Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss - Fredrikstad · Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Moss Drift og Anlegg Solgaard Skog 15-17, møterom Tidspunkt: 30.11.2017 kl

MøteinnkallingKontrollutvalget Moss

Møtested: Moss Drift og Anlegg Solgaard Skog 15-17, møterom Tidspunkt: 30.11.2017 kl. 17:00

Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: 414 71 166 e-post: [email protected]

Varamedlemmer møter etter nærmere avtale

23.11 2017 Tage Pettersen (s)leder

1

Kontrollutvalget Moss møte 30.11.2017

Sakliste

PS 17/56 Virksomhetsbesøk - Moss Drift og Anlegg KF 3

PS 17/57 Godkjenning av protokoll fra møtet 28.09 2017 4

PS 17/58 Forvaltningsrevisjonsrapport Røde flagg 11

PS 17/59 Forvaltningsrevisjonsrapport Forebyggende arbeid-psykisk helse 33

PS 17/60 Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap Samlokalisert bolig Per Gynts vei 89

65

PS 17/61 Revisjonsbrev nr. 1/2017 - Administrasjonens tilbakemelding 76

PS 17/62 Østfold kommunerevisjon IKS - Resultat av kvalitetskontroll 79

PS 17/63 Møteplan for 2018 81

PS 17/64 Referater og meldinger 83

PS 17/65 Eventuelt 86

PS 17/66 Moss Havn KF- Kontrollutvalget innstilling på revisjonsleverandør for perioden 2018 - 2022

87

2

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATSaksnr.: 2017/82Dokumentnr.: 68Løpenr.: 225793/2017Klassering: 104-192Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen

Møtebok

Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr.Kontrollutvalget Moss 30.11.2017 17/56

Virksomhetsbesøk - Moss Drift og Anlegg KF

Sekretariatets innstillingSekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. Informasjon om Moss Drift og Anlegg KF, tas til orientering

Fredrikstad, 01.11 2017

VedleggIngen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)ingen

SaksopplysningerKontrollutvalget har tidligere ytret ønske om å legge til rette for et virksomhetsbesøk til Moss Drift og Anlegg KF. Moss Drift og Anlegg KF har ved forespørsel fra sekretariatet bekreftet at dette lar seg gjøre til kontrollutvalgets møte den 30. november. Daglig leder i Moss Drift og Anlegg KF vil gi utvalget en orientering om foretakets drift og oppgaver, samt om ulike utfordringer foretaket eventuelt står overfor. Ordinært kontrollutvalgsmøte finner sted etter foretakets orienteringssekvens.

VurderingInformasjonsmøte vil inneholde følgende:

Orientering om virksomhetenes/områdenes organisering, drift og oppgave-/ansvarsfordeling.

Tanker/synspunkter på virksomhetenes/områdenes organisering fremtid/utfordringer Felles meningsutveksling

Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at informasjon om Moss Drift og Anlegg KF, tas tilorientering.

3


Møtebok


Godkjenning av protokoll fra møtet 28.09 2017

Sekretariatets innstillingSekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.09 2017, godkjennes


VedleggProtokoll fra møtet 28.09 2017

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)Ingen

SaksopplysningerIngen

VurderingProtokoll fra møtet 28.09 2017, kan godkjennes

4

Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: 28.09.2017, Tidspunkt: fra kl. 16:00 til kl. 17:50 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra – til saksnr.: 17/43 – 17/54

Frammøteliste

Medlemmer Møtt Varamedlemmer

Dag Robertsen, leder x

Ole Podhorny, nestleder x

Gunn Salbuvik x

Caroline Haaland x

Anne-Lise Gjøstøl x

Geir Hovland x

Åsmund Svendsen x

Antall stemmeberettigede fremmøtte: 7 av 7 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: adm.dir. Laila Nagelhus, seksjonsleder Bjørnar Buvig Holmedahl, seksjonsleder Jolanta Betker (til sak 17/47 og 17/48) og revisor Bjørnar Bakker Eriksen (til sak 17/45). Revisjonen var ikke tilstede i sak 17/52. Møtende fra administrasjonen: Ingen

Merknader

Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. § 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. § 31a) Møtet var lukket under behandlingen av sak 17/53, hjemmel: Kl. § 31, pkt. 5, jf. Offl. § 23, 3. ledd, og deler av sak 17/54, hjemmel: KL. § 31 pkt. 2, jf. Offl. § 13, jf. Fvl. § 13 1. ledd, (1).

……………………. …………………….

Dag Robertsen, leder Ole Podhorny, nestleder

5

Kontrollutvalget Moss møte 28.09.2017

Sakliste

PS 17/43 Godkjenning av protokoll fra møtet 15.6 2017

PS 17/44 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon - 1.halvår 2017

PS 17/45 Prosjektplan: Kvalifiseringsprogrammet

PS 17/46 Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for perioden 2018-2019

PS 17/47 Revisjonsbrev nr. 1/2017 - Kontrollutvalgets oppfølging

PS 17/48 Overordnet revisjonsstrategi - kommuneregnskapet 2017

PS 17/49 ØKR IKS - Uavhengighetserklæring

PS 17/50 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018

PS 17/51 Anmodning til kontrollutvalget om å vurdere kommunens saksbehandling av områderegulering for nytt dobbeltspor Sandbukta-Såstad

PS 17/52 Moss Havn KF - konkurransegrunnlag valg av ny revisor

PS 17/53 Referater og meldinger

PS 17/54 Eventuelt

PS 17/44 Godkjenning av protokoll fra møtet 15.6 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet 15.6 2017, godkjennes

Kontrollutvalget Moss behandling 28.09.2017:

Medlem Anne-Lise Gjøstøl informerte om at hun hadde meldt forfall til møtet 15.6 2017. Protokollen endres i tråd med dette: «ikke møtt» endres til «meldt forfall». Protokoll godkjennes med denne endringen.

Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 28.09.2017:

Protokoll fra møtet 15.6 2017, godkjennes

PS 17/45 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon - 1.halvår 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2017, tas til etterretning

6


Bjørnar Holmedahl orienterte utvalget om statusrapporten og om arbeid som er gjennomført i løpet av høsten. Revisjonen forventer å få levert innenfor budsjettert tid for 2017. Vedtaket ble som innstillingen.


Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2017, tas til etterretning

PS 17/46 Prosjektplan: Kvalifiseringsprogrammet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Kvalifiseringsprogrammet», godkjennes


Bjørnar Eriksen gjennomgikk prosjektplanen og svarte på enkelte spørsmål. Vedtaket som innstilingen.


Prosjektplan «Kvalifiseringsprogrammet», godkjennes

PS 17/47 Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for perioden 2018-2019 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak)


Revisjonen redegjorde for aktuelle områder for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalget ga innspill på disse. Det var enighet om at følgende tema var interessante som mulige prosjekter:

«prosjektmodell og tidligfase vurderinger før anskaffelsen skjer knyttet til kommunale investeringsprosjekter»

«IT sikkerhet» og «Personvern», gjerne i lys av kommunesammenslåingsprosessen

«Korrupsjon» Kontrollutvalget mente også restansene fra inneværende plan også er aktuelle, det gjelder «kvalitet i omsorgstjenesten» og «helsestasjon, skolehelsetjenesten». Det siste prosjektet kan også sees i sammenheng med «fattigdomsutforingene» og «psykisk helse for barn». Prosessen videre er samtaler med kommunen om kommunens risikobilde, og fellesmøte med kommunene. Overordnet analyse legges fram for kontrollutvalget til behandling rundt årsskiftet.


1. Kontrollutvalget anmoder revisjonen om å ta innspillene med seg i det videre arbeidet med Overordnet analyse

7

PS 17/48 Revisjonsbrev nr. 1/2017 - Kontrollutvalgets oppfølging Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonsbrev nr. 1/2017, tas til etterretning

2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har

omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017, vil bli fulgt opp. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 30. november.


Jolanta Betker informerte utvalget om grunnlaget for å utstede revisjonsbrevet. Vedtaket ble som innstillingen.


1 Revisjonsbrev nr. 1/2017, tas til etterretning

2 Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har

omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017, vil bli fulgt opp. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 30. november.

PS 17/49 Overordnet revisjonsstrategi - kommuneregnskapet 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1 Overordnet revisjonsstrategi for 2016, tas til etterretning


Seksjonsleder Jolanta Betker redegjorde for strategi og «angrepsvinkel» for interimrevisjonen. Dette ble nevnt: Kartlegging og kontroll av kommunens tilgangskontroller, opptak av lån, test av rutine for ansettelse og utbetaling av lønn, kontroll av pensjonsberegninger, kartlegging og test av arbeidsdeling, mva; kartlegging og test av spesielle områder, utbetaling til fastleger, kontroller av rutiner ved sosialhjelp, remitteringsrutiner, selvkostområdet og test av programmet «momentum», sjekk av utfakturering på VAR området, og diverse avstemminger vedr. årsregnskapet, m.m.


1 Overordnet revisjonsstrategi for 2017, tas til etterretning

PS 17/50 ØKR IKS - Uavhengighetserklæring Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor, tas til etterretning


Vedtaket ble som innstillingen


Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor, tas til etterretning

8

PS 17/51 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2018 med kostnadsramme på

kr. 3 760 378.-, vedtas.

2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter § 18 i ”Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner”


Kontrollutvalget var enige om å endre kursposten fra kr. 23 000.- til kr. 50 000.-. Samlet budsjettforslag er kr. 3 787 378.-.


1 Samlet budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2018 foreslås til

kr. 3 787 378

2 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter § 18 i ”Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner”

PS 17/52 Anmodning til kontrollutvalget om å vurdere kommunens saksbehandling av områderegulering for nytt dobbeltspor Sandbukta-Såstad Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak)


KU-leder redegjorde kort for innholdet i henvendelsen. Kontrollutvalget diskuterte saken og kom fram til at slik som saken er opplyst for utvalget, så fant ikke utvalget grunnlag for å «åpne sak» og gjøre videre undersøkelser. Utvalget noterte seg Fylkesmannens konklusjon om at kommunens begrunnelse for reguleringsvedtaket ikke gir holdepunkter for at kommunen har vektlagt annet enn saklige hensyn da områdereguleringsplanen ble vedtatt.


1. Kontrollutvalget tar anmodningen om å vurdere kommunens saksbehandling av områderegulering for nytt dobbeltspor Sandbukta-Såstad, til orientering

2. Utvalget noterer seg Fylkesmannens konklusjon om at kommunens begrunnelse for reguleringsvedtaket ikke gir holdepunkter for at kommunen har vektlagt annet enn saklige hensyn da områdereguleringsplanen ble vedtatt. Slik saken er opplyst for utvalget, så finner ikke utvalget grunnlag for å «åpne sak» og gjøre videre undersøkelser.

9

PS 17/53 Moss Havn KF - konkurransegrunnlag valg av ny revisor Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslaget til konkurransegrunnlag for revisjonstjenester til

Moss Havn og ber sekretariatet om å innhente tilbud

2. Innstilling om valg av ny revisor behandles i neste møte


Møtet var lukket under behandlingen av saken, Kl. § 31, pkt. 5, jf. Offl. § 23, 3. ledd Sekretariatet orienterte utvalget om prosessen og dialogen med Moss Havn KF og kommunens innkjøpsavdeling om anbudsgrunnlaget. Vedtaket ble som innstillingen.


1. Kontrollutvalget slutter seg til forslaget til konkurransegrunnlag for revisjonstjenester til

Moss Havn og ber sekretariatet om å innhente tilbud

2. Innstilling om valg av ny revisor behandles i neste møte

PS 17/54 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering


Møtet var lukket under deler av behandlingen av saken hjemmel: KL. § 31 pkt. 2, jf. Offl. § 13, jf. Fvl. § 13 1. ledd, (1). Vedtaket ble som innstillingen


Referater og meldinger tas til orientering

PS 17/55 Eventuelt


Ingen saker

10

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATSaksnr.: 2017/78Dokumentnr.: 38Løpenr.: 162142/2017Klassering: 104-188Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen

Møtebok


Forvaltningsrevisjonsrapport Røde flagg


1 Forvaltningsrevisjonsrapport «Røde flagg» sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak:

1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Røde flagg» til etterretning

Bystyret merker seg revisjonens overordnede konklusjon om at Moss kommune gjennomfører en tilfredsstillende faktura- og utbetalingskontroll. Samtidig er det noen forbedringsområder, og bystyret merker seg at rådmannen snarest vil gjennomføre noen tiltak, som at:

signaturtrekk for samtlige ansatte med anvisningsmyndighet dokumenteres praksis ved opprettelse av nye leverandører, gjennom å kontrollere mot

Brønnøysundregisteret, innføres som en fast rutine (skriftliggjøres) restanser på mulig avvik i forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapporten,

kontrolleres og rapporteres til Østfold kommunerevisjon.

2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sitt oppfølgingsarbeid knyttet til restanser på mulig avvik i forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapporten, til kontrollutvalget i løpet av våren 2018.

3. Bystyret ber videre kontrollutvalget om å følge med på hvordan rådmannen ivaretar arbeidet med skriftliggjøring, rutiner og risikostyring i forbindelse med overgangen til nye Moss kommune.


VedleggForvaltningsrevisjonsrapport Røde flagg, datert 16.11 2017

11

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)KU-sak 17/20, 4.5 2017 (Prosjektplan)Bystyresak 29.2 2016 (Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017)KU-sak 15/68, 8.12 2016 (Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017)

SaksopplysningerProsjektets bakgrunn:Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2017 ble vedtatt av bystyret 29.2 2017. I planen fremgår blant annet:

Det er ikke noe som tilsier at Moss kommune er mer utsatt enn andre kommuner forfakturasvindel. Sett i forhold til erfaringer fra andre kommuner og det store antallet fakturaer som blir attestert og anvist hvert eneste år, mener vi (revisjonen) imidlertid at sannsynligheten er høy for at slike fakturaer kan forekomme i større eller mindre grad.

Ulike former for fakturasvindel vil medføre konsekvenser i et brukerperspektiv. Penger som kunne vært brukt til opprettholdelse eller styrking av kommunale tjenester, blir i stedet betalt ut til urettmessige mottakere. Tilsvarende vil det også ha store konsekvenser i et organisasjonsperspektiv, blant annet fordi urettmessige utbetalinger reduserer økonomisk effektivitet. Som eksempel kan det føre til for høye kostnader i investeringsprosjekter. Det vil også medføre konsekvenser i et samfunnsperspektiv, eksempelvis tap av omdømme dersom det blir kjent at kommunen har brukt useriøse leverandører og ikke har avdekket dette gjennomkontrolltiltak.»

Med dette utgangspunktet ble prosjektplanen ble vedtatt 4.5 2017

Prosjektets problemstillinger:

Gjennomføres det tilfredsstillende mottakskontroll av fakturaer i Moss kommune?

Revisjonens funn og vurderinger:Sett opp imot omfanget av revisjonens kontroller og hvilke funn den har gjort, er det revisjonens overordnede konklusjon at Moss kommune gjennomfører en tilfredsstillende faktura- og utbetalingskontroll.

Kommunen har utarbeidet rutiner mottak av fakturaer, noe revisjonen finner tilfredsstillende

Videre fremkommer det av fakta at kommunen har utarbeidet rutine for «Attestasjon og anvisning». I henhold til rutinen skal det sendes skriftlig melding til økonomikontoret med signaturtrekk for de personer som er delegert anvisningsmyndighet. Revisjonen har gjennomført en stikkprøvekontroll av om det forelå skriftlig delegering i tråd med rutine for 10 tilfeldig utvalgte personer med anvisningsmyndighet. Delegasjonsbrev med signaturtrekk forelå kun for 2 av 10 ansatte. Det viser at rutinen ikke etterleves på dette punktet.

Nye leverandører skal kontrolleres for formelt innhold, men det bli ikke alltid gjort. Nye leverandører blir heller ikke kontrollert mot registering i Brønnøysundregisteret. Ifølge revisjonens vurdering bør slike kontroller gjennomføres da dette vil være med på å sikre at kommunen benytter seg av seriøse leverandører.

Det mangler også at kommunen skriftliggjør kontrollrutiner og dokumenterer gjennomførte kontroller

Revisjonen har hentet ut samtlige av kommunens transaksjoner (35 885) for 2016 og foretatt utplukk til kontroll basert på kriterier beskrevet under punkt 2.3. Dette resulterte i et utplukk

12

på totalt 859 transaksjoner. Gjennomgangen resulterte i en liste med transaksjoner som ble oversendt kommunen for nærmere kontroll.

Oppsummert dreide dette seg om følgende avvik: 26 transaksjoner med avvik mellom bankkontonummer som er registrert i

leverandørreskontroen og faktura. Kommunen har kontrollert alle, og tilbakemeldingene fra kommunen viser at alle gjelder leverandører som har endret bankkonto.

22 transaksjoner/fakturaer som kan se ut til å være dobbelbetalt. Kommunen har kontrollert 8 av de 22 transaksjonene, og tilbakemeldingen fra kommunen viser at kommunen har fått kreditnota/tilbakebetaling på disse. 14 av transaksjonene er ikke kontrollert.

11 transaksjoner knyttet til fakturaer som inneholder samme fakturanummer med ulikt beløp, ulike fakturaserier fra samme leverandør, manglende datoer eller lignende. Kommunen har ikke foretatt nærmere kontroller eller gitt tilbakemelding på alle disse.

69 fakturaer som inneholder formelle feil. Alle leverandørene under dette punktet ble i tillegg kontrollert opp mot registreringer i Brønnøysundregisteret for å undersøke om det var samsvar mellom disse opplysningene, fakturaene og reskontroen. Total fremkom det avvik knyttet til 11 leverandører. Kommunen har kommet med tilbakemelding og rettet opp reskontroen der denne var feil.

Revisjonens anbefalinger:Kommunen bør: Etterleve rutine for attestasjon og anvisning fullt ut. Dette innebærer blant annet at det

skal foreligge skriftlig delegering av anvisningsmyndighet med signaturtrekk for samtlige ansatte med anvisningsmyndighet.

Kontrollere og rapportere for restansen på de mulige avvikene vi har oversendt. Vurdere å skriftliggjøre kontrollrutiner og gjennomføringen av kontroller.

Rådmannens høringsuttalelse:Rådmannen har gitt sine kommentarer til anbefalingene (s. 16 i rapporten):

«Rådmannen tar rapporten til etterretning og vil i tillegg gjennomføre følgende anbefalinger snarest mulig: • Signaturtrekk for samtlige ansatte med anvisningsmyndighet dokumenteres• Praksis ved opprettelse av nye leverandører, gjennom å kontrollere mot

Brønnøysundregisteret, innføres som en fast rutine (skriftliggjøres)• Restanser på mulig avvik ifm. forvaltningsrevisjonsrapporten «Røde flagg»,

kontrolleres og rapporteres til ØKR Anbefaling om skriftliggjøring av kontrollrutiner og gjennomføring av kontroller, samt generelt arbeid med rutiner og risikostyring forøvrig, vil bli gjennomført ifm. arbeidet med Nye Moss kommune.Alle arbeidsprosesser og rutiner må i den sammenheng kartlegges/gjennomgås, videreutvikles og utarbeides på nytt for den nye kommune. Rådmannen er forøvrig fornøyd med at det er avdekket få avvik, tross store datamengder, og vil i tillegg rose ØKR som i denne forvaltningsrevisjonsrapporten har tatt i bruk nye verktøy for å håndtere store datamengder, totalt 35 885 transaksjoner. «

13

VurderingSekretariatet har gjort en vurdering av om rapporten er av god kvalitet i henhold til standardkravene til forvaltningsrevisjonsrapporter (RS 001), og i samsvar med kontrollutvalgets bestilling.

Rapportens problemstillinger er i henhold kontrollutvalgets bestilling (prosjektomtalen i forvaltningsrevisjonsplanen) og til vedtatte prosjektplan. Valg av revisjonskriterier er relevante sett opp mot problemstillingene.

Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder: reskontro- og fakturaanalyse i Idea1, dokumentanalyse og e-post intervju. Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Utfordringer og begrensninger i revisjonens metodikk er beskrevet i metodekapittelet. Samlet sett anser sekretariatet at dataene er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger.

Revisors vurderinger og anbefalinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriteriene og de metodiske begrensningene.

Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret (se foran i saken).Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i rapporten vi mener er relevant forkontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc., og hvordan rapportens anbefalinger bør følges opp.

