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CLOUD COMPUTINGLes avantages d’une comptabi-lité sur le web

COMPTABILITÉLes outils indispensables

JEUNE ENTREPRISESortir du dédale du flux comptable

DÉMATÉRIALISATIONDes bénéfices évidents

WINBOOKS CONNECTFiduciaires - Clients, le nouveau défi WinBooks

AMID FALJAOUITout le monde a peur de se faire «uberiser»

Edition spéciale

Entreprendren° 24MARS 2015

REMISES EXCEPTIONNELLES SUR LES MODULES WINBOOKS

SORTIR DU DÉDALE DU FLUX COMPTABLE

Le gestionnaire d’une société se trouve confronté à des flux divers de documents émanants ou à destination de ses partenaires : clients, fournisseurs, banquiers et, bien entendu, sa fiduciaire

Très rapidement il risque d’être noyé par la « paperasse » et donc de ne plus être capable de se concen-trer prioritairement sur l’essentiel : son business

Des solutions existent et peuvent être progressivement installées en fonction du degré d’automa-tisation souhaité par l’entrepreneur

Des logiciels doivent être mis en place afin de gérer de façon optimale chaque flux de documents et de posséder de réels outils de gestion.

AUJOURD’HUI IL FAUT VISER LA DÉMATÉRIALISATION MAXIMALE !

EDITO LES 5 QUESTIONS À SE POSER Pierre Borremans, CEO de WinBooks SA

À l’occasion de notre présence au salon Entre-prendre, la News@WinBooks n° 24 est entière-ment consacrée aux outils facilitant la compta-bilité. La tenue d’une comptabilité répond non seulement à une obligation légale, mais elle constitue aussi LE meilleur moyen d’avoir un aperçu de la santé financière de son business. Avant de lancer une nouvelle activité, il est donc crucial de trouver les dispositifs ad hoc pour une gestion optimale.

Un comptable et un logiciel ? Le comptable joue un rôle central pour les indépendants et les entre-preneurs : il constitue le relais privilégié avec l’ad-ministration et surtout joue un rôle de conseiller. Cela n’a rien de contradictoire, bien au contraire, avec le fait que les entrepreneurs ont de plus en plus tendance à s’équiper d’un logiciel comptable. Les gestionnaires s’investissent dans la tenue de leur comptabilité afin d’accéder à un meilleur aper-çu de leur activité ainsi qu’à une gestion efficace du suivi des paiements clients et fournisseurs.

Mais quel logiciel comptable ? Une solution comptable doit avant tout être conviviale et suffi-samment distribuée pour assurer son évolution et sa pérennité. Elle doit également être modulable pour pouvoir s’adapter à l’évolution des besoins de votre entreprise : si dans ces débuts vous allez op-ter pour un programme basique, il y a beaucoup de chance que dans les mois ou les années

à venir vous vouliez y ajouter un module de gestion des stocks et des commandes, une fonction analy-tique,…

En local ou accessible en ligne (dans le cloud) ? Chez WinBooks, les deux solutions existent. Mais la tenue d’une comptabilité dans le cloud recèle certains atouts. Le premier est sans aucun doute l’accessibilité : à tout moment et où que vous soyez, vous pouvez accéder à vos données. Ensuite, le partage de votre dossier avec votre fiduciaire qui y accède avec la même facilité. La collaboration entre les deux acteurs est ainsi incontestablement simplifiée et favorisée. Enfin, malgré les idées re-çues, la protection des données est renforcée.

Existe-t-il des outils facilitant la comptabilité et la gestion des jeunes entreprises ? Oui ! Par exemple, facturer: c’est LE principe de base de toute activité économique. Chez WinBooks, on pro-pose un accès gratuit à une facturation simplifiée et limitée sur internet, un outil professionnel, taillé pour les starters et les petits indépendants. Si les besoins évoluent, il suffit de basculer vers une so-lution plus complète telle que le propose la gamme Logistics de WinBooks.

Comment dialoguer au mieux avec son comp-table? Dès le départ il est important de définir avec son comptable les tâches de chacun, les échéances à respecter, mais surtout la façon de communiquer. Et c’est certainement l’un des points forts de nos solutions. La gamme WinBooks a tou-jours été développée avec le souci de favoriser au maximum la collaboration entre la fiduciaire et son client. D’ailleurs, WinBooks innove à nouveau cette année en lançant d’ici peu son CONNECT, une vé-ritable plateforme d’échange collaborative facilitant l’accès et l’échange des documents.

JEUNE ENTREPRISE ET

COMPTABILITÉ...

GET A LIFE. GET WINBOOKS.

01 UN LOGICIEL COMPTABLEPOUR TENIR VOTRE COMPTABILITÉ GÉNÉRALE SANS STRESSUn logiciel comptable de qualité permet:Des écrans d’encodage simples, ultra rapides et dynamiques : vos encodages se retrouvent immédiatement dans les historiques fournisseurs, clients … Et en cas d’erreur, il suffit de revenir sur l’écriture sans passer par des opérations diverses complexes. Rassu-rant pour l’entrepreneur, facile pour la fiduciaire! Un suivi précis de vos créances : un logiciel comptable ad hoc vous propose tous les ou-tils pour surveiller vos créances au plus près et ce jusqu’à la gestion complète des rappels de paiement.Une accessibilité à vos listes légales et de gestion : vos listes à destination interne ou de l’Administration sont immédiatement accessibles : balances, journaux, déclarations TVA, relevés Intracom, listing annuel, concordance TVA,...

02 UN MODULE DE FACTURATIONFACTURER, LE PRINCIPE DE BASE D’UNE SOCIÉTÉGrâce à l’acquisition d’un module de facturation, vous encodez aisément et rapidement toutes vos offres et vos factures. Celles-ci sont automatiquement enregistrées en comp-tabilité. Au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins, des fonctionnalités et des mo-dules complémentaires peuvent être activés : tarification, suivi de commandes, gestion de stock,...

03 LA GESTION AUTOMATISÉE DES VIREMENTSPOUR UN SUIVI POINTU DE VOS PAIEMENTSToutes les factures d’achat étant enregistrées dans votre dossier comptable, avec le module de virements SEPA la gestion et le suivi de vos paiements devient élémentaire : génération et envoi à la banque d’un fichier de virements établi sur base d’une proposition automatique de paiements fournisseurs.

04 LA RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODASN’ENCODEZ PLUS VOS FINANCIERSVotre logiciel injecte automatiquement dans votre dossier comptable vos extraits qui vous ont été envoyés par la banque sous forme de fichiers CODA. Le gain de temps et la dimi-nution du risque d’erreurs sont considérables !

COMPTABILITÉ, LES OUTILS

INDISPENSABLES

EXTERNALISER SA COMPTABILITÉ DANS LE CLOUD?

PME & GESTIONComptabilité dans les nuages

Les solutions comptables en ligne séduisent de plus en plus, notamment pour leur flexibilité et la facilité des échanges entre la fiduciaire et son client.

Dirigeant de la jeune entreprise idgency creative studio, agence de créations digitales, Antoine Lemmens a opté pour une solution de comptabilité en ligne :

‘’WinBooks on Web m’a été conseillé par mon comptable, il utilise le même programme. Ainsi, le partage des donnés est clairement simplifié.De surcroit, comme nous avons à l’agence un mode de travail plutôt itinérant, ce choix nous permet de travailler d’où bon nous semble, c’est vraiment un atout majeur. Mes collaborateurs et moi-même oscillons entre télétravail, bureau et rendez-vous. Nous avions besoin d’une solution extrêmement mobile et flexible. Le cloud était donc le bon choix.De plus, avec WinBooks Dashboard, application gratuite sur tablette, nous pouvons facilement suivre les comptes via des graphiques, des ratios et des indicateurs.Avec WinBooks nous disposons où que nous soyons et au moment où nous le désirons d’une synthèse de la situation financière de notre entreprise. C’est une grande plus value.’’

Mr A. Lemmens , www.idgency.com

ACCESSIBILITÉ Une comptabilité dans le cloud permet un partage des données et un accès permanent tant pour la fiduciaire que pour son client. Effectivement, une ap-plication Web est accessible partout et à tout moment. La collaboration entre les deux acteurs est ainsi incontesta-blement simplifiée et favorisée.

SIMPLICITÉPlus aucune application n’est installée sur votre ordinateur. Vous y accédez via internet par un simple navigateur. Aucune connaissance technique n’est nécessaire. Vous ne vous souciez plus de la gestion de l’installation, des backups, des mises à jour, des pannes. Elles sont prises en charge par des pro-fessionnels.

SÉCURITÉVos données et vos logiciels sont stoc-kés sur des serveurs distants haute-ment sécurisés. Le cloud offre pour la sauvegarde de vos données un niveau de sécurité sans commune mesure comparé à celui d’une infrastructure pri-vée. Vos données sont sauvegardées et dupliquées dans des différents data centers, sous haute protection.

ECONOMIQUEPour gérer votre entreprise, vous ne devez plus investir dans des serveurs, des logiciels et leurs installations, mais louer ces services sur internet.

Témoignage PMETémoignage fiduciaire LES AVANTAGES DU CLOUD

Lasco – Expert-comptable et Conseil Fiscal, fiduciaire du Brabant wallon, existe depuis 18 ans. La société compte une équipe de 4 collaborateurs. Un bureau comptable averti, mais surtout avant-gardiste… En effet, Marc De Jonghe, fondateur de la société a opté pour la solution web de Win-Books dès ses débuts.

Changer de logiciel comptable, c’est toujours un pari, surtout en 2011 alors que l’application on Web de WinBooks en était à ses balbutie-ments, mais, à mes yeux, l’avenir de la comptabilité est résolument dans le cloud. Nous sommes là pour traiter des données et se servir de l’applica-tion, pas pour gérer les soucis infor-matiques annexes.

Notre ancien éditeur de logiciel n’a pas fait le choix du cloud et je pense que c’est une décision quelque peu archaïque. Aujourd’hui, nous avons besoin de solutions efficaces, dans la même veine que les évolutions technologiques de l’époque. Une ap-plication dans le cloud autorise ces nouvelles exigences : un système décentralisé, une suppression du hardware et de la maintenance, une accessibilité inégalable.

Bien sûr, nous conseillons à nos clients de choisir également le pro-gramme, cela facilite énormément nos échanges et ils en sont plutôt contents !

Mr. Marc De Jonghe, fondateur de Lasco s.p.r.l

PAPIER NUMÉRIQUELES EXTRAITS

Je classe mes extraits de compte papier et j’ encode chaque opération dans mon logiciel comptable

J’encode chaque virement via mon système bancaire. Les factures payées restent ou-vertes en comptabilité tant que mes extraits n’ont pas été encodés.

J’imprime mes rappels de paiements, les mets sous enveloppes, timbre le tout et les poste.

J’imprime chaque facture en 2 exemplaires: un exemplaire à mettre sous enveloppe et à poster, un exemplaire à classer.

Je classe mes factures papier et les encode une par une dans mon logiciel comptable.

Je classe séparément les autres pièces justifi-catives.( tableaux de financements, statuts, …)

Mon comptable doit accéder à mes facturiers et à toutes mes autres pièces justificatives. Soit l’un de nous doit se déplacer, soit je lui donne accès à mon système informatique à distance, soit...

Je reçois un fichier CODA avec toutes mes opérations bancaires : je les injecte automa-tiquement dans mon logiciel comptable. Les imputations et les rapprochements avec les factures sont effectués automatiquement. Les extraits peuvent être sauvegardés sous format pdf et restent ainsi toujours dispo-nibles.

J’adapte une proposition de paiements à mes fournisseurs et je génère un fichier de vire-ments qui est ensuite transmis à ma banque via internet selon le système bancaire choi-si. Une opération diverse enregistre pour chaque fournisseur le(s) virement(s) émis.

En un seul click tous les rappels proposés par mon programme comptable sont envoyées par mail – les rappels sont archivés.

En un seul click mes factures sont envoyées par mail à tous mes clients sous format pdf et électronique. La facture est attachée à l’écri-ture comptable correspondante.

Je scanne mes factures et les envoie au système de reconnaissance de WinBooks. Toutes les zones ainsi reconnues sont auto-matiquement transférées en comptabilité et le document scanné est attaché à l’écriture comptable.Les factures d’achats reçues sous format électronique suivent ce même flux unique.

Je scanne et archive ces autres pièces justifi-catives à un endroit unique d’une plateforme partagée avec ma fiduciaire.

Je suis branché sur WinBooks CONNECT où l’intégralité de mon dossier est centralisé et accessible par mon comptable et par moi, de n’importe où et à tout moment.

LES PAIEMENTS

AUTRES

LES FACTURES D’ACHAT

LES FACTURES DE VENTE

LES RAPPELS

LES EXTRAITS

LES ÉCHANGES CLIENTS

FIDUCIAIRES

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LA DÉMATÉRIALISATION LE BUREAU « ZÉRO PAPIER » ?IL EST CLAIR QU’EN CE QUI CONCERNE TOUTE LA GESTION COMPTABLE IL EST POSSIBLE DE SUBSTITUER NOMBRE DE DOCUMENTS PAPIER PAR DES SUPPORTS NUMÉRIQUES. LES AVANTAGES SONT INDÉNIABLES .TE-NEZ-EN COMPTE LORSQUE VOUS ABORDEZ L’ACHAT DE VOTRE SOLUTION INFORMATIQUE ET DÉCOUVREZ NOS EXEMPLES DE SOLUTIONS « ZÉRO PAPIER » À PORTÉE DE MAIN.

WinBooks CONNECTUN FLUX D’INFORMATIONS CONTINU

J’envoie toutes mes factures d’achat sur le portail via email ou upload : mon comp-table peut les traiter au jour le jour.Je reçois un accès à un module de factura-tion gratuite: mes factures émises sont en-voyées directement à ma fiduciaire.

Je suis prévenu de l’échéance de paiement de la TVA et accède au détail de ma DTVA.

Via le système de calendrier et de gestion des tâches, je connais toute mes obligations et mes échéances comptables. J’ai accès à toutes les pièces de mon dossier comptable, partout et à tout moment grâce au système d’archivage.

Je génère mes paiements et les transfère à la banque. J’entretiens un dialogue continu et constructif avec ma fiduciaire.

Dans le dossier WinBooks de mon client, je suis au-tomatiquement averti qu’il y a déposé de nouvelles factures d’achats. Si j’utilise le processing de WinBooks avec Virtual Invoice les encodages me sont proposés automa-tiquement. J’ai accès à toutes les informations complémen-taires encodées par mon client. L’accès à la facturation gratuite pour mon client entraine une alimentation automatique de son dossier comptable WinBooks. Je « push » sa déclaration TVA sur le portail et tout autre rapport le concernant : bilan, ta-bleau d’amortissement, balance,.. il y a ac-cès directement. ” Via le système de gestion des tâches, je demande à mon client de me procurer certaines pièces justificatives. Je suis notifié dès que mon client dépose ces documents.

Le WinBooks Connect, c’est un véritable fil d’Ariane dans la comptabilité, le lien entre la fiduciaire, son client et toutes les pièces comptables et légales de l’entreprise. En effet, ce portail WinBooks permet tant l’échange et le stockage de documents, qu’une communication ciblée et continue avec son comptable. L’application a été conçue pour une simplicité maximale

LA CHRONIQUE

Amid FaljaouiDirecteur des publications francophones du groupe RoulartaRédacteur en Chef de Canal ZChroniqueur économique à la RTBF

Tout le monde a peur de se faire « Uberiser »Vous êtes analyste crédit ? assistant juridique ? trader ? journaliste ? agent immobilier ? ou cour-tier en assurance ? La liste n’est pas exhaustive, mais tous ces métiers ont un point en commun : ils sont en danger d’extinction comme les dinosaures en leur temps. La raison ? Si la mondialisation a supprimé ou précarisé les emplois des cols bleus, la révolution numérique va faire de même avec les emplois des cols blancs. En fait, le mot d’ordre pour tous ces métiers ou entreprises concernées est simple : ne vous faites pas «Uberiser» ! C’est d’ailleurs le cri d’alarme, lancé par Maurice Levy, le CEO de Publicis, au Financial Times : «aujourd’hui, tout le monde commence à craindre de se faire «Uberiser»». Autrement dit, tout le monde a peur de voir un acteur du monde du numérique prendre sa place comme Uber tente de le faire pour le sec-teur des taxis !Prenez l’exemple de notre SNCB, aujourd’hui l’un des futurs plus grands concurrents, c’est le cham-pion du covoiturage Blablacar. Et donc, le message pour 2015, c’est : réveillez-vous et accélérez votre mutation numérique. Et quand on évoque la «mu-tation numérique», il ne s’agit pas d’avoir une jo-lie page Facebook ou une belle vitrine web, ce ne sera hélas pas suffisant, car le numérique bous-cule tous les secteurs (médias, musique, vidéos, commerce de détail, banques, etc), tous les modes de production. En clair, il n’y a plus d’abri anti-nu-mérique pour les entreprises aujourd’hui, ni pour les jobs faiblement qualifiés. Prenez l’exemple des secrétaires, en France, on a calculé qu’entre 2001 et 2010, plus d’un million de secrétaires ont été remplacées par des services en ligne. C’est lo-gique : regardez les cadres d’aujourd’hui, ils font le travail des anciennes secrétaires, ils répondent

eux-mêmes à leurs emails, y compris en déplace-ment via leur smartphone, ils gèrent eux-mêmes leur agenda via leur tablette ou smartphone, ils ré-servent leurs voyages professionnels via Booking.com,... Bref, ils ont piqué sans le savoir une bonne partie du boulot de leurs anciennes secrétaires. Mais il n’y a pas que le métier de secrétaire qui est en danger de disparition, plusieurs centaines de métiers de cols blancs le sont également, que ce soit le métier de prothésiste dentaire qui est mena-cé par les imprimantes 3D, celui d’analyste crédit qui est menacé par les algorithmes ou même celui de journaliste qui est d’ores et déjà remplacé par des algorithmes dans certaines tâches routinières. La banque ING vient de calculer qu’en l’état actuel de la technologie, 49% des emplois en Belgique sont susceptibles, à terme, d’être robotisés ! C’est la raison pour laquelle, dans les bonnes résolutions de l’année 2015, il faudra absolument apprendre à surfer sur la vague numérique, en adoptant ses codes et sa grammaire. Le but ? Eviter de se faire « uberiser ».

TOUT LE MONDE A PEUR DE SE FAIRE « UBERISER »

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