MONITOREO Y EVALUACIÓN - FUPROVI · El monitoreo y la evaluación son procesos esenciales para el funcionamiento adecuado de programas y proyectos, ya que nos posibilitan alcanzar

MONITOREOY

EVALUACIÓN

Serie:Fortalecimiento

Comunal

Serie: Fortalecimiento Comunal Monitoreo y Evaluación

Textos elaborados por: Alberto Rojas Rojas.

Revisión técnica: Comité de publicaciones:Yesenia Morales Sibaja.María Esther Mejía.Carmen González.

Diseño y diagramación: Olman Bolaños

Diseño de Portada: Olman Bolaños.

Fundación Promotora de Vivienda (FUPROVI)Moravia, San José, Costa Rica.Tels: (506) 247-0000, Fax: (506) 236-5178Apartados: 1231-1002/1738-2100.San José, Costa Rica.E-mail: [email protected] Page: www.fuprovi.org

Editada por: FUPROVIPrimera Edición : 2002.

Publicación con el apoyo de la Agencia Sueca de Cooperación Internacionalpara el Desarrollo (Asdi)

DERECHOS RESERVADOS FUPROVIEste documento puede ser citado siempre y cuando se cite la fuente.

MONITOREOY

EVALUACIÓN

Monitoreo y Evaluación4

Monitoreo y Evaluación 5

Presentación

Uno de los principales Programas que desarrolla FUPROVIen el cumplimiento de su misión, es el de FortalecimientoComunal y es en el marco de éste, que se elabora lapresente serie de cuadernos de capacitación que tiene comoobjetivo formar y consolidar las capacidades localesmediante instrumentos sencillos para mejorar laorganización de los/as pobladores/as en los barrios ypotenciar el desarrollo local de las comunidades.

El abordaje temático incluye los siguientes aspectos:diagnóstico comunal, formulación de proyectos,organización, monitoreo y evaluación y gestión local.

Esta serie de capacitación “Fortalecimiento Comunal “ y loscuadernos que la conforman pueden ser de mucha utilidadpara hombres y mujeres que son líderes en suscomunidades o se encuentran en proceso de formación. Deigual forma, pueden servir de apoyo a técnicos deorganizaciones de desarrollo social, representantes demunicipalidades, funcionarios/as del sector público yprivado que trabajan a nivel local y otras personasinteresadas en posibilitar y fortalecer el desarrollo local y laidentidad barrial.


EE l monitoreo y la evaluación son procesos esencialespara el funcionamiento adecuado de programas yproyectos, ya que nos posibilitan alcanzar los objetivos

esperados, en el tiempo programado y con los recursosdisponibles. Además, por medio de la evaluación y elmonitoreo conocemos si estamos logrando los cambiosdeseados y obtenemos información valiosa y oportuna paraalcanzarlos.

A través de estas dos actividades aprendemos a mejorarcomo organización y personas, porque obtenemosaprendizajes sobre cómo lograr mejores resultados en lo quehacemos. Eso significa aprender las mejores formas paraalcanzar lo que anhelamos, utilizando adecuadamente, losrecursos con que contamos.


¿Qué es el monitoreo o seguimiento y la evaluación?

El monitoreo es un proceso permanente que consiste enrevisar el cumplimiento de las actividades programadas y sicon esas actividades estamos alcanzando las metaspropuestas.

La evaluación consiste en revisar y valorar si con eldesarrollo del proyecto, logramos alcanzar los objetivosplaneados, se dieron los cambios que esperábamos y si selograron concretar los anhelos comunes.


EL MONITOREO

El monitoreo en un proceso permanente para revisar si loque planeamos y organizamos se está cumpliendo deacuerdo a lo previsto.


¿Cuál es la utilidad del monitoreo?

