Non solo Gestione Documentale

Comm@ Day 2013

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"Apparecchiature di elaborazione testi prossima uscita vedrà 'l'inizio del ufficio senza

carta …" 1975

L’ Archivio oggi

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,

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Una soluzione

Non invasiva: si affianca ed interagisce con i sistemi già operanti in aziendaScalabile: per lo studio professionale oppure per l’azienda

Poliedrica: per solo uso interno e/o come server verso altre realtà.

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Un unico ambiente per tutti i documenti

Un sistema totalmente configurabile

Un Software modularecostituito da un nucleo base ed una serie di procedure integrate da installare sulla base delle esigenze del cliente

ImplementabileIn base alle caratteristiche e della quantità di documenti che devono essere trattati

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Integrazione con Ms Office

Integrazione completa con gli strumenti di Office Automation

Un Archivio strutturabileSeguendo l’organizzazione aziendale (reparti, uffici, ecc), per una soluzione coerente con l’analisi dei processi e degli obiettivi che si intendono realizzare

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FIRMA GRAFOMETRICA

EDI

FIRMA DIGITALE

PORTALE

OCR WEB-mail

CRM

WORK FLOW

CONSER.SOSTITUTIVA

ATTIVITA’ Calendario

INVIO DOCUMENTI

ArKOttica

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Lan

In ufficio e su Web

Architettura Client/Server realizzata su piattaforma Web

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Documentazione Automatica

Molta documentazione interna si basa su file di Word che vengono manualmente modificati. Richiede tempo e il risultato non è sempre identico, con danno per l’immagine aziendale.

PROCESSO ATTIVOTemplate PDF (statici)Template di Word (dinamici)

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PortaleLa documentazione presente in azienda può richiedere la necessità di essere disponibile ad utenti esterni anche per semplice consultazione.

PROCESSO ATTIVOPortale web per accesso diretto alla propria documentazione.Senza limiti di utenti

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I sistemi di workflow coordinano tutte le operazioni che

riguardano

l’elaborazione e la trasmissione dei documenti, specificando le

attività

ed i ruoli di tutti gli appartenenti al processo di lavoro. Un

processo di

workflow segue un documento durante tutto il suo ciclo di vita,

fornendo un’azione di controllo costante per la sua compilazione.

Workflow ( controllo iter documentale )

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Workflow

Definizione del processo

L’iter risulta diviso in livelli (ufficio, reparto, sezione)Per ogni livello sono definiti gli utenti del sistema che devono autorizzare il proseguimento dell’iter in modo congiunto oppure separato. Un documento può essere accettato, rimandato al livello superiore per un controllo o una modifica, respinto.

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Workflow

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CRM : Custumer Relastionship Management

Gestione anagrafica clienti ‘potenziali’Import massivo di contatti prelevati da banche dati

Gestione campagne di mailing e liste di spedizioneMonitoraggio dello stato degli invii

Personalizzazione dei messaggi inserimento di link e tracker Gestione delle risposte

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Gestione Attività

Gestione dei rapporti con i Clienti/Fornitori:Inserimento attività (telefonate, visite, riunioni) con promemoria e definizione di alert mediante sms e/email.

Lista attività pendenti.Definizione dello stato (programmata, eseguita, in pausa). Annotazioni promemoria

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Electronic Data InterchangeL’interscambio di dati tra sistemi informativi attraverso un canale dedicato basato su un tracciato standard XML.

PROCESSO ATTIVOImport automatico Fatture/BolleEliminazione completa della carta

Chi adotta questo sistema è obbligato per legge a passare alla Conservazione Sostitutiva.

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Grafometrica

Molti documenti richiedono la firma del cliente/fornitore/utente. Questo ha sempre comportato la stampa del cartaceo, la Grafometrica risolve questa esigenza.

PROCESSO ATTIVOFirma modulo consenso PrivacyMod. 730,740,770.......Ricevuta di consegna merceBolle, Report Assistenza tecnica

Firma in mobilità tramite tablet

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Vantaggi della digitalizzazioneSEMPLICITA'

VELOCITA'

ECONOMICITA'

CONDIVISIONE

SICUREZZA

ECOSOSTENIBILITA'

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I risparmi generati dalla dematerializzazione dei processi ammontavano nel 2011 a circa 200 miliardi di euro. Oltre 60mila imprese italiane hanno scambiato in formato elettronico almeno una parte dei documenti del ciclo dell'ordine ed hanno portato in Conservazione Sostitutiva le fatture (attive o passive). Il 33% delle grandi imprese, il 16% delle medie imprese, l'1% tra le micro imprese.

1 Conservazione attivo 2€ a documento, rientro 1 anno, spazio e materiali2 Conservazione passivo 1,5€ a documento, rientro 1 anno,spazio, materiali e ricerca3 Fatturazione elettronica non strutturata 4,5€ a fattura, rientro 2 anni, trasmissione, spazio, materiali e ricerca4 Fatturazione elettronica strutturata 10 € a fattura, rientro 1 anno,trasmissione, spazio, materiali, ricerca, produttività del personale 5 Gestione aziendale completa 50 € a ciclo produttivo Fonte Politecnico di Milano – Osservatori.net 2012

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Risparmi con la digitalizzazione