MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALA …munisanmiguelpetapa.gob.gt/files/NUMERAL-23_vrj9kd81.pdf · verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables

PETAPA - GUATEMALA, JULIO, 2018

MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALAAUDITORIA INTERNA

CUA No.: 73238

AUDITORIAAuditoria Financiera y presupuestaria

DEL 01 DE ENERO DE 2018 AL 30 DE JUNIO DE 2018

INDICE ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 2

GENERALES 2

ESPECIFICOS 2

ALCANCE 3

INFORMACION EXAMINADA 3

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 4

HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOSLEGALES

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HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO 13

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOSY RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LAENTIDAD AUDITADA

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COMISION DE AUDITORIA 19

MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALA

AUDITORIA - CUA 73238 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2018 AL 30 DE JUNIO DE 2018

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ANTECEDENTES BASE LEGALEl municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La Municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. FUNCIÓN O GESTIÓN PRINCIPALEl municipio, para la gestión de sus intereses y en el ámbito de sus competenciaspuede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Las competencias propias del municipio son las siguientes:

a) Abastecimiento domiciliario de agua potable debidamente clorada; alcantarillado;alumbrado público; mercados; rastros; administración de cementerios y laautorización y control de los cementerios privados; limpieza y ornato; formular ycoordinar políticas, planes y programas relativos a la recolección, tratamiento ydisposición final de desechos y residuos sólidos hasta su disposición final;

b) Pavimentación de las vías públicas urbanas y mantenimiento de las mismas;

c) Regulación del transporte de pasajeros y carga, y sus terminales locales;



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d) La autorización de megáfonos o equipos de sonido a exposición al público en lacircunscripción del municipio;

e) Administrar la biblioteca pública del municipio;

f) Promoción y gestión de parques, jardines y lugares de recreación;

g) Gestión y administración de farmacias municipales populares;

h) La prestación del servicio de policía municipal;

i) Cuando su condición financiera y técnica se los permita, generar la energíaeléctrica necesaria para cubrir el consumo municipal y privado;

j) Delimitar el área o áreas que dentro del perímetro de sus poblaciones puedanser autorizadas para el funcionamiento de los siguientes establecimientos:expendio de alimentos y bebidas, hospedaje, higiene o arreglo personal,recreación, cultura y otros que por su naturaleza estén abiertos al público;

k) Desarrollo de viveros forestales municipales permanentes, con el objeto dereforestar las cuencas de los ríos, lagos, reservas ecológicas y demás áreas de sucircunscripción territorial para proteger la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y,

l) Las que por mandato de ley, le sea trasladada la titularidad de la competencia enel proceso de descentralización del Organismo Ejecutivo. OBJETIVOS GENERALES Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondiente al BalanceGeneral, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Ejecución delpresupuesto de ingresos y egresos por el período de enero a junio del ejerciciofiscal del año 2018, evaluando la estructura del control interno y verificando eladecuado cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectosaplicables. ESPECIFICOS

· Evaluar la estructura de control interno establecida en la Municipalidad



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aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería.· Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las

cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importanciarelativa.

Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos revelados en el Estado deResultados derivados de los ingresos y gastos corrientes de lamunicipalidad.

· Evaluar que el presupuesto municipal de ingresos y egresos correspondiente alperiodo de enero junio del ejercicio fiscal 2018, se haya ejecutado razonablementeatendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

· Evaluar que el presupuesto municipal de ingresos y egresos correspondiente alperiodo de enero a junio del ejercicio fiscal 2018 se haya ejecutado de acuerdo al

Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadorespresupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas ymetodologías aplicables.

· Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y seencuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente.

· Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al procesolegal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de laentidad. ALCANCE La Auditoria comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentadapor los funcionarios y empleados de la Municipalidad, correspondiente al período comprendido de enero a junio de 2018, de conformidad con la muestraseleccionada; con énfasis en las cuentas del Balance General: Activo, Pasivo yCapital, Estado de Resultados: Ingresos y gastos, del Estado de Liquidación de laEjecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual (POA) INFORMACION EXAMINADA

Evaluación de la estructura y ambiente de control interno de las áreas deingresos y egresosCaja y bancos



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Revisión de conciliaciones bancariasIngresos propios y aportes constitucionalesSe realizaron cortes de caja y arqueos de valores de cajas receptorasRevisión y corte de caja general y su rendición ante la Contraloría Generalde CuentasSe revisaron los egresos y gastos de los montos más significativosRevisión de la Ejecución presupuestariaRevisión y evaluación de fondos rotativos de caja chicaVerificación de las áreas de Almacén y BodegaRevisión de muestra de los cheques pagados con la documentación desoporte de los montos más significativosVerificación del adecuado cumplimiento normas, leyes reglamentos y otrosaspectos aplicables del periodo de enero a junio del ejercicio fiscal 2018.

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA OTROS ASPECTOS EVALUADOSPlan Operativo AnualSe verificó que el Plan Operativo Anual fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, de forma manualya que no está vinculado en el Sistema de Contabilidad Integrado para GobiernosLocales SICOIN GL, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el –POA- a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto. ConveniosSe comprobó que durante el período auditado de enero a junio de 2018 no reportóconvenios. DonacionesSe comprobó que durante el período auditado de enero a junio de 2018 no hubodonaciones. TransferenciasLa Municipalidad en el periodo de enero a junio de 2018, reporta transferenciasotorgadas al sector privado por valor de Q. 112,680.00 y al Sector Público por valor de Q. 250,000.00 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad IntegradaLa Municipalidad de San Miguel Petapa, Guatemala, utiliza el sistema de



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Contabilidad Integrada Gobiernos Locales, -SICOIN GL- Sistema de Información de Contrataciones y AdquisicionesSe verificó que la Municipalidad publicó y gestionó en el sistema de información decontrataciones y adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, en elcual se reflejan los concursos para el periodo auditado del año 2018 Sistema Nacional de Inversión PúblicaLa Municipalidad cumplió con registrar, en el Módulo de Seguimiento Físico yFinanciero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico yfinanciero de los proyectos a su cargo, se registran al final del año por los cambiosque se dan en aumento o disminución de valores en los proyectos.



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HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOSLEGALES Hallazgo No.1 No existe programación de pagos CondiciónDe la evaluación de la auditoria en el área de gastos se determinó que no se haimplementado por parte de las autoridades Municipales el plan de pagos, en el cual se detalle por fuente de financiamiento las obligaciones que ha adquirido laMunicipalidad, así como lo fondos con que se cuenta para afrontar dichoscompromisos, situación que es de suma importancia para que las autoridadesMunicipales tomen decisiones. CriterioAcuerdo Número 09-03 de fecha 08 de julio 2003, del Jefe de la ContraloríaGeneral de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas Generales deControl Interno Gubernamental, Norma 6.6 PROGRAMACIÓN DE CUOTAS DEPAGO. Establece “La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas y laautoridad superior de cada ente público, deben normar que las unidadesespecializadas, con base en el Flujo de Caja, preparen la programación periódicade cuotas de pago en forma técnica y oportuna. Para una adecuada programaciónde cuotas de pago, la Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cadaente público, deben establecer procedimientos que les permitan contar coninformación real y oportuna de los ingresos y disponibilidades del efectivo, paraestablecer las cuotas de pago y solicitar la aprobación correspondiente. Lasunidades especializadas deben comunicar oportunamente, a los responsables dela ejecución de programas y proyectos de las cuotas de pago mensualesaprobadas. Norma 6.8 CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE INGRESOS. Lamáxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, y la autoridad superior decada entidad pública, deben normar porque las unidades especializadas

Lasimplementen procedimientos de control y seguimiento de los ingresos. unidades especializadas deben implementar procedimientos que le permitan deuna manera técnica controlar y darle seguimiento a los ingresos, para asegurarseque los mismos estén disponibles oportunamente en las cuentas bancariashabilitadas. Norma 6.9 CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE PAGOS. La máximaautoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, y la autoridad superior de cadaentidad pública, deben normar que las unidades especializadas implementen

Las unidadesprocedimientos de control y seguimiento de los pagos autorizados. especializadas a través de los procedimientos de control y seguimiento de pagosautorizados, deben asegurar que los mismos se ejecutaron de acuerdo a la formade pago, establecida en los Manuales emitidos por la Tesorería Nacional, y



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montos autorizados. Norma 6.10 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN FINANCIERA. La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la TesoreríaNacional y la autoridad superior de cada entidad pública, deben normar que se

Las unidadesrealice análisis y evaluación financiera al flujo de caja. especializadas son las responsables de realizar mensualmente el análisis yevaluación financiera, del comportamiento del flujo de ingresos, egresos ydisponibilidades de efectivo y sus equivalentes, para determinar el grado decumplimiento de la programación financiera y las necesidades de financiamientopara los meses siguientes. Norma 6.11 ESTADO DE FLUJO DE CAJA. Lamáxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la TesoreríaNacional y la autoridad superior de cada entidad pública, deben normar que

Las unidadesmensualmente se prepare un Estado de Flujo de Caja. especializadas de cada entidad pública son responsables de prepararmensualmente el Estado de Flujo de Caja, que tiene como propósito ser elinstrumento gerencial que permita evaluar el comportamiento real de los ingresos,egresos y disponibilidades de efectivo, para la toma adecuada y oportuna dedecisiones. CausaInobservancia por parte de las autoridades Municipales, relacionada con laelaboración de planificación específica de la programación de pagos de loscompromisos que ha adquirido la Municipalidad, así como lo fondos con que secuenta para afrontar dichos compromisos. EfectoNo se sabe por parte de las autoridades Municipales los compromisos que tienen,así como el flujo de efectivo y fuentes de financiamiento para afrontar dichas obligaciones contraídas RecomendaciónQue por parte de las autoridades Municipales se giren las instruccionescorrespondientes a efecto que en la Dirección de Administración FinancieraIntegrada Municipal DAFIM, para que se elabore la Programación de pagos o PROGRAMACIÓN DE CUOTAS DE PAGO de Ingresos y Obligaciones que tiene la Municipalidad y que se presente a las autoridades Municipalidades para que se discuta y puedan aprobar y programar los pagos que hará efectivos la Municipalidad con la disponibilidad financiera con que cuenta. Comentario de los ResponsablesSe tomaran en cuenta las recomendaciones dadas a conocer Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo



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Acciones CorrectivasSe emitio Nota de Auditoria Hallazgo No.2 Cuenta 1234 Construcciones en Proceso del Balance General sin depurar CondiciónEn la revisión de la cuenta del Balance General 1234 Construcciones en proceso,se verifico que existen proyectos de años anteriores que ya están finalizados y nohan sido liquidados el cual no refleja su valor real con relación a lasconstrucciones que están en proceso, este rubro de construcciones en proceso refleja proyectos finalizados que no deben estar en este rubro como los siguientes::

Ø Construcción muro de contención de gaviones y remoción de escombros del rioPinula desde el Quinel de Villa Hermosa lI sector II hasta jardines de la MansiónSan Miguel Petapa, SNIP 273, fecha inicio 23/01/2014, No. Contrato 46-2013, porun valor de Q. 1, 181,272.79, avance físico y financiero del 93%. Suspendido

Ø Construcción muro de contención de gaviones de contención remoción de escombros del rio Pinula del sector II y IV de Villa Hermosa I San Miguel Petapa,SNIP 233, fecha inicio 13/01/2014, No. Contrato 40-2013, por un valor de Q. 1,169,289.06, avance físico y financiero del 95%. Suspendido

Ø Mejoramiento de calle alterna hacia el frutal San Miguel Petapa, SNIP 288, fechainicio 16/01/2014, No. Contrato 41-2014, por un valor de Q. 89,600.17, avancefísico y financiero del 100%. Finalizado

Ø Mejoramiento del Salón Municipio San Miguel Petapa, SNIP 289, fecha inicio 16/10/2014, No. Contrato 40-2014, por un valor de Q. 67,950.00, avance físico yfinanciero del 100%. Finalizado

Ø Ampliación cementerio Municipal fase II, SNIP 249, fecha inicio 01/01/2015, poradministración Municipal, por un valor de Q. 1, 243,919.45, fecha finalizadofinancieramente 01/05/2015 Fase Terminado.

