Notarisation électronique - · Web viewEn outre, l'article 1108-1 du Code civil du code civil dispose : « Lorsqu'un écrit est exigé pour la validité d'un acte juridique, il

Notarisation électronique 2014

Synthèse

Par

THIEL René

La notarisation électronique, principe, architecture, fonctionnement, sécurité, comparaison, contraintes juridiques (en particulier en France) et

déploiements industriels réels.

Dernière mise à jour le mardi 25 novembre 2014

1 rene.thiel.free.fr | [email protected] | Cette œuvre est mise à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Attribution 4.0 International. La notarisation électronique, principe, architecture, fonctionnement, sécurité, comparaison, contraintes juridiques (en particulier en France) et déploiements industriels réels.

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I. Liste des abréviations régulièrement utilisées :

GED : Gestion Electronique de Documents

GI : Gestion de l’Information

II. Glossaire des principaux termes :

Le courrier électronique, est un service de transmission de messages envoyés électroniquement via un réseau informatique (principalement Internet) dans la boîte aux lettres électronique d’un destinataire choisi par l’émetteur.

Un document électronique, est toute donnée informatique (autre qu'un programme informatique ou fichier système) qui doit être utilisée sous forme informatique, sans être imprimée (bien que l'impression soit habituellement possible). À l'inverse du document papier, le document électronique peut permettre de séparer l'aspect présentation (mise en forme, mise en page...) et l'aspect information (contenu, données...), offrant alors la possibilité d’une exploitation séparée.

Procès-verbal de constat : Le constat est un acte dressé nécessairement par un huissier de justice et en cette qualité, destiné à fixer les éléments de faits d'une situation conformément à l'article 1er et 1er bis de l'ordonnance n°45-2592. Les mentions intrinsèques du constat propres aux actes d'huissiers de justice (diligences accomplies par l'huissier de justice) font foi jusqu'à inscription de faux.

Valeur probante : Qualité d'un document permettant la démonstration de l'existence d'un fait ou d'un acte dans les formes admises par les textes.





I. Liste des abréviations régulièrement utilisées :...........................................................................2

II. Glossaire des principaux termes :................................................................................................2

III. Introduction.............................................................................................................................5

IV. Les principes............................................................................................................................5

1. Une stratégie proactive............................................................................................................5

2. Une approche globale en matière de réalisation de projets de gestion de l’information.........6

3. Évaluation préliminaire de la gestion de l’information d’un cabinet de notaire.....................6

4. Élaboration des politiques, procédures et protocoles..............................................................7

5. Sélection et mise en œuvre des solutions technologiques.......................................................7

6. Le changement de culture du cabinet vers une notarisation électronique...............................8

V. Les services de notarisation électronique et assimilés, déploiements industriels réels...............8

1. Périmètre France - La Chambre Nationale des Huissiers de Justice.......................................8

1. Périmètre France – Le programme ACTES............................................................................9

2. Périmètre France – l’application HELIOS............................................................................10

VI. La gestion électronique des documents nécessaire à la notarisation électronique................10

1. Ce qui a convaincu en grande partie les notaires, la politique du Zéro Papier......................11

2. Le notaire organise et hiérarchise ses documents dans une GED.........................................11

3. A qui se destine une GED ?...................................................................................................11

4. Les avantages annoncés d’une GED.....................................................................................12

5. Les enjeux principaux d’une GED........................................................................................12

6. Les objectifs d’une GED.......................................................................................................12

7. La sécurité d’une GED..........................................................................................................12

8. La réglementation applicable................................................................................................13

9. La durée de conservation des documents..............................................................................13

10. Aspects Juridiques Français des services de notarisation électronique.............................14

VII. Les normes Française et internationale du records management..........................................15

1. Le rôle des normes.................................................................................................................15

2. La norme ISO 15489.............................................................................................................15

3. Norme ISO 14721 (OAIS).....................................................................................................15

4. Norme ISO 23081..................................................................................................................16

5. Norme NF Z 42-013.............................................................................................................16

6. NF Z 40-350..........................................................................................................................16





VIII. Les standards.........................................................................................................................17

1. Le standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA)................................................17

2. Référentiel général de sécurité..............................................................................................17

3. ICA-Req................................................................................................................................17

4. MoReq2.................................................................................................................................18

5. Métadonnées..........................................................................................................................18

IX. Etat des circulaires Françaises sur le records management...................................................19

X. Gestion externalisée des archives en France.............................................................................19

1. Cadre juridique......................................................................................................................19

2. Demandes d'agrément............................................................................................................20

3. Liste alphabétique des prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique :....................................................................20

XI. Archives électroniques..........................................................................................................21

XII. L'administration électronique en France...............................................................................22

XIII. La valeur probante de l'écrit numérique en France...............................................................22

XIV. Les principaux flux dématérialisés de l'administration Française.....................................22

XV. Les sites internet qui comptent particulièrement...................................................................23

1. Direction générale de la modernisation de l’Etat (DGME)...................................................23

2. Agence nationale pour la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).............................23

3. Groupe « Pérennisation de l’information numérique » (PIN)...............................................23

4. Portail international archivistique francophone (PIAF)........................................................23

XVI. Les logiciels de gestion des archives.................................................................................24

XVII. La démarche Française de numérisation...........................................................................24

1. Information techniques d'orientation sur la numérisation.....................................................25

2. Le catalogue Patrimoine numérique Français.......................................................................25

XVIII. Conclusions.......................................................................................................................25

XIX. Bibliographie.....................................................................................................................26

1. Publications...........................................................................................................................26

2. Web........................................................................................................................................26

XX. Mots clés Français et Anglais................................................................................................27





III. Introduction

Cette synthèse porte sur la notarisation électronique. Nous débuterons par l’exposition des principes d’une notarisation électronique, puis ses prérequis de fonctionnement et le détail de sa mise en œuvre car une notarisation électronique repose sur une gestion électronique de documents qui s’intègre elle-même dans un processus plus global de gestion de l’information. Durant une seconde partie il sera fait une présentation des architectures qui soutiennent ces services et des moyens de sécurisation qui leur sont associées. Durant cette synthèse les contraintes juridiques Françaises seront détaillées et je m’efforcerai d’imager mes propos par des déploiements industriels réels.

IV. Les principes

La notarisation électronique c’est la certification des différentes étapes de l'évolution d'un document électronique.

1. Une stratégie proactive

Une entreprise qui exerce un contrôle serré de son information (facilité d’identification des détenteurs et responsables, des types et des formats des documents, de l’emplacement des systèmes et des documents, etc.) sera mieux en mesure de se conformer à ses obligations légales et de répondre à ses besoins opérationnels. Cela se révèle notamment au moment de l’administration de la preuve en cas d’enquêtes ou de litige). Les notaires sont particulièrement soumis à ces règles.

Des articles de presses mettent en avant que les tribunaux ont déjà critiqués des manquements dans des processus d’administration de la preuve au sein d’entreprises (notamment, le défaut d’émettre des avis de préservation de la preuve aux détenteurs de documents). Mais des notaires ne sauraient être mis en défaut.

