Navision Stat 9 - modst.dk · Side 8 af 27 Bemærk: Fejler batchen på, at kreditor ikke er oprettet, vil der skulle oprettes en kreditor via en DDI bestilling, såfremt regnskabet

Side 1 af 27

Navision Stat 9.0

ØSY/MAI

Dato 20. november 2018

Kvikguide til håndtering af RejsUd2 i Navision Stat

Formål

Når RejsUd2 anvendes, er der krav om at alle data vedrørende kreditorer

registreres i Navision Stat mhp. en sikker udveksling af data mellem Navision Stat

(NS) og RejsUd2.

Alt der vedrører kreditors stamdata, herunder bank og betalingsoplysninger skal

således vedligeholdes i NS og hentes fra NS til RejsUd2.

Det er ikke muligt at omdøbe rejsekreditorer, da disse bliver tilknyttet til en

rejsepersons data i RejsUd2. Det er ikke tilladt at anvende CPR nr. som ’Kreditor

nr.’, da CPRnr. ikke må udlæses fra NS. Moderniseringsstyrelsen har til dette

formål udarbejdet en kørsel for konvertering af eksisterende kreditorer oprettet

med CPR-nr.1

Indholdsfortegnelse

Målgruppe ...................................................................................................................... 2 GDPR ............................................................................................................................. 2 Copyright ....................................................................................................................... 2 Seneste ændring ............................................................................................................. 2

Beskrivelse .......................................................................................................................... 4 1.0 Opsætning af GIS datastrømme (Fagsystem) .................................................... 4

1.1 Udlæsning af stamdata til RejsUd2 (REJSUD_DAT) .................................. 4

1.2 GIS-/Stamdatakontrolrapport ......................................................................... 5

1.3 Indlæsning af rejseafregning i NS fra RejsUd2 (REJSUD_AFR) ............... 6 2.0 Opsætninger til understøttelse af RejsUd2 ......................................................... 8

2.1 Opsætning af kladder på GIS datastrøm til RejsUd2 ................................... 8

2.2 Opsætning af Editeringsbegrænsning ............................................................. 8

2.3 Opsætning af Nummerserie til Kreditoroprettelse ....................................... 9

2.4 Opsætning af Købskladde til RejsUd2.......................................................... 10

2.5 Opsætning af Masterskabelon til Kreditorer ............................................... 11 3.0 Opsætninger til understøttelse af RejdUd2 via DDI....................................... 12

3.1 Opsætning af Decentral indrapporteringsopsætning .................................. 12

3.1.1 Tilknytning af nummerserie til oprettelse af rejsekreditorer .................. 13

3.2 Opsætning af godkendelse i DDI .................................................................. 14 4.0 Indrapportering til ØSC ...................................................................................... 15

1 Konverteringen kan bestilles via Implementeringsteamet i forbindelse med overgangen til RejsUd2.

Side 2 af 27

4.1 Kreditorbestilling og Redigér data (Kreditor) .............................................. 15

4.1.1 Oprettelse af ny kreditor i DDI .................................................................. 15

4.1.2 Redigering af Rejsekreditor i DDI ............................................................. 21 5.0 Kreditorkort .......................................................................................................... 22

5.1 Kreditor med kreditornr. fra nummerserie .................................................. 22

5.2 Markering som Rejsekreditor ......................................................................... 23 6.0 Udbetalingskladder PM ....................................................................................... 24

6.1 Lav forslag med filter på Rejsekreditorer ..................................................... 24

6.2 Rapporten Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag ... 26

6.3 Check bogførte betalinger med indkomne købsbilag ................................. 26

Målgruppe

Denne kvikguide henvender sig både til den DDI bruger, som skal oprette og

redigere rejsekreditorer og de brugere, som skal behandle GIS-batches, bogføre

bilag samt foretage udbetalinger der vedrører RejsUd2.

Guiden henvender sig derfor både til statslige og selvejende institutioner, der

anvender RejsUd2, da alle har mulighed for at anvende den funktionalitet, der

beskrives her.

GDPR

Skærmbillederne i denne vejledning er blevet anonymiseret. Dette er sket enten

via en sløring af et eller flere felter, eller ved opdigtet data, så forståelsen for

billedet stadig fremgår.

