Modulo de organización de evento sosos

Organización de Eventos: Elaborado por la docente Luz Stella Grajales. Licenciada en Comercio y Contaduría, Profesional en Administración de empresas. Instituto la Villa Año 2014

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

“No se consigue nada sin esfuerzo, y lo que se consigue sin esfuerzo, ni lo aprecias, ni lo valoras "

Un evento es una reunión de personas que con lleva un motivo en particular, los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.

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BIENVENIDO

Hoy damos inicio al módulo de ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Espero que el desarrollo del módulo, cumpla con sus expectativas, mejore su desempeño y contribuya en el logro de competencias necesarias para ser certificado como organizador de eventos, profesión que día a día es más solicitada, especializada y gratificante.

Recuerde que este módulo está compuesto por siete actividades que desarrollaremos en ocho semanas.

Hoy comienza el camino hacia el éxito profesional

INTRODUCCION

El curso de Organización de eventos le permitirá ingresar en el apasionante

mundo de los eventos sociales y empresariales. Con nuestra formación

preparación teórica-práctica los egresados estarán capacitados para trabajar en el

más exigente mercado laboral.

Se realizan anualmente miles de eventos sociales, empresariales, musicales y

artísticos, sociales, etc, donde la organización es el aspecto determinante del

éxito de los mismos. Este curso propone un método práctico y

actualizado según las últimas tendencias de enseñanza: videos, chat y formación

continua.

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Objetivos: - Conocer todos los aspectos que llevan a la organización y gestión eficaz de todo

tipo de eventos.

- Dominar las herramientas más importantes del mercado en la promoción y

comercialización de eventos.

- Introducir al alumno en la gestión de las relaciones laborales y los recursos

humanos.

METODOLOGIA

- El curso de Organización de eventos se hace de manera teórico práctico y

vivencial. Las clases y los ejercicios se cursan desde la clase presencial y se

encuentran en un blog, donde puede encontrar las guías.

TEMARIO

- Los eventos. Concepto y clasificación según: la entidad organizadora, la

procedencia de los participantes, según el público, etc. Etapas en la organización

de un evento. Alcances: Público. Vernissage. Coctel o vino de Honor.

Recepciones. Buffet. Bodas. Cumpleaños. Aniversarios. Bodas de Oro. Comidas.

Fiestas Temáticas, otros.

- El cliente. Entrevista con el cliente. La lista de invitados. El espacio físico. El

catering. La música. La ambientación y la decoración.

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- La etapa previa al evento. Localización del evento y logística. Tipos de recintos.

Características técnicas.

- El Marketing. Promoción, difusión y comunicación. Estrategias. Marketing online.

Fundamentos de las Relaciones Públicas. Tipos de Públicos. Las relaciones

públicas. Marcas. Registración de marca. Imagen institucional.

- La producción del evento. Ticketing. Plataformas y posibilidades de venta de

entradas.

- Ceremonial. Protocolo y etiqueta. Antecedentes. Ceremonias y celebraciones.

Anfitriones. Invitados. Presentaciones y saludos. Protocolo y Etiqueta Social.

Planos de ordenamiento. Tarjetas de ubicación. El comportamiento en la mesa.

- Ambientación. Color, temperatura,

significado, propiedades y

sensaciones. Objetos escenográficos.

Promoción Visual. Exposiciones.

Señalización y promoción. Display,

soporte y exhibidores. Stands.

- Recursos humanos. Gestión de recursos humanos. Selección de personal.

Entrevistas de selección. Motivación. El Currículum Vitae.

Para la etapa final cada alumno estará capacitado lo suficiente para idear y

planificar un evento que será evaluado por el profesor como broche final de este

apasionante curso.

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Los egresados estarán en condiciones de organizar:

- Eventos sociales: Agasajos, Aniversarios, Baby Shower, Bar/Bat , Mitzvah,

Bautismos, Casamientos, ceremonias civiles, Comuniones, Cumpleaños, Fiesta de

15, Fiestas Temáticas y Graduaciones.

- Eventos corporativos: Congresos, seminarios, Almuerzos, Capacitaciones,

Desayunos de Trabajo, Convenciones, Conferencias, Días de Campo, Eventos

Internos, Ferias y Exposiciones, Fiestas de Fin de Año, Jornadas de Trabajo, Día

de la familia (Family Day), Lanzamientos, Seminarios y Workshops.

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TEMA 1: LOS EVENTOS

Horas: 6Horas directas: 3Horas prácticas: 3

OBJETIVO: conocer conceptos relacionados con los eventos y diferencias los tipos de eventos

Dentro de toda organización existe un recurso muy valioso, y que sin

él no se podría hacer negocio; es el recurso humano.

EVENTO, CLASIFICACION Y PLANIFICACION

VIDEO 1

https://www.youtube.com/watch?v=CSmFaYb5TcYComo organizar un evento: Claves para el éxito

¿Qué es un evento?