Ø Construcción de sistemas de aguas pluviales en colonia Aguilar Hernández, SNIP283, fecha inicio 01/06/2014, por administración Municipal, por un valor de Q.154,984.90, fecha finalizado financieramente 01/08/2014 Fase Terminado. CriterioEl Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 08 de julio 2003, emitido por el Jefe de laContraloría General de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Grupo 1 Normas de AplicaciónGeneral, Norma 1.6 Tipos de Controles, indica “Es responsabilidad de la máximaautoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad losdiferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y



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financieros…” El Grupo 5. Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad IntegradaGubernamental, Norma 5.5 Registro de las operaciones contables, establece:“…Las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el procesode registro de las etapas de comprometido, devengado y pagado, en susrespectivos sistemas corresponda únicamente a aquellas operaciones que previaverificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todaslas condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar lageneración de información contable, presupuestaria (física y financiera) y detesorería, confiable y oportuna”. La norma 5.8 Análisis de la informaciónprocesada, establece “La máxima autoridad de cada ente público, debe normarque toda la información financiera, sea analizada con criterios técnicos. Lasunidades especializadas de cada ente público son las responsables de realizar elanálisis financiero oportuno de toda la información procesada, así como lainterpretación de los resultados para asegurar que la misma es adecuada y quegarantice que los reportes e informes que se generan periódicamente seanconfiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial. II Marco Conceptual delas Normas Generales de Control Interno Gubernamental, establece Principios deControl Interno, 9 Aplicables a los Sistemas Contables Integrados. Todos lossistemas integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta que el controles para salvaguardar los recursos del ente público; por lo tanto, son aplicables lossiguientes Principios de Control Interno: a) Aplicación de pruebas continuas deexactitud. La aplicación de pruebas continúas de exactitud, independientementede que estén incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que loserrores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y setomen medidas para corregirlos y evitarlos.El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal –MAFIM- , segundaversión, Módulo de la AFIM, numeral 3.5.2 Funciones básicas, inciso n, indica:“Velar por la integridad de la información financiera registrada en el sistema,oportunidad de los registros y la razonabilidad de las cifras presentadas.” CausaInobservancia por parte de las autoridades Municipales de las normativas vigentesy aplicables a las Municipalidades, en virtud de no depurar oportunamente lascuentas que integran el Balance General, de conformidad al rubro que perteneceny conciliar los saldos registrados en el sistema contable SICOIN GL con el libro deinventarios de la Municipalidad EfectoEl Balance General no refleja la situación financiera real de la Municipalidad en lascuentas que presentan diferencias, así como en las cuentas que no estándepuradas. Recomendación



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Las autoridades Municipales deben girar sus instrucciones a las personasresponsables para realizar lo siguiente:Que por parte del Encargado de Contabilidad, se proceda en conjunto con elDirector de Planificación Municipal a la depuración de la cuenta 1234,Construcciones en Proceso, mediante el establecimiento de las obras que esténtotalmente terminadas y que aún falta que se realice la recepción y liquidación, analizando su destino final ya sea para conformar los activos municipales,donaciones a la población mediante sus representantes, o al gasto, por serreparaciones, o mantenimientos efectuados a los bienes inmuebles municipales. Comentario de los ResponsablesSe tomaran en cuenta las recomendaciones Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo Acciones CorrectivasSe emitio Nota de Auditoria Hallazgo No.3 Cuenta 1241 Activo Intangible Bruto del Balance General sin Reclasificar CondiciónEsta cuenta No. 1241 Activo intangible bruto consiste en los proyectos deinversión social, cuyo saldo neto del periodo de enero a junio de 2018 es de Q. 7, 895,081.85, Como se puede observar estos rubros no son proyectos, ya que los conforman pagos de diversos o gastos diversos y otros, por lo que tienen que ser reclasificados en la contabilidad del sistema SICOIN GL.Analizado los reportes del Balance General y el libro mayor auxiliar por el periodoauditado. Se comprobó que el registro de la referida cuenta contiene gastosdevengados por inversión social correspondientes a gastos diversos los cuales nohan sido regularizados. CriterioEl Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 08 de julio 2003, emitido por el Jefe de laContraloría General de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Grupo 1 Normas de AplicaciónGeneral, Norma 1.6 Tipos de Controles, indica “Es responsabilidad de la máximaautoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad losdiferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos yfinancieros…” El Grupo 5. Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad IntegradaGubernamental, Norma 5.5 Registro de las operaciones contables, establece:



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“…Las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el procesode registro de las etapas de comprometido, devengado y pagado, en susrespectivos sistemas corresponda únicamente a aquellas operaciones que previaverificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todaslas condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar lageneración de información contable, presupuestaria (física y financiera) y detesorería, confiable y oportuna”. La norma 5.8 Análisis de la informaciónprocesada, establece “La máxima autoridad de cada ente público, debe normarque toda la información financiera, sea analizada con criterios técnicos. Lasunidades especializadas de cada ente público son las responsables de realizar elanálisis financiero oportuno de toda la información procesada, así como lainterpretación de los resultados para asegurar que la misma es adecuada y quegarantice que los reportes e informes que se generan periódicamente seanconfiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial. II Marco Conceptual delas Normas Generales de Control Interno Gubernamental, establece Principios deControl Interno, 9 Aplicables a los Sistemas Contables Integrados. Todos lossistemas integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta que el controles para salvaguardar los recursos del ente público; por lo tanto, son aplicables lossiguientes Principios de Control Interno: a) Aplicación de pruebas continuas deexactitud. La aplicación de pruebas continúas de exactitud, independientementede que estén incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que loserrores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y setomen medidas para corregirlos y evitarlos.El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal –MAFIM- , segundaversión, Módulo de la AFIM, numeral 3.5.2 Funciones básicas, inciso n, indica:“Velar por la integridad de la información financiera registrada en el sistema,oportunidad de los registros y la razonabilidad de las cifras presentadas.” CausaInobservancia por parte de las autoridades Municipales de las normativas vigentesy aplicables a las Municipalidades, en virtud de no clasificar oportunamente lascuentas que integran el Balance General, de conformidad al rubro que perteneceny conciliar los saldos registrados en el sistema contable SICOIN GL EfectoEl Balance General no refleja la situación financiera real de la Municipalidad en lascuentas que no están debidamente clasificadas. RecomendaciónLas autoridades Municipales deben girar sus instrucciones a las personasresponsables, el Encargado de Contabilidad, y Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal –DAFIM- para que realicen la depuración yreclasificación de la cuenta 1241, Activo Intangible Bruto, analizando su destino



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final ya sea para conformar los expedientes de los proyectos que realmente son de Inversión social, o al gasto por ser reparaciones, mantenimientos, donde seutilizan materiales de construcción, combustibles, pago de planillas, o gastos etc. Para que se realice la regularización de dichos gastos de conformidad a laresolución Número 13-2011 del Ministerio de Finanzas Publicas y la Dirección deContabilidad del Estado, previa aprobación del Concejo Municipal. Comentario de los ResponsablesSe tomaran en cuenta las recomendaciones Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo Acciones CorrectivasSe emitio Nota Auditoria



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HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Hallazgo No.1 Deficiencias en Caja General CondiciónDe la evaluación de la estructura del Control Interno, al efectuar cortes de cajaGeneral del Sistema SICOIN GL y comparación con los saldos conciliados del librode bancos al mes de enero de 2018, de la cuenta 1112 Bancos de la cuenta únicadel tesoro Municipal No. 3229040948 del Banco de Desarrollo Rural, S.A. seemitieron cheques por pagos diversos, los cuales ya tienen más de seis meses yno han sido cobrados por lo que forman parte de la conciliación bancaria comocheques en circulación, dichos cheques de fechas de agosto a diciembre de año2016, por un valor de Q. 99, 614.80 CriterioLo establecido en el Decreto 2-70 del Congreso de la Republica, Código deComercio de Guatemala. Artículo 512. Caducidad de Acción cambiaria establece:“La acción cambiaria contra el librador sus avalistas y demás signatarios, caducapor no haber sido protestado el cheque en tiempo. Artículo 513. Prescripción.Establece: Las acciones cambiaras derivadas del cheque, prescriben en seismeses, contados desde la presentación, las del ultimo tenedor, y desde el diasiguiente a aquel en que paguen el cheque, las de los endosantes y las de losavalistas.” Según lo establecido en las en el Acuerdo número 09-03 del 08 de julio de 2003,emitido por el Contralor General de Cuentas, que aprueba las Normas Generalesde Control Interno Gubernamental y en específico lo establecido en:Grupo 1 Normas de Aplicación General. Norma 1.3 RECTORIA DEL CONTROLINTERNO. La Contraloría General de Cuentas es el órgano rector del controlgubernamental y responsable de establecer las normas generales de controlinterno las cuales son de observancia obligatoria para cada entidad pública. En elcontexto institucional, la máxima autoridad es la responsable del control interno,quien delegará en funcionarios o unidades administrativas para el diseño,implementación, seguimiento y actualización del ambiente y estructura de controlinterno, observando y aplicando las normas emitidas por el órgano rector. Lajurisdicción que corresponde ejercer a una entidad pública sobre otra, incluye lapromoción y supervisión de la implantación y funcionamiento del ambiente yestructura de Control Interno. Toda entidad pública, para garantizar el adecuadofuncionamiento de los sistemas, el ambiente y estructura de control interno, debecoordinar acciones con el órgano rector del control gubernamental. El Grupo 5.Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, NORMA



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5.4 La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, debe normar y emitirpolíticas y procedimientos para la adecuada recepción y verificación de ladocumentación de soporte. La Dirección de Contabilidad del Estado y lasautoridades superiores de cada entidad, en el proceso de recepción y verificaciónde la documentación de soporte de las operaciones, en su respectivo ámbito,deben contar con la tecnología y metodología, así como la organizaciónformalmente descrita en manuales de funciones y procedimientos, que permitanejercer un eficiente control sobre los activos, pasivos, patrimonio, ingresos,egresos, etc., para asegurar el cumplimiento de las políticas, normas, leyes yregulaciones a las que estén sujetas todas las operaciones, como requisito previoa continuar con el proceso de consolidación y tramite hacia los nivelescorrespondientes. NORMA 5.5 REGISTRO DE LAS OPERACIONESCONTABLES. La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a travésde la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas yprocedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operacionescontables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores decada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas dedevengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, correspondaúnicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores,hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con ladocumentación de soporte, para garantizar la generación de información contable,presupuestaria (física y financiera) y de tesorería , confiable y oportuna. Todoregistro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitiraplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y engeneral el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registroscontables.Lo establecido en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal,Acuerdo Ministerial Numero 86-2015 del Ministerio de Finanzas Publicas..-MAFIMen el módulo de Tesorería. Numeral 4.5 Control Bancario establece: “Se deberácomparar todos los movimientos de ingresos y egresos que se generan en el librode bancos por cada una de las cuentas bancarias que tengan los gobiernoslocales en el sistema bancario, contra los estados de cuenta que el banco generacon los registros de recursos pagos y transferencias de los Gobiernos Locales.” CausaInobservancia por parte de la Dirección de Administración Financiera IntegradaMunicipal –DAFIM- en lo relacionado a que no verificaron la vigencia de loscheques emitidos los cuales forman parte de la integración de los saldosbancarios, mostrando un saldo vencido e incobrable. EfectoEl saldo de la cuenta de bancos, no se refleja razonablemente derivado demantener dentro de sus registros saldos de cheques prescritos.



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Recomendación

Ø Que el señor Alcalde Municipal gire sus instrucciones a la Dirección deAdministración Financiera Integrada Municipal DAFIM, de manera que se depurenlos cheques en circulación ya que al tener seis meses de emitidos pierden suvigencia, por lo que hay que reversar el valor de esos cheques y depurar elingreso en bancos y caja fiscal, solicitando punto de acta al Concejo municipaldonde autorizan dicha operación Comentario de los ResponsablesSe tomaran en cuenta las recomendaciones Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo Acciones CorrectivasSe em,itio Nota de Auditoria Hallazgo No.2 Falta de Reglamento para el Fondo Rotativo caja chica CondiciónSe estableció que la Municipalidad no cuenta con el Reglamento respectivo parael manejo, uso, reembolso y liquidación del Fondo Rotativo caja chica. CriterioLo establecido en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal,Acuerdo Ministerial Numero 86-2015 del Ministerio de Finanzas Publicas..-MAFIM-, en el módulo de Tesorería. Numeral 4.6 Fondo Rotativo. El cualestablece: “El Fondo rotativo es un anticipo destinado a la ejecución de gastos en efectivo, utilizado como un procedimiento de excepción para agilizar los pagosurgentes o de poca cuantía y no constituye un incremento a las asignacionespresupuestarias.Este opera como un fondo revolvente de acuerdo a las normas de ejecuciónpresupuestaria y cuya suma se reembolsa periódicamente, en una cantidadequivalente al total de los gastos efectuados. Es utilizado para cubrir gastosurgentes de funcionamiento e inversión de poca cuantía que no necesariamentedeben esperar el trámite de una orden de compra.” Según lo establecido en las en el Acuerdo Número 09-03 del 08 de julio de 2003,



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emitido por el Contralor General de Cuentas, que aprueba las Normas Generalesde Control Interno Gubernamental y en específico lo establecido en:Grupo 1 Normas de Aplicación General. Norma 1.3 RECTORIA DEL CONTROL

. La Contraloría General de Cuentas es el órgano rector del controlINTERNOgubernamental y responsable de establecer las normas generales de controlinterno las cuales son de observancia obligatoria para cada entidad pública. En elcontexto institucional, la máxima autoridad es la responsable del control interno,quien delegará en funcionarios o unidades administrativas para el diseño,implementación, seguimiento y actualización del ambiente y estructura de controlinterno, observando y aplicando las normas emitidas por el órgano rector. Lajurisdicción que corresponde ejercer a una entidad pública sobre otra, incluye lapromoción y supervisión de la implantación y funcionamiento del ambiente yestructura de Control Interno. Toda entidad pública, para garantizar el adecuadofuncionamiento de los sistemas, el ambiente y estructura de control interno, debecoordinar acciones con el órgano rector del control gubernamental. NORMA 1.10

La máxima autoridad deMANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS. cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales defunciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentesactividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cadaentidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitaciónal personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones yactividades asignadas a cada puesto de trabajo.6. NORMAS APLIOCABLES AL SISTEMA DE TESORERIA. Se refieren a loscriterios técnicos y la metodología uniforme que permita establecer el adecuadocontrol interno en la administración de efectivo y sus equivalentes, por parte delórgano rector y la unidad especializada que tenga a su cargo la función detesorería en todo el sector público no financiero.6 . El.19 CONSTITUCION Y ADMINISTRACION DE FONDOS ROTATIVOSMinisterio de Finanzas Públicas, a través de la Tesorería Nacional y la autoridadsuperior de las entidades públicas, a través de las unidades especializadas,reglamentarán y normarán los procedimientos, para la constitución yadministración de Fondos Rotativos. La Tesorería Nacional y las unidadesespecializadas de cada entidad pública, velarán porque en la constitución yadministración de los Fondos Rotativos, se aplique la reglamentación y normativarespectiva, con el propósito de: &fnof; Que la constitución de los fondos rotativosesté apegada a la metodología técnica, contemplada en los manuales respectivos.&fnof; Que los manuales respectivos, establezcan los niveles de autorización. Quelos manuales respectivos, determinen cual es el monto máximo que se puedehacer efectivo a través del fondo rotativo. &fnof; Que los manuales respectivos,indiquen que los responsables de la administración del fondo rotativo, deberánefectuar reposiciones dentro del mes y al final de cada mes, a fin de que sepresente la ejecución real del presupuesto de egresos.



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CausaInobservancia por parte de las Autoridades Municipales, por no velar porque laMunicipalidad cuente con las normativas correspondientes en específico que rija elcontrol interno del Fondo Rotativo caja chica EfectoLa falta de normativas para el manejo del Fondo Rotativo y la implementación por parte del encargado de este fondo, provoca que se originen deficiencias en elmanejo y uso de este Fondo. Recomendación

Ø Que por parte de las autoridades Municipales se elabore el reglamento internopara el uso, manejo, reembolso y liquidación del fondo rotativo, así como suautorización por parte de las autoridades Municipales, Concejo Municipal y suimplementación Comentario de los ResponsablesSe tomaran en cuenta las recomendaciones Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo Acciones CorrectivasSe emitio Nota de Auditoria COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS YRECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Dentro de esta auditoria se le dio el seguimiento a las recomendaciones, elcumplimiento e implementación por parte de las personas responsables a lasrecomendaciones de auditorías anteriores, de lo cual se estableció que en sumayoría se hadado cumplimiento a dichas Recomendaciones.



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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LAENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al

1 ADRIAN RUBEN MANCUR DONIS SINDICO PRIMERO 16/01/2016 15/01/2020

2 ALEIRA DE JESUS GARCIA DIRECTORA DE GESTION AMBIENTAL YFORESTAL

13/09/2016

3 ALDO CHOCON XAJAP ENCARGADO DE PRESUPUESTO 15/01/2012

4 CESAR AUGUSTO PIRIR IQUITE JEFE DE COMPRAS 18/01/2016

5 CHRISTIAN OMAR ALEGRE DELGADO DIERECTOR DE LA OFICINA DESERVICIOS PUBLICOS

12/09/2016

6 EDGAR RICARDO LOPEZ CONCEJAL DECIMO 16/01/2016 15/01/2020

7 ERICO ANTONIO GUERRAGUTIERREZ

CONCEJAL CUARTO 16/01/2016 15/01/2020

8 EVA VERONICA GUAJAN AUXILIAR DE COMPRAS 16/01/2012

9 EVELIN MARIEL ECHEVERRIAALVAREZ CALDERON

CONCEJAL SEGUNDO 16/01/2016 15/01/2020

10 CARMEN DELFINA GOMEZ LIMA CONCEJAL OCTAVO 16/01/2016 15/01/2020

11 GLORIA ESPERANZA RAMOS RIVAS DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS 01/09/2016

12 HERSON OVIDIO CONCUL CHIYOQUE CONCEJAL SEXTO 16/01/2016 15/01/2020

13 JONNATHAN EDILSAR URIASMARTINEZ

ENCARGADO DE INVENTARIOS 03/06/2015

14 JOSE ESTEBAN CHOY GONZALEZ CONCEJAL PRIMERO 16/01/2016 15/01/2020

15 JUAN MIGUEL ORELLANA CAMBARA DIRECTOR DE PLANIFICACION 19/02/2016

16 KATHERIN GABRIELA PAYES GARCIA SINDICO TERCERO 16/01/2016 15/01/2020

17 LUIS ALBERTO REYES NORIEGA ALCALDE MUNICIPAL 16/01/2016 15/01/2020

18 LUIS ROLANDO TOSCANO SANCHEZ SINDICO SEGUNDO 16/01/2016 15/01/2020

19 MARVIN OSVELI FELICIANO GARCIA CAJERO GENERAL 16/01/2012

20 MELIDA EDELMIRA CORADOMONTEPEQUE

CONCEJAL TERCERO 16/01/2016 15/01/2020

21 MIGUEL RENE GARCIA ZAMORA CONCEJAL NOVENO 16/01/2016 15/01/2020

22 OSCAR MENDEZ MOREIRA DIRECTOR DE AFIM 20/07/2017

23 SILVIA KARINA BATRES PEREZ CONCEJAL QUINTO 16/01/2016 15/01/2020

24 SILVIA LORENA VALLADARESENRIQUEZ GARCIA

ENCARGADA DE PLANILLAS

25 VICTOR CESAR DONIS GARCIA CONCEJAL SEPTIMO 16/01/2016 15/01/2020



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COMISION DE AUDITORIA

GERBER ARTEMIO CASTILLO VILLATORO

Auditor

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MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALA …munisanmiguelpetapa.gob.gt/files/NUMERAL-23_vrj9kd81.pdf · verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables