- Máster Universitario de Gestión Integral en Tecnologías de la Información -

 

 

 

 

 

Gustavo Hermoza

Javier Vázquez

MUGITI

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ÍNDICE

1. - INTRODUCCIÓN

2. - QUÉ ES UNA NEGOCIACIÓN

3. - HABILIDADES PARA UNA NEGOCIACIÓN

4. - ESTRATEGIAS DE NEGOCIACIÓN

5. - FASES DE LA NEGOCIACIÓN

a. APERTURA

b. TÉCNICAS

c. ACUERDO

6. - CONCLUSIONES

7. - REFERENCIAS  

 

 

1. - INTRODUCCIÓN  

Por lo general cuando pensamos en negociación, pensamos en términos de comprar y vender. La mayoría de nosotros reconoce que  los diplomáticos, empresarios,  los ejecutivos y los  representantes  laborales,  también  negocian  diariamente  en  sus  trabajos.  Lo  que  no reconocemos es que todos nosotros negociamos todos los días en todas las áreas de acción de nuestras vidas.

Ya sea el acuerdo sobre un contrato, la discusión sobre las posibles soluciones a un conflicto laboral, un convenio de alcance internacional, o el plazo para la terminación de un trabajo con un colaborador de la oficina, estamos diariamente comprometidos en negociaciones.

Quizás esto lo hagamos de forma natural, es decir, sin necesidad de una formación o entrenamiento previo, ya que la negociación es algo consustancial al ser humano. De hecho, negociamos de forma no consciente desde el instante mismo de nuestro nacimiento: a un bebé nadie le ha enseñado a intercambiar llanto por comida, y sin embargo lo hace, luego podríamos decir que ya está negociando.

Esta negociación tan primaria, es pronto seguida por otras menos influenciadas por una necesidad de supervivencia y así, de igual forma, no tardamos mucho en aprender a intercambiar sopa por juguetes, aprobado por bicicleta, trabajo por dinero,.. , con lo que diríamos que siempre, y de manera natural a lo largo de nuestra vida, estamos produciendo intercambios negociados.

El ámbito laboral no podría ser una excepción. Actualmente todos asumimos el conflicto como un elemento consustancial a la vida en la organización. A las personas que la componen no se las pide que eviten el conflicto, más al contrario se las pide que lo hagan constructivo: que aprendan a manejarlo.

De modo que negociar, y negociar bien, es de mucha importancia para poder lograr mejores relaciones en la vida y, como consecuencia, más agradables y sólidas posiciones.

Todo ello nos conduce a pensar en la necesidad de conocer y saber manejar, las denominadas Técnicas de Negociación para un mejor desempeño de nuestro trabajo.

2. - QUÉ ES UNA NEGOCIACIÓN

“Negociar es un proceso de interacción potencialmente beneficioso, por el que dos o más partes con algún conflicto potencial o no, buscan mejorar sus opciones a través de acciones decididas conjuntamente”

David Lax & Jim Sebenius Harvard Business School

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Lo primordial es comprender que es negociación como tal, lo cual es definido como:

La negociación, como estrategia más útil para la gestión del conflicto, es una situación donde dos o más partes interdependientes, reconocen divergencias en sus intereses y deciden intentar un acuerdo a través de la comunicación. Las partes cuentan, por un lado, con sus propios recursos, pero necesitan los recursos de la otra parte, y están dispuestos a intercambiarse entre sí estos recursos. Además, ambas partes reconocen que el acuerdo es más beneficioso que la ruptura de las relaciones y están dispuestos a “ceder algo a cambio de algo” (Munduate et al. 1994).

La negociación consiste en el acercamiento de dos partes opuestas, hasta que alcanzan una posición aceptable para ambas.

Algunas otras definiciones son:

• “Un proceso de interacción comunicativa en el que dos o más partes intentan resolver un conflicto de intereses, utilizando el diálogo y la discusión, descartando la violencia como método de actuación y avanzando hacia un acercamiento gradual mediante concesiones mutuas” (Morley y Stephenson, 1977).

• “Un proceso en el que se toma una decisión conjunta por dos o más partes. Las partes verbalizan en primer lugar sus demandas contradictorias, moviéndose posteriormente hacia el acuerdo mediante un proceso de realización de concesiones o búsqueda de nuevas alternativas” (Pruitt, 1986).

• “Proceso de Comunicación por el que dos o más partes interdependientes y con intereses diferentes sobre uno o varios temas, tratan de alcanzar un Acuerdo, aproximándose por medio de concesiones mutuas”

Como se desprende de estas o cualquier otra definición sobre negociación, el deseo de las partes de llegar a un acuerdo es una condición imprescindible para el desarrollo del proceso de negociación.