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https://www.youtube.com/watch?v=CSmFaYb5TcY


Definimos un evento como “Un proceso diseñado y llevado a cabo para

proporcionar a aquellos que participan de él, una experiencia placentera que llene

plenamente las expectativas que le

dieron origen.” Eso significa que:

1. Como todo proceso, tiene un

principio, un medio y un final.

2. Se hace con un propósito

3. Su realización tiene un costo.

4. Alguien debe planificarlo,

organizarlo y llevarlo a cabo.

Como toda actividad, un evento involucra 5 variables fundamentales:

1. Tiempo

2. Espacio

3. Personas

4. Materiales

5. Dinero

Son esas cinco variables las que el organizador (diseñador, asesor) debe

administrar para incrementar la probabilidad de éxito, es decir, la calidad de la

experiencia que tendrán las personas que participan en el evento.

Lo más importante de todo el proceso es llenar las expectativas de las personas

que en él participan, los diferentes “públicos”:

1. El “Dueño” del evento, aquella persona u organización que ha generado la

idea, que decide su realización y genera el trabajo.

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2. Los asistentes, aquellas personas que –sin ser un público pasivo- reciben el

beneficio que el dueño espera del evento.

3. Los proveedores de productos y servicios relacionados, sin los cuales no

podría completarse el objetivo que el dueño persigue al organizar el evento, y

4. El Organizador, aquella persona -o grupo de personas-que hace posible que

todos los factores se reúnan en un todo armónico para alcanzar el objetivo.

Los eventos no son nada nuevo. A través de los siglos, las personas se han

estado reuniendo para muchos propósitos.

Aún antes de los tiempos de Platón y Aristóteles, las personas se han reunido

para transmitir y compartir conocimientos.

Se reunían los Romanos en el Coliseo (algunos de los asistentes no tenían una

experiencia placentera)

Ha habido (y la tendencia es que seguirá habiendo) reuniones artísticas, políticas,

religiosas, sociales de negocios y muchas más Y todo eso continúa en nuestros

días.

La industria de organización de eventos representa un movimiento económico de

más de cien mil millones de dólares por año en todo el mundo, de acuerdo con

el “Institute of Meeting Professionals”, de los Estados Unidos. Es una “industria”

muy lucrativa.

Los ofrecimientos para la realización de reuniones empresariales y sociales son

mayores cada día de parte de entidades privadas (como cadenas de hoteles,

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restaurantes y lugares especiales al efecto) o públicas (como muchas Secretarías

de Turismo de casi todos los países del mundo)

Las reuniones,

grandes o

pequeñas, pueden

tomar muchos

meses de

preparación o

pueden ser

convocados en un

abrir y cerrar de

ojos.

De importancia

clave en el proceso es la persona que lo planifica, basado en los requerimientos

de la persona que lo organiza y los otros públicos que se tienen.

CLASIFICACION

Debido al gran número de tipos de eventos que se pueden dar, es a veces

importante clasificarlos. Una clasificación es:

Por el número de

participantes Por el lugar

Por el propio

sitio

Por la

actividad

Por la

participación

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Reuniones Al aire libre Privada Cultural Gratuita

Deportiva

Congresos Bajo Techo Comercial Social Paga

Política

Convenciones Beneficencia

Informativa

Lo importante

para asegurar

el éxito no es

dónde y cómo

se clasifica

sino: Lo que

los “públicos”

desean

obtener de la

realización del

evento.

1. En primer lugar, los dueños. Aquellas personas que convocan el evento, ya

sea que lo financien en su totalidad o no.

2. En segundo lugar, los participantes. Aquellas personas que son convocadas y

que asistirán ya sea pagando o no.

3. En tercer lugar, Los proveedores de los diversos servicios.

Balancear todos los intereses es de importancia vital para el Organizador.

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EL ORGANIZADOR

Pensamos que la figura principal en

todo evento es aquel sobre la que

recae la obligación de “entregar”

esa experiencia placentera que el

Dueño del evento desea para él y

los participantes.

El Organizador tiene sobre sus

espaldas el 100% de la responsabilidad en el éxito del evento. A veces no cuenta

con el 100% de la autoridad y –generalmente- carga con la totalidad de la culpa en

el fracaso.

Para poder descargar bien su trabajo debe conocer, entre otras áreas:

–Planeación

–Administración

–Logística

–Manejo seguro de los alimentos

–Presupuestación

–Relaciones Públicas

–Negociación

–Legales

La experiencia en haber organizado eventos de una naturaleza similar al que se le

encarga es de gran valor, pero consideramos que no substituye a una mente clara,

organizada y –sobre todo- con la actitud de satisfacer plenamente a sus Públicos.

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PASOS EN LA ORGANIZACIÓN

1. 1. PLANEACION

2. 2. REVISIÓN PRELIMINAR DE PARTE DEL (O LOS) DUEÑOS.

