en el panel Formato_dependencia_económica, opcionalmente el sistema le permite descargar el reporte en diferentes formatos utilizando las opciones del visor de reportes.

Para generar reporte perdida de carné...

1. Repita los pasos del numeral 1 al 3c de la sección Para generar reporte de afiliación. 2. Seleccione la opción Perdida de carné. 3. Diligencie la siguiente información:

Afiliados.

El sistema le permite seleccionar más de una opción en el campo Afiliados.

Departamento de diligenciamiento.

Lugar de diligenciamiento. 4. Haga clic en el botón Generar.



Versión: 1.0

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El sistema presenta el reporte seleccionado en el panel Formato_denuncia_perdida, opcionalmente el sistema le permite descargar el reporte en diferentes formatos utilizando las opciones del visor de reportes.


Versión: 1.0

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3.2 Configuración Esta sección describe los procedimientos para realizar la configuración de parámetros del módulo de afiliaciones y está compuesto por las siguientes funcionalidades: Configurar grupos etarios, Configurar valor carné, Configurar porcentaje PPCD, Configurar tipo de vinculaciones Configurar tipo de afiliación, Configurar de estados de afiliación, Configurar documentos de soporte, Configurar documentos requeridos para la afiliación, Configurar parentescos, Configurar tipo de solicitud de carné, Configurar plan de afiliación y Configurar plantilla de certificación, estas estarán habilitadas según el rol.

3.2.1 Configurar documentos requeridos para afiliación La funcionalidad configurar documentos requeridos para afiliación le permite registrar, editar y eliminar los documentos de soporte obligatorios para la afiliación de las personas. Para registrar nuevo documento requerido para afiliación...

1. Seleccione el menú Configuración > Documentos requeridos para afiliación. Se presenta la vista principal Configuración de documentos para afiliación.

El sistema presenta el listado con los documentos requeridos para la afiliación registrados, permitiendo consultarlos por: Tipo de documento, Plan de afiliación, Tipo de parentesco, Estado y Obligatorio.

2. Haga clic en el botón Nuevo documento para afiliación. Se presenta el cuadro de diálogo Registrar nuevo documento para afiliación.


Versión: 1.0

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Plan de afiliación.

Tipo de documento.

Tipo de parentesco.

Estado.

Obligatorio.



El sistema presenta el siguiente mensaje: "El documento de registro de afiliación ha sido registrado satisfactoriamente.".


El sistema presenta el nuevo documento requerido para afiliación registrado con estado activo.

Para editar configuración de documento requerido para afiliación...

1. Seleccione el menú Configuración > Documentos requeridos para afiliación. Se presenta la vista principal Configuración de documentos para afiliación.


Versión: 1.0

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El sistema presenta el listado con los documentos requeridos para la afiliación registrados, permitiendo consultarlos por: Tipo de documento, Plan de afiliación, Tipo de parentesco, Estado y Obligatorio.

2. Identifique el documento requerido para la afiliación. 3. Para editar configuración de documentos de soporte:

a. Haga clic en el botón Editar. Se presenta el cuadro de diálogo Editar documento obligatorio para afiliación.


Versión: 1.0

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b. Diligencie la información a editar.


c. Haga clic en el botón Guardar.

Se agrega al listado actual de documentos de soporte obligatorios para las afiliaciones y presenta el siguiente mensaje "El documento de registro de afiliación ha sido editado satisfactoriamente.".


Se agrega al listado actual de documentos de soporte obligatorios para las afiliaciones y presenta el siguiente mensaje "El documento de registro de afiliación ha sido editado satisfactoriamente.".

Para eliminar configuración de documento requerido para afiliación...

1. Repita los pasos del numeral 1 y 2 de la sección Para editar configuración de documento requerido para afiliación.

2. Haga clic en el botón Eliminar.



3.2.2 Configurar documentos de soporte


Versión: 1.0

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La funcionalidad configurar documentos de soporte le permite registrar, editar y eliminar los documentos que se presentan como soporte para la afiliación de las personas. Para registrar nueva configuración de documentos de soporte...

1. Seleccione el menú Configuración > Configurar documentos soporte. Se presenta la vista Configurar documentos soporte.

El sistema presenta el listado con los documentos de soporte registrados, permitiendo consultarlos por: Documento, Estado y Vigencia.

2. Haga clic en el botón Nuevo documento de soporte. Se presenta el cuadro de diálogo Nuevo documento de soporte.


Versión: 1.0

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a. Diligencie la siguiente información:

Nombre del documento.

Estado.

Vigencia.


b. Haga clic en el botón Registrar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: "El documento de soporte ha sido registrado satisfactoriamente".


El sistema presenta el nuevo documento de soporte registrado con estado activo.

Para editar configuración de documentos de soporte...

1. Seleccione el menú Configuración > Configurar documentos soporte. Se presenta la vista Configurar documentos soporte.


Versión: 1.0

Página: 73 de 157

El sistema presenta el listado con los documentos de soporte registrados, permitiendo consultarlos por: Documento, Estado y Vigencia.

2. Identifique el documento de soporte. 3. Para editar documento soporte:

a. Haga clic en el botón Editar. Se presenta el cuadro de diálogo Editar estado de afiliación.



Versión: 1.0

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Se agrega al listado actual de documentos de soporte para las afiliaciones con estado activo y presenta el siguiente mensaje "El documento de soporte ha sido editado satisfactoriamente.".






Para eliminar configuración de documentos de soporte...

1. Repita los pasos del numeral 1 y 2 de la sección Para editar configuración de documentos de soporte.

2. Haga clic en el botón Eliminar.




Versión: 1.0

Página: 75 de 157

3.2.3 Configurar estados de afiliación La funcionalidad configurar estados de afiliación le permite editar los estados de afiliación que pueden tener los afiliados. Para editar configuración de estados de afiliación...

1. Seleccione el menú Configuración > Estados de afiliación. Se presenta la vista Configuración estados.

El sistema presenta el listado con los estados de afiliación en el panel Listado actual estados de afiliación, permitiendo consultarlos por: Nombre y Sigla.

2. Identifique el estado de afiliación. 3. Para editar estado de afiliación:

a. Haga clic en el botón Editar. Se presenta el cuadro de diálogo Configuración nuevo registro de estado.

b. Escriba el nombre del estado de afiliación.






Versión: 1.0

Página: 76 de 157

El sistema presenta el tipo de vinculación en el panel Listado actual estados de afiliación con estado activo.

3.2.4 Configurar grupos etarios La funcionalidad configurar grupos etarios le permite registrar, editar y eliminar las configuraciones de los grupos etarios de acuerdo a las vigencias. Para registrar nueva configuración actual...

1. Seleccione el menú Configuración > Grupos etarios. Se presenta la vista principal Configuración grupos etarios.

2. Haga clic en el botón Registrar nueva configuración.

Se presenta el cuadro de diálogo Registrar configuración de grupo etario.


Versión: 1.0

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Si ya existe una configuración actual registrada, el sistema presenta el siguiente mensaje: "Al registrar una nueva configuración se desactivarán los grupos etarios actuales. Tenga en cuenta que estos son insumo para el cálculo de los valores PPCD. ¿Desea continuar?.". Haga clic en el botón Si.