La negociación vincula a dos o más actores interdependientes que enfrentan divergencias y que, en vez de evadir el problema o llegar a una confrontación, se entregan a la búsqueda conjunta de un acuerdo, de solución, de arreglo.

Este resultado de la negociación, puede asumir cuatro formas principales:

a) Compromiso simple: es la solución mínima. Nadie obtiene la satisfacción total de sus objetivos.

b) Concesiones mutuas: Solución superior al compromiso. Búsqueda de equilibrio en la mayoría de los puntos en la negociación. Requiere creatividad por parte de los negociadores.

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c) Adjudicaciones de contrapartidas: Se crean nuevos elementos negociables, ampliando el objeto inicial de la negociación.

d) Creación de nuevas alternativas: El antiguo problema se transforma en uno más adecuado para ofrecer una solución

Por otra parte, aunque no todas las cosas pueden ser objeto de negociación (los valores y las creencias, simplemente no son negociables) vivimos en una época de negociaciones.

Todos los aspectos de nuestra vida, prácticamente, pasan por algún tipo de negociación. Todos estos tipos de negociación tienen una cosa en común, precisamente lo que hace necesaria la negociación: las partes implicadas tienen diferentes grados de poder, pero nunca un poder absoluto sobre la otra parte. Nos vemos obligados a negociar porque no tenemos el control total de los acontecimientos.

Principios de la negociación

• Plantear nuestro caso de forma ventajosa (se alcanza con suficiente preparación)

• Conocer el alcance y la fuerza de nuestro poder (Convicción, Planificación, Información, Riesgo)

• Conocer a la otra parte (para ello se requiere información y la información hay que buscarla)

• Satisfacer las necesidades antes que los deseos

• Fijarse unas metas ambiciosas concretas, realistas, claras, alcanzables, medibles

• Gestionar la información con habilidad (saber presentarla y manejarla)

• Hacer las concesiones conforme a lo establecido (en función de la importancia que tiene para el que la recibe)

Hay cinco características esenciales en una negociación:

• Es imposible negociar sin comunicar. Es el elemento esencial del proceso de Negociar. Cuenta tanto lo que se comunica como la forma en que se hace.

• Hay una acción-reacción (feed-back) constante. Existe una interacción continua entre los interlocutores en donde hasta el mínimo detalle tiene su respuesta directa o indirecta. Consciente o inconsciente.

• Las visiones son siempre subjetivas. Los intereses y la cultura nos hacen ver deformadas las razones y los argumentos de la otra parte.

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• Hay una percepción del pasado y una generación de percepción de futuro. Siempre partimos de nuestras experiencias previas y aprendemos para las futuras.

• Siempre existe una manifestación de poder. No se negocia con quien no representa nada.

(Extracto del curso "Negociación" de DYGES S.L.)

3. - HABILIDADES PARA UNA NEGOCIACIÓN  

En toda negociación el éxito depende de la habilidad para ‘tirar’ sin romper el acuerdo.

"La calidad de la negociación se mide por el impacto y la influencia que ejerzamos en la contraparte y no sólo por la intención que tengamos en la misma"

Berlew y Moore (1987).

En general encontramos diferentes tipos de negociaciones como son: según los asuntos negociados ya sean asuntos políticos, comerciales, personales, según el canal de comunicación ya sea cara a cara, de manera telefónica, o sobre la base de representantes, según el modo de negociación ya sean competitivas o cooperativas, en fin, hay una variedad pero lo esencial en cada uno de ellos es ser efectivo para lo cual se requiere una serie de conocimientos y habilidades, entre las que destacan:

1. Habilidades de relación interpersonal

Las negociaciones no deben ser un debate, el propósito del negociador debe ser influir, persuadir y convencer a la parte contraria. Para ello, es imprescindible que el negociador se pertreche de una metodología que le permita:

· Conocer y mostrar sus fuerzas.

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· Administrar sin mostrar sus debilidades.

· Solucionar conflictos.

· Conocer a la otra parte y sus necesidades.

· Presentar argumentos de acuerdo con las características conductuales del otro negociador.

· Comportarse de tal manera que genere confianza.

· Saber escuchar, comunicar.

· Crear un clima de cooperación entre los negociadores.  

· Buscar incrementar su grado de flexibilidad, lo que implica capacidad para colocarse en el lugar del otro y aceptar cambios.

La sentencia de Sócrates "conócete a tí mismo" se adelanta a cualquier consejo de esta naturaleza en el terreno de las negociaciones. Tener éxito en una negociación no significa necesariamente presionar para obtener más dinero o una mayor participación, sino promover los intereses en su totalidad, lo cual puede incluir, además de dinero y bienes materiales, también la satisfacción de necesidades espirituales.