3. 3. IMPLEMENTACIÓN

4. 4. SEGUIMIENTO POST-EVENTO

1. PRIMER PASO: PLANEACION

Se considera que este paso

es de vital importancia, ya que

acá se colocan muchas de las

condiciones que van a

determinar la calidad de la

experiencia para todos.

La forma que se considera la

más adecuada es planificar

“hacia atrás”, tomando en

cuenta la fecha de “entrega” y preguntarnos:

¿Qué se necesita haber realizado para que el evento se cumpla en forma

satisfactoria?

Por ejemplo, al planificar una presentación, es indispensable que:

1. Se haya convocado a los participantes.

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2. Se haya contratado el local.

3. Se hayan preparado los materiales.

4. Se cuente con café agua, etc.

A su vez, contratar el local significa hacer reservaciones, colocar un depósito (eso

Significa contar con el dinero), hacer un contrato que indique qué hacer en caso

que el evento se cancele, las condiciones que se consideran de “fuerza mayor”, y

muchísimas variables más.

Mientras mayor control tengamos sobre esas variables, mayor será la probabilidad

de éxito.

El organizador deberá realizar un “levantamiento” de necesidades con el “dueño”

del evento a efecto de determinar:

1. El objetivo del “dueño” de evento (qué se desea lograr con su realización)

2. La fecha de realización (inicio, duración)

3. Un estimado “grosso modo” de las actividades a realizar durante el evento.

4. La fecha de hoy.

5. El presupuesto (si hay)

Con esas variables, el Organizador podrá comenzar su trabajo de añadir los

detalles.

Los objetivos pueden ser tan variados como dueños existan. Algunos de ellos son:

. • Capacitar

. • Informar

. • Educar

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. • Explorar conceptos

. • Presentar alguien a otra

persona

. • Tomar una decisión

. • Motivar

. • Desarrollar

. • Enseñar

. • Ayudar

. • Mejorar

. • Resolver problemas

. • Aprender a generar ganancias

. • Obtener ganancias

Conocer el objetivo del dueño del evento ayudará al organizador a ofrecerle las

alternativas que harán que su evento se desarrolle no sólo más eficientemente

sino hasta puede ayudar a controlar los costos.

A excepción de la actividad que da inicio al evento y la actividad que lo cierra,

cada actividad dentro del proceso tiene una actividad que la sigue (llamada

consecuente) y una que debe terminarse antes para que la actividad se pueda

realizar, llamada “precedente”

La planeación consiste en la preparación de un listado de actividades, cada una

con su precedente y su consecuente, a la que se ha asignado un costo de

realización y un tiempo para llevarla a cabo.

En la gran mayoría de los eventos se tiene actividades que pueden hacerse

independientemente unas de las otras. Si una se retrasa (sin exceder un tiempo

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determinado que se llama holgura), el evento puede aún terminarse en el

momento preestablecido.

Existen otras cuyo retraso afecta no sólo la actividad consecuente sino la

terminación total del proyecto. Estas son actividades que no tienen “holgura” y

representan actividades “críticas”

En el 99,99% de los casos, las cosas no salen como nosotros lo planeamos, sea

porque el ambiente cambia, porque el dueño añade (o quita) condiciones, porque

algún proveedor se retrasa y se hace necesario modificar el diagrama.

Es allí donde se hace necesario contar con una forma de realizar los cambios en

forma fácil para que mantengamos el control sobre la ejecución del evento.

EL SISTEMA DE PLANEACION “HACIA ATRÁS”

Como ejemplo, un evento sencillo: La organización de un seminario

Para que se pueda realizar un seminario, habrá que lograr tres cosas como

mínimo.

1. Convocar a los asistentes

2. Contratar al docente

3. Alquilar una sede para dictar el seminario

A su vez, para convocar a los asistentes habrá que:

1. Diseñar la gráfica

2. Contratar la publicidad

3. Dar tiempo suficiente para que la publicidad haga su efecto.

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Para la contratación del docente habrá que:

1. Llamar por teléfono

2. Hacer un contrato

3. Darle tiempo para la preparación del material

10. Comprar un boleto de avión y viajar.

Y, para poder contar con el local:

11. Evaluar el local en base al número de asistentes, a la disponibilidad y al precio.

12. Reservarlo colocando un depósito

13. Haciendo un contrato.

Ahora comenzamos a

ver la relación entre las

diferentes actividades:

La inspección del lugar

precede al depósito y a

la firma del contrato. La

llamada por teléfono al

facilitador precede a la

firma del contrato. Una

vez firmado, se puede

proceder a la

preparación del material. Terminado éste y llegado el tiempo, puede viajar al lugar

del seminario.

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Por último, con los asistentes, el diseño de la publicidad precede a su impresión y

distribución y ésta a su vez precede a la realización del evento.

Consideramos que del resultado de la evaluación del lugar depende que

pongamos el depósito.

Una vez puesto el depósito podremos proceder a firmar los contratos con la

publicidad, el lugar del evento y el facilitador. Por lo tanto, una red de

dependencias quedaría así:

Esto ilustra el sistema de “planificar hacia atrás”.

