HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH, NGHIỆM THU

ĐỐI VỚI CÁC NHIỆM VỤ THỰC HIỆN HỌP HỘI ĐỒNG VÀ

CÁC NHIỆM VỤ KHÔNG THỰC HIỆN HỌP HỘI ĐỒNG

I. Đăng nhập hệ thống:

1. Đăng nhập

Tên đăng nhập: Tên + Họ đệm (viết tắt ký tự đầu).

Mật khẩu: 123456

Vd: Ông Nguyễn Văn Anh có tên đăng nhập là AnhNV hoặc AnhNV1 (nếu bị trùng tên).

Nhập thông tin người dùng để đăng nhập vào hệ thống

Đối với người dùng mới đăng nhập lần đầu hệ thống sẽ yêu cầu Đổi mật khẩu.

2. Ủy nhiệm

Người dùng đăng nhập vào hệ thống có thể ủy nhiệm cho người dùng khác thực hiện công việc theo quyền hạn của mình trên hệ thống bằng chức năng “Ủy nhiệm”

Chọn phòng ban trực thuộc (nếu có) ( Chọn nhân viên được ủy nhiệm ( Chọn thời gian được ủy nhiệm ( Nhấn nút “Lưu” để lưu thông tin ủy nhiệm, hoặc nút “Bỏ qua” để xóa thông tin đã chọn. Để xóa thông tin đã ủy nhiệm nhấn nút

3. Đăng nhập ủy nhiệm

Nếu một người dùng được một người dùng khác ủy nhiệm đăng nhập vào hệ thống dưới quyền của người dùng ủy nhiệm thì khi đăng nhập phải nhập thông tin ủy nhiệm cho mình.

Đăng nhập thành công

II. Xử lý quy trình thẩm định, nghiệm thu đối với các nhiệm vụ thực hiện họp hội đồng và các nhiệm vụ không thực hiện họp hội đồng.

1. Tạo mới hồ sơ nghiệm thu/ kế hoạch

Đối tượng thực hiện: là văn thư tại các phòng ban, đơn vị.

Tài khoản thực hiện: TuanTT – phòng Hành chính Tổng hợp – Trung tâm CNTT.

Vào menu [Tạo mới HSNT/KH]

· Nhập các thông tin: với ký hiệu (*) là những thông tin hồ sơ bắt buộc nhập gồm: chọn quy trình, nhập tên hồ sơ.

· Đính kèm các văn bản giấy tờ theo quy định của hồ sơ. File đính kèm dạng word, excel, pdf, rar, zip. Và dung lượng 1 file là 4MB

· Nhập các giấy tờ kèm theo (bao gồm các loại giấy tờ không nằm trong quy định) của hồ sơ (nếu có)

· Chọn đơn vị gửi góp ý hồ sơ/kế hoạch

Sau khi hệ thống lưu lại sẽ thông báo cho người dùng biết và yêu cầu xuất biên nhận hoặc xem lại hồ sơ

Giao diện xem lại hồ sơ, sau khi tạo mới

2. Tiếp nhận hồ sơ

Tài khoản thực hiện: TrinhNTT – Nhân viên phòng Kế hoạch – Tài chính

Sau khi hồ sơ được đơn vị xây dựng gửi đến các phòng chuyên môn để góp ý, nhân viên tiếp nhận của phòng chuyên môn sẽ tiếp nhận hồ sơ thông qua menu Tiếp nhận bước

Trả lại hồ sơ nếu không đạt

Hoặc tiếp nhận hồ sơ tại trang chi tiết xử lý hồ sơ

3. Phân công hồ sơ

Tài khoản thực hiện: DuyenTM – Lãnh đạo phòng Tài chính – Kế hoạch

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, lãnh đạo phòng tiếp nhận đăng nhập hệ thống có thể nhìn thấy hồ sơ tiếp nhận tại phòng và các hồ sơ phòng mình tham gia xử lý

Click vào link tên hồ sơ để vào trang xử lý phân công hồ sơ

Giao diện trang phân công nhân viên xử lý

4. Xử lý hồ sơ

Vào trang Xử lý hồ sơ

Click chọn chức năng

Thông tin các ý kiến xử lý hiển thị trên trang Xử lý hồ sơ

1. Duyệt kết quả xử lý

Vào trang Xử lý hồ sơ

Click chọn chức năng

Ngoài ra cũng có thể vào menu để vào trang danh sách các hồ sơ cần duyệt sau đó click chọn hồ sơ để vào trang chi tiết xử lý hồ sơ thực hiện thao tác duyệt

(Danh sách hồ sơ cần duyệt)

2. Luân chuyển hồ sơ (trường hợp duyệt chưa chuyển)

Hồ sơ sau khi được duyệt sẽ vào danh sách các hồ sơ chờ chuyển đến bước tiếp theo.

Click menu Luân chuyển hồ sơ để vào trang chuyển hồ sơ

Ngoài ra trên trang Luân chuyển hồ sơ còn quản lý chuyển các hồ sơ bị trả lại và danh sách các hồ sơ đã chuyển mà phòng chuyên môn ở bước tiếp theo chưa tiếp nhận

(Chuyển hồ sơ bị trả lại)

Thao tác chuyển các hồ sơ trả lại tương tự như chuyển hồ sơ thông thường.

(Danh sách hồ sơ đã chuyển)

III. Lãnh đạo Sở

Những hồ sơ cần xét duyệt của lãnh đạo Sở sẽ được chuyển đến cho lãnh đạo. Lãnh đạo Sở vào trang giám sát hồ sơ sẽ nhìn thấy các hồ sơ chờ duyệt sau đó tiến hành duyệt.

Sau khi duyệt xong hệ thống sẽ tự động chuyển cho bước quy trình tiếp theo đó. Mặc định khi lãnh đạo Sở chuyển đến bước tiếp theo thì phòng ban phụ trách bước đó sẽ vào xử lý trực tiếp mà không cần phải tiếp nhận. Nếu là bước xử lý cuối, sẽ tự động kết thúc xử lý hồ sơ.

IV. Tìm kiếm:

1. Tìm kiếm nhanh:

Kết quả tìm kiếm hồ sơ

2. Tìm kiếm nâng cao:

Với chức năng tìm kiếm này, cho phép người dùng tìm kiếm theo nhiều điều kiện hơn

Chọn menu “Tìm kiếm nâng cao”

V. Thống kê:

1. Thống kê tình hình xử lý hồ sơ nghiệm thu/kế hoạch:

Vào menu Hồ sơ nghiệm thu/kế hoạch , chọn loại “Thống kê tình hình xử lý hồ sơ”.

2. Thống kê tình hình xử lý hồ sơ nghiệm thu/kế hoạch:

Vào menu Hồ sơ nghiệm thu/kế hoạch , chọn loại “Thống kê hồ sơ trễ hạn”.

3. Thống kê dạng biểu đồ:

Vào menu Hồ sơ nghiệm thu/kế hoạch , chọn loại “Thống kê kết quả xử lý dạng biểu đồ”.

· Biểu đồ hình tròn:

· Biểu đồ hình cột:

Trang 21