Entre estas habilidades dos resultan básicas: la capacidad de persuasión y la capacidad de discutir de manera provechosa. Ambas son herramientas personales de incalculable valor en el negociador de éxito. Ser una persona persuasiva y capaz de discutir provechosamente implica utilizar cotidianamente un grupo de técnicas, hábitos y habilidades.

2. Conocimiento de su propio negocio

El negociador debe tener el mayor conocimiento posible acerca del área de la negociación. Para ello deberá desarrollar y obtener:

- La mayor información posible acerca del objeto de la negociación.

- Datos relativos al mercado.

- Conocimientos acerca de la estructura competitiva del sector.

- Conocimiento acerca de políticas gubernamentales, factores y regulaciones medioambientales, aspectos financieros y legales que pueden afectar lo que está siendo negociado.

3. Tecnología del negociador

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Se refiere al dominio de los procesos y técnicas de negociación. Implica el conocimiento y aplicación de una metodología que permita al negociador:

- Planear, ejecutar y controlar la negociación dentro de una secuencia lógica y predeterminada.

- Utilizar ciertas ideas que vuelvan su argumento más atrayente hacia la sensibilización de la otra parte.

- Desarrollar la habilidad de hacer concesiones y superar obstáculos. La negociación es un arte y, por tanto, los negociadores no pueden encasillarse en un modelo único de negociación, pues cada negociación, sin dudas, constituye un acto de creación. Todo ello conduce a la necesidad de estudiar las etapas del proceso de negociación.

PLANIFICACIÓN: que garantiza la preparación del proceso y que lleva a cabo un diagnóstico, la estrategia y las tácticas.

NEGOCIACIÓN CARA A CARA: en donde se hace la presentación formal, se definen las reglas, se presentan las expectativas, se comienzan a poner en práctica las estrategias y tácticas, se solucionan los conflictos y finalmente se hace una revisión de los acuerdos, la definición de las fechas y mecanismos de seguimiento para la aprobación final.

ANÁLISIS POSTERIOR: incluye el análisis de los resultados del proceso

Estos son algunos de los puntos que pueden ser llevados a cabo para el éxito en una negociación, como lo es:

1) La negociación no es una competencia.

2) Tiene más poder del que usted cree. Busque los límites del poder de su oponente.

3) Escriba un plan. Nunca decida en ningún punto a menos que esté preparado para hacerlo.

4) Sin importar que tan grandes sean las diferencias, nunca tenga miedo de negociar.

5) No hable. Escuche sin criticar.

6) No se sienta limitado por la posición o la autoridad. Una vez que haga su tarea, debe estar dispuesto a enfrentarlos.

7) No se sienta limitado por los hechos, promedios o estadísticas.

8) Una negociación difícil tiene conflictos. La persona que tiene una necesidad de caer bien esta propenso a ceder demasiado.

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9) Ponga metas más altas. Prepárese para tomar los riesgos. También esté preparado para trabajar duro y ser paciente.

10) Pruebe a su oponente. Nunca sabe lo que él estará dispuesto a ceder. Tome el tiempo y sea persistente.

 

4. - ESTRATEGIAS DE NEGOCIACIÓN  

“La suerte solamente ayuda a quienes están preparados para recibirla”. Con esta frase, Louis Pasteur nos reitera la importancia de una buena preparación para los acontecimientos que tienen importancia en nuestras vidas.

Aunque en la vida cotidiana estamos constantemente negociando, el mundo de los negocios, con su dependencia de los acuerdos intra e inter-empresarios, exige una preparación para las negociaciones cuya dedicación (en tiempo y recursos) variará en función del objetivo a alcanzar. En todos los casos, supone un esfuerzo racional, ayudado por una metodología apropiada.

Esta nota sugiere las actividades previas al encuentro entre las partes que deberán llegar a un acuerdo sobre un tema en el cual (probablemente) no coinciden inicialmente. También se incluyen algunas reflexiones que ayuden al negociador/a conocer mejor sus objetivos, argumentos, opciones a proponer a la otra parte, así como organizar la secuencia de actividades que tendrán lugar en la mesa de negociación.

Las etapas del Proceso de Negociación que se proponen son:

I. Preparación Preliminar II. Planificación Estratégica (Objetivos y Análisis de temas a tratar). II. Planificación Táctica (Procedimientos / Equipos / Orden del día).

 

I. PREPARACIÓN PRELIMINAR:

Las primeras preguntas a formularnos son: qué y por qué estaré negociando, y a través de las mismas se podrán identificar los intereses en juego y la dependencia que cada integrante de la futura mesa negociadora tiene con respecto al resto. Esto último nos permite evaluar el poder relativo de cada parte, el cual podríamos calificar de 0 a 10, asumiendo 10 para situaciones en que la otra parte dependa de mí en aspectos de vital importancia (pequeño proveedor asfixiado económicamente negociando con grandes superficies) y 0 para situaciones inversas.