Para futuros eventos, nos imaginamos que estamos en la fecha del mismo y

pensamos “Qué se necesita que hayamos hecho para que el evento pueda

iniciarse.

Y vamos construyendo nuestro listado de actividades hacia atrás.

Naturalmente, la experiencia es una gran ayuda. Lo es también la consulta

permanente con el dueño de evento, para ir adecuando constantemente sus

necesidades.

Lo es también la consulta con otras personas involucradas que hayan tenido

experiencias similares a la nuestra con eventos de la misma o similar categoría,

del mismo o similar tamaño, de la misma o similar complejidad, etc.

Además del listado de actividades, con sus precedentes y consecuentes, es

importante también contar con una estimación de:

La duración de cada actividad.

El espacio necesario (en calidad y cantidad)

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Los materiales a utilizar

Las personas involucradas (en cantidad, tipo de trabajo a realizar)

Para poder generar un costo estimado de cada actividad y con ello preparar el

presupuesto total, el que deberá ser sometido al dueño para su aprobación (con

modificaciones o no).

Es en este momento que el evento puede comenzar a materializarse.

Actualmente existen muchas herramientas computarizadas que nos permiten

manejar mejor esos detalles, darles una prioridad, colocarlos en el tiempo y –sobre

todo- asignarles un costo y cambiar la asignación de recursos a efecto de no

retrasar el inicio del evento, acelerando o retrasando actividades componentes.

Dos programas que pueden ser de mucha utilidad son “Planbee” y “Project

Planner”.

LA SELECCIÓN DEL

LUGAR

Todo evento necesita de un

espacio físico donde

llevarse a cabo.

Dependiendo de muchos

factores, como el tamaño

del grupo, si el evento dura

varios días, la calidad de la

comida y muchos más, el

Organizador tiene la obligación de asistir en la selección del lugar más adecuado a

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las necesidades de los asistentes (sobre todo la comodidad y la seguridad), así

como en la satisfacción de los objetivos del dueño.

Algunas de las alternativas son:

. Hoteles

. Salones para eventos

. Instalaciones Universitarias

. Centro de Convenciones

. Centro de Conferencias

. Clubes

. Entidades gubernamentales

Cada uno de los lugares listados arriba ofrece muchas variantes, por lo que

podemos decir que las alternativas para el organizador son casi infinitas.

Es por ello que debemos dedicar un tiempo y esfuerzo especiales para escoger la

variante que represente “el mejor compromiso” entre las necesidades del dueño

del evento y los asistentes.

Con respecto a los lugares para conferencias, hay requisitos que nosotros

consideramos “esenciales”:

Los salones de reuniones deben estar disponibles las 24 horas,

independientemente si se usan o no.

El diseño de las sillas y el espacio disponible para sentarse debe ser

cómodo para ser usado por no menos de 6 horas.

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La acústica y la iluminación no deben interferir con el propósito del evento.

La separación debe ser de paredes duras (no divisoras abatibles) para

evitar que el ruido de sesiones vecinas distraigan la que se lleva a cabo.

Las habitaciones deben contar con los medios para que se pueda trabajar

en forma individual (tareas).

LA PARTE LEGAL

El Organizador debe saber que en el

mundo de los negocios no debe

dejarse nada “en el aire”.

Puede decirse que los contratos son

válidos aun cuando han sido hechos

de palabra, pero es mucho mejor

contar con un documento que llene

todos los requisitos de ley.

Este contrato puede ser:

Entre el Organizador y el dueño, aclarando las obligaciones, responsabilidades,

tiempos, asignación y control de los recursos, las cosas que el Organizador puede

comprometerse a hacer en nombre del dueño, las que no, la remuneración

(cantidad y tipo).

Entre el Organizador y los Proveedores, cuando el contrato con el dueño del

evento así lo permitan.

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Entre el Dueño del evento y los proveedores, cuando el Organizador actúa como

representante únicamente.

¿Qué es un contrato?

Es simplemente una oferta que especifica la naturaleza de los servicios, la calidad

y cantidad de los mismos, los costos asociados y los términos bajo los cuales se

acepta la oferta hecha por una de las partes, el proveedor.

Estos términos incluyen el tiempo y las condiciones de pago, las situaciones bajo

las cuales se puede cancelar un evento, etc.

Su objetivo es proteger al Organizador, al dueño y a la organización proveedora

de los servicios ante cambios en las condiciones de contratación que pueden ser

fortuitas, inesperadas o algunas veces hasta catastróficas.

Los contratos pueden ser sencillos (una o dos carillas), o complejos (no hay límite

Al número de carillas); firmados en los formularios que usa el Hotel o centro de

convenciones o confeccionados y refrendados por un Escribano Público.

A menos que el Organizador sea también un Abogado, es bueno hacer revisar el

borrador de contrato antes de firmarlo (o pedir al dueño del evento que lo firme).

El Organizador debe utilizar sus capacidades para negociar un acuerdo que

permita al dueño del evento llenar sus expectativas y al proveedor alcanzar sus

metas de rentabilidad.

De lo contrario, se está trabajando bajo un elevado riesgo de conflicto posterior.

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Negociando con Hoteles:

Así como el Organizador evalúa las instalaciones, la calidad de la comida y otros

factores, el

proveedor evalúa la

capacidad del

organizador y del

dueño del evento.

Si nosotros

contamos con

historia (hemos

manejado eventos

antes). Si el dueño

también la tiene y los

resultados pueden

ser documentados, (en términos de número de habitaciones, número de salones,

cantidades invertidas, prontitud en el pago, etc.) tendremos herramientas para

negociar desde una mejor situación.

Debemos usar nuestra fortaleza en tres áreas:

Compromisos previos y número de habitaciones y salones utilizados.

Historia de pagos. Es bueno pagar dentro de las fechas estipuladas por el

contrato. En caso de disputas, demostrar que no es por con contar con la

capacidad de pago sino se cumple lo que en el contrato se especificó.

Potencial para futuros negocios.

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También es importante la clase de “Dueño” que el Organizador representa. ¿Es

una empresa, asociación, Agencia de Viajes o personal?

Negociando con Centros de Convenciones

Acá es

muy

importante

la

naturaleza

de la

propiedad.

No es lo

mismo

negociar

con

centros

privados

que con

locales propiedad de la Provincia o el Gobierno Nacional.

Algunas veces estas organizaciones tienen arreglos de exclusividad con terceros

(Cervecerías o proveedores de bebidas gaseosas, por ejemplo), que el

Organizador debe conocer de antemano.

Detalles pequeños pero desconocidos a su tiempo pueden significar un desastre

Luego.

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El Propósito y contenido de un Contrato

En general, un buen contrato protege a las dos partes.

Se comienza –la mayor parte de las veces- contactando el lugar propuesto con las

especificaciones den evento (número de personas, duración, horas, espacio

requerido, etc.)

Lo que nos trae la pregunta: ¿Qué debe escribirse en el contrato?

A nuestro juicio, ¡TODO!

A veces tratamos de evitar la mención de puntos que –aparentemente- podrían ser

obvios. No hay que rendirse ante esta tentación.

Temas difíciles pueden requerir la opinión de un Abogado.

Algunos puntos a considerar al preparar un contrato:

1. Número de habitaciones pagas a ser ocupadas por noche, localización,

clasificación y sus respectivas tarifas.

2. Número de habitaciones libradas por noche y su clasificación. (El número de

las mismas varía según la política de cada hotel).

3. Número de salones de eventos a ser ocupados, las funciones a ser llevadas a

cabo en cada uno y las horas en que van a ser ocupados. Es importante

aclarar que si se tienen en base de 24 horas, el local únicamente puede

usarlos para limpieza o almacenamiento TEMPORAL del material usado por el

dueño del evento..

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4. La forma de calcular la tarifa de los salones, en caso se base en la cantidad

de habitaciones ocupadas.

5. Penalidades por terminación prematura del evento o de la ocupación de las

habitaciones.

6. Costos adicionales (de cualquier naturaleza). Especificar que el Organizador

no estará obligado a pagar NINGUN costo que no haya sido debidamente

aprobado, tales como comisiones o propinas.

7. Garantía de disponibilidad de las habitaciones (trata de evitar que, en caso de

sobreventa, los miembros del grupo sean enviados a otros hoteles, tal vez de

menor categoría).

8. Horas de entrada y de salida (check in/check-out).

9. Extensión del horario de salida sin cargo (long stay).

10.Formas de registrar a los miembros del grupo: Individual o con listados

proporcionados por el Organizador.

11.Fecha límite de la reserva: La fecha que el hotel puede liberar las habitaciones

y/o los salones para poder venderlas a otras personas u organizaciones sin

penalidad para el Organizador o el Dueño del evento. Solicitar que el local

DEBA avisar previamente al Organizador de esta liberación ANTES de

proceder.

12.La cantidad de los depósitos y a qué costos pueden aplicarse.

13.La fecha límite para la efectivización de los depósitos.

14.Si se tendrá una “Cuenta maestra”, las personas que están autorizadas para

hacer cargos en ella, naturaleza y cantidades límites de los mismos.

15.Condiciones de cancelación. Independientemente de las fórmulas que use el

local, deben estar claramente detalladas y deberán ser aceptadas por el

Organizador. Condiciones bajo las cuales serán devueltos los depósitos.

Especificar que –si el depósito no es reembolsable- el evento se pospone para

fechas más o menos cercanas. Especificar las penalidades a que se sujeta el

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local en caso de cancelación de su parte (costos de conseguir otro local,

transporte aéreo o terrestre, comunicaciones, etc. Causas de fuerza mayor

(incendio, terremoto, etc.) que liberan a ambas partes.