Copyright

En delmængde eller hele emner i teksten af denne dokumentation til Microsoft

Dynamics NAV er blevet ændret af Moderniseringsstyrelsen.

© 2017 Microsoft Corporation and Moderniseringsstyrelsen. All rights reserved.

Seneste ændring

Publiceret første gang: 01. marts 2017

Seneste ændring: 30. oktober 2018

Bemærk: Ikke alle skærmbilleder, i denne kvikguide, er blevet opdateret. Dette er

kun sket, hvis der er kommet funktionalitetsmæssige ændringer. Derfor vil du

kunne finde skærmbilleder der indeholder det gamle Microsoft Dynamics NAV

ikon, fra tidligere versioner.

Side 3 af 27

Side 4 af 27

Beskrivelse

1.0 Opsætning af GIS datastrømme (Fagsystem)

Dette afsnit henvender sig til brugere, der håndterer GIS-batches indlæst fra

RejsUd2. Rettighedssættet som kræves er NS_OPS_GIS.

Til RejsUd2 skal der være oprettet følgende 4 datastrømme:

Datastrøm Beskrivelse

REJSUD_DAT Udlæser stamdata til RejsUd2

REJSUD_AFR Indlæser rejseafregninger i Navision

Stat fra RejsUd2

REJSUD_KVT Udlæser transaktions-/kvitteringsdata

til RejsUd2

GIRS_CPR Forespørger på kreditorers cpr-numre i

Navision Stat

For yderligere teknisk information om opsætningen af disse datastrømme,

henvises til vejledningen ’GIS kommunikation mellem NS71 og REJSUD2’.

Vejledning kan findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, og henvender sig

til hostingsleverandører.

Denne kvikguide omhandler kun datastrømmen REJSUD_DAT, som udlæser

stamdata til RejsUd2 og REJSUD_AFR, som indlæser rejseafregninger i Navision

Stat fra RejsUd2.

1.1 Udlæsning af stamdata til RejsUd2 (REJSUD_DAT)

Vælg stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk

Integration/GIS Importdatastrømme

Nedenstående skærmbillede viser den opsatte datastrøm til udlæsning af stamdata

til RejsUd2. Datastrømmen bliver automatisk opsat ved overgang til RejsUd2.

Side 5 af 27

Du har altid mulighed for at se, hvornår fagsystemet RejsUd2 sidst har hentet

stamdata fra Navision Stat. Dette ses i feltet ’Sidst behandlet’, hvor dato og

tidspunkt er angivet.

1.2 GIS-/Stamdatakontrolrapport

Første gang RejsUd2 har hentet stamdata, kan du med fordel køre rapporten

’GIS-/stamdatakontrol’. Rapporten giver dig mulighed for at kontrollere, hvor

der i Navision Stat må være fejl i opsætningen, herunder manglende data eller

inkonsistente opsætninger. Den viser opsatte udeladelsesfiltre og

feltværdimapninger, der er opsat for den valgte datastrøm.


Integration/Rapporter/’GIS-/stamdatakontrol’

Bemærk: GIS-/stamdatakontrolrapporten bør afvikles ved ændringer i

opsætningen eller lignende, hvor data skal til RejsUd2. Og kan med fordel

anvendes til fejlsøgning i de tilfælde, hvor der opleves udfordringer med

udvekslingen mellem Navision Stat og RejsUd2.

For at få vist eller udskrevet rapporten, vælger du i anfordringsbilledet ’RejsUd’

datastrømmen for stamdata.

Side 6 af 27

Her ses et eksempel på en visning af tjekrapporten for GIS og stamdata.

1.3 Indlæsning af rejseafregning i NS fra RejsUd2 (REJSUD_AFR)


Integration/GIS Importdatastrømme

Nedenstående skærmbillede viser den opsatte datastrøm til indgående batchs indeholdende rejseposter fra RejsUd2.

Side 7 af 27

Du har altid mulighed for at se, hvornår batchen fra RejsUd2 er forsøgt

behandlet. Dette ses i feltet ’Sidst behandlet’, hvor dato og tidspunkt er angivet. I

feltet ’Sidste status’ kan du se, om batchen er ’Behandlet’ eller har

’Behandlingsfejl’.

Vælger du handlingen ’Batch’ i Handlingsbåndet, får du en oversigt over de batch,

der er modtaget fra fagsystemet REJSUD2. Også her kan du se status for den

modtagne batch. Har en batch status ’Behandlet’ er batchen modtaget uden fejl,

hvilket nedenstående skærmbillede viser.

Har en batch status ’Behandlingsfejl’, er der fejl i batchen, der skal håndteres.

I det nedenstående viste tilfælde ligger der poster i den kladde, der er opsat for

fagsystemet REJSUD2. Her skal du først håndtere posterne i kladden og

efterfølgende vælge handlingen ’Behandl batch’ i Handlingsbåndet.

Side 8 af 27

Bemærk: Fejler batchen på, at kreditor ikke er oprettet, vil der skulle oprettes en

kreditor via en DDI bestilling, såfremt regnskabet serviceres af Statens

Administration. Dette fordi kreditor skal stemples som rejsekreditor.

Efterfølgende kan batchen behandles igen på normal vis.

2.0 Opsætninger til understøttelse af RejsUd2

De opsætninger der beskrives her, kan opsættes af alle der har

opsætningsrettighederne givet ved rettighedssæt NS_OPS_FIN og NS_OPS_GIS.

2.1 Opsætning af kladder på GIS datastrøm til RejsUd2

Der skal oprettes en særlig købskladde til RejsUd2 til dannelse af rejseposter til

bogføring. Se afsnit 2.4 Opsætning af Købskladde til RejsUd2, for oprettes af

kladden. Denne kladde skal opsættes på datastrømmen ’REJSUD_AFR’.


Integration/GIS Importdatastrømme og vælg datastrømmen ’REJSUD_AFR’,

fagsystem ’REJSUD2’.

I oversigtspanelet ’Kladde’, angives den særlige købskladde, hvor rejseposterne fra

RejsUd2 overføres til. Se nedenstående skærmbillede.

2.2 Opsætning af Editeringsbegrænsning

Der skal opsættes editeringsbegrænsning på fagsystemet ’REJSUD2’, svarende til

det viste nedenstående skærmbillede. Opsætningen er vigtig, da Kreditorer til

RejsUd2 ikke må kunne editeres. Dette skyldes at betalingsoplysningerne kun

findes i NS og vedligeholdes derfra. Samtidig sammenholdes kreditors

betalingsoplysninger med betalingspostens betalingsoplysninger i

Udbetalingskladden. Kreditor låses i det øjeblik der sættes flueben i feltet

Rejsekreditor på kreditorkortet.

Side 9 af 27


Integration/Opsætning/GIS Fagsystemer/Handlingen Editeringsbegrænsninger.

2.3 Opsætning af Nummerserie til Kreditoroprettelse

Til oprettelse af nye rejsekreditorer og til omdøbning af rejsekreditorer, der er

oprettet med CPR-nr., anbefales det, at der oprettes en nummerserie kun til det

formål.

Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Generelt/Nummerserie

Nedenfor vises et eksempel på, hvordan en nummerserie til rejsekreditorer kan se

ud. Der skal altid være angivet både et ’Startnr.’ og et ’Slutnr.’.

Bemærk: En rejsekreditor må ikke være oprettet med CPR-nr. som kreditornr.

CPR-nr. må derfor kun fremgå af feltet ’CPRnr.’, på selv kreditorkortet.

Side 10 af 27

2.4 Opsætning af Købskladde til RejsUd2

Som tidligere beskrevet skal der oprettes en speciel købskladde, som tilknyttes til

fagsystemet ’REJSUD’.

Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld/Opgaver/Købskladder

Vores anbefaling er, at du opretter et nyt kladdenavn ’RejsUd’ under købskladden

KØB.

Bemærk: Der må ikke anvendes tal i et kladdenavn, da systemet i så fald tæller

kladdenavnet op, og der oprettes en ny kladde ved hver indlæsning. Dette gør at

opsætningen på fagsystemet i så fald skal rettes tilsvarende, ved hver indlæsning.

Det nye kladdenavn oprettes ved at vælge punktet ’Købskladder’. Markér derefter

linjen med KØB og tryk OK.

Under kladdenavn trykker du på pilen. Der åbnes nu et billede, hvor det er muligt

at oprette et nyt kladdenavn fx ’REJSUD’.