En plus de faciliter la conformité aux obligations en matière d’administration de la preuve électronique, une gestion de l’information proactive peut également permettre de réduire de façon significative le risque associé à la conservation inutile de documents. Une entreprise peut ainsi se défaire, en toute confiance, des documents qu’elle détient sans de pareilles justifications. La destruction systématique de tels documents, conformément à un calendrier de conservation, permet non seulement de réduire le volume total d’information au minimum, mais aussi de diminuer le risque qu’une partie adverse y trouve un document particulièrement favorable à ses intérêts dans le cadre d’un litige. Il s’agit de documents dont une entreprise aurait pu se débarrasser légalement par le passé, chose qui lui est maintenant interdite en vertu de l’obligation de préserver la preuve.

La gestion de l’information permet de réduire le volume d’information, mais elle diminue également les délais, le fardeau et, par-dessus tout, les coûts associés aux étapes ultérieures du processus d’administration de la preuve électronique. Les coûts associés à la préservation, à la collecte, au traitement, à la révision et à l’analyse des données sont généralement fondés sur une structure de données par gigaoctet.





Le modèle de référence de l’administration de la preuve électronique présenté ci-dessus illustre la relation entre le volume et la pertinence de l’information à différentes étapes du processus. L’état général de préparation d’une entreprise à l’administration de la preuve électronique est largement tributaire de la qualité de sa gestion de l’information. Un plan bien établi et défendable, permettant de répondre aux exigences de l’administration de la preuve électronique et aux avis de préservation de la preuve et d’identifier les documents pertinents, devrait reposer sur de bonnes pratiques en matière de gestion de l’information. Les cabinets de notaire ont la spécificité d’avoir une activité régies par des règles strictes ce qui peut en la matière constituer un avantage par rapport aux largesses dont dispose les entreprises.

2. Une approche globale en matière de réalisation de projets de gestion de l’information

L’approche standard en matière de réalisation de projets de GI exige que soit pris en compte chacun des aspects de la GI qui touche à la gouvernance, à la technologie et à la culture de l’entreprise. Nous l’avons dit plus haut, pour un cabinet de notaire, la tâche est codifiées et donc facilitée bien que chacun des aspects de la GI s’inscrive dans une étape distincte vers une notarisation électronique efficiente.

3. Évaluation préliminaire de la gestion de l’information d’un cabinet de notaire.

Habituellement, l’évaluation préliminaire constitue le point de départ d’un projet de gestion de l’information. Au cours d’une évaluation préliminaire, de l’information vitale pour le projet (telle que de l’information sur l’état actuel de la gouvernance, de la technologie et de la culture, ainsi que les objectifs généraux en matière de gestion) est recueillie par l’examen de documents, de sondages et, à l’occasion, d’entrevues. On extrait alors l’essence même du métier de notaire. Cette étape permet de délimiter l’étendue du projet et de mettre sur pied une feuille de route pratique dans le cadre du projet). De cet examen préliminaire découlera une évaluation de la gestion de l’information, laquelle fournit une image du cadre informationnel du cabinet et permet d’évaluer





son degré d’avancement à l’égard de la GI. Ces principes sont bien sur les mêmes pour une entreprise ou un organisme.

Sur le plan de la gouvernance, les documents de gouvernance (c’est-à-dire les politiques, procédures et protocoles) font l’objet d’une analyse des écarts par rapport aux pratiques exemplaires et à d’autres normes de référence du marché. Il est fréquent de constater que certains éléments essentiels des politiques de GI sont dispersés dans divers documents et parfois même au sein de différentes unités d’affaires. À elle seule, cette constatation met en relief le besoin d’adopter une approche globale, normalisée et uniforme en matière de GI et ce, à l’échelle du cabinet mais également du métier de notaire. En somme, cette évaluation initiale et les recommandations qui en découlent devraient permettre d’élaborer la feuille de route du projet.

En second lieu, une EGI vise à donner un aperçu du cabinet : ses unités d’affaires, les divers endroits et territoires dans lesquels elle exerce ses activités, sa structure organisationnelle et, bien entendu, un portrait détaillé des technologies de l’information utilisées. La qualité et l’adéquation du cadre de GI (les politiques, procédures et solutions en matière de technologie) à élaborer et à mettre en place dépendent de la qualité de l’information recueillie à cette étape.

4. Élaboration des politiques, procédures et protocoles

À la suite de l’EGI et afin d’en opérationnaliser les constatations, la deuxième partie d’un projet de GI sera généralement la rédaction ou la modification des documents de gouvernance. Par leur nature, les politiques sont des documents de niveau supérieur qui reflètent les pratiques exemplaires, les objectifs de l’entreprise et les éléments qui lui sont propres. La politique globale en matière de GI établit le cadre de GI du cabinet, ce qui comprend souvent la création d’un comité de GI dont l’objet est d’assurer que l’entreprise et son effectif respectent les principes énoncés dans les politiques sous-jacentes et s’y conforment.

Les politiques elles-mêmes devraient être rédigées de façon technologiquement neutre, de sorte qu’elles reflètent les objectifs et les besoins d’un cabinet de notaire type, plutôt que les moyens technologiques dont on se dotera pour atteindre ceux-ci. Cette façon de faire permet de couvrir tant les documents électroniques que les documents papier.

Pour leur part, les procédures et les protocoles sont des documents plus précis qui soutiennent les politiques et en permettent la mise en œuvre. Par exemple, lorsque vient le temps de procéder à la destruction de documents devenus inutiles, la manipulation de données personnelles et confidentielles exige la prise de précautions particulières. Celles-ci sont quant à elles fondées sur le classement adéquat des documents au moment de leur création. L’utilisation d’un ensemble commun de métadonnées et la mise en place de flux de travail bien conçus favorisent la gestion et l’accomplissement de cette étape sans heurts. En ayant recours à des outils technologiques, l’entreprise est en mesure de maximiser l’automatisation de ses procédures et de ses flux de travail : c’est là où se situe véritablement le rendement des investissements.

5. Sélection et mise en œuvre des solutions technologiques

Le choix d’une solution technologique est un processus à facettes multiples. Ce choix tient compte de l’information technique recueillie dans le cadre de l’EGI, des éléments propres aux ressources du cabinet (ressources humaines, matérielles et financières) et, évidemment, des divers produits offerts sur le marché répondants aux obligations du métier. Pour prendre une décision





éclairée, il est de toute évidence avantageux d’avoir recours à des tiers indépendants mais proche du métier qui connaissent le marché et qui peuvent aider, en toute objectivité, le cabinet à identifier la solution adaptée à ses besoins. Cette démarche peut nécessiter la rédaction d’un appel d’offres, la conception d’une grille d’évaluation et la participation aux entrevues avec les fournisseurs ou intégrateurs.

Une fois le choix de la solution technologique arrêté, la mise en œuvre devrait être gérée de façon proactive, ce qui nécessitera la participation de gestionnaires de projets possédant des connaissances spécialisées en matière de gestion du changement. Ce processus permet au cabinet de s’assurer du respect des coûts, des échéanciers et des exigences particulières du projet, de sorte que les notaires et clercs adoptent et maîtrisent la solution retenue.

6. Le changement de culture du cabinet vers une notarisation électronique

Les considérations d’ordre culturel sont possiblement les plus importantes des projets de GI. Compte tenu de la nature de ces projets, qui entraînent généralement la modification des habitudes de travail, obtenir l’adhésion et la participation des notaires et des clercs constitue un enjeu des plus importants vers la notarisation électronique. En effet, on pourrait remettre en question le bien-fondé de ces changements, alors qu’à leurs yeux, les pratiques actuelles fonctionnent très bien. Voilà l’essentiel des points à prendre en considération sur le plan culturel dans le cadre de projets de GI. La communication avec les employés, la disponibilité d’informations sur le projet, les rappels à leur intention et leur implication personnelle sont des aspects relatifs à la gestion du changement qui doivent être examinés et compris dès la première journée du projet.

