NOI BASICO

NOI

MODULO BASICO INTEGRAL

Sistema de Nmina IntegralGVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. PASEO DE LA REFORMA No. 76 DESP. 1104 COL. JUAREZ DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06600 TEL. 55-66-59-78 FAX.85-96-61-30 www..gvamundial.com.mx

MANUAL DEL PARTICIPANTESISTEMA DE NMINA INTEGRAL Modulo Bsico Integral

INDICECap.1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.5 1.5.1 1.6 1.6.1 1.6.2 2. 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.3 2.4

ContenidoINSTALACIN(1a. hora)

Pag.

Requisitos del Sistema ........................................................................................ Esquema de Licenciamiento ................................................................................ Concepto de Red ................................................................................................. Instalacin del Sistema ....................................................................................... Directorio de Archivos Comunes (DAC) .................................................................... Asistente de Instalacin ........................................................................................... Instalacin Local o Servidor ..................................................................................... Instalacin Estacin de Trabajo ................................................................................ Entrando por Primera Vez al Sistema ................................................................. Activacin del Sistema ............................................................................................. Configuracin Inicial del Sistema ....................................................................... Iniciando el Sistema por Primera Vez ........................................................................ Entradas Continuas al Sistema ................................................................................. GONFIGURACIONES GENERALES (1a. hora)

Como Empezar a Trabajar con ASPEL-NOI? ...................................................... Abrir Empresa ......................................................................................................... Cambio de Directorio y Fecha ................................................................................... Cerrar Empresa ....................................................................................................... Creacin de la Base de Datos .............................................................................. Operaciones de Aplicaciones Generales .............................................................. Teclas de Acceso Rpido .....................................................................................

GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. PASEO DE LA REFORMA No. 76 DESP. 1104 COL. JUAREZ DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06600 TEL. 55-66-59-78 FAX.85-96-61-30 www..gvamundial.com.mx

Cap.2.5 2.6 2.7 3. 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.5 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 5. 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2

ContenidoPersonalizacin de la Barra de Herramientas ..................................................... Salir ..................................................................................................................... Modo Alterno de Captura .................................................................................... CONFIGURACION DEL SISTEMA (2a. hora)

Pag.

Preferencias ........................................................................................................ Parmetros de la Nmina .................................................................................... Generales ............................................................................................................... Cuotas del IMSS ...................................................................................................... Retenciones del IMSS .............................................................................................. Parmetros del Sistema ...................................................................................... Generales ............................................................................................................... Percepciones y Deducciones .................................................................................... Bases Fiscales ......................................................................................................... Datos de la Empresa ............................................................................................ Perfiles del Usuario ............................................................................................. CATLOGOS DEL SISTEMA (3a. - 4a. hora)

Departamentos ....................................................................................................

Puestos ...............................................................................................................Trabajadores ....................................................................................................... Percepciones y Deducciones ............................................................................... Tablas del Sistema .............................................................................................. Calendarios ......................................................................................................... Tipos de Falta ...................................................................................................... CAPTURA DE MOVIMIENTOS (4a. - 5a. hora)

Movimientos a la Nmina .................................................................................... Por Trabajador ........................................................................................................ Una Percepcin/Deduccin Varios Trabajadores ......................................................... Un Trabajador Varios Movimientos ............................................................................ Descuento por Crdito Infonavit .........................................................................


Cap.5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.4 5.5 5.5.1 5.5.2 5.6 5.7 5.8 5.8.1 5.8.2 5.9 5.10 5.10.1 5.10.2 6. 6.1 6.2 6.3 7. 7.1 7.1.1 7.1.2 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4

ContenidoDescuento por Crdito Fonacot ........................................................................... Recepcin de Informacin ....................................................................................... Envio de Informacin .............................................................................................. Comparacin de Informacin ................................................................................... Horas Extras ........................................................................................................ Faltas ................................................................................................................... Faltas ..................................................................................................................... Faltas por Periodo ................................................................................................... Vacaciones .......................................................................................................... Clculo Inverso ................................................................................................... Incremento de Salarios ....................................................................................... Incremento Individual ............................................................................................. Incremento General ................................................................................................ Captura por Archivos ........................................................................................... Programacin de Movimientos (Tareas) ............................................................. Creacin de Siguiente Periodo .................................................................................. Oro tipo de Movimientos .......................................................................................... ENVIO DE MOVIMIENTOS AL IMSS (6a. hora)

Pag.

Trmites para Obtenr el NPIE y Certificado Digital ............................................ Envio de Movimientos a Travs de ASPEL NOI ................................................... Consulta de Movimientos e Informacin Detallada ............................................ CLCULO DEL SISTEMA (6a. hora)

Clculo del ISR .................................................................................................... Mensual ................................................................................................................. Ajustado ................................................................................................................. Clculo de la Retencin IMSS ............................................................................. SDI Fijo .................................................................................................................. SDI Variable ........................................................................................................... SDI Mixto ............................................................................................................... Desglose de la Retencin IMSS ................................................................................


Cap.7.3 7.4 8. 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 10. 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.5.1 10.5.2 10.5.3 10.6

ContenidoClculo Anual del IMSS ....................................................................................... Clculo del ISR cuando aplica Art. 142 ............................................................... CONSULTAS (7a. hora)

Pag.

Consulta de Nmina ............................................................................................ Consulta de Recibos de Nmina .......................................................................... Consulta de Recibos de Nmina .......................................................................... Consulta de Faltas .............................................................................................. Consulta de Vacaciones ....................................................................................... REPORTES (7a. hora)

Especificar Impresora ......................................................................................... Nmina ................................................................................................................ Desglose de Moneda ........................................................................................... Movimientos por Trabajador ............................................................................... Por Percepcin / Deduccin ................................................................................ Horas Extras ........................................................................................................ Faltas ................................................................................................................... Vacaciones .......................................................................................................... Recibos de Nmina .............................................................................................. Credenciales ........................................................................................................ PROCESOS (8a. hora)

Corte Anual ......................................................................................................... Fondo de Ahorro ................................................................................................. Nmina de Reparto de Utilidades ....................................................................... Nmina de Aguinaldo .......................................................................................... Finiquitos ............................................................................................................. Renuncia Voluntaria ................................................................................................ Rescicin de Contrato por Tiempo Determinado ........................................................ Rescicin de Contrato por Tiempo Indeterminado ...................................................... Pagos Electrnicos ..............................................................................................


Cap.10.7 11. 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.5.1 11.5.2 12. 12.1 12.2 12.3

ContenidoCierre de Nmina ................................................................................................ UTILERIAS (8a. hora)

Pag.

Creacin del Siguiente Periodo ........................................................................... Borrado de Acumulados ...................................................................................... Traspaso de Acumulados .................................................................................... Control de Archivos ............................................................................................. Respaldo de Archivos .......................................................................................... Generacin de Respaldo .......................................................................................... Reinstalacin de Respaldo ....................................................................................... ACTUALIZACIN EN LINEA (8a. hora)

Generalidades ..................................................................................................... Servicio de Actualizacin por ASPEL AL .............................................................. Actualizacin a Travs de la Descarga del Instalador .........................................


SISTEMA DE NMINA INTEGRAL Modulo Bsico IntegralCONSIDERACIONESConsideraciones para trabajar con Windows VistaSEGURIDAD: Windows Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que se ejecuta puede infringir la seguridad del sistema, motivo por el cul solicita constantemente la autorizacin del usuario. Si el usuario no es un Administrador, Vista solicita adicionalmente el usuario y contrasea para llevar a cabo actividades que en versiones anteriores no requeran autorizacin de un usuario Administrador. Para la adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel debers tomar en cuenta lo siguiente: Si tienes Aspel-AL versin 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitir tambin que Aspel AL se actualice a la versin ms reciente. Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre el mensaje: "No se hall el registro del producto, por favor proporcione la ubicacin del archivo de versin". Al ejecutar Aspel-AL versin 2.00.6 o superior tendr el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario Windows: Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin de Aspel-AL. Acptala. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red. Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directorio. Probablemente no tenga permisos de escritura".


Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendr el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de usuario de Windows: Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin del Servidor de Licencias. Debers Aceptarla. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.


1. INSTALACIN1.1 Requisitos del Sistema

Procesador Intel Pentium o compatible, de 300 Mhz o superior* 256 Mb de RAM* 125 Mb de espacio libre en disco duro Monitor Super VGA (800x600) o superior Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o Vista Los requerimientos del Sistema Operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del Sistema Operativo instalado. Para una instalacin en Servidor es recomendable una configuracin mayor, dependiendo del nmero de usuarios y el nmero de empresas a operar en el mismo servidor.

1.2 Esquema de LicenciamientoAhora podrs crecer fcilmente tu Aspel-NOI con la modalidad de usuarios adicionales.

Total 8 Usuarios 99 empresas

Con la nueva modalidad de 1 usuario disea tu sistema de acuerdo a tus necesidades y a un costo menor.


1.3 Concepto de Red

SERVIDOR: Es una computadora central conectada a otras computadoras y cuya funcin es la de controlar y compartir informacin entre todas ellas. (NOI Instala 1 Licencia en el Servidor) ESTACION DE TRABAJO: Es una computadora completa e independiente conectada a un servidor y cuya funcin es la de extraer o depositar informacin en el medio de almacenamiento de dicho servidor. (NOI Instala hasta 5 Usuarios)

1.4 Instalacin del Sistema 1.4.1 Directorio de Archivos Comunes (DAC)Manejo: Las nuevas versiones de los sistemas Aspel (NOI 4.0, COI 5.5, BANCO 3.0, SAE 4.0 y PROD 2.0), crean una carpeta de Archivos comunes Aspel al momento de instalarlos; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los sistemas de la lnea, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso comn , tales como: Aspel-AL, Infoweb, el mdulo de perfiles de usuarios, as como otros documentos de uso comn entre los sistemas Aspel, entre otros. Esta carpeta por omisin se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicacin puede variar dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la


instalacin del sistema. El directorio de archivos comunes, juega un papel muy importante para el trabajo en red, ya que en dicho directorio se almacenan los perfiles de usuario, el archivo empresaw que contiene los parmetros de configuracin de cada una de las empresas, la carpeta Datos donde se localizan los formatos y reportes que el sistema proporciona por omisin (archivos fto y qr2 ), la aplicacin Infoweb, el archivo de control que administra el acceso concurrente al nmero de usuarios permitidos y en general todas las aplicaciones de uso compartido para las estaciones de trabajo, por esa razn, es en esta carpeta que debe ubicarse la base de datos. Para garantizar que todas las terminales que accedan al sistema utilicen los mismos parmetros de configuracin, la misma base de datos, as como el mismo mdulo de perfiles de usuario o la aplicacin Infoweb, etc, es necesario que al momento de instalar Aspel-NOI tanto el servidor como las estaciones de trabajo apunten al mismo directorio de archivos comunes asegurando que el trabajo en red sea completo. Nota : Es importante mencionar que cualquier modificacin o alteracin que se realice sobre estos archivos repercutir en todos los sistemas Aspel instalados, por lo que se sugiere no moverlos. El directorio de archivos comunes contiene los sistemas:

Aspel-AL Infoweb.

Adems de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente informacin:

Archivos de perfiles de usuario Archivos de informacin de los sistemas instalados Archivos con recursos de imgenes Aspel Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo. El archivo empresa Carpeta datos y base de datos ejemplo, entre otros.


Este directorio de Archivos Comunes (DAC) se crea en el proceso de instalacin bajo el siguiente esquema:

Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu computadora

El directorio se crear si: 1. Existen programas o aplicaciones que deberan ubicarse en dicho directorio, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones anteriores del instalador, esta aplicacin se copiaba en un directorio especfico. 2. No hay ningn producto Aspel instalado. En ambos casos se crear fsicamente la estructura de directorios necesaria para el directorio de archivos comunes.

Si ya existe un directorio de archivos comunes

Se realizar un redireccionamiento el cual consiste en configurar el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes existente.

Cuando se quiera instalar otro sistema Aspel, el sistema realizar lo siguiente: 1. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes. 2. Configura el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes instalado, si la ruta donde se copi el directorio es la que por omisin sugiere el proceso de instalacin, dicha ruta ser: C\Archivos de programa / Archivos Comunes / Aspel. 3. El programa verifica que las versiones de las aplicaciones o archivos contenidos en el Directorio de Archivos Comunes sean posteriores o iguales, sino, procede a actualizarlas. 4. Crea o instala nuevos directorios en caso de que la estructura para el directorio de archivos comunes sea diferente a la encontrada en la ruta destino. Con el proceso anterior se asegura que slo exista un directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC) en lugar de crear un nuevo directorio por cada producto Aspel que se instale.


En General

Estas Carpetas o Directorios contienen diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los productos de ASPEL, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso comn entre ellos.ASPEL Instala en forma Predefinida los Archivos Comunes de la Siguiente Manera:

ARCHIVOS DE PROGRAMAARCHIVOS COMUNES

ASPEL

COI NOI

1.4.2 Asistente de Instalacin Primeros Pasos de la InstalacinManejo Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegar automticamente una presentacin, elige la opcin Instalar para iniciar el proceso de instalacin de Aspel-NOI. Es importante mencionar que ahora no se solicitar el Nmero de serie y Cdigo de activacin para realizar la instalacin, posteriormente en el Asistente de Activacin del sistema se solicitarn dichos datos.


Mensaje de Bienvenida

El sistema despliega una ventana de bienvenida, y a continuacin se mostrar el contrato de la licencia de uso, tendrs que aceptarlo para poder continuar con la instalacin del programa.

1.4.3 Instalacin Local o ServidorSeleccin del tipo de instalacin 1. Local o servidor. Utiliza esta opcin si:

El sistema va a utilizarse solamente en una computadora o, El sistema se utilizar en una red y el equipo donde ests instalando ser el servidor. Este tipo de instalacin te permitir operar la computadora como servidor de licencias, es decir, los equipos instalados como estaciones de trabajo, validarn su acceso a travs de dicho servidor. Tomando en cuenta que desde dicho servidor hay que realizar la activacin de las licencias de los usuarios adicionales que se hayan adquirido.

para la instalacin en red (Expertos)REDES MICROSOFT. En el servidor: 1. En un equipo servidor (con ambiente Windows 2000, Windows 2003, Windows NT o Windows XP, excepto Windows 98), crear desde el explorador de Windows una carpeta cuyo nombre no exceda a 7 caracteres, en la cual se alojaran los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para el trabajo en red. 2. Comparte la carpeta creada en el paso 1, asignando en las secciones Compartir/Permisos


y Seguridad todos los permisos necesarios para el trabajo en red, es decir, asignar control total (lectura y escritura) a cada una de las cuentas de usuario de Windows que accedern al sistema o slo al grupo de trabajo al que pertenecen dichos usuarios. Adicionalmente marcar el parmetro. Hacer posible que los permisos heredables de un objeto primario se propaguen a este objeto para que los permisos se apliquen a todas las subcarpetas. 3. Crea una unidad virtual desde el explorador de Windows que apunte a la carpeta compartida en el paso 2 por ejemplo O:\. 4. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". 5. Para el directorio de instalacin del sistema, define una ruta local, es decir, en el disco duro del servidor, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, indica la unidad virtual creada en el paso 3. 6. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso 5; p.e O:\ NETDIR. 7. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, utilizando un nmero de serie que tenga Licencia para Usuarios Adicionales. 8. Finalmente debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. As mismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo. -ImportanteSi ya instalaste tu sistema con las opciones que se sugieren por omisin, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro del servidor, entonces realiza lo siguiente: a) Lleva a cabo los pasos 2, 3, 6 y 7 del procedimiento sugerido, tomando como base el directorio donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y


el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. d) Finalmente realiza el paso 8 del procedimiento descrito anteriormente, para que puedas trabajar en red. En las Estaciones de Trabajo: 1. Crea la misma unidad virtual que se registr en el equipo servidor, la cual debe apuntar a la carpeta compartida de Archivos Comunes Aspel del servidor, desde el explorador de Windows. 2. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". 3. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define la unidad virtual creada en el paso 1. 4. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la unidad virtual donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. Importante Si en las estaciones de trabajo ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente:

a) Ejecuta los pasos 1 y 4 del procedimiento de estacin de trabajo anteriormente sugerido. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados en el servidor y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin.


REDES NOVELL. En el servidor: 1. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". 2. Para el directorio de instalacin del sistema, puedes definir una ruta local, por ejemplo, en el disco duro del servidor o bien elegir un directorio en un volumen de la red Novell (por ejemplo: L:\Sistemas Aspel). 3. Para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, debes indicar un directorio en un volumen de la red Novell (si el directorio no existe el instalador lo generar). Este directorio contendr los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para poder trabajar con este tipo de red. 4. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso3. 5. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, recuerda que preferentemente al nmero de serie que indiques debiste enlazarle previamente las licencias de usuarios adicionales que requieras para acceder concurrentemente al sistema 6. Debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Asimismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo. 7. Cierra el sistema y registra en Windows el usuario y contrasea con el que accedes a la red Novell y que utilizaste para instalar el sistema. 8. Finalmente debes configurar el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ello es necesario acceder a la opcin Configuracin\Panel de Control\Herramientas administrativas\ Servicios: a. Selecciona el servicio: Licencias de usuarios adicionales Aspel.


b. Activa el men flotante y selecciona la opcin: "Propiedades"

c. En la carpeta "Iniciar sesin", activa la opcin: "Esta cuenta" e indica en el campo correspondiente el usuario registrado en el paso 7 con el que se realiz la instalacin del sistema en el volumen de la red Novell y tiene derechos de lectura - escritura en dicho volumen, por ejemplo: .\ndominguez) d. Indica la contrasea que dicho usuario tiene asignada para su acceso a la red Novell y guarda los cambios. e. Debes detener los servicios y reiniciarlos para que la nueva configuracin aplique. De esta forma garantizars que el sistema Aspel-NOI funcione como servidor de licencias permitiendo que los usuarios adicionales puedan acceder concurrentemente. Para el acceso de las estaciones de trabajo, es importante verificar que los usuarios de Novell con los que se inicie la sesin del equipo tengan derechos de lectura - escritura en el volumen de la red donde Aspel-NOI y/o los Archivos Comunes Aspel se encuentran instalados. En las Estaciones de Trabajo: 1. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". 2. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define el directorio de la red novell donde se alojan los Archivos Comunes Aspel que instal el servidor. 3. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema, debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en la red Novell. -ImportanteSi en el servidor o en las estaciones de trabajo, ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: En el servidor: a) Accede al sistema a la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin


Crear un nuevo directorio de archivos comunes, despus indica una ruta en un volumen de la Red Novell, puedes capturar la ruta o seleccionarla mediante el botn examinar(...), si la carpeta no existe el asistente la crear, posteriormente oprime siguiente. b) Al concluir el proceso de creacin de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. En las estaciones de trabajo: a) En cada uno de los equipos, accede al sistema y selecciona la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define el directorio de la red Novell donde el servidor creo o instal los Archivos Comunes Aspel y oprime Siguiente. b) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. Para la Instalacin Local o en Red (Sin Experiencia) Para la instalacin Local o en Red y no tienes mucha experiencia en informatica unicamente sigue los pasos que se ilustran a continuacin: - Marcas Local o Servidor y Oprimes el icono Siguiente

- Aparece la informacin sobre el trabajo de red y se oprime el icono Siguiente para continuar.


- Se debe colocar la direcccin donde se desean colocar los programas dentro del servidor o lacomputadora local, oprimiendo el icono Examinar y elegir la carpeta que ocupara dicha direccin o simplemente conservamos la carpeta de destino sugerida por Aspel y despues se oprime el icono Siguiente.

- Es importantisimo colocar la direccin correcta donde se desean almacenar o recuperar los datos (DAC) dentro del servidor o la computadora local, oprimiendo el icono Examinar y elegiendo la carpeta que ocupara dicha direccin o simplemente conservamos la carpeta de destino sugerida por Aspel y despues se oprime el icono Siguiente para continuar con la instalacin.

Nota: Recuerda que para instalar los archivos DAC en RED dentro del servidor, es necesario crear una unidad logica (X, Y, Z, \\Aspel, etc.)


- Selecciona el nombre de la carpeta del sistema o simplemente dejas el predeterminado que sugiere Aspel.

- Por ultimo termina la instalacin con el cuadro siguiente donde se marca ver instrucciones de Instalacin de Red, Iniciar Aspel o se dejan desmarcadas ambas casillas y se oprime el icono Finalizar y estamos listos para iniciar nuestro trabajo en RED.


1.4.4 Instalacin Estacin de TrabajoSelecciona esta opcin si la computadora donde ests es una de las terminales que acceder al sistema en red y ya cuentas con una instalacin del programa en el equipo servidor. Nota: Independientemente del tipo de instalacin que se realice (Servidor o Estacin de trabajo), el sistema se instalar de manera completa en cada equipo, lo cual permite optimizar la transmisin nicamente de la informacin a travs de la red. Esencia Si el sistema se va a utilizar en red, debes considerar lo siguiente: l Que las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local.

Que el equipo de cmputo definido como Servidor cuente con alguno de los siguientes sistemas operativos: Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o superior.

Instalacin Debers efectuar la Instalacin de tipo Local en el servidor de la automtica de la red, y posteriormente la Instalacin de tipo Estacin de Trabajo en red cada una de las terminales. Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instal el sistema est encendido y previamente se haya realizado la activacin correspondiente del programa en dicho equipo (con el respectivo enlace de las licencias de usuarios adicionales necesarias).Para empezar la instalacin se marca la opcin Estacin de Trabajo y se oprime el icono Siguiente.


- Aparece la informacin del trabajo en RED y el cuadro de dialogo donde colocaremos la direccin donde se van a grabar los programas en la estacin de trabajo con solo oprimir el icono Examinar para escoger la carpeta adecuada o de lo contrario conservamos la direccin propuesta por Aspel, posteriormente se oprime el icono Siguiente.

Directorio de Archivos Comunes (DAC) En este dilogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por omisin se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes modificarla utilizando el botn Examinar. Directorio de Archivos Comunes (DAC) Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso comn para los sistemas de la lnea Aspel es muy importante que tengas presentes las siguientes consideraciones: Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalacin de tipo Local o Servidor, debers crear la carpeta de Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de tal forma que puedan compartir cierta informacin, como los perfiles de usuarios, los parmetros de configuracin, etc. Durante la instalacin de tipo Estacin de trabajo se solicitar la ruta donde el instalador crear el Directorio de Archivos Comunes, si ya existe una configuracin previa de este Directorio en el equipo donde la instalacin se est realizando, el programa no solicitar esta especificacin. Es importante aclarar que si vas a trabajar en red, es necesario que tanto el servidor como las estaciones de trabajo compartan el mismo directorio de Archivos Comunes, de esta forma te aseguras que todos los equipos trabajen con los mismos parmetros de configuracin, con la misma base de datos, que compartan el mdulo de perfiles del usuario y la aplicacin Infoweb, etc, para que el trabajo en red sea completo. Posteriormente, si as lo requieres, en el men Utileras, opcin Directorio comn Aspel, podrs reconfigurar la ruta definida para el Directorio de Archivos Comunes.


RECUERDA: Colocar en esta carpeta de destino (DAC) la misma direccin que pusisteen la instalacin del servidor o de la computadora local ya que es de donde se rescatara o almacenara la informacin relacionados con la Contabilidad.

- Por ultimo termina la instalacin con el cuadro siguiente donde se marca ver instrucciones de Instalacin de Red, Iniciar Aspel o se dejan desmarcadas ambas casillas y se oprime el icono Finalizar y estamos listos para iniciar nuestro trabajo en RED.


Para actualizar un sistema y enlazar una licencia de Usuarios Adicionales, se debern realizar los siguientes pasos:

1. Acceder a la pgina aspel.com.mx/enlace2. Indicar el Nmero de Serie de tu sistema, la licencia de Usuarios Adicionales y sus correspondientes Cdigos de Activacin(CDAs) los cuales se encuentran en el Certificado de Autenticidad respectivo. 3. En caso de actualizacin, proporcionar el(los) nmero(s) de serie de la versin anterior. 4. Seleccionar la liga "Enlazar" 5. En cuanto se haya procesado la informacin, se presentar una pgina en la que se informar que el proceso se ha realizado exitosamente, en caso de no concluir exitosamente se recomienda intentarlo ms tarde o bien comunicarse a Soporte Tcnico. 6. Si se adquirieron varias licencias de usuarios adicionales se tendr que repetir del paso 1 al 6 por cada una de las licencias. 7. Una vez que se enlazaron exitosamente todos los nmeros de Serie de las Licencias de Usuarios Adicionales, debers acceder al asistente de Activacin del sistema Aspel para realizar el proceso de Activacin correspondiente. 8. Por ultimo debers acceder en la PC Servidor a la opcin "Servidor de licencias" del men Utileras, para indicar al sistema que ese equipo ser el servidor de licencias, y con esto el sistema identifica el equipo que permitir o negar el acceso a los usuarios de las estaciones de trabajo. 9. Con esto ya puedes acceder a tu sistema con los usuarios adicionales que actualizaste y ya podrs trabajar en el sistema. Nota: En caso de no haber enlazado los usuarios adicionales antes de activar el sistema, debers realizar los pasos para enlazar una licencia de usuarios adicionales mencionados anteriormente y ejecutar nuevamente el asistente de activacin del sistema.


1.5 Entrando por Primera Vez al Sitema 1.5.1 Activacin del Sistema Asistente para la activacin del sistemaAcceso

La primera vez que accedes al sistema En accesos posteriores, si el sistema no ha sido activado: Men Utileras, Activar Sistema.

Notas: Es indispensable que la instalacin y activacin del sistema se efecte en la computadora definitiva, es decir, en aquella donde el sistema se utilizar. Si no realizas la activacin del sistema, cada vez que inicies una sesin se desplegar una ventana que te informar los das que restan para llevar a cabo la activacin de tu sistema. En esta misma ventana encontrars una liga para desplegar el asistente de activacin.

Pasos del asistente:Se presenta el mensaje de bienvenida y posteriormente el recordatorio de que el sistema no ha sido activado, esto en el caso de an todavia no hacerlo, por que de lo contrario se accedera directamente al programa .


Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistemaEn este primer paso del asistente debers indicar la forma en la que deseas realizar la activacin del sistema, las formas disponibles son: Activacin del sistema en lnea (computadora con conexin a Internet) desde la computadora en la que se encuentre instalado el sistema, el requisito para realizar este tipo de Activacin es que la computadora tenga activo el servicio de Internet. Este es el tipo de activacin sugerida por omisin al acceder al asistente. Procesar una solicitud de activacin previa. A travs de un equipo de cmputo diferente (cuando la computadora donde se instal el sistema no cuenta con conexin a Internet), en este caso se tendr que generar previamente un "Archivo de peticin de Activacin" para enviarlo a Aspel de Mxico a travs de la pgina www.aspel.com.mx. Una vez recibida la respuesta, se deber ejecutar nuevamente el Asistente de Activacin para procesar el Archivo de respuesta de Activacin conforme a las instrucciones del mismo asistente.

Presiona el botn de "Siguiente" para continuar con el asistente

Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del SistemaEn esta parte del asistente debers proporcionar el Nmero de serie y el Cdigo de activacin que para los productos en su versin tradicional o normal se localizan en el Certificado de Autenticidad (dentro del sobre de la Licencia de Uso que se te entreg al momento de su adquisicin), en el caso de los productos en renta estos datos se proporcionarn al realizar la contratacin del servicio de renta en aspel.com.mx En caso de que el Nmero de serie corresponda a una Actualizacin el sistema solicitar adems el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin correspondientes a la versin anterior.


Es importante considerar que tanto para la activacin de Licencias de usuarios adicionales como para la Actualizacin de tu versin debers realizar primero el proceso de Actualizacin y Enlace de sistemas en la direccin aspel.com.mx/enlace.

RECUERDA QUE EL NUMERO DE SERIE Y EL CDIGO DE ACTIVACIN VIENEN EN EL CERTIFICADO DE

AUTENTICIDAD EN EL PAQUETE ORIGINAL.

Datos de Registro del ClienteLa informacin que se proporciona en esta ventana es muy importante, ya que corresponde a los datos de la persona Fsica o Moral del propietario de la Licencia de uso del sistema, por lo que la informacin que se indique debe ser adecuada ya que ser enviada a Aspel en donde quedar registrada para referencias futuras. En este paso hay datos de carcter obligatorio, por lo que si no los proporcionas no podrs avanzar a la siguiente ventana del asistente y continuar con la activacin del sistema, ya que en este caso el botn "Siguiente" estar deshabilitado.


Es importantisimo mencionar que los datos deben ser llenados tal y cual fueron proporcionados en la factura de compra del sistema, ya que estos seran cruzados con los que tiene registrados ASPEL y de ello dependera la correcta activacin de tu sistema. A continuacin se oprimira el icono Siguiente para continuar con la activacin.

Peticin de Activacin del SistemaEl asistente te permitir realizar la peticin de dos formas: Activacin en lnea: Esta opcin enviar en lnea (es decir, en tiempo real) la peticin de activacin del sistema a Aspel. Para que esta operacin se realice debers asegurarte que tu conexin a Internet est activa y que la computadora donde ests realizando la activacin sea el equipo donde utilizars el sistema. Al activar el botn Siguiente, se presentar una pgina con el resumen de la informacin proporcionada, para que en caso de ser necesario se modifiquen los datos que se requieran antes de realizar la Activacin del sistema.


Activar desde otro equipo: Esta opcin permite generar y guardar fsicamente el Archivo de peticin de activacin del sistema en la ubicacin o ruta que indiques, para que posteriormente desde otra computadora que si cuente con acceso a Internet se acceda a la pgina aspel.com.mx/ activacion y se deposite este archivo. En esa misma pgina se obtendr un archivo de respuesta de activacin. Finalmente ser necesario regresar al equipo donde se instal el sistema, acceder nuevamente al Asistente de Activacin y elegir la opcin "Procesar una solicitud de activacin previa" para concluir con la activacin del sistema. Al activar el botn Siguiente, el paso que se presenta en "Nombre de archivo para la solicitud de Activacin el Sistema". el asistente es:

Esta ventana se presenta cuando la peticin de activacin se realizar desde otro equipo. Y su funcin consiste en guardar fsicamente el archivo de peticin de activacin en una ruta; por omisin se sugiere la ruta C:\...\Archivos de programa\ Archivos comunes\ Aspel\ Sistemas Aspel\ NOI 4.5 El nombre sugerido para el archivo por omisin se arma con el nmero de serie del sistema a activar junto con la terminacin Regasp, pero puedes modificarlo. Este archivo deber depositarse en la pgina aspel.com.mx ah mismo obtendrs el archivo de respuesta.

Resumen de la informacinEn este paso se presenta un resumen de la informacin proporcionada la cual es indispensable para el registro y activacin del sistema. Estos datos son empacados y enviados a Aspel para el registro del sistema, por lo que es importante que verifiques tus datos, para que en caso de que existan datos errneos puedas regresar al paso donde se solicitaron y los proporciones nuevamente. Si la informacin es correcta, selecciona el botn "Activar".GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. PASEO DE LA REFORMA No. 76 DESP. 1104 COL. JUAREZ DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06600 TEL. 55-66-59-78 FAX.85-96-61-30 www..gvamundial.com.mx

Recuerda que esta ventana se presentar independientemente del tipo de Activacin elegida, es decir, para "Activacin en lnea" o para "Procesar una solicitud de Activacin previa". Si el proceso que ests ejecutando es "Solicitar archivo de peticin para enviarlo desde otro equipo", en lugar del botn "Activar" estar disponible el bot n "Guardar", selecciona este botn para que el archivo de peticin sea grabado en la ruta que especificaste en el paso anterior "Nombre de archivo para la solicitud de activacin del sistema".

Procesar la solicitud de Activacin del SistemaEsta ventana se despliega nicamente si como forma de activacin se eligi la opcin "Procesar una solicitud de Activacin previa" (disponible en el primer paso del Asistente) y en ella debers indicar el archivo de respuesta que fue proporcionado en aspel.com.mx al enviar el archivo de peticin para la activacin del sistema. Con el bot n "Examinar" ubica el archivo de respuesta. Para continuar con la activacin oprime el botn "Siguiente".

Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente ser: "Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema".


Finalizacin del Asistente para la Activacin del SistemaUna vez concluido el proceso de activacin y dependiendo de la forma de activacin (en lnea o mediante otro equipo con acceso a Internet) se desplegar una ventana informando del xito del proceso, dependiendo de la forma de activacin se desplegar la siguiente informacin: En lnea. Si la activacin fue satisfactoria se informar de su xito, en caso contrario se informar la razn por la cual fall el proceso y no se realiz la activacin del sistema.

Mediante otro equipo con acceso a Internet.

Se informar del xito de la generacin del archivo de peticin y se presentarn los pasos que debes seguir para obtener el archivo de respuesta desde la pgina aspel.com.mx. Con el botn Imprimir, podrs obtener un reporte con la descripcin de dicho procedimiento.


1.6 Configuracin Inicial del Sistema 1.6.1 Iniciando el Sistema por Primera Vez

Al entrar por primera vez al sistema, por lo regular siempre aparecera la empresa que se dio de alta. Se conserva el usuario predefinido y en el espacio de la clave se oprime la tecla F8. Para continuar con el Proceso se oprime la tecla Aceptar.

En primer lugar se coloc la direccin de la bases de datos donde se generaran las nominas y se captura la fecha del primer pago a realizar. Recuerde conservar la direccin por defecto en caso de no saber mucho de informatica. CREACION INICIAL DE ARCHIVOS PREDEFINIDOS Es recomendable mantener los Archivos predefinidos de NOI y si fuera necesario modificarlos posteriormente, entonces oprimimos en toda pantalla que SI. Si estamos conectados a Internet, algunos de estos archivos se actualizan automaticamente. Si oprimimos el icono NO se crean las bases vacias y haba que llenarlas posteriormente.


Es posible que se esten presentando mensajes similares al de la figura lateral. Solo toma en cuenta que son recordatorios de las leyes del ISR vigentes con respecto a sueldos y salarios. Si no deseas que se presenten estos mensajes a lo largo de la operacin de NOI solo marca el recuadro No volver a ver este mensaje y oprime el icono Cerrar.

1.6.2 Entradas Continuas al Sistema

Una vez terminado el proceso de Configuracin Inicial el sistema me desplegara la pantalla principal para poder iniciar el trabajo en NOI

A Partir de este momento el sistema le pedira en sus entradas continuas el Usuario y la clave de acceso, asi como el directorio de datos y la fecha de Nmina a trabajar.


2. CONFIGURACION GENERAL2.1 Como Empezar a Trabajar con ASPEL-NOI? 2.1.1 Abrir empresaPara ingresar al sistema ejecuta el programa NOIWIN.EXE ubicado en la ruta donde hayas instalado el sistema, tambin puedes utilizar el icono correspondiente que se encuentra en el grupo de programas. Cuando es la primera vez que accedes al sistema, el sistema desplegar varias ventanas antes de iniciar una sesin con el sistema, el orden en la que aparecern es la siguiente: Ventana de bienvenida En seguida de la ejecucin del sistema, se presentar una ventana informativa dndote la bienvenida al sistema Aspel-NOI que acabas de adquirir. Para continuar debers aceptar la ventana.

a continuacin se desplegar un Asistente para la Activacin del sistema. En dicho Asistente se informa acerca del tiempo lmite en que puedes operar el sistema antes de requerir su activacin, los das que podrs evaluar el sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalacin. SiGVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. PASEO DE LA REFORMA No. 76 DESP. 1104 COL. JUAREZ DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06600 TEL. 55-66-59-78 FAX.85-96-61-30 www..gvamundial.com.mx

deseas activar el sistema en ese momento, selecciona la opcin "Activar sistema AHORA", para activarlo posteriormente selecciona la opcin "Activar sistema MS TARDE". Cada vez que inicies una sesin con el sistema y hasta que realices la activacin del mismo se desplegar una ventana de recordatorio para la Activacin. De manera informativa en este Asistente podrs consultar los das que ya han transcurrido sin la activacin del sistema. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 das de evaluacin que Aspel te proporciona, el programa dejar de operar al 100%., siendo posible nicamente acceder para consultar la informacin registrada Proceso de activacin


Si el sistema ya ha sido activado cuando se ejecute el icono correspondiente a Aspel-NOI se presenta la siguiente pantalla:

En el dilogo de acceso al programa, por omisin se sugerir el nombre del usuario "Administrador" y ste por omisin tiene definida la clave "Aspel1", por lo que para acceder al sistema por primera vez, debers anotar la clave de acceso temporal "Aspel1" o teclear F8. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde el mdulo de perfiles del usuario por una que slo el administrador conozca. Recuerda que esta clave ser la nica que puede modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dar acceso total al sistema, sin restriccin de ningn tipo, por lo que slo debe ser conocida por el responsable de la instalacin, manejo y administracin del programa u empresa, esta clave se conoce como clave maestra de acceso al sistema. Esta clave maestra o clave del administrador te permitir dar de alta a los distintos usuarios que trabajarn en tu sistema, definindoles su perfil de acuerdo a las actividades que desempean dentro de la empresa, es decir, estipular a qu operaciones del sistema tendrn acceso, teniendo de esta manera un control total de la operacin de tu sistema. Nota: Para que cada uno de los usuarios pueda acceder al sistema, debern proporcionar su respectivo nombre de usuario y clave que les corresponda para la autorizacin de acceso al sistema.GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. PASEO DE LA REFORMA No. 76 DESP. 1104 COL. JUAREZ DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06600 TEL. 55-66-59-78 FAX.85-96-61-30 www..gvamundial.com.mx

2.1.2 Seleccin y cambio de directorio y fechaAcceso En el momento de ejecutar el sistema, despus de la ventana de Abrir empresa Men Archivos / Cambio de periodo Desde la Barra de herramientas, con el botn

Esta ventana tiene 2 funciones principales: * Elegir el directorio de datos con el que se va a trabajar Te permite indicar la ruta en la que se encuentran o se encontrarn los datos de la empresa a la que le llevas la nmina. Es importante que esta ruta sea siempre igual para la misma empresa, porque de otra manera habr duplicidad de informacin y una posible prdida de tus datos. Si cuentas con una base de datos generada en otra versin, slo debers indicar la ruta donde se encuentra y el sistema desplegar automticamente la ventana del traductor de datos. Traductor de nminas. Si seleccionas un directorio vaco, al activar el botn "Aceptar", el sistema te preguntar si deseas crear una base de datos, si tu repuesta es afirmativa el sistema ir solicitando cierta informacin de configuracin necesaria para crearla y listo puedes empezar a capturar los datos de tu empresa, tales como trabajadores, puestos, departamentos, etc. Si tu respuesta fue "No" posteriormente podrs efectuar esta instalacin desde el mdulo de control de archivos / Instalacin automtica. Nota: Si no creas tu base de datos, al acceder a los catlogos observars un mensaje de error. * Elegir el periodo de trabajo o fecha de la nmina.

Cmo cambiarte de nmina En este campo puedes moverte a diversos periodos de nmina de la empresa a la que ingresaste en la ventana de Abrir empresa. Por ejemplo: puedes cambiarte al 1 de marzo del 2001, 15 de junio 2001, Mayo 2001, etc. de acuerdo con las n minas de tu base. Cmo crear la siguiente nmina Cuando trabajas con la nmina de un periodo y necesitas generar el siguiente, debes


ejecutar la opcin Creacin del siguiente periodo, para que se traspase toda la informacin de tu nmina (Datos de trabajadores, histrico de salarios, etc). Al oprimir Aceptar, el sistema ejecutar este proceso. Al finalizar podrs cambiarte al periodo recin creado. Si no te cambias en ese momento, despus podrs hacerlo con la funcin Cambio de directorio y fecha (Men archivos / cambio de periodo).* Registra la clave principal de acceso al sistema Men Utileras / Configuracin / Perfiles de usuarios La clave principal es la clave de acceso asignada al administrador del sistema y debe ser conocida slo por l. Quien utilice esta clave, podr ingresar a todas las funciones y realizar todas las operaciones del sistema. Tambin puedes acceder a los "Perfiles del usuario", es decir, la seccin en donde es posible limitar el acceso a otros usuarios a funciones o procesos de la nmina que requieran mantenerse inactivas. Manejo El sistema siempre solicitar una clave para acceder a l y slo si proporcionas la clave del administrador podrs acceder a todos los procesos sin restriccin alguna y podrs acceder tambin a la empresa que desees. La clave principal o clave del Administrador es la misma para todas las empresas y para todos los sistemas de la lnea Aspel que tengas instalados, esta es una caracterstica del nuevo manejo de los Perfiles del usuario . Nota: Te recomendamos que, por razones de seguridad, des de alta tu clave maestra principal o clave del administrador inmediatamente despus de terminada la instalacin de tu sistema, ya que por omisin tiene definida la clave aspel1.

2.1.3 Cerrar empresaAcceso Men Archivos / Cerrar empresa Desde la Barra de herramientas, con el botn Con esta opcin puedes cambiar de empresa sin finalizar la sesin de trabajo con Aspel-NOI 4.5. nicamente elige la opcin Cerrar empresa del men Archivos o con el botn de la barra de


herramientas. Nota: Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices se aplicarn exclusivamente en la nmina de la empresa que elegiste. * Salir Para finalizar la sesin de Aspel-NOI se utiliza la opcin Salir del men Archivos o se presiona el botn .

Nota: Recuerda que la actualizacin de los archivos de datos se realiza automticamente al momento en que se lleven a cabo los movimientos, por lo cual no necesitas realizar ningn proceso de actualizacin de los datos antes de terminar la sesin de Aspel-NOI.

2.2 Creacin de la Base de Datos* Creacin del Siguiente Periodo Acceso

Men Utileras / Creacin del siguiente periodo Desde la barra de herramientas, con el botn

(*)

A travs de esta opcin se crean los archivos de datos que se utilizarn en la siguiente nmina. Debes especificar el directorio en donde se grabarn los mismos e indicar la fecha de la nmina a crear. Para que los archivos correspondientes sean creados debes considerar lo siguiente:

El subdirectorio que especifiques ya debe existir. La fecha debe ser vlida y correspondiente a la fecha del siguiente pago de n mina. El ao del periodo a crear deber ser el mismo que el del calendario del IMSS; cuando no corresponda, debes cambiar la fecha dentro del calendario del IMSS, que se encuentra en el Men Archivos, opcin Calendarios.

* Creacin de Archivos Acceso

Men Utileras / Control de archivos, con el botn

El proceso de creacin de tablas en control de archivos las crear en formato PARADOX. Este proceso genera el nuevo archivo de datos que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos. Al crear cualquier archivo, si ste ya exista, el sistema mandar el mensaje: "El archivo *.* ya existe. Si ejecuta este proceso borrar toda la informacin que contiene. Est seguro que desea reiniciarlo?"; si respondes afirmativamente perders toda la informacin


contenida en el archivo anterior; en caso de que no exista el archivo, se crear automticamente. Repercusiones Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos dice que el archivo No existe, con esta opcin puedes crear cada Archivo de datos (.BD). Al crear los archivos de datos tambin se generarn los ndices asociados. Manejo Si ejecutas este proceso, el sistema revisar primero si ya existe el archivo; si no lo encuentra grabado en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) se crea automticamente; si se encuentra grabado el archivo que se solicit, enviar un mensaje de que ya existe y te pedir la confirmacin para continuar. Al crear cualquier archivo de datos, el sistema le asignar el Estado de "Creado". * Instalacin automtica Acceso - Men Utileras, Control de archivos, Botn: El proceso de instalacin automtica crear las tablas en formato PARADOX, considerando que si existe alguna tabla esta no se crear por lo que permanecer en su formato original. Esta opcin te permite crear los archivos necesarios para trabajar con el sistema de manera automtica y rpida, nicamente suministrando algunos parmetros necesarios como: Si deseas que se instale el catlogo estndar de percepciones y deducciones, as como el catlogo estndar de tablas. Despus de haber instalado tu sistema aparecer la ventana de cambio de directorio y fecha de trabajo; si especificas un periodo de nmina que an no esta creado, el sistema enviar un mensaje informando que los archivos de datos no existen y pregunta si quieres instalarlos, en caso de ser afirmativa tu respuesta el sistema pregunta si deseas instalar los catlogos estndar de per/ded y tablas. Los archivos se instalarn en un directorio que por omisin es el de DATOS o bien en el directorio que se haya capturado en el campo de directorio de base de datos.

Esencial Si los archivos ya existen, el sistema no borra la informacin previamente capturada; si no existen, se crean en el momento. Repercusiones Cuando se haya completado la instalacin de la base de datos, el sistema estar listo para trabajar y no tendrs que ejecutar la instalacin automtica a menos que necesites generar una nueva base de datos.


2.3 Operaciones de Aplicaciones Generales* Teclas de funcin Estas teclas tienen asignadas las funciones ms generales del sistema, como son Grabar, Buscar, Filtrar, Ayuda, entre otras; y con slo oprimirlas se ejecutarn.

Teclas de funcin stas son las teclas de funcin que puedes utilizar normalmente en tu programa. Cuando en algn catlogo cualquiera de estas funciones vare, se te informar del uso indicado. Tecla Funcin que realiza F1 AYUDA EN LNEA. Despliega la informacin correspondiente al tema de la funcin o procedimiento, desde el cual hayas solicitado el ayuda electrnica. AYUDA POR CAMPO. Se identifica con un signo (?) dentro de los campos. Al activarla, el sistema despliega un listado con las opciones que puedes elegir para el rubro en el que te encuentres. BUSCAR. Activa la opcin de Bsqueda de registros, la cual se explica adelante. En algunas ocasiones ejecuta la opcin Grabar. GRABAR. Registra en el sistema el alta de un movimiento. F4 SIGUIENTE. Una vez que solicitaste una bsqueda, esta funcin localiza los siguientes datos que cumplan con las caractersticas definidas. Tambin se utiliza para Salir. SALIR. Abandona la captura de cualquier movimiento de alta. F5 F6 FILTRAR. Activa la opcin de Filtro de informacin, que se explica en esta misma seccin. RESTAURAR. Sirve para listar la informacin de un catlogo tal y como se encontraba antes de filtrar. Inserta partidas en algunas funciones como vacaciones y horas extras. CLAVE DE ACCESO. En la ventana de entrada al sistema, sirve para anotar la clave de

F2

F3

F7 F8


acceso de fbrica, que es Aspel1, la cual no ser vlida al definir la clave de acceso personal. Nota: En algunos mdulos, como en el de vacaciones o el de horas extras, funciona para eliminar la partida creada. * Agregar (alta) Al ejecutar esta opcin teniendo un catlogo abierto, vers una ventana de captura, la cual te permite dar de alta un nuevo registro. Puedes activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas ALT + Ins. Campo Nmero Observaciones El sistema sugiere un nmero secuencial para el registro. El sistema no acepta claves repetidas al momento de dar de alta nuevamente otro registro.

Descripcin Para llevar un control ms completo, puedes anotar una descripcin a todos los registros que agregues a lo largo de tu sistema. Esencial: Una vez capturada la informacin, debers oprimir el botn Aceptar, con lo que podrs cerciorarte de que el registro que acabas de ingresar se encuentra debidamente capturado en tu catlogo. * Modificar (cambios) Esta opcin te permite cambiar la informacin de los registros de tus catlogos. Para ingresar a esta funcin haz doble clic sobre el registro a modificar, con lo que vers una ventana similar a la de alta, con algunos campos en gris, indicndote que no podrn ser modificados. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro a modificar en el catlogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas ALT + BackSpace

* Eliminar (baja) Con esta opcin podrs dar de baja diversos registros. El sistema mandar un mensaje de confirmacin por si deseas cancelar la operacin. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro a eliminar en el catlogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas ALT + Del.


* Copiar Esta opcin sirve para guardar un dato en el portapapeles de Windows; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo, pueden ser pequeos dilogos creados en otra aplicacin (Word o Excel). Por ejemplo un nmero de cuenta, el nombre de un departamento, etc; o cualquier campo de los catlogos de Aspel-NOI. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente hasta el momento de ser utilizado. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro a copiar en el catlogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas Ctrl + Insert.

* Pegar Pega la informacin proveniente del portapapeles de Windows en cualquier campo de una ventana de captura; esto evita tener que capturar la informacin nuevamente. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro que deseas pegar del catlogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas Shift + Ins.

2.4 Teclas de Acceso RapidoCon esta opcin podrs tener acceso a las funciones del sistema por medio del teclado. Son aquellas combinaciones de teclas que realizan alguna funcin especfica dentro del sistema, sin necesidad de buscar por las opciones del men la funcin deseada. Para identificarlas es necesario observar a detalle las opciones del men, ya que ah es donde se encuentran las teclas de acceso rpido. Manejo Existen dos tipos de teclas de acceso rpido: 1. Las que se indican con una letra subrayada en el texto de la opcin del men, si es una opcin del men principal sta debe ser activada con la combinacin de teclas: ALT + "la letra subrayada". Ejemplo: "Edicin" como se puede observar la letra "E" se encuentra subrayada, esto indica que es una tecla de acceso rpido, y sta puede ser activada mediante la combinacin de ALT + E, junto con la tecla de acceso de la opcin a la que deseas acceder (ALT + E + t). Si la opcin a la que deseas acceder se encuentra dentro de un submen, slo es necesario presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta desplegar la opcin deseada .


2. El otro tipo de teclas de acceso rpido son las que se presentan frente al texto de algunas opciones y en estos casos se muestran las combinaciones de teclas que se deben de presionar. Ejemplo: En el men Edicin se encuentra la opcin Copiar frente a la cual se encuentra el texto "Ctrl + Ins", lo que indica que si presionas la combinacin de teclas CTRL + Ins, se realizar o ejecutar la opcin de copiado.

Notas: En todos los ejemplos debes de estar ubicado en la ventana principal del sistema. Te sugerimos que elabores una gua de referencia rpida registrando las combinaciones de teclas, para los procedimientos que empleas con mayor frecuencia. Recuerda que para ver las teclas de acceso rpido en Windows 2000 y XP, tienes que seleccionar la tecla ALT y hasta entonces se mostrarn marcadas en los mens las teclas de acceso rpido.


2.5 Personalizacin de la Barra de herramientasAcceso Men Utileras / Configuracin / Barra de herramientas Desde la Barra de herramientas, con el botn Esta opcin sirve para personalizar tu barra de herramientas, de manera que al agregar o quitar botones puedas ejecutar ms rpido las operaciones de tu sistema. Manejo

El sistema maneja dos Barras de herramientas, una es la principal y otra es la que se muestra en las consultas o catlogos, es decir, la principal muestra todos los botones disponibles en el sistema, a diferencia de la barra de herramientas que se despliega en los catlogos la cual muestra slo los botones asociados a las funciones de dicho catlogo, Ejemplo. Para el catlogo de trabajadores se tienen disponibles los botones, Alta, Modificacin, Vacaciones, etc. Por omisin la barra de herramientas tanto la principal como la de los catlogos, viene configurada con los botones de uso comn, pero podrs acceder a sta para personalizarla dependiendo de tus necesidades.


Procedimiento para agregar botones a la barra actual 1. Ubica el ratn en la barra de herramientas a personalizar y haz clic con el botn derecho, al hacerlo se presentar la opcin: "Personalizar barra..." 2. Elige el botn que requieras de la seccin de botones disponibles de la ventana. 3. Oprime el botn Agregar o, manteniendo oprimido el botn izquierdo del ratn, arrastra el icono hacia la seccin de botones activos. Procedimiento para quitar botones de la barra actual: 1. Ubica el ratn en la barra de herramientas a personalizar y haz clic con el botn derecho, al hacerlo se presentar la opcin: "Personalizar Barra" 2. Elige de la barra actual el botn a eliminar 3. Haz clic en el botn Eliminar o arrastra el botn hacia la barra de botones disponibles. Esencial El sistema asigna en forma predeterminada la funcin de cada botn, por lo que no ser posible modificarla. Campos Campo Barra Actual Disponibles Descripcin Botn Agregar Botn Eliminar Botn Original Observaciones Muestra los botones que se encuentran en la barra de herramientas. Muestra los botones disponibles para agregar a la barra de herramientas. Este campo es informativo y describe la funcin que tiene asignado cada botn. Te permite agregar un botn a la barra de herramientas Elimina un botn de la barra de herramientas La Barra original es la seleccin bsica, que contiene los botones ms utilizados, y puedes basarte en ella para completarla y adecuarla a tus necesidades. Restablece a su estado original la barra de herramientas. Botn Separador Inserta espacios entre botones, para que te sea ms fcil identificar grupos de botones, de acuerdo a su uso.

2.6 SalirPara finalizar la sesin de Aspel-NOI se utiliza la opcin Salir del men Archivos o se presiona el botn . Recuerda que la actualizacin de los archivos de datos se realiza automticamente al momento en que se lleven a cabo los movimientos, por lo cual no necesitas realizar ningn proceso de actualizacin de los datos antes de terminar la sesin de Aspel-NOI.


2.7 Modo Alterno de CapturaModo alterno de captura Acceso Men Utileras / Configuracin / Modo alterno de captura

Desde la Barra de herramientas, con el botn Con esta opcin podrs cambiar la configuracin de la tecla , ya que su funcionamiento por omisin es el de validar o aceptar el proceso que ests realizando, pero si activas esta opcin, la tecla se convertir en tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana de captura. Nota: Si est activada esta opcin, al momento de que llegues a algn botn Aceptar, la tecla Enter se convertir en validacin o terminacin del proceso, solamente ser en este caso, volviendo de nuevo a la funcin de Tabulador.


3. CONFIGURACION DEL SISTEMA3.1 PreferenciasAcceso Men Utileras / Configuracin / Preferencias Desde la Barra de herramientas, con el botn En esta opcin podrs definir las aplicaciones que tendrs asociadas al sistema. Las aplicaciones asociadas son: el editor de textos, la calculadora y la hoja de clculo, para todas tendrs que especificar la ruta donde stas se encuentren. Asimismo, podrs definir el formato para realizar el copiado especial, ya sea texto, Lotus 123 (wk1), Excel o los tres; y si se van a incluir o no Encabezados y Totales.

3.2 Parmetros de la NminaAcceso Men Utileras / Parmetros de la nmina Desde la Barra de herramientas, con el botn * Configuracin del Sistema Aspel-NOI 4.5 para usuarios de versiones anteriores Nota: Este procedimiento solo le servir a los usuarios del sistema Aspel-NOI de versin 4.0 o 4.1. Para usuarios que generen una base de datos nueva con la versin 4.5 este documento no aplica. Esta gua muestra la configuracin que debes realizar si actualizaste tu sistema Aspel-NOI a la versin 4.5, con lo cual se efectuarn correctamente el clculo del I.S.R y del Subsidio para el Empleo. Consideremos dos casos los cuales se describen a continuacin: Caso A) Si el usuario se actualiza antes de pagar su primer nmina del ao 2008. Entrar a la primer nmina del ao 2008 y realizar los pasos siguientes: 1) Catlogo de tablas del sistema

Ir al Men Archivos opcin Tablas del sistema. Capturar manualmente las tablas de impuesto mensual, impuesto anual y subsidio para el empleo que aparecen publicadas en el Diario Oficial de la Federacin o descargar de www.aspel.com.mx el archivo actualizado con las tablas para el clculo de I.S.P.T. e importarlo desde la consulta de Tablas del sistema opcin Importar tablas desde archivo.GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. PASEO DE LA REFORMA No. 76 DESP. 1104 COL. JUAREZ DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06600 TEL. 55-66-59-78 FAX.85-96-61-30 www..gvamundial.com.mx

2) Parmetros de la nmina

Ir al Men Utileras opcin Parmetros de la nmina. Seleccionar la pestaa Generales. Configurar el parmetro Clculo del factor de mensualizacin. Verificar las claves de las tablas de Impuesto mensual, Impuesto anual y Subsidio para el empleo. Ir al Men Archivos opcin Percepciones y deducciones. En la consulta de Percepciones y deducciones, elegir la opcin Agregar. Agregar las dos deducciones siguientes tomando en cuenta que se pueden utilizar otras claves si ya se encuentran ocupadas la D100 y la D111. Descripcin Subsidio para el empleo Subsidio para el empleo aplicado Frmula Aplicacin Status -SUBE SENA General General Alta Clculo Nmina Calendario Normal Mensual Normal Mensual

3) Catlogo de percepciones y deducciones

Clave D100 D111

4) Parmetros del sistema

Ir al Men Utileras opcin Configuracin \ Parmetros del sistema. Seleccionar la pestaa Percepciones y deducciones. Asignar las deducciones que se agregaron en el paso 3:

Subsidio para el empleo = D100 Subsidio para el empleo aplicado = D111 Caso B) Si el usuario actualiza su sistema Aspel-NOI 4.5 despus de haber pagado algunas nminas del ejercicio fiscal 2008 con su versin anterior. Si el usuario configur su sistema Aspel-NOI anterior para aplicar la ley del ISR vigente a partir del 1/Ene/2008, es necesario realizar este procedimiento para que se efecte correctamente el clculo del ISR y del Subsidio para el Empleo al consultar las nminas pagadas con la versin anterior. Entrar a cada una de las nminas pagadas del ao 2008 y realizar los pasos siguientes: 1) Catlogo de percepciones y deducciones

Ir al Men Archivos opcin Percepciones y deducciones. Si las Deducciones D099 y D110 que se usaban en el 2007 para el Crdito al salario, las renombraste para utilizar el Subsidio para el empleo debes actualizar sus frmulas de la siguiente manera:


Deduccin Formula Anterior D099 D110 -CS CSNA

Nueva frmula para NOI 4.5 -SUBE SENA

Para la deduccin D100, debe cambiar su status a baja y borrar la frmula que tenga asignada. Ir al Men Utileras opcin Parmetros de la nmina. Seleccionar la pestaa Generales. Verificar las claves de las tablas de Impuesto mensual, Impuesto anual y Subsidio para el empleo.

2) Parmetros de la nmina

IMPORTANTE: Si la nmina ya fue pagada, no debe modificar el valor del parmetro de la nmina Clculo del factor de mensualizacin. 3) Parmetros del sistema

Ir al Men Utileras opcin Configuracin \ Parmetros del sistema. Seleccionar la pestaa Percepciones y deducciones. Verificar el valor de los siguientes parmetros:

Subsidio para el empleo = D099 Subsidio para el empleo aplicado = D110 Nota: A partir de la nmina actual de 2008 en que se hagan las configuraciones para la correcta aplicacin del clculo de ISR y subsidio para el empleo, las siguientes nminas que se creen ya no ser necesario configurarlas; solamente las nminas anteriores que ya se hayan pagado y que no se haban aplicado las nuevas configuraciones.

3.2.1 GeneralesConoce los siguientes parmetros de esta carpeta. Los botones te indican que el parmetro est activado o desactivado, con las consiguientes repercusiones que esto supone.


CLCULO DE LA NMINA Nmero de nmina Es un nmero consecutivo de la nmina en el ao y que el sistema numera automticamente cada principio de ao. Se recomienda verificar que despus de realizar el corte anual este nmero sea 1. Das de pago Representa el intervalo de das para efectuar los pagos de salarios. Con este parmetro se define si la nmina es quincenal, semanal, etc. El sistema acepta nmeros con decimales y sugiere el valor 15.2083; que se obtiene de dividir los 365 das del ao entre 12 meses y el resultado entre 2 pagos (en el caso de ser nmina quincenal); por ser comnmente utilizado. Periodicidad


Representa el intervalo de tiempo con que se pagar al trabajador, por ejemplo, quincenalmente, semanalmente. Primer da Es el primer da del periodo de nmina. Das por ao Es el nmero de das al ao que se estn tomando en cuenta para calcular la nmina y los impuestos. Este dato se utiliza en el clculo del ISR, se recomienda modificarlo slo en los aos bisiestos. Relacin de das de pago y Das por ao. Al definir los das a pagar debes considerar que el sistema contempla internamente el manejo de un ejercicio fiscal de 365 das al ao, as como la generacin de periodos homogneos para los pagos provisionales del ejercicio; es decir: considerando un ejercicio de 365 das por ao, divididos entre el nmero de semanas o quincenas; y de esa manera determinars los das de pago que debes capturar en el campo dentro de los Parmetros de la nmina. Ejemplo: Nmina Semanal: 365 / 52 = 7.0192 Nmina Quincenal: 365 / 24= 15.20833 Das de la semana Se utiliza para establecer la proporcin del sptimo da que se descontar en caso de ocurrir una falta. Si un trabajador tiene una ausencia y defines 6 das, se le descontar 1 1/6 das. Si defines cinco das se le aplicar 1 2/5 das de descuento. En el recibo aparecer descontado el da, as como su parte proporcional del sptimo da que le corresponde. Cabe mencionar que en base a los das de la semana definidos, son los das de descanso que se le podrn aplicar al trabajador. Esencial El descuento de la parte proporcional del sptimo da se encuentra determinado por el tipo de falta que le apliques al trabajador. En la opcin Tipos de falta del men Archivos puedes consultar los tipos de falta que el sistema presenta; en caso de que establezcas que no se calcule el sptimo da, entonces una falta equivale exactamente a 1.

Tipo clculoGVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. PASEO DE LA REFORMA No. 76 DESP. 1104 COL. JUAREZ DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06600 TEL. 55-66-59-78 FAX.85-96-61-30 www..gvamundial.com.mx

Existen tres tipos de clculo de impuesto que el sistema puede considerar: (M)ensual, (A)justado y (A)nual. Puedes consultar la forma en que se realizan los clculos en:

Clculo mensual Se utiliza para dar cumplimiento al artculo 113 de la ley del ISR; con este tipo de clculo, los ingresos gravables se mensualizan y se aplican a las tablas mensuales correspondientes. Este tipo de clculo debe usarse durante todas las nminas del mes a excepcin de la ltima del mes, es decir, si emites tu nmina en forma semanal, debes utilizar este tipo de clculo durante las tres primeras semanas del mes y la cuarta debes cambiarla al tipo de clculo ajustado.

Clculo ajustado En este caso, el sistema calcula el impuesto tomando en cuenta los ingresos gravables de todo el mes y los impuestos que ha retenido hasta el momento y, en caso de que exista, salda la diferencia que se ha acumulado en el ltimo periodo. Este tipo de clculo debe usarse en la ltima nmina del mes.

Clculo anual Se usa para dar cumplimiento al artculo 177 de la LISR, mediante el cual se saldan diferencias entre la cantidad de los impuestos que se han retenido y el monto que debera haber pagado un trabajador; en este caso el ajuste es de tipo anual. Este tipo de clculo debe usarse en la ltima nmina del ao.

Salario mnimo (SM) En este campo se escribe el salario mnimo de la zona

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NOI BASICO