Vigencia.

Documento probatorio.

Valor UPC.


b. Haga clic en el botón Guardar.


3. Haga clic en el botón Aceptar. Para editar la configuración actual...



Versión: 1.0

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2. Haga clic en el botón Editar.

Se presenta el cuadro de diálogo Editar configuración de grupo etario.

a. Diligencie la información a editar.






Versión: 1.0

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Para registrar nuevo grupo etario...


2. Haga clic en el botón Registrar nuevo grupo etario.

Se presenta el cuadro de diálogo Registrar nuevo grupo etario.


Edad inicial.


Versión: 1.0

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Edad final.

Valor año UPC.

Costos.

Descripción.

Genero.




3. Haga clic en el botón Aceptar

El sistema presenta el registro del nuevo grupo etario en el panel Listado actual de grupos.

Para editar una configuración de grupo etario...


2. Identifique la configuración de grupo etario. 3. Para editar configuración de grupos etarios:

a. Haga clic en el botón Editar. Se presenta el cuadro de diálogo Edición descripción grupo etario.


Versión: 1.0

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4. Haga clic en el botón Aceptar. Para eliminar configuración de grupo etario...

1. Repita los pasos del numeral 1 y 2 de la sección Para editar una configuración de grupo etario. 2. Haga clic en el botón Eliminar.




Versión: 1.0

Página: 82 de 157

3.2.5 Configurar planilla certificación La funcionalidad configurar planilla certificación le permite parametrizar la información del texto de encabezado, firma, pie de página y los logos de la cabecera y del pie de página para la certificación de afiliación. Para configuración planilla certificación...

1. Seleccione el menú Configuración > Plantilla certificación. Se presenta la vista principal Parametrizar plantilla certificado.


Versión: 1.0

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2. Para cargar los logos de la planilla:

a. Haga clic en el botón Seleccione (se presenta un cuadro de diálogo para buscar el archivo). b. Seleccione el archivo. c. Haga clic en el botón Abrir.


Versión: 1.0

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El sistema carga el logo seleccionado. Repita los pasos anteriores para seleccionar los otros logos de la plantilla.


Texto cabecera.

Firma.

Pie de página. 4. Haga clic en el botón Registrar.

El sistema genera el reporte con los cambios de la planilla del certificado de afiliaciones.


Versión: 1.0

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3.2.6 Configurar parentesco La funcionalidad configurar parentesco le permite editar los tipos de parentesco de los afiliados del SSFM. Para editar configuración de parentescos...

1. Seleccione el menú Configuración > Parentescos. Se presenta la vista Configuración de parentescos.


Se presenta el cuadro de diálogo Editar parentesco.


Versión: 1.0

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Tipo de parentesco.

Permite sustitución.

Deceso titular.

Permite PPCD.

Edad mínima PPCD.



Se agrega al listado actual de parentescos y presenta el siguiente mensaje "El tipo de parentesco ha sido editado satisfactoriamente.".


3.2.7 Configurar plan de afiliación La funcionalidad configurar plan de afiliación le permite registrar, editar y eliminar los planes de afiliación de acuerdo al tipo de afiliado, tipo de afiliación y si permite tener beneficiarios. Para editar plan de afiliación...

1. Seleccione el menú Configuración > Plan de afiliación. Se presenta la vista principal Configuración de planes de afiliación.

2. Identifique el plan de afiliación. 3. Haga clic en el botón Editar.

Se presenta el cuadro de diálogo Editar plan de afiliación.


Versión: 1.0

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Descripción.

Permite beneficiarios.


5. Haga clic en el botón Guardar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: "El plan de afiliación ha sido editado satisfactoriamente.".

3.2.8 Configuración del porcentaje de PPCD La funcionalidad configurar el porcentaje de PPCD le permite registrar el porcentaje del valor del PPCD, la vigencia para la que aplica y si tipo de parentesco permite tener afiliados PPCD. Para registrar nueva configuración del porcentaje de PPCD...

1. Seleccione el menú Configuración > Valor PPCD. Se presenta la vista Configuración del porcentaje de PPCD.


Versión: 1.0

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2. Haga clic en el botón Nueva configuración porcentaje PPCD.

Se presenta el cuadro de diálogo Nuevo porcentaje de valor PPCD.


Tipo de parentesco.

Porcentaje de pago (%).

El sistema presenta los tipos de parentesco que permite tener beneficiarios PPCD, de acuerdo a los tipos de parentesco establecidos.


b. Haga clic en el botón Registrar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: "Se ha registrado exitosamente la configuración de porcentaje PPCD".



Versión: 1.0

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El sistema presenta el registro del nuevo porcentaje de valor PPCD en el panel Históricos de porcentaje PPCD.


Versión: 1.0

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3.2.9 Configurar tipo de afiliaciones La funcionalidad configurar tipo de afiliaciones le permite editar el tipo de afiliación que pueden tener los afiliados del SSFM. Para editar configuración de tipo de afiliación...

1. Seleccione el menú Configuración > Tipo de afiliaciones. Se presenta la vista Configuración tipo afiliaciones.

El sistema presenta el listado con los tipos de afiliaciones en el panel Listado actual tipo afiliaciones, permitiendo consultarlos por: Nombre, Estado, Sigla, Permite padre y Tipo cotización.

2. Identifique el tipo de afiliación. 3. Para editar tipo de afiliación:

a. Haga clic en el botón Editar. Se presenta el cuadro de diálogo Tipo de afiliaciones.


Versión: 1.0

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El sistema presenta el tipo de afiliación en el panel Listado actual de tipo de afiliaciones con estado activo.

3.2.10 Configurar tipo de vinculaciones La funcionalidad configurar tipo de vinculaciones le permite editar el tipo de vinculaciones que pueden tener los afiliados. Para editar configuración de tipo de vinculación...

1. Seleccione el menú Configuración > Tipo de vinculaciones. Se presenta la vista Configuración tipo vinculación.


Versión: 1.0

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El sistema presenta el listado con los tipos de vinculaciones en el panel Listado actual tipo de vinculaciones, permitiendo consultarlos por: Nombre, Estado, Sigla, Permite padre y Tipo cotización.

2. Identifique el tipo de vinculación. 3. Para editar tipo de vinculación:

a. Haga clic en el botón Editar. Se presenta el cuadro de diálogo Configuración tipo vinculación.

b. Diligencie la siguiente información:

Nombre.


Versión: 1.0

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Tipo de cotización.

Permite padre.





El sistema presenta el tipo de vinculación en el panel Listado actual de tipo de vinculaciones con estado activo.

3.2.11 Configurar tipos de solicitudes de carnés La funcionalidad configurar tipos de solicitudes de carnés le permite registrar, editar y eliminar los tipos de solicitud que se pueden presentar para generar los carnés de los afiliados, a excepción del tipo de solicitud por primera vez. Para registrar nuevo tipo de solicitud de carné...

1. Seleccione el menú Configuración > Configurar tipos de solicitud de carné. Se presenta la vista principal Configuración tipo de solicitudes de carné.

El sistema presenta el listado con los tipos de solicitudes de carné en el panel Listado actual tipo solicitudes de carné, permitiendo consultarlos por: Nombre y Pago.

2. Haga clic en el botón Registrar. Se presenta el cuadro de diálogo Registrar tipo de solicitud de carné.


Versión: 1.0

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Nombre.

Pago.



Si ya existe un tipo de solicitud de carné con el mismo nombre, el sistema presenta el siguiente mensaje "Ya existe un tipo de solicitud de carné con el mismo nombre.".


5. Haga clic en el botón Aceptar. Para editar tipo de solicitud de carné...

1. Seleccione el menú Configuración > Configurar tipos de solicitud de carné. Se presenta la vista principal Configuración tipo de solicitudes de carné.


Versión: 1.0

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El sistema presenta el listado con los tipos de solicitudes de carné en el panel Listado actual tipo solicitudes de carné, permitiendo consultarlos por: Nombre y Pago.

2. Identifique el tipo de solicitud de carné. 3. Haga clic en el botón Editar.

Se presenta el cuadro de diálogo Editar tipo de solicitud de carné.




Si ya existe un tipo de solicitud de carné con el mismo nombre, el sistema presenta el siguiente mensaje "Ya existe un tipo de solicitud de carné con el mismo nombre.".


Versión: 1.0

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Para eliminar tipo de solicitud de carné...

1. Repita los pasos del numeral 1 al 2 de la sección Para editar tipo de solicitud de carné. 2. Haga clic en el botón Eliminar.




Versión: 1.0

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3.2.12 Configurar valor del carné La funcionalidad configurar valor del carné le permite registrar y editar el valor del carné según la vigencia para la que aplica. Para registrar configuración del valor del carné...

1. Seleccione el menú Configuración > Valor carné. Se presenta la vista Configurar valor carné.

2. Haga clic en el botón Nueva configuración.

Se presenta el cuadro de diálogo Configuración valor de carné.

Si ya existe un valor registrado previamente, el sistema presenta el siguiente mensaje: "Ya se encuentra registrada una configuración de valor de carné para el año en curso, debe editar el valor desde el histórico de valores de carné.".

a. Escriba el valor del carné.




Versión: 1.0

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Si ya existe un valor del carné para la vigencia seleccionada, el sistema presenta siguiente el mensaje "No se puede agregar una nueva configuración para el presente año".

El sistema presenta el siguiente mensaje: "Se realizó la configuración de valor del carné de manera exitosa.".

3. Haga clic en el botón Aceptar. Para editar configuración del valor del carné...

1. Seleccione el menú Configuración > Valor carné. Se presenta la vista Configurar valor carné.

2. Identifique el año. 3. Haga clic en el botón Editar.

Se presenta el cuadro de diálogo Editar configuración de valor de carné.

4. Escriba el valor del carné.


5. Haga clic en el botón Actualizar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: "Se realizó la actualización del valor del carné de manera exitosa.".


Versión: 1.0

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Versión: 1.0

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3.3 Gestión de impresiones Esta sección describe los procedimientos para realizar el proceso de impresión de carnés localizados en la cola de impresiones, especifica que funcionario es el que solicita la impresión y la cantidad de carnés a imprimir.

3.3.1 Gestión de impresión de carné La funcionalidad gestión de impresión de carné le permite realizar la impresión de carnés, ver el detalle de la cola de impresión, gestionar la conexión de la impresora e ingresar el consecutivo de impresión de los carnés. Para imprimir carnés de afiliados...

1. Seleccione el menú Gestión de impresiones. Se presenta la vista Gestión de impresión de carné.

El sistema presenta el listado con los funcionarios solicitaron imprimir carnés en el panel Cola de impresión, permitiendo consultarlos por: Funcionario y Número de carnés.

2. Haga clic en el botón Seleccionar. Se presenta la vista Detalle de la cola de impresión.

El sistema presenta el listado de las solicitudes de impresión de carnés en el panel Detalle de la cola de impresión, permitiendo consultarlos por: Código de solicitud, Nombre del afiliado y Tipo de afiliado.

El sistema verifica la conexión de la impresora. Si no existe una conexión, haga clic en el botón Conectar para gestionar la conexión con la impresora.

a. Haga clic en el botón Imprimir. Se presenta el cuadro de diálogo Ingresar número de consecutivo.


Versión: 1.0

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b. Ingrese el número de consecutivo inicial.

El sistema solicita el número de consecutivo del primer carné preimpreso ubicado en la bandeja de la impresora.


c. Haga clic en el botón Imprimir.

El sistema realiza la impresión de los carnés, re-direcciona para continuar con el proceso de impresión.


Versión: 1.0

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3.4 Reportes Esta sección describe los procedimientos para realizar el proceso de generar los reportes de los censos poblacionales y de los que serán enviados a la Registraduría, Ministerio de Salud y Protección con la información de las afiliaciones nuevas y sus novedades.

3.4.1 Generar censos poblacionales La funcionalidad generar censos poblacionales le permite generar o solicitar los censos poblacionales de los afiliados al SSFM, de igual forma descargar los censos poblacionales solicitados y terminados. Para generar reportes de censos poblacionales...

1. Seleccione el menú Reportes > Censos poblacionales. Se presenta la vista Censos poblacionales.

2. Seleccione el reporte a generar. 3. Haga clic en el botón Generar.

Se presenta el cuadro de diálogo Seleccionar rango de fechas.


Versión: 1.0

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Fecha inicial.

Fecha final.


5. Haga clic en el botón Generar.

El sistema presenta el reporte seleccionado en el panel Reporte generado, opcionalmente usted puede descargar el reporte en diferentes formatos utilizando las opciones del visor de reportes.

Para solicitar censos poblacionales...

1. Repita los pasos del numeral 1 y 2 de la sección Para generar reportes de censos poblacionales. 2. Haga clic en el botón Solicitar censo.

Se presenta el cuadro de diálogo Solicitud de censos poblacionales.


Tipo de censo poblacional.


Versión: 1.0

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Fecha de corte.


4. Haga clic en el botón Solicitar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: "Transacción realizada satisfactoriamente." el reporte seleccionado en el panel Reporte generado, opcionalmente usted puede descargar el reporte en diferentes formatos utilizando las opciones del visor de reportes.


El sistema presenta el registro de la solicitud de censo poblacional en el panel Histórico de censos poblacionales con el estado "En proceso".

Para descargar los censos poblacionales...

1. Repita el numeral 1 de la sección Para generar reportes de censos poblacionales.

El sistema presenta el listado histórico de los censos poblacionales en el panel Histórico de censos poblacionales, permitiendo consultarlos por: Fecha de generación, Tipo de censo, Estado y Observación.

2. Identifique el censo poblacional. 3. Haga clic en el botón Descargar.

El sistema genera el reporte en formato PDF e inicia la descarga.


Versión: 1.0

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3.4.2 Generar reportes La funcionalidad generar reporte le permite generar los reportes de: Afiliaciones nuevas y novedades al Ministerio de Salud y Protección Social, Registraduría, Carnés generados, Total afiliados, Fotos capturadas, Total fotos capturadas, Huellas tomadas y Total huellas tomadas. Para generar reportes...

1. Seleccione el menú Reportes > Reportes. Se presenta la vista Reportes.

2. Seleccione el reporte a generar. 3. Haga clic en el botón Generar.



Fecha inicial.

Fecha final.



El sistema presenta el reporte seleccionado en el panel Reporte generado, opcionalmente usted puede descargar el reporte en diferentes formatos utilizando las opciones del visor de reportes.


Versión: 1.0

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3.5 Extinción de derechos Esta sección describe los procedimientos para realizar el proceso de extinción de derechos y está compuesta por las siguientes funcionalidades: Cargar archivo Minsalud etapa 2, Cargar archivo Minsalud etapa 2 novedades, Cargar archivo Minsalud etapa 3, Cargar archivo Fedevida, Cargar archivos entes territoriales, Configurar extinción de derechos.

3.5.1 Cargar archivo Minsalud etapa 2 nuevos registros La funcionalidad cargar archivo Minsalud etapa 2 nuevos registros le permite realizar el cargue, validación y ejecución del archivo de Minsalud en respuesta de las nuevas afiliaciones realizadas en la DGSM. Para cargar un archivo Minsalud Etapa 2 nuevos registros...

1. Seleccione el menú Extinción de derechos > Cargar archivo Minsalud etapa 2 nuevos registros. Se presenta la vista Cruce de información con archivo.

El sistema presenta el listado actual de archivos, cada uno de los archivos contiene la información del estado, usuario, nombre del archivo, código, nombre del archivo del sistema, fecha de subida.

2. Para cargar archivo: a. Haga clic en el botón Seleccione (se presenta un cuadro de diálogo para buscar el archivo). b. Seleccione el archivo. c. Haga clic en el botón Abrir.

Si el archivo no contiene errores en el nombre y de estructura el sistema presenta el siguiente mensaje "El contenido del archivo es correcto.".

El sistema solo permite cargar archivos de texto con extensión.neg, si se carga un archivo con una extensión diferente el sistema presenta el siguiente mensaje "Tipo de archivo no es válido, seleccione un archivo de texto con extensión (.neg)".


Versión: 1.0

Página: 107 de 157

El sistema valida el nombre del archivo, si se presenta un error el sistema presenta los siguientes mensajes: - "El nombre del archivo debe empezar con 'ME'". - "El nombre del archivo no corresponde a la máscara (ME|NE)(FMS001)(ddmmyyyy)".

Si el archivo tiene errores de estructura el sistema presenta el siguiente mensaje "El archivo contiene errores en estructura de archivo." y presenta el listado con la información de los errores encontrados.

Si el archivo tiene registros en blanco el sistema presenta el siguiente mensaje "El tipo de registro es incorrecto o el registro (n) está en blanco".

d. Haga clic en el botón Subir archivos.

El sistema carga el archivo y presenta el siguiente mensaje "El archivo ha sido cargado correctamente.".

El sistema agrega la información al listado actual de archivos.

Para ver detalle de archivo cargado...

1. Seleccione el menú Extinción de derechos > Cargar archivo Minsalud etapa 2 nuevos registros. Se presenta la vista Cruce de información con archivo.


2. Identifique el archivo. 3. Haga clic en el botón Detalle.

Se presenta el cuadro de diálogo Detalle cruce de archivo Glosas.


Versión: 1.0

Página: 108 de 157

El sistema presenta el listado historial de afiliados que se les aplico la extinción de derechos de acuerdo a la información contenida en el archivo.

4. Haga clic en el botón Cerrar.

3.5.2 Cargar archivo Minsalud etapa 2 novedades La funcionalidad cargar archivo Minsalud etapa 2 novedades le permite realizar el cargue, validación y ejecución del archivo de Minsalud con la respuesta de los registros de novedades negadas. Para cargar un archivo Minsalud Etapa 2 novedades...

1. Seleccione el menú Extinción de derechos > Cargar archivo Minsalud etapa 2 novedades. Se presenta la vista Cruce de información con archivo.




El sistema solo permite cargar archivos de texto con extensión.neg, si se carga un archivo con una extensión diferente el sistema presenta el siguiente mensaje "Tipo de archivo no es válido, seleccione un archivo de texto con extensión (.neg)".


Versión: 1.0

Página: 109 de 157

El sistema valida el nombre del archivo, si se presenta un error el sistema presenta los siguientes mensajes: - "El nombre del archivo debe empezar con 'NE'." - "El nombre del archivo no corresponde a la máscara".




El sistema carga el archivo y presenta el siguiente mensaje "El archivo ha sido cargado correctamente.".



1. Seleccione el menú Extinción de derechos > Cargar archivo Minsalud etapa 2 novedades. Se presenta la vista Cruce de información con archivo.



Se presenta el cuadro de diálogo Detalle cruce de archivo Glosas.



Versión: 1.0

Página: 110 de 157


3.5.3 Cargar archivo Minsalud etapa 3 La funcionalidad cargar archivo Minsalud etapa 3 le permite realizar el cargue, validación y ejecución del archivo de Minsalud con la respuesta de las coincidencias de afiliados con otras entidades con el fin de detectar multiafiliaciones. Para cargar archivo Minsalud etapa 3...

1. Seleccione el menú Extinción de derechos > Cargar archivo Minsalud etapa 3. Se presenta la vista Cruce de información con archivo.




El sistema solo permite cargar archivos de texto con extensión.txt, si se carga un archivo con una extensión diferente el sistema presenta el siguiente mensaje "Tipo de archivo no es válido, seleccione un archivo de texto con extensión (.txt)".

El sistema valida el nombre del archivo, si se presenta un error el sistema presenta los siguientes mensajes: - "El nombre del archivo no cumple con la máscara: 'FMS001AUD_BDEX_BDUA'". - "El nombre del archivo no corresponde a la máscara. - "La longitud del nombre del archivo debe ser de 27 caracteres".




Versión: 1.0

Página: 111 de 157


El sistema carga el archivo y presente el siguiente mensaje "El archivo ha sido cargado correctamente.".



1. Seleccione el menú Extinción de derechos > Cargar archivo Minsalud etapa 3. Se presenta la vista Cruce de información con archivo.



Se presenta el cuadro de diálogo Detalle cruce de archivo.


Opcionalmente el sistema le permite descargar el reporte, para esto haga clic en el botón Descargar datos.


3.5.4 Cargar archivo Fe de vida


Versión: 1.0

Página: 112 de 157

La funcionalidad Cargar archivo Fe de vida le permite realizar el cargue, validación y ejecución del archivo de la Registraduría con la información de los afiliados como fallecidos con el fin de que el sistema le realice la extinción de derechos. Para cargar archivo Fe de vida...

1. Seleccione el menú Extinción de derechos > Cargar archivo Fe de vida. Se presenta la vista Cruce de información con archivo.




El sistema solo permite cargar archivos de texto con extensión.txt o .val, si se carga un archivo con una extensión diferente el sistema presenta el siguiente mensaje "Tipo de archivo no es válido, seleccione un archivo de texto con extensión (.txt) o (.val).".