El monitoreo es útil porque nos permite:

reconocer a tiempo los errores y tomar las medidascorrectivas para que no afecten el avance y loslogros del proyecto.prevenir o solucionar problemas que se nos puedenpresentar en la ejecución de un proyecto.proponer soluciones a los problemas encontrados ytomar las mejores decisiones para realizar lasactividades.cumplir con las metas en el tiempo programado ycon los recursos presupuestados.prevenir efectos negativos del proyecto yaprovechar los efectos positivos.verificar si se está avanzando en el cumplimiento delos objetivos

Más concretamente, el monitoreo o seguimiento nos sirvepara:

saber qué se está haciendo y qué no se estáhaciendo según lo programadoreconocer y corregir lo que se está haciendo deforma inadecuada; revisar los alcances del proyecto en tiempodeterminadoreforzar lo que se está haciendo bien;reprogramar actividades y ajustarlas al tiempo realcon que se cuente,ajustar el presupuesto para no gastar más de lo quese debe, y así utilizar los recursos de la mejormanera.

Con el monitoreo aprendemos día a día cómo hacer mejorlas cosas.


¿Cuándo se hace el monitoreo?


Se hace periódicamente,desde que inicia hasta quetermina el proyecto. Puedeser trimestral, quincenal omensual, dependiendo de

las características de laejecución del proyecto. Los

mismos participantes yresponsables de la

organización definen laperiodicidad con que

se realiza.

¿Cómo se hace el monitoreo?

1. Lo primero es definir cadacuanto tiempo se realiza elmonitoreo del proyecto y quiénesson los responsables de estaactividad. Recordemos que elmonitoreo es periódico. Comomínimo se realiza cada mes.

2. Lo segundo es apuntar oregistrar la información básicaque nos permite monitorear elavance del proyecto. Llenar lasiguiente guía nos ayudará eneste sentido.


Actividadesprogramadas

Actividadesrealizadas

Resultadosplaneados

Resultadosobtenidos

Diferencias entre lo pro-gramado y lo ejecutado

SI NO

3. El paso siguiente es analizarlas diferencias entre loprogramado y lo ejecutado. Las siguientes guías nos puedeayudar mucho es esta acción.


Diferenciasentre loprogramado ylo obtenido

Factoresinternos quecausaron ladiferencia

Factoresexternos quecausaron ladiferencias

Efectos delasdiferencias

Accionescorrectivas orecomendaciones

Actividad Participaciónesperada

Participaciónobtenida

Factores quecausaron ladiferencia

Efectos enla ejecución

Presupuestoplaneado

Presupuestogastado

Diferencia Acciones correctivaso recomendaciones

Accionescorrectivas orecomenda-ciones.

Las diferencias entre lo programado ylo ejecutado

Las diferencias pueden darse tanto en el ámbito de lasactividades, como en el de losproductos y el presupuesto.

Puede ser que lasactividades serealicen según loprogramado, perolos productos quese obtengan nosean losesperados. O bien, que secumpla con lopresupuestado, pero no selogren las metas.

Se dan diferencias positivascuando se hace más de lo programado y presupuestado yse obtienen más productos de los esperados. O bien, seobtiene lo esperado haciendo menos de lo programado ypresupuestado.

Las diferencias negativas se dan cuando le hacemos menoso más de lo planeado, gastamos más de lo presupuestado yno se obtiene lo esperado.

También puede darse que no haya ninguna diferencia,porque tanto las actividades programadas y el presupuestoestablecido se cumplieron a pie de la letra y se obtuvo loesperado.


Las causas

Recordemos que las causas son los diferentes factores quedan origen o motivan una situación o hecho.

En todo proceso de monitoreo es importante señalar losfactores que dan origen a las diferencias entre loprogramado y lo ejecutado. Conociendo esos factores sepueden tomar las decisiones adecuadas para corregirerrores o mejorar los aciertos.

Es importante determinar cuáles son las causas internas yexternas de las diferencias encontradas. Los causasinternas son producto de lo que el grupo hace o deja dehacer. Las causas externas son producto de lo que otraspersonas u organizaciones fuera del grupo hacen o dejan dehacer y que tienen efectos en el proyecto.

Cuando no existen diferencias o estas son positivas es muyimportante explicar las causas que originaron esasdiferencias, por que de esa manera podemos aprender cómose producen resultados positivos.


Los efectos

Los efectos son los resultados o consecuencias de lasacciones que se realiza o no.

Cualquier diferencia entre lo programado y lo ejecutado tieneefectos en el desarrollo del proyecto.

Es importante determinar qué efectos producen lasdiferencias que se encuentren y así, preparse para evitar oenfrentar consecuencias negativas.

Las diferencias positivas pueden traer efectos positivos. Enese caso, es importante aprovechar y fortalecer este tipo deresultados.


Medidas correctivas yrecomendaciones

Una vez que conocemos las diferencias entre lo programadoy lo ejecutado, las diferencias entre lo presupuestado ygastado y, las causas de esas diferencias y sus efectos,definimos las aciones correctivas que sean necesarias ohacemos las recomendaciones para fortalecer aquellasactividades y áreas en que estamos bien. Todo ello con el finde orientar correctamente el desarrollo del proyecto. Tantolas acciones correctivas como las recomendaciones debenser concretas, directas y puestas inmediatamente enpráctica. Es importante que quede bien claro quién debeaplicar las acciones correctivas o poner en práctica lasrecomendaciones. Con estos elementos elaboramos uninforme de monitoreo.


Información y puesta en práctica delas acciones correctivas

Es importante informar a la comunidad y al resto del grupode los resultados del monitoreo y la evaluación. De esaforma, todas las personas y organizaciones interesadastienen información de primera mano de cómo marcha elproyecto.

Los equipos o comités de trabajo y la Junta Directiva tienenque tomar en cuenta las recomendaciones emanadas de losinformes de monitoreo y tomar decisiones pertinentes paramejorar la marcha del proyecto.


LA EVALUACIÓN

En la evaluación valoramos si se logró alcanzar total oparcialmente los cambios esperados.


¿Cuál es la utilidad de la evaluación?

La evaluación juega un papel muy importante para aprenderde la experiencia y así, mejorar el desarrollo del proyecto ola ejecución de futuros proyectos. Y no solamente eso, laevaluación nos deja aprendizajes para la vida diaria sobrecómo obtener mejores resultados en todo lo que hacemos.

A través de la evaluación podemos:

encontrar las causas de los problemas que afectaronlos resultados del proyecto.reconocer los aciertos que hicieron que las cosassalieran bien y se obtuvieran los resultadosesperados.aprender de qué forma salen bien las cosas y cómoobtener lo que se espera.conocer las capacidades que existen, y obtenerexperiencia y nuevos conocimientos para próximasactividades y proyectos.


¿Cuándo realizar la evaluación?

Generalmente, la evaluación serealiza al final de lasprincipales etapas y al finaldel proyecto. Sin embargo,también se puede haceruna evaluación antes deiniciar.

Cuando la evaluación sehace antes del inicio delproyecto busca valorar elresultado de las acciones quese realizaron en el pasado paratratar de responder a la situación que elproyecto trata de cambiar.

Este tipo de evaluaciónbrinda aprendizajes de

las experienciaspasadas para orientar

adecuadamente elproyecto antes de

que inicie.

Durante y al final delproyecto también se

puede hacerevaluaciones.

Las evaluaciones que serealizan durante el proyecto

sirven para valorar en qué medida se está logrando loscambios esperados y los factores que están influyendo en


¿Cómo se hace la evaluación?

Las siguientes guías nos ayudan a evaluar un proyectodurante y al final de su ejecución.

OBJETIVOS NIVEL DE CUMPLIMIENTOY DATOS QUE LO

PRUEBAN

FACTORES QUEINFLUYERON

EN EL NIVEL DECUMPLIMIENTO

EFECTOS

Totalmen-te cum-plidos

Parcial-mente

cumplidos

No secum-

plieron

los resultados obtenidos. Estas evaluaciones permiten tomardecisiones para reorientar el proyecto o para fortalecer loque se está haciendo correctamente.

La evaluación que se hace al final del proyecto se orienta avalorar si se obtuvieron los resultados esperados y analizarpor qué razones por las que se alcanzaron total oparcialmente los objetivos planteados.


Para revisar los factores que influyeron en el nivel decumplimiento es importante responder al menos a lassiguientes preguntas:

¿Cuáles actividades se llevaron a cabo y cuáles no?

¿Cuál fue el cumplimiento en el tiempo de lasactividades?

¿De qué forma se llevaron a cabo las actividades?

¿Cuál fue el nivel de cumplimiento de las metas?

¿Las metas eran realistas o no?

¿Cuál fue el nivel de cumplimiento de lasresponsabilidades?

¿Quienes participaron en las diferentes actividades y enqué forma lo hicieron?

¿Cuál fue la cantidad y la calidad de la participación?

¿Cuál fue el funcionamiento de la coordinación y laorganización?

¿Con qué tipo de apoyo externo se contó y cuáles fueronsus resultados?

¿Cómo se utilizaron los recursos con que se contaba?

¿La cantidad y calidad de los recursos humanos ymateriales eran los adecuados para el desarrollo delproyecto?

¿El presupuesto era realista y adecuado para eldesarrollo del proyecto?

¿Qué impactos tuvo el proyecto en el grupo y lacomunidad?


Luego de llenar la primera guía, es importante concentrarseen los efectos del proyecto. Son precisamente esos efectoslos que confirman si se logró los cambios anhelados.

Es importante observar aquí qué tipo de cambios sonproducto del proyecto. Esos cambios pueden ser positivos,es decir, aquellos que producen beneficios a la comunidad yla acercan a sus sueños y anhelos. Pero también elproyecto podría provocar cambios inesperados y nodeseados, que por el contrario alejan a la comunidad de sussueños colectivos y afectan negativamente a laorganización. Por ejemplo, un proyecto inadecuadamenteorganizado puede beneficiar a unos y excluir a otros,provocando divisiones que no se esperaban.

La siguiente guía ayuda a analizar los efectos del proyecto.

EFECTOS POSITIVOS EFECTOS NO DESEADOS

Contribuciones delproyecto a la co-munidad (cambiosbeneficiosos queson producto delproyecto)

Datos y hechosobservablesque pruebanlas contribu-ciones delproyecto

Efectosinesperados y nodeseados delproyecto

Datos y hechosobservables queprueban los efec-tos no deseadosdel proyecto


Finalmente, es importante recoger los aprendizajes que nosdeja el proyecto, para eso la siguiente guía nos puede sermuy útil.

¿Deldesarrollo delproyecto, que

contribuyómás al logrosde nuestros

anheloscomunes?

En próximosproyectos yplanes ¿quéacciones y

procesos hayque realizar denuevo porque

nos dieron muybuenos

resultados?

En próximosproyectos¿qué hay

quecambiar ypor qué?

Enpróximos

proyectos yplanes,

¿qué hayque

inventar?

¿Cuáles sonlos princi-

pales apren-dizajes quenos deja larealización

delproyecto?

Cuando hemos terminado dehacer la evaluación es muyimportante compartir susresultados y aprendizajes conel resto de la comunidad.Podemos hacerlo por variosmedios: un periódico mural,una obra de teatro, un periódicoo un documento elaborado porlas y los participantes de laevaluación que seaposteriormente compartido conlos miembros de la comunidad.


¿Cuál es la diferencia entre elmonitoreo y la evaluación?

El monitoreo se preocupa por el cumplimiento de lasactividades y el logro de las metas; la evaluación estádirigida al revisar cumplimiento de los objetivos.

El monitoreo es periódico, se realiza generalmente mensualo trimestralmente; la evaluación no es tan frecuente; serealiza dos o tres veces durante el desarrollo y al final delproyecto.

Sin embargo, el monitoreo genera mejoras continuasdurante el proyecto, además se convierte en un apoyo parala evaluación. Si hacemos un buen monitoreo lasposibilidades de que los resultados del proyecto seanpositivos aumentan, además, la evaluación resultará mássencilla, profunda y beneficiosa.


BIBLIOGRAFIA

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