Bemærk: Rejseposter stemples med bilagsnr. i RejsUd2, som sendes med til NS.

Der skal derfor ikke tilknyttes en nummerserie til kladdenavnet.

Anvendes en købskladde der hedder det samme, som vi anbefaler til RejsUd1,

skal det overvejes, om den ny kladde skal hedde noget andet, eller om

opsætningen på fagsystemet til RejsUd1 skal ændres til en midlertidig kladde, så

købskladden RejsUd fortsat bliver anvendt til det nye fagsystem.

Side 11 af 27

Nedenstående ses et eksempel på en købskladde med rejseposter fra RejsUd2,

indeholdende RejsUd ID fra Mastercard transaktioner, sammen med nogle

RejsUd poster, som er indrapporteret manuelt i RejsUd2, og som derfor ikke

indeholder et RejsUd ID.

Bemærk: ’RejsUd ID’ bruges til afstemning af konto 6155xx i

Beholdningsafstemningen, hvor der kan foretages en automatisk udligning af disse

poster.

For at tilknytte købskladden til fagsystemet ’REJSUD’, se afsnittet 2.1 Opsætning

af kladder på GIS datastrøm til RejsUd2.

2.5 Opsætning af Masterskabelon til Kreditorer

Da oprettelse af nye rejsekreditorer, for statsinstitutioner skal foretages via

Kreditorbestillinger i DDI, skal der oprettes skabeloner til de felter, som er krævet

Side 12 af 27

udfyldt på kreditorkort, og som ikke kan indtastes på selve bestillingen. Der skal

altid bruges en skabelon, ved oprettelse af rejsekreditorer. da der spærres for

editering på de kreditorer der anvendes som Rejsekreditorer i RejsUd2. Fx skal

bogføringsgrupper være opsat på kreditorerne, som oprettes via DDI. Der tjekkes

derfor om der er tilknyttet en skabelon i bestillingen, da der ikke mere kan rettes

på kreditorkortet.

Vælg stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Konfigurer

masterskabeloner.

Nedenstående skærmbillede viser et eksempel på en skabelon til kreditorer.

Bemærk: Det vil altid være felter fra tabel 23, kreditortabellen, der skal med i

skabelonen. Felter der ligger i en undertabel, som tilgås fra kreditorkortet, kan

ikke opsættes via en skabelon.

Skabelonen, tilknyttes Kreditorbestillingen inden den sendes til godkendelse. Se

også afsnittet 4.1.1 Oprettelse af ny kreditor i DDI.

3.0 Opsætninger til understøttelse af RejdUd2 via DDI

De opsætninger der beskrives her, kan kun opsættes af DDI bruger med

opsætningsrettigheder givet ved rettighedssættet, NS_OPS_OESC_GODKEND.

3.1 Opsætning af Decentral indrapporteringsopsætning

Da kreditorer, der skal bruges til RejsUd2, altid skal oprettes via DDI for

statsinstitutioner, er der tilføjet et nyt felt ’Tvungen DDI oprettelse af

rejsekreditorer’. Felter er placeret under ’Decentral indrapporteringsopsætning’,

som er et nyt punkt rettet mod opsætninger som SAM/ØSC kunden skal foretage.

Side 13 af 27

Feltet bruges samme med den nye mulighed for, at angive på en Kreditorbestilling

om en kreditor skal bruges som rejsekreditor. Der vælges mellem 2 indstillinger:

’Opret rejsekreditorer via DDI’; denne indstilling sikrer, at rejsekreditorer altid bliver oprettet via DDI, og skal altid bruges af SAM/ØSC kunder.

’Fri oprettelse af rejsekreditorer’; denne indstilling giver mulighed for frit, at oprette rejsekreditorer ved at sætte markering i feltet ’Rejsekreditorer’ enten via DDI Kreditorbestilling, eller direkte på kreditorkortet. Denne indstilling kan bruges af andre brugere, fx selvejende institutioner, der ikke serviceres af Statens Administration.

Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC/Opsætning/

Institution/Decentral indrapporteringsopsætning

3.1.1 Tilknytning af nummerserie til oprettelse af rejsekreditorer

Den nummerserie der er oprettet til rejsekreditorer, vælges ind i feltet

’Nummerserie til rejsekreditorer’. Se også afsnittet 2.3 Opsætning af Nummerserie

til Kreditoroprettelse, for oprettelsen af ny nummerserie. Når der oprettes

kreditorer via DDI kreditorbestilling og der sættes flueben i feltet ’Rejsekreditor’,

vil denne nummerserie automatisk blive anvendt som ved oprettelse af kreditorer.