Para completar la evaluación del poder relativo de cada parte, debemos estimar nuestro “Plan B” estudiando y evaluando cuidadosamente qué salidas existen en caso de no materializarse un acuerdo las cuales una vez cuantificadas nos permitirán elegir

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aquella que instrumentaremos en caso de no lograr un acuerdo en la mesa. Por ejemplo en caso de la compra de una casa, el “Plan B” del comprador será la más atractiva propiedad que esté a su alcance, mientras que para el vendedor el “Plan B” puede ser una oferta previa o, tal vez, perder una transacción “en cadena” con dicha venta.

Un análisis cuidadoso de los “Plan B” nos permite establecer límites claros para la negociación, y tener un elemento de referencia contra el cual comparar los resultados en cualquier momento de la negociación.

II. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

1. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS

Una vez analizados los intereses en juego (institucionales / personales / presentes / futuros / etc.), intentaremos cuantificar nuestros objetivos y de ser posible establecer para cada uno un “rango” de negociación (entre nuestra máxima aspiración y el mínimo aceptable para dicho parámetro) para cada tema a negociar (los precios / las garantía / la responsabilidad de cada parte / etc.).

En caso de tener varios objetivos conviene separar objetivos principales y secundarios. Por ejemplo, si la negociación de un contrato de agente para comercializar una línea de productos, comprende como objetivo principal el poder distribuir esos productos en un territorio determinado, puede también conllevar objetivos secundarios tales como el entrenamiento que la otra parte pueda dar a los vendedores, gastos de publicidad, mantenimiento de los productos, derechos sobre los nuevos modelos, etc.

A fin de alcanzar dichos objetivos es importante plantearnos una serie de caminos alternativos (p.e. a través de técnicas de pensamiento creativo / lluvia de ideas / etc.), para generar opciones / propuestas que generen valor para ambas partes y nos permitan solucionar los problemas que se encuentren a lo largo de la negociación. Durante este proceso de identificación de alternativas debemos tener en cuenta dos grandes impedimentos:

La “conformidad”, que impide un análisis profundo de las alternativas en consideración.

El “prejuicio”, pues a menudo se presentan ideas que son descartadas automáticamente, impidiendo así que surjan ideas viables a partir de la combinación de otras.

Por tanto, debemos estar preparados para “suspender” juicios, mientras estamos está buscando una idea.

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2. ANALISIS DE TEMAS A TRATAR En esta etapa de la preparación para la negociación, debemos ordenar la

información obtenida durante la etapa de preparación preliminar y que será necesaria para defender nuestras ideas y “legitimar” nuestros argumentos mediante pruebas de apoyo y cuanto menos discutibles sean las pruebas que obtengamos, mayor fuerza tendrá nuestra posición.

Dichas pruebas de apoyo pueden estar constituidas por documentos, investigación de mercado, antecedentes, análisis de costes, etc, que nos permiten establecer criterios objetivos para ser propuestos a las otras partes durante la negociación y que una vez aceptados facilitan llegar a un acuerdo. Por ejemplo, para la negociación del importe de las comisiones de comercialización de un agente, puede establecerse a priori que el criterio será el importe equivalente a los costes sustituidos, o bien que el criterio será el promedio de la recomendación que se pida a tres consultores especializados en ese sector.

Aunque no se necesite recurrir a todas las pruebas, el hecho de que estén disponibles nos dará una seguridad adicional en la mesa de negociación. También es importante tomar los recaudos necesarios para que la información obtenida no trascienda a la otra parte.

Además de las pruebas de apoyo de nuestros argumentos, debemos asegurarnos de tener disponible en la mesa el negociación todo el material que podamos necesitar para replicar los puntos clave que suponemos serán argumentados por la otra parte.

Algunos negociadores expertos sugieren realizar un inventario de la información disponible para cada tema a negociar distinguiendo para cada elemento si será “a compartir”, “a intercambiar” o “reservada”.

Otro tema a investigar, si fuera posible, es la personalidad y “cultura negociadora” de nuestros interlocutores, sus capacidades e intereses personales y su comportamiento en negociaciones previas.

En caso de negociaciones internacionales, es fundamental conocer las características de la nacionalidad y cultura de la otra parte a través de la literatura sobre negociación que nos ofrece un variado análisis de estereotipos según la cultura y sobre todo a través del conocimiento que da la Historia del país donde vamos a negociar.