El sistema valida el nombre del archivo, si se presenta un error el sistema genera los siguientes mensajes: - "El nombre del archivo no cumple con la máscara.". - "El nombre del archivo no cumple con la máscara: 'SMCO00004'." - "El nombre del archivo no corresponde a la máscara. - "La longitud del nombre del archivo debe ser de 21 caracteres".





Versión: 1.0

Página: 113 de 157

El sistema carga el archivo y el sistema presenta el siguiente mensaje "El archivo ha sido cargado correctamente.".



1. Seleccione el menú Extinción de derechos > Cargar archivo Fe de vida. Se presenta la vista Cruce de información con archivo.



Se presenta el cuadro de diálogo Detalle cruce de archivo.




3.5.5 Cargar archivo entes territoriales


Versión: 1.0

Página: 114 de 157

La funcionalidad cargar archivo entes territoriales le permite realizar el cargue, validación y ejecución del archivo de los entes territoriales de las coincidencias de afiliados con otras entidades con el fin de detectar multiafiliaciones. Para cargar archivo entes territoriales...

1. Seleccione el menú Extinción de derechos > Cargar archivo Entes Territoriales. Se presenta la vista Cruce de información con archivo.




El sistema solo permite cargar archivos de texto con extensión.txt, si se carga un archivo con una extensión diferente el sistema presenta el siguiente mensaje "Tipo de archivo no es válido, seleccione un archivo de texto con extensión (.txt)".

El sistema valida el nombre del archivo, si se presenta un error el sistema presenta los siguientes mensajes: - "El nombre del archivo no corresponde a la máscara. - "La longitud del nombre del archivo debe ser de 27 caracteres".




El sistema carga el archivo y presente el siguiente mensaje "El archivo ha sido cargado correctamente.".



Versión: 1.0

Página: 115 de 157

Opcionalmente el sistema le permite descargar el reporte, para esto haga clic en el botón Descargar.

3.5.6 Configurar extinción de derechos La funcionalidad configurar extinción de derechos le permite consultar las configuraciones de extinción de derechos guardas anteriormente y también registrar nuevas configuraciones, seleccionar el tipo de configuración y los criterios a aplicar. Para registrar nueva configuración de extinción de derechos...

1. Seleccione el menú Extinción de derechos > Configurar extinción de derechos. Se presenta la vista Configuración extinción de derechos.

El sistema presenta el listado de históricos y activos de extinción de derechos diaria, semanal y mensual.

2. Haga clic en el botón Nueva configuración de extinción de derechos. Se presenta el cuadro de diálogo Registrar configuración de extinción de derechos.


Versión: 1.0

Página: 116 de 157

3. Seleccione el tipo de configuración. 4. Seleccione los tipos de criterio a aplicar en la extinción de derechos.



El sistema guarda la configuración y presenta el siguiente mensaje "Se realizó correctamente la inserción."

El sistema presenta la nueva configuración en el listado de configuraciones activas, si existe una configuración previa la agrega al listado histórico de acuerdo al tipo de configuración que tenga.

Si requiere pausar la configuración de extinción de derechos activa haga clic en el botón Pausar.

Para ver detalle de configuración activa...



Versión: 1.0

Página: 117 de 157


2. Identifique la configuración activa. 3. Haga clic en el botón Detalle.

Se presenta la vista Detalle configuración extinción de derechos.

El sistema presenta la información de la configuración de la extinción de derecho, criterios asignados e historial de ediciones realizadas de dicha configuración.


Versión: 1.0

Página: 118 de 157

4. Haga clic en el botón Detalle. Se presenta el cuadro de diálogo Detalle proceso realizado.

El sistema presenta la cantidad de registros editados, además el listado de procesos realizados en el panel Detalle proceso realizado, permitiendo consultarlos por: Tipo de documento, Documento afiliado, Nombre afiliado, Motivo.


Para ver detalle de históricos de configuraciones...



Versión: 1.0

Página: 119 de 157


2. Identifique la configuración en los históricos de acuerdo al tipo de configuración. 3. Haga clic en el botón Detalle.

Se presenta la vista Detalle configuración extinción de derechos.

El sistema presenta la información de la configuración de la extinción de derecho, criterios asignados e historial de ediciones realizadas de dicha configuración.


Versión: 1.0

Página: 120 de 157

4. Haga clic en el botón Detalle. Se presenta el cuadro de diálogo Detalle proceso realizado.

El sistema presenta la cantidad y el listado de registros editados, además la información detallada del proceso realizado de la configuración de extinción de derechos.


Versión: 1.0

Página: 121 de 157

3.6 Novedades Esta sección describe los procedimientos para realizar la consulta de las novedades de negación de servicio registradas por los auxiliares de admisiones sobre las inconsistencias en la información de los afiliados al momento de requerir una atención en los siguientes servicios: Urgencias y Hospitalización.

3.6.1 Resolver novedad de inconsistencia de datos básicos La funcionalidad resolver novedades de inconsistencia de datos básicos le permite consultar las novedades registradas por inconsistencias en la información del afiliado y actualizar dicha información. Para resolver novedad de inconsistencia de datos básicos...

1. Seleccione el menú Novedades. Se presenta la vista Novedades.

El sistema presenta el listado actual de novedades en el panel Listado actual de novedades, permitiendo consultarlos por: Novedad, Tipo de documento, Documento, Nombres afiliado, Apellidos afiliado y Fecha - hora de novedad.

2. Identifique la novedad. 3. Para resolver una novedad:

a. Haga clic en el botón Ver detalle. Se presenta el cuadro de diálogo Novedad de inconsistencia de datos básicos.


Versión: 1.0

Página: 122 de 157


b. Haga clic en el botón Actualizar. Se presenta la vista Actualización información básica afiliado.


Versión: 1.0

Página: 123 de 157


Versión: 1.0

Página: 124 de 157

c. Diligencie la información a editar. d. Haga clic en el botón Actualizar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “Se actualizaron los datos básicos satisfactoriamente”.



Versión: 1.0

Página: 125 de 157

3.7 Preliquidación Esta sección describe los procedimientos para generar las preliquidaciones para los pagos de la afiliación de un PPCD y la reimpresión del carné de afiliado.

3.7.1 Generar preliquidación de carné La funcionalidad generar preliquidación carné le permite generar en un archivo de formato PDF la información de la preliquidación de un carné para la reimpresión del mismo. Para generar preliquidación de carné...

1. Seleccione el menú Preliquidación > Carné. Se presenta la vista Preliquidación.


Tipo de documento.

Documento. 3. Haga clic en el botón Buscar.

El sistema realiza la búsqueda del afiliado y presenta su información básica.

4. Seleccione la entidad bancaria. 5. Haga clic en el botón Generar.

El sistema genera un documento en formato PDF con la información referente a la preliquidación del carné.

3.7.2 Generar preliquidación PPCD La funcionalidad generar preliquidación PPCD le permite generar en un archivo de formato PDF la preliquidación para una afiliación de un beneficiario PPCD.


Versión: 1.0

Página: 126 de 157

Para generar preliquidación PPCD...

1. Seleccione el menú Preliquidación > PPCD. Se presenta la vista Preliquidación.


Banco.

Tipo de documento.

Número de documento.

Primer nombre.

Segundo nombre.

Primer apellido.

Segundo apellido.

Parentesco.

Fecha de nacimiento.

Sexo.

El sistema calcula la edad de la persona de acuerdo a la fecha de nacimiento ingresada.


El sistema genera un documento en formato PDF con la información referente a la preliquidación del PPCD.


Versión: 1.0

Página: 127 de 157

3.8 Carga documental Esta sección describe los procedimientos para realizar la generación de los rótulos de expedientes y label de las cajas, realizar la asignación de la caja y respectiva posición en la misma de los afiliados, así como la indexación de los documentos de soporte requeridos al afiliado.

3.8.1 Digitalizar lotes de documentos La funcionalidad digitalizar lotes documentos le permite hacer el cargue al sistema de las imágenes de los documentos de soporte de los afiliados de forma masiva, hacer la búsqueda del afiliado para indexar los documentos. Para agregar lote...

1. Seleccione el menú Carga documental > Digitalización de lotes. Se presenta la vista Digitalización de lotes.

El sistema presenta el listado con los lotes de documentos cargados al sistema en el panel Lotes, permitiendo consultarlos por: Id, Tipo de lote, Documentos, Documentos indexados, Usuario, Fecha y Estado.

2. Para agregar lote: a. Haga clic en el botón Agregar lote.

Se presenta la vista Agregar lote.


Versión: 1.0

Página: 128 de 157

b. Seleccione el tipo de lote. c. Haga clic en el botón Escanear.

El sistema inicia el proceso de escaneo de los documentos y presenta el listado de las imágenes. Si requiere aumentar o disminuir el tamaño de las imágenes, para esto haga clic en los botones Zoom + y Zoom -.

Si requiere descartar la imagen, haga clic en el botón Borrar documento actual.

d. Repita los pasos a al c para escanear más documentos. e. Haga clic en el botón Guardar lote.


Para indexar documentos...

1. Seleccione el menú Carga documental > Digitalización de lotes. Se presenta la vista Digitalización de lotes.


Versión: 1.0

Página: 129 de 157

El sistema presenta el listado con los lotes de documentos cargados al sistema en el panel Lotes, permitiendo consultarlos por: Id, Tipo de lote, Documentos, Documentos indexados, Usuario, Fecha y Estado.

2. Para indexar documentos: a. Identifique el lote. b. Haga clic en el botón Indexar.

Se presenta la vista Indexar lote.

El sistema presenta las imágenes de los documentos a indexar. El sistema le permite navegar por los documentos cargados en el lote utilizando las teclas

de dirección izquierda ← y derecha →.

Si requiere aumentar o disminuir el tamaño de las imágenes, para esto haga clic en los botones Zoom + y Zoom -.

c. Diligencie la siguiente información:

Tipo de documento.

Documento.

Documento recibido. d. Haga clic en el botón Buscar.

El sistema presenta la información del afiliado para indexar el documento.

e. Haga clic en el botón Indexar.

El sistema realiza la indexación del documento y presenta el siguiente mensaje: "Documento indexado correctamente".

Si el afiliado no tiene asignada una caja y posición de indexación, el sistema presenta el botón Asignar caja y posición.

Si el afiliado tiene documentos previamente indexados, el sistema permite actualizar el documento indexado y anexar una segunda parte del documento, para esto haga clic en los botones Actualizar y Anexar respectivamente.


Versión: 1.0

Página: 130 de 157

3.8.2 Consultar documentos indexados La funcionalidad consultar documentos indexados le permite consultar los documentos indexados de los afiliados y enviar documentos por correo electrónico. Para consultar documentos indexados...

1. Seleccione el menú Carga documental > Búsqueda de documentos. Se presenta la vista Búsqueda de documentos.

El sistema le permite consultar los documentos indexados por: Nombre, Documento, Tipo documental, Caja y Posición.

2. Para buscar documentos indexados: a. Diligencie la información solicitada. b. Haga clic en el botón Buscar.


El sistema presenta el listado de afiliados y los documentos indexados con las coincidencias encontradas.

3. Para enviar documento a un correo electrónico: a. Identifique el afiliado.


Versión: 1.0

Página: 131 de 157

b. Haga clic en el botón Enviar documento. Se presenta el cuadro de diálogo Editar documento de soporte de afiliado.

c. Diligencie la información la siguiente información:

Correo electrónico.

Mensaje.


d. Haga clic en el botón Enviar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “El correo se envió satisfactoriamente”.


Versión: 1.0

Página: 132 de 157

3.8.3 Generar rótulos y label La funcionalidad generar rótulos y label le permite generar en un documento en formato PDF con la información de los rótulos de los expedientes y la etiqueta para la caja donde se organizan los documentos de soporte presentados en la afiliación. Para generar rotulo y label...

1. Seleccione el menú Carga documental > Generar rótulos y label. Se presenta la vista Generación de rótulos y label.

2. Para generar rotulo y label:


Tipo.

Numero de caja. b. Haga clic en el botón Generar.

Se actualiza la vista Generación de rótulos y label.


Versión: 1.0

Página: 133 de 157

El sistema presenta el reporte seleccionado, opcionalmente el sistema le permite descargar el reporte en diferentes formatos utilizando las opciones del visor de reportes.

Si faltan por agregar expedientes a la caja, el sistema no puede generar el rotulo y label para el cierre de la caja y presenta el siguiente mensaje: "Esta caja sigue abierta, falta expedientes por ingresar.".


Versión: 1.0

Página: 134 de 157

3.9 Actualizaciones especiales Esta sección describe los procedimientos para realizar las actualizaciones especiales que se presentan al registrar el cambio de tipo de afiliado en los registros de los afiliados titulares y beneficiarios.

3.9.1 Cambio de beneficiario a titular La funcionalidad cambio de beneficiario a titular es una actualización especial que permite registrar el cambio de tipo de afiliación de beneficiario a titular y de su plan de afiliación, así como la fecha de caducidad de la afiliación dependiendo si el plan de afiliación seleccionado lo requiere. Para cambiar de beneficiario a titular...

1. Seleccione el menú Actualizaciones especiales > Cambiar de beneficiario a titular. Se presenta la vista principal Consulta de afiliados beneficiarios.





Se actualiza la vista Consulta de afiliados beneficiarios.


Versión: 1.0

Página: 135 de 157

El sistema presenta el listado de afiliados beneficiarios con las coincidencias encontradas. Si no se encontraron coincidencias el sistema presenta el siguiente mensaje: "No hay coincidencias en la búsqueda".

3. Para registrar cambio de beneficiario a titular: a. Identifique el paciente. b. Haga clic en el botón Seleccionar.

Se presenta la vista Cambio de beneficiario a titular.

c. Diligencie la siguiente información:


Versión: 1.0

Página: 136 de 157


Observaciones.

Si selecciona un plan de afiliación diferente a Cotizante o No cotizante, debe registrar la fecha de deceso del titular y la fecha de caducidad de la afiliación como titular.

d. Haga clic en el botón Actualizar.

Si el afiliado no ha actualizado su información, el sistema presenta el siguiente mensaje: "El afiliado no puede ser actualizado debido a que sus datos básicos se encuentran desactualizados.".

El sistema realiza el cambio a afiliado titular y presenta el siguiente mensaje "El cambio de beneficiario a titular ha sido realizado satisfactoriamente.".

e. Haga clic en el botón Aceptar. Se presenta la vista Registro entidad aportante, afiliado titular.



Código de fuerza.

Código empleador.

Código de grado.

Fecha de vinculación.

Tipo de vinculación.

Régimen de seguridad.


Versión: 1.0

Página: 137 de 157

Código de unidad.

ESM.

Entidad empleadora principal.

Dependiendo de la selección del código de fuerza, código empleador, código de grado, código de unidad y ESM, el sistema presenta la descripción de los códigos seleccionados.

b. Haga clic en el botón Siguiente.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “El registro de la entidad aportante se realizó satisfactoriamente.”.


El sistema presenta el siguiente mensaje "¿Desea responder la encuesta del estado de salud?", haga clic en el botón Si para registrar la encuesta de salud, de lo contrario haga clic en el botón No.

5. Para registrar la encuesta de salud: a. Diligencie las preguntas del panel Encuesta de salud. b. Haga clic en el botón Registrar.


El sistema presenta el siguiente mensaje: “El estado de salud se ha registrado satisfactoriamente.”.

3.9.2 Cambio de titular a beneficiario La funcionalidad cambio de titular a beneficiario es una actualización especial que permite registrar el cambio de tipo de afiliación de titular a beneficiario, plan de afiliación y el parentesco. Para registrar cambio de titular a beneficiario...

1. Seleccione el menú Actualizaciones especiales > Cambiar de titular a beneficiario. Se presenta la vista principal Consulta de afiliados titulares.


Versión: 1.0

Página: 138 de 157





Se actualiza la vista Consulta de afiliados titulares.

El sistema presenta el listado de afiliados titulares con las coincidencias encontradas. Si no se encontraron coincidencias el sistema presenta el siguiente mensaje: "No hay coincidencias en la búsqueda".

d. Identifique el paciente. e. Haga clic en el botón Seleccionar.

Se presenta la vista Cambio de titular a beneficiario.


Versión: 1.0

Página: 139 de 157

Si el afiliado titular tiene registrado afiliados beneficiarios, el sistema presenta el siguiente mensaje: "No se puede realizar la actualización debido a que el titular ya cuenta con un beneficiario con parentesco Hijo(a), Cónyuge o Compañera(o)".

3. Para buscar afiliado titular receptor: a. Haga clic en el botón Buscar titular.

Se presenta el cuadro de diálogo Buscar titular.

b. Seleccione el tipo de búsqueda.


c. Haga clic en el botón Buscar. d. Identifique el paciente. e. Haga clic en el botón Seleccionar.


Versión: 1.0

Página: 140 de 157

Se actualiza la vista Cambio de titular a beneficiario.

El sistema actualiza la vista y presenta la información del titular que recibe el beneficiario.

4. Para registrar cambio de titular a beneficiario: a. Diligencie la siguiente información:


Parentesco.

Motivo de la actualización. b. Haga clic en el botón Actualizar.

El sistema realiza el cambio de titular a beneficiario y presenta el siguiente mensaje "El nuevo beneficiario ha sido registrado satisfactoriamente.".

c. Haga clic en el botón Aceptar.


Versión: 1.0

Página: 141 de 157

3.9.3 Cambio del titular de un beneficiario La funcionalidad cambio del titular de un beneficiario es una actualización especial que permite registrar el cambio de beneficiario de un titular a otro titular, siempre y cuando su plan de afiliación le permita, así como la fecha de caducidad de la afiliación dependiendo si el plan de afiliación seleccionado lo requiere. Para cambiar el titular de beneficiario...

1. Seleccione el menú Actualizaciones especiales > Cambiar el titular de un beneficiario. Se presenta la vista principal Consulta de afiliados beneficiarios.







Versión: 1.0

Página: 142 de 157



Se presenta la vista Cambio de titular.


Versión: 1.0

Página: 143 de 157

El sistema presenta un panel con la información del afiliado titular y otro panel con la información del afiliado beneficiario.

3. Para buscar afiliado titular receptor: a. Haga clic en el botón Buscar.

Se presenta el cuadro de diálogo Buscar titular.

b. Seleccione el tipo de búsqueda.


Versión: 1.0

Página: 144 de 157


c. Haga clic en el botón Buscar. d. Identifique el paciente. e. Haga clic en el botón Seleccionar.

Se actualiza la vista Cambio de titular.

El sistema actualiza la vista y presenta la información del titular que recibe el beneficiario.

4. Para registrar cambio del titular de un beneficiario: a. Diligencie la siguiente información:


Versión: 1.0

Página: 145 de 157

Parentesco.


Observaciones. b. Haga clic en el botón Cambiar.

El sistema realiza el cambio del titular de un beneficiario y presenta el siguiente mensaje "Se realizó con éxito la actualización del nuevo titular.".


El sistema presenta el siguiente mensaje "¿Desea responder la encuesta del estado de salud?", haga clic en el botón Si para registrar la encuesta de salud, de lo contrario haga clic en el botón No.

6. Para registrar la encuesta de salud: a. Diligencie las preguntas del panel Encuesta de salud. b. Haga clic en el botón Registrar.


El sistema presenta el siguiente mensaje: “El estado de salud se ha registrado satisfactoriamente.”.


Versión: 1.0

Página: 146 de 157

3.9.4 Cambio de plan de afiliación de un beneficiario La funcionalidad cambio de plan de afiliación de un beneficiario es una actualización especial que permite registrar el cambio de plan de afiliación de un afiliado beneficiario, así como la fecha de caducidad de la afiliación dependiendo si el plan de afiliación seleccionado lo requiere. Para cambiar de plan de afiliación de un beneficiario...

1. Seleccione el menú Actualizaciones especiales > Cambiar plan de afiliación de un beneficiario. Se presenta la vista principal Consulta de afiliados beneficiarios.







Versión: 1.0

Página: 147 de 157


d. Identifique el afiliado. e. Haga clic en el botón Seleccionar.

Se presenta la vista Cambio del plan de afiliación de un beneficiario.

3. Para registrar cambio de plan de afiliación del beneficiario:


Versión: 1.0

Página: 148 de 157



Observaciones. b. Haga clic en el botón Actualizar.

El sistema realiza el cambio de plan de afiliación del beneficiario y presenta el siguiente mensaje "El cambio de plan de afiliación ha sido realizado satisfactoriamente.".

3.9.5 Cambio de plan de afiliación de un titular La funcionalidad cambio de plan de afiliación de un titular es una actualización especial que permite registrar el cambio de plan de afiliación de un afiliado titular, así como la fecha de caducidad de la afiliación dependiendo si el plan de afiliación seleccionado lo requiere. Para cambiar de beneficiario a titular...

1. Seleccione el menú Actualizaciones especiales > Cambiar plan de afiliación de un titular. Se presenta la vista principal Consulta de afiliados titulares.





Se actualiza la vista Consulta de afiliados titulares.


Versión: 1.0

Página: 149 de 157

El sistema presenta el listado de afiliados titulares con las coincidencias encontradas. Si no se encontraron coincidencias el sistema presenta el siguiente mensaje: "No hay coincidencias en la búsqueda".


Se presenta la vista Cambio del plan de afiliación de un titular.


Versión: 1.0

Página: 150 de 157

3. Para registrar cambio de beneficiario a titular: a. Diligencie la siguiente información:


Observaciones. b. Haga clic en el botón Actualizar.

El sistema realiza el cambio de plan de afiliación del titular y presenta el siguiente mensaje "El cambio de plan de afiliación ha sido realizado satisfactoriamente.".

c. Haga clic en el botón Aceptar. Se presenta la vista Registro entidad aportante, afiliado titular.



Código de fuerza.

Código empleador.

Fecha de vinculación.

Tipo de vinculación.

Código de grado.

Código de unidad.

Valor salario base.

Valor subsidio familiar.

ESM.


Versión: 1.0

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Entidad empleadora principal.

Dependiendo de la selección del código de fuerza, código empleador, código de grado, código de unidad y ESM, el sistema presenta la descripción de los códigos seleccionados.

b. Haga clic en el botón Siguiente.

El sistema presenta el siguiente mensaje: “El registro de la entidad aportante se realizó satisfactoriamente.”.

c. Haga clic en el botón Aceptar.


Versión: 1.0

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3.10 Lista de fallecidos Esta sección describe el procedimiento para consultar el listado de afiliados fallecidos en los últimos 7 días en el establecimiento de sanidad militar.

3.10.1 Consultar lista de fallecidos La funcionalidad consultar lista de fallecidos le permite verificar las alertas que el sistema presenta de los afiliados fallecidos en los últimos 7 días. Para consultar lista de fallecidos...

1. Seleccione el menú Lista de fallecidos. Se presenta la vista Lista de fallecidos.

El sistema presenta el listado de afiliados fallecidos en los últimos 7 días en el panel Listado actual, permitiendo consultarlos por: Tipo de documento, Documento, Primer nombre, Segundo nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Plan afiliado y Fecha - hora de defunción.

El sistema presenta el siguiente mensaje: "Ha fallecido un afiliado" y se hace visible a todos los usuarios del módulo de Afiliación y validación de derechos.


Versión: 1.0

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3.11 Consolidado de estado de salud Esta sección describe el procedimiento para generar el reporte consolidado de la encuesta de estado de salud que fueron realizadas a los usuarios en el momento de su afiliación.

3.11.1 Generar reporte consolidado estado de salud La funcionalidad generar reporte consolidado estado de salud le permite realizar la generación del reporte consolidado de las encuestas de estado de salud que se aplicaron a los usuarios en su afiliación. Para generar reporte consolidado estado de salud...

1. Seleccione el menú Consolidado de Estado de Salud. Se presenta la vista Reporte consolidado de Estado de Salud.




Fecha inicial.

Fecha final.




Versión: 1.0

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El sistema empieza a generar el reporte y presenta el siguiente mensaje "Se está realizando el proceso de generación del archivo Consolidado de Estado de Salud. Este proceso puede tardar".

El sistema al finalizar la generación del reporte presenta el siguiente mensaje "Se realizó satisfactoriamente la generación del archivo Consolidado de Estado de Salud." y habilita el botón Descargar.

5. Identifique el reporte generado. 6. Haga clic en el botón Descargar.


Versión: 1.0

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3.12 Carga masiva de afiliaciones Esta sección describe los procedimientos para realizar la carga masiva de afiliados no cotizantes a la solución y está compuesta por la siguiente funcionalidad: Cargar afiliados no cotizantes, esta estará habilitada según el rol.

3.12.1 Cargar afiliados no cotizantes La funcionalidad cargar afiliados no cotizantes le permite realizar la carga masiva de afiliados no cotizantes, así mismo encontrará los archivos de respuesta a una carga de afiliados. Para cargar afiliados no cotizantes...

1. Seleccione el menú Carga masiva afiliados. Se presenta la vista Carga masiva de afiliaciones.

El sistema presenta el listado de las cargas masivas de afiliados en el panel Carga masiva de afiliaciones, permitiendo consultarlos por: Archivo, Fecha, Fecha inicio y Fecha fin.

2. Para cargar archivo: a. Haga clic en el botón Agregar.

Se presenta el cuadro de dialogo Agregar carga masiva de afiliaciones.

b. Haga clic en el botón Seleccione (se presenta el cuadro de diálogo para buscar el archivo). c. Seleccione el archivo.


Versión: 1.0

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d. Haga clic en el botón Abrir. e. Haga clic en el botón Subir archivos.

El sistema presenta el siguiente mensaje: "Archivo guardado correctamente".

f. Haga clic en el botón Aceptar.

El sistema agrega el archivo cargado al listado del panel Carga masiva de afiliaciones.

Opcionalmente el sistema le permite descargar el documento correspondiente a la carga masiva, para esto haga clic en el botón Descargar.

3. Para validar los registros: a. Identifique el archivo. b. Haga clic en el botón Iniciar.

El sistema presenta el siguiente mensaje: "El proceso de ejecución se ha encolado satisfactoriamente, en los próximos minutos será notificado".

c. Haga clic en el botón Aceptar. Para descargar los resultados de la carga masiva...

1. Repita el numeral 1 de la sección Para cargar afiliados no cotizantes. 2. Identifique el archivo.

3. Haga clic en el botón . Se actualiza la vista Carga masiva de afiliaciones.

4. Identifique el archivo del resultado de la carga masiva. 5. Haga clic en el botón Descargar.

El sistema genera el reporte en formato TXT e inicia la descarga.


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3.13 Log de auditoría Esta sección describe los procedimientos para realizar la descarga del log de auditoria en el cual se registran las transacciones realizadas en el módulo de Afiliación y validación de derechos y está compuesta por la siguiente funcionalidad: Descargar log de auditoría, esta estará habilitada según el rol.

3.13.1 Descargar log de auditoría La funcionalidad descargar log de auditoría le permite descargar el historial de las transacciones realizadas en el módulo de Afiliación y validación de derechos de acuerdo a un rango de fechas seleccionado. Para descargar log de auditoría...

1. Seleccione el menú Log de auditoría. Se presenta la vista Log de auditoría.

2. Haga clic en el botón Descargar log de auditoria.

Se presenta el cuadro de dialogo Seleccionar rango de fechas.


Fecha inicial.

Fecha final.


4. Haga clic en el botón Descargar.

El sistema genera el reporte en formato XLS e inicia la descarga.

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MÓDULO AFILIACIÓN Y VALIDACIÓN DE DERECHOS · 3.8.3 Generar rótulos y label .....132 3.9 Actualizaciones especiales..... 134 3.9.1 Cambio de beneficiario a titular .....134