Side 14 af 27

3.2 Opsætning af godkendelse i DDI

Når kreditorer skal oprettes via DDI, er det vigtigt at der opsættes godkendelse.

Godkendelsen skal anvendes på rejsekreditorer, der skal oprettes med

betalingsoplysninger, som er nødvendig af hensyn til de stamdata, der skal sendes

til RejsUd2, samt låsning for editering af rejsekreditorer.

Anvendes godkendelse via DDI til oprettelse eller redigering af Rejsekreditorer,

skal der i dette billede være sat markering i felterne ’Kreditorbestillinger’ og

’Redigér Kreditorbestilling’.


Institution/Godkendelsesopsætning – bestillinger

De personer der må godkende kreditorbestillinger, skal opsættes under ’Bruger

ID’. Derefter sættes der en markering i felterne ’Kreditorbestilling’ og ’Redigér

Kreditorbestilling’.

Bemærk: Til omposteringer, hvor kreditor indgår skal der foretages en

godkendelse, derfor bør der også være markering i feltet Posteringsbestillinger –

Kreditor.


Institution/Godkendere - bestillinger

Side 15 af 27

4.0 Indrapportering til ØSC

Dette afsnit henvender sig til kunder serviceret af Statens Administration, eller

selvejende institutioner, der ligeledes har mulighed for at anvende DDI-

funktionaliteten.

4.1 Kreditorbestilling og Redigér data (Kreditor)

Skal kreditorer oprettes eller redigeres med Bank- og Betalingsoplysninger via

DDI, kræves der som nævnt tidligere en godkendelse. Dvs., den der har oprettet

Kreditorbestillingen skal sende den videre til godkendelse. Se også afsnittet 3.2

Opsætning af godkendelse i DDI.

Indenlandske kreditorer oprettes kun med CPRnr. som ukomplet, hvor en

udenlandske kreditorer oprettes med fulde adresseoplysninger, sammen med bank

og betalingsoplysninger.

Bemærk: Betalinger der modtages fra RejseUd2 er altid i DKK. Er betalingen til

udlandet, skal der ske en veksling i banken, derfor skal der angive en modværdi på

disse bestillinger. Se også afsnittet 4.1.1 Oprettelse af ny kreditor i DDI.

4.1.1 Oprettelse af ny kreditor i DDI

Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC/Bestillinger

Vælg handlingen ’Opret Bestilling’ og ’Kreditor’. Tryk OK.

Side 16 af 27

4.1.1.1 Oprettelse af Indenlandsk rejsekreditor

Du får nu en kreditorbestilling. En rejsekreditor er som udgangspunkt en CPR

kreditor, hvor betalinger/udlæg kan anvises som ukomplet betaling via

Nemkonto(NKS) til Banken. En ukomplet betaling kræver ikke så mange felter

udfyldt, du skal derfor som minimum blot udfylde dette via oversigtspanelet

’Generelt’.

Feltnavn Beskrivelse

Navn Kreditors navn

CPR Nr. Kreditorens CPR-nummer indtastes i dette felt. Der må kun indtastes et 10 cifret heltal i feltet.

Rejsekreditor Hvis kreditoren skal anvendes i RejsUd afkrydses dette felt.

Anvend skabelon I dette felt skal du angive en kreditorskabelon, som vil blive anvendt når ØSC accepterer bestillingen. Se også afsnittet 2.5 Opsætning af Masterskabelon til Kreditorer.

På oversigtspanelet ’Bank- og Betalingsoplysninger’ skal du kun vælge den

Kreditor-betalingsgruppe der hedder NKS-CPR, som hænger samme med

’CPRnr.’ feltet, du har udfyldt på oversigtspanelet ’Generelt’.

Betalingsmetoden bliver automatisk udfyldt med den relevante metode.

Side 17 af 27

4.1.1.2 Oprettelse af Udenlandske rejsekreditorer

En rejsekreditor der skal modtage indbetalinger på en udenlandskonto, eller ikke

har et CPRnr. skal udfyldes på denne måde via oversigtspanelet ’Generelt’:


Navn Kreditors navn

Adresse Kreditors adresse

Postnr./By Postnr. afleder bynavn

Lande-/områdekode Kreditors landekode skal kun udfyldes, hvis alle adresseoplysninger er udfyldt, ellers skal feltet være blankt. Kun for lande uden for EU, er adresseoplysninger og Lande/områdekode obligatorisk, og skal udfyldes.

Valutakode I dette felt angives DKK

Rejsekreditor Hvis kreditoren skal anvendes i RejsUd2 afkrydses dette felt.

Anvend skabelon I dette felt skal du angive en kreditorskabelon, hvis felter vil blive overført til kreditorkortet, når ØSC accepterer bestillingen.

E-Mail På rejsekreditorer skal der påføres en e-mail adresse. RejsUd2 bruger e-mail adressen, som en del af det match RejdUd2 foretager mellem kreditor og den rejsende medarbejder.

Side 18 af 27

Her ses et eksempel på hvordan Oversigtspanelet ’Bank- og Betalingsoplysninger’

skal udfyldes når en betaling skal ske til et IBANnr.:

Side 19 af 27

4.1.1.3 Uanset nationalitet

Felter der er obligatoriske på alle udenlandske kreditorbestillinger:


Bank kode Hvis du vil oprette en bank, til den kreditor du er ved at bestille, skal du i dette felt angive en kode til at identificere banken med. Feltet skal udfyldes før du kan udfylde de andre oplysninger vedrørende kreditorbanken. Hvis du sletter koden, nulstilles alle de øvrige oplysninger vedrørende kreditorbanken.

Bank navn Her kan du angive bankens navn.

Kreditor-betalingsgruppe Her kan du angive den betalingsgruppe kreditoren skal placeres i. Betalingsgruppen er altid tilknyttet en standard betalingsmetode, som automatisk afledes i feltet ’Betalingsmetode’ når gruppen indvælges.

Bemærk: Dette felt skal udfyldes med Udland.

Omkostningstype Ved afsendelse af betalinger til udlandet skal der altid angives en omkostningstype. Der er specielle regler for hvilken omkostningstype der anvendes alt efter landet betalingen skal foretages til.

AFSEND Afsender betaler omkostningen

BEGGE Betaler omk. i eget land(deler omkostningen)

MODTAGER Modtager betaler omkostningen

Valutakode (modværdi) Hvis den aktuelle kreditor angiver beløbene på fakturaer til udlandet i DKK, hvorefter banken skal omregne og anvise beløbet i landets valuta, kan der i dette felt angives den valutakode (fx EUR), som banken skal omregne DKK beløb til.

Udenlandske betalinger fra RejdUd2 kommer altid i DKK, derfor vil der altid på udenlandske rejsekreditorer skulle opsættes en valutakode i feltet ’Valutakode (modværdi)’.

Bemærk: I feltet ’Valutakode’ skal valutakode DKK altid være opsat når der opsættes en modværdi.

4.1.1.4 Inden for EU


BIC(SWIFT-adresse) Feltet skal udfyldes med den SWIFT-adresse, som den udenlandske kreditors bank har.

Bemærk: Sendes betalinger via NKS, skal feltet altid være udfyldt på udenlandske betalinger. Fordelen ved at udfylde SWIFT-adressen er, at du kan undlade at udfylde bankens fulde navn og adresse ved udenlandske betalinger.

Bemærk: Det bliver snart muligt at sende IBAN only, når det sker,

Side 20 af 27

er det ikke nødvendigt at udfylde SWIFT-adresse mere.

IBAN I feltet ’IBAN’ kan du angive internationale bankkontonumre.

Bemærk: IBANnr., er obligatorisk på alle betalinger indenfor EU. IBAN betyder 'International Bank Account Number', og er en entydig identifikation af bankens kontonr.

4.1.1.5 Uden for EU


Bankkontonummer Her kan du indtaste det nummer, banken bruger til kreditors bankkonto.


Bemærk: Sendes betalinger via NKS, skal feltet altid være udfyldt på udenlandske betalinger. Fordelen ved at udfylde SWIFT-adressen er, at du kan undlade at udfylde bankens fulde navn og adresse ved udenlandske betalinger.

Bank Adresse Her kan du angive bankens adresse.

Bank Postnr. Her kan du angive bankens postnr. Postnr. afleder bynavn.

Bank By Her kan du angive navnet på den by, hvor banken ligger.

4.1.1.6 Uden for EU (Australien, USA, Canada og New Zealand):


Kreditor-betalingsgruppe Her kan du angive den betalingsgruppe kreditoren skal placeres i. Betalingsgruppen er altid tilknyttet en standard betalingsmetode, som automatisk afledes i feltet ’Betalingsmetode’ når gruppen indvælges.

Bemærk: Dette felt skal udfyldes med Udland.

Betalingsmetode Her afledes den betalingsmetode som er knyttet til den betalingsgruppe der er valgt i feltet ’Kreditor-betalingsgruppe’. Betalingsmetode angiver gennem hvilken kanal kreditoren skal modtage sine betalinger.

Bank Adresse Her kan du angive bankens adresse.

Bank Postnr. Her kan du angive bankens postnr. Postnr. afleder bynavn.

Bank By Her kan du angive navnet på den by, hvor banken ligger.

Bankkontonummer Her kan du indtaste det nummer, banken bruger til kreditors bankkonto.


Bemærk: Sendes betalinger via NKS, skal feltet altid være udfyldt på udenlandske betalinger. Fordelen ved at udfylde SWIFT-

Side 21 af 27

adressen er, at du kan undlade at udfylde bankens fulde navn og adresse ved udenlandske betalinger.

Bankregistreringsnr. Her kan du skrive bankfilialens registreringsnummer.

Banknummer I dette felt kan du angive kreditors udenlandske banks registreringsnummer. Det vil typisk være lande uden for EU.

Bemærk: Bankregistreringskode og banknummer bruges til at identificere kreditors bank.

Når bestillingen er udfyldt vælger du i handlingsbåndet handlingen ’Send

bestilling’, så bestillingen kan blive sendt til godkendelse, internt i institutionen, og

ØSC’et efterfølgende kan acceptere bestillingen. For yderligere beskrivelse af

processen se Brugervejledningen til DDI for Institutioner NS 9.2.

4.1.2 Redigering af Rejsekreditor i DDI

Skal en rejsekreditor redigeres i forhold til Bank- og Betalingsoplysninger via

DDI, så kræves det som tidligere nævnt en godkendelse. Dvs., den der har

foretaget redigering i kreditorbestillingen, skal sende den videre til godkendelse. Se

også afsnittet 3.2 Opsætning af godkendelse i DDI.

En redigering i feltet ’Rejsekreditor’ kræver dog ikke godkendelse, men

anbefalingen er at godkendelsen er opsat.

Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC/Bestillinger

Vælg handlingen ’Redigér data’, og vælg efterfølgende ’Kreditor’ og tryk OK

Herefter åbnes kreditoroversigten, og du vælger nu den kreditor der skal rettes. I

nedenstående eksempel er kreditors CPR-nr tilføjet, der er indvalgt en skabelon,

hvor diverse bogføringsgrupper oprettes på kreditor, og det er markeret at

kreditor skal bruges som rejsekreditor.

Side 22 af 27

Når bestillingen er udfyldt vælger du i handlingsbåndet handlingen ’Send

bestilling’, så bestillingen kan blive sendt til godkendelse, internt i institutionen, og

ØSC’et efterfølgende kan acceptere bestillingen. For yderligere beskrivelse af

processen se Brugervejledningen til DDI for Institutioner NS 9.2.

5.0 Kreditorkort

Dette afsnit henvender sig til Statens Administration og Selvejende institutioner,

der behandler kreditordokumenter i NS.

5.1 Kreditor med kreditornr. fra nummerserie

Når bestillingen er accepteret, er kreditoren oprettet med et bilagsnummer fra den

nummerserie der er opsat under ’Decentral Indrapporteringsopsætning’ i DDI. Se

også afsnittet 3.1.1 Tilknytning af nummerserie til oprettelse af rejsekreditorer.

Under oversigtspanelet ’Fakturering’ er felterne ’Virksomhedsbogføringsgruppe’,

’Momsvirksomhedsbogf.gruppe’ og ’Kreditorbogføringsgruppe’ udfyldt ud fra

den skabelon, som blev tilknyttet kreditorbestillingen, se afsnit 4.1.2 Redigering af

Side 23 af 27

Rejsekreditor i DDI.

5.2 Markering som Rejsekreditor

Kreditorkortet indeholder feltet ’Rejsekreditor’, som kun bruges af RejsUd2. Det

er et krav at feltet er markeret på kreditorer til RejsUd2, da feltet bruges som filter

i stamdataudtrækket til RejsUd2. Se også afsnittet 4.1.1 Oprettelse af ny kreditor i

DDI.

For at få feltet udfyldt på eksisterende kreditorkort kan du bruge ’Rediger

kreditor’ bestilling i DDI, eller hvis du har mange kreditorer fx ved overgang til

RejsUd2, der skal udfyldes kan du bestille en kørsel hos Implementeringsteamet.

Bemærk: Efter overgang til NS9.2 er det ikke muligt at editere kreditorer der er

markeret som rejsekreditorer. Det er sådan, når markeringen sættes, spærres

kreditor også selv om editeringsbegrænsning ikke er opsat.

Side 24 af 27

Når der første gang er modtaget bilag fra RejdUd2 via GIS, stemples kreditor med

Afsendersystem REJSUD2 og Afsender ID.

6.0 Udbetalingskladder PM

Dette afsnit henvender sig til alle med adgang til at afvikle udbetalinger.

6.1 Lav forslag med filter på Rejsekreditorer

Det er muligt i Udbetalingskladden at sætte filtre op, hvis du ønsker at danne et

betalingsforslag kun med rejseposter fra RejsUd2.

Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld og Udbetalingskladder PM

Når du har åbnet Udbetalingskladden skal du vælge ’Naviger i handlingsbåndet’

og punktet ’Lav forslag’.

Side 25 af 27

Nedenstående anfordringsbillede vises, hvor der i oversigtspanelet ’Kreditor’ kan

angives, at der kun skal dannes poster på kreditorer med markering i

’Rejsekreditor’, eller der kan angives et fagsystem fx ’REJSUD2’.

Kun åbne poster fra de kreditorer der opfylder betingelserne, bliver dannet i

udbetalingskladden.

Nedenstående viser et eksempel på poster der er dannet i Udbetalingskladden,

som er klar til godkendelse og betaling.

Side 26 af 27

6.2 Rapporten Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag

Inden posterne i Udbetalingskladden udlæses, skal rapporten ’Sammenlign

betalingsoplysninger med originalt købsbilag’ køres. Rapporten bruges af

godkender til at tjekke, at bank og betalingsoplysninger i Udbetalingskladden

svarer til dem kreditor har afsendt ved modtagelse af rejseposter fra RejsUd2. Er

der afvigelser i rapporten, skal der tjekkes for om disse er gyldige og noteres

tilsvarende, inden anden godkendelse foretages.

Bemærk: Det er vigtigt, at posterne vises som ’GIS’ poster i rapporten sammen

med angivelse af fagsystemet, og IKKE som manuelle. Vises posterne som

manuelle er der stor sandsynlighed for, at der ikke er opsat

editeringsbegrænsninger. Se afsnittet 2.2 Opsætning af Editeringsbegrænsning

6.3 Check bogførte betalinger med indkomne købsbilag

Er der behov for, efter bogføring, at se fx hvilke oplysning en rejsepost havde på

betalingstidspunktet er det muligt, at trække rapporten ’Check betalinger med

indkomne købsbilag’.

Når du vælger rapporten vises anfordringsbilledet, hvor der i oversigtspanelet

’Kreditorpost’ kan angives, at der kun skal dannes poster på kreditorer med

markering i Rejsekreditor, eller der kan angives et fagsystem fx ’REJSUD2’.

Kun poster fra de kreditorer der opfylder betingelserne, bliver vist i rapporten.

Vælg stien: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld/Rapporter/Check bogførte betalinger mod

indkomne købslilag.

Side 27 af 27

Her ses et eksempel på rapportvisningen.

Documents

Navision Stat 9 - modst.dk · Side 8 af 27 Bemærk: Fejler batchen på, at kreditor ikke er oprettet, vil der skulle oprettes en kreditor via en DDI bestilling, såfremt regnskabet