Dans le cadre d’une politique globale en matière de GI, la mise sur pied d’un comité de GI a également pour but d’assurer la sensibilisation et la formation des employés. Cet aspect devrait permettre de faire en sorte que chaque employé soit conscient de son propre rôle et des responsabilités qui lui incombent en matière d’information et de documents.

V. Les services de notarisation électronique et assimilés, déploiements industriels réels.

1. Périmètre France - La Chambre Nationale des Huissiers de Justice

On peut distinguer deux types de services de notarisation électronique, les services d'envoi et de réception de messages certifiés par voie électronique et les services d'archivage sécurisé et horodaté de documents numériques.

En France, la Chambre Nationale des Huissiers de Justice propose des services d'envois de courriers électroniques certifiés et de conservation de documents électroniques, dotés d'une valeur probante. Un huissier de justice dresse un procès-verbal de constat établissant la date certaine du dépôt et du contenu, constituant ainsi un élément supplémentaire de la valeur probante. Le fait qu'un officier public et ministériel intervienne dans ce service d'envoi de courriers électroniques constitue une garantie juridique complémentaire du dispositif technique mis en place.

Le portail Jedepose.com a été développé et est opéré par la société Extelia. Il a été conçu par la Chambre Nationale des Huissiers de Justice. Le site Jedepose.com regroupe les offres suivantes :





DepoMail® : La mise en œuvre d'un service de courrier électronique certifié faisant l'objet d'un procès-verbal de constat d'Huissier de Justice.

AuthentiDoc® : L'archivage sécurisé de documents avec dépôt authentifié par Huissier de Justice.

L’offre proposée s’appuient sur une solution logicielle de chiffrement de disque, SecureDoc associée à une solution d’authentification réseau dite de Pre-Boot intitulée PBConnex. Ces services sont proposés par la société WINMAGIC dont voici l’adresse www.winmagic.com.

a) Prérequis système de l’offre technique WINMAGIC

Operating System Le client Secure Doc fonctionne sur Windows Server: 32-bit or 64-bit Microsoft Server platform de Windows 2003 ou plus récent. Tous services pack appliqués

RAM 512 MB RAM

Hard Drive 250 MB d’espace disque libre

CPU Intel, AMD, Cyrix ou processeur compatible (1 GHz ou mieux). AES-NI est supporté seulement sur certains Intel CPUs.

UEFI UEFI n’est pas supporté par SecureDoc pour Servers.

b) Architecture du système de l’offre technique WINMAGIC

De manière générale ces systèmes s’apparente et repose sur des prérequis, il s’agit de gestion électronique de documents, dont nous allons détailler les principes au chapitre suivant.

1. Périmètre France – Le programme ACTES

Le programme ACTES (Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé) a pour but de permettre aux collectivités territoriales de communiquer par télétransmission leurs actes à la préfecture pour





le contrôle de légalité a posteriori, ce programme respecte les principes d’une notarisation électronique, il y a une réelle administration de la preuve électronique. Les collectivités qui souhaitent mettre en place cette démarche peuvent soit investir pour se doter en propre de l’infrastructure nécessaire, ce qui est rarement le cas étant donnée l’ampleur des dépenses à engager, soit être reliées aux serveurs du ministère de l’Intérieur par l’intermédiaire d’un tiers de télétransmission, c’est-à-dire d’un organisme homologué pour effectuer, dater et authentifier par un procédé de signature électronique que la télétransmission.

2. Périmètre France – l’application HELIOS

Hélios est une application créée et gérée au sein de la Direction générale des finances publiques. En transformant des flux papiers en échanges d’information via l’informatique, Hélios permet de faciliter le travail des comptables de l’administration de l’Etat et leur rapport aux ordonnateurs des dépenses publiques dans les collectivités locales. Comme le programme ACTES, Hélios peut nécessiter, pour certains flux, le recours à un tiers de télétransmission. Sans pour autant faire appel à un huissier de justice cette application respecte

VI. La gestion électronique des documents nécessaire à la notarisation électronique

Une GED (Gestion Electronique des Documents) est nécessaire pour qu’il y ait notarisation électronique. Une GED est souvent réduite à l’image d’un coffre-fort numérique dont les informations ont été indexées afin de faciliter la recherche à postériori d’information. Bénéfice immédiat d’une GED la réduction de documents papiers. Les principes d’une GED s’intègrent au sein d’une GI (Gestion de l’Information).

Une GED participe à l‘optimisation de l’organisation de l’information en regroupant l’ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux de document au sein d’un organisme et d’améliorer leur traçabilité, la traçabilité est un des points crucial de la notarisation électronique.

Une GED a ainsi pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines, ces fonctions collent en tout point aux principes de la notarisation électronique.

Le processus de GED peut se résumer en 5 étapes

1. Capture des documents

a. Par numérisation des documents papier (scanner ou numériseur)

b. Par capture des supports microfilms (numériseur de microfilms)

c. Par intégration de documents électroniques (convertir en PDF via un logiciel

spécifique)

2. Extraction des informations

3. Indexation des données (A partir de la lecture automatique de document)

4. Fonction de recherche de document





5. Archivage des documents

Une GED répond à des contraintes légales liées à l’archivage et aux exigences des processus qualités dans le cas de la notarisation électronique ces contraintes sont plus fortes encore, il y a intervention d’un huissier pour apporter plus de poids à la preuve.

Enfin, une GED permet de mener à bien un projet grâce à une méthode de travail plus sûre car l’audit de l’existant est obligatoirement réalisé et que en conséquence maitrisé, chaque actes sera réglés ce qui convient parfaitement aux obligations de la notarisation électronique.

Je retiendrai le blog Archives Online accessible à l’adresse archivesonline.wordpress.com qui est spécifiquement dédié à l’archivage électronique et à son actualité et qui regorge d’informations récentes sur le sujet.

1. Ce qui a convaincu en grande partie les notaires, la politique du Zéro Papier

Lorsque l’on parle de GED un certains nombres d’arguments émergent rapidement. J’ai cru bon d’en exposer cinq dans les lignes suivantes.

a) Un gain de productivité affiché : « le zéro papier » apporte une réelle une réelle réduction des coûts (papier, encre, imprimante).

b) Stockage et archivage : « le zéro papier », aiderait notamment à faciliter le classement de documents.

c) Protection de la planète : A grande échelle « le zéro papier » aurait un impact pour l’environnement.

d) Sécurité : En utilisant de manière efficiente les nouvelles technologies, « le zéro papier » peut permettre de diminuer le risque d’erreur (perte de document, manque confidentialité…).

e) Valeur marketing : Il est indiscutable qu’aujourd’hui, les consommateurs, attachent beaucoup d’importance à des concepts pour le développement durable.

Lorsque l’on est notaire et soumis à des durées de conservation très longues, la politique du Zéro Papier prend tout son sens.

2. Le notaire organise et hiérarchise ses documents dans une GED

En opposition à un système conventionnel d’archivage où chaque page doit être classée dans des répertoires, classeurs ou des dossiers compressés, une GED vous permet de faire ce travail en un minimum de temps et de façon entièrement numérisée. Ce gain de temps est le fruit d’une réflexion sur l’archivage et la recherche. Nous pourrions classer tous nos documents dans une organisation de répertoires dans notre disque dur. Avec peu d’archives, cela fonctionnerait bien. Mais plus nous avons de documents, plus l’administration de nos données est difficile. C’est pour cette raison que de nombreuses sociétés s’équipent de base de données (Oracle, MySQL, SQL Server, et autres système de base de données). Les notaires ont fait ce choix pertinents car le gain de temps dans la recherche des actes est considérable.





3. A qui se destine une GED ?

Que ce soit dans le secteur public ou dans le secteur privé quelques soit la taille de l’organisme ou de l’entreprise, il s’agit avant tout de trouver un système adapté à ses besoins.

La taille des archives n’est pas un obstacle, les systèmes gèrent un volume de données illimités et effectuent une gestion de tous les formats de fichiers du grand public (PDF, xls, doc, Vsd,…).

L’ONUDI (A Vienne, Organisation des Nation Unies pour le Développement Industriel), EADS (satellite) font confiance à des sociétés spécialisées dans la GED, mais également des structures régionales et collectivités.

4. Les avantages annoncés d’une GED

o Plus de sécurité : On parle de coffre-fort numérique o Gain de temps : Jusqu’à 80% de temps gagné par rapport à l’archivage papier o Plus d’efficacité : De 10% à 20% d’efficacité de travail supplémentaire o Moins de frais de stockage : Plus de 50% de gain en termes de frais associé à l’archivage o Grande accessibilité : 24h/24h, 7jours/7jourso La recherche d’un document est 10 fois plus coûteuse que de le produire et les pertes

financières dues à un mauvais classement ou à une perte de données sont considérables.

5. Les enjeux principaux d’une GED

o Maitriser les flux de document o Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps de recherche o Améliorer la traçabilité des documents o Améliorer la fluidité de circulation o Accélérer et développer le partage d’information o Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage o Répondre aux exigences des normes qualité Sécurisez le traitement des documents

6. Les objectifs d’une GED

o Contrôler les informations essentielles o Sécuriser l’information o Partager l’information en temps réel

7. La sécurité d’une GED

Les systèmes de GED ont été conçus pour conserver les informations pendant des années, des dizaines d’années, exactement sous la même forme que l’original.

Pour cela, tous les documents sont en général conservés sous un format d’image (avant d’être compressés). Ces formats image (bitmaps) sont très simples et par conséquent durables.

Une GED travaille avec des formats standard bitmap ouverts et libres – une garantie que les documents originaux seront correctement reproduits pendant des dizaines d’années.





Une GED en termes de sécurité est définis comme :

Une base de données : unité organisationnelle dont l’objectif est de collecter et chercher l’information sur la base de critères spécifiques. Une base de données pourrait aussi être comparée à une chambre forte où les données sont stockées de façon sûre.

Serveur et client : afin de stocker nos informations, nous choisissons un endroit sûr (le serveur). Seuls les clients qui se sont identifiés peuvent avoir accès à cet endroit. De manière plus abstraite : le serveur offre des services aux clients ; dans notre cas, le service est une base de données.

Exemple de règles de sécurité. Afin de se prémunir du risque de vol massif d’informations, dans le cadre d’une requête portant sur un grand ensemble de documents le système ne l’autorisera pas. On peut configurer une GED pour ne donner que les 10 premiers documents demandés et ne traiter que des lots de 10 documents avec des intervalles temps définis.

8. La réglementation applicable

Il existe deux obligations essentielles, concernant l’archivage, la durée de conservation des documents et le respect des normes, lois et règlementation.

9. La durée de conservation des documents

De nombreux textes de loi imposent la conservation de différents documents.

Voici un tableau récapitulatif sur la durée légale commune de conservation de documents.

Il faut noter que cette durée court à partir de la fin des contrats et non pas à partir de leur date de signature.

Documents Années

Actes notariés illimitéBons de commande 10Bons de livraison 10Commandes clients 10Contrats commerciaux 10Documents fiscaux 6Documents d’assurance 30Factures client 10Fiches de paye 5Images – chèques 10Ordre de bourse 5Pièce comptables 10

Cependant, ces textes ne prévoient pas les modalités précises d’archivage des documents.





Le support électronique est admis sous deux conditions, le document sous forme numérique doit être signé électroniquement et il doit être archivé.

En règle générale, la preuve informatique est soumise à la libre appréciation du juge quant à la fiabilité du système utilisé.

10.Aspects Juridiques Français des services de notarisation électronique

S'agissant de l'archivage des documents électroniques signés déposés dans le coffre-fort électronique mis à disposition dans le cadre du service de notarisation électronique, il répond à une exigence probatoire formulée à l'article 1316-1 du Code civil, à savoir :

« L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »

En outre, l'article 1108-1 du Code civil du code civil dispose :

« Lorsqu'un écrit est exigé pour la validité d'un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 et, lorsqu'un acte authentique est requis, au second alinéa de l'article 1317. » Par conséquent, l'archivage à des fins de preuve ou de validité répond donc à des exigences juridiques identiques.

Il ressort de ces textes que l'écrit sous forme électronique, à titre probatoire ou de validité de l'acte, est admis devant les tribunaux à la double condition de garantir l'identification de l'auteur à qui l'acte est imputé et l'intégrité de celui-ci. Le service de notarisation électronique assure la conservation des documents signés (ce qui permet l'identification) et leur intégrité dans le temps.

Le service accepte le dépôt de tout type de documents. Toutefois, il serait opportun de déterminer le régime juridique au cas par cas de ceux-ci (fiches de paie, contrats de travail, etc.).

Retenons que la durée de conservation du document dépend des délais de prescription qui ne sont pas uniformisés.

Textes applicables en droit français Objet Délais de prescription/conservation

Art. 2262 du Code civil Droit commun Trente ans (sauf exceptions)

Art. 2270 du Code civil Actions en responsabilité Dix ans

Art. 2270-1 du Code civil Actions en responsabilité civile Dix ans

Art. 2277 du Code civil Actions en paiement des créances Cinq ans

Art. L. 114-1 du Action dérivant d’un contrat Deux ans





Code des assurances d’assurance

Dix ans pour les contrats d’assurance sur la vie et pour les contrats d'assurance contre les accidents atteignant les personnes

Art. L. 110-4 du Code de commerce Relations entre commerçants Dix ans (sauf exceptions)

Art. L. 102-B du Livre de Procédures

Fiscales

Conservation des livres, registres, documents ou pièces comptables (ex : factures)

Six ans

Art. L. 143-3 du Code du travail Conservation des bulletins de paie Cinq ans

Art. L. 123-22 du Code de commerce

Documents comptables et pièces justificatives (ex : facture ou bon de commande ou de livraison)

Dix ans

Art. L. 133-6 du Code de commerce Action contre le transporteur routier Un an à compter du jour où la remise de

la marchandise aurait dû être effectué

Art. L. 123-1 du Code de la propriété

intellectuelleŒuvres de l'esprit (droit d'auteur) Protection pendant l'année en cours qui

suit la mort de l'auteur et Soixante-dix ans

VII. Les normes Française et internationale du records management

1. Le rôle des normes

Une norme est élaborée pour fournir un modèle d'établissement, de mise en œuvre, de fonctionnement, de surveillance, de réexamen, de mise à jour et d'amélioration d'un système.Dans le sujet qui nous concerne nous nous intéresserons dans un premier temps aux normes, puis également aux standards en rapport avec la gestion électronique de documents.

2. La norme ISO 15489

Norme internationale, publiée en octobre 2001 : elle constitue une directive pour la gestion des documents des organisations, tant privées que publiques, afin de garantir que tous les documents d’archives bénéficient de l’attention et de la protection appropriées, et que leur valeur de preuve et d’information sont susceptibles d’être mises en évidence plus efficacement et plus facilement, en ayant recours à des pratiques et procédures normalisées.

Cette norme est scindée en deux parties la norme ISO/TR 15489-1 : principes directeurs et ISO/TR 15489-2 : guide pratique (version française). Elle énonce donc un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en





assurer la conservation et l’intégrité : Fiabilité de l’archivage ; Sécurisation ; Pérennisation ; Confidentialité ; Accessibilité ; Restitution ; Destruction ; Traçabilité ;

3. Norme ISO 14721 (OAIS)

Le modèle de référence pour un OAIS (Open Archival Information System, soit système ouvert d’archivage de l’information) décrit les responsabilités, les fonctions et les rapports avec son environnement d’un système d’archivage électronique pour assurer la pérennisation de l’information numérique. Il s’agit d’une norme fonctionnelle généraliste sur laquelle s’appuient de nombreuses autres normes et standards. Sa première version est parue en 2002 et est enregistrée comme norme ISO sous le numéro 2003 :17421. Une nouvelle version est en phase d’acceptation par l’ISO pour laquelle la traduction est déjà en cours. La norme OAIS fait partie des recommandations du Référentiel général d’interopérabilité pour les systèmes d’archivage électronique Français.

4. Norme ISO 23081

Cette norme intitulée « Métadonnées pour les records » est une norme de records management qui définit les métadonnées dont doit disposer un organisme qui souhaite conserver des documents à valeur probante sous forme numérique. Elle est conçue pour être complémentaire de la norme ISO 15489 sur le records management.

Elle se compose de trois parties :- une partie générale exposant les principes de la norme- une partie plus particulièrement centrée sur les concepts et leur mise en œuvre- une partie présentant une grille d’auto-évaluation par rapport aux exigences de la norme

Les métadonnées présentées peuvent être produites à différents stades du cycle de vie du document dès leur création ou au moment de leur archivage. La typologie des métadonnées est très riche, puisqu’elle couvre les métadonnées de conservation, de description, de recherche, de gestion des ressources…

5. Norme NF Z 42-013

La norme NF Z 42-013 est antérieure à la norme OAIS, puisque sa première version date de 1999, mais a été révisée dernièrement, en 2009. Cette mise à jour a permis d’élargir le périmètre de la norme à tous les types de supports numériques et non plus aux seuls disques optiques numériques non-réinscriptibles. Il s’agit plutôt d’une norme technique que d’une norme fonctionnelle. Elle met tout particulièrement l’accent sur la traçabilité de tous les processus en œuvre dans l’archivage électronique comme la numérisation de documents, l’horodatage, les communications… ainsi que sur les exigences du système en matière de sécurité et d’accès. Elle est aussi importante en ce qu’elle définit les clauses nécessaires dans un contrat de service passé avec un tiers archiver. Les exigences de la norme sont de deux types : des exigences minimales et des exigences complémentaires. La mise en place d’une certification liée à la norme NF Z 42-013 est à l’étude.





6. NF Z 40-350

Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents - Service et mise en œuvre des prestations. La norme NF Z 40-350 est une norme française édictée en 2001 par AFAQ AFNOR Certification. Elle porte sur les prestations des entreprises d'archivage. Elle a été élaborée par le comité NF-service Prestations de gestion et conservation d'archives, qui regroupe des entreprises d'archivage, des experts des questions archivistiques, notamment la direction des archives de France et l'Association des archivistes français, et des archivistes d'établissements publics et d'entreprises. Une nouvelle version a été publiée en 2009.

VIII. Les standards

1. Le standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA)

Le standard d'échange de données pour l'archivage modélise les différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l'archivage de données. Ces transactions sont au nombre de six : le transfert, la demande de transfert, la modification, l'élimination, la communication et la restitution. Les acteurs sont eux au nombre de cinq : le service producteur, le service versant, le service d'archives, le service de contrôle et le demandeur d'Archives.

Ce standard définit de manière formelle :

1. Les scénarios à mettre en œuvre pour chaque transaction;2. Les messages que les acteurs doivent/peuvent s'échanger;3. La manière de coder les informations à transmettre (métadonnées -bordereaux de

versement, bordereaux d'élimination notamment - et contenus de données).

Toutes les informations sur le standard d'échange est depuis 2009 disponible sur le site Internet Français de la modernisation à l’adresse suivante references.modernisation.gouv.fr sous "Documents de référence de l'administration électronique".

2. Référentiel général de sécurité

Le Référentiel général de sécurité (RGS) définit les standards recommandés dans l’administration française pour assurer la sécurité. Il a été conçu par l’ANSSI en partenariat avec la DGME, selon des modalités précisées dans un décret du 2 février 2010. La première version a été publiée en mai 2010 et son contenu a été approuvé par arrêté du 18 mai 2010.

Quatre fonctions de sécurité sont mises en avant :

a) L’authentification : l’authentification est l’action par laquelle le système d’information vérifie l’identité de l’usager. Les procédés utilisés par l’usager pour prouver son identité vont de l’emploi d’un couple identifiant/mot de passe à l’utilisation d’un certificat électronique personnel stocké sur une carte à puce.

b) La signature électronique : la signature d’un document électronique garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé.





c) La confidentialité : cette fonction permet de s’assurer qu’une information ne peut être consultée par un tiers non autorisé au cours de son transfert ou de son stockage.

d) L’horodatage : ce procédé permet de garantir qu’un document ou un message existait à un instant donné. Il fait foi dans le domaine des échanges électroniques.

3. ICA-Req

Principes et exigences fonctionnels pour l’archivage dans un environnement électronique.

Les recommandations du Conseil international des Archives en matière d’archivage électronique visent avant tout à établir une série d’exigences auxquelles un système d’archivage électronique doit satisfaire.

Après un premier module général introductif, ICA-Req propose deux modules adressés d’une part aux services d’archives souhaitant mettre en place un SAE, et d’autre part aux institutions souhaitant mettre en place des systèmes d’informations dont les contenus sont amenés, à terme, à intégrer un SAE.

ICA-Req propose notamment des grilles d’évaluation (check-lists) des solutions techniques (logiciels, prestations d’archivage externalisé) que les services d’archives ou les administrations peuvent se voir proposer par les fournisseurs.

4. MoReq2

Exigences-types pour la maîtrise de l’archivage électronique. Mise à jour et extension

MoReq2 est une somme de recommandations pour le records management appliqué aux archives électroniques. Il s’agit de la deuxième version de ce texte. Une troisième version devait paraître en 2010, sous le nom de MoReq 2010, mais elle verra plus probablement le jour dans le courant de l’année 2011. Un projet de certification est actuellement porté par la Commission européenne, à la demande de laquelle le texte est élaboré et révisé.

A l’occasion de la 5e conférence du DLM Forum, la direction des Archives de France publie en ligne sur son site la traduction française de MoReq2, réalisée par Mme Marie-Anne Chabin, membre du Comité éditorial de MoReq2, professeur associé au CNAM (Conservatoire National des Arts et Métiers), présidente d’Archive 17.

Cette traduction est accompagnée d’un chapitre préliminaire consacré à « l’environnement français », qui propose, outre des développements sur le « records management » en France, l’explicitation des principes de traduction des concepts de MoReq2 en français, l’environnement normatif, des références et une bibliographie, une présentation des tendances et évolutions des projets d’archivage.

5. Métadonnées

La définition la plus répandue des métadonnées est que "ce sont des données à propos d'autres données" ou encore des informations "à propos" ou "autour" d'autres informations. Même si le terme est récent, la pratique des métadonnées est, elle, assez ancienne et on la retrouve par exemple dans les fiches et notices documentaires des bibliothèques.





Il existe de multiples manières de classer les différents types de métadonnées en fonction: de ce qu'elles décrivent, de la façon dont elles sont créées, du moment où elles sont créés, de leur emplacement, de leur aspect, de leur usage, etc. Le modèle d'information de l'OAIS donne lui aussi une typologie qui illustre bien le principe de continuité entre données et métadonnées (les informations servent à comprendre d'autres informations)

Il existe déjà dans la communauté des pratiques standardisées de métadonnées. En particulier celles pour la description des archives (EAD et celles pour la description des noms de personnes, de familles et de collectivités (EAC-CPF). A côté de ces standards, très orientés "métiers de l'archivage" sont apparus deux standards plus généralistes que sont PREMIS et METS.

a) METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)

METS est un standard définissant un format d'empaquetage, c'est-à-dire un format permettant d'organiser un ensemble d'informations liées de manière explicite. Ce standard définit un schéma XML qui est utilisé dans des systèmes d'archivage électronique pour donner une forme aux paquets d'informations, en particulier pour l'AIP (le paquet qui est conservé au sein du système). Le schéma permet d'encapsuler et de placer dans des catégories distinctes des métadonnées d'usage divers telles que des métadonnées EAD, Dublin-core ou encore PREMIS.

Développé à l'origine par la Digital Library Federation, le projet est maintenant hébergé et maintenu par la Bibliothèque du Congrès

b) PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies)

PREMIS est un standard pour l'expression des métadonnées de préservation. Ce modèle concerne autant ceux qui conservent que ceux qui transmettent de l'information à conserver. Il définit principalement un dictionnaire de données utile pour décrire les métadonnées de préservation. Il est possible d'être conforme à PREMIS si on utilise le vocabulaire pour exprimer les métadonnées même si on n'utilise pas le schéma XML qui en est proposé. Il est possible d'utiliser PREMIS dans le cadre de METS ce que font déjà quelques éditeurs de systèmes d'archivage électronique. Tout comme METS, ce standard est hébergé et maintenu par la Bibliothèque du Congrès.

IX. Etat des circulaires Françaises sur le records management

Durant mes recherches, j’ai découvert des textes applicables à un vaste ensemble de domaines ainsi que différents thèmes relatifs aux instructions de collecte et de tri. Mais j’ai également trouvé des textes très spécifiques et dans ma recherche je me suis plus particulièrement intéressé aux archives notariales.

Les nouvelles dispositions en matière de versement et communication des archives notariales (minutes et répertoires) - Instruction DAF/DPACI/RES/2009/026 du 16 décembre 2009

Ouverture des testaments clos - Instruction DAF/DPACI/RES/2009/013 du 19 juin 2009

État des lieux pour les archives notariales - Instruction DPACI/RES/2004/009 du 10 juin 2004




http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/classement/normes-outils/eac/

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/classement/normes-outils/ead/


X. Gestion externalisée des archives en France

1. Cadre juridique

Code du patrimoine : articles L212-4 et R212-19 à R.212-31 (relatifs au dépôt d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier ou numérique, auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet).

Code de la santé publique : articles L1111-8, R1111-9 à R1111-15-1 et R1111-16 (relatifs à l’hébergement des données de santé à caractère personnel par des personnes physiques ou morales agréées à cet effet).

NOTA BENE : en application de l’article R.1111-16 du Code de la santé publique, les prestataires agréés par le ministère de la culture pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier le sont également, ipso facto, pour l'hébergement de données de santé à caractère personnel sur support papier (et ce quel que soit le statut des archives sur support papier, publiques ou privées, qui contiennent ces données de santé à caractère personnel).

En revanche, l’hébergement de données de santé à caractère personnel sur support informatique nécessite un autre agrément, accordé par le ministre de la santé (articles L.1111-8 et R.1111-9 à R.1111-15-1 du Code de la santé publique) – pour tout renseignement à ce sujet, on consultera le site de l’Agence des systèmes d’information partagés de santé (ASIP Santé).

Arrêté ministériel du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée.

2. Demandes d'agrément

Le Code du patrimoine (article L212-4, II et III) réserve la conservation et la gestion externalisées des archives publiques aux personnes physiques ou morales agréées à cet effet. Afin de faciliter les démarches de demande d’agrément, le SIAF a décidé de publier ses grilles d’évaluation des dossiers déposés à l’appui des demandes : l’une concerne l’archivage papier, l’autre l’archivage électronique. Ces documents n’ont de valeur qu’en termes de méthode, pouvant à la fois aider les candidats à l’agrément à structurer leur dossier de demande, à vérifier qu’aucun point important, ni aucune des pièces à joindre n’ont été omis dans celui-ci, et à se faire une idée des critères d’éligibilité. Ils n’ont en revanche aucune valeur juridique, ne prétendent pas nécessairement à l’exhaustivité et ne dispensent pas les candidats de se référer aux articles R212-23 à R.212-31 du Code du patrimoine, qui décrivent la procédure à suivre et sont seuls à faire foi. Sont seules susceptibles d’être agréées les structures pleinement opérationnelles et en service au moment de leur examen : le dossier doit attester de la maîtrise qui est celle du demandeur en fournissant des données concrètes sur ses activités, procédures et moyens matériels, et ne saurait donc se limiter à une simple paraphrase de la grille d’évaluation. Au demeurant, l’instruction de chaque demande passe systématiquement par un contrôle sur place des informations communiquées.

En complément de la grille d'analyse des demandes d'agrément pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier, le service interministériel des Archives de




http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000021467028


France a souhaité publier également des recommandations pour les activités de tiers-archivage dans les départements d'outre-mer, à destination des prestataires qui y sont implantés.

3. Liste alphabétique des prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique :

Ces sociétés proposent donc des services qui permettent une notarisation électronique.

L'AGENCE LANDAISE POUR L'INFORMATIQUE (ALPI) est agréée par arrêté du 17 octobre 2012 pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires, sur support numérique, au moyen de son système d'archivage électronique ARCHILAND, hébergé par deux centres serveurs à Mont-de-Marsan (40).

La société ATOS WORLDLINE est agréée par arrêté du 7 octobre 2011, modifié par l'arrêté du 14 mars 2012, pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires, sur support numérique, au sein de ses centres serveurs de Seclin (59) et de Vendôme (41).

La société BULL est agréée par arrêté du 30 mai 2012 pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires, sur support numérique, au sein de ses centres serveurs de Trélazé (49), des Clayes-sous-Bois (78) et de Saint-Ouen (93).

La société CDC-ARKHINEO est agréée par arrêté du 29 septembre 2010, modifié par l'arrêté du 10 décembre 2010, pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires, sur support numérique, sur sa plate-forme d'archivage électronique d'Arcueil (94).

Le CINES (centre informatique de l’enseignement supérieur) est agréé par l'arrêté du 14 décembre 2010 pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support numérique, sur sa plate-forme d’archivage électronique de Montpellier (34).

Le groupe IMPRIMERIE NATIONALE est agréé par arrêté du 1er juin 2012 pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires, sur support numérique et sur support papier, au sein des installations dédiées à cette activité de son emprise de Flers-en-Escrebieux (59).

La société LOCARCHIVES est agréée par arrêté du 25 septembre 2010, modifié par l'arrêté du 1er février 2012, pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support numérique, au sein de ses centres serveurs de Saint-Ouen (93) et de Péronne (80).

La société ORSID est agréée par arrêté du 20 juin 2011, modifié par arrêté du 7 octobre 2011, pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique, au sein de ses centres serveurs de Paris (75) et de Ballainvillers (91).

La société RISC GROUP - IT SOLUTIONS, agréée par arrêté du 10 février 2012 pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support numérique, au moyen de son système d’archivage électronique hébergé par les centres serveurs de Courbevoie (92), Aubervilliers (93), Paris (75) et Magny-les-Hameaux (78).

Les prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support PAPIER ne font pas partis de notre scope.




http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000025395603&fastPos=1&fastReqId=897210384&categorieLien=id&oldAction=rechTexte

http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000024713629&dateTexte=&categorieLien=id









XI. Archives électroniques

Les archives électroniques sont des mails, des documents bureautiques, des dossiers numérisés, des données échangées par télé procédures, des bases de données...

Dans le contexte du développement de l'administration électronique (plan ADELE) et des évolutions législatives sur la valeur juridique des documents électroniques, leur nombre augmente très rapidement.

Les archives électroniques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que les archives papier. Pourtant, elles présentent des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement particulières.

Le Service interministériel des archives de France diffuse ou élabore des normes utiles à l'archivage électronique et exerce une fonction de veille et de conseil pour les administrations et les services d'archives.

Bulletins des Archives de France sur la conservation à long terme des documents électroniques

XII. L'administration électronique en France

Depuis plus d’une décennie, l’administration française s’est modernisé en exploitant les technologies de l’information et de la communication. Plusieurs flux ont ainsi été dématérialisés dans un souci de gain d’efficacité, d’économie et d’amélioration du service rendu aux usagers. De fait, l’Etat et les collectivités produisent depuis une masse considérable d’archives numériques.

Les archives numériques sont soumises au même régime que toutes les autres archives. En effet, le Code du patrimoine entend par archives « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » (art. L211-1).

Néanmoins, quelques dispositions juridiques prennent en compte les spécificités de l’écrit numérique dans les procédures dématérialisées mises en œuvre par les lois.

XIII. La valeur probante de l'écrit numérique en France

Depuis 2000, la validité comme preuve juridique des documents numériques est reconnue, au même titre que la preuve écrite sur papier et ce à condition de pouvoir justifier de son authenticité et de son intégrité par la loi n°2000-230 modifiant le Code civil. L’article 1316-1 du Code stipule aujourd’hui : « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »

La signature électronique est le procédé retenu pour garantir l’authenticité et l’intégrité d’un document numérique. Il s’agit d’un procédé qui prend une empreinte d’une information à un instant





précis et y applique un algorithme de chiffrement à clé publique, c’est-à-dire dont la clé de déchiffrement figure sur un certificat appartenant nominalement à l’émetteur du document. Le déchiffrement permet ainsi de comparer l’empreinte du document envoyé avec celle du document initial et de constater d’éventuelles modifications.

Le décret d’application de la loi du 13 mars 2000, en date du 30 mars 2001, détaille les modalités de mise en place de la signature électronique.

Le portail de la sécurité informatique de l’Agence nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) propose par ailleurs sur son site www.securite-informatique.gouv.fr une présentation claire du fonctionnement de la signature électronique.

XIV. Les principaux flux dématérialisés de l'administration Française

L’administration électronique s’est beaucoup développée en France cette dernière décennie, dans la foulée du programme Adele piloté par l’Agence pour le développement de l’administration électronique puis, à partir de 2005, par la Direction générale de la Modernisation de l’Etat.

Des flux de documents sous forme papier sont de ce fait devenu des flux d’informations dématérialisés, sans pour autant altérer leur nature probante et donc sans que la nécessité de les archiver disparaisse. Sont ici présentés les principaux flux de l’administration électronique à ce jour.

XV. Les sites internet qui comptent particulièrement

1. Direction générale de la modernisation de l’Etat (DGME)

La Direction générale de la Modernisation de l’Etat a été créée en 2005 et est rattachée au ministère du Budget, des comptes publics, de la fonction publique et de la réforme de l'Etat.

Dans le cadre de ses objectifs de simplification des procédures et d’amélioration des services aux usagers, elle aide notamment à la mise en œuvre des processus de dématérialisation. Elle collabore pour cela avec les Archives de France sur les questions de conservation à long terme des données numériques produites par les services de l’Etat.

Le recours à ses ressources devra sans doute être complété, dans un avenir proche, par celles que ne manquera pas de proposer la Direction interministérielle des systèmes d’information et de communication créée en mars 2011 et rattachée aux services du Premier ministre.

2. Agence nationale pour la sécurité des systèmes d’information (ANSSI)

Le portail de la sécurité informatique, diffusé par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, met de nombreuses ressources aux personnes et administrations souhaitant se former aux enjeux et aux méthodes de la sécurité dans le domaine de l’informatique, qui intéresse tout particulièrement les archivistes. On y trouve des glossaires, des modules d’auto-





formation, un état des bonnes pratiques ainsi qu’un travail de veille technologique sur l’actualité de la sécurité informatique.

L’ANSSI met en ligne et tient à jour un portail de la sécurité électronique à cette adresse www.securite-informatique.gouv.fr. On notera tout particulièrement dans notre étude un mémento sur l’archivage électronique sécurisé.

3. Groupe « Pérennisation de l’information numérique » (PIN)

Le groupe « Pérennisation de l’Information Numérique » est un groupe de réflexion et de travail qui réunit des acteurs nombreux et divers, tous concernés par l’archivage numérique à long terme : le Centre national d’études spatiales, la Bibliothèque nationale de France, les Archives de France, l’Institut Pasteur, plusieurs ministères, institutions et consultants. Il effectue une veille permanente sur ce sujet et propose de nombreuses ressources sur son site concernant tous les aspects de l’archivage électronique : normes, recommandations, projets en cours, etc.

4. Portail international archivistique francophone (PIAF)

Le PIAF propose un cours en ligne sur l’archivage numérique à cette adresse www.piaf-archives.org dans la rubrique formation, conçu par Françoise Banat-Berger (Archives de France) et Claude Huc (Centre national d’études spatiales).

XVI. Les logiciels de gestion des archives

La liste qui suit est indicative et non limitative. Les logiciels qui y figurent ne sont en aucune façon agréés par le Service interministériel des Archives de France. Comme nous l’avons vu précédemment la qualité de la preuve et des moyens techniques utilisés lorsqu’il y a notarisation électronique, conservation électronique, reste du ressort du juge mandaté.

Adlib (gestion et description de documents d'archives, de collections de bibliothèques et de musées), de la société Adlib Information Systems, commercialisé par la société belge CESAM

Alexandrie de la société G.B. Concept Archi'dhoc de la société Elp Arkhéïa de la société Anaphore Ariane de la société Amig Avenio de la société Di'X Cadic Intégrale (module de gestion des archives), de la société Cadic Clara de la société Ever Ezida. Clara n'est aujourd'hui plus commercialisée par la société Ever-

Ezida (voir Flora) Damaris Archives de la société Damaris Flora de la société Ever Ezida Gaïa du Conseil général de Seine-et-Marne Gapi de la société Mobydoc JLB-Net Record de la société JLB Informatique Ligéo Archives de la société V-Technologies Oxalys Archives de la société GPL Système




http://www.gplsysteme.com/

http://www.vtech.fr/v-technologies/

http://www.vtech.fr/Ligeo_Archives-1484.html?NOCLEAN=0

http://www.jlbinfo.com/

http://www.jlbinfo.com/index.php?page=6

http://www.mobydoc.fr/

http://www.mobydoc.fr/produits/gapi-details.htm

http://www.damaris.fr/Produits/archives.htm

http://www.cadic.fr/

http://www.avenio.com/

http://www.amig.fr/

http://www.amig.fr/ariane.htm

http://www.anaphore.eu/

http://www.elp.fr/

http://www.adhoc-doc.com/

http://www.gbconcept.com/

http://www.cesam.be/adlib_archive.html

http://www.adlibsoft.com/


Mnesys de la société Naoned Systèmes Pos Archives de la société Sesin Saga de la société Locarchives ScopeArchiv de la société Scope Solutions Spark Archives de la société Klee Group Thot de la Société Sicem Tropus de la société JPR Consultants

XVII. La démarche Française de numérisation

Depuis le milieu des années 1990, la numérisation a pris un essor rapide dans les services d'archives, car elle permet de faciliter l'accès aux documents tout en évitant la dégradation des originaux.

État civil, registres paroissiaux, registres de délibérations, plans cadastraux, photographies et cartes postales, affiches, journaux anciens, enregistrements sonores ou vidéo... Voici quelques-uns des types de documents les mieux représentés parmi les opérations de numérisation.

Et de plus en plus souvent, il est possible d'accéder à ces ressources par Internet.

Le Service interministériel des Archives de France diffuse les normes professionnelles en matière de numérisation, assure une veille technologique, fournit des conseils sur les politiques de numérisation et leur mise en œuvre technique, assiste les services d'archives qui souhaitent obtenir des crédits du plan national de numérisation.

1. Information techniques d'orientation sur la numérisation

A l’adresse suivante www.culture.gouv.fr, le ministère de la Culture propose pour les professionnels de la numérisation des informations techniques (cahiers des charges, nommage des fichiers...), juridiques, programmes de financement, bibliographie...

2. Le catalogue Patrimoine numérique Français

Le catalogue Patrimoine numérique disponible à cette adresse www.numerique.culture.fr recense les collections numérisées par les archives, les bibliothèques, les musées, les services patrimoniaux..., qu'elles soient ou non accessibles sur Internet. Outil destiné au grand public et aux professionnels du patrimoine, le catalogue est alimenté par déclaration volontaire des services qui mènent des opérations de numérisation.

XVIII. Conclusions

Le constat majeur de cette étude c’est la prédominance de la législation, très étoffée, sur le sujet au sens large et plus encore dans le cadre d’une notarisation électronique. On aura également dégagé un risque, en effet l’information qui n’est plus utile à des fins opérationnelles ou à des fins de conformité aux lois et aux règlements constitue un risque potentiel. Les risques sont susceptibles


http://tropus.free.fr/



http://www.sicem.fr/

http://www.sicem.fr/thot.htm

http://www.klee-group.com/

http://www.kleegroup.com/fr/logiciels/spark-archives.html

http://www.scope.ch/franzoesisch/index.htm

http://www.scope.ch/franzoesisch/html_f/html_archiv/f_archiv_syst.htm

http://www.locarchives.fr/

http://www.sesin.com/

http://www.naoned-systemes.fr/

http://www.mnesys.fr/


de se concrétiser au cours d’enquêtes ou en cas de litige, à la phase d’administration de la preuve. De plus, le fait de conserver trop d’information accroît les coûts relatifs à l’administration de la preuve électronique, en raison de la quantité d’information à traiter. Ces problèmes sont tous attribuables à des lacunes en matière de gestion de l’information.

Par exemple, l’identification rapide des responsables concernés et la recherche efficace de documents pertinents seront souvent déficientes; de même, l’attestation de l’authenticité des documents se révélera plus ardue. Le but recherché est de permettre lors d’un échange entre deux parties de garantir le contenu, l'origine, la date et la destination d'un message électronique et d’archiver de façon sécurisée des documents numériques.

La notarisation électronique permet la vérification et l'archivage des preuves d'échanges et d'archivage électroniques par un tiers de confiance agréé, dans notre cas le notaire. Cette technique améliore la sécurité des échanges et de l'archivage électronique dans la mesure où elle assure aux parties, différents mécanismes de suivi et d’archivage des transactions émises et reçues (l’intégrité, l’origine, la date et la destination des données).

Depuis juillet 2003 en France, l’admission d’un écrit sous forme électronique au même titre qu’un écrit classique est conditionnée par deux faits : son auteur doit pouvoir être identifié et l’intégralité de son contenu doit être garanti lors de sa rédaction et pérennisé dans sa conservation.

Ces garanties sont l'un des besoins essentiels des entreprises travaillant avec des documents électroniques pouvant avoir une valeur juridique.

On notera également que les techniques utilisées afin de répondre aux besoins passent au second plan et c’est un fait alarmant car on aura retenu qu’en règle générale, la preuve informatique est soumise à la libre appréciation du juge quant à la fiabilité du système utilisé. En tant que professionnel et élève ingénieur j’ai été interpellé et j’aurai bien quelques observations quant à l’obsolescence des algorithmes mis en œuvre par certaines société de service. A la décharge du système Français le principe est jeune et son activité a explosée suite à la stratégie de modernisation mise en œuvre par l’état Français. J’ai réellement découvert qu’un large panel de documents à caractère officiels pouvait être conservé sous format numérique. Je n’aurai par contre développé en grande partie que la facette Française du sujet.

Une approche vers la notarisation électronique permet d’aborder également les difficultés inhérentes à la gestion d’un volume d’informations important et en constante expansion. Une telle approche participe également à l’amélioration de la capacité de réaction quant à l’administration de la preuve électronique et à la migration de la documentation papier vers la documentation électronique. Maintenant, ce n’est pas parce que la technologie nous permet de stocker des quantités incroyables d’information que tous les documents créés devraient être conservés et heureusement dans le cas de la notarisation électronique cette démarche est encadrée.

XIX. Bibliographie

1. Publications

C. Huc, Préserver son patrimoine numérique, 2010





F. Banat-Berger, L. Duplouy et C. Huc, La Documentation française. L’archivage numérique à long terme : les débuts de la maturité ?, 2009R. Cleyet-Michaud, La sélection dans les archives contemporaines, 2001P. Barbat, Comment le "records management" peut faire progresser la transparence administrative, 2001

2. Web

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XX. Mots clés Français et Anglais.

1. Sécurité2. Records3. Records management