Una vez finalizada la búsqueda de datos, podemos ordenarlos en un “Argumentario” que contenga cada una de nuestras propuestas / concesiones / argumentos asignando valor en base a la satisfacción de los intereses en juego en la negociación según los siguientes criterios:

• VALOR DE LA GANANCIA:

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La ganancia obtenida al satisfacer alguno de los intereses en juego puede ser tangible (mayores beneficios, ahorro de costes, etc.) o intangible (imagen corporativa, mejores relaciones con clientes, etc.)

• VALOR DEL RENDIMIENTO: Reside en la capacidad de producir más, ya sea mediante recursos humanos, equipos, etc.

• VALOR DE CONVENIENCIA: Reside en la habilidad para reducir esfuerzos y ahorrar tiempo, tal como la conveniencia de tener un proveedor cercano.

• VALOR DE LA SEGURIDAD Y SATISFACCIÓN DEL EGO: La seguridad debe considerarse como la inmunidad contra la ansiedad y/o prevención de riesgos.

Este “Argumentario” se complementará con la identificación de las posibles concesiones a realizar durante la negociación (de carácter económico / intercambio de información / satisfacción del ego de la otra parte / etc.) y las preguntas a formular para clarificar los temas a negociar.

III. PLANIFICACION TÁCTICA

En esta etapa se define la secuencia en que se intentará que transcurran los hechos durante las rondas de negociación y para ello distinguiremos los siguientes elementos:

REGLAS DE PROCEDIMIENTO:

Estas reglas cubrirán aspectos tales como el orden en que hablarán/presentarán los participantes, momentos para formular preguntas, métodos para documentar la discusión, designación de secretario/a de actas, seguridad de la información intercambiada, criterios para el anuncio (interno y público) sobre el progreso de las negociaciones, procedimientos para la introducción de expertos, etc.

ORDEN DEL DIA:

Este es un elemento fundamental del proceso y quien propone el orden del día lleva gran ventaja a su favor, pues le permitirá tomar la iniciativa para ordenar los temas a discutir.

La agenda debe estar diseñada de manera tal que el alcance de la negociación esté claramente expresado y cada punto de la misma pueda ser debidamente cubierto. En primera instancia conviene introducir temas menos controvertidos para establecer en el comienzo un clima de cooperación, tales como un análisis del objetivo de la negociación ayudado por clarificaciones que los expertos de la mesa puedan aportar, para tener una base común de trabajo.

A continuación pueden enfocarse los temas más conflictivos en los cuales se espera tener discusiones más intensas, para las cuales estaremos mejor preparados si

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hemos tenido oportunidad de conocer mejor a nuestros interlocutores durante la primera parte del encuentro.

EQUIPO DE NEGOCIACION:

Debemos identificar los asistentes a la mesa de negociación y los diferentes roles a asignar a cada integrante (portavoz de la negociación / documentador de los acuerdos / “observador” de la otra parte / experto-a etc.) siendo clave la designación del negociador/a “chief” que debe en todo momento liderar el proceso, coordinar las actividades en diferentes reuniones (si las hubiere), decidir los recesos, etc.

IDENTIFICACION DE AUTORIDAD:

Una vez establecidos los procedimientos y orden del día en la mesa de negociación debemos estar preparados para identificar los límites precisos de nuestra propia autoridad y la de la otra parte, que comprenden una amplia gama de áreas de decisión, p.e.:

• Importes límite de dinero: estos pueden ser límites presupuestarios, de compra, de precio de venta, descuentos, límites especiales o cualquier otro que se aplique a la transferencia de dinero de una parte a la otra.

• Condiciones: estos son los límites de autoridad para establecer cláusulas de compra/venta, condiciones de garantía, plazos de crédito, etc.

• Establecidos por los estatutos societarios

• Establecidos por la legislación

LOGÍSTICA:

Cuando seamos los anfitriones en el encuentro, la preparación del lugar donde se llevará a cabo la negociación es de vital importancia para predisponer a la otra parte favorablemente para el encuentro.

Si este encuentro tiene lugar en nuestro territorio, será más conveniente, pues no sólo ahorra tiempo y dinero de transporte, sino que nos otorgará una pequeña ventaja psicológica. Además, nos permitirá acceder a otros sectores de nuestra organización para lograr documentación, testimonio de expertos, etc. con mayor facilidad.

Además de lograr una atmósfera agradable en lo referente al lugar y los arreglos para intervalos de café o comidas, es importante asegurar las facilidades de comunicación, salas de reunión, etc., que permitan privacidad a la otra parte, así como facilitar reservas de hoteles y transportes si fuera necesario.

La disposición del mobiliario de la sala donde se ha de realizar el encuentro, en particular la distribución de asientos, debe realizarse combinando las reglas básicas del

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protocolo con la necesidad de diálogo de cada miembro del equipo, acceso al teléfono o a la puerta y, sobre todo, manteniendo la documentación fuera del alcance visual de la otra parte.