14

østfold kommunerevisjon iks 1

Rolvsøy 16. november 2017

Røde flagg Moss kommune

Forvaltningsrevisjonsrapport

15


INNHOLDSFORTEGNELSE

1 SAMMENDRAG .......................................................................................................... 3

2 INNLEDNING .............................................................................................................. 5

2.1 Bakgrunn .................................................................................................................................................. 5

2.2 Problemstilling og avgrensing ................................................................................................................. 5

2.3 Metode og gjennomføring ....................................................................................................................... 6

2.4 Revisjonskriterier .................................................................................................................................... 7

2.5 Litteratur- og dokumentliste ................................................................................................................... 7

3 GJENNOMFØRES DET TILFREDSSTILLENDE MOTTAKSKONTROLL AV FAKTURAER I MOSS KOMMUNE? ..................................................................................................................... 8


3.2 Fakta ......................................................................................................................................................... 8

3.3 Vurderinger og konklusjoner................................................................................................................ 14

4 RÅDMANNENS UTTALELSE ....................................................................................... 16

5 REVISJONSKRITERIER ............................................................................................... 17

16


1 SAMMENDRAG

Ifølge næringslivsorganisasjonene Virke og NHO utsettes norske bedrifter for flere tusen fakturasvindelforsøk hvert eneste år. Det er ingen grunn til å tro at tilsvarende ikke gjelder norske kommuner. En del kommuner har også rapportert om slike forsøk, og flere kommuner har også blitt svindlet. Det er forsøkt gjort undersøkelser knyttet til omfang, men det har vært vanskelig å få entydige resultater, blant annet fordi mange ikke anmelder slike forhold, og fordi mange antakelig ikke oppdager at de har blitt svindlet. Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt om det gjennomføres tilfredsstillende mottakskontroll av fakturaer, samt kommunens internkontroll i forbindelse med fakturahåndtering og utbetalinger. Revisjonens gjennomføring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i perioden juni til oktober 2017. Kriteriene er utarbeidet med utgangspunkt i rådmannens internkontroll med fokus på fakturahåndtering, samt forskrift om bokføring. Kriteriene fremkommer oppsummert under problemstillingen i kapittel 3, og i sin helhet i vedlegg i kapittel 5. Fakta er hentet inn ved bruk av dokumentanalyse og e-post intervju, samt ved bruk av reskontro- og fakturaanalyse i Idea. Datamengden omfatter 35 885 transaksjoner/bilagslinjer som baseres på 30 304 fakturaer fra forskjellige leverandører. Revisjonens funn og konklusjon Som det fremkommer av revisjonskriteriene i kapittel 3 innebærer rådmannens internkontroll blant annet at det skal være etablert rutiner og prosedyrer som bidrar til tilfredsstillende fakturabehandling. Det fremkommer av fakta at kommunen mottar inngående fakturaer både som EHF-fakturaer (elektroniske handelsfaktura) via meldingssentralen til Visma, som papirfakturaer til arkivet eller ute på den enkelte virksomhet, samt via e-mail til e-postadressen: [email protected]. Kommunen har utarbeidet rutiner som omhandler overnevnte, noe revisjonen finner tilfredsstillende. Etter at innskanning av fakturaene er gjennomført på økonomiavdelingen, distribueres elektronisk versjon av fakturaene ut til virksomhetene. Økonomiavdelingen er ansvarlig for distribusjon og utbetaling av fakturaer, mens den enkelte virksomhetsleder er ansvarlig for kontroll, kontering, attestasjon og anvisning. Videre fremkommer det av fakta at kommunen har utarbeidet rutine for «Attestasjon og anvisning». Formålet med rutinen er å ha en effektiv internkontroll av kommunens utbetalinger. I tilknytning til rutinen foreligger det en sjekkliste som angir en rekke kontrollpunkter som er knyttet til rollen som attestant og anviser. Kommunens fakturabehandlingssystem og e-handelssystem har innbygde kontroller som sikrer at det er ulike personer som har attestert og anvist. I henhold til rutinen skal det sendes skriftlig melding til økonomikontoret med signaturtrekk for de personer som er delegert anvisningsmyndighet. Revisjonen har gjennomført en stikkprøvekontroll av om det forelå skriftlig delegering i tråd med rutine for 10 tilfeldig utvalgte personer med anvisningsmyndighet. Delegasjonsbrev med signaturtrekk forelå kun for 2 av 10 ansatte. Det viser at rutinen ikke etterleves på dette punktet. Videre viser kriteriene at det må være etablert kontrollmekanismer som følger opp at rutiner og prosedyrer vedrørende fakturahåndtering etterleves. Det fremkommer av fakta at nye leverandører skal kontrolleres for formelt innhold, men at dette ikke alltid blir utført. Nye leverandører blir heller ikke kontrollert mot registering i

17

mailto:[email protected]


Brønnøysundregisteret. Ifølge revisjonens vurdering bør slike kontroller gjennomføres da dette vil være med på å sikre at kommunen benytter seg av seriøse leverandører. Det fremkomme av fakta at kommunen har gjennomført risikovurderinger ved innføring av fakturabehandlingssystemet og rutiner rundt bruken av systemet. Risikovurderingene er ikke skriftliggjort. Ifølge revisjonen vil fraværet av dokumentasjon av risikovurderingene vanskeliggjøre etterprøvbarheten av vurderingene. Det vil heller ikke være like stor mulighet til å vurdere effekten av de kontrolltiltakene man eventuelt iverksetter basert på gjennomførte risikovurderinger. Videre fremkommer det at kommunen utfører flere typer stikkprøver og kontroller. Dette omhandler blant annet stikkprøver ved overføring av ferdigbehandlede fakturaer, samt ekstra kontroller av store beløp ved remittering. Revisjonen finner dette tilfredsstillende. Kommunen har derimot ikke utarbeidet skriftlige rutiner for gjennomføringen av disse stikkprøvene. Gjennomførte stikkprøver/kontroller blir heller ikke dokumentert. Revisjonen anbefaler at kommunen vurderer å skriftliggjøre sin kontrollpraksis i formaliserte rutiner. En skriftliggjøring vil i større grad sikre at kontrollene blir satt i system, noe som vil skape kontinuitet og en ensartet praksis for gjennomføring av kontroller. Når kontrollene ikke er satt i system på denne måten vil det i større grad være risiko for at praksisen blir fragmentert og personavhengig, en formalisering av risikovurderinger og rutiner vil i større grad sikre at tilstrekkelig kontroller gjennomføres på en tilfredsstillende måte, samt at kontrollene vil bli etterprøvbare. Gjennomgang av faktura Revisjonens fakturagjennomgang resulterte i en liste med transaksjoner som ble oversendt kommunen for nærmere kontroll. Listen inneholdt transaksjoner med avvik mellom bankkontonummer som er registrert i leverandørreskontroen og faktura, fakturaer som kan se ut til å være dobbeltbetalt, fakturaer som inneholder samme fakturanummer med ulikt beløp, ulike fakturaserier fra samme leverandør, manglende datoer eller lignende, samt fakturaer som inneholder formelle feil. På grunn av tidspress har administrasjonen ikke hatt mulighet til å kontrollere samtlige av de oversendte fakturaene. Sett opp imot omfanget av våre kontroller og hvilke funn vi har gjort er det vår overordnede konklusjon at Moss kommune gjennomfører en tilfredsstillende faktura- og utbetalingskontroll. Samtidig er det visse punkter vi vil fremheve. Med bakgrunn i konklusjoner og vurderingene disse bygger på anbefaler vi at kommunen bør:

Etterleve rutine for attestasjon og anvisning fullt ut. Dette innebærer blant annet at det skal foreligge skriftlig delegering av anvisningsmyndighet med signaturtrekk for samtlige ansatte med anvisningsmyndighet.

Kontrollere og rapportere for restansen på de mulige avvikene vi har oversendt.

Vurdere å skriftliggjøre kontrollrutiner og gjennomføringen av kontroller. Revisjonen takker for samarbeidet og bistanden i forbindelse med revisjonen.

18


2 INNLEDNING

2.1 Bakgrunn

Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017 for Moss kommune ble vedtatt av Bystyret 29. februar 2016. I planen fremkommer følgende når det gjelder fakturaoppfølging «Røde flagg»: «Ifølge næringslivsorganisasjonene Virke og NHO utsettes norske bedrifter for flere tusen fakturasvindelforsøk hvert eneste år. Det er ingen grunn til å tro at tilsvarende ikke gjelder norske kommuner. En del kommuner har også rapportert om slike forsøk, og flere kommuner har også blitt svindlet. Det er forsøkt gjort undersøkelser knyttet til omfang, men det har vært vanskelig å få entydige resultater, blant annet fordi mange ikke anmelder slike forhold, og fordi mange antakelig ikke oppdager at de har blitt svindlet. Typiske eksempler på fakturasvindel er fiktive fakturaer for tjenester man ikke har bestilt eller mottatt. En annen typisk form for svindel, er fakturering for tjenester man har mottatt, men hvor faktureringen er høyere enn avtalte betingelser eller det som er levert. Østfold kommunerevisjon har gjennomført begrensede fakturakontroller i de fleste av våre kommuner, og vi har i nær sagt alle saker avdekket forhold som det har vært grunn til å følge opp videre. Slike undersøkelser har vært knyttet opp til konkrete temaer for revisjon – enten investeringsprosjekter eller undersøkelser av kommunenes anskaffelsespraksis. Vi har imidlertid aldri foretatt en detaljert gjennomgang av fakturaer på generelt nivå med utgangspunkt i analyser av reskontro. En slik gjennomgang vil være egnet til å avdekke både rene former for fakturasvindel, men vil også kunne bidra til å avdekke useriøse leverandører eller falske leverandører. Det er ikke noe som tilsier at Moss kommune er mer utsatt enn andre kommuner for fakturasvindel. Sett i forhold til erfaringer fra andre kommuner og det store antallet fakturaer som blir attestert og anvist hvert eneste år, mener vi imidlertid at sannsynligheten er høy for at slike fakturaer kan forekomme i større eller mindre grad. Ulike former for fakturasvindel vil medføre konsekvenser i et brukerperspektiv. Penger som kunne vært brukt til opprettholdelse eller styrking av kommunale tjenester, blir i stedet betalt ut til urettmessige mottakere. Tilsvarende vil det også ha store konsekvenser i et organisasjonsperspektiv, blant annet fordi urettmessige utbetalinger reduserer økonomisk effektivitet. Som eksempel kan det føre til for høye utgifter i investeringsprosjekter. Det vil også medføre konsekvenser i et samfunnsperspektiv, eksempelvis tap av omdømme dersom det blir kjent at kommunen har brukt useriøse leverandører og ikke har avdekket dette gjennom kontrolltiltak.»

2.2 Problemstilling og avgrensing

Rapporten omhandler følgende problemstillinger:

Gjennomføres det tilfredsstillende mottakskontroll av fakturaer i Moss kommune? Problemstillingen er besvart ved å gjennomgå kommunens rutiner og prosedyrer som omhandler fakturakontroll i kombinasjon med en reskontrogjennomgang av samtlige fakturaer som er blitt betalt av Moss kommune i 2016. Formålet med gjennomgangen har vært å identifisere fakturaer som av ulike grunner ikke burde blitt betalt eller som bør underkastes en nærmere undersøkelse.

Faktaboks 1: Bakgrunn

Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens § 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak.

19


2.3 Metode og gjennomføring

Prosjektet er gjennomført ved bruk av reskontro- og fakturaanalyse i Idea1, dokumentanalyse og e-post intervju. Faktura- og reskontrogjennomgang Revisjonen har hentet ut alle transaksjoner i drift- og investeringsregnskapet fra regnskapet for 2016. Datamengden omfatter 35 885 transaksjoner/bilagslinjer som baseres på 30 304 fakturaer fra forskjellige leverandører2. Med hjelp av IDEA er det foretatt utplukk til kontroll basert på følgende kriterier:

Fakturadato på spesielle dager (høytidsdager)

Like fakturanummer fra samme leverandør

Ikke samsvar mellom fakturadato og forfallsdato (urimelig antall dager)

Lik fakturadato og likt beløp fra samme leverandør

Fakturaer med runde beløp

Fakturaer med høye beløp

Ulike fakturanummer-serier fra samme leverandør Totalt ble 715 fakturaer og 146 leverandører kontrollert. Leverandører er kontrollert med hensyn til at organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret stemmer med faktura og registrering i kommunens reskontro. Gjennomgangen av enkeltfakturaene ble gjort med følgende kontrollpunkter:

bankkonto angitt i faktura stemmer overens med kommunens registrering i reskontro

beløp i faktura stemmer med registrert beløp

faktura er spesifisert i henhold til kravene i bokføringsforskriften

eventuell dobbelfakturering

antall forfallsdager

stigning i fakturanummer-serie i forhold til fakturadato Punkt 2.5 viser hvilke dokumenter som har vært gjenstand for dokumentanalyse. Det er gjennomført e-post intervju med kommunens regnskapsansvarlig. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Undersøkelsen er gjennomført av regnskapsrevisor Catrine S. Wernersen, Madelein Strandin, Martin A. Heiestad og forvaltningsrevisor Bjørnar B. Eriksen i perioden juni til oktober 2017.

1 CaseWare IDEA er et analyseverktøy for bearbeiding av data. 2 I e-post fra kommunen datert 6.7.2017 bekreftes at det i 2016 ble behandlet 30 304 fakturaer i 2016.

Faktaboks 2: Metode og gjennomføring

Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med «Standard for forvaltningsrevisjon» (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger.

20


2.4 Revisjonskriterier

I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene:

Lov om kommuner og fylkeskommuner (Lov av 25. september 1992, nr. 107).

Ot. Prp. Nr. 70 (2002-2003) (endringslov) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m.

Lov (endringslov) av 8. februar 2013 nr. 7.

Forskrift om bokføring (Forskrift av 1.desember 2004, nr. 1558).

Utledning av revisjonskriteriene følger i eget vedlegg, samt under problemstillingen.

2.5 Litteratur- og dokumentliste

Følgende dokumenter ligger til grunn for faktafremstillingen:

Kommunens interne rutiner, herunder: o Økonomireglement for Moss kommune. o Reglement for folkevalgte organer og delegering for Moss kommune. o Reglement for delegering av myndighet fra rådmannen. o Attestasjon og anvisning. o Overføring av fakturaer til økonomi. o Remittering. o Utbetaling, til innskanning. o Faktura manuell registrering. o Nettbankbetaling. o Nettbankbetaling utlandet. o Elektroniske fakturaer – EHF o Inngående fakturaer pr. mail. o Krav om momskompensasjon.

Faktaboks 3: Revisjonskriterier

Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier.

21


3 GJENNOMFØRES DET TILFREDSSTILLENDE MOTTAKSKONTROLL AV FAKTURAER I MOSS KOMMUNE?


Rådmannen har ansvar for etablering av internkontroll, herunder at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte.

o Dette innebærer at det må være etablert rutiner og prosedyrer som bidrar til tilfredsstillende fakturahåndtering.

o Det må være etablert kontrollmekanismer som følger opp at vedtatte rutiner og prosedyrer som omhandler fakturahåndtering etterleves.

3.2 Fakta

Organisering og ansvarsfordeling Kommunalavdeling økonomi og organisasjon har ansvar for både ekstern og intern drifts- og utviklingsoppgaver, herunder myndighets- og forvaltningsoppgaver, og strategiske og operative rådgivningsfunksjoner for hele kommunen. Kommunalavdelingen består av:

Kemnerkontoret

HR (Lønn og personal)

Kommunikasjon (inkl. politisk sekretariat)

IKT/Dokumentasjon

Økonomiavdelingen Økonomiavdelingen består igjen av:

Økonomisjef

Økonomirådgiver (budsjett, handlingsplan, måneds-, kvartals-, tertial- og årsrapporteringer)

Innkjøp3 (anbud og rammeavtaler)

Fagavdeling regnskap4

Fagavdeling kommunal fakturering5 Bemanningen inkluderer også tjenester som utføres for Rygge kommune innen innkjøp, regnskap og fakturering.

Kommunens økonomireglement Kommunen har utarbeidet «Økonomireglement for Moss kommune»6. Formålet med økonomireglementet er:

At fastsatte mål og resultatkrav oppnås.

Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen.

At kommunens verdier forvaltes på en forsvarlig måte.

Å sikre at kommunens midler brukes og inntekter oppnås i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger.

Å etterleve kommunens etiske regelverk ved å opptre på en slik måte at kommunens omdømme ikke svekkes.

3 4 årsverk. 4 6 årsverk. 5 5,5 årsverk. 6 Vedtatt i bystyret 15.06.2015, sak 55/15.

22


Økonomireglementet inngår i rådmannens ansvar for den helhetlige styringen av Moss kommune. Øvrige ledere i Moss kommune er ansvarlig for at medarbeidere, som i sitt daglige arbeid utfører oppgaver regulert i kommunens økonomireglement, har den nødvendige kjennskapen til det. Det fremkommer av økonomireglementet at detaljerte prosedyrer for å ivareta tilstrekkelig internkontroll er samlet i «Økonomihåndboken». «Økonomihåndboken» ligger plassert på kommunens kvalitetssystem RiskManager, og er en samlebetegnelse på kommunens økonomirutiner. Det fremkommer av økonomireglementet at kommunens regnskapsansvarlig har fullmakt til opprettelse av nye, kommunale bankkonti for gjennomføring av kommunens økonomi- og finansforvaltning. Regnskapsansvarlig er også administrator for kommunens nettbanksystem. Regnskapsansvarlig kan ikke ha anvisningsmyndighet. Regnskapsansvarlig informerer om at han er innlagt med anvisningsmyndighet i fakturabehandlingssystemet. Dette er en tilgang han må ha av praktiske årsaker for eksemepl om noe skulle stoppe opp i systemet. Som det fremkommer ovenfor har kommunen etablert en rekke reglementer, rutiner og prosedyrer som skal ivareta kravet til tilfredsstillende økonomistyring. Videre i denne rapporten vil det redegjøres for de rutinene som er relevante for kommunens mottak og mottakskontroll av fakturaer, samt kommunens internkontroll i forbindelse med fakturahåndtering og utbetalinger. Inngående fakturaer Ifølge regnskapsansvarlig mottar kommunen inngående fakturaer på flere ulike måter. I all hovedsak kommer fakturaene som EHF-fakturaer (elektroniske handelsfaktura) via aksesspunkt/meldingssentralen til Visma7, og leses automatisk inn i fakturabehandlingssystemet.8 Kommunen mottar også papirfakturaer. Disse kommer i all vesentlighet inn til arkivet (til adressen: Moss kommune, fakturamottak, pb. 175, 1501 Moss). Papirfakturaer som ankommer ute på den enkelte virksomhet sendes til regnskapsavdelingen via internpost. Papirfakturaene som kommer inn til arkivet, hentes daglig og datostemples ved sortering på regnskapsavdelingen. Deretter skannes de inn for videre behandling.9 Ved noen tilfeller hender det også at leverandører oversender fakturaer til e-postadressen: [email protected]. Fakturaer som ankommer per e-post lastes daglig over i fakturabehandlingsprogrammet. De skannes deretter inn og tolkes. Eventuelt manglende felt fylles ut av ansatte ved regnskapsavdelingen.10 Internkontroll med kommunens utbetalinger Etter innskanning er gjennomført distribueres elektronisk versjon av fakturaene ut til virksomhetene/avdelingene. Økonomiavdelingen er ansvarlig for distribusjon av fakturaer, samt utbetaling. Den enkelte virksomhetsleder er ansvarlig for kontroll, kontering, attestasjon og anvisning. Virksomhetene/avdelingene har i utgangspunktet en mottaker. Noen virksomheter/avdelinger har derimot flere mottakere avhengig av type faktura, volum m.m. Fakturaene attesteres og anvises ute på virksomhetene/avdelingene. Fullmaktsstruktur ligger inne per bruker og legges inn av systemansvarlig på regnskapsavdelingen. Samme person kan ikke anvise og attestere.

7 Kommunens regnskapssystem. 8 Kommunen har utarbeidet rutine «Elektronisk fakturaer-EHF». Godkjent 30.06.2015. 9 Kommunen har utarbeidet rutine «Faktura manuell registrering». Godkjent 01.06.2017. 10 Kommunen har utarbeidet rutine «Inngående fakturaer pr. mail».

23



Kommunen har utarbeidet rutine «Attestasjon og anvisning»11. Formålet med prosedyren er å ha en effektiv internkontroll av kommunens utbetalinger. Det fremkommer at anvisningsmyndigheten er i medhold av delegasjonsreglementet12 kapittel 7.2 delegert til rådmannen for hele kommunens budsjett med unntak for kommunale foretak. Rådmannen har adgang til skriftlig å videredelegere myndighet til å disponere budsjettmidler. Skriftlig melding skal sendes økonomikontoret med signaturtrekk for de personer som er delegert anvisningsmyndighet. Ansvaret for fakturakontroll ligger hos bestillende enhet. Når faktura mottas, så skal denne kontrollen foretas både mot kvantitet, kvalitet og beløp mot bestilling og pakkseddel. Eventuelle avvik skal tas opp med leverandøren uten opphold. Rollen som attestant innebærer at man med signatur/elektronisk godkjenning bekrefter å ha undersøkt at en utbetalingsanmodning er korrekt og i henhold til bestilling/vedtak godkjent av budsjettansvarlig. Herunder:

At bilag, inkl. eventuelt anskaffelsesprosess, er dokumentert i henhold til lov, forskrift og kommunens reglement.

At det ved anskaffelser er mottatt varer/tjenester i henhold til bestilling.

At nødvendig underdokumentasjon følger fakturaen.

At registrerte opplysninger om utbetalingsanmodning og kontering, inkl. merverdiavgiftskode/momskompensasjonskode, er korrekt påført bilaget eller registrert i økonomisystemet.

At timelister og lignende er kontrollert. Samme person kan utføre fakturakontroll og være attestant. Anviser er ansatte med myndighet til å beslutte anskaffelse av varer og tjenester, samt å godkjenne regnskapsmessig belastning og utbetaling. Revisjonen har fått oversendt en oversikt over samtlige ansatte i kommunen med anvisningsmyndighet. Det er totalt 110 ansatte i kommunen som, på revisjonens tidspunkt, innehar denne myndigheten. Ifølge regnskapsansvarlig er det i all vesentlighet kommunens kommunalsjefer og virksomhetsledere som innehar anvisningsmyndighet. På avdelingsledernivå er det variabelt hvem som har denne fullmakten. En rekke avdelingsledere har også stedfortrederfunksjon ved virksomhetsleders fravær, noe som medfører at de også kan ha anvisningsfullmakt. Revisjonen har kontrollert om det finnes skriftlig delegeringsbrev med signaturtrekk i tråd med rutinen for attestasjon og anvisning for 10 tilfeldig valgte ut fra oversendt oversikt. Det forelå slikt delegeringsbrev for 2 personer. Regnskapsansvarlig opplyste at rutinen ikke er blitt tilstrekkelig fulgt opp, men at skjema for delegasjon kan være arkivert ute hos enhetene. For ytterligere 3 personer forelå det e-post hvor anvisningsmyndigheten fremkom. Ifølge regnskapsansvarlig er grunnlaget for registrering av anvisningsmyndighet i Visma fakturabehandling egne skjemaer for tilgang/slutt for brukere av IT-systemer. Dette forelå for de resterende personene. Rollen som anviser innebærer at man med signatur/elektronisk godkjenning bekrefter at en utbetalingsanmodning er korrekt, i henhold til bestilling/vedtak godkjent av budsjettansvarlig og at utbetaling skal gjennomføres. Til rollen ligger blant annet:

At de kontroller som bemyndiget attestant skal utføre er foretatt.

11 Det fremkommer ikke av rutinen når den er godkjent, hvem den er godkjent av, når den skal revideres eller hvem som er ansvarlig for revidering. 12 Reglement for folkevalgte organer og delegering for Moss kommune vedtatt av bystyret i sak 104/15 den 09.11.15.

24


At det foreligger gyldig vedtak om bevilgning og at det er budsjettmessig dekning.

