1

1-77

III. IU KHIN CUC HP

Nhng hnh thc hi hp cn bn Chun b cuc hp Vai tr ca ngi ch tr cuc hp Ghi bin bn cuc hp Nhng vic phi lm sau cuc hp Cuc hp ng no

1-78

Vai tr quan trng ca hi hp Hi hp c vai tr quan trng trong qun l. T chc hi hp ng cch s tit kim thi gian,

to ng lc, tng hiu sut v gii quyt c ccvn .

Vn bn ch chuyn ch 7% nghi v cm xctht. Trao i qua in thoi ch c 38% nghiv cm xc tht c th chuyn ti. 55% phn cnli th bng biu cm trn nt mt, iu b vnhng du hiu khng th hin thnh li. y l l do ti sao hi hp v nhng cuc ithoi face to face rt c ch.

2

1-79

Vai tr quan trng ca hi hp

Chun b, iu khin cuc hp v theo dis thc thi kt qu (follow-up) cuc hpng phng php s em li nhng ch lixng ng vi cng sc b ra t chchi hp.

Ngc li, t chc cuc hp mt cch cuth s lm lng ph thi gian, tin bc, ngun lc.

1-80

Nhng hnh thc hi hp cn bn Cuc hp cung cp thng tin (status meeting)

Hp ph bin ph bin thng tin. Th d, i vi mt n, ta cn cuc hp cho mi ngi trong nhm nbit c din tin mi nht ca n.

Hp tm gii php cho vn (problem-solving meeting)

Trong loi cuc hp ny, mi ngi trc tin xc nh mtvn t bit no v tho lun nhm a ra mt hay nhiu gii php. Cc thnh vin phi c kh nng nhndin vn v c nng lc ngh ra gii php cho vn .

3

1-81

Nhng hnh thc hi hp cn bn

Hp ra quyt nh tin ti hnh ng (decision-making meeting)Cuc hp loi ny c tin hnh qua 4 giai on:- a ra cc s kin (giai on cung cp thng tin)- Thu thp kin da vo cc s kin (giai on bn bc)- a ra mt s gii php (giai on sng to)- Ra quyt nh (giai on la chn)

Trong khi ra quyt nh, mi ngi phi ng vi nhau lquyt nh theo li b phiu ly s phiu a s (voting by majority) hay da vo nguyn tc ng thun (concensus).

1-82

Chun b cuc hp

Chun b cuc hp l yu t u tin quytnh cho s thnh cng/tht bi ca mtbui hp.

Trc tin phi xc nh mc tiu ca cuchp l g?

Nhng vn c a vo cuc hp tythuc vo tm quan trng v mc khncp ca n.

4

1-83

Xc nh chng trnh ngh s

Xc nh chng trnh ngh s (agenda) l phctho mt k hoch chi tit ca cuc hp.

Khi chun b agenda, ngi ch tr phi:- Xc nh r rng mc tiu ca cuc hp- Vch mt k hoch chi tit ca cuc hp- Lit k cc mc tranh lun, trao i v nh thi

gian cho tng mc.- D on nhng p ng ca ngi tham d, nhng

kin tn thnh hay phn i.- Ghi ch nhng im quan trng nht cn tp trung

nhn manh, suy ngh v nhng cu hi m cc thnh vinc th nu ln cng nh d kin nhng gii php a ra.

1-84

Xc nh chng trnh ngh s

Thi lng dnh cho mt cuc hp ty thuc vomc tiu v agenda. Mt cuc hp thng ko dit 30 pht cho n 2 gi. Nu cuc hp ko di t2 ting tr ln th nn c 10 -15 pht break.

Agenda cng khng nn m m qu nhiu mc nng v nh vy cuc hp s d ko di.

Khi xc nh trnh t ca cuc hp, nn nhngvn t quan trng ra trc, v nu khng chngd b b qun nu ra sau.

5

1-85

Xc nh chng trnh ngh s

Nhng vn c tnh khn cp phi a ratrc v nhng vn khng khn cp nn ra sau.

Ngi ch tr cuc hp c th lu hnh bnnhp ca agenda n mi thnh vin cuchp tham kho kin mi ngi vagenda, trnh b st mt s mc.

1-86

Xc nh thnh phn tham d Nn chn ng ngi tham gia cuc hp. Thng

th d xc nh ai nn tham d vo mt cuc hp. Nn a vo thnh phn tham d nhng ngi sau

y:- Nhng ngi ra quyt nh cho nhng vn lin

quan.- Nhng ngi c th cung cp nhng thng tin u vo

cn thit cho cuc hp.- Nhng ngi c quan tm v sn sng can d n vn

nu ra trong cuc hp- Nhng ngi m s thc thi nhng quyt nh c

a ra trong cuc hp.

6

1-87

Xc nh thnh phn tham d Vic xc nh thnh phn tham d tr nn t nh

khi mi ngi thuc n v khc hoc t chc bnngoi n tham d.

Mi nhng ngi ngoi ch khi nhng kin thcchuyn mn ca h gip ch cho cuc hp. Tuyvy, do c s hin din ca h, c nhng vn ni b khng tin nu ln tho lun trong cuchp.

Khi phi mi nhng lnh o cp trn tham giacuc hp, nn trnh cho h can thip qu nhiuvo cuc hp.

1-88

Thi gian - a im-c s vt cht Xc nh ngy hp:

C gng tm mt ngy ph hp nht t chc cuc hp. Xc nh gi hp:

Thng gi gn trong mt bui sng hay chiu. Xc nh a im:

Chn phng phi ln cho s ngi d hp. Nu phngqu ln hoc qu trang trng hoc qu nh, cng nhhng n s tp trung ca nhng thnh vin tham d .

Ch : Khng nn thay i thi gian v a im cuc hpvo gi pht cht v lm nh vy c nguy c lm hngcuc hp.

7

1-89

Thi gian - a im-c s vt cht

Chun b c s vt cht: Cn chun b tt phng tin nghe nhn h tr cho cuchp. Phi c screen cho cc projector. Cch sp t bn gh ty thuc vo loi hnh v qui m cacuc hp. - i vi cuc hp ng ngi th dng hi trng vngi tham d ngi thnh hng, nn c bn trc mt, idin vi ngi ch tr cuc hp. - i vi cuc hp s lng trung bnh th nn xp ngitheo hnh ch U, ngi i din vi bn ca ngi ch tr. - i vi cuc hp t ngi th nn dng mt bn hnh chnht.

1-90

Thi gian - a im-c s vt cht

Vic t cc thit b nghe nhn l rt quan trng. Lu rng thng tin nhn c gm: thngtin t th gic chim 83% cn t thnh gic chim11%. Thng tin t th gic cm nhn c d dnghn v nhn c c nhng thng tin phc tp.

Hnh nh t my chiu phi r. m thanh phi ln c th nghe, d ngi cui phng hp.

Cn phi c k thut vin coi sc cc thit b nghenhn trong sut cuc hp. Tuyt i trnh nhngtrc trc k thut.

8

1-91

Gi th mi

Th mi hp nn gi n nhng ngi tham dkhong trc mt tun l. Ngi ch tr phi gin mi ngi tham d:- Mt th mi ghi r thi gian (gi, ngy, thng) v aim ca cuc hp. - Mt chng trnh ngh s r rng cng vi nhng ngh tham gia ca ngi tham d.- Mt b h s ngn gn c ni dung: Cc vn chnh sc trnh by v gii thiu nhng thnh vin tham dcng vi cc bo co ca h v cc vn t ra.

Nn cung cp ti liu y cho mi thnh vinv cho h c thi gian nghin cu chngtrc khi i vo bui hp.

1-92

Vai tr ca ngi ch tr cuc hpNhng chc nng phi m nhim Ngi to thun li (facilitator) cho s xut kin ca mi thnh vin:

Ngi ch tr cuc hp phi bit cch vn ng mithnh vin tham gia ng gp kin, tng, nhn xt, phn tch, ph phn, ngh cho cuc hp. Ngi iu khin (controller) cuc hp i nghng:

Ngi ch tr phi bm st agenda ca cuc hp, mbo cho cuc hp tin trin thun li, hng n nhngmc tiu t ra.

9

1-93

Vai tr ca ngi ch tr cuc hp

Ngi iu haNgi ch tr cuc hp phi tnh n trng thi tm l cacc thnh vin tham d cng nh nhng mi lin h ringt ca h vi nhau. Nhng yu t khc nhau v tm l cth l ngun gc ca cc s b tc.

Chc nng iu ha s lm lin kt cc c nhn, to s hiubit gia cc thnh vin tham d v loi b nhng s muthun, i u c th c.

1-94

Nhng k thut ca ngi ch tr cuc hp

Trnh by li (restate)N cho php ngi va pht biu thy rng ch ta hiu mnh. S trnh by li lm cho mi ngi nhn thccc im tha thun hay bt ng va c pht biu vlm r thi khch quan ca ngi ch tr.

Tng hp (summarize)L mt tm lc cc d kin chnh yu do tp th phtbiu. N cho php mi ngi nhn thc c lp trngca mnh trong qu trnh lm vic, kim tra nhng g t c hay cha t c.

t cu hiVic t cu hi cho php mi thnh vin c th i su vovn hay tip cho vic tranh lun.

10

1-95

Nhng li khuyn cho ngi ch tr cuc hp

Hy l mt tm gng v tnh trung thc v tnhcng bnh trong cuc hp

Bm st chng trnh ngh s nhng khng bc liu ny mt cch qu trc tip.

cho mi ngi c c hi ng gp kin. Nn mi ngi pht biu ch trong mt thi

khong nht nh, th d 2 pht. Trnh c tng ch mt vn bn trong cuc hp

m nn gi trc vn bn ny n mi ngi c trc.

1-96

Nhng li khuyn ngi ch tr cuc hp

Quan st sc mt, iu b bit nhng bt ng, nhng mu thun c nhng hnh ng cnthit.

Hy mt ngi ang ni hon tt pht biu caanh ta.

Nu c ngi pht biu lan man lc , nn tmcch nhc nh ngi quay v vi mcang tho lun.

Trnh hi thc mi ngi i vi n quyt nhnu mc ch ca cuc hp l tho lun v gnkt mi ngi li vi nhau.

11

1-97

Nhng k thut ca ngi ch tr cuc hp

Trnh tranh lun min man hng gi khi cuc hpcn phi i n mt quyt nh.

Trnh khng hai thnh vin tranh ci tay itrong cuc hp.

Nn vui v v c c hi hc. Hy mm ci ngayc khi bt ng vi mt kin no . Ch cm xc can thip vo cng vic ca l tr.

Phi lun lun t r s hin din ca mnh trctp th. Phi l ngi phi bit lng nghe, bit tntrng ngi khc, tn trng tp th.

1-98

Ghi bin bn cuc hp C mt ngi lm th k ghi bin bn cuc hp,

ngi bn cnh ngi ch tr cuc hp, nu khngngi ch tr phi ghi chp v cuc hp.

Bin bn rt quan trng cho vic qun l din tin, nhng quyt nh v nhng kt qu cu cuc hp. N c kt nhng iu c nht tr v lm sngt nhng iu m h.

Mt cuc hp khng bin bn th nhng quytnh v kt qu cu cuc hp s b qun lng vnhng cng sc t chc cuc hp tr thnh ungph.

12

1-99

Ghi bin bn cuc hp

Sau cuc hp, bin bn c hon thin, nhmy v sao thnh nhiu bn gi n mi thnhvin tham d cuc hp.

Bin bn nn ngn gn, chnh xc v minh bch, bao gm nhng con s, nhng s kin, nhnghnh ng phi lm v nhng thi hn.

Nhng hnh ng c nht tr phi c m tr rng v c phn cng ngi chu trch nhim vc k hn hon tt.

1-100

Ghi bin bn cuc hp Bin bn cuc hp nn c nhng phn sau y:

- Ngy gi v a im cuc hp- Nhng ngi c mt, vng mt- Nhng ch c tho lun- Nhng quyt nh ca cuc hp- Nhng bc hnh ng sp ti

Cui bui hp, ngi ch tr cuc hp phi phtbiu tng kt li nhng im chnh ca cuc hptrc khi gii tn cuc hp.

13

1-101

Nhng yu t tm l ca cc thnh vintrong cuc hp

Trong cuc hp, mi ngi c khuynhhng cho mnh l c bit, l quan trng, iu ny ty thuc vo v tr x hi ca mingi.

Cc thnh vin mong i mi ngi mtthi c x ty thuc vo v tr x hi cangi . Mi ngi c mt vai tr, cc vaitr c tnh c lp, mi ngi t xc nhvai tr ca mnh i vi ngi khc.

1-102

Nhng yu t tm l

C ba loi vai tr khc nhau trong cc cuchp.

Nhng vai tr ch trng n cng vic: nhngngi mun to thun li cho cng vic ca tpth bng cch a ra cc kin, cung cp ccthng tin, lp cc bng biu

Nhng vai tr duy tr s gn b ca tp th: nhng ngi c kh nng lm gim nh nhngxung t trong tp th, to nn s thng nht, tmcch khuyn khch ngi khc, sn sng tip thu kin ca mi ngi.

14

1-103

Nhng yu t tm l

Nhng vai tr ch trng vo nhu cu c nhn: nhng ngi thch c ni bt, mun nm quynlc, thch k v mnh, thch tm ng minh. lnhng ngi hay cn tr hot ng ca tp th.

1-104

Cuc hp ng no

ng no (brainstorming) l mt k thutgii quyt vn , xy dng nhm cng tc(team) v a ra nhng tng sng to.

ng no vi mt nhm ngi l mt kthut kh hu hiu.

ng no thc y cc team pht trin v kthut ny gn kt cc thnh vin ca team vo trong nhng vn qun l ln hn vlm cho cc thnh vin lm vic gn b vinhau.

15

1-105

Cuc hp ng no

ng no cn c t chc v tun th mts qui tc.

ng no lin quan n team m theo mi thnh vin ca team phi bit cnhng hin trng ang din ra trong team.

ng no t nhim v quan trng ln vaingi ch tr, ngi ny phi qun l qutrnh, s ng gp ca mi thnh vin vtheo di vic thc thi nhng quyt nh tcuc hp ng no.

1-106

Trnh t ca cuc hp ng no1. Xc nh v nht tr v mc tiu2. a ra nhng tng, ngh3. Xp loi, phi hp v tinh ch nhng

tng4. Phn tch nh gi nhng tc dng5. t th t u tin cho nhng kh nng la

chn6. Tho thun v hnh ng v thi gian thc

hin7. Theo di vic thc thi nhng quyt nh

16

1-107

Xc nh v nht tr v mc tiu Bc ny m bo mi thnh vin tham gia vo

cuc hp ng no nhn thc v ng v mctiu ca cuc hp.

Th d: xc lp mt lot cc hot ng tuyn tuyntip th cho mt sn phm mi, ngh cc binphp nng cao cht lng o to, xut ccbin php tit kim chi tiu nhng vn m bonng sut, v.v.

Cn gi cho mc tiu cu cuc hp c n gin. Xc nh thi gian trao i gi cho hot ngtin trin ng hng v c kim sot.

1-108

Qun l cuc hp ng no

Cuc hp ng no to iu kin cho mingi xut tng mt cch ngu hng.

Cng vic ca ngi ch tr l khuyn khchmi ngi tham gia ng gp m khngchi b bt c kin no d cho kin c th l lng, bay bng nh th no.

(Nhng tng tt nht thng l nhng tng m lc ban u c v l lng nht).

17

1-109

Qun l cuc hp ng no Khi thi hn xut tng kt thc, tin hnh

phn loi, gom cm, lin kt cc tng li vinhau. c kt v hon chnh cc tng.

C th kt hp a c nhng tng cn yu vonhng ch ln trnh b ri nhng s nggp ny.

Mi ngi tham gia nh gi, phn tch tnh hpl v tc dng ca nhng tng. Xp th t utin ca cc tng thnh mt danh sch honchnh cc hnh ng (action) hoc cc kh nngla chn (option).

1-110

Qun l vic thc thi nhng quyt nhca cuc hp ng no

Bc ny ng vi nhau v nhng vic lm spti l g. Tho thun v thi hn v ai chu trchnhim lm vic g.

Sau cuc hp ng no, lu hnh vn bn ghichp, theo di v lng nghe cc phn hi.

Cn thit phi to ra mt kt qu tch cc mingi cm thy n lc v s ng gp ca mingi l ng cng.

Khi mi ngi thy rng nhng c gng ca ha li nhng hnh ng v chuyn bin tch cc, h s hng hi v mun ng gp hn na trongthi gian ti.