Conferencia Magistral: La innovación abierta en los archivos.1

Conferenciante: Mtro. Luis Fernando Sierra Escobar2

Profesor Magister III en la Maestría en Gestión Documental y Administración de

Archivos, Universidad de La Salle (Colombia)

RESUMEN

Este trabajo no es revolucionario en sí mismo, simplemente busca llamar la

atención del lector frente a los nuevos retos que tienen los archivos en la actual

dinámica de la I+D+I –Investigación, Desarrollo e Innovación-, y el papel

preponderante que por derechos propio le fue asignado a los archivos –flujos de

información- y que es el insumo básico de la innovación abierta -el flujo del capital

intelectual y el flujo de conocimiento-.

En conclusión se presentan algunas ideas básicas de innovación, innovación

abierta, gestión documental y la metodología TEICA como una buena práctica y

camino ideal para la proyección de los archivos.

INTRODUCCIÓN

Cuando el innovar está de moda y los Archivos no –aunque cueste admitirlo-,

encuentro una simbiosis inspiradora en dicha afirmación a la hora de preparar

esta ponencia; pues con la llegada avasalladora de las nuevas tecnologías de la

información a las organizaciones, la e-administración en la gestión pública, la

1 La ponencia es resultado de los avances preliminares del Proyecto de Investigación

“Identificación de necesidades de innovación en Mypimes: aplicación de la metodología TEICA”, financiado por SENOVA y desarrolla por el equipo de investigación del Centro de Gestión Administrativa –GICGA- del Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA- 2 Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística. Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos. Magister en Docencia y Estudiante Doctorado en Educación y Sociedad de la Universidad de La Salle (Bogotá – Colombia). Actualmente se desempeña como Profesor Catedrático de la Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos de la Universidad de la Salle e Instructor (contratista) de la Tecnología en Gestión Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA-. Correo Electrónico: lsierra@unisalle.edu.co / lfsierra17@misena.edu.co

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gestión del conocimiento y de la información como ventaja competitiva, la

interoperabilidad, la preservación a largo plazo, los metadatos y la firma

electrónica3 y digital4 como garantía de transacciones en el mundo informático,

encuentro cada vez más sentido el adoptar la metodología de innovación y

creatividad aplicada a la función archivística cotidiana de nuestro quehacer

profesional.

En este sentido, quisiera empezar mi disertación por aclarar que no es lo

mismo hablar de Innovación, que de innovación abierta; pues si bien ambas

concepciones están íntimamente ligadas a la realidad empresarial, cada una de

ellas posee una función muy particular en el mundo de las organizaciones hoy.

Nos referimos citando a Bediaga (2008) que “el modelo de innovación

tradicional es una idea de querer mantener todo bajo control, quizá una forma de

resguardar una propiedad intelectual y un modelo clásico de competitividad,

obsoleto, que al parecer ya no se está rigiendo sólo por las invenciones provenientes

de una empresa, sino, ahora es válido pensar, aportar y desarrollar innovación que

surge de diferentes fuentes como los centros de innovación, universidades y los

propios individuos”.

Visto así, Bediaga (2008) también propone que “los procesos de innovación

tradicionales son habitualmente representados mediante un embudo, donde por un

extremo se introducen ideas y tecnologías existentes en la organización y por el otro

extremo sale el producto o servicio final que será ofrecido al usuario. Se trata por

tanto de un sistema lineal donde es necesario seleccionar las mejores ideas,

3 Firma Electrónica: la firma electrónica es un concepto directamente relacionado con la firma digital, aun cuando son técnicamente diferentes. En términos generales pues ser definida como el conjunto de claves o contraseñas necesarias para acceder a un sistema. (Protocolo para la digitalización de documentos con fines probatorios, 2011) 4 Firma Digital: Es un método matemático que relaciona la identidad de una persona o equipo con un mensaje de datos para asegurar la integridad del mismo. Es el resultado de aplicar algoritmos al contenido del documento y generar un documento auténtico, en donde es posible siempre verificar la autoridad del creador. (Protocolo para la digitalización de documentos con fines probatorios, 2011)

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desarrollar los prototipos, validar el prototipo y el resto de actividades internamente

para finalmente obtener el resultado deseado.”

Figura 1. Representación de un proceso de innovación tradicional.

Fuente: Bediaga, A. (2008).

En resumen, la innovación en los Archivos debe ser la puerta de entrada a

un nuevo mundo de competitividad y creatividad, para dejar atrás la tradicional

idea que los archivos solo son cuartos, bodegas y/o depósitos para salvaguardar el

patrimonio documental; pues ya en varias oportunidades el profesor Jaén (2009)

ha insistido en que “es urgente y necesario que los archivos y los archivos salgan de

la inercia, el letargo, la pasividad, la invisibilidad, el conformismo y la apatía. Se

requiere que estos sean más creativos, agresivos, visibles y potenciales, para lograr su

tan deseada y necesitada proyección interna y externa”. Actuación viable de obtener

mediante la Innovación Abierta y el asumir unos retos que permitan propiciar la

proyección interna y externa de los archivos, entre ellos señalamos los siguientes

(Jaén, 2009):

Cambio de mentalidad

Romper con el aislamiento

Incorporar nuevas actividades

Asumir nuevos retos

Afrontar la escasez de recursos, y

Fomentar el trabajo interdisciplinario

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INNOVACION ABIERTA

Ahora bien, según Henry Chesbrough (2003), el paradigma de la innovación

abierta asume que las compañías pueden y deben usar ideas tanto internas como

externas como posibles vías hacia el mercado; por cuanto en el modelo de

innovación abierta representa un cambio radical respecto al modelo tradicional. Se

pasa de una visión en la que los productos se desarrollan internamente para luego

distribuirse, a otra en la que el modelo de negocio asume un rol central con el fin

de crear y capturar valor gracias a ideas internas y externas que permiten

desarrollar nuevas vías hacía el mercado

Así mismo, Bediaga (2008) también propone que “en los procesos de

innovación abierta es clave la tarea de incorporar y/o mezclar el conocimiento

externo con el existente internamente en la organización. El conocimiento lo tienen

las personas por lo que incorporar y mezclar el conocimiento es una tarea que

requiere dedicación y recursos. Pero el hacerlo de esta forma, integrando

conocimiento externo e interno produce más conocimiento y aprendizaje dentro de la

organización”.

Figura 2. Representación de un proceso de innovación abierta.

Fuente: Bediaga, A. (2008).

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En contrate, este nuevo reto para la realidad archivística se complementa

con los planteamientos del Profesor Jaén (2009), quien afirma que “una de las

actividades menos desarrolladas en los archivos radica en la difusión. Pocos centros

archivísticos han incursionado apasionadamente e importante forma de proyección

y comunicaciones. Los beneficios son prometedores, ya que existe una gran cantidad

de ventajas que posibilitan su realización, entre ellas, las siguientes”.

Proyección interna y externa

Posicionamiento del archivo

Rentabilidad del Archivo

Visibilidad del Archivo

Captar nuevos usuarios

Cambio de mentalidad en los archivistas.

GESTIÓN DOCUMENTAL

En el contexto de innovación abierta, tiene cavidad conceptos como Modelo

de Negocio5, Tecnologías6, Gestión del Conocimiento7 y Propiedad Intelectual8;

vemos entonces como la Gestión de Documentos9 y la Administración de

5 Modelo de Negocio: hace hincapié en que la innovación se extiende sobre el modelo de negocio cómo las organizaciones se acercan a sus clientes y cómo adaptan su modelo de negocio a las necesidades de los clientes. un modelo de negocio abierto tiene al menos dos ventajas significativas, por un lado permite crear una mayor fuente de valor para la organización y por otro lado permite a las organizaciones ser más eficientes creando y capturando dicho valor. (Bediaga, 2008). 6 Tecnologías: La innovación abierta pretende abrir la organización a diversos agentes para fomentar la interacción de estos en un ecosistema fructífero. Las redes sociales basadas en Internet parecen, lógicamente, proporcionar sustrato humano suficiente para facilitar la innovación. (Bediaga, 2008). 7 Gestión del Conocimiento: La aparición de la economía basada en el conocimiento supone que la capacidad de una empresa de crear valor ya no depende exclusivamente de su capacidad financiera y de producción. (Bediaga, 2008). 8 Propiedad Intelectual: Los instrumentos de propiedad intelectual pueden proporcionar un ávido atajo para absorber innovación. En múltiples ocasiones la adquisición de propiedad intelectual permite reducir drásticamente el time-to-market o posibilita acceder a nuevos segmentos o mercados. Además, también puede constituirse en una fuente de ingresos. (Bediaga, 2008). 9 Gestión de Documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación (Acuerdo 027 AGN, 2006)

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Archivos10, no puede, ni debe ser ajena a este tipo de innovación. Tal es así, que si

observarnos y por lo menos para el caso Colombiano, como durante los últimos

años la Ciencia Archivística ha avanzado a pasaos agigantados, y sin saberlo,

desarrolla procesos de innovación abierta, de forma empírica pero con un fin

común, el apoyar la toma de decisiones y se fuente de información y acceso al

ciudadano.

Veamos entonces, algunos de los principales avances de la innovación

abierta aplicada a los archivos y en término de Procesos:

Proceso de Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares

aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en

el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

(Decreto 2609, 2012)

Plan de Preservación a Largo Plazo: Es el conjunto de acciones a corto,

mediano y largo plazo que tiene como fin implementar los programas,

estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la

preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo,

manteniendo sus características de autenticidad, integridad,

confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, compresión y

disponibilidad atreves del tiempo. (Acuerdo AGN 006, 2014)

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Administración de Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. (Acuerdo 027 AGN, 2006)

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Figura 3. Infografía Preservación Digital a Largo Plazo

Fuente: Archivo General de la Nación de Colombia (2014)

Proceso de Instrumentos Archivísticos: Los instrumentos archivísticos son

herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado

desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística en

las entidades (Decreto 2609, 2012)

El Cuadro de Clasificación Documental - CCD

La Tabla de Retención Documental-TRD

El Programa de Gestión Documental- PGD

Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR

El Inventario Documental

Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales

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Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las

funciones de las unidades administrativas de la entidad

Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías

adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a

los documentos

Figura 4. Infografía Instrumentos Archivísticos

Fuente: Archivo General de la Nación de Colombia (2014)

Proceso de Planeación del Programa de Gestión Documental: Conjunto de

actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los

documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,

funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y

documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema

de gestión documental. (Decreto 2609, 2012)

Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).

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Archivos institucionales (físicos y electrónicos).

Sistemas de Información Corporativos.

Sistemas de Trabajo Colaborativo.

Sistemas de Administración de Documentos.

Sistemas de Mensajería Electrónica.

Portales, Intranet y Extranet.

Sistemas de Bases de Datos.

Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video

y audio (análogo o digital), etc.

Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

Uso de tecnologías en la nube.

Figura 5. Infografía Planeación de un PGD

Fuente: Archivo General de la Nación de Colombia (2014)

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METODOLOGIA TEICA

Finalmente y como último elemento de la triada en Innovación Abierta para

Archivos, encontramos la Metodología de Talleres Empresariales de Innovación y

Creatividad Aplicada –TEICA-, la cual desde mi opinión es un posible camino de los

muchos existentes para que los Archivos empiecen a potenciar sus saberes,

experiencias e ingresen al actual andamiaje administrativo de las organizaciones

interesadas en el mejoramiento continuo, y se observen así mismas como unidades

de Modelo de Negocio, soportadas por tecnologías, cuyo fin es la gestión de

conocimiento y soportado en la propiedad intelectual.

En tal sentido, la red Tecnoparque (2014) del Servicio Nacional de

Aprendizaje propone que TEICA es “la metodología para la identificación de

oportunidades y necesidades en proyectos de innovación de Base Tecnológica”; así

mismo que su realización se fundamente en siete (7) etapas que describiremos a

continuación.

Observación: Conocer el entorno natural de desarrollo en la empresa,

sus productos, servicios y procesos a través de técnicas de observación

con usuarios clave para la organización.

Lluvia de Ideas: Identificar el mayor número de situaciones,

necesidades y problemas por parte del equipo de trabajo a través de una

lluvia de ideas escrita.

Clasificación: Reordenar las ideas generadas por el grupo, de acuerdo

con temáticas o áreas comunes que permitan relacionarlas y clasificarlas

en categorías relevantes al proceso de identificación de necesidades de

la empresa.

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Focalización: Realizar un acercamiento consciente a las problemáticas

más importantes desde el punto de vista de las personas claves de la

empresa.

Priorización: Priorizar el foco y los temas secundarios identificados por

los grupos de trabajo.

Análisis de Resultados: Crear una propuesta para la empresa de cuál

podría ser el o los problemas, necesidades o situaciones adecuadas para

trabajar en la convocatoria de Innovación Abierta.

Definición de Problemática: Obtener el problema, la necesidad o

situación a ser convertido en desafío en el marco de la Convocatoria de

Innovación Abierta SENA.

CONCLUSIONES

En general se puede evidenciar, que la innovación abierta no es un tema alejado al

mundo de los archivos y tampoco un tema abstracto. Por el contrario es una

oportunidad de mejora continua para los archivos y en el cual se pude pensar que

el archivo pasaría de una tarea meramente mecánica –Organizar, Conservar y

Difundir- , a una fábrica de ideas –Modelo de Negocio, Tecnología, Gestión del

Conocimiento, y Propiedad Intelectual-, no solo para la organización de la cual hace

parte el archivo, sino como un nicho de mercado que puede ser una oportunidad

de rentabilidad empresarial.

La metodología TEICA ofrece grandes beneficios al contar con unos pasos

bien delimitados para la innovación, un desarrollo temático, una ruta de trabaja y

algunas recomendaciones para cada una de las etapas propuestas. Sin duda se

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puede afirmar que una vez se cimiente el terreno de la innovación abierta para los

archivos, esta metodología propuesta por talleres se convertirá en un referente

para el trabajo de la promoción y dinamización de los archivos, como unidades de

emprendimiento.

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BIBLIOGRAFÍA

Archivo General de la Nación de Colombia. (2006). Acuerdo 027 “por el

cual se Actualizar el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo

correspondiente al uso del Glosario”. El Archivo.

Archivo General de la Nación de Colombia. (2011). Protocolo para la

digitalización de documentos con fines probatorios. El Archivo.

Archivo General de la Nación de Colombia. (2014). Acuerdo 006 “por

medio del cual se desarrollan los artículos 46,47 y 48 del Título XI –

Conservación de Documentos- de la Ley 594 de 2000”. El archivo.

Bediaga, A. (2008). Open Innovation: Más allá de la innovación tradicional.

Revista InnoBAI

Chesbrough, H. (2003). Open Innovation - The new imperative for creating

and profiting from technology. Harvard Business School Press

Jaen, L. (2006). La difusión como estrategia para la proyección de los

archivos. Colección Cuadernillos del Archivo Nacional.

Ministerio de Cultura. (2012). “Por el cual se reglamenta el Título V de la

Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y

se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las

Entidades del Estado". El Ministerio.

Servicio Nacional de Aprendizaje. (2014). TEICA. Talleres Empresariales

de Innovación y Creatividad Aplicada. Red Tecnoparque.