16.Pérdida de ingresos. Especificar las penalidades por eventos cancelados

(cenas, bailes, exhibiciones) a última hora. Estos eventos no necesariamente

serán cancelados por el dueño del evento sino que pueden ser cambiados a

otro local por diversas razones.

17.Límites máximos de subida de precios. Cuando el evento siendo planificado

se encuentra a 2 años o más de realizarse, se hace prudente dejar constancia

en el contrato acerca de los valores aceptados para cambios en los precios

acordados. Estos pueden ser basados en la inflación, en el índice de precios

al consumidor, etc. Puede ser que los precios también bajen y esto debe

reflejarse también.

18.Actividades misceláneas. Puede darse el caso que el local necesite

renovación o construcción adicional durante el período pensado para la

realización del evento. Debe dejarse en el contrato muy claramente estipulado

que el Organizador o el Dueño podrán decidir la cancelación del evento u

obtener la garantía del local que se suspenderán las obras para evitar ser

molestados.

19.Lo mismo puede aplicarse a otras actividades que podrían causar molestias,

especialmente ruido proveniente de discos.

20.Conflictos Obrero-Patronales. Se debe dejar claro qué podría suceder en caso

se de uno de estos conflictos que obviamente obligarían a suspender el

evento o trasladarlo a otro local.

21.Seguros. El Organizador debe constatar que el local cuenta con la cobertura

necesaria contra riesgos. En caso se necesite cobertura adicional, deberá

hacerse notar.

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22.Mediación. Es bueno dejar constancia del sometimiento de las partes a este

proceso que puede ser más rápido y barato que litigar en los tribunales en

caso de disputas.

23.Uso de equipo audiovisual. Los cargos por día o por hora o por uso. Cargos

en caso de rotura o inutilización.

24.Horario, personal y formas de recibir equipaje, material promocional y

muestras, entre otros. Lugares de almacenamiento y responsabilidades por

deterioro o pérdida.

25.Cargos telefónicos. Aceptados y no aceptados.

26.Propinas. Cantidades y formas de pago de las mismas.

27.Tamaño, tipo, cantidad de los rótulos y señales.

28.Seguridad. El contrato debe contener una cláusula indicando que el local

cumple con todas las regulaciones de seguridad, incluyendo protección contra

incendios. Esto incluye la mantelería y ropa de cama ignífugas.

29.Facilidades para minusválidos. Dependiendo de la naturaleza y cantidad de

personas con problemas para caminar, ver o escuchar.

30.Cruce de Información. Muchas veces es importante que el local provea al

Organizador de información como reportes de reservas, ocupación, etc. Y a su

vez, que el Organizador mantenga informado al local de situaciones como

cancelaciones de los asistentes o incremento en el número de los mismos.

Debe dejarse claro qué reportes se pedirán a quién y con qué frecuencia.

Muchas veces es necesario realizar acuerdos verbales que no pueden

documentarse por medio de un contrato. El Organizador deberá buscar la forma

de documentar tales acuerdos por medio de memorandum, cartas o faxes. Todos

estos documentos deberán ser lo formal que el caso amerite.

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LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS

Algunas veces se hace necesario

contratar servicios de otras empresas,

tales como Agencias de Viajes,

Rentadoras de Autos o Líneas Aéreas,

etc.

El Organizador debe tener en cuenta

algunos puntos importantes al negociar

con las Aerolíneas y las Agencias

Mayoristas:

Tarifas individuales y de grupo.

Asistencia en el manejo de carga y equipaje.

Casos especiales, como abordaje de grupos, uso de los Salones VIP

Tratamiento especial a bordo.

Material promocional (videos, posters, brochures)

De especial importancia son los períodos pico, en los que la aerolínea puede estar

manejando un inventario de asientos muy bajo y los descuentos son escasos.

De especial cuidado son los días alrededor de las navidades, año nuevo y otros,

dependiendo de la ciudad y el país.

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MUSICA

Algunas veces se hace

necesario tener música, ya

sea en vivo o grabada.

El Organizador debe dejar

en claro (al hacer el

contrato, por supuesto) con

el dueño de la Orquesta,

Conjunto o Disk-Jockey

que cualquier cargo que

haya que pagar por derechos de autor son de su exclusiva y completa

responsabilidad.

DECORACIÓN, CATERING, FLORERIAS

Creo que no está de más decir que el

Organizador necesita negociar

adecuadamente las condiciones de cantidad,

calidad, entrega a tiempo de los servicios,

materiales y equipo que se necesitarán para

el evento.

Los contratos con las empresas o individuos

que han sido seleccionados para proveer estos servicios deberán tener la misma

orientación que el contrato con los locales, adecuándolo a las circunstancias.

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Debe tenerse un especial cuidado en la selección ya que muchas de estas

empresas son pequeñas, artesanales y sin el capital adecuado para responder

ante circunstancias adversas.

El Organizador no puede dejar su futuro profesional en manos de cualquiera.

ALIMENTOS Y BEBIDAS

Una de las características

principales de los eventos

actualmente es que los

servicios de comida son muy

frecuentes.

Desde un simple “coffee

break” en una reunión de

negocios o un Seminario,

hasta una cena de gala de

varios pasos. Es un hecho, la

comida hace que las

personas se sientan bien.

Sobre todo para los hoteles,

el servicio de comidas y

bebidas es un gran generador

de ingresos.

Para el Organizador, este servicio le brinda una oportunidad para crear o

mantener una atmósfera positiva. La comida (y la bebida asociada) puede atraer

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mucha gente hacia áreas determinadas (como un salón de exhibiciones). La

recepción es una gran oportunidad para conocer personas y algunas funciones,

como el desayuno, son excelentes para el necesario proceso de “romper el hielo”.

El objetivo del evento y el presupuesto destinado al mismo pueden asistir al

Organizador la cantidad y la clase de funciones de comidas y bebidas irán mejor

con el evento principal.

Es importante planificar las funciones de alimentos y bebidas muy detalladamente

antes de firmar los contratos. Si el Organizador se compromete a realizar una

función y esta no se lleva a cabo, el local puede exigir el pago correspondiente. De

la otra forma. en caso se espere demasiado tiempo para programarlo, el espacio

necesario puede ya no estar disponible.

Es importante observar la capacidad del local para cumplir adecuadamente con

las especificaciones del evento. Si es posible, el Organizador deberá observar la

realización de un evento de similares características. Conseguir la orden de

banquetes (aún sin el precio) puede ser útil.

Puntos sobre el menú:

El Organizador debe conseguir del local los

menús FECHADOS, para contar con una

base para el cálculo de los incrementos de

precio (si los habrá) en el período que

transcurrirá entre el contacto inicial, la

confección del contrato y la realización del

evento. Esta es la base para limitar los

aumentos a un porcentaje por mes o por

año.

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Al costearlos, el Organizador deberá tener en cuenta TODOS los posibles costos

adicionales que se añaden “por costumbre”

Al seleccionar un menú trabajando con restricciones presupuestarias, el

Organizador deberá trabajar muy de cerca con el Gerente de Banquetes, Gerente

de Alimentos y Bebidas y el Chef, para –si es necesario- crear menús que sean

rentables para el local y al mismo tiempo atractivos para los asistentes.

Cuando se planifican funciones de alimentos y bebidas, existen varias

consideraciones para tomar en cuenta:

1. El tipo de evento y sus objetivos

2. Factores de entretenimiento (música, baile, etc.)

3. Tipo de comida (costumbre local, disponibilidad por temporada)

4. El tamaño del salón, el tamaño del grupo, la hora del evento

5. Tipo de servicio (Buffet o servicio en las mesas)

6. La cantidad de tiempo disponible para la función

Arreglo del Salón: En general, mesas que tienen entre 1,5 metros y 1,8

metros de diámetro se usan para almuerzo y cena.

Cada mesa puede acomodar entre 8 y 10 para la mesa de 1,5 metros y hasta 12

en la de 1,8 metros. Se recomienda dejar un espacio libre de 0,6 metros (mínimo)

entre mesas para circulación.

Cuando se trata de Buffet debe buscarse un arreglo que dé comodidad a los

asistentes, ya que no habrá necesidad de circulación de meseros.

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Esto muchas veces implica colocar varias mesas con la comida para eliminar las

largas colas de comensales

Lo invitamos a que amplíe más sus conocimientos, consultando la información de estos enlaces

http://www.cenco.sld.cu/node/61

Características y clasificación de los eventos

http://rrppfu.files.wordpress.com/2012/08/lectura-nc2ba-2-1-tipologia-

y-clasificacic3b3n-de-los-eventos.pdf

Tipología y clasificación de los eventos

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http://rrppfu.files.wordpress.com/2012/08/lectura-nc2ba-2-1-tipologia-y-clasificacic3b3n-de-los-eventos.pdf

http://rrppfu.files.wordpress.com/2012/08/lectura-nc2ba-2-1-tipologia-y-clasificacic3b3n-de-los-eventos.pdf

http://www.cenco.sld.cu/node/61


ACTIVIDADES

ACTIVIDADES TEÓRICAS

Para desarrollar el tema usted debe realizar tres lecturas complementarias

1. Organización de Eventos 2. Productos 3. Portafolios de servicios.

1. Definir con sus propias palabras ¿Qué es un evento? - Elabore el concepto en Word, en un párrafo de mínimo ocho renglones en letra arial tamaño 12.

2. Hacer un listado de los motivos usuales para realizar eventos de tipo social - Describa mínimo 15 motivos

3. Usar un cuadro para clasificar los eventos4. ¿Qué variables se involucran en los eventos. Explique cada una?

5. ¿Qué tipo de públicos participan en la realización de un evento?

6. ¿Cuál es el papel fundamental del organizador de un evento?

7. Explique cada uno de los pasos para la organización de un evento

8. El organizador deberá realizar un “levantamiento” de necesidades con el

“dueño” del evento. ¿Qué actividades son esas?