Anvisning skjer uten unødig opphold. Anvisningsmyndighet og budsjettansvar følger samme stilling. Anvisningsmyndighet kan delegeres videre i ett ledd, og anvisningsmyndigheten kan trekkes tilbake av den som har delegert myndigheten. Underordnede kan ikke anvise overordnes regninger. Ordfører anviser utbetalinger til rådmannen. Rådmannen anviser utbetalinger til ordføreren. Den som har anvisningsmyndighet kan ikke anvise egne regninger eller utbetalinger til familiemedlemmer. Dersom fakturaen omfatter leders/ansattes egne utgifter, splittes fakturaen. Lederen kan anvise virksomhetens egne utgifter og leder/ansattes andel må anvises av rådmann/kommunalsjef. Når fakturaene er ferdig anvist overføres den automatisk til økonomisystemet. Kommunen har utarbeidet rutine «Overføring av fakturaer til økonomi»13. Det fremkommer av rutinen at behandlende fakturaer overføres til økonomi hver ettermiddag, siste time før arbeidsdagens slutt. Ved denne jobben periodiseres fakturaene og det foretas kontroller av fakturadato. Det gjennomføres diverse kontroller i denne prosessen, blant annet kontroll av faktura, kontering, momskoder m.m. Det gjennomføres også stikkprøver på store beløp og kontroll av leverandører som er mest utsatte for feilkoding. Ved store feil/faste feil må anviser og attestant kontaktes for veiledning. Fakturabehandlingssystemet og e-handelssystemet har innebygde kontroller som sikrer at det er ulike personer som har attestert og anvist. Ifølge regnskapsansvarlig opererer ikke kommunen med en eksakt beløpsgrense på fakturaer/utbetalinger som skal gjennomgå ekstra kontroll. Hvilke kontroller som gjennomføres avhenger blant annet av type leverandør og tidligere erfaring med gitte leverandører. Når det gjelder feilkontering av mva.kode, så er det fokus på leverandører som kan ha unntaksregler for eksempel ved innleie av sykepleiere, leverandører av mat, velferdsgoder og kurs/konferanser. Ved behov for ompostering av regnskapsbilag benyttes egen «posteringsordre». Posteringsordren skal attesteres og anvises som for fakturaer med to underskrifter med slik myndighet. Posteringsordren med forklarende tekst og eventuelt underbilag sendes økonomikontoret for postering. Når varen/ tjenesten er bestilt via E-handel tas det avkvittering ved varemottak. Om det ikke er noen avvik går fakturaen direkte til overføring til økonomiavdelingen, da den allerede er attestert og anvist ved bestilling. I de tilfellene hvor det forekommer avvik, må dette gjennom attestasjon og anvisning på nytt. Det sendes ut automatiske påminnelser to ganger (per mail) om fakturaer til behandling som nærmer seg forfall. I tillegg følger regnskapsavdelingen opp ubehandlede fakturaer på flere måter. Regnskapsavdelingen remitterer14 ut fakturaen ved forfall, i henhold til kommunens rutine «Remittering». Remittering utføres 2 ganger per uke, tirsdag og fredag, samt ved behov. Gjennomføring av risikovurderinger Ifølge regnskapsansvarlig ble det meste av risikovurderinger gjennomført ved innføring av fakturabehandlingssystemet og rutiner rundt bruken av systemet. Risikovurderingene er ikke

13 Godkjent 01.06.2013. 14 Remittering betyr å betale fakturaer og regninger fra et regnskapssystem, der en liste med fakturaer blir eksportert til et venteregister i banken.

25


skriftliggjort. Videre vektlegges det at det må være minst to personer involvert ved attestering og anvisning av faktura. Det finnes begrensninger på brukernivå (arter, ansvar, og tjenester). Kommunen har valgt og ikke benytte beløpsgrenser per bruker, da dette ivaretas av kontroller ved overføring av ferdigbehandlede fakturaer, ved kjøring av remitteringsforslag. Det informeres videre om at hele regnskapsavdelingen blir informert når «falske fakturaer» oppdages. Som oftest er slike fakturaer blitt oppdaget av de som attesterer. Noe er også blitt oppdaget av de som skanner/distribuerer fakturaer. Omfanget av slike fakturer er lite. Regnskapsavdelingen holder seg også oppdatert gjennom media på hvilke områder/leverandører som utgjør en risiko på dette feltet. Det er regnskapsavdelingen som registrerer nye leverandører og i denne prosessen kan det oppdages/forebygges mye. Regnskapsansvarlig informerer om at nye leverandører skal sjekkes for formelt innhold, men at dette ikke alltid blir utført. Nye leverandører blir heller ikke fast kontrollert mot registrering i Brønnøysundregisteret. Utover dette gjennomføres det vurderinger av den enkelte ansattes skikkethet som blir tildelt fullmakter i fakturabehandlingssystemet/delegert anvisningsmyndighet. Ifølge regnskapsansvarlig har ansatte som har fullmakt til å endre/legge inn nye leverandører også fullmakt til å foreta utbetalinger. Samtidig informeres det om at det alltid er to ansatte som må godkjenne en utbetaling. Gjennomføringer av kontroller Ifølge regnskapsansvarlig ligger hovedvekten av kontrollen på de ansatte som attesterer og anviser fakturaen. I tillegg foretas det direkte og indirekte kontroller. Dette består av:

Stikkprøver/ kontroll ved oppretting av nye leverandører, innskanning og distribusjon av fakturaer ved regnskapsavdelingen.

Det gjennomføres stikkprøver ved overføring av ferdigbehandlede fakturaer.

Ekstra kontroll av store beløp ved remittering.

Det foretas detaljerte kontroller i etterkant per mva.-termin.

Alle virksomheter/avdelinger med budsjettansvar skal foreta kontroll/oppfølging av sine regnskaper minimum en gang i måneden.

Ifølge regnskapsansvarlig har ikke kommunen rutiner for å gjennomføre stikkprøver. Mange av stikkprøvene baseres på teft og erfaring og kan ikke nedfelles i rutiner. Det dokumenteres ikke for hvilke stikkprøver som er gjennomført. Gjennomgang av faktura Revisjonen har hentet ut alle transaksjoner for 2016 i Moss kommune og foretatt utplukk til kontroll basert på kriterier beskrevet under punkt 2.3. Dette resulterte i et utplukk på totalt 859 transaksjoner/bilag. Gjennomgangen resulterte i en liste med transaksjoner som ble oversendt kommunen for nærmere kontroll. Listen omfattet også fakturaer hvor vi hadde avdekket formelle feil i forhold til krav i bokføringsloven/bokføringsforskriften. Revisjonen ba ikke om tilbakemelding på disse. Oppsummert dreide dette seg om følgende avvik/mistanke om feil:

Avvik mellom bankkontonummer som er registrert i leverandørreskontroen og faktura. Kontrollen avdekket 26 transaksjoner med avvik (enkelte leverandører fremkommer flere ganger). Vårt uttrekk er basert på reskontroopplysninger som foreligger ved uttrekkstidspunktet. Tilbakemelding fra kommunen viser at alle disse gjelder leverandører som har endret bankkonto. Dette er dokumentert med kopi av fakturaer fra 2017.

Transaksjoner/fakturaer som kan se ut til å være dobbeltbetalt.

26


Revisjonens gjennomgang avdekket 22 mulige dobbeltbetalinger. Kommunen har kun gitt tilbakemelding på de største postene (totalt 8) pga. tidspress.15 Forklaring og dokumentasjon viser at kommunen har fått kreditnota/tilbakebetaling på disse. Det vil si at det ikke er avdekket dobbeltfakturering/dobbeltbetaling som ikke er korrigert for de postene kommunen har besvart.

Andre forhold – samme fakturanummer med ulikt beløp, ulike fakturaserier fra samme leverandør, manglende datoer o.l. Det ble stilt spørsmål ved totalt 11 transaksjoner knyttet til ovennevnte forhold. Herunder ble det stilt spørsmål om det ikke ligger automatiske kontroller i systemet som hindrer at man kan registrere samme fakturanummer fra samme leverandør flere ganger. Kommunen har ikke gitt tilbakemelding på dette, eller foretatt nærmere kontroll knyttet til fakturaserier o.l.

Formelle feil ved faktura I Forskrift om bokføring kap. 5 fremkommer en rekke krav til salgsdokumentets/fakturaens innhold. Det stilles bl.a. krav om angivelse av ytelsens art og omfang, tidspunkt, sted for levering og angivelse av partene. Sistnevnte er spesifisert i § 5-1-2 hvor det fremkommer at bl.a. benevnelsen «MVA» og «Foretaksregisteret» skal fremkomme i tilknytning til selgers organisasjonsnummer dersom selskapet er registrert i merverdiavgiftsregisteret og/eller er et aksjeselskap. Gjennomgangen har avdekket flg. mangler ved kontrollerte fakturaer16;

o Mangler «Foretaksregisteret»: 25 transaksjoner o Mangler «MVA»: 10 transaksjoner (alle gjelder samme leverandør) o Manglende spesifikasjon/underlagsdokumentasjon: 11 transaksjoner o Mangler fakturanummer, fakturadato, forfallsdato: 5 transaksjoner o Adressert rett til virksomhet – alle fakturaer skal stiles til kommunens fakturamottak:

18 transaksjoner. Alle leverandører som fremkommer av oversendt liste ble i tillegg kontrollert opp mot registreringer i Brønnøysundregisteret for å undersøke om det var samsvar mellom disse opplysningene, fakturaen og reskontroen. Resultatet av denne kontrollen ble også oversendt kommunen for kommentarer. Totalt fremkom det avvik knyttet til 11 leverandører. Dette gjaldt i hovedsak at det ikke var samsvar mellom org.nr. eller navn i reskontroen og det som fremkom av Brønnøysund og faktura. Det er gitt tilfredsstillende forklaringer og gjort rettelser der reskontroen har vært feil. Gjennomgangen av transaksjonene avdekket en rekke poster hvor dato på faktura (fakturadato/forfallsdato) ikke stemte med registrerte datoer (totalt 51). Oversikt over disse transaksjonene ble også oversendt kommunen med spørsmål om dette skyldes feil i skanningen eller overstyring. Revisjonen har fått til svar at feilene ikke skyldes feil i Visma, men at det er kommunens egne manuelle feil ved kontroll før distribusjon av innskannede papirfakturaer eller fakturaer pr. mail. Dette er forklart med at det er for dårlig fokus på viktigheten av at dette blir korrekt, for dårlig kvalitetskontroll av tolkede felt/hva som legges inn manuelt og for dårlig opplæring/misforståelse. Kommunen har en formening om at dette har bedret seg noe. Ifølge regnskapsansvarlig har kommunen planer om å oppgradere både skanner og tolkeprogram i nær fremtid. Feilkildene vil da mest sansynlig bli færre.

15 De fakturaene som kommunen ikke har undersøkt ligger beløpsmessig mellom kr. 179 og kr. 13 947,20. 16 Det kan være flere forhold knyttet til 1 faktura og samme leverandør kan fremkomme flere ganger. Transaksjoner hvor det er stilt spørsmål om dobbelbetaling vil også komme med 2 ganger.

27


3.3 Vurderinger og konklusjoner

Internkontroll Som det fremkommer av revisjonskriteriene i kapittel 3 innebærer rådmannens internkontroll blant annet at det skal være etablert rutiner og prosedyrer som bidrar til tilfredsstillende fakturabehandling. Det fremkommer av fakta at kommunen mottar inngående fakturaer både som EHF-fakturaer (elektroniske handelsfaktura) via meldingssentralen til Visma, som papirfakturaer til arkivet eller ute på den enkelte virksomhet, samt via e-mail til e-postadressen: [email protected]. Kommunen har utarbeidet rutiner som omhandler overnevnte, noe revisjonen finner tilfredsstillende. Etter at innskanning av fakturaene er gjennomført på økonomiavdelingen, distribueres elektronisk versjon av fakturaene ut til virksomhetene. Økonomiavdelingen er ansvarlig for distribusjon og utbetaling av fakturaer, mens den enkelte virksomhetsleder er ansvarlig for kontroll, kontering, attestasjon og anvisning. Videre fremkommer det av fakta at kommunen har utarbeidet rutine for «Attestasjon og anvisning». Formålet med rutinen er å ha en effektiv internkontroll av kommunens utbetalinger. I tilknytning til rutinen foreligger det en sjekkliste som angir en rekke kontrollpunkter som er knyttet til rollen som attestant og anviser. Kommunens fakturabehandlingssystem og e-handelssystem har innbygde kontroller som sikrer at det er ulike personer som har attestert og anvist. I henhold til rutinen skal det sendes skriftlig melding til økonomikontoret med signaturtrekk for de personer som er delegert anvisningsmyndighet. Revisjonen har gjennomført en stikkprøvekontroll av om det forelå skriftlig delegering i tråd med rutine for 10 tilfeldig utvalgte personer med anvisningsmyndighet. Delegasjonsbrev med signaturtrekk forelå kun for 2 av 10 ansatte. Det viser at rutinen ikke etterleves på dette punktet. Videre viser kriteriene at det må være etablert kontrollmekanismer som følger opp at rutiner og prosedyrer vedrørende fakturahåndtering etterleves. Det fremkommer av fakta at nye leverandører skal kontrolleres for formelt innhold, men at dette ikke alltid blir utført. Nye leverandører blir heller ikke kontrollert mot registering i Brønnøysundregisteret. Ifølge revisjonens vurdering bør slike kontroller gjennomføres da dette vil være med på å sikre at kommunen benytter seg av seriøse leverandører. Det fremkomme av fakta at kommunen har gjennomført risikovurderinger ved innføring av fakturabehandlingssystemet og rutiner rundt bruken av systemet. Risikovurderingene er ikke skriftliggjort. Ifølge revisjonen vil fraværet av dokumentasjon av risikovurderingene vanskeliggjøre etterprøvbarheten av vurderingene. Det vil heller ikke være like stor mulighet til å vurdere effekten av de kontrolltiltakene man eventuelt iverksetter basert på gjennomførte risikovurderinger. Videre fremkommer det at kommunen utfører flere typer stikkprøver og kontroller. Dette omhandler blant annet stikkprøver ved overføring av ferdigbehandlede fakturaer, samt ekstra kontroller av store beløp ved remittering. Revisjonen finner dette tilfredsstillende. Kommunen har derimot ikke utarbeidet skriftlige rutiner for gjennomføringen av disse stikkprøvene. Gjennomførte stikkprøver/kontroller blir heller ikke dokumentert. Revisjonen anbefaler at kommunen vurderer å skriftliggjøre sin kontrollpraksis i formaliserte rutiner. En skriftliggjøring vil i større grad sikre at kontrollene blir satt i system, noe som vil skape kontinuitet og en ensartet praksis for gjennomføring av kontroller. Når kontrollene ikke er satt i system på denne måten vil det i større grad være risiko for at praksisen blir fragmentert og personavhengig, en formalisering av risikovurderinger og rutiner vil i

28



større grad sikre at tilstrekkelig kontroller gjennomføres på en tilfredsstillende måte, samt at kontrollene vil bli etterprøvbare. Gjennomgang av faktura Som det fremkommer av fakta har revisjonen hentet ut samtlige av kommunens transaksjoner (35 885) for 2016 og foretatt utplukk til kontroll basert på kriterier beskrevet under punkt 2.3. Dette resulterte i et utplukk på totalt 859 transaksjoner. Gjennomgangen resulterte i en liste med transaksjoner som ble oversendt kommunen for nærmere kontroll. Oppsummert dreide dette seg om følgende avvik:

26 transaksjoner med avvik mellom bankkontonummer som er registrert i leverandørreskontroen og faktura. Kommunen har kontrollert alle, og tilbakemeldingene fra kommunen viser at alle gjelder leverandører som har endret bankkonto.

22 transaksjoner/fakturaer som kan se ut til å være dobbelbetalt. Kommunen har kontrollert 8 av de 22 transaksjonene, og tilbakemeldingen fra kommunen viser at kommunen har fått kreditnota/tilbakebetaling på disse. 14 av transaksjonene er ikke kontrollert.

11 transaksjoner knyttet til fakturaer som inneholder samme fakturanummer med ulikt beløp, ulike fakturaserier fra samme leverandør, manglende datoer eller lignende. Kommunen har ikke foretatt nærmere kontroller eller gitt tilbakemelding på alle disse.

69 fakturaer som inneholder formelle feil. Alle leverandørene under dette punktet ble i tillegg kontrollert opp mot registreringer i Brønnøysundregisteret for å undersøke om det var samsvar mellom disse opplysningene, fakturaene og reskontroen. Total fremkom det avvik knyttet til 11 leverandører. Kommunen har kommet med tilbakemelding og rettet opp reskontroen der denne var feil.

Sett opp imot omfanget av våre kontroller og hvilke funn vi har gjort er det vår overordnede konklusjon at Moss kommune gjennomfører en tilfredsstillende faktura- og utbetalingskontroll. Samtidig er det visse punkter vi vil fremheve. Med bakgrunn i konklusjoner og vurderingene disse bygger på anbefaler vi at kommunen bør:

Etterleve rutine for attestasjon og anvisning fullt ut. Dette innebærer blant annet at det skal foreligge skriftlig delegering av anvisningsmyndighet med signaturtrekk for samtlige ansatte med anvisningsmyndighet.

Kontrollere og rapportere for restansen på de mulige avvikene vi har oversendt.

Vurdere å skriftliggjøre kontrollrutiner og gjennomføringen av kontroller.

Rolvsøy, 16. november 2017

Bjørnar B. Eriksen (sign.) forvaltningsrevisor

Catrine S. Wernersen (sign.) regnskapsrevisor

Bjørnar B. Holmedahl (sign.) oppdragsansvarlig revisor

Madeleine Strandin (sign.) regnskapsrevisor

Martin A. Heiestad (sign.) regnskapsrevisor

29


4 RÅDMANNENS UTTALELSE

Rådmannen tar rapporten til etterretning og vil i tillegg gjennomføre følgende anbefalinger snarest mulig: • Signaturtrekk for samtlige ansatte med anvisningsmyndighet dokumenteres

• Praksis ved opprettelse av nye leverandører, gjennom å kontrollere mot Brønnøysundregisteret, innføres som en fast rutine (skriftliggjøres)

• Restanser på mulig avvik ifm. forvaltningsrevisjonsrapporten «Røde flagg», kontrolleres og rapporteres til ØKR

Anbefaling om skriftliggjøring av kontrollrutiner og gjennomføring av kontroller, samt generelt arbeid med rutiner og risikostyring forøvrig, vil bli gjennomført ifm. arbeidet med Nye Moss kommune. Alle arbeidsprosesser og rutiner må i den sammenheng kartlegges/gjennomgås, videreutvikles og utarbeides på nytt for den nye kommune. Rådmannen er forøvrig fornøyd med at det er avdekket få avvik, tross store datamengder, og vil i tillegg rose ØKR som i denne forvaltningsrevisjonsrapporten har tatt i bruk nye verktøy for å håndtere store datamengder, totalt 35 885 transaksjoner. Mvh Stine Kihl Økonomisjef

30


5 REVISJONSKRITERIER

Generelt om internkontroll Ifølge kommuneloven § 23 skal rådmannen ”(…) sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll”. Særlovgivningen inneholder en rekke bestemmelser som skal sikre forsvarlig internkontroll innen, eksempelvis helse, miljø og sikkerhet eller for tjenesteutøvelsen innenfor helse, omsorg og velferd, men internkontroll i det perspektivet som følger av § 23 er ikke nærmere definert i lov eller forskrift. Det følger imidlertid av forarbeidene til bestemmelsen at ”Siktemålet er å tydeliggjøre at administrasjonssjefen har et ansvar for å føre kontroll med virksomheten. Selv om administrasjonssjefen etter kommuneloven (…) ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte.”17 Rådmannens ansvar er ytterligere tydeliggjort ved en endring av kommuneloven i 2013, hvor det ble tatt inn krav om at kommunens årsberetning skal redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten, jfr. kommuneloven § 48, pkt. 5.18 Særskilt for problemstillingen Av innledningen følger det naturlig at kommunen må ha etablert nødvendige rutiner og prosedyrer og lagt til rette for en kultur, som bidrar til tilfredsstillende økonomistyring – herunder tilfredsstillende fakturahåndtering19. Slike rutiner må oppstille krav til hvordan fakturahåndteringen skal utføres i kommunen. Videre må systemet, enten det fremgår av rutinene eller andre dokumenter som fordeler ansvar og myndighet, ivareta en oppfølgingsfunksjon slik at det faktisk kontrolleres at praksisen samsvarer med det som rutinene foreskriver.

Bokføringsloven - fakturagjennomgangen Bokføringsloven, med tillegg i bokføringsforskriften, bestemmer hvilke regler som gjelder for bokføringspliktige.

I henhold til forskriftens § 5-1-1 er det bestemte krav til innholdet i salgsdokumentet og dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde: 1. Nummer og dokumentasjonsdato, 2. angivelse av partene, 3. ytelsens art og omfang, 4. tidspunkt og sted for levering av ytelsen, 5. vederlag og betalingsforfall, og 6. eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov

eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner

17 Ot. prp. nr. 70 (2002-2003) (endringslov) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon), s. 105. 18 Lov (endringslov) av 8. februar 2013 nr. 7. 19 Dette er naturligvis kun et av mange krav som stilles til kommunal internkontroll.

31


7. Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftslovens § 11-1 annet eller tredje ledd, skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt- Merverdiavgift ikke beregnet»

Dokumentasjonsdato er dato for utsendelse av dokumentet med mindre annet følger av denne forskrift.

32


Møtebok


Forvaltningsrevisjonsrapport Forebyggende arbeid-psykisk helse


1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Forebyggende arbeid-psykisk helse» sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak

1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forebyggende arbeid-psykisk helse» til etterretning

Bystyret finner det positivt at det det forebyggende psykososiale arbeidet i all hovedsak fungerer godt i avdeling Helsestasjon og at samarbeidet med skolene er bedre etter at det er innført nye rutiner. Bystyret merker seg at rapporten peker på noen utordringer.

2. Bystyret ber derfor rådmannen om At økning i problemer relatert til psykiske lidelser blant barn og unge, meldes inn

som et ressursbehov i framtidige plandokumenter. At det er tilstrekkelig flerspråklig, skriftlig informasjon i Forebyggende virksomhet At Oversiktsdokumenter over samarbeidsaktører og interesseparter kvalitetssikres

og oppdateres for å sikre en god oversikt. At man i kommunikasjonen med barnevernet sikrer høyere grad av tosidighet.

Bystyret merker seg at rådmannen i sin høringsuttalelse gir en konkret beskrivelse av hvordan hun tenker at anbefalingene best kan følges opp.

3. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Helse- og sosialutvalget innen <her setter bystyret selv inn en dato>. Bystyret viser forøvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, følges opp.


33

VedleggForvaltningsrevisjonsrapport «Forebyggende arbeid/psykisk helse», datert 16.11 2017

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)KU-sak 17/9, 4.5 2017 (Prosjektplan)Bystyresak 29.2 2016 (Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017)KU-sak 15/68, 8.12 2016 (Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017)

SaksopplysningerProsjektets bakgrunn:Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2017 ble vedtatt av bystyret 29.2 2017. I planen fremgår blant annet:

«SINTEF melder om økt pågang til den psykiske helsetjenesten i kommunene etter Samhandlingsreformen. Økningen forklares først og fremst med at pasienter gis et kortere behandlingsopphold i spesialisthelsetjenesten. Samtidig øker etterspørselen fordi det kommunale tjenestetilbudet er mer utviklet og mer kjent enn tidligere og flere henvises eller søker hjelp selv. For mange kommuner blir det da vanskelig å prioritere forebyggende arbeid og tidlig innsats, fordi mye ressurser må brukes på syke mennesker med sammensatte behov.»