CIERRE:

Nuestro plan deberá considerar cuáles señales de cierre de la otra parte podrán sugerir que el acuerdo está cerca y, en ese momento, es conveniente hacer uso de alguna de las concesiones que tengan mayor valor para la otra parte, para introducirla como un incentivo extra en caso de que haya dificultad para llegar al acuerdo final..., algunas veces es conveniente tener preparadas varias de estas concesiones.

Asimismo debemos tener preparados todos los procedimientos asociados al acuerdo (actas / pago de anticipos / documentación a entregar / etc.) para que una vez establecido de palabra el acuerdo su instrumentación sea ágil.

En caso de no alcanzarse un acuerdo usaremos toda nuestra diplomacia para cerrar la reunión manteniendo (de ser posible) la mejor relación profesional con la otra parte y a continuación pondremos en marcha el “Plan B” antes referido.

Aunque nada sustituye a la actitud bien intencionada, alerta y creativa del negociador/a; una buena preparación facilitará el logro de nuestros objetivos, reduciendo esfuerzos o concentrándolos en mejorar nuestros resultados.

5. - FASES DE LA NEGOCIACIÓN

Dentro la negociación, se pueden distinguir tres fases importantes:

1. Apertura o preparación. • Como lo menciona Sun Tzu en el capitulo X “Los generales que son

derrotados son aquellos que son incapaces de calibrar a los adversarios… y no seleccionan a sus tropas según los niveles de preparación de las mismas”.

• Una buena base de toda negociación es su buena preparación y de ella el camino más seguro para llegar a una buena negociación satisfactoria.

• Es el período previo para buscar información y definir todos los objetivos y las estrategias que se van emplear mediante tácticas.

• Se debe considerar las áreas y departamentos involucrados con el fin de unificar criterios antes de salir a la mesa de negociación.

• Un negociador mal preparado tiene que limitarse a reaccionar ante los acontecimientos, nunca podrá dirigirlos.

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• Un negociador deficientemente preparado demuestra antes o después que no sabe de lo que está hablando y ante esta situación su opositor se dará cuenta de ello, ganará confianza en sí mismo y elevará el nivel de sus exigencias. [En consecuencia, los generales que conocen las variables posibles para aprovecharse del terreno saben cómo manejar las fuerzas armadas. Si los generales no saben cómo adaptarse de manera ventajosa, aunque conozcan la condición del terreno, no pueden aprovecharse de él]

• La fase de preparación es fundamental para el posterior desarrollo de la negociación y de ella depende en gran medida la consecución de los objetivos que nos planteemos alcanzar.

• La preparación de la negociación resulta la clave del éxito para la consecución de los objetivos. La habilidad de las negociaciones reside, precisamente, no en tener ideas brillantes y hacer propuestas desconcertantes e inesperadas en la mesa de negociación, sino en llevar todo el proceso bien preparado y previsto desde el principio hasta el final, sin dejar ningún aspecto al azar.

• Si estamos pensando sobre la marcha los argumentos para defender nuestros intereses, incurriremos en un grave error, ya que no podremos escuchar activamente a la otra parte y averiguar así sus preferencias, intereses, puntos fuertes y débiles.

• Es muy frecuente que los negociadores dediquen el tiempo reservado a la preparación ensayando los argumentos que van a utilizar para defender sus posiciones atrincheradas y atacar las de la otra parte.

• En la preparación es muy importante conocer con exactitud nuestro margen de maniobra, hasta donde podemos ceder, qué tipo de acuerdos podemos firmar y qué otros puntos requerirán mayor atención y autorización de los órganos superiores.

En la fase de preparación hemos visto conveniente resumir algunos puntos como son: la búsqueda de los objetivos, la información, estrategias, tareas (dirección, síntesis y observación):

1. Establecimiento de objetivos.

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2. Mejor alternativa a un acuerdo negociado

3. La información.

4. La estrategia.

5. Reparto de roles y tareas.

6. Control durante la preparación.

1) Establecimiento de objetivos.

• Es el primer punto de la preparación es la definición de los objetivos según su prioridad y veracidad.

• Es importante considerar y pensar en cuáles serán los objetivos de la otra parte ya que de igual de importante el opositor tratará de esconder sus preferencias y de convencer de que todo lo que pida tiene el mismo nivel de importancia.

• En una negociación no siempre se logra alcanzar todos los objetivos por eso es muy importante de establecer una serie de prioridades y una vez identificados tanto los de menor y mayor importancia, se estará en las condiciones normales de lograrse concretar aquellos objetivos que, en situación normal, esperamos conseguir.

• Es importante identificar aquellos objetivos que necesariamente tenemos que conseguir ya que sin ellos sería preferible no llegar a un acuerdo.

• Los objetivos los podemos clasificar en: Los objetivos que nos gustaría conseguir, objetivos que pretendemos conseguir y objetivos que tenemos que conseguir.

2) Mejor alternativa a un acuerdo negociado.

• Antes de iniciar una negociación importante, hay que considerar las consecuencias potenciales de ¿Qué podemos hacer si no llegamos a un acuerdo? Y para ello debemos determinar cuál es nuestra Mejor alternativa a un acuerdo negociado y llevarla a la práctica mejorándola y haciéndola efectiva.

• Es la preparación es muy importante centrarse en las alternativas y opciones para llegar a un acuerdo.

3) La información.

• La falta de información o la falta de certeza en la información que poseemos de la otra parte es lo que crea la necesidad de negociar. Si una parte tuviera conocimiento de todos los hechos, partiría de la posición límite del oponente

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y rechazaría cualquier cambio pero rara vez tenemos información plena, y esto es lo que hace imprevisible las negociaciones.

• Por lo tanto, cuanta más información se pueda recoger sobre la otra parte (situación actual, estilo de negociar, personalidad, motivaciones.) tanto mejor será el acuerdo al que se llegue, es recomendable buscar datos del adversario acerca de su situación financiera, su reputación (duro, blando, etc.), si tiene problemas internos, cómo toma las decisiones (rápido, despacio, impulsivamente.) porqué quiere comprar o vender. etc.

• Por otra parte, es importante analizar la información que estamos dispuestos a dar a la otra parte y el momento y forma de hacerlo, ya que, la mejor de las informaciones otorga a la persona que la posee el mayor poder en una negociación. La experiencia demuestra que los negociadores tienden más a ocultar información que a comunicarla.

4) La estrategia.

• Es muy importante desarrollar las estrategias en la etapa de preparación para la negociación y ¿En qué momento se dará cierta información?; ¿Qué tipo de información no debe ser revelada?; ¿qué argumentos utilizaremos y cómo los presentaremos? ¿Qué argumentos creemos que utilizará la otra parte y cómo los vamos a rebatir?; ¿qué tácticas de negociación podremos utilizar?; etc.

5) Reparto de roles /tareas.

• Es el seguimiento controlado de la información en el desarrollo de la negociación con el objetivo de lograr un acuerdo. Ahora bien, cuanto mayor es la importancia de la negociación más frecuente es que cada parte esté representada por un grupo de personas, por lo que es importante repartir las tareas entre los miembros del equipo negociador.

• Estas tareas básicas a repartir son las de “dirección”, “síntesis” y “observación”. Por su puesto cuando se negocia sólo las tres tareas han de ser asumidas por la misma persona.

6) Control durante la preparación.

• Durante la fase de preparación se hayan establecido todos y cada uno de los siguientes puntos.

6.1) Objetivos.

• Prioridades – límites de los objetivos (Gustar, Pretender que, Tener que.)

• ¿Los objetivos son realistas? Considerar los objetivos de la otra parte (Gustar, Pretender que, Tener que.)

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6.2) Información.

• Intereses, hechos, supuestos.

• ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Por qué? ¿Cómo? , ¿Reservada?

6.3) Concesiones.

• Lista de todos los temas a tratar y clasificados, según el criterio de mayor a menor importancia.

• Determina que coste tienen y en qué secuencia se deberían conceder.

6.4) Estrategia.

• Elaborar un listado con los argumentos favorables a tu posición que se piensa utilizar durante la negociación.

• Elaborar un listado de los argumentos desfavorables a tus intereses y prever como rebatirlos si aparecen.

• Confeccionar un listado de preguntas que se desee formular para recabar información que parece interesante y que no se haya podido obtener antes.

• ¿Dificultades? ¿En qué se presentaran las propuestas?

6.5) Tareas.

• Repartir los roles: Dirigente, sintetizador y observador.

6.6) Intentar repasar mentalmente como se desarrollaron las últimas negociaciones.

6.7) No olvidar ponerse en el lugar del adversario, cada vez que trates un tema importante para él.

2. Técnicas y en algunos casos denominado como “desarrollo”. • Inicia desde que nos sentamos en la mesa de negociación hasta que finaliza

las deliberaciones.

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• Es la fase en las que ambas partes tratan de llevar adelante sus propias estrategias e intercambian información (definen sus posiciones), detectan las discrepancias y tratan de acercar posturas mediante concesiones.

• La duración es indeterminada, requiriendo alta dosis de paciencia, por lo general no es conveniente aportar o precipitar acontecimientos, siendo preferible esperar a que las ideas vayan madurando.

• Es muy importante escuchar atentamente para conocer la información de la otra parte, sea verbal o no verbal, La comunicación no verbal (y nuestra intuición) nos ayudarán a conocer a nuestro oponente.

• Se debe tener en cuenta las manifestaciones emblemáticas (los movimientos de la cabeza y de cuerpo) o expresiones emocionales.

• Es la etapa en donde se usan algunas tácticas conocidas de asertividad como el: si pero, no negociable, la consulta previa, el caos, el disco rayado, entre otros.

• No debemos confiarnos, ni subestimar a nuestro contrario. Algunos negociadores pueden, tácticamente, adoptar una apariencia de debilidad o de agresividad con el fin de confundir al otro negociador.

• Es importante no crear un clima de confrontación. Todo lo contrario, debemos crear un ambiente en el que ambas partes sean conscientes de la importancia de llegar a un acuerdo.

• Hay que ser pacientes, las prisas pueden llevarnos a una ruptura de la negociación o a un mal acuerdo.

• Las objeciones no deben ser tomadas como una molestia. De ellas podemos obtener mucha información. Por otra parte, confirman que estamos ante una negociación seria y que la otra parte tiene interés.

• Si negociando, la otra parte no realiza ninguna objeción, puede ser un mal síntoma: o bien no está interesada o no piensa cumplir con lo acordado.

3. Acuerdo o cierre de la negociación. (puede ser con o sin acuerdo). • El cierre se ofrece en la medida que nos acerquemos al límite de la

negociación.

• Advertir sobre el cierre, es también dar a la otra parte la información de que hemos llegado o estamos llegando a tal límite, el anuncio del cierre debe tener dos características ser creíble y aceptable por ambas partes.

• Los acuerdos comienzan con un resumen de los logros de la negociación con relación a los asuntos tratados y en ciertos casos es probable que su lectura reabra el debate en algunos puntos sueltos.

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• Se debe considerar los mecanismos de su seguimiento y finalmente todo acuerdo es firmado.

• Una negociación puede también finalizar con una ruptura y es conveniente tenerlo en cuenta a la hora de negociar.

• Una vez que finaliza la negociación conviene analizar con sentido crítico cómo se ha desarrollado, detectando los aspectos a mejorar y permitiendo el ensayo de resolución de conflictos.

6. - CONCLUSIONES. Para negociar hay que tener en cuenta algunas reflexiones que nos serán de

utilidad en cualquier tipo de negociación: Comunicación no verbal. Se entiende por comunicación no verbal la postura que adoptamos, la expresión de nuestro rostro, nuestra mirada; en definitiva cualquier manifestación de nuestro cuerpo. El motivo por el que debemos conocer el lenguaje no verbal, es que se trata de una comunicación espontáneo, que nunca miente. Por eso debemos prestarle especial atención pues nos facilitará indicios sobre el estado de ánimo del oponente y nos permitirá contrastarla con la información verbal que transmite y así obtener una información más certera. La asertividad en la negociación.

La asertividad consiste en la capacidad de saber decir no, sin ser agresivo. Como ya hemos dicho anteriormente, hay que evitar la confrontación con la otra parte. Sin embargo, eso no significa que debamos someternos a su voluntad. En determinadas ocasiones nos veremos obligados a no aceptar alguna de las propuestas que se nos plantea; en tal caso, deberemos actuar a favor de nuestros intereses y por lo tanto dar una respuesta negativa a nuestro oponente mediante una reacción firme y decidida.

El negociador asertivo se distingue del agresivo y del pasivo por diversos motivos: Del primero por su actuación violenta, lo que puede comportar un distanciamiento de las posiciones, así como una reacción negativa de la otra parte. Por lo que se refiere al negociador pasivo, puede ocurrir que a la larga se encuentre en una situación mucho más problemática que si hubiese dado un “NO” por respuesta en un primer momento. La persuasión y el entorno en la negociación.

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Para llegar a un acuerdo, que nos beneficie, deberemos ser capaces de persuadir a nuestro oponente y hacerle ver que el acuerdo que pretendemos alcanzar es también beneficioso para él. Una técnica para lograr lo anterior es la empatía, tratar de ponerse en el “status” del oponente.

7. - REFERENCIAS.

 [sn],  Fases de la negociación [en línea]. [Madrid]:MailxMail, 2010, [Consulta:26/12/2010]http://www.mailxmail.com/curso‐tecnicas‐negociacion/fases‐negociacion 

Sun Tzu, El arte de la Guerra [en línea]. [Madrid]:Gabinetedepsicologia,2010,[Consulta:26/12/2010]http://www.gabinetedepsicologia.com/downloadclinica/El%20Arte%20de%20la%20Guerra.pdf 

[sn],  Fases de la negociación [en línea]. [Madrid]:Youtube, 2010, [Consulta:26/12/2010] http://www.youtube.com/watch?v=dp‐8Fe9_yMU&feature=related