9. Cada evento tiene un objetivo. ¿Cuáles podrían ser? Y cuál es la

importancia de conocer el objetivo del evento?

10.Usando un mapa conceptual, escriba los pasos para realizar un evento y explique la etapa de la planeación.

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11.Elaborar un portafolio de productos y servicios para su empresa. - Para elaborar los portafolios, tenga en cuenta el texto propuesto. - Incluya todos los servicios generales y particulares que ofrece su establecimiento. - Hágalo como un folleto de 3 páginas. - Utilice letra arial tamaños 12 y 14 en Word. - No se preocupe por elaborar gráficas.

ACTIVIDADES AUTONOMAS

LECTURA COMPLEMENTARIA

CLAVES PARA HACER EVENTOS IMPACTANTES

En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de

Relaciones Públicas más delicadas que existen.

Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos

envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida

personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es

lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan

afortunados por haber tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos

la molesta sensación de que nos han hecho perder el tiempo en otros?

En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de

Relaciones Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento

absolutamente todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos

escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen

que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí,

nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que

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ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan

de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste.

Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga

éxito, diría que son básicamente las 5 siguientes:

1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento

conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés.

Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la

satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un

acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a

perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas

cumplidas.

Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede

alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una

llamada telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe

ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar

convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará

incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un

evento.

2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la

tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es

el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en

definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos

como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y

rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro

evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.

Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el

que se entregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los

cuales todos hemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour.

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Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos cuando Hollywood

nos viene a la cabeza. La presencia de estrellas internacionales, la alfombra roja,

los flashes de las cámaras, exclusivos vestidos de gala… un sin fin de detalles

estudiados y ensayados a la perfección en torno a un mismo concepto. No se deja

nada al azar porque la reputación se va construyendo en cada gesto de la

empresa que se observa durante el evento. Si alguno de éstos gestos no está en

línea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento

en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales.

3. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento

depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y

deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los

recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento

organizado en nuestra vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo).

Se ha escrito largo y tendido sobre protocolo, buenas maneras… y, en general,

todo gira alrededor de la empatía. La pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de

nuestro público qué veríamos o cómo nos gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué

experiencia nos gustaría llevarnos de este evento? Debemos orientar nuestro

trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes

compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.

Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de

nuestro concepto, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin

descuidar a los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión

mediática y llegue a otros públicos potenciales.

4. Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente

a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más

valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido

sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche

satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses.

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Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los

invitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas.

Con esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora

adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no

alargar la duración innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona

para que puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales

ya que conseguirán que los invitados se queden o provocará que se marchen.

Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más

conozcamos el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecerlos un trato

personalizado.

5. Un espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos

con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al

concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al

entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para

que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene

que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre

todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está

disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar

el listón en este, así como en cualquiera de los demás aspectos.

Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo,

que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos

para rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.

Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.

ACTIVIDAD

Usar un mapa mental para resumir la lectura complementaria

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ACTIVIDADES PRÁCTICAS

Siguiendo los pasos o etapas para planear el evento, debe seleccionar un tipo de

evento que ofrezca en su portafolio de servicios y planearlo:

1. El tipo, clase, tamaño del evento

2. Levantamiento” de necesidades con el “dueño” Se escribe de forma

detallada todo lo que el cliente solicita:

El objetivo del “dueño” de evento (qué se desea lograr con su realización)

El objetivo del evento

La fecha de realización (inicio, duración)

Duración del evento

El sitio

La ambientación

Invitados en número, en clase

Comida, bebidas, recordatorios, regalos

música, entretenimiento, espectáculos…

Un estimado “grosso modo” de las actividades a realizar durante el evento.

El presupuesto (si hay)

otros

Es preparar un listado de actividades, cada una con su precedente y su

consecuente, a la que se ha asignado un costo de realización y un tiempo para

llevarla a cabo.

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1. LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES

CLIENTE: ____________________________ D.I ___________________

DIRECCIÒN: ________________________________________________

TELEFONO: _________________________________________________

TIPO DE EVENTO: ____________________________________________

NECESIDADES O REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE /Se escribe lo que el

dueño del evento o el cliente necesita)

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CALIFICACIÓN

ACTIVIDAD No. FECHA DE ENTREGA

CUMPLE OBSERVACION DE LA ACTIVIDAD CALIFICACIÓN

SI NOActividades Teóricas

Lecturas complementarias

Actividades Prácticas

Observaciones:

Nombre del estudiante Responsable:

REFUERZA SI ______ NO ______Actividad a reforzar: ________________________________________

ACTIVIDAD DE REFUERZO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

OBJETIVO INDICADOR FECHA DE ENTREGA

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Cumple

Si ____ No ______

Observaciones de la actividad: Remite a Coordinación

Firma acudiente

Observaciones Generales:

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Documents

Modulo de organización de evento sosos