Jamhuri ya Muungano wa Tanzania

Ofisi ya Rais - Menejimenti ya Utumishi wa Umma

MWONGOZO NA

KITABU CHA UENDESHAJI

KUHUSU USHIRIKISHWAJI WENYE UFANISI UNAOFANYWA NA WIZARA, IDARA NA WAKALA ZA

SERIKALI (MDAs) KWA ASASI ZA KIRAIA (AZAKI) KATIKA KUTOA HUDUMA KWA UMMA

Septemba, 2010

Ofisi ya Rais – Menejimenti ya Utumishi wa UmmaUtumishi House,

8 Barabara ya KivukoniS.L.P. 2483

11404 Dar es Salaam

MWONGOZO

WA USHIRIKISHWAJI WENYE UFANISI UNAOFANYWA NA WIZARA, IDARA NA

WAKALA ZA SERIKALI (MDAs) KWA ASASI ZA KIRAIA (AZAKI) KATIKA UTOAJI HUDUMA

KWA UMMA

i

YALIYOMO

Yaliyomo ................................................................................ iVifupisho ............................................................................... iiiMaana za Maneno.................................................................. ivDibaji ..................................................................................... vi

SURA YA 1: Utangulizi ......................................................... 1

1.1 Lengo la Mwongozo ...................................................... 1

1.2 Historia na Sababu za Ushirikiano kati ya MDA na AZAKI .......................................................................... 1

1.2.1 Mkataba wa Ushirikiano wa Cotonou na Wajibu wa AZAKI ........................................................ 11.2.2 Maana ya Asasi za Kiraia................................... 31.2.3 “Upande wa Mahitaji” katika kutoa Huduma na

Uwajibikaji....................................................... 41.2.4 Faida za Ushirikiano na AZAKI ........................ 6

1.3 Ushirikiano wa MDAs na AZAKI nchini Tanzania – Miaka iliyopita na Sasa .................................................. 61.3.1 Aina ya AZAKI na Maeneo Zilipojikita............... 71.3.2 Baadhi ya Jitihada Zilizofanyika za Ushirikiano kati ya MDA/AZAKI ......................................... 8

1.4 Majukumu na Wajibu wa MDAs na AZAKI ................. 101.4.1 Majukumu na Wajibu wa MDAs ....................... 101.4.2 Majukumu na Wajibu wa AZAKI ...................... 11

SURA YA 2: Kanuni za Ushirikiano na Taratibu za Kufanya kazi na AZAKI .............................. 13

2.1 Utangulizi …………………………………........……. 13

2.2 Sifa za Uendeshaji Ushirikiano wenye Tija..................… 13

ii

2.2.1 Uwajibikaji ........................................................ 142.2.2 Uwazi ................................................................ 142.2.3 Usiri .................................................................. 142.2.4 Kuheshimiana ..................................................... 152.2.5 Imani/Kuaminiana ............................................. 152.2.6 Uadilifu ............................................................. 162.2.7 Kutendeana kwa Usawa....................................... 16

2.3 Utayari wa Uongozi wa juu katika Ushirikiano................ 16

2.4 Mkataba wa Makubaliano kati ya MDA na AZAKI ....... 17

2.5 Jinsi Ushirikishwaji AZAKI unavyofanyika: “Upande wa Utoaji Huduma” katika Ushirikiano ............................... 182.5.1 Kutambua na Kuchagua AZAKI kwa ajili ya

Ushirikiano.......................................................... 182.5.2 Kuamua Maeneo ya Ushirikiano .......................... 19

2.6 Jinsi ya Kufanya Kazi na AZAKI: “Upande wa Watumia Huduma” katika Ushirikiano .......................................... 202.6.1 Masuala ya Kuanzisha Ushirikiano kama

Yalivyopendekezwa na AZAKI ............................. 202.6.2 MDA Kutoa Majibu kwa AZAKI......................... 21

SURA YA 3: Utekelezaji wa Mwongozo ................................ 223.1 Utangulizi ....................................................................... 223.2 Kujenga Uelewa katika MDA ......................................... 223.3 Kukuza Uelewa miongoni mwa AZAKI .......................... 233.4 Kujenga Uwezo ili kuleta Ushirikiano wenye Ufanisi ...... 233.5 Kupata na Kutuma Mrejesho kutoka AZAKI .................. 243.6 Kufuatilia, Kutathmini na Kutoa Ripoti .......................... 25

iii

VIFUPISHO

ACP Kundi la nchi za Kiafrika, Karibiani na PasifikiANGONET Mtandao wa AZISE wa ArushaATE Chama cha Waajiri TanzaniaAZAKI Asasi za KiraiaAZISE Asasi Zisizo za Serikali CBO Asasi za KijamiiCPA Mkataba wa Ushirikiano wa CotonouCSO Mashirika ya KijamiiEU Umoja wa UlayaFBO Asasi ya Kidini VVU Virusi Vya UKIMWIGCU Kitengo cha Mawasiliano SerikaliniMDA Wizara, Idara Zinazojitegemea na Wakala za

SerikaliMTEF Mpango wa Kati wa Mapato na MatumiziNACOPHA Baraza la Taifa la Watu Wanaoishi na VVU na

UKIMWIOTC Over the counterOR-MUU Ofisi ya Rais - Menejimenti ya Utumishi wa

UmmaPSRP Programu ya Mabadiliko katika Utumishi wa

UmmaSHIVYAWATA Shirikisho la Vyama vya Watu wenye Ulemavu

TanzaniaTANGO Shirikisho la Asasi Zisizo za Serikali TanzaniaTCCIA Chama cha Wafanyabiashara, Wenye Viwanda na

Kilimo TanzaniaTEN/MET Mtandao wa Elimu TanzaniaTGNP Mtandao wa Jinsia TanzaniaTNBC Baraza la Taifa la Biashara TanzaniaUKIMWI Upungufu wa Kinga Mwilini

iv

MAANA ZA MANENO

Uwajibikaji Ni pale mtoa maamuzi anapoweza kutetea yote yaliyoamuliwa katika eneo lake la utendaji. Kwa mfano, Katibu Mkuu na Wakurugenzi wa Wizara wakiamua kutoa fedha kwa mtu wa tatu (kama vile AZAKI) watahitaji mtu huyo wa tatu awajibike kwao kuhusu fedha hizo ikiwa zimetumika kama ilivyokubaliwa. Vilevile, Katibu Mkuu anaweza kutetea uamuzi huo Bungeni. Kwa upande wao, Wabunge wanawajibika kwa Watanzania na walipakodi. Wafanyamaamuzi wanaweza kupewa tunu au tozo kutokana na utendaji wao (usimamizi).

Kujenga uwezo Huu ni mchakato ambao matokeo yake ni ama: (i) kuongeza ujuzi (wa jumla na ulio maalumu), (ii) nyongeza tu katika utaratibu, na/au (iii)Kuimarisha taasisi. Kujenga uwezo kuna maana ya kuwekeza katika rasilimaliwatu.

Tathmini Huu ni ukaguzi unaofanyika kila baada ya muda fulani ili kupima ufanisi, mafanikio, athari, uendelevu na kama mradi una maana katika muktadha wa malengo yaliyokusudiwa.

Utawala Utawala una maana ya namna mamlaka na madaraka yanavyoathiri maisha ya jamii, hasa maendeleo ya kiuchumi na kijamii. Makubaliano ya Cotonou (Ibara ya 9) yanafafanua utawala bora kama “…menejimenti iliyo wazi yenye kuonyesha kuwajibika kwa: wananchi, rasilimali, rasilimali-uchumi na rasilimali-fedha kwa malengo ya kuleta maendeleo endelevu kwa kila mmoja.”

v

Ufuatiliaji Ni mkusanyo wa kimfumo na ulio endelevu, uchambuzi na matumizi ya taarifa kwa malengo ya kudhibiti menejimenti na utoaji maamuzi.

Hizi ni pamoja na asasi zisizo za kiserikali, asasi za kijamii, vyombo vya habari, taasisi za sekta binafsi, taasisi za elimu na utafiti, taasisi za kidini, vyama vya wafanyakazi, vyama vya ushirika nje ya dola na asasi zilizo nje ya serikali.

Hii inahusu mradi uliopangiwa muda maalumu ambao unatofautiana na miradi ya kawaida kwa sababu unahusika na sekta, maudhui na/au maeneo kadhaa ya kijiografia, unatumia mfumo unaohitaji ujuzi wa fani nyingi, unajumuisha taasisi nyingi, na unaweza kupata fedha kutoka kwenye vyanzo mbalimbali.

Asasi za Kiraia

Programu

vi

DIBAJI

Serikali ya Jamhuri ya Muungano wa Tanzania imekuwa ikifanya mabadiliko mbalimbali ili kuongeza ufanisi katika huduma zitolewazo na taasisi zake. Programu ya Mabadiliko katika Utumishi wa Umma (PSRP) iliyoanza mwaka 2000, imeleta mabadiliko mbalimbali kwa lengo la kuongeza uwajibikaji na usikivu kwa Watumishi wa Umma na taasisi zake. Licha ya jitihada hizi, Serikali inaamini ipo haja ya kuimarisha zaidi uwajibikaji; kuongeza sauti za wananchi; na Serikali kufanyia kazi matatizo yao. Ni kutokana na ukweli huu kwamba Ofisi ya Rais-Menejimenti ya Utumishi wa Umma iliandaa Mwongozo unaohusu Ushirikishwaji Unaofanywa na Wizara, Idara Zinazojitegemea, na Wakala za Serikali (MDA) kwa Asasi za Kiraia (AZAKI).

Serikali inatambua nafasi na mchango wa AZAKI katika mchakato wa maendeleo. Dhima mbili ambapo AZAKI zinakuwa kama washirika katika majadiliano na/au watoa huduma na matokeo ya ushiriki huo katika maendeleo ya nchi ni mambo yasiyoweza kupuuzwa.

Mwongozo huu na Kitabu, ambavyo vimeandaliwa kwa utaratibu shirikishi kwa kuwahusisha wadau wote muhimu, unatoa muundo ambao Wizara, Idara Zinazojitegemea na Wakala zinaweza kuandaa na kurasimisha mifumo ya kushirikiana na kushauriana na AZAKI. Inatarajiwa kwamba kupitia Mwongozo na Kitabu hiki, MDA zitazingatia kanuni na michakato iliyoelezwa ndani yake, kwa kuleta kufanana kwa michakato inayotumika na matokeo yatakayotokana na ushirikiano utakaokuwapo.

George D. YambesiKATIBU MKUU (UTUMISHI)

1

SURA YA 1

UTANGULIZI

1.1 Lengo la Mwongozo Mwongozo huu umeandaliwa kwa matumizi ya Wizara, Idara

Zinazojitegemea na Wakala za Serikali (MDA) ili kuanzisha na kuweka mfumo rasmi wa ushirikiano na mashauriano na Asasi za Kiraia (AZAKI).

Matumizi ya Mwongozo huu yanakusudiwa kuleta uwiano mkubwa zaidi katika michakato inayotumiwa na MDA katika kushirikiana na AZAKI kwa manufaa ya pande zote mbili.

Mwongozo, vilevile, unaeleza kwa kina kanuni na michakato ya ushirikiano huo.

1.2 Historia na sababu za ushirikiano kati ya MDA na AZAKI

1.2.1 Makubaliano ya Cotonou kuhusu Ushirika na Dhima ya AZAKI

Dhana na utaratibu uliowekwa rasmi wa ushirikiano kati ya Dola na Asasi za Kiraia ni wa miaka ya hivi karibuni, ikiwa na asili yake katika Makubaliano ya Cotonou, yaani, ‘the Cotonou Partnership Agreement (CPA)’, yaliyotiwa saini mwezi Juni, 2000 kati ya Umoja wa Ulaya (EU) na makundi ya nchi za Kiafrika, Karibiani na Pasifiki (ACP) katika Jiji la Cotonou, nchini Benin, Afrika ya Magharibi.

2

Mkataba huo wa ushirika wa miaka 20 ulianza kutumika rasmi mwezi Aprili, 2003.

Kifungu cha Nne cha Makubaliano hayo kinazitaka nchi zilizotia saini kutambua ‘… michango kutoka kwenye AZAKI kama wadau muhimu wa maendeleo’… kuanzia katika utungaji wa sera, utekelezaji wa miradi na kutathmini mafanikio.

Kuna malengo makuu mawili kwa upande wa AZAKI katika mchakato wa maendeleo: • Kama watoa huduma (au wakala watekelezaji), na/au• Kama washirika katika majadiliano (au wakala wa utetezi).

Kielelezo cha 1: Malengo pacha ya AZAKI katika nchi zinazoendelea

Watoa Huduma(Utekelezaji wa programu/miradi)

Aina za Asasi(Vikundi vinavyojishughulisha na utoaji huduma katika sekta kama

vile elimu, afya, kilimo)

Ufuatiliaji na Tathmini ya Utekelezaji wa Programu(Kuzitaarifu mamlaka kuhusu mafanikio, athari na uendelevu wa sera na

programu)

Aina za Asasi(Vikundi vya utetezi -- vikundi

vya haki za binadamu, vyama vya wafanyakazi, vikundi vya biashara)

Malengo(Kuimarisha hali ya maisha ya

jamii na/au kupata kwao huduma)

Malengo(Kutoa maoni ya AZAKI/

Umma wakati wa kushauriana na mamlaka)

Wabia katika Majadiliano(Uandaaji na tathmini ya sera)

3

Asasi za Kiraia zinaweza kutimiza malengo yoyote kati ya haya au yote mawili (Kielelezo cha 1). Lengo la kwanza la watoa huduma limekuwa ndio kazi kubwa ya miaka mingi ya AZAKI katika nchi zinazoendelea.

Kihistoria, serikali imekuwa ikizichukulia AZAKI kwanza kabisa kama watekelezaji wa programu, wakati ambapo jitihada zao za kuzihusisha mamlaka kujadili sera kwa kawaida zilipata upinzani.

