BAHAGIAN : BAHAGIAN DASAR INOVASI DAN PERANCANGAN STRATEGIK

ALAMAT : JALAN PANDAN UTAMA, PANDAN INDAH, SELANGOR 55100 KUALA LUMPUR

NO. TELEFON : 03-42817113

NO. FAKS. : 03-42809050

LAMAN SESAWANG : www.mpaj.gov.my

15

myPortfolioKETUA BAHAGIAN DASAR INOVASI DAN

PERANCANGAN STRATEGIKJABATAN PERANCANGAN KORPORAT

MAJLIS PERBANDARAN AMPANG JAYA (MPAJ) (MPAJ) >>

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : MOHAMAD FAREEZ BIN NORMANSHAH

Gelaran Jawatan : KETUA BAHAGIAN

DASAR INOVASI DAN

PERANCANGAN STRATEGIK

Gred Hakiki Jawatan : N41

Tarikh Penempatan : 15 MEI 2015

Nama : ROSLIZA BINTI MOHD

Gelaran Jawatan : PENGARAH JABATAN

Gred Jawatan : N48 / F48

Tarikh :

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA

DILULUSKAN OLEH

JADUAL PENGEMASKINIAN

1.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas

kini apabila berlaku sebarang perubahan.

PERKARA MUKA SURAT

KANDUNGAN

Carta Organisasi

Carta Fungsi

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi

Deskripsi Tugas

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai

Semak bagi Aktiviti 1

Senarai Undang-undang, Peraturan dan

Punca Kuasa

Senarai Borang

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

1.1 Agensi

15

1. CARTA ORGANISASI

1.2 Bahagia

15

15

2. CARTA FUNGSI

JABATAN PERANCANGAN KORPORAT

1.Melaksanakan urusan pentadbiran Jabatan Perancangan Korporat berkaitan dengan urusan kakitangan (cuti kakitangan, kenderaan Jabatan, elaun dan yang berkaitan).

2. Mengawal semua rekod-rekod fail Jabatan Perancangan Korporat.

3. Merekod dan menyimpan semua keputusan Mesyuarat berkaitan dengan Jabatan Perancangan Korporat

4. Merekod dan mengawal semua peralatan pejabat yang di terima dari Bahagian Pentadbiran Am, Jabatan Khidmat Pengurusan

5. Merekodkan vot dan budget Jabatan Perancangan Korporat.

Menguruskan dan melaksanakan sistem kualiti menyeluruh (TQM) serta menguruskan dan menyelia perlaksanaan standard berkualiti seperti program seperti berikut:

1) Pelan Perancangan Strategik MPAJ

2) MS ISO 9001 : 2015 3) Perancangan Kerja Tahunan

& Kajian Semula Kerja Setengah Tahun MPAJ

4) Manual Prosedur Kerja (MPK) MPAJ dan Fail Meja (FM)

5) Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)

6) Amalan Persekitaran Berkualiti 5S (APB 5S)

7) Anugerah – Anugerah Inovasi (APPC, AIPBT, AIPK, AISAS, AIPA, dll)

8) Sistem Penggredan Pihak Berkuasa Tempatan – Star Rating (SSR – PBT)

9) Balanced Score Card (BSC) 10) Kunci Petunjuk Prestasi

(Key Performance Indicator – KPI)

11) Penandaarasan (Benchmarking)

12) Akujanji Produktiviti 13) Piagam Pelanggan MPAJ 14) Standard Operating

Procedure (SOP) 15) Penilaian Prestasi

Perkhidmatan (Mystery Shopping)

16) Borang Kaji Selidik Pelanggan (Laporan Cadangan Pelanggan)

17) Minggu Inovasi MPAJ 18) Menyelaras aduan yang di

terima di Unit Aduan

1) Sistem Aplikasi (Pembangunan/Pengubahsuaian Sistem)

2) Penyelenggaraan Perkakasan/Peralatan Komputer

3) Penyelenggaraan Server 4) Perolehan Aset

Komputer 5) Multimedia 6) Pengeluaran Bil Dan

Notis Cukai Taksiran (Bil Awal)

7) Pemprosesan Bil/Notis/Waran Cukai Taksiran

8) Kamera Litar Tertutup (CCTV)

9) Membantu Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Kerajaan

a. Bantuan Semakan Aplikasi Atas Talian Melalui Telefon/E-mail/Faks

b. Pengurusan E-Mel c. Pengemaskinian

Maklumat Portal, Facebook Dan Twitter MPAJ

d. Pengurusan Server e. Sistem Daftar Bil ( Bil

Cukai Dikembalikan)

10) Pengurusan Sistem Keselamatan Elektronik Pengurusan Geografical Information System (GIS)

BAHAGIAN PENTADBIRAN BAHAGIAN DASAR DAN INOVASI DAN PERANCANGAN

STRATEGIK

BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

3.1 FUNGSI UNIT PEMBUDAYAAN INOVASI

BIL AKTIVITI – AKTIVITI1 INOVASI

2

ANUGERAH INOVASI ; - Sepanjang tahun

• Anugerah Inovasi Negeri Selangor• AISA (AIPBT, AIICT,AIPK)• Anugerah Inovasi Negara• Lain – Lain Anugerah Inovasi

3MAJLIS PERSADA INOVASI PERKHIDMATAN AWAM• Sepanjang tahun

4KONVENSYEN TEAM EXCELLENCE (QE 5S, ICC, ICQCC dan IQPC)• Sepanjang tahun

5

PENGIKTIRAFAN; (Sepanjang tahun) • Anugerah Pengurusan Pejabat Dan Pentadbiran

Cemerlang (APPC) • Sistem Penarafan Bintang Pihak Berkuasa Tempatan

(SPB – PBT) • Sistem Penarafan Bintang - Bahasa Kebangsaan

(SPBBK – PBT)• Lain-lain pengiktirafan

6RUANG PENCAPAIAN DAN PENGIKTIRAFAN • Aras 16, Menara MPAJ• Galeri aras 4, Menara MPAJ

7

ANUGERAH DAN PERTANDINGAN

• Medan Selera• Tandas Bersih• Berbalas Pantun• OKU• Lain-lain

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

3.2 FUNGSI UNIT PENGURUSAN SUMBER DAN PENERBITAN

BIL AKTIVITI – AKTIVITI

1PENGURUSAN SUMBER• Menyelaras maklumat asas MPAJ

2

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM) KAKITANGAN

• MPK dan diluluskan oleh ketua jabatan dan mempunyai tarikh kemas kini

3

PIAGAM PELANGGAN • Dikaji semula dan ditambah baik• Borang tindakan pemulihan • Melibatkan pelanggan dalam penetapan standard piagam

pelanggan• Sepanjang tahun

4

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S• Persijilan• Auditan dalaman / Promosi / Latihan

5

TABUNG INOVASI MPAJ • Sepanjang tahun berdasarkan permohonan / Permintaan• Promosi 2 kali setahun (Makluman pada jabatan)

6CENDERAHATI MAJLIS • Pembelian Cenderahati • Sepanjang tahun

7

PENERBITAN DAN PERCETAKAN; • Laporan Tahunan – Bulan 5 Setiap tahun• Laporan tahunan disiapkan dan didokumenkan sebelum

September tahun semasa• Takwim - Setiap tahun (Bulan 12)• Buletin - Pengeluaran Buletin 1 / 2/ 3• Diari - Setiap tahun (Bulan 10)• Kad & Sampul Raya - Melayu, Cina dan India

8JURUFOTO• Gambar / Pelaporan.

9LAWATAN RASMI DAN PENANDAARASAN• Penyelarasan lawatan• Pengumpulan laporan penandaarasan

3.3 FUNGSI UNIT PENGURUSAN MAJLIS DAN PELANGGAN

BIL AKTIVITI – AKTIVITI

1

MAJLIS RASMI DALAMAN / LUAR (PROTOKOL) • Semua program rasmi MPAJ (Dalaman / Luaran)• Semakan protokol dan susunan majlis• Pelaporan ringkas semua program

2PENGURUSAN PROGRAM MINGGUAN DAN HARIAN• Kemaskini maklumat di Jabatan / Bahagian secara mingguan

dan harian

3KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN• Pemantauan kaunter/Jadual bulanan/ Pakaian/Kekemasan

4PENGURUSAN LOBI ARAS 4, MENARA MPAJ.• Kebersihan, kekemasan, keperluan, hiasan dari semasa ke semasa

5

KEPUASAN PELANGGAN• Kaji Selidik ( Jan – Jun, Jul – Dis)• Peti Cadangan (Setiap Hari)• E-rating (Bulanan)• Semakan semula soalan dan wajaran

6

PENILAIAN PRESTASI PERKHIDMATAN (MYSTERY SHOPPING) • 2 kali setahun• Dilaksanakan pada Bulan 3 ( Mesyuarat Pengurusan Bulan 5 )

dan Bulan 8 ( Mesyuarat Pengurusan Bulan 10 )• Semakan semula soalan dan wajaran

7

PAMERAN LUAR • Menyelaras pameran luar yang disertai oleh MPAJ.• Pelaporan semua pameran luar• Pembelian peralatan pameran

8 MENGURUS KUMPULAN KOIR MPAJ• Kursus 1 kali setahun / Latihan / Pembelian pakaian

9PENGURUSAN BILLBOARD• Billboard / Eletronic Board• Pemantauan / Pemakluman / Pengemaskini maklumat

3.4 FUNGSI UNIT PENGURUSAN DASAR DAN KUALITI

BIL AKTIVITI – AKTIVITI

1

ISO , ISMS, DAN LAIN-LAIN• Persijilan / proses-proses utama dipersijilkan (perkhidmatan

teras )• Hebahan tentang pelaksanaan MS ISO• Penilaian kefahaman warga kerja tentang pelaksanaan MS ISO • Pengurusan Risiko / Strategi bagi menangani risiko yang tidak

dapat diterima/ promosi pengurusan risiko• MKSP dan Pra MKSP

2

PELAN STRATEGIK MPAJ • Pelan strategik menyokong aspirasi pembangunan Negeri dan

memenuhi 7 ciri utama• Pelaksanaan Penilaian Impak dan tindakan susulan penilaian

impak • Program/aktiviti yang menerapkan kesedaran di kalangan warga• Pencapaian Pelan strategik (SKT)

3

PERANCANGAN KERJA TAHUNAN DAN KAJIAN SEMULA KERJA SETENGAH TAHUN MPAJ (SKT) • Pemantauan pencapaian ( 2 Kali setahun)• Bengkel

4HARI INOVASI MPAJ • Pameran / kursus/ lawatan / pertandingan• Sekali setahun

5PELAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN• Penyelarasan Pelan

6

HUBUNGAN ANTARABANGSA Pengiktirafan antarabangsa (Selain inovasi)• Green apple award• Capam• International Geospatial dan lain-lain

7

PELAN PENGURUSAN RISIKO MPAJ • Ujian Pelan Pengurusan Risiko• Kemaskini mengikut perubahan ujian pelan• Kajian keberkesanan

8Penyambut tetamu• Lantikan / Kursus / Pakaian

3.5 FUNGSI UNIT PENGURUSAN ADUAN

BIL AKTIVITI – AKTIVITI

1

MAJLIS RASMI DALAMAN / LUAR (PROTOKOL) • Semua program rasmi MPAJ (Dalaman / Luaran)• Semakan protokol dan susunan majlis• Pelaporan ringkas semua program

2PENGURUSAN PROGRAM MINGGUAN DAN HARIAN• Kemaskini maklumat di Jabatan / Bahagian secara mingguan

dan harian

3KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN• Pemantauan kaunter/Jadual bulanan/ Pakaian/Kekemasan

4PENGURUSAN LOBI ARAS 4, MENARA MPAJ.• Kebersihan, kekemasan, keperluan, hiasan dari semasa ke

semasa

5

KEPUASAN PELANGGAN• Kaji Selidik ( Jan – Jun, Jul – Dis)• Peti Cadangan (Setiap Hari)• E-rating (Bulanan)• Semakan semula soalan dan wajaran

6

PENILAIAN PRESTASI PERKHIDMATAN (MYSTERY SHOPPING) • 2 kali setahun• Dilaksanakan pada Bulan 3 ( Mesyuarat Pengurusan Bulan 5 )

dan Bulan 8 ( Mesyuarat Pengurusan Bulan 10 )• Semakan semula soalan dan wajaran

7

PAMERAN LUAR • Menyelaras pameran luar yang disertai oleh MPAJ.• Pelaporan semua pameran luar• Pembelian peralatan pameran

8MENGURUS KUMPULAN KOIR MPAJ• Kursus 1 kali setahun / Latihan / Pembelian pakaian

9PENGURUSAN BILLBOARD• Billboard / Eletronic Board• Pemantauan / Pemakluman / Pengemaskini maklumat

3.6 FUNGSI UNIT PROMOSI DAN GRAFIK

BIL AKTIVITI – AKTIVITI

1Pengurusan TV MPAJ• Mengemaskini semua maklumat dan imej program atau

mesyuarat secara harian

2

Pengurusan Media sosial MPAJ (Facebook, Instagram, Twitter)• Mempromosikan semua maklumat dan imej program atau

mesyuarat secara harian• Pengemaskini maklumat dan imej program (30 minit

selepas program)• Pengurusan aduan/cadangan/penghargaan media sosial

3Mereka bentuk bahan digital• Bahan promosi (program) ucapan Tahniah, muka hadapan

fail, banner, bunting, billboard, media sosial MPAJ

4

Mereka bentuk video dan rakaman suara • Video inovasi• Video program• Rakaman suara

*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATANKETUA BAHAGIAN DASAR INOVASI DAN PERANCANGAN STRATEGIK

KETUA PERKHIDMATAN YANG DIPERTUA

RINGKASAN GELARAN JAWATAN KB(DIPS) KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN

GRED JAWATAN N41 / 44 BIDANG UTAMA PERANCANGAN KORPORAT

GRED JD N41 SUB-BIDANGDASAR INOVASI DAN PERANCANGAN STRATEGIK

STATUS JAWATAN KONTRAK DISEDIAKAN OLEHMOHAMAD FAREEZ BIN NORMANSHAH,KB(DIPS)

HIRARKI 1(BAHAGIAN) JABATAN PERANCANGAN KORPORAT DISEMAK OLEH ROSLIZA BINTI MOHD

P(PC)

HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)BAHAGIAN DASAR INOVASI DAN PERANCANGAN STRATEGIK

DILULUSKAN OLEHTUAN ABD. HAMID BIN HUSSAIN,YDP

SKIM PERKHIDMATAN PEGAWAI TADBIR TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

MENYELARAS PROGRAM DASAR INOVASI DAN PERANCANGAN STRATEGIK BAGI MEMASTIKAN PENCAPAIAN SELARI DENGAN PERANCANGAN PELAN STRATEGIK MPAJ

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

MENYELARAS PROGRAM UNIT PEMBUDAYAAN INOVASI BAGI MEMASTIKAN KEBERKESANAN PEMBUDAYAAN INOVASI

1. MEMASTIKAN PROGRAM INOVASI DILAKSANAKAN2. MEMASTIKAN PENYERTAAN DALAM AUDITAN /

ANUGERAH / PENGIKTIRAFAN (WILAYAH / SELANGOR / KEBANGSAAN / ANTARABANGSA)

MENYELARAS PROGRAM UNIT PENGURUSAN SUMBER DAN PENERBITAN BAGI MEMASTIKAN UNIT MELAKSANAKAN FUNGSI YANG DITETAPKAN DENGAN CEKAP DAN BERKESAN

1. MEMASTIKAN MAKLUM BALAS MESYUARAT DIBERI DALAM TEMPOH YANG DITETAPKAN

2. MEMASTIKAN PIAGAM PELANGGAN DAN MYPORTFOLIO DILAKSANAKAN DISETIAP JABATAN

3. MEMASTIKAN PEMBUDAYAAN APB 5S DAN DIPERSIJILKAN

4. MEMASTIKAN PENERBITAN DAN PERCETAKAN MENGIKUT TEMPOH MASA YANG DITETAPKAN

5. MEMASTIKAN PENYELARASAN LAWATAN RASMI DAN PENANDAARASAN

MENYELARAS PROGRAM UNIT PENGURUSAN MAJLIS DAN PELANGGAN BAGI MEMBOLEH AGENSI MENJALANKAN PERLAKSANAAN TUGAS DENGAN BERKESAN

1. MEMASTIKAN MAJLIS RASMI BERLANGSUNG MENGIKUT SUSUNAN DAN PROTOKOL

2. MEMASTIKAN KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN DAN LOBI MENARA MPAJ DALAM KEADAAN BAIK DAN TERSUSUN

3. MEMASTIKAN PERLAKSANAAN KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DAN MYSTERY SHOPPING MENGIKUT TEMPOH YANG DITETAPKAN

4. MEMASTIKAN PENYERTAAN DAN JEMPUTAN PAMERAN DI LUAR MENARA MPAJ

5. MEMASTIKAN PEMANTAUAN TERHADAP

MENYELARAS PROGRAM UNIT PENGURUSAN DASAR DAN KUALITI BAGI MEMASTIKAN AGENSI MELAKSANAKAN TUGAS DENGAN BERKESAN

1. MEMASTIKAN PERLAKSANAAN ISO DAN ISMS SERTA DIPERSIJILKAN

2. MEMASTIKAN PELAN STRATEGIK, PELAN PENGURUSAN RISIKO, PELAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN, BENGKEL SASARAN KERJA TAHUNAN DAN HARI INOVASI DILAKSANAKAN

3. MEMASTIKAN PENYERTAAN DALAM PENGIKTIRAFAN ANTARABANGSA

4. MEMASTIKAN HUBUNGAN KERJASAMA DUA HALA DILAKSANAKAN

5. MEMASTIKAN PENYELARASAN TERHADAP PENYAMBUT TETAMU RASMI MPAJ

MENYELARAS PROGRAM UNIT PENGURUSAN ADUAN KE ARAH MEMASTIKAN ADUAN DISELESAIKAN DALAM TEMPOH YANG DITETAPKAN

1. MEMASTIKAN PENYELARASAN ADUAN, PERMOHONAN DAN CADANGAN DISELESAIKAN

2. MEMASTIKAN MAKLUM BALAS TERHADAP SEMUA ADUAN, PERMOHONAN DAN CADANGAN DISELARASKAN

3. MEMASTIKAN PERLAKSANAAN KAJIAN PENGURUSAN ADUAN MENGIKUT TEMPOH YANG DITETAPKAN

MENYELARAS PROGRAM UNIT PROMOSI DAN GRAFIK SELARI DENGAN 1. MEMASTIKAN PENYELARASAN KEPERLUAN PROMOSI

4. DESKRIPSI TUGAS

KEPERLUAN DAN PERMOHONAN SEMASA

DAN GRAFIK MENGIKUT TEMPOH YANG DITETAPKAN2. MEMASTIKAN PENGURUSAN YANG BERKESAN

TERHADAP MEDIA SOSIAL MPAJ (FACEBOOK, INSTAGRAM DAN TWITTER)

DIMENSI

1. UNIT PEMBUDAYAAN INOVASIa. BILANGAN KAKITANGANb. BILANGAN JABATANc. BILANGAN ANUGERAH / KONVENYSEN (MALAYSIA)d. BILANGAN ANUGERAH / KONVENSYEN (ANTARABANGSA)

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

KOMPETENSI

PENGALAMAN

Aktiviti 1:

BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

5. PROSES KERJA

Aktiviti 1:

TANGGUNGJAWAB

MULA

Tidak

TAMAT

Ya

Tidak

Ya

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

6. CARTA ALIR

7. SENARAI SEMAK

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

Buat pindaan

Buat pindaan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

BIL. BORANG KOD BORANG

1.

9. SENARAI BORANG

10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI