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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL Página 1 de 21

NODO PROVINCIA COMUNERA

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL

( No. 000049 15 Noviembre 2012 )

COLEGIO INTEGRADO LUCAS CABALLERO DEL MUNICIPIO DE SUAITA - SANTANDER

PEDRO AGUSTIN PEREZ SILVA RECTOR

VIGENCIA 2011




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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

LUIS CARLOS CHAPARRO Contralor Auxiliar de Santander

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA

SubContralora Delegada para el Control Fiscal

EQUIPO DE AUDITORIA

RUBEN DARIO PINTO MARTINEZ Administrador de Empresas

Profesional Universitario COORDINADOR EQUIPO AUDITOR

NUBIA ESTHER LEON VILLALBA Contadora Pública

Profesional Especializada

NANCY PAULINA SILVA RAMIREZ Abogada

Profesional Especializada




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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION 4

1. ANTECEDENTES 4

2. ALCANCE 4

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 4

3.1 EVALUACION Y ANALISIS FINANCIERO 4

3.1.1 ESTADOS FINANCIEROS 5

3.1.1.1 BALANCE GENERAL 6

3.1.1.2 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL

10

3.1.2 OPINION SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

11

3.2 EVALUACION Y ANALISIS PRESUPUESTAL 11

4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 20

5. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

20

6. PRONUNCIAMIENTO 21




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INTRODUCCION

La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditorias, vigencia 2012, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al COLEGIO

INTEGRADO LUCAS CABALLERO DEL MUNICIPIO DE SUAITA, correspondiente a la vigencia fiscal 2011, con el fin de evaluar los resultados obtenidos en cumplimiento de su misión.

La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo del ente educativo lo que conlleva un beneficio directo de la calidad de vida de la comunidad suaitana.

1. ANTECEDENTES

Para la vigencia fiscal 2010, se produjo Informe Definitivo de Revisión de Cuenta No. 000287 de diciembre 23 de 2011, con pronunciamiento de FENECIMIENTO

No. 000298 de la misma fecha, debidamente comunicados al Representante Legal. No se exige en este informe la suscripción de Plan de Mejoramiento, como resultado de la revisión de cuenta.

2. ALCANCE

Para el proceso auditor, se toman como base los informes y formatos anexos correspondientes a la vigencia 2011, presentados a la Contraloría mediante el Sistema Integrado de Auditorías -SIA-. Tanto la información reportada en el SIA

como también la complementaria, aportada en medio físico o electrónico en cualquiera de las etapas del proceso auditor o la registrada en otros sistemas de información estatales, es responsabilidad del ente educativo.

Para el pronunciamiento de la vigencia analizada, se tuvo en cuenta las líneas financiera, presupuestal y contratación. Se analizó y verificó la oportunidad y

veracidad en el registro de los diferentes hechos económicos, como también el cumplimiento de la normatividad aplicable en cada materia. Respecto de la línea quejas y denuncias, se constata que en la Oficina de Políticas Institucionales y

Control Social de la Contraloría, no existen quejas ni denuncias activas en contra del Colegio Integrado Lucas Caballero del Municipio de Suaita.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 3.1 EVALUACION Y ANALISIS FINANCIERO

El proceso de registro contable se realiza en forma manual por no contar con un software que garantice seguridad y veracidad en el registro de los valores

contables. No existen libros auxiliares que permitan comparar y revisar en forma cronológica

las transacciones económicas realizadas en la institución. Se constatan en medio físico el Balance de Comprobación y los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2011, los cuales corresponden a los rendidos en el Sistema Integral




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de Auditorias -SIA, pero no existen libros auxiliares para hacer los cruces

respectivos. 3.1.1 ESTADOS FINANCIEROS

Los Estados Financieros son las herramientas más importantes con que cuenta la Administración, para evaluar el estado en que se encuentra reflejada la

información resultante del proceso contable, de manera que garantice la eficiencia, y razonabilidad de los mismos y que sirva de base para establecer las acciones administrativas tendientes a demostrar los recursos controlados por el ente

económico, como las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.

HALLAZGO No. 1 INEXISTENCIA DE LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES.- El sistema de

contabilidad y los Estados Financieros del COLEGIO INTEGRADO LUCAS CABALLERO, correspondientes a la vigencia fiscal 2011, no cumplen con los principios establecidos por la Contaduría General de la Nación, como

reconocimiento, registro, causación y revelación, así como los requisitos establecidos en la tenencia de los libros principales y auxiliares que son la fuente para la elaboración de los Estados Financieros.

El hallazgo se fundamenta en el hecho de que al solicitarse por el Equipo Auditor, los libros principales y auxiliares con el fin de confrontar la información reflejada en

los Estados Financieros de la vigencia 2011, teniendo en cuenta que en el Colegio se registran las operaciones contables en forma manual, esta solicitud no fue atendida porque no existen los libros principales y auxiliares, según consta en el

Acta No. 1 firmada por la Pagadora, quien es la persona encargada de organizar la documentación para ser entregada al Contador de la Institución.

Es pertinente anotar que como soporte de los Estados Financieros, las entidades públicas deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pública, con el fin de garantizar la

confiabilidad y veracidad de la información. Los libros de contabilidad forman parte integral de la contabilidad pública y deben estar a disposición en la entidad para efectos de inspección y vigilancia, y en ningún caso, los valores que aparecen

registrados en estos serán diferentes a los revelados en los Estados Financieros y demás informes complementarios.

Se conmina a la Administración del ente educativo, para que establezca prioridades en la adquisición de un programa contable que permita visualizar el registro de las operaciones, atendiendo el cabal cumplimiento a la normatividad

existente. Es pertinente citar Concepto 39801 de junio 17 de 1994, emitido por la DIAN que

relacionado con el particular, dice lo siguiente: “(…) Los libros de contabilidad del contribuyente, tanto principales como auxiliares, constituyen prueba a su favor siempre que se lleven en debida forma. El contribuyente debe presentar sus libros

(principales y auxiliares), comprobantes y demás documentos de contabilidad cuando la administración lo exija de no hacerlo así, no podrá involucrarlos posteriormente como prueba en su favor, teniéndose tal hecho como indicio en su

contra (…)”.




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HALLAZGO ADMINISTRATIVO

PRESUNTOS RESPONSABLE(S) PEDRO AGUSTIN PEREZ SILVA Rector OSCAR JAVIER GRANDAS ARDILA Contador

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Efectivamente los

Libros Principales y Auxiliares de la Institución no estaban actualizados por negligencia de la Pagadora.

CONCLUSION: Analizada la respuesta dada por la institución educativa y los soportes aportados en la réplica, se observa que anexo únicamente las hojas

elaboradas en Excell que corresponden al Libro Auxiliar de Caja, de Bancos, de Ingresos; no se evidenciaron folios de los libros registrados, situación que deja

entrever la falta de compromiso de la Administración de esta Institución de tan reconocida trayectoria. Por lo tanto, por ser inconsistencias de importancia que

impactan significativamente el reflejo de la información financiera deben tomarse

las medidas correctivas de manera oportuna, por la cual se conmina a la administración del ente educativo, para que establezca prioridades en la

adquisición de un programa contable que permita visualizar el registro de las operaciones, atendiendo el cabal cumplimiento a la normatividad existente. En consecuencia, se deja en firme el hallazgo administrativo para que su inclusión

en Plan de Mejoramiento, al cual se realizará el respectivo seguimiento. .

3.1.1.1 BALANCE GENERAL HALLAZGO No. 2

INCONSISTENCIA EN LA PRESENTACION Y PAGO DE LA RETENCION EN LA FUENTE.- En análisis efectuado a la presentación de pagos durante la vigencia 2011 a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN-, se pudo

determinar que no se realizaron pagos de retención en la fuente. El hallazgo se fundamenta en el hecho de que al solicitar la presentación y pago

de los formularios de Retención en la fuente de la vigencia 2011, la Pagadora informa que se efectuaron retención por servicios y compras pero por desconocimiento no fueron canceladas oportunamente, tal y como lo exige la ley,

originando la acumulación a diciembre 31 de 2011 en cuantía de $2.849.109, tal y como lo reflejan los Estados Financieros con corte a esa fecha.

Se conmina a la Administración del ente educativo, para que se dé estricto cumplimiento a los términos establecidos en la normatividad vigente en la materia, en procura de evitar un eventual detrimento al patrimonio público, y la

configuración de una presunta conducta con alcance disciplinario, fiscal e inclusive penal.






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REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Durante la

vigencia 2011, se practicó retención en la fuente a los proveedores de la Institución, las cuales no se cancelaron oportunamente. El día 23 de marzo de 2012, se canceló a la DIAN la retención en la fuente de 2011 y lo causado

hasta esta fecha del 2012, según formulario de pago No. 3507200969823. CONCLUSION: Se constata en el soporte de Retención en la Fuente

No. 3507200969823 de marzo 23 de 2012, el pago por valor de $8.404.000, en el cual están incluidos $2.849.109 que habían quedado pendientes por pagar a diciembre 31 de 2011; sin embargo, es pertinente advertir que la DIAN, verifica

que los pagos se realicen en el mes que corresponden y en la fecha indicada de acuerdo al calendario tributario establecido, razón por que se recomienda que para evitar sanciones cancele la retención en la fuente en forma oportuna. Con

base en lo expuesto por la entidad educativa y el soporte adjunto, se desvirtúa el hallazgo administrativo. .

HALLAZGO No. 3 NO EFECTUA OPORTUNAMENTE LOS PAGOS POR CONCEPTO DE IMPUESTO DE RODAMIENTO DE LOS VEHICULOS PROPIEDAD DEL COLEGIO INTEGRADO.- No se evidencian los pagos por

concepto de impuesto de rodamiento ante la Gobernación de Santander de los vehículos propiedad del ente educativo. Se verificó en el equipo dispuesto para los usuarios y el Informe de Estado de Deuda (Oficina 133 Impuestos de Vehículos de

la Gobernación de Santander), con los siguientes resultados:

PLACA OFS191 DESCRIPCION

VEHICULO Chevrolet modelo 2007

AÑO OBSERVACIONES INFORME DE ESTADO DE CUENTA

IMPUESTO SANCION INTERES

2012 -Con deuda 1.993.000,oo 199.000,oo 59.000,oo

2011 -Con proceso abierto -Falta característica del vehículo

2010 -Con proceso abierto 3.416.000,oo 3.416.200,oo 1.932.000,oo

TOTALES 5.349.000,oo 3.615.200,oo 1.991.000,oo

PLACA OSA153 DESCRIPCION

VEHICULO Chevrolet Luv KB41 modelo 1989



2012 -Con deuda 60.000,oo 130.000,oo 2.000,oo

2011 -Con deuda 65.000,oo 130.500,oo 21.000,oo

2010 -Con proceso abierto 68.000,oo 130.500,oo 38.000,oo TOTALES 193.000,oo 391.000,oo 61.000,oo

PLACA OSA820 DESCRIPCION

VEHICULO Nissan modelo 2008



2012 Con deuda 243.000,oo 130.000,oo 3.000,oo

2011 Con deuda 273.000,oo 191.545,oo 85.000,oo

2010 Con deuda 288.000,oo 287.600,oo 159.000,oo

2009 Con proceso abierto 251.000,oo 251.450,oo 203.000,oo

2008 Con proceso abierto 1.261.000,oo 2.521.900,oo 1.367.000,oo TOTALES 2.316.000,oo 3.382.495,oo 1.817.000,oo




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Se deja expresa constancia que las sanciones e intereses generados eventualmente generan presunta conducta fiscal, la cual se configuraría al

momento del pago o pagos.


PRESUNTOS RESPONSABLE(S) PEDRO AGUSTIN PEREZ SILVA Rector

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Manifiesta que no se canceló oportunamente, “porque se esperaba una ordenanza anunciada que

exoneraba el pago de impuestos de rodamiento de los carros oficiales”. Incluye este hallazgo en Plan de Mejoramiento, para gestionar ante Rentas Departamentales la exoneración de los pagos por impuesto de rodamiento porque

a la fecha el Colegio no cuenta con presupuesto disponible para asumir esta responsabilidad.

CONCLUSION: Con relación al tema del pago de impuesto de vehículos oficiales está la Sentencia fechada el 12 de marzo de 2012 del Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo, M.P. Martha Teresa Briceño de Valencia.

Rad. 05001-23-31-000-1999-03314-01(18444), tomada entre otros como fundamento en la Ordenanza No. 025 del 3 de agosto de 2012, titulada: “POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICA PARCIALMENTE Y ADICIONA LA

ORDENANZA 01 DEL 22 DE ABRIL DE 2010, ESTATUTO TRIBUTARIO”, la cual dice: “ARTICULO 1: Inclúyase un nuevo parágrafo al artículo 124 de la Ordenanza 01 de 2010, que para el caso será el parágrafo quinto, el cual quedará así:

PARAGRAFO 5. Los vehículos oficiales no pagarán el impuesto sobre vehículos automotores del que habla la Ley 488 de 1998, por no estar expresamente incluidos en la misma norma. Conc. Art. 145 de la Ley 488 de 1998 y Sentencia

18444 de 12 de marzo de 2012”. Con estos antecedentes, la Oficina Asesora de la Gobernación de Santander, en concepto de agosto 14 de 2012 (Proc. # 356423), dice en un aparte: “(…) De lo anterior, no encontramos en el texto legal una tarifa que grave a los vehículos oficiales con el impuesto y por ello, al derogar de nuestro estatuto de rentas, a las

entidades públicas que tienen vehículos oficiales, existe un decaimiento del acto administrativo o pérdida de ejecutoria, ya que desaparecen las causas que generaron la existencia y causación del tributo, y por ello, no debe cobrarse con

retroactividad a las entidades públicas a los que se le liquidó el impuesto de vehículo oficial y que en fin a la fecha no han pagado dicho tributo. De esta manera se depura nuestra base de impuestos respecto de los vehículos oficiales y

se evita tener que discutir un tema de efectividad de acto administrativo que creó el impuesto de vehículo oficial, por el fenómeno del decaimiento del acto administrativo a partir de la fecha”.

Por lo expuesto, se solicita a la Administración del Colegio Integrado Lucas Caballero, realizar las diligencias necesarias y suficientes para subsanar ante la

Gobernación de Santander los estados de cuenta de los vehículos oficiales de su propiedad, contribuyendo de paso en la depuración de la base de impuestos del




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ente departamental. Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en los siguientes términos: HALLAZGO No. 3

EFECTUAR GESTION ANTE LA GOBERNACION DE SANTANDER PARA LA DEPURACION DE CARTERA POR CONCEPTO DE IMPUESTO DE VEHICULOS OFICIALES POR PERDIDA DE EJECUTORIEDAD DE ACTO

ADMINISTRATIVO.

HALLAZGO No. 4 NO HÁ EFECTUADO EL TRASPASO DE VEHICULO A FAVOR DEL COLEGIO INTEGRADO.- La tarjeta de propiedad del vehículo Nissan modelo 2008 con

placas 0SA820, figura a nombre de la Gobernación de Santander, debiéndose efectuar el traspaso a favor del Colegio Integrado Lucas Caballero del Municipio de Suaita.


PRESUNTOS RESPONSABLE(S) PEDRO AGUSTIN PEREZ SILVA Rector

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Manifiesta que no ha efectuado el traspaso porque existía deuda de impuestos a la fecha 25 de marzo de 2010, en la cual fue emitida la Resolución No. 003702 de baja y cesión del

vehículo a la Institución. Dice también que la deuda de impuesto corresponde a la Gobernación de Santander. Plantea como acción correctiva dentro de Plan de Mejoramiento, verificar la exoneración de los impuestos y gestionar el traspaso.

CONCLUSION: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento.

PRESUNTA INVASION POR PARTICULARES DE UN PREDIO PROPIEDAD DEL COLEGIO.- En un aparte de la respuesta que da el Colegio a la solicitud de

información realizada por el Equipo Auditor, mediante oficio ARAS-005 de mayo de 2012, dice lo siguiente: “(…) NOTA: Manifestamos que recibida la Granja en donación se encontró impase con unos ex funcionarios de la Secretaría de

Agricultura y Ganadería del Departamento, que invadieron terrenos de la Granja. Se solicitó a Secretaría de Gobierno Municipal, Inspección de Policía Municipal y Personería Municipal que inspeccionaran los linderos de la Granja para verificar y

nos solucionaran el impase. Visitaron en primera ocasión sin informe escrito; se volvió a solicitar y manifestaron que no era competencia de ellos. ¿Ante quien se puede acudir para solucionar este inconveniente?”.

Respecto de la información sobre los motivos de modo, tiempo o lugar, como también la identificación de los presuntos “invasores de los terrenos”, y soportes

de la gestión adelantada, el exRector del Colegio Integrado Lucas Caballero, manifiesta que ofició a la Personería y al Secretario de Gobierno del Municipio, según orientación del Instituto Agustín Codazzi, para que ellos verificaran linderos

y de ahí constatar si había invasores, y que a la fecha no se ha obtenido ningún pronunciamiento por parte de ellos. También manifiesta que los presuntos invasores son Luis Enrique Puerto y José Grimaldos, ex funcionarios de la

Secretaría de Agricultura.




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En consideración a que no se hallan elementos que permitan establecer un presunto daño patrimonial, competencia de la Contraloría, se recomienda al ente

educativo reiterar la solicitud sobre los hechos expuestos, tanto a la Personería como a la Alcaldía Municipal, para que se adelanten las acciones administrativas y de ser necesario jurídicas, en procura de salvaguardar en su integridad la

propiedad del predio conocido como Granja El Otoval.

3.1.1.2 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL HALLAZGO No. 5

DIFERENCIA EN EL REPORTE DE INGRESOS COMPARADO CON LOS EXTRACTOS BANCARIOS.- No existe coherencia entre el reporte de ingresos registrados en el Estado de Actividad Financiera Económica y Social con corte a

31 de diciembre de 2011, con respecto a los que se reflejan en los extractos bancarios de enero a diciembre de 2011, correspondientes a la única cuenta que posee la entidad. Se sustenta este hallazgo en el hecho que al compararse los

ingresos que reporta el COLEGIO INTEGRADO LUCAS CABALLERO, en la vigencia 2011, con respecto a los que registran los extractos bancarios de la misma vigencia, se presentan diferencias, así:

COLEGIO INTEGRADO LUCAS CABALLERO

COMPARATIVO DE INGRESOS

CIFRAS EN PESOS

INGRESOS SEGÚN EXTRACTO BANCARIO

INGRESOS SEGÚN ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL

DIFERENCIA

71,733,065 64,356,610 7,376,455

Considerando la importancia de esta información y en virtud de que no fue posible verificar los registros de ingresos, se conmina a la Administración del ente educativo para que establezca prioridades que permitan determinar el proceso de

identificación de las operaciones y hechos económicos de manera individualizada que evidencien que efectivamente lo contabilizado cumple los Principios de Reconocimiento, Acusación, Registro y Revelación de los hechos económicos en

forma precisa, veraz, oportuna y confiable.



REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Manifiesta que los ingresos reportados en el formato F3 de la rendición de la cuenta, reflejan el valor

que efectivamente reportan las consignaciones bancarias, igualmente en el Libro Auxiliar de Bancos, se reflejan las consignaciones reportadas por el Banco, y que la diferencia encontrada entre los ingresos según los extractos y los ingresos

según el Estado de Actividad, Financiera, Económica y Social, obedecen a un




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error de digitación. Adjunta Formato F3 Cuentas Bancarias, Formato F6 Ejecución Presupuestal de Ingresos (corregido), y Auxiliar de Bancos.

CONCLUSION: Verificada la respuesta, se deja claridad que independientemente de que las consignaciones bancarias sean el fiel reflejo del Libro Auxiliar, debe

existir precisión en las cifras contabilizadas en los Estados Financieros, con especial atención a lo preceptuado en el artículo 10 de la Ley 143 de 1990, que dice: “(…) tratándose de balances se presumirá además, que los saldos se han

tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registrados en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance”. Sírvase tomar nota al respecto. Se desvirtúa la

conducta administrativa endilgada en el presente hallazgo.

3.1.2 OPINION SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

La Contraloría General de Santander, con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales, especialmente las conferidas por los artículos 267- 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993, la Resolución Interna

000617 de 2010, y el Plan General de Auditorias, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al COLEGIO INTEGRADO LUCAS CABALLERO DEL MUNICIPIO DE SUAITA,

correspondiente a la vigencia fiscal 2011, a través del examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, con corte a 31 de diciembre de 2011. La información verificada corresponde a la suministrada por

la Entidad y a la rendida a través del Sistema Integral de Auditorias -SIA, la cual fue preparada bajo la responsabilidad de la Administración.

Aplicados los procedimientos de auditoría a los Estados Financieros, se puede concluir que estos no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la entidad a 31 de diciembre de 2011,

de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación.

Lo anterior, en razón a que la entidad educativa no suministró la información requerida, tales como documentos fuentes de los registros contables, sus soportes, los libros principales oficiales y libros auxiliares, y que por estas

limitaciones no fue posible aplicar otros procedimientos de control para verificar y comprobar la razonabilidad de los registros y saldos de las cuentas que se presentan en los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2011.

Conforme a lo expuesto, la contadora NUBIA ESTHER LEON VILLALBA,

integrante del Equipo Auditor con tarjeta profesional No. 50083-T, SE ABSTIENE DE EMITIR OPINIÓN sobre la razonabilidad de los Estados Financieros.

3.2 EVALUACION Y ANALISIS PRESUPUESTAL

Los movimientos presupuestales registrados en el Formato F06 Ejecución Presupuestal de Ingresos, son los siguientes:




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Fuente: Formato F06 Ejecución Presupuestal de Ingresos.-

Y los movimientos presupuestales registrados en el Formato F07 Ejecución

Presupuestal de Gastos, se describen en el siguiente cuadro:

Fuente: Formato F07 Ejecución Presupuestal de Gastos.-

Las adiciones realizadas durante la vigencia 2011, se detallan así:

ACUERDOS CONCEJO DIRECTIVO VALOR ADICION RECURSOS QUE MOTIVAN LA ADICION

No. 001 de febrero 8 de 2011 $106.494,19 Recursos de capital vigencia 2010

No. 002 de abril 28 de 2011 $5.599.742,oo Convenio Interadministrativo con el Municipio de Suaita

No. 004 de mayo 5 de 2011 $7.115.000,oo Venta semovientes $4.800.000,oo Donaciones $2.315.000,oo

No. 005 de junio 15 de 2011 $1.862.000,oo Sistema General Participaciones

No. 008 de octubre 3 de 2011 $1.000.000,oo Ingresos venta productos agropecuarios

No. 009 de diciembre 7 de 2011 $6.000.000,oo Convenio Interadministrativo con el Municipio de Suaita

TOTAL ADICIONES $21.683.236,19

Por otra parte, los créditos y contracréditos, por valor total de realizados durante la vigencia 2011, se especifican así:

ACUERDOS CONCEJO DIRECTIVO VALOR CREDITOS

Y CONTRACREDITOS

No. 003 de mayo 2 de 2011 $8.000.000,oo

No. 006 de julio 1 de 2011 $12.230.000,oo

No. 007 de octubre 1 de 2011 $1.280.000,oo

TOTAL $21.510.000,oo




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HALLAZGO No. 6 EXISTEN DIFERENCIAS EN EL PRESUPUESTO INICIAL APROBADO SEGÚN

ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO Y LAS EJECUCIONES PRESUPUESTALES DE INGRESOS Y GASTOS.- Existen diferencias entre el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para la vigencia 2011, tanto en el

ingreso como en el gasto, y los valores registrados como presupuesto inicial en las ejecuciones presupuestales.

El Presupuesto General para la vigencia 2011, según Acuerdo No. 01 de noviembre 30 de 2010 aprobado por el Consejo Directivo, es de $73.347.924,69. Al cruzarse este valor y el detallado por rubros que fue aprobado con respecto a

los valores registrados en los Formatos F06 Ejecución Presupuestal de Ingresos y F07 Ejecución Presupuestal de Gastos, se constatan diferencias tanto en el ingreso como en el gasto, así:

PRESUPUESTO INICIAL DE INGRESOS

Código Nombre Rubro S/n Acuerdo No. 01 S/n Formato F06 Diferencias

1 INGRESOS 73,347,925 51,835,000 21,512,925

1 2 10 020402 Sistema General de Participaciones 27,985,000 26,424,000 1,561,000

1 2 10 020426 Transferencias del Municipio 6,000,000 - 6,000,000

1 3 10 020714 Donaciones 1,433,000 - 1,433,000

1 6 02 020342 Servicios Educativos 37,629,924 25,111,000 12,518,924

PRESUPUESTO INICIAL DE GASTOS

Código Nombre Rubro S/n Acuerdo

No.01 S/n Formato

F07 Diferencias

A GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 73,347,925 51,835,000 21,512,925

A 2 GASTOS GENERALES 73,347,925 51,835,000 21,512,925

A 2 032101 Impuestos y Contribuciones 4,000,000 1,029,400 2,970,600

A 2 032103 Compra de Equipo 7,000,000 5,835,600 1,164,400

A 2 032104 Enseres y Equipo de Oficina 3,347,925 500,000 2,847,925

A 2 032106 Materiales y Suministros 16,000,000 12,270,000 3,730,000

A 2 032107 Mantenimiento 11,000,000 12,000,000 (1,000,000)

A 2 032108 Comunicaciones y Transporte 1,000,000 500,000 500,000

A 2 032109 Impresos y Publicaciones 4,400,000 6,000,000 (1,600,000)

A 2 032110 Servicios Públicos 500,000 5,000,000 (4,500,000)

A 2 032111 Seguros 3,000,000 2,000,000 1,000,000

A 2 032113 Viáticos y Gastos de Viaje 500,000 400,000 100,000

A 2 032120 Compra de Semovientes 1,500,000 1,000,000 500,000

A 2 032121 Sostenimiento de Semovientes 4,000,000 2,000,000 2,000,000

A 2 032123 Proyectos. Capacitación y Bienestar Social 500,000 200,000 300,000

A 2 032191 Otros Gastos por Adquisición de Servicios 4,000,000 3,000,000 1,000,000

Es pertinente advertir que el manejo inadecuado del presupuesto de ingresos y gastos puede generar conducta disciplinaria, con especial atención al artículo 48

numeral 26 de la Ley 734 de 2002.




INFORME DEFINITIVO



PRESUNTOS RESPONSABLE(S) PEDRO AGUSTIN PEREZ SILVA / Rector

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Manifiesta que la

Pagadora de la Institución entregó al Equipo Auditor un proyecto de presupuesto por valor de $73.347.924.69, y sobre este se calcularon las diferencias reportadas en el hallazgo. Allega copia del Presupuesto Aprobado por el Consejo Directivo en

cuantía de $51.835.000; este mismo presupuesto fue radicado en la Oficina de Contabilidad de la Secretaría de Educación Departamental el 14 de diciembre de 2010.

Así mismo, informa que el presupuesto del Colegio Lucas Caballero que se reportó en el SIA es el aprobado por el Concejo Directivo, radicado en la

Secretaría de Educación Departamental, y por un valor de $51.835.000, y que los valores reportados como presupuesto inicial en los Formatos F6 y F7, son reales y suman $51.835.000.

CONCLUSION: Los argumentos expuestos en la réplica conducen a desvirtuar el hallazgo administrativo.

HALLAZGO No. 7

PRESUNTAMENTE ASUME COMPROMISOS EN EXCESO DEL SALDO DISPONIBLE DE APROPIACIÓN.- Presuntamente asume compromisos en exceso del saldo disponible de apropiación en los códigos presupuestales

A2032101 Impuestos y Contribuciones, A2032103 Compra de Equipo, A2032111 Seguros, y A2032121 Sostenimiento de Semovientes. Se fundamenta este hallazgo en lo siguiente:

Al cruzarse los valores de los pagos registrados en el Formato F7 Ejecución Presupuestal de Gastos y los registrados en el Formato F7A Relación de Pagos,

se obtienen diferencias, así:

Código Nombre Rubro Pagos s/n F07 Pagos s/n F07A Diferencias

A 2 032101 Impuestos y Contribuciones 990,851 11,891,664 (10,900,813)

A 2 032103 Compra de Equipo 4,616,800 6,269,100 (1,652,300)

A 2 032111 Seguros 336,400 1,017,100 (680,700)

A 2 032121 Sostenimiento de Semovientes 5,118,202 5,806,101 (687,899)

Quiere decir que el valor de los pagos registrados en el Formato F7A Relación de

Pagos, en los códigos arriba relacionados, es superior al valor de los pagos según Formato F7 Ejecución Presupuestal de Gastos.

Estos pagos registrados en el Formato F7A respecto de la apropiación definitiva, según Formato 7, lleva a concluir que presuntamente se asumieron compromisos en exceso del saldo de apropiación, como puede verse en el siguiente cuadro:




INFORME DEFINITIVO


Código Nombre Rubro Aprop. Defin F7 Pagos F7A Compromisos de +

A 2 032101 Impuestos y Contribuciones 1,029,400 11,891,664 (10,862,264)

A 2 032103 Compra de Equipo 4,635,600 6,269,100 (1,633,500)

A 2 032111 Seguros 340,000 1,017,100 (677,100)

A 2 032121 Sostenimiento de Semovientes 5,130,000 5,806,101 (676,101)

Los pagos registrados en el Formato F7A Relación de Pagos, son los siguientes:

Independientemente de los soportes que a bien tenga suministrar en la répl ica al presente hallazgo, se requiere adjunte la siguiente información: (a) minutas de los

contratos que dieron origen a los pagos. (b) certificados de disponibilidad presupuestal. (c) Registros presupuestales. (d) Hojas auxiliares de presupuesto de los códigos afectados.

HALLAZGO DISCIPLINARIO

NORMAS VIOLADAS Decreto 111 de 1996 Artículo 48 numerales 22 y 26, Ley 734 de 2002





INFORME DEFINITIVO


REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Manifiesta que por error involuntario en el Formato 7A, se digitaron códigos presupuestales

incorrectos. Allega el formato 7A, debidamente corregido, y en el cual se puede apreciar que no se asumieron compromisos sin disponibilidad presupuestal. Anexa también copia del Informe de Ejecución Presupuestal, del Formato F7A

(clasificado por rubros), y del Auxiliar de Gastos. En relación con el rubro de Impuestos y Contribuciones, dice que en el Formato F7A original reportó un gasto por valor de $11.891.664, el cual corresponde a las Estampillas Departamentales

descontadas a los proveedores y pagadas a la Tesorería del Departamento, y no constituyen un gasto para la Institución.

CONCLUSION: Con base en la réplica y anexos de la misma, se desvirtúa la presunta conducta disciplinaria endilgada en el hallazgo. Es importante sin embargo advertir al ente educativo que de conformidad con el artículo 4 de la

Resolución 291 de 2004, entorpecer el cabal cumplimiento del proceso auditor o incurrir reiteradamente en errores u omisiones, son causales para la solicitud de apertura de proceso administrativo sancionatorio, y que conforme a lo preceptuado

en el artículo 48 numeral 26, no llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera, son hechos que configuran la comisión de presunta conducta disciplinaria. Sírvase

tomar nota al respecto en próximas rendiciones de cuenta.

HALLAZGO No. 8 NO SUBE LA TOTALIDAD DE COMPROMISOS ADQUIRIDOS EN EL FORMATO F20 13A CONTRATACIÓN.- Los compromisos relacionados en el

formato F20 13A Contratación, subido al SIA, son los siguientes:

No. CLASE OBJETO VALOR CONTRATISTA RUBRO

1 C1 Pago Servicios Contador 2,500,000 PEDRAZA AGUDELO FRANCISCO A2032191

2 C6

Suministros para la buseta.Cam. Trac. y

Guadañas 2,397,250 OLIVERIO PUERTO A2032106

3 C1 Honorarios proceso Centro Cultural 3,300,000 MAURICIO CASTILLO CARDENAS A2032191

4 C4 Insumos Agrícolas Sede Granja 2,047,900 JHOJAN EDISON PARRA CARREÑO A2032106

5 C6 Insumos de aseo para todas las sedes 1,950,200 MARGIE ZARATE A2032106

VALOR CONTRATACION REGISTRADA EN EL SIA 12,195,350

Considerando los pagos que aparecen en el Formato F7A Relación de Pagos,

puede determinarse que no está subiendo al Formato F20 13A la totalidad de contratos. Sin embargo, teniendo en cuenta que la información fue finalmente subida al SIA, se desestima la solicitud de apertura de proceso administrativo

sancionatorio pues no se advierte intención de ocultar a la Contraloría la información, pero se conmina a la Administración del ente educativo a tomar los correctivos necesarios en futuras rendiciones de cuenta, pues incurrir

reiteradamente en errores u omisiones, es causal para sanción de conformidad con la Resolución 291 de 2004.






INFORME DEFINITIVO


REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Manifiesta que en el Formato F20 13A, únicamente reportan los contratos formales que se ejecutaron

durante la vigencia 2011, por valor de $12.195.350, que los demás pagos realizados por la Institución se ejecutaron mediante ordenes de compra y ordenes de servicio, y que todos los pagos se encuentran en el Formato F7A.

CONCLUSION: Con base en la réplica se desvirtúa el hallazgo administrativo. Sin embargo, considerando que existen imprecisiones en la digitación de los

rubros presupuestales del Formato F7A, subido al SIA, se reitera al ente educativo el deber de presentar correctamente la información solicitada en cada uno de los formatos, para próximas rendiciones de cuenta.

HALLAZGO No. 9

SERVICIOS PUBLICOS PENDIENTES DE PAGO.- Existen servicios públicos pendientes de pago, exponiéndose la institución a procesos jurídicos y cortes que afectan la prestación del servicio educativo.

Revisado el rubro A 2 032110 Servicios Públicos el cual según el Formato F7 Ejecución Presupuestal de Gastos, tenía apropiación de $5.000.000, presenta

contracréditos por el mismo valor, para un presupuesto definitivo de cero pesos. Los contracréditos se hicieron mediante Acuerdo del Consejo Directivo No. 003 de mayo 2 de 2011, donde contracredita $3.000.000 de Servicios Públicos, para

acreditarlos al rubro 032191 Otros Gastos por Adquisición de Servicios; y mediante Acuerdo del Consejo Directivo No. 006 de julio 1 de 2011, contracredita entre otros rubros de Servicios Públicos $2.000.000, para acreditar los siguientes:

Compra de Equipo, Materiales y Suministros, Capacitación y Bienestar Social y Gastos Financieros.

Así las cosas, con un presupuesto definitivo y comprometido de cero pesos para la vigencia 2011, en el rubro 032110 Servicios Públicos, se constata en desarrollo del proceso auditor lo siguiente:

El servicio público de luz eléctrica, presenta retraso de 22 meses en el pago, según facturas con corte a abril 30 de 2012, como se especifica a continuación:

Acreedor: Electrificadora de Santander ESSA

Nombre Valores a Pagar

Escuela Dan Judá $107.334,oo

Escuela Benjamín $235.337,oo

Escuela Efraín $372.509,oo

Escuela Tierra Grata $194.506,oo

Escuela La Cucuteña $432.778,oo

Escuela Arturo Santos $1.860.408,oo

Colegio Lucas Caballero Otoval $2.205.653,oo

Colegio Lucas Caballero La Granja $7.952.444,oo

Centro Cultural Lucas Caballero $8.883.615,oo

TOTAL $22.244.584,oo

El servicio público de telefonia, presenta retraso en el pago hasta de 16 meses (a febrero de 2012), así:




INFORME DEFINITIVO


Acreedor: Colombia Telecomunicaciones S.A. E.S.P.


Escuela Urbana Domingo Sabio $352.080,oo

Colegio Lucas Caballero $863.010,oo

TOTAL $1.215.090,oo

Y el servicio público de agua, presenta retraso de 23 meses (a mayo de 2012).

Acreedor: Unidad de Servicios Públicos de Suaita


Centro Cultural Lucas Caballero $1.459.669,oo

TOTAL $1.459.669,oo

Según lo expresado por el Rector, el Colegio suspendió el pago de los servicios desde el mes de junio de 2010, debido a que los recursos del COMPES, no

pueden ser invertidos en estos gastos; presenta al Equipo Auditor documentos relacionados con la gestión adelantada ante el Municipio y ante el Departamento.

La revisión de estos soportes, permite concluir que de conformidad con el artículo 15 de la Ley 715 de 2001, los recursos de la participación para educación del SGP son transferidos a las entidades territoriales con destinación específica y en orden de prioridad para: “(…) 15.2. Construcción de la infraestructura, mantenimiento, pago de servicios públicos y funcionamiento de las instituciones educativas. (...)”. Negritas y cursivas fuera de texto.

Sobre este particular, se pronuncia el Ministerio de Educación Nacional en la Guía No. 8 para la Administración de los Recursos del Sector Educativa. También en la

Directiva Ministerial No. 04 de marzo 27 de 2003, allí donde dice: “(...) Transferencia de la participación para educación del S.G.P. a los Municipios No Certificados. (...) Los recursos de calidad se pueden invertir en los siguientes

conceptos de gasto: (...) Servicios públicos y funcionamento de los establecimientos educativos municipales”.

Realizada la gestión por la Rectoría del Colegio ante la Gobernación de Santander, en oficio fechado el 25 de marzo de 2011, responde: “(...) la Secretaría de Educación está dando cumplimiento a la ley 715/2001 en la destinación de los

recursos de la participación para la educación del sistema general que son los únicos recursos que maneja esta Secretaría, los cuales se destinan exclusivamente a financiar dando prioridad a la prestación del servicio

educativo atendendo el pago del personal docente, directivos docentes y administrativo de las instituciones educativas públicas y las contribuciones inherentes a la nómina y sus prestaciones sociales, sin alcanzar los recursos para

más gastos (...)”. Por su parte, el Municipio de Suaita en oficio fechado el 24 de marzo de 2011,

responde al Colegio: “(...) es claro que los municipios si podrían subsidiar este tipo de necesidades de la institución educativa de acuerdo con la disponibilidad presupuestal del municipio, ello sí existen tales partidas presupuestales, pero nuestro municipio en estos momentos, no cuenta con dichos recursos, ya que no

se encuentran presupuestados, por tanto no es posible la colaboración solicitada.




INFORME DEFINITIVO


En este caso como no se cuenta con los recursos suficientes para el pago de dichos servicios por parte del municipio, es necesario que el Colegio acuda a la

Secretaría de Educación del Departamento para que este les apoye con recursos suficientes para el pago de dichos servicios públicos de la institución educativa, por cuanto el município no cuenta con un rubro destinado para ello”.

La Contraloría General de Santander, con fundamento en su misión constitucional y legal, dando aplicación al control de legalidad de conformidad con el artículo 11 de laLey 42 de 1993, y avocando la Sentencia de la Corte Constitucional C113-99,

M.P. José Gregorio Hernández Galindo, aborda de manera general y abstracta el tema de pago de servicios públicos de los colegios con fundamento en la normatividad vigente en la materia, aplicando el control posterior y selectivo,

sin interferir ni invadir la órbita de competencias propiamente administrativas y sin asumir una responsabilidad coadministradora que la Constitución no ha previsto, concluye la comisión de una conducta administrativa en los hechos objeto de

análisis que de no subsanarse en el menor término posible con la concurrencia de la Administración Municipal de Suaita y de la Administración del Colegio Integrado Lucas Caballero del mismo municipio, conllevando eventualmente la omisión de este

deber la presunta comisión de conducta disciplinaria y también conducta fiscal, si hubiere lugar a procesos jurídicos, intereses moratorios, multas, sanciones y similares.



REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Manifiesta que “El pago de los servicios públicos es responsabilidad del ente territorial, por tal razón la Institución no ha realizado los pagos y el rector realizó los trámites

correspondientes ante la Administración Municipal y la Gobernación de Santander El 28 de junio de 2012 la Administración Municipal canceló los servicios. Anexo un comprobante de egreso como soporte del pago de servicios públicos ”.

CONCLUSION: Se constata como anexo el Comprobante de Egreso No. 0783 del 28 de junio de 2012, expedido por la Secretaría de Hacienda del Municipio de

Suaita, por valor de $34.305.498, a favor de la Electrificadora de Santander S.A., por concepto de pago de servicio de energía de las diferentes instituciones educativas del Municipio de Suaita. No se evidencian los pagos por concepto de

servicios públicos de telefonía y agua, razón por la cual se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento.




INFORME DEFINITIVO


4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO DE

HALLAZGO DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL

INFORME A D P F S

1 X

INEXISTENCIA DE LIBROS PRINCIPALES

Y AUXILIARES.- El sistema de contabilidad

y los Estados Financieros del COLEGIO LUCAS CABALLERO de la vigencia 2011,

no cumplen con los principios establecidos por la Contaduría General de la Nación como

reconocimiento, registro, causación y revelación, así como los requisitos

establecidos en la tenencia de los libros principales y auxiliares que son la fuente

para la elaboración de los Estados contables.

PEDRO AGUSTIN PEREZ S. Rector

OSCAR JAVIER GRANDAS A. Contador

5

2 D E S V I R T U A DO 6

3 X

EFECTUAR GESTION ANTE LA GOBERNACION DE SANTANDER PARA

LA DEPURACION DE CARTERA POR CONCEPTO DE IMPUESTO DE

VEHICULOS OFICIALES POR PERDIDA DE EJECUTORIEDAD DE ACTO

ADMINISTRATIVO. Con fundamento en la Ordenanza No. 025 del 3 de agosto de 2012,

se solicita realizar las diligencias necesarias

y suficientes para subsanar ante la Gobernación de Santander, los estados de

cuenta de los vehículos oficiales propiedad del Colegio, contribuyendo de paso con la

depuración de la base de impuestos del ente departamental.


7

4 X

NO HÁ EFECTUADO EL TRASPASO DE

VEHICULO A FAVOR DEL COLEGIO INTEGRADO.- La tarjeta de propiedad del

vehículo Nissan modelo 2008 con placas 0SA820, figura a nombre de la Gobernación

de Santander, debiéndose efectuar el traspaso a favor del Colegio Integrado Lucas

Caballero del Municipio de Suaita.


9





9 X

SERVICIOS PUBLICOS PENDIENTES DE PAGO.- Existen servicios públicos

pendientes de pago, exponiéndose la institución a procesos jurídicos y cortes que

afectan la prestación del servicio educativo.


17

A= Hallazgo Administrativo D= Hallazgo Disciplinario P= Hallazgo Penal F= Hallazgo Fiscal S= Solicitud de Apertura de Proceso Sancionatorio

5. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR ADMINISTRATIVOS 4

DISCIPLINARIOS 0 PENALES 0

FISCALES 0 SANCIONATORIOS 0

TOTAL HALLAZGOS 4




INFORME DEFINITIVO


6. PRONUNCIAMIENTO

Por lo anterior y en concordancia con la Resolución 000617 del 27 de septiembre de 2010 de la Contraloría General de Santander, se emite CONCEPTO DE ABSTENCION DE OPINION SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS

FINANCIEROS, y por lo tanto, NO SE FENECE la cuenta correspondiente al período fiscal 2011 del COLEGIO INTEGRADO LUCAS CABALLERO DEL MUNICIPIO DE SUAITA, cuya responsable del manejo y representante legal es

PEDRO AGUSTIN PEREZ SILVA, Rector.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER,

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

RUBEN DARIO PINTO MARTINEZ NUBIA ESTHER LEON VILLALBA

Profesional Universitario Profesional Especializada Coordinador Equipo Auditor

(ORIGINAL FIRMADO)

NANCY PAULINA SILVA RAMIREZ Profesional Especializada

(ORIGINAL FIRMADO)

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA SubContralora Delegada para el Control Fiscal

La funcionaria Nancy Paulina Silva Ramírez, no firma el presente informe por cuanto a la fecha se encuentra en trabajo de campo de auditoría al Municipio de Vélez.

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