1.2.2 Maana ya Asasi za Kiraia Asasi za Kiraia ni kundi linalowahusu wadau mbalimbali wa

maendeleo nje ya taasisi za Serikali. Hawa ni pamoja na:

(i) Sekta binafsi (yaani, vikundi vya kibiashara);(ii) Washirika katika masuala ya uchumi na kijamii, vikiwamo

vyama vya wafanyakazi; na (iii) Vyama vya kiraia katika uanuwai wao, kwa kuzingatia

sifa za kitaifa

Kuna changamoto kubwa katika kufafanua na kuweka vigezo vya kusema AZAKI inaundwa na akina nani hasa. Kila MDA inapaswa kuweka vigezo kuhusu nani inataka kumwingiza katika tafsiri yake ya AZAKI kwa malengo ya kushirikiana na kushauriana. Mathalani, katika sekta ya afya, AZAKI wanaweza kutofautiana sana, kuanzia duka dogo la kijijini linalouza kondomu na dawa nyingine ndogondogo kwa upande mmoja hadi hospitali kubwa za binafsi zinazoshughulika na hata huduma kubwa za upasuaji.

Hata hivyo, ni vema kuchukua tafsiri pana ya AZAKI, kwa kuzingatia njia ambayo ni jumuishi na makini katika kuchagua:

4

(i) Iliyo jumuishi kwa maana uchaguaji hauna budi kufanyika kwa kuzingaita wingi, uanuwai na mtawanyiko wa kijiografia wa AZAKI, na

(ii) Kuwa makini ni muhimu katika kufanya uchaguzi kwa

kuzingatia uwezo wa AZAKI zilizopo na uwezekano wa kutoa mrejesho wa haraka katika majadiliano kuhusu sera.

1.2.3 “Upande wa Mahitaji” katika kutoa Huduma na Uwajibikaji

Kihistoria, dhana ya “wapokea huduma” imetawala sana katika uandaaji wa sera za maendeleo na utoaji huduma. Kwa maana rahisi ni kuwa upande wa usambazaji una maana ya utoaji huduma kwa msingi wa mipango ya kisekta kunakofanywa na serikali na wataalamu wake katika mipango. Ukosoaji dhidi ya njia za upande wa usambazaji zimelenga katika utekelezaji wake kutoka juu kwenda chini katika kufanyia kazi changamoto za kiutawala na kiusimamizi katika utoaji huduma.

Hata hivyo, “upande wa mahitaji” unakazia kupokea kwanza michango ya wapokeaji au wanufaikaji waliolengwa, awe mtu mmojammoja, kaya au jamii. Kwa hiyo, changamoto kubwa ni kutafuta njia za kutumia upande wa mahitaji katika kusukuma mabadiliko ya sera na utoaji wa huduma, huku AZAKI wakitumika kama waunganishi. Kama huduma zinasukumwa na mahitaji – yaani, zinaandaliwa kutokana na mahitaji ya mahali, vipaumbele na matarajio – basi zinakuwa na uwezekano mkubwa zaidi wa kukidhi wanachohitaji wateja na wananchi.

Demokrasia ya uchaguzi inaendelea kukua nchini Tanzania na bado kuna udhaifu katika uwajibikaji miongoni mwa viongozi wanaopatikana kupitia uchaguzi. Matokeo yake, Watendaji Serikalini, katika ngazi za kitaifa na za mtaa, hujikuta wakilenga

5

kutimiza zaidi matakwa na vipaumbele vya serikali kuu kuliko vile vya jamii za mahali fulani, na mara nyingi hawakumbani na kubanwa sana ili kuwajibika. Uwezo wa jamii kudai ubora zaidi katika huduma na kuwawajibisha watendaji wa serikali hutegemea kwa kiasi fulani, uwezo wao wa kupata taarifa, na kuzifanyia kazi. Hata hivyo, hali ilivyo sasa ni kuwa serikali ndiyo inayoweka kanuni kuhusu uandaaji wa sera, mipango na utoaji huduma – nani ahusishwe, nani ana kauli inayosikika, taarifa zipi ziwekwe hadharani na kusambazwa na kwa muundo upi. Kwa kutegemea jinsi kanuni hizi zinavyotumiwa, zinaweza kutumika kuongeza mkazo zaidi wa upande wa mahitaji, kama zinapotumika kuhakikisha maoni ya raia yanasikika; au zinaweza kupunguza kiasi cha fursa wanazopata wananchi, kama pale ambapo Wizara, Idara na Wakala zinatumia mamlaka zao kufifisha maoni ya watu.

Haiyumkini kuna maeneo matatu yaliyo dhahiri ya kuimarisha uwajibikaji wa upande wa mahitaji:

(i) Kujenga uwezo wa jamii kuhoji kikamilifu mipango ya serikali na utendaji wake na kuwawajibisha watendaji wa Serikali na taasisi zake;

(ii) Kujenga uwezo wa jamii kufikisha serikalini mahitaji na vipaumbele vyao;

(iii) Kujenga uwezo wa jamii kuishawishi serikali kuidhinisha sera zinazohamasisha badala ya kukwamisha, uwajibikaji wa serikali kwa umma.

Wakifanya kazi kama mawakili au waunganishi, AZAKI zina wajibu muhimu katika kuimarisha uwajibikaji wa upande wa mahitaji katika uandaaji sera na utoaji huduma unaofanywa na serikali kwa sababu daima wapo karibu na wanajua vema zaidi mahitaji na vipaumbele vya jamii kuliko watendaji wa serikali.

6

1.2.4 Faida za Ushirikiano na AZAKI Manufaa makubwa kwa Wizara, Idara Zinazojitosheleza na

Wakala katika kuzishirikisha AZAKI katika majadiliano ya sera, kufanya uamuzi na kusimamia ni pamoja na:(i) Kuimarisha uwajibikaji na uwazi katika kutoa uamuzi:

wenye mamlaka watakuwa na uhakika kuwa uamuzi wao hauna shaka na unaweza kutetewa mbele ya umma;

(ii) Kukuza uelewa wa umma na maarifa kuhusu sera fulani maalumu na masuala ya maendeleo;

(iii) Kuongeza ushiriki wa wananchi katika michakato ya kidemokrasi na kuimarisha utawala bora;

(iv) Kuongeza ubora na uhalali wa uamuzi kwa kuhakikisha kuwa maoni ya maskini na watu waliotengwa yanazingatiwa katika kutoa uamuzi kuhusu sera na programu;

(v) Kuendeleza mawazo ya ubunifu na utatuzi wa changamoto zinazowakabili wananchi katika maeneo yao;

(vi) Kuimarisha kuaminiana kati ya maofisa wa serikali na wananchi wanaowatumikia;

(vii) Kujenga kukubalika na kupata ridhaa ya umma pamoja na umiliki wa wananchi katika sera na programu za maendeleo;

(viii) Kuwezesha kujifunza kwa maofisa wa serikali na viongozi wa AZAKI; na

(ix) Kupunguza gharama

1.3 Ushirikiano wa MDA na AZAKI nchini Tanzania – Miaka iliyopita na Sasa

Katika miaka ya 1970, Asasi za Kiraia kama vile vyama vya wazalishaji, vyama vya wafanyakazi na asasi za ustawi wa jamii ambazo zilikuwapo tangu enzi za ukoloni zilifutwa na

7

kuunganishwa kuwa chama kimoja cha dola chenye kila kitu. Ni makanisa tu ndio yaliyoruhusiwa kuendelea kujiendesha yenyewe nje ya chama ilimradi hayakujihusisha na siasa au yalionekana kuunga mkono chama.

Kuanzishwa kwa sera za soko huria mwishoni mwa miaka ya

1980, na mfumo wa demokrasia ya vyama vingi mwanzoni mwa miaka ya 1990, Asasi za Kiraia ziliruhusiwa na kujaza nafasi iliyoachwa na Serikali katika utoaji wa huduma, hasa katika sekta za afya na elimu. Wengine walianza kazi za utetezi katika maeneo kama haki za binadamu, mazingira na jinsia, ingawa mafanikio yao katika ushirikishwaji na serikali kwa kuweka ushawishi katika sera, kwa ujumla, ulikuwa mdogo.

Hivi sasa AZAKI zipatazo 10,000 zinafanya kazi katika sekta na shughuli anuwai nchini Tanzania.

1.3.1 Aina za AZAKI na Maeneo Zilipojikita a) Aina ya AZAKI

(i) Asasi miamvuli: hizi zinaweka mkazo kwenye uratibu wa jumla, utetezi, kujenga ushawishi na uwezo (kwa mfano: TANGO, ANGONET, TCCIA, SHIVYAWATA); hizi zinaundwa na mitandao na/au asasi mojamoja; eneo la kijiografia zinakofanya kazi mara nyingi ni kitaifa au kimkoa;

(ii) Mitandao: mara nyingi ina maeneo maalumu na masharti kuhusu ufuasi katika mada au eneo fulani, kwa mfano TGNP (jinsia), TEN/MET (elimu), NACOPHA (VVU/UKIMWI); hii hufanya kazi katika nchi nzima au mkoa;

(iii) Vikundi vya wachache: hizi zinaweza kuwa asasi za kiraia, vyama vya kijamii tu, asasi zisizo za serikali au mashirika ya kidini (FOBs); hufanya kazi katika nchi nzima, mkoa au eneo fulani tu.

8

b) Maeneo au sekta zinamojishirikisha AZAKI ni pamoja na: (i) Huduma za jamii, hasa elimu na afya – AZAKI

zinamiliki asilimia 55 ya shule za sekondari na kutoa huduma za afya kwa takriban asilimia 40 nchini;

(ii) Kufanya kazi za ufuatiliaji na tathmini na kutoa mrejesho kwa Serikali kuhusu utekelezaji wa programu za maendeleo, kwa mfano, kupitia ushiriki wao katika mapitio ya sekta mbalimbali (kama vile: afya, elimu, Matumizi ya Umma);

(iii) Utetezi na kujenga ushawishi katika sera za kiuchumi na kijamii, jinsia, haki za binadamu, utawala bora, rushwa, upitiaji wa sheria;

(iv) Kutunza mazingira na kuhifadhi rasilimali za asili; na

(v) Kukuza uelewa kuhusu VVU/UKIMWI, mabadiliko ya tabia, kujenga uwezo, kutoa msaada wa matunzo na matibabu.

1.3.2 Baadhi ya Jitihada Zilizofanyika za Ushirikiano kati ya MDA/AZAKI

Serikali ya Jamhuri ya Muungano wa Tanzania ilianza kushirikisha AZAKI toka mwaka 2000. AZAKI zimeendelea kuwa washirika muhimu katika utungaji sera na utekelezaji na ufuatiliaji wa programu. Michango yao inahitajika katika nyakati mbalimbali, zikiwamo za maandalizi ya ripoti za msimamo wa taifa zinazowasilishwa katika makongamano na mikutano ya kimataifa. Taasisi na miundo mipya imeanzishwa ili kuwezesha mashauriano kati ya Serikali na AZAKI.

Ushahidi upo kuhusu mwenendo wa ongezeko la ushirikiano kati ya sekta ya umma na Asasi za Kiraia;

9

(i) Baraza la Taifa la Biashara Tanzania (TNBC) lilianzishwa mwaka 2002 ili kutoa fursa ya majadiliano kati ya Serikali na sekta binafsi. Hii ni ishara ya utayari wa kiwango cha juu kabisa ambapo mwenyekiti wa kikao cha TNBC ni Rais wa Jamhuri ya Muungano wa Tanzania;

(ii) Hivi sasa MDA zimekuwa zikishauriana na kuchukua maoni ya AZAKI katika kuandaa na kupitia upya sera, kanuni za sheria, mipango mikakati na mikataba yao kwa wateja.

(iii) Serikali imejitahidi kupanua wigo na kuongeza ufanisi katika mawasiliano na kusambaza taarifa kwa umma. Katika awamu ya kwanza ya Programu ya Mabadiliko katika Utumishi wa Umma (PSRP I, 2000-2007), Vitengo vya Mawasiliano Serikalini (GCU) vilianzishwa katika MDA nyingi ili kuimarisha utoaji taarifa na mawasiliano kwa umma.

Hata hivyo, hadi sasa, taratibu za ushirikiano kati ya MDA na AZAKI sio rasmi na ina upungufu miongoni mwa taasisi za serikali. Zaidi ya hilo, utaratibu wa mashauriano na mtiririko wa taarifa umekuwa wa upande mmoja, yaani, kutoka MDA kwenda kwa AZAKI.

Jitihada zilizofanyika muongo uliopita kukuza upande wa mahitaji na ushirikishwaji wa AZAKI bado haujawa madhubuti.

Kuna changamoto ambazo zimekwamisha jitihada za kukuza upande wa mahitaji na ushirikishwaji:

(i) Mkazo wa shughuli za Vitengo vingi vya Mawasiliano Serikalini ni zaidi kutoa taarifa huku kukiwa na jitihada kidogo za kupokea mrejesho kutoka kwa AZAKI.

10

(ii) Mfumo wa kushughulikia malalamiko katika MDA bado uko katika hatua za awali za uanzishwaji na bado haujawa madhubuti.

(iii) Uelewa wa wananchi kuhusu Mikataba ya Huduma kwa Mteja, ahadi za utoaji huduma na viwango na haki zao kuhusu masuala ya utuoaji huduma bado uko chini sana.

(iv) Uwezo na tabia za wananchi na wateja kuziwajibisha taasisi na watumishi wa umma kwa matokeo ya utendaji wao bado ni dhaifu.

(v) Utaratibu wa taasisi na maofisa wa umma katika kutoa taarifa za huduma na mafanikio bado iko chini, kwa sababu ya urasimu katika utumishi wa umma.

(vi) Kiwango cha ushirikiano kati ya MDA na AZAKI katika masuala ya huduma na uwajibikaji bado uko chini.

(vii) AZAKI hazishirikishwi ipasavyo kusaidia umma kupata huduma bora.

1.4 Majukumu na Wajibu wa MDA na AZAKI Ili kupata mafanikio katika ushirikiano ili kuwezesha majadiliano

kuhusu sera, ufuatiliaji na uwajibikaji, wawakilishi kutoka MDA na AZAKI wanatakiwa kuwa na malengo muhimu ya kutimiza. Malengo haya ni kama ifuatavyo:

1.4.1 Majukumu na Wajibu wa MDA

• Ili pande zote zichangie kikamilifu katika mchakato wa mashauriano, ni muhimu MDA zitoe taarifa, ripoti na nyaraka sahihi kwa AZAKI katika muda muafaka ili kuziwezesha kushauriana na wenzao, AZAKI nyingine na jamii inayoihudumia.

11

• Maofisa wa serikali wanapaswa kuzingatia miongozo ya usiri na matumizi sahihi ya taarifa kama inavyoelezwa katika Kanuni za Maadili na Utendaji Kazi katika Utumishi wa Umma, Kanuni ya Maadili ya Viongozi, Sheria na kanuni za sheria nyingine zinazolenga maeneo hayo yanayosimamia mienendo yao.

• Hata hivyo, mahitaji haya ya matumizi sahihi ya taarifa hayapaswi kuwekwa chumvi kiasi cha kuwanyima wadau katika AZAKI kupata taarifa zinazoweza kuwasaidia kutoa uamuzi unaotokana na ufahamu au kuwanyima nyaraka na taarifa ambazo vinginevyo zinapaswa kuwekwa wazi kwa umma. Mafanikio ya mchakato mzima wa ushirikiano yatategemea utayari wa maofisa wa serikali kutoa taarifa kwa AZAKI.

• Maofisa wa serikali hawapaswi kutawala majadiliano ya sera au kulazimisha maoni yao kuhusu nini kisimamiwe na kwa namna gani, kiasi cha kuwafanya wadau wa AZAKI kama watazamaji. Njia hiyo inayoegemea upande mmoja itasababisha kuvunjika moyo na kuchanganyikiwa miongoni mwa wadau wa AZAKI. Ipo haja ya wadau wote kuheshimiana na kufanya kazi kwa kuheshimu misingi ya usawa.

• Watumishi wa umma watapaswa, siyo tu kuonyesha utayari, lakini pia kuwa na uwezo wa kushughulikia madai ya wadau wa AZAKI kuhusu kuimarisha huduma na uwajibikaji.

1.4.2 Majukumu naWajibu wa AZAKI• Wadau wa AZAKI wanaoshiriki katika mashauriano

na taasisi za serikali wanapaswa kuhakikisha kuwa wanawasilishwa na watumishi wao wenye sifa na uwezo wa kutoa michango katika majadiliano. Wadau wa AZAKI wasitake tu kuhudhuria majukwaa ya majadiliano, bali wawe wachangiaji katika hoja.

12

• Ili kuwa wenye ufanisi wa kutosha, AZAKI wanapaswa kutenda kama wapashaji habari wa pande mbili, kwenda juu kutoka katika jamii ambamo wanatoa huduma, na kwenda chini ili kuzielimisha na kuzifahamisha jamii kuhusu sera na programu za MDA.

• AZAKI kama waunganishi wana jukumu la kutoa taarifa kamili na za kweli ambazo zitasaidia kuwezesha utoaji uamuzi kuhusu sera nyakati zote.

• Inafahimika kwamba AZAKI nyingi zinapata fedha kutoka nje ya nchi. Hata hivyo, wadau wa AZAKI wana majukumu ya kuhakikisha kwamba wahisani wa nje wanaowapa fedha hawatengenezi na kuamua agenda za ushirikiano na MDA. Kuhakikisha kwamba kunakuwapo kuaminiana ni lengo linalopaswa kupewa uzito wa kutosha na pande zote mbili.

13

SURA YA 2:

KANUNI ZA USHIRIKIANO NA TARATIBU ZA KUFANYA KAZI NA AZAKI

2.1 Utangulizi

Kuanzishwa kwa mfumo rasmi wa ushirikiano kati ya MDA na AZAKI kunahitaji kutayarishwa kwa kanuni za ushirikiano za uendeshaji ili kuzingatiwa na washirika wote. Kanuni za ushirikiano hufanya kazi katika ngazi mbili: kusimamia tabia/tunu za mienendo zinazotarajiwa kukuza imani; na kutia saini Mkataba wa Makubaliano ambao utahusisha mkataba wenye nguvu ya kisheria kati ya MDA na AZAKI.

2.2 Sifa za Uendeshaji Ushirikiano wenye Tija Mafanikio ya ushirikiano yanategemea pande zote mbili za

MDA na AZAKI, kama taasisi na kupitia watumishi wao mmojammoja, kutenda kwa namna inayojenga kuaminiana, kuheshimiana na moyo wa kushirikiana wakati wote. Tabia za uendeshaji zinazotarajiwa ni pamoja na hizi zifuatazo:(i) Uwajibikaji;(ii) Uwazi;(iii) Usiri;(iv) Kuheshimiana;(v) Kuaminiana;(vi) Uadilifu; na(vii) Kutopendelea/kutenda kwa usawa.

Aya zifuatazo zinaeleza kwa kifupi maana ya tabia hizi za uendeshaji:

14

2.2.1 Uwajibikaji Kuwajibika maana yake ni pale mtoa uamuzi anapoeleza uhalali

wa kila kitu kilichoamuliwa katika eneo lake la uwajibikaji. Wafanyakazi wa pande zote mbili, MDA na AZAKI, wana wajibu kuhakikisha kwamba wanawajibika kwa matendo na uamuzi wao kila wakati. Lengo kuu la ushirikiano na wadau wa AZAKI ni kuzisaidia MDA kuandaa sera na programu madhubuti. Hii ina maana kwamba, wakati wa mashauriano, wadau wa AZAKI ni lazima, kwanza kabisa, wawajibike kwa MDA, kwa mujibu wa vipengele vya Mkataba wa Makubaliano kati ya pande hizo mbili.

2.2.2 Uwazi Uwazi ni kuweka wazi kila kitu ili kuondoa uwezekano wa

maofisa kutumia vibaya mfumo kwa manufaa yao wenyewe. Taratibu za uwazi zinahusisha mikutano ya wazi, kuweka bayana taarifa za benki, kupata taarifa, na kuwa tayari kukaguliwa hesabu za taasisi na kufanyiwa tathmini ya utendaji. Ni suala la lazima kwa wafanyakazi wa pande zote mbili, MDA na AZAKI, kutekeleza kwa namna iliyo wazi wakati wa mchakato wa ushirikiano. Hasa kwa maofisa wa serikali, hawa wana wajibu wa kutoa taarifa mbalimbali kwa AZAKI ili kuwawezesha kutoa michango iliyojengewa hoja vizuri katika majadiliano kuhusu sera na kutoa mrejesho.

2.2.3 Usiri Usiri katika sekta ya umma unafasiriwa kama kuhakikisha

kwamba taarifa fulani zinawafikia tu wale walioruhusiwa kwa kuzingatia kanuni za utendaji. Inafahamika kwamba watumishi wa umma wana wajibu wa kulinda taarifa fulani walizokabidhiwa kutunza kwa kuzingatia kanuni zilizopo. Hata hivyo, kushikilia kanuni hizi kwa namna inayopitiliza kwa watumishi wa umma kunaweza kuwa kikwazo katika mchakato wa ushirikiano na AZAKI.

15

Pale ambapo MDA zinatafuta kujenga ushirikiano wa karibu zaidi na AZAKI, watumishi wa umma wanapaswa kuonyesha utayari wa kushirikishana taarifa. Wafanyakazi wa MDA watalazimika kutokuwa warasimu kupita kiasi wakati wanapotafakari juu ya maombi ya taarifa fulani zinazotakiwa na washirika wao kutoka AZAKI.

2.2.4 Kuheshimiana Kuheshimiana kuna maana kwamba pande zote mbili zinapeana

heshima inayostahili. Matokeo ya kuheshimiana ni kuaminiana na huimarisha uhusiano katika kazi na ushirikiano. Kwa upande mmoja, watumishi waandamizi wa umma wanapaswa kuepuka ule mtazamo wa “mimi ni muhimu zaidi kuliko wewe” dhidi ya wenzao wa upande wa AZAKI hasa kwa kufika wamechelewa katika miadi/mikutano au kuifuta katika taarifa ya muda mfupi, au kutokuwa tayari kupokea ukosoaji unaojenga na kuwa na mjadala ulio wazi. Kwa upande mwingine, AZAKI hazina budi kuepuka kuonyesha kwamba wao wanajua zaidi au wana sifa bora zaidi kuliko wenzao walio katika sekta ya umma.

2.2.5 Imani/Kuaminiana Kuaminiana ni kuwa na imani ya pamoja kwamba watu

wanaweza kutegemeana katika kufikia lengo la pamoja. Ni matarajio kuwa watu wanaweza kuwa na imani na ahadi/kauli yako. Kuaminiana hujengwa kutokana na uadilifu na mwendelezo wa uhusiano usioyumba. Katika timu, washiriki wanatarajiwa kufanya kazi pamoja katika mazingira ya kuaminiana ambayo kwa upande wake inawatia moyo kutoa maoni, hisia na shaka zao. Watu wanaounda kikosi kimoja hupeana taarifa na mawazo. Wanatendeana kwa haki na wako tayari kushawishiwa na wenzao katika kikosi chao kwa sababu wanawaamini. Kuaminiana hujenga ari ya kufanya kazi, jambo linalohakikisha utendaji bora wa kila mmoja. Kuaminiana kati ya wafanyakazi wa MDA na AZAKI, kwa hiyo, ni suala muhimu

16

kwa mafanikio ya muda mrefu ya mchakato wa ushirikiano kati ya pande mbili.

2.2.6 Uadilifu Ni muhimu uwajibikaji uwepo baina ya MDA na AZAKI katika

kutekeleza majukumu waliyokubaliana. Wale wanaohusika hawatakiwi kufanya upendeleo wa aina yoyote, iwe kwa umri, jinsi, dini, siasa au ulemavu. Aidha, haitakiwi kutumia nafasi au taarifa kwa manufaa binafsi, marafiki, ndugu na taasisi.

2.2.7 Kutendeana kwa usawa Watendaji kutoka pande zote mbili za MDA na AZAKI

wanatarajiwa kutendeana kwa usawa katika kushirikiana kwao. Hawapaswi kuonyesha upendeleo kwa au dhidi ya wakati wa majadiliano na katika kutoa ushauri, kwa misingi ya umri, jinsia, dini au imani ya kisiasa, au ulemavu. Vilevile, hawapaswi kutumia nafasi zao ambazo zinawapa fursa ya kuwa na taarifa fulani kwa ajili ya manufaa yao wenyewe au yale ya marafiki, ndugu au taasisi wanazoziwakilisha.

2.3 Utayari wa Uongozi wa Juu katika Ushirikiano

Athari na ufanisi wa ushirikiano vitaamuliwa kwa kiasi kikubwa na utayari unaoonyeshwa na uongozi wa juu wa pande zote mbili, MDA na AZAKI. Utayari wa uongozi wa juu unaojionyesha katika njia mbalimbali, zikiwamo ushiriki wa mara kwa mara katika vikao vya mashauriano, kiasi na aina ya rasilimali ambazo zinatolewa katika shughuli za ushirikiano (mathalani, bajeti, watumishi wenye ujuzi stahiki), na kutoa majibu katika muda unaostahili kwa maombi ya taarifa mbalimbali.

Vivyo hivyo, uongozi wa juu katika pande zote mbili za MDA na AZAKI, wanatarajiwa kuonyesha utayari wao katika mchakato wa ushirikiano kwa wasaidizi wao ili kwamba baadaye kila

17

upande uonyeshe utayari kama huo katika kufanya kazi katika ushirika huo.

2.4 Mkataba wa Makubaliano kati ya MDA na AZAKI MDA na kila AZAKI zinafungwa kufanya kazi pamoja kupitia

Mkataba wa Makubaliano unaotiwa saini na wawakilishi waandamizi wa pande zote mbili. Katibu Mkuu au Ofisa Mtendaji Mkuu ataweka saini kwa niaba ya MDA wakati ambapo Ofisa Mtendaji Mkuu au mtu mwingine mwenye hadhi ya cheo kama hicho atatia saini kwa niaba ya kila AZAKI inayoshiriki. Mkataba huo unabeba vifungu vinavyofafanua maeneo muhimu yafuatayo ya ushirikiano:• Malengo ya makubaliano – kuendeleza majadiliano kuhusu

sera, kuoa huduma,• Makubaliano ya eneo la kufanyia kazi kijiografia – Tanzania

Bara,• Muda wa makubaliano – kwa kawaida ni miaka minne (4),

lakini ambayo yanaweza kutiwa saini upya, • Aina na muundo wa ushirikiano na kazi itakayofanyika,• Wajibu na dhima ya MDA katika makubaliano,• Wajibu na dhima ya AZAKI katika makubaliano,• Mfumo/mipangilio ya utoaji ripoti, kwa mfano, ripoti za

robo kwaka, nusu mwaka, mwaka, na ripoti za baada ya kukamilisha kazi,

• Umiliki/hati ya mali, vifaa, mahitaji na vitu vingine vilivyopatikana chini ya makubaliano,

• Usiri,• Kupigavitarushwa,• Kuvunjamkataba,na• Utatuziwamigogoro.

18

2.5 Namna ushirikishwaji AZAKI unavyofanyika: “Upande wa Utoaji Huduma” katika Ushirikiano

Katika sehemu zifuatazo, masuala mbalimbali ya “upande wa usambazaji” yanayochangia kwenye ufanisi wa ushirikiano na AZAKI yanajadiliwa. Haya ni pamoja na (i) kutambua na kuchagua AZAKI za kushirikiana nazo, (ii) kuamua maeneo ya ushirikiano, na (iii) kuweka mifumo imara katika ushirikiano.

2.5.1 Kutambua na Kuchagua AZAKI kwa ajili ya Ushirikiano

Kuchagua AZAKI ambazo MDA inaweza kushirikiana nazo kutaongozwa na umuhimu wa kufuata njia ambayo ni jumuishi na yenye kuchagua kama ilivyoelezwa awali. Hata hivyo, ni muhimu kwamba uchaguzi huo uwe unalenga AZAKI ambazo: (i) tayari ni asasi madhubuti, (ii) zenye uwakilishi wa kutosha wa kijiografia na zilizo na ukaribu na jamii katika mikoa na wilaya tofauti nchini, na (iii) zina watumishi wenye ujuzi na uzoefu ambao wanaweza kutoa mchango wa maana katika majadiliano ya sera. Kwa sababu hizi, kipaumbele kiwe kwa asasi miamvuli na mitandao. Asasi miamvuli na mitandao vina nafasi kubwa ya kuwa na uwezo na rasilimali kubwa zaidi ili kuwasiliana na kupata maoni kutoka katika asasi ndogondogo zinazofanya kazi katika wilaya na mahali pengine, kwa hiyo kuwezesha kuwa na mtiririko wa taarifa kutoka pande mbili.

