NO SOMOS UN SERVICIO MASNO SOMOS UN SERVICIO MASSOMOS MUCHOS PROBLEMAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOSMENOS

ProblemasProblemas

Falta de Falta de controlcontrol de los documentos y su de los documentos y su localización. localización.

Altos índices de Altos índices de demoras, errores y demoras, errores y extravíoextravío. .

DispersiónDispersión de los puntos de archivo y de los puntos de archivo y consulta. consulta.

Espacios improductivosEspacios improductivos ocupados con ocupados con archivos pasivos o vencidos.archivos pasivos o vencidos.

Gran cantidad de Gran cantidad de información duplicadainformación duplicada. . Pérdida de oportunidades de Pérdida de oportunidades de

negociación por la demora de obtener negociación por la demora de obtener información. información.

FileStorage S.A.FileStorage S.A.

La solución paraLa solución para AdministrarAdministrar AlmacenarAlmacenar OrdenarOrdenar DepurarDepurar TransportarTransportar DestruirDestruir DigitalizarDigitalizar

archivosarchivos

FILE WEBFILE WEB

ClientesClientes

Instituciones públicas y Instituciones públicas y privadasprivadas

Bancos y entidades Bancos y entidades financierasfinancieras

AseguradorasAseguradoras IndustriasIndustrias ImportadoresImportadores FarmacéuticasFarmacéuticas Empresas de serviciosEmpresas de servicios ComerciosComercios

IBMIBM

Estado anteriorEstado anterior

Una situación solucionada.Una situación solucionada.

Estado anteriorEstado anteriorEdificio 10 de AgostoEdificio 10 de Agosto

Estado: Bueno.Estado: Bueno. Almacenamiento: estanterías metálicas.Almacenamiento: estanterías metálicas. Seguridad: Regular.Seguridad: Regular. Capacidad: mínima.Capacidad: mínima. Orden y limpieza: Regular.Orden y limpieza: Regular. Sistemas de búsqueda: Sin estándar.Sistemas de búsqueda: Sin estándar. Archivo pasivo = almacenamiento de Archivo pasivo = almacenamiento de

papelpapel

Estado anteriorEstado anteriorOficinas GYEOficinas GYE

Estado: Regular.Estado: Regular. Almacenamiento: estanterías Almacenamiento: estanterías

metálicas.metálicas. Seguridad: Regular.Seguridad: Regular. Capacidad: mínima.Capacidad: mínima. Orden y limpieza: Regular.Orden y limpieza: Regular. Sistemas de búsqueda: Sin estándar.Sistemas de búsqueda: Sin estándar. Gran cantidad de archivos Gran cantidad de archivos

inservibles.inservibles. Gran espacio mal utilizado.Gran espacio mal utilizado.

SoluciónSolución

Centralización del archivo Centralización del archivo pasivopasivo

IBMIBM

ProgramóProgramó ClasificóClasificó TransportóTransportó CodificóCodificó AlmacenóAlmacenó CapacitóCapacitó AdministróAdministró

ResultadosResultados

Administración del archivo Administración del archivo pasivopasivo

NúmerosNúmeros

Cantidad de cajas Cantidad de cajas almacenadas: 1510almacenadas: 1510

Cantidad de consultas: 168 Cantidad de consultas: 168 desde 2003 a 2005desde 2003 a 2005

Se depuró un 40% el archivo.Se depuró un 40% el archivo.

BeneficiosBeneficios

Distribución del gasto por centro Distribución del gasto por centro de costos.de costos.

Logística.Logística. Capacitación.Capacitación. Seguro.Seguro. Control total.Control total.

IBM - FILEIBM - FILE

VentajasVentajas

ServicioServicio

Bodegas en Quito y GuayaquilBodegas en Quito y Guayaquil Medidas de seguridadMedidas de seguridad Capacidad ilimitadaCapacidad ilimitada AdministraciónAdministración TransportesTransportes Auditoria y control documentalAuditoria y control documental Personal técnico a disposiciónPersonal técnico a disposición Procesos estándaresProcesos estándares

Servicio OnLineServicio OnLine

Ingreso de nueva documentaciónIngreso de nueva documentación Búsqueda y consulta de cajasBúsqueda y consulta de cajas Solicitud de documentaciónSolicitud de documentación Depuración de la informaciónDepuración de la información Administración de usuarios con Administración de usuarios con

diferentes perfiles de accesodiferentes perfiles de acceso Auditoria de accesosAuditoria de accesos

OperatoriaOperatoria

Todos los archivos de toda la empresa Todos los archivos de toda la empresa en un solo lugar.en un solo lugar.

Inventario detallado de la Inventario detallado de la documentación custodiada. documentación custodiada.

Cajas especialmente diseñadas para Cajas especialmente diseñadas para archivo codificadas para su seguridad.archivo codificadas para su seguridad.

Entrega y retiros de las cajas puerta a Entrega y retiros de las cajas puerta a puertapuerta

Sala de consulta en nuestras Sala de consulta en nuestras instalaciones preparada para nuestros instalaciones preparada para nuestros clientes.clientes.

VentajasVentajas

OrdenOrden EconomíaEconomía VelocidadVelocidad ProfesionalismoProfesionalismo SistematizaciónSistematización PersonalPersonal

IBMIBM

FINFIN