Prosjektplanen ble vedtatt 4.5 2017

Prosjektets problemstillinger:

1. I hvilken grad er det iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse?

2. Er det et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid for barn og unge?

Revisjonens funn og vurderinger:Planverk:Revisjonen vurderer at Moss kommune har et adekvat, overordnet planverk for Forebyggende virksomhet i Helhetlig handlingsplan for psykisk helse og rus 2014 – 2017 og at denne rulleres planmessig.

Detaljert plan for konkrete tiltak og oppgaver for avdeling Helsestasjon er adekvat konkretisert i Handlingsplan mål for Forebyggende virksomhet 2017.

Helsestasjon:Når det gjelder helsestasjon så er ledelsens ansvar for god og tydelig ansvars- og oppgavefordeling ivaretatt på en adekvat måte og avdelingens tilbud til barn og ungdom 0-23 år vurderes som forholdsvis godt og med god kvalitet.

PersonellRevisjonen vurderer at grunnbemanningen i avdeling helsestasjon er godt dekket hva angår kriterienes krav til faglig- og øvrig kompetanse. Samtidig vil det etter revisjonens vurdering være nødvendig å dekke bemanningsbehovet i skolehelsetjenesten kvantitativt for å få til full måloppnåelse

34

Etniske minoriteterRevisjonen vurderer at tjenestetilbudet i Forebyggende virksomhet generelt fungerer godt ovenfor etniske minoriteter, dog med rom for forbedringer på informasjonsområdet.

SamarbeidRevisjonen vurderer at sikring av helhetlige og koordinerte tjenester i avdeling helsestasjon generelt er ivaretatt på en adekvat måte. Oversiktsdokumenter over samarbeidsaktører/interesseparter inneholder feil/mangler og bør oppdateres. Revisjonen påpeker videre at samarbeidet med barnevernet i all hovedsak er basert på enveiskommunikasjon fra avdeling helsestasjon til barnevernet.

Revisjonens anbefalinger: Økning i problemer relatert til psykiske lidelser blant barn og unge bør vurderes å meldes

inn som et ressursbehov i framtidige plandokumenter. For å tilfredsstille statlige normer bør mangelen på flerspråklig, skriftlig informasjon i

Forebyggende virksomhet avhjelpes. Oversiktsdokumenter over samarbeidsaktører/interesseparter bør

kvalitetssikres/oppdateres for å sikre en god oversikt. Kommunen anbefales å søke dialog med barnevernet for å bedre kommunikasjonen, og

sikre en høyere grad av tosidighet.

Rådmannens høringsuttalelse:Rådmannen har gitt sine kommentarer til anbefalingene (s. 24 i rapporten).Rådmannen kommenterer revisjonens anbefalinger ved å beskrive hvordan hun tenker at de best kan følges opp.

VurderingSekretariatet har gjort en vurdering av om rapporten er av god kvalitet i henhold til standardkravene til forvaltningsrevisjonsrapporter (RS 001), og i samsvar med kontrollutvalgets bestilling.

Rapportens problemstillinger er i henhold kontrollutvalgets bestilling (prosjektomtalen i forvaltningsrevisjonsplanen) og til vedtatte prosjektplan. Valg av revisjonskriterier er relevante sett opp mot problemstillingene.

Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder: møter, intervjuer, og dokumentanalyse. Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Samlet sett anser sekretariatet at dataene er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger.

Revisors vurderinger og anbefalinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriteriene og de metodiske begrensningene.

Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret (se foran i saken).Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i rapporten vi mener er relevant forkontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc., og hvordan rapportens anbefalinger bør følges opp.

35


Rolvsøy 16. november 2017

Forebyggende arbeid – psykisk helse

Moss kommune

Forvaltningsrevisjonsrapport

36


INNHOLDSFORTEGNELSE

1 SAMMENDRAG .......................................................................................................... 3

2 INNLEDNING .............................................................................................................. 6

2.1 Bakgrunn .................................................................................................................................................. 6

2.2 Problemstilling og avgrensing ................................................................................................................. 6

2.3 Metode og gjennomføring ....................................................................................................................... 6


2.5 Litteratur- og dokumentliste ................................................................................................................... 7

3 I HVILKEN GRAD ER DET IVERKSATT FOREBYGGENDE TILTAK FOR BARN OG UNGE INNENFOR PSYKISK HELSE? ............................................................................................... 9


3.2 Fakta ....................................................................................................................................................... 10

3.3 Vurderinger ............................................................................................................................................ 13

4 ER DET GODT FUNGERENDE SAMARBEID MELLOM ULIKE INSTANSER MED ANSVAR FOR PSYKISK HELSE FOR BARN OG UNGE? ....................................................................... 16

4.1 Revisjonskriterier .................................................................................................................................. 16

4.2 Fakta ....................................................................................................................................................... 16

4.3 Vurderinger ............................................................................................................................................ 19

5 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER .............................................................................. 21

6 RÅDMANNENS UTTALELSE ....................................................................................... 24

7 VEDLEGG ................................................................................................................. 25

37


1 SAMMENDRAG

SINTEF melder om økt pågang til den psykiske helsetjenesten i kommunene etter Samhandlingsreformen. Økningen forklares først og fremst med at pasienter gis et kortere behandlingsopphold i spesialisthelsetjenesten. Samtidig øker etterspørselen fordi det kommunale tjenestetilbudet er mer utviklet og mer kjent enn tidligere og flere henvises eller søker hjelp selv. For mange kommuner blir det da vanskelig å prioritere forebyggende arbeid og tidlig innsats, fordi mye ressurser må brukes på syke mennesker med sammensatte behov. Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt i hvilken grad det er iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse, samt om det er etablert et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid for barn og unge i Moss kommune. Revisjonens gjennomføring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i perioden juni til oktober 2017. Kriteriene er utarbeidet med utgangspunkt i lovverk og veiledere på feltet. Kriteriene fremkommer oppsummert under problemstillingene i kapittel 3 og 4, samt i sin helhet i eget vedlegg. Fakta er innhentet ved bruk av intervju og dokumentanalyse. Kapittel 2.3 gir en nærmere redegjørelse for anvendt metodikk og gjennomføring. Revisjonens funn og konklusjoner Planverk Revisjonen vurderer at Moss kommune har et adekvat, overordnet planverk for Forebyggende virksomhet i Helhetlig handlingsplan for psykisk helse og rus 2014 – 2017 og at denne rulleres planmessig. Detaljert plan for konkrete tiltak og oppgaver for avdeling Helsestasjon er adekvat konkretisert i Handlingsplan mål for Forebyggende virksomhet 2017. Revisjonen finner at oppgaver og aktiviteter er beskrevet for samtlige av enhetene i avdeling Helsestasjon. Etter revisjonens vurdering er det god tilgang på og kjennskap til adekvate styringsdokument i avdelingen, men revisjonen anbefaler kvalitetssikring av oversiktsdokumenter. Revisjonen antar også at årlige handlingsplaner og årsrapporter bygget over samme mal vil gjøre det enklere å få oversikt over hvilke tiltak og oppgaver som gjennomføres og hvilke som gjenstår. Emnet kjønnslemlestelse er godt ivaretatt i egne temaplaner i Moss kommune og i et interkommunalt samarbeid. Helsestasjon Ledelsens ansvar for god og tydelig ansvars- og oppgavefordeling er etter revisjonens vurdering ivaretatt på en adekvat måte og avdelingens tilbud til barn og ungdom 0-23 år vurderes som forholdsvis godt og med god kvalitet. Kommunens bemanning i skolehelsetjenesten dekker imidlertid ikke Helsedirektoratets måltall. Etter revisjonens vurdering kan dette være en årsak til manglende måloppnåelse i skolehelsetjenesten. Generelt vurderer revisjonen at det forebyggende psykososiale arbeidet i all hovedsak fungerer godt i avdeling Helsestasjon. Ifølge revisjonens vurdering er samarbeid med skolene bedret etter at det er innført nye rutiner. Oppsatte mål om å yte bistand til skolen og å delta i relevant klasseundervisning vurderes å fungere godt.

38


Revisjonen vurderer at en avdekket mangel på ressurser/tid til individuelle samtaler og publikumsvennlige åpningstider i skolehelsetjenesten bør avhjelpes med tanke på full måloppnåelse på feltet. Virksomheten har opprettet enheter, som etter revisjonens vurdering, når ut til utsatte målgrupper på en god måte. En av disse er Åpen barnehage med Mor og barn gruppe og Flerkulturell kvinnegruppe. To andre er enheten Rask Psykisk Helsehjelp (RPH) og Forebyggende ungdomsteam (FUTT). Ifølge revisjonens vurderinger har kommunen gode systemer for å fange opp problemområder. Ledelsen i Forebyggende virksomhet framstår med både god kompetanse og gjennomføringskraft for å løse avdekkede problemer. Personell Revisjonen vurderer at grunnbemanningen i avdeling helsestasjon er godt dekket hva angår kriterienes krav til faglig- og øvrig kompetanse. Samtidig vil det etter revisjonens vurdering være nødvendig å dekke bemanningsbehovet i skolehelsetjenesten kvantitativt for å få til full måloppnåelse. Revisjonen anbefaler at den sterke økningen i problemer relatert til psykiske lidelser, både i skolehelsetjenesten og på ungdommens helsestasjon, bør vurderes tatt inn i arbeidet med framtidige plandokumenter. Revisjonen vurderer at ledelsen har god oversikt over tilstanden i virksomheten og er i stand til å løse avdekkede problemer gitt at det avsettes tilstrekkelige ressurser. Etniske minoriteter Revisjonen vurderer at tjenestetilbudet i Forebyggende virksomhet generelt fungerer godt ovenfor etniske minoriteter, dog med rom for forbedringer på informasjonsområdet. Tiltak på områdene kjønnslemlestelse og tvangsekteskap vurderes å fungere godt. Åpen barnehage med Mor og barn gruppe og Flerkulturell kvinnegruppe vurderes av revisjonen å være enheter og tiltak som ser ut til å nå ut til etniske minoriteter på en god måte. Revisjonen vurderer at mangelen på flerspråklig, skriftlig informasjon i Forebyggende virksomhet bør avhjelpes. Samarbeid Revisjonen vurderer at sikring av helhetlige og koordinerte tjenester i avdeling helsestasjon generelt er ivaretatt på en adekvat måte. Rutine- og samarbeidsdokumenter, systemer for dokumentoppbevaring og -tilgang, samt personalets kjennskap til disse vurdere revisjonen som gode. Oversiktsdokumenter over samarbeidsaktører/interesseparter inneholder derimot feil/mangler og bør oppdateres. Rutiner for utredning og oppfølging av Individuelle planer vurderes å fungere godt. Samarbeid med barnevern er, ifølge fakta, i all hovedsak basert på enveiskommunikasjon fra avdeling helsestasjon til barnevernet. Revisjonen oppfatter at dette i stor grad skyldes problemer knyttet til barnevernets strenge taushetsplikt og praktiseringen av denne. Revisjonen anbefaler dialog med barnevernet for å bedre kommunikasjonen og sikre en høyere grad av tosidighet. Revisjonen vurderer at begge kommunelegene (i ulik grad) er aktivt involvert utarbeidelse av planverket for Forebyggende virksomhet og at dette fungerer godt.

39


Revisjonen vurderer at virksomheten har intern psykologtilgang som fungerer godt, men gjør oppmerksom på økende behov i grunnskolen. Samarbeid med NAV vurderes som adekvat på systemnivå og godt på individnivå. Revisjonen vurderer at nye rutiner har lagt forholdene til rette for bedring av samarbeid med barnehage, skole, pp-tjenesten og spesialisthelsetjeneste. Med bakgrunn i konklusjoner og vurderingene disse bygger på har revisjonen følgende anbefalinger til kommunen:

Økning i problemer relatert til psykiske lidelser blant barn og unge bør vurderes å meldes inn som et ressursbehov i framtidige plandokumenter.

For å tilfredsstille statlige normer bør mangelen på flerspråklig, skriftlig informasjon i Forebyggende virksomhet avhjelpes.

Oversiktsdokumenter over samarbeidsaktører/interesseparter bør kvalitetssikres/oppdateres for å sikre en god oversikt.

Kommunen anbefales å søke dialog med barnevernet for å bedre kommunikasjonen, og sikre en høyere grad av tosidighet.

40


2 INNLEDNING

2.1 Bakgrunn

Temaet for denne rapporten bygger på «Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2017», vedtatt av kommunestyret i Moss 29. februar 2016. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen ble lagt frem for kontrollutvalget 4. mai 2017 (PS 17/19), og vedtak var i tråd med revisjonens forslag. Det ble ikke gitt føringer utover det som planforslaget omhandlet. Det ble gjennomført oppstartsmøte med kommunen 17. august 2017. Arbeidsutkast av rapporten ble sendt til kommunen 20. oktober 2017, og høringsmøtet ble avholdt 27. oktober. Endelig rapport ble sendt på høring til kommunen 9. november.

2.2 Problemstilling og avgrensing

Rapporten omhandler følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad er det iverksatt forebyggende tiltak for barn og unge innenfor psykisk helse? 2. Er det et godt fungerende samarbeid mellom ulike instanser med ansvar for psykisk helsearbeid

for barn og unge? Rapporten er i all vesentlighet avgrenset til å omhandle kommunens helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom (organisert under avdeling Helsestasjon). I tillegg omhandler deler av revisjonen også enhetene Rask Psykisk Helsehjelp (RPH) og Forebyggende Ungdomsteam (FUTT) som er tilknyttet andre avdelinger innen virksomhetsområdet Forebyggende virksomhet. Disse enhetene er tatt med på grunn av at de har et sterkt forebyggende fokus i sitt arbeid.

2.3 Metode og gjennomføring

Prosjektet er gjennomført med intervjuer og dokumentanalyse. Punkt 2.5 viser hvilke dokumenter som har vært gjenstand for dokumentanalyse. Det handler i all hovedsak om ulike styringsdokumenter. Det er gjennomført intervju med:

Virksomhetsleder for Forebyggende virksomhet

Avdelingsleder Helsestasjon

Avdelingsleder Psykisk helse, overordnet ansvarlig for Rask Psykisk Helsehjelp (RPH)

Leder for Tjenestekontoret

Helsesøster Nøkkeland barne- og ungdomsskole

Helsesøster Hoppern ungdomsskole

Faktaboks 1: Bakgrunn

Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens § 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak.

Faktaboks 2: Metode og gjennomføring

Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med ”Standard for forvaltningsrevisjon” (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skiller klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjon bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger.

41


Prosjektleder Forebyggende ungdomsteam (FUTT) I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Noen av intervjuene er gjennomført via e-post og telefon. Undersøkelsen er gjennomført av revisjonskonsulent Kim Pilgaard i perioden juni til oktober 2017


I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene:

Lov om folkehelsearbeid (Folkehelseloven)

Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester (Helse og omsorgstjenesteloven)

Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Veileder i psykisk helsearbeid for barn og unge i kommunene (IS-1405)

Utviklingsstrategi for helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1798)

Forebyggende innstas for barn og unge (Rundskriv Q-16/2013)

Nasjonal faglig retningslinje for det helsefremmende og forebyggende arbeidet i helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom (Helsedirektoratet)

Utledning av revisjonskriteriene følger under hver enkelt problemstilling.

2.5 Litteratur- og dokumentliste

Følgende dokumenter ligger til grunn for faktafremstillingen: Rutine- og samarbeidsdokumenter:

Samarbeidsavtale mellom Moss kommune og Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUPP) Moss.

HS Klargjøring a oppgaver mellom tjenestekontor – virksomhet – stab.

HS Ansvarsgruppe.

HS Anmodning om individuell plan.

HS Oppstart med utarbeidelse av individuell plan.

HS Utarbeidelse av individuell plan.

HS Evaluering av individuell plan.

HS Avslutning av individuell plan.

HS Helsepersonellets plikt til å ivareta barn som pårørende.

HS Avklaring av ansvar på tvers av kommuneområder og virksomheter.

HS Gjennomføring av barne- og familiesamtale.

HS Innsyn i dokumenter for umyndige personer under 18 år.

HS Innsyn i dokumenter for myndige personer over 18 år.

HS Avklaring av ansvar på tvers av kommuneområder og virksomheter.

FV - Samarbeidspartnere i avd. Psykisk helse og avd. Psykisk helse og rus.

Kvalitetsledelse 6501. Forebyggende virksomhet.

Faktaboks 3: Revisjonskriterier

Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier.

42


FVH - Rutine for samarbeid mellom barnevernstjenesten og helsestasjon.

Videredelegering fra virksomhetsleder til avdelingsleder (Kommunalavd. Helse og sosial).

Styringsdokumenter – kommunale planer (oversikt i form av skjermdump fra kommunens digitale styringssystem.

Sjekkliste/intern opplæring for ansatte i Forebyggende virksomhet.

IKOS implementering. Program for lederutvikling.

ICDP. Utskrift fra nettside om ICDP (International Child Development Programme).

Koordinatorhåndboka.

Samarbeidsavtale mellom Moss Kommune, Moss Frivillighetssentral og Selvhjelp Norge, Distriktskontor Oslo, Akershus og Østfold.

Administrativt samarbeidsutvalg i Østfold. Retningslinje nr 2 – Helhetlige og sammenhengende helse- og omsorgstjenester til pasienter med behov for koordinerte tjenester. Vedlegg 2.1 til denne: Brukerveiledning for meldingsutveksling om pasienter med behov for langvarige og koordinerte tjenester.

Planer og rapporter:

Handlingsplan mål for Forebyggende virksomhet 2017. FOREBYGGENDE VIRKSOMHET MOSS KOMMUNE.

Årsrapport 2016. Forebyggende virksomhet, Moss kommune.

Helhetlig handlingsplan for psykisk helse og rus 2014 – 2017.

Planrullering – møtereferat fra møte om Helhetlig handlingsplan….

Handlingsplan mot kjønnslemlestelse. Moss kommune 2010.

Handlingsplan mot vold i nære relasjoner i Mosseregionen. Moss, Rygge, Råde og Våler (2015-2019)

Evaluering av Psykisk Helse- og rustjeneste. Moss kommune. Desember 2013

Årsplan for Skarmyra åpen barnehage 2013.

Progresjonsplan for Skarmyra åpen barnehage.

Prosjektdokument «FUTT Forebyggende ungdomsteam».

Forløp FUTT (grafisk modell av arbeidsprosess).

Målformulering for FUTT (kopi av kap 6 i prosjektdokument).

Inntaksstatistikk 2016. Fordeling gutter / jenter (diagram).

Inntaksstatistikk 2016. Fordeling norsk / fremmedspråklig bakgrunn (diagram).

Årsrapport fra skolehelsetjenesten på Hoppern skole. Skoleåret 2016-2017. Diverse

Deltakerliste for oppstartmøte.

Organisasjonskart.

Oversikt: Styringsdokumenter – Kommunale planer.

Revisjonsrapport. Systemrevisjon ved: Skarmyra Åpen barnehage, Moss.

Presentasjon (papirkopier av Powerpoint) av Rask Psykisk Helsehjelp.

Kartlegging og risikovurdering av virksomhetens interessepartnere 6503 (Psyk helse).

Utskrift av mail om planrullering av «Helhetlig handlingsplan…»

43


3 I HVILKEN GRAD ER DET IVERKSATT FOREBYGGENDE TILTAK FOR BARN OG UNGE INNENFOR PSYKISK HELSE?


Planverk

Kommunen skal ha oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de positive og negative faktorer som kan virke inn på denne. Oversikten skal være skriftlig og identifisere folkehelseutfordringer i kommunen, herunder vurdere konsekvenser og årsaksforhold. Kommunen skal særlig være oppmerksom på trekk ved utviklingen som kan skape eller opprettholde sosiale eller helsemessige problemer eller sosiale forskjeller.

For å sikre gjennomføring av kommunal innsats, bør tiltak nedfelles i kommunale planverk. Kommunen kan velge å utarbeide en egen temaplan for barn og unges psykiske helse.

Helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom

Ledelsen skal sikre god og tydelig ansvars- og oppgavefordeling i helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom. Den eller de som er ansvarlig(e) for virksomheten skal beskrive virksomhetens mål, oppgaver, aktiviteter og organisering.

Helsestasjons- og skolehelsetjenestens tilbud til barn og ungdom 0-20 år skal omfatte:

Helseundersøkelser og rådgivning med oppfølging/henvisning ved behov o Alle barn bør få tilbud om en helsesamtale og en somatisk undersøkelse på 1. trinn

(Skolestartundersøkelse). Denne undersøkelsen bør omfatte en helsesamtale med helsesøster og en somatisk undersøkelse hos lege.

o Alle ungdomsskoleelever bør få tilbud om en helsesamtale på 8. trinn.

Forebyggende psykososialt arbeid

Opplysningsvirksomhet og veiledning individuelt og i grupper

Hjemmebesøk/oppsøkende virksomhet

Henvise til andre tjenester dersom oppfølgende samtaler og/eller tiltak i skolehelsetjenesten ikke er tilstrekkelig

Samarbeid med skole om tiltak som fremmer godt psykososialt og fysisk lærings- og arbeidsmiljø for elever

Bistand og undervisning i grupper/klasse/foreldremøter i den utstrekning skolen ønsker det

Samarbeid om habilitering av barn og ungdom med spesielle behov, herunder kronisk syke og funksjonshemmede

Tjenestene skal være tilgjengelige. Barn, ungdom og deres foreldre skal kunne henvende seg uten avtale eller henvisning. God tilgjengelighet kjennetegnes ved kort ventetid og «publikumsvennlige åpningstider»

Tjenestene skal være tilpasset barn og ungdom med fysiske og/eller psykiske funksjonsnedsettelser.

Personell og kompetanse

Kommunen skal sørge for å ha tilgang på nødvendig personell for de oppgavene de skal utføre ved helsetjenestene i skole og helsestasjonstjenestene, og ha en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom disse.

o Grunnbemanningen i det forebyggende og helsefremmende arbeid for barn og unge 0-20 år må være helsesøster, lege, jordmor og fysioterapeut.

o Helsedirektoratet anbefaler at det er 1 helsesøster per 285 elever på barneskolenivå. o Helsedirektoratet anbefaler at det er 1 helsesøster per 550 elever på ungdomsskolenivå.

44


Etniske minoriteter

Tjenestetilbudet må være tilrettelagt for barn og ungdom med minoritetsbakgrunn. Det bør blant annet finnes god informasjon om tjenestetilbudet på flere språk.

Foreldre med innvandrerbakgrunn bør få veiledning i utfordringer ved å oppdra barn i Norge, og hva det innebærer å vokse opp med minoritetsbakgrunn i Norge.

I de tilfellene hvor foreldrene ikke mestrer norsk, er bruk av tolk avgjørende. Hjelpeapparatet bør aktivt være pådriver for bruk av tolk.

Ansatte i helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal forebygge kvinnelig omskjæring hos jenter.

Ansatte i helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal være oppmerksom på og følge opp eventuelle signaler om at ungdom utsettes for press om tvangsekteskap.

3.2 Fakta

Planverk Moss kommune har utarbeidet handlingsplan Helhetlig handlingsplan for psykisk helse og rus 2014-2017. Av planen fremkommer en oversikt over befolkningens psykiske helse. Et mål i planen er at den skal rulleres i 2017. Dette arbeidet er igangsatt. Planen inneholder også en oversikt over tiltak kommunen mener er effektive og kunnskapsbaserte. Ifølge et referat fra arbeidsgruppen for rullering av planen, ledet av kommuneoverlege Knut Michelsen, er det få av de foreslåtte tiltakene i planen som ikke er gjennomført. De gjenstående tiltakene vil bli tatt opp i rullering av handlingsplanen. Avdelingsleder for Helsestasjon informerer om at alle tiltak relatert til hennes avdeling er gjennomført. Virksomhetsleder for Forebyggende virksomhet viser også til en samlet oversikt over tiltakene i skjemaform, Internkontroll forebyggende, som viser status på ulike områder som er viktige for virksomheten. Denne brukes aktivt i prosesser i avdelingene og på møter med samarbeidspartnere. Virksomhetsleder forebyggende informerer om at de har stort fokus på systemer, rutiner og handlingsplaner som evalueres hvert år. Veiledere og forskrifter må reflekteres i planene ellers fanges de ikke opp. Disse kommuniseres også til kommunens Helse- og sosialutvalg. Virksomhetsleder forebyggende informerer også om at virksomheten er opptatt av å formidle krav og mål via plandokumenter og møter. Ifølge virksomhetsleder har de kontroll med at planene gjennomføres. Plandokument, Handlingsplan mål for Forebyggende virksomhet 2017, har oppsatte mål for avdeling Helsestasjon, oppgaver og aktiviteter er beskrevet for alle enhetene, mens organisering, for eksempel i form av beskrivelse av samarbeidspartnere, mangler for de fleste enheter. Handlingsplanen inneholder en oversikt over tilbud og tiltak knyttet til de enkelte enhetene i Avdeling Helsestasjon. Tilbud og tiltak er forankret i lover, forskrifter og anbefalinger. Det er knyttet årsrapporter til handlingsplanene. Årsrapport 2016, Forebyggende virksomhet som revisjonen har gjennomgått har i store trekk samme oppbygning som handlingsplanen for 2017, noe som muliggjør sammenligning og sjekk av grad av måloppnåelse.

45


Kommunen har også utarbeidet temaplanen: Handlingsplan for kjønnslemlestelse, Moss kommune.1 Denne er under revisjon. Planlagt ferdig januar 2018. Det er etablert en egen ressursgruppe i Moss kommune via helsesøstertjenesten. Denne ledes av avdelingsleder Helsestasjon og består av ansatte i barnevernet, barnehage, skole, lege, migrasjonshelseesøster og Moss Voksenopplærings- og kvalifiseringssenter (Moss VOKS). Leder for Moss VOKS informerer om at det har vært gjennomført møter to til tre ganger i året for å følge opp handlingsplanen. Ifølge henne har det ikke vært konkrete saker å følge opp. Kjønnslemlestelse er også tema i den interkommunale Handlingsplan mot vold i nære relasjoner i Mosseregionen, Moss, Rygge, Råde og Våler (2015-19). Et foreslått tiltak i denne planen er å utvide Moss kommune sin ressursgruppe til å omfatte alle de fire nevnte kommunene og å utvikle felles rutiner. Leder for Forebyggende virksomhet informerer om at begge planene følger nasjonale retningslinjer. Helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom Kommunens Helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom er organisert under avdeling Helsestasjon. Avdeling Helsestasjon er en av tre avdelinger i Forebyggende virksomhet. Forebyggende Ungdomsteam (FUTT) ligger i avdeling Rus og Psykisk helse. Prosjekt Rask Psykisk Helsehjelp (RPH) ligger i avdeling Psykisk helse. Handlingsplan mål for Forebyggende virksomhet 2017 inneholder beskrivelser av mål, oppgaver, aktiviteter og organisering av de enkelte enhetene i Forebyggende virksomhet. Ifølge planen tilbys anbefalte helseundersøkelser på 1. trinn på helsestasjonen 0-6 år. I tillegg tolkes tilbud om helsesamtale på 8. trinn inn i følgende formulering i planen: Det forebyggende arbeidet omfatter et lovpålagt, generelt tilbud for alle skoleelever, med ulike oppgaver på de forskjellige klassetrinnene. På Nøkkeland gjennomfører helsesøster planlagte aktiviteter på individ- og gruppe-/klassenivå i 3., 5., 8. og 9. klasse. Helsesøster på Hoppern ungdomsskole presenterer seg i alle klasser i begynnelsen av skoleåret og praktiserer «den åpne dørs politikk» og mener det er det nærmeste man kan komme et lavterskeltilbud med god tilgjengelighet. Hun er også med på foreldremøter som arrangeres for 8. trinn av skolen i begynnelsen av skoleåret for å vise «tilgjengelighet» og få kontakt. Ellers samarbeider hun med skolen om undervisning på 9. trinn omkring pubertet, seksualitet, prevensjon og seksuelt overførbare sykdommer, i tillegg til undervisning i 8. klasse om psykisk helse. Hun informerer også om at størsteparten av konsultasjonene handler om psykisk helse, tristhet, nedstemthet, angst og depresjon. Mye handler også om relasjonsproblemer i familien eller med venner. Samarbeid med fastlege og Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUPP) oppleves som godt. Barnevernet opplever hun som vanskelig på grunn av manglende tilbakemelding grunnet taushetsplikten. Ifølge avdelingsleder avdeling Helsestasjon, som blant annet inkluderer helsesøstertjenesten 0-5 år og skolehelsetjenesten, er dette lavterskeltilbud og man prioriterer tilgjengelighet. Tjenesten er daglig tilgjengelig både på kontor og pr telefon. Avdelingsleder Helsestasjon opplyser følgende om tilpasning av tjenestene til barn og ungdom med fysiske og/eller psykiske funksjonsnedsettelser:

1 Utarbeidet i juni 2010.

46


Disse barna får samme tilbud som barn/ungdom ellers i skole og barnehage. Jeløy skole (skole for barn med funksjonsnedsettelse) har helsesøstertjeneste sammen med Bytårnet skole. Helsesøster er som regel koordinator for individuelle planer (IP) for barn opp til barnehagestart. Regelmessige ansvarsgruppemøter og tett oppfølging ved behov. Fysioterapeut/ergoterapeut for barn/unge ivaretar funksjonen i både hjem, barnehage og skole med trening og behandling. Fysisk er lokalene på helsestasjonene lett tilgjengelig for rullestol. Det er heis i bygget på Kambo helsestasjon. Tilpasning på de enkelte skolene er det usikkerhet om. Avdelingsleder opplyser at det skal være tilrettelagt for rullestolbrukere i alle bygg i Moss kommune. Personell og kompetanse Kommunen har en grunnbemanning som består av helsesøster, lege, jordmor og fysioterapeut i det forebyggende og helsefremmende arbeid for barn og unge 0 til 20 år. I 2016 var det i avdeling Helsestasjon 17 helsesøstre, to kommune(over)leger, 2,5 jordmødre og tre fysioterapeuter. Sammen med annet personale i avdelingen til sammen 29,05 årsverk. Som det framgår nedenfor er bemanningen styrket i 2017. I henhold til Årsrapporten 2016 for Forebyggende virksomhet har kommunen store utfordringer med å gjennomføre lovpålagte oppgaver i skolehelsetjenesten innen frister. Virksomhetsleder ved forebyggende enhet informerer om at det har vært politisk vilje til å styrke skolehelsetjenesten, og at avdelingen nå har fått flere årsverk som er fordelt ut på kommunens skoler. Avdelingsleder Helsestasjon informerer om at Helsestasjon 0-5 år følger statlige normtall og har kapasitet til å følge opp ekstra. Dette er derimot ikke tilfelle for skolehelsetjenesten 6-20 år. Her mangler kommunen ca. 2 årsverk for å overholde normtallet. Kommunen har en målsetningen om å være tilgjengelig (ha et høyt tilgjengelighetsnivå), noe som bare nås på de skolene hvor man har 100% helsesøsterdekning. Dette er ikke tilfelle på alle skoler. Ifølge avdelingsleder Helsestasjon er Ungdommens helsestasjon et tilbud i sentrum av Moss kommune for ungdommer i alderen 13 til 23 år. Helsestasjonen har åpent tre dager i uken for å kunne ivareta helsetjenester utover skolehelsetjenesten. Åpningstider er: Mandag 14.00-17.00, torsdag 15.00-17.00 og fredag 09.00-11.30. For eksempel er drop-outs fra VGS en målgruppe som får et helsetilbud her. Det er alltid lege og helsesøster/jordmor til stede. Antall brukere har økt og avdelingsleder observerer et stort behov for økt åpningstid. Ifølge avdelingsleder Helsestasjon har en ubesatt stilling i jordmortjenesten ført til at man ikke har nådd målsetningen om hjemmebesøk. Stillingen er besatt fra og med desember 2017, og dermed vil tilbud om hjemmebesøk bli mulig. Ifølge avdelingsleder prioriterer avdelingen per i dag svangerskapskontroller. Man når også i dag mål om kurs, samt individuelle fødsels-, amme- og etterfødselssamtaler. Helsesøster ved Nøkkeland barne- og ungdomsskole har 80 % stilling. Helsesøster opplever ressursene som knappe. Hun peker på at tilstedeværelse er viktig. Skolen har i dag ca. 370 elever. Helsesøster ved Hoppern ungdomsskole opplever at bemanningen ikke er god nok ved skolen (50% stilling). Blant annet mener hun at kravet til individuelle helsesamtaler (i ny statlig veiledning) ikke er gjennomførbart med nåværende bemanning.

47


Prosjektet Rask Psykisk Helsehjelp (RPH) er et forebyggende tiltak organisert under avdeling Psykisk helse. Det er et lavterskeltilbud/korttidstilbud som tilbyr terapi til personer med angst og/eller milde til moderate depresjonsplager, samt søvnvansker. Tilbudet omfatter innbyggere over 18 år som er bosatt i Moss kommune. RPH er bemannet med fire stillinger, alle med helse- eller sosialfaglig høyskoleutdanning og en høy grad av spesialisering. Avdelingsleder oppfatter dette som en viktig grunn til at prosjektet har tilnærmet 100 % måloppnåelse. Etniske minoriteter Ifølge avdelingsleder ved RPH har de ikke informasjon på andre språk enn norsk. De har tilgang til tolk ved behov. Ifølge Handlingsplan for forebyggende virksomhet er målet for åpen barnehage med mor og barnegruppen å bidra til å styrke kompetansen blant etniske minoriteter. Gruppen skal også jobbe for å bryte ensomhet og isolasjon, gi økt selvtillit, styrke det sosiale nettverket, øke det sosiale og praktiske funksjonsnivået og styrke foreldrerollen. Flerkulturell kvinnegruppe har i noen grad samme funksjon. I tillegg er jordmortjenesten et godt kontaktpunkt og fungerer som en losfunksjon i og med at de treffer alle gravide kvinner og nybakte mødre. Informasjon om lovforbud mot kvinnelig omskjæring tas, ifølge avdelingsleder Helsestasjon, opp med foreldre på hjemmebesøk/nyfødtsamtale for de som kommer fra områder hvor slikt er vanlig. Helsesøster på Nøkkeland skole informerer også om at dette tas opp som tema hos lege i forbindelse med førskolesamtale. Helsesøster tilbyr samtale med informasjon om kjønnslemlestelse til foresatte for jenter fra land der forekomsten er høy. Dette er på 5. trinn. Det tilbys også informasjon og samtale til jenter på 9. trinn fra de samme landene. Kommunen har skriftlige prosedyrer på dette. Problematikk rundt tvangsekteskap er noe helsesøster på skolene er oppmerksomme på i samtaler med elever. I tillegg til dette informerer avdelingsleder Helsestasjon om at tema tas opp i forbindelse med undervisning på 9. trinn. Helsesøster på Nøkkeland skole opplyser også om plikt til å varsle barnevern og eventuelt politi hvis det framkommer informasjon om at mindreårige står i fare for å bli giftet bort.

3.3 Vurderinger

Planverk Som det framgår av revisjonskriteriene skal kommunen ha utarbeidet en oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de positive og negative faktorer som virker inn på denne. Oversikten skal være skriftlig og identifisere helseutfordringer i kommunen. I Helhetlig handlingsplan for psykisk helse og rus 2014 – 2017 har revisjonen funnet et dokument som dekker dette kravet. Arbeid med å rullere denne planen er igangsatt og ledes av en av kommunens kommuneoverleger. Videre fremkommer det av kriteriene at kommunen bør nedfelle tiltak i kommunale planverk. Ifølge fakta er tiltak som er overordnet beskrevet i Helhetlig handlingsplan adekvat konkretisert for de tre enhetene i avdeling Helsestasjon i Handlingsplan mål for Forebyggende virksomhet 2017. Revisjonen finner at oppgaver og aktiviteter er beskrevet for samtlige av enhetene i avdeling Helsestasjon. Revisjonen har sammenlignet Årsrapport 2016 og Handlingsplan 2017. Etter revisjonens vurdering ville det vært enklere å få oversikt over om de enkelte enheter hadde nådd aktivitets- og oppgavemål om handlingsplan og årsrapport i enda høyere grad hadde hatt samme oppsett.

48

http://www.kognitiv.no/psykiske-lidelser/ulike-typer/angst/

http://www.kognitiv.no/psykiske-lidelser/ulike-typer/depresjon/

http://www.kognitiv.no/psykiske-lidelser/ulike-typer/sovnproblemer/


Ifølge fakta har Moss kommune utarbeidet en Handlingsplan for kjønnslemlestelse (2010). Denne revideres ultimo 2017. Emnet kjønnslemlestelse er også tatt inn i en tverrkommunal Handlingsplan mot vold i nære relasjoner i Mosseregionen, Moss, Rygge, Råde og Våler (2015-2019). Revisjonen vurderer at emnet er godt ivaretatt av planverket i kommunen. Helsestasjon Ledelsens ansvar for god og tydelig ansvars- og oppgavefordeling er etter revisjonens vurdering ivaretatt på en adekvat måte, men med rom for forbedringer i oversiktsdokumentene. Etter revisjonens vurdering framstår avdelingens tilbud til barn og ungdom 0-23 år som forholdsvis godt og med god kvalitet. Manglene som er avdekket vurderes å ha sammenheng med at kommunens bemanning er noe lavere enn hva Helsedirektoratets måltall tilsier. Dette fremkommer i intervju med jordmortjenesten og to helsesøstre i skolehelsetjenesten. Jordmortjenesten får dekket en ubesatt stilling ultimo 2017 og tjenesten vurderes da, ifølge avdelingsleder, å kunne nå målsetningen om hjemmebesøk til alle. Kommunens bemanning i skolehelsetjenesten dekker imidlertid ikke Helsedirektoratets måltall. Etter revisjonens vurdering kan dette være en årsak til manglende måloppnåelse i skolehelsetjenesten. Generelt vurderer revisjonen at det forebyggende psykososiale arbeidet i all hovedsak fungerer godt i skolehelsetjenesten/helsestasjon. Fakta viser at opplysningsvirksomhet og veiledning i grupper gjennomføres, at samarbeid/henvisning til andre tjeneste er adekvate. Unntaket her er, som tidligere nevnt, manglende tilbakemeldinger fra NAV. På noen områder har samarbeid med skolene vært utfordrende, men dette er bedret etter at det er innført nye rutiner. Fakta tilsier også at skolehelsetjenesten når oppsatte mål om å delta i relevant klasseundervisning og yte bistand til skolen der hvor dette er aktuelt. Revisjonen vurderer at det er rom for forbedringer på enkelte områder. Fakta avdekker mangel på ressurser/tid til individuelle samtaler og publikumsvennlige åpningstider. Virksomhetsleder informerer i fakta om politisk vilje til å styrke skolehelsetjenesten. Revisjonen vurderer dette som potensielt positivt med tanke på full måloppnåelse på feltet. Virksomheten har også opprettet enheter som etter revisjonens vurdering når ut til spesielt utsatte målgrupper på en god måte. En av disse er Åpen barnehage med Mor og barn gruppe og Flerkulturell kvinnegruppe. To andre er enheten Rask Psykisk Helsehjelp (RPH) og Forebyggende ungdomsteam (FUTT). Ifølge revisjonens vurderinger har kommunen utarbeidet gode rutiner og systemer for å fange opp problemområder. For revisjonen framstår ledelsen med både god kompetanse og gjennomføringskraft for å løse avdekkede problemer. Personell og kompetanse Kommunen skal sørge for tilgang på nødvendig personell for å kunne utføre oppgavene i helsetjenesten. Ifølge fakta er grunnbemanningen i avdeling helsestasjon dekket hva angår kriterienes krav til faglig kompetanse. Revisjonen vurderer at mesteparten av de øvrige kriteriekravene er dekket på en god måte. Samtidig er det revisjonens oppfatning at det er rom for bedring på enkelte områder. Ifølge fakta vil det i 2018 være en manko på to helsesøsterårsverk for å oppnå helsedirektoratets måltall for helsesøsterdekning.

49


Videre viser fakta at det er en sterk økning i problemer relatert til psykiske lidelser både i skolehelsetjenesten og på ungdommens helsestasjon. Dette problemet har vokst fram over tid og er derfor ikke berørt i plandokument for 2017. Revisjonen anbefaler at dette vurderes tatt inn i arbeidet med framtidige plandokumenter. Fakta viser gode rutiner og systemer for å fange opp problemer og personellmanko. Revisjonen vurderer at ledelsen har god oversikt og er i stand til å løse avdekkede problemer gitt at det avsettes tilstrekkelige ressurser. Etniske minoriteter Revisjonen vurderer at tjenestetilbudet i Forebyggende virksomhet generelt fungerer godt i forhold til etniske minoriteter, dog med rom for forbedringer på informasjonsområdet. Moss kommune har siden 2010 hatt en ressursgruppe relatert til kjønnslemlestelse. Fakta viser at det ikke har vært konkrete saker å følge opp. Ifølge fakta informeres det også om dette til relevante målgrupper både i skolehelsetjenesten og i jordmortjenesten. Problematikk rundt tvangsekteskap tas opp i forbindelse med undervisning på 9. trinn. I tillegg viser fakta at skolehelsesøstre også er oppmerksomme på problematikken i individuelle samtaler. Revisjonen vurderer at måloppnåelse på disse områdene er god. Åpen barnehage med Mor og barn gruppe og Flerkulturell kvinnegruppe vurderes av revisjonen å være enheter og tiltak som ser ut til å nå ut til etniske minoriteter på en god måte. Tiltakene gir veiledning om norske forhold og kultur, og hjelper samtidig med å styrke sosiale nettverk i en av kommunens utsatte målgrupper. Fakta viser at det ikke er informasjon om tjenestetilbudet i Forebyggende virksomhet på andre språk enn norsk. Det informeres om bruk av tolk i aktuelle situasjoner og om adekvate rutiner for dette. Revisjonen vurderer at mangelen på flerspråklig informasjon bør avhjelpes.

50


4 ER DET GODT FUNGERENDE SAMARBEID MELLOM ULIKE INSTANSER MED ANSVAR FOR PSYKISK HELSE FOR BARN OG UNGE?


Samarbeid

Koordinerende enhet i kommunen bør være en sentral samarbeidspartner for helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom (avdeling Helsestasjon) for å sikre helhetlige og koordinerte tjenester.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom bør etablere rutiner og regelmessige samarbeidsmøter både på system- og individnivå som sikrer at barn og ungdommer fanges opp tidlig og får nødvendig oppfølging.

Det bør etableres skriftlige samarbeidsrutiner for utredning og oppfølging av barn med behov for individuell plan eller langvarige tjenester.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal samarbeide med den kommunale barneverntjenesten. Ved behov også samarbeide med statlig barnevern.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal ha rutiner for samarbeid med barns og ungdommers fastleger.

Leder for helsestasjon, skolehelsetjenesten eller helsestasjon for ungdom bør ta initiativ til å involvere kommunelege i utformingen av tjenestenes planverk og prioriteringer.

Der kommunen har psykolog tilsatt skal helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom samarbeide med denne. Hvis kommunen ikke har psykolog, bør tjenestene ha et systematisk samarbeid med spesialisthelsetjenesten for veiledning.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom bør etablere rutiner på systemnivå for å samarbeide med NAV i kommunen. Målet med samarbeidet bør være å sikre at barn og ungdom fanges opp tidlig og får nødvendig oppfølging.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom kan samarbeide med NAV på individnivå om barn med behov for ekstra oppfølging.

Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal også samarbeide med barnehage, skole, PP-tjeneste og spesialisthelsetjenesten.

Det er en fordel at samarbeidsrutiner er skriftliggjort, dette med tanke på kvalitetssikring og kontinuitet i tilbudet. Det gjør samarbeidet enklere ved eventuelt utskiftning av personell.

4.2 Fakta

Samarbeid Koordinerende enhet som sentral samarbeidspartner Ifølge virksomhetsleder for Tjenestekontoret har kontoret ansvar for å koordinere hele helse- og sosialsektoren i Moss kommune, inkludert avdeling Helsestasjon. Tjenestekontoret fordeler koordinatoroppgaven til den virksomhet som er nærmest bruker og har også ansvar for opplæring i koordinatorrollen og veiledning i bruk av individuelle planer (IP). Virksomhetsleder informerer også om at når en sak er for stor for en koordinator løftes den til ledernivå og/eller koordinerende enhet som da tar ansvar for samarbeidsmøter. Etablerte rutiner, regelmessige samarbeidsmøter Det framgår av instruksen Klargjøring av oppgaver mellom tjenestekontor – virksomhet – stab at det er et sentralt mål at alt samarbeid og samhandling på tvers av alle enheter, er effektive og bidrar til

51


et helhetlig tjenestetilbud. Dokumentet inneholder også oppgavedefinisjoner for tjenestekontoret for eksempel rundt samarbeid med leverandører (virksomheten/avdelingen) for gjennomføring av avtaler på individnivå. For virksomhetene pekes det for eksempel på at de har ansvar for samarbeid mot regionale foretak. I oversiktsdokumentene Kvalitetsledelse 6501, Forebyggende virksomhet og Kartlegging og risikovurdering av virksomhetens interesseparter 6503 ligger informasjon om virksomhetens samarbeidsaktører. Disse dokumentene samsvarer ikke fullt ut med et eldre oversiktsdokument Samarbeidspartnere for helsestasjon. Det finnes egne rutiner for samarbeid med barnevern, PPT, BUPP og fastleger. Av Handlingsplan mål for Forebyggende virksomhet 2017 går det fram at skolehelsetjenesten samarbeider med familieteamet, fysioterapeut og fastlegene, i tillegg til foreldre/foresatte, ansatte i skolen, skolelegen, Barne- og Ungdomspsykiatrisk Poliklinikk (BUP) og andre spesialisthelsetjenester. Det går ikke fram av planen hvordan dette samarbeidet er organisert. Av handlingsplanens målformulering for avdeling Helsestasjon går det også fram at utvikling av felles plattform og gode rutiner for samarbeid om felles klienter med Barnevern, Pedagogisk senter (inkludert PPT), BUP og DPS, Moss VOKS er et prioritert mål. Det er tett samarbeid mellom jordmødrene og helsesøstrene 0-5 år i forbindelse med hjemmebesøk og informasjon fra jordmor til helsesøster etter fødsel. Dette med samtykke fra foreldre. Avdeling Helsestasjon har samarbeid med Barnehagekontoret på ledernivå og med ansatte i felles møte en gang pr år og ved behov. I tillegg til nevnte rutiner har kommunen også informasjon rettet mot potensielle tjenestebrukere på nettsidene sine. Skriftlige samarbeidsrutiner for utredning og oppfølging av individer med IP Det foreligger skriftlige samarbeidsrutiner for utredning og oppfølging av barn med behov for Individuell plan (IP). Disse inneholder informasjon om oppstart, utarbeidelse, drift, avslutning og evaluering av IP. Rolle- og ansvarsfordeling er tydelig beskrevet. Mulige interne og eksterne samarbeidspartnere er navngitt. Disse dokumentene/rutinene er tilgjengelig for alle ansatte i kommunens kvalitetssystem RiskManager. Ifølge leder i Forebyggende virksomhet gjennomgår alle nyansatte opplæring i alle relevante systemer. Hun informerer også om at alle ledere og ansatte i kommunen bruker RiskManager aktivt. Samarbeid med barnevern Kommunen har utarbeidet Rutine for samarbeid mellom barneverntjenesten og helsestasjon. Dokumentet inneholder også henvisninger til barnevernets rutinehåndbok. Helsesøster ved Nøkkeland barne- og ungdomsskole informerer om at det er lav terskel for å melde bekymringsmeldinger til barnevernet, men at taushetsplikten fører til dårlig/ingen tilbakemelding. Dette oppleves problematisk. På systemnivå er det nylig innført tverrfaglige møter med skolehelsetjenesten og rådgivere og skolelege, barnevern og PPT. Faste møter hver 6 uke. Dette mener hun er positivt. Avdelingsleder omtaler dette tverrrfaglige samarbeidet som positivt. Helsesøster ved Hoppern ungdomsskole, omtaler det tverrfaglige samarbeidet som bra både med skole, skolelege og andre samarbeidspartnere. Unntaket er barnevernet. Her er det stort sett enveiskommunikasjon, og veldig få tilbakemeldinger, hvilket er utfordrende. Hun informerer

52


imidlertid om at det er planer om å utvide eksisterende tverrfaglige møter hver 14. dag til også å inkludere barnevern og PPT. Rutiner for samarbeid med fastleger Ifølge oversiktsdokumentene Samarbeidspartnere for helsestasjon og Kartlegging og risikovurdering av virksomhetens interesseparter 6503 er det avklart samarbeid mellom fastleger og enheter i avdeling Helsestasjon. Helsesøster ved Nøkkeland barne- og ungdomsskole informerer om noe manglende samarbeid med fastlege. Hun ønsker seg faste rutiner, eventuelt faste møtefora hvor man kunne diskutert samarbeid. Hun mener også at man ved å involvere skolehelsetjenesten, i tillegg til fastlege, ved søknader til BUP kunne ha unngått en del avslag. Helsesøster ved Nøkkeland skole legger til at dårlig dialog med fastleger ofte påvirker saksbehandling i negativ retning. Helsesøster ved Hoppern ungdomsskole informerer om at samarbeid med fastleger stort sett er bra. Kommunelegens rolle i plan- og prioriteringsarbeid Kommuneoverlege Knut Michelsen informerer om at kommuneoverlegene har vært involvert i planprosesser innen Forebyggende virksomhet, avdeling helsestasjon og avdeling rus og psykisk helse. Kommuneoverlegene har vært involvert både som medlemmer i styringsgrupper og arbeidsgrupper, samt utarbeidet egne faglige utredninger som bakgrunnsstoff. Kommuneoverlegene har også mye kontakt personlig, og i møter med virksomheten og underliggende avdelinger. I forbindelse med rullering av Helhetlig handlingsplan for psykisk helse og rus ligger prosessansvaret hos kommuneoverlegens kontor. Samarbeid med psykolog eller spesialisthelsetjeneste for veiledning Ifølge avdelingsleder for Helsestasjon har avdelingen tilsatt psykologspesialist i 100% stilling. Denne har også en veilederrolle i forhold til helsesøstre og jordmødre. Innsatsen deles 20/80 mot henholdsvis Helsestasjon for ungdom og mot gravide og foreldre med barn opp til halvannet år. Rutiner for samarbeid med NAV Leder ved avdeling Helsestasjon informerer om at kommunen har utarbeidet samarbeidsrutiner med NAV på systemnivå. Leder for Forebyggende virksomhet henviser også til dokumentet HS – Avklaring av ansvar på tvers av kommmuneområder og virksomheter. I forbindelse med Forebyggende Ungdoms Team (FUTT) sitt tilbud til involverte ungdommer om et «6 måneders pakkeforløp» er samarbeid med NAV på individnivå nevnt som en mulighet i arbeidsfasen av forløpet. Samarbeid med barnehage, skole, PP-tjeneste og spesialisthelsetjeneste Ifølge dokumentet Samarbeidspartnere for helsestasjon er det utarbeidet rutiner for samarbeid med barnehagekontoret, skole (elever, foresatte, rådgiver, kontaktlærer, faglærer, ledelse), PPT og spesialisthelsetjenesten. Virksomhetsleder for Forebyggende virksomhet informerer om at avdeling Helsestasjon har hatt noen utfordringer med kommunikasjon og samarbeid i forhold til Kultur og oppvekst (som styrer skolene). Dette har blitt tatt tak i, hatt fellesmøte, og nå er det utarbeidet ny struktur og faste samarbeidsmøter. Når det gjelder samarbeid med skolen informerer helsesøster ved Nøkkeland barne- og ungdomsskole om utfordringer i forhold til å kunne informere/involvere skolen i elevproblemer. Her

53


vanskeliggjør taushetsplikten et mer helhetlig, tverrfaglig tilbud til eleven(e). Generelt ønsker hun seg noe mer kontakt med lærerne. Skriftlige samarbeidsrutiner Det foreligger en samarbeidsavtale mellom Moss kommune og BUPP Moss. Formålet med avtalen er å sikre overganger mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten, samarbeid for pasienter under behandling og opprettelse av kommunal koordinator ved behov. Ifølge avtalen skal det gjennomføres fire årlige samarbeidsmøter, samt at partene skal samarbeide om kompetanseheving. Avtalen inneholder også informasjon om kontaktpersoner hos begge avtaleparter. Dokumentet Kvalitetsledelse6501, Forebyggende virksomhet inneholder en oversikt over virksomhetens interesseparter. Avdelingsleder Helsestasjon informerer om at det finnes rutiner for samarbeid med NAV, fastlege og barnevern. I Handlingsplan mål for Forebyggende virksomhet 2017 er det i avdeling Helsestasjonen bare informasjon om samarbeidspartnere i pkt. 1.5 Skolehelsetjeneste, ikke for de øvrige enhetene. Samarbeidsfakta for Forebyggende ungdomsteam (FUTT) Leder for FUTT informerer om at en del av enhetens ansvarsområde er å være initiativtaker for å bedre tverrfaglig samarbeid og samhandling rundt målgruppen. For en del av de som oppsøker FUTT er vansker med å finne fram i hjelpeapparatet ofte en del av problemet de sliter med. Av den grunn er det viktig å videreutvikle helhetlige og koordinerte rutiner og god praksis for tverrfaglig samarbeid. Ifølge leder bidrar en godt arbeidende styringsgruppe til forankring i ledelse og relevante samarbeidsenheter, noe som gjør samarbeid enkelt. Samarbeidsfakta for enheten RPH (Rask Psykisk Helsehjelp) Avdelingsleder for Psykisk helse, informerer om at prosjektet Rask Psykisk Helsehjelp samarbeider med Selvhjelp Norge om å benytte selvhjelpsgrupper. Samarbeidet er forankret i samarbeidsavtale. Avdelingsleder informerer også om et samarbeid med kommunens barnevern som på systemnivå består av 4 møter pr år, og på individnivå har gode rutiner for eksempel på å melde bekymringer. Enheten har ikke noe direkte samarbeid med spesialisthelsetjenesten. Dette utøves via avdelingsleder. RPH har, i relevante tilfelle, en los-funksjon i forhold til spesialisthelsetjenesten.

4.3 Vurderinger

I Moss kommune er det Tjenestekontoret som er ansvarlig koordinerende enhet for hele helse- og sosialsektoren i kommunen. Kontoret er følgelig ansvarlig for å sikre helhetlige og koordinerte tjenester for avdeling Helsestasjon. Fakta viser at Tjenestekontoret delegerer, og gir opplæring i, koordinatoroppgavene. Det er enheten nærmest brukerne som får delegert det daglige ansvaret. Som det framgår av litteratur- og dokumentlisten er samarbeidsrutiner for avdeling helsestasjon skriftliggjorte. På dette grunnlaget vurderer revisjonen at sikring av helhetlige og koordinerte tjenester i avdeling helsestasjon generelt er ivaretatt på en adekvat måte. Fakta viser imidlertid at oversiktsdokumenter over samarbeidsaktører inneholder feil/mangler og bør oppdateres. Ifølge fakta arbeides det aktivt med forankring og drift av rutiner for utredning og oppfølging av IP. Revisjonen vurderer at dette fungerer godt. Fakta viser at kommunen har rutiner for samarbeid med barnevernet og at det samarbeides, men at dette i all hovedsak er basert på enveiskommunikasjon fra avdeling helsestasjon til barnevernet.

54


Revisjonen oppfatter at dette i stor grad skyldes problemer knyttet til barnevernets strenge taushetsplikt og praktiseringen av denne. I forbindelse med oversikt over samarbeid med fastleger viser fakta at kvaliteten på dette er personavhengig. Fakta avdekker også negative konsekvenser av dårlig dialog med fastlege. Revisjonen vurderer at klare og godt forankrede samarbeidsrutiner vil kunne bedre dialogen. Kommmunelege bør, ifølge revisjonskriteriene, involveres i kommunens plan- og prioriteringsarbeid. Revisjonen vurderer at begge kommunelegene (i ulik grad) er aktivt involvert og at dette fungerer godt. Avdeling helsestasjon har tilsatt psykologspesialist med veilederrolle overfor de i avdelingen som har behov for det. Revisjonen vurderer at dette fungerer godt, men gjør oppmerksom på økende behov i grunnskolen. Leder for avdeling Helsestasjon opplyser om rutiner for samarbeid med NAV på systemnivå og godt samarbeid på individnivå. I forbindelse med samarbeid med barnehage, skole, pp-tjenesten og spesialisthelsetjenesten er det, ifølge fakta, for kort tid siden utarbeidet nye rutiner for disse. Revisjonen vurderer at det er lagt til rette for bedring av tidligere mangelfullt samarbeid. Både FUTT og RPH vurderer selv, ifølge fakta, at de har godt fungerende samarbeidsrutiner. Revisjonen vurderer at begge enhetene fungerer godt også hva angår samarbeid med andre.

55


5 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER

Planverk Revisjonen vurderer at Moss kommune har et adekvat, overordnet planverk for Forebyggende virksomhet i Helhetlig handlingsplan for psykisk helse og rus 2014 – 2017 og at denne rulleres planmessig. Detaljert plan for konkrete tiltak og oppgaver for avdeling Helsestasjon er adekvat konkretisert i Handlingsplan mål for Forebyggende virksomhet 2017. Revisjonen finner at oppgaver og aktiviteter er beskrevet for samtlige av enhetene i avdeling Helsestasjon. Etter revisjonens vurdering er det god tilgang på og kjennskap til adekvate styringsdokument i avdelingen, men revisjonen anbefaler kvalitetssikring av oversiktsdokumenter. Revisjonen antar også at årlige handlingsplaner og årsrapporter bygget over samme mal vil gjøre det enklere å få oversikt over hvilke tiltak og oppgaver som gjennomføres og hvilke som gjenstår. Emnet kjønnslemlestelse er godt ivaretatt i egne temaplaner i Moss kommune og i et interkommunalt samarbeid. Helsestasjon Ledelsens ansvar for god og tydelig ansvars- og oppgavefordeling er etter revisjonens vurdering ivaretatt på en adekvat måte og avdelingens tilbud til barn og ungdom 0-23 år vurderes som forholdsvis godt og med god kvalitet. Kommunens bemanning i skolehelsetjenesten dekker imidlertid ikke Helsedirektoratets måltall. Etter revisjonens vurdering kan dette være en årsak til manglende måloppnåelse i skolehelsetjenesten. Generelt vurderer revisjonen at det forebyggende psykososiale arbeidet i all hovedsak fungerer godt i avdeling Helsestasjon. Ifølge revisjonens vurdering er samarbeid med skolene bedret etter at det er innført nye rutiner. Oppsatte mål om å yte bistand til skolen og å delta i relevant klasseundervisning vurderes å fungere godt. Revisjonen vurderer at en avdekket mangel på ressurser/tid til individuelle samtaler og publikumsvennlige åpningstider i skolehelsetjenesten bør avhjelpes med tanke på full måloppnåelse på feltet. Virksomheten har opprettet enheter, som etter revisjonens vurdering, når ut til utsatte målgrupper på en god måte. En av disse er Åpen barnehage med Mor og barn gruppe og Flerkulturell kvinnegruppe. To andre er enheten Rask Psykisk Helsehjelp (RPH) og Forebyggende ungdomsteam (FUTT). Ifølge revisjonens vurderinger har kommunen gode systemer for å fange opp problemområder. Ledelsen i Forebyggende virksomhet framstår med både god kompetanse og gjennomføringskraft for å løse avdekkede problemer. Personell Revisjonen vurderer at grunnbemanningen i avdeling helsestasjon er godt dekket hva angår kriterienes krav til faglig- og øvrig kompetanse. Samtidig vil det etter revisjonens vurdering være nødvendig å dekke bemanningsbehovet i skolehelsetjenesten kvantitativt for å få til full måloppnåelse. Revisjonen anbefaler at den sterke økningen i problemer relatert til psykiske lidelser, både i skolehelsetjenesten og på ungdommens helsestasjon, bør vurderes tatt inn i arbeidet med framtidige plandokumenter.

56


Revisjonen vurderer at ledelsen har god oversikt over tilstanden i virksomheten og er i stand til å løse avdekkede problemer gitt at det avsettes tilstrekkelige ressurser. Etniske minoriteter Revisjonen vurderer at tjenestetilbudet i Forebyggende virksomhet generelt fungerer godt ovenfor etniske minoriteter, dog med rom for forbedringer på informasjonsområdet. Tiltak på områdene kjønnslemlestelse og tvangsekteskap vurderes å fungere godt. Åpen barnehage med Mor og barn gruppe og Flerkulturell kvinnegruppe vurderes av revisjonen å være enheter og tiltak som ser ut til å nå ut til etniske minoriteter på en god måte. Revisjonen vurderer at mangelen på flerspråklig, skriftlig informasjon i Forebyggende virksomhet bør avhjelpes. Samarbeid Revisjonen vurderer at sikring av helhetlige og koordinerte tjenester i avdeling helsestasjon generelt er ivaretatt på en adekvat måte. Rutine- og samarbeidsdokumenter, systemer for dokumentoppbevaring og -tilgang, samt personalets kjennskap til disse vurdere revisjonen som gode. Oversiktsdokumenter over samarbeidsaktører/interesseparter inneholder derimot feil/mangler og bør oppdateres. Rutiner for utredning og oppfølging av Individuelle planer vurderes å fungere godt. Samarbeid med barnevern er, ifølge fakta, i all hovedsak basert på enveiskommunikasjon fra avdeling helsestasjon til barnevernet. Revisjonen oppfatter at dette i stor grad skyldes problemer knyttet til barnevernets strenge taushetsplikt og praktiseringen av denne. Revisjonen anbefaler dialog med barnevernet for å bedre kommunikasjonen og sikre en høyere grad av tosidighet. Revisjonen vurderer at begge kommunelegene (i ulik grad) er aktivt involvert utarbeidelse av planverket for Forebyggende virksomhet og at dette fungerer godt. Revisjonen vurderer at virksomheten har intern psykologtilgang som fungerer godt, men gjør oppmerksom på økende behov i grunnskolen. Samarbeid med NAV vurderes som adekvat på systemnivå og godt på individnivå. Revisjonen vurderer at nye rutiner har lagt forholdene til rette for bedring av samarbeid med barnehage, skole, pp-tjenesten og spesialisthelsetjeneste. Med bakgrunn i konklusjoner og vurderingene disse bygger på har revisjonen følgende anbefalinger til kommunen:

Økning i problemer relatert til psykiske lidelser blant barn og unge bør vurderes å meldes inn som et ressursbehov i framtidige plandokumenter.

For å tilfredsstille statlige normer bør mangelen på flerspråklig, skriftlig informasjon i Forebyggende virksomhet avhjelpes.

Oversiktsdokumenter over samarbeidsaktører/interesseparter bør kvalitetssikres/oppdateres for å sikre en god oversikt.

Kommunen anbefales å søke dialog med barnevernet for å bedre kommunikasjonen, og sikre en høyere grad av tosidighet.

57



Kim Pilgaard (sign.) forvaltningsrevisor

Bjørnar B. Eriksen (sign.) forvaltningsrevisor

Bjørnar B. Holmedahl (sign.) oppdragsansvarlig revisor

58


6 RÅDMANNENS UTTALELSE

59


7 VEDLEGG

Revisjonskriterier Formålet med folkehelseloven er å bidra til samfunnsutvikling som fremmer folkehelse2, herunder utjevner sosiale helseforskjeller. Folkehelsearbeidet3 skal fremme befolkningens helse, trivsel, gode sosiale og miljømessige forhold og bidra til å forebygge psykisk og somatisk sykdom, skade eller lidelse. Loven skal sikre at kommuner, fylkeskommuner og statlige helsemyndigheter setter i verk tiltak og samordner sin virksomhet i folkehelsearbeidet på en forsvarlig måte. Ifølge folkehelseloven § 4 skal kommunen fremme befolkningens helse, trivsel, gode sosiale og miljømessige forhold og bidra til å forebygge psykisk og somatisk sykdom, skade eller lidelse, bidra til utjevning av sosiale helseforskjeller og bidra til å beskytte befolkningen mot faktorer som kan ha negativ innvirkning på helsen. Kommunen skal fremme folkehelse innen de oppgaver og med de virkemidler kommunen er tillagt, herunder ved lokal utvikling og planlegging, forvaltning og tjenesteyting. Kommunen skal medvirke til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre myndigheter og virksomheter. Medvirkning skal skje blant annet gjennom råd, uttalelser, samarbeid og deltagelse i planlegging. Kommunen skal legge til rette for samarbeid med frivillig sektor. Ifølge § 5 skal kommunen ha oversikt over helsetilstanden i befolkningen og de positive og negative faktorer som kan virke inn på denne. Oversikten skal være skriftlig og identifisere folkehelseutfordringer i kommunen, herunder vurdere konsekvenser og årsaksforhold. Kommunen skal særlig være oppmerksom på trekk ved utviklingen som kan skape eller opprettholde sosiale eller helsemessige problemer eller sosiale helseforskjeller. Ifølge helse- og omsorgstjenestelovens § 3-1 skal kommunen sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester. Kommunens ansvar omfatter alle pasient- og brukergrupper, herunder personer med somatisk eller psykisk sykdom, skade eller lidelse, rusmiddelproblem, sosiale problemer eller nedsatt funksjonsevne. For å oppfylle ansvaret etter § 3-1 skal kommunen blant annet tilby helsefremmende og forebyggende tjenester, herunder:

a. helsetjeneste i skoler og b. helsestasjonstjeneste

Det fremkommer av lovens § 3-4 at kommunes ansvar etter § 3-1 første ledd innebærer plikt til å legge til rette for samhandling mellom ulike deltjenester innad i kommunen og med andre tjenesteytere der dette er nødvendig for å tilby tjenester omfattet av helse- og omsorgstjenesteloven. Kommunen skal samarbeide med fylkeskommune, regionalt helseforetak og stat, slik at helse- og omsorgstjenesten i landet best mulig kan virke som en enhet. Formålet med forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten er gjennom helsestasjons- og skolehelsetjenesten å:

a. fremme psykisk og fysisk helse, b. fremme gode sosiale og miljømessige forhold, c. forebygge sykdommer og skader.

2 Befolkningens helsetilstand og hvordan helsen fordeler seg i en befolkning. 3 Samfunnets innsats for å påvirke faktorer som direkte eller indirekte fremmer befolkningens helse og trivsel, forebygger psykiske og somatisk sykdom, skade eller lidelse, eller som beskytter mot helsetrusler, samt arbeid for en jevnere fordeling av faktorer som direkte eller indirekte påvirker helsen.

60


Ifølge forskriftens § 2-1 skal kommunen tilby helsestasjons- og skolehelsetjeneste til barn og ungdom 0-20 år. Kommunen skal sørge for å ha tilgang på nødvendig personell for de oppgavene de skal utføre ved helsetjenestene i skole og helsestasjonstjenestene, og ha en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom disse. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal ha rutiner for samarbeid med fastlegene, med andre kommunale tjenester, med tannhelsetjenesten, med fylkeskommunen og med spesialisthelsetjenesten. I henhold til § 2-2 skal helsestasjons- og skolehelsetjenesten bidra til kommunens oversikt over helsetilstanden og de faktorer som kan virke inn på helsen til barn og ungdom. Ifølge § 2-3 skal helsestasjons- og skolehelsetjenestens tilbud til barn og ungdom 0-20 år omfatte:

helseundersøkelser og rådgivning med oppfølging/henvisning ved behov

forebyggende psykososialt arbeid

opplysningsvirksomhet og veiledning individuelt og i grupper

hjemmebesøk/oppsøkende virksomhet

samarbeid med skole om tiltak som fremmer godt psykososialt og fysisk lærings- og arbeidsmiljø for elever

bistand og undervisning i gruppe/klasse/foreldremøter i den utstrekning skolen ønsker det

samarbeid om habilitering av barn og ungdom med spesielle behov, herunder kronisk syke og funksjonshemmede

I henhold til veileder «Kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten» fremkommer det at helsestasjons- og skolehelsetjenesten er en lovpålagt tjeneste til alle barn og unge 0-20 år, og gravide som ønsker å gå til svangerskapskontroll i tilknytning til helsestasjon. Tjenesten skal være et lavterskeltilbud, og det stilles krav til tilgjengelighet for alle grupperinger innenfor målgruppen. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten er et lavterskeltilbud som skal være lett tilgjengelig for alle kategorier brukere i målgruppene. Tilgjengelighet er avhengig av at det er tilstrekkelig med antall ansatte i tjenesten. God tilgjengelighet kjennetegnes ved kort ventetid og «publikumsvennlige åpningstider». Geografisk og fysisk lokalisering av tilbudet er også viktig for hvor god tilgjengeligheten til tjenesten er. Noen grupper som må ivaretas spesielt i forhold til tilgjengelighet er:

Personer med psykiske problemer

Personer med fysisk funksjonsnedsettelse

Barn og ungdom med minoritetsbakgrunn Grunnbemanningen i det forebyggende og helsefremmende arbeid for barn og unge 0-20 år må være helsesøster, lege, jordmor og fysioterapeut. Forskriften påpeker at det må være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom personell knyttet til helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Ifølge utviklingsstrategi for helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1798) anbefaler helsedirektoratet følgende bemanningsnorm for helsesøstre ved barne- og ungdomsskoler:

1 helsesøster i 35 prosent stilling bør kunne følge opp 100 barneskolebarn. Dette tilsvarer 1

helsesøster per 285 elever på barneskolenivå.

1 helsesøster i 18 prosent stilling kan følge opp 100 ungdomsskolebarn. Dette tilsvarer 1

helsesøster per 550 elever på ungdomsskolenivå.

Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten pålegger helsestasjons- og skolehelsetjenesten, inklusiv den kommunale svangerskapsomsorgen, å ha rutiner for samarbeid med fastlegene, med andre kommunale tjenester, med tannhelsetjenesten, med fylkeskommunen og med spesialisthelsetjenesten. Det er en fordel at

61


slike samarbeidsrutiner er nedskrevet med tanke på kvalitetssikring og kontinuitet i tilbudet. Det gjør samarbeidet enklere ved eventuelt utskiftning av personell. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal samarbeide med andre kommunale tjenester som for eksempel sosialtjenesten, barnevernstjenesten, barnehage, skole, PP-tjeneste og hjemmesykepleie. Hvordan man velger å organisere samarbeidet avhenger av den lokale strukturen. Det som er viktig er at man gjennom samarbeid styrker tilbudet til brukerne og bidrar til at det samlede tjenestetilbudet fremstår helhetlig og integrert. Tjenestetilbudet må også være tilrettelagt for barn og ungdom med minoritetsbakgrunn. Foreldre med innvandrerbakgrunn bør få veiledning i utfordringer ved å oppdra barn i Norge, og hva det innebærer å vokse opp med minoritetsbakgrunn i Norge. I mange tilfeller vil det være nødvendig å bruke tolk for å sikre at informasjon blir forstått. Ansatte i helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal ha kompetanse og kunnskap til å kunne gi informasjon til aktuelle brukergrupper, og til å forebygge kvinnelig omskjæring hos jenter. Signaler om at ungdom utsettes for press om tvangsekteskap krever oppmerksomhet og oppfølging, dersom helsestasjons- og skolehelsetjenesten får informasjon om dette. I henhold til rundskriv «Forebyggende innsats for barn og unge» krever godt forebyggende arbeid at det startes tidlig og at en tenker og handler langsiktig. En av de viktigste utfordringene er å tenke helhetlig og å samordne innsatsen på tvers av fagområder. Det krever helhetlige planer som iverksettes i praksis. Både politiske og administrative ledere har et ansvar for å tilrettelegge for gode samarbeidsformer, å sette av tilstrekkelig ressurser og å få til effektive samarbeidslinjer. Kommunen har ansvar for at de ulike tjenestene for barnefamiliene er godt koordinerte. Godt forebyggende arbeid vil ofte forutsette samarbeid på tvers av ulike fagområder og forvaltningsnivå. Det er viktig at det blir laget rutiner og systemer som gjør det enkelt å samarbeide. Felles forståelse av problemet, mål og virkemiddelbruk (samsyn) samt gode styrings- og rapporteringssystemer, vil øke sannsynligheten for å oppnå gode resultater. For å få til et godt samarbeid må alle ha kunnskap om og respekt for hverandres ansvar og roller. Noen kommuner har opprettet egne stillinger som oppvekstkoordinatorer blant annet for å sikre en bedre samordning av tjenestetilbudet. Andre har organisert tjenester rettet mot barn og unge i egne etater. I henhold til veileder «Psykisk helsearbeid for barn og unge i kommunene» er psykisk helsearbeid for barn og unge et ansvar for kommunen, og innbefatter både forebyggende arbeid og koordinert samarbeid i forhold til barn og unge som har utviklet psykiske lidelser av ulike alvorlighetsgrad. Noen barn trenger bistand kun fra enkelte tjenester, mens andre vil ha behov for mer omfattende hjelpetilbud. Kommunene må derfor ha et differensiert tilbud. En av kommunens overordnede oppgave i det psykiske helsearbeidet er å sørge for bistand fra, og samarbeid med, spesialisthelsetjenesten eller andre aktører ved behov. Det psykiske helsearbeidet for barn og unge bør kjennetegnes av tverrfaglighet og samarbeid mellom tjenestene og være av god kvalitet i tråd med Nasjonal kvalitetsstrategi for helse- og sosialtjenesten. Følgende faktorer er viktige for å lykkes med arbeidet:

Et tydelig barne- og ungdomsperspektiv i den kommunale planleggingen, der også ulikheter i behov mellom jenter og gutter fanges opp.

En tydelig forankring av det psykiske helsearbeidet for barn og unge i kommunens faglige, administrative og politiske ledelse.

Bidra til et differensiert tilbud tilpasset barn og unges behov.

Tilstrekkelig kompetanse i forhold til den rolle/det ansvar som er definert.

Koordinering av tjenestene innad i kommunen.

Godt samarbeid med spesialisttjenesten.

62


Spesielt vektlegge sårbare grupper med sammensatte problemer, som barn med tiltak fra barnevernet, barn av psykisk syke og rusavhengige foreldre og funksjonshemmede barn og unge.

Legge til rette for brukermedvirkning med blant annet god informasjon om rettigheter og tilbud om individuell plan.

Formidling av kunnskap om psykisk helse på de arenaer hvor barn og unge tilbringer mye av sin tid, som barnehage og skole.

Det fremkommer av veilederen at forebygging forutsetter planlegging, helhetsperspektiv og tid. God forankring viser seg derfor gjennom prioritering i det kommunale plansystemet. For å sikre gjennomføring av kommunal innsats, bør tiltak nedfelles i kommunale planverk. Det er viktig at helsetjenesten deltar aktivt i de kommunale planprosessene. Kommunen kan velge å utarbeide en egen temaplan for barn og unges psykiske helse. For å ivareta barn og unges psykiske helse må tilbudet være samordnet og helhetlig. Alle aktører bør ha planer, rutiner og avtaler for samarbeid med andre offentlige etater. Det er viktig at kompetanse og tiltak benyttes fleksibelt. Av veilederen fremkommer det at barn med etnisk minoritetsbakgrunn bør tilbys hjelp innenfor det eksisterende tilbud, men det kan i enkelte lokalsamfunn være nyttig å etablere treffsteder for barn og unge med samme bakgrunn. Det tilbud som finnes må gjøres tilgjengelig og relevant også for barn og unge med etnisk minoritetsbakgrunn. Det bør finnes god informasjon om tjenestetilbudet på flere språk. For å hjelpe barna er det også nødvendig med god kommunikasjon med foreldre. Mestrer ikke foreldrene norsk, er bruk av kvalifisert tolk avgjørende. Barn eller andre familiemedlemmer skal ikke benyttes som oversettere. Hjelpeapparatet bør aktivt være pådriver for bruk av tolk fordi ikke alle foreldre etterspør dette. I henhold til veileder er formålet med samarbeidsavtaler mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten er å tydeliggjøre kommunens og spesialisttjenestens fordeling av ansvar, oppgaver og roller for å kunne gi en sammenhengende tjeneste med god pasientflyt. Dette handler om helsetjenestens evne til å gi riktig behandling på riktig nivå, til riktig tidspunkt, uten unødige omveier. Pasientflyt stiller særlige krav til god ledelse og evne/vilje til samhandling på tvers av nivåer og tjenester. En samarbeidsavtale er et godt utgangspunkt og styringsredskap i kommunens overordnede psykiske helsearbeid. Av «Nasjonal faglig retningslinje for det helsefremmende og forebyggende arbeidet i helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom» fremkommer det at:

Ledelsen skal sikre god og tydelig ansvars- og oppgavefordeling i helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom. Den eller de som er ansvarlig(e) for virksomheten skal beskrive virksomhetens mål, oppgaver, aktiviteter og organisering.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal være et likeverdig tilbud til hele befolkningen. Tilbudet til barn, ungdom og deres foreldre bør tilpasses den enkeltes forutsetninger og behov, for å sikre et likeverdig tilbud. Dette innebærer blant annet at:

Å ta hensyn til språklige og kulturelle forskjeller i innvandrerbefolkningen.

At tjenesten tar høyde for sosiale helseforskjeller og ivaretar brukernes behov uavhengig av utdanningsbakgrunn, økonomi og klassetilhørighet.

At tjenesten er tilpasset barn og ungdom med fysiske og/eller psykiske funksjonsnedsettelser.

At tjenesten er tilgjengelig. Barn, ungdom og deres foreldre skal kunne henvende seg uten avtale eller henvisning. Tilbudet i helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal være gratis.

63


Samhandling og samarbeid

Koordinerende enhet i kommunen bør være en sentral samarbeidspartner for helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom for å sikre helhetlig og koordinerte tjenester.

Det bør etableres skriftlige samarbeidsrutiner for utredning og oppfølging av barn med behov for individuell plan eller langvarige tjenester.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal samarbeide med den kommunale barnevernstjenesten. Ved behov bør tjenestene også samarbeide med statlig barnevern.

Leder av virksomheten bør sørge for å etablere rutiner og regelmessige samarbeidsmøter både på system- og individnivå som sikrer at barn og ungdommer fanges opp tidlig og får nødvendig oppfølging.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom skal har rutiner for samarbeid med barns og ungdommers fastleger for å sikre tydelig ansvars- og oppgavefordeling og god rolleforståelse. Det er kommunens ansvar å tilrettelegge for at tjenestene kan samarbeide.

Leder for helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom bør ta initiativ til å involvere kommunelege i utformingen av tjenestenes planverk og prioriteringer.

Der kommunen har psykolog tilsatt skal helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom samarbeide med denne. Hvis kommunen ikke har psykolog, bør tjenestene ha et systematisk samarbeid med spesialisthelsetjenesten for veiledning.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom bør etablere rutiner på systemnivå for å samarbeide med NAV i kommunen. Målet med samarbeidet bør være å sikre at barn og ungdom fanges opp tidlig og får nødvendig oppfølging.

Helsestasjon, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom kan samarbeide med NAV på individnivå om barn med behov for ekstra oppfølging. Det er opp til den enkelte kommune å vurdere behov for samarbeid på individnivå.

Helseundersøkelse og helsesamtale i skolehelsetjenesten

Alle barn bør få tilbud om en helsesamtale og en somatisk undersøkelse på 1. trinn (Skolestartundersøkelse). Denne undersøkelsen bør omfatte en helsesamtale med helsesøster og en somatisk undersøkelse hos lege.

Alle ungdomsskoleelever bør få tilbud om en helsesamtale på 8. trinn (Helsesamtale). Oppfølging ved behov i skolehelsetjenesten Skolehelsetjenesten bør støtte barn og ungdommer med psykiske plager ved å:

Tilby oppfølgende samtaler individuelt eller i grupper

Henvise til andre tjenester dersom oppfølgende samtaler og/eller tiltak i skolehelsetjenesten ikke er tilstrekkelige

Samarbeide med skole og foreldre om å tilrettelegge skolehverdagen

Samarbeide med andre tjenester, for eksempel psykisk helsetjenesten i kommunen og BUP, for veiledning.

Legen, med sin medisinske bakgrunn, bør være en sentral aktør i skolehelsetjenesten, for at tjenesten skal kunne ivareta et helhetlig og tverrfaglig tilbud (Skolehelsetjenesten bør ha tilgjengelig lege).

64


Møtebok


Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap Samlokalisert bolig Peer Gynts vei 89


1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap «Samlokalisert bolig Peer Gynts vei 89», til orientering.

2. Revisjonsrapport og MKEiendom KF sitt styrets saksutredning om byggeregnskapet for «Samlokalisert bolig Peer Gynts vei 89», oversendes bystyret med følgende innstilling:

Byggeregnskapet for prosjekt «Samordnet bolig, Peer Gynts vei 89», objekt 6515, avsluttes med en brutto utgift på kr 47 231 356. Dette tilsier et mindreforbruk mot vedtatt ramme på ca. 6,5 millioner kroner.

Prosjektet finansieres med refusjon mva. kr 8 702 869, overføringer fra staten med kr 15 928 050 samt serielån over 30 år kr 22 600 437. Driftsmessige konsekvenser dekkes gjennom husleie til beboerne og fra Moss kommune i tråd med tidligere vedtak.


Vedlegg1. Revisjonsrapport – Avslutning av byggeregnskap «Samlokalisert bolig Peer Gynts vei

89», datert 20.11 2017.2. Styresak 009/17 den 03.11 2017 – Byggeregnskap «Samlokalisert bolig Peer Gynts vei

89»

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)Reglement for kontrollutvalget i Moss

SaksopplysningerI henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstilling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner.

65

MKEiendom har avsluttet byggeregnskapet for «Samlokalisert bolig Peer Gynts vei 89». Budsjettrammen for investeringen var kr. 53 700 000. Samlede kostnader ført i byggeregnskapet er kr 47 231 356.- og dette gir et samlet mindreforbruk på kr 6 468 644.-.

Revisjonen finner at innkjøpsprosessen i all hovedsak er tilfredsstillende håndtert og dokumentert ifølge gjeldende regler samt at utgifter er regnskapsført og dokumentert tilfredsstillende. Utbetalingene til A.L. Høyer AS, Cowi AS, Evr Norge AS og In`by AS viser relativt store overskridelser i prosent i forhold til opprinnelig kontrakt/anslag. Prosjektleder har opplyst til revisjonen at det kan være vanskelig å sette et anslag for utgifter knyttet til slike prosjekter. Oppdragene til Evr Norge AS og In`by AS ble anslått til under kr 100 000. Revisjonen stiller derfor spørsmål om disse vurderingene kunne vært litt mer presise. Totalt sett har MKEiendom klart å holde seg godt innenfor bevilget beløp og ovennevnte overskridelser anses ikke som vesentlige beløp prosjektet sett under ett.

Sekretariatet viser til vedlagte revisjonsrapport med vedlegg for ytterligere detaljer.

VurderingMed bakgrunn i revisjonsrapportens vurderinger og konklusjon og styret i MKEiendom saksutredning, anbefaler sekretariatet følgende:

Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap «Samlokalisert bolig Peer Gynts vei 89», til orientering

Videre anbefales det at revisjonsrapport og styrets saksutredning og styrets innstilling til bystyret, oversendes følgende innstilling fra styret til bystyret:

Byggeregnskapet for prosjekt «Samordnet bolig, Peer Gynts vei 89», objekt 6515, avsluttes med en brutto utgift på kr 47 231 356. Dette tilsier et mindreforbruk mot vedtatt ramme på ca. 6,5 millioner kroner.

Prosjektet finansieres med refusjon mva. kr 8 702 869, overføringer fra staten med kr 15 928 050 samt serielån over 30 år kr 22 600 437. Driftsmessige konsekvenser dekkes gjennom husleie til beboerne og fra Moss kommune i tråd med tidligere vedtak

66

Rolvsøy 20.11.2017

Revisjonsrapport

Avslutning av byggeregnskap Samlokalisert bolig Peer Gynts vei 89

Moss kommunale eiendomsselskap KF

67

INNHOLDSFORTEGNELSE

1. INNLEDNING ......................................................................................................................................... 3

2. FORMÅL OG AVGRENSNING ..................................................................................................... 3

3. ORGANISERING OG METODEVALG ..................................................................................... 3

4. GJENNOMFØRING ............................................................................................................................ 3

5. VURDERINGER .................................................................................................................................... 5

Vedlegg

Saksutredning Byggeregnskap styrebehandlet 20.11.17 «Samlokalisert bolig Peer Gynts

vei 89, datert 3.11.2017.

68

1. INNLEDNING

Reglement for kontrollutvalget i Moss er vedtatt av bystyret 28.2.06. I § 4.3 fremkommer at:

” Kontrollutvalget fremmer sak til bystyret for hvert av kommunens avsluttede

investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner.”

I Moss kommune er det Moss kommunale eiendomsselskap KF (MKEiendom) som står

ansvarlig for de fleste av Moss kommunes investeringsprosjekter etter vedtak og bevilgning i

bystyret. I ansvaret for investeringsprosjektene inngår også ansvar for regnskapsføring og

videre rapportering av investeringsregnskapene.

MKEiendom har avsluttet byggeregnskapet for Samlokalisert bolig Peer Gynts vei 89.

2. FORMÅL OG AVGRENSNING

Formålet med gjennomgangen er å bekrefte riktigheten av regnskapene. Kontrollen av

investeringsprosjektet omfatter kun bekreftelse av regnskapet, og ikke gjennomgang og

vurdering av rutinene for gjennomføring av investeringsregnskaper generelt.

3. ORGANISERING OG METODEVALG

Kontrollen er gjennomført av revisor Catrine Spro Wernersen i november 2017 og er foretatt i

samsvar med metodikk for god kommunal revisjonsskikk. Det er benyttet alminnelig

revisjonsmetodikk i arbeidet der kriteriene fremkommer av eget revisjonsprogram for

investeringsregnskap.

4. GJENNOMFØRING

Vedtak, bevilgning, regnskap og finansiering

Vi har mottatt «Saksutredning – Samlokalisert bolig Peer Gynts vei 89» datert 26.9.2017 som

er godkjent av daglig leder. Dette dokumentet er benyttet som utgangspunkt for revisjonen.

Anmodning om revisjon er datert 1.11.2017. Byggeregnskapet vil bli styrebehandlet

20.11.2017. Styregodkjent byggeregnskap, utvalgssak 020/17 følger som vedlegg. Vedtak er i

samsvar med daglig leders vedtak.

69

Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, finansiering og regnskap

samt administrasjonens forslag til vedtak.

Prosjekt Bevilget Beskrivelse Beløp Beløp

Objekt 6515 B-119/11 Bygging av 20 omsorgsboliger 62 000 000

B-53/14 Endret plan til 12 boliger + base 43 800 000

B-010/15 Rebudsjettering pga. endrede krav 53 700 000

Investeringene er vedtatt finansiert med tilskudd, mva. komp. og serielån over 30 år

Regnskapsførte utgifter 47 231 356

Totalt bevilget 53 700 000

Mindreforbruk 6 468 644

Forslag til vedtak:

Bruk av lån 22 600 437

Momskompensasjon 8 702 869

Tilskudd fra staten (Husbanken og Enova) 15 928 050

Sum finansiering 47 231 356

Første bevilgning til prosjektet ble gitt i forbindelse med årsbudsjettet for 2012. Prosjektet var

da planlagt å omfatte 20 boliger. Etter gjennomført forprosjekt ble planen nedjustert til 12

boliger samt en felles personalbase. Budsjettet ble derfor nedjustert til kr 43,8 mill. kr.

Årsaken til økningen i bevilgningen i 2015 skyldes krav fra Husbanken og Enova som er tatt

inn i prosjektet for at MKEiendom skulle motta høyere tilskudd. Endelig vedtatt bevilgning til

prosjektet ble da på 53,7 mill. kr. Totale utgifter er kr 47 231 356 og prosjektet avsluttes

dermed med et mindreforbruk på kr 6 468 644.

Innkjøpsprosessen

Det ble gjennomført anbudskonkurranser utlyst på Doffin for totalentreprisen (konkurranse

med forhandling) og byggeledelse (åpen konkurranse). Leverandøren ble valgt ut fra det

økonomisk mest fordelaktige basert på tildelingskriterier. Det er utarbeidet

anskaffelsesprotokoll og skatteattest og HMS-erklæring er innhentet.

Det er også inngått kontrakter/avtaler for flere anskaffelser som ble anslått til en verdi mindre

enn kr 100 000. Disse ble enten inngått ved forespørsel til 3 leverandører eller som direkte

anskaffelse der dette var mest hensiktsmessig og beløpene var små.

I tillegg benyttet MKEiendom inngåtte rammeavtaler for kjøp av møbler/inventar (Norengros

Medi Partner AS) og arkitekturtjenester (Plus arkitektur AS).

Regnskap

Revisjonen har sammenlignet rapporterte regnskapstall (byggeregnskapet i saksutredningen)

mot økonomisystemet og det er ikke funnet avvik.

70

Prosjektleder/byggeleder foretar oppfølging av utførte arbeider og utbetalinger til den enkelte

leverandør. I følge prosjektleder er det vanskelig å forutse omfanget av arbeidet i slike

prosjekter når det er endringer underveis.

Vi har tatt ut rapport fra økonomisystemet som viser utbetalingene til den enkelte leverandør

på prosjektet. Rapporten viser bl.a. flg.;

Nipas Byggentreprenør AS – overskredet med 6 % (ca. kr 1 850 000)

A.L. Høyer Askim AS – overskredet med 36 % (ca. kr 280 000)

Cowi AS – overskredet med 109 % (ca. kr 60 000)

Evr Norge AS – anskaffelsen anslått til mindre enn kr 100 000 – totalt utbetalt ca. kr

450 000

In`by AS – anskaffelsen anslått til mindre enn kr 100 000 – totalt utbetalt ca. kr

220 000

Bilagshåndtering

Revisjonen har foretatt stikkprøvekontroll av bokførte bilag for å verifisere at utgifter tilhører

prosjektet og at de er dokumentert i henhold til kravene i bokføringsloven. Våre funn viser at

behandlingen av bilag og dokumentasjon er håndtert tilfredsstillende.

Gjennomførte bilagskontroller viste at fakturaene var merket på en slik måte at det var enkelt

å henvise de til prosjektet. Timelister fremkom der dette var påkrevd med unntak av ett

tilfelle.

Renter

Investeringsprosjektet er belastet med byggelånsrenter på kr 897 799.

Avslutning

I følge foretakets rutiner skal regnskapsavslutning av byggeregnskapet foretas innen ni

måneder etter at bygget er ferdigstilt.

Det fremkommer av saksutredningen av bygget ble overtatt 15.6.2016. Dette stemmer med

overtakelsesprotokollen. Byggeregnskapet skal styrebehandles 20. november 2017 dvs. ca. 17

måneder senere.

5. VURDERINGER

Revisjonen finner at innkjøpsprosessen i all hovedsak er tilfredsstillende håndtert og

dokumentert ifølge forskrift om offentlige anskaffelser. Krav til protokollføring fremkommer

av forskriftens § 3-2. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av

forskriftens vedlegg 3 eller 4. Anskaffelsesprotokollene som revisjonen har mottatt inneholder

imidlertid ikke alle pliktige opplysninger som fremkommer av vedlegg 4.

Bilagskontrollene har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler og regnskapsførte utgifter er

dokumentert tilfredsstillende.

71

Utbetalingene til A.L. Høyer AS, Cowi AS, Evr Norge AS og In`by AS viser relativt store

overskridelser i prosent i forhold til opprinnelig kontrakt/anslag. Prosjektleder har opplyst at

det kan være vanskelig å sette et anslag for utgifter knyttet til slike prosjekter. Oppdragene til

Evr Norge AS og In`by AS ble anslått til under kr 100 000. Vi stiller derfor spørsmål om

disse vurderingene kunne vært litt mer presise. Totalt sett har MKEiendom klart å holde seg

godt innenfor bevilget beløp og ovennevnte overskridelser anses ikke som vesentlige beløp

prosjektet sett under ett.

Byggeregnskapet anses å være avlagt ca. 8 måneder senere enn hva de interne rutinene tilsier.

Dette skyldes en omfattende vannskade som gjorde det umulig å innrede ferdig huset. Disse

arbeidene ble først ferdigstilt i mai 2017 og regnskapet viser at det har vært utbetalinger frem

til august 2017. Avslutning har dermed ikke vært mulig noe særlig tidligere.

Rolvsøy, 20.11.2017

Jolanta Betker (sign.) Catrine Spro Wernersen (sign.)

Seksjonsleder for regnskapsrevisjon revisor

72

1

Saksutredning

Byggeregnskap Samlokalisert bolig Peer Gynts vei 89

Saksbehandler: Marcela V. Lie Dato: 03.11.2017 Arkivref.: 17/33083/FE - 200, ANSVARSNR - 10465, ADR - PEER GYNTS VEI

89, OBJEKT - 6515

Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr.

Styret for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF 20.11.2017 020/17

Dokumenter vedlagt saken

Dato Dok.nummer Tittel 09.11.2017 206123 Rapport til styret.6515

Daglig leders forslag til vedtak: Byggeregnskapet for prosjekt «Samordnet bolig, Peer Gynts vei 89», objekt 6515, avsluttes med en brutto utgift på kr 47 231 356. Dette tilsier et mindreforbruk mot vedtatt ramme på ca. 6,5 millioner kroner. Prosjektet finansieres med refusjon mva. kr 8 702 869, overføringer fra staten med kr 15 928 050 samt serielån over 30 år kr 22 600 437. Driftsmessige konsekvenser dekkes gjennom husleie til beboerne og fra Moss kommune i tråd med tidligere vedtak.

20.11.2017 Styret for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF Møtebehandling:

Enstemmig vedtak.

MKE-020/17 Vedtak:

Styrets innstilling til Bystyret: Byggeregnskapet for prosjekt «Samordnet bolig, Peer Gynts vei 89», objekt 6515, avsluttes med en brutto utgift på kr 47 231 356. Dette tilsier et mindreforbruk mot vedtatt ramme på ca. 6,5 millioner kroner. Prosjektet finansieres med refusjon mva. kr 8 702 869, overføringer fra staten med kr 15 928 050 samt serielån over 30 år kr 22 600 437. Driftsmessige konsekvenser dekkes gjennom husleie til beboerne og fra Moss kommune i tråd med tidligere vedtak.

Saksopplysninger: Regnskapet viser følgende brutto utgifter:

73

2

Dette tilsier et mindreforbruk på ca. 6,5 millioner kroner mot den vedtatte rammen på 53,7 millioner kroner. I 2011 ble dette prosjektet bestilt som et to etg. hus med 20 leiligheter i. Brukergruppen tenkte en blanding av brukere. Utviklingshemmede i en fløy, rus og psykiatri i den andre. Ferdigstillelse i 2013. Det ble gjennomført en del møter med husbanken. I utgangspunktet var ikke Husbanken fremmed for å akseptere løsningen med 20 leiligheter i. På basis av disse signaler ble forprosjektet gjennomført, og konkurranse ble lyst ut på Doffin med forbehold om at man fikk tilskudd av Husbanken. I etterkant kom Husbanken med beskjed om at de ikke tillot antall leiligheter. Det ble også ikke akseptert en blanding av brukergrupper. På bakgrunn av dette ble det ikke gitt tilskudd, prosjektet ble stoppet av Rådmannen og konkurransen måtte avlyses. Prosjektet ble igangsatt på nytt i 2015 med ferdigstillelse i 2016. Antall leiligheter ble redusert til 12 og basen ble prosjektert sentrert i bygget. Totalt 1700 kvm. Brukergruppe ble utviklingshemmede. Husbanken var fornøyd med løsningen og ga tilskudd. Prosjektet ble gjennomført som en totalentreprise. Det ble prosjektert etter lavenergi standard og det ble en av de siste prosjekter som ENOVA ga tilskudd til som et lav energi hus. Møbler til basen og fellesarealer samt kontorer ble kjøpt inn på rammeavtale som Moss Kommune har med Nor Engros AS. Prosjektgjennomføringen gikk problemfritt, det var et godt samarbeid mellom entreprenøren og byggherren samt at brukermedvirkning i detaljprosjekteringen fungerte veldig bra. Det ble ikke registrert alvorlig hendelser eller ulykker på byggeplassen. Overlevering ble gjennomført 15.06.2017. Kort tid etter og før brukerne rakk å flytte inn, oppstod det en omfattende vannlekkasje i bygget. En defekt rørdel i fordelerskapet til en leilighet røk, og det fløt mange liter med varmt vann i store deler av bygget. Leiligheten ble totalskaddet av dampen. Denne saken blir beskrevet og levert med eget regnskap senere etter at rettsaken mot entreprenøren eller forsikringen blir gjennomført.

74

3

MKEiendom har sanert hele vannskaden på egen regning slik at beboerne kunne flytte inn så fort som mulig. Utgiftene: Prosjektet ble endret minimalt underveis. De fleste endringer ble byggherreinitierte og omfattet bl. a. oppgradering til smartscan belysningstype. Disse armaturer styres uten kabling og er mere effektive og fleksible, styres via et fjernkontroll. Terrassedørene ble også oppgradert slik at man kan nå få signal når noen skulle gå ut eller komme inn via disse dørene, for eksempel om natten. Husets tekniske anlegg styres via SD-anlegg og overvåkes av driftspersonell i MKEiendom. Konklusjon: Se forslag til vedtak.

Styreleder, 03.11.2017

75


Møtebok


Revisjonsbrev nr. 1/2017 - Rådmannens tilbakemelding


1. Kontrollutvalget tar rådmannens tiltak og endring av praksis slik at denne blir i tråd med gjeldende lover, forskrifter og overordnede instrukser, til orientering.

2. Kontrollutvalget ber revisjonen å foreta kontroll av foreslåtte tiltak i forbindelse med løpende revisjon.


VedleggE-post, datert 16.11 2017

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)KU-sak 17/48 «Revisjonsbrev nr. 1/2017»

SaksopplysningerRevisor skal etter forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner § 4 skriftlig påpeke (nummererte revisjonsbrev) forhold om alvorlige feil og mangler av den økonomiske internkontrollen samt vesentlige avvik mellom revisjonspliktig årsregnskap og regulertbudsjett. I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 8 innebærer dette en plikt for kontrollutvalget til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp.

Kontrollutvalget behandlet den 28. september 2017 i sak 17/48 «Revisjonsbrev nr. 1/2017». I revisjonsbrevet redegjorde revisor for følgende to forhold:

I driftsregnskapet er det brukt kr 69 588 av disposisjonsfond utover vedtatt budsjett samt overført kr 463 980 mer enn budsjettert fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet.

Følgelig ville regnskapsmessig mindreforbruk vært kr 533 568 høyere, og investeringsregnskapet vært gjort opp med kr 463 980 mer i bruk av lånemidler.

76

I tillegg viser investeringsregnskapets økonomiske oversikt for 2016 kr 356 500 i «Salg av driftsmidler og fast eiendom» som gjelder salg av motorkjøretøyer. Det foreligge ikke nødvendig vedtak for dette.

Kontrollutvalget tok revisjonsbrevet til etterretning og ba rådmannen om en skriftlig redegjørelse for hvordan de to forholdene revisor påpeker i revisjonsbrevet, vil bli fulgt opp.

Rådmannen har i epost den 16.11 2017 gitt følgende tilbakemelding:«Rådmannen tar revisjonsbrev nr. 1/2017 til etterretning og vil framover endre praksis slik at denne blir i tråd med gjeldende lover, forskrifter og overordnede instrukser. I denne saken betyr det at bruk av disposisjonsfond, samt overføring fra driftsregnskap til investeringsregnskap gjennomføres iht. budsjettert, samt at evt. salg av eiendeler gjennomføres iht. budsjett. I forhold til sistnevnte vil det imidlertid gjøres oppmerksom på at planlagt/budsjettert salgssum og reell salgssum ikke nødvendigvis blir den samme.»

VurderingMed bakgrunn i administrasjonens forslag til tiltak og endring av praksis anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar tilbakemeldingen til orientering. Videre bør revisjonen foreta en kontroll av foreslåtte tiltak i forbindelse med revisjon av årsoppgjøret for 2017.

77

Fra: Stine Kihl ([email protected])Sendt: 16.11.2017 19:08:14Til: Pettersen Anne-Karin FemangerKopi: Bente Hedum

Emne: SV: Melding om vedtak i kontrollutvalget 28.9 2017- revisjonsbrev nr. 1/2017Vedlegg: Hei. Her følger svar på vegne av rådmannen: Rådmannen tar revisjonsbrev nr. 1/2017 til etterretning og vil framover endre praksis slik at denne blir i tråd med gjeldende lover, forskrifter og overordnede instrukser. I denne saken betyr det at bruk av disposisjonsfond, samt overføring fra driftsregnskap til investeringsregnskap gjennomføres iht. budsjettert, samt at evt. salg av eiendeler gjennomføres iht.budsjett. I forhold til sistnevnte vil det imidlertid gjøres oppmerksom på at planlagt/budsjettert salgssum og reell salgssum ikke nødvendigvis blir den samme. Beklager sen tilbakemelding. MvhStine KihlØkonomisjef

Fra: Pettersen Anne‐Karin Femanger [mailto:[email protected]] Sendt: mandag 2. oktober 2017 13.01Til: Mottak Post <[email protected]>Kopi: Bente Hedum <[email protected]>; Stine Kihl <[email protected]>Emne: Melding om vedtak i kontrollutvalget 28.9 2017‐ revisjonsbrev nr. 1/2017 Se vedlagte saksdokumentDet framgår av vedtakets pkt. 2 hvordan kontrollutvalget tenker seg en oppfølging fra rådmannen Vi ber om å få en tilbakemelding innen 16. november slik at utvalget kan behandle saken i sitt møte 30. november Mvh

Anne-Karin Femanger PettersenDaglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariatTelefon: 400 05 206Mobil direkte: 414 71 166 [email protected]/okus Postboks 69, 1601 FredrikstadBesøksadresse: Glemmegt. 55, 1608 Fredrikstad

78


Møtebok


Østfold kommunerevisjon IKS - Resultat av kvalitetskontroll


1. Kontrollutvalget tar resultatet av kvalitetskontroll av Østfold kommunerevisjon IKS og revisjonens redegjørelse i møte, til orientering.


VedleggØKR IKS, Norges kommunerevisorforbund kvalitetskontroll, datert 22.11 2017


SaksopplysningerI henhold til Kommuneloven § 77 pkt. 4, skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, påse at regnskaper blir revidert på en betryggende måte og at forvaltningsrevisjon utføres i henhold til gjeldeldende bestemmelser og retningslinjer.

Kvalitetskontrollkomiteen til Norges kommunerevisorforbund (NKRF), har i 2017 gjennomført kvalitetskontroll i Østfold kommunerevisjon IKS. Kontrollen gjelder regnskapsrevisjons arbeid. ØKR IKS skriver i sitt brev til kontrollutvalget at det er avvik på enkelte revisjonshandlinger. Revisjonen vil i møte gi utvalget nærmere orientering om hvilke forhold som det er iverksatt tiltak for å lukkes.

VurderingSekretariatet anbefaler kontrollutvalget til å ta resultatet av kvalitetskontrollen og revisjonens redegjørelse til orientering.

79

Til kontrollutvalgene i

Moss, Rygge, Råde, Fredrikstad, Hvaler og Sarpsborg


Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll

Økr er som medlem i NKRF underlagt forbundets kvalitetskontroll, både på forvaltnings- og regnskapsrevisjon. Forbundet har hatt kontroll på regnskapsrevisjonens arbeid.

Det er innenfor tre revisjonsområder rettet kritikk mot enkelte revisjonshandlinger.

Økr har en svært omfattende og detaljert metodikk for regnskapsrevisjonen. Den enhetlige metoden skal sikre god kvalitet på alle oppdrag. Omfanget har i dette tilfellet bidratt til mangelfull oppmerksomhet på et par av kvalitetskontrollens fokusområder.

Økr har iverksatt tiltak for å sikre at avvik lukkes.

Med vennlig hilsen

Laila NagelhusAdm dir

80


Møtebok


Møteplan for 2018


1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 2018:

12. februar 23. april 18. juni 24. september 26. november

Møtestart kl. 18.00


VedleggIngen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt)Kontrollutvalgets budsjettforslag for 2018

SaksopplysningerKontrollutvalget fastsetter en møteplan for et år av gangen. I kontrollutvalgets budsjett for 2018 er det innarbeidet en møtefrekvens på inntil seks møter. I forslaget til møteplan 2018 planlegges det med å avholde fem møter. Hvis saksmengden tilsier behov for ytterligere møter vil dette meldes kontrollutvalget.

VurderingSekretariatet foreslår at mandag blir fast møtedag i 2018. Klokkeslett for møtestart foreslås fra kl. 18.00. I forbindelse med avholdelse av ordinære kontrollutvalgsmøter kan utvalget vurdere om detskal legges opp til virksomhetsbesøk / informasjonsmøter.

81

Sekretariatet forslag er at kontrollutvalgets møter avholdes på følgende datoer for 2018: 12. februar 23. april (regnskapsmøte) 18. juni 24. september 26. november

Møtestart kl. 18.00

82


Møtebok


Referater og meldinger


1. Referater og meldinger tas til orientering


Vedlegg1. Bystyrets behandling av byggeregnskap Kirkegata 14


SaksopplysningerIngen

VurderingReferater og meldinger kan tas til orientering

83

1

Moss kommune

Saksutredning

Revisjonsrapport- Avslutning av byggeregnskap Kirkegata 14, oppgradering 5. etg. Saksbehandler: Tonje Albrecht Dato: 26.06.2017 Arkivref.: 17/36938/FE - 210, ANSVARSNR - 10382

Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr.

Bystyret 25.09.2017 074/17

Dokumenter vedlagt saken Dato Dok.nummer Tittel

26.06.2017 163101 Særutskrift KU-sak 42 - avslutning av byggeregnskap Kirkegata 14 26.06.2017 163102 Revisjonsrapport for byggeregnskap Kirkegata 14, oppgradering 5. etasje.doc 26.06.2017 163103 Vedlegg Styrebehandlet Byggeregnskap Kirkegata 14

Kontrollutvalgets innstilling til bystyret

Byggeregnskap for objekt 6583 «Kirkegata 14, oppgradering 5.etasje» godkjennes med en brutto utgift på kr 9 485 577, som er et mindreforbruk på kr. 514.423,- i forhold til siste vedtatte ramme. Prosjektet finansieres med refusjon mva. kr 1 759 389, refusjon fra andre med kr 83 016 og serielån over 30 år med kr 7 643 172. Driftsmessige konsekvenser dekkes av via husleie til Moss kommune. 25.09.2017 Bystyret Møtebehandling: Votering:

Kontrollutvalgets forslag ble enstemmig vedtatt.

B-074/17 Vedtak:

Byggeregnskap for objekt 6583 «Kirkegata 14, oppgradering 5.etasje» godkjennes med en brutto utgift på kr 9 485 577, som er et mindreforbruk på kr. 514.423,- i forhold til siste vedtatte ramme. Prosjektet finansieres med refusjon mva. kr 1 759 389, refusjon fra andre med kr 83 016 og serielån over 30 år med kr 7 643 172. Driftsmessige konsekvenser dekkes av via husleie til Moss kommune.

84

2

Saksopplysninger:

Det vises til vedlagt saksprotokoll fra kontrollutvalgets møte 15.06.17, revisjonsrapport «Avslutning av byggeregnskap Kirkegt 14, oppgradering 5. etg, samt saksprotokoll fra MKEs styremøte 29.05.17. Konklusjon:

Det konkluderes i tråd med innstillingen. Tage Pettersen Ordfører Moss, 26.06.2017

85


Møtebok


Eventuelt

86


Møtebok


Moss Havn KF- Kontrollutvalget innstilling på revisjonsleverandør for perioden 2018 - 2022


1. Kontrollutvalget innstiller tilbyder B til leverandør av revisjonstjenesten i Moss Havn KF for perioden 2018 – 2022.

2. Saken oversendes bystyret som inviteres til å fatte følgende vedtak: Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets innstilling på valg av tilbyder B (navn

settes inn ved behandling i bystyret) som leverandør av revisjonstjenesten for Moss Havn KF for perioden 2018 – 2022.

Bystyret ber Moss Havn KF å inngå skriftlig kontrakt med valgt revisjon i henhold til kriterier og tilbud.


Vedlegg1. Anskaffelsesprotokoll, unntatt off. jfr. offl.§ 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2 - eget vedlegg2. Evalueringsmatrise ved valg av revisjonstjeneste, unntatt off. jfr. offl.§ 13, jfr. Fvl. § 13, 1.

ledd nr. 2 – eget vedlegg

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 111/08 den 08.12 2008 ”Moss Havn KF – Skifte av revisjonsselskap

12/2008” Ku-sak 17/53 den 28.09 2017 «Moss Havn KF - konkurransegrunnlag valg av ny

revisor» Tilbud fra leverandør A, unntatt off. jfr. offl.§ 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2 Tilbud fra leverandør B, unntatt off. jfr. offl.§ 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd nr. 2

87

SaksopplysningerBystyret i Moss kommune besluttet den 08.12 2008 å konkurranseutsette revisjonstjenesten i Moss Havn KF. Bystyret valgte deretter revisor for fire år, til og med regnskapsåret 2013. ny konkurranse ble gjennomført for perioden 1014 – 2018. Nåværende avtale er på vei til å utløpe og revisjonstjenesten settes av den grunn ut på en ny anbudsrunde.

I henhold til forskrift for kontrollutvalg skal kontrollutvalget avgi innstilling til bystyret på valg av revisor. Østfold kontrollutvalgssekretariat forbereder saken for kontrollutvalget.

Rammen for innkjøpet ligger under kr. 500 000.- eks mva, jf forskrift om offentlige anskaffelser LOV-2016-06-17-73 og forskrift om offentlige anskaffelser FOR 2016-08-12-974. Innkjøpet skjer etter forskriftens del 1.

Østfold kontrollutvalgssekretariat har utarbeidet konkurransegrunnlag for kjøp av revisjonstjenesten. Konkurransegrunnlaget ble i oktober sendt ut til fem revisjonsfirmaer. Innleveringsfrist for tilbud var satt til den 7. november 2017 kl. 15.00. Ved fristens utløp forelå det to tilbud. Åpningen av tilbudene ble foretatt den 7. november og tilstede var kontrollutvalgets sekretariat ved Anne-Karin F. Pettersen og Bjørn Gulbrandsen. Fra Moss Havn KF var Merete Ruud Tuskin tilstede ved åpningen. Det ble ført protokoll for anskaffelsen.

Sekretariatet viser for øvrig til konkurransegrunnlag for revisjonstjenesten i Moss Havn KF som kontrollutvalget fikk til orientering i sak 17/53.

VurderingI henhold til konkurransegrunnlaget er tildelingskriteriet basert på hvilket tilbud som har det beste forhold mellom pris og kompetanse/kvalitet. Vektingen er for pris/Totalkostnad 60 % og for kompetanse/erfaring og referanser 40%

I konkurransegrunnlaget er det bedt om fastpris på årsregnskapet. I tillegg er det bedt om tilbud på timepris for eventuelt forvaltningsrevisjon, revisjon av investeringsprosjekt og for rådgivning.

Det er også stilt krav til følgende dokumentasjon for tilbyderne som ønsker å innlevere et tilbud:

Skatteattest Attest for betalt merverdiavgift Firmaattest Resultatregnskap og balanse med noter, samt årsrapport og revisjonsberetning for

det siste året.

Begge tilbyderne har levert tilfredsstillende dokumentasjon i henhold til kravet i konkurransegrunnlaget.

Etter en evaluering av tildelingskriteriene og av innkommende tilbydere, foreslår sekretariatet at tilbyder B innstilles som leverandør av revisjonstjenesten for perioden 2018 – 2022.

88

Documents

Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss - Fredrikstad · Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Moss Drift og Anlegg Solgaard Skog 15-17, møterom Tidspunkt: 30.11.2017 kl