AZAKI zitafanyiwa tathmini kwa kutumia vigezo vifuatavyo: (i) Hali ya kisheria/usajili;(ii) Maelezo ya programu na kazi katika eneo la kipaumbele/

sekta; (iii) Ukubwa wa uwakilishi kijiografia;(iv) Uanachama na idadi yake;(v) Historia;

19

(vi) Uwezo wa rasilimaliwatu na weledi;(vii) Muundo wa asasi;(viii) Uwezo na vyanzo vya fedha; (ix) Kuonyesha uzoefu dhahiri wa kuwajibika katika matokeo;

na(x) Taarifa fupi ya kuhamasisha/kueleza kwa nini inataka

ushirikiano na MDA.

2.5.2 Kuamua Maeneo ya Ushirikiano Kila MDA ina majukumu na wajibu wake kama inavyofafanuliwa

katika mgawanyo wa majukumu uliotolewa na Rais, Sera na Mpango Mkakati wake na/au Mpango wa Kazi. Mpango Mkakati au Mpango wa Biashara, hasa, unaeleza kile ambacho MDA ingependa kufanikisha katika kipindi hiki cha utekelezaji wa mpango. Mpango Mkakati au Mpango wa Biashara kwa kawaida hudumu kwa miaka mitano na huandaliwa kwa ushirikiano na wadau. Kazi zinazopaswa kutekelezwa katika kila mwaka zinaelezwa kwa kina katika Mpango wa Kazi wa Mwaka na/au Mpango wa Kati wa Mapato na Matumizi (MTEF) iliyoandaliwa na MDA kwa madhumuni ya upangaji bajeti. Mpango Mkakati, Mpango wa Kazi na MTEF vinapaswa kuwa vya kuanzia katika kuamua maeneo ya kushirikiana kati ya MDA na AZAKI.

Maeneo ya mashauriano yatakayoibuka katika nyaraka hizi yatatofautiana na yatahusisha maeneo yafuatayo:• Uendelezajiseranamapitioyake;• Uendelezajinamapitioyautekelezajisera;• Uendelezajinamarudioyataratibuzautekelezajisera;• KutunganamapitioyasheriazaBunge;

20

• UandaajiwaMipangoMikakatinaMikatabayaHudumakwa Wateja;

• Kuandaaprogramu;• Kutekelezaprogramu;• Utekelezaji wa programu maalumu za serikali na utoaji

huduma (kwa mfano: katika afya, elimu, na udhibiti wa magonjwa ya milipuko ya mifugo);

• Ufuatiliajinatathminiyaprogramunamiradi;• Mikutanoyamapitioyasekta;• Kuandaamisimamoyataifakatikamasualayamakubaliano

ya kimataifa.

2.6 Jinsi ya Kufanya Kazi na AZAKI: “Upande wa Watumia Huduma” katika Ushirikiano

2.6.1 Masuala ya Kuanzisha Ushirikiano kama Yalivyopendekezwa na AZAKI

Ni vema AZAKI zikahamasishwa ili kubaini na kuibua yale yanayofaaa kujadiliwa na MDA. Katika kufanya kazi na jamii, AZAKI hukabiliana na changamoto ambazo ni muhimu zikajulikana katika ngazi za serikali. Changamoto zinazoibuliwa na AZAKI hutokana na vyanzo mbalimbali, kwa mfano:

(i) Athari ambayo haikukusudiwa wala kufikiriwa inayotokana na miradi ya maendeleo katika jamii fulani;

(ii) Changamoto za kijamii na kiuchumi zinazoathiri jamii na ambazo bado zilikuwa hazijapatiwa ufumbuzi na mamlaka zinazohusika; au

(iii) Matokeo ya utafiti na tathmini iliyofanywa na AZAKI na ambayo yanafikiriwa kuwa na uzito wa kutosha kuyapeleka mbele ya serikali kwa hatua zaidi.

21

Si mara zote ambapo masuala yaliyoibuliwa na AZAKI kuwapendeza maofisa wa serikali, na mara nyingine yanaweza kuhoji sera na programu za serikali pamoja na utekelezaji wake. Hivyo, ni lazima yachukuliwe kwa uzito unaostahili na kufanyiwa kazi ipasavyo kati ya MDA na AZAKI.

2.6.2 MDA Kutoa Majibu kwa AZAKI Aina, ukubwa na kufanana kwa changamoto zilizoibuliwa

na AZAKI kutaamua mbinu na majukwaa ya majadiliano ili kuyatatua. Mbinu zinahitaji kufafanuliwa kwa mapana na marefu kadiri inavyowezekana miongoni mwa AZAKI. Mbinu hizo ni pamoja na:

• Uteuzi wa Wasimamizi kutoka katika MDA watakaowajibika kwa ajili ya uratibu wa ushirikiano na AZAKI;

• Kuimarisha uwezo wa Vitengo vya Mawasiliano Serikalini (GCU), kupitia upya utaratibu wao wa sasa wa utendaji kazi kuhakikisha vinatoa majibu kwa wananchi na kwa wakati kufuatia maombi yao;

• Kutegemeana na aina ya suala lililoibuliwa na jinsi linavyofikishwa mbele ya MDA, mrejesho unaweza kutolewa kwa njia mbalimbali, mathalani kwa: (i) barua, (ii) mazungumzo ya simu na AZAKI iliyoleta suala hilo, (iii) kuandaa mkutano wa ana kwa ana na AZAKI iliyoibua suala hilo, au (iv) kuendesha mikutano ya wazi inayohudhuriwa na AZAKI zote zinazoshughulika na suala hilo.

• Kama inatumika njia isiyo rasmi (kwa mfano, mazungumzo ya simu au mkutano wa ana kwa ana na AZAKI iliyoibua suala hilo), ni muhimu kuweka pia kumbukumbu ya maandishi ya suala hilo, na kueleza AZAKI iliyoliibua, aina ya tatizo/swali lililoibuliwa, majibu/mrejesho uliotolewa, wakati gani mrejesho ulitolewa na nani aliutoa. Katika nyakati zote, muhtasari wa majadiliano na masuluhisho ni lazima vitunzwe kwa maandishi na kuhifadhiwa vema.

22

SURA YA 3

UTEKELEZAJI WA MWONGOZO

3.1 Utangulizi

Katika sura hii, yanajadiliwa yafuatayo (i) kujenga uelewa unaokua miongoni mwa MDA kuhusu umuhimu wa kufanya kazi na AZAKI, (ii) umuhimu wa kujenga uwezo miongoni mwa pande zote mbili, yaani MDA na AZAKI, ili kuleta ushirikiano wenye ufanisi, (iii) MDA zinapokea na kutumia mrejesho kutoka AZAKI, na (iv) mifumo ya kufuatilia, kutathamini na kutoa ripoti.

3.2 Kujenga uelewa katika MDA

Kila MDA itapaswa kujenga uelewa miongoni mwa watumishi wake kuhusu kuanzishwa kwa mifumo rasmi ya ushirikiano na AZAKI zinazofanya kazi katika sekta au maeneo yao ya utendaji. Hii inaweza kufanyika kupitia warsha/mikutano ya kukuza uelewa ambayo watendaji wote waandamizi wanapaswa kushiriki pamoja na wafanyakazi wengine kutoka katika idara/vitengo muhimu kama vile Idara ya Sera na Mipango, Kitengo cha Mawasiliano Serikalini na kile cha Ufuatiliaji na Tathmini.

Masuala yanayopaswa kufanyiwa kazi katika warsha hiyo ni pamoja na:(i) Malengo na sababu za kushirikiana na AZAKI;(ii) Utambuzi na kuchagua AZAKI za kushirikiana nazo;(iii) Wajibu wa MDA na AZAKI;(iv) Kanuni za kusimamia ushirikiano huo;

23

(v) Mifumo ya kuongoza ushirikiano na AZAKI;(vi) Wajibu wa MDA katika kuimarisha “upande wa

utumiaji” hasa utoaji huduma na uwajibikaji; na (vii) Taratibu za AZAKI kuripoti.

3.3 Kukuza uelewa miongoni mwa AZAKI Kila MDA itapaswa kutayarisha orodha ya awali ya AZAKI

zinazofanya kazi katika sekta au eneo lake la utendaji. AZAKI hizi zilizobainishwa zitaalikwa kushiriki warsha ya kukuza uelewa. Warsha hiyo itahudhuriwa na wawakilishi waandamizi wa AZAKI hizo.

Masuala ya kujadiliwa katika warsha ya kukuza uelewa yatakuwa:(i) Malengo na sababu za ushirikiano kati ya MDA na

AZAKI;(ii) Manufaa ya ushirikiano huo kwa MDA; (iii) Manufaa ya ushirikiano huo kwa AZAKI; (iv) Wajibu wa kila upande katika ushirikiano; (v) Vigezo vya sifa za AZAKI ili kuingia kwenye ushirikiano

huo na MDA;(vi) Kanuni za ushirikiano na Mkataba wa Makubaliano; (vii) Miundo ya ushirikiano; na (viii) Taratibu za AZAKI kuripoti.

3.4 Kujenga Uwezo ili kuleta Ushirikiano wenye Ufanisi

Ushirikiano wenye ufanisi utahitaji kuwekeza kwa kuwajengea uwezo watumishi wa umma na wawakilishi wa AZAKI. Ni lazima itarajiwe kutakuwa na upungufu wa kimaarifa kwa pande zote mbili katika maeneo fulani. Tathmini ya mahitaji ya mafunzo miongoni mwa wafanyakazi wa pande zote mbili,

24

MDA na AZAKI, itakuwa ni mchakato endelevu ili kukabili upungufu huo au wakati wa utekelezaji wa programu au kazi maalumu.

Lengo la hatua ya kujenga uwezo ni kusaidia uwepo wa AZAKI madhubuti na zenye uwezo ambazo zitakuwa washirika wanaojitegemea na wenye sifa katika kuchangia kwenye majadiliano ya maendeleo katika nchi. Kujenga uwezo kunaweza kuchukua sura mbalimbali, lakini ni lazima utokane na mahitaji na shughuli fulani maalumu katika ushirikiano. Haitarajiwi kwamba, wala si wajibu wa MDA kufanya kazi ya kuzijengea uwezo AZAKI.

3.5 Kupata na Kutumia Mrejesho kutoka AZAKI Ni muhimu kwa MDA kuanzisha njia rasmi za mawasiliano na

AZAKI. Njia hizi za mawasiliano zitatumika kutoa na kupokea mrejesho kutoka katika AZAKI. Hili litafanyika kwa:

(i) Kuteua Afisa Mwandamizi kutoka Idara ya Sera na Mipango kusimamia jukumu hili katika MDA; au

(ii) Mkuu wa Kitengo cha Mawasiliano (GCU) kupewa jukumu la kuwasiliana na kupokea mrejesho kutoka kwa AZAKI.

Baada ya kupokea mrejesho kutoka AZAKI, Mtu maalumu au Kiongozi wa Kitengo cha Mawasiliano Serikalini atapeleka mawasiliano hayo kwa Mkurugenzi au Mkuu wa idara/kitengo kinachohusika kwa ajili ya kufanyiwa kazi na/au uchunguzi unaostahili.

Mtu Maalumu/Mkuu wa Kitengo cha Mawasiliano Serikalini

atapelekea taarifa ya kukiri kupokea mrejesho kwa AZAKI iliyoutoa, huku akifafanua hatua zipi zitachukuliwa baada ya

25

hapo. Majibu haya kwenda AZAKI yanapaswa kufanyika kwa kufuata utaratibu ulioelekezwa katika Mkataba wa Huduma kwa Wateja wa MDA inayohusika.

3.6 Kufuatilia, Kutathmini na Kutoa Ripoti MDA zinapaswa kufuatilia ushirikiano na AZAKI ili kupata

taarifa kuhusu mchakato, taathira, maeneo ya ushirikiano na masuala mapya yaliyojulikana. Ripoti ya mwaka itatayarishwa na kuwasilishwa Ofisi ya Rais - Menejimenti ya Utumishi wa Umma ifikapo tarehe 31 Oktoba kwa ajili ya Kipindi cha Mwaka wa Fedha (Julai-Juni) uliotangulia. Ripoti hiyo itatayarishwa na ofisa aliyeteuliwa katika MDA, kama vile Mkurugenzi wa Sera na Mipango.

Tathmini ya nje itafanywa kila baada ya miaka mitatu ili kupima mfumo mzima wa ushirikiano huo.

26

KITABU CHA UENDESHAJI

KUHUSU USHIRIKISHWAJI WENYE UFANISI UNAOFANYWA NA WIZARA, IDARA NA WAKALA (MDA) KWA ASASI ZA KIRAIA

(AZAKI) KATIKA KUTOA HUDUMA KWA UMMA

27

YALIYOMO

Yaliyomo ................................................................................ 27

Vifupisho ............................................................................... 29

1.0 Utangulizi ..................................................................... 301.1 Lengo la Kitabu hiki cha Maelekezo................................ 301.2 Muundo wa Kitabu cha Maelekezo................................. 301.3 Tafsiri ya Asasi za Kiraia na Kazi Zake ............................ 30

2.0 Kukuza Uelewa miongoni mwa MDAs na AZAKI....... 322.1 Utangulizi ...................................................................... 322.2 Warsha ya Kukuza Uelewa............................................... 32

2.2.1 Warsha Iandaliwe wakati gani............................. 322.2.2 Warsha Inadumu kwa Muda gani........................ 332.2.3 Nani Anapaswa Kuandaa Warsha hiyo?................ 332.2.4 Nani Anapaswa kushiriki?................................... 332.2.5 Maudhui ya Warsha............................................ 33

3.0 Kukubaliana Maeneo ya Ushirikiano........................... 353.1 Vyanzo vya Kuamua maeneo ya “Upande wa Utoaji” ..... 353.2 Maeneo ya Ushirikiano – “watoa huduma”...................... 353.3 Masuala Yaliyoibuliwa na AZAKI – “Upande wa wapokea

huduma” wa Ushirikiano ............................................... 363.4 Majibu ya MDA kwa AZAKI.......................................... 36 4.0 Kubaini na Kuchagua AZAKI za Kushirikiana Nazo... 384.1 Utangulizi....................................................................... 384.2 Kutangaza na Kukuza Uelewa.......................................... 384.3 AZAKI Kutuma maombi ya Ushirikiano......................... 394.4 Tathmini/Upimaji wa AZAKI Zinazoomba kushirikiana 404.5 Kutoa Taarifa ya Matokeo............................................... 404.6 Mkataba wa Makubaliano (MoU)................................... 40

28

5.0 Kujenga Uwezo ili kuwa na Ushirikiano wenye Ufanisi 425.1 Utangulizi....................................................................... 425.2 Kubaini Upungufu wa Uwezo......................................... 425.3 Mafunzo na Kujenga Uwezo........................................... 42

5.3.1 Mafunzo ya Muda Mfupi................................... 43 5.3.2 Njia ya “Mafunzo kwa vitendo”.......................... 43

5.4 Kuimarisha “Wapokea Huduma” katika Ushirikiano. 43

6.0 Ufuatiliaji, Tathmini na Riporti.................................... 456.1 Utangulizi....................................................................... 456.2 Wajibu wa Kufanya Ufuatiliaji na Tathmini.................... 456.3 Kupata Mrejesho kutoka AZAKI.................................... 456.4 Taarifa ya Kila Mwaka.................................................... 456.5 Tathmini......................................................................... 46

Kiambatisho Na 1: Mfano wa Tangazo kwa AZAKI zenye Nia ya Kushirikiana ............................. 47

Kiambatisho Na 2: Fomu/Dodoso la Kutafiti ili kubaini Uwezo wa Asasi za Kiraia Kushirikiana na Taasisi za Serikali ............................. 48

Kiambatisho Na 3: Mfano wa Mkataba wa Makubaliano kati ya Wizara, Idara na Wakala ya Serikali (MDA) kwa upande mmoja na Asasi za Kiraia (AZAKI) kwa upande

mwingine (MoU) ............................... 53

Kiambatisho Na 4: Dodoso kwa ajili ya Kusimamia na Kuandaa Taarifa ya Mwaka kuhusu

Ushirikiano kati ya MDA na AZAKI ... 66

29

VIFUPISHO

AZAKI Asasi za Kiraia

IDARA Idara Inayojitegemea

MDA Wizara, Idara Inayojitegemea na Wakala za Serikali

MoU Mkataba wa Makubaliano

MTEF Mpango wa Kati wa Mapato na Matumizi

OMK Ofisa Mtendaji Mkuu

OR-MUU Ofisi ya Rais-Menejimenti ya Utumishi wa Umma

30

1.0 UTANGULIZI

1.1 Lengo la Kitabu hiki cha Maelekezo Kitabu hiki cha Maelekezo ya Uendeshaji kimeandaliwa ili

kutumiwa na Wizara, Idara zinazojitegemea na Wakala za Serikali (MDA) ili kuweka miundo ya ushirikiano na mashauriano na Asasi za Kiraia (AZAKI) katika sekta au maeneo yao ya utendaji. Matumizi ya Kitabu hiki cha Maelekezo yanakusudiwa kuleta uwiano katika michakato na miundo inayotumiwa na MDA kushirikiana na AZAKI. Kitabu kinaelekeza hatua kwa hatua jinsi MDA inavyoweza kuanzisha na kuendesha miundo ya ushirikiano na AZAKI katika Utoaji Huduma za Umma kama kilichochapishwa na Ofisi ya Rais – Menejimenti ya Utumishi wa Umma (OR-MUU). Kwa hiyo, ni lazima kusoma Kitabu hiki cha Maelekezo sambamba na Mwongozo.

1.2 Muundo wa Kitabu cha Maelekezo Kitabu hiki kimegawanyika katika sura sita zinazofafanua mada

kwa ajili ya uendeshaji wa ushirikiano na AZAKI kwa ufanisi:(a) Kujenga uelewa ndani ya MDA na miongoni mwa

AZAKI;(b) Kukubaliana maeneo ya ushirikiano kwa “watoa huduma”

na ule wa “wapokea huduma”; (c) Kubaini na kuchagua AZAKI za kushirikiana nazo;(d) Kujenga uwezo kwa ajili ya ushirikiano imara; na (e) Kufanya ufuatiliaji, kutathmini na kuandaa taarifa.

1.3 Tafsiri ya Asasi za Kiraia na Kazi Zake Asasi za Kiraia ni asasi za maendeleo tofauti na Serikali na taasisi

zinazofungamana na Serikali. Hizi ni pamoja na:• Sekta binafsi (yaani, mashirika ya kibiashara);• Washirika wa kiuchumi na kijamii, vikiwamo vyama vya

wafanyakazi; na

31

• Vyama vya kiraia katika uanuwai wao, kwa kuzingatia sifa za kitaifa.

Kwa sababu uwanda ni mpana sana, kila MDA ni lazima iweke mipaka ya nani inataka kumwingiza katika tafsiri yao ya AZAKI kwa nia ya kushirikiana na kushauriana. Kwa mfano, katika sekta ya afya, AZAKI zinaweza kutofautiana, mathalani, kutoka maduka madogo yanayouza dawa zinazoruhusiwa kusambazwa hadi hospitali kubwa ya binafsi inayoshughulika na kutoa hadi huduma za upasuaji mkubwa, kwa upande mwingine.

Hata hivyo, tafsiri ya AZAKI ikitumika kwa upana ni vizuri, kwa kuchukua njia iliyo jumuishi na yenye kuchagua:

• Jumuishi kwa kuzingatia wingi, uanuwai na mtawanyiko wa kijiografia wa AZAKI; na

• Yenye kuchagua kwa maana kwamba ni muhimu kuzingatia uwezo wa sasa wa AZAKI na uwezekano wa AZAKI kutoa michango ya mara moja katika majadiliano ya sera.

AZAKI zina dhima mbili kubwa: i) kama watoa huduma (au wakala zinazotekeleza), na (ii) kama washirika katika kuendeleza sera ya majadiliano na mawakala wa utetezi. Dhima ya kwanza, ile ya kutoa huduma, imekuwa ni kazi ya siku zote ya AZAKI. Kihistoria, Serikali zimekuwa zikichukulia AZAKI kama watekelezaji programu, wakati ambapo jitihada za kushirikishwa katika majadiliano kuhusu sera kwa kawaida yalipingwa na mamlaka.

32

2.0 KUKUZA UELEWA MIONGONI MWA MDA NA AZAKI

2.1 Utangulizi

Jitihada zinazolenga kukuza uelewa kuhusu ushirikiano wa MDA/AZAKI ni lazima ulenge makundi mawili ya hadhira, yaani, (i) watendaji muhimu katika MDA na (ii) wafanyakazi muhimu waliochaguliwa kutoka katika AZAKI. Warsha inayohudhuriwa na wawakilishi waliochaguliwa na MDA na AZAKI watatoa fursa ili kuanzisha dhana ya ushirikiano kati ya hadhira hizo mbili. Lengo la warsha litakuwa kuwajengea ufahamu washiriki kuhusu kiini cha ushirikiano na AZAKI, faida za MDA kushirikiana na AZAKI, na mifumo ya kuongoza ushirikiano huo.

2.2 Warsha ya Kukuza Uelewa Katika kuamua kuhusu warsha, MDA italazimika kushughulikia

maswali yafuatayo:(a) Warsha iandaliwe wakati gani?(b) Warsha idumu kwa muda gani? (c) Nani anapaswa kuandaa warsha hiyo?(d) Nani ashiriki kwenye warsha hiyo? (e) Nini yawe maudhui ya warsha hiyo?

2.2.1 Warsha iandaliwe wakati gani? Moja ya shughuli za mwanzo za MDA zitakuwa kufanya

utambuzi wa awali wa maeneo yanayoweza kuhitaji ushirikiano na AZAKI zinazofanya kazi katika maeneo au sekta yake ya utendaji. Hatua hii itaisaidia MDA kuandaa maudhui ya warsha na AZAKI zinazopaswa kualikwa kushiriki katika mkutano huo.

33

2.2.2 Warsha idumu kwa muda gani? Warsha ya siku moja inaonekana kutosha kushughulikia

maudhui yaliyoorodheshwa hapa chini (tazama 2.2.5).

2.2.3 Nani anapaswa kuandaa warsha hiyo? Maandalizi ya warsha hiyo yatafanywa na Kitengo cha

Mawasiliano Serikalini (GCU) au idara/sehemu inayohusika moja kwa moja na masuala ya utetezi, elimu, habari na mawasiliano katika kila MDA.

2.2.4 Nani anapaswa kushiriki? Washiriki kutoka kwenye MDA watajumuisha wale wote ambao

watasaidia kupatikana kwa ushirikiano na AZAKI. Hawa watakuwa ni pamoja na: (i) viongozi waandamizi wote (Katibu Mkuu, Naibu Katibu Mkuu, Wakurugenzi, Wakurugenzi Wasaidizi na Wakuu wa Vitengo) na (ii) watumishi kutoka katika vitengo muhimu kama vile vya Mawasiliano Serikalini, Ufuatiliaji na Tathmini, Idara ya Sera na Mipango kwa upande wa MDA.

AZAKI zitawakilishwa na watendaji waandamizi kutoka katika asasi zinazofanya kazi katika sekta kama hiyo au yenye masilahi katika kazi ya MDA. Waalikwa watakuwa pamoja na Maofisa Watendaji Wakuu na mameneja wengine waandamizi katika asasi hizi.

2.2.5 Maudhui ya Warsha Mada zifuatazo zitahitajika kuzungumziwa wakati wa warsha:

(a) Sababu na malengo ya kushirikiana;(b) Maeneo ya kushirikiana(c) Dhima na wajibu wa MDA katika kuwa na ushirikiano

wenye ufanisi;

34

(d) Lengo na wajibu wa AZAKI katika kuwa na ushirikiano wenye ufanisi;

(e) Kanuni za kusimamia ushirikiano;

(f ) Mfumo wa ushirikiano na AZAKI;

(g) Mapitio ya muundo/uwezo wa MDA kwa ajili ya ushirikiano pamoja na kujibu maswali ya AZAKI;

(h) Kujenga uwezo ili kuwa na ushirikiano wenye ufanisi;

(i) Kuimarisha “upande wa wapokea huduma” na uwajibikaji;

(j) Jinsi MDA itakavyotumia mrejesho kutoka AZAKI;

(k) Kusimamia, kutathmini na kutoa taarifa kuhusu ushirikiano na AZAKI; na

(l) Hatua/vigezo vya kuchagua AZAKI kwa ajili ya ushirikiano na MDA.

35

3.0 KUKUBALIANA MAENEO YA USHIRIKIANO

3.1 Vyanzo vya kuamua maeneo ya “Upande wa Utoaji” “Upande wa utoaji” una maana ya utungaji sera na utoaji

huduma kwa msingi wa mipango ya kisekta kunakofanywa na taasisi za serikali. Kila MDA itapaswa kubaini maeneo, programu na shughuli hizo ambazo zinahitaji kuhusisha mashauriano na AZAKI.

Maeneo ya kushirikiana yatabainishwa kutokana na vyanzo mbalimbali, hasa:(i) Mpango Mkakati wa MDA;(ii) Mpango wa Uendeshaji na/au MTEF (baadhi ya MDA

zina MTEF tu bila Mpango wa Uendeshaji);(iii) Mpango wa kazi (kama upo, hasa kwa Wakala ya Serikali

na Idara Inayojitegemea); na (iv) Mpango wa Utendaji wa Mwaka Mzima.

Nyaraka hizi zinafafanua programu na shughuli kwa ajili ya MDA kwa kila kipindi kilichopangwa na ambacho kwacho kuna uwezekano wa fedha kutengwa na Hazina.

3.2 Maeneo ya Ushirikiano – “Upande wa Utoaji” Kutoka upande wa MDA, maeneo ambayo yanaweza kufaa

kushirikiana na AZAKI ni ya aina mbalimbali, yakiwamo:

(i) Kuandaa sera mpya;

(ii) Kupitia sera zilizopo, programu, mikakati, sheria na kanuni zilizopo;

(iii) Kuandaa/kupitia kanuni na viwango vya utekelezaji sera; (iv) Utungaji na kupitia Sheria zilizotungwa na Bunge;

36

(v) Maandalizi ya Mipango Mikakati na Mikataba ya Huduma kwa Wateja;

(vi) Kuandaa Programu; (vii) Kutekeleza programu; (viii) Kukuza uelewa/utetezi wa miradi inayoendelea na

shughuli na utoaji huduma;(ix) Kusimamia na kupima programu na miradi;(x) Mikutano ya kupitia sekta; na(xi) Kuandaa misimamo/majibu ya kitaifa kuhusiana na

mikataba ya kimataifa.

MDA zinapaswa wakati wote kushirikiana na kufanya mashauriano na AZAKI kuhusu maeneo yote hapo juu.

3.3 Masuala yaliyoibuliwa na AZAKI – “Upande wa wapokea huduma” wa Ushirikiano

Wakati wa kutekeleza wajibu wao, AZAKI hukutana na changamoto mbalimbali ambazo huathiri jamii zao. Changamoto hizo zinaweza kusababishwa na, au kuhusu: • Athari (za makusudi au zisizo za kukusudia) zinazotokana

na kuandaa mradi; • Changamoto zinazoibuliwa ambazo hapo awali hazikuwa

zimebainishwa na kuwekwa bayana kwa mamlaka; na• Matokeo ya utafiti na tathmini zilizoendeshwa na AZAKI

kwa ridhaa yao wenyewe lakini yakiwa na athari zaidi ambazo zinahitaji kushughulikiwa na mamlaka.

3.4 Majibu ya MDA kwa AZAKI Kwanza, namna MDA zinavyoitikia kutategemea asili na

ukubwa wa changamoto. Kwa mfano,

37

(i) Changamoto inayoathiri jamii inaweza kushughulikiwa kwa mashauriano na AZAKI ambayo ndio iliyoliibua. Hii inaweza kufanywa kwa kuitisha mkutano na/au kutembelea eneo ili kukagua tatizo lenyewe;

(ii) Kwa upande mwingine, changamoto kubwa zaidi au eneo linalohitaji kufanyiwa kazi litahitaji mashaurino na wadau wengi zaidi wa AZAKI.

Pili, MDA itateua Mtu wa Mawasiliano ambaye atakuwa na wajibu wa kuratibu ushirikiano na AZAKI. AZAKI zitashauriwa kufikisha masuala yao kupitia Mtu huyu maalumu.

38

4.0 KUBAINI NA KUCHAGUA AZAKI ZA KUSHIRIKIANA NAZO

4.1 Utangulizi

Kuna idadi kubwa sana ya AZAKI zinazojishughulisha na sekta zote katika jamii na uchumi. Haiwezekani kwa MDA kutaka kuingia kwenye makubaliano na ushirikiano na kila AZAKI. Kwa hiyo, ni lazima MDA ichague aina na idadi fulani tu ya AZAKI ambayo itaingia nazo ushirikiano rasmi wa mara kwa mara. Uchaguzi huo unapaswa kuzipa nafasi AZAKI ambazo:

(i) Uimara katika muundo – zimeanzishwa muda mrefu, ziko madhubuti, zina viongozi wenye sifa nzuri, zinajimudu kifedha, na zina rekodi nzuri inayoweza kufuatiliwa;

(ii) Zina uwakilishi mkubwa kijiografia – ama tayari zinafanya kazi, au zina uwezo wa kufanya kazi katika mikoa na wilaya nyingi za Tanzania Bara kadiri inavyowezekana;

(iii) Ziko imara kwa upande wa watumishi – wenye sifa na uzoefu wa kitaalamu na wafanyakazi wa idara ya menejimenti ambao wana uwezo wa kutoa michango ya maana na haraka wakati wa majadiliano ya sera; na

(iv) Ina rekodi nzuri kuhusu matokeo ya ushirikiano iliyowahi kuwa nao mwanzoni.

Kwa sababu hizi, kipaumbele kitolewe kwa asasi na mitandao yenye muundo wa mwamvuli.

4.2 Kutangaza na Kukuza Uelewa Kuna njia mbalimbali ambazo MDA zinaweza kutumia

ili kuanzisha jukwaa la mashauriano kwa ajili ya AZAKI zinazoonyesha nia ya kushirikiana. Hizi ni pamoja na:(i) Matangazo ya televisheni na redio;

39

(ii) Maofisa waandamizi wa MDA kushiriki vipindi vya mahojiano katika vituo vya televisheni na redio;

(iii) Kuweka taarifa kwenye tovuti za kila MDA; (iv) Kutoa matangazo kupitia magazeti; (v) Kufanya mawasiliano ya moja kwa moja na AZAKI zenye

miundo ya miamvuli (muungano); na (vi) Kuwasiliana moja kwa moja na AZAKI ambazo tayari

MDA inazifahamu.

Kutangaza kupitia magazeti ndio njia inayoonekana kuwa bora zaidi kwa thamani ya fedha hasa kwa maana ya taarifa kusambaa kwa hadhira kubwa zaidi ya AZAKI zenye nia ya kuingia kwenye ushirikiano. Tangazo lialike AZAKI zenye nia ya ushirikiano kuwasiliana na MDA kwa ajili ya kupata fomu za usajili za kujaza na kuziwakilisha katika tarehe iliyoelezwa. Kiambatisho cha 1 ni sampuli ya tangazo.

4.3 AZAKI kutuma maombi ya Ushirikiano AZAKI ambazo zitajibu tangazo au zile ambazo MDA

iliwasiliana nazo moja kwa moja zitapelekewa fomu/dodoso la usajili kwa ajili ya kupata taarifa zaidi kuhusu asasi hiyo. Kiambatisho cha 2 kinaonyesha mfano wa fomu ya maombi inayopaswa kujazwa na mwakilishi mwandamizi wa AZAKI inayoomba. Fomu itajazwa taarifa kuhusu asasi hiyo ikiwa ni pamoja na:

(i) Hadhi/usajili wa kisheria;(ii) Maelezo kuhusu programu na shughuli katika eneo/sekta

ya utendaji; (iii) Kuenea kwa asasi kijiografia;(iv) Idadi ya wanachama na vigezo vya uanachama;(v) Historia ya asasi;

40

(vi) Uwezo na ujuzi wa watumishi;(vii) Muundo wa kiutawala wa asasi; (viii) Uwezo wa kifedha na vyanzo vya fedha; na (ix) Taarifa fupi kueleza hamasa/sababu za nia ya kuingia

kwenye ushirikiano na MDA.

4.4 Tathmini/Upimaji wa AZAKI zinaoomba kushirikiana Baada ya kupokea fomu za usajili zilizojazwa, MDA haina budi

kuunda kamati ndogo ya kupima waombaji. Tathmini inaweza kufuata utaratibu wa kawaida wa manunuzi serikalini. Kamati itaandaa orodha fupi ya AZAKI zinazoelekea kuwa na sifa na kupeleka majina yao kwa Katibu Mkuu au Ofisa Mtendaji Mkuu wa MDA kwa uthibitisho.

4.5 Kutoa taarifa ya matokeo AZAKI zote zilizotuma maombi ni lazima zitaarifiwe kwa

maandishi kuhusu matokeo ya tathmini, ziwe zimefaulu au la. AZAKI zilizofaulu zitaarifiwe kuwa zitaalikwa kuhudhuria mkutano wa kutia saini Mkataba wa Makubaliano na MDA.

4.6 Mkataba wa Makubaliano (MoU) Kitengo cha Sheria cha MDA kitaandaa Mkataba wa

Makubaliano (MoU) ambao utatiwa saini na Katibu Mkuu/Ofisa Mtendaji Mkuu kwa niaba ya MDA, na Ofisa Mtendaji Mkuu wa AZAKI kwa upande mwingine. Kiambatisho cha 3 kinaonyesha sampuli ya Mkataba wa Makubaliano utakaotumiwa na MDA.

Mkataba wa Makubaliano utaonyesha maeneo yafuatayo: (a) Malengo ya makubaliano – majadiliano ya kuandaa sera,

kutoa huduma;

41

(b) Upana wa kijiografia katika makubaliano hayo – Tanzania Bara;

(c) Makubaliano yatadumu kwa muda gani – kwa kawaida ni miaka mitatu (3); lakini ambayo yanaweza kutiwa saini upya;

(d) Aina na muundo wa ushirikiano na shughuli nyingine; (e) Wajibu na lengo la MDA;(f ) Wajibu na lengo la AZAKI; (g) Umiliki/haki juu ya mali, zana, vifaa na mahitaji mengine

yaliyokusanywa wakati wa kipindi cha makubaliano; (h) Utaratibu wa kutoa ripoti/taarifa;(i) Usiri;(j) Kauli ya kupinga rushwa;(k) Kuvunja mkataba; na (l) Kutatua migogoro.

42

5.0 KUJENGA UWEZO ILI KUWA NA USHIRIKIANO WENYE UFANISI

5.1 Utangulizi Inawezekana ikatokea ukosefu wa ujuzi fulani miongoni mwa

watumishi wa upande wa MDA na ule wa AZAKI ukawa kikwazo katika utekelezaji wa masuala yaliyokubaliwa. MDA inaweza kuitaka AZAKI kutekeleza wajibu fulani, lakini taasisi hii huenda isiwe na ujuzi unaohitajika ili kufanikisha kazi hizo. Suala la kujenga uwezo, kwa hiyo, ni muhimu litazamwe kama sehemu muhimu ya mchakato wa ushirikiano na AZAKI. Hata hivyo, wazo hili lisiishie kuifanya MDA kutoa mafunzo mapana na kujenga uwezo kwa AZAKI. Mafunzo yatolewe kwa watumishi wa MDA na AZAKI, pale inapokuwa lazima yalenge majukumu maalumu yanayoshughulikiwa kwa wakati huo na yenye mchango wa moja kwa moja katika matokeo ya ushirikiano uliopo.

5.2 Kubaini Upungufu wa Uwezo Inaweza kutengenezwa fomu ya kubaini upungufu wa uwezo

na mahitaji ya mafunzo ambapo MDA inazialika AZAKI kuwapendekeza watumishi wenye sifa na uzoefu, lakini zinashindwa kupata watumishi wanaoweza kutekeleza wajibu fulani. Kushindwa kupata watumishi wanaohitajika miongoni mwa AZAKI itakuwa kiashiria cha upungufu wa uwezo katika eneo hilo.

5.3 Mafunzo na Kujenga Uwezo Kuna njia za aina mbili zinazoweza kutumika kutatua upungufu

wa ujuzi. Kwanza, watendaji kwa ajili ya kazi hiyo watateuliwa. Baada ya hapo, watapewa mafunzo kutumia moja kati ya njia mbili zilizopo.

43

5.3.1 Mafunzo ya Muda Mfupi Njia ya kwanza inahusisha kuandaa mafunzo ya muda mfupi ili

kuwawezesha washiriki kupata ujuzi unaohitajika kutekeleza kazi fulani, na baada ya hapo wanaweza kutekeleza kazi hiyo. Itakuwa muhimu kushirikisha watu wenye ujuzi kuendesha mafunzo hayo kwa kuzingatia hali halisi ya mahitaji. Kutegemeana na upungufu wa ujuzi fulani unaohitaji kushughulikiwa, mara nyingi mafunzo hayatachukua zaidi ya juma moja.

5.3.2 Njia ya “Mafunzo kwa Vitendo” Njia hii ya pili inahusisha kuwaunganisha wafanyakazi

walioteuliwa kutoka MDA na AZAKI kufanya kazi chini ya uongozi wa mtaalamu mshauri mwelekezi wa nje aliyepewa kandarasi ya kufanya wajibu huo. Hii ni aina ya “kujifunza kwa kutenda”.

5.4 Kuimarisha “Wapokea Huduma” wa Ushirikiano Kama sehemu ya kujenga uwezo, MDA haina budi kuchukua

mikakati inayoimarisha “upande wa mahitaji” katika ushirikiano. Mikakati hiyo ina malengo yao:

(i) Kuimarisha uwezo wa watu maskini na makundi ya pembezoni, wakiwamo wanawake, watoto na wenye ulemavu, kuweza kudai huduma bora zaidi;

(ii) Kuwajengea uwezo wananchi kushiriki kikamilifu kuwa na sauti juu ya uamuzi unaoathiri maisha yao; na

(iii) Kuweka taratibu za kitaasisi zitakazosaidia watu kufikisha mahitaji yao kwa watumishi wa umma na kuwawajibisha kwa kutumia utendaji wao.

Mifano ya mikakati ya kuimarisha upande wa mahitaji katika utoaji huduma na uwajibikaji unahusisha yafuatayo:

44

• Kutunga vifungu maalumu kwa ajili ya wanawake, kwa mfano, katika mfumo wa nafasi maalumu katika kamati, ikiwa ni pamoja na ile ya mwenyekiti;

• Katika elimu, kuhamasisha uanzishwaji wa vyama vya wazazi pamoja na walimu ili kukuza sauti ya wazazi kuhusiana na ubora wa elimu, kupatikana kwa vifaa vya kufundishia na kujifunzia na kupunguza utoro wa walimu kazini;

• Katika afya, kuhamasisha uanzishwaji wa kamati za kusimamia maeneo ya huduma ambazo zitajumuisha wawakilishi wa jamii; mkakati huu umetumika sana katika kusimamia rasilimali za asili katika nchi nyingi;

• Kuhamasisha ushiriki wa wakulima wadogo katika bodi za menejimenti za taasisi za utafiti wa kilimo na huduma za ugani, jambo ambalo linazifanya taasisi hizo kuwa na mchango bora zaidi kwa mahitaji ya kaya maskini na zisizo na usalama wa chakula;

• Upangaji mipango na utayarishaji bajeti ulio shirikishi – kwani pale palipo na utaratibu huu pana uwezekano wa kufanya vizuri zaidi katika uwekezaji (kwa mfano, kuongezeka kwa upatikanaji maji, usafi, masoko, huduma za afya) jambo linalowanufaisha watu maskini na wale walio pembezoni; na

• Kuendesha utafiti juu ya utoaji huduma ambapo utafiti huu utawapa watu maskini na wale walio pembezoni fursa ya kutoa taarifa kuhusu upatikanaji na kiwango cha kuridhika na taasisi za umma.

45

6.0 UFUATILIAJI, TATHMINI NA RIPOTI

6.1 Utangulizi MDA inatarajiwa kufanya ufuatiliaji wa ushirikiano na AZAKI

ili kupata taarifa za maendeleo ya mchakato, maeneo ya ushirikiano, athari na mafunzo.

6.2 Wajibu wa Kufanya Ufuatiliaji na Tathmini Mtu maalumu atapewa jukumu la kutunza rekodi za shughuli

zote katika ushirikiano uliopo.

6.3 Kupata Mrejesho kutoka AZAKI Mtu muulumu atapokea mrejesho kutoka AZAKI kwa

kutegemea ratiba itakayokubaliwa katika Mkataba wa Makubaliano wa kila kazi. Baada ya kupokelewa, mrejesho utapelekwa kwa Mkurugenzi au Mkuu wa Idara inayohusika kwa ajili ya kupata majibu au upelelezi itakapohitajika. Mrejesho, na hatua iliyochuliwa, vilevile itatolewa taarifa kwa Katibu Mkuu/Ofisa Mtendaji Mkuu.

Barua ya kukiri kupokea itapelekwa kwenye AZAKI iliyotoa mrejesho, ambapo itaeleza ni hatua ipi inachukuliwa. Majibu yatafanyika katika muundo uliokubaliwa kupitia Mkataba wa Makubaliano kati ya MDA inayohusika na AZAKI.

6.4 Taarifa ya Kila Mwaka Katibu Mkuu/Ofisa Mtendaji Mkuu atateua mjumbe wa

menejimenti, kama vile Mkuu wa Kitengo cha Mawasiliano Serikalini kujaza dodoso ambalo litajumuisha taarifa ya mwaka ya MDA kuhusu kazi fulani ya ushirikiano. Dodoso lililojazwa litapelekwa Ofisi ya Rais – Menejimenti ya Utumishi wa Umma ifikapo tarehe 31 Oktoba ya kila mwaka na litajumuisha taarifa ya mwaka wa fedha uliotangulia, kati ya Julai hadi Juni.

Dodoso limeambatishwa kama Kiambatisho cha 4

46

6.5 Tathmini MDA itapaswa kufanya tathmini ya kina kuhusu ushirikiano

wake kila baada ya miaka mitatu. Muda huo unaendana na kumalizika kwa kipindi cha mkataba uliosainiwa na AZAKI. Ili kuwa na matokeo yasiyopendelea, tathmini ifanywe na mshauri huru mwelekezi.

47

Kiambatisho Na. 1:Mfano wa Tangazo kwa AZAKI zenye Nia ya Kushirikiana

Jina la MDA

Kuanzishwa kwa Mfumo wa Ushirikiano na Asasi za KiraiaWizara/Idara/Wakala ya Serikali (Jina) iko kwenye mchakato wa kuandaa muundo wa kuingia kwenye mashauriano na majadiliano na Asasi za Kiraia. Lengo la fursa hii ya ushirikiano ni kuongeza ubora wa utoaji huduma za umma kwa wananchi kupitia ushirika na Asasi za Kiraia katika utungaji wa sera, ufuatiliaji na tathmini na uwajibikaji.

Asasi za Kiraia zinazohitaji kufikiriwa kuingia kwenye ushiriki katika fursa hii inayopendekezwa ya mashauriano wanaalikwa kuonyesha nia yao kwa kuandika barua kwa (Katibu Mkuu/Ofisa Mtendaji Mkuu) wa (jina la MDA) kupitia anwani iliyoonyeshwa hapa chini.

Asasi za Kiraia zinahusisha washirika wa shughuli za maendeleo katika upana wake ambao ni tofauti na serikali na taasisi ambazo zinabanwa na taratibu za serikali, ikiwa ni pamoja na: • Sekta binafsi (yaani, asasi za kibiashara);• Washirika wa kiuchumi na kijamii, vikiwamo vyama vya wafanyakazi;

na • Vyama vya kiraia katika uanuwai wao.

Taarifa zaidi zitatumwa kwa asasi zitakazoonyesha kwa maandishi, nia ya kushiriki.

Katibu Mkuu/Ofisa Mtendaji Mkuu AnuaniNamba ya simuNukushiBaruapepe

48

Kiambatisho Na. 2:

Fomu/Dodoso la kutafiti ili kubaini Uwezo wa Asasi za Kiraia Kushirikiana na Taasisi za Serikali

Jina la Wizara/Idara/Wakala ya Serikali inayokusudia kuanzisha mfumo na mipango ya kushirikiana na kufanya mashauriano na Asasi za Kiraia nchini. Kama hatua ya kwanza ya kuandaa mfumo wa mashauriano, ni muhimu (Wizara/Idara/Wakala) ipate taarifa za awali kuhusu Asasi za Kiraia zenye nia ya kuingia katika utaratibu huu rasmi wa ushirikiano.

Ushirikiano wako unahitajika katika kujaza dodoso hili na kulirejesha kupitia anwani ifuatayo:

Kwa: Katibu Mkuu/Ofisa Mtendaji Mkuu, Anuani kamili ya posta ya MDA Namba ya simu Baruapepe

Wasifu

Jina la Asasi ya Kiraia

Mwaka wa usajili hapa Tanzania (Tafadhali ambatisha nakala ya cheti cha usajili) Anuwani ya posta ya makao makuu

Jina la anayehusika kujaza dodoso hili

Cheo/Nafasi ya anayehusika kujaza dodoso

49

Sekta na Eneo la Kijiografia la Taasisi (1) Eleza kwa ufupi eneo/sekta ambayo asasi yako imejikita,

programu na shughuli zake (tafadhali ambatisha vipeperushi na/au karatasi nyingine zenye taarifa za taasisi, kama zipo)

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

2) Eneo la kijiografia ambamo asasi yako inaendesha shughuli zake (kama ni kitaifa, kimkoa au ipo katika wilaya fulani tu nchini). Tafadhali fafanua mikoa/wilaya ambamo asasi inafanya kazi kwa sasa.

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

Uanachama

(3) Eleza kwa ufupi sifa za kuwa mwanachama katika asasi yako (kama vile, mtu, shirika, elimu, mahitaji ya ujuzi wa kulingana na fani, n.k.)

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

50

(4) Idadi ya sasa ya wanachama (a) Mwanachama mmojammoja ____________________

(b) Wanachama walio kampuni/taasisi _______________

(c) Aina nyingine ya uanachama ____________________

Muundo wa Asasi

(5) (a) Idadi ya ofisi nchini: ________________________

(b) Mahali yaliko makao makuu (jiji/mji): __________

(c) Idadi ya ofisi za mikoa na mahali ziliko: ________________________________________

________________________________________

(d) Je, kuna Bodi ya Wakurugenzi ambapo wengi wa wajumbe wake si watendaji?

Ndio _______________ Hapana ____________

Idadi ya wajumbe wa Bodi? ___________________

Wajumbe wasio watendaji ____________________

Rasilimaliwatu (6) Idadi ya watumishi wataalamu na wenye ujuzi walioajiriwa katika asasi? ____________________________________

(7) Kiwango cha juu cha elimu kwa watumishi muhimu katika utawala na uendeshaji/ufundi

51

Idadi ya wafanyakazi Sifa ya ngazi ya elimuWaliohitimu Kidato cha SitaWenye sifa za ujuzi wa kiufundi au kitaalamu lakini hawana shahadaWenye shahada za kwanzaWenye shahada za uzamili/stashahada za uzamiliWenye shahada za uzamivu (PhD)

Vyanzo vya Mapato

(8) Vyanzo vikuu vya fedha vya asasi (tafadhali ambatisha nakala ya taarifa za fedha zilizokaguliwa kwa miaka miwili iliyopita)

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

(9) Eleza kwa ufupi ngazi ya ushirikiano wa asasi yako na taasisi za serikali kama vile kwenye maeneo ya utungaji sera, marejeo ya sera, kusimamia programu na tathmini, au maeneo mengine

ambako asasi yako inashirikiana na MDA.

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

52

(10) Tafadhali, eleza kwa ufupi kwa nini asasi yako ina nia ya mashauriano na ushirikiano rasmi na (Wizara/Idara/Wakala ya Serikali)? Je, asasi yako itatoa michango mizuri kiasi gani na iliyo bora kupitia fursa hii?

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

Nyaraka Zinazopaswa Kuambatishwa kwa Ushahidi(i) Nakala ya cheti cha usajili;(ii) Nakala ya katiba ya asasi;(iii) Muundo wa asasi; (iv) Nakala ya mpango mkakati wa sasa;(v) Taarifa za ukaguzi wa masuala ya fedha za miaka miwili iliyopita; (vi) Maelezo ya kina ya shughuli zilizofanyika mwaka mmoja uliopita;(vii) Vipeperushi vikionyesha/vikieleza shughuli za asasi.

53

Kiambatisho Na. 3:Mfano wa Mkataba wa Makubaliano kati ya Wizara, Idara na

Wakala ya Serikali (MDA) kwa upande mmoja na Asasi za Kiraia (AZAKI) kwa upande mwingine

(MoU)

KATI YA (Jina la MDA)

NA

(Jina la Asasi ya Kiraia)

kuhusu

Ushirikiano wa Dhati na Kufanya Kazi Pamoja katika Kuandaa Sera na Kupitia, Kufanya Ufuatiliaji, Kutathmini na Kutoa

Huduma

Mkataba Huu wa Makubaliano (ambao kuanzia sasa utajulikana kama ‘Makubaliano’) umetiwa saini leo tarehe (….) siku ya

(mwezi), (Mwaka)

KATI YA

(Jina la MDA na anwani) (ambayo itajulikana kama ‘Wizara/Idara Inayojitegemea/Wakala ya Serikali’) kwa Upande mmoja;

NA

(Jina la Asasi za Kiraia) (ambao watajulikana kama ‘ASASI”) kwa Upande mwingine;

54

UTANGULIZI

KWA KUTAMBUA kwamba kuna umuhimu wa kuwa na ushirika na jitihada za pamoja kati ya Serikali ya Jamhuri ya Muungano wa Tanzania na Asasi za Kiraia ili kujenga ushirikiano wenye tija katika majadiliano ya kuendeleza sera na utoaji huduma za umma;

KWA KUKIRI kwamba majadiliano ya kuandaa sera kati ya Serikali ya Jamhuri ya Muungano wa Tanzania na AZAKI ni muhimu katika kuimarisha utoaji huduma kwa umma;

KWA UFAHAMU kwamba ni pale tu panapokuwa na kuheshimu kwa dhati lengo la kila mmoja na kila upande unafahamu dhima ya upande mwingine na kunakuwa na makubaliano baada ya mapatano kuhusu namna kila upande utakavyojibidisha kufikia dira na malengo ya pamoja, vinginevyo njia ya ushirikiano inaweza kuwa iliyojaa vurugu;

KWA KUELEWA kuwa kikwazo kikubwa cha maendeleo ya jamii na jitihada za kufuta umaskini katika nchi zinazoendelea kinatokana na jitihada zisizoratibiwa kikamilifu, zisizounganishwa na kufanywa kwa majaribio bila kukamilika katika kushughulikia mahitaji ya jamii na kwamba rasilimali hazisimamiwi na kutumiwa ipasavyo kuleta programu ya maendeleo inayoongoza masuala yote kwa ujumla;

KWA KUGUNDUA kwamba utaratibu wa ushirika kati ya Serikali ya Jamhuri ya Muungano wa Tanzania na AZAKI ni jambo litakalosukuma uandaaji wa sera zinazohusiana na zenye kushughulikia mambo mbalimbali ya maendeleo kikamilifu na programu za utoaji huduma;

SASA BASI, KWA HIYO, Pande hizi mbili zinakubaliana kama ifuatavyo:

55

IBARA YA I

MALENGO

1.1. Lengo kuu ni kuandaa uwezo wa rasilimaliwatu kitaifa kwa ajili ya kuwa na ushirikiano endelevu na wenye ufanisi katika kuandaa majadiliano ya kuandaa sera na katika kutoa huduma kati ya (Jina la MDA) na (Jina la AZAKI) na kutoa jukwaa la kuratibu michango ya midahalo kama hiyo ya pande zinazohusika.

1.2. Jitihada hii pia inalenga kujenga uwezo wa Asasi za Kiraia katika kuhamasisha uelewa wa umma na kujadili uandaaji wa sera, utekelezaji wake, usimamizi na uandaaji programu na utoaji huduma.

IBARA YA II

SHABAHA

2.1. Shabaha ya Makubaliano haya ya pande mbili ni: (a) Kuimarisha ushirikiano na uratibu wa pamoja na (Jina

la AZAKI) ili kutoa msaada endelevu na wenye ufanisi kwa (Jina la MDA) katika maeneo ya uandaaji sera, utekelezaji na usimamizi na katika kuongeza viwango vya utoaji huduma.

(b) Kuendeleza uwezo wa Asasi ya Kiraia katika majadiliano ya kuandaa, kufanya ufuatiliaji, tathmini na kutoa taarifa kuhusu sera.

56

Pande zinazohusika zitakuwa na mamlaka juu ya haki ya kutumia na kuendeleza sera, viwango na njia za kuendesha mambo yao ilimradi sera, viwango na njia hizo za kujiendeshea mambo hazikinzani na shabaha za Makubaliano haya na kila upande utatafuta ushauri kutoka upande mwingine kuhusu sera, viwango na njia ya kuendesha mambo hasa pale zinapoweza kuathiriana.

IBARA YA III

ENEO LA KIJIOGRAFIA LA UTENDAJI

3.1. Eneo la kijiografia la kiutendaji litakalotambuliwa kwenye Makubaliano haya litakuwa Tanzania Bara.

3.2. Bila kuathiri kile kinachosemwa katika ibara ndogo 3.1 hapo juu, Pande mbili za Mkataba huu ziko huru kushirikiana na asasi nyingine kwa malengo ya kutimiza nia na malengo yao.

IBARA YA IV

MUDA WA UTEKELEZAJI

4.1. Makubaliano haya yatadumu kwa muda wa miaka mitano (5) kuanzia tarehe ya kutia saini makubaliano.

4.2. Pande hizo mbili zinaweza, pale inapobidi, kuongeza au kupitia upya kipengele cha muda cha Makubaliano hayo katika masuala na masharti kama yalivyokubaliwa katika Mkataba.

57

IBARA YA V

USHIRIKIANO WA KIUFUNDI

5.1. Pande mbili zinazotia saini Makubaliano haya, kwa kukubali lengo moja, yanaeleza kwamba:

(a) Uhusiano huu una mizizi yake katika kila upande kukubali wajibu wao na dira yao ya pamoja kwa ajili ya kuanzisha mazungumzo ya pamoja yenye ufanisi kuhusu kuandaa sera na utekelezaji na utoaji huduma, ndani ya sera na muundo wa kisheria;

(b) Kila upande unakiri, kupokea na kuheshimu upekee wa upande mwingine, lakini ukweli pia kwamba zinashirikiana na kutegemeana katika kufikia lengo la pamoja;

(c) Ushirika huu umejengeka katika muktadha wa kupokea kwa kila upande kwamba dhima za kila moja ni zenye umuhimu ulio sawa katika kutimiza maazimio ya dira na malengo, hasa yanapohusiana na kufuta umaskini, kuleta haki ya kijamii na usawa;

(d) Ushirika unataka pande zote mbili kutoa ushirikiano wa karibu na kuratibu dhima na kazi katika kipindi chote cha mchakato, tangu kuandaa sera hadi kutoa huduma;

(e) Ushirika huu unakiri kwamba umoja ni nguvu na kuwa utengano ni udhaifu;

58

(f ) Ushirika unaruhusu viwango vya mashauriano na mapatano ambayo yatasaidia katika kujazia pengo la uwekezaji katika utoaji huduma za jamii, mathalani, kuleta ushawishi katika utoaji huduma katika maeneo ambayo hayafikiwa au yaliyofikiwa kikamilifu na kuhakikisha umuhimu na kufaa kwa huduma hizo;

(g) Suala la uwajibikaji wa kila Upande ni la kila mmoja ambapo kila upande una hadhi sawa. Kutegemeana na kufanya kazi pamoja katika ushirika ni suala ambalo huhitaji uwazi, kuwa tayari kutoa taarifa mbalimbali na kupatikana kila inapohitajika kati ya washirika.

IBARA YA VI

USHIRIKA KWA AJILI YA KUJENGA UWEZO

6.1. Pale panakohitajika mafunzo na maendeleo yatakayochangia katika kujenga uwezo, MDA inaweza kutoa fedha na/au aina nyingine ya msaada, lengo likiwa ni kuimarisha uwezo wa AZAKI na kuiwezesha kuchangia kwa ufanisi kufikiwa kwa malengo kama yalivyoainishwa katika Mkataba wa Makubaliano.

6.2. AZAKI itatumia fedha na/au msaada uliopatikana kwa njia hiyo, kwa lengo lile tu la kusaidia, kuhamasisha, kuratibu na kutekeleza malengo yaliyokubaliwa chini ya Mkataba huu.

6.3. AZAKI itatumia wajibu huu kuhamasisha na kuimarisha uwezo wake wa kuwa Asasi za Kiraia madhubuti nchini kwa manufaa ya taifa.

59

IBARA YA VII

WAJIBU NA DHIMA YA WIZARA/IDARA INAYOJITEGEMEA/WAKALA YA SERIKALI

7.1 MDA itakuwa na wajibu kuhusu:

(a) Kuhakikisha kwamba kiwango cha matokeo kinachotarajiwa kinafikiwa kwenye muundo wa kisheria na sera;

(b) Kuandaa miongozo ya kuwezesha na kuongoza usanifu na utekelezaji wa programu zilizokubaliwa;

(c) Kuhakikisha na kutoa mifumo rasmi na miundo ya mawasiliano na mashauriano kati ya Pande hizo mbili.

(d) Kuwasiliana na AZAKI na kuanzisha tafakari kuhusu uanzishwaji wa miongozo na mikakati ya utekelezaji na pia kuzihusisha AZAKI tangu awali/mwanzo;

(e) Kuweka mazingira yanayowezesha utekelezaji wa huduma, kwa mfano, kuipa asasi uwezo wa kifedha ili kushiriki katika mashauriano au kutoa huduma kama inavyostahili;

(f ) Kuthibitisha, kufanya ufuatiliaji na kutathmini programu za MDA zinazotekelezwa kwa niaba yake na AZAKI;

(g) Kuhakikisha kuwa mifumo ya mawasiliano daima inafanya kazi vizuri ili kutoa taarifa zenye habari kamili ndani ya muda ziweze kusambazwa kati ya Pande zinazohusika; na

(h) Kuwezesha ushirikiano kati ya AZAKI na Mamlaka ya Serikali za Mitaa.

60

IBARA YA VIII

WAJIBU WA AZAKI

8.1 AZAKI itawajibika kwa:-(a) Kutoa huduma kwa ufanisi katika muundo wa sera za

Serikali, na mikakati iliyojadiliwa na kukubaliwa kati ya AZAKI na MDA;

(b) Kufanya kazi kwa ushirika na MDA ili kufikia shabaha na malengo ya pamoja;

(c) Kuwajibika kwa MDA kwa sera na programu zake za huduma;

(d) Uwazi, na kuwajibika kwa umma;

(e) Kutoa taarifa ya maendeleo katika wakati uliopangwa;

(f ) Kuwa tayari kufikiwa na MDA kila inapobidi kwa ajili ya kuweka mipango, kubadilishana taarifa na kutoa uamuzi kupitia utaratibu wa uwakilishi.

8.2 Bila kuathiri Ibara ya 8.1, ni muhimu kuhakikisha kuwa dhima na wajibu wa MDA na ule wa AZAKI unajadiliwa, kufafanuliwa na kueleweka kwa kila Upande. Suala hili lina msingi wake katika dhamira na lengo la pamoja, umahiri na mamlaka ya washirika.

61

IBARA YA IX

TAMKO LA KUPINGA RUSHWA

9.1 Kila upande unahakikisha kwamba hakuna ofisa wa upande wowote atakayefaidika nje ya utaratibu wa kisheria, iwe moja kwa moja au pasipo kuwa moja kwa moja, kutokana na Makubaliano haya au kutolewa kwa zabuni hii.

IBARA YA X

HAKI YA UMILIKI WA VIFAA

10.1 Haki ya AZAKI kumiliki vifaa na mali zitakazotolewa au kununuliwa katika kutekeleza Mkataba huu itaamuliwa na MDA inayohusika.

10.1 Vifaa vyovyote na/au mali za aina hiyo zinaweza kugawanywa kutegemea programu ya shughuli wakati wa kufunga Mkataba huu ili mradi tu MDA ipime na kuona kuwa hilo ndilo linalofaa kufanya.

10.2 Mali zozote zilizotolewa zitatumiwa tu kwa malengo yaliyokusudiwa katika Mkataba huu.

IBARA YA XI

MATUMIZI YA NEMBO AU MUHURI RASMI

11.1 Hakuna upande utakaoruhusiwa kutumia nembo au muhuri rasmi wa upande mwingine katika kutekeleza kazi zake labda pengine, tena kwa Makubaliano maalumu ya Pande zote mbili wakati wa utekelezaji wa huduma za pamoja.

62

IBARA YA XII

USIRI WA NYARAKA NA TAARIFA

12.1. Nyaraka zote, mipango, ripoti na taarifa nyingine zilizokusanywa au kupokelewa na MDA katika kutekeleza Mkataba huu, zitakuwa ni mali yake, na zitachukuliwa kuwa ni siri, na zitakabidhiwa kwa maofisa waliopewa dhamana hiyo mara baada ya kukamilishwa kwa Mkataba huu;

12.2. Hakuna Upande unaotia saini Mkataba Huu utakaowasiliana wakati wowote na mtu yeyote, au mamlaka, nje ya Pande hizi, kuhusu taarifa ambayo upande huo umeipata kwa sababu ya kuingia kwake kwenye ushirikiano na upande mwingine kuhusiana na Mkataba huu, ambapo taarifa hiyo bado haijatolewa hadharani isipokuwa kwa ruhusa ya upande mwingine, wala hakuna upande utakaotumia taarifa kama hizo wakati wowote kwa manufaa yake, isipokuwa kwa ruhusa ya upande mwingine;

12.3. Wajibu ulioelezwa katika ibara ya 12.2 hautakoma pale Mkataba huu unapokamilisha muda wake au kusitishwa.

IBARA YA XIII

KUSITISHA MKATABA

13.1. Kila Upande utakuwa na haki ya kusitisha Mkataba huu baada ya kutoa taarifa ya miezi mitatu (3) kwa maandishi kwa Upande mwingine.

63

IBARA YA XIV

KUTATUA MIGOGORO

14.1. Kila Upande uliotia saini Mkataba huu utatumia hekima yake yote kumaliza kwa njia za kirafiki migogoro, kutofautiana, au madai yoyote yanayoibuka kutokana na Mkataba huu au kukiuka na kumalizika muda wake.

14.2. Pale inapotokea pande hizo kutaka kumaliza mgogoro kwa njia za kirafiki kupitia Njia Mbadala ya Kutatua Migogoro (ADR), basi njia hiyo ndio itakayozingatiwa Tanzania Bara kwa mujibu wa sheria za nchi.

IBARA YA XV

KUZINGATIA SHERIA

15.1 Pande zote zinazotia saini Mkataba huu zitazingatia Sheria, Kanuni na Taratibu zote zinazohitajika katika kutekeleza wajibu wao kama ulivyoainishwa kwenye Mkataba huu.

IBARA YA XVI

MAREKEBISHO

16.1 Hakuna marekebisho, usahihishaji au mabadiliko yatakayofanywa kwenye Mkataba huu au ibara zake au nyongeza za aina yoyote kufanywa kuwa halali na zinazotekelezeka dhidi ya upande mwingine labda kama itaelekezwa hivyo na marekebisho kwenye Mkataba huu, baada ya kukubaliana na kutiwa saini na Pande zote mbili.

64

IBARA YA XVII

UTOAJI TAARIFA

17.1 Kwa malengo ya kutolea taarifa Makubaliano haya, anwani za Pande zote mbili zitakuwa kama ifuatavyo:

Upande wa Kwanza: Wizara/Idara Inayojitegemea/Wakala ya Serikali

Jina la MDA na anuani kamili ya posta

Namba ya simu Nukushi Baruapepe

Upande wa Pili: AZAKI Jina la AZAKI na anuani kamili ya posta Namba ya simu Nukushi Baruapepe

17.2 Kila taarifa inayohusu Mkataba huu itaandikwa kwa Lugha ya Kiswahili au Kiingereza, na itawasilishwa kupitia anwani iliyoainishwa katika Ibara ya 17.1.

IMETIWA SAINI na Pande:

1. Kwa ajili ya (MDA): ___________ Tarehe: ________

Jina la Ofisa: ________________________________

65

Cheo: _____________________________________

Saini: ______________________________________

2. Kwa ajili ya (AZAKI) _____________ Tarehe:________

Jina la Ofisa: ________________________________

Cheo: _____________________________________

Saini: ______________________________________

66

Kiambatisho Na 4:

Dodoso kwa ajili ya Kusimamia na Kuandaa Taarifa ya Mwaka kuhusu Ushirikiano kati ya MDA na AZAKI

Dodoso hili lijazwe na ofisa aliyepewa mamlaka hayo kwa upande wa MDA na lirejeshwe Ofisi ya Rais-Menejimenti ya Utumishi wa Umma (OR-MUU) ifikapo tarehe 31 Oktoba ya kila mwaka. Dodoso linakusudiwa kutoa taarifa kuhusu namna MDA fulani inavyojishughulisha na Asasi za Kiraia (AZAKI) katika mwaka mzima uliotangulia wa fedha (Julai-Juni) kwa malengo ya kuandaa sera na mapitio/marejeo, kuandaa programu na kutekeleza, kufanya ufuatiliaji na kutathmini.

Kwa malengo ya kujaza dodoso hili, AZAKI ni pamoja na asasi zisizo za kiserikali, asasi za kijamii, mashirika ya kidini, vyama vya wafanyakazi, vyombo vya habari, taasisi za kitaalamu na utafiti, vyama vya ushirika na vyama vya kitaalamu na biashara. Hizi hazijumuishi taasisi nyingine za serikali, Wakala za Serikali au Idara Zinazojitegemea.

Wasifu

Jina la MDAMwaka wa Taarifa (mwaka wa fedha)Jina la anayehusika kujaza dodoso

Cheo/nafasi ya anayehusika kujaza dodoso

67

Viongozi wa Asasi za Kiraia ambao MDA iliwasiliana nao

1) Tafadhali jaza majina ya viongozi wa AZAKI ambao MDA iliwasiliana na kushauriana nao katika kipindi cha mwaka mmoja wa fedha uliopita.

a) _________________________________________

b) _________________________________________

c) _________________________________________

d) _________________________________________

e) _________________________________________

f ) _________________________________________

2) Tafadhali taja washirika wakuu wa maendeleo kutoka nje (wasio Watanzania) ambao MDA iliwasiliana na kushauriana nao katika kipindi cha mwaka mmoja wa fedha uliopita

a) _________________________________________

b) _________________________________________

c) _________________________________________

d) _________________________________________

e) _________________________________________

3) Aina gani za majukwaa zilitumiwa na MDA ili kupata maoni ya AZAKI?

68

Aina za majukwaa yaliyotumiwa Idadi

iliyotumika

Idadi ya AZAKI

zilizokuwa na uwakilishi

Idadi ya washirika wa maendeleo

walio kuwapo

WarshaMakongamanoMikutano ofisini Majukwaa mengine (tafadhali eleza)

Masuala Yaliyojadiliwa na AZAKI

4) Kulikuwa na masuala gani makubwa wakati wa mashauriano kati ya MDA na AZAKI? (tafadhali weka alama ya vema katika nafasi inayofaa kwa kila moja)

Ndio –Ilijadiliwa

Hapana – haikujadiliwa

Kuandaa sera mpya

Kupitia/kuiwekea taarifa mpya sera iliyopo

Kuandaa kanuni, sheria na viwango vipya vya utoaji huduma

Kupitia kanuni, sheria na viwango vilivyopo

Kuandaa/Kupitia Mpango Mkakati wa MDA

Kuandaa/kupitia Mkataba wa Huduma kwa Wateja wa MDA

Mikutano ya kisekta ya Mapitio ya Mwaka/Robo mwaka

69

Kusimamia utekelezaji programuMasuala mengine (tafadhali fafanua hapa chini)

5) Tafadhali eleza kwa ufupi masuala/matatizo yanayoletwa na AZAKI mbele ya MDA kwa ajili ya kujadiliana katika kipindi cha mwaka wa fedha uliopita. Je, MDA ilitoa majibu gani, na/au ilishughulikia vipi masuala hayo yaliyoibuliwa na AZAKI?

Masuala yaliyoibuliwa na AZAKI Majibu/hatua ya MDA

(a)(b)(c)(d)(e)

Thamani/Ufanisi uliopatikana kutokana na Kushirikiana na AZAKI

6) Je, unapima vipi mchango wa AZAKI katika majadiliano ya masuala ya utendaji ya MDA?

Wakati Wote

Baadhi ya nyakati

Mara chache

sana

Hakuna kabisa

Walikuwa na ujuzi kuhusu masuala yaliyokuwa yakizungumzwaWalijiandaa vema kwa ajili ya majadiliano

70

Mchango wao ulisaidia kuongeza ubora wa matokeo ya kazi

Upungugu wa Uwezo Uliobainishwa na Hatua za Kujenga Uwezo 7) Katika mwaka uliopita, kuna upungufu upi wa uwezo

uliobainishwa ambao unaathiri mchakato na ubora wa ushirikiano kati ya MDA na AZAKI?

(a) Upungufu wa uwezo miongoni mwa wafanyakazi wa MDA:

(i) ___________________________________

(ii) ___________________________________

(iii) ___________________________________

(iv) ___________________________________

(v) ___________________________________

(b) Upungufu wa uwezo mingoni mwa AZAKI:

(i) ___________________________________

(ii) ___________________________________

(iii) ___________________________________

(iv) ___________________________________

(v) ___________________________________

71

8) Je, ni hatua zipi za kujenga uwezo zilizochukuliwa ili kushughulikia upungufu ulioorodheshwa? (tafadhali weka alama ya vema kwenye nafasi inayostahili)

Aina ya hatua ya kutafuta suluhu iliyochukuliwa

Wanufaikaji wa hatua ya suluhu iliyochukuliwa

Wafanyakazi wa MDA

Wafanyakazi wa AZAKI

9) Je, MDA ilichukua hatua zipi ili kuimarisha au kuongeza uwajibikaji katika utendaji wake wakati wa kutoa huduma kwa wananchi katika mwaka uliopita?

a) _________________________________________

b) _________________________________________

c) _________________________________________

d) _________________________________________

e) _________________________________________

DODOSO HILI LIREJESHWE OFISI YA RAIS-MENEJIMENTI YA UTUMISHI WA UMMA TAREHE 31

OKTOBA YA KILA MWAKA

ASANTE KWA USHIRIKIANO WAKO

72

MALEZO BINAFSI

__________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

73

MALEZO BINAFSI

__________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

74

MALEZO BINAFSI

__________